AEGEE-Ankara Yönetmelik

Association des Etats Généraux des Etudiants de L'Europe - Avrupa Öğrencileri Forumu

AEGEE-Ankara - Merkez Mühendislik Binası MM-120 TR-06531 ODTÜ/Ankara

Tel: +90-312- 2103625 - Fax: +90-312-2103625 - E-mail: [email protected]

1. AEGEE-Ankara

Avrupa Kurumları Sorumlusu Yönetmeliği

Birinci Bölüm : Genel Hükümler

Kapsam

Madde 1:

AEGEE-Ankara Avrupa Kurumları Sorumlusu bu yönetmelik hükümlerine göre çalışmalarını

yürütür.

Amaç

Madde 2:

Bu yönetmeliğin amacı AEGEE-Ankara Avrupa Kurumları Sorumlusunun görevlerini

belirtmek ve bu görevlerini sağlıklı bir şekilde yürütmesini sağlamaktır.

İkinci Bölüm: Görevleri

Madde 3:

AEGEE-Ankara Avrupa Kurumları Sorumlusu;

A. Her Konseyde aktivite raporunu sunar.

B. AEGEE-Ankara Dış ilişkiler sorumlusu koordinatörlüğünde AEGEE-Ankara’nın

Avrupa kaynaklı kurumlarla ilişkilerini takip eder ve yürütür.

C. AEGEE-Ankara Proje Grupları, Çalışma Grupları ve Yürütme Kurulu; tarafından

Avrupa Kurumlarına yapılan başvuruların ve yazışmaların kontrol ve takibini yapar.

D. AEGEE-Ankara Proje Grupları, Çalışma Grupları ve Yürütme Kurulu; tarafından

Avrupa çapında yürütülen projelerde gerekli ortaklıkların ve kontakların bulunmasına

destek olur.

E. AEGEE-Ankara Üyelerinin Avrupa Kurumları ve bu kurumların aktiviteleri, fonları,

eğitimleri vs. hakkında bilgi edinmelerini sağlar.

F. Gerekli Görülen Durumlarda, AEGEE-Ankara üyelerine yönelik Avrupa Kurumları

eğitimleri veya seminerleri düzenlenmesini koordine eder.

G. Ortaklık yaptığımız kuruluşlarla ilgili bilgilerin AKS dosyasında bir veri tabanında

saklanmasından sorumludur.

H. Avrupa ile ilgili kurumların sağladığı süreli yayınların ofise getirilerek üyelerle

paylaşılmasından sorumludur.

İ. AEGEE ağı içindeki Çalışma Gruplarını, projeleri ve etkinlikleri takip ederek

AEGEE-Ankara üyelerini düzenli olarak bilgilendirir.

J. AEGEE-Ankara'yı temsilen yapılan tüm dış temsillerin dış temsil raporları, etkinlik

bitiminden itibaren on (10) gün içerisnde Avrupa Kurumları Sorumlusu ile paylaşılır.




Avrupa Kurumları Sorumlusu, bu raporlar ile birlikte, genel bir dış temsil raporunu

etkinlik bitiminden itibaren on beş (15) gün içerisinde genel liste ile paylaşır. İki ve

daha az kişinin katılım gösterdiği temsillerde AKS tarafından hazırlanan genel dış

temsil raporu zorunlu değildir.

İşbu yönetmelik 22 Mart 2011 tarihinden itibaren geçerlidir.




AEGEE-Ankara Çalışma ve Proje Grubu Yönetmeliği

14 Kasım 2010 tarihinde toplanan AEGEE-Ankara 2010-2011 dönemi I. Konseyi tarafından

görüşülmüş ve değişiklikler onaylanmıştır.

Kuruluş Şekli

Madde 1:

Çalışma ve Proje grupları, üç etkin üyenin Yürütme Kurulu’na yazılı başvuruda bulunması ve

çalışma tanımı ve olası çalışma takvimini bildirmesi sonucu Yürütme Kurulu onayıyla

kurulur. Çalışma Gruplarının geçerliliği takip eden olağan Genel Kurul'a; Proje Gruplarının

geçerliliği ise proje süresince devam eder. Proje grupları takip eden ilk genel kurul veya

konseyde, çalışma tanımı ve olası çalışma takvimini içeren bir sunum yapmak zorundadır.

Koordinasyon Takımı Seçimi ve Görevden Ayrılması

Madde 2:

Çalışma Grupları için; en az bir koordinatör ve bir sekreterden oluşan koordinasyon takımı

seçimleri grup kurulduktan sonraki iki hafta içerisinde yapılır. Gerekli durumlarda diğer

pozisyonlar için de seçimler yapılır.

Proje Grupları için; en az bir koordinatör ve bir sekreterden oluşan koordinasyon takımı

seçimleri grup kurulduktan sonraki ilk iki hafta içerisinde yapılır. Seçimlerde, gerekli

görülürse koordinasyon takımı için Halkla İlişkiler Sorumlusu, Fon Bulma Sorumlusu,

Sayman veya görev tanımında bulunmayan pozisyonlar için de sorumlu seçilebilir ve

gerekiyorsa birden fazla Halkla İlişkiler ve Fon Bulma Sorumlusu seçilebilir. Proje grubu

projeyi bölümlere ayırabilir ve her bölümü için gerekli gördüğü takdirde yeni bir takım

seçebilir.

