“Una Contraloría aliada con Bogotá” · 2017-12-12 · Economía Solidaria. Informe Final de Auditoría de Desempeño No. 291 – PAD 2016, mediante la cual se realizó evaluación

_________________“Una Contraloría aliada con Bogotá”______________

www.contraloriabogota.gov.co Cra. 32 A No. 26 A 10 Código Postal 111321

PBX 3358888

1

INFORME FINAL DE AUDITORÍA DE DESEMPEÑO

CÓDIGO 178

ADMINISTRADORA PÚBLICA COOPERATIVA DE EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO DEL DISTRITO CAPITAL –APC SALUD

BOGOTÁ En Liquidación

Período Auditado Vigencia 2016-2017

DIRECCIÓN SECTORIAL SALUD

Bogotá D.C Noviembre de 2017

http://www.contraloriabogota.gov.co/



PBX 3358888

2

TABLA DE CONTENIDO

1. CARTA DE CONCLUSIONES ............................................................................ 3 2. ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORIA .......................................................... 5

2.1 IDENTIFICACIÓN DE LA MUESTRA DE AUDITORÍA ................................. 5

2.1.1 Gestión Contractual ....................................................................................... 5 2.1.2 Plan de Mejoramiento .................................................................................... 6

2.1.3. Gestión proceso liquidatorio .......................................................................... 8 2.1.4 Estados Contables ......................................................................................... 8 2.1.5 Gestión Presupuestal ..................................................................................... 9

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ................................................................... 9

3.1 GESTIÓN CONTRACTUAL .............................................................................. 9

3.1.1. Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por realización de cruce de cuentas sin contar con actas de liquidación. ............................................ 9 3.1.2 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por suscripción de contrato de servicio de levantamiento de inventario, manejo y custodia de documentos para la APC Salud Bogotá sin cumplir requisitos legales. ..................................... 15

3.2 VERIFICACIÓN DE REQUISITOS A SEGUIR EN EL PROCESO DE DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA ............................................................................ 17

3.2.1 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por incumplimiento del procedimiento a seguir en la etapa de disolución y liquidación de la entidad.. 17

3.3. ESTADOS CONTABLES ............................................................................... 23

3.3.1. Hallazgo Administrativo por debilidades procedimentales e inconsistencias en el Acta de Asamblea de 8 de agosto de 2016. ...................................................... 31 Analizada la respuesta dada por la APC Salud Bogotá en liquidación al informe preliminar, donde confirman la observación al identificar la “falla técnica” que hubo al no incluir dentro del acta de asamblea general registrada en el libro de actas, los respectivos anexos, se ratifica como hallazgo administrativo por debilidades procedimentales e inconsistencias en el Acta de Asamblea de 8 de agosto de 2016. .............................................................................................................................. 32

3.4 GESTIÓN PRESUPUESTAL .......................................................................... 32

4. OTROS RESULTADOS .................................................................................... 34

4.1. PLAN DE MEJORAMIENTO .......................................................................... 34

ANEXOS ............................................................................................................... 35

CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS .................................................. 35




PBX 3358888

3

1. CARTA DE CONCLUSIONES

Bogotá, Noviembre de 2017 Doctora MYRIAM ROSA SÁNCHEZ MORENO Gerente Liquidadora Administradora Pública Cooperativa de Empresas Sociales del Estado del Distrito Capital APC Salud Bogotá En liquidación Ciudad Asunto: Carta de Conclusiones La Contraloría de Bogotá D.C., con fundamento en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, el Decreto Ley 1421 de 1993, la Ley 42 de 1993 y la Ley 1474 de 2011, practicó auditoría de desempeño a la Administradora Pública Cooperativa de Empresas Sociales del Estado del Distrito Capital APC Salud Bogotá en Liquidación, vigencias, 2016 y 2017, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, y eficacia con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en el proceso de liquidación de la entidad. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría de Bogotá D.C. La responsabilidad de la Contraloría consiste en producir un Informe de auditoría de desempeño que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el proceso de liquidación del sujeto de control y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría de Bogotá D.C.




PBX 3358888

4

CONCEPTO DE GESTIÓN SOBRE EL ASPECTO EVALUADO La Contraloría de Bogotá D.C. como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión en el proceso de liquidación, no cumple con los principios evaluados de eficiencia y eficacia de acuerdo con los hallazgos detallados en el presente informe. PRESENTACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO Frente a los hallazgos evidenciados en el presente informe, la entidad dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la comunicación del informe final, debe ajustar el plan de mejoramiento que se encuentra ejecutando, con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El Plan de Mejoramiento ajustado debe ser entregado dentro de los términos establecidos por la Contraloría de Bogotá D.C. Dicho plan de mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo. Producto de la evaluación, se anexa Capítulo Resultados Visita de Control Fiscal que contiene los resultados y hallazgos detectados por este Órgano de Control. Atentamente,

JAVIER ROSAS TIBANÁ Director Sector Salud

Revisó: Martha Lucia Cipagauta Correa - Subdirectora de Fiscalización

Leyla Osorio Quintero - Gerente 039-01 Elaboró: Equipo Auditor




PBX 3358888

5

2. ALCANCE Y MUESTRA DE AUDITORIA

La APC Salud Bogotá, fue creada mediante el Acuerdo 400 de 25 de septiembre de 2009, por el Concejo de Bogotá, como una administradora pública cooperativa de empresas sociales del Estado del nivel distrital, con misión de orientar sus actividades hacia la comercialización de medicamentos. Por tanto, se verificó el cumplimiento de los requisitos para el proceso de disolución y liquidación que se establecen en:

Los estatutos de la APC Salud Bogotá.

Circulares jurídicas de la Superintendencia de la Economía Solidaría, órgano que ejerce control y vigilancia sobre las cooperativas.

Ley 79 de 1998 “Por la cual se actualiza la Legislación Cooperativa”

Ley 454 de 1998 “Por la cual se determina el marco conceptual que regula la economía solidaria, se transforma el Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas en el Departamento Administrativo Nacional de la Economía Solidaria, se crea la Superintendencia de la Economía Solidaria, se crea el Fondo de Garantías para las Cooperativas Financieras y de Ahorro y Crédito, se dictan normas sobre la actividad financiera de las entidades de naturaleza cooperativa y se expiden otras disposiciones”

Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008, expedida por la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Circular Básica Jurídica de 2015, expedida por la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Informe Final de Auditoría de Desempeño No. 291 – PAD 2016, mediante la cual se realizó evaluación de las actividades adelantadas por la Administradora Pública Cooperativa de Empresas Sociales del Estado del Distrito Capital APC Salud Bogotá, durante la vigencia 2015; así como el avance del proceso de liquidación.

Las demás normas concordantes.

2.1 IDENTIFICACIÓN DE LA MUESTRA DE AUDITORÍA

2.1.1 Gestión Contractual

En el marco del objetivo de la presente auditoría, se seleccionó la revisión de las actas de liquidación de los contratos de suministros suscritos entre la APC y los respectivos hospitales actualmente fusionados en Subredes Integradas de Servicios de Salud, con los cuales se cruzaron los aportes de los asociados en la etapa de liquidación de la APC. La información base se tomó del cuadro no. 3 “Aportes totales a Diciembre de 2016” relacionado en el informe final de la auditoría de Desempeño a la APC salud




PBX 3358888

6

Bogotá en Liquidación, código 291 PAD 2016. Igualmente, se seleccionaron cuatro contratos suscritos por la gerente liquidadora, durante la etapa de liquidación de la APC Salud Bogotá En Liquidación.

Cuadro 1 Muestra de contratos

No. Contrato Tipo de contrato

Objeto Justificación de la

selección del contrato

Actas liquidación de contratos de suministro1 suscritos entre los hospitales y la APC, que fueron objeto de cruce de cuentas con aportes de asociados, en la etapa de liquidación de la Cooperativa.

Suministros Suministros de medicamentos

Con estos contratos se realizó el cruce de cuentas para determinar el valor a restituir ,por concepto de aportes de los asociados

Contrato suscrito para la prestación de servicio de archivo

Prestación de servicios

Custodia de los archivos de la APC en liquidación

Verificación del manejo y custodia del archivo de la APC

Adición 1 y Prórroga 1 del Contrato de Prestación de Servicios No. 011-2016, suscrito entre APC Salud Bogotá y el revisor fiscal.


Revisoría fiscal Contrato prorrogado en etapa de liquidación de la APC

Contrato 01 de 2017 suscrito entre APC Salud Bogotá y la contadora.


Servicios Contables

Contrato suscrito en etapa liquidación APC

Contrato 01 de 2017, suscrito entre la delegada del Consejo de Administración de la APC y la gerente liquidadora


Servicios para trámite de liquidación

Contrato suscrito en etapa liquidación APC

Fuente: Cuadro elaborado por el equipo auditor, con información suministrada por la gerente liquidadora

2.1.2 Plan de Mejoramiento

En desarrollo de la Auditoria de Desempeño No. 291 - PAD 2016, se formularon hallazgos, los cuales generaron un plan de mejoramiento por parte de la entidad, con fecha de terminación 15/05/2017. Por tal motivo y teniendo en cuenta el proceso liquidatorio de la entidad, se tomaron todas las acciones establecidas por el sujeto de control para su evaluación.

Cuadro 2 Plan de Mejoramiento

Factor (Hallazgo)

No Acción-vigencia Descripción de la Acción

Fecha

terminación prevista

3.1.1 1 auditoría 291 PAD 2017 vigencia 2016

Organizar, para el proceso de liquidación, el presupuesto acorde con los principios presupuestales establecidos en el decreto 115 de 1996: planificación, anualidad, universalidad, unidad de caja, programación integral especialización y coherencia macroeconómica.

15/05/2017

1 Al momento de realizar la planeación de esta Auditoría no se tenía identificado los contratos de suministro de medicamentos incluidos en el

cruce de cuentas. En curso de esta Auditoría la entidad sujeto de control informó que no existen actas de liquidación.




