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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACION GENERAL DE PREGRADO
COORDINACION DE PASANTÍA
HELADOS CALI, C.A.
ANÁLISIS DEL PROCESO CONTABLE DE LA EMPRESA HELADOS
CALI, C.A
Autor:
Yannilis Henríquez
C.I. 16.395.826
Sede: Av. Atlántico
Puerto Ordaz, Octubre 2011
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACION GENERAL DE PREGRADO
COORDINACION DE PASANTÍA
HELADOS CALI, C.A.
ANÁLISIS DEL PROCESO CONTABLE DE LA EMPRESA HELADOS
CALI, C.A
Informe de Pasantía presentado como requisito para optar al título de
Licenciada en Contaduría Pública
____________________ _________________
Simón Sanabria Yraida Linero
Tutor Académico Tutor Industrial
_______________________
Jurado
Puerto Ordaz, Octubre 2011
INDICE
PORTADA.………….…………………………….…….……………………..……i
ÍNDICE……….……………………………………………..…………………..…..ii
INTRODUCCIÓN……………………………………..…………..……...…..……4
Sección D. DESARROLLO.
D.a. Identificación de la Organización. Reseña histórica………….…....….…..….…6
Misión, Visión y Valores……………………………………............…….….….7
Unidad dónde se realizó la empresa…………………….……..………..….....….7
D.b. Planteamiento del problema…………………………………………..................9
D.c. Objetivos Generales y específicos…….………………….………….…..……..10
Descripción Plan de Trabajo ……………..………….………….………….…...11
D.d. Logros del Plan Acordado ………………………………………..…..….…….21
D.e. Facilidades y Dificultades encontradas…...………………………………...…..22
D.f. Apreciación conocimientos adquiridos…………..…..………………..………..22
CONCLUSIONES...……………………….....……………………………..……..24
RECOMENDACIONES……………….…..…………….……….………..……...26
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS……….……...…..………….……..……..28
ANEXOS …………………………………..……………………..…………..…...29
4
INTRODUCCIÓN
El mundo en que vivimos actualmente exige de quienes dirigen la
organizaciones todos los conocimientos administrativos y contables así como el uso y
aplicación de tecnología, pero sobre todo el manejo eficiente de información que le
permitan una correcta toma decisiones, para asegurar la permanencia de las empresas
a largo plazo. Los procesos contables son un conjunto de fases o etapas sucesivas que
permiten transformar datos o registros contables en informes contables para dar
resultados financieros. Para obtener dicha información, es preciso inicialmente,
establecer el sistema por medio del cual sea posible el tratamiento de los datos, desde
su obtención hasta su presentación en términos de información acabada. La
contabilidad es uno de los principales sistemas de información que reflejan los datos
de la toma de decisiones de la junta directiva, así como un excelente banco de datos
para decidir el futuro de las empresas y que transforma la información en una
herramienta de competencia que marca la diferencia a la hora de realizar acciones que
impactaran en la salud financiera de la organización.
Helados Cali, C.A como empresa de manufactura, cuenta con un personal
calificado, orientado a encaminar a la empresa a ser reconocida a nivel nacional por la
excelencia de sus productos. Para lograr ese objetivo, es necesario contar con el buen
funcionamiento de las maquinarias y equipos ya que esto influye en gran manera en
la calidad del helado. En su estructura organizativa Helados Cali, C.A cuenta con un
área de contabilidad que juega un papel fundamental en el desarrollo y análisis de la
información contable.
El presente informe comprende los aspectos relacionados con el proceso contable
manejado a través del Sistema Saint versión 6.1.0 administrativo Enterprise 2010 con
mayor énfasis en el aspecto administrativo- contable, se sigue como estrategia
analizar las bondades y uso de cada uno de los módulos de este sistema vanguardia en
5
lo que a software administrativo – contable se refiere. Dicho informe se encuentra
estructurado en seis secciones principales, en la primera de ellas se identifica la
organización mencionando la reseña histórica, misión, visión, valores, estructura
organizativa y detalle del departamento donde fue desarrollada la pasantía, en la
segunda se muestra una breve explicación de los problemas observados dentro de la
empresa y de lo que el pasante necesita para darle solución al mismo. En la tercera
sección se señalan los objetivos de la pasantía y la descripción de todas y cada una de
las actividades realizadas para alcanzarlos contempladas en el plan de trabajo del
pasante. La cuarta sección está compuesta por la especificación de los logros del plan
de trabajo antes mencionado, enfocados a la solución de la problemática existente en
la organización. Una quinta sección donde se muestran las ventajas y desventajas
encontradas durante el desarrollo de la pasantía, La sexta sección describe los
conocimientos tanto a nivel teórico como practico adquiridos por el pasante durante
su estadía en la empresa. Adicional a ello se presenta la parte final e importante como
lo son las conclusiones y recomendaciones, pues en ellas se detallan los resultados
obtenidos durante el proceso de pasantía así como las posibles soluciones para
mejorar el proceso contable, las cuales serán de mucha ayuda para la empresa con
miras a lograr un correcto y efectivo desenvolvimiento de las operaciones que se
verán reflejadas en los estados financieros al final de cada periodo.
