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ANLISIS DEL COSTO DEL CICLO DE VIDA
Por: Carlos Mario Prez
INTRODUCCIN
Los costos de adquisicin o compra son ampliamente usados como
criterios principales (y algunas
veces nicos) en la compra de equipos o seleccin de sistemas; sin
embargo, se dejan de lado otros
costos que incluso pueden representar valores ms altos. Estos
otros costos se presentan durante la
operacin del activo.
El anlisis del costo del ciclo de vida es utilizado para
demostrar que se pueden lograr ahorros
sustanciales en los procesos de definicin de inversiones,
suficientes de por s para justificar mejores
opciones, aunque el valor de compra sea mayor; adems de permitir
elegir entre mltiples opciones la
mejor, en cuanto a la relacin costobeneficio o costo -
efectividad.
El anlisis del costo del ciclo de vida no slo tiene en cuenta el
costo de adquisicin; por el contrario,
plantea otras situaciones tales como: costos de mantenimiento,
costos de operacin, costos de
instalacin, costos ambientales y gastos de eliminacin, adems de
costos imprevistos. Slo teniendo
en cuenta estos factores es posible obtener resultados eficaces
del anlisis.
El anlisis de costo del ciclo de vida es tambin una herramienta
de reduccin de riesgos e
incertidumbre, pues de realizarse un estudio concienzudo de las
diferentes opciones que se tienen a la
hora de reparar, reponer o adquirir un activo, pueden preverse
muchas situaciones inherentes a la
tenencia del activo, incluso, adelantarse a hechos futuros para
prevenirlos y tener estrategias
alternativas como un plan b para aminorar el impacto
negativo.
A pesar de que la compra, reposicin o reparacin global adecuada
de activos, son temas de suma
importancia para las empresas, de manera desafortunada a la hora
de tomar decisiones en busca de
efectividad y economa muchas veces la planeacin y ejecucin de
proyectos de inversin no son
realizados de forma adecuada, y, en ocasiones, la direccin de la
empresa o el rea de mantenimiento
eligen opciones que a largo plazo no traen los mejores
beneficios y, por el contrario, generan ms
gastos, perjuicios e incluso prdidas en dinero y en tiempo.
Al hablar de anlisis de costo de ciclo de vida surgen varios
trminos y conceptos que tienen su propio
significado por separado. Es fundamental conocer cada uno, con
el fin de poder entender su impacto
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en un proceso en el que se usan de manera agrupada.
Especficamente, el trmino CICLO DE VIDA, tiene que ser definido
y puesto a consideracin para
entender y comprender la importancia que tiene el anlisis de los
costos de un activo durante su ciclo de
vida.
Los activos fsicos, equipos, sistemas productivos y de servicio,
tambin conocidos como mquinas, son
adquiridos para cumplir unas funciones ligadas con la actividad
econmica y social de la empresa; es
decir, deben ser efectivos al cumplir los objetivos trazados.
Sin embargo, estos activos estn sometidos
a condiciones de desgaste, envejecimiento, y en cualquier
momento fallan y pueden llegar a ser
obsoletos o ineficientes, lo cual se resume en que no son
confiables.
A pesar de los mejores procesos de elaboracin y las mejores
prcticas de puesta en marcha, operacin
y mantenimiento, van a ocurrir fallas y tendrn que ser
prevenidas, detectadas y corregidas. Adems,
todos los activos son concebidos para durar un tiempo
establecido, segn los fabricantes, que puede
variar de acuerdo al equipo y al contexto en el cual
funciona.
Por tanto, las decisiones deben tener en cuenta lo que ha
ocurrido y lo que razonablemente puede llegar
a ocurrir, considerando cmo ha sido el funcionamiento de activos
del mismo tipo o similares, en
contextos iguales; cul ha sido su comportamiento, cmo se han
manejado temas tales como: tipo de
mantenimiento aplicado a los mismos, calidad y naturaleza de
materias primas, ubicacin geogrfica,
clima organizacional, entre otros.
El anlisis del costo del ciclo de vida es una metodologa de
anlisis fundamental, destinado a mejorar la
toma de decisiones al momento que un activo deba ser
reemplazado, y a estudiar si la mejor opcin es
repararlo, mantenerlo o definitivamente es requerida una
inversin para su reemplazo.
A lo largo de este artculo se explicarn trminos que contribuyen
al mejor entendimiento de lo que es el
ciclo de vida, cules son sus componentes, cules los pasos para
llevar a cabo un anlisis efectivo, sus
beneficios y limitaciones.
Ejemplos, textos e informacin, dados a continuacin no requieren
conocimientos gerenciales o de
mantenimiento ms all de los requeridos a un responsable de
gestionar activos en cualquiera de sus
etapas; este texto est diseado como una herramienta de fcil uso,
precisa y rigurosamente pensada
con el fin de aportar no slo a profesionales y expertos en el
rea, sino a aquellos interesados en
aprender y llevar las mejores prcticas a sus empresas.
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HISTORIA DEL ANLISIS DEL COSTO DEL CICLO DE VIDA
En la dcada de los 60, en Estados Unidos, cuando se hizo
evidente la limitacin y escasez de materias
primas y recursos energticos, se despert el inters por encontrar
las maneras de ahorrar recursos
econmicos, ambientales y naturales, y se proyect su consumo en
el futuro.
En 1969 los investigadores iniciaron un estudio interno de la
Compaa Coca-Cola, que sent las
bases para establecer los mtodos actuales de anlisis de
inventario del ciclo de vida.
El estudio compar distintos contenedores de bebidas para
determinar cul tuvo la menor cantidad de
emisiones al medio ambiente y cul afect menos el suministro de
los recursos naturales. Se
cuantificaron materias primas y combustibles utilizados por cada
contenedor, junto a las cargas
ambientales de los procesos de fabricacin.
Entre tanto, un mtodo similar era desarrollado en Europa, que ms
tarde sera conocido como
Ecobalance. En 1972, en el Reino Unido, Ian Boustead calcul el
total de energa utilizada en la
produccin de diversos tipos de envases de bebidas, incluyendo
vidrio, plstico, acero y aluminio.
En los siguientes aos Boustead consolid su metodologa para que
fuera aplicable a una variedad de
materiales, y en 1979 public el Manual de Anlisis de Energa
Industrial.
Despus, el inters que se suscit fue disminuyendo paulatinamente
hasta casi desaparecer; sin
embargo, el anlisis del ciclo de vida resurgi con el concepto de
costos de ciclo de vida, historia que se
remonta a la dcada de los 70, entre 1976 y 1977.
En el Departamento de Defensa de Estados Unidos, quienes antes
tenan en cuenta para sus anlisis
solamente los costos de adquisicin de sus activos, empezaron a
percatarse de mltiples costos y del
dinero que se inverta en la operacin de estos activos:
mantenimiento, reparaciones, anlisis, entre
otros.
A partir de este momento se a tomaron en cuenta otros costos, y
advirtieron que el activo durante su
ciclo de vida requiere inversin de dinero para su buen
funcionamiento; de all surgi el anlisis de
costos del ciclo de vida LCC (Lifecycle Cost Analysis), como
comnmente es conocido por sus siglas en
ingls.
Luego de empezar a utilizarse este anlisis, se dej de lado el
design to cost, que slo tena en cuenta
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el valor inicial de compra de activos, y a partir de entonces el
Departamento de Defensa de Estados
Unidos convirti el anlisis de costos de ciclo de vida en una
exigencia para las solicitudes de oferta.
En 2002, las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA por
sus siglas en ingls) se uni a la
Sociedad de Toxicologa y Qumica Ambiental (SETAC por sus siglas
en ingls) para lanzar la Iniciativa
del Ciclo de Vida como asociacin internacional.
La iniciativa cuenta con tres programas, cuyo objetivo es poner
el pensamiento de ciclo de vida en
prctica y mejorar las herramientas de apoyo a travs de mejores
datos e indicadores. Ellos son:
El programa Life Cycle Management (LCM por sus siglas en ingls).
Crea conciencia y
mejora las habilidades de toma de decisiones mediante la
produccin de materiales de
informacin y el establecimiento de foros para compartir las
mejores prcticas y llevar a
cabo programas de capacitacin en todas partes del mundo.
Life Cycle Inventory program (LCI). Programa Inventario del
Ciclo de Vida (ICV): El
programa ICV busca mejorar el acceso a la informacin
transparente y de alta calidad,
facilitando el intercambio entre grupos de expertos, cuyos
resultados permiten establecer
sistemas de informacin.
Life Cycle Impact Assessment program (LCIA). El programa Ciclo
de Vida de Evaluacin de
Impacto (LCIA): Aumenta el alcance y la calidad global de los
indicadores del ciclo de vida,
promoviendo el intercambio de opiniones entre expertos, cuyo
trabajo da lugar a una serie
de recomendaciones ampliamente aceptadas.
CONCEPTOS BSICOS Y DEFINICIONES
DEFINICIN DE ANLISIS DE COSTO DE CICLO DE VIDA
El anlisis del costo de ciclo de vida es el proceso sistemtico y
analtico mediante el cual se evalan
cursos de accin alternativos al inicio de un proyecto, con el
objetivo de seleccionar la mejor alternativa
para emplear los recursos de la empresa, sean estos escasos o
no. Los cursos de accin son para toda
la vida del proyecto y no por un lapso arbitrario.
El anlisis del costo del ciclo de vida es adems una herramienta
administrativa que puede ayudar a
minimizar el desgaste y a maximizar la eficiencia energtica,
puesto que el consumo de energa es uno
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de los costos ms altos. Esta herramienta de anlisis sirve al
diseador de la instalacin o al
administrador para hacer una comparacin razonable entre
soluciones alternas, al interior de los lmites
de la informacin disponible. Para esto debe tenerse en cuenta
que los sistemas tienen vidas diferentes
y algunos costos sern gastos o inversiones en los que se tiene
que incurrir al principio, mientras que en
otros se incurrir en ocasiones diferentes a lo largo del ciclo
de vida.
Cuando este anlisis es usado como herramienta de comparacin en
un posible diseo o entre
alternativas de reparacin general, mostrar la solucin ms
costoefectiva y ms costoeficiente, pues
por medio de un anlisis se puede identificar una opcin
atractiva, econmica, que ayude a ahorrar,
economizar, y a generar menor impacto ambiental.
