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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS ITrabajo Práctico Final
“Yo Amo Mi Playa”Integrantes:
Bruzzesi Avella Carla
Catalano Martina
Fernandez Carola
Galvis Alejandra
Magallanes Marina
Nicolau Andrea
Varela Matías
Vargas Luisa
Profesor:Solis Mariana
Organización de Eventos I
Solis, Mariana
Evento “Yo amo mi playa”
TRABAJO PRÁCTICO FINAL
Galvis, Alejandra Publicidad
Magallanes, Marina Organización de Eventos
Nicolau, Andrea Publicidad
Varela, Matías Organización de Eventos
Vargas, Luisa Organización de Eventos
[email protected] 090115
Final 12/07/16
Bruzzesi Avella, Carla
Catalano, Martina
Fernandez, Carola
Publicidad
Diseño de Indumentaria
Organización de Eventos
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Planificación Académica
1. Ubicación en el plan de estudio
2. Objetivos
3. Índice de contenidos básicos
4. Desarrollo de contenidos básicos
5. Producción y creación del estudiante
6. Fuentes documentales y bibliografía
(Organización de Eventos I - 021821)
Esta asignatura integra el proyecto pedagógico Eventos Palermo
2016
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Acerca de Organización de Eventos I (021821)
1) Ubicación en el Mapa del Plan de Estudios La asignatura Organización de Eventos I tiene contenidos equivalentes con Taller de Comunicación II (021822) La materia se cursa en el primer cuatrimestre del primer año. La asignatura no posee correlativas. Organización de Eventos I se ubica -dentro del Plan de Estudios- en el eje troncal de la carrera Organización de Eventos. Este eje se estructura en cuatro asignaturas que se dictan en dos años: Organización de Eventos I (021821) es la primera. Sigue Organización de Eventos II (022117) que se focaliza en el universo de los eventos empresariales. Organización de Eventos III (022141) se acerca a la lógica de los eventos sociales y culturales. Por último Organización de Eventos IV (022190) es la materia que plantea la estructura de los megaeventos. Simultáneamente al cursado de Organización de Eventos I, el estudiante cursa Taller de Comunicación I en donde se plantea un acercamiento al mundo de la comunicación visual, conociendo los elementos que componen el lenguaje de las imágenes y de qué manera actúan sobre el espectador. También cursa Relaciones Públicas I, que es la asignatura donde el alumno aprende a manejar los vínculos profesionales y entender las funciones principales de las Relaciones Públicas. En el mismo cuatrimestre cursa Introducción a la Investigación que inicia al estudiante en la construcción del conocimiento científico y profesional, planteando una investigación como eje de la cursada. La asignatura Organización de Eventos I participa del Proyecto Pedagógico Eventos Palermo, en donde el alumno
tiene la posibilidad de poner en práctica lo aprendido. Este ciclo de eventos es una oportunidad para que los estudiantes realicen una práctica pedagógica donde puedan poner de manifiesto sus habilidades y competencias. Esto implica creación y compromiso, así como la integración de recursos y conocimientos durante el desarrollo de un simulacro profesional. Esta materia es obligatoria para los estudiantes que siguen la carrera de Organización de Eventos, pero puede ser elegida por otros estudiantes como materia electiva dentro de su Plan de Estudios. En este sentido, la materia resulta útil para alumnos de las carreras: Comunicación Audiovisual, Dirección cinematográfica, Dirección de arte publicitario, Dirección teatral, Diseño de espacios comerciales, Diseño de espectáculos, Diseño de imagen empresaria, Diseño de imagen y sonido, Diseño de interiores, Diseño de moda, Diseño de packaging, Diseño editorial, Diseño industrial, Fotografía y Publicidad, ya que les sirve para ampliar su campo de reflexión sobre la manera en que se organizan y diseñan diferentes eventos de una institución, empresa o persona. Este plan de electivas se puede completar con asignaturas afines al tema (ver electivas página web).
2) Objetivos Objetivos generales:
Comprender el concepto de organización de eventos. Reconocer las distintas tipologías de eventos. Identificar los requerimientos de cada evento según su tipología.
Objetivos específicos:
Comprender la relación existente entre la imagen corporativa y los eventos. Reconocer distintos tipos de mesas y cabeceras. Experimentar la adecuada selección de la ambientación, el catering y el personal a cargo. Explorar los requerimientos de los distintos eventos según el público destinatario.