Proje Gruplarının koordinasyon takımında en az bir etkin üye bulunmak zorundadır. Çalışma

Grupları için böyle bir zorunluluk yoktur.

Görev Tanımı

Madde 3:

Koordinatör: Grubun koordinasyonundan sorumludur. Grubu dışarıda temsil eder ve proje

grubuyla ilgili her konuda Yürütme Kurulu’na karşı sorumludur.

Sekreter: Grup toplantı tutanaklarının tutulması, grup ile ilgili her türlü evrağın

düzenlenmesi, arşivlenmesi ve topluluğa duyurulmasından sorumludur. Toplantı duyurularını




yapar, gündemi düzenler, grup dosyasını, gelen ve giden evrağı düzenli bir şekilde bu dosyada

saklayacak şekilde tutar. Grubu temsil yetkisini koordinatör ile paylaşır.

Halkla İlişkiler Sorumlusu: Grup adına tanıtım etkinliklerinden sorumludur. Projenin

içeriğine göre medya kuruluşlarıyla ilişkiye geçerek projenin yurtiçi ve yurtdışında projenin

hedef gruplarına ve üçüncü taraflara tanıtımından sorumludur.

Fon Bulma Sorumlusu: Projenin gelişimini destekleyecek mali çalışmalar yapar. Sponsorluk

dosyasını ve proje dökümanını hazırlamak ve bunları güncellemekle yükümlüdür. Gerekli fon

görüşmelerini ayarlar ve proje için gerekli maddi her türlü kaynağın bulunmasını sağlar.

Sayman: Projenin mali yetkilerini koordinatör ile ortak paylaşır. Proje bütçesini hazırlamak

ve uygulamak ile yükümlüdür. Yürütme Kurulu’na ve Mali Kurul’a karşı istendiğinde mali

rapor sunmak ve denetimlerinde bunlara yardımcı olmakla yükümlüdür.

Genel İşleyiş

Madde 4:

A. Grup, olağan toplantılarını akademik yıl içerisinde en az haftada bir kere ve hafta içleri

17:45’ten sonra veya hafta sonları grup tarafından belirlenen saatte ve haftalık

topluluk toplantısı ile aynı günde olmayacak şekilde belirler.

B. Sekreter haftalık toplantı çağrısını toplantıdan en geç üç gün önce grup ve topluluk

duyuru listelerine atar.

C. Grubun genel işleyişine yönelik seçilecek görevlilerin seçim çağrısı seçimden en geç

üç gün öncesinden topluluk ve grup duyuru listelerine açık çağrı olarak atılır.

D. Sekreter toplantıya katılanların listesini içeren toplantı tutanağını, toplantı gününden

sonra en geç üç gün içinde genel listeyle paylaşır.

E. Çalışma ve Proje Grubu, etkinliklerini ve koordinasyon takımının iletişim bilgilerini

duyurduğu panosunu sürekli güncel tutar.

F. Koordinasyon takımı, Yürütme Kurulu’nun düzenlediği koordinasyon toplantısına

katılmakla yükümlüdür. Grup, Yürütme Kurulu’nun isteği üzerine belirtilen tarihlerde

o güne kadar yapılan ve gelecekte yapılacak etkinliklere yönelik planını, ayrıca

yapılan ve öngörülen mali harcamalarını rapor olarak sunar.

G. Koordinasyon takımı ya da grubun işleyişi ile ilgili görevli kişilerin üst üste üç olağan

toplantıya gelmemesi durumunda, Yürütme Kurulu veya düzenlenmiş olağan

toplantıların en az 2/3’üne katılmış üyelerden 1/3’ü Denetleme Kurulu’na soruşturma

talebinde bulunur. Denetleme Kurulu ilgili kişiyi görevden alabilir. Olağan

toplantıların 1/2’sine katılmış üyelerden 1/3’ünün isteğiyle koordinasyon takımından

herhangi bir kişi hakkında veya koordinasyon takımı için toplu olarak güven oylaması

istenebilir. Takip eden toplantıda yapılacak oylamada Denetleme Kurulu ve Yürütme

Kurulu’ndan en az birer temsilci olması gerekir ve olağan toplantıların en az 1/2’sine

katılmış kişilerden toplantıda hazır bulunanların oylarının yarısından bir fazlasını




alamayan kişi veya koordinasyon takımının görevi düşürülür. Oylamada oy

kullanabilecek pozisyonda olan en az üç kişi olmalıdır. Görevi düşürülen kişi daha

sonra kendi pozisyonuna veya başka bir pozisyona aday olabilir.

H. Toplantılarda yalnızca AEGEE-Ankara üyelerinin seçme ve seçilme hakkı vardır.

Karar yeter sayısı, toplantıya katılanların salt çoğunluğudur. Gündeminde seçim olan

toplantılar en az beş üyeyle toplanır ve toplantılarda en az bir Yürütme Kurulu üyesi

ve en az bir Denetleme Kurulu üyesi bulunmalıdır.

