APLICACIÓN IRIS-EVAL - ..: Junta de Castilla y León :.. · APLICACIÓN INFORMÁTICA IRIS-EVAL Guía de uso para organizadores de actividades juveniles 3 INTRODUCCIÓN La presente

APLICACIÓN IRIS-EVAL

La aplicación IRIS conforma, en el ámbito informático, el núcleo central de gestión de la

Inspección en materia de Juventud. Uno de sus módulos –EVAL-, está dirigido a la evaluación

de riesgos para actividades juveniles de tiempo libre y puede ser utilizado tanto

internamente por la Junta de Castilla y León como externamente por titulados de nivel

utilizando un certificado digital. Este módulo consta de dos guías de uso, la primera dirigida a

los organizadores de actividades de tiempo libre que deben introducir los datos y

características de las actividades que pretenden ser evaluadas, y la segunda, dirigida a

evaluadores – monitores y coordinadores de nivel -, que realizarán la evaluación de riesgos

tomando por base los datos aportados por los primeros.

Guía de uso para

organizadores de

actividades juveniles Versión 14-2018

Instituto de la Juventud de Castilla y León

Unidad de Inspección

C/ Chalets 1. 34004 Palencia

Tfno: 979 71 25 85

Correo electrónico: [email protected]

APLICACIÓN INFORMÁTICA IRIS-EVAL

Guía de uso para organizadores de actividades juveniles 2

Índice

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 3

TERMINOLOGÍA UTILIZADA EN LA GUIA .............................................................................. 4

ACCESO AL SISTEMA ............................................................................................................ 6

CONSIDERACIONES PREVIAS ................................................................................................ 9

Paraje ........................................................................................................................... 9

Número de registro en el sistema ................................................................................ 9

Caducidad de la sesión y guardado de datos ............................................................. 10

Buscar evaluaciones de riesgo ................................................................................... 11

Anular una solicitud ................................................................................................... 12

Estados de la evaluación ............................................................................................ 12

Datos necesarios para realizar la evaluación ............................................................. 14

DATOS APORTADOS POR EL ORGANIZADOR ...................................................................... 15

Identificación del organizador y de la entidad ........................................................... 15

Datos de la solicitud, paraje y elementos de la instalación ....................................... 16

Datos de los responsables y participantes ................................................................. 21

Datos de la actividad .................................................................................................. 22

Actividades que no deben reflejarse en la evaluación ............................ 22

Agrupado de las actividades: Tipos de actividad ..................................... 23

Detalle de las actividades agrupadas ....................................................... 24

Ediciones/repeticiones ............................................................................. 25

Proceso de la toma de datos .................................................................... 25

Planning ..................................................................................................................... 29

Modificación de datos................................................................................................ 29

Enviar los datos .......................................................................................................... 30

NOTIFICACIONES ................................................................................................................ 32

FINALIZACIÓN E IMPRESIÓN DE LA EVALUACIÓN .............................................................. 33

Informe final............................................................................................................... 33

UTILIZACIÓN DE DATOS PARA LAS PRÓXIMAS EDICIONES ................................................. 38

Procedimiento ............................................................................................................ 38

MÁS INFORMACIÓN ........................................................................................................... 39



INTRODUCCIÓN

La presente guía es una herramienta para que los titulados de nivel por el Instituto de la Juventud de Castilla

y León puedan utilizar la aplicación IRIS-EVAL para realizar evaluaciones de riesgo de las actividades juveniles

de tiempo libre.

Está desarrollada para facilitar una gestión ágil de los datos, de forma que los organizadores de las

actividades introduzcan toda la información previamente, y que tomando esta por referencia, los titulados

de nivel puedan llevar a cabo todo el proceso de evaluación con unos criterios y resultados homogéneos. En

consecuencia, dispone de un listado completo de tipos de actividades, a la que están asociados los factores

de riesgo correspondientes. Estos factores asocian a su vez las medidas preventivas que pueden aplicarse

para cada caso, lo que conforma un sistema en el que de manera automatizada van surgiendo los datos, sin

que el evaluador tenga que recurrir a otro tipo de información distinta de que la que aparece en la propia

aplicación. El resultado es un informe estructurado, completo y con una nomenclatura estandarizada.

Al mismo tiempo que se consigue una homogeneidad entre todas las evaluaciones realizadas, también se

facilita la labor del titulado de nivel, ya que este sistema de asociaciones entre actividades, factores y

medidas, genera una dinámica de trabajo rápida sin por ello perder precisión ni detalle.

El sistema cuenta con herramientas para comunicarse con los organizadores y los evaluadores a través del

correo electrónico, realizar todas las modificaciones necesarias y cambiar el estado de la evaluación siempre

que sea necesario, con el fin de ir completando el informe según los datos aportados. Para ello la

información está dividida en pestañas, estructurada en ventanas que facilitan un trabajo intuitivo y visual.

Se trata de una aplicación basada en la experiencia de la elaboración de informes de evaluación de riesgos

que se han venido realizando durante varios años, y que responde a la realidad de las actividades de aire

libre en Castilla y León. Se ha venido perfeccionando con el tiempo y la práctica, estando sujeta a revisión y

mejora, por lo que se abre la posibilidad de incorporar las distintas sugerencias que puedan recibirse por

parte de los usuarios.

La aplicación basa su funcionamiento en los datos que facilita la entidad organizadora, y que irá

introduciendo en la misma. Para hacerlo correctamente, existe otro manual de usuario que es importante

conocer, para saber cómo los organizadores de actividades visualizan la información y realizan el proceso.

Una vez cumplimentados los datos de la actividad, podrá comenzarse la evaluación, pero no antes. Por

tanto, es importante contar con toda la información por parte de los organizadores antes de realizar la

evaluación de riesgos por el titulado de nivel.

Es importante reseñar que no puede modificarse ningún dato de las solicitudes enviadas por el organizador

una vez que haya comenzado la evaluación de riesgos.

La aplicación está diseñada para realizar evaluaciones de riesgo de actividades juveniles de tiempo libre

basándose en los datos que facilita el organizador de la actividad, por ello puede solicitarse tantas veces

como se considere necesario información adicional o modificaciones al texto presentado. Los datos

suministrados deben ser veraces, y sobre ellos se realiza la evaluación de riesgos. Las incidencias o

modificaciones acaecidas durante el desarrollo de la actividad, deben reflejarse en la hoja de incidencias.



TERMINOLOGÍA UTILIZADA EN LA GUIA

Actividades Juegos, marchas, dinámicas o cualquier tipo de acción llevada a cabo por los participantes, que ha sido organizada por los responsables que buscan alcanzar un objetivo educativo, formativo y/o recreativo.