3) Índice de Contenidos Básicos
Módulo 1: La importancia del diseño de imagen en la organización de eventos
Módulo 2: La organización de eventos: conceptos, clasificación, tipologías Módulo 3: Los eventos como medio de comunicación publicitaria
Módulo 4: La creatividad como factor de alto impacto en eventos
Módulo 5: Eventos empresariales e identidad corporativa
Módulo 6: La empresa productora de eventos integrales
Módulo 7: El contexto de trabajo
Módulo 8: El organizador de eventos y el trabajo con el cliente. El rol del profesional
Módulo 9: El proceso organizativo
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4) Desarrollo de Contenidos Básicos
Módulo 1: La importancia del diseño de imagen en la organización de eventos
Dicen que no existe segunda oportunidad para causar una primera impresión, en tal sentido la imagen no es, como pudiera parecer, un aspecto frívolo de la comunicación sino que es una arista fundamental en el desempeño de un organizador de eventos, quien tendrá a su cargo la intransferible responsabilidad de, en primer lugar, impactar favorablemente ante los ojos de su potencial cliente para ganar su confianza y respeto, y en segunda instancia tendrá que trabajar en la construcción de una imagen favorable y enaltecedora para su cliente ante la mirada de sus invitados. Diseñar un evento es diseñar la imagen del anfitrión. Módulo 2: La organización de eventos: conceptos, clasificación, tipologías
Para poder comprender el universo de posibilidades que ofrece el mundo de los eventos debemos comenzar por conocer de qué se trata el concepto de evento. A partir de allí avanzaremos con: Definición. Clasificación de eventos: según la entidad organizadora; según el carácter; según la procedencia de los participantes. Tipos de eventos. Sus objetivos. Los propósitos de un evento; según el público; según la inscripción; según el objetivo económico. Micro, macro y mega eventos. Ferias, exposiciones y congresos. Acontecimientos especiales. Eventos temáticos, espectáculos especiales y eventos virtuales. Módulo 3: Los eventos como medio de comunicación publicitaria
Podemos considerar el evento publicitario como un medio de comunicación en sí mismo, ya que su principal función es dirigir la atención de los medios de comunicación hacia un hecho que por sí solo carece de naturaleza noticiosa. A través de él vehiculizamos el mensaje con fines publicitarios y nos orientamos a tres tipos de públicos: los asistentes, la prensa invitada y a través de ambos al target de la marca. Módulo 4: La creatividad como factor de alto impacto en eventos
Comprender qué es la creatividad e identificar nuestro propio caudal creativo no ayudará a emprender eventos desde un nuevo lugar. La creatividad es un mundo inacabable y cada profesión cuenta con sus propias armas para asirse de ella en su beneficio. En el caso de los eventos es fundamental descubrir como funcionan las percepciones humanas, como se despiertan las emociones y apelar a todos los sentidos para concebir un evento experiencial de alto impacto que permita alcanzar el objetivo propuesto, generando recordación, pregnancia y efectividad. Nuestro ingenio creativo le aportará un valor diferencial a nuestros eventos que incluso podría mejorar su rentabilidad y nuestro posicionamiento como organizadores. Módulo 5 Eventos empresariales e identidad corporativa
El desayuno de trabajo. Tipos de desayuno. Espacio de trabajo. Brunch. Almuerzos y comidas de negocios. Buffet, Cocktel, vino de honor, coffe break. Presentaciones o entretenimientos. Recibir en la empresa. Visitas a la empresa. Las demostraciones. Retroalimentación para la empresa. Distribución de material de promoción. La prensa. Traslados y estacionamiento. Equipamiento. Identificación del personal. Los obsequios. Despedida y agradecimiento. La agenda de temas a tratar. Planificación de la agenda del organizador. Entrega de la agenda a los participantes. El rol del anfitrión y la recepción de visitas. El anfitrión como conductor de la reunión. Recepción, presentación y despedida o cierre. Módulo 6: La empresa productora de eventos integrales
Una empresa organizadora o productora de eventos integrales es una empresa de servicios orientada a hacer realidad los sueños de las personas. Es importante conocer cómo se organizan y cómo se desempeñan. Para ello analizaremos: Organigrama de una empresa organizadora de eventos, funciones, roles y vínculos de las áreas que las integran. Función del comité organizador. Coordinación general y por áreas. Coordinación técnica, administrativa y financiera. El trabajo independiente e interdependiente. Los proveedores para eventos. Las relaciones contractuales. Módulo 7: El contexto de trabajo
La organización de eventos se nutre y se retroalimenta permanentemente a partir de su interacción con otras áreas. Por esta razón es necesario conocer cómo se vinculan los eventos con disciplinas tales como la publicidad, las promociones, las relaciones públicas, el periodismo, el turismo, la fotografía, el diseño gráfico y multimedial, el marketing directo e interactivo, entre otras. En este módulo descubriremos ciencias, artes, técnicas y nuevas tecnologías dispuestas al servicio de la organización de eventos. En este módulo también analizaremos a los eventos como
herramientas estratégicas de las empresas. Eventos y relaciones públicas. Historia, análisis y evaluación de las reuniones previas. Los objetivos de los participantes. Internet y redes sociales.
