ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN INVENTARIS BARANG BERBASIS

WEB PADA SMK NEGERI 1 KLATEN

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Agus Haryanto

10.11.4324

kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA 2014

NASKAH PUBLIKASI

ANALYSIS AND DESIGN OF WEB-BASED GOODS INVENTORY INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM

AT SMK NEGERI 1 KLATEN

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN INVENTARIS BARANG BERBASIS

WEB PADA SMK NEGERI 1 KLATEN

Agus Haryanto Heri Sismoro

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

SMK Negeri 1 Klaten as educational institutions which have school facilities and infrastructure that must be managed properly to support the implementation of the learning process, either directly or indirectly in order to achieve educational goals. Management infrastructure or so-called goods inventory at SMK Negeri 1 Klaten has not use the computerized system to manage the data item yet. All data is managed inventory manually and stored in the archives. This causes a high risk of damage and loss of inventory data. Data security is also less reliable due to the manual filing enables everyone to see inventory data without restricting access privileges. Search inventory data requires considerable time and produced less accurate information. That is the reason for the implementation of the inventory management information system in SMK Negeri 1 Klaten to help manage the inventory of goods.

The system was created using the PHP programming language and MySQL database with data collection methods, field studies, and literature in the development of information systems inventory management inventory items. This system contains the menus that focus on items such as inventory management for data search, add data, edit data, lending process, and report generation.

The results of this study is a management information system web-based inventory of goods, where the system is equipped with a feature or service that is tailored to the needs of SMK Negeri 1 Klaten. The existence of this system is expected to solve and minimize the problems contained in SMK Negeri 1 Klaten.

Keywords: system, inventory, information systems, inventory management information system

1

1. Pendahuluan

Dalam institusi pendidikan, sarana dan prasarana sekolah sangat penting.

Sarana dan prasarana berguna untuk menunjang penyelenggaraan proses belajar

mengajar, baik secara langsung maupun tidak langsung dalam suatu institusi dalam

rangka mencapai tujuan pendidikan. Sarana dan prasarana pendidikan adalah salah satu

sumber daya yang menjadi tolak ukur mutu sekolah dan perlu peningkatan terus menerus

seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang cukup canggih.

Sebagai tolok ukur mutu sekolah, sudah seharusnya jika sarana dan prasarana

sekolah mendapatkan perhatian lebih serius. Salah satu bentuk perhatian tersebut

adalah dengan adanya sebuah sistem terkomputerisasi yang mampu mengelola sarana

dan prasarana atau yang sering disebut sistem pengelolaan inventaris. Dengan adanya

sistem terkomputerisasi, pengolahan inventaris yang semula dilakukan secara manual

dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem sehingga proses memperoleh informasi

akan lebih cepat dan lebih akurat.

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat, terutama di

bidang teknologi informasi harus dimanfaatkan dengan baik sebagai sarana dalam

membantu pengelolaan data. Sistem informasi merupakan alat bantu menampilkan,

melaporkan dan memberikan informasi kepada semua pihak yang membutuhkannya.

Sistem informasi pengelolaan inventori adalah salah satu alat bantu manajemen berupa

pengelolaan data inventori dengan menggunakan komputer. Sistem ini berguna untuk

membantu proses input dan output data sehingga membantu dalam pengolahan, analisis

dan penyajian data serta mampu menyajikan informasi yang berkualitas.

Sistem yang diterapkan di SMK Negeri 1 Klaten masih menggunakan sistem

yang belum terkomputerisasi, seperti belum adanya media penyimpanan data, data

inventaris belum terintegrasi sehingga memungkinkan redudansi data, media

penyimpanan datanya masih menggunakan sistem pengarsipan dokumen sehingga

memerlukan waktu yang cukup lama dalam proses pencarian data dan belum mampu

menghasilkan informasi yang berkualitas. Data-data penting seperti data aset belum

mampu dikelola dengan baik. Pelaporan data inventaris juga kurang akurat karena data-

data yang ada kurang mampu memberikan informasi yang berkualitas.

