Analisis KebutuhanDiklat

Kehidupan suatu organisasi dapat dikatakan sebagai pencerminan dari kiprah manusia yang mengawakinya. Pertumbuhan suatu organisasi akan selalu sejalan dan tergantung pada perkembangan kehidupan semua orang yang menjadi anggota organisasi tersebut terutama orang yang duduk dalam strata kepemimpinan, dan pengaruh dari perubahan lingkungannya.Oleh karena itu, sumber daya manusia (SDM) merupakan asset yang sangat penting bagi setiap organisasi dan memiliki peranan yang sangat menentukan berhasil tidaknya organisasi dalam mencapai tujuannya. Selain itu keberhasilan suatu organisasi juga sangat dipengaruhi oleh ketulusan dan kemajuan setiap pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya.

Namun, masalah yang dihadapi adalah kesenjangan antara kompetensi standard dan kompetensi nyata. Untuk mengetahui kesenjangan tersebut dilakukan Analisis Kebutuhan Diklat (AKD). AKD merupakan Dasar dalam memahami kebutuhan Diklat pada setiap organisasi. Seorang analis kebutuhan Diklat perlu memahami dengan baik konsep AKD agar dapat menerapkan dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari. Dalam praktek AKD, kami mengambil lokus penyelenggaraan Diklat. Berdasarkan permasalahan di atas, tujuan yang ingin dicapai adalah untuk menemukenali diskrepansi kompetensi bagi penyelenggara Diklat di Pusdiklat Badiklat Dephan.

Hasil AKD ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai :

1. bahan pertimbangan pimpinan Badiklat Dephan dalam menentukan kebijaksanaan peningkatan kompetensi kerja melalui diklat.

2. bahan informasi bagi para analis kebutuhan diklat yang ingin menyelenggarakan AKD.

Teknik Analisis Kebutuhan Diklat

Teknik Analisis Kebutuhan Diklat dibidang Penyelenggaraan Diklat dilaksanakan dengan menggunakan pendekatan mikro yaitu suatu analisis kebutuhan Diklat yang lebih terfokus kepada upaya menentukan Diklat. Pendekatan mikro dilaksanakan dengan menggunakan teknik diskrepansi kompetensi kinerja, focus group dan nominatif group dan sebagainya. Pada praktik AKD ini, kami menggunakan teknik diskrepansi kompetensi kinerja.

Teknik Diskrepansi Kompetensi Kinerja adalah selisih antara kinerja orang yang menduduki suatu jabatan dengan kinerja yang dituntut oleh organisasi atau sebagai kesenjangan / perbedaan kemampuan kerja yang dituntut oleh organisasi yang memberinya jabatan tersebut.

Instrumen Analisis Kebutuhan Diklat

Data yang dikumpulkan berupa data atau informasi yang terdiri dari data primer dan data sekunder :

1. Data Primer diperoleh dengan menggunakan metode kuesioner yaitu data yang diperoleh secara langsung dari responden melalui pengisian kuesioner dengan menggunakan teknik wawancara. Daftar pernyataan kuesioner dan jawaban kuesioner pada Lampiran 1 yaitu Matrik 1. Analisis Tugas Pokok.

2. Data Sekunder diperoleh dengan menggunakan Metode Kepustakaan. Metode ini dilakukan dengan mempelajari buku-buku dan literatur-literatur untuk mendapatkan teori-teori yang berhubungan dan mendukung kegiatan AKD.

Teknik Analisis Data

1. Membuat Flow Proses.

Flow proses yaitu urutan kegiatan dari unit kerja yang akan dianalisis. Dari flow proses penyelengaraan Diklat ditentukan BHP (Bidang Penentu Hasil pokok) atau Key Result Area. BHP adalah suatu bidang pekerjaan yang apabila tidak dikerjakan akan mengganggu proses atau proses tidak akan jalan. Dari BHP tersebut ditentukan jabatan yang akan dianalisis.

2. Menentukan Responden

Responden (pemangku jabatan) yang akan dianalisis ditentukan berdasarkan bidang penentu hasil pokok. Kemudian menentukan Kompetensi Kerja Standar (KKS) pemangku jabatan berdasarkan uraian tugas pokok dan fungsi jabatan. Setelah itu, mengidentifikasi Kompetensi Kerja Nyata (KKN), responden dengan analisis data sekunder : wawancara, observasi, survey dan lain-lain.

3. Identifikasi DKK

Data-data setiap responden diolah dengan menggunakan Matrik 1 yaitu identifikasi DKK. Hasil Matrik 1 setiap responden dikompilasikan ke dalam Matrik 2 yaitu Analisis DKK. Hasil dari Matrik 1 dan Matrik 2 sebagai bahan masukkan pada Matrik 3 yaitu analisis unsur manajemen. Matrik 3 untuk mengidentifikasi penyebab DKK berdasarkan unsur-unsur manajemen seperti : 5 M, I, E. Tahap berikutnya adalah menentukan prioritas DKK dengan menggunakan Matrik 4 yaitu analisis prioritas.

4. Penentuan Jenis Diklat

Berdasarkan Matrik 3 bila penyebab DKK adalah manusia maka ini berarti kebutuhan Diklat. Penentuan jenis Diklat didasarkan pada orang yang akan dilatih dan pada hasil analisis kebutuhan Diklat dengan teknik diskrepansi. Adapun penentuan jenis Diklat sebagai berikut :

a. Satu DKK dapat diartikan satu jenis Diklat.

b. Dua atau lebih DKK dapat dijadikan satu jenis Diklat.

c. Satu DKK dapat dijadikan beberapa jenis Diklat.

Deskripsi Data : Flow Proses di bidang penyelenggaraan diklat sebagai berikut :

Dari flow proses tersebut dapat ditentukan bidang penentu hasil pokok yaitu pada kegiatan :

1. Laporan kesiapan buka diklat

2. Pemanggilan dan penerimaan calon peserta

3. Pengecekan kesiapan sarpras diklat

4. Pelaksanaan diklat

5. Evaluasi dan laporan diklat

Responden diambil dari bidang operasional pendidikan dan pelatihan sebanyak 5 orang.

Kompetensi Kerja Standar berdasarkan uraian tugas sebagai berikut :

1. Kompetensi Dasar : Integritas, Kepemimpinan, Perencanaan dan pengorganisasian, dan kerja sama.

2. Kompetensi Bidang : Berpikir analitis, Mengarahkan/memberi perintah, Berorientasi pada kualitas, Komitmen terhadap organisasi, Pendelegasian wewenang, Perbaikan terus menerus, Semangat berorganisasi, dan keahlian teknikal/professional/ manajerial.

3. Pengetahuan : Kebijakan di bidang manajemen pendidikan, manajemen Diklat, dan manajemen sumber daya manusia.

4. Keterampilan : Teknik berkomunikasi, Mengerahkan bawahan, Menyusun Jadwal Diklat, Menyusun konsep amanat untuk buka dan tutup, Menyusun konsep laporan dan surat perintah, Mengoperasikan komputer, Monitoring pelaksanaan Diklat, Evaluasi pelaksanaan dan pengendalian dikklat, dan Penyelenggaraan pelaksanaan Diklat.

Sedangkan Kompetensi Kerja Nyata dari responden dapat dilihat pada lampiran matriks 2 yaitu tabulasi analisis kebutuhan Diklat.