El anlisis del costo de ciclo de vida no se preocupa por
determinar la viabilidad financiera de un
proyecto; slo en determinar las diferencias entre alternativas
que compiten y en establecer cules
coinciden con los objetivos del negocio.
Este es un proceso matemtico por s mismo; por tanto, si se
utiliza informacin imprecisa o incorrecta el
resultado tambin ser impreciso, lo cual acarrear consecuencias
tales como prdidas, mala
planeacin, toma de decisiones equivocadas, mayor cantidad de
paros y fallas, con periodos de tiempo
ms frecuentes.
En trminos matemticos, el costo del ciclo de vida es la
sumatoria de cada uno de los costos que
intervienen durante la vida del activo, sean stos directos o
indirectos.
En los costos, durante el ciclo de vida de un activo, pueden
existir valores que se desconozcan, ya que
son en general valores futuros; para conocer stos, o mejor, para
realizar un estudio ms aproximado a
la realidad, quienes llevan a cabo el anlisis de los costos del
ciclo de vida deben obtener informacin
histrica de los antecedentes de un activo similar, el total de
costos que ste tuvo, el porcentaje anual
de incremento en los valores, el nmero de veces que se le realiz
mantenimiento, el total de fallas,
reparaciones, etc.
As que todos los valores deben convertirse a valores presentes
para realizar la operacin y obtener el
ms fiel resultado, con mayor aproximacin y menor margen de
incertidumbre posible. Un paso
importante a la hora de elaborar el anlisis de costos del ciclo
de vida de un activo, pues a partir de una
razonable previsin es posible, por tanto, alcanzar una buena
decisin.
El anlisis de costo del ciclo de vida tiene dos posibilidades de
aplicacin, de ser implementado: una es
para adquirir o instalar un nuevo activo, y, la otra, para
aplicar el anlisis sobre activos existentes.
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Cuando el anlisis se efecta para elegir la primera opcin
(adquisicin), se realiza con el fin de
determinar cul es la mejor opcin a la hora de adquirir un
activo, y cules las caractersticas que mejor
se articulan a las necesidades que tiene la empresa de hallar la
optima relacin entre costo, beneficio y
eficiencia. Mientras que un anlisis por reemplazo lo que
pretende es determinar la opcin preferible
entre deshacerse por completo del equipo, repararlo, cambiarlo
cuando falle o repararlo cuando esto
ltimo ocurra.
CONCEPTOS DE COSTOS GENERALES
a. Compra: Obtencin de algn producto o servicio, a cambio de
algo de valor, generalmente
dinero.
b. Costo: Precio pagado o solicitado para la adquisicin de
bienes o servicios. Precio o gasto
de elaboracin de un producto. Un costo es un valor que se paga
por la recepcin de un
bien o por la prestacin de un servicio; como tal es una
comparacin con una unidad patrn
monetaria de reconocida aceptacin para ser admitida como unidad
de intercambio o
trueque; y la condicin de costoso, caro, barato, ptimo o
inapropiado, est directamente
relacionada con la satisfaccin que proporciona lo recibido o
comprado.
Los niveles de aceptacin, por lo tanto, estn asociados a
criterios como respaldo, prestigio,
disponibilidad, confiabilidad, amabilidad, oportunidad.
Esto explica por qu algunos aparentemente pagan mucho por poco y
slo compran
marcas, y otros son efectivos en el costo. Todas estas
expresiones ilustran por qu
existen diferentes opciones y diferentes posibilidades con
diferentes niveles de satisfaccin
y costo.
c. Gasto: Desembolso monetario que tiene como contrapartida una
contraprestacin en
bienes o servicios, la cual contribuye al proceso operativo.
En el momento en que se origina un gasto se produce, por tanto,
una doble circulacin
econmica: Por un lado sale dinero y por otro entran bienes y
servicios, con los cuales se
podrn obtener unos ingresos derivados de la actividad econmica,
y as es cmo se
consigue recuperar los desembolsos originales. El gasto puede
afectar nicamente el
perodo en que se origina (gasto corriente) o afectar varios
perodos (gasto amortizable).
Es importante diferenciar entre gasto y pago; as, el gasto no
siempre se produce a la vez
que el flujo monetario (pago anticipado o diferido), ni el pago
se produce siempre por un
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gasto, sino que puede deberse a cualquier otra transaccin
econmica.
d. Costo fijo: Costo que no se modifica en funcin del nivel de
operacin; por ejemplo:
alquileres, depreciacin y los sueldos base de trabajadores,
entre otros. Es el costo
requerido para mantener en funcionamiento un negocio; est
compuesto por elementos que
permanecen constantes, sin importar el nmero de unidades
producidas o servicios
atendidos; contina an cuando la operacin sea suspendida de
manera total y es difcil de
modificar a corto plazo.
El costo fijo promedio es el costo total de los costos fijos
dividido por el nmero de unidades
producidas o servicios atendidos.
Generalmente, es ms alto en las primeras unidades o servicios y
disminuye al aumentar el
volumen, debido a factores tales como descuentos por volumen en
las materias primas, a la
atomizacin del uso de consumibles y al uso ms productivo de la
mano de obra.
e. Costo promedio: Promedio del costo de todas las entradas de
un elemento o artculo en un
periodo de tiempo.
f. Costo total: Es la suma de los costos fijos totales, ms los
costos variables totales, en
relacin con una determinada cantidad producida o servicios
atendidos.
g. Costo unitario: Cantidad de dinero que cuesta la unidad de un
elemento o artculo.
h. Costo variable: Aquel en que se incurre para elaborar un
producto o para la prestacin de
un servicio de acuerdo a la demanda y cantidad atendida o
producida; cuando hay un cese
en las actividades tericamente todos los costos variables
desaparecen. El costo variable
promedio es el costo variable total dividido por el nmero de
unidades producidas o
servicios atendidos equivalentes.
i. Costo absorbente: Resulta del proceso de incluir en el costo
del producto todos los costos
de la funcin productiva, independientemente de su comportamiento
fijo o variable. As, los
elementos que forman el costeo de un artculo bajo este sistema
son: materia prima,
servicios auxiliares, mano de obra, depreciacin, mantenimiento y
otros gastos directos;
adems, se integran los gastos indirectos y los gastos
corporativos.
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j. Inversin: Colocacin de fondos en un proyecto (de explotacin,
financiero, entre otros)
con la intencin de obtener un beneficio en el futuro; tambin se
puede expresar como una
colocacin de dinero en una operacin financiera o proyecto con el
fin de obtener una
rentabilidad futura.
k. Precio: Valoracin de un bien o servicio en unidades
monetarias o en otro instrumento
equivalente de cambio. El precio puede ser fijado libremente por
el mercado en funcin de
la oferta y la demanda, o, por el contrario, ser fijado por las
autoridades, en cuyo caso se
tratara de un precio controlado, o poltico.
l. Valor: Equivalencia de una moneda con respecto a otra o con
respecto a un patrn tomado
como referencia. Este trmino puede definirse desde dos puntos de
vista: como grado de
utilidad proporcionada por un bien o servicio para la
satisfaccin de necesidades (valor de
uso), y como cantidad de otro bien (puede ser en dinero) que hay
que entregar para poder
disfrutar de dicho bien o servicio (valor de cambio).
CONCEPTOS CONTABLES Y FINANCIEROS
a. Costo depreciado: Porcentaje de valor que contablemente
pierde un elemento o artculo
(slo aplica a elementos depreciables) en cada periodo de
tiempo.
b. Depreciacin: Entrada de dinero no efectivo que permite a una
empresa distribuir el costo
de un activo a travs de su vida til.
c. Costo despus de depreciacin: Valor contable que queda en
libros, despus de haberse
aplicado la depreciacin en un periodo.
d. Costos diferidos: Los costos son aplicados en el perodo en
que son causados y pueden
diferirse en el tiempo de acuerdo a polticas empresariales; no
obstante, desde el punto de
vista de gestin de mantenimiento deben analizarse los costos en
el momento en que
realmente fueron cargados a un equipo.
El objetivo de diferir es netamente contable, con el propsito de
no afectar los costos de
operacin en un perodo de determinado tiempo.
e. Costo marginal: Incremento o disminucin del costo de operacin
como consecuencia,
respectivamente, de la mayor o menor elaboracin o prestacin de
una unidad de producto
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o servicio. En la prctica se identifica como el costo de la
ltima unidad producida.
f. Costo de oportunidad: Son los beneficios econmicos perdidos
por no dar a un activo o a
una herramienta un uso ms lucrativo.
g. Costo de reposicin: Es el costo de reponer activos y
herramientas que realmente se
emplean en labores de mantenimiento.
COSTOS ASOCIADOS AL CICLO DE VIDA
a. Costo de adquisicin: Son costos en los que se incurre para
obtener un activo.
b. Costo de licitacin: Comprende el costo de la mano de obra y
de los materiales para la
obtencin e impresin de pliegos, documentos habilitantes, envo de
muestras, fletes de
transporte, entre otros. Est incluido dentro del costo de
adquisicin.
c. Costo de instalacin: Conocidos como costos preoperativos; se
definen como gastos que
realiza la organizacin previos a la puesta en funcionamiento y
operacin de un activo.
d. Costo de operacin: Son los costos necesarios para mantener en
operacin el activo; se
pueden hacer varias clasificaciones; inicialmente, se menciona
la divisin entre fijos y
variables. Puede incluir adems la adquisicin de elementos cuya
funcin y objetivos estn
ligados al buen funcionamiento del activo.
e. Costo de interventora: Incluye el costo del personal
profesional y tcnico, prestaciones
sociales, costos indirectos del interventor, tales como
desplazamiento, viticos, toma de
muestras, realizacin de pruebas, entre otras.
f. Costo del primer inventario de repuestos: Es el costo de
asegurar un inventario
confiable, completo y con especificaciones correctas.
g. Costo de definir la estrategia de mantenimiento: El costo de
disponer del personal para
definir la estrategia de mantenimiento bajo la metodologa que se
haya definido.
h. Costo de la energa: Es el costo que relaciona el consumo de
energa requerido para el
funcionamiento del activo, ya sea elctrica o proveniente de un
combustible.