Actividades

Acuáticas

Actividades que se realizan en una piscina o en un río (no se refiere a aquellas que incorporan el agua para su ejecución, por ejemplo, los juegos de agua, con globos, mangueras, etc., que se consideran JUEGOS).

Autorizado Persona autorizada por el solicitante de la evaluación para tratar los datos de la misma en su nombre, mediante la opción correspondiente de la aplicación.

Certificado

digital

Es un fichero informático generado por una entidad de servicios de certificación que asocia unos datos de identidad a una persona física, organismo o empresa confirmando de esta manera su identidad digital en Internet.

Consecuencia

del riesgo

Es el nivel de gravedad de daño producido al hacerse efectivo un riesgo.

Estado de la

evaluación de

riesgos

Momento en que se encuentra la evaluación de riesgos, La descripción de los mismos está explicado con detalle en el capítulo correspondiente de esta guía.

Estimación

inicial del

riesgo

Relación entre la probabilidad inicial y la consecuencia inicial de que se cumpla un riesgo.

Estimación

final del riesgo

Relación entre la probabilidad final y la consecuencia final de que se cumpla un riesgo y que ha resultado tras la aplicación de medidas preventivas obligatorias.

Evaluación de

riesgos

Acción llevada a cabo por un titulado de nivel con el objetivo de determinar posibles focos de peligro y posteriormente reducir el riesgo de los mismos gracias a la aplicación de una serie de medidas preventivas.

Evaluador Monitor o coordinador de nivel debidamente titulado que lleva a cabo la evaluación de riesgos.

Excursiones Esta tipología se reserva para salidas del lugar de campamento utilizando vías habituales de comunicación (caminos, carreteras…). Se limita a las visitas a pueblos, monumentos o zonas accesibles. No confundir con senderismo ni con montañismo (ver definiciones correspondientes).

Factor de

riesgo / Foco

de peligro

Posibles situaciones, acontecimientos o sucesos que pueden acarrear un daño más o menos grave en alguno de los participantes.

Medidas

preventivas

Acciones determinadas por el evaluador que han de llevarse a cabo para disminuir la estimación del riesgo en la actividad.

Montañismo Esta tipología se reserva para rutas de alta montaña.



Notificaciones Avisos que el evaluador hace al organizador con el propósito de requerir una mayor o más específica información sobre aspectos concretos de la actividad.

Organizador Persona o entidad que organiza la actividad.

Paraje El lugar en el que se celebran las actividades o al menos donde tienen su base. Puede ser un terreno sin infraestructura (la pondrá posteriormente el organizador), una instalación fija (albergue, base de acampada con instalaciones), o mixta. Para más información, consultar la Base de datos pública de Lugares para la realización de actividades de tiempo libre en Castilla y León: servicios.jcyl.es/wiri/?inicio=parajes

Participantes Jóvenes mayores o menores de edad que están presentes de forma activa en la actividad a modo de usuario.

Planning Esquema, cronograma o croquis de todas las actividades y/o eventos que se realizarán en cada uno de los días en los que se desarrolla toda la actividad. Se indicarán simplemente la hora y el nombre de la actividad, sin más explicaciones.

Probabilidad

del riesgo

Es el grado de posibilidad de que un riesgo se haga efectivo produciendo un daño.

Responsable de

la actividad

Coordinador de tiempo libre o monitor de referencia cuando la actividad tiene menos de 30 participantes.

Responsables Conjunto de dirigentes adultos que conforman el equipo de recursos humanos de la actividad. Se utiliza para referirse principalmente a coordinadores y monitores de tiempo libre, monitores y coordinadores de nivel, etc.

Senderismo Esta tipología se reserva para marchas y caminatas por el monte, en las que predominantemente no se utilizan rutas habituales de comunicación (caminos, carreteras…), desarrollándose principalmente por senderos o campo a través, con poca exigencia física y escaso desnivel. Debe distinguirse del montañismo, en el que se realizan ascensiones a montañas y cumbres.

Solicitante Persona que inicia una solicitud de evaluación de riesgos, normalmente en nombre de la entidad organizadora de la actividad de tiempo libre, e introduce los datos relativos a las características de las actividades.

Velada Actividades nocturnas (juegos, stalking, canciones, etc.).

https://juventud.jcyl.es/web/jcyl/Juventud/es/Plantilla100/1284771288539/_/_/_


http://servicios.jcyl.es/wiri/?inicio=parajes



ACCESO AL SISTEMA

Para poder entrar en la aplicación IRIS, es necesario disponer de certificado electrónico en vigor, bien instalado en el navegador de Internet o bien vía tarjeta criptográfica. El uso de certificados digitales es imprescindible, ya que permiten acreditar la identidad del ciudadano y garantizar que el procedimiento administrativo se haga de forma segura.

Introducimos la URL servicios.jcyl.es/iris en el navegador de internet y pinchamos en Entrar con certificado.

El certificado digital debe ser uno de los soportados por la web de la administración electrónica de la Junta

de Castilla y León y estar correctamente instalado. A continuación figura una relación de los más habituales:

Relación de certificados admitidos más habituales

DGP (Dirección General de la Policía), DNI

Electrónico

DNIe Persona Física FIRMA DNIe Persona Física Autenticación

FNMT-CERES (Fábrica Nacional de Moneda y

Timbre)

FNMT Persona Física

Si no se cuenta con el certificado, puede obtenerse en la página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre: www.fnmt.es. El proceso es sencillo. En la misma página se indica cómo solicitarlo y dónde ir a realizar la verificación de identidad, con un buscador de los organismos más cercanos al lugar donde el organizador se encuentre en ese momento. En esta dirección se puede encontrar un sencillo manual para obtener el certificado digital: www.cert.fnmt.es. Y en esta otra, se puede ver un video que ayudará en el proceso: youtu.be/p19J0TOpIks.

Para comprobar que el certificado es válido y está correctamente instalado, se puede hacer una prueba entrando en esta otra dirección: https://www3.ae.jcyl.es/reqae2/?nojava=true.

La aplicación funciona con los navegadores más comunes (Internet Explorer, Chrome, Firefox, Opera, Safari, Edge), y tanto en Windows como en Linux y Android, si bien pueden existir diferencias de visualización entre ellos. El sistema IRIS se ha construido para ser inmune al bloqueo de ventanas emergentes. No obstante, se recomienda:

Quitar los bloqueos configurados en el navegador.