6
SECCION D
D.a. IDENTIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
HELADOS CALI, C.A es una empresa que está en crecimiento a nivel nacional,
contando con una red de distribuidoras, que ofrece a sus consumidores los mejores helados
a un precio justo y de excelente calidad. El objetivo principal de Helados Cali, C.A. es
posicionar la marca, convirtiendo el helado en un buen hábito alimenticio y que siempre
esté presente en las neveras de todas las familias venezolanas.
Inicia sus actividades en el año 2001 con la elaboración de helados fabricados de manera
artesanal, en San Félix, Estado Bolívar, Venezuela, bajo el nombre Helados Paisa, C.A.
como la idea de un negocio a fin de equilibrar una época de crisis, y el resultado tuvo tan
buena acogida que a corto plazo la producción cambio de ser artesanal a semi-industrial.
En Noviembre del 2005, se instala la fábrica de Helados en la ciudad de Puerto Ordaz, y
se sustituye el nombre por Helados Cali, C.A. que significa “calidad certificada”,
trabajando con la fabricación y producción de helados industriales, ofreciendo productos de
excelente calidad, cumpliendo con los altos estándares de manufactura. Desde esa fecha la
empresa se ha focalizado en fabricar productos de excelente calidad a precio competitivos.
Helados Cali, desarrolla sus propias fórmulas de helados, para ello se realiza la mezcla
de la pureza de lo natural y lo industrial, con la precisión de la ciencia y la tecnología.
Actualmente la empresa cuenta con un centro de distribución en la ciudad de Maracay,
Estado Aragua a través del cual se atiende la demanda del centro del país..
D.a3. Misión
Consolidar a HELADOS CALI, C.A. como la empresa líder en producción y
comercialización de helados, dentro de los estándares de calidad que satisfagan las
expectativas de nuestros clientes, empleados y accionistas; creciendo en forma sostenida y
7
racional, con un equipo humano motivado, con sólidos principios éticos y orientado al
servicio para así proyectar una imagen de solidez y responsabilidad.
D.a4. Visión
Convertir a HELADOS CALI, C.A. para el año 2012 en una empresa reconocida a nivel
nacional a través de la fabricación y comercialización de productos congelados que brinde
calidad, bienestar y precios justos a nuestros clientes y consumidores, buscando mantener la
rentabilidad y sostenibilidad que beneficie a nuestros accionistas, empleados y a la
comunidad en general.
D.a5. Valores
-.Servicio
-.Honestidad
-.Excelencia
-.Respeto
-.Responsabilidad
-.Compromiso Social
D.a6. Unidad donde se realizó la Pasantía
La empresa posee una estructura organizativa encabezada por la presidencia, cuenta con
una Gerencia General la cual tiene bajo su dependencia las Gerencias de Ventas, Recursos
Humanos, Planta, Producción, Mantenimiento, Finanzas y Administración. El trabajo de
pasantía se desarrolló principalmente en el área de contabilidad adscrita al Departamento de
8
Administración. Está área cuenta con un jefe de área y un analista contable y tiene como
objetivo principal:
.-Realizar los procesos de contabilidad, control de activo fijo.
-.Declaraciones de impuesto y retenciones.
-.Mantener el sistema contable con información clara para generar los estados
financieros
-.Verificar los procesos de registro y garantizar que la información financiera
proveniente de los módulos auxiliares correspondan en montos, conceptos y
distribución de acuerdo a los principios contables y normativas internas.
-.Realizar seguimiento y control a las transacciones financieras que no se registran
durante el periodo correspondiente
-.Disponer y mantener información confiable y oportuna para la elaboración de las
declaraciones de IVA, ISLR e ingresos brutos.
-.Mantener información actualizada sobre la carga fiscal y tributaria de la empresa y las
reformas de las leyes de contenido tributario
-.Propiciar el desarrollo de optimización y mejoras en las áreas asignadas considerando
los recursos y lineamientos establecidos por la administración de la empresa
9
D.b. Planteamiento del problema
En los últimos tiempos la empresa HELADOS CALI, C.A. ha venido experimentado un
crecimiento vertiginoso en sus operaciones, originando así un desenvolvimiento más que
acelerado de todas las demás actividades dentro de la organización, por lo cual se hace
necesario mejorar la planificación de futuras implementaciones, la compatibilidad entre
sistemas y la organización del personal y de la empresa. En la Actualidad se han
automatizado tanto procesos como sistemas dentro de los cuales se integra, se ordena y se
presenta la información contable. Esta integración se hace de forma global dentro de la
empresa, en este sistema se alimentan diferentes factores tales como la producción, los
inventarios de almacenaje, etc. Los cuales proveen información contable necesaria no solo
para tomar decisiones importantes, sino también para la forma de operación diaria de la
empresa.
Obviamente la calidad de las decisiones de cualquier empresa, pequeña o grande, está en
función directa del tipo de información disponible; es por ello que la empresa HELADOS
CALI, C.A., demanda una completa organización de información y que la misma se
desarrolle normalmente y contar con un eficiente proceso contable que genere información
precisa, manejable y de fácil interpretación, y que además refleje la realidad de manera
coherente y fiable que sirva de soporte para la toma de decisiones.
10
D.c. OBJETIVOS
D.c1. General:
Analizar el proceso contable y tributario que se lleva a cabo en la empresa HELADOS
CALI, C.A.
D.c2. Específicos:
1. Describir cada uno de los componentes y bondades que contiene el sistema Saint
6.1.0 administrativo y contable Enterprise 2010
2. Registrar transacciones en el Módulo de Compras, y de Bancos del Sistema Saint
Enterprise 2010.