PBX 3358888

7

Factor (Hallazgo)

No Acción-vigencia Descripción de la Acción

Fecha

terminación prevista


Vigilar el cumplimiento de las funciones de la gerente liquidadora, específicamente lo relacionado con las bases presupuestales para programar el presupuesto.

15/05/2017


Organización del archivo contable 15/05/2017


realizar un manual de proceso y procedimientos en el área contable y financiera

15/05/2017


aprobación de los estados contables por parte de la asamblea de acuerdo a los lineamientos de la supersolidaria

15/05/2017


Revisión de la caja menor, con la finalidad de evaluar la clase de gastos, cuantías, responsables, unidad ejecutora, y cuantía de cada rubro presupuestal.

15/05/2017

3.3.1 7. auditoría 291

PAD 2017 vigencia 2016

Solicitar el concepto ante la superintendencia solidaria frente a la naturaleza jurídica de APC salud Bogotá en liquidación, debido a que persisten situaciones de índole legal y jurídica que no han sido plenamente dirimidas frente al manejo presupuestal, contable, financiero, liquidataria, entre otros. Sin perjuicio de la realización de las acciones conducentes a la liquidación de la entidad en mención.

15/05/2017



constituir la póliza de manejo para continuar con los tramites en liquidación

15/05/2017



liquidación del contrato actual de la gerente 15/05/2017

3.3.2 10. auditoría 291


Generación de nuevo contrato para el gerente mediante una nueva relación contractual adecuada.

15/05/2017

3.3.3 11. auditoría 291



3.3.3 12. auditoría 291



15/05/2017

3.3.4 13. auditoría 291



3.3.4 14. auditoría 291



15/05/2017

3.3.5 15. auditoría 291


asegurar la suscripción y aprobación de actas de asamblea

15/05/2017

Fuente: Cuadro generado por el equipo auditor información en SIVICOF




PBX 3358888

8

2.1.3. Gestión proceso liquidatorio

Se verificaron los requisitos a seguir en el proceso de disolución y liquidación voluntaria, teniendo en cuenta que la APC Salud Bogotá En Liquidación es una entidad vigilada por la Superintendencia de la Economía Solidaria2, se debió seguir lo establecido en la normatividad vigente sobre los procedimientos en los procesos de disolución y liquidación voluntaria, en especial lo establecido por la Supersolidaria en su Circular Básica Jurídica 2015.

2.1.4 Estados Contables Se tomaron las cuentas más representativas comparadas 2015 a 2016, como son Patrimonio Capital Social –Aportes Sociales. Toda vez que la empresa se encuentra en proceso de liquidación; igualmente, se incluyeron las cuentas vigencia 2016: Caja, Bancos, Inversiones, Cuentas por Cobrar, Propiedad, Planta y Equipo, Pasivos, Patrimonio Ingresos y Gastos, igualmente, se incluyeron los movimientos contables de la vigencia 2017.

Cuadro 3 Muestra Estados Contables

Cifra en $

Cuenta Valor Justificación para su selección

Caja 378.450 Verificar a que corresponde dicho saldo

Bancos 3.002.835 Verificar las conciliaciones bancarias, toda vez que hubo una variación del 99% con relación al año anterior en dicha cuenta confrontar soportes

Inversiones 500.000.000 Verificar el movimiento contable y procedimiento de dicha inversiones toda vez que para el año 2016 dicha cuenta se encuentra en 0

Cuentas por -cobrar 18.857.500 Verificar el movimiento contable y las notas toda vez que los deudores por venta de medicamentos disminuyeron en un 100%

Propiedad planta y equipo

3.029.716 Verificar los movimientos y notas contables efectuados toda vez que dicha cuenta disminuyó en un 100% en relación con el año anterior

Diferidos 10.015.712 Verificar los movimientos y notas efectuados toda vez que dicha cuenta disminuyó en un 100% en relación con el año anterior

Pasivo Corriente Proveedores

254.061223 Verificar el movimiento contable y notas de la cuenta proveedores, toda vez que tuvo una disminución del 100% en relación con el año anterior

Pasivo Corriente – Fondo Social de

Educación 35.880.000

Verificar el movimiento contable y notas de la cuenta Fondo Social de Educación, toda vez que tuvieron una disminución del 100%

Patrimonio-Capital Social- Aportes

Sociales 1.283.550.400

Verificar el movimiento contable y notas de la cuenta Fondo Social de Educación, toda vez que tuvieron una disminución del 100%

Ingresos 1.337.636.426 Verificar el movimiento contable y notas de la cuenta venta de medicamentos al evidenciarse una disminución del 50% en relación con el periodo anterior

Gastos Personales 79.960.515 Verificar el movimiento contable y notas toda vez que esta cuenta representa el 59.6% frente al total de los gastos de Operación

Fuente: Plan de trabajo

2 De conformidad con las leyes 79 de 1988 y 454 de 1998




PBX 3358888

9

2.1.5 Gestión Presupuestal

De conformidad con el plan de trabajo de auditoría, se realizó análisis al presupuesto de ingresos y gastos del proceso liquidatorio en la vigencia 2017, teniendo en cuenta que para la vigencia 2016, el sujeto de control no elaboró el presupuesto de ingresos y gastos, tal como quedó establecido en el informe de la Auditoria de Desempeño No. 291, PAD 2016.

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

3.1 GESTIÓN CONTRACTUAL

3.1.1. Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por realización de cruce de cuentas sin contar con actas de liquidación. Con el Acuerdo 641 de 2016 se ordenó la fusión de las ESEs del Distrito Capital en cuatro Subredes Integradas de Servicios de Salud. Con la fusión, las Subredes se subrogaron en las deudas y créditos que estaban en cabeza de las ESEs. En la etapa de liquidación de la APC Salud Bogotá, se realizó cruce de cuentas entre la deuda que las cuatro Subredes tenían por medicamentos entregados a las ESEs, y los aportes que las ESEs entregaron a la Cooperativa, como asociados de la misma. El cruce de cuentas se realizó sin contar con actas de liquidación que establecieran el balance final de cada contrato de suministro de medicamentos suscrito entre la Cooperativa y las ESEs del Distrito. En Acta de Asamblea de Cierre de Liquidación de la APC Salud Bogotá, realizada el 3 de marzo de 2017, quedó consignado lo siguiente: “Por lo anterior en el mes de diciembre cuando las subredes dispusieron de los recursos se realizó el pago de los aportes correspondientes según cruce de cuentas. RED DEUDA PAGOS A DIC TOTAL DEUDA APORTES FONDO DE

EDUCACIÓN DIFEREN- CIA

Sur $ 131.142.785 $ 131.142.785

$ 257.172.864

$ 7.176.000

$ 133.206.079

Sur Occidente $ 358.169.332 $ 73.883.726 $ 284.285.606 $ 346.996.644 $ 8.970.000 $ 71.681.038

Norte $ 615.368.937 $ 264.113.271 $ 351.255.666 $ 346.996.644 $ 8.970.000 $ 4.710.978

Centro Oriente $ 417.807.496 $ 10.764.000 $ 428.571.496

Total $ 1.104.681.054

$ 766.684.057

$ 1.368.973.648 $ 35.880.000 $ 638.169.591




PBX 3358888

10

El equipo auditor solicitó a las cuatro Subredes Integradas de Servicios de Salud, la remisión de las actas de liquidación que soportaran el anterior cruce de cuentas. Las Subredes remiten unas cuantas actas de liquidación que no corresponden a los contratos respecto de los cuales se cruzaron cuentas, por cuanto las actas enviadas presentan valores a favor de las Subredes y el cruce de cuentas se hizo con las deudas a cargo de las Subredes. Con relación a las órdenes de suministro, las Subredes respondieron que éstas no requieren liquidación, y que respecto de los demás contratos, éstos se encuentran en proceso de liquidación. En acta del 25 de octubre de 2017, efectuada por el equipo auditor con la gerente liquidadora de la APC, se solicitó los soportes que respaldan el cruce de cuentas, obteniendo la siguiente respuesta: “A cada Subred se entregó una carta por correo electrónico, con la relación de facturas pendiente de pago por concepto de medicamentos. Posteriormente se realiza reunión con las cuatro subredes para aprobar inventario de activos y pasivos. Respecto de las cartas remitidas a las Subredes no existe aceptación expresa por los gerentes, pero se realizaron conciliaciones con las Subredes respecto a las cuentas pendientes por pagar, para lo cual allegaré los respectivos soportes. Se anexa cuadro Excel con relación de deuda de hospitales y aportes, a fecha 30 de junio de 2016 presentado en la Asamblea realizada el 8 de agosto de 2016, igualmente se anexa cartas de fecha 29-11-16, dirigidas a las Subredes Salud Norte, Salud Sur, Salud Sur Occidente y Salud Centro Oriente, solicitando autorización de cruce de cuentas.”

