Upload
phungque
View
313
Download
9
Embed Size (px)
Citation preview
Seputar siMAYA
• Aplikasi Perkantoran yang ditujukan memberikan kemudahan bagi PNS untuk dapat berkerja dimana saja
• Aplikasi yang di design sebagai portal aplikasi generik • Landasan Kebijakan • UU ITE ( UU Informasi dan Tanda Tangan Elektronik) • PP PSTE (Penyelenggaraan Sistem Transaksi
Elektronik) • Permen PAN dan RB No 80 Tahun 2012 tentang Tata
Naskah Dinas • SE Menpan No .05 Tahun 2013 tentang Sistem
Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) pada instansi pemerintah
Konvensional siMAYA
� Bekerja harus dikantor � Proses Disposisi lama � Memakan banyak cost seperti
kertas, tinta dll � Butuh Storage untuk
penyimpanan dokumen/arsip � Arsip fisik dapat rusak � Kebergantungan fasilitas
kantor
� Efisisien, Efektif bekerja dimana saja
� Disposisi bersifat real time � Hemat pembiayaan atk � Penyimpanan bersifat
elektronik � Teknologi mobile aplikasi
Transisi Perubahan Budaya
Grand Design siMAYA
BKN siMAYA
NPWP eKTP
Gov
t Ser
vice
Bus
- Verifikasi user - Biodata
- User account - Profile
Citizent Tracking System Melalui Inter-relasi identitas
Update data PNS
NIP
NIK NPWP
ArNas
Kode Surat
Existing/Online Direncanakan
Keterangan :
Statistik Pengguna siMAYA
0
20
40
60
80
100
120
Category 1
Kementerian Provinsi Kabupaten Kota Lembaga Dll
Kementerian Provinsi Kabupaten Kota Lembaga Dll
16 15 107 35 9 Total : 182 Instansi Pemerintah
Fitur siMAYA
� Managemen Surat Masuk
� Managemen Surat Keluar
� Disposisi Surat
� Kalender Kegiatan
� Lini Masa
� Penyimpanan Berkas
Klasifikasi Pengguna
� 4 Jenis klasifikasi tipe pengguna di siMAYA : 1. Pimpinan Instansi/Satker/Unitkerja
2. Tata Usaha / Administrasi Surat
3. Pengguna Biasa
4. Admin / Lokal Admin
TATA USAHA Fungsi TataUsaha : ü Scan Surat
Masuk Fisik
ü Menerima dan Menggagendakan Surat Masuk
ü Mengirim dan Menggagendakan Surat Keluar
PENGGUNA BIASA
Fungsi Pengguna Biasa : ü Menerima
Disposisi
ü Mengirim Disposisi
ü Membuat Konsep Surat
ü Memeriksa Konsep Surat
LOKAL ADMIN Fungsi Lokal Admin : ü Membuat
Struktur Organisasi
ü Membuat Nama Jabatan
ü Membuat Pengguna
ü Mengatur Pengguna
Korelasi Antar Pengguna
Scan Surat Administrasi Surat
Disposisi Surat Approval Surat
Penerima Disposisi
Konseptor Surat
Tata Usaha
Pimpinan
Pengguna Biasa
SURAT MASUK
� Surat Masuk terbagi menjadi:
1. Surat Masuk Manual adalah surat fisik yang
dikonversikan menjadi elektronik
2. Surat Masuk siMAYA adalah surat yang
diterima dari instansi yang terintegrasi siMAYA
Alur Surat Masuk
Tata Usaha
Pimpinan
Pejabat Pejabat
- Scan Surat - Administrasi Surat
- Disposisi Surat
Alur Kerja Surat Masuk Manual Surat Masuk Fisik Scan Surat
(ext .pdf)
AdministrasiInput surat (.pdf) ke
siMAYA Surat Masuk
Pimpinan
Pimpinan Disposisi Surat Disposisi Masuk
Ket : Surat Keluar dikirim melalui siMAYA
Surat Masuk siMAYA
Penomoran
Agenda Surat
Surat Masuk Pimpinan
Disposisi
Surat
Disposisi Masuk ke Penerima
Alur Kerja Surat Masuk antar siMAYA
SURAT KELUAR
Surat Keluar terbagi menjadi :
1. Surat Keluar Manual adalah Surat yang dibuat melalui
aplikasi dan dikirim secara manual
2. Surat Keluar siMAYA adalah Surat yang dibuat melalui
aplikasi siMAYA dan dikirimkan ke instansi pengguna
aplikasi siMAYA
Alur Surat Keluar
Staff / Pejabat • Pembuat
Konsep
Pejabat • Pemeriksa
berjenjang
Pimpinan • Approval
Suratl
Tata Usaha
SURAT KELUAR siMAYA
GUBERNUR TATA USAHA GUBERNUR
TATA USAHA DINAS A
TATA USAHA SEKRETARIAT DAERAH
TATA USAHA DINAS B
TATA USAHA DINAS C
Pembuatan Konsep Surat
Pemeriksaan Konsep
Pemeriksaan Konsep oleh
Pimpinan Administrasi
Surat
Cetak/Print Surat
Pengiriman secara Manual
ALUR SURAT KELUAR MANUAL
Pembuatan Konsep Surat
Pemeriksaan Konsep
Approval Konsep oleh
Pimpinan
Penomoran/Administrasi
Surat
Surat dikirim
ALUR SURAT KELUAR siMAYA
TERIMA KASIH
� Mulai Menggunakan siMAYA
� Tahap Awal Surat Masuk Manual dan Disposisi
� Mari bergabung di FB siMAYA
� Bantuan, kontak kami via:
¡ Email : [email protected] (08118899700)
[email protected] (081310072233)