واألرشفة التوثيق : مقدمة

ويعتبر تنظيمي عمل ألي األساسية الركائز إحدى بها المرتبطة والعمليات التوثيق عملية تعتبركافة على اإلدارية العمليات بكل مباشر ارتباط من لماليه اإلدارة أولويات من وأحد التوثيق

. المستويات

: السكرتارية بها تتمتع أن يجب التي المهاراتوالشفوية المكتوبة المعلومات معالجة .التقارير وتنظيم المالحظات واخذ االجتماعات في المشاركة .وتخطيطها المواعيد أجندة إدارة .لغة من بأكثر الإلمام .و القوية بالذاكر والتمتع و والدبلوماسية واللباقة والرزانة البديهية , وسرعة الفطانة

واالبتسامة و والتحليل المالحظة على القدرة

ـ : التوثيق أهميةالوثائق أن إذ الفعلي ووجودها المنظمة مصداقية على تبرهن التي الهامة المراجع أحد هي الوثائق

األمر استدعي ما متى إليه يحتكم الذي المرجع تعتبر أنها كما بالمؤسسات االتصال وسائل أهم هياآلخرين ثقة كسب إلى وتؤدي ملموس بشكل الجمعية نشاط توضح والتوثيق فاألرشفة ذلك

بالجمعية .

السكرتارية أعمال أهمية المعلومات تسهيل االجتماع أعمال تنظيم. المتطلبة الوثائق إلى الوصول سرعة. المنظمة مستلزمات جميع بتوثيق السكرتارية أهمية. اإلداري العمل تنظيم. اإلدارة عمل تنظيم. االجتماعات و بالوثائق يختص ما كل وحفظ الترتيب االجتماع عن تقرير وتعد المالحظات بعض وتدون االجتماعات بعض في تشارك. بالعمل الخاصة والتقارير الملفات حفظ. السكرتارية جانب في اإلداري العمل تنظيم. واألعمال لإلدارة مرجع ألنها بالعمل الخاصة والمعلومات البيانات حفظ. منسق عمل وجود. األرشفة. االجتماعات محاضر كتابة. ممتاز المنظمة في العمل يبدو لكي التقارير متابعة في تقوم التنظي السكرتارية الشاملة .مأهمية السكرتارية إلية تصبو ما إنجاح ألجل والترتيب. وتخطيطها المواعيد بأجندة تعني. مديرها وقت تنظم

: ـ الوثائق أنواعبالمنظمات الخاصة الوثائق تقسيم ـ : ةالتطوعييمكن أقسام ثالثة إلى

1 . الحقا بعضها وسيوضح المالية المسائل عدا اإلدارية األمور بكافة تتعلق التي وهي دارية وثائق ـ2 . الحقا بعضها توضيح وسيتم والحسابات بالمال تعلق ما ذل وهي مالية وثائق ـوأوامر 3 والصرف القبض وسندات المذكرات مثل والمالية اإلدارية الرسمية الوثائق المطبوعات ـ

والصرف . ألمخزنيالتوريد

: وحفظها الوثائق تسجيل شكل : ـ السجالت ـ 1

لدى الموجودة الوثائق عن بيانات على تحتوي ( الجوهي تسجيل ) فيها يتم حيث فهارس معيةبشكل المحددة الوثيقة إلى للوصول إليها الرجوع من يمكن حتى وثيقة كل عن محددة معلوماتفي يساعد المؤسسة عن أولية فكرة تعطي السجالت فإن ذلك على عالوة جهد وبأقل سريع

في السجالت أمثلة ومن والمستندات الوثائق أصل إلى الرجوع دون أدائها عن فكرة تكوينـ : الطوعية الجمعيات

