1

Agenda 10 min. Bakteppe,

Alf Hansen 15 min. Prosjektstyringsverktøy,

Alf Hansen 45 min. Bestillings- og fakturasystem, Alice

SporstølPause 5 min. Kort om Agresso status,

Jon Strømme 25 min. Informasjonssikkerhet – ansvar og

oppgaver, Jon Strømme

BakteppeØkonomisjefsamling, 7. juni 2011

Alf Hansendaglig leder UNINETT FAS

3

Hvem er UNINETT FAS?

UNINETT FAS (Felles Administrative Systemer) Kundekoordinator og i enkelte

tilfeller også tjeneste-leverandør ved utredning, valg, innføring, drift, videreutvikling og utskifting av felles administrative systemer ved universiteter og høgskoler

Ikke-kommersiell formålsparagraf

UNINETT er eid av Kunnskapsdepartementet

4

UNINETT FAS sin strategi:

bidra til at universiteter og høgskoler oppfyller sine administrative oppgaver på en mest mulig kostnadseffektiv måte og med riktig kvalitet.

bidra til innovasjon og nyskaping i administrative prosesser og tjenester i sektoren.

bidra med driftsmiljø og systemer for best mulig systemstøtte og effektiviseringsgevinster for administrative oppgaver, og ta ansvar for at dette gjøres ved optimal utnyttelse av UNINETTs IKT-infrastruktur.

5

Motivasjon

Samarbeid gir merverdi Sette UH-sektorens ambisjonsnivå Gjenbruk – standardisering gjennom

medvirkning Gevinstrealisering - gi UH-institusjonene støtte

til å utnytte systemene slik at de planlagte gevinster realiseres.

Partnerskapsmodeller mellom kunde og egenregi-leverandører i UH-sektoren, og gjennomføre samarbeid i henhold til disse.

Skape arenaer - arrangere SUHS konferansen, en faglig og sosial arena for ledelse og brukere.

Samarbeide og koordinere med andre initiativ i UH-sektoren for å oppnå best mulige synergieffekter (UHR, BOT, FS, Bibsys,…).

6

Merverdi

Sektorens fortrinn med egenkompetanse utnyttes

Sikkerhetsforhold ivaretas Arkitekturforhold avklares

7

Kundekoordinator – systemleverandør i egenregi

Tjenester (løpende): Bestilling og

fakturahåndtering Lønn og personal Saksbehandling og arkiv Studieadministrasjon Økonomi Prosjektstyring Konkurransegjennomføring FS-konnektorer

Prosjekter for nye tjenester (tidsbegrenset):

Nytt Saks arkivsystem

Felles merverdi: FASportalen Systemarbeid og integrasjon Utvikling av informasjon og kommunikasjon Informasjonssikkerhet, sikkerhetsdokumentasjon Autorisasjonsdata, brukerpopulering Utredningsarbeid, sektorkoordinering, ny utvikling Elektroniske samarbeidsverktøy Rammeverk for prosjektgjennomføring Rammeverk for prioriteringsråd, styringsgrupper og

arbeidsutvalg Sikkerhet med FEIDE

 

Uthevet: FAS opptrer i rollen som kundekoordinator og systemleverandør i egenregi.

Resten: I rollen som ren kundekoordinator.

8UH-INSTITUSJONENE DELTAR I PROSESSENE

9

FASER i et systems levetid

10

For nye systemer: Prosjektledelse, sette sammen prosjektgruppe. Avklare rundt innpasningen til en overordnet

forretnings- og IKT-arkitektur for sektoren. Starte et forprosjekt hvor man samordner kravene

og forbereder en eventuell anbudsrunde. Invitere UH-institusjonene til å forplikte seg til å delta i

samarbeidsprosjektet, opprette styringsgruppe blant deltakerne fra de påmeldte institusjonene.

Koordinere og være sekretariat for styringsgruppe. Gjennomføre pilot og eventuell utrulling med

nødvendig støtte til UH-institusjonene. Være kontraktseier av rammeavtale med

leverandører på de aktuelle systemene. Institusjonene gjør avrop på denne direkte mot valgt leverandør.

11

For påfølgende forvaltningsfase

Koordinere og være sekretariat for prioriteringsråd som skal sikre god, felles utnyttelse av innførte systemer.

Følge opp og koordinere arbeidsgrupper og arbeidsutvalg.

Kontroll og oppfølging av leverandørsiden ihht. inngåtte avtaler.

12

Styringsgrupper og Prioriteringsråd (i dag)

Nytt Sak/arkivsystem

SAP HR (LPS) ePhorte

(Sak/arkiv) Agresso

(økonomi) Artemis (PSV) Basware

Invoice og PM (BFS)

Visma (KGV) (FS-

konnektorer)

Referansegruppe:Felles IKT-støtte

13

Bort med siloene

14

UNINETT FAS tilpasser seg sektorens behov

Daglig Leder

Felles IKT- Støtte

Ressursstyring og saksbehandling

Økonomistyring- og anskaffelser

Program-ansv. FIKT

Program-ansv RS

Program-ansv ØA

Adm.-ansv.

PR

AU

TA PL

AG

SG

PL

PL

FA PL

Virtuell Forvaltnings- organisasjon

Virtuell prosjekt- organisasjon

Støtte prosjekt-gjennomføring (maler, erfaringer, møteplasser, system)

Ansvar for nyutvikling og gjennomføre forprosjekter

(PR=Prioriteringsråd, TA=Tjenesteansvarlig, AU=Arbeidsutvalg, SG=Styringsgruppe, PL=Prosjektleder, AG=Arbeidsgruppe, FA PL=Fagansvarlig Prosjektledelse)

15

For ytterligere oppfølging, kontakt

alf.hansen@uninett.no

www.uninett.no/fas