Embed Size (px)
Citation preview
„MOBILITY TOOL“ SISTEMA
PILDYMO VADOVAS. 1 VERSIJA
2
TURINYS „MOBILITY TOOL“ SISTEMA .......................................................................................................... 3 I. PRISIJUNGIMAS PRIE „MOBILITY TOOL“ SISTEMOS......................................................... 3 II. „MOBILITY TOOL“ SISTEMOS VALDYMAS ........................................................................... 7
II.1 ĮRANKI Ų JUOSTA................................................................................................................... 8 II.1.1 „HOME“ – grąžinimas į pradinę aplinką......................................................................... 8 II.1.2 „PROJECT DETAILS“ - bendra informacija apie projektą ......................................... 8 II.1.3 „PARTNERS“ - išsami informacija apie projekto partnerius ....................................... 8 II.1.4 „PARTICIPANTS“ - informacija apie projekto dalyvius .............................................. 9 II.1.5 „MOBILITY EXPERIENCES “ - informacija apie vizitus........................................... 10 II.1.6 „BUDGET“ – projekto biudžetas ir jo pateikim as galutin÷je ataskaitoje.................. 11 II.1.7 „UPDATES AND REPORTS“ - galutin ÷s ataskaitos rengimas ir pateikimas........... 12
II.2 DALYVI Ų ATASKAITOS ..................................................................................................... 13 II.2.1 Dalyvių ataskaitų formų išsiuntimas dalyviams............................................................ 13 II.2.2 Kaip dalyvis turi užpildyti ir pateikti atas kaitą?........................................................... 15 II.2.3 Kaip patvirtinti, atmesti arba prašyti papil dyti/koreguoti dalyvio ataskaitą? ........... 15 II.2.4 Kaip patikrinti dalyvio ataskaitos statusą?.................................................................... 16
KONTAKTAI PASITEIRAVIMUI .................................................................................................. 17
3
„MOBILITY TOOL“ SISTEMA „Mobility Tool“ – Europos Komisijos sukurta elektronin÷ sistema, skirta administruoti mobilumo projektus, gavusius ES Mokymosi visą gyvenimą programos dotaciją. Ši sistema prad÷ta naudoti 2011 m. rudenį ir pakeit÷ nuo 2006 m. veikusią „Rap4Leo“ sistemą.
Mobilumo projektų valdymui skirtoje sistemoje „Mobility Tool“ pateikiama visa informacija apie mobilumo projektus, dalyvius ir jų stažuotes, projekto partnerius bei biudžeto panaudojimą. Šioje sistemoje iš stažuočių grįžę projekto dalyviai pildo ataskaitas, taip pat šioje sistemoje rengiama galutin÷ Mobilumo projekto ataskaita, kurią dotacijos gav÷jas turi pateikti Švietimo mainų paramos fondui per 60 dienų nuo projekto pabaigos.
I. PRISIJUNGIMAS PRIE „MOBILITY TOOL“ SISTEMOS
Nor÷dami prisijungti prie „Mobility Tool“ sistemos, turite atlikti tokius veiksmus: 1. Užsiregistruokite Europos Komisijos atpažinimo sistemoje (toliau ECAS sistema, spaudžiant
šią nuorodą: https://webgate.ec.europa.eu/aida/selfreg (1 pav.).
Raudonai pažym÷ti laukeliai privalo būti užpildyti. Atkreipkite d÷mesį ir pasirinkite lietuvių kalbą, tuomet tolimesni nurodymai el. paštu bus atsiųsti lietuvių kalba.
1 pav.
4
S÷kmingai užsiregistravus ECAS sistemoje matysite tokį užrašą (2 pav.).
2 pav.
2. Užsiregistravus ECAS sistemoje jūsų nurodytu el. paštu, gausite tokią el. žinutę (3 pav.).
3 pav.
3. Paspaudę 3 paveiksl÷lyje raudonai apibrauktą nuorodą, ECAS sistemoje susikursite slaptažodį (4 pav.). Svarbu! Slaptažodis turi būti sukurtas per 1 val. 30 min.