Diskrepansi kompetensi kerja yang ditemukan sebagai berikut :

1. Integritas.

2. Perencanaan dan organisasi

3. Berpikir analitis

4. Pendelegasian wewenang

5. Perbaikan terus menerus

6. Semangat untuk berorganisasi

7. Kebijakan di bidang manajemen pendidikan

8. Manajemen SDM

9. Teknik berkomunikasi

10. Penyusunan konsep amanat untuk buka dan tutup Diklat

11. Penyusunan konsep laporan dan surat perintah

12. Mengoperasikan komputer

13. Monitoring pelaksanaan diklat

Jenis Diklat yang Dibutuhkan

Dari hasil analisis matrik 2 dan 3 disimpulkan bahwa kebutuhan diklat yang sesuai bagi responden sebagai berikut :

1. Diklat :

a. Diklat Manajemen of Training (MOC)

b. Diklat Training Officer Course (TOC)

c. Diklat Operator Komputer

d. Diklat Administrasi Umum Dephan

e. Diklat Evaluasi Diklat

2. Non Diklat :

a. Pedoman penyusunan laporan Diklat.

b. Pedoman penyusunan amanat

Berdasarkan hasil AKD, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa :

1. Pada proses penyelengaraan Diklat terdapat 5 bidang penentu hasil Pokok.

2. Ditemukan 13 diskrepansi kerja penyelenggara Diklat.

3. 5 jenis Diklat dan 2 jenis nondiklat untuk Meningkatkan kompetensi kerja penyelengara Diklat.

Rekomendasi

Dari hasil AKD analisis dan kesimpulan, dapat diajukan rekomendasi untuk meningkatkan kinerja di Bidang penyelengaraan diklat dengan cara :

1. Memberi kesempatan bagi penyelenggara Diklat untuk mengikuti :

a. Diklat Diklat Manajemen of Training (MOC)

b. Diklat Training Officer Course (TOC)

c. Diklat Operator Komputer

d. Diklat Administrasi Umum Dephan

e. Diklat Evaluasi Diklat

2. Membuat pedoman penyusunan laporan Diklat dan Pedoman penyusunan amanat bika belum ada pedomannya. Bila sudah ada kami sarankan untuk direvisi.

DAFTAR PUSTAKA

Keputusan Menhan Nomor : KEP/08/M/II/2005 tanggal 15 Februari 2005 tentang Standar Kompetensi Jabatan Struktural di Lingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Departemen Pertahanan RI.

Modul Teknik AKD I, 2005., Lembaga Administrasi Negara RI, Jakarta

Modul Teknik Penyusunan Laporan dan Presentasi Hasil AKD, 2005, Lembaga Administrasi Negara RI, Jakarta.

Peraturan Menhan Nomor : PER/01/M/VIII/2005 tanggal 25 Agustus 2005 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dephan.

Surat Keputusan Menhan Nomor : SKEP/929/XII/2004 tanggal 31 Desember 2004 tentang Uraian Jabatan Eselon II, III dan IV Balitbang dan Badiklat Dephan, 2004., Biro Ortala Setjen Dephan, Jakarta.

Pentingnya Training Needs Assessment (TNA) Bagi PengembanganSDM

Posted by su7as on March 26, 2009

Posted in: MSDM. 3 comments

Pendahuluan

Sekitar awal bulan Maret 2009 saya mengikuti pelatihan Training Needs Assessment (TNA) atau analisis kebutuhan diklat di Jakarta selama 10 hari yang diselenggarakan oleh Pusdiklat Tenaga Administrasi Departemen Agama, betapa terkejutnya saya bahwa pelatihan TNA ini adalah pelatihan untuk pertama kalinya yang diadakan oleh Pusdiklat, jadi selama ini pusdiklat hanya menerima peserta berdasarkan permintaan dan kuota yang telah ditentukan. Terdetik dalam hati, bagaimana Pusdiklat Departemen Agama atau Balai Diklat Keagamaan akan mendapatkan pelaksanaan diklat yang efektif dan efesien, jika tidak melaksanakan training needs assessment (TNA) ?

Diklat dianggap sebagai faktor penting dalam peningkatan kinerja pegawai, proses dan organisasi, sudah luas diakui. Tapi masalahnya banyak diklat yang diselenggarakan oleh suatu organisasi tidak atau kurang memenuhi kebutuhan sesungguhnya. Misalnya yang diperlukan sesungguhnya adalah pelatihan B. akibatnya investasi yang ditanamkan melalui diklat kurang dapat dilihat hasilnya. Lebih parah lagi perlu tidaknya suatu diklat mudah digugat. Inilah tantangan yang dihadapi oleh bagian kepegawaian di setiap Kanwil Dep. Agama, Balai Diklat Keagamaan hingga Pusdiklat Departemen Agama saat ini. Timbulnya masalah ini tentu disebabkan banyak hal. Salah satunya terletak pada Training Needs Assessment (TNA)-nya yang tidak pernah dilakukan dengan benar.

Pentingnya Training Needs Assessment

Dalam konteks pelaksanaan diklat yang diselenggarakan pemerintah, maka hal yang perlu ditinjau kembali adalah berkaitan pada penerapan kurikulum, penerapan metode (teknik dan materi) serta pemilihan sasaran (peserta) diklat dan yang benar-benar sesuai/relevan dengan tujuan yang hendak dicapai. Penelaahan atas hal tersebut adalah akan lebih tepat bila kita mengkajinya dengan suatu pendekatan yang disebut sebagai atau analisis kebutuhan diklat (training needs assessment). Penilaian kebutuhan akan diklat menjadi hal penting mengingat diklat kepada pegawai negeri sipil (PNS) masih tetap perlu untuk dilanjutkan penyelenggaraannya dalam kerangka terus mengembangkan atau meningkatkan sumber daya manusia (aparatur pemerintah).

Kebutuhan menurut Briggs (dalam Konsep Dasar AKD LAN, 2005 : 9) adalah ketimpangan atau gap antara apa yang seharusnya dengan apa yang senyatanya. Gilley dan Eggland (dalam Konsep AKD LAN, 2005 : 9) menyatakan bahwa kebutuhan adalah kesenjangan antara seperangkat kondisi yang ada pada saat sekarang ini dengan seperangkat kondisi yang diharapkan. Kebutuhan pelatihan dapat diketahui sekiranya terjadi ketimpangan antara kondisi (pengetahuan, keahlian dan perilaku) yang senyatanya ada dengan tujuan-tujuan yang diharapkan tercipta pada suatu organisasi. Kebutuhan pendidikan (education needs) atau kebutuhan pelatihan (training needs) adalah kesenjangan yang dapat diukur antara hasil-hasil yang ada sekarang dan hasil-hasil yang diinginkan atau dipersyaratkan. Tidak semua kesenjangan atau kebutuhan mempunyai tingkat kepentingan yang sama untuk segera dipenuhi. Maka antara kebutuhan yang dipilih dengan kepentingan untuk dipenuhi kadang terjadi masalah atau selected gap.

