ÅLAV Årdal, Lærdal, Aurland, Vik

Januar 2003 1

ÅLAV<prosjektleiar>

ÅLAVÅrdal, Lærdal, Aurland, Vik

Terje LabergProsjektleiar

Januar 2003 2


• Innhald– ÅLAV - bakgrunn

– Intensjonsavtalen - oppdraget

– Samhandling og prosess i styringsgruppa

– Prosjekt i ÅLAV – litt om metodikk og fokus

– Gevinstrealisering i ÅLAV

– Oppsummering suksessfaktorar

– Oppsummering fallgruver

Januar 2003 3


S&F

Luster

Stryn

Årdal

Lærdal

HornindalEid

Bremanger

LusterJølster

Gloppen

Naustdal

Flora

Gaular

Førde

Sogndal

Balestrand

Lærdal

Hyllestad

Fjaler

Askvoll

Høyanger

Selje

Årdal

Gulen

Solund

Vik

Aurland

Vågsøy

Leikanger

ÅLAV:- Årdal- Lærdal- Aurland- Vik

Januar 2003 4


Sogn Regionråd

Samarbeidsalternativ

Einskild-saker

ÅLAV –heilskapleg

IKS om kjerneområde

IKSeinskildsaker

Uformellenettverk

Kommunesamanslåing

Uta

nri

ks-

Inna

nrik

s-

Politikk

Januar 2003 5


ÅLAV

Utnytte– nye kommunikasjonar

– felles bu-, opplevings- og arbeidsområde

Oppnå– Effektivisering

– Betre føresetnad for å oppretthalde gode tenestetilbod

Januar 2003 6

ÅLAV<prosjektleiar> Oppdraget:

• Utvikle samarbeidsløysingar på område der kommunane er pålagt oppgåver som krev særskild kompetanse

• Utnytte dei administrative ressursane i kommunane optimalt gjennom å utvikle nettverksløysingar og spelereglar for utveksling av personell og tenester

• Utvikle felles strategiar for utvikling av ”regionen” gjennom samordning av kommuneplanarbeid

• Utvikle tiltak for å styrke det felles bu-, opplevings- og arbeidsområdet

• Utvikle samarbeidsløysingar som har effektivisering og gje økonomisk gevinst

• Utvikle samarbeidsløysingar på område der kommunane er pålagt oppgåver som krev særskild kompetanse

• Utnytte dei administrative ressursane i kommunane optimalt gjennom å utvikle nettverksløysingar og spelereglar for utveksling av personell og tenester

• Utvikle felles strategiar for utvikling av ”regionen” gjennom samordning av kommuneplanarbeid

• Utvikle tiltak for å styrke det felles bu-, opplevings- og arbeidsområdet

• Utvikle samarbeidsløysingar som har effektivisering og gje økonomisk gevinst

Intensjonsavtalen – utdrag:

IntensjonsavtalenI ÅLAV

Januar 2003 7


Årdal

LærdalLærdal

Årdal

Vik

Aurland

Operativ drift/gjennomføring

Prosjektleiing??

Januar 2002 - Kva no?• Å – L – A – V

– Tettare samarbeid i styringsgruppa – får vi det til?

– Felles spelereglar for utveksling av tilsette og kompetanse er klar. Klarer vi å realisere det?

– Felles IKT – plattform – blir det noko av?

– Felles økonomikontor – blir det noko av?

– Kva no?» Finansiering av

prosjektleiing

Januar 2003 8


Kva snakkar vi om?Frå mål til fokusområde

• Vi skal levere resultat i form av eit tenestetilbod:– Kva kjem ut av kostnadsbruken?– Forbetringspotensiale?– Kva skal vi prestere i framtida?

• Vi må kome i inngrep med:– Eksternt fokus

» Tenesteomfanget» Kvalitet» Servicenivå

– Internt fokus» Effektivitet» Organisasjon» Leiing og kompetanse

Januar 2003 9


Målsetjingar• Brukergevinst – internt og eksternt.