El documento que entrega la Gerente Liquidadora en la diligencia de 25 de octubre es el siguiente:




PBX 3358888

11

Las cartas que, según indica la gerente liquidadora, entregó a las Subredes con fecha 29 de noviembre de 2016, incluyen un estado de la deuda de cada Subred diferente al presentado en la Asamblea de 8 de agosto de 2016. Además, el cruce de cuentas que se materializó en el mes de diciembre, se hizo sobre un valor diferente al indicado en las cartas de 29 de noviembre. Así las cosas, tenemos tres valores diferentes de la deuda de las Subredes, que corresponden a tres fechas diferentes:

Cuadro 4 Estados de deuda de las ESEs

RED Deuda a 31 de agosto según cuadro Excel entregado en

diligencia de 25 de octubre de 2017

Deuda según cartas de 29 de noviembre de 2016

enviadas a cada Subred

Deuda finalmente cruzada con aportes según acta de cierre de liquidación de fecha 3 de

marzo de 2017

Sur Occidente $383.964.028 $358.169.332 $ 131.142.785

Sur $921.142.785 $131.142.785 $ 284.285.606

Norte $620.878.448 $615.368.937 $ 351.255.666

Centro Oriente $36.779.040 $0 $0

Total $1.962.764.301 $1.104.681.054 $ 766.684.057

Fuente: Cuadro elaborado por el Equipo Auditor, de acuerdo a la información suministrada por la APC Salud Bogotá

Frente a esta variación de la deuda de las Subredes, no existen actas de liquidación que reflejen cuál era el estado de cada contrato al momento de hacer el cruce. Un acta de liquidación cumple con el requisito de establecer una obligación clara, expresa y exigible. En su contenido, el interventor certifica el recibo efectivo del producto y determina si hay saldos pendientes de pago. El acta de liquidación es un dictamen formal del estado final del contrato, soportado con el informe del interventor que, para




PBX 3358888

12

este caso, debe dar cuenta de los medicamentos recibidos a satisfacción, los abonos realizados y los saldos pendientes de pago; Además, el acta de liquidación es el documento en el cual se deben registrar los arreglos, transacciones y conciliaciones a que lleguen las partes. El cruce de aportes que se realizó es un acuerdo entre asociados y APC para quedar a paz y salvo y este acuerdo debió quedar consignado en las respectivas actas de liquidación. Con la omisión de las actas de liquidación se transgrede el principio de publicidad establecido en el artículo 209 de la Constitución Política, y el principio del debido proceso que se desarrolla en los manuales de contratación de las ESEs, los cuales incorporan la obligación de realizar estas actas cuando las circunstancias lo ameritan. Se aplica el manual de contratación que regía para cada ESE, por cuanto los manuales de contratación de las actuales Subredes estipulan que en el período de transición de la fusión, los procesos de contratación, procedimientos y actuaciones administrativas en curso a la entrada en vigencia de los respectivos manuales, seguirán rigiéndose bajo el régimen o regímenes jurídicos anteriores.3 Así las cosas, por ejemplo, el Acuerdo 009 de 2014 por medio del cual se adoptó el estatuto de contratación del Hospital Simón Bolívar III Nivel ESE, estipulaba en su artículo 32: “Artículo 32.- ACTAS. Todas las actuaciones del supervisor o del interventor, deben constar por escrito mediante actas. Estas actas del supervisor y/o interventor deberán reposar en el expediente de cada contrato. En el expediente del contrato deberá constar lo pertinente a la ejecución, es decir: las respectivas actas de iniciación; recibo parcial; suspensión temporal, de reinicio, cambio de especificaciones, costo de obra, revisión de precios, mayores y menores cantidades de obra o de suministros, de servicios, entrega y recibo final de obra y la liquidación del contrato, cuando es por mutuo acuerdo”

El Acuerdo 013 de 2014, por el cual se adoptó el Estatuto de Contratación del Hospital San Blas II Nivel de atención ESE, establecía: “ARTÍCULO 76.- LIQUIDACIÒN DEL CONTRATO U ORDEN. La liquidación de los contratos u órdenes suscritas por el Hospital se hará automáticamente cuando se ejecute totalmente el valor del contrato, no obstante debe existir el informe del supervisor e interventor cuando sea del caso. En el caso de existir un saldo al momento de la terminación del contrato u orden que se refleje en el informe del supervisor junto al informe financiero será objeto de liquidación el contrato. Los contratos de obra, los contratos y convenio

3Subred Centro Oriente: Resolución 422 de 2016 numeral 14.3.

Subred Norte: Resolución 0371 de 2016, artículo segundo. Subred Sur: Resolución 450 de 2016, artículo 46 Subred Sur: Resolución 627 de 2016




PBX 3358888

13

interadministrativos requieren siempre de liquidación. PARÁGRAFO: Las órdenes cuando se hayan ejecutado al cien por ciento (100%) no serán objeto de liquidación; se liquidarán automáticamente con el visto bueno del supervisor. Cuando existan saldos, se liquidarán conforme a lo establecido en el presente artículo.”(…) En esta etapa se podrán acordar con el contratista los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. En el acta constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que se llegue para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y a salvo”.

La Resolución 206 de 2014, por la cual se expide el manual de contratación del Hospital Chapinero ESE, indicaba: “ARTÍCULO 17.- La liquidación de los contratos corresponde, al igual que su suscripción, al gerente y/o ordenador del gasto de la Entidad, pero podrá delegarla en los supervisores de los mismos. Para la liquidación de los contratos que lo requieran, se deberá diligenciar el formato con código GJU-FOR-028 ACTA LIQUIDACION DE CONTRATOS y agotando el procedimiento establecido con Código: GJU-PRO-035 LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS SUSCRITOS POR EL HOSPITAL, que hacen parte de la presente resolución.”

En general, todos los manuales de contratación de las ESEs estipulaban la obligación de realizar actas de liquidación cuando a ello hubiere lugar, y una de esas circunstancias es cuando quedan saldos pendientes, respecto de los cuales se realizan acuerdos, arreglos o transacciones para obtener Paz y Salvo.

La obligatoriedad de plasmar los ajustes finales de un contracto, en un acta de liquidación, ha sido objeto de desarrollo jurisprudencial:4

8.3.- La liquidación de los contratos estatales (de mutuo acuerdo o unilateral[35]) es el acto jurídico a través del cual las partes (administración y contratista) hacen un ajuste de cuentas con ocasión de las obligaciones derivadas del negocio celebrado y de las condiciones de su ejecución y cumplimiento por cada una de ellas. El Consejo de Estado ha explicado que la liquidación se enmarca dentro de la etapa final del contrato, “en la cual las partes se ponen de acuerdo sobre el resultado último de la ejecución de las prestaciones a su cargo y efectúan un corte de cuentas, para definir, en últimas, quién debe a quién y cuánto, es decir para establecer el estado económico final del contrato, finiquitando de esa forma la relación negocial”[36]. La jurisprudencia contencioso administrativa también ha señalado que en el acta de liquidación se deja constancia “de lo que a la terminación del contrato la entidad quedó debiendo al contratista o lo que este quedó debiendo a aquella, por causa de las obligaciones cumplidas en desarrollo del contrato y las actualizaciones a que pudo tener derecho, o los sobrecostos en que incurrió en razón de la prórroga del plazo del contrato, extremos que generan créditos a su favor que tienen origen en el contrato mismo y que por ende deben ser resueltos en el acta de liquidación”[37].

4 Sentencia de la Corte Constitucional, fecha 21 de noviembre de 2012, referencia: expediente D-904.


http://www.corteconstitucional.gov.co/RELATORIA/2012/C-967-12.htm#_ftn35





PBX 3358888

14

8.4.- Considera la Corte que el hecho de que la norma acusada exija que en el acta de liquidación de los contratos estatales se registren los acuerdos logrados por las partes para superar las divergencias presentadas y declararse mutuamente a paz y salvo –por supuesto cuando ello hubiere sido posible- tiene alcance restringido a la esfera de las obligaciones surgidas entre las partes con motivo de la suscripción y ejecución del contrato. Precisamente por ello la jurisprudencia ha advertido que “la liquidación finiquita la relación entre las partes del negocio jurídico; por ende, no puede con posterioridad demandarse reclamaciones que no hicieron en ese momento”[38]. En otras palabras, ni los acuerdos alcanzados, ni las declaraciones mutuas de paz y salvo, tienen un impacto más allá del que surge directamente del vínculo negocial.”

Análisis Respuesta En su respuesta las Subredes confirman que están en proceso de elaborar actas de liquidación. Con los soportes remitidos se observa que las cifras que “adeudaban” las Subredes a la Cooperativa, no están respaldadas con actas de entrada de medicamentos a almacén, avaladas por interventor; o por lo menos, las mismas no fueron remitidas al grupo auditor, para certificar el valor de tales deudas como ciertas. Los manuales de contratación indican que cuando se va a conciliar o transar saldos de contratos, estas transacciones deben quedar consignadas en las actas de liquidación, luego el momento oportuno para haber realizado estas actas era antes de haber aprobado en asamblea, el cruce de cuentas entre deudas y aportes, pues para aprobar ese cruce de cuentas era necesario tener certeza del estado de la deuda de cada Subred, avalado por los respectivos interventores, quienes son los llamados a certificar el estado del contrato. La conciliación que se hizo entre deudas pendientes de pago, de contratos de suministros de medicamentos, y aportes de hospitales, debió quedar consignada en cada acta de liquidación de cada contrato de suministro que fue incluido en el cruce. Consecuentemente, se determina hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria, en cabeza de las Gerentes de las Subredes Integradas de Servicios de Salud, en su calidad de miembros de la Asamblea General de la APC Salud Bogotá por aprobar en la etapa de liquidación de la APC, un ajuste de cuentas sin contar con una obligación clara, expresa y exigible, que surge de las actas de liquidación de cada contrato. Con esta actuación se quebrantó el artículo 86 de los Estatutos de la APC que dispone que los administradores deben obrar con “la diligencia de un hombre de

negocios (…) y en el cumplimiento de su función, los administradores deberán; (…) 2) Velar

por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias.” Igualmente se transgrede los manuales de contratación de las ESEs, en lo que respecta a la obligación de plasmar los acuerdos, ajustes y transacciones a que se lleguen con relación a los contratos suscritos, en las respectivas actas de liquidación. Con lo anterior se vulnera lo consagrado en la Ley 734 de 2002 por violación a los deberes y





PBX 3358888

15

prohibiciones de todo servidor público, conforme lo normado en los artículos 34 numeral 1 y 35 numeral 1.

