Ajankohtaista Kelasta –tulorekisteriin valmistautuminen

Verohallinnon ohjelmistotalopäivä

Päivi Hyvärinen

Vastaava suunnittelija

Kehittämispalvelut

Kela

Tulorekisteriin valmistautuminen Kelassa

• Työnantajan hakemusten yksinkertaistaminen

• Työnantaja voi vastaanottaa päätökset sähköisesti 2019

• Peräkkäistiedostojen vastaanotto päättymässä

• Päivärahojen hakeminen tulorekisteri-ilmoituksella

• Tulorekisteri-ilmoitusten liiketoimintatarkistukset

• Tulorekisterin hyödyntäminen Kelan etuuksissa

• Sairausvakuutuslain uudistaminen vireillä

2

Työnantajan hakemusten yksinkertaistaminen 1/2

• Kela maksaa etuudet yhdelle pankkitilille 22.9.2018 lukien. • Kaikki työnantajalle maksettavat päivärahaetuudet, lomakustannuskorvaus ja

perhevapaakorvaus maksetaan työnantajakohtaiselle IBAN-muotoiselle pankkitilille.

• Tilinumeron voi ilmoittaa Työnantajan asiointipalvelussa jo 19.5.2018 lukien.

• Kela hakee Y-tunnuksellisen työnantajan nimen ja asiointikielen

YTJ:stä 22.9.2018 lukien.

3

Työnantajan hakemuksen lähettäminen tulorekisterin kautta edellyttää

yksinkertaista prosessia.

Työnantajan hakemusten yksinkertaistaminen 2/2

• Tilinumeron muodollista oikeellisuutta ei tarkisteta 22.9.2018 lukien.

• Hakemuksesta muodostettavassa pdf-asiakirjassa

– näytetään työnantajan nimi hakemuksen mukaisena

– ei näytetä mitään tilinumeroa

• Päätös annetaan YTJ:n mukaisella Y-tunnuksen nimellä ja etuus

maksetaan työnantajan ilmoittamalle tai Kelan päättelemälle pankkitilille.

• Tilinumero- ja nimielementit poistetaan muutoksen jälkeen seuraavassa

XML-skeeman päivityksessä (peräkkäistiedostoa ei päivitetä).

4

Peräkkäistiedostojen ja XML-tiedostojen lähettämiseen ei tule muutoksia

22.9.2018.

Päätösten toimittaminen sähköisesti 1/3

• Hakemuksesta muodostettavassa pdf-asiakirjassa ei näytetä hakemuksessa

ilmoitettuja osoitetietoja, jos työnantajalla on voimassa oleva suostumus

sähköisiin päätöksiin asiakirjaa muodostettaessa.

• Päätös toimitetaan sähköisesti, jos suostumus on voimassa

päätöksenantohetkellä.

5

Päätösten sähköinen toimittaminen ei aiheuta muutoksia

peräkkäistiedostojen ja XML-tiedostojen lähettämiseen.

Päätösten toimittaminen sähköisesti 2/3

• Työnantajan asiointipalveluun lisätään Päätöstietojen kooste

• Yhteenveto kaikista työnantajalle annetuista päiväraha- ja perhevapaakorvaus- sekä

vuosilomakustannuskorvauspäätöksistä.

– Poikkeus: takaisinperintäpäätösten saaminen asiointipalveluun on selvittelyssä.

• Koosteen sisältö varmistuu alkusyksystä 2018.

• Vastaava toteutus kuin Maksutiedot-koosteessa.

Työnantaja voi seurata saamiaan päätöksiä asiointipalvelussa.

• Peräkkäistiedostoja käyttävät asiakkaat lähettävät tiedot Kelaan 2020 alusta

lukien muilla tavoilla:

• Tulorekisteri-ilmoituksella

– Tulorekisterin mahdollistamat hakemukset ja palkattomat poissaolotiedot

• XML-muotoisella skeematiedostolla

– Lomakustannuskorvauksen, osittaisen kuntoutusrahan, luovutuspäivärahan,

tartuntatautipäivärahan hakemukset ja palkattomat poissaolotiedot

• Kelan selainsovelluksella

– Kaikki hakemukset ja ilmoitukset tai vain edellisistä puuttuvat tiedot

Peräkkäistiedostojen vastaanotto jatkuu vuoden 2019 ajan.