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i. Costo de mantenimiento: Son los costos de definir
estrategias, decidir, planear,
programar, documentar y realizar acciones para garantizar que
los activos cumplan sus
funciones.
j. Costos ambientales: Aquellos en los que se incurre debido a
que existe o puede existir
una calidad ambiental deficiente. Estos costos estn asociados
con la creacin, la
deteccin, la remediacin y la prevencin de la degradacin
ambiental.
k. Costo de dar de baja el equipo: Costo de tener que disponer
del equipo o activo al
hacerse obsoleto.
l. Costo de tiempos perdidos: Costos o prdidas que ocurren por
improductividad, y,
adems, puede incluir la afectacin a terceros.
CONSIDERACIONES FINANCIERAS PARA EL ANLISIS DEL COSTO DE
CICLO DE VIDA
a. Costos iniciales: Son todos los costos incurridos con
anterioridad a la utilizacin del activo.
b. Costos futuros: Costos en los que se incurre durante la
utilizacin del activo.
c. Perodo de estudio: Lapso de tiempo durante el cual los costos
de inversin, operacin y
dar de baja, van a ser estudiados.
Este periodo puede comprender de 5 a 50 aos, segn las
preferencias y objetivos de la
empresa, el ciclo de vida supuesto y la estabilidad del programa
del usuario.
La extensin del periodo de estudio es con frecuencia un reflejo
de la vida propuesta de
instalacin, siendo el primero un poco ms corto.
Algunas compaas dividen el periodo de estudio en dos fases:
Periodo de planeacin y construccin: Es el lapso de tiempo entre
el inicio del
estudio y la puesta en funcionamiento del activo.
Periodo de servicio: Lapso de tiempo que transcurre entre la
puesta en marcha
del activo y el final del estudio.
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d. Tasa de descuento: Tasa de inters que refleja el valor del
dinero en el tiempo del
inversionista. Es utilizada para convertir costos que ocurren en
pocas diferentes a costos
equivalentes en un punto de tiempo determinado. A veces se
utiliza la tasa de descuento
como sinnimo de aquella tasa que se utiliza para evaluar un
proyecto de inversin.
En una situacin de equilibrio, de competencia perfecta, la tasa
de descuento ser igual a la
tasa de inters de mercado, que representa la mejor tasa de
rentabilidad alternativa que
puede obtener el inversionista.
La tasa de descuento se utiliza para actualizar flujos de
ingresos y costos futuros del
proyecto de inversin, con el fin de expresar el valor monetario
de esos flujos en pesos de
un perodo determinado.
La tasa de descuento refleja la oportunidad perdida de gastar o
invertir en el presente, por lo
que tambin se conoce como costo o tasa de oportunidad.
Su operacin consiste en aplicar en forma contraria el concepto
de tasa compuesta. Es
decir, si a futuro la tasa de inters compuesta capitaliza el
monto de intereses de una
inversin presente, la tasa de descuento revierte dicha operacin.
En otras palabras, esta
tasa se encarga de descontar el monto capitalizado de intereses
del total de ingresos
percibidos en el futuro.
Una tasa de descuento que tenga en cuenta la inflacin, se llama
tasa de descuento
nominal, y la que excluye la inflacin, se le conoce como tasa de
descuento real.
e. Monedas constantes: Se definen como valores de poder
adquisitivo uniforme, atados a un
ao de referencia y exclusivo de un precio general de
depreciacin, de inflacin o de
deflacin. Cuando se usa la tasa de descuento real en los clculos
de valor presente, los
costos deben ser expresados en valores (dlares, pesos, euros,
etc.) constantes. De lo
contrario, al usar la tasa de descuento nominal en clculos de
valor presente, los costos
deben ser expresados en valores corrientes. As como las tasas de
descuento pueden ser
definidas como reales o nominales, ocurre lo mismo con los
valores.
f. Valor presente: Es el valor equivalente en el tiempo del
valor de flujo de caja en el pasado,
presente o futuro, tal como en el principio del ao base.
El Valor presente neto (VPN) es el mtodo ms conocido a la hora
de evaluar proyectos de
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inversin a largo plazo. El valor presente neto permite
determinar si una inversin cumple
con el objetivo bsico financiero: MAXIMIZAR la inversin. Es
necesario tener en cuenta
que el valor presente neto depende de las siguientes variables:
la inversin inicial previa, las
inversiones durante la operacin, los flujos netos de efectivo,
la tasa de descuento y el
nmero de periodos que dure el proyecto.
El clculo usa la tasa de descuento y el tiempo en que un costo
fue o ser incurrido para
establecer el valor presente del costo en el ao base del periodo
de estudio. Ya que la
mayora de costos iniciales ocurren durante el ao base, no hay
necesidad de calcular el
valor presente neto de ellos.
La determinacin del valor presente de los costos futuros es
dependiente del tiempo. Con el
clculo del VPN se obtiene un equilibrio que permite sumar costos
iniciales con costos
futuros.
Para determinar el valor presente de costos nicos futuros se
debe utilizar la frmula
indicada a continuacin:
Donde:
VPN: Valor presente neto.
At: Cantidad de costo nico en el tiempo.
d: Tasa de descuento real.
t: Tiempo (expresado como nmero de aos).
Para determinar el valor de costos recurrentes futuros se debe
utilizar la siguiente frmula:
Donde:
VPN: Valor presente.
Ao: Cantidad de costo recurrente.
d: Tasa de descuento real.
t: Tiempo (expresado como nmero de aos).
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g. Tasa de inters: Una tasa de inters es la tasa de ganancia
recibida de un inversionista y
se determina por el mercado derivado de la oferta y la demanda.
La ganancia econmica
obtenida por el uso del dinero le otorga a ste su valor.
El valor del dinero en forma de tasa de inters es muy importante
en situaciones que
involucran flujos de dinero a travs del tiempo.
El inters tiene dos perspectivas: puede ser la cantidad de
dinero recibida como resultado
de una inversin, o la cantidad de dinero pagado como resultado
de un prstamo. Un
inters pagado es un costo.
h. Inters simple: Tipo de inters que se calcula siempre sobre el
capital inicial, sin
capitalizacin de los intereses; de esta manera los intereses
generados no se incluyen en el
clculo futuro de los intereses, y el capital permanece fijo.
El inters simple, por no capitalizar intereses, resulta siempre
menor al inters compuesto,
puesto que la base para su clculo permanece constante en el
tiempo, a diferencia del
inters compuesto en que se incrementa.
El inters simple es de poco o nulo uso en el sector financiero
formal, pues ste opera bajo
la modalidad de inters compuesto. El inters simple es utilizado
por el sistema financiero
informal, por prestamistas particulares y prenderas.
Veamos un ejemplo sencillo de aplicacin del inters simple:
Capital: $30,000,000
Inters: 8% mensual
Periodos:12 meses
Rendimiento mensual = ($30,000,000 * 0.08) = $2,400,000
Por ser constante el rendimiento anual es = ($2,400,000 *
12)=$28,800,000
i. Inters compuesto: Aquel inters que al ser liquidado se
acumula al capital (capitalizacin
del inters), por lo que en la siguiente liquidacin el inters
anterior forma parte del capital o
base del clculo del nuevo inters.
Este sistema, al capitalizar los intereses, hace que el valor
que se pague por concepto de
intereses se incremente mes a mes, puesto que la base para el
clculo del inters se
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incrementa cada vez que se liquidan los respectivos
intereses.
Ampliamente aplicado en el sistema financiero: En todos los
crditos que hacen los bancos,
sin importar su modalidad, se utiliza el inters compuesto.
La razn por la que existe este sistema parte del supuesto de la
reinversin de los intereses
por parte del prestamista.
A continuacin se muestra un ejemplo sencillo de aplicacin del
inters compuesto:
Crdito: $5,000,000
Inters: 5% mensual
Periodo: 2 meses
Intereses primer mes = ($5,000,000 * 0.05) = 250,000
Nuevo capital = ($5,000,000 + $250,000) = $5,250,000
Intereses segundo mes = ($5,250,000 * 0.05) = 262,500
La tasa de inters se diferencia de la tasa de descuento en que
la primera se aplica a una
cantidad original para obtener el incremento que sumado a ella
da la cantidad final; mientras
que en la tasa de descuento se resta de una cantidad esperada
una cantidad en el
presente.
j. Inflacin: Es el incremento generalizado de los precios de
bienes y servicios con relacin a
una moneda, durante un perodo de tiempo determinado. Refleja el
cambio de los costos en
el tiempo.
El propsito de un anlisis del costo del ciclo de vida es
determinar el atractivo relativo de
las alternativas que estn siendo consideradas; es por esto que
desde un punto de vista
prctico los efectos de la inflacin pueden ser a menudo
ignorados, debido principalmente a
que la inflacin tiende a afectar todas las alternativas en forma
similar.
El resultado de la evaluacin generalmente no se ve afectado por
la inclusin o exclusin de
los efectos de la inflacin en los clculos del costo de ciclo de
vida.
Los clculos del costo del ciclo de vida son llevados a cabo de
forma ms simple cuando
todos los estimativos de costos futuros son hechos en dlares, y
descontados a su valor
presente utilizando una tasa de descuento nominal. Esto evita la
complejidad inherente a
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tratar de predecir de forma acertada costos futuros.
k. Devaluacin: Es la disminucin en el valor de la moneda
nacional respecto de alguna
moneda extranjera.
Los tipos de cambio expresan la relacin de valor entre las
monedas de distintos pases; un
aumento en el tipo de cambio es la manifestacin de la
devaluacin. Esto se refleja en que
se requieren ms unidades monetarias locales para comprar una
unidad de moneda
extranjera.
Los factores ms relevantes que intervienen en la devaluacin de
una moneda son:
Un aumento en la cantidad de dinero que circula sin incremento
en la riqueza del pas.
Una baja en la demanda de la moneda local.
Un aumento en la demanda de la moneda extranjera.
La devaluacin se puede calcular con la siguiente frmula:
l. Amortizacin: Es el proceso financiero mediante el cual se
extingue gradualmente una
deuda por medio de pagos peridicos, que pueden ser iguales o
diferentes.
En las amortizaciones de una deuda cada pago o cuota que se
entrega sirve para pagar
intereses y reducir el importe de la deuda.
m. Valor residual o de salvamento: Es el valor neto de un activo
al final de un perodo de
estudio.