3.1.2 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por suscripción de contrato de servicio de levantamiento de inventario, manejo y custodia de documentos para la APC Salud Bogotá sin cumplir requisitos legales. La APC Salud Bogotá En Liquidación suscribió contrato de servicios de levantamiento de inventario, manejo y custodia de documentos, con la empresa Transarchivos el 29 de diciembre de 2016 por valor de $1.594.629. El contrato se revisó bajo el marco jurídico de la Resolución 2015400002925 de 25 de marzo de 2015, expedida por la Superintendencia de Economía Solidaría, “Por la cual

se establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de la Economía Solidaría”.

La anterior Resolución establece la obligación para las entidades vigiladas, de incorporar los preceptos establecidos en la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos. Frente a esta ley se observa que con la celebración del contrato para el levantamiento, custodia y archivo de documentos, suscrito por la APC Salud Bogotá En Liquidación, no se atendieron los siguientes lineamientos:

a. Con el contrato suscrito no se anexa acreditación de la experiencia del contratista para desarrollar la actividad, ni acreditación de la planta de personal con formación académica en Archivística.5

b. Tampoco se observa la verificación por parte de la gerente liquidadora, de que el contratista cumple con los requisitos técnicos que indica al artículo 3 del Acuerdo 008 de 2014, del Consejo Directivo del Archivo General. c. El contrato suscrito no señala dentro de las obligaciones del contratista, realizar la reprografía de los documentos antes de proceder a su destrucción, para su envío al Archivo General, por tanto no se tiene certeza sobre quien realizará esta acción, ni tampoco, de donde van a salir los recursos para ello, observando que se incumple el inciso segundo del artículo 39 del Decreto-Ley 254 de 2000 que establece:

5 Acuerdo 008 de 2014, del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, que desarrolla la Ley 594 de 2000 (Ley General

de Archivos), por el cual establece especificaciones técnicas y requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia y organización de documentos de archivo, artículo 2, literales a) y b).




PBX 3358888

16

“Será responsabilidad del liquidador constituir, con recursos de la entidad, el fondo requerido para atender los gastos de conservación, guarda y depuración de los archivos. La destinación de recursos de la liquidación para estos efectos, se hará con prioridad sobre cualquier otro gasto o pago a cargo de la masa de la entidad en liquidación”.

d. El contrato suscrito no prevé la entrega de la información custodiada, una vez hecha la repografía al Archivo General de la Nación, al vencimiento del plazo de custodia, incumpliendo el artículo 9° del Decreto 1515 de 2013 que establece que “los organismos del orden nacional, departamental, distrital o municipal que por cualquier razón se supriman, dividan, liquiden o fusionen deberán entregar sus archivos y documentos históricos al Archivo General de la Nación o a los archivos generales territoriales de su jurisdicción”. e. El inventario o lista de los documentos entregados al contratista para el levantamiento de información y custodia, muestra que de los 132 ítems documentales, 41 figuran “sin serie documental”, incumpliendo el artículo 15 de la Ley 594 de 2000, que establece la obligación de entregar los archivos y documentos a su cargo debidamente inventariados y el artículo 25 ibídem, desarrollado por el Acuerdo 39 de 2002 que establece la obligatoriedad de hacer uso de las tablas de retención documental.

Es de anotar que de conformidad con el artículo 4 literal a) de la Ley 594 de 2000, el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. Análisis Respuesta El sujeto de control no anexa soportes que acrediten la formación académica en archivística del Contratista, no anexa copia de los títulos académicos del personal de la Empresa. Tampoco se acredita que el contratista tenga un plan de prevención o atención de desastres, como lo exige el literal r) del Acuerdo 009 de 2014. No anexa otrosí al contrato que incluya la actividad de “reprografía”. Con relación a la entrega de los documentos debidamente inventariados, indica que aún está en tiempo de inventariar y que el contrato de archivo no es parte del alcance de esta auditoría. La observación de documentación no inventariada se realiza sobre una acción ya finiquitada del sujeto de control, cual es, la entrega de los archivos al contratista. En cuanto a que el contrato de archivo no es del alcance de esta auditoría, se verifica que dentro de los requerimientos para proceder a liquidar una entidad, está el de cumplir lo relativo a la custodia, reproducción y entrega de los archivos al Archivo General, los argumentos presentados por el sujeto de control no desvirtúan la observación y se configura como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria.


http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=53880#9



PBX 3358888

17

3.2 VERIFICACIÓN DE REQUISITOS A SEGUIR EN EL PROCESO DE DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA

3.2.1 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por incumplimiento del procedimiento a seguir en la etapa de disolución y liquidación de la entidad. El artículo 16 del Acuerdo 641 de 2016, del Concejo de Bogotá, dispuso la liquidación de la Administradora Pública Cooperativa de Empresas del Estado del Distrito Capital “APC Salud Bogotá” en los siguientes términos: “La Administración Pública Cooperativa a

que hace referencia el Acuerdo 400 de 2009 se disolverá y liquidará y los excedentes, en caso de que los hubiere, serán restituidos a las Empresas Sociales del Estado del Distrito.”

Por lo anterior se activa lo establecido en los Estatutos6 de la APC7 Salud Bogotá, en su capítulo VIII- Disolución y Liquidación. En consecuencia, mediante acta8 de asamblea general de APC Salud Bogotá, del 24 de mayo de 2016, se puso en consideración de los asambleístas, declarar la disolución y proceder a la consecuente liquidación de la entidad, a fin de extinguir la Personería Jurídica. En el acta queda registrada la aprobación por la totalidad de los asistentes a la reunión, y se encomienda a la Gerente realizar entre otras, la gestión de “Comunicar

a la Superintendencia de la Economía Solidaria, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la realización de ésta asamblea, sobre la decisión de disolver y liquidar la entidad, para los fines legales, en especial para que realice el control de legalidad pertinente. (Art. 106 L. 79/88, art. 36 D.1482/88 y art. 114 de los estatutos).” Adicionalmente, teniendo en cuenta que la APC Salud Bogotá en liquidación, es una entidad vigilada por la Superintendencia de la Economía Solidaria9, se debió seguir lo establecido en la normatividad vigente sobre los procedimientos en la etapa de disolución y liquidación voluntaria, en especial lo establecido por la Supersolidaria en su Circular Básica Jurídica 2015. La Gerente Liquidadora mediante oficios con radicados del 20 de junio de 2016 y 11 de julio de 2016, informó a la Superintendencia de la Economía Solidaria sobre la autorización para inicio y cierre de la liquidación voluntaria, adjuntando para ello solamente 7 de los 13 documentos solicitados en el punto 3 del Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica 2015, que se titula: “Procedimientos a seguir en los procesos de

disolución y liquidación voluntaria.(….) 3. “Documentos para iniciar el proceso de liquidación

6 Reforma Estatutaria de la APC Salud Bogotá, la cual fue aprobada por la Asamblea General Ordinaria, celebrada en Bogotá D.C., el día 27

de junio de 2012 7 Administradora Pública Cooperativa de Empresas Sociales del Estado del Distrito Capital 8 Libro de actas asamblea general registrado en la cámara de comercio 9 De conformidad con las leyes 79 de 1988 y 454 de 1998




PBX 3358888

18

de las organizaciones que no ejercen actividad financiera y las que ejercen actividad financiera y ha sido autorizada su liquidación”.

Los documentos no radicados en esa oportunidad son:

a) Copia del acta del órgano permanente de administración donde se convoca de acuerdo con el término establecido en los estatutos. Deberá constar la fecha y el medio a través de la cual se informa de la convocatoria, en cuyo orden del día deberá existir un punto referente a la liquidación.

b) Certificado o constancia de verificación suscrito por el órgano de control social de conformidad con la ley, sobre la fecha de corte para determinar la habilidad e inhabilidad de sus asociados informando claramente la fecha de la verificación y publicación del listado de asociados hábiles e inhábiles.

c) Nombres del liquidador y revisor fiscal con la especificación de los honorarios

asignados

d) Carta de aceptación del cargo de revisor fiscal.

e) Certificación del revisor fiscal donde conste si existe o no cesación de pagos parcial o total.

f) Declaración juramentada de bienes y formato diligenciado de hoja de vida del

liquidador y del revisor fiscal. Ahora bien, pasados 13 meses desde el vencimiento del término que otorga la Supersolidaria para comunicar la decisión de disolver, la entrega de los documentos anteriormente descritos no había sido cumplida, toda vez que la Superintendencia de la Economía Solidaria, mediante radicado 20173200177381 del 10 de julio de 2017, le informa a la APC Salud Bogotá en liquidación que, revisada la documentación allegada, se observa que hacen falta los documentos anteriormente mencionados, como los demás documentos necesarios y generados dentro del proceso del trámite para la liquidación voluntaria, para un total de veinte(20) documentos. Igualmente le solicita que dentro de los próximos 30 días calendario, una vez recibida la comunicación, se haga llegar a la Superintendencia dichos documentos faltantes. Situación que a la fecha de este informe, noviembre de 2017, 4 meses después del último oficio de la Supersolidaria, no se evidencia que haya sido subsanado por parte de la APC en liquidación con la entrega de los respectivos documentos.




PBX 3358888

19

Verificado por parte del equipo auditor la generación de dichos documentos dentro del proceso de liquidación, y en concordancia con lo establecido por la Circular Básica Jurídica 2015, se observa lo siguiente:

a) Con relación a la copia del acta del órgano permanente de administración donde se convoca de acuerdo con el término establecido en los estatutos, se observa que, si bien es cierto que la figura del “Acta Universal”10, exime de realizar esta convocatoria, es importante que al momento de radicar los documentos, se le informe expresamente a la Supersolidaria, sobre el uso de esta figura.

b) Con relación al certificado o constancia sobre la habilidad de asociados, se observa lo siguiente:

La figura del “Acta Universal” permite omitir la convocatoria a reunión y por ende se omite la fijación de la lista de asociados hábiles. Pero una vez iniciada la reunión se debe verificar el estado de habilidad de los presentes, teniendo en cuenta que en el orden del día de la Asamblea realizada el 24 de mayo de 2016, se incluyó la remoción y nombramiento de Consejo de Administración. De conformidad con el artículo 55 de los Estatutos de la APC, los miembros postulados para el Consejo de Administración deben ser asociados hábiles.

