Affecto undersökning ekonomer

Live webinar 26 september

Så skapar du en gemensam bild för hela företaget

Presentatör: Andreas Bernlind

Presentation av undersökning genomförd av Affecto och förslag på angreppssätt av de största utmaningarna och upplevda problemen enligt respondenterna:

• Förankra ett fåtal nyckeltal som man följer kontinuerligt• Knyta ihop budget, planering och uppföljning• Förenkla och snabba upp bokslutsprocessen• I högre grad automatisera framtagandet av kvartalsrapporter, årsredovisningar och

publika rapporter

Innehåll

Presentation av undersökningen som genomfördes under Beslutsstödsdagen 2012

Övergripande förslag på angreppsätt av de största utmaningarna och upplevada problemen enligt de som svarade:- Förankra ett fåtal nyckeltal som man följer kontinuerligt- Knyta ihop budget, planering och uppföljning- Förenkla och snabba upp bokslutsprocessen (Fast

Close)- I högre grad automatisera framtagandet av

kvartalsrapporter, årsredovisningar och publika rapporter

Slutord och frågor

Våra frågor

Hur skulle uppföljning av verksamheten kunna förbättras?

Var ligger de största utmaningarna med att få ihop verksamhet och ekonomifunktionen?

Var ligger de största bristerna i budgetprocessen?

Hur skulle du vilja förbättra koncernbokslutsprocessen?

Högsta Prio / viktigt

Förankra ett fåtal nyckeltal som man följer kontinuerligt 93%

Lägga mer tid på att skapa en gemensam företagsövergripande bild av vad som bör följas upp 91%

Knyta ihop budget, planering och uppföljning 89%

Att kombinera information från flera system som HR, CRM, ERP 89%

Enklare kunna matcha utfall mot mål och budget 75%

Arbeta med rullande prognoser 52%

Göra tätare prognoser 30%

Hur skulle uppföljningen av verksamheten kunna förbättras?

Var ligger de största utmaningarna med att få ihop verksamhet och ekonomifunktionen?

Håller helt /mestadels med

För stor del av tiden går åt till att producera siffrorna 71%

Ekonomi och verksamhet jobbar utifrån så olika verkligheter 49%

Verksamheten förstår inte vilken nytta den kan ha av ekonomifunktionen 43%

Det är så snabb förändringstakt att vi inte hinner med i process och systemsstödsförändringar 38%

Regelverken tar för mycket fokus för ekonomifunktionen 29%

Ekonomifunktionen har för lite resurser 20%

Var ligger de största bristerna i budgetprocessen?

Håller helt

/mestadels med

Att budgetprocessen tar för mycket resurser i anspråk61%

Processen för insamlingen av data 61% Analys av budget mot affärsmål

55%

Förankringen av den slutgiltiga budgeten i verksamheten43%

Arbetet med sammanställning av budgetsiffror36%

Hanteringen av budgetversioner35%

Att budgetmodellen är byggd på kontoplanen29%

Att budgetmodellen inte är kopplad till verksamheten27%

Hur skulle du vilja förbättra koncernbokslutsprocessen?

Högsta Prio/ viktigt

Förenkla/automatisera inhämtningen av dotterbolagsdata 79%

Automatisera processen att ta fram årsredovisningen 73%

Förenkla processen för avstämning av interna mellanhavanden 71%

Få bort manuella korrigeringar 69%

Få automatiserade beräkningar av förvärvselimineringar 37%

Topp-prioriteringar av upplevda problem och utmaningar

Lägga mer tid på att skapa en gemensam företagsövergripande bild av vad som bör följas upp. Förankra nyckeltal.

Knyta ihop budget, planering, uppföljning

Att kombinera information från flera system

För stor del av tiden går åt till att producera siffrorna

Förenkla/automatisera inhämtningen av dotterbolagsdata

Automatisera processen att ta fram årsredovisningen

Gemensam företagsövergipande bild. Förankra nyckeltal. (1/3)

Mäta för att lära och förbättra inte för att belöna

Välj rätt nyckeltal. En bra utgångspunkt är S M A R T som utgångspunkt

S Specifikt Lätt att förstå

M Mätbart Data skall finnas och vara mätbar

A Accepterat / Attaraktivt

Skall leda till förändrig i beteende

R Realistiskt / Relevant

Relevant för nivå och strategi

T Tidssatt De ska mätas i rätt tid och med rätt frekvens


Vad ska vi mäta på vilken nivå?