Tener instalado el Acrobat Reader para ver los informes en PDF.

Una vez que se disponga del certificado digital, los pasos a seguir son los siguientes:

Acceder a la aplicación, escribiendo en el navegador la siguiente dirección: servicios.jcyl.es/iris

Una vez en esa página (entorno IRIS), se accede a la aplicación para realizar la evaluación de riesgos a través de Acceso al sistema mediante certificado digital - Entrar con certificado

En caso de error, se muestra la causa, los certificados actualmente admitidos y un enlace a la página web Requisitos técnicos para acceder a los servicios de Administración Electrónica, donde encontraremos información útil para el ciudadano sobre la Administración Electrónica:

https://servicios.jcyl.es/iris/

http://www.dnielectronico.es/

http://www.dnielectronico.es/

http://www.cert.fnmt.es/index.php?cha=cit&sec=4&lang=es&lang=es

http://www.cert.fnmt.es/index.php?cha=cit&sec=4&lang=es&lang=es

http://www.fnmt.es/

http://www.cert.fnmt.es/

http://youtu.be/p19J0TOpIks

https://www3.ae.jcyl.es/reqae2/?nojava=true

https://www.tramitacastillayleon.jcyl.es/web/jcyl/AdministracionElectronica/es/Plantilla100/1284386354238/_/_/_



Una vez validado y comprobado que el certificado es válido y está en vigor, la aplicación muestra el menú principal. El módulo EVAL forma parte del sistema IRIS desarrollado en la Junta de Castilla y León para la Unidad de Inspección de Juventud. Para poder entrar en el módulo EVAL, es necesario seleccionar la pestaña Evaluación de Riesgos:

Aparecerá la siguiente pantalla:



Esta pantalla sirve tanto para dar de alta datos como para buscar las evaluaciones ya introducidas. Por lo tanto, si lo que se va a hacer es dar de alta una nueva evaluación, se debe teclear ALTA y no rellenar nada aquí.

Desde esta pantalla también es posible acceder al documento de instrucciones:

Además, una vez que se pulsa el botón ALTA, aparece una ventana de aviso en la que se da la opción de

descargarlo:

Una vez que se hayan dado de alta una o varias evaluaciones, en esta misma pantalla inicial se podrán buscar utilizando los distintos criterios de búsqueda que facilita la aplicación.

CONSEJO En los campos que hay que rellenar, dejando la flecha del ratón sobre los campos o las celdas o simplemente pasando el ratón por encima, pueden aparecer aclaraciones sobre su significado, a modo de ayuda.



CONSIDERACIONES PREVIAS

PARAJE

Antes de solicitar una nueva evaluación de riesgos, es necesario como paso previo que esté registrado el paraje o instalación donde se va a celebrar la actividad en alguno de los siguientes registros:

La base de datos de Lugares para la realización de actividades de tiempo libre en Castilla y León, publicada en servicios.jcyl.es/wiri/?inicio=parajes.

Los parajes o instalaciones registrados propios y que aún no han sido publicados en la base de datos anterior, consultables en la pestaña PARAJES del sistema IRIS.

Si el paraje no está disponible en ninguno de los puntos anteriores, el organizador podrá darlo entrando en la pestaña PARAJES del entorno IRIS y pulsar el botón ALTA, tal como muestra la siguiente imagen:

El paraje que se dé de alta por este método, podrá utilizarse para nuevas solicitudes de evaluación de riesgos, bien en el ámbito privado del organizador, o bien para todos si el propietario decide hacer público el paraje.

En el módulo de Parajes existe un tutorial específico (botón INSTRUCCIONES) que se recomienda leer detenidamente para poder utilizarlo de la manera más eficaz posible. Cuando lleguemos a la pestaña DATOS, se hará referencia a la manera en que se importa esta información.

NÚMERO DE REGISTRO EN EL SISTEMA

Una vez que el usuario comienza a introducir los datos, el sistema asigna un número de registro a la solicitud de evaluación de riesgos:


http://servicios.jcyl.es/wiri/?inicio=parajes



Éste es el número al que se debe hacer referencia para identificar la evaluación y que se deberá incluir, más

adelante, en la aplicación que permite realizar la Comunicación Administrativa de Tiempo Libre:

CADUCIDAD DE LA SESIÓN Y GUARDADO DE DATOS

La aplicación pide una serie de datos obligatorios, ya que se entiende que son los mínimos necesarios para poder evaluar la actividad. Estos datos obligatorios están repartidos entre las distintas pantallas, y no es posible guardar el trabajo realizado hasta que estén todos ellos introducidos.

Es importante guardar los datos que se vayan introduciendo. La aplicación no tiene función de autoguardado, y la sesión caduca por cuestiones de seguridad impuestas por el servidor.

Una vez en el sistema, se deben cumplimentar los datos que se piden en cada uno de los distintos apartados que se especifican en la aplicación. Si no se termina en una sesión de completar los datos, es posible guardar el trabajo que se ha ido realizando y acceder en otro momento y continuar donde se había dejado.

En la parte inferior de la pantalla existen 3 botones: GUARDAR, ENVIAR y VOLVER.

Si al introducir datos el solicitante se ha equivocado o necesita abandonar los datos introducidos por cualquier otro motivo, se puede utilizar el botón VOLVER:

Si pulsamos el botón GUARDAR sin tener todos los datos obligatorios introducidos, el sistema nos dice qué dato falta de completar.

Una vez que tenemos todos los datos obligatorios, tenemos la opción de ir guardando la información. Cada vez que pulsamos la opción de guardado, nos aparecerá este mensaje de confirmación:

El sistema sólo permite guardar cuando estén todos los datos obligatorios de la actividad cumplimentados correctamente. Si falta alguno, aparecerá un aviso para recordarlo.



Como ya se ha indicado anteriormente, una vez que se han comenzado a guardar datos, la aplicación permite cerrar la sesión para continuar en otro momento. Al entrar de nuevo, el sistema captura los datos del certificado digital, y solamente mostrará las evaluaciones dadas de alta con éste en particular y aquéllas en las que está autorizado:

Clicando encima de la evaluación, aparecerá una ventana que nos permite realizar distintas acciones con la misma, en función del estado en el que se encuentre la evaluación:

Si lo que se desea es seguir introduciendo datos, se debe pulsar el botón DETALLE. El resto de opciones se explicarán más adelante.

Para que el proceso de solicitud finalice completamente, es necesario, se hayan o no guardado previamente los datos de la solicitud, pulsar en el botón ENVIAR (el sistema comprobará de nuevo si hay algún obligatorio no rellenado).