3. Realizar declaración de Impuestos Nacionales
4. Revisar el Reajuste Por Inflación.
5. Analizar las Cuentas que conforman los Estados Financieros de la empresa.
6. Realizar Inventario de Productos Terminados.
7. Elaborar las conciliaciones Bancarias.
8. Analizar las partidas contables que conforman los Estados Financieros (Balance
General y Estado de Resultados)
11
D.c.3 PLAN DE ACTIVIDADES
(Ver Anexo N°1)
1.-Descripción de los principales componentes y bondades que contiene el sistema
Saint 6.1.0 Enterprise 2010
Es un sistema administrativo totalmente configurable a las necesidades de cualquier tipo
de empresa. Incluye el módulo administrativo, módulo de compras, módulo de ventas y el
módulo de bancos. Posee un manejo avanzado de inventarios, productos, servicios,
estadísticas y proyecciones, modificaciones en los formatos de facturas, emisión y
seguimiento de presupuestos, órdenes de compra y manejo de tesorería con diferentes
instrumentos financieros. A continuación se describen los módulos más destacados:
Saint administrativo: El cuál se adapta al tamaño de cualquier empresa, ya que su base
de datos, menú y módulo de ventas son configurables, donde el usuario puede eliminar o
añadir las opciones que necesite, dependiendo de la complejidad de la empresa. Trabaja en
redes hasta noventa y nueve (99) estaciones de trabajo, controla ventas normales, con
financiamiento (cálculo de interés ) y punto de venta ( venta de gran volumen ); manejo de
Módulo de Compras desde la emisión de la orden de compra hasta recepción de la misma;
control de inventario en unidades y unidades monetarias, control de servicios de compra y
venta, de servidores, (prestadores de servicio) de vendedores (comisiones, efectividad, etc.)
control bancario (Módulo Bancos), saldos, conciliaciones, control I.V.A., es el único
sistema en el mercado que permite el monitoreo de estaciones de trabajo (ver actuar y otras
estaciones de trabajo diferente a la que se opera), adaptado a las nuevas disposiciones
legales.
Saint contabilidad: El cual permite manejar códigos de cuentas hasta veintidós (22)
dígitos, estados financieros de ley, configurables y comparativos, índices financieros
configurables, control de activos fijos (cálculo de depreciación), control de retenciones,
centro de costos, ajustes por inflación integral, manejo de múltiples empresas con
12
posibilidad de consolidarlas sin importar los catálogos de cuentas, estado de flujo de
efectivos, todo adaptado a las nuevas disposiciones legales.
Saint nomina: Sistema de nómina totalmente configurable que permite elaborar
nómina, calcula vacaciones, utilidades, liquidaciones, intereses sobre prestaciones,
mantiene histórico y acumulados de nómina para cálculos, consultas, reportes, formas de
impresión configurables, gran cantidad de reportes ya configurados y adicionalmente un
generador de reportes que permiten realizar reportes a la necesidad del usuario, ahora para
Windows 95/98/NT/2000.
2.-Registro cuentas por pagar en módulo de compras del sistema Saint.
El proceso contable inicia simultáneamente en el módulo ventas con la facturación de
productos terminados, y en el módulo de compras con el registro en de las cuentas por
pagar o los diferentes gastos que se originan en el funcionamiento diario de la empresa, el
cual se realizó siguiendo las siguientes pautas:
Una que vez recibido el expediente completo (cotizaciones, factura(s), requisición,
formato de recepción de mercancía) se revisa que el expediente tenga la firma de
autorización por parte de la gerencia general, si el expediente está conforme, ingresa al
Saint, en el módulo de compras (Ver anexo N° 2) y se comparan los datos de la Orden de
Compra con los del expediente, tomando en cuenta la condición del proveedor, es decir, si
es (formal, ordinario o especial), generando así la cuenta por pagar en sistema (ver anexo
N° 3 y 4) con sus respectivas retenciones (IVA, ISLR, LAE) (Ver anexo N° 5, 6 y 7) y
entrega la Orden de Compra al Asistente Administrativo.
Para la emisión de los cheques o pagos se ingresa al Saint, modulo bancos (Ver anexo
N° 8) compara los datos de la orden con los del sistema. Si existe algún error, devuelve la
Orden de Compra al analista contable para su corrección. Si todo está conforme, se procede
a abonar la cuenta por pagar en sistema, se coloca el cheque en la forma del Comprobante
de Egreso, se imprime el cheque y entrega el comprobante al Gerente de Administración.