Analisis Kebutuhan Diklat menurut Rosset dan Arwady (dalam Konsep Dasar AKD LAN) menyebutkan bahwa Training Needs Assessment (TNA) adalah suatu istilah yang dipergunakan dalam analisis untuk memahami permasalahan kinerja atau permasalahan yang berkaitan dengan penerapan teknologi baru. Dinyatakan Rosset bahwa Training Needs Assessment yang selanjutnya disebut analisis kebutuhan diklat atau penilaian kebutuhan Diklat sering kali di sebut pula sebagai analisis permasalahan, analisis pra diklat, analisis kebutuhan atau analisis pendahuluan.

Ilyoid A. Stanley dalam Taudjiri (2001) mengemukakan pentingnya analisis kebutuhan pelatihan sebagai berikut :

It is impsible to develop training objectives appropriate if training needs are not properly assessed. Not every problem will respond to a training solution. It is therefore necessary to separate those problem that will respond to training solution from those which require other forms of intervention. This is facilitated by the proper assessment of training needs. The proper assessment of training needs allows for meaningful follow-up to take training activity, in term of providing for the application of new knowledge and skill in the job.

Analisi kebutuhan diklat memegang peran penting dalam setiap program diklat, sebab dari analisis ini akan diketahui diklat apa saja yang relevan bagi suatu organisasi pada saat ini dan juga dimasa yang akan datang, yang berarti dalam tahap analisis kebutuhan diklat ini dapat diidentifikasi jenis diklat apa saja yang dibutuhkan oleh pegawai dalam pengemban kewajibannya.

Rasionalisasi Pelatihan dan Pengembangan

Secara pragmatis program pelatihan dan pengembangan memiliki dampak positif baik bagi individu maupun organisasi. Smith (1997) menguraikan profil kapabilitas individu berkaitan dengan skill yang diperoleh dari pelatihan dan pengembangan. Seiring dengan pengusaan keahlian atau keterampilan penghasilan yang diterima individu akan meningkat. Pada akhirnya hasil pelatihan dan pengembangan akan membuka peluang bagi pengembangan karier individu dalam organisasi. Dalam konteks tersebut peningkatan karier atau promosi ditentukan oleh pemilikan kualifikasi skill. Pelatihan dan pengembangan memberi penguatan bagi individu dengan memberi jaminan job security berdasarkan penguasaan kompetensi yang dipersyaratkan organisasi.

Training and devolopment has the potensial to improve labour productivity;

Training and devolopment can improve quality of that output, a more highly trained employee is not only more competent at the job but also more aware of the significance of his or her action;

Training and development improve the ability of the organisation to cope with change; the succesful implementation of change wheter technical (in the form of new technologies) or strategic (new product, new markets, etc) relies on the skill of the organisations member. (Smith dalam prinsip-prinsip manajemen pelatihan, Irianto jusuf, 2001).

Disaat kompetisi antar organisasi berlangsung sangat ketat, persoalan produktivitas menjadi salah satu penentu keberlangsungan organisasi disamping persoalan kualitas dan kemampuan karyawan. Program pelatihan dan pengembangan SDM dapat memberi jaminan pencapaian ketiga persoalan tersebut pada tingkat organisasional.

Gejala Pemicu Pelatihan dan Pengembangan

Terdapat beberapa fenomena organisasional yang dapat dikategorikan sebagai gejala pemicu munculnya kebutuhan pelatihan dan pengembangan. Tidak tercapainya standar pencapaian kerja, karyawan tidak mampu melaksanakan tugasnya, karyawan tidak produktif, tingkat penjualan menurun, tingkat keuntungan menurun adalah beberapa contoh gelaja-gejala yang umum terjadi dalam organisasi. Gejala yang ditimbulkan oleh kondisi tersebut menurut Blanchard and Huszczo (1986) mencontohkan terdapat tujuh gejala utama dalam organisasi yang membutuhkan penanganan yaitu :

low productivity;

high absenteeism;

high turnover;

low employee morale;

high grievances;

strike;

low profitability.

Ketujuh gejala tersebut sangat umum dijumpai dalam organisasi yang dapat disebabkan oleh setidaknya tiga faktor yang meliputi : kegagalan dalam memotivasi karyawan, kegagalan organisasi dalam memberi sarana dan kesempatan yang tepat bagi karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya, kegagalan organisasi memberi pelatihan dan pengembangan secara efektif kepada karyawan.Dalam situasi itulah program pelatihan sangat mengandalkan training need assessment (TNA) atau analisis kebutuhan pelatihan. Dan berorientasi kepada pengembangan karyawan meliputi :

Adanya pegawai baru, Memberikan orintasi pekerjaan atau tugas pokok organisasi kepada pegawai yang baru direkrut sebelum yang bersangkutan ditempatkan pada salah satu unit organisasi;Adanya peralatan kerja baru, Mempersiapkan pegawai dalam penggunaan peralatan baru dengan teknologi yang lebih baru, sehingga tidak terjadi adanya kecelakaan kerja dan meningkatkan efesiensi kerja;Adanya perubahan sistem manajemen/administrasi birokrasi Mempersipakan pegawai dalam melakukan pekerjaan dengan menggunakan sistem yang baru dibangun;Adanya standar kualitas kerja yang baru, Mempersiapkan pegawai dalam melakukan pekerjaan dengan menggunakan sistem yang baru dibangun;Adanya kebutuhan untuk menyegarkan ingatan, Memberikan nuansa baru/penyegaran ilmu pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki;Adanya penurunan dalam hal kinerja pegawai, Meningkatkan kualitas kinerja pegawai sesuai dengan tuntutan perkembangan lingkungan strategis;Adanya rotasi/relokasi pegawai, Meningkatkan pegawai dalam menghadapi pekerjaan dan situasi kerja yang baru

Tahapan Training Needs Assessment (TNA)

Pada tahap pertama organisasi memerlukan fase penilaian yang ditandai dengan satu kegiatan utama yaitu analsis kebutuhan pelatihan. Terdapat tiga situasi dimana organisasi diharuskan melakukan analisis tersebut : yaitu : performance problem, new system and technology serta automatic and habitual training.Situasi pertama, berkaitan dengan kinerja dimana karyawan organisasi mengalami degradasi kualitas atau kesenjangan antara unjuk kerja dengan standar kerja yang telah ditetapkan.Situasi kedua, berkaitan dengan penggunaan komputer, prosedur atau teknologi baru yang diadopsi untuk memperbaiki efesiensi operasional organisasi.Situasi ketiga, berkaitan dengan pelatihan yang secara tradisional dilakukan berdasarkan persyaratan-persyaratan tertentu misalnya kewajiban legal seperti masalah kesehatan dan keselamatan kerja.TNA merupakan sebuah analisis kebutuhan workplace secara spesifik dimaksud untuk menetukan apa sebetulnya kabutuhan pelatihan yang menjadi prioritas. Informasi kebutuhan tersebut akan dapat membantu organisasi dalam menggunakan sumber daya (dana, waktu dll) secara efektif sekaligus menghindari kegiatan pelatihan yang tidak perlu.TNA dapat pula dipahami sebagai sebuah investigasi sistematis dan komprehensif tentang berbagai masalah dengan tujuan mengidentifikasi secara tepat beberapa dimensi persoalan, sehingga akhirnya organisasi dapat mengetahui apakah masalah tersebut memang perlu dipecahkan melalui program pelatihan atau tidak.Analisis kebutuhan pelatihan dilakukan melalui sebuah proses tanya jawab (asking question getting answers). Pertanyaan diajukan kepada setiap karyawan dan kemudian membuat verifikasi dan dokumentasi tentang berbagai masalah dimana akhirnya kebutuhan pelatihan dapat diketahui untuk memecahkan masalah tersebut.Masalah yang membutuhkan pelatihan selalu berkaitan dengan lack of skillor knowledge sehingga kinerja standar tidak dapat dicapai. Dengan demikian dapat disimpulkan kinerja aktual dengan kinerja situasional.Fungsi Training Need Analysis

mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja;mengumpulkan informasi tentang job content dan job context;medefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang operasional;melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan;memberi data untuk keperluan perencanaan

Hasil TNA adalah identifikasi performance gap. Kesenjangan kinerja tersebut dapat diidentifikasi sebagai perbedaan antara kinerja yang diharapkan dan kinerja aktual individu. Kesenjangan kinerja dapat ditemukan dengan mengidentifikasi dan mendokumentasi standar atau persyaratan kompetensi yang harus dipenuhi dalam melaksanakan pekerjaan dan mencocokkan dengan kinerja aktual individu tempat kerja.