BUSCAR EVALUACIONES DE RIESGO

Una vez que se hayan guardado los datos del informe, es posible buscarlo con la utilidad que aparece nada más iniciar la aplicación:

En esta pantalla se ponen a disposición del usuario varios criterios para realizar la búsqueda. Al entrar con el certificado digital o DNI electrónico, el sistema reconoce el NIF/NIE del usuario conectado y solamente va a mostrar las solicitudes de evaluaciones de riesgos que el usuario ha dado de alta como solicitante, aquellas en que está autorizado, y aquellas que se le han sido asignadas como evaluador. No es necesario rellenar todos los datos para localizar una evaluación. Cualquiera de los filtros que nos aparecen en pantalla son

CONSEJO: Para poder guardar los datos con agilidad, se recomienda buscar primero a lo largo de cada pestaña todos los campos marcados con (*). Una vez rellenos, ya es posible ir guardando en cualquier momento, aunque los nuevos datos introducidos sean pocos o incluso ninguno.

TU NIF



independientes, y funcionan como un criterio de búsqueda por sí mismo. Si se facilitan varios datos, la aplicación hará una búsqueda de las evaluaciones que cumplan con todos los requisitos especificados conjuntamente.

En esta pantalla se puede tanto buscar como dar de alta una nueva solicitud de evaluación de riesgos.

ANULAR UNA SOLICITUD

El solicitante tiene la opción de anular una evaluación que haya dado de alta. Para ello, se debe entrar en la pantalla inicial y seleccionar la evaluación en cuestión:

Aparecerá una ventana emergente en la que se nos ofrecen varias opciones, entre ellas la de ANULAR:

Después de pulsar dicho botón, el sistema nos pide confirmar la acción:

Una vez aceptada la anulación, nuestra solicitud aparecerá en la pantalla de inicio de la aplicación como ANULADA.

ESTADOS DE LA EVALUACIÓN

La evaluación puede encontrarse en distintos estados. En el momento de entrar en la aplicación, aparecen todas las evaluaciones que el usuario ha dado de alta con su certificado digital o DNI electrónico, y a la derecha de cada una de ellas aparecerá su estado:



- BORRADOR: Estado inicial en el que el solicitante está rellenando los datos de una solicitud y todavía no la ha completado del todo. El solicitante puede ver los datos de la solicitud, modificarla o anularla.

- ENVIADA-PENDIENTE DE ACEPTAR: Estado donde, una vez que el solicitante ha rellenando todos los datos obligatorios de la misma y se ha enviado a un evaluador, éste se encuentra pendiente de aceptarla. El solicitante puede ver los datos de la solicitud, modificarla o anularla. El evaluador asignado puede ver los datos de la solicitud, aceptarla o rechazarla.

- ACEPTADA-PENDIENTE DE COMENZAR: Estado donde la solicitud ha sido aceptada por el evaluador elegido y éste no ha comenzado a estudiar los datos proporcionados. Aquellas solicitudes correspondientes a entidades sin ánimo de lucro que son dirigidas a la Unidad de Inspección, alcanzan automáticamente este estado tras su envío. El solicitante puede ver los datos de la solicitud o anularla. El evaluador asignado puede ver los datos de la solicitud, comenzar la revisión de la evaluación, o rechazar la solicitud.

- ACEPTADA-REVISANDO DATOS: Estado en el que el evaluador asignado estudia la solicitud revisando los datos de la misma, con la intención de requerir cualquier aclaración en los datos proporcionados. El solicitante puede ver los datos de la solicitud, o anularla. El evaluador asignado puede ver los datos de la solicitud, solicitar la rectificación de datos, comenzar la evaluación de riesgos, o rechazar la solicitud.

- ACEPTADA-RECTIFICAR DATOS: Estado donde el organizador, a instancias del evaluador, debe corregir algún dato incompleto o incorrecto de la misma. Se le habrá enviado una notificación, que aparecerá en la aplicación en la pestaña NOTIFICACIONES de la aplicación, y al mismo tiempo habrá recibido un correo electrónico en la dirección que nos haya facilitado. El solicitante puede ver los datos de la solicitud, modificarla, enviarla de vuelta al evaluador, o anularla. El evaluador asignado puede ver los datos de la solicitud, comenzar la realización de la evaluación, o rechazarla.

- ACEPTADA-REALIZANDO EVALUACIÓN: Estado donde el titulado de nivel encargado realiza la evaluación de riesgo de la solicitud, detectando los factores de riesgo y las medidas preventivas a aplicar. El solicitante puede ver los datos de la solicitud, o anular la solicitud. El evaluador encargado puede ver los datos de la solicitud, rechazarla, ver y modificar la evaluación de riesgos, o finalizarla.

- ACEPTADA-FINALIZADA: Estado en el que la evaluación de riesgos de la solicitud está finalizada. El solicitante puede ver los datos de la solicitud. El evaluador encargado puede ver los datos de la solicitud y de la evaluación de riesgos. En este momento es cuando el organizador puede entrar en la aplicación a descargarse el documento en PDF, ya sea para archivar o para imprimir. Una vez finalizada la evaluación, ya no es posible hacer ningún tipo de rectificación, ni siquiera por la Unidad de Inspección. Si se diera el caso en que hubiese surgido alguna variación en el programa durante el período transcurrido entre el envío de datos y la finalización de la evaluación, sería necesario ponerse en contacto con la Unidad de Inspección. Es importante recordar que este documento tiene que ser conocido por todas las personas presentes en la actividad, tanto monitores como participantes.

- ACEPTADA-ANULADA: Estado que se alcanza cuando el solicitante de una solicitud ha decidido que no desea continuar con el proceso de la evaluación de riesgos, lo que puede haber ocurrido por distintos motivos (puede haber sido una evaluación de prueba, que se hayan introducido los datos de tal manera que al organizador le compense más dar de alta una nueva que modificar la información ya existente, por ejemplo). En este caso, se utilizado la opción ANULAR. El solicitante puede ver los datos de la solicitud. El evaluador asignado puede ver los datos de la solicitud y, si hubiera, de la evaluación de riesgos.

- ACEPTADA-RECHAZADA: Estado que se alcanza cuando el evaluador asignado de una solicitud ha decidido que no desea continuar con el proceso de la evaluación de riesgos. En este caso, se utilizado la opción RECHAZAR. El solicitante puede ver los datos de la solicitud. El evaluador asignado puede ver los datos de la solicitud y, si hubiera, de la evaluación de riesgos.