ـ : إدارية سجالت ـ 1 ـ1( 1ـ 1ـ 1 المراسالت ) والوارد الصادر سجل ـالعضوية .2ـ 1ـ 1 سجل ـ. 3ـ 1ـ 1 المحاضر سجل ـالدورات 4ـ 1ـ 1 سجل الجمعية ) (ـ في تقام التي . األنشطةوالفنية 5ـ 1ـ 1 واإلعالمية الثقافية الفعاليات سجل ـالتعليمي 6ـ 1ـ 1 السجل األمية ) ( ـ محو الكبار . تعليمالعاملين 7ـ 1ـ 1 سجل . بالجمعيةــ : مالية سجالت ـ 2 ـ1العامة . 1ـ 2ـ 1 اليومية سجل ـالمخزون . 2ـ 2ـ 1 سجل ـالثابتة . 3ـ 2ـ 1 األصول سجل ـ

ومالية إدارية الجمعية عمل يتطلبها أخرى سجالت وأي

: الدفاتر ـ2تغيير أي حدوث دون تحول ومنظمة متسلسلة وبصورة ثابت بشكل البيانات لتسجيل وسيلة هي

أمثلتها : ومن األسباب من سبب ألي جزئيا أو كليا ضياعها أو فيها تالعب أو : اإلدارية الدفاتر ـ 1 ـ2الزيارات . 1ـ 1ـ 2 دفتر ـ. 2ـ 1ـ 2 نموذج الدورات دفتر ــ : 2ـ 2 المالية الدفاتر ــ : 1ـ 2ـ 2 المساعدة األستاذ دفاتر ـالتحليلي 1ـ 1ـ 2ـ 2 واإليرادات ) (الدفتر . للمصروفاتالبنك . 2ـ 1ـ 2ـ 2 حساب دفتر ـالصندوق 3ـ 1ـ 2ـ 2 حساب دفتر ـ

ومالية إدارية الجمعية عمل يتطلب أخرى دفاتر وأي : الملفات ـ 3

تمكن أنها في والدفاتر السجالت عن وتختلف أشكالها بكافة المستندات حفظ فيها يتم حاويات هيالتسجيل ويتم الزمن من طويلة ولفترات كبيرة بكميات وحفظها وتداولها المستندات تحريك من

ـ : فمثال يحويه ما اسم ملف كل علىـ : اإلدارية الملفات ـ 1 ـ3العضوية . 1ـ 1ـ 3 استمارات ملف ـ( . 2ـ 1ـ 3 مراسالت ) الصادر ملف ـ(3ـ 1ـ 3 مذكرات ) الوارد ملف ـاالجتماعي . 4ـ 1ـ 3 محاضر ملف ـالمشاريع . 5ـ 1ـ 3 ملف ـملف 6ـ 1ـ 3 ل وثائق الـ لجمعية .القانونيةالتقارير 7ـ 1ـ 3 ملف ـالخطط . 8ـ 1ـ 3 ملف ـالتدريب . 9ـ 1ـ 3 ملف ـ

اإلعالمي . 10ـ 1ـ 3 التوثيق ملف ـالدارسات ـ 11ـ 1ـ 3 . ملفالعاملين . 12ـ 1ـ 3 ملفات ـداعمة . 13ـ 1ـ 3 جهة لكل خاص ملف ـ مالية ملفات ـ 2 ـ 3الحسابات . 1ـ 2ـ 3 ملف ـملف 2ـ 2ـ 3 . ألمخزنيالتوريد أوامرـملف 3ـ 2ـ 3 . ألمخزنيالصرف أوامر ـالعقود . 4ـ 2ـ 3 ملف ـالجرد . 5ـ 2ـ 3 ملف ـ

مالية إدارية الجمعية عمل يتطلبها أخرى ملفات وأي : والمتحركة الثابتة الصور ـ 4

عالية الوثائق من وتعتبر والسيديهات الدسكات الفيديو وأشرطة فوتوغرافية الصور وتشملعمل لمناطق ميدانية بزيارة القيام بإمكانها ليس جهات مع التعامل عند خاصة المصداقية

الجمعية . : الصوتية التسجيالت ـ5

عبر الجمعية وانجازات عمل إبعاد كل نقل الصعوبة األخرى األنواع من مصداقية أقل وتعتبرمساعدة . كوسيلة بها بأس ال لكن فقط الصوت

واألرشفة : التوثيق نظامأخرى إلى منظمة من النظام هذا وتفاوت واألرشفة للتوثيق نظام وجود من البد منظمة أي في