Päätösten toimittaminen sähköisesti 3/3

Tiedon käyttäjien liiketoimintatarkistukset 1/2

• Tarkistuksista on hyötyä kaikkien Kelan etuuksien käsittelyssä

• Korvaavan ja mitätöivän ilmoituksen saa antaa vain alkuperäisen ilmoituksen

mukaisella

– Maksajan tunnisteella

– Tulonsaajan tunnisteella

– Palkanmaksukaudella

• Poissaoloja ei voi ilmoittaa päällekkäisille ajoille

8

Liiketoimintatarkistukset vähentävät jälkikäteistä selvittämistä.

Tiedon käyttäjien liiketoimintatarkistukset 1/2

• Validointisäännöt ovat tarkemmat, jos ilmoituksella on päivärahojen tai

perhevapaakorvauksen hakemus.

• Maksajan tunniste voi olla vain Y-tunnus tai suomalainen henkilötunnus.

• Tulonsaajan tunniste voi olla vain suomalainen henkilötunnus.

• Sisällöllinen yhteyshenkilö ilmoitettava.

• Poissaolot ilmoitetaan palvelussuhteen ajalle ja poissaolojen ilmoitusjakson ajalle.

• Päivärahojen hakemuksessa saa olla poissaolon syykoodina vain 1,3,4 tai 5. ja

Palvelussuhteen alkupäivä tulee olla ilmoitettuna.

• Perhevapaakorvauksen hakemuksessa saa olla poissaolon syykoodina vain 3 ja lisäksi

palvelussuhteen alkupäivä ja palvelussuhteen muoto tulee olla ilmoitettuna. Osa-

aikaisesta työstä on ilmoitettava myös osa-aikaisuuden %. 9

Tarkat validoinnit koskevat Kelan hakemuksia.

Tulorekisteri-ilmoitukset Kelan käsittelyssä 1/4

• Tulorekisterin tiedoista tuodaan ilmoituksia ja tietoja suoraan etuusjärjestelmiin.

• Tarvittaessa käsittelijät ja asiakaspalvelijat tarkistavat tulorekisterin tietoja Kelaan

rakennettavalta käyttöliittymältä.

• Käsittelijä voi hakea käyttöliittymällä etuudessa huomioon otettavia tuloja mm.

– Tietyltä ajalta palkkakauden, palkanmaksupäivän tai maksajan perusteella

– Palkkailmoituksia voi suodattaa useilla eri tavoilla.

• Automaattikäsittely toteutetaan ensimmäiseksi sairauspäivärahan hakemukselle.

– Automaattikäsittelyssä mukana myös muilla sähköisillä kanavilla saatavat hakemukset.

10

Tulorekisteri mahdollistaa etuuksien automaattisen käsittelyn.

Tulorekisteri-ilmoitukset Kelan käsittelyssä 2/4

• Palvelussuhdetiedoista hyödynnetään erityisesti:

– Palkkauksen muoto (esim. työttömyysturva)

– Osa-aikaisuuden prosentti (esim. perhevapaakorvaus, työttömyysturva)

– Säännöllinen sovittu viikkotyöaika (esim. työttömyysturva)

– Palvelussuhteen voimassaolon alku- ja loppupäivä– Esim. sairauspäivärahat, vanhempainpäivärahat, kuntoutusraha, perhevapaakorvaus,

työttömyysturva, perustoimeentulotuki, lastenhoidon tuki, asumistuki, opintoetuudet,

eläkkeet…)

11

Lähdes kaikki etuudet Kelassa hyödyntävät palvelussuhdetietoja.

Tulorekisteri-ilmoitukset Kelan käsittelyssä 3/4

• Tulolajeista hyödynnetään erityisesti:

– Tulolajin koodi ja määrä (esim. työttömyysetuudet)

– Myös Maksettava palkka (perustoimeentulotuki, sotilasavustus)

– Perusteeton etu (kaikki etuudet)

– Vakuuttamistiedot (SVL-työtulon laskenta)

– Ansaintakaudet (esim. työttömyysetuudet)

– Erityisesti, jos ansaintakausi alkaa ennen palkkakautta

– Palkan yksikkö (esim. työttömyysetuudet)

12

Työttömyysetuudet ja perustoimeentulotuki tarvitsevat eniten

tulolajikohtaisia tietoa.

Tulorekisteri-ilmoitukset Kelan käsittelyssä 4/4

• Palkkaohjelman selkokieliseen nimen ilmoittaminen Tietolähde-elementissä voi

vähentää Kelan kysymyksiä työnantajalle.

– Poikkeuksellisista ilmoittamisen tavoista toivotaan tietoa erityisesti isoilta

ohjelmistoilta.

– Etuuden käsittelyssä on hyvä tietää, jos esim. palvelussuhteen loppupäivää ei teknisesti pysty

ilmoittamaan.