– Samarbeidet skal gi brukarane av tenesta, både eksterne (innbyggarar) og interne (brukarar av interne tenester), gevinst

• Kompetanse – bevare, sikre, utvikle og tilføre. – Samarbeid bør redusere / eliminere vanskane med å få tak i, halde på og

utvikle kvalifisert personell til stillingar

• Gjennomføring – Samarbeid bør etablerast der dette er praktisk og enkelt å gjennomføre,

og der det er liten risiko for å ikkje lukkast

• Uavhengig av lokalisering – Samarbeid bør først etablerast innafor område der brukarane av tenesta

ikkje merkar kvar tenesta vert administrert frå

• Økonomisk gevinst– Samarbeidet skal gi økonomisk gevinst

Einkommune

Ulike organisasjonsmodellar

Somi dag

Kommune-samarbeid

Matrisesamarbeid

Verts-kommunar

Region-kommune

Avgirmynde ÅLAV

Januar 2003 11


Dynamikken i ÅLAV-prosjekt

ÅLAV - infrastruktur

Operativ dimensjon – ÅLAV-drift

Implementere

Nye initiativ &resultat

Fornye &forbetre

Gevinst

Gevinst

Gevinst

Gev

inst

real

i ser

i ng

Tid

Strategisk dimensjon – ÅLAV -strategi

Januar 2003 12


”Effektiviseringa i offentleg sektor” >> Trussel og krav <<

• Kva konsekvensar vil dei endra økonomiske føresetnadane ha for det kommunale tenestetilbodet?

• Frå overordna planar til fokusområde

• Er aktivitetsnivået for høgt?

• Er drifta effektiv nok – har vi god nok styring?

• Er inntektene for låge til å kunne levere eit tilfredstillande tenestetilbod?

• Betre brukardialog – naudsynt radar for våre tenester?

• Kvalitet – berre ein floskel eller ein grunnleggande styringsstrategi?

• Kva konsekvensar vil dei endra økonomiske føresetnadane ha for det kommunale tenestetilbodet?

• Frå overordna planar til fokusområde

• Er aktivitetsnivået for høgt?

• Er drifta effektiv nok – har vi god nok styring?

• Er inntektene for låge til å kunne levere eit tilfredstillande tenestetilbod?

• Betre brukardialog – naudsynt radar for våre tenester?

• Kvalitet – berre ein floskel eller ein grunnleggande styringsstrategi?

Trusselbiletet:

Januar 2003 13


StrategiVerdikjeda – prosessar - ÅLAV

Økonomiprosessar, kontorstøtte, saksh.sam.++

Personalprosessar - organisasjon

Utviklingsprosessar – ”varer”, tenester, service

Innkjøpsprosessar – elektronisk handel – innkj.syst.

OmsorgKultur Sosial Vatn, avløp

renovasjon

Brann-beredskap

Helse Oppvekstundervisn.

FDV Service oginformasjon

Areal-byggesak

Interne og eksterne prosessar krev ulik prosjektmetodikk

Støtte-Prosessar4 1

Primæreverdi-skapandeprosessar

Inte

rne

Ek

ster

ne

Januar 2003 14

ÅLAV<prosjektleiar> Prosjekt i ÅLAV

interne..• ”Lik ” organisering i

ÅLAV– Flat struktur

• IKT– Epost/Intranett– Plattform/Sikkerheit– Brukarstøtte– Kommunikasjon– Felles basisverktøy– Opplæring

• Sak/arkiv– Felles dokumentproduksjonssystem– Felles arkivløysing– Felles rutiner

• Felles økonomisystem– Økonomireglement

– Delegasjonsreglement

– Felles system

– Felles rutiner

– Opplæring

– Felles bruk av periferiutstyr

• Felles telefoniløysing– Rabattavtalar

– Utstyr– Integrasjon

Januar 2003 15

ÅLAV<prosjektleiar> Ny IKT - plattform

• Minimalisering av støttefunksjonar i

kommunane og eliminering av ”bortkasta arbeid”.

• Konsentrasjon om verdiskapande primær-aktivitetar i kommunane og effektivisering av eigen organisasjon.

• Strategisk forsprang relatert til effektiviiseringskrav frå sentralt hald.

• Tettare og meir effektivt samarbeid med brukarar, leverandørar og samarbeids-partnarar.

• Erfaring i bruk av framtidsretta teknologi.

• Minimalisering av støttefunksjonar i kommunane og eliminering av ”bortkasta arbeid”.

• Konsentrasjon om verdiskapande primær-aktivitetar i kommunane og effektivisering av eigen organisasjon.

• Strategisk forsprang relatert til effektiviiseringskrav frå sentralt hald.

• Tettare og meir effektivt samarbeid med brukarar, leverandørar og samarbeids-partnarar.

• Erfaring i bruk av framtidsretta teknologi.