Untuk mempermudah pengelolaan inventaris dibutuhkan suatu sistem yang

dapat membantu proses pengelolaan inventaris dengan menerapkan tertib administrasi

inventori yang ketat dalam pencatatan dari pengadaan, penyimpanan, peminjaman,

pengembalian, sampai penyusunan laporan dan rekap data. Berdasarkan latar belakang

diatas, penulis melakukan penelitian dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem

Informasi Pengelolaan Inventaris Barang Berbasis Web pada SMK Negeri 1 Klaten”.

2

2. Landasan Teori

2.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional

(dengan tugas/fungsi khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama

bertujuan untuk memenuhi suatu proses/pekerjaan tertentu. (Kusrini, 2007)

Definisi lain mengatakan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen

yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. (Hartono, 2005)

2.2 Konsep Dasar Informasi

2.1.1 Pengertian Informasi

Informasi merupakan kumpulan dari data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna

dan memiliki nilai yang lebih berarti bagi penerima. (Fatta, 2007)

Definisi lain mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data

yang telah memiliki arti. (Raymond Mc. Leod, 2007)

2.1.2 Kualitas Informasi

Menurut Jogiyanto Hartono (2005), kualitas dari suatu informasi (qualiy of

information) tergantung dari tiga hal, antara lain :

1. Akurat (Accurate)

Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias

atau menyesatkan serta jelas mencerminkan maksudnya.

2. Tepat pada Waktunya (Timeliness)

Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh

terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena

informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.

3. Relevan (Relevance)

Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

3

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat

manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar

tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Leitch & Davis, 2005)

2.4 Inventaris

Inventaris adalah suatu daftar semua fasilitas yang ada di seluruh bagian,

termasuk gedung dan isinya. Inventaris yang dibuat harus mengandung informasi yang

jelas dan mudah dimengerti dengan cepat, sehingga dapat membantu kelancaran

pekerjaan. Dengan demikian pekerjaan perawatan akan lebih mudah. Inventarisasi

adalah kegiatan melaksanakan pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan

dan pendaftaran barang inventaris/hak milik.

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Analisis Sistem

3.1.1 Identifikasi Masalah

Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja,

informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pengguna. Panduan ini

dikenal dengan analisis PIECES. (Fatta, 2007)

1. Analisis Kinerja (Performance)

Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai

sasaran. Analisis kinerja adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis

dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. (Fatta, 2007)

Parameter Hasil Analisis

a. Throughput Proses kerja untuk mengelola data inventaris

membutuhkan waktu lebih dari 1 jam. Apalagi waktu yang

dibutuhkan untuk pembuatan laporan inventaris

membutuhkan waktu antara 1 sampai 2 jam.

b. Respon time Proses pencarian data-data seperti data meja

membutuhkan waktu lebih dari 10 menit. Hal tersebut

dikarenakan pengarsipan data masih dilakukan secara

manual.

4

2. Analisis Informasi (Information)

Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Laporan-laporan yang

sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan

oleh manajemen di dalam pengambilan keputusan. (Fatta, 2007)

Parameter Hasil Analisis

a. Akurat Informasi yang tersedia kurang akurat, karena

pengarsipan masih dilakukan secara manual sehingga

kemungkinan terjadinya redudansi dan kehilangan data

cukup besar.

b. Tepat Waktu Informasi yang disajikan juga kurang tepat waktu

dikarenakan banyak data yang harus direkap untuk

menghasilkan laporan yang dibutuhkan.

c. Relevan Informasi yang disajikan juga kurang relevan dikarenakan

informasi yang disajikan tidak sesuai dengan keinginan

karena adanya kesalahan pada pembuatan laporan.