اآلتي : حسب1 . ) العمال ) / وحجم األعضاء العاملين عدد المنظمة حجم ـبالمنظمة . 2 اإلدارية الوحدات عدد ـالمنظمة . 3 عمل مجاالت ـ4 ) محافظات ) ـ وفروع مركز للمنظمة الجغرافي النطاق ـالمنظمة . 5 عمر ـالمنظمة . 6 في المتبع القيادة نظام ـالمستهدفة . 7 الفئة حجم ـتنوعها . 8 ومدى المنظمة أنشطة ـ

لكن التمهيدية الخطوات من بالعديد القيام األمر يتطلب منظمة بأي توثيق نظام وتطور وإلنشاءعلى يفتقر وال يشمل التوثيق نظام فإن التنموية المنظمة عمل مجاالت صدور وفي عام بشكل

ـ : اآلتيوتسمى بالمنظمة المتداولة المستندات أنواع تحديد :

الخطابات 1ـ 1 . (المراسالت )ـالتقارير . 2ـ 1 ـاالجتماعات . 3ـ 1 محاضر ـالمالية . 4ـ 1 والمستندات القيود ـوالمشاريع . 5ـ 1 الدراسات ـبالجمعية . 6ـ 1 خاصة قانونية مستندات ـالسجالت . 7ـ 1 ـاالستمارات . 8ـ 1 ـالجمعية . 9ـ 1 عمل يتطلبها أخرى مستندات أي ـ

. المنظمة لعمل الالزمة والملفات والسجالت الدفاتر توفير من نماذج ومرفق والملفات والدفاتر السجالت من نوع كل ومحتويات مكونات تحديد

اإلدارية . والدفاتر السجالت محتويات

الخطاب مكونات" الخطاب " رأس العنوان الخطاب كتابة تاريخ الخطاب موضوع مرجعالمرفقات الداخلي العنوان االنتباه جذب فقرة التحية الموضوع الخطاب فقرات الختامية الفقره التوقيع

الخطاب تحرير عند مراعاتها الواجب االعتبارات أهم السليمة اللغة واستخدام التعبير في البساطة الدقة يكت ما جميع في والصراحة بالصدق المستخدمة والعبارات والكلمات األسلوب في الوضوح الوقت عنصر أهمية تقدير يعكس الذي و االختصار الورقة من واحد وجه على الخطاب يكتب ان للخطاب الداخلي بالتنسيق االهتمام الحفظ اجل من للورقة واليسار اليمين جهة من كافي هامش يترك ان الخطاب مع المرفقات إثبات من التأكد الخطابات بتحرير يقومون الذين األفراد لدى والمعرفة الخبرة توفر

تكون كيف سكرتيرا لالجتماع ناجحا : االجتماع قبل القادم االجتماع في طرحها في يرغبون التي المواضيع عن األعضاء اسئل المواضيع لهذه تسلسل واقتراح الرئيس مع األعمال جدول بنود ناقش ف ودونها السابقة االجتماع نتائج األعمال يلخص جدول السهلة والمواضيع اختالف نقاط تمثل التي المواضيع حدد. يستغرق الذي والزمن االجتماع بدئ وساعة تاريخ على الرئيس مع اتفق. االجتماع ملف باعداد قم. األعضاء على ألعمال جدول مشروع وتوزيع لالجتماع الدعوة الالزم الوثائق وتوفير االجتماع غرفة ترتيب من لالجتماع .ةتأكد

االجتماع: أثناء. , الحاضرين على والتعرف االستقبال احسن

. والغائبين الحاضرين بحصر قم االجتماع جدول بنود ترتيب بحسب للرئيسي االجتماع أوراق أعطي. ملخص عمل مع تدور التي المناقشات عن مالحظاتك دون. , والمعارضة المؤيدة األصوات حصر مع قرارات من اتخاذه مايتم سجل

االجتماع: بعد االجتما محضر بعمل التي عقم للمناقشات وملخصا حدثت التي الوقائع فيه مدونا