Módulo 8: El organizador de eventos y el trabajo con el cliente. El rol del profesional
El momento más importante del trabajo del organizador de eventos es aquel en el que debe ser intérprete de la necesidad de su cliente y diseñador de sus fantasías. Hay rasgos de personalidad que definen al buen organizador. Desde su sensibilidad para captar y transmitir conceptos, pasando por la habilidad para contener la angustia del cliente hasta su capacidad racional y detallista para no dejar nada librado al azar. Evaluaremos todas aquellas características que lo definen en su rol profesional. Veremos también: Entrevista con el cliente. Evaluación de necesidades según el tipo de cliente. Confección del brief del evento. Determinación conjunta de objetivos y estrategias. Determinación de una cotización a medida. El vínculo entre el organizador, el cliente, los proveedores y los asistentes al evento. El concepto de servicio. El cliente directo e indirecto.
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Módulo 9: El proceso organizativo
En este módulo evaluaremos las tres etapas en la organización de un evento: El pre-evento o etapa preliminar; el desarrollo del evento; y el post-evento. Analizaremos las tareas concernientes a cada etapa.
A- Etapa de pre-producción:
La planificación estratégica: La toma de decisiones. Determinación del tipo de evento y de su
envergadura. Variables controlables e incontrolables. Confección del timetable o calendarización del evento. Cartera y elección de proveedores. Planificación de eventos subsidiarios. Desarrollo del material para presentaciones. Alquiler de equipos de comunicación y traducción simultanea. Contrataciones varias: locaciones, mobiliario, decoración, ambientaciones temáticas, gastronomía, alojamientos y traslados, shows, entretenimientos y mini tours para contingentes extranjeros. Estimación de inversión. Presupuesto del evento. Aspectos legales.
Recursos humanos: Determinación del equipo de trabajo, la indumentaria y la capacitación. La
coordinación operativa por áreas. Roles y funciones. Preparación para el manejo responsable de las emociones y las ansiedades el día del evento.
Espacio, ambientación y decoración: El espacio físico adecuado. Lugares para realizar eventos. El
alquiler del salón. La sala para el evento. La climatización de la sala. Los planos. Utilización de salón o sector VIP. Los eventos al aire libre. Los eventos en restaurantes: ventajas y desventajas. El estilo en un evento. Qué significa definir el estilo. La música. La ambientación y la decoración. Los arreglos florales. El salón y la distribución de los invitados.
Gastronomía: El servicio de catering: antes, durante la reunión, o en el receso. El menú. El personal de
servicio. El personal de recepción. El servicio de bebidas, barras y tragos. Show de barman.
Mesas, cabeceras y distribución. Las mesas según el tipo de eventos y el público invitado. Los montajes
de sala más frecuentes para reuniones: mesa de directorio, mesa redonda y mesa en U o herradura. Otros montajes para reuniones: mesas T, mesas peine y mesas cuadradas con múltiples cabeceras. La mesa en U o herradura: ubicación del orador, del anfitrión y de los asistentes. La mesa en U para trabajo, para comida y para presentación.