Ny IKT Strategi og IKT-plattform - effekt for ÅLAV:

Januar 2003 16


A. ORGANISASJON• 4 1• Medarbeidarar• Organisasjons

-struktur

C. DATA• 4 1• Grunndata• Datastruktur

E. TEKNISK UTSTYR• 4 1• Pc, Server• Nettverk/skrivar• Teknisk

infrastruktur

D. SYSTEM• 4 1• Systemløysingar• Kontorstøtte• Systemstruktur

B. ARB.PROSESSAR• 4 1• Verdiskapande

prosessar• Støtteprosessar• Prosesstruktur

ÅLAV - strategi 5 dimensjonar – 2 perspektiv

Organisasjonsperspektivet

Systemperspektivet

Januar 2003 17


A. ORGANISASJON• 4 1• Medarbeidarar• Organisasjons

-struktur

ÅLAV Strategi Organisasjon og arbeidsprosessar

Korleis maksimere dei tilsette sin innsatsmot verdiskapande prosessar og eliminerebortkasta arbeid ?

Er prosessane (arbeidsmetodikken) tilpassaorganisasjonsstrukturen og motsett?

B. ARB.PROSESSER• 4 1• Verdiskapande


Januar 2003 18

ÅLAV<prosjektleiar> Arbeidsprosessar, system,

teknisk utstyr, data

Korleis etablere ei heilskapleg IKT-systemløysing sombest mogeleg støttar arbeidsoppgåvene knytt tilverdiskapinga (vare- og tenesteproduksjon)?B. ARB.PROSESSAR

• 4 1• Verdiskapande


D. SYSTEMER• 4- 1• Systemløysinga• Kontorstøtte• Systemstruktur

E. TEKNISK UTSTYR• 4 1• Pc, Server• Nettverk/skrivar• Teknisk

infrastruktur

Korleis etablere ein teknisk infrastruktur som støttararbeidsprosessane i form av automatisert datafangst?

C. DATA• 4 1• Grunndata• Datastruktur

Korleis etablere ein datastruktur som reflektererdei grunndata som vert skapt og nytta i verdiskapinga ?

Januar 2003 19


Strategi i ÅLAVOverordna mål for effektiv bruk av IKT

OVERORDNA MÅL:

Eliminering av bortkasta tid/arbeid

Minimalisering/effektivisering av støtteprosessar

Maksimering av primære verdiskapande prosessar

STRATEGI

IntegrertIntegrert

Wal

ter

Wal

ter

Per

sona

lP

erso

nal

Løn

nL

ønn

Kom

mfa

ktK

omm

fakt

Øko

plan

Øko

plan

Øko

nom

iØ

kono

mi

Bar

neve

rnB

arne

vern

Om

sorg

Om

sorg

Hel

seH

else

Innk

jøp

Innk

jøp

Sak

/ark

ivS

ak/a

rkiv

PolitikarportalKommunest. Formannskap

PolitikarportalKommunest. Formannskap

Intranett Alle tilsette Leiinga

Faggrupper Prosjekt Avdeling Lokalisering

Intranett Alle tilsette Leiinga

Faggrupper Prosjekt Avdeling Lokalisering

PubliseringPublisering InnsynInnsyn ProsessarProsessar

Innbyggarportal Innbyggarportal

PubliseringPublisering InnsynInnsyn ProsesserProsesser

InfotorgInfotorg ServicetorgServicetorg

InnsynInnsynProsessarProsessarInformasjonInformasjonPubliseringNæringsliv/

int.org.

PubliseringNæringsliv/

int.org.

Spesialisert fagpersonell

Innbyggarar og næringsliv

Heile organisasjonen

IKT i ÅLAV


Januar 2003 21


IKT i ÅLAV - status

• Teknisk:– IKT-plattform er etablert

– Sikkerheit i ÅLAV – prosjekt skal starte opp

– Kommunikasjon i ÅLAV – integrasjon med lokale breibandprosjekt – planleggingsfasen

• Organisasjon– IKT-sjef i ÅLAV – organisasjonsprosjekt skal starte opp

– Brukarstøtte i ÅLAV er etablert

» Felles IKT-løysing på brukarstøtte

» Felles brukarstøttenummer på tlf.