– puuttuva loppupäivä aiheuttaa turhia ilmoituksia etuusjärjestelmään

– etuuden käsittely viipyy, kun tulorekisteri-ilmoitusta jäädään odottamaan

• Palkkaohjelman nimeä voidaan tarvita myös mahdollisissa virhetilanteiden

selvittelyissä.

13

Tietolähde-elementtiin toivotaan palkkaohjelman selkokielinen nimi.

Hakemuksen lähettäminen tulorekisterin kautta 1/2

• Kela voi joissakin tilanteissa saada tulorekisteristä riittävät tiedot sen

jälkeen, kun tulorekisteriin on toimitettu tietoja 6 kk:n ajalta.

– Jos lomarahaan, lomakorvaukseen ja muihin vuosittain toistuviin

tulolajeihin on ilmoitettu ansaintajaksot.

– Jos tulotietoja ei saada riittävällä tarkkuudella tulorekisteristä, Kela tai

työntekijä voi pyytää työnantajaa lähettämään tiedot 6 kuukauden

työtuloista nykyisellä tavalla.

14

Tulorekisteristä ei pääsääntöisesti saada 6 kk:n työtuloja.

Hakemuksen lähettäminen tulorekisterin kautta 2/2

• Uusien selvitysten esittämiselle ei ole määräaikaa.

• Työnantaja voi hyödyntää Maksutiedot- ja Päätöstiedot –koosteita ja

lähettää Kelaan ns. 6 kuukauden työtulot, jos maksetun päivärahan

määrä on merkittävästi pienempi kuin maksetun palkan määrä.

– Päivärahan määräytymisen voi tarkistaa sairauspäivärahan sekä

vanhempainpäivärahan ja äitiysrahan laskukaavoista.

• Työtulot voi ilmoittaa jälkikäteen peräkkäistiedostona, XML-

skeemassa tai Kelan selainsovelluksella, vaikka hakemus lähetetään

tulorekisterin kautta.

15

Työnantaja voi esittää ns. 6 kuukauden työtulot myös päätöksen jälkeen.

Päivärahojen määräytymiseen on tulossa muutos

• Sairausvakuutuslain muuttaminen päivärahan määräytymisen osalta

on STM:ssä valmisteilla.

• Tavoitteena päivärahan määräytymisen yksinkertaistaminen

– Luovutaan hakemuksessa esitetyistä ns. 6 kuukauden työtuloista.

– Palkkatulot saadaan tulorekisteriin ilmoitetuista pakollisista

tiedoista.

• Ennen lainmuutosta päiväraha määräytyy verotuksessa todettujen

työtulojen perusteella tai hakemuksessa esitettyjen työtulojen

perusteella tai edeltävän etuuden perusteella tai minimimääräisenä.

16

Työnantajan päivärahojen hakeminen helpottuu vuonna 2020.

Yhteistestauksen toteuttaminen

• Kelassa on listattu keskeiset testauskohteet, joita palkkaohjelmien toivotaan lähettävän.

• Palkkaohjelma voi ottaa yhteyttä testausasioissa Kelaan/Jaakko Mäkelä.

• Palkkaohjelma voi pyytää Kelassa käytettävät testi-henkilötunnukset, jotka soveltuvat Kelan

testaukseen. Aineistossa voi olla

– vain pakollisia tietoja ja ilmoitustapa 1 tai

– vapaaehtoisia tietoja ja ilmoitustapa 1 tai

– ilmoitustapa 2 sisältäen erilaisia vapaaehtoisia tietoja

• Yhteistestaus on välttämätöntä, jos palkkaohjelma mahdollistaa myös Kela-hakemusten

lähettämisen tulorekisteri-ilmoituksella.

• Yhteydenotot testauksen sopimiseksi hyvissä ajoin ennen testauksen aloittamista.

Yhteistestaus on toivottavaa kaikkien palkkaohjelmien kanssa.

Työnantajien ohjeistaminen

• Kela tiedottaa muutoksista

• kela.fi/tyonantajat –sivustolla

• Uutiskirjeessä Työnantajainfo

• loppukäyttäjille suunnatuissa verkkoseminaareissa

Kela järjestää verkkoseminaareja syksyllä 2019.

Lisätietoja

• Kela.fi/uutiskirje

• Kela.fi/jarjestelmatoimittajat

Kysymyksiä ja kommentteja voi lähettää osoitteeseen

esara(at)kela.fi

jaakko.makela(at)kela.fi (testaus)

19

Lähetä kysymykset sähköpostilla.

Kiitos! Päivi Hyvärinen

Vastaava suunnittelija

Kela, Etuusjärjestelmäyksikkö