El valor residual o de salvamento de una instalacin y el fin del
ciclo de vida del diseo del
proyecto deben ser tericamente incluidos en los anlisis del
costo del ciclo de vida, ya que
reduce el costo total de las alternativas que se estn
considerando. En la prctica el mismo
puede ser ignorado.
n. Costos de reemplazo: El costo de reemplazar proviene de la
prdida que se contrae al dar
de baja un bien. Se reemplaza porque la declinacin econmica del
valor del equipo hace
oneroso seguir gastando en mantenimiento, o cuando el costo de
mantener supera al de
-
17
reemplazar. Cuando el anlisis del costo de ciclo de vida se
utiliza para estudios de
reemplazo, se iguala el costo de reemplazar con el costo de
mantener para buscar la fecha
ptima de reemplazo de un activo.
o. Otras consideraciones: En el anlisis de costo de ciclo de
vida se pueden tener en cuenta
otras consideraciones financieras, las cuales pueden tratarse de
costos en el sentido
estricto o costos aritmticos, correspondientes a gastos cargados
o flujo de fondos
requerido.
A veces es necesario superar este concepto limitado del costo
del ciclo de vida, teniendo en
cuenta los costos algebraicos, a la vez los gastos y los
ingresos, y, por consiguiente, los
flujos de caja positivos y negativos, cuando tales ingresos
existen.
Puede ser interesante tener en cuenta igualmente los ingresos
resultantes de la utilizacin
de los equipos.
Esta expresin constituye ms bien el beneficio obtenido del ciclo
de vida que el costo
de ciclo de vida. Pues es la ganancia que se obtiene gracias al
activo que ha sido operado
para realizar las funciones, segn la actividad econmica de la
empresa.
En el caso en que los ingresos no son considerados conviene
tener en cuenta la calidad del
servicio prestado. Esto puede obtenerse incluyendo en el costo
del ciclo de vida los costos
resultantes de las indisponibilidades o degradaciones de las
funciones de los equipos,
llamados costos de tiempo perdidos.
Los costos de ineficiencia presentan componentes difcilmente
medibles en trminos de
dinero, tales como la incidencia sobre la moral del personal, la
mejora de la situacin de
empleo resultante de un desarrollo de la empresa, debido a un
aumento en su
competitividad.
Un anlisis del costo del ciclo de vida se ve afectado cuando se
aplican las consideraciones
financieras; stas hacen ms real el anlisis porque contempla cada
uno de los incrementos
anuales que puede afectar un activo.
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18
CICLO DE VIDA DE ACTIVOS Y EQUIPOS EN MANTENIMIENTO
QU ES EL CICLO DE VIDA DE UN ACTIVO?
Desde la concepcin de un activo, en la etapa del diseo, quienes
lo conciben lo desarrollan pensando
en un tiempo de duracin conocido como vida estimada.
Siempre en la mente de los diseadores y proyectistas de activos
hay claridad en que en algn
momento un activo no ser confiable y por tanto habr razones de
peso para darlo de baja, ya sea
porque su costo de operacin supere los beneficios de utilizarlo,
existan altos riesgos para las personas
al usarlo, que una norma exija su salida del servicio por
regulaciones ambientales, o que el activo llegue
a ser obsoleto en su tecnologa.
Quizs algunos han sido diseados para que duren ms, para que sean
ms resistentes y requieran
menos actividades de mantenimiento para hacerlos ms confiables;
otros, en cambio, son diseados y
construidos con materias primas de menor duracin y resistencia,
lo cual no quiere decir que no sean
apropiados para ciertas aplicaciones.
Esto puede variar dependiendo de la finalidad con la que se
realicen, las funciones que se desea
cumplan durante el tiempo en que se utilizan y las
caractersticas del contexto en el cual operan.
Si se parte del hecho de que un activo fsico tiene un tiempo
predefinido (estimado) de vida, en el que
cumplir sus funciones, contribuyendo a la consecucin de los
objetivos trazados y aportando a la
consecucin de los intereses de la empresa que lo utilice, se
acepta tambin que un activo fsico tiene
un propsito, por llamarlo de alguna manera, adems de que pasa
por momentos en los que requiere
ser mantenido y reparado.
El ciclo se inicia con la definicin conceptual y el anlisis de
la viabilidad econmica de la adquisicin o
modernizacin del activo. Luego de esto se inicia la seleccin de
tecnologa, la definicin de materiales
y lo que se conoce como la ingeniera de detalle para satisfacer
los requerimientos ya definidos, y los
parmetros de calidad que se quieren obtener, segn los tipos de
funciones que vaya a cumplir el
sistema en cuestin. A continuacin se seleccionan las
alternativas para los activos a adquirir y segn
sus caractersticas, ventajas y limitaciones, se har el estudio
de costos y beneficios.
Luego de que se instala el activo, lo tpico es definir una
estrategia de mantenimiento con el fin de que
las actividades de tipo preventivo, predictivo, detectivo y
correctivo contribuyan al cumplimiento de las
-
19
funciones.
Finalmente, si en algn momento no es satisfactoria la manera
como el activo cumple las funciones, y
las tareas normales de mantenimiento no logran ser confiables,
en ese caso es necesario darlo de baja
y evaluar una accin apropiada para reemplazarlo o hacer una
inversin en una recuperacin de
capacidad del mismo.
ETAPAS DEL CICLO DE VIDA DE UN ACTIVO
El ciclo de vida de un activo es en consecuencia el periodo de
tiempo que transcurre desde el momento
de su concepcin y diseo hasta su descarte o reposicin. En este
lapso se incluyen las siguientes
etapas:
a. Preproyecto: Se refiere a lo ya mencionado anteriormente como
fase o etapa de
concepcin y diseo.
b. Estudio piloto: Estudios que se realizan previos al
desarrollo y consecucin del activo, en
los que se determinan varios factores, que como resultado pueden
indicar cules son los
materiales, componentes y dispositivos ms indicados a utilizar,
de acuerdo a las funciones
requeridas del activo.
c. Ingeniera: Luego de establecer cules van a ser las etapas
para poner en marcha el
activo, debe realizarse una programacin que defina fechas,
delegue tareas a diferentes
miembros del equipo de trabajo y planee la forma en cmo se
llevar a cabo todo el
proceso.
d. Diseo de los procesos: Se debe detallar lo ms ampliamente
posible el conjunto de
procesos en que se participar durante el ciclo de vida del
activo.
e. Puesta en marcha de acuerdo a las etapas planeadas: Acorde a
lo planeado con
anterioridad se debe emprender el desarrollo del proyecto. Es
decir: la definicin,
instalacin, prueba, puesta en marcha, operacin, conservacin,
optimizacin, seguimiento
y desecho del activo, siguiendo paso a paso lo propuesto y
haciendo evaluaciones y ajustes
necesarios.
f. Adquisicin de los elementos, dispositivos, mecanismos y
sistemas necesarios, y/o
la eventual manufactura e integracin e instalacin de todos los
elementos, de
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acuerdo al proyecto. Durante la planeacin se debe prever qu
materias primas o
elementos se deben adquirir o elaborar, ya sea para integrarlos
con el activo, para mejorar
su funcionamiento, o porque simplemente sean necesarios como
complemento.
g. Verificacin y prueba de todas las instalaciones, y aceptacin
de las mismas: Cuando
el activo est instalado y los servicios correspondientes tambin,
se deben llevar a cabo
pruebas que demuestren que el activo est listo para su
funcionamiento y cumple con todas
las funciones previstas y los lineamientos de calidad
exigidos.
h. Operacin de las instalaciones: Es la etapa en que se obtienen
beneficios por la
utilizacin del activo, que incluye operarlo, entregar los
suministros para su operacin y
conservarlo.
i. Mantenimiento preventivo o mantenimiento basado en condicin:
Luego de que el
activo se encuentra en la etapa de operacin los encargados de
mantenimiento deben
establecer unos tiempos para realizarlo antes de que se presente
una falla.
El proceso consiste en inspeccionar los equipos en intervalos
regulares y tomar acciones
que posibiliten prevenir fallas o evitar sus consecuencias, segn
la condicin.
Para determinar los momentos y periodos de tiempo entre cada vez
que sea necesario
hacer mantenimiento preventivo, es til tomar en cuenta los
estudios de antecedes con
activos de similares caractersticas.
j. Retroalimentacin: Luego de un tiempo determinado, una vez que
el activo est
funcionando, se debe hacer un estudio evaluativo para conocer si
se han cumplido las
expectativas que se tenan en la planeacin, qu ha cambiado en el
activo en el transcurso
de su utilizacin, etc.
k. Anlisis: En el estudio llevado a cabo para hacer la
retroalimentacin se realiza un anlisis
con toda la informacin recolectada hasta el momento, comparndola
con lo que se tena
previamente, ilustrada con grficos, de ser necesario, para
efectuar la comparacin.
Adems, los anlisis durante el ciclo de vida del activo permiten
establecer el momento
definitivo en que ya no se puede mantener ms y habr que
deshacerse del activo,
reemplazndolo por otro ms actualizado.
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21
l. Mejoras: Cuando se tiene un anlisis de la actualidad del
activo se puede determinar qu
mejoras se necesitan realizar para incrementar la confiabilidad
y la productividad del activo,
en funcin de los objetivos de la empresa.
m. Descarte, reciclaje o venta de la instalacin: El ltimo paso
del ciclo de vida de un activo
es su desecho, es decir, deshacerse de l cuando ya no cumpla con
sus funciones; esta
actividad y este costo se deben tener previstos desde su
inicio.
Para un responsable del manejo de activos es menester participar
en las diferentes fases
de desarrollo del ciclo de vida de los mismos; para ello existen
diferentes herramientas,
mtodos, metodologas y procedimientos que permiten ejecutar las
diferentes fases del
proceso de manera eficiente. En la siguiente figura se muestran
estas fases:
Figura 1. Ciclo de vida de un activo
En la siguiente figura se observan los costos en que se incurre
desde la concepcin del activo hasta su
descarte. Estas imgenes permiten visualizar cules son los costos
ms relevantes durante todo el ciclo
de vida; de este modo se confirma la importancia de incluirlos
todos en el anlisis para hacer una
correcta evaluacin y seleccin de un activo; considerando todos
sus costos asociados se puede
evidenciar que el valor de compra de un activo no debe ser el
nico factor determinante.