3. Analisis Ekonomi (Economy)

Analisis ekonomi adalah analisis penilaian sistem atas pengurangan dan

keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang dikembangkan. (Fatta, 2007)

Parameter Hasil Analisis

a. Biaya SMK Negeri 1 Klaten belum menggunakan sistem

informasi dalam kegiatannya, untuk mengelola inventaris

barang masih dilakukan secara manual dan disimpan

dalam bentuk arsip-arsip sehingga perlu biaya rutin

tambahan untuk membeli peralatan kantor.

b. Manfaat Jika menggunakan sistem, dalam jangka panjang akan

menghemat biaya karena tidak perlu mengeluarkan biaya

untuk pembelian peralatan kantor untuk mengelola data

akademik dan resiko kehilangan atau kerusakan data

cenderung lebih rendah dibandingkan dengan

pengarsipan manual.

5

4. Analisis Keamanan (Control)

Sistem keamanan yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan.

Selain itu sistem keamanan juga harus dapat mengamankan data dari akses yang

tidak diijinkan. (Fatta, 2007)

Parameter Hasil Analisis

a. Hak akses Pengarsipan manual memungkinkan semua warga

sekolah seperti guru, staff, kepala sekolah bahkan

penjaga sekolah dapat melihat secara langsung data-data

sekolah secara keseluruhan tanpa adanya hak akses

yang membedakan.

b. Kemanan data Keamanan kurang terjamin dan kemungkinan terjadinya

penyalahgunaan data juga cukup besar.

5. Analisis Efisiensi (Eficiency)

Efisiensi adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia.

(Fatta, 2007)

Parameter Sistem Lama

a. Penyimpanan

data

Pengarsipan data yang kurang efisien. Penyebab

masalah ini adalah pengarsipan data-data penting masih

dilakukan secara manual.

b. Waktu Pembuatan laporan juga kurang efisien karena

membutuhkan waktu yang lama.

6. Analisis Pelayanan (Service)

Analisis pelayanan adalah peningkatan pelayanan dari sistem yang dikembangkan

terhadap pengguna.

Parameter Sistem Lama

a. Kehandalan 1. Jika menggunakan sistem informasi, terjadinya

inkonsistensi data dapat diminimalisir.

2. Informasi yang disajikan juga lebih akurat.

3. Proses pencarian data dan pembuatan laporan dapat

dilakukan dengan cepat.

4. Adanya hak akses dapat mengurangi resiko

penyalahgunaan data.

6

3.2 Perancangan Sistem

3.2.1 Perancangan Proses

Dalam penelitian ini perancangan proses menggunakan Unified Modelling

Language (UML) karena aplikasi CMS yang dihasilkan nanti menggunakan pendekatan

berorientasi objek. Selain itu bahasa pemrograman yang digunakan juga telah

mendukung konsep pemrograman berorientasi objek.

UML adalah bahasa standar untuk melakukan spesifikasi, visualisasi, konstruksi,

dan dokumentasi dari komponen-komponen perangkat lunak.UML menggunakan notasi

grafis untuk menggambarkan skenario dalam bentuk model yang dapat dipahami.Model-

model yang terdapat pada UML(Unified Modelling Language). Antara lain Use Case

diagram, Activity diagram, dan Sequence diagram.

Gambar 3. 1 Use Case Diagram

7

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1 Implementasi

4.1.1 Implementasi Database

Hal pertama yang dilakukan ketika membuat basis data adalah membuat database

terlebih dahulu, seperti gambar berikut ini :

Setelah database terbuat, langkah selanjutnya adalah membuat tabel-tabel untuk

menampung data-data yang diperlukan oleh sistem informasi pengelolaan inventaris.

Berikut contoh tabel inventaris dari sistem informasi pengelolaan inventaris:

8

4.1.2 Implementasi Program

Gambar 4. 1 Halaman Home Admin

Gambar 4. 2 Halaman Form Peminjaman

9

4.2 Testing

Pengujian dengan menggunakan metode ini lebih memfokuskan pada fungsi

fungsionalitas maupun non fungsional yang bertentangan dengan struktur internal atau

kerja. Pengujian Black Box Testing lebih sering dilakukan dengan cara menginputkan

data yang valid maupun tidak valid untuk mengetahui hasil output dari sistem. Berikut

adalah hasil uji Black box testing yang telah dilakukan :

