ADMINISTRASI PKK

Surat Surat adalah satu alat komunikasi atau alat penyampaian berita secara tertulis yang berisikan pemberitahuan, pernyataan, permintaan dan lain-lain dari si pengirim surat kepada pihak lain.

2. Macam-Macam Surat Ada beberapa macam/jenis surat yaitu : a). Keputusan b). Surat Kuasa c). Surat Keterangan d). Surat Biasa e). Surat Edaran f). Surat Pengumuman g). Surat Undangan h). Surat Pengantar i). Surat Tugas j). Piagam/Penghargaan k). Lembar Diposisi

Buku Administrasia.Enam Buku Wajib PKK 1. Buku Daftar Anggota TP PKK dan Kader PKK 2. Buku Agenda Surat Masuk/Keluar 3. Buku Keuangan 4. Buku Notulen 5. Buku Inventaris 6. Buku Kegiatan

1). Buku Daftar Anggota TP PKK dan Kader PKK Digunakan untuk mencatat daftar nama Anggota TP PKK di tingkat desa/ kelurahan.2). Buku Agenda Surat Masuk/Keluar Untuk mencatat surat-surat yang masuk ( diterima ) dan surat-surat yang keluar ( dikirim ).

3). Buku Keuangan Untuk mencatat jumlah penerimaan dan jumlah pengeluaran anggaran untuk kegiatan TP PKK.4). Buku Notulen Untuk mencatat jalannya rapat/ pertemuan serta hasil-hasilnya pada setiap rapat/pertemuan yang diselenggarakan/diikuti oleh TP PKK.

Setiap notulen harus ditandatangani oleh pembuat notulen dan disahkan dengan ditandatangani oleh pimpinan rapat meliputi : 1) Tanggal rapat/pertemuan. 2) Waktu/Jam mulainya rapt/pertemuan. 3) Tempat rapat/pertemuan. 4) Jenis rapat/pertemuan misalnya rapat pleno.

5) Isi Notulen rapat/pertemuan mencakup : - Pimpinan rapat - Jumlah yang diundang - Jumlah yang hadir - Jumlah yang tidak hadir - Susunan acara - Uraian jalannya rapat/pertemuan - Kesimpulan rapat - Penutup

5). Buku Inventasi Untuk mencatat daftar barang yang dimiliki oleh Kantor TP PKK, di setiap jenjang.6). Buku Kegiatan Untuk mencatat setiap kegiatan yang diadakan/diikuti oleh TP PKK.

b. Buku Catatan yang ada di Kelompok PKK Dusun/Lingkungan, RW, RT dan Kelompok Dasawisma meliputi : 1) Buku/Catatan Kelompok PKK Dusun/ Lingkungan : a) Rekapitulasi data warga dari kelompok Rukun Warga ( RW ) b) Rekapitulasi data keluarga dari kelompok RW

c) Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita dari kelompok RW.

2) Buku/Catatan Kelompok PKK Rukun Warga : a) Rekapitulasi data warga dari kelompok Rukun Tetangga ( RT ) b) Rekapitulasi data keluarga dari kelompok RT c) Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita dari kelompok RT

3) Catatan Kelompok PKK Rukun Tetangga : a) Rekapitulasi data warga dari kelompok Dasawisma b) Rekapitulasi data Keluarga dari kelompok Dasawisma c) Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita dari kelompok Dasawisma

4) Catatan Kelompok Dasawisma a) Data Warga TP-PKK ( Data Primer ) b) Data Keluarga c) Data Rekapitulasi ibu hamil, melahirkan, nifas, ibu meninggal, kelahiran bayi, bayi meninggal dan kematian balita

KEUANGAN PKK

PERANAN BENDAHARA PKKMelaksanakan prosedur pengelolaan tertib administrasi keuangan sesuai dengan program serta kegiatan pembinaan dan pengembangan PKKMenerima, menyimpan, membukukan dan mengeluarkan keuangan sesuai dengan prosedur serta ketentuan perbendaharaan

. Melakukan kerjasama keuangan antar bendahara dengan membagi tugas pengeolaan keuangan, laporan keuangan setiap bulan dan dikoordinasikan oleh bendahara serta bertanggung jawab langsung pada Ketua.. Menginformasikan secara reguler keadaan keuangan dalam rapat pleno

TUGAS DAN FUNGSI BENDAHARAMenyelenggarakan admistrasi keuangan TP PKK sesuai ketentuan yang ada dan admnistrasi keuangan yang berlakuMengerjakan pembukuan dengan rapi dan benar sesuai ketentuan yang berlakuMenyimpan dan menyusun bukti pengeluran dn penerimaan keuangan serta surat berharga.