En efecto, se tiene que para el día de la reunión, las ESEs Meissen (fusionada en la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur), Santa Clara, San Blas y Rafael Uribe Uribe, (fusionadas en la Subred Integrada de Servicios de Salud Centro Oriente) no se encontraban al día en sus aportes.11 Por tanto, la condición de inhábil se transmitió a las respectivas Subredes Integradas de Salud por efecto de la subrogación.

Así las cosas, el nombramiento de la Subred Integrada de Servicios de Salud Centro Oriente E.S.E, en el Consejo de Administración, incumple el artículo 55 de los estatutos de la APC Salud Bogotá “en liquidación”

Según concepto de la Supersolidaría No. 015375 del 5 de mayo de 2009 que indica:

“Frente a la irregularidad de que un asociado haya sido elegido en el Consejo de Administración, siendo inhábil, no podrá asumir su cargo o no podrá ser parte del Consejo de Administración por cuanto su elección bien podría ser declarada nula por el juez competente, de conformidad con lo previsto en el artículo 45 de la Ley 79 de 1988.”

El artículo 45 de la citada Ley establece:

10 Figura a la cual se acudió para realizar la asamblea general del 24 de mayo de 2016 11 Informe de gestión de la Gerente Liquidadora, con corte a 30 de abril de 2016, presentado en la Asamblea de 24 de mayo de

2016.




PBX 3358888

20

1. “Artículo 45. Compete a los jueces civiles municipales el conocimiento de las impugnaciones de los actos o decisiones de la asamblea general y del consejo de administración de las cooperativas, cuando no se ajusten a la ley o a los estatutos, o cuando excedan los límites del acuerdo cooperativo. El procedimiento será el abreviado previsto en el Código de Procedimiento Civil”.

c) Carta de aceptación del cargo del Revisor Fiscal. Estando en curso esta auditoría se entregó al equipo auditor, carta de aceptación del revisor fiscal, la cual indica: “de acuerdo con su nombramiento de mayo 24 de 2016 por el tiempo necesario para

adelantar el proceso de disolución y liquidación de la entidad”. Se observa que en el acta de asamblea del 24 de mayo de 2016, no se dejó constancia de aprobación del nombramiento y/o ratificación en su cargo del revisor fiscal.

d) Certificación del revisor fiscal donde consta si existe o no cesación de pagos parcial o total. Esta certificación fue allegada al equipo auditor, y tiene fecha de expedición del 29 de septiembre de 2017, es decir se expidió quince (15) meses después del plazo establecido para el cumplimiento ante la Superintendencia de Economía Solidaria, para la radicación de documentos iniciales.

e) Teniendo en cuenta que la candidata a liquidadora había sido gerente de la entidad, se aplica el literal j) numeral 4 capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica 2015 de la Supersolidaria, cuyo texto es el siguiente:

“j) En el caso de que el candidato a liquidador haya sido administrador de la entidad, debe presentar un informe de gestión, obtener la aprobación de cuentas por parte de la asamblea general o la junta de asociados y de la Superintendencia de la Economía Solidaria, presentar el paz y salvo de la entidad y certificación de esta última de no tener acreencia pendiente con dicho candidato. Esta aprobación debe hacerse en la misma asamblea donde se apruebe la disolución para liquidar.”

No se cumplió con la presentación del paz y salvo y la certificación de no tener acreencias pendientes con el candidato, lo cual se debió realizar en la Asamblea del 24 de mayo de 2016. f) El literal m) numeral 4, Capítulo XIII de la misma Circular establece: “Dentro de los

diez (10) días siguientes a la publicación del aviso, los acreedores de la entidad solidaria podrán manifestarse en relación con el inventario y, si es del caso, solicitar al liquidador la realización de los ajustes pertinentes. El liquidador, vencido este plazo, presentará un

informe a la Superintendencia de la Economía Solidaria al respecto”. El aviso se publicó el 28 de junio de 2016, por lo que a partir de la segunda semana de julio de 2016 debía presentarse el respectivo informe a la Superintendencia, requisito que no se cumplió.




PBX 3358888

21

g) Dentro de los treinta (30) días siguientes a la inscripción “en liquidación” en la Cámara de Comercio, la liquidadora debe presentar ante la Supersolidaria, el inventario de la masa activa y pasiva a liquidar. Este inventario debe coincidir con el presentado a la Asamblea General para la liquidación, so pena de que el proceso de liquidación pierda eficacia.

El inventario de la masa activa y pasiva a liquidar fue presentado en reunión de Asamblea Extraordinaria de 8 de agosto de 2016, y mencionado en el acta bajo el punto 5, “presentación del inventario de activos y pasivos”. Sin embargo, el inventario no se encuentra anexo o transcrito en el acta. Se solicitó en curso de esta auditoría el envío de tal anexo. La Gerente Liquidadora remite un cuadro titulado “Inventario de

activos y pasivos” a 31 de julio de 2016. Este cuadro no cumple con los parámetros de un inventario de activos y pasivos, por cuanto no está desagregado ni firmado.

Además, mediante correo electrónico de fecha 20 de octubre de 2017, envía copia de la Resolución 001 de 2016, por la cual se acepta el inventario de activos y pasivos de la APC en liquidación. Tal resolución indica un valor total de activos a 31 de julio de 2016, por valor de $1.474.516.982, el cual no está desagregado ni en activos ni en pasivos, vulnerándose así el derecho a los acreedores para objetar, e incumpliendo la Circular Básica Jurídica de Supersociedades emitida por la Circular Externa No. 1000-000003 de 22 de julio de 2015, modificada por la Circular Externa de 25-10-201612, que establece cual debe ser el contenido del inventario.

Consecuentemente, en curso de esta auditoría, se solicitó en diligencia de 25 de octubre de 2017 la presentación del inventario desagregado y legalizado. Se recibe un inventario con corte a 31 de julio de 2016, certificado, con las respectivas notas desagregadas y las notas a estados financieros.

Es de aclarar que la Gerente Liquidadora remite certificación de fecha 30 de junio de 2017, de cumplimiento de pago de pasivos que indica lo siguiente: “….Que la

ADMINISTRADORA PÚBLICA COOPERATIVA DE EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO DEL DISTRITO CAPITAL – APC SALUD- EN LIQUIDACIÓN a la fecha de cierre de cuenta, según consta en acta de liquidación de mayo 3 de 2017(sic); cumplió con el pago de los pasivos declarados en inventario de activos y pasivos a 30 de abril de 2016, según el orden establecido en el artículo 120 de la Ley 79 de 1988”

Con la anterior certificación se incurre en incertidumbre frente a cuál es el inventario de la masa liquidatoria a tener en cuenta para ser presentado ante la Supersolidaria, En efecto, la certificación de fecha 30 de junio de 2017, contradice lo indicado en acta de Asamblea General Extraordinaria de fecha 8 de agosto de 2016, donde refieren 12 La Circular Básica Jurídica de Supersociedades es aplicable por remisión que hace la Circular Básica 2015 de Supersolidaria

en el capítulo XIII.




PBX 3358888

22

haber aprobado en forma unánime el inventario de activos y pasivos presentando por la liquidadora, igualmente, contradice la Resolución 001 de 201613, por la cual se aceptó el inventario con corte a 31 de julio de 2016.

Las anteriores observaciones determinan el incumplimiento de los deberes del liquidador, establecidos por la Superintendencia de la Economía Solidaria en su Circular Básica Jurídica 2015, como son: “a. Ejecutar todos los actos tendientes a la realización de la liquidación de la organización solidaria rápida y progresiva. b. Elaborar inventario de los activos patrimoniales, de los pasivos de cualquier naturaleza, de los libros y de los documentos y papeles, dentro de los treinta (30) días siguientes a la aceptación del cargo o a la posesión, según el caso. (…) k. Rendir cuentas o presentar estados de la liquidación cuando lo considere conveniente o se lo exijan los asociados o el ente de supervisión. n. Informar a la Superintendencia de la Economía Solidaria el cambio de domicilio y residencia cuando sea el caso, así como suministrar toda la información y documentación que sea requerida por esta entidad de supervisión.”

De acuerdo con lo expuesto, el hallazgo administrativo se presume con incidencia disciplinaria, ya que vulnera el deber funcional y desconoce lo consagrado en la Ley 734 de 2002 por violación a los deberes y prohibiciones conforme lo normado en los artículos 34 numeral 1 y 35 numeral 1. En la respuesta al informe preliminar, el sujeto de Control realiza una serie de consideraciones sobre las razones, en unos casos de no radicar los documentos solicitados por la Superintendencia de la Economía Solidaria y en otros casos de los tiempos utilizados para el recaudo de dichos documentos. Analizada integralmente la respuesta dada al Informe Preliminar, en ninguna de sus consideraciones desvirtúan la observaciones realizadas referente al incumplimiento por parte del sujeto de control en el procedimiento a seguir en la etapa de disolución y liquidación de la entidad, por el contrario se reafirma lo indicado por este organismo de control, al adjuntar en la respuesta dada, el oficio 272-2017 dirigido por la APC Salud Bogotá en liquidación a la Superintendencia de la Economía Solidaria mediante radicado número. 20174400316872 del 15/11/2017, posterior a La radicación del informe preliminar de auditoría realizado por la Contraloría de Bogotá D.C., en donde anexan 18 de los documentos requeridos por la Superintendencia, se incluyen 13 Resolución expedida por la gerente liquidadora de la APC por la cual se acepta el inventario de activos y

pasivos




PBX 3358888

23

documentos solicitados en el punto 3 del Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica 2015, que se titula: “Procedimientos a seguir en los procesos de disolución y liquidación voluntaria.(….) 3. “Documentos para iniciar el proceso de liquidación de las organizaciones que no ejercen actividad financiera y las que ejercen actividad financiera y ha sido autorizada su liquidación”, es decir 17 meses después del plazo exigido por la Supersolidaria. Por lo tanto, se ratifica como hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria por incumplimiento en el procedimiento a seguir en la etapa de disolución y liquidación de la entidad.