İ. Çalışma ve Proje Grupları için, Yürütme Kurulu, grubun üç hafta üst üste haftalık

olağan toplantısını gerçekleştirememesi durumunda grubun kapatılması istemiyle

yazılı olarak Denetleme Kurulu’na başvurur.

J. Çalışma ve proje grubu toplantıları, en az 3 üyeyle açılır ve en az 3 üye toplantı

boyunca hazır bulunmak zorundadır.

K. Koordinasyon takımı ve grup isleyişi ile ilgili görevlendirilen üye görevini bırakma

kararını ve gerekçesini grup ve topluluk listelerine bir dilekçe ile bildirmek

zorundadır.

L. Topluluk içinde organize edilmesi düşünülen uluslararası katılımlı ve/veya uluslararası

ortaklı projeler, Genel Kurul’a onay için sunulur. Sunulan projeler hangi Proje Grubu

dahilinde çalışacaklarını belirtmekle yükümlüdürler. Genel Kurul sonunda, Genel

Kurul onay yetkisini gerekli olduğu hallerde Konsey’e devreder. Yurtiçindeki ve

yurtdışındaki projelere ortaklık kararı almak Yürütme Kurulu inisiyatifindedir.

İşbu Çalışma ve Proje Grubu yönetmeliği 14 Kasım 2010 tarihinden itibaren geçerlidir.

AEGEE-Ankara Denetleme Kurulu Yönetmeliği

AMAÇ ve KAPSAM

Madde 1:

Bu yönetmeliğin amacı; AEGEE-Ankara Denetleme Kurulu’nun çalışma yöntemlerini ve tüzükten

aldığı yetkileri uygulama biçimlerini belirlemektir.

GENEL SORUMLULUKLAR

Madde 2:

● Denetleme Kurulu, tüm idari eylem ve işlemleri ve topluluk çalışmalarının tüzüğe

uygunluğunu denetler ve AEGEE-Ankara organlarının ve üyelerinin haklarının ihlal

edilmemesini sağlar.

● Denetleme Kurulu’nun bir üyesi Genel Kurul’u takip eden ilk Konsey toplantısında Konsey

Divan Başkanlığı seçilene kadar konseye başkanlık eder.

● Duyurusu genel mail listesi ile paylaşılan; Genel Kurul, Olağanüstü Genel Kurul, Konsey ve

Yürütme Kurulu toplantısı dışında tüm toplantılardaki seçimleri yürütür.

● Her Konsey’de Aktivite Raporu sunar.

ÇALIŞMA ve KARAR ALMA YÖNTEMİ

Madde 3:

● Denetleme Kurulu üyelerinden birinin bir soruşturmada taraf olması durumunda, taraf

olmayan diğer üyeler soruşturmayı yürütür.

● Denetleme Kurulu topluluğun en üst denetleme organıdır ve kararları kesindir.

● Akademik yıl süresince her ay en az 1 kere toplanır ve toplantı sonuçlarını duyurarak,

arşivlenmek üzere Yürütme Kurulu Genel Sekreteri’ne iletir.

● Gerekli gördüğü durumlarda haber vermeksizin toplantılar gerçekleştirebilir.

● Tüm topluluk üyeleri ve organları haklarının korunması için Denetleme Kuruluna başvurabilir

ve Denetleme Kurulu ancak başvuru sonucu soruşturma açabilir.

● Denetleme Kurulunun karar alabilmesi için karar lehinde iki oy gerekir.

● Denetleme Kurulu cezaya yönelik kararları ancak soruşturmayı yürüten Denetleme Kurulu

üyelerinin oybirliğiyle alabilir.

● Denetleme Kurulu alacağı kararlar için Topluluk Tüzüğü’nü ve ilgili yönetmelikleri referans

alır. Yönetmelikler ve tüzük tarafından kapsanmayan durumlarda da topluluk üyelerinin ve

organlarının haklarının korunması için gerekleri olan kararları alır.




AEGEE-Ankara Etkin Üyelik Yönetmeliği

Birinci Bölüm: Genel Hükümler

Amaç

Madde 1:

Bu yönetmeliğin amacı AEGEE-Ankara’da fiilen devamlılık arz ederek, topluluğun gelişimi

için fikren ve bedenen emeklerini ortaya koyarak çalışan üyelerin, belli kriterleri

gerçekleştirmek koşuluyla diğer üyelerden farklı bazı hak ve yükümlülükler kazanmasının

sağlanmasıdır.

Kapsam

Madde 2:

Bu yönetmelik, AEGEE-Ankara’da etkin üye olma kriterlerinin belirlenmesini, etkin üyelerin

görevlerini, hak ve yükümlülüklerini, etkin üyeliğin sona ermesini kapsar.

Hukuki Dayanak

Madde 3:

Bu yönetmelik, tüzüğün altıncı maddesi uyarınca, Yürütme Kurulu tarafından hazırlanır ve

Genel Kurulu takip eden ilk Konseye onay için sunulur.