SUMBER DANABerasal dari swadaya masyarakat, bantuan pemerintah, dan bantuan yang lain yang sah dan tidak mengikat.

PENGGUNAAN DANA, untuk :Kegiatan pelaksanaan 10 Program PKKMonitoring, supervisi, evaluasi dan pelaporanPengembangan kegiatan2 TP PKKRakerda, rapat2 dan pertemuan2 lainnyaPemberian penghargaan dan hadiah-hadiah lombaKeperluan rutin kantor

PENERIMAAN UANGYang berhak menerima uang untuk dan atas nama TP PKK adalah Ketua Uang dieruskan kepada Bendahara disertai bukti penerimaan sesuai peraturan yang berlaku.

PENGELUARAN UANGDilakukan oleh bendahara dan disetujui oleh KetuaTanda bukti pengeluaran ditanda tangani oleh yang menerima dan bendahara yang mengeluarkan serta diketahui dan disetujui oleh ketua, dibuat rangkap 3Tulisan kitansi harus jelas. Tulisan menerima agar disebut menerima dari : Ketua TP PKK Kab/Desa/Kelurahan

Pembukuan Keuangan Setiap bendahara menyelenggarakan pembukuan yang dicatat dalam buku Keuangan TP PKK. Buku yang digunakan oleh Bendahara berupa : a) Buku Kas Umum b) Buku Kas Harian, jika diperlukan c) Buku Bank, jika diperlukan d) Buku Bantu lainnya sesuai kebutuhan

LANGKAH MENYAMPAIKAN PERTANGGUNG JAWABAN :Berdasarkan BKU dan buku pembantu lainnya, bendahara membuat SPJ atas pengelolaan uang yang menjadi tanggung jawabnyaSPJ ditanda tangani oleh Bendahara dan diketahui Ketua atau yang ditunjuk.Ketentuan mengenai SPJ agar dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang berlaku antara lain :

Setiap melaksanakan kegiatan agar dibuat SK kepanitiaan.Pembayaran honorarium/uang saku/uang sidang sesuai dengan aturan yang berlaku (misalnya non PNS dan PNS gol III =pajak 5%, PNS gol IV = 15%)Pembelian atk, photocopy,pengadaan barang/alat lebih dari Rp. 250.000 s/d 1 jt diberi materai Rp.3000 dan diatas 1 jt materai rp.6000 dan dipungut pajak sesuai dengan aturan yang berlaku

Pembelian snack /makanan utk rapat/kegiatan pengSPJan harus dilampiri notulen hasil rapat (pajak sesuai dengan aturan misalnya dari catering semua nilainya kena pajak 4%, bl warung makan dibawah 1 jt tdk kena pajak dan bl lebih 1 jt kena pajak 4%)

Pengeluaran untuk perjalanan dinas luar kota/study banding/monitoring kelokasi pembinaan dilampiri hasil pelaksanaannya.(surat tugas, SPPD, kwitansi dan laporan)Pengadaan barang dan jasa lebih dari Rp. 10 jt melalui penunjukan langsung / panitia pengadaan barang dan jasa (antara 5 jt s/d 10 jt SPJ ;kwitansi, SPMK, BA Penerimaan barang)

Pertanggung jawaban keuangan tahunan dan pada waktu serah terima ketua perlu didahului dengan verifikasi.

LARANGAN BAGI BENDAHARAMendepositokan uang anggaran Negara dan daerah pada suatu bank

Dalam hal bendahara berhalangan maka1. Apabila bendahara berhalangan melebihi 3 hari s/d paling lama 1 bln, bendahara tersebut wajib memberikan Surat Kuasa kepada orang lain yang ditunjuk untuk melakukan penyetoran/pembayaran dan tugas-tugas bendahara dengan diketahui oleh Ketua TP PKK

2. Apabila melebihi 1 bulan sampai 3 bulan, harus ditunjuk bendahara baru dan diadakan berita acara serah terima.

3. Apabila bendahara sesudah 3 bulan belum juga dapat melaksanakan tugas maka yang bersangkutan dianggap mengunduran diri atau berhenti sebagai bendahara.