3.3. ESTADOS CONTABLES Análisis del Balance General a 31 de diciembre de 2016 Generalidades Mediante el Acuerdo 641 del 6 de abril de 2016 que ordena la liquidación de la Administradora Pública Cooperativa de Empresas Sociales del Estado del Distrito Capital APC SALUD BOGOTA, se dispone la fusión de las ESEs en cuatro subredes: Subred Integrada de Servicios de Salud Sur E.S.E, Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente E.S.E, Subred Integrada de Servicios de Salud Norte E.S.E, y Subred Integrada de Servicios de Salud Centro Oriente E.S.E.

Cuadro 5 Comparativo 2016-2015 Balance General APC

Cifra en $

Descripción

Saldos a 31 de diciembre Variaciones

2016 2015 absoluta Relativa

Total Activo 18.238.785,00 1.574.242.749,00 (1.556.003.964,00) -98,84

Total Pasivo 21.775.300,00 300.782.661,00 (279.007.361,00) -92,76

Capital Social -

Aportes Sociales -

1.283.550.400,00 (1.283.550.400,00) -100

Excedente del ejercicio 6.553.797,00

98.841.338,00 (92.287.541,00) -93,37

Déficit del ejercicio anterior (10.090.312,00)

(108.931.649,00) 98.841.337,00 -90,74

Total Patrimonio (3.536.515,00) 1.273.460.089,00

(1.276.996.604,00) -100,28

Total Pasivo y Patrimonio 18.238.785,00 1.574.242.750,00 (1.556.003.965,00) -98,84

Fuente: Estados contables APC

El activo a 31 de diciembre de 2016 fue de $18.238.785,00 que comparado con la vigencia 2015 de $1.574.242.749,00 disminuyó en 98.84%. Esta disminución se debe a la cancelación del CDT por valor de $500.000.000, valor que la APC dispuso para




PBX 3358888

24

cumplimiento de las obligaciones con proveedores. Estas obligaciones fueron canceladas en su totalidad en el año 2016. Es de aclarar que el inventario de activos y pasivos fue presentado y aprobado en Asamblea del Mayo 24 de 2016, con fecha de corte 30 de abril de 2016 y posteriormente en diligencia del 25 de octubre de 2017, la gerente liquidadora informó “el inventario quedó depurado a fecha 31 de julio, que fue presentado en reunión de Asamblea de fecha 8 de agosto, a lo cual se hace entrega del inventario detallado por tercero con notas y balance de prueba”. De acuerdo a la anterior aseveración y soportes entregados, se establece que el capital activo a 31 de julio de 2016 ascendió a $1.474.516.982.00, valor que fue confrontado con el balance de prueba del 1 de enero al 31 de julio de 2016, así:

Cuadro 6 Capital Activo a 31 de julio de 2016

Cifra en $

Activo Valor Pasivo Valor

Total Activo disponible

289.931.800,00 Pasivo Exigible 20.992.234,00

Total activo exigible

1.175.060.709,00 Pasivo no exigible Fondo Social de educación

35.880.000,00

Total Activo fijo

9.524.473,00 Total Pasivo 56.872.234,00

Aportes 1.360.769.248,00

Perdida de ejercicios anteriores (10.090.312,00)

Excedente a julio 31 de 2016 66.965.812,00

Total capital liquido 1.417.644.748,00

Total Capital Activo

1.474.516.982,00 Total Pasivo y capital liquido 1.474.516.982,00

Fuente: Información entregada en acta de visita administrativa 2 a la gerente de la APC y verificados los saldos

El valor de aportes a 31 de julio de 2016 fue de $1.360.769.248,00, cifra que estaba subvaluada a 31 de julio de 2016 en $8.204.400.00, correspondiente a una consignación pendiente por identificar, reflejada en los extractos de febrero de 2016, quedando el total de aportes en $1.368.973.648,00. La Gerente Liquidadora remite al equipo auditor, mediante correo de fecha 26 de octubre de 2017, “Conciliaciones con las cuatro subredes que soportan el cruce de cuentas”.

Al verificar el documento enviado, se observa que se trata de un acta de reunión del día 28 de noviembre de 2016, realizada en la SDS Subsecretaria de Planeación y Gestión Sectorial - Dirección de Análisis de Entidades Públicas Distritales del Sector Salud –DAEPDSS-. El acta la suscribe la gerente de la Subred Integrada de Servicios de Salud Sur Occidente, en calidad de “vocera de las cuatro subredes”, y la Gerente




PBX 3358888

25

Liquidadora. El objetivo de la reunión fue “Plantear alternativas para el saneamiento de los

pasivos de proveedores comunes de las Subredes Integradas de Servicios de Salud”.

Proceso: “Cuentas por pagar de Subredes Integradas de Servicios de Salud” En la reunión la Gerente Liquidadora quedó con el compromiso de enviar solicitud de autorización a las Subredes para realizar “cruce de cuentas en todos los registros a favor y en contra y así

determinar los saldos adeudados por cada una de las partes”.

Finalmente el cruce de cuentas es aprobado en acta de Asamblea de Cierre de Liquidación, del 3 de marzo de 2017. Así las cosas, se procede a verificar los libros por terceros a 31 de diciembre de 2016, para establecer si el cuadro de cruce de cuentas aprobado en la Asamblea de 3 de marzo de 2017, coincide con los libros auxiliares.

Cuadro 7 Cuadro aprobado en la Asamblea de 3 de marzo de 2017

Cifra en $

RED DEUDA PAGOS A DIC

TOTAL DEUDA

APORTES FONDO DE EDUCACIÓN

DIFEREN- CIA

Sur $ 131.142.785 $ 131.142.785

$ 257.172.864

$ 7.176.000

$ 133.206.079

Sur Occidente

$ 358.169.332 $ 73.883.726 $ 284.285.606 $ 346.996.644 $ 8.970.000 $ 71.681.038

Norte $ 615.368.937 $ 264.113.271 $ 351.255.666 $ 346.996.644 $ 8.970.000 $ 4.710.978

Centro Oriente

$ 417.807.496 $ 10.764.000 $ 428.571.496

Total $ 1.104.681.054

$ 766.684.057

$ 1.368.973.648 $ 35.880.000 $ 638.169.591

Fuente: Acta de Cierre de Liquidación de fecha 3 de marzo de 2017

Para constatar las cifras del anterior cuadro se realizó el siguiente proceso: Se tomó el Libro Auxiliar por tercero y se agrupó por Subred estableciendo que las deudas de los hospitales, agrupados por subred, ascendió a $2.010.433.433,00, los pagos efectuados suman $1.243.749.651,00, quedando una deuda de las subredes por valor de $766.678.782, valor con que la APC efectuó cruce de cuentas, con los aportes registrados que ascendieron a $1.368.973.648,00 y un valor de $35.880.000,00 correspondientes al Fondo de Educación, para una diferencia girada en el mes de diciembre de 2016 a las subredes por valor de $638.169.866,00. El cruce de cuentas fue realizado con las cuentas deudores por Venta de medicamento con la cuenta Capital Social- Aportes Sociales los aportes realizados con cada subred en el mes de diciembre de 2016 y el Fondo de Educación, quedando unas diferencias acumuladas a favor de las cuatro subredes así:




PBX 3358888

26

Cuadro 8

Diferencias pagadas a cada subred a diciembre de 2016 Red Deuda Pagos a Diciembre

2016 Deuda Total Aportes Fondo de

Educación Diferencia

Centro Oriente

149.081.047,00 149.081.322,00 (275,00) 417.807.496,00 10.764.000,00 428.571.771,00

Norte 895.400.382,00 544.144.716,00 351.255.666,00 346.996.644,00 8.970.000,00 4.710.978,00

Sur 318.467.636,00 187.324.851,00 131.142.785,00 257.172.864,00 7.176.000,00 133.206.079,00

Sur Occidente

647.484.368,00 363.198.762,00 284.285.606,00 346.996.644,00 8.970.000,00 71.681.038,00

Totales Subredes

2.010.433.433,00 1.243.749.651,00 766.683.782,00 1.368.973.648,00 35.880.000,00 638.169.866,00

Sam aritana

2.046.000,00 2.046.000,00 -

Total 2.012.479.433,00 1.245.795.651,00 766.683.782,00 1.368.973.648,00 35.880.000,00 638.169.866,00

Fuente: Estados Contables Libros por terceros a 31 de diciembre de 2016

El valor de $638.169.866,00, que arroja el cuadro anterior, fue girado a las Subredes, en el mes de diciembre de 2016. Para el mes de febrero de 2017 la gerente liquidadora envía sendos oficios a las subredes en donde incluye un cuadro de los valores reintegrados a cada subred y especificando que “...en dicha devolución debía descontarse lo relacionado con los gastos

de operación de los meses de Enero y Febrero de la presente vigencia, toda vez que no se han cubierto las erogaciones ocasionadas por el proceso liquidatario. Como consecuencia se

consignó un mayor valor girado….se hace necesario que la subred reintegre…”14 A continuación el valor reintegrado por las 4 subredes ascendió a la suma de $14.857.500 así:

Cuadro 9 Valores Reintegrados por las Subredes

Cifra en $

Subred Valor reintegrado

Norte 3.714.375,00

Sur 2.971.500,00

Sur Occidente 3.714.375,00

Centro Oriente 4.457.250,00

Total 14.857.500,00 Fuente: oficios a las subredes gerente liquidadora

Dichos valores fueron consignados por cada subred e ingresado a la APC en los días 27 y 28 de febrero de 2017, afectando las otras cuentas por pagar por valor de

14 Oficio de la APC Gerente liquidadora a las cuatro subredes de fecha febrero 21 y 22 de 2017




PBX 3358888

27

$14.857.500,00, y generando pérdidas en el resultado del ejercicio a 13 de marzo de 2017 por valor de $3.536.515.00. Es de aclarar que a 31 de diciembre de 2016 los asociados recibieron como reembolso de sus aportes un valor equivalentes al 100% sin revalorización. A febrero de 2017, este equilibrio se rompe como se muestra en los siguientes cuadros.