NOTA: La aplicación envía automáticamente correos electrónicos a las direcciones de email de organizador y del evaluador, cuando el proceso de actuación en la evaluación cambia de manos de uno a otro rol, o cuando hay un cambio de estado significativo.

DATOS NECESARIOS PARA REALIZAR LA EVALUACIÓN

Antes de empezar, relacionamos todo lo que la aplicación va a solicitar, para tenerlo preparado en el momento en que aparezca cada pantalla y para que se pueda introducir toda la información de la manera más ágil y continuada.

La aplicación está pensada para que se faciliten todos los datos que tienen que ver con el desarrollo del campamento. Esto es necesario para que el evaluador conozca las condiciones en que está previsto realizarlo, y de ese modo, que pueda estimar el nivel de riesgo que se atribuye a cada una de las actividades, tras lo cual se propondrán unas medidas preventivas que son obligatorias.

Entre estos datos están:

- Los del organizador (la persona que está utilizando la aplicación). - Los de la entidad organizadora de la actividad. - Los del paraje o instalación donde se va a realizar. - Los de los participantes. - Los del equipo de responsables (monitores y personal de apoyo). - El planning general de la actividad (en el que sólo aparecerán la hora y el nombre de cada dinámica) - El detalle de cada una de las actividades que componen el programa. En este detalle se debe incluir los

datos que afectan en particular a esta actividad en concreto. Esta opción está pensada para aquellos campamentos que tienen varios planning y en las que se realizan simultáneamente varias dinámicas, por lo que los monitores estarán repartidas entre todas ellas, por ejemplo.

Se encontrará una pestaña de color azul para cada uno de estos grupos de datos. Además aparece una pestaña más (a la derecha de todas) con las notificaciones que el evaluador haya hecho para comunicar al organizador cualquier asunto relativo a la realización de la evaluación (falta de datos, necesidad de agrupar actividades, etc.).



DATOS APORTADOS POR EL ORGANIZADOR

IDENTIFICACIÓN DEL ORGANIZADOR Y DE LA ENTIDAD

Este es el inicio del proceso de introducción de datos. En la parte superior de esta pantalla aparecen varias pestañas, que dan acceso a distintas pantallas en las que se podrá ir introduciendo los datos de la actividad poco a poco:

La primera de ellas se refiere a los datos de la entidad organizadora y el solicitante (quien está introduciendo los datos).

En la pestaña ENTIDAD Y SOLICITANTE existen tres bloques:

- En el primero (ENTIDAD ORGANIZADORA), es necesario introducir todos los datos de la entidad que organiza la actividad. En los campos de PROVINCIA, LOCALIDAD y PAÍS, no es posible escribir, sino que se debe pinchar en la lupa y se abrirá una ventana para que elegir una opción dentro del listado. El correo electrónico del organizador será el que la aplicación utilice para enviar emails automáticamente en determinados cambios de estado.

- En el segundo (PERSONA QUE REALIZA LA SOLICITUD), el sistema captura los datos del certificado digital del solicitante, por lo que aparecerán automáticamente los campos de los datos personales. Por lo tanto, los campos sombreados en gris no se pueden modificar. Los demás se deben rellenar si no lo están. Es recomendable indicar la dirección de correo electrónico del solicitante, para que el evaluador pueda utilizarlo para comunicarse directamente con solicitante para concretar la necesidad de rectificación de algún dato. En esta parte ocurre lo mismo que en la anterior en los campos LOCALIDAD, PROVINCIA y PAIS, (siempre que no salgan sombreados). Para terminar, se debe rellenar el campo RELACIÓN CON EL ORGANIZADOR, que hace referencia a cuál es la relación de la persona que está introduciendo los datos con la entidad organizadora. Aquí también aparece una ventana para elegir diferentes opciones: asociado, coordinador, monitor, representante y secretario.

- En el faldón inferior se pueden dar de alta datos de otras personas que también podrán introducir o modificar datos en esta evaluación. Esta opción está pensada para que no tenga que ser una sola persona la que va a hacer este trabajo de introducción de datos. Para ello simplemente se debe añadir un número



de NIF/NIE válido, su nombre y apellidos, y pulsar en el icono que hay a la derecha. Una vez hecho, aparecerán los datos de la persona autorizada en la primera línea, y a su derecha una papelera, para el caso en que sea necesario quitarlo. De este modo se podrá seguir autorizando a más personas. A la

derecha aparece un signo + con el que se pueden introducir datos de más personas para autorizar:

El botón ENVIAR se utiliza cuando están todos los datos de la evaluación introducidos (no sólo los obligatorios) y sirve para hacer llegar la evaluación a la Unidad de Inspección o el titulado de nivel para proceder a su estudio. En ese momento, al usuario le aparecerá en estado PENDIENTE DE COMENZAR:

Una vez en este estado, el usuario ya no podrá modificar ni introducir más datos, y en ese momento desde la Unidad de Inspección o el titulado de nivel supervisará los datos por si faltara alguno o fuese necesario ampliar alguna información.

DATOS DE LA SOLICITUD, PARAJE Y ELEMENTOS DE LA INSTALACIÓN

Es la segunda pestaña de la toma de datos. También se divide en tres bloques:

- Datos de la solicitud:

Tipo de actividad de tiempo libre: menú desplegable para elegir campamento, campo de trabajo, marcha volante/ruta u otras actividades de tiempo libre.

Fecha de inicio y final de la actividad: se puede rellenar a mano (formato DD/MM/AAAA) o utilizar el buscador.

Número de pernoctaciones: campo libre, para escribir la cantidad de noches que durará la actividad.



- Paraje o instalación:

El resto de datos de la pestaña donde nos encontramos se importarán de un paraje previamente registrado pinchando en la siguiente lupa:

Se abrirá una ventana donde seleccionar el paraje a elegir. Aparecen primero aquellos parajes registrados que no son públicos y cuyo NIF del registrador o NIF del propietario coincida con el NIF de la persona que realiza la solicitud de evaluación de riesgos. A continuación, aparecen los parajes con el icono de la tienda de campaña, que son los que están en la base de datos pública en Internet accesibles para todos:

Una vez seleccionado el Paraje, sus datos son importados en ese momento en la Solicitud de Evaluación de Riesgos, quedando reflejados de la siguiente manera:



Con lo cual, todos los datos necesarios registrados en el paraje, quedarán copiados literalmente en los campos correspondientes de esta pantalla.

- Datos localización de la actividad de tiempo libre:

Provincia, municipio y localidad.

Paraje: Nombre concreto del lugar en el que se instalará el campamento o realizará la actividad.