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22
Figura 2. Costos durante el ciclo de vida
Las empresas han creado estrategias de administracin de activos
que facilitan asegurar el buen
funcionamiento y efectividad de plantas, equipos y mquinas, de
tal manera que stos sean confiables
la mayor parte del tiempo.
Figura 3. Participacin de usuarios durante el ciclo de vida
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CICLO DE VIDA PRODUCTIVO
Durante gran parte de su ciclo de vida un activo es requerido
para ser productivo; sin embargo, habr
ocasiones en las que ste no cumpla sus funciones, ya sea de
forma completa o parcial. Durante la fase
productiva, o sea la segunda parte del ciclo de vida, pues la
primera se encuentra en el desarrollo,
diseo e instalacin, se presentan dos acciones fundamentales:
operar y mantener el activo.
En el proceso de operacin del equipo se puede alcanzar la cspide
de los objetivos del mismo, pues
llegar a este nivel es signo de que se realiz una buena inversin
para la empresa, que aporta
significativamente a la consecucin de los objetivos trazados en
los lineamientos y las metas
econmicas de la misma.
Un adecuado desempeo durante esta fase del ciclo de vida se
consigue en gran parte si con
anterioridad se ha establecido un buen plan, un anlisis previo,
y, adems, se tiene un enfoque holstico
del activo, que logre que los participantes involucrados:
proyectistas, diseadores, fabricantes,
instaladores, operadores, mantenedores, abastecedores,
directores, tengan la visin compartida de
cmo pueden contribuir al ciclo de vida del activo.
Para que un activo sea efectivo y confiable, y alcance estndares
de alto nivel, es necesario que exista
un modelo que integre todas sus acciones bajo un esquema de
propiedad con objetivos de empresa y
no de un rea particular.
El personal que proyecta y gestiona activos necesita tener una
clara definicin de los objetivos
econmicos de un proyecto o alternativa para aplicar los mismos
criterios cuando se toman decisiones
mayores de ingeniera.
ANLISIS DEL COSTO DEL CICLO DE VIDA
PASOS PARA LA REALIZACIN DEL ANLISIS DE COSTO DE CICLO DE
VIDA
Siete pasos deben seguirse y tenerse en cuenta, de acuerdo a su
orden, para realizar el anlisis de
costo de ciclo de vida; a continuacin son explicados paso a
paso. En la figura 4 se muestran estas
etapas:
Paso 1. Definir cul es el problema, identificar qu tiene que ser
analizado y en qu tiempo;
definir perodo de estudio y los apropiados criterios
financieros. Este paso es crtico para el
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xito de la implementacin de un anlisis del costo de ciclo de
vida. Deben identificarse
objetivos, restricciones (de tiempo y presupuesto) y los
criterios de evaluacin. Debe
participar el personal de diseo, ingeniera, compras,
contratistas, ingenieros de
confiabilidad, operacin y mantenimiento, y de finanzas y
contabilidad
Paso 2. Realizar un estudio enfocado en buscar alternativas
diferentes, teniendo en cuenta
los costos de adquisicin y de mantenimiento de cada una de las
opciones, as como
tambin analizar las caractersticas fsicas y consecuencias
econmicas a corto y largo
plazo para la compaa. Lo anterior posibilita la obtencin de
soluciones y alternativas.
Paso 3. Adquirir los detalles en cuanto a costos durante el
ciclo de vida de las alternativas
para despus agruparlos en categoras. Antes debe definirse cul
ser el mnimo nivel de
detalle en cuanto a generadores de costos y para cada uno
determinar el mnimo de
elementos de costos que sern incluidos. Adems, debe conocerse la
disponibilidad,
calidad y fuente de los datos.
Paso 4. Desarrollar los detalles en materia de costos por ao
(contabilizando el porcentaje
de incremento anualizado), considerando fichas mnemotcnicas para
las estructuras de
costos, y realizando un desglose de los mismos.
Paso 5. Realizar grficos de equilibrio para simplificar detalles
en tiempo y dinero, que
permitan comparar las diferentes alternativas.
Paso 6. Clasificar los tems de alto costo en una distribucin
Pareto, para reconsiderar un
estudio futuro. Significa en otras palabras realizar un
histograma o grfico de barras,
ordenado de mayor a menor costo. En este paso tambin es posible
identificar
oportunidades de mejora, en cuanto a los costos de las
diferentes alternativas; por ejemplo,
cambios en los diseos planteados.
Paso 7. Seleccionar el curso de accin preferido y realizar un
anlisis comparativo de
alternativas en temas claves. Este resultado debe mostrarse
junto a los argumentos que
soporten la eleccin de la alternativa.
A continuacin se detallan los pasos para el anlisis del costo
del ciclo de vida:
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Pasos para el anlisis de costo del ciclo de vida
Figura 4. Pasos para la realizacin del anlisis
SELECCIN DE ALTERNATIVAS
Una alternativa es un curso de accin propuesto para ser escogido
entre un conjunto finito de
alternativas.
Las alternativas pueden ser comparadas contra otras en una base
justa, slo si sus beneficios y costos
prospectivos estn convertidos a una base econmica
equivalente.
Debe incluirse la siguiente informacin por cada una:
Una breve descripcin de la alternativa.
Una breve explicacin de por qu la alternativa fue
seleccionada.
Una breve explicacin de las ideas surgidas durante el anlisis
del costo de ciclo de vida.
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Documentacin conceptual o esquemtica.
Un plan mostrando la integracin del activo propuesto en el sitio
y las mejoras necesarias
para el mismo (para proyectos que implican adiciones o nuevas
construcciones).
Un detallado anlisis del costo del ciclo de vida de la
alternativa.
Una tabla resumen que compare los costos totales del ciclo de
vida de la inversin inicial,
sus operaciones, mantenimiento y reparaciones, reemplazos y
valor residual de todas las
alternativas.
Para hallar el costo total del ciclo de vida se debe realizar la
sumatoria de los anteriores costos
explicados, sin dejar alguno de lado, utilizando una simple
frmula como aparece a continuacin:
Donde:
Ca: Costo de adquisicin. Cm: Costo de mantenimiento.
Cin: Costo de instalacin. Cenv: Costos ambientales.
Co: Costo de operacin. CDB: Costo de dar de baja.
Ce: Costo de la energa. CTP: Costo de tiempo perdido.
COSTOS QUE COMPONEN EL CICLO DE VIDA DE UN ACTIVO
El anlisis de costo del ciclo de vida es la sumatoria de costos
estimados, de principio a fin, del equipo y
proyectos, tal como han sido determinados en un estudio analtico
y en un estimado de costos totales,
experimentando incrementos anuales durante la vida del proyecto,
con consideracin del valor del
dinero en el tiempo.
El anlisis del costo del ciclo de vida se calcula aplicando la
ecuacin mencionada anteriormente; los
costos relacionados en esta ecuacin deben calcularse tambin, ya
que cada uno est compuesto por
otros elementos. En la figura se muestra cmo estn agrupados los
costos que componen el ciclo de
vida de un activo:
Costos de inversin: Estn compuestos por costos de adquisicin y
los costos de
instalacin.
Costos de operacin: Compuestos por los costos de operacin, los
de mantenimiento, los
costos de energa y los ambientales.
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Costos de dar de baja: Este costo slo se presenta una vez
durante el ciclo de vida del
activo. Se realiza justo en su etapa final, cuando la compaa
requiere deshacerse de l.
Figura 5. rbol de los costos del ciclo de vida del activo
A continuacin se explica cada uno de los costos:
a. Costo de adquisicin (Ca)
Costos en que se incurre antes de utilizar el activo; en este
valor se pueden encontrar los siguientes
elementos:
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Ingeniera bsica y de detalle.
Elaboracin, seguimiento, control y auditora al proceso de
licitacin.
Generacin de rdenes de compra y contratos.
Realizacin de las pruebas e inspecciones.
Compra del primer inventario de repuestos.
Entrenamiento de operadores y mantenedores.
Adquisicin de instalaciones con fluidos de servicio.
Traduccin de documentos.
Compra de los equipos y sistemas.
Importacin, fletes y seguros de transporte.
Adquisicin de herramientas.
Licencias de sistemas de informacin.
El detalle de los costos debe ser dimensionado al nivel del
proyecto, pues es fundamental para su
correcta definicin, ya que intervienen muchas personas y reas de
la empresa.
b. Costo de instalacin (Cin)
La instalacin y las pruebas incluyen:
Obras civiles.
Fijacin de equipos.
Conexiones y tuberas de fluidos.
Conexin de cables elctricos e instrumentos.
Conexin de sistemas de informacin.
Configuracin de sistemas hardwaresoftware.
Instalacin de protecciones.
Evaluacin del funcionamiento al inicio.
Interventora de las obras mencionadas.
La instalacin puede ser llevada a cabo por un proveedor de
equipos, contratista o por personal de la
empresa. Esta decisin depende de varios factores, incluyendo
capacidades, herramientas y equipo,
requeridos para llevar a cabo la instalacin; requerimientos
contractuales de adquisicin, normas
laborales que regulan el sitio de instalacin y la disponibilidad
de instaladores competentes.
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El personal de la compaa o el personal contratado deben
coordinar la supervisin en el sitio con el
proveedor. Se debe ser cuidadoso en el seguimiento de las
instrucciones en materia de instalacin; en
algunos casos prefiere hacerlo directamente el proveedor de los
activos.
c. Costo de operacin (Co)
Son los costos de labor relacionados con la operacin del sistema
o activos. Estos varan ampliamente
dependiendo de la complejidad y del contexto del sistema. Un
sistema que realiza un trabajo peligroso
puede requerir revisiones diarias de emisiones peligrosas, de
confiabilidad operacional y funcionamiento
al interior de parmetros aceptados, mientras que un sistema
totalmente automatizado contra emisiones
peligrosas puede requerir una supervisin ms limitada.
Los costos operacionales pueden incluir, adems, la adquisicin de
elementos cuya funcin y objetivos
estn ligados con el buen funcionamiento de la operacin del
sistema o equipo en que est enfocada la
actividad principal. Es decir, suponiendo que se tiene un
computador en una oficina; para que ste sea
operado es necesario adquirir complementos como mouse, lpiz
ptico digitalizador y herramientas
adicionales, segn la actividad para la que el equipo vaya a ser
utilizado.
