Sumber bacaanHuman Resources Management Seventh Edition Garry Dessler, ch.3Human Resorces Management, Positioning for the 21 st century 6 th ed, Randall, ch. 6Human Resorces Management 9 th Edition Robert L, Mathis John Jackson, ch. 7

Analisis Jabatan(Job analysis)Drs.M.Kosasih Zen,MSi

Tujuan PembahasanTujuan pembahasan ini adalah peserta dapat memahami konsep dasar Analisis Jabatan, melaksanakan analisis Jabatan sehingga menghasilkan Job Description dan Job Spesification, menerapkan Analisis Jabatan sesuai dengan kegunaannya dan menyelesaikan kasus-kasus MSDM melalui pendekatan Analisis Jabatan

Struktur OrganisasiApa Struktur Organisasi itu?

Struktur organisasi adalah bagan yang menggambarkan hubungan kegiatan dan sumber-sumber daya yang ada dalam organisasi disertai tugas-tugas yang mereka jalankan

Bentuk Formal Struktur Organisasi

Bentuk formal sebuah struktur organisasi digambarkan dalam bentuk skema yang disebut dengan Bagan Organisasi.

Bentuk Formal Struktur Organisasi

Bentuk Formal Struktur Organisasi

Hasil dari Sebuah Struktur OrganisasiSebuah struktur organisasi akan menghasilkan berjenis-jenis pekerjaan yang ada dalam sebuah organisasi.Masing-masing pekerjaan harus memiliki batasan yang jelas mengenai unsur-unsur dari pekerjaan tersebut.Selain itu setiap pekerjaan menuntut syarat-syarat tertentu terhadap orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebutAnalisis jabatan memberikan prosedur melaluinya dapat diketemukan apa yang termuat dalam pekerjaan dan orang macam apa yang hendak diperkerjakan untuk pekerjaan itu.

Pengertian Analisis JabatanAnalisis jabatan (Job Analisis) merupakan suatu proses pengembangan dan pencatatan pekerjaan. Informasi yang digambarkan atau dicatat mencakup tujuan suatu pekerjaan, kewajiban atau kegiatan utama yang harus dilakukan si pelaku pekerjaan dan syarat-syarat dilakukannya pekerjaan tersebut

Tujuan dan Arti Pentingnya Analisis JabatanMenyediakan informasi pekerjaan yang realitas bagi para pelamarMenentukan kewajiban masing-masing karyawan dan tugas-tugas yang harus mereka laksanakan.Mengidentifikasi hubungan antara atasan dan bawahanMemberikan informasi yang diperlukan dalam memberi kesempatan kerja secara adil kepada siapapunDapat membantu perusahaan dalam memenuhi UU untuk warga penyandang cacat

Tujuan dan Arti Pentingnya Analisis Jabatan6.Dipergunakan sebagai dasar pelatihan, perencanaan karir dan pengembangan karir7.Digunakan dalam penentuan nilai relatif suatu pekerjaan 8.Dapat berperan sebagai alat untuk memudahkan desain ulang dan perubahan pekerjaan9.Dapat memperlancar perubahan organisasi dengan mengenali pengulangan yang tidak perlu selama berlangsungnya merger, akuisi dan perampingan10 Mengarahkan supervisor pada waktu mencari karyawan baru

Informasi yang Diperoleh Lewat Analisis JabatanAktivitas KerjaPrilaku ManusiaMesin, Alat Perlengkapan dan Bantuan Kerja yang DigunakanStandar KinerjaTuntutan PekerjaanTuntutan Manusiawi

Langkah-Langkah dalam Analisis JabatanMengidentifikasi penggunaan informasi jabatan yng berkaitan dengan keinginan informasi analisis jabatanMengidentifikasi latar belakang yang berhubungan dengan jabatan (bagaimana hubungan dengan jabatan lain)Pilihlah jabatan yang tepat untuk dianalisis bila diduga banyak jabatan serupaAnalisislah secara sungguh-sungguh jabatan dengan metode yang telah ditetapkanDiskusikan dengan pemangku jabatan (informasi yang diperoleh diservikasi dengan pekerja yang melaksanakan pekerjaan itu)

Metode Mengumpulkan Informasi Analisis JabatanWawancaraKuesionerObservasiBuku Harian Pegawai

Pertanyaan-Pertanyaan Khas untuk Menyusun Analisis JabatanApa nama Nama jabatan yang anda duduki sekarang ?Apa saja yang dilakukan oleh jabatan ?Apa yang merupkan tugas utama dari posisi Anda ? Apa persisnya yang Anda lakukanDalam lokasi fisik apakah Anda bekerja ?Pendidikan, pengalaman, keterampilan dan bila perlu sertifikat dan surat izin apakah yang merupakan persyaratan ?Apa yang merupakan tanggung jawab dan kewajiban jabatan ?Apa yang menjadi standar kinedrja dari jabatan andaApa yang merupakan tuntutan fisik jabatan ? Tuntutan emosional dan mental ?Apa yang merupakan persyaratan kesehatan dan keamanan ?Apakah Anda terekspose ke kondisi kerja yang berbahaya atau tidak biasa ?Peralatan apa yang selazlu digunakan dalam melaksanakan pekerjaan ini.