» Felles brukarstøttepersonell

Januar 2003 22


Felles økonomisystem med brukarfokus

Plan

Gjennom-føring

Kontroll

Læring

KommuneplanKommuneplan

Andre overordnastyringsdokument

Andre overordnastyringsdokument

4-årig økonomi- oghandlingsplan

4-årig økonomi- oghandlingsplan

Årsbudsjett på tenestenivå

Årsbudsjett på tenestenivå

Tertialrapportar

Tertialrapportar

Årsrapport opp mot 4-årig økonomi- og handlingsplan

Årsrapport opp mot 4-årig økonomi- og handlingsplan

Januar 2003 23


Prosessen – frå mål til fokusområde

• Strategiprosessen– Kommuneplan

• Økonomi- og handlingsplan– Operasjonalisering av strategien– Konkretisering av mål i ei

økonomisk ramme– Strategiutvikling

• Årsbudsjettet– Konkrete handlingsplanar i ei

økonomisk ramme

• Årsrekneskap– Harde måleparameter– Aviksanalyse – identifisering og

lukking av avvik– 12 periodar

VisjonVisjon

MålsetjngMålsetjng

StrategiarStrategiar

Januar 2003 24


Plan og dagleg handling

• Konsensus– Har vi tilstrekkeleg konsensus

rundt målsetjingar. Klarer vi å aktivere kommunane sine ressursar slik at vi når måla?

• Samanhang mellom strategi og dagleg handling:

– Budsjettavvik

– Manglande og feil rapportering

– ”Skjulte” postar – ”feilføringar”

– Forklaringsproblem

Er det samanhang mellom strategiplan og dagleg handling i linja?

Kommuneplan/strategiplan

Økonomi/handlingsplanar

Januar 2003 25


Operasjonalisering av strategi

• Fokusere på:– Tall

» Likviditet, resultat, avvik….

– Produksjon» avvik

– Innbyggjar» Får kunden det han

forventar til rett tid, kvalitet og pris?

– Tilsette» Kompetanse,

innovasjon……

Harde faktaHarde fakta

Mjuke faktaMjuke fakta

Lang siktLang siktKort siktKort sikt

Januar 2003 26


Økonomisystem i ÅLAV - status

• Felles økonomireglement og delegasjonsreglement, økonomirutiner - vedteke

• Felles økonomisystem i drift pr. 01.01.03• Felles rekneskapskontor – skal etablerast våren 2003

» Rekneskapssjef – leiar for ”rekneskapsavdelinga” » Rekneskap, inkl. rapportering» Lønn» Innkreving kommunale avgifter, ekskl. eigedomsavgifter» Personalleiing» Overordna systemansvar rekneskaps- og lønnssystem

– Skatteoppkrevjar - leiar for ”skatteavdelinga”» Oppgåver i samsvar til skatteoppkreverinstruks» Systemansvar skattesystem» Innkreving kommunale eigedomsavgifter» Personalleiing

Januar 2003 27


KostnadsnivåÅLAV

StartinvesteringÅLAV

2002 2004 2005??

mål

”dette går ikkje så bra”

Tid

KR

Nytt kostnadsnivåÅLAV

Gevinstrealisering

2003

Januar 2003 28


Mål og resultat - ÅLAV

• Felles– Lønns- og personalfunksjon– Rekneskaps-, skatte- og

innkrevjingsfunksjon– Telefoni

• Kanskje felles IT-avd• Innsparing

– 2003 kr. 400.000,-

– 2004 kr. 1.200.000,-

• Omstillingskostnad kr.700.000,-

• Tilskot kr. 400.000,-

Mykje på plass/ tilrettelagt– Økonomi– Telefoni– IKT

felles e-post og intranett

Prosjekt som har kome i tillegg til opphavlegeplanar:

• Flyktningeteneste• Felles legevakt i ÅLAV• Konsekvensanalyse i ÅLAV - grunnlag for

samordna strategi på næringsutvikling• Felles sak/arkiv - grunnlag for innsparing på

lisenskostnader, og felles integrasjonsløysingar mot andre program

• Samordning av måten kommunane er organisert på -lettar samarbeidsprosjekt

MÅL RESULTAT

Januar 2003 29


Prosjekt i ÅLAVeksterne..

• Felles legevakt

• Felles flyktningeteneste

• Næringspolitiske utfordringar

• Planprosessar

• Kartlegging FDV

• Kartlegging kommunalteknikk

• Brann, beredskap

• Felles barnevern

• Skulefaglg ansvarleg ++

• Eksterne prosjekt krev ein annan prosjektmetodikk

Januar 2003 30


Suksessfaktorar( 1)

• Samansetnad av styringsgruppa– Ordførarar og hovudtillitsvalde– Rådmennene har møte- og talerett

• Politisk vilje til samarbeid– Vilje på tvers av partigrenser– Lojalitet og solidaritet

• Personkjemien stemmer i rådmannsgruppa • Fokus på konkret gjennomføring – ikkje utgreiing..• Ansvarsområdet mellom styringsgruppa (politisk

nivå)og rådmennene er definert og akseptert– Eks. økonomiprosjektet

Januar 2003 31


Suksessfaktorar (2)

• Konkrete mål og tidsfristar

• Fokus på gevinstrealisering i ÅLAV og ikkje på delprosjekt for kvar kommune

• Tilpassing av organisasjon i ÅLAV-kommunane– Like organisasjonar leikar best….