Tahapan TNA mempunyai elemen penting yaitu :

identifikasi masalahidentifikasi kebutuhanpengembangan standar kinerjaidentifikasi pesertapengembangan kriteria pelatihanperkiraan biayakeuntungan

Kesimpulan Sumber daya manusia merupakan elemen utama organisasi dibandingkan dengan elemen lain seperti modal, teknologi, dan uang sebab manusia itu sendiri yang mengendalikan yang lain.Pelatihan dan pengembangan dapat didefinisikan sebagai usaha yang terencana dari organisasi untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan pegawai.TNA merupakan sebuah analisis kebutuhan workplace secara spesifik dimaksud untuk menentukan apa sebetulnya kabutuhan pelatihan yang menjadi prioritas. Informasi kebutuhan tersebut akan dapat membantu organisasi dalam menggunakan sumber daya (dana, waktu dll) secara efektif sekaligus menghindari kegiatan pelatihan yang tidak perlu. Semoga

DAFTAR PUSTAKA

Hariandja, Marihot Tua Efendi (2002), Manajemen Sumber Daya Manusia : Pengadaan, Pengembangan, Pengkompensasian dan Peningkatan Produktivitas Pegawai, Grasindo Widiasarana Indonesia, Jakarta

Irianto Jusuf (2001), Prinsip-prinsip Dasar Manajemen Pelatihan (Dari Analisis Kebutuhan Sampai Evaluasi Program Pelatihan), Insani Cendekia, Jakarta

Mangkuprawira, Sjafri (2004), Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik, Ghalia Indonesia, Jakarta Selatan.

Mangkunegara, Anwar Prabu, (2006), Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia, PT Refika Aditama, Bandung

Analisis Kebutuhan Pelatihan ( Training Need Analysis )

1

Written on 19.25 by Ed's-HRM

Dalam sebuah seminar yang membahas tentang dunia pelatihan pada sebuah perusahaan, seorang Manajer SDM mengatakan tentang betapa ia harus mencari formula kata-kata agar dapat menjelaskan kepada siapapun tentang kegunaan sebuah pelatihan. Sebuah penjelasan yang dapat diterima semua, hal ini karena ia sering mendapat pertanyaan dari atasan dan bagian lainnya mengenai efektivitas pelatihan yang diselenggarakan,walaupun mereka semua dapat memahami dan menyadari bahwa pelatihan memegang peranan penting bagi semua yang berada di perusahaan dan juga karir mereka, yang juga akan berdampak bagi kemajuan perusahaan itu sendiri.

Sesuatu yang tak dapat dipungkiri lagi bahwa program pelatihan merupakan salah satu pendekatan utama dalam pengembangan SDM pada sebuah perusahaan karena mempunyai nilai atau peran strategis, yakni terhadap keberhasilan operasi perusahaan di satu sisi dan keberhasilan karier karyawan di sisi yang lain.

Perusahaan selalu didorong untuk berpacu dalam kompetisi yang ketat,sehingga harus selalu memelihara dan meningkatkan kompetensi utamanya. Contohnya sebuah perusahaan pertambangan batubara terus dipacu untuk membuat sistim penambangan yang effisien dan effektif dalam upaya menurunkan ongkos produksinya, hal ini tentu saja untuk mengimbangi kompetitornya, dengan demikian maka salah satu cara yang diperlukan adalah upaya untuk peningkatan kemampuan karyawannya melalui sebuah program pelatihan.

Kembali pada seringnya muncul pertanyaan-pertanyaan yang biasanya diajukan manejemen kepada departemen HRD ketika diminta untuk menyusun suatu program pelatihan bagi karyawan, pertanyaan itu adalah: mengapa departemen HRD merasa yakin bahwa pelatihan merupakan jalan keluar dari persoalan yang sedang dihadapi? Bagaimana pelatihan bisa memberikan kontribusi terhadap rencana strategic perusahaan? Siapa saja yang menjadi target pelatihan? Pelatihan apa saja yang pernah dilakukan dan apa hasilnya? Dan masih ada beberapa pertanyaan lain.

Apa yang ingin diketahui dari beberapa pertanyaan seperti tersebut diatas sebenarnya amat sederhana, yaitu ingin mengetahui sejauhmana perusahaan telah melakukan analisis kebutuhan pelatihan. Hal ini begitu penting untuk diketahui sebab tanpa analisis kebutuhan yang sungguh-sungguh maka dapat dipastikan bahwa program pelatihan yang dirancang hanya akan berlangsung sukses di ruang kelas atau tempat pelaksanaan pelatihan semata. Artinya pelaksanaan pelatihan mungkin berjalan dengan sangat baik, tetapi pada saat peserta pelatihan (peserta pelatihan) kembali ke tempat kerja masing-masing mereka menjadi tidak tahu atau bingung bagaimana menerapkan apa yang telah mereka pelajari dari pelatihan. Kondisi seperti ini tidak jarang memberikan citra yang negatif bagi pihak penyelenggara pelatihan (Diklat internal atau pun lembaga pelatihan di luar perusahaan) karena dinilai tidak dapat memberikan kontribusi yang signifikan kepada peserta pelatihan. Oleh karena itu, HRD pasti akan sangat berhati-hati jika dalam menyusun program pelatihan. Meskipun harus diakui bahwa kegagalan peserta pelatihan untuk dapat menerapkan apa yang telah dipelajarinya selama pelatihan ke dalam pekerjaan sehari-hari dipengaruhi oleh berbagai faktor, namun tak bisa dipungkiri bahwa salah satu penyebab kegagalan tersebut adalah karena tidak adanya sinkronisasi antara pelatihan dengan kebutuhan atau masalah yang dihadapi. Dengan kata lain keputusan untuk melaksanakan pelatihan tidak didukung oleh data atau informasi yang memadai dan akurat. Data atau informasi tersebut misalnya mengapa perusahaan perlu mengadakan pelatihan, apa jenis pelatihan dan metode yang cocok, siapa peserta yang harus ikut, hal-hal apa yang harus diajarkan, dan sebagainya. Data dan informasi seperti inilah yang harus diperoleh pada tahap analisis kebutuhan pelatihan (training needs analysis).