13
3.-Declaración de impuestos
Para la declaración de Impuestos se verifica la fecha que corresponda en el calendario
fiscal y el impuesto que se debe declarar, es decir, si se trata de la Declaración del IVA, las
Retenciones de IVA, ISLR o Impuestos Municipales, para luego realizar los siguientes
pasos:
Declaración de IVA: se exportan los libros emitidos en sistema Saint Administrativo el
periodo que se va declarar y se somete a una revisión exhaustiva para detectar cualquier
anomalía en los registros que hayan sido cargados. Igualmente se verifica la facturación de
las ventas y se coteja con el archivo físico, se imprimen los libros definitivos de compra y
ventas (Ver anexo N° 9) para la carpeta de archivos, seguidamente se emite la hoja resumen
de la declaración mensual de IVA para finalmente cargarlo en el portal del (Servicio
Nacional de Integración Tributaria (SENIAT), una vez declarada se imprimen las planillas
(FORMA-30) (ver anexo N° 10) y los compromisos de pago donde se refleja el monto a
pagar para la emisión del cheque de gerencia Cuando el monto es declarado se saca una
copia al comprobante de pago sellado por el banco, la cual servirá como soporte para el
registro del pago del impuesto y del cheque de gerencia (ver anexo N° 11) y el original se
archiva junto a los libros de Compra y Venta en una carpeta lomo ancho debidamente
identificada, seguidamente se imprime el recibo de pago con 5 copias, se inserta papel
carbón entre ellas, se recorta según exigencias del ente regulador SENIAT. Se escribe el
monto a cancelar, la ciudad donde se realiza el pago y lo firma la contadora, finalmente se
entrega el formato, y el recibo de pago con sus respectivas copias a la gerente de
administración para realizar el pago.
Declaración Retenciones ISLR: El procedimiento implementado para declarar los
impuestos comienza con la solicitud del reporte de retenciones de impuesto sobre la renta a
la contadora y la carpeta de comprobantes de retenciones de ISLR a la analista de
administración para verificar el correlativo de los comprobantes y si faltase alguno(s), se
solicita a la analista administrativa. Seguidamente el analista de Recursos Humanos
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proporciona la relación de ingresos impreso y en formato digital, se copia el formato de
retenciones de ISLR en un archivo nuevo (Ver anexo N° 12) y se le asigna el nombre de
acuerdo al mes que se declara, posteriormente se transcriben en el formato los datos
requeridos por el SENIAT (mes y año a declarar, Rif del proveedor, numero de factura,
numero de control, base de retención, código de retención, aforo), se copian los datos de los
empleados (RIF ingreso acumulado del mes a declarar, % retenido en nómina)se le entrega
a la contadora para que verifique los datos reflejados en el archivo con los comprobantes de
retención y luego el formato con el registro contable, si arroja errores se corrigen y se
realiza nuevamente la conversión del archivo a formato a XML, luego el archivo definitivo
se imprime y se entrega para su aprobación a la gerente administrativa quien verifica el
monto a declarar y se regresa el archivo a contabilidad para la declaración en el portal del
SENIAT, para ello se ingresa con el usuario y clave de la empresa y se realiza la
declaración, se imprime el recibo de pago con 5 copias, se inserta papel carbón entre ellas,
se recorta según exigencias del ente regulador. Se escribe el monto a cancelar, la ciudad
donde se realiza el pago y lo firma la contadora, finalmente se entrega el formato, y el
recibo de pago con sus respectivas copias a la gerente de administración para realizar el
pago.
Declaración Retenciones IVA: se solicita la carpeta de retenciones aplicadas en el mes y
se exporta el reporte de retenciones de IVA que emite el sistema y se cotejan con los
comprobantes de la carpeta, se verifica que no exista alguna inconsistencia en la
información como errores en sumatorias, facturas anuladas o detalles en la emisión de los
comprobantes al momento de ser cargados, posteriormente se carga la información en un
archivo en Excel de acuerdo a los requerimientos exigidos por el SENIAT (Ver Anexo N°
13), este se convierte en formato Texto /delimitados por tabulaciones y se realiza la prueba
inicial por el portal y comprobar que se encuentre libre de errores, si estos no existen
entonces se entrega a la gerente de administración para su aprobación y luego se devuelve
al contador para que proceda a declarar la retenciones del periodo correspondiente, para
ello se ingresa al portal www.seniat.gov.ve con el usuario y clave asignado a la empresa.
15
En el menú contribuyente seleccionamos la opción RETENCIONES DE IVA ubicada en
la pestaña Procesos Tributarios, cargamos el archivo con el formato requerido y de acuerdo
a las instrucciones se enteran las retenciones del periodo, una vez declaradas se imprime el
recibo de pago con 5 copias, se inserta papel carbón entre ellas, se recorta según exigencias
del ente regulador. Se escribe el monto a cancelar, la ciudad donde se realiza el pago y lo
firma la contadora, finalmente se entrega el formato, y el recibo de pago con sus respectivas
copias a la gerente de administración para realizar el pago.
4.-Revisión de Reajuste Regular Por Inflación años anteriores
Tomando en cuenta que las consecuencias del proceso inflacionario afectan la estructura
financiera de la empresa, por cuanto la contabilidad se basa en costos históricos y en
términos de unidades monetarias constante que produce el aumentar de los precios y los
valores se distorsionan, es necesario un ajuste que modifique su valor en sintonía con la
realidad. Sobre la base de estas implicaciones se realiza el ajuste por inflación en términos
fiscales, el cual se divide en dos facetas; Ajuste inicial por inflación y ajuste regulares o
continuos. Estos ajustes por inflación con fines fiscales pueden afectar las partidas
determinadas del balance general o más ampliamente sobre la integralidad de las mismas.