– Mogeleggjer utveksling av personell

– Samordning og integrering av arbeidsprosessar

Januar 2003 32


Fallgruver(1)• Prosjektkultur

– Lojalitet, fokus på mål, kollegialitet, konsekvens» Dette er største utfordringa for ÅLAV no

• Alliansebygging mellom motkrefter i ÅLAV og aktørar utanfor ÅLAV

– Strategi for ”brannslokking”

• Sogn Regionråd – ÅLAV – Fylkeskommunen» Rolleavklaring, Samhandling

• Informasjon– Målgrupper– Informasjonskanalar

• Etter 1. April 2003?– Kven ”eig” ÅLAV

• Kommunevalet……..

Januar 2003 33


Kva skjer viss…

Som nå ÅLAV(12.600 innb.)

Sogn Regionråd(27.550 innb.)

ÅLAV + Voss(26.351 innb.)

Anna

Førde, Naustdal, Jølster, Gaular ?

(19.300 i 2005)

Deler av Nordfjord ?

Flora, Bremanger, Askvoll ? (18.700)

Heilårsveg

Vik-Voss

Fallgruver(2)

Januar 2003 34


Felles økonomisystem Nr. 1- 5. desember 2002

MÅL: Alle kommunane skal enkelt ha tilgang til økonomisystemet. Velje ein vertskommune som har ansvar for den tekniske løysinga – systemansvar. Etablere standardrutiner for informasjonsflyt/ WEB-grensesnitt frå fagapplikasjonen til

intranett/ internett. Syte for at naudsynte opplæringstiltak vert gjeve. Sikre kostoptimal implementering i ÅLAV Gevinstrealisering

Status: Prosjektet felles økonomisystem vart etablert 1. mai 2002. Prosjektet tek utgangspunkt i prosjektrapporten felles økonomikontor i ÅLAV. Felles økonomisystem er i drift 1. januar 2003

Føresetnader:

Praktisk samordning på fleire felt (felles økonomireglement/delegasjon, felles edb-løysing, felles programvare og felles kontostreng) må til for å oppnå innsparing, forenkling og fleksibel bruk av personalet.

Det må synleggjerast at alle tre kommunane har føremoner av eit felles økonomikontor.

Rekneskapsarbeidet, som er langt meir rutineprega og regelorientert enn økonomidelen, vert plassert i rekneskapsfunksjonen. Denne delen bør ha stordriftsfordeler som alle kommunane kan tene på, dersom prosjektet vert planlagt godt.

Suksessfaktorar: Organisasjon:

At økonomiorganisasjonen har rett kompetanse og motivasjon.

At økonomiorganisasjonen har ein struktur som reflekterer ansvar og myndigheitsnivå i verdiskapinga

Arbeidsprosessar:

Maksimering av dei verdiskapande prosessane Minimering av støtteprosessar Eliminering av bortkasta arbeid Rett kvalitet i sluttresultatet

Effekt: Gevinstbruk: Det er ulike måtar å nytte gevinsten på, m.a.:

Redusere driftsutgiftene (ved å redusere i stillingar og kostnader på drift og vedlikehald)

Redusere investeringane (ved betre kapasitetsutnytting)

Auka kvalitet på tenestene Det er viktig at kommunane tek stode til korleis dei vil ”ta ut” gevinsten. Økonomi:

Redusert bemanning Lågare investeringsutgifter/betre

innkjøp Lågare drift, vedlikehald Lågare lisenskostnader Lågare linjeleige

Organisasjon:

Kvalitet Effektivitet Styrking av kompetanse og

spesialisering av fagmiljø, redusert sårbarheit gjennom eit større arbeidsfellesskap og stordriftsfordel. Gjennom felles systemløysingar og mest mogleg like rutinar får ein sparte utgifter, i høve til i dag. Det kan òg oppfattast som ein føremon om kvar kommune får behalde stillingar, men dette må vegast opp mot effektivisering.

Januar 2003 35


Documents

ÅLAV Årdal, Lærdal, Aurland, Vik