Los costos operacionales incluyen costos de:
Personal de operaciones, produccin, y calidad, entre otros.
Materia prima.
Material de empaque.
Transporte de los materiales.
Almacenamiento de los materiales y materia prima.
Entrenamiento del personal de sostenimiento.
Pago de concesiones, regalas, franquicias y derechos.
Costo de la energa, el cual se tratar a continuacin por su
magnitud.
d. Costo de la energa (Ce)
El consumo de energa es uno de los mayores elementos de costo de
operacin y puede influir, en
algunos casos, de manera notable en el anlisis del costo del
ciclo de vida. El consumo de energa es
calculado recopilando informacin sobre el modelo de operacin del
sistema. Si la produccin es
uniforme, el clculo es simple. Si la produccin vara en el
tiempo, se necesita establecer un modelo
basado en el tiempo.
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Los responsables de los activos de la empresa necesitan
informacin que muestre el funcionamiento
energtico de cada sistema que est siendo considerado. Esto puede
ser expresado como energa
consumida, uso de combustibles, facturas de servicios; este tipo
de costo es afectado normalmente por
la eficiencia y el control de prdidas.
Una vez que las tarifas de consumo de energa y combustibles son
determinadas, ellas pueden ser
aplicadas al total de consumo para cada proceso. El costo total
de energa consumida puede ser
encontrado para cada sistema, y debe ser analizado y trado a un
periodo de tiempo comn.
e. Costo de mantenimiento (Cm)
Son costos programados asociados con la conservacin del activo.
Estas labores son eventos
programados para mantener el activo en buenas condiciones. Este
costo tambin va ligado al costo de
reparacin, el cual consiste en gastos no anticipados que son
requeridos para prolongar la vida de un
sistema o de un activo, sin reemplazar el sistema.
Costos de mantenimiento son los costos de decidir, planear,
programar, documentar y realizar acciones
para garantizar que los activos cumplan sus funciones. Estas
acciones incluyen:
Tareas predictivas
Tareas preventivas
Tareas detectivas
Mantenimiento correctivo
Programado
De emergencia
Los costos de mantenimiento se pueden analizar y clasificar segn
diferentes escenarios y
posibilidades; sta es la clasificacin ms usada: directos,
indirectos y corporativos.
1. Costos directos:
Son aquellos relacionados directamente con la realizacin de una
intervencin. Es decir, pueden
medirse y asignarse como parte de una ejecucin especfica;
expresado de otra manera, se refiere a
que pueden relacionarse a una orden de trabajo.
Los costos directos de mantenimiento son asignados a las rdenes
de trabajo, a travs de los siguientes
elementos de costo:
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Mano de obra: es la retribucin por el esfuerzo aplicado por la
persona al proceso
de produccin o prestacin de un servicio que realiza.
Repuestos y materiales: son costos en los que se incurre para
adquirir materiales
y repuestos requeridos en los procesos de mantenimiento.
Herramientas mayores: son valores cargados por los costos
totales de posesin y
operacin de las herramientas y equipos mayores.
Contratacin de servicios: son gastos administrativos por
servicios que
habitualmente se requieran y pueden incluir tanto el personal
como los recursos.
Estos costos son cargados a las instalaciones en las que se
realizan las intervenciones. Cualquier costo
que genere la ejecucin debe ser cargado al equipo por medio de
orden de trabajo, la cual puede ser
creada para respaldar y documentar labores de mantenimiento
correctivo, preventivo, predictivo,
detectivo, mejoramientos, proyectos, entre otros. Tambin pueden
cargarse costos tales como gastos
de viaje, slo si son asociados a labores especficas y no para
distribuir en otras acciones medibles.
2. Costos indirectos:
Son aquellos que no pueden atribuirse de una manera directa a un
servicio o trabajo especfico. En
mantenimiento es el costo que no puede relacionarse a una orden
de trabajo especfica. Por lo general
suelen ser: la direccin, la administracin, la supervisin, la
administracin de los almacenes de partes y
de herramientas, el uso de las herramientas menores y
compartidas, los servicios de transporte para la
realizacin de los trabajos, el uso de accesorios diversos o
consumibles, las capacitaciones, y
comunicaciones, entre otros.
En la figura 6 puede observarse la distribucin de los costos de
mantenimiento:
Figura 6. Distribucin de costos de mantenimiento
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3. Costos corporativos o generales:
Son costos en que incurre la empresa para sostener reas de apoyo
o funciones no propiamente
operativas, y que a su vez dan soporte a las reas que desempean
labores que se relacionan
directamente con el negocio.
El trabajo realizado por un contratista debe indicar claramente
los montos de mano de obra directa,
materiales, herramientas y debe incluir implcitamente en ellos
su utilidad y costos administrativos.
Para que los gastos corporativos o generales relacionados con el
mantenimiento tengan utilidad como
instrumento de anlisis debern clasificarse con cuidado. En
algunos casos asignarse como indirectos.
Los costos que asumen las reas de mantenimiento por concepto de
costos generales son
denominados costos corporativos y son fijados por niveles de
decisin que van ms all de la funcin
mantenimiento. Generalmente, estos costos no son considerados si
se est haciendo un anlisis
interno.
En otras palabras, mantenimiento consume esos recursos para
poder ejercer su funcin; una manera de
visualizar esto es la representacin de que mantenimiento es una
empresa; por tanto, si no tuviese ese
apoyo, lo tendra que asumir y adquirir para poder funcionar.
Vale la pena reconocer la dificultad para distribuir o calcular
la contribucin global de mantenimiento en
el empleo de recursos. Para ello existe la posibilidad de
determinar cunto de ese costo global
corresponde a mantenimiento y en ese punto lo mejor es hacer una
distribucin proporcional; por
ejemplo:
Por persona: Tiene como factor de posesin del recurso un valor
que exige la
administracin, relacionado con el nmero de personas de
mantenimiento respecto del
total.
Por actividad: La idea es hacer una relacin directa del costo de
la realizacin de la orden
de trabajo y distribuir los costos generales con base en un
valor de los costos totales entre
los clientes.
Por valor de activo: Basado en la suposicin de que a mayores
activos, mayores costos de
mantenimiento, mas no es precisamente siempre equitativo.
El costo de mantenimiento ha sido un factor de anlisis, debate y
discusin en numerosos escenarios,
especialmente porque el compromiso a veces hasta resulta heroico
ya que lo ms comn es reducir los
-
33
costos de mantenimiento.
Motivadas por presiones para incrementar productividad y
disminuir costos, muchas compaas se estn
especializando en no gastar y se han convertido en la fuente de
uso de una gama amplia de
herramientas y metodologas, surgidas en los ltimos aos,
enfocadas generalmente a no aumentar los
costos de mantenimiento. Esta situacin las ha llevado a tomar
algunas decisiones deficientes que traen
beneficios a corto plazo, pero insostenibles a largo plazo, y
que aun pueden ser peligrosas.
La finalidad bsica de la gestin de costos no es disminuirlos
como cifra, sino optimizar el uso de mano
de obra, mejorar la gestin de inventarios, reducir los riesgos,
minimizar los tiempos de intervencin y
la cantidad de fallas y paradas; as se cumplen los objetivos
trazados y se garantiza que los activos
cumplan mejor sus funciones.
El costo de mantenimiento puede ser controlado, dirigido o
administrado de manera proactiva, o puede
ser simplemente registrado de manera peridica para dar
explicaciones de cmo se gast y por qu se
ahorr o se sobrepas el valor convenido. Este tipo de esquema es
completamente reactivo.
Tratando de maximizar ganancias a corto plazo, algunas veces
reducen considerablemente las
actividades de mantenimiento, resultando el costo de
mantenimiento considerablemente menor a los
gastos necesarios para mantener apropiadamente las
instalaciones.
Una de las mejores maneras de presentar las necesidades reales
de la funcin mantenimiento es
simular el efecto de la cantidad de dinero insuficiente en
funcin de los costos futuros y sus
consecuencias, y relacionar el riesgo con el ahorro, para tomar
las mejores decisiones. Los
responsables del ahorro se enfocan al costo o riesgo de la
consecuencia de la falla y no al costo de
realizar la intervencin de mantenimiento.
Estos costos deben relacionarse con la prdida de operacin:
disminucin en la duracin de los equipos
o la inversin temprana que se requiere para el reemplazo precoz
de los activos o su
reacondicionamiento, debido a un mantenimiento inapropiado;
adems, del riesgo de causar un
accidente o afectar el medio ambiente y una disminucin de la
satisfaccin de los clientes y usuarios.
Las empresas que tienen sistemas de informacin bien usados sobre
las variables que miden el
desarrollo de la operacin visualizan fcilmente los costos de
mantenimiento y manifiestan un alto grado
de inters por varias razones: el costo mismo y la forma de su
evolucin. Algunas otras empresas
tienen la sensacin de que grandes cantidades de dinero son
desperdiciadas por mantenimiento; en
algunos casos un gran porcentaje de los costos de mantenimiento
pueden usarse de mejor forma.
-
34
En otras empresas, sin embargo, son conocidas las sumas
invertidas en el mantenimiento, pero no se
conocen en qu rubros o conceptos: si correctivo, preventivo,
mano de obra, repuestos, contratos, entre
otros, y tampoco son conocidas las posibilidades de su
optimizacin; de otro lado, en compaas
responsables con la informacin de los costos de mantenimiento
cada recurso usado es representado y
medido para poder estimar la contribucin de cada uno al logro de
los objetivos y el costo causado por
ello.
Cualquier persona dentro de la organizacin debe estar consciente
de la responsabilidad de velar por
los costos, permaneciendo informado de su estado, de su
contribucin y participando responsablemente
en los procesos de recopilacin de informacin, tales como: el de
administracin de las rdenes de
trabajo, elemento fundamental en el sistema de gestin de costos
de mantenimiento; as como tambin
en los sistemas de gestin de contratacin y abastecimientos.
f. Costos ambientales (Cenv)
El costo de la eliminacin de contaminantes durante la vida de un
sistema vara
significantemente, dependiendo de la naturaleza del producto
manejado y de las normas que se
requieren cumplir. Ciertas opciones pueden reducir la cantidad
de contaminacin, pero
usualmente con un costo de inversin mayor. Hoy en da las
empresas deben tener una
responsabilidad social y ambiental muy grande; en la mayora de
pases se han establecido
reglamentaciones que controlan el uso de algunas sustancias, de
desechos y actividades que
puedan perjudicar el medio ambiente.