Comunicación del evento Recibir y ser recibido: los anfitriones y los invitados. La cantidad de
invitados. Invitados y público. Preparación de la lista de invitados. La lista de invitados por orden alfabético. Los invitados alternativos. Los invitados confirmados. Participación. Comunicación. Las invitaciones: cómo invitar y cómo contestar una invitación. Invitaciones formales e informales. Sistemas de envíos y confirmaciones. Invitados especiales y celebridades. Inscripciones y pre acreditaciones. El programa del evento. Web del evento, aplicaciones y beneficios. Cartelería y señalética en el evento. Aportes de nuevas tecnologías. Relaciones con la prensa. Selección de medios y periodistas invitados. Redacción de comunicados y gacetillas de prensa. Confección del press-kit. Repercusiones en la prensa / Clipping de prensa. Conferencias de prensa. Publicidad. Auspicios y PNT (publicidad no tradicional).
B- Etapa de producción: Del dicho al hecho. El día “D” Durante el evento: ejecución, control, evaluación.
Programación del evento. Seguimiento del timing por áreas de trabajo. Logística aplicada a los armados y al desarme. Imponderables durante el evento.
C- Etapa de post-producción: Evaluaciones, agradecimientos y repercusiones. Agradecimientos.
Recolección de información y medición de resultados. Evaluación del trabajo interno. Confección de bases de datos. Publicaciones. Merchandising. Negocios vinculados al post-evento. Feedback y evaluación de satisfacción del cliente.
5) Producción y creación del estudiante
1. Menú de Trabajos Prácticos sugeridos
Forma de presentación de los Trabajos Prácticos
En todos los casos los TP’s deberán ser presentados con carátula y rótulo según las normas de presentación de la
facultad, con índice, cuerpo principal del informe y bibliografía.
Hojas blancas tamaño A4, numeradas.
Tipografía Arial. Cuerpo: 11. Interlineado: 1,5
Solo en la carpeta de presentación de “Propuesta de Evento”, se podrá aplicar libre creatividad en el diseño gráfico,
como así también en toda la estética de la presentación oral.
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TP Nº 1: Proveedores de Eventos (Trabajo introductorio)
Realización individual.
Objetivos: Este primer trabajo busca aproximar a los alumnos a los diversos rubros y servicios que integran el mercado
de los eventos, proveyéndolos de información real y actualizada de las empresas proveedoras de productos y servicios.
Asimismo promueve la elaboración de una base de datos conjunta de consulta permanente.
Consignas: Asignado uno o varios rubros por alumno, este deberá realizar una investigación sobre proveedores.
La investigación se desarrollará en dos etapas:
1) Investigación en la web, para compilar y confeccionar base de datos.
2) Investigación de campo, para la cual el alumno seleccionará proveedores que visitará y del cual obtendrá información
complementaria que anexará a su trabajo.
Forma de presentación:
1) Para investigación en la web:
Planilla Excel. Tipografía Arial. Cuerpo 11.
Información a consignar en las columnas, según el ejemplo que se explica a continuación:
Rubro: Souvenirs
Empresa Servicio Dirección Teléfono Mail Web Contacto Observac.
La Canastita
Souvenir personalizados.
Melincué 3174 Villa del Parque
4504-6711 [email protected]
www.lacanastita.com.ar
Sr. Perez Solicitar entrevista
The Great Secret Rose
Souvenirs flotantes
Lavalle 2275 Once
4-371-2346 No se informa www.fiestasinolvidables.com
No se informa Abierto hasta 18hs.
Etc.
2) Para investigación de campo: El informe correspondiente a la investigación de campo debe realizarse en Word.
TP Nº 2: Brief del Evento (1ra. Parte del Role Playing)
Realización grupal.
Objetivo: Este trabajo busca posicionar a los alumnos como clientes de una empresa organizadora de eventos.
Constituye la primera instancia del Rol Playing.
Consigna: Dada en clase la guía referencial, cada grupo confeccionará un informe llamado “Brief del Evento” en el cual
incluirán información, objetivos y requerimientos concernientes al evento solicitado (social, empresario o publicitario). Al
concluir este trabajo, cada grupo quedará constituido como un cliente solicitante de un evento.
Luego de su corrección los Brief serán intercambiados entre los grupos y serán resueltos en el siguiente trabajo grupal
(TPNº3)
TP Nº 3: Propuesta para el Evento (2da. Parte del Role Playing)
Realización grupal.
Objetivos: Este trabajo tiene por finalidad que los alumnos confeccionen y presenten una propuesta para la realización
de un evento real. Que desarrollen habilidades para la presentación oral, escrita y multimedia. Y que a través de la
metodología de Role Playing los grupos interactúen representando el rol de cliente (defendiendo la petición que
hicieron), y el rol de empresa organizadora (defendiendo y vendiendo su propuesta).