İkinci Bölüm:Etkin Üyelik Kriterleri

Madde 4:

Doğal üyelikten etkin üyeliğe geçiş ve etkin üyeliğin devamı kriterleri belirlenmiştir ve

aşağıdadır. Bir üyenin etkin üyelik hakkı kazanabilmesi için, AEGEE-Ankara’nın her yıl

düzenlediği “AEGEE nedir?” iç eğitimini almış olması zorunludur. Ayrıca “Etkinlik Nasıl

Düzenlenir?” iç eğitimlerini tamamlamış olması gerekir*. Genel Kurul, Olağanüstü Genel

Kurul veya Konsey’e katılmış sayılmak için oturumların en az yarısında bulunmak şartı

aranır. En az bir akademik yıl boyunca etkin üyelik yapmış bir doğal üye, tekrar etkin üye

olabilmek için “B” kriterlerini yerine getirmelidir. Onur üyeleri daimi olarak etkin üyelik

haklarına sahip üyelerdir.

Yürütme Kurulu etkin üyeliğe hak kazanan üyeleri üyelik yenileme ve üye kayıt alım tarihinin

sona ermesinden iki hafta öncesine kadar ilan eder. Etkin üyeliğin aktif hale gelmesi için

üyelik yenileme ve üye kayıt alım tarihinin sonuna kadar, etkin üyeliğe hak kazanan üyelerin

etkin üyelikleri sürdüğü sürece etkin üyelik sorumluluklarını yerine getireceklerine dair bir

dilekçe ile yürütme kuruluna başvurmaları gerekir. Yürütme Kurulu’nun insiyatif ile verdiği




puanların hepsi gerekçeleri ile Denetleme Kurulu’na sunulmak zorundadır. Etkin üyeliğe hak

kazananlar listesine itirazlar bu listenin ilan edilmesinden sonraki hafta içerisinde Denetleme

Kurulu’na bildirilir, Denetleme Kurulu da üye kayıt tarihlerinin sonuna kadar itirazları

değerlendirip kararlarını duyurur.

Yürütme Kurulu, kesin etkin üye listesini en geç kayıtlar kapandıktan bir hafta sonra ilan

etmek zorundadır.

A. Doğal üyelikten etkin üyeliğe geçiş kriterleri

a. Genel Kurul’a katılım: 1 puan

b. Genel Kurul oturumlarının ¾’ünden fazlasına katılım : 2 puan

c. Konseyler’in en az ½’sine katılım: 1 puan

d. Pazartesi toplantılarının 1/3 ’ünden fazlasına katılım: 1 puan

e. Pazartesi toplantılarının 1/2’sinden fazlasına katılım: 2 puan

f. Pazartesi toplantılarının 2/3’sinden fazlasına katılım: 3 puan

g. Bir Çalışma Grubu veya Proje Grubu’nun toplantılarının ½’sinden fazlasına

katılım: 1 puan

h. Bir Çalışma Grubu toplantılarının 2/3’ünden fazlasına katılım:4 puan

i. Proje Grubu toplantılarının 2/3’ünden fazlasına katılım: 3 puan

j. Proje Grupları’nın düzenlediği etkinliklerde çalışmak, YK inisiyatifinde: en fazla 3

puan

k. Genel Kurul ve Konsey divanında görev yapan doğal üyeler: 2 puan

l. Avrupa Kurumları Sorumlusu ve Bilişim Teknolojisi Sorumlusu pozisyonlarını

yürüten doğal üyeler, takip eden dönemde: 3 puan

m. Yürütme Kurulu’nun sorumlu olarak seçtiği pozisyonlar, YK insiyatifi ile: en fazla

3 puan

n. En az altı ay boyunca AEGEE-Europe düzeyinde çalışan doğal üyeler: 2 puan

o. Yürütme Kurulu insiyatifi: en fazla 2 puan

Doğal üyelerin etkin üye olabilmeleri için önümüzdeki Genel Kurul’a kadar bu kriterlerden 8

puan toplamaları gerekmektedir.

İkinci akademik dönemde üye olanlar için, Konsey, Pazartesi, ÇG ve PG toplantılarına katılım

oranları, üyelik kayıt tarihleri sona erdikten sonraki toplantılar baz alınarak hesaplanır.Bu

bağlamda ikinci akademik dönem başında açıklanan etkin üyelik listesine doğal üyelerden

ekleme yapılamaz.