دارت . القادم االجتماع تاريخ المحضر في دون الرئيس على يعرض المحضر طبع قبل األعضاء كل على ووزعها منه نسخ وصور المحضر اطبع منك المطلوبة المهام تنفيذ تابع القادم لالجتماع الالزمة البيانات بأعداد قم. بالمحاضر الخاص الملف في االجتماع محضر يحفض

رقم ) (1-2نموذجالصادرة الرسائل سجل

تاريخماإلصدار

البيــــــــــــــــان

إسم الجهةالصادر

إليها ة

المسؤعن ول

تحريرالمذكر

ة

المستلم

التوقيع

مالحظات

رقم ) (2-2نموذج

الواردة الرسائل سجل

م تاريخ إصدار

المذكرة البيــــــــــــ

ــــان

إسم الجهة الواردمنها

تاريخاإلستال

م

إســـمالمستل

مالتوقي

عمالحظ

ات

رقم ) (2-3نموذج

المشاركـ رقم ) ( ......سجل بالدورة

مجال .................للعام ...............................في

الــدورة من : ) ( : مـدة ................إلى ..............الزمنالمشاركين : الــــمـــــدرب : عدد

الدورة : : ............رسوم من الدورة إنعاقد تاريخ

إلى ............

إسممالمتدرب

تاري خ

الميالد

الغياب

التقدير

الخبرا ت

السابقة

العنوامالحظتن

ات

المدرب : إسمالــتـوقــيـــع :

رقـم ) (3-3نموذجاإلدارية الدورات سجل

الدورة م المشاركينإسمبالدورة

مدة مكانالدورة

اإلنعقاد الجهة

الممولة المدر

ب إلى من

رقم ) (4-3نموذجالجمعية خارج والتعليمية والمهنية الحرفية الدورات سجل

إسممالدورة

بالدورة مدةالمشاركينالدورة

مكاناإلنعقا

د

الجهةالممول

ة إلىمنتالعنواناإلسم

رقـم ) (1-4نموذجالرســـــــائــل على للرد

اليمنية الجمهوريةمنظمة ..............................

.

Republic of Yemenالشعارباللغة الجهة إسم

اإلنجليزيةالتاريخ : ..........................

الرقـــم : ..........................عددالمرفقات:...................

.

Date- :----------------

No :---------------

المحترم / الرسالة إليها الموجه الجهة إسم األخوالتقدير ... التحية بعد

للموضوع / خالصة الموضوعاإلهداء ..........................................................................................................

بتاريخ ) ( ..... / ..... / .............. رقم مذكرتكم على رداالرسالة ) ( .............................................................................. محتوى اإلفادة نود

....................................................................................................................

....................................................................................................................

....................................................................................................................

الرسالة إليها الموجه الجهة من الموضع حول المطلوبة الفعل ردةوالسالم التحية الرسالة ختام

المرســــــــل صفــــــــــــــــةاإلســم : ............................التوقيع : ............................

التحية ................... مع صورة

المرفقات :- 1-........................2-........................

رقم ) (2-4نموذج

الختم

بريد : ............................. : ........................ تلفاكس العنوانالكتروني : ........................

الصادرة الرسائل لصياغة

اليمنية الجمهوريةRepublic of Yemenالشعارمنظمة...............................

باللغة الجهة إسماإلنجليزية

التاريخ : ..........................الرقـــم : ..........................

عددالمرفقات:...................

Date- :----------------

No :---------------

المحترم / الرسالة إليها الموجه الجهة إسم األخوالتقدير ... التحية بعد

الرسالة / ) ( عنوان للموضوع خالصة الموضوعاإلهداء ..........................................................................................................

الرسالة ................................................................................................. محتوى...............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

الرسالة إليها الموجه الجهة من الموضع حول المطلوبة الفعل ردةوالسالم التحية الرسالة ختام

المرســــــــل صفــــــــــــــــةاإلســم : ............................التوقيع : ............................

التحية ................... مع صورة

المرفقات :- 3-........................4-........................

الرحيم الرحمن الله بسم

الختم

بريد : ............................. : ........................ تلفاكس العنوانالكتروني : ........................