Consignas: Quizá este sea el momento que exija el mayor compromiso de los alumnos con la propuesta de Role Play,
dado que bajo la consigna de “presentación al cliente” cada grupo deberá presentar, defender, argumentar y vender su
proyecto.
Cada grupo contará con 30 minutos, aproximadamente, y durante ese tiempo dispondrá del espacio áulico (tematizado
como sala de reuniones a cargo de cada equipo) como así también de los recursos tecnológicos para realizar su
presentación.
Ambos equipos serán evaluados por su participación y la defensa de su rol.
La evaluación estará a cargo, en primer lugar, del docente (como observador externo) y en segundo lugar, del grupo
cliente, quien al concluir la exposición entregará una grilla de evaluación grupal.
Para procurar la imparcialidad del equipo cliente, éste también será evaluado por su interacción, la defensa de Brief, su
capacidad de interrogar, proponer mejoras y por su mirada crítica como posible comprador del proyecto.
La empresa organizadora entregará dos carpeta de presentación + cd o dvd con la presentación en power point (una
para el docente y otra para el cliente)
En dicha carpeta deberán consignarse las primeras definiciones destinadas al evento de cierre de la cursada.
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Definir el recorte temático del evento. Desarrollar los objetivos del mismo. Definir la tipología correspondiente.
Realizar una descripción del perfil de los anfitriones e invitados. Argumentar las decisiones tomadas.
Propuesta espacial y estilística: Relevar los posibles espacios físicos en los que se desarrollará el evento
(contemplar toma de medidas, accesos, características generales de su emplazamiento). Definir y desarrollar
una propuesta estilística. Plantear el tipo de imagen definida. Realizar una lámina en la que se grafiquen el
estilo e imagen. Argumentar las decisiones tomadas.
Proponer una agenda de reuniones de trabajo. Proponer una agenda de actividades para los participantes.
Argumentar las decisiones tomadas.
Definir mesas de trabajo y mesas de comida. Relevar diversos servicios de catering. Desarrollar un
presupuesto. Argumentar las decisiones tomadas.
Desarrollar la propuesta para las invitaciones. Armar una carpeta de prensa.
TP Nº 4: Investigación Bibliográfica (Trabajo complementario)
Realización grupal.
Objetivos: A partir de este trabajo se pretende que los alumnos lean bibliografía referente a la materia. Que sean
capaces de elaborar un informe y arribar a una conclusión a partir de la investigación del tema asignado. Que sean
diestros para presentar el tema desde una redacción personal.
Consigna: Se asignará un tema concerniente a la materia a cada grupo a partir del cual indagarán la bibliografía
propuesta por el docente, realizarán lecturas exploratorias complementarias, consultarán a fuentes externas
especialistas en la materia, analizarán críticamente los datos obtenidos, confeccionarán un texto argumentativo y
finalmente elaborarán a una conclusión grupal.
2. Trabajo Práctico Final
Mes de los eventos Materializar el evento planificado durante el cuatrimestre. Podrá referirse a cualquier temática y deberá contemplar una
propuesta espacial y estilística, una agenda de trabajo, la elección del catering y la realización de la papelería y la
prensa del evento. (Ver en la web: Proyectos Pedagógicos – Eventos Palermo)
6) Fuentes documentales y bibliografía
a- Bibliografía Obligatoria
Papers docente: Prof. Lic. Mariana Solis. Apunte de Organización de Eventos (guía de clases). Es una guía para facilitar el seguimiento de las clases.
Buendía, Juan (1991) Organización de reuniones. México: Trillas. (659, 2BUE) No es un libro de cómo hacer un evento. El autor nos propone una guía completa de planificación y gestión de un evento. Desde la puesta en escena, la búsqueda de los recursos y los recursos económicos. Todo el proceso de planificación está en este pequeño, pero acabado texto. Los alumnos tendrán una guía muy completa sobre cómo llevar a cabo un evento, cualquiera sea su tipología y cualquiera sea el lugar donde se realice.