Hasil yang Diperoleh dari Analisis JabatanUraian Jabatan Suatu daftar tugas-tugas tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, tanggung jawab kepenyeliaan suatu jabatan2. Spesifikasi Jabatan Suatu daftar dari tuntutan manusiawi suatu jabatan yakni pendidikan, keterampilan, kepribadian dan yang lain-lain yang sesuai

Hasil dari Uraian TugasNama JabatanDepartemenRingkasan TugasSupervisi yang diterimaPelaksanaan KerjaTugas KewajibanJob Context

Kerangka Uraian JabatanIdentitas JabatanIkhtisar JabatanTugas Pokok JabatanRutinBerkalaInsidentil4. Wewenang dan Tanggung jawabWewenangTanggung Jawab5. Kondisi KerjaKondisi FisikKondisi Mental

Kerangka Spesifikasi JabatanIdentitas jabatanPersyaratan jabatanPendidikanPelatihan yang dibutuhkanPersyaratan fisik Jenis kelaminUsiaKesehatan6. Persyaratan umum7. Persyaratan Khusus

Analisis Jabatan ManajerialSulit Untuk mengenali apa yang dilakukan seorang manajer sepanjang waktu karena macam kegiatannya bervariasi dari jam ke jam dan dari ke hari. Oleh sebab itu digunakan kuesioner yang berhubungan dengan masalah manajer, tanggung jawab, tuntutan, pembatasan dan karakteristik lainnya

Kuesioner Uraian Jabatan ManajerialPerencanaan produk pasar dan keuanganKoordinasi unit-unit organisasi dan personilPengendalian bisnis internalTanggung jawab produk dan jasaHumas dan hubungan dengan pelangganKonsultan tingkat lanjutOtonomi tindakanPersetujuan atas komitmen keuanganPelayanan stafPengawasanKompleksitas dan stressTanggung jawab keuangan tingkat lanjutTanggung jawab SDM yang luas

Analisis Jabatan FungsionalDalam Analisis jabatan fungsional kegiatan kerja digambarkan dengan menggunakan sistem peringkat. Asumsi dasarnya adalah sebagai berikut :Suatu pembedaan mendasar harus dilakukan antar apa yang dikerjakan karyawan dan cara mengerjakannya.Semua pekerjaan memerlukan karyawan untuk berhubungan dengan data dan barang sampai tingkat tertentuFungsi yang sesuai untuk penanganan data, orang atau barang adalah hirarki dan ordinal berlangsung dari yang kompleks ke yang sederhana

Tehnik Analisis Jabatan yang SpesifikAnalisis metodeBagan proses alurBagan mesin pekerjaPenelitian gerak dan waktuWork sampling

Analisi Jabatan Berbasis KompetensiOrganisasi Masa Depan Berbentuk datar dan rampingBerbentuk jaringan yang lebih memberdayakan kerjasama kelompok, pengembangan karier, lebih didasarkan kepada berbagai bentuk tugas ketimbang urutan, individu tidak lagi terikat secara kaku dengan tingkat manajemen yang hirarkis

Ada 4 kondisi yang dibutuhkan :1. Misi organisasi harus jelas dan dipahamiKompetensi SDMInformasi yang menembus pada semua fungsiBudaya organisasi yang mendukung

Apa yang Dimaksud dengan Kompetensi ?Kompetensi didefinisikan sebagai keseluruhan,kemampuan,pengetahuan, sikap dan prilaku yang ditunjukkan secara konsisten oleh individu untuk menghasilkan kinerja unggul pada suatu jabatan dalam bidang pekerjaan tertentu

Elemen KompetensiElemen KompetensiPeran SosialCitra DiriMotifPengetahuanKeterampilanSifat /Kepribadian

Model Gunung EsKeterampilanPengetahuanPeran SosialCtra DiriSifat / KepribadianMotif

Kecocokan Kompetensi Seseorang dengan PekerjaanSetiap pekerjaan memiliki tuntutan kompetensi tertentu.Setiap orang memiliki kompetensi yang berbeda. Orang yang memiliki kompetensi yang diperlukan bagi suatu pekerjaan tertentu akan memberikan hasil yang lebih baik dibandingkan dengan mereka yang tidak memilikinya.Dengan demikian kompetensi merupakan karakter individu yang membedakan tingkat kinerja seseorang pada suatu pekerjaan tertentuKarena setiap pekerjaan memiliki tuntutan yang berbeda maka kompetensi yang dapat memberikan kontribusi terhadap kinerja yang unggul akan berbeda dari pekerjaan yang satu dengan yang lain

Penilaian dan Pengembangan Kompetensi

Suatu prilaku tertentu baru dapat disimpulkan sebagai kompetensi apabila:

Memberi hasil yang lebih baik Muncul pada berbagai situasi Frekuensi pemunculannya lebih sering

Hubungan antara Elemen Kompetensi dengan Kompleksitas Pekerjaan

ElemenKompetensiKompleksitas PekerjaanRendahTinggiMotif, sifat, citra, peran sosial, inisiatif, sensitifitas antar pribadi dan percaya diriPengetahuan dan Keterampilan

Tinggi

Analisis Jabatan dalam duniaTanpa JabatanSpesialisasi jabatan Adam SmithCharles BabbageF.W. Taylor

2. Mengembangkan pekerjaan yang lebih menantang lewat pemekaran jabatan (Fedrick Herzberg)

3. Aapakah suatu jabatan sudah dispesialisasikan, dimekarkan atau diperkaya, para karyawan umumnya tetap ditugaskan untuk pekerjaan itu sebagaimana uraian jabatan

4. Dalam banyak perusahaan dewasa ini, pekerjaan menjadi lebih tak berbentuk dan lebih sulit untuk didefinisikan. Dengan kata lain kecenderungan ke arah de-jobbing

Mengapa Perusahaan MenjadiDe -JobbedOrganisasi yang lebih datarKerja timOrganisasi NirbatasPerekayasa Ulang

Selesai

Terima kasih atas perhatian anda M.Kosasih Zen

TugasBuatlah Analisis jabatan untuk jabatan teman anda, dengan menggunakan daftar pertanyaan.Buatlah Uraian jabatannya lalu buat pula spesipikasi jabatan.Trimakasih.