التابع الجهة إسملها

رقم ) (5نموذج

من : ......................... بالصف الدارسين سجل

المرحلة .........................

اإلســـــــــمم تاريخالميال

د

المدرسة المتقدم

منهاالدارسي

ن

النواقإن ص

وجدتمالحظتالعنوان

ات

رقم ) (6نموذجلـ ......................... التابعين بالجمعية العاملين سجل

إسممالمدرب

الرق م

المالي

تاري خ

الميالد

المؤهل

االعمل

تاريخالمباشرة

الخبرات

العنومالحظتان

ات

رقم ) (7نموذجبالجمعية المتعاقدين سجل

إسممالمدرب

تاري خ

الميالد

المؤالعملهل

تاريخالمباشرة

الخبرات

العنوامالحتن

ظات

رقم ) (8نموذجوالفنية واإلعالمية الثقافية الفعاليات سجل

الفعالية م األنشطةنوع مدة

المشاركين الفعالية الـمـكعددـان

القاع ة

بالفعالية جثذإلىمن

رقم ) (9نموذج

اليمنية الجمهوريةمنظمة................................

.

الرقـــم : التاريخ :

التدريبية الدورات لخريجي وتقييم متابعة إستمارةالميالد :- األســـــم :- تاريخت :- العـنــوان :-

الدورة :- الدورة :-إسم رقمالمدرب :- التقدير :-

التدريب :- من المحققة النتائج1- ------------------------------------------------------------------------------------------

2-------------------------------------------------------------------------------------------

3-------------------------------------------------------------------------------------------

4-------------------------------------------------------------------------------------------

الـمـتـابـعـة مســؤول

رقم ) (10نموذج

رقم ) ( عضوية إستمارةاليمنية الجمهورية

منظمة .................................

............................................. -: رباعيا الميالد :- ............................. األســـــم تاريخالمهنة :- .....................................المؤهل :- ......................................................

تلفون :- ......................................العنوان :- .....................................................العائلية / / .......... / ............. الشخصية البطاقة اإلصدار ..............................رقم تاريخ

الخبرات :- ...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

اإلجتماعية :- .............................................................................................. الحالةإناث :- ................................... ............................ ...................... ذكور األوالد عدد

اإلقتصادي :- ........................................................................................... المستوى..........................................................................................

اإلنتساب :- ................................................ تاريخاإلنتساب :- ............................................. سند رقم

األكرم / الجمعية رئيس األخوالتقدير .. التحية بعد

عضوا أكون أن ألتزم كما األساسي والنظام باللوائح إلتزامي مع عضوا قبولي أرجوا

الجمعية . أهداف تحقيق إلى أسعى فاعالاإلسم / :- الطلب مقدم

التوقيع :

المنظمة المختص رئيس

رقم ) (11نموذج

اليمنية الجمهوريةمنظمة ...............................

..

رقم ) ( اإلجتماع أعمال جدول

اإلجتماع :- ............................................. اليوم :- .......................................مكانالزمن :- .....................................التاريخ :- ......................................................

الوقتالموضوعاتممالحظاتبالدقائق

اإلفتتاحية-1الموضوعات :--2

2-1-

2-2-

2-3-

اإلستراحة -3

أعمال -4 من يستجد مااإلختتام :--5

اإلجتماع- 5-1 إليه توصل ماالقادم- 5-2 اإلجتماع وقت تحديدللمشاركين- 5-3 شكر

اإلجتماع جدول معد

رقم ) (12نموذج

رقم ) ( محضر

الساعة :- ....................................اليوم :- .................................................. المكان :- .....................................التاريخ :- ...............................................

الحاضرون :-

عذر الغائبون :- بدون بعذر

المقر :- ) ( العمل جدول اإلجتماع هدف

اإلجتماع :- نتائجالقرارات :-1

التكاليف ) ( -2 األوامر

التوصيات : -3

اليوم ...................... نفس من الساعة تمام في المحضر أغلق وقد هذا

االجتماع المنظمة سكرتارية رئيس