Cuadro 10 Total Aportado Vs Total reembolsado a 31 de diciembre de 2016

Cifra en $

Subredes asociadas

Aportes entregados por las Subredes

Aplicación devolución aportes por parte de la APC

Aportes aplicado a deuda

aportes consignados a la subredes


-275 428.571.771,00

Norte 355.966.644,00

351.255.666,00 4.710.978,00

sur 264.348.864,00

131.142.785,00 133.206.079,00


284.285.606,00 71.681.038,00

Totales Subredes

1.404.853.648,00 766.683.782,00 638.169.866,00

Sumas iguales: Aporte entregado/aporte reembolsado

1.404.853.648,00

1.404.853.648,00

Fuente: Libro por Terceros Estados contables

Cuadro 11

Total Aportado Vs Total Reembolsado a febrero de 2017 Cifra en $

Subredes asociadas

Aportes entregados Aplicación devolución aportes

Aportes aplicado a deuda

aportes consignados a la subredes

Valores que las Subredes tuvieron que

devolver a la APC


-275 428.571.771,00 3.714.375,00

Norte 355.966.644,00

351.255.666,00 4.710.978,00 2.971.500,00

sur 264.348.864,00

131.142.785,00 133.206.079,00 3.714.375,00


284.285.606,00 71.681.038,00 4.457.250,00

Totales Subredes 1.404.853.648,00 766.683.782,00 638.169.866,00 14.857.500,00

Diferencia: aporte entregado/ aporte reembolsado

1.404.853.648,00 1.389.996.148,00

Fuente: Libro por Terceros Estados contables




PBX 3358888

28

Pasivo El saldo registrado en el pasivo contablemente a 31 de diciembre de 2016 fue de $21.775.300, saldos que quedaron pendientes de pagar a 31 de diciembre de 2016, están desagregados así:

Cuadro 12

Pasivo 31 diciembre 2016 Pasivo Corriente Saldo a 31 de

diciembre de 2016

Costos y Gastos por pagar -

Proveedores -

Retenciones en la fuente ICA 92.000,00

Retenciones y aportes de nomina

3.277.800,00

Valores por reintegran diversos -

IVA vigencia fiscal corriente -

Fondo Social de Educación -

Obligaciones laborales 3.548.000,00

Provisiones y contingencias 14.857.500,00

Total 21.775.300

Fuente: Balance General

Se verificaron los libros auxiliares por terceros, se evidenció que los proveedores Corpaul, Drogas la Economía, Fresenius, Kabi Colombia S.A.S, Legs And Aesthetic, Pisa Farmacéutica de Colombia S.A, Procaps, Proclin Pharma S.A., Quibi S.A., Ropsonhn Terapéutica Ltda., Servimensajeria S.A, Vitalis y Wacolda S.A, sus cuentas por pagar quedaron en cero ($0) a 31 de diciembre de 2016. El inventario de pasivos fue a 31 de julio de 2016, para esta fecha quedo un saldo de $2.467.152.00 correspondiente al proveedor Pisa farmacéutica de Colombia, dicho saldo fue pagado mediante comprobante TE TE-00000432 del 18 de agosto de 2016.

Los saldos de retenciones en la fuente ICA y retenciones y aportes nomina quedaron saneados en los meses de enero y febrero de 2017. Existe un saldo en provisiones y contingencias de $14.857.500 correspondiente a un ajuste contable AC-00000106 en otras cuentas por cobrar a los hospitales registrado el 31 de diciembre de 2016, que según acta de visita administrativa fiscal correspondientes a “dinero que se requería para terminar el proceso de liquidación hasta

febrero 2017, que las Subredes debían aportar a la APC. El soporte generado son las cartas remitidas a cada Subred, en que se les solicita el valor faltante para sufragar gastos de liquidación de la entidad”15.

15 Acta de visita administrativa fiscal No. 2 de octubre 25 de 2016




PBX 3358888

29

Patrimonio El Saldo del Patrimonio a 31 de diciembre de 2016 fue negativo en $3.536.515.00 así:

Cuadro 13 Comportamiento del Patrimonio

Cifra en $

Detalle 2016 2015

Aportes Sociales

Saldo a Comienzo del año 1.283.550.400,00 1.188.657.200,00

Movimientos neto durante el año

(1.283.550.400,00) 94.893.200,00

Saldo al Final del año - 1.283.550.400,00

Déficit Excedente del Ejercicio

Saldo al comiendo del año (10.090.311,00) (108.931.649,00)

Déficit Excedente del año 6.553.797,00 98.841.338,00

Saldo al final del año (3.536.514,00) (10.090.311,00)

Total del Patrimonio (3.536.514,00) 1.273.460.089,00 Fuente: año 2016 Libros contables 2015 informe APC

Los aportes sociales disminuyeron en $1.283.550.400,00, esto debido a las cruces de cuentas realizadas con las subredes Norte, Sur y Sur Occidente. De otra parte, el saldo al final del año fue negativo de $3.536.514,00, resultado de saldo al comienzo del año negativo de $10.090.311,00 y un excedente del año $6.553.797,00 Resultado del Ejercicio comparado vigencia 2016-2015 Los Ingresos Operaciones neto a 31 de diciembre de 2016 fueron de $1.376.034.655,00, con unos costos de venta de $1.233.350.545,00, valor que invirtió la Cooperativa en desarrollo del objeto social para adquirir medicamentos, obteniendo una utilidad bruta en venta de $142.684.110,00. Se generaron gastos operacionales de administración de $134.051.938,00, el cual incluye Gastos de Personal, prestaciones sociales y aportes parafiscales, un valor de $79.960.515, que corresponden a los salarios de la gerencia hasta diciembre de 2016 y de la asistente administrativa hasta marzo de 2016. Gastos Generales, incluye honorarios, servicios públicos gastos de representación, gastos legales por valor de $ 41.045.995,16, Amortizaciones y Agotamiento de la licencia de office y del software por $10.015.712,00 y depreciaciones $3.029.716,00, para una utilidad operacional de $8.632.172,00.




PBX 3358888

30

De otra parte obtuvo unos ingresos no operacionales de $10.043.564,00, valor que incluye Ingresos Financieros, recuperaciones, e ingresos de ejercicios anteriores de $1.672.380,00, Gastos no operacionales de $12.236.080,00 correspondientes a gastos financieros y gastos de ejercicios anteriores de $1.558.239,00, obteniendo un excedente de $6.553.797,00 El excedente neto del ejercicio a 31 de diciembre de 2016 disminuyó en relación con el año 2015 en $92.287.541,00 equivalente al 93,37%, al pasar de $98.841.338,00 a $6.553.797,00 en el año 2016, esta disminución se evidencia debido a la no facturación a partir del mes de junio de 2016, debido al proceso de liquidación de la entidad, mediante acta de asamblea general extraordinaria del 24 de mayo de 2016, se decide suspender actividades al 31 de mayo de 2016.

Cuadro 14

Comparativo 2016-2016 Estado de Resultados Cifra en $

Descripción

2016 2015 Variación Absoluta Relativa

Total Ingresos Operacionales 1.376.034.655,00 2.715.730.047,00 (1.339.695.392,00) -49,33

Costo de Ventas

Total Costo de Ventas 1.233.350.545,00 2.500.390.457,00 (1.267.039.912,00) -50,67

Utilidad Bruta en Ventas 142.684.110,00 215.339.590,00 (72.655.480,00) -33,74

Total Gastos Operacionales de Administración 134.051.938,00 145.962.692,00 (11.910.754,00) -8,16

Utilidad Operacional 8.632.172,00 69.376.898,00 (60.744.726,00) -87,56

Total ingresos no operacionales 10.043.564,00 24.748.288,00 (14.704.724,00) -59,42

Ingresos de ejercicios anteriores 1.672.380,00 18.377.782,00 (16.705.402,00) -90,90

Total Ingresos 1.387.750.599,00 2.758.856.117,00 (1.371.105.518,00) -49,70

Total Gastos no operacionales 12.236.080,00 13.286.030,00 (1.049.950,00) -7,90

Total Gastos de ejercicios anteriores 1.558.239,00 375.600,00 1.182.639,00 314,87

Total Gastos 147.846.257,00 159.624.322,00 (11.778.065,00) -7,38

Excedente Neto del año 6.553.797,00 98.841.338,00 (92.287.541,00) -93,37

Fuente: Libros Contables APC

Estado de cambios en la situación financiera El capital de trabajo al principio del año 2016 era de $1.260.414.660,00, y al final del año 2016 fue negativo de $3.536.515.00, toda vez que la entidad realizó cruce de cuentas con los aportes de los asociados. El saldo de aportes de capital acumulado a 31 de diciembre de 2015 fue de 1.283.550.400,00, más movimientos contables un valor de 85.426.248,00, para un total de aportes acumulados a 31 de diciembre de 2016 de $1.368.973.648

Cuadro 15 Estado de Cambios en la Situación Financiera

Cifras en $

Descripción A 31 de diciembre de

2016 2015

Origen de los Fondos

Déficit o excedente del año 6.553.797,00 98.841.338,00




PBX 3358888

31

Descripción A 31 de diciembre de

2016 2015

Capital de trabajo previsto por las operaciones

6.553.797,00 98.841.338,00

Capital Social (1.283.550.400,00) 94.893.200,00

Total Fondos provistos (1.276.996.603,00) 193.734.538,00

Aplicación de los fondos

Aplicación de Excedentes - -

Propiedad planta y quipo 3.029.716,00 (1.529.262,00)

Otros Activos - -

Activos Diferidos 10.015.712,00 (9.571.356,00)

Aumento (disminución capital del trabajo)

(1.263.951.175,00) 182.633.920,00

Capital del Trabajo al principio del año

1.260.414.660,00 1.077.780.741,00

Capital de Trabajo al final del año

(3.536.515,00) 1.260.414.660,00

Fuente: Libros Contabilidad 2016 cálculos y las cifras 2015 del informe APC

Las cifras reflejadas en Estados Contables reflejan la realidad económica de acuerdo a los libros principales y por tercero. Las cifras incluidas para realizar el cruce de aportes, indicado en el Acta de Cierre de Liquidación de marzo 3 de 2017, es congruente con los libros principales y auxiliares por tercero de contabilidad, excepto por las inconsistencias presentadas por la ausencia de información en el acta de asamblea del 8 de agosto de 2016, contraviniendo lo estatuido en el artículo 431 del Código de Comercio y la Circular Externa 21 de marzo de 2017, por la cual se modifica la Circular Básica Jurídica de la Supersociedades, inicialmente emitida por medio de la Circular Externa No. 100-000003 del 22 de julio de 2015.