Jijena Sánchez, Rosario (2003) Eventos: cómo organizarlos con éxito. Buenos Aires: Nobuko. (060.68 JIJ) El libro introduce en el paso a paso para la producción, gestión y evaluación de un evento. La autora desarrolla de forma sencilla un índice para elaborar un programa efectivo para la realización de un evento, teniendo en cuenta esos momentos factibles de sufrir impedimentos u obstrucciones por factores eventuales, no previstos.
Deal Terrence & Key (1999) Celebraciones en las empresas. Granica (658.314 DEA) El autor solo habla de cómo llevar a cabo un evento empresarial. Un almuerzo, una reunión de trabajo, la llegada de accionistas. Todos los recursos a tener en cuenta para que una celebración en la empresa esté alineada a la identidad de la compañía. Los alumnos tendrán una sintética guía de cómo preparar un evento empresarial.
Musumeci, G. Bonina, A (2001) Como organizar eventos. Buenos Aires: Valletta. (060.68 MUS) La obra plantea reglas básicas para pensar y llevar a cabo un evento empresarial o institucional. Acerca a los alumnos de forma rápida, sencilla y amena a las herramientas básicas para que una empresa, un organismo del Estado pueda realizar paso a paso un evento de forma profesional.
Cortelezzi, Edith (2009). Buenos modales, buenos negocios. Buenos Aires: Editorial Sudamericana. (395.52 COR) La obra plantea reglas básicas de cortesía y buenos modales; acerca a los alumnos al fenómeno social de ser una figura pública desde el rol de funcionario; profundiza en el conocimiento del origen del ceremonial y las fórmulas de
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cortesía destinadas a ordenar las situaciones públicas.
b- Bibliografía Recomendada
Fleitman Schvarcer, Jack (1997) Eventos y Exposiciones, una organización exitosa. Ed. Mc Graw Hill (060.68
FLE)
Castex, Jorge – Grassi, Juan (2005) Puntos de encuentro. La industria de las convenciones. Ed. Ferias y Congresos. Buenos Aires (068.68 CAS)
del Carril, Alicia-Gill, Elisa (2006) De buena educación. Ed. Aguilar. Buenos Aires.
Thomsett, Michael (1995) Las reuniones de trabajo. Ed. Norma.
Musumeci, G. Bonina, A (2001) Como organizar eventos. Valletta. Buenos Aires (060.68 MUS)
c- Referencias Sitios Web
Guía de organizaciones de eventos
http://miguiaargentina.com.ar/organizacion-de-eventos/empresas-guia.html
Organización Argentina de proveedores y organizadores de Exposiciones y Congresos http://www.aoca.org.ar/
Federación de Entidades Organizadoras de Congresos y Afines de América Latina http://www.cocal.org/
The Global Association of the Exhibition Industry http://www.ufi.org/
Asociación Internacional de Ferias de América Latina http://www.afida.org/
Cámara Argentina de turismo. http://www.camaraargentinadeturismo.travel/intro_1.php
Confederación Argentina de la Mediana Empresa. http://redcame.org.ar/index.php
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FICHA TECNICA
• Título del evento: Yo amo mi playa
• Tipo de evento: Educativo
• Autores: Bruzzesi, Carla
Catalano, Martina
Fernandez, Carola
Galvis, Alejandra
Magallanes, Marina
Nicolau, Andrea
Varela, Matias
Vargas, Luisa
• Nombre de la Asignatura: Organización de eventos I
• Comisión:
• Turno de cursada: Noche
• Fecha de la cursada: 22-03-2016 al 21-06-2016 (Martes)
• Fecha del examen final : 12-07-2016
• Nombre del profesor: Mariana Solís
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CONSIGNA
La fundación BIG HUMAN WAVE es una organización sin fines de lucro dedicada a la
protección y el disfrute de los océanos, olas y playas a través de una red de activistas de
gran alcance, distribuidos alrededor de muchas regiones costeras alrededor de todo el
mundo.
Son surfistas, marineros, hombres, niños y mujeres que disfrutan de las costas y aman las
playas.
Están comprometidos con los problemas ambientales que afectan a las costas.
Nuestra tarea como productora, consistió en la planeación de un evento en el cual el
aprendizaje del medio ambiente y como cuidarlo se convierta en algo divertido e
interesante, de manera tal que aumente la cantidad de personas que se preocupan por el
cuidado de nuestro planeta.