B. Etkin üyeliği sürdürebilirlik kriterleri




a. AEGEE-Europe düzeyinde Agora tarafından seçilen pozisyonlardan birine seçilen

etkin üye, takip eden dönemde başka bir şart aranmaksızın etkin üyeliğini

sürdürür.

b. AEGEE-Ankara tüzüğünde belirtilen, Kurullardan(YK, DK ve MK) birinde görev

alan etkin üyeler takip eden dönemde başka şart aranmaksızın etkin üyeliklerini

sürdürürler.

c. AEGEE-Europe düzeyinde, Agora tarafından seçilmeyen pozisyonlarda çalışanlar,

takip eden dönemde: 2 puan

d. Genel Kurul’a katılım: 1 puan

e. Genel Kurul oturumlarının 2/3’üne katılım: 4 puan

f. Genel Kurul ve Konsey divanında görev alan etkin üyeler: 1 puan

g. Konsey’lerin en az ½’sine katılım: 2 puan

h. Konsey’lerin tamamına katılım: 4 puan

i. AEGEE-Europe tüzüğü(CIA)’de belirtilen “statutory meeting”lere AEGEE-

Ankara’yı temsilen katılım ve Yürütme Kuru’nun sorumluluğunu devretmesiyle

dış temsil: 2 puan

j. Bir Çalışma Grubu veya Proje Grubu’nun toplantılarının ½’sinden fazlasına

katılım: 1 puan

k. Bir Çalışma Grubu veya Proje Grubu’nun toplantılarının 2/3’ünden fazlasına

katılım: 2 puan

l. Proje Grupları’nın düzenlediği etkinliklerde çalışmak, YK insiyatifinde: 1 puan

m. Pazartesi toplantılarının 1/3 ’ünden fazlasına katılım: 1 puan

n. Pazartesi toplantılarının 1/2’sinden fazlasına katılım: 2 puan

o. İç eğitimlerde ders veren etkin üyeler: her iç eğitim için 1 puan

p. İç eğitimlerde tutor/staff olarak çalışan etkin üyeler, YK insiyatifinde: her iç eğitim

için 1 puan

q. AEGEE-Ankara tüzüğünde belirtilen destek yapılarında çalışan etkin üyeler takip

eden dönemde: 3 puan

r. Yürütme Kurulu’nun sorumlu olarak seçtiği, dış temsil dışındaki pozisyonlar, YK

insiyatifi ile: en fazla 3 puan

s. Yürütme Kurulu insiyatifi: en fazla 2 puan

Etkin üyeliğin sürdürülebilmesi için, akademik yılın ilk döneminde en az on (10) ikinci

döneminde ise sekiz (8) puan toplamak gereklidir. Puanlar dönemlik olarak hesaplanır. Etkin

üyelik listesi belirtilen tarihlerde ilan edilmek üzere her dönem yenilenir.

Bir önceki dönemde en az bir tam yıl etkin üyelik yapmış bir etkin üye, bu dönemi takip eden

bir çalışma dönemi boyunca etkin üyeliğinin dondurulmasını talep edebilir.




Üçüncü Bölüm: Etkin Üyeliğin Sona Ermesi

Madde 5:

Üst üste iki Genel Kurul veya Konsey’e mucbir sebep dışında veya Denetleme Kurulu’nca

uygun görülecek bir mazeret sunmadan gelmeyen etkin üyenin, etkin üyelik hakları düşer.

Onur üyeleri haricinde üyelik yenilemeyen etkin üyelerin üyelikleri düşer. Takip eden

dönemde doğal üye olarak tekrar üye olabilirler.

İşbu yönetmelik 04 Ocak 2009 tarihinden itibaren geçerlidir.




1. AEGEE-Ankara

Geri Ödeme Yönetmeliği Bu yönetmelik, AEGEE-Ankara’nın üyelerine katıldıkları etkinlerde sağlayacağı mali

desteğin içeriğini belirleyen bilgiyi sunmaktadır.

Madde 1: Destek verilecek temsil ve etkinlikler

A. AEGEE kapsamında;

a. AEGEE-Europe’un Avrupa çapında faaliyet gösteren Çalışma Grupları’nca

(Academy, PRWG, IPWG vb.) gerçekleştirilen eğitim etkinlikleri (ES, PRES,

FRES, ITES, T4T vb.)

b. AEGEE ağı içerisinde “Statutory Event” başlığıyla düzenlenen etkinlikler

(AGORA, EBM vb.)

B. Şehirlerarası temsil/görüşme

C. Uluslararası temsil/görüşme

Madde 2: Destek verilecek kişiler

A. AEGEE-Ankara üyelerinden;

a. AEGEE-Europe’un Avrupa çapındaki Çalışma Grupları’nca gerçekleştirilen eğitim

etkinliklerine,

b. AEGEE ağı içerisinde “Statutory Event” başlığı altında düzenlenen etkinliklere

“delege” sıfatıyla

katılanlar

B. AEGEE-Ankara Yürütme Kurulu Üyeleri ve Yürütme Kurulu’nun temsil yetkisiyle

görevlendirdiği üyeler

Madde 3: Yapılacak olan mali desteğin detaylı içeriği

A. AEGEE-Ankara Üyeleri Temsili

AEGEE-Ankara üyeleri:

a. AEGEE ağında “Statutory Event” başlığıyla düzenlenen etkinliklerde delege

olarak yapılan harcamanın tamamını**,

b. AEGEE-Europe tarafından gerçekleştirilen eğitim etkinliklerinde harcanan

katılımcı ücretinin yarısına kadarki bir tutarı veya doğrudan yarısını




Yürütme Kurulu inisiyatifinde geri alırlar.