Operativa nivån:- Viktigt att nyckeltalen är väl förankrade, gärna framtagna av

teamen själva- Bör mäta hela processer, inte enskilda aktiviteter- Bör i största möjliga mån vara självreglerande, dvs att

utfallet av nyckeltalet påverkar beteendet ”automatiskt”

Affärsområdesnivån:- Fokus på strategi och kundnytta- Mäta affärsområdets resultat- Både operativa och processinriktade- Benchmarkade internt och externt och mäta

förändringar/förbättringar över tid


Företagsnivån:- Fokus på vad som kommuniceras till ägare och andra

intressenter - vara framförallt finansiella nyckeltal- Benchmarkade mot andra företag (både konkurrenter och

andra) samt mätt över tid för att se förändringar/förbättringar

Knyta ihop budget, planering och uppföljning (och kombinera

information ifrån flera system)

Ofta en väldigt omfattande område

Dock ofta mer tekniskt inriktat och därmed ibland lite enklare att genomföra ur ett ekonomifunktionsperspekiv

Det krävs riktigt systemstöd, Excel kan inte lösa allt

Ofta inkluderas Master Data Management (MDM) när det upptäcks att verksamheten använt begrepp på olika sätt eller har olika begrepp för samma sak

Erfarenheter - Framgångsrika projekt! Måste tillföra affärsnytta för företagets efter dess förutsättningar /

förhållande / typ av affär

Förankrad och efterfrågad i organisation hos mottagare / intressenter / beslutsfattare

Modell design/utformande som stödjer verksamhetstyrning i sin helhet

Programvara integrerad (IT, BI, DW, DI)

Tillgång till kvalitetssäkrad/aktuell information

Projektgruppens samlade kompetens (verksamhet, ekonomi, IT & Social)- Eldsjäl, Envis, positivt tänkande, målfokuserad

Långsiktigt tänkande (Projekt vs. Process)

13

Erfarenheter – Mindre lyckade projekt… Brist på förståelse / intresse / andra prioriteringar

- Resursbrist- Kompetensbrist- Att inte involvera verksamhetsnära personer

Felkonstruerad modelldesign / brist på strategiskt tänkande / brist på verksamhetsförståelse- Felaktiga definitioner av processer/aktiviteter/drivare

Dålig projektstyrning- För stort eller för litet omfång av projekt

Brist på rätt IT miljö och programvara, manuellt, ad-hoc- Brist på kvalitetssäkrad information/data

14

Förenkla och snabba upp bokslutsprocessen (Fast Close)

De högts prioriterade områderna var:- För stor del av tiden går åt att producera siffrorna- Förenkla / automatisera inhämtningen av data ifrån

rapporterade enheter- Förenkla processen för avstämning av interna

mellanhavande.

Fast Close

Snabba bokslut ”Fast Close”

- Fördelar -Ger mer tid till övriga värdeskapande aktiviteter

Färre korrigeringar

Bättre kvalitet och snabbare reaktionstid

Kostnadsreduceringar

Snabba bokslut ”Fast Close”

- Vanliga problem -Inrapportering

Interna mellanhavanden

Sena rättningar och korrigeringar

Tidsslack

Felaktigt fokus

Snabba bokslut ”Fast Close”- Våra erfarenheter och

rekommendationer -Utnyttja existerande lösningar

Tidigarelägg processer och jobba parallellt

Gör rätt tidigt i processen

Sätt tydliga riktlinjer

Rätt bemanning och arbetsflöden

I högre grad automatisera framtagande av

årsredovisningar mm- Vanlig problem -

Många är inblandande. Mail går fram och tillbaka. Stora mängder av Word- och Excel-dokument skickas via e-post.

Bristfälliga interna kontroller, otydligt vem som ”äger” dokumenten och står på tur i arbetsordningen. Det saknas ”Audit Trail” .

Manuella processer dominerar och data hämtas och kontrolleras för hand från datakällan.

Problem uppstår med tillförlitligheten av data och ett antal sena korrigeringar uppstår.

Ett stort antal arbetsmoment upprepas i onödan inför varje rapporteringsperiod.


årsredovisningar mm- Lösning -

Idag finns det ett antal lösningar på marknaden som har utvecklats med huvudfokus på att hantera dessa processer.

Dessa lösningar är i grunden inte speciellt avancerade system men de träffar mitt i prick på de utmaningar och ”pains” som de allra flesta företag och organsisationer möter. De bygger även ofta på välkända applikationer som MS Word och MS Excel vilket gör att startsträckan för att hantera systemen ofta är relativt kort.

Det är inte bara siffror och data (kvantitativ data) som hanteras av dessa lösningar utan även texter (kvalitativ data).


årsredovisningar mm- Lösning -

Genom användandet av dessa lösningar och i högre grad automatisera framtagandet av rapporter så kan företag och organisationer:- Koppla data i rapporterna direkt mot datakällan vilket ökar

kvalitén och minskar risken för felaktigheter- Främja samarbete och effektivare reducering av flaskhalsar

i och med användandet av gemensam databas- Få en effektiv versionshantering och säker Audit Trail- Ökad processkontroll med hjälp av arbetsflöden och

statushantering

SlutordBörja med att skapa ett utrymma genom att välja en process/lösning som frigör tid och resurser t.ex:- automatisera inläsning av dotterbolagsdata- skapa applikation för hantering av interna mellanhavanden- automatisera framtagningen av Årsredovisning mm

Det är viktigt att visa framsteg, börja med “lågt hängade frukt”

Gå innan ni springer – utveckla i faser men med ett tydligt långsiktig mål

Frågor

[email protected]

Documents

Affecto undersökning ekonomer