Definisi

Secara umum analisis kebutuhan pelatihan didefinisikan sebagai suatu proses pengumpulan dan analisis data dalam rangka mengidentifikasi bidang-bidang atau faktor-faktor apa saja yang ada di dalam perusahaan yang perlu ditingkatkan atau diperbaiki agar kinerja pegawai dan produktivitas perusahaan menjadi meningkat. Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memperoleh data akurat tentang apakah ada kebutuhan untuk menyelenggarakan pelatihan.

Mengingat bahwa pelatihan pada dasarnya diselenggarakan sebagai sarana untuk menghilangkan atau setidaknya mengurangi gap (kesenjangan) antara kinerja yang ada saat ini dengan kinerja standard atau yang diharapkan untuk dilakukan oleh si pegawai, maka dalam hal ini analisis kebutuhan pelatihan merupakan alat untuk mengidentifikasi gap-gap yang ada tersebut dan melakukan analisis apakah gap-gap tersebut dapat dikurangi atau dihilangkan melalui suatu pelatihan. Selain itu dengan analisis kebutuhan pelatihan maka pihak penyelenggara pelatihan (HRD atau Diklat) dapat memperkirakan manfaat-manfaat apa saja yang bisa didapatkan dari suatu pelatihan, baik bagi peserta pelatihan sebagai individu maupun bagi perusahaan.

Jika ditelaah secara lebih lanjut, maka analisis kebutuhan pelatihan memiliki beberapa tujuan, diantaranya adalah:

memastikan bahwa pelatihan memang merupakan salah satu solusi untuk memperbaiki atau meningkatkan kinerja pegawai dan produktivitas perusahaan

memastikan bahwa para peserta pelatihan yang mengikuti pelatihan benar-benar orang-orang yang tepat

memastikan bahwa pengetahuan dan ketrampilan yang diajarkan selama pelatihan benar-benar sesuai dengan elemen-elemen kerja yang dituntut dalam suatu jabatan tertentu

mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai dengan tema atau materi pelatihan

memastikan bahwa penurunan kinerja atau pun masalah yang ada adalah disebabkan karena kurangnya pengetahuan, ketrampilan dan sikap-sikap kerja; bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak bisa diselesaikan melalui pelatihan

memperhitungkan untung-ruginya melaksanakan pelatihan mengingat bahwa sebuah pelatihan pasti membutuhkan sejumlah dana.

Beberapa Faktor

Mengingat bahwa data dan informasi yang harus dikumpulkan dan dianalisis menyangkut manusia (adanya gap antara pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang ada dengan yang diharapkan) dan organisasi/perusahaan (rencana dan tujuan perusahaan, SAP, manfaat pelatihan, dsb) maka analisis kebutuhan pelatihan seyogyanya mencakup kedua area tersebut. Oleh karena itu data yang harus dikumpulkan mencakup beberapa faktor sebagai berikut:

Alasan

Perusahaan adalah suatu sistem. Artinya di dalam perusahaan terdapat beberapa divisi atau bagian yang saling berhubungan satu dengan yang lain. Dengan adanya berbagai divisi tersebut maka kebutuhan akan pelatihan dapat berbeda-beda antara divisi yang satu dengan yang lain. Oleh karena itu, pada tahapan ini perancang program pelatihan (baca: Training Manager/Officer yang mewakili HRD atau diklat) dituntut untuk benar-benar jeli dalam melihat kebutuhan yang ada. Ia harus meluangkan banyak waktu untuk mendengarkan pendapat dari berbagai pihak, mengetahui dengan pasti siapa yang berwenang memutuskan adanya pelatihan, dan apa kaitan pelatihan yang akan dirancang dengan rencana strategic perusahaan. Dalam banyak kasus kebutuhan pelatihan mungkin diajukan atau diminta oleh manager atau supervisor dari divisi tertentu yang ada dalam perusahaan. Selain itu ada juga pelatihan yang bersifat menyeluruh, dalam arti bahwa pelatihan tersebut merupakan suatu policy dari pihak manajemen untuk mensosialisasikan visi, misi, dan tujuan perusahaan, termasuk rencana strategic yang akan dijalankan. Meski kedua hal tersebut sebenarnya telah mengindikasikan adanya kebutuhan pelatihan, namun perancang pelatihan harus dapat menggali lebih dalam lagi sejauhmana kebutuhan tersebut dapat direalisasikan. Ia harus bisa menggali informasi-informasi seperti: apakah program pelatihan serupa pernah dilaksanakan dan apa hasilnya? Apakah pelatihan tersebut benar-benar akan bermanfaat bagi divisi tertentu dan secara langsung ataupun tidak langsung akan memberikan dampak positif bagi kinerja semua divisi yang ada dalam perusahaan? Kondisi atau situasi seperti apa sebenarnya yang mendorong dilakukannya pelatihan tersebut? Lalu apa sebenarnya yang diharapkan dari pelatihan tersebut?

Peserta

Satu hal yang sangat krusial dalam suatu pelatihan adalah menentukan siapa yang menjadi peserta pelatihan tersebut. Peserta yang dimaksudkan dalam konteks ini adalah mencakup peserta pelatihan dan juga trainer/facilitator dari pelatihan tersebut. Mengapa hal ini dikategorikan sebagai hal yang krusial tidak lain adalah karena peserta akan sangat menentukan format pelatihan. Selain itu para peserta pelatihan adalah individu-individu yang akan membawa apa yang diperoleh dalam pelatihan ke dalam pekerjaan mereka sehari-hari sehingga akan memiliki dampak pada perusahaan. Dengan mengetahui peserta pelatihan perancang program pelatihan dapat menentukan format yang tepat; apakah akan menggunakan format ruang kelas (classroom setting), belajar sendiri (self-study or self-journey), belajar dari pengalaman (experiential learning or learning by doing), atau menggunakan beberapa format sekaligus. Selain itu, dengan mengetahui siapa peserta pelatihan maka perancang program pelatihan akan dapat menggali lebih jauh berbagai informasi seperti:

apa saja persyaratan minimal (pendidikan, pengalaman dan ketrampilan) yang harus dipenuhi oleh peserta pelatihan untuk dapat mengikuti pelatihan?

apa dasar-dasar pengetahuan dan ketrampilan yang telah dimiliki peserta pelatihan, termasuk pelatihan apa saja yang pernah diikuti sebelumnya?

apa saja persyaratan yang harus dipenuhi oleh trainer/facilitator untuk dapat menyelenggarkan pelatihan? apakah akan menggunakan trainer dari dalam perusahaan atau menggunakan trainer dari luar?

bagaimana data demography para peserta pelatihan?

Pekerjaan

Data atau informasi yang berhubungan dengan aspek pekerjaan yang harus dikumpulkan dan dianalisis mencakup hal-hal seperti: jenis pekerjaan (jabatan) apa yang sedang di review dan apa fungsi utama pekerjan (jabatan) tersebut, apa saja kompetensi yang dibutuhkan untuk dapat melaksanakan pekerjaan secara optimal, apa standard kinerja yang harus dipenuhi oleh pegawai, apakah pegawai sudah memenuhi standard kinerja yang diharapkan, dsb. Pada intinya analisis kebutuhan pelatihan yang mencakup aspek pekerjaan bertujuan mengumpulkan informasi seputar fungsi dan tanggung jawab jabatan, tingkat kinerja yang diharapkan, dan kemampuan serta ketrampilan apa saja yang harus dimiliki oleh individu atau kelompok (divisi) untuk dapat memenuhi standard kinerja yang diharapkan. Bagi perusahaan-perusahaan yang telah memiliki uraian jabatan mungkin akan lebih mudah bagi si perancang program untuk memperoleh data. Namun bagi perusahaan yang belum memiliki uraian jabatan maka si perancang program akan membutuhkan banyak waktu untuk melakukan analisis jabatan.