DINÁMICA DEL ROLE PLAYING
El role playing es una técnica dinámica de grupo, también se conoce como técnica de
dramatización o simulación de roles. En nuestro caso fue la comunicación entre nuestra
empresa productora y el cliente (ONG) que solicita el evento, donde se intercambiaron
ideas y se dió la interpretación del brief presentado para ultimar detalles.
La dinámica se realizó mediante la presentación formal del equipo de trabajo con la ayuda
visual de un Prezzi donde se plasmaba detalladamente la idea que se tenía para el
desarrollo del evento, también se presento de forma física en una carpeta. Finalizó con la
entrega de hojas con las sugerencias o requerimientos por parte del cliente.
OBJETIVOS DEL CLIENTE
Como objetivo, el cliente planteó tener un mayor alcance, consiguiendo que las personan
se unan y comprometan con la ONG, pudiendo así ser cada día más los que están
comprometidos con esta causa. Darse a conocer y al mismo tiempo concientizar tanto a
jóvenes como adultos para que cuiden y disfruten de los espacios públicos.
OBJETIVOS PROPUESTOS PARA LA REALIZACIÓN DEL EVENTO
• Satisfacer los objetivos del cliente
• Sobrepasar las expectativas del cliente
• Lograr un impacto positivo en el públio
• Llegar a la mayor cantidad de personas
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• Lograr un clima divertido para el aprendizaje
• Obtener el posicionamiento deseado por la ONG
SINOPSIS DE LA PRODUCCIÓN DEL EVENTO
Pre-Producción
Al tener claro los objetivos y exigencias del cliente se llevó a cabo una lista con todo
aquello que se necesitaría para el desarrollo del evento.
Se realizó la contratación y reserva de mobiliario general, luz y sonido, fotógrafo,
entretenimiento y barman.
Para una mejor organización dentro del grupo, se dividieron las tareas. Cada integrante
estuvo a cargo de algo en especial como la administración del presupuesto, catering, diseó
gráfico, contrataciones, premios y regalos, decoración y ambientación.
En este punto se enviarion las invitaciones y se pegaron los afiches tanto en la facultad
como en la página oficial de Facebook del evento.
Invitaciones:
Afiche:
#yoamomiplaya
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Producción
La producción consistió en el montaje del evento: ambientación, gastronomía bebidas,
luces, sonido, dj; así como el desarrollo del mismo.
El evento comenzó con la acreditación de los invitados en la planta baja, para que luego
ingresen al salón donde se desarrollaría el mismo. Allí recibieron su regalo, el cual
consistía en una bolsa con el logo de la ONG, un folleto, unos lentes de sol y una pequeña
botella de arena. Con esto los invitados comenzaban a adelantarse en el ambiente playero
que se quizo crear.
Se presentó un show de stand up ambiental, una competencia de limbo, un torneo de
metegol y un sorteo. Éstos últimos tres presentaban premios para los ganadores que
acompañaban la temática playera y ecológica que se estaba manejando.
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Post- Producción
Se hizo la entrega al cliente de una base de datos de las personas que asistieron al evento
para que sigan difundiendo sus actividades.
Se publicó en el Facebook Oficial del evento fotografías tomadas para que los asistentes
etiqueten a sus amigos con el fin de prolongar el impacto del evento y se queden con un
recuerdo más.
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CONCLUSIÓN GRUPAL
Aunque ponerse de acuerdo entre varias personas no es nada fácil, pudimos unificarnos
y seguir una misma línea. Nos llenamos de la mejor energía y le pusimos la mejor actitud
para realizar de la mejor manera esta propuesta, dejando a un lado las diferencias, ya que
todos seguíamos un mismo objetivo, realizar el evento y que éste salga de la mejor manera
cumpliendo todos los objetivos planteados.
Las reuniones cada clase nos ayudaron a conocernos y destacar en cada uno sus
habilidades, de este manera aprendimos a escucharnos y a respetar las opiniones del otro.
Nos sentimos muy satisfechos con el trabajo que realizamos en equipo, pues cada uno
pudo aportar su conocimiento, tiempo y dedicación para lograr un evento de calidad.