B. AEGEE-Ankara Yürütme Kurulu ve Yürütme Kurulu’nun Temsil Yetkisiyle

Görevlendirdiği AEGEE-Ankara Üyeleri Düzeyinde Temsil

AEGEE-Ankara Yürütme Kurulu ve Yürütme Kurulu’nun temsil yetkisiyle

görevlendirdiği AEGEE-Ankara üyeleri:

a. AEGEE ağında “Statutory Event” başlığıyla düzenlenen etkinliklerde delege

olarak yapılan harcamanın tamamını**,

b. Şehirlerarası temsil/görüşmelerde yol ve konaklama masrafının; uluslararası

temsil/görüşmelerde yol, konaklama, vize ve yurtdışı çıkış harcı masraflarının

tamamına kadarki bir tutarı veya doğrudan tamamını,

c. AEGEE-Europe tarafından gerçekleştirilen eğitim etkinliklerinde harcanan

katılımcı ücretinin yarısına kadarki bir tutarı veya doğrudan yarısını,

Yürütme Kurulu inisiyatifinde geri alırlar.

** Diğer etkinliklere istisna oluşturan bu hüküm; AEGEE-Ankara delegelerinin “Statutory

Event” başlığı altındaki etkinlikler için harcanan etkinlik katılım, yol, vize ve yurtdışı çıkış

harcı masraflarının 1 kişi üzerinden ödenmesi ve ilgili tutarın katılan temsilciler arasında

paylaşılması, şeklinde düzenlenmiştir.

Önemli Notlar:

1. Yol masrafları için mümkün olan en ucuz yolun seçilmesi esastır.

2. AEGEE-Ankara üyesinin ailesinin yaşadığı şehirde yapılacak temsil/görüşmelerde

ulaşım ve/veya konaklama geri ödemesi Yürütme Kurulu inisiyatifiyle belirlenir.

3. Etkinlik bitiminden itibaren 15 gün içerisinde Dış Temsil Raporu’nu genel listeyle

paylaşmayan üyelere geri ödeme yapılmayacaktır.

4. Etkinliklerde, etkinliği düzenleyenler tarafından herhangi bir ödeme yapılması

halinde, yapılacak geri ödemede Yürütme Kurulu inisiyatifiyle indirime gidilebileceği

gibi ödeme yapılmama kararı da alınabilir.

5. Yürütme Kurulu, topluluk bütçe dengelerini göz önünde bulundurarak yukarıda

bahsedilen destek şartlarında geciktirme ve/veya indirim yapma hakkını saklı tutar.

6. Yukarıda sayılan etkinlikler harici durumlarda yapılacak geri ödeme ve miktarı,

Yürütme Kurulu “oybirliğiyle” kararlaştırılacaktır.

İşbu yönetmelik 24 Kasım 2008 tarihinden itibaren geçerlidir.




AEGEE-Ankara Yürütme Kurulu Yönetmeliği

Genel Sorumluluklar

Madde 1:

Topluluğun tüm yürütme faaliyetlerini tüzüğe uygun şekilde ve Genel Kurul adına

gerçekleştirir.

Görev dağılımını ilk toplantısında belirler.

Topluluğun yürüttüğü her Çalışma ve Proje grubuna, bu grupların toplantılarını takip edip

Yürütme Kurulu’nu bilgilendirme ile ve diğer AEGEE-Ankara yapılarıyla koordinasyonu

sağlamak üzere en az bir sorumlu seçer. Bu kişiler ilgili grup ile Yürütme Kurulu’nun her

türlü ilişkisini sağlamaktan ve grubun iyi işlemesine yardımcı olmaktan sorumludur.

Tüzük madde 11’de belirtildiği üzere görevi bıraktığı Genel Kurulu takiben ilk üç hafta

içerisinde yeni seçilen Yürütme Kurulu’na bilgilendirme toplantıları yapmakla yükümlüdür.

Gerekli gördüğü konularda kendine yardımcılar seçebilir, gerekli konularda yönetmelikler

hazırlayabilir. Yürütme Kurulu’na yardımcı olarak seçilen üyeler tüm faaliyetlerinden

Yürütme Kurulu’na karşı sorumludurlar, bu görevlerin yerine getirilmesinden Genel Kurul’a

karşı Yürütme Kurulu sorumludur.

Topluluk adına yapılan temsillerde yetkili tek organdır, ancak gerekli gördüğü durumlarda bu

görevi devredebilir.

İşbu yönetmelikte belirtilen sorumluluk ve yetkiler, tüzükle çelişemez. Aynı zamanda tüzükle

çelişmediği sürece, Yürütme Kurulu, bu yönetmelikte belirtilen sorumluluk ve yetkilere de

sahiptir.

Toplantılar

Madde 2:

Akademik tatil dönemleri dışında, en az haftada bir kere ofiste toplanır. Bu olağan

toplantılarını her hafta aynı gün ve saatte yapmaya gayret eder. Topluluğun genel haftalık

toplantısı, Genel Kurul, Olağanüstü Genel Kurul ve Konsey günlerinde toplanamaz.

Toplantılarını en az üç gün önceden genel e-posta listesinden duyurmak zorundadır. Toplantı

tutanaklarını en geç üç gün içinde genel e-posta listesine atar ve arşivlenmek üzere dosyasına

koyar.