Materi

Bagi perusahaan-perusahaan yang sudah terbiasa melakukan pelatihan, materi pelatihan mungkin sudah tersedia untuk berbagai jabatan. Meski demikian hal ini tidaklah berarti bahwa materi tersebut selalu cocok untuk setiap peserta dan setiap situasi. Materi pelatihan yang baik harus selalu diperbaharui sesuai dengan kondisi yang ada supaya isi (content) dari pelatihan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan si peserta pelatihan. Hal yang mendasar untuk diketahui dalam menentukan materi yang akan dirancang dalam sebuah program pelatihan adalah apakah materi yang akan diberikan merupakan suatu hal yang bersifat essential atau tidak. Jika ya, maka materi tersebut harus dimasukkan dalam pelatihan. Jika hal ini sudah ditentukan, maka selanjutnya baru dipilih topik-topik penting yang perlu diajarkan dalam pelatihan, bagaimana mengajarkannya dan hal-hal apa saja yang perlu dijelaskan lebih lanjut supaya lebih memudahkan peserta pelatihan dalam memahami materi tersebut.

Dukungan

Mengingat bahwa hal-hal yang mempengaruhi kinerja pegawai maupun perusahaan secara keseluruhan tidak hanya ditentukan oleh pelatihan, maka si perancang pelatihan harus benar-benar dapat memastikan bahwa ia mendapatkan dukungan dari berbagai pihak di dalam perusahaan. Dukungan tersebut adalah berupa komitmen dari para manager atau supervisor untuk menciptakan suasana yang kondusif bagi para peserta pelatihan untuk dapat menerapkan apa yang telah mereka pelajari dalam pelatihan. Suasana kondusif tersebut misalnya: menempatkan pegawai pada jabatan yang sesuai dengan kompetensinya, memberikan feedback tentang kinerja pegawai secara periodik, mendengarkan keluhan dan masalah yang dihadapi pegawai dalam menerapkan apa yang telah dipelajari, memberikan reward atau recognition bagi pegawai yang berhasil memenuhi standard kinerja yang diharapkan, menegur atau memberikan sanksi kepada pegawai yang tidak menunjukkan kinerja yang optimal, dsb. Komitmen tersebut amat penting diperoleh mengingat bahwa pelatihan bukanlah sarana yang tepat untuk mengendalikan hal-hal yang tidak memiliki hubungan dengan pengetahuan dan ketrampilan. Dengan perkataan lain pelatihan hanyalah merupakan sarana yang berguna untuk menghilangkan atau mengurangi adanya kesenjangan antara pengetahuan dan ketrampilan yang ada dengan yang diharapkan. Pelatihan tidak bisa dengan mudah dianggap sebagai sarana untuk mengurangi tingkat ketidakhadiran pegawai, mengatasi PHk atau perampingan perusahaan, meningkatkan gaji dan menciptakan motivasi kerja pegawai di lapangan. Pelatihan juga tidak akan serta merta melahirkan standard kinerja yang diharapkan jika di tempat kerja sehari-hari tidak ada kriteria penilaian tentang standard kinerja tersebut. Selain itu pelatihan tidak bisa menggantikan peran manager ataupun supervisor dalam memberikan feedback kepada bawahannya. Oleh karena itu, dalam analisis kebutuhan pelatihan si perancang program harus dapat memastikan bahwa pelatihan tidak akan disalahgunakan oleh pihak manajemen atau pun para manager/supervisor untuk melepaskan tanggungjawab atas ketidakberhasilan mereka dalam mengatasi permasalahan yang ada. Sebaliknya pelatihan harus dipandang sebagai sarana pendukung bagi keberhasilan pihak manajemen atau para manager/supervisor dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab mereka. Tanpa adanya komitmen yang sungguh-sungguh dari pihak manajemen atau para manager/supervisor maka dapat dipastikan bahwa pelatihan hanya akan berjalan sukses di ruang kelas atau tempat pelaksanaan pelatihan saja.

Biaya

Sekecil apapun kegiatan pelatihan pasti membutuhkan dana. Oleh karena itu amat penting untuk menghitung untung rugi dari pelaksanaan suatu pelatihan. Dalam hal ini si perancang program pelatihan harus mengumpulkan berbagai informasi yang menyangkut hal-hal seperti: biaya apa saja yang harus dikeluarkan untuk peserta pelatihan maupun trainer, apa keuntungan yang akan diperoleh dari pelatihan tersebut dan berapa lama hal itu bisa dicapai, apakah biaya pelatihan masih sesuai dengan budget yang ada, dsb. Salah satu cara yang cukup populer untuk menghitung untung rugi suatu pelatihan adalah dengan mengukur ROI.

Memilih Metode

Sebelum menentukan metode yang akan digunakan dalam pengumpulan data, maka perlu dipikirkan sumber-sumber data yang bisa digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. Sumber-sumber data tersebut diantaranya adalah:

Riset atau survey (critical incidents research, working climate survey, customer service survey, dsb)

Penilaian kinerja (performance appraisal)

Perencanaan karir pegawai

Perubahan prosedur kerja dan perkembangan teknologi

Perencanaan SDM

Jika faktor-faktor yang akan dianalisis sudah diketahui dan sumber-sumber data dapat ditentukan maka perancang program pelatihan dapat memilih beberapa metode pengumpulan data sebagai berikut:

1. Kuestioner

2. Obervasi

3. Wawancara

4. Focus group

5. Regular meeting

6. Mempelajari data perusahaan

7. Mempelajari uraian jabatan

8. Membentuk kelompok pakar/penasehat

Dengan memperhatikan hal-hal yang telah diuraikan diatas, besar harapan kita semua bahwa program pelatihan yang akan kita susun dapat berlangsung sukses baik dalam pelaksanaannya maupun pada saat para peserta pelatihan kembali ke tempat kerja untuk menerapkan pengetahuan dan ketrampilan yang di peroleh ke dalam pekerjaan mereka sehari-hari. Meskipun mungkin tidak semua faktor diatas harus dianalisis (ada pelatihan tertentu yang tidak perlu menganalisis semua faktor), namun semakin banyak data dan informasi yang bisa dikumpulkan dalam analisis kebutuhan pelatihan maka akan semakin mudah bagi si perancang program pelatihan untuk menggambarkan persyaratan-peryaratan yang diinginkan oleh perusahaan, kemampuan dan ketrampilan yang dimiliki pegawai, kesenjangan antara pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang ada dengan yang diharapkan dan bagaimana cara terbaik untuk menghilangkan kesenjangan tersebut. Dengan melakukan analisis kebutuhan pelatihan secara sungguh-sungguh maka niscaya program pelatihan yang dirancang akan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif. Selamat mencoba. Semoga berguna untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan para pekerja kita.