Es por ello que durante la pasantía se procedió a revisar exhaustivamente el ajuste inicial
por inflación y los reajustes fiscales de años anteriores para la declaración definitiva de
ISLR de los años anteriores, pues el sistema contable aún no posee la configuración
adecuada para emitir esta importante información fiscal, y la misma debe ser elaborada
manualmente. Puntualizando detalles como:
La determinación de las partidas y las exclusiones fiscales históricas y si estas fueron
registradas en la hoja de trabajo y se registraron los asientos correspondientes. Y si el
patrimonio neto fiscal inicial fue determinado para aplicarle el reajuste regular a dicho
patrimonio, así como a los aumentos y disminuciones ocurridos en el periodo gravable.
16
Si se elaboró la hoja de trabajo para las partidas no monetarias provenientes del ejercicio
actual. Y verificar que se hayan realizados los asientos fiscales respectivos para determinar
los saldos de cada una de las cuentas afectadas. Principalmente la cuenta Reajuste por
Inflación cuyo saldo debió haber sido trasladado a la declaración de Impuesto Sobre La
Renta y cancelada por el traspaso a la cuenta Actualización de Patrimonio. Asimismo
verificar la elaboración del Balance General Fiscal Actualizado y posteriormente la
declaración definitiva de renta (FORMA DPJ-26).
Una vez finalizada la revisión se encontró que no las hojas de trabajo con las tablas y los
cálculos definitivos plasmados en la declaración de renta no existían y algunos presentaban
errores, el balance fiscal nunca fue impreso y existían inconsistencia en el ajuste por
inflación de los activos fijos pues estos no coincidían con la declaración ni con el balance
general histórico. Por tanto se procedió a la realización e impresión de las cédulas de
trabajo según el formato que exige la Ley de ISLR como soporte del Reajuste regular por
Inflación en la declaración definitiva de Renta a partir del periodo 2006 hasta el 2009, y de
esta manera, aplicando los procedimientos establecidos por el colegio de contadores
referente a esta parte de la contabilidad, dejar asentado los ajustes fiscales con los
respectivos soportes, y preparar la carpeta contentiva de todos los ajustes regulares por
inflación de los periodos anteriores, entre ellos se encuentran:
-.Las tablas de depreciación de activo fijo reflejando el monto del ejercicio actual y el
acumulado.
-.Las cédulas de Activo No depreciable como mejoras a la propiedad arrendada,
terreno, etc.
-.Las cédulas fiscales de trabajo del Activo fijo (Maquinaria y equipos, Mobiliario y
Equipos de Laboratorio, Vehículos Equipos menores y Edificio. Las cédulas de los
Inventarios, cargos diferidos y todas aquellas partidas contables que debían ser
ajustadas por inflación. (Ver anexo N° 14)
-.Se elaboró el balance fiscal actualizado basado en la información del balance histórico
del año correspondiente, donde se muestran los saldos histórico del balance del año
17
actual, los ajustes realizados en el año anterior y los realizados en el año actual de
acuerdo a las cédulas de trabajo, cuyos saldos se verifican en sus respectivas cuentas de
mayor, y finalmente los saldos ajustados al periodo actual. (Ver Anexo N° 15)
-.Con los saldos ajustados de todas las cuentas se elaboró el libro de control fiscal, en el
cual se reflejan los montos ajustados por inflación que se obtuvieron de las cédulas de
trabajo, para finalmente montar el balance general fiscal reexpresado (Ver Anexo N°
16)
-.Toda esta información fue impresa y archivada en la carpeta de Ajuste Por Inflación
de la empresa, lista para ser presentadas ante cualquier fiscalización o auditoria en la
que sean requeridas.
5.-Análisis de cuentas
El análisis de cuentas es un factor importante al momento de presentar los estados
financieros pues cuando se realiza la integración de las transacciones realizadas en los
demás módulos del SAINT (Nómina, Compras, Banco, Ventas) el comprobante
generalmente presenta errores u omisión de información, por lo cual es necesario analizar
todas aquellas cuentas que presenten irregularidades en los estados financieros siendo las
más comunes las cuentas de impuestos, anticipos y cuentas por pagar a proveedores y la
cuenta por pagar empleados, y una vez detectado la falla se procede a realizar el ajuste
correspondiente de la misma. Para ello se imprimen todos aquellos documentos pertinentes
para el análisis entre ellos los principales documentos emitidos por el sistema como el libro
mayor analítico, el reporte de transacciones de cuentas por terceros, los comprobantes de
contabilidad, y cualquier otro reporte que arroje el sistema (ver anexo N° 17 y 18) y que sea
de utilidad durante la revisión, también se ubican otras fuentes de información en el archivo
físico organizado por la administración en el cual reposan todos aquellos expedientes que
soportan todas las operaciones realizadas y registradas en la empresa, en base a los
18
resultados arrojados durante la revisión completa de la cuenta se registra el ajuste o
corrección en sistema según sea el caso.
6.-Realización de Inventario Productos Terminados
Un dato importante y vital para el cierre mensual de la contabilidad es el monto del
inventario final del mes para obtener el costo de la mercancía vendida reflejado en los
estados financieros presentados a la alta gerencia, por ello cada final de mes la
administración programa la jornada de Inventario en los principales almacenes de la
empresa (Materia prima y Productos Terminados), designando un equipo para tal fin. El
cual se encargará de realizar un conteo físico y exhaustivo de toda la mercancía y productos
existentes en los respectivos almacenes, durante la pasantía se logró inventariar los
productos terminados almacenados en la CAVA III de las instalaciones de la empresa.