Berikut ini contoh pengujian sistem pada halaman admin

No Nama Menu Jenis Unit yang di Tes Hasil Tes

1 Login Administrator Proses login Sukses

2 Menu pegawai Proses tambah, edit, dan

hapus Sukses

3 Menu peminjam Proses tambah, edit, hapus,

dan cari. Sukses

4 Menu kode barang Proses tambah, edit, hapus,

cari, upload, dan download Sukses

5 Menu Lokasi Proses tambah, edit, hapus,

cari, upload, dan download Sukses

6 Menu data asset

terverifikasi

Proses tambah, edit, hapus,

cari, upload, dan download Sukses

7 Menu inventaris Proses tambah, edit, hapus,

cari, upload, dan download Sukses

8 Menu barang keluar Proses cari dan download Sukses

9 Menu peminjaman Proses input peminjaman Sukses

10 Menu pengembalian Proses input pengembalian Sukses

10

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan uraian materi serta dengan selesainya penyusuan

skripsi dan pembuatan sistem informasi pengelolan inventaris barang ini maka dapat

kesimpulan sebagai berikut:

1. Untuk membantu SMK Negeri 1 Klaten dalam pengelolaan inventaris adalah

dengan pengadaan Sistem Informasi Pengelolaan Inventaris Barang.

2. Dengan adanya Sistem Informasi Pengelolaan Inventaris Barang di SMK Negeri

1 Klaten memudahkan dalam pencarian data barang, memperkecil kemungkinan

hilangnya data, dan mempercepat proses pembuatan laporan.

5.2 Saran

Penulisan skripsi ini tentu terdapat banyak kekurangan, yang mungkin dapat

disempurnakan lagi pada penelitian-penelitian berikutnya. Maka agar sistem ini dapat

lebih sempurna lagi, pengembangan sistem ini disarankan agar menciptakan sebuah

sistem yang lebih kompleks, sehingga mampu menciptakan sebuah sistem yang lebih

efektif dan efisien.

1. Implementasi sistem informasi pengelolaan inventaris tidak hanya pada satu

komputer (stand alone) tetapi dapat diimplementasikan di beberapa komputer

secara client-server.

2. Sistem ini dapat dikembangkan dengan dapat diakses melalui online jika dari

pihak sekolah menginginkan sistem informasi inventaris dapat diakses secara

online

3. Interface sistem informasi akademik dapat diperbaiki lagi agar lebih mudah

digunakan dan lebih menarik.

4. Pemeliharaan data dengan cara back-up secara berkala juga sangat perlu

dilakukan untuk mengantisipasi segala kemungkinan yang dapat mengganggu

kinerja sistemterhadap para karyawan.

5. Pegembangan pembayaran online melalui master card ataupun visa sehingga

tamu tidak perlu di repotkan lagi dalam pembayaranmembangun sangat

bermanfaat bagi penulis demi keperluan pengembangan dan memperbaiki

kelemahan sistem

11

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset.

Arief, M. Rudiyanto. 2011. Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL.

Yogyakarta : Andi Offset.

Hermawan, Julius. 2005. Analisa Desain & Pemrograman Berorientasi Obyek dengan

UML dan Visual Basic.NET. Jakarta : Andi Offset.

Jogiyanto HM .1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan TerstukturTeori

dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset.

Kristanto, Andri. 2007. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Klaten: Gava

Media

Kusrini. 2006. Strategi Perancangandan Pengolahan Data Base, Yogyakarta : Andi

Offset.

McLeod, R. 1996. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT Prenhallindo.

Nugroho, Adi.2009. Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML dan Java.

Yogyakarta: Andi Offset.

Saputra, Agus . 2012. CSS3 Panduan Praktis Dan Trik Jitu. Bandung : Jasakom.

Sidik, Betha.2012. Framework CodeIgniter. Bandung: Informatika

Utami, Ema dan Sukrisno. 2008. Mengoptimalkan Query pada Ms SQL Server.

Yogyakarta : Andi Offset.