A. Pengertian analisis kebutuhan diklat

Pelatihan akan efektif apabila menggunakan pendekatan sistem. Salah satu sub sistem dalam pelatihan adalah Analisis Kebutuhan Diklat. Analisis kebutuhan diklat adalah suatu proses yang sistimatis dalam mengidentifikasi ketimpangan antara sasaran dengan keadaan nyata atau diskrepansi antara kinerja standard dan kinerja nyata yang penyelesaiannya melalui Diklat. Selain itu, analisis kebutuhan diklat merupakan analisis yang dilaksanakan secara sistimatis dan digunakan perancang diklat atau manajer SDM untuk memahami persoalan kinerja sumberdaya manusia dan menentukan jenis kegiatan yg diperlukan dalam proses pengembangan SDM.

B. Tujuan analisis kebutuhan diklat

Beberapa tujuan dilaksanakannya analisis kebutuhan diklat adalah :

a. Untuk mendapatkan data akurat yang diperlukan dalam pembuatan Analisis Kebutuhan Diklat.

b. Dasar Penyusunan program Diklat

c. Pedoman Organisasi dalam merancang bangun program Diklat

d. Masukan bagi Pimpinan organisasi dalam penyusunan kebijakan lebih lanjut

e. Menjaga dan meningkatkan produktivitas kerja pada organisasi.

f. Menghadapi kebijakan baru.

g. Menghadapi tugas-tugas baru.

C. Manfaat analisis kebutuhan diklat

a. Program-program diklat sesuai dgn kebutuhan organisasi, jabatan maupun individu

b. Menjaga & meningkatkan motivasi peserta dlm mengikuti diklat

c. Efisiensi biaya organisasi

d. Memahami penyebab timbulnya masalah dalam organisasi

Suatu analisa kebutuhan diklat harus mencakup sekurang-kurangnya tiga karakteristik sebagai berikut :

a. Data harus menyajikan kondisi aktual responden dan orang-orang terkait, baik itu mencakup kondisi saat ini maupun kondisi yang akan datang,

b. Tidak ada kebutuhan yang bersifat final dan lengkap. Kita harus menyadari bahwa pernyataan tentang kebutuhan diklat bersifat tentatif / sementara,

c. Ketimpangan seharusnya diidentifikasi dari produk dan proses. Bisa terjadinya produk yang baik tetapi proses untuk menghasilkan produk tersebut tidak efisien atau sebaliknya prosesnya efektif sesauai dengan target atau harapan.

D. Fokus dan Nominatif Grup

Fokus group dan normatif goup adalah upaya penilaian kebutuhan diklat secara kualitatif dengan cara memusatkan pada kebutuhan diklat apa dalam satu kelompok sasaran. Didalam pelaksanaannya pendekatan teknik ini berpasangan dengan nominatif grup. Teknik nominatif grup adalah penelusuran kebutuhan diklat yang memusatkan pada materi diklat apa yang diunggulkan dalam satu unit kelompok sasaran penilaian kebutuhan diklat. Jadi antara fokus grup dan nominatif adalah proses yang berurutan.

E. Tahapan atau proses Pelaksanaan Analisis Kebutuhan Diklat

Menurut Rossett dan Arwady tahapan analisa kebutuhan diklat dapat digambarkan pada diagram berikut :

Diagram alur tahapan analisa kebutuhan diklat

1. Infokus adalah melakukan analisa kebutuhan diklat terlebih dahulu ditentukan konteks fokus kegiatan, dalam kegiatan ini hal-hal yang perlu diperhatikan adalah : Mengapa AKD dilakukan, cakupan AKD, Solusi yang diharapkan, Sumber informasi, catatan atau bukti dan lain-lain. Fokus AKD umumnya menyangkut masalah kinerja yang meliputi produksi, motivasi kerja, sikap, efisiensi selain itu adanya inovasi baru dalam sistem dan teknologi.

2. Formulasi Objek (Masalah) adalah menentukan konteks fokus kegiatan diatas. Dalam tahap ini analisa kebutuhan diklat menetapkan tujuan AKD, bahan-bahan yang ada dapat dipergunakan untuk menyusun tujuan AKD dan dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam langkah selanjutnya.

3. Manajemen Alat dan Metoda adalah menentukan metoda dan peralatan yang akan digunakan dalam AKD, misalnya interview, observasi lapangan, survey dengan kuisioner. Setelah tahap tersebut adalah membuat instrumen yang digunakan untuk pengumpulan data baik pedoman interview dan kuisioner lapangan. Dan pelu di ketahui siapa yang menjadi responden dan latar belakangnya.

4. Pengumpulan Data adalah pengumpulan data primer atau sekunder dimana data tersebut dapat diambil dari laporan tahunan, bulanan atau mingguan struktur organisasi dan masalah yang dihadapi organisasi. Data Primer dapat diambil dari hasil wawancara yang didapat dari observasi dan survey.

5. Analisa Data adalah tahap yang dilakukan bila data telah terkumpul baik data primer dan sekunder. Data tersebut dianalisa sesuai dengan teknik dan pendekatan yang digunakan. Analis dimulai dari tabulasi data.

6. Interpretasi Data adalah mengambil formulasi kesimpulan dari hasil analisa data yang dilakukan dengan mempertimbangkan faktor yang berpengaruh. Namun hasil ini belum bisa langsung diterima dan harus dikonfirmasikan dengan pihak terkait.

7. Pelaporan adalah tahap terakhir rangkaian kegiatan mengenai kesimpulan hasil analisa mengenai kebutuhan diklat. Ada beberapa hal-hal yang perlu diperhatikan adalah : Siapa yang menggunakan hasil analisa, Informasi yang dimasukkan dalam laporan, Pengerjaan laporan.