El proceso se inicia cuando desde el modulo administrativo de Saint en el menú
reportes-inventario-movimientos en unidades (ver anexo N° 19 y 20) se imprime un listado
de todos los productos con sus respectivos códigos que son fabricados en el proceso de
producción (ver anexo N° 21), con el formato en mano y todo el equipo de protección
exigidos por la seguridad industrial el encargado se dirige a la cava y guiados por los
supervisores de turno se procede al conteo minucioso de los productos, los resultados son
anotados en el formato del sistema el cual es entregado a contabilidad para que sean
comparados con las cifras arrojadas en el sistema y posteriormente calcular el costo de
venta de la mercancía vendida.
7.-Elaboración de Conciliaciones Bancarias
Las conciliaciones bancarias son realizadas mensualmente. Para ello se imprimen los
documentos del banco que se vaya a conciliar (Estado de cuenta bancario y el libro mayor
19
analítico que emite el sistema) se realiza las comparaciones de las transacciones efectuadas
en el mes y se ubican las diferencias existentes y se plasman en el formato respectivo el
cual servirá de soporte contable para los ajusten registrados en sistema.
Se procede a revisar de forma detallada los movimientos de las cuentas, para asegurar
que en lo posible no hayan quedado transacciones pendientes por registrar, una vez que se
hace el cierre administrativo del mes, se imprimen los mayores analíticos y extractos
bancarios para hacer las conciliaciones por cada banco para cruzar la información entre las
cuentas y verificar las diferencia que existentes en los registros, cuando estas son
localizadas se ubican las copias de los soportes de las transacciones en el caso que no hayan
quedado reflejadas en Saint contabilidad y cualquier otro soporte necesario que facilite el
ajuste por contabilidad.
Una vez incorporado los ajustes por contabilidad al sistema, se procede a limpiar las
conciliaciones, imprimiendo nuevamente los mayores analíticos donde se reflejan los
asientos de ajustes por conciliación, finalmente se emite la hoja de conciliación por cada
banco después de ajustes para finalmente ser archivada en su carpeta.
8-.Registro de Cuentas Por Cobrar en Sistema Saint
Este procedimiento tiene como objetivo bajar o acreditar las cuentas por cobrar a
clientes del sistema administrativo y que las mismas queden asentadas en la contabilidad en
el momento de la integración. Para ello se imprime de forma diaria los movimientos
bancarios, se revisa si existen notas de débito por cheques devueltos. Y en el caso que
existan se informa al Gerente Administrativo para actualizar la disponibilidad bancaria y
notificar al cliente el inconveniente con el pago y que este haga la reposición del cheque
devuelto. Luego se procede a registrar el débito de la cuenta correspondiente, es decir a
cargar el pago en el sistema a través del módulo de bancos, en el menú principal (Ver anexo
N° 22) se selecciona la opción cuentas por cobrar y presionando la tecla F1 se ubica al
cliente afectado, se selecciona la factura que se va a abonar y se ingresan los datos básicos
20
como el banco donde se registrara el abono, la descripción, (ver anexo N° 23 y
seguidamente se ingresa el código de la cuenta, se selecciona el tercero afectado, se ingresa
el monto a registrar y se imprime el documento soporte del registro de la cuenta por cobrar
(Ver anexo N° 24)
Seguidamente se cotejan los movimientos bancarios con lo abonado por el cliente, según
lo cargado en bancos y se concilia con el estado de cuenta de cada cliente, verificando así
los saldos en Saint Administrativo, Bancos y Contabilidad, asegurando que no existan
fallas de integración.
Finalmente se archiva en carpetas las conciliaciones de cuentas clientes del mes.
9.-Análisis de Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados)
El objetivo fundamental de dicha actividad radica en el análisis del comportamiento del
proceso contable realizado, y en detectar las desviaciones y sus causas, así como descubrir
las correcciones más inmediatas para que sean utilizadas en el posterior mejoramiento de la
gestión de contable. Para ello se imprimieron los estados financieros principales (Balance
General y Estado de Resultados) (Ver anexo N° 25 al 30) y se evaluaron todas las partidas
contables y fueron comparadas con la información registrada durante el periodo a evaluar, y
aquellas en las que se observaron inconsistencias, se analizaron con más profundidad. Se
imprime desde el sistema Saint Enterprise modulo Contabilidad el libro mayor analítico
para revisar las transacciones del periodo, y compararlas con los archivos.
Durante este proceso se encontraron anomalías relevantes al momento de integrar la
información desde los diferentes módulos que afectan los registros contables (Compras,
Banco, Ventas), las cuales distorsionan las cifras de las estados financieros, detalles como
cuentas con saldos muy elevados y que necesitan ser reclasificadas por errores en las
cuentas o terceros, inconsistencia en los comprobantes que originan un descuadre en los
mismos. Omisión de información como cheques, compras y otros. Cada una de estas
inconsistencias fueron estudiadas y corregidas inmediatamente para la presentación de la
21
información lo más limpia posible reflejando la realidad de la situación financiera de la
empresa.