CONCLUSIONES INDIVIDUALES
Bruzzesi Avella, Carla:
Realizar un evento es algo muy difícil. Incluye una cantidad de factores que quizá en una
primera instancia no se tienen en cuenta, por lo que se debe estar atento constantemente
para que nada se pase por alto, poder realizar el evento y que salga de la mejor manera
cumpliendo con todos los objetivos establecidos previamente. Creo que fue una
experiencia super enriquecedora el hecho de realizar un evento desde cero, siendo todas
las ideas producción nuestra. Pudimos encontrar la sintonía para trabajar todos en equipo
y empujar todos para el mismo lado, ya que es algo bastante complicado siendo ocho
personas en el grupo. Estoy muy contenta con el resultado del evento y con el disfrute
que sentimos por parte de todos los asistentes a éste. Ademas pude incorporar conceptos
teóricos y mismo experiencia que me ayudará a lo largo de la carrera.
Catalano, Martina:
En lo personal, me siento muy satisfecha con el resultado final de lo trabajado, ya que en
un principio el tema obtenido para el evento no fue de mi agrado y me resultó difícil la
buena organización.
Considero que en el evento obtenido se notó un gran empeño, esfuerzo y un buen trabajo
de equipo.
Fernandez, Carola:
Fue una buena primer experiencia organizando un evento, un lindo grupo en el que nos
pudimos organizar, dividir tareas y complementarnos trabajando en equipo. Creo que en
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mi caso personal me ayudo un poco a entender realmente en que consiste organizar un
evento, el manejo de proveedores, horarios y gestion del presupuesto. Estoy feliz con los
resultados.
Galvis, Alejandra:
Soy estudiante de Lic. en publicidad, y tome esta materia como electiva, por lo tanto no
tenía mucho conocimiento respecto a lo que es en realidad la organización de eventos, no
imaginaba que pudiera ser algo tan complejo como lo es, además de requerir tanto tiempo,
no era consciente de los factores y procedimientos que hay que llevar a cabo para lograr
un resultado positivo.
Desde mi punto de vista el evento salió bastante bien, me di cuenta del éxito de un evento
está en su organización previa, desde las contrataciones, los proveedores, su organigrama,
time table y locación entre otros. Por otro lado también pude ver que organizar y llevar a
cabo un evento requiere de mucha agilidad y creatividad para solucionar cualquier
percance, también hay que ser muy recursivo y saber trabajar en equipo para tomar
decisiones entre todos de modo que al final se logre cumplir el objetivo.
Magallanes, Marina:
Si bien no era de mi agrado la temática del evento, considero que logramos buscarle un
sentido para que salga tal cual lo planeado, con un gran esfuerzo de parte de todo el
equipo y compromiso de cada uno de los miembros, se logro llevar a cabo
satisfactoriamente.
Nicolau, Andrea:
El evento Yo Amo mi Playa fue un evento entretenido para el público, gracias a los juegos
y dinámicas que se realizaron durante el evento. El evento estuvo acompañado de bueno
tragos con aperitivos de comida para pasar un buen momento. Gracias a la buena
organización que se logro, se pudo realizar el evento que se tenía en mente, el cual resulto
ameno para todos.
Varela, Matías:
Dentro de todo me encuentro satisfecho por lo que se pudo lograr en conjunto. El tema
no fue uno de nuestro agrado y tuvimos varias dificultades pero con esfuerzo pudimos
buscar otra alternativa.
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Yo en mi opinión estoy satisfecho con el esfuerzo,dedicación y creatividad de cada uno
de mi grupo.
Vargas, Luisa:
Aunque el tema del evento no fue de total agrado para mi y demás compañeros logramos
darle la vuelta y hacer un buen desarrollo de la propuesta.
Me siento satisfecha con el trabajo realizado en equipo pues cada uno aporto su granito
de arena para construirlo.
En cuanto al evento creo que nos falto un poco en la parte de entretenimiento pero
logramos sacarlo adelante.
AGRADECIMIENTOS ESPECIALES
En primer lugar queremos agradecer a la facultad por cedernos el aula para poder realizar
el evento y mismo el mobiliario que pedimos. Estuvieron atentos todo el tiempo el día
del evento, ayudándonos a armar y a solucionar los problemas que se nos presentaron y
mismo los días previos a éste. Al mismo tiempo agradecemos a la empresa de sonido que
estuvo en el evento, ya que nos proporcionaron todo el equipo de audio y el dj. Por último
queremos agradecerle a la profesora que nos dio la oportunidad de realizar este evento y
estuvo con nosotros durante todo el desarrollo previo del mismo tratando de ayudarnos
con lo que necesitaramos.