KONSEP DASAR ANALISIS KEBUTUHAN DIKLAT

Written By Amriani Hamzah on Rabu, 30 Januari 2013 | 15.17

Pelatihan akan efektif apabila menggunakan pendekatan sistem. Salah satu sub sistem dalam pelatihan adalah Analisis Kebutuhan Diklat. Analisis kebutuhan diklat adalah suatu proses yang sistimatis dalam mengidentifikasi ketimpangan antara sasaran dengan keadaan nyata atau diskrepansi antara kinerja standard dan kinerja nyata yang penyelesaiannya melalui Diklat. Selain itu, analisis kebutuhan diklat merupakan analisis yang dilaksanakan secara sistimatis dan digunakan perancang diklat atau manajer SDM untuk memahami persoalan kinerja sumberdaya manusia dan menentukan jenis kegiatan yg diperlukan dalam proses pengembangan SDM.Beberapa tujuan dilaksanakannya analisis kebutuhan diklat adalah :a. Untuk mendapatkan data akurat yang diperlukan dalam pembuatan Analisis Kebutuhan Diklat.b. Dasar Penyusunan program Diklatc. Pedoman Organisasi dalam merancang bangun program Diklatd. Masukan bagi Pimpinan organisasi dalam penyusunan kebijakan lebih lanjute. Menjaga dan meningkatkan produktivitas kerja pada organisasi.f. Menghadapi kebijakan baru.g. Menghadapi tugas-tugas baru.Sedangkan manfaat dari analisis kebutuhan diklat beberapa diantaranya adalah :a. Program-program diklat sesuai dgn kebutuhan organisasi, jabatan maupun individub. Menjaga & meningkatkan motivasi peserta dlm mengikuti diklatc. Efisiensi biaya organisasid. Memahami penyebab timbulnya masalah dalam organisasiSuatu analisa kebutuhan diklat harus mencakup sekurang-kurangnya tiga karakteristik sebagai berikut :a. Data harus menyajikan kondisi aktual responden dan orang-orang terkait, baik itu mencakup kondisi saat ini maupun kondisi yang akan datang,b. Tidak ada kebutuhan yang bersifat final dan lengkap. Kita harus menyadari bahwa pernyataan tentang kebutuhan diklat bersifat tentatif / sementara,c. Ketimpangan seharusnya diidentifikasi dari produk dan proses. Bisa terjadinya produk yang baik tetapi proses untuk menghasilkan produk tersebut tidak efisien atau sebaliknya prosesnya efektif sesauai dengan target atau harapan.A. Pendekatan Analisis Kebutuhan DiklatAda beberapa teknik yang digunakan dalam pendekatan analisis kebutuhan diklat dalam pencarian data yaitu : a. RRA adalah bentuk kegiatan untuk mengumpulkan data / informasi oleh orang luar (peneliti, petugas lembaga, birokrat) yang kemudian membawanya keluar dan menganalisa sendiri. Sedangkan PRA adalah sebagai suatu bentuk kegiatan penggalian informasi dengan cara partisipatif (orang luar hanya sebagai pemandu, perantara, fasilitator) yang mendorong masyarakat untuk melakukan kegiatan menggali informasi dan masalah serta melakukan kegiatan oleh analisa oleh mereka sendiri.b. DIF Analisis adalah teknik kebutuhan diklat yang didasarkan pada job analisa (analisa jabatan) yang diikuti dengan mencari tingkat kesulitan (Difficulties), tingkat kepentingan (Important) dan tingkat keseringan(Frequency). Berdasarkan tingkat tersebut dicari manakah dari analisa jabatan tersebut yang paling D, I, dan F.c. Fokus dan Nominatif Grup adalah upaya penilaian kebutuhan diklat secara kualitatif dengan cara memusatkan pada kebutuhan diklat apa dalam satu kelompok sasaran. Didalam pelaksanaannya pendekatan teknik ini berpasangan dengan nominatif grup. Teknik nominatif grup adalah penelusuran kebutuhan diklat yang memusatkan pada materi diklat apa yang diunggulkan dalam satu unit kelompok sasaran penilaian kebutuhan diklat. Jadi antara fokus grup dan nominatif adalah proses yang berurutan.B. Metode Pengambilan DataSebagaimana disebutkan dalam karakteristik analisa kebutuhan diklat data yang disajikan hendaknya aktual dan sahih (akurat). Agar data yang diperoleh akurat dan terpercaya maka dalam pelaksanaannya menggunakan metoda dan teknik yang tepat. Adapun metoda yang dapat digunakan dalam pengumpulan data adalah :a. Rapid Rural Appraisal (RRA)RRA adalah bentuk kegiatan untuk mengumpulkan data / informasi oleh orang luar (peneliti, petugas lembaga, birokrat) yang kemudian membawanya keluar dan menganalisa sendiri, Sehingga diperoleh pengorganisasian masalah. Dari pengorganisasian masalah dilakukan Trianggulasi data dengan menggunakan teknik PRA.b. Participatory Rural Apraisal (PRA)PRA adalah sebagai suatu bentuk kegiatan penggalian informasi dengan cara partisipatif (orang luar hanya sebagai pemandu, perantara, fasilitator) yang mendorong masyarakat untuk melakukan kegiatan menggali informasi dan masalah serta melakukan kegiatan oleh analisa oleh mereka sendiri. Dalam kegiatan praktek kerja lapang ini metode yang digunakan dalam PRA tidak keseluruhan metode, namun dibatasi pada metode:- Transek adalah teknik PRA yang digunakan untuk memfasilitasi kegiatan penggalian informasi melalui pengamatan langsung ke lapangan dengan cara berjalan menelusuri wilayah desa mengikuti suatu lintasan tertentu yang disepakati.- Observasi (partisipan, sistematik dan eksperimental) adalah metoda penggalian informasi yang mengandalkan pengamatan langsung di lapangan baik yang menyangkut kondisi lingkungan masyarakat dan lingkungan alam.- Konsultasi kunci penggalian informasi kepada pelaku yang melakukan kegiatan tersebut di lapangan.- Wawancara Semi Terstruktur (WST) adalah penggalian informasi dengan memberikan pertanyaan kepada pelaku dilapangan yang sistematis tentang pokok-pokok tertentu bersifat semi terbuka artinya jawaban tidak ditentukan dahulu, namun topik dibatasi oleh topik yang telah disepakati oleh tim PRA.- Dokumentasi merupakan penguatan informasi berupa data atau gambar dilapangan.C. Tahapan Pelaksanaan Analisis Kebutuhan Diklat1. Infokus adalah melakukan analisa kebutuhan diklat terlebih dahulu ditentukan konteks fokus kegiatan, dalam kegiatan ini hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :Mengapa AKD dilakukan, cakupan AKD, Solusi yang diharapkan, Sumber informasi, catatan atau bukti dan lain-lain.Fokus AKD umumnya menyangkut masalah kinerja yang meliputi produksi, motivasi kerja, sikap, efisiensi selain itu adanya inovasi baru dalam sistem dan teknologi.2. Formulasi Objek (Masalah) adalah menentukan konteks fokus kegiatan diatas. Dalam tahap ini analisa kebutuhan diklat menetapkan tujuan AKD, bahan-bahan yang ada dapat dipergunakan untuk menyusun tujuan AKD dan dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam langkah selanjutnya.3. Manajemen Alat dan Metoda adalah menentukan metoda dan peralatan yang akan digunakan dalam AKD, misalnya interview, observasi lapangan, survey dengan kuisioner. Setelah tahap tersebut adalah membuat instrumen yang digunakan untuk pengumpulan data baik pedoman interview dan kuisioner lapangan. Dan pelu di ketahui siapa yang menjadi responden dan latar belakangnya.4. Pengumpulan Data adalah pengumpulan data primer atau sekunder dimana data tersebut dapat diambil dari laporan tahunan, bulanan atau mingguan struktur organisasi dan masalah yang dihadapi organisasi. Data Primer dapat diambil dari hasil wawancara yang didapat dari observasi dan survey.5. Analisa Data adalah tahap yang dilakukan bila data telah terkumpul baik data primer dan sekunder. Data tersebut dianalisa sesuai dengan teknik dan pendekatan yang digunakan. Analis dimulai dari tabulasi data.6. Interpretasi Data adalah mengambil formulasi kesimpulan dari hasil analisa data yang dilakukan dengan mempertimbangkan faktor yang berpengaruh. Namun hasil ini belum bisa langsung diterima dan harus dikonfirmasikan dengan pihak terkait.7. Pelaporan adalah tahap terakhir rangkaian kegiatan mengenai kesimpulan hasil analisa mengenai kebutuhan diklat. Ada beberapa hal-hal yang perlu diperhatikan adalah : Siapa yang menggunakan hasil analisa, Informasi yang dimasukkan dalam laporan, Pengerjaan laporan.baca juga artikel : http://blog-arul.blogspot.com/2013/05/cari-uang-lewat-ekioskucom.html