D.d. Logros del Plan Acordado
Como metodología de estudio se empleó, para la realización, desarrollo y presentación
de este trabajo, las normas expuestas APA (American Psicological Asociation), siendo
estas las de mayor aceptación mundial sobre la materia, además de estar en sintonía con la
normativa que al respecto ha emanado la Universidad Nacional Experimental de Guayana
para la realización y presentación de informe técnico final de pasantía. Para la consecución
de los resultados se estableció un plan de actividades desarrollado en un periodo de 16
semanas, las cuales fueron distribuidas y enfocadas a detectar los problemas y satisfacer las
necesidades del proceso contable de la empresa Helados Cali, C.A. Durante este periodo de
pasantía se logró ampliar y/o profundizar el conocimiento, enfoque y criterio contable para
generar una información más eficaz y eficiente dando respuesta a la solución del problema
planteado y ubicar los obstáculos presentados en el ciclo contable permitiendo
posteriormente concluir en el resultado del análisis y establecer las recomendaciones
pertinentes que terminarían en mejoras importantes para esta empresa que se encuentra en
pleno crecimiento constante y acelerado.
D.e. Facilidades y Dificultades encontradas
En general durante el desarrollo de la pasantía fue satisfactorio en cuanto a la
disposición y cooperación de los responsables de cada departamento, durante el periodo de
duración del análisis contable - administrativo, lo que permitió realizar la revisión y control
de una forma más efectiva.
22
Sin embargo, se observaron ciertas dificultades que en momentos retardaban la
consecución de objetivos puntuales del plan de actividades establecido, producto del
crecimiento vertiginoso que ha venido experimentando la organización reflejado en la
implementación, y en algunos casos, la creación de normas y procedimientos o
modificaciones en las ya existentes con el fin de lograr la mayor eficacia y eficiencia en la
operaciones diarias de la organización.
Estos contratiempos se tradujeron en constantes retrasos involuntarios en la entrega de
información por parte de los otros departamentos involucrados directamente en el proceso
contable que afectó considerablemente la digitalización de la información, pues además de
llegar tarde en ocasiones la misma llegaba incompleta.
D.f. Conocimientos adquiridos durante el proceso de pasantía.
La oportunidad obtenida en Helados Cali, permitió comprender la importancia de lo que
representa para la empresa un efectivo proceso contable, pues es el puente que garantiza la
unión de la actual posición con su futura pervivencia. Contribuyó a la determinación de la
función y ubicación de cada uno de los elementos del proceso administrativo-contable, los
componentes de la estructura organizativa y conocer en cada momento, las necesidades del
mercado que harán crecer a la institución en forma equilibrada, comprobando así, que es
este el camino más idóneo para afianzar sólidamente sobre sus bases presentes una
organización, al tiempo que se proyecta segura hacia un porvenir sin sobresaltos.
En materia práctica permitió conocer el funcionamiento técnico de los diferentes
sistemas contables en este caso la operación, desenvolvimiento y ventajas así como sus
desventajas del Saint Enterprise 6.1.0 versión 2011, definir el alcance la información que
este puede procesar y la veracidad de la misma revisando el margen de error que este arroja
y al mismo tiempo determinar hasta que nivel afecta el proceso contable – administrativo.
Se logró conocer el manejo de los aspectos: contable, fiscal y financiero del ajuste por
inflación. El impacto del efecto inflacionario en los costos operativos de la empresa
23
tomando en cuenta que en nuestro país la contabilidad se ha basado en estados financieros
expresados en costos históricos y en termino de unidades monetarias que se consideran
constantes, y es evidente que cuando los precios aumentan en forma general, los valores se
distorsionan y los estados financieros no proporcionan información adecuada para la
gestión empresarial, razón por la cual se hace necesario ajustarlas; sin embargo, este no es
la única acción que deban acometer las empresas frente el proceso inflacionario, pues se
deben establecer y ejecutar estrategias gerenciales que minimicen el efecto y fortalezca su
posición financiera y competitiva.
24
CONCLUSIONES
Actualmente se puede afirmar que con el transcurrir del tiempo, los avances
tecnológicos han contribuido en el desarrollo de los procesos de contar y registrar datos
financieros a través de numerosos sistemas, los cuales son útiles y se adaptan a las
exigencias empresariales. Los sistemas contables permiten llevar un control de las
actividades financieras y cumplen un rol muy importante al producir datos indispensables
para el desarrollo del sistema económico empresarial, esta información es mostrada por los
estados financieros cuya características fundamentales son la utilidad y confiabilidad de los
datos que muestran. Tomando en cuenta estos conceptos y los hallazgos obtenidos durante
el proceso de pasantía se concluye lo siguiente:
La empresa cuenta con un sistema de información que requiere de una
configuración acorde con sus necesidades y que en ocasiones resulta problemático a
la hora de obtener los datos relevantes para la elaboración de los estados financieros
y la emisión de información para los respectivos análisis contables en determinados
departamentos de la empresa.
El análisis de las cuentas que conforman los estados financieros necesitan una
revisión más profunda e inmediata, sin embargo, el número de personas asignadas
en esta área resulta insuficiente tomando en cuenta el volumen de información que
se genera en la empresa la cual debe ser procesada, registrada y analizada en un
corto periodo de tiempo y solo se cuenta con la asistente contable y la contadora.
No existe un control interno permanente en la empresa que sirva de apoyo al área
contable en la verificación de la información mensual emitida por el sistema
contable y que los estados financieros presenten la situación real de la empresa.