Coordenadas: Latitud y longitud en formato grados, minutos y segundos.

- Datos de la instalación:

Tipo de instalación: Indica si se trata de un edificio, una instalación de la Red de Instalaciones de la Junta (albergues y zonas de acampada propiedad del Instituto de la Juventud), una instalación mixta, con un edificio y tiendas de campaña, o sólo tiendas.

- Elementos existentes en la instalación o paraje donde se realiza la actividad de tiempo libre de la solicitud: Aquí se dispone de un listado de todos los elementos, clasificados por categorías, seleccionados y detallados.

Un elemento marcado indicará su existencia en la instalación, con el recuadro a la derecha que debe especificar en rasgos generales las características de cada elemento de la instalación.

Una vez importados los elementos de instalación del paraje en la solicitud de evaluación de riesgos,

cualquiera de ellos puede ser modificado. Esto es así porque puede haber elementos que se utilicen

en el campamento que no sean los propios del paraje (por ejemplo, si se trata de un terreno vacío, en

el que el organizador debe instalar la cocina, las letrinas, etc). En este caso, los datos no deben

aparecer en el módulo de parajes, sino en la propia solicitud de la evaluación, ya que dependen de lo

que el organizador decida llevar para su actividad.

Por el contrario, si los datos a modificar afectan a la infraestructura o características permanentes del

paraje, deberán incorporarse los mismos en el módulo de parajes, para poder ser utilizados en ésta o

en otras nuevas solicitudes de evaluación (tras importar los datos del paraje con la lupa).

Al utilizar la función DUPLICAR, ya no es imprescindible importar la información del paraje en la

pestaña DATOS, sino que la aplicación, al copiarlos de una evaluación anterior, entenderá que son

datos válidos. Aun así, es aconsejable revisarlos para rellenar los campos nuevos que se han

incorporado en la última versión y que no aparecían en las anteriores. Por el contrario, si los datos a

modificar afectan a la infraestructura o características permanentes del paraje, deberán incorporarse

los mismos en el módulo de parajes, para poder ser utilizados en ésta o en otras nuevas solicitudes de

evaluación (tras importar los datos del paraje con la lupa).



Se puede bajar con la barra de scroll para ver todos los elementos relacionados:

Explicación detallada (a modo de ejemplo):

Almacén: si es un anexo a la instalación (por ejemplo una carpa), si está en el propio edificio…

Atención sanitaria: cercanía de centro médico, vehículo…

Cocina de campaña: existencia o no.

Cocina fija: existencia o no.

Comedor: características del mismo (cubierto, cerrado, etc.).



Otras dependencias y servicios: existencia de baños y número de ellos. Existencia de salas polivalentes y sus elementos; características del patio, jardín, zona de juegos…

Piscina o zona de baño: características del vaso, si es propia o de algún municipio, a cuanta distancia se encuentra…

Tiendas de campaña: existencia o no, tipo de construcción, número, número de acampados por tienda, si están elevadas del suelo o no, ventilación e iluminación.

Zona deportiva: elementos (canchas, canastas y porterías fijas o móviles…)

Existen elementos de instalación para describir el terreno, el vallado, la megafonía y otras características del lugar donde se desarrolla el campamento. Por otra parte, se han incluido dos elementos para describir de manera breve el recorrido desde la zona de acampada hasta el pueblo más cercano y la zona de baño o piscina (si ésta no se encuentra en la misma instalación). En ellos se deben facilitar datos como la distancia, si se realiza por caminos sin tránsito o por el arcén de una carretera, la existencia de tráfico y su intensidad y todos aquellos que sirvan para determinar la peligrosidad del desplazamiento entre ambos puntos.

Dependiendo del navegador que se utilice, las celdas para introducción del texto se visualizan de una manera u otra. Por ejemplo, si se utiliza Google Chrome, existe la opción de estirar las ventanas para ver todo su contenido. Con Explorer, al colocar el cursor sobre la ventana, ésta se abre automáticamente y permite visualizar el espacio disponible para escribir:

En cualquiera de los navegadores, cuando el texto no se visualiza completamente, se verá una flecha a la derecha de la celda con la que es posible ir moviéndose por la ventana:

Con Chrome

Con Internet Explorer



DATOS DE LOS RESPONSABLES Y PARTICIPANTES

Tercera pestaña de la toma de datos. Aquí se deben indicar los datos tanto del equipo de responsables como de los participantes (cada uno en su apartado):

- Tipos de responsables que van a participar en la actividad de tiempo libre de la solicitud:

Aquí se deben reflejar los datos de todos los miembros del equipo de responsables de la actividad, distribuidos por sus titulaciones. Clicando en las casillas de la izquierda, se selecciona el tipo de titulaciones, indicando en la columna de la derecha el número de titulados de cada tipo.

Se debe tener en cuenta que el personal en prácticas y cualquier otro que no esté en posesión de titulación de tiempo libre, no computa para el cumplimiento de las ratios.

Las titulaciones de nivel hacen referencia a una formación que sólo existe en Castilla y León. Se trata de los prevencionistas de riesgos en actividades de tiempo libre.

Los expertos son personas acreditadas por el Servicio de Formación del Instituto de la Juventud, que deben tener una formación que en este Servicio se considere válida para trabajar como tales. No se denominan así a aquellas personas que simplemente tienen una experiencia, por mucha que sea.

Cómo hacer el cómputo de responsables:

Según la normativa de Castilla y León, si un coordinador cuenta también con la titulación de monitor, computa como dos responsables. Por lo tanto, tendríamos que marcar un coordinador y un monitor.

Los titulados de nivel son también monitores o coordinadores de Tiempo Libre. Por lo tanto, si van a estar presentes en todo el campamento, deberemos incluirlos con la titulación de nivel correspondiente, pero además sumarlos en el apartado de monitor o coordinador.

- Grupos de participantes que asistirán a la actividad de tiempo libre de la solicitud:

Aquí se indicarán los rangos de edades de los participantes. Rellenamos las celdas agrupándolos por tramos de edad, y en la columna de la derecha se indicarán el número de ellos que compondrán cada tramo.



Después de añadir los datos de cada grupo, se debe pulsar el botón para que el registro quede guardado. Una vez que se van rellenando tramos, aparecerá una papelera a la derecha, por si fuera necesario borrar alguno.

DATOS DE LA ACTIVIDAD

En esta pestaña se irán indicando las condiciones en que se va a realizar cada una de las actividades que se realicen en el campamento. Una vez que se pincha en esta pestaña, aparecerán a su vez otras, en las que habrá que rellenar los datos específicos del desarrollo de la actividad que vamos a evaluar. Lo primero que se debe hacer es AÑADIR una actividad.