Toplantıları kural olarak tüm üyelerin katılımına açık yapılır, Yürütme Kurulu oylama

yapacağında toplantıyı Yürütme Kurulu üyeleri dışına kapatma hakkına sahiptir. Bunun

haricinde ancak oy birliği ile toplantısının belirli bir gündemini Yürütme Kurulu üyeleri dışına

kapatabilir.

Gerekçeli kararlarını ayrı bir doküman halinde toplantı tutanaklarına ekler ve her toplantıdan

sonra güncelleyerek genel e-posta listesinden paylaşır.

Başkan’ın Görev ve Yetkileri

Madde 3:

A. Tüzükte belirtilen tüm görev ve yetkilere sahiptir. Tüzükte ve bu yönetmelikte

belirtilenlerin uygulanmasından sorumludur.

B. Aktivite raporunun ve Strateji planının Genel Kurul’a ve Konsey’e sunulmasından

sorumludur.

C. Finansal Direktör ile birlikte, mali rapor ve bütçenin Genel Kurul’a sunulmasından

sorumludur.

D. Yürütme Kurulu içinde ve topluluğun diğer yapıları arasındaki koordinasyonu

sağlar.

E. Topluluktaki tüm yürütme eylemlerinden nihai olarak sorumlu kişidir.

Genel Sekreter’in Görev ve Yetkileri

Madde 4:

A. Yürütme Kurulu toplantılarından önce taslak gündemi belirler ve ilgili belgeleri

toplantıya getirir.

B. Yürütme Kurulu içinde, ortak takvim ve yapılacak işler listesini tutar.

C. İçinde topluluğun gelecek faaliyetleri, toplantıları ve topluluğun geneli hakkında

önemli gördüğü tarihleri barındıran bir AEGEE-Ankara takvimi tutmak ile

sorumludur.

D. Yürütme Kurulu’nun toplantı tutanaklarını, gelen/giden evrak ve diğer belgelerini

arşivler.

E. Topluluğun tüm yapılarının, gelen/giden evrak ve toplantı tutanaklarının düzgün

olarak arşivlemesini sağlar.

F. Ofisin çalışmaya müsait ve sorunsuz işlemesinden sorumludur. Ofisteki pano ve

dolapların düzenlenmesinden sorumludur.

G. Üyelerin dilekçelerini Yürütme Kurulu adına kabul eder ve sonraki Yürütme

Kurulu toplantısına sunulmak üzere saklar.

H. Topluluk içi iletişim kontak listesinin tutulması ve güncellenmesinden sorumludur.

İ. Üyelerin hangi toplantılara katıldığını proje ve çalışma grubu sekreterleri ile

koordineli bir biçimde çalışarak, çizelgesini tutmaktan sorumludur. İnsan




Kaynakları Koordinatörü ile birlikte üyelerin AEGEE ve AEGEE-Ankara

hakkında bilgilendirilmesinden ve eğitimlerin düzenlenmesinden sorumludur.

Ayrıca üyelerin bilgilerini İnsan Kaynakları Koordinatörü ile koordineli bir

biçimde tutar ve saklar.

J. Tebrik kartlarının, teşekkür metinlerinin içeriğinin hazırlanmasından ve ilgili

yerlere e-posta ve posta yoluyla yollanmasından Halkla İlişkiler Sorumlusu ile

birlikte yükümlüdür.

K. Çalışma ve Proje Gruplarının düzenli işleyişinden ve takibinden sorumludur.

Finansal Direktör’ün Görev ve Yetkileri

Madde 5:

A. Mali Kurul denetimlerine karşı Yürütme Kurulu adına sorumludur.

B. Her ayın ilk toplantısında Yürütme Kurulu’na mali durum ile ilgili bilgi verir.

C. Hazırladığı ara mali raporu, 6 aylık Yürütme Kurulu aktivite raporu ile birlikte

nisan veya mayıs ayı içerisinde yapılacak olan konseyde paylaşır.

D. Topluluğun tüm mali işlerinde, saymanlara yardım eder, gerektiğinde eğitimler

verir ve onlarla toplantılar yapar.

E. Topluluğun tüm yapılarının mali raporlarını Yürütme Kurulu adına inceler ve

Yürütme Kurulu’na sunar.

F. Görevde olduğu dönemde yapılan gelir/giderleri ve aynı dönem sonunda

topluluğun sahip olduğu varlık/yükümlülükleri gösteren mali raporu Genel Kurula

sunar. Gelecek dönem için hazırladığı bütçe dokümanını da onay için Genel

Kurula sunar.

G. Günlük ve ufak harcamalar dışında yapılacak harcamalarda, önce Yürütme

Kurulu’na bu harcamaları onay için sunar ve gerekli gördüğü durumlarda Mali

Kurul’dan görüş alabilir.

H. Yürütme Kurulu harcamaları dışında da topluluğun yaptığı harcamaları takip eder

ve Yürütme Kurulu toplantılarında bu konularla ilgili bilgi verir.