En la empresa no se implementan los manuales de funciones, perfil de cargos,
manuales de procesos industriales y contables, lo cual representa una dificultad a la
hora de pedir cuentas de los procesos, pues varios departamentos afectan
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activamente el sistema contable y por ende los registros tienen una alta probabilidad
de presentar errores los cuales deben ser ajustados al final de mes, lo que se traduce
en más trabajo para los encargados del área.
No existe un control un proceso efectivos del inventario tanto de materia prima
como de productos terminados que permitan controlar las entradas y salidas de
mercancía por lo cual se ve afectado el cálculo del costo de venta para los estados
financieros mensual
26
RECOMENDACIONES
La calidad en los procesos de información y más los de carácter contable, juega un papel
muy importante en la competitividad de las empresas, ya que muchas de las decisiones
tomadas en la misma son con base a los resultados o productos de esos procesos, por lo
tanto con el fin de que la empresa HELADOS CALI, C.A participe más eficientemente en
todas sus actividades se hacen las siguientes recomendaciones:
La empresa debe crear sistema de información con una configuración adecuada a
sus necesidades y lo suficientemente efectivo de manera que la información
pueda fluir adecuadamente dentro de la organización a todos los niveles
jerárquicos y no se convierta en un elemento ineficiente.
Implementar un sistema de control interno permanente, con personal fijo que
realice las revisiones permanentemente con el propósito de verificar cada mes la
información, solicitar los registros a tiempo y en el período correspondiente,
correcciones, ajustes, y de esta manera poder garantizar que los estados
financieros mensualmente revelen la situación real de la empresa.
Continuar con el proceso de implementación de manuales de funciones, perfil de
cargos, manuales de procesos industriales y contables, etc. establecer políticas y
procedimientos claros que permitan evaluar los procesos.
Determinar con claridad la Parametrización del sistema contable con
responsabilidad y autoridad sobre los diferentes módulos y permisos para crear,
corregir y consultar información. Se recomienda determinar una responsabilidad
absolutamente administrativa para consultar, transferir, pagar nómina, etc. por el
Portal Virtual de Bancos.
Establecer un riguroso control de inventarios para los artículos y productos que
se manejan en los almacenes tanto de materia prima como en el de productos
terminados a fin de controlar eficazmente la entrada y salida de productos,
además de organizar el espacio físico a través de la correcta distribución de las
27
existencias de manera que haya más espacio y orden a la hora de realizar los
inventarios para el cierre administrativo mensual, garantizando la obtención de
las cifras que se compraran con la información contable.
28
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Catacora, F. (1998). Contabilidad. "La base para las decisiones gerenciales".
Editorial Mc Graw Hill. Colombia
Gómez, F. (1990). Contabilidad I (Teoría). Registrados los Derechos de Autor.
Caracas Venezuela
Redondo, A. (1992). Curso Práctico de Contabilidad General y Superior. Centro
Contable Venezolano, Caracas, Venezuela, 3ra edición.
29
ANEXO N° 01
Plan de Actividades desarrollado durante la pasantía
30
ANEXOS N° 2
Módulo de Compras. Saint Administrativo
31
ANEXO N° 03
Módulo de Compras. Saint Administrativo. Cargo Cuentas por Pagar
32
ANEXO N° 4
Comprobante de Cuenta por pagar en sistema saint.
33
ANEXO N° 5
Comprobante Retención I.V.A emitido por sistema Saint
34
ANEXO N° 6
Comprobante Retención I.S.L.R
35
ANEXO N° 7
Comprobante Retención .L.A.E emitido por sistema saint
36
ANEXO N° 8
Módulo Bancos Saint administrativo
37
ANEXO N° 9
Libro de Compras emitido por sistema Saint
Libro de Ventas emitido por sistema Saint
38
ANEXO N° 10
Forma 30 Declaración de I.V.A
39
ANEXO N° 11
Registro Cheque de Gerencia en Saint Bancos
40
ANEXO N° 12
Archivo Retenciones I.S.L.R
41
ANEXO N° 13
Archivo TXT Retenciones I.V.A
42
ANEXO N° 14
Cédula Activo Fijo. Reajuste Regular por Inflación
43
ANEXO N° 15
Balance fiscal Actualizado
44
ANEXO N° 16
Balance fiscal reexpresado
45
ANEXO N° 17
Análisis de Cuenta. Módulo Saint Contabilidad
46
ANEXO N° 18
Análisis de Cuenta. Reporte Mayor analítico Saint Contabilidad
47
ANEXO N° 19
Reporte Inventario Productos Terminados. Saint Módulo Administrativo
48
ANEXO N° 20
Reporte Inventario Productos Terminados. Saint Módulo Administrativo
49
ANEXO N° 21
Formato listado Productos Terminados. Saint Módulo Administrativo
50
ANEXO N° 22
Saint Administrativo. Módulo Bancos. Opción Cuentas Por Cobrar
51
ANEXO N° 23
Saint Administrativo. Módulo Bancos. Opción Cuentas Por Cobrar
52
ANEXO N° 24
Saint Administrativo. Módulo Bancos. Registro Cuentas Por Cobrar
53
ANEXO N° 25
Estados Financieros. Balance General
54
ANEXO N° 26
Estados Financieros. Balance General
55
ANEXO N° 27
Estados Financieros. Balance General
56
ANEXO N° 28
Estados Financieros. Estado de Resultados
57
ANEXO N° 29
Estados Financieros. Estado de Resultados
58
ANEXO N° 30
Estados Financieros. Estado de Resultados