Por esto a la hora de realizar el anlisis LCC se debe tener en
cuenta el contexto en el que se
desarrollar la actividad de la compaa, para saber en qu costos
se tendr que incurrir
durante la vida del activo para cumplir las normas, y qu
perjuicios puede ocasionar ste al
medio ambiente y a la naturaleza, con el fin de asignar en la
etapa de adquisicin y operacin
los costos respectivos.
g. Costo de dar de baja (CDB)
En la gran mayora de los casos, el costo de dar de baja un
sistema o activo es un costo
ignorado en los anlisis, pues se desprecia o se supone de poca
importancia, pero en muchos
casos se necesita usar una gran cantidad de recursos para poder
eliminar un equipo de un
contexto.
En otros casos, hay oportunidad de recuperar algo de dinero con
la venta del activo. El valor
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residual de un activo puede ser establecido de varias formas,
dependiendo del nivel de detalle
disponible y de lo estandarizado que est su uso, como el caso
del equipo minero, en el cual
existen tablas con valores y precios relacionados con la edad y
pueden ser afectados con
criterios de contexto y tipo de uso, entre otros. En
instalaciones fijas existen empresas expertas
en evaluar activos y su costo, reconociendo que en algunos casos
el precio de reventa no paga
el costo de desmontar y transportar.
h. Costo de tiempo perdido (CTP)
Son aquellos costos que estn relacionados con la prdida de
efectividad a nivel de paradas,
prdida de eficiencia, aumento de rechazos, reclamos de clientes
e incremento en el costo de
operacin. Es importante resaltar que todos estos conceptos
pueden ser calculados y definidos
por la empresa que cuente con las herramientas necesarias para
hacerlo, ya que no generan
nunca una dificultad mayor; son fundamentales para evaluar
diferentes posibilidades de tomar
mejores decisiones con los beneficios de hacerlo o las
consecuencias de no hacerlo.
El tiempo perdido se asocia con frecuencia a problemas como:
Prdida de produccin.
Baja efectividad.
Desperdicios.
Mala calidad.
Entregas a tiempos no prefijados.
Prdidas en ventas.
Penalizaciones.
Riesgos.
Accidentes.
Multas.
Afectaciones ambientales.
Algunos evitan en los procesos de anlisis del costo de ciclo de
vida hacer estos clculos,
presupuestando desde el proyecto un factor de utilizacin y una
disponibilidad convenida.
HERRAMIENTAS PARA LA DEFINICIN O ESTIMACIN DE COSTOS
Ya que en el proceso de anlisis del costo del ciclo de vida la
definicin correcta de sus componentes es
fundamental para lograr informacin til, con la cual tomar buenas
decisiones, algunas consideraciones
son oportunas con el fin de ubicar dichos componentes y ayudar a
comprender con cules elementos de
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un modelo de gestin de activos se complementa de manera
suficiente y necesaria el esfuerzo para
definir los costos de las diferentes etapas del ciclo de
vida.
A continuacin se muestra cmo algunos conceptos del modelo de
gestin de activos son
fundamentales para lograr una buena gestin de costos, usando el
anlisis del costo del ciclo de vida
GESTIN DE PERSONAL
Selecciona, capacita, entrena, evala y define el plan de carrera
del personal, con objetivos
fundamentales tales como: definir lineamientos para la
evaluacin, seleccin, capacitacin y
entrenamiento, elaborar planes de formacin para satisfacer
oportunamente las necesidades del
personal y analizar las competencias requeridas por los
procesos.
Si el personal que trabaja en mantenimiento, proyectos,
operaciones, compras, montajes no tiene
suficiente experiencia o capacidad, la adquisicin de esa
experiencia y destreza tiene un costo para la
empresa que slo contribuye a incrementar el ciclo de vida del
activo o, en su defecto, a crear una
brecha mayor entre lo planeado y lo real.
INDICADORES DE GESTIN
Variables de control de eficiencia y eficacia definidas y con
parmetros para medir el desempeo de la
administracin de mantenimiento y de los activos.
El objetivo es medir el desempeo de la administracin de
mantenimiento y de los activos, con el fin de
conocer la efectividad de los procesos.
Un rea de mantenimiento interesada en medir la eficiencia, la
eficacia y la satisfaccin de sus usuarios,
mide indefectiblemente el costo de prestar sus servicios y el
costo de no hacerlo bien.
GESTIN DE PRESUPUESTOS
Define los mtodos adecuados para presupuestar los recursos que
se aplicarn en los procesos de
mantenimiento.
Los costos son reflejo de una estrategia; por ello los
presupuestos que pretenden controlarlos deben ser
preparados con fundamento en planes concretos, claros y
explcitos, y con base en las intervenciones e
inversiones que sean proyectadas. Cuando los presupuestos se
preparan limitndose a incrementar su
costo en un porcentaje que refleje la inflacin, son perpetuadas
tambin las ineficiencias de cada
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periodo. Los presupuestos deben basarse en actividades derivadas
de los planes estratgicos, los
objetivos y las metas de la organizacin
TAXONOMA
Recopila, clasifica y jerarquiza informacin de los activos y las
instalaciones, con el objetivo de mantener
actualizado un catlogo tcnico (estructural y funcional) de los
activos, y de conseguir tambin
informacin de la asociacin de componentes, repuestos y
documentacin tcnica. Una adecuada
taxonoma permite asignar los costos por equipo, activo, sistema
o instalacin, de manera adecuada y
precisa al nivel requerido.
GESTIN DE INVENTARIOS
Estructura los modelos de inventarios y determina y calcula
parmetros de reposicin y
almacenamiento. Define los mtodos de codificacin, descripcin,
identificacin y clasificacin, de los
repuestos y materiales.
Sus objetivos primordiales son definir mtodos para estructurar
modelos y niveles de inventarios de
repuestos y materiales, y asignar el modelo de inventario
apropiado a cada repuesto y material.
Gran parte de los costos durante el ciclo de vida del activo
tienen que ver con la gestin de inventarios,
en sus etapas fundamentales: compra de elementos para el montaje
y adquisicin del primer grupo de
repuestos, materiales para incorporar al producto y artculos
utilizados para intervenir las instalaciones
durante su operacin y ciclo de vida operativo.
La planeacin de los requerimientos de material (Material
Requirements Planning systems o MRP
systems, por sus siglas en ingls) se apoya en sistemas de
planeacin y administracin de materiales,
normalmente asociados a un sistema por computador para la
planeacin de la produccin, y al sistema
de control de inventarios usado en los procesos de manufactura o
control de operaciones.
Los sistemas MRP tienen como objetivo proveer los materiales
requeridos, en el momento requerido
para cumplir con las rdenes de clientes y usuarios. El proceso
MRP genera una lista de rdenes de
compra sugeridas, un reporte de riesgos de material sin
abastecer y un programa de adquisiciones a
proveedores en funcin de la produccin definida con
anticipacin.
Es por esto que estimar o definir costos de operacin no es un
problema con alto grado de dificultad
ms all que el de tenerlos definidos por productos y por sus
componentes, en rdenes de trabajos. Los
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sistemas MRP no constituyen un mtodo sofisticado, surgido en los
ambientes universitarios y
acadmicos; son tcnicas simples nacidas de la prctica y que
apoyadas en los computadores permiten
manejar los problemas de demanda y abastecimiento con mayor
eficiencia.
Es fundamental que los sistemas de control de inventarios de las
diferentes reas relacionadas con el
activo estn conectados con las de mantenimiento para planear y
reservar materiales relacionados con
las rdenes de trabajo, y para planear actividades estimadas a
nivel de ejecucin, planeacin,
programacin y presupuestos.
PLAN DE MANTENIMIENTO
Define los planes de mantenimiento de activos con base en los
objetivos de mejorar su efectividad,
apoyados en actividades preventivas, predictivas y detectivas,
necesarias y oportunas; y define las
frecuencias, las variables de control y desgaste, el presupuesto
de recursos y los procedimientos para
cada actividad.
Como responsable de la definicin de las actividades peridicas,
agrupa trabajos detectivos, predictivos
y preventivos; facilita con su contribucin la gestin de
mantenimiento, y aporta a la realizacin de
presupuestos confiables, siempre y cuando no lleve a la empresa
a hacer ms mantenimiento del que
requiere y, en el peor de los casos, a introducir mortalidad
infantil en las instalaciones.
Uno de los problemas ms frecuentes en la estrategia de
mantenimiento es la definicin de las tareas de
mantenimiento correctas y las frecuencias con que se deben
ejecutar, en caso de que sean cclicas o
peridicas.
El conocido plan de mantenimiento no es ms que una serie de
tareas que de manera planeada y
programada se debe realizar a un equipo o sistema productivo,
con una frecuencia determinada.
El plan de mantenimiento influye de manera notable en la
confiabilidad de un activo, ya que si es
certero, adecuado y justificado, estar constituido por tareas
absolutamente necesarias, es decir, por no
ms actividades que las requeridas y tampoco menos de las mismas;
as que el desperdicio, tareas
que se hacen cuando un equipo est detenido y los famosos combos
o grupos de actividades que se
hacen bajo la premisa de que ya que el equipo par, aprovechemos
y hagamos esto... no existen.
Una regla de oro en mantenimiento es aquella que dice que
cualquier actividad correctiva, preventiva,
detectiva o predictiva, est justificada y es aplicable slo si el
equipo sea ms confiable, es decir, si
mejora su desempeo a nivel de reduccin de tiempo de parada,
reduccin de cantidad de fallas,
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reduccin del riesgo, optimizacin del costo de operacin y
reduccin de las afectaciones al medio
ambiente. Si no, la tarea es totalmente superflua y desechable,
y hacerla puede incrementar las fallas o
ser un franco desperdicio.