3.3.1. Hallazgo Administrativo por debilidades procedimentales e inconsistencias en el Acta de Asamblea de 8 de agosto de 2016. En el acta referida se observan las siguientes irregularidades: a. En esta acta se indica, en el desarrollo del numeral 6 “presentación proyecto plan de pago pasivos y devolución de aportes”, que “se adjunta a la presente acta en forma de anexo (Anexo 5)”. Sin embargo al constatar el Libro de Actas, se observa que el anexo 5 no está incluido como anexo ni transcrito en el acta. b. Mediante acta de asamblea general de agosto 8 de 2016 en el orden del día numeral 4 hace referencia a “Presentación de inventario de activos y pasivos”, este numeral es desarrollado en el numeral 5 en donde la liquidadora expresa “.que presenta el inventario

de Activo y Pasivos de la empresa … y solicitó incorporarlo como anexo a la presente Acta (Anexo 4)…la Asamblea General aprobó en forma unánime el inventario de activos y pasivos presentado y autorizó a la liquidadora para aceptarlo mediante Resolución, para que el acreedor interesado tenga oportunidad para objetarlo si se encuentra en desacuerdo, acorde




PBX 3358888

32

con lo señalado en el ítem 6.2.1 del Instructivo de la Supersolidaria”16. El anexo 4 inventario de activos y pasivos no se encuentra plasmado en las actas y tampoco se encuentra la fecha de corte del inventario de Activos y Pasivos. Por lo anterior se realizó acta de visita administrativa con la liquidadora de la APC en donde comenta “En esa reunión se

presentaron unas diapositivas. En el acta el anexo 4 quedó planteado como anexo, y no se

incluyó en el libro de actas”17. Esta ausencia de información en el acta incumple el artículo 431 del Código de Comercio que establece “Art. 431. Libro de actas. Lo ocurrido en las reuniones de la

asamblea se hará constar en el libro de actas”, en concordancia con el literal n) numeral V de la Circular Externa de 21 de marzo de 2017, por la cual se modifica la Circular Básica Jurídica de Supersociedades, inicialmente emitida por medio de la Circular Externa No. 100-000003 del 22 de julio de 2015. 18, evidenciando debilidades procedimentales en puntos de control y desconocimiento de la normatividad aplicable. Las normas en materia de sociedades son aplicables al régimen cooperativo por remisión que hace el artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en concordancia con el artículo 58 de la Ley 454 de 1998”. Las inconsistencias que se presentan en el Acta de Asamblea del 8 de agosto de 2016 relacionadas con la no inclusión de los anexos 4, y 5 en la referida acta, dificultó al equipo auditor la constatación de las cifras del anexo contra los libros contables, toda vez que el acta no incluye las cifras ni la fecha de corte del inventario de activos y pasivos de la masa liquidataria, ni tampoco el plan de pago de pasivos y devolución de aportes.

Analizada la respuesta dada por la APC Salud Bogotá en liquidación al informe preliminar, donde confirman la observación al identificar la “falla técnica” que hubo al no incluir dentro del acta de asamblea general registrada en el libro de actas, los respectivos anexos, se ratifica como hallazgo administrativo por debilidades procedimentales e inconsistencias en el Acta de Asamblea de 8 de agosto de 2016.

3.4 GESTIÓN PRESUPUESTAL En cumplimiento de la auditoria de desempeño contemplada dentro del PAD 2016 al sujeto de control APC Salud Bogotá en liquidación y de conformidad con el plan de

16 Acta de Asamblea General de APC Salud Bogotá en liquidación del 8 de agosto de 2016 17 Acta de visita administrativa fiscal del 25 de octubre de 2016 18 Los balances de fin de ejercicio y sus anexos, así como los informes del representante legal, de la junta directiva y de revisor

fiscal, deben incluirse en el cuerpo del acta o como anexos a ella, en la forma como hayan sido presentados a los asociados durante la reunión.




PBX 3358888

33

trabajo establecido, se verificó el presupuesto de ingresos y gastos establecido para la vigencia 2017 por parte de la entidad.

Cuadro 16 Presupuesto de ingresos liquidación APC Salud Bogotá en liquidación vigencia 2017

Cifras en pesos

RUBRO DESCRIPCION PRESUPUESTO

DEFINITIVO

1 DISPONIBILIDAD INICIAL 3.381.285

2 INGRESOS 19.057.500

21 INGRESOS CORRIENTES 19.057.500

2101 Venta de Servicios 0

2102 Cuentas por cobrar

210201 Cuentas por cobrar venta de servicios 0

210202 Otras Cuentas por Cobrar 19.057.500

TOTAL INGRESOS + DISPONIBILIDAD INICIAL 22.438.785

Fuente: información suministrada por la APC en liquidación

Cuadro 17 Presupuesto de gastos liquidación APC Salud Bogotá en liquidación vigencia 2017

Cifras en pesos

RUBRO DESCRIPCION PRESUPUESTO DEFINITIVO

3 GASTOS 22.438.785

31 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 22.438.785

311 GASTOS DE PERSONAL 13.017.767

31101 SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS A NOMINA 4.725.000

31102 SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS 6.640.000

31103 APORTES PATRONALES SECTOR PUBLICO Y PRIVADO 1.652.767

312 GASTOS GENERALES 2.595.218

31201 Adquisición de Bienes 158.589

3120108 Materiales y Suministros 158.589

31202 Adquisición de Bienes 1.894.629

3120205 Arrendamientos 1.594.629

3120206 Transportes 300.000

31203 Otros Gastos Generales 542.000

3120301 Impuestos, Tasas y Multas 542.000

314 CUENTAS POR PAGAR 6.825.800

4 DISPONIBILIDAD FINAL 0 Fuente: información suministrada por la APC en liquidación




PBX 3358888

34

Teniendo en cuenta que el proceso de liquidación no se pudo culminar en el mes de diciembre de 2016, se presupuestó para la vigencia del 2017 los gastos adicionales que llevaban culminar el proceso de liquidación durante los meses de enero y febrero de 2017, estimados en $22.438.785. Los ingresos refieren a devolución por parte de las subredes de $14.857.500, valor requerido presupuestalmente para terminar el proceso de liquidación hasta febrero de 2017. Y al valor de $4.200.000, como reintegro de gastos de representación que debería realizar la gerente liquidadora. Los gastos, refieren a los gastos de la nómina de la gerente liquidadora mes de enero 2017, los honorarios de la gerente liquidadora mes de febrero de 2017 y los honorarios del revisor fiscal y Contadora, correspondientes a los meses de enero y febrero de 2017. Igualmente, se presupuestó el contrato para custodia de los archivos de la entidad, también el pago de impuestos y los gastos generales para los trámites finales ante Cámara de Comercio de Bogotá y Dian. Para todos los certificados de disponibilidad generados, como los registros presupuestales entregados por el sujeto de control, fue verificado sus registros en debida forma.

4. OTROS RESULTADOS

4.1. PLAN DE MEJORAMIENTO En desarrollo de la auditoria de desempeño No. 291 PAD 2016, terminada en enero de 2017, la Contraloría de Bogotá elaboró informe de auditoría donde comunicó nueve (9) hallazgos administrativos. En cumplimiento de los procedimientos establecidos por la Contraloría de Bogotá, el sujeto de control elaboró y presentó un plan de mejoramiento con fecha de terminación prevista 15/05/2017, que le permitiera solucionar las deficiencias puntualizadas en el menor tiempo posible y atender los principios de la gestión fiscal, teniendo en cuenta que se encuentra en la etapa final del proceso de liquidación de la entidad. En desarrollo de esta auditoría y de acuerdo a lo establecido en el plan de trabajo y programa de auditoria, se evaluó el cumplimiento de las acciones establecidas por el sujeto de control, con base en los soportes presentados por la gerente liquidadora de la APC, mediante acta de visita administrativa No.1 del 14 de septiembre de 2017, determinando el cierre de los nueve (9) hallazgos.




PBX 3358888

35

ANEXOS

CUADRO DE TIPIFICACION DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR $ REFERENCIACIÓN

ADMINISTRATIVOS 4 N.A. 3.1.1 3.1.2 3.2.1. 3.3.1.

CON INCIDENCIA DISCIPLINARIA

3 N.A. 3.1.1 3.1.2 3.2.1.

CON INCIDENCIA PENAL 0 N.A.

FISCALES 0 0,00

N.A.: No Aplica


Documents

“Una Contraloría aliada con Bogotá” · 2017-12-12 · Economía Solidaria. Informe Final de Auditoría de Desempeño No. 291 – PAD 2016, mediante la cual se realizó evaluación