Es en este paso del proceso donde se debe poner más cuidado, porque son los datos esenciales de cómo se desarrolla la actividad. El sistema pide información de distintos detalles, pero antes es necesario saber algunas cosas importantes:

ACTIVIDADES QUE NO DEBEN REFLEJARSE EN LA EVALUACIÓN

No todas las actividades de un campamento se integran en la evaluación de riesgos. Aquellas que no son propiamente actividades lúdicas o recreativas o que no tienen en sí mismas ningún riesgo no es necesario incluirlas. Para estas actividades, el responsable de la actividad realizará los protocolos de seguridad que estime necesarios y adoptará las medidas preventivas correspondientes (en un documento aparte).

Actividades que no deben ser incluidas en la evaluación de riesgos:

- La comida y su preparación.

- Aseo personal

- Limpieza del recinto.

- Traslado de los participantes a cargo de empresas de transporte de viajeros.

- Tiempo de descanso personal.

- Preparativos previos de la instalación desarrollados por mayores de edad.

- Además, todas aquellas que consistan en reuniones, asambleas, debates o similares (la normativa las nombra como “actividades sedentarias”), como por ejemplo: o Misas y oraciones o Charlas sobre cualquier tema (medio ambiente, sexualidad, valores, etc.)

- Tampoco se evalúa el día de padres, en el caso de que sean éstos los que se hagan cargo de los participantes fuera del campamento.



Actividades subcontratadas:

- Las actividades subcontratadas con otras empresas (por ejemplo, las de multiaventura) no se evalúan.

- Cuando las actividades son subcontratadas parcialmente (por ejemplo, cuando una empresa externa pone el material y un guía, pero el resto de monitores son los del campamento), el monitor de nivel tendrá que contar con la información de toda la actividad, para evaluar la parte no subcontratada.

- Cuando las actividades son totalmente subcontratadas, el monitor de nivel no procesará dicha información, es decir, no se evaluarán. Pero esto no quiere decir que no sea necesario rellenar los campos, al igual que en el resto de actividades. Es el caso, por ejemplo, de un parque de cuerdas en el que los monitores del campamento no intervienen gestionando la actividad, sino en todo caso como un participante más.

- Al marcar el botón de ACTIVIDAD SUBCONTRATADA, el sistema genera un protocolo de manera automática, con los detalles que la entidad organizadora debe tener en cuenta y la información que se debe pedir a la empresa subcontratada con vistas a realizar la actividad con los márgenes de seguridad necesarios. Se entiende que ellos, si cumplen la legalidad, deben tener sus riesgos controlados y toda su documentación en regla.

AGRUPADO DE LAS ACTIVIDADES: TIPOS DE ACTIVIDAD

Las actividades deben estar agrupadas por tipos.

¿Qué significa esto?

Para poder evaluar de una manera ágil, la aplicación asigna a los monitores de nivel una serie de filtros. A cada tipo de actividad se le asocian los factores de riesgo que se pueden dar en ese tipo, por lo que se simplifica tremendamente la búsqueda.

Por lo tanto, es necesario clasificar la actividad dentro de uno de esos tipos, para que el sistema proponga automáticamente los factores correspondientes, y que el evaluador pueda establecer las medidas preventivas adecuadas a la actividad y su forma de realizarla. Si el organizador clasifica de forma incorrecta la actividad en su tipo, no podrán añadirse después los factores de riesgo adecuados.

Los tipos de actividad se han establecido teniendo en cuenta los posibles focos de peligro que generan las actividades y su lugar de desarrollo. El organizador podrá agruparlos por ejemplo como talleres, juegos, excursiones, veladas, etc…, si bien hay que tener en cuenta que si alguna de estas actividades presenta un elemento diferenciador que haga pensar en una variación significativa de los focos de peligro existentes en ese grupo, es mejor que tenga un tratamiento individualizado.

Para clasificar las actividades, es necesario clicar en la lupa que se encuentra a la derecha de la celda y aparecerá una ventana en la que se relaciona un listado de tipos de actividades.

Se ofrece una lista muy amplia entre la que elegir, y en la que se pueden englobar todas las actividades que puedan contenerse en el cronograma.

Aunque el planning del campamento cuente con cientos de actividades, incluso varios cronogramas (uno por cada sección o grupo de edad), no hace falta enumerar varias veladas, ni varias gymkanas ni varios talleres, sino sólo uno de cada tipo. Luego habrá que indicar el número de repeticiones de esa actividad, en la pestaña REPETICIONES. En el cuadro de texto inferior se debe detallar qué se va a hacer en cada repetición.

Cuando se va a seleccionar el tipo de actividad, la aplicación nos ofrece una ventana indicándonos la necesidad de relacionarlas como se acaba de indicar:



Algunas precisiones:

- El tipo EXCURSIONES se reserva para salidas del campamento a realizar visitas a alguna localidad, museo, edificio singular, etc.

- Todo lo que consista en caminatas por el monte, en las que no se utilizan rutas habituales de comunicación, se considera SENDERISMO.

- Si se trata de rutas de alta montaña, se clasifica como MONTAÑISMO.

- Por ACTIVIDADES ACUÁTICAS se entiende todo aquello que se realice en una piscina o en un río. Los juegos de agua (con globos, mangueras, etc) que no se realicen en este entorno, se consideran JUEGOS.

- Todo aquello que se realice por la noche (juegos, canciones, stalking, etc.), se considera VELADA.

- Es importante detallar cómo van a ser los desplazamientos a las zonas de actividad, excursiones etc (en

autobús, andando por carretera, por senderos…).

DETALLE DE LAS ACTIVIDADES AGRUPADAS

No hace falta entrar en un grado de detalle muy grande. Los datos importantes ya los pide la propia aplicación. Sin embargo, es necesario hacer una descripción breve de la actividad, y en todo caso reseñar si hay alguna característica especial que el organizador considere que debe tenerse en cuenta a la hora de evaluar. El objetivo de este apartado no es describir la actividad de forma pormenorizada, sino conocer la actividad para poder establecer con la mayor precisión posible los factores de riesgo que tiene.

De cada actividad se debe indicar la exigencia física y en nivel de competitividad, marcando los botones de la derecha Son datos obligatorios que el sistema pide para poder continuar.