Tradicionalmente se ha asumido como verdad absoluta que se
obtienen mejores planes de
mantenimiento si se orientan al equipo como concepto global, o
en el mejor de los casos a
componentes mayores que deben reemplazarse o repararse
continuamente. Por suerte, varios hechos
cambiaron la percepcin de cmo hacer un plan de mantenimiento
adecuado; uno de los ms
importantes fue la accidentalidad en la aviacin comercial.
En la dcada de los aos 50 del siglo pasado mantenimiento era
equivalente a reparaciones peridicas.
Todos esperaban que los componentes y partes importantes se
gastaran despus de cierto tiempo. Esto
condujo a creer que las reparaciones peridicas mantenan las
condiciones operativas correctas de las
piezas, antes de que se desgastaran; as se lograba prevenir y
evitar las fallas. En los casos en que esta
estrategia pareca no estar funcionando, se asuma que se estaban
realizando inoportunamente las
reparaciones, es decir, muy tarde; esto condujo los esfuerzos a
acortar el tiempo entre reparaciones.
Desafortunadamente, los gerentes de mantenimiento de las
aerolneas hallaban que en la mayora de
los casos, los porcentajes de falla no se reducan y por el
contrario se incrementaban.
A finales de los aos 50 del siglo pasado la aviacin comercial
mundial sufri ms de 60 accidentes por
cada milln de despegues.
Si actualmente se estuviera presentando la misma cantidad
proporcional de eventos, estaran
sucediendo entre dos o tres accidentes areos diarios en algn
sitio del mundo (involucrando aviones de
100 pasajeros o ms). Dos tercios de los accidentes ocurridos al
final de los aos 50 eran causados por
fallas en los equipos.
Esta alta tasa de accidentalidad, aunada al auge sin precedentes
de viajes areos, implicaba que la
industria area tena que hacer algo para mejorar la seguridad. El
hecho de que una tasa tan alta de
accidentes fuera causada por fallas en los equipos significaba
que el principal enfoque tena que
dirigirse a la seguridad, como componente fundamental de la
confiabilidad.
En la actualidad se reconoce la aviacin como la manera ms segura
de viajar; la historia de la
transformacin de la manera de entender y hacer mantenimiento en
la aviacin comercial, desde una
gran cantidad de supuestos y prcticas tradicionales hasta llegar
a un proceso analtico y sistemtico,
fue lo que origin e hizo que naciera el mantenimiento centrado
en confiabilidad, conocido como
Reliability Centered Maintenance (RCM por sus siglas en
ingls).
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Mantenimiento centrado en confiabilidad RCM es un proceso
desarrollado durante los aos 60 y 70 del
siglo pasado por Stanley Nowlan y Howard Heap, empleados de
United Airlines, quienes luego de 20
aos de carrera, investigando y experimentando en la aviacin,
publicaron su libro Reliability Centered
Maintenance, con la finalidad de ayudar a las personas que
definan los planes de mantenimiento a
determinar las mejores estrategias para lograr que se cumplieran
las funciones de los activos fsicos, y
para manejar las consecuencias de sus fallas. Hasta hoy no ha
habido un proceso ms integral,
completo y responsable para lograrlo.
Uno de los hallazgos principales de aquella investigacin fue
reconocer que las estrategias de
mantenimiento deban definirse a nivel de causa de falla, porque
un activo tiene muchas funciones que
podran fallar, debido a diferentes causas y cada una de ellas
obedecer a un fenmeno fsico de
desgaste, a error humano, a influencia ambiental, a prdida de
integridad o a fenmenos repentinos que
podran degradar o suspender el cumplimiento de sus
funciones.
Bajo esta premisa la definicin de una estrategia de
mantenimiento y su posterior conversin a recursos
y costos se debe hacer a partir de las causas de falla.
Una ventaja del RCM es el modo en que provee criterios simples,
precisos y fciles de comprender para
decidir (si hiciere falta) qu tarea sistemtica es tcnicamente
aplicable, si se justifica hacerla en
cualquier contexto, y, si as fuere, decidir la frecuencia con la
que debe ejecutarse y quin debe hacerlo.
Claramente, para que la norma ISO 15663-1 incida que el costo de
ciclo de vida debe ser sustentada
con base en la informacin tcnica de mantenimiento, y por tanto
se sugiere usar:
Anlisis de modo, efectos de falla y criticidad (FMECA por sus
siglas en ingls).
Anlisis y modelamiento de la disponibilidad.
Mantenimiento centrado en la confiabilidad (RCM).
Anlisis de valor funcional o de ingeniera.
El primero permite hallar modos de falla, mas no las tareas y,
por lo tanto, el costo es incierto y no es
gran apoyo para el componente costos de mantenimiento.
El segundo es importante a la hora de definir, en la etapa de
diseo, los equipos de respaldo y las
rdenes de trabajo a nivel de activo, mas su fortaleza no es la
definicin de estrategias de
mantenimiento; y el ltimo es un excelente apoyo a nivel global
para el enfoque financiero.
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SISTEMAS DE INFORMACIN
Facilitan la administracin y el control de la informacin de las
compaas en diferentes reas, con los
objetivos de sistematizar y controlar ptimamente los procesos de
la compaa, garantizar informacin
confiable y oportuna, requerida para la gestin, e integrar la
informacin de la compaa a travs de los
sistemas de informacin por computador.
El adecuado uso, actualizacin y anlisis de datos almacenados en
los sistemas de administracin y
gestin por computador, mejora la posibilidad de conseguir
informacin confiable y oportuna, requerida
para evaluar el costo de las actividades; adems, facilita la
trazabilidad y seguimiento de los costos.
GESTIN DE LA ORDEN DE TRABAJO
Realiza actividades e intervenciones planeadas y no planeadas en
activos e instalaciones de la
organizacin, con el fin de garantizar la confiabilidad de los
equipos y la infraestructura.
La orden de trabajo hace posible conocer con mucha exactitud el
costo de un trabajo antes de su
ejecucin, y es un excelente elemento de control de gestin.
Permite controlar que las intervenciones se
hagan con el mtodo econmicamente ptimo, que no siempre coincide
con el ms rpido.
Utilizada en forma adecuada, almacena toda la informacin
requerida para hacer cada vez ms efectiva
la ejecucin del trabajo, y permite clasificar el tipo de
trabajo, la accin tomada, las reas ejecutantes, el
componente intervenido, el sntoma, el equipo intervenido y los
costos de mano de obra, herramientas,
materiales y contratos.
Sirve para propsitos de control al comparar lo real en cuanto a
costos y tiempos con lo estimado, y
tambin mejora la gestin de planeacin en reas dedicadas a atender
daos, y facilita el conocimiento
de costos y tiempos promedios de atencin.
La orden de trabajo como instrumento para conocer tiempos de
labor hace las veces de informe de
tiempos utilizados, y deja conocer con exactitud la cantidad de
tiempo invertido en una intervencin.
Para determinar el costo de una intervencin mediante una orden
de trabajo se requiere para cada
elemento de costo establecer su tarifa. sta debe reflejar el
valor real unitario, adems debe
permanecer estable durante un periodo tal que la gestin sea
medida por periodos de tiempo
suficientemente largos como para registrar acontecimientos que
puedan afectarla.
El principio bsico tomado para el clculo de las tarifas es que
en los valores cargados a las rdenes de
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trabajo se debe recuperar toda la inversin representada en
costos directos e indirectos, incurridos en
un periodo dado; si dichos costos estn presupuestados
apropiadamente, los valores globales reflejarn
esta situacin planeada; pero no necesariamente un desfase entre
lo presupuestado y realizado
significa una mala ejecucin, sino que puede ser una mala gestin
de presupuestos, porque un buen
presupuesto parte de un amplio conocimiento de consumos y
recursos de periodos anteriores.
Cuando por primera vez se acomete una tarea de esta magnitud,
para establecer los costos de
mantenimiento se hacen estimaciones y promedios del pasado para
realizar presupuestos; este criterio
puede sacrificar la calidad del trabajo por el ahorro, si no hay
suficiente conocimiento. El
establecimiento de la contribucin de mantenimiento en los costos
de una empresa es dispendioso, y
han de hacerse estimaciones con criterios econmicos prcticos,
administrativos y, sobre todo, precisos
para definir objetivos; o simplemente basarse en valores
globales histricos tomados de sistemas
corporativos.
GESTIN DE HERRAMIENTAS
Determina la cantidad, tipo, calidad y disponibilidad de
herramientas para la ejecucin oportuna y segura
de los trabajos de mantenimiento y las operaciones; adems de
administrar y mantener adecuadamente
la herramienta.
Aqu se define si la herramienta es mayor, menor, o compartida, y
eso determina la manera como se
hace la asignacin de su costo a nivel de inversin, costo de
operacin o costo de mantenimiento.
GESTIN DE CONTRATACIN
Realiza efectivamente la seleccin, contratacin, administracin y
control de empresas de servicios de
mantenimiento, con objetivos tales como definir criterios para
la seleccin, evaluacin y contratacin de
empresas de servicios, y controlar la ejecucin de los trabajos o
servicios requeridos en los procesos,
debido a que no pueden ser realizados con recursos propios.
Facilita la evaluacin del costo de contratar sobre bases
iguales, para evitar comparar peras con
manzanas y autoriza educar a las empresas contratistas en la
correcta manera de presupuestar y cobrar
los servicios suministrados.
ADQUISICIN DE ACTIVOS CONFIABLES
Establece tcnicas y mtodos para integrar, en la toma de
decisiones, los requerimientos de operacin y
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mantenimiento para la adquisicin, instalacin y puesta en marcha
de activos nuevos y las
modificaciones derivadas.
En este tem se busca definir los mtodos y elementos para
adquirir activos confiables, con la
participacin de todos los involucrados, y adquirir activos que
cumplan con los requerimientos de
rentabilidad, integridad ambiental, seguridad, eficiencia,
eficacia, mantenibilidad y calidad, incluyendo
dentro de los criterios de seleccin de activos los anlisis de
costo de ciclo de vida.
ESTANDARIZACIN DE ACTIVOS
Establece tcnicas y mtodos para definir marcas, modelos y
tecnologas, de acuerdo a requerimientos
de operacin, mantenimiento, seguridad y medio ambiente, propios
de las polticas de la organizacin.
Los objetivos son reducir la cantidad de marcas y tecnologas en
los equipos, componentes y repuestos,
g
