INSTRUCTIVO INGRESO DOCUMENTACIÓN PARA CONTRATISTAS

Antes de ingresar al sistema BPMS tener presente los siguientes aspectos:

1. Escanear e identificar los documentos del paquete de ingreso por cada trabajador (10 documentos).

2. Escanear los documentos a blanco y negro, en archivos separados.3. Cada documento debe ser un archivo en formato PDF - para un total de 10 archivos

por trabajador.4. El documento del certificado o entrenamiento en alturas y la verificación del mismo

debe digitalizarse y los dos deben guardarse en el mismo archivo en formato PDF.5. Marcar cada archivo con el nombre del documento que se escaneo; Ejemplo: Cedula

de ciudadanía, Afiliación EPS, Afiliación ARL.6. Previamente crear una carpeta en el computador para identificar los documentos por

trabajador.7. Los archivos se deben cargar en el siguiente orden:

1. Cedula de ciudadanía.2. Afiliación a la EPS3. Afiliación a la ARL4. Afiliación a la AFP5. Planilla de seguridad social6. Examen médico de aptitud.7. Inducción SST de la empresa8. Entrega Elementos de Protección Personal.9. Capacitación de perfil de cargo.10. Capacitación en trabajo en alturas.11. Contrato de trabajo.

INGRESAR AL SISTEMA BPMS

El Bussiness Process Magnament Service (BPMS) es una herramienta que permite gestionar, almacenar y consultar la información que se genera y hace parte de los procesos de la compañía.

Esta herramienta funciona con el motor de búsqueda Google Chrome, su uso es fácil y amigable para cualquier usuario que desee utilizar los servicios que posee el BPMS.

A continuación se explicará cada paso a seguir para el ingreso al BPMS

1. Ingrese al BPMS registrando la siguiente URL en la barra de búsqueda del navegador:

http://190.216.202.237:8080/bpms

2. Una vez ingrese a la URL , aparecerá en pantalla lo siguiente:

3. Digite en el campo de nombre de usuario la dirección de correo electrónico asignado, seguido de la contraseña.

Ejemplo:

Usuario: construcciones@gmail.comContraseña: amarilo2015

4. Después de ingresar al sistema aparecerá la siguiente pantalla:

Seleccionamos la opción “RADICAR” se desplegará otra pestaña que tendrá por nombre “tipo documental” y daremos clic en la opción “Paquete de ingreso contratista”.

5. (1) Dar clic en crear radicado, aparecerá un número de radicado asignado por el sistema, relacionado con (2) paquete de ingreso del contratista; esto con el fin de anclar los 10 archivos en PDF.

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6. En la opción (3) seleccionar archivo; adjuntar los 10 documentos digitalizados en formato PDF.

7. Cuando la palabra “LISTO” aparezca en azul se debe (4) seleccionar el cuadro de documento, automáticamente se seleccionan los 10 archivos como se observa en la imagen

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8. Dar clic en (5) la flecha doble y automáticamente se trasladarán los 10 archivos a la ventana izquierda cómo se observa en la imagen.

9. Una vez adjunto, se dará clic sobre la pestaña “INDEXAR” se visualizará el documento y al lado derecho de la ventana deberán diligenciarse todos los campos que solicita el sistema (Proyecto, obra, nombre contratista, nit contratista, nombre del trabajador, cedula del trabajador y fecha de ingreso).

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10. Al finalizar de diligenciar los campos que solicita el sistema daremos clic en el icono (6) Guardar

El sistema guardará el documento para revisión del inspector de seguridad y salud en el trabajo de la obra.

11. Después de guardar el documento es importante dar Clic en (7) Comentario

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12. Seleccionado el icono comentario aparecerá una ventana para dar clic en el (8) cuadro agregar

13. Aparecerá un (9) cuadro dónde se escribirá el comentario: Ejemplo: la documentación se encuentra en el sistema

14. Se selecciona la opción (10) enviar por correo: se digita la dirección de correo electrónico del Inspector de SST y finalmente se da (11) clic en “Guardar”

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15. Una vez guardado el comentario, se debe dar (12) clic en “Aceptar” para que el sistema envié un correo con el comentario al Inspector de Seguridad y salud correspondiente a la dirección de correo ingresada.

REVISIÓN Y CONFIRMACION DEL INSPECTOR AL CONTRATISTA

1. El inspector ingresará al sistema BPMS dónde revisará cada archivo validando los documentos indexados por el contratista.

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2. El Inspector deberá ingresar a BPMS cuando reciba el correo con el comentario realizado por el contratista, quien anteriormente le confirma que los documentos ya se encuentran en el sistema.

3. El inspector también deberá agregar un comentario dónde confirma que todos los documentos se encuentran completos sin novedades o por el contrario indicando si hace falta algún requisito para el ingreso del personal.

4. El contratista recibirá un correo directamente de BPMS dónde se encuentra la aprobación del inspector o las observaciones que se presenten.

¿Qué hacer cuando se sube por error un documento que no corresponde?

En el comentario debe informar al inspector el cargue de los documentos de los trabajadores también puede comunicarle al Inspector el archivo (nombre o número con el que está marcado el pdf) que se encuentra en el sistema que no corresponde o tiene algún error, para que el inspector pueda eliminarlo.

**Sí se presenta alguna novedad con el sistema BPMS o el usuario por favor comunicarlo por medio de un correo electrónico al Inspector del proyecto para realizar el respectivo acompañamiento**.