İ. Mali işlerin takibinde, işleyişinde, sonlandırılmasında finansal direktör ve başkan

ortak sorumluluk taşır.

J. Finansal direktör ve başkanın değiştiği durumlarda banka hesaplarının

değiştirilmesi gerekmektedir.

Halkla İlişkiler Direktörü’nün Görev ve Yetkileri

Madde 6:

A. Topluluğun, kendi içinde, AEGEE ağı içerisinde ve dışarıda yürüteceği tüm halkla

ilişkiler ve tanıtım faaliyetlerinden sorumludur. Topluluğun görünürlüğünün

arttırılması için gerekli gördüğü tüm faaliyetleri yapar.




B. Web sitesinin durumu hakkında düzenli olarak Yürütme Kurulu’na bilgi verir.

Web sitesinin içeriğinin oluşturulması, işlerliğinin sağlanması ve eksik yönlerinin

giderilmesinden sorumludur. Gerekli gördüğü durumlarda web sitesinin tasarımını

Bilişim Teknolojileri Sorumlusu ile birlikte değiştirmek ve iyileştirmekten

sorumludur.

C. Her ay, dışarıya elektronik ortamda gönderdiğimiz ve o ay topluluğumuzun

faaliyetlerini içeren Telegram’ın hazırlanması ve dağıtılmasından sorumludur.

D. Tüm Proje ve Çalışma Gruplarının Halkla İlişkiler ve tanıtım faaliyetlerini

kurumsal kimliğe aykırı olmayacak şekilde gözetir. Gerektiğinde bu gruplardaki

sorumlulara eğitimler verilmesi ve görevlerinde yardımcı olur.

E. Yeni basın kontaklarının kurulması ve eskilerin güncel tutulmasını sağlar.

F. Topluluğun tüm tanıtım materyallerinin hazırlanmasından sorumludur.

G. Basında yer alan tüm haberlerimizin arşivlenmesinden ve gelecek döneme

aktarılmasından sorumludur. Gerekirse bunların elektronik ortama geçirilmelerini

sağlar.

H. Basın bültenlerinin hazırlanmasından sorumludur.

İ. Yeni kontaklar edinme, halkla ilişkiler stratejisinin hazırlanıp uygulanmasından

sorumludur. İlgili stratejiyi, ilk Konsey’e ve Yürütme Kurulu’na sunar.

Dış İlişkiler Direktörü’nün Yetki ve Sorumlulukları

Madde 7:

A. Topluluğun dış temsilinden başkan ile birlikte sorumludur.

B. Topluluk içindeki tüm fon bulma faaliyetlerini koordine eder. Topluluğun diğer

yapılarında bu sorumluluğu almış üyelere destek verir ve koordinasyonlarını

sağlar. Tüm fon bulma faaliyeti içindeki topluluk yapılarının, bu konudaki

planlarını bilmek ve aralarındaki koordinasyonu sağlamak ile yükümlüdür.

C. Dış iletişim listesi oluşturur ve güncellenmesini sağlar. AEGEE-Europe’un

oluşturduğu “Kara Liste”yi takip eder. Bu listeyi topluluk bazında da AEGEE-

Europe’unki ile uyumlu şekilde tutar, günceller ve fon görüşmeleri yapacak diğer

topluluk yapıları ile paylaşır.

D. Avrupa Kurumları Sorumlusu ile ortak çalışır ve faaliyetleri hakkında Yürütme

Kurulu’nu bilgilendirir.

E. Ortaklık tekliflerini inceler ve Yürütme Kurulu’na görüşülmek üzere sunar.

Topluluğa bir yükümlülük getirmeyen proje ortaklarında, zaman kısıtlaması varsa,

Başkan ile birlikte karar alabilir.

F. Yeni fon alternatiflerinin araştırılması ve fon bulma stratejisinin hazırlanıp

uygulanmasından sorumludur. İlgili stratejiyi, ilk Konsey’e ve Yürütme

Kurulu’na sunar.




G. Topluluğun dış iletişim elektronik posta adresini ([email protected])

düzenli olarak kontrol etmek, gelen postaları yanıtlamak ve gerekli gördüğü e-

postaları Yürütme Kurulu toplantıları gündemine taşımakla sorumludur.

H. Dış temsil raporlarının 15 gün içinde toplanmasından ve daha sonra

incelenmesinden Avrupa Kurumları Sorumlusu ile birlikte sorumludur.

Başkan Yardımcısı’nın Yetki ve Sorumlulukları

Madde 8:

A. Başkan’ın istifa etmesi, mücbir sebep ile görevini yerine getirememesi gibi

durumlarda Başkan’ın yetki ve sorumluluklarını devralır. Başkanın olmadığı

durumlarda gereken yetki ve sorumluluklar için başkana vekâlet eder.

B. İlk Yürütme Kurulu toplantısında, Yürütme Kurulu üyeleri arasından belirlenir.

İşbu Yürütme Kurulu yönetmeliği 24 Kasım 2008 tarihinden itibaren geçerlidir.

mailto:[email protected]







Documents

AEGEE-Ankara Yönetmelik