5
4 pav.
Slaptažodis turi būti sukurtas iš ne mažiau nei 10 simbolių, naudojant didžiąsias, mažąsias lotyniškas raides, skaičių(-us), taip pat papildomus simbolius, pvz. „+“, „*“, „/“ ir pan.
Svarbu! Sugalvotą slaptažodį užsirašykite, kad jo nepamirštum÷te, nes su tuo pačiu slaptažodžiu reik÷s jungtis ir prie „ Mobility Tool“ sistemos.
4. Spauskite šią nuorodą https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility ir junkit÷s prie
„Mobility Tool“ sistemos (5 pav.). 5 pav.
6
Svarbu! Atkreipkite d÷mesį į pasirinktą domeną. Turi būti pasirinktas “Išorinis”domenas. Jeigu nurodytas kitas, pasirinkite reikiamą, spausdami mygtuką „Change it“ kaip pavaizduota (6 pav.). 6 pav.
5. Jungiantis prie „Mobility Tool“ sistemos turite naudoti tą patį el. pašto adresą, kurį nurod÷te registruodamiesi ECAS sistemoje, arba ECAS sistemos Jums sukurtą prisijungimo vardą.
S÷kmingai jungiantis prie „Mobility Tool“ sistemos matysite užrašą, kaip pavaizduota 7 pav. 7 pav.
7
II. „MOBILITY TOOL“ SISTEMOS VALDYMAS Prisijungę prie „Mobility tool“ sistemos matysite visus Jūsų (projekto koordinatoriaus) administruojamus projektus, kuriuos rengiant paraiškoje buvo nurodytas tas pats kontaktinio asmens el. pašto adresas. Projektų sąraše pasirinkite projektą kurio duomenis koreguosite. 8 pav.
D÷mesio! Projektai numeruojami ne nacionalin÷s numeracijos tvarka pvz. LLP-LdV-IVT-2011-LT-01234, bet Europos Komisijos suteikta numeracijos tvarka, pvz. 2011-1-LT1-LEO01-01234.
Pasirinkus konkretų projektą matysite projekto duomenis (9 pav.).
9 pav.
8
II.1 ĮRANKI Ų JUOSTA Įrankių juosta (pažym÷ta raudonai) – pagrindinis “įrankis” projekto informacijos valdyme. Čia gal÷site pateikti informaciją apie projekto dalyvius, vizitus, biudžetą, išsiųsti dalyviams ataskaitas, parsisiųsti turinio ataskaitą ir ją pateikti, prireikus keisti informaciją apie partnerius ir pan.
II.1.1 „HOME“ – grąžinimas į pradinę aplinką (8 pav.).
II.1.2 „PROJECT DETAILS“ - bendra informacija apie projektą (programos pavadinimas, projekto nr., dotacijos gav÷jas ir pan.).
II.1.3 „PARTNERS“ - išsami informacija apie projekto partnerius, kuri automatiškai įkeliama iš projekto paraiškos (10 pav.)
10 pav.
Informaciją apie partnerius galite koreguoti:
- Keičiantis priimančiajam partneriui informaciją apie naują projekto partnerį galite pateikti paspaudę mygtuką „Add New“.
- Jeigu norite ištrinti kažkurį partnerį, pažym÷kite varnelę prie atitinkamo partnerio ir spauskite „Remove Selected“.
- Jeigu norite pakeisti kontaktinio žmogaus informaciją, spauskite mygtuką , pažym÷kite varnelę ir spauskite „Remove Selected“
- Jeigu norite įtraukti informaciją apie naują kontaktinį žmogų, spauskite „Add New“.
- Jeigu norite koreguoti informaciją apie partnerį, prie konkretaus partnerio spauskite
mygtuką
- Atlikus keitimus, duomenis išsaugokite paspaudę „Save“.
9
II.1.4 „PARTICIPANTS“ - informacija apie projekto dalyvius (11 pav.)
11 pav.
Informaciją apie dalyvius galite koreguoti:
- Jeigu norite pateikti informaciją apie naują dalyvį, spauskite „Add New“.
- Jeigu norite ištrinti įvestą dalyvį, pažymite varnelę prie atitinkamo dalyvio ir spauskite „Remove Selected“ (10 pav.).
- Jeigu norite koreguoti informaciją apie dalyvį, prie konkretaus dalyvio spauskite mygtuką
(11 pav.).
- Atlikus keitimus, duomenis išsaugokite paspaudę „Save“. (12 pav.)
12 pav.
10
II.1.5 „MOBILITY EXPERIENCES “ - informacija apie vizitus.
Svarbu! Prieš pateikiant informaciją apie vizitus (angl. Mobility Experiences), būtina į „Mobility
Tool“ sistemą įvesti informaciją bent apie vieną dalyvį. Informaciją apie vizitus galite koreguoti:
- Nor÷dami pateikti informaciją apie naują vizitą įrankių juostoje pasirinkite „Mobility Experiences“, spauskite „New Mobility Experience“ (13 pav.).
13 pav.
- Pateikite informaciją apie vizitą užpildydami visus septynis 14 pav. parodytus laukelius.
14 pav.
11
Svarbu! Kadangi mobilumo projektams kelionei ir pragyvenimui skiriama vienkartin÷ išmoka (angl. „Lump sum“), visą skirtą sumą būtina suvesti į pragyvenimo „Subsistance“ laukelį. „Travel Costs“ laukelyje turi būti 0!
Atkreipkite d÷mesį į pateikiamą informaciją apie siunčiančiąją bei priimančiąją šalį ir išvykimo bei grįžimo datas. Vizito trukmę (angl. Duration in weeks and days) sistema suskaičiuoja automatiškai – šiuose laukeliuose nieko vesti nereikia.
- Nepamirškite išsaugoti paspausdami „Save“.
II.1.6 „BUDGET“ – projekto biudžetas ir jo pateikim as galutin÷je ataskaitoje
Dalyje „Budget“ yra pateikiami visi duomenys apie panaudotą projekto dotaciją. Biudžeto lentel÷s
„Mobility tool“ sistemoje pildomos taip:
1. Pragyvenimui (kelionei, pragyvenimui ir draudimui) skirtos l÷šos suvedamos įrankių juostos dalyje „Mobility Experiences“. Kiekvienam dalyviui atskirai surašomos jam panaudotos pragyveno l÷šos. Ši informacija automatiškai bus perkelta į „Budget“ dalį.
Svarbu! „Travel Costs“ dalis turi būti tuščia! Visą skirtą vienkartinę išmoką mobilumui įveskite „Subsistence“ dalyje.
2. Administravimui („Mobility Organisation and Management“) ir dalyvių parengimui („Pedagogical, Linguistic and Cultural Preparation“) skirtas l÷šas suveskite įrankių juostoje pasirinkę dalį „Budget“ (21 pav.):
- Administravimui skirtas l÷šas (visą sumą) reikia įrašyti ranka stulpelio „Total Budget“ pirmoje eilut÷je. Išsaugokite paspausdami „Save“.
- Parengimui skirtas l÷šas nurodykite „Pedagogical Linguistic and Cultural Preparation“ , esančio stulpelio „Total Budget“ antroje eilut÷je (21 pav.).
21 pav.
- Kiekvieno dalyvio parengimui skirtas l÷šas įvesite paspaudę dalyvio vardą arba pavardę (22 pav.)
12
22 pav.
- Skiltyje „Total“ įveskite dalyvio parengimui skirtą sumą (23 pav.).
23 pav.
3. Suvedę visų dalyvių parengimui skirtas l÷šas (20 pav.) skiltyje „Total Budget“ matysite bendrą parengimui skirtą biudžetą.
4. Pasitikrinkite, ar sutampa „Total Budget“ ir „Approved Budget“. „Approved Budget“ - tai dotacijos sutartyje patvirtintas projekto biudžetas, o „Total budget“ - paskaičiuojamas Mobility Tool sistemoje suvedus visus duomenis. „Total budget“ negali viršyti sutartyje patvirtinto biudžeto. Jei „Mobility tool“ sistemoje suvestas biudžetas didesnis nei skirta dotacija sutartyje, lentel÷je „Total Budget“ bus pažym÷tas raudonai, kaip klaida.
D÷mesio! Net jei projekto įgyvendinimo metu buvo panaudota daugiau l÷šų nei skirta dotacija, „Mobility tool“ sistemoje prašome pateikti l÷šas tik skirtos dotacijos ribose.
II.1.7 „UPDATES AND REPORTS“ - galutin ÷s ataskaitos rengimas ir pateikimas
Kaip parengti galutinę ataskaitą?
Tik pateikę „Mobility tool“ sistemoje visus duomenis apie projekto dalyvius, partnerius, vizitus bei panaudotą dotaciją, galite pildyti galutinę ataskaitą. Atliekami tokie veiksmai:
1. Įrankių juostoje pasirinkite „Updates and Reports“. Atsidariusiame langelyje matysite suvestų dalyvių bei patvirtintų dalyvių ataskaitų skaičių (24 pav.).
24 pav.
2. Paspaudę „Prepare New Report“ sugeneruosite galutin÷s ataskaitos formą PDF formatu.
3. Išsaugokite ją savo kompiuteryje.
4. Paspaudus mygtuką „Validate“ (liet. patvirtinti) sužinosite ar visi ataskaitos privalomi laikai užpildyti. Neužpildyti ataskaitos laukai bus pažym÷ti.
5. Baigę pildyti ataskaitą ją pateikite elektroniniu būdu spausdami mygtuką „Submit online“ (liet. pateikti tiesiogiai prisijungus). Šiam žingsniui reikalingas interneto ryšys.
6. Tik tada, kai pateiksite ataskaitą el. būdu, ją atspausdinkite„Print form“.
7. Švietimo mainų paramos fondui pateikite popierinę ataskaitos versiją su institucijos vadovo parašu ir antspauduotą originaliu institucijos antspaudu.
13
II.2 DALYVI Ų ATASKAITOS
Visi Leonardo da Vinci programos Mobilumo projektų dalyviai privalo po stažuot÷s/vizito pildyti ataskaitą „Mobility tool“ sistemoje. Už ataskaitos formos sugeneravimą ir išsiuntimą atsakingas už projektą atsakingas asmuo dotacijos gav÷jo institucijoje. II.2.1 Dalyvių ataskaitų formų išsiuntimas dalyviams Dalyviams ataskaitos gali būti išsiųstos tik suvedus vizitus. Yra 2 išsiuntimo būdai. Pirmasis būdas, kai ataskaitos siunčiamos kiekvienam dalyviui atskirai:
1. „Mobility Experience“ dalyje prie kiekvieno dalyvio pavard÷s spauskite simbolį (15 pav.)
15 pav.
2. Atsidariusiame laukelyje spauskite mygtuką „Reports Requests“ (16 pav.). 16 pav.
3. Atsidariusiame laukelyje (17 pav.) pirmiausia pasirinkite lietuvių kalbą, įrašykite žinutę dalyviui d÷l ataskaitos pildymo ir spauskite mygtuką „Request New Report“. Nuoroda į ataskaitos formą bus išsiųsta dalyviui į jo asmeninę el. pašto d÷žutę.
14
Šiuo būdu galite išsiųsti individualius priminimus d÷l ataskaitos pildymo dalyviams, kurie v÷luoja ataskaitą pateikti.
17 pav.
Antrasis būdas, kai ataskaitos siunčiamos visiems dalyviams iš karto:
1. „Mobility Experience“ dalyje pažym÷kite „varneles“ prie visų dalyvių pavardžių (1) ir viršutiniame dešiniajame kampe spauskite „Request Report“ (2) (18 pav.)
18 pav.
2. Tolimesni žingsniai nurodyti aukščiau (žr. 17 pav.).
D÷mesio! Svarbu teisingai nurodyti dalyvio asmeninį el. pašto adresą, kur bus išsiųsta nuoroda į ataskaitą. Paspaudęs šią nuorodą dalyvis gal÷s prisijungti, užpildyti ir pateikti ataskaitą, v÷liau ją atspausdinti, pasirašyti ir perduoti projekto koordinatoriui ar kitam atsakingam asmeniui.
15
Prašome informuoti dalyvius, kad šių ataskaitų nei elektroninių nei popierinių versijų siųsti į Švietimo Manių paramos fondą nereikia. Už ataskaitų užpildymo kontrolę atsakingas dotacijos gav÷jas, kuris, Fondui paprašius, tur÷s pateikti popierinių dalyvių ataskaitų kopijas. II.2.2 Kaip dalyvis turi užpildyti ir pateikti atas kaitą? Projekto koordinatoriui išsiuntus dalyviams prisijungimus prie dalyvių ataskaitų, dalyviai į savo asmenines pašto d÷žutes gaus el. laiškus iš „Mobility Tool“ sistemos su aktyviomis nuorodomis į ataskaitų formas PDF formatu. Paspaudus ant nuorodos ir atsidarius dokumentui jį reikia išsisaugoti savo kompiuteryje, užpildyti, atsakant į ataskaitos formoje pateiktus klausimus, pasitikrinti ar užpildyti visi privalomi užpildyti laukeliai paspaudžiant mygtuką „Patvirtinti“ ir pateikti, t.y. paspausti ataskaitos formos paskutiniame lape esantį mygtuką „Pateikti prisijungus tiesiogiai“ (šiam žingsniui būtinas interneto ryšys) (18 pav.). 18 pav.
S÷kmingai pateiktos ataskaitos statusas (18 pav. pažym÷ta m÷lynai) turi būti „OK“, skiltyje „ Įvykis“ rašoma „Forma pateikta“ bei ataskaitos formai suteiktas unikalus formos „hash“ kodas. Ataskaita turi būti atspausdinta tik ją pateikus tiesiogiai, pasirašyta ir atiduota dotacijos gav÷jo atsakingam asmeniui, įprastai projekto koordinatoriui. D÷mesio! Persp÷kite dalyvius, kad s÷kmingam ataskaitų atsidarymui, pildymui bei jų pateikimui būtina į kompiuterius, kuriuose pildys ataskaitas, parsisiųsti naujausią Adobe Reader programos versiją. II.2.3 Kaip patvirtinti, atmesti arba prašyti papil dyti/koreguoti dalyvio ataskaitą?
Dalyviai ataskaitas turi pildyti savarankiškai, jose turi atsispind÷ti asmenin÷ dalyvių nuomon÷ apie stažuotę, vienodo teksto ataskaitos bus neužskaitomos.
Projekto koordinatorius visas dalyvių ataskaitas turi tvirtinti, tačiau jei dalyvis ataskaitą užpild÷ nepakankamai išsamiai arba pateikęs ją nor÷tų pakoreguoti, galima ataskaitą atmesti arba paprašyti papildyti. Šiuos veiksmus galima atlikti tokiu būdu:
16
1. „Mobility experiences“ dalyje spauskite simbolį (15 pav.).
2. Spauskite mygtuką „Reports Requests“ (16 pav.). Ataskaitos, kurių statusas yra „Pending“ (liet. laukianti) yra užpildytos ir gali būti tvirtinamos, atmetamos arba pakartotinai prašoma užpildyti.
3. Paspaudę „ID“ arba „Status“ matysite konkretaus dalyvio pateiktą ataskaitą (19 pav.).
19 pav.
4. Peržiūr÷kite ataskaitą ir pasirinkite:
a. Jeigu ataskaita užpildyta tinkamai, patvirtinkite ją spausdami „Accept“ kompiuterio ekrano dešiniajame viršutiniame kampe. Jums patvirtinus ataskaitą dalyviui el. paštu automatiškai bus išsiųsta žinut÷, kad ataskaita yra patvirtinta.
b. Jeigu ataskaitą norima atmesti, spauskite „Reject“ ekrano dešiniajame viršutiniame kampe. Paspaudus „Reject“ atsiras laukelis, kuriame reikia nurodyti priežastis d÷l kurių ataskaita atmesta. Ši žinut÷ kartu su nuoroda į naują dalyvio ataskaitą bus automatiškai išsiųsta dalyviui el. paštu.
c. Jeigu manote, kad dalyvio ataskaita turi būti papildyta, spauskite „Re-Request“ Paspaudus „Re-Request“ atsiras laukelis, kuriame galite nurodyti ataskaitos trūkumus. Paspauskite „Submit“ ir dalyvis el. paštu gaus žinute su nuoroda į ataskaitos papildymą/koregavimą.
II.2.4 Kaip patikrinti dalyvio ataskaitos statusą? Jūs visada galite pasitikrinti, ar projekto dalyviai gavo nuorodą į ataskaitą el. paštu, ją atsidar÷ ir prad÷jo pildyti. „Mobility Experiences“ dalyje visų dalyvių esamus ataskaitų statusus matysite antrajame stulpelyje iš dešin÷s „Report status“ (20 pav.). 20 pav.
17
Galimi variantai:
- REQUESTED – dotacijos gav÷jas pateik÷ užklausą Mobility Tool sistemoje dalyvio ataskaitos formos parengimui.
- EMAIL NOTIFIED – išsiųsta el. žinut÷ dalyviui su nuoroda prisijungimui prie ataskaitos.
- DOWNLOADED – dalyvis parsisiunt÷ ataskaitos formą.
- SUBMITTED - dalyvis užpild÷ ir pateik÷ el. ataskaitos formą.
- PARSING – Mobility Tool sistema tikrina dalyvio pateiktą ataskaitą.
- PENDING – laukiama dotacijos gav÷jo patvirtinimo, atmetimo arba prašymo papildyti/koreguoti.
- ACCEPTED – ataskaita patvirtinta dotacijos gav÷jo.
- REJECTED – ataskaita atmesta dotacijos gav÷jo.
- INCONSISTENT DATA – išsiuntus užklausą dalyviui d÷l ataskaitos ir v÷liau pasikeitus dalyviui, vizitui ir pan., būtina siųsti naują užklausą.
- ERROR – apdorojimo klaida. Susisiekite su Švietimo mainų paramos fondo projektų koordinatoriais (www.smpf.lt) ir praneškite apie šią klaidą.
Svarbu! Rengiant galutinę projekto ataskaitą prašome vadovautis projekto dotacijos sutartimi, 2011 m. Projekto administravimo ir finansų tvarkymo vadovu bei naudoti 2011 m. projekto galutin÷s ataskaitos skiriamuosius lapus, kurie pad÷s tinkamai suformuoti ataskaitos priedus.
Visus šiuos išvardintus dokumentus rasite tinklalapyje internete http://www.smpf.lt/lt/dokumentai/.
Dešin÷je ekrano pus÷je esančioje „Dokumentų paieškoje“ prašome pasirinkti programą - „Leonardo da Vinci“, veiklos tipą bei pasirinkti - „2011 m. dotacijų gav÷jams“. Ataskaitai rengti dokumentus gal÷site parsisiųsti paspaudę ant nuorodos „2011 m. Leonardo da Vinci programos mobilumo projekto ataskaitos dokumentai“ ir „Parsisiųsk“.
KONTAKTAI PASITEIRAVIMUI
Kilus klausimams skambinkite telefonu (8 5) 249 7134 arba rašykite el. paštu Švietimo mainų paramos fondo projektų koordinator÷ms:
Kristinai Raukštienei [email protected],
Audronei Bagdonienei [email protected]
arba [email protected]