Actividades subcontratadas: Cuando la entidad organizadora subcontrata una actividad (por ejemplo, una visita a un parque de cuerdas o una actividad de aventuras, en las que existe otra empresa que pone el material y los monitores), debemos marcar la actividad como SUBCONTRATADA. A pesar de ello hay que introducir toda la información que se nos pide, pero esta actividad no quedará evaluada, puesto que al estar realizada por otra empresa, se escapa a la responsabilidad de la entidad organizadora. En el informe final aparecerá un protocolo de actividades subcontratadas, en la que se les ofrecerán unas pautas básicas a la hora de desarrollar la misma.



EDICIONES/REPETICIONES

Para facilitar el proceso de descripción de las actividades, existe la opción de indicar el número de repeticiones que tendrá. De este modo, no es necesario repetir el proceso de introducción de todos los datos que se piden para ello, y nos evitamos dar de alta una actividad similar a la anterior, y al mismo tiempo, evaluarla, teniendo en cuenta que los factores de riesgo serían prácticamente los mismos.

En la pestaña ACTIVIDADES existe una pestaña más en la que se indicará el número de veces en que se va a repetir cada actividad, aunque en cada caso se haga un taller diferente, un tema distinto en cada velada o un deporte distinto a la hora de los juegos.

PROCESO DE LA TOMA DE DATOS

Lo primero que se debe hacer es dar de alta una actividad:

Se abrirá una nueva ventana con 4 pestañas, en las que se puede ir indicando las peculiaridades de cada dinámica.

Luego se irá añadiendo una por una, hasta que estén todas relacionadas. Una vez introducidas todas, aparece a la derecha una papelera, por si fuera necesario borrar alguna:

A medida que se van dando de alta las actividades, aparece una nueva ventana, en la que se irán detallando las características de cada una de ellas, por pestañas: DATOS, PARTICIPANTES, MATERIALES y REPETICIONES:



a/ Pestaña DATOS:

Nos encontramos dentro de la primera actividad. Para empezar, se ha de rellenar el campo del nombre. Tiene texto libre. A continuación, se clasifica el tipo de actividad con el menú desplegable de la celda de la derecha, pinchando en la lupa:

Se debe indicar si es una actividad subcontratada con otra empresa. Hay algunas entidades que prefieren contratar a una empresa especializada que les ejecute algunas actividades (especialmente las de turismo activo). Para esto la aplicación cuenta con unos parámetros diferentes a la hora de evaluar, y por lo tanto es preciso que se marque esta casilla, ya que es una actividad que no va a desarrollar el equipo del campamento.

También se solicita que se indique el grado de exigencia física y competitividad de la dinámica a evaluar, todo ello con los botones de la derecha de la pantalla.

En el resto de celdas se describirán de manera breve pero suficientemente gráfica las condiciones de la actividad: una breve descripción de en qué consiste, del terreno en que se va a realizar, los posibles peligros



que el organizador considere que pueden darse durante su desarrollo, la luminosidad que habrá en ese momento, y otros datos sobre el entorno. Todos ellos son campos de texto libre.

En la casilla TERRENO, cuando se trate de rutas de senderismo o montañismo, aconsejamos pegar los enlaces a páginas web de rutas (tipo Wikiloc) en las que estén descritas las mismas. De esta manera, el organizador se ahorra el trabajo de describirla y el evaluador podrá ver los detalles que realmente le interesan para estimar el riesgo que supone la actividad, teniendo además acceso al perfil, ortofotos y otros datos que de otro modo no se podrían recabar.

b/ La siguiente pestaña es la de las PERSONAS presentes en la actividad. También está pensada para los campamentos que tienen varios cronogramas, y de este modo sabremos cuántos participantes y responsables están presentes en esta actividad en concreto.

Es similar a la de la toma de datos generales. Aparecen todos los que se hayan indicado en la pantalla inicial, y de ahí se podrán seleccionar cuántos de cada tipo estarán en esta actividad en concreto. Se marca el tipo de titulados en la casilla de la izquierda, y el número de ellos en la de la derecha. Debajo existe un cuadro de texto libre para indicar lo que se considere conveniente sobre los responsables:

En cuanto a los participantes, el proceso es similar. Aparecen por defecto los que se hayan indicado en la pantalla general, y de esos se deben seleccionar los que vayan a realizar esta actividad en concreto:

Tanto en una como en otra, el sistema chequea los datos, de forma que no es posible indicar un número mayor de participantes o responsables presentes en esta actividad en concreto, que el reflejado en la pantalla inicial como presentes en todo el campamento.

c/ Pestaña MATERIALES:

Aquí debe facilitarse un listado de todos los materiales que se van a utilizar en esa actividad, cantidad y estado de conservación.

El sistema ofrece dos opciones: - Expresarlo como texto, escribiendo directamente en cada celda. - Buscarlo con la herramienta (lupa) que aparece a la derecha del cuadro de texto. Aparecerá una ventana

en la que se podrá elegir algunos materiales ya predeterminados.

En la ventana OTROS MATERIALES se puede facilitar algún dato más de cada elemento o describir con más detalle los materiales que se van a utilizar. El material que aparece en la ventana es el que previamente, en el diseño de la aplicación, se ha asociado al tipo de actividad, con lo cual no nos veremos obligados a buscar en un listado interminable.



En el caso de que haya varias repeticiones de esta actividad, se relacionarán todos los elementos que se vayan a utilizar en todas las repeticiones.

Después de añadir los datos de cada grupo, se debe pulsar el botón para que el registro quede guardado. Cuando se haya incluido un elemento aparecerá en la pantalla al final de la línea el icono de la papelera por si es necesario borrarlo. Una vez estén todos los elementos descritos, recordemos como siempre GUARDAR:

d/ Pestaña REPETICIONES: Esta es la herramienta que el organizador puede utilizar para simplificar los datos que envía y evitar poner más actividades de las necesarias. Para poder dar de alta una actividad, es necesario indicar al menos una repetición de la misma. El sistema no nos permite grabar la información si no se han cumplimentado estos campos. Disponemos de tres columnas. En las dos primeras se debe indicar la fecha y hora de inicio y de finalización de la actividad. Puede hacerse manualmente o usando el calendario que aparece a la derecha de cada celda. La fecha puede ir en formato DD/MM/AAAA o D/M/AA (el sistema lo reescribirá al primero). Una vez que se escriba la fecha de inicio, la aplicación escribe automáticamente la misma en la casilla de finalización, y sólo será necesario indicar la hora. En el caso en tener una actividad de varios días (una ruta con pernoctación, por ejemplo), se puede corregir la fecha de finalización manualmente.

La aplicación ofrece una tercera columna, que consiste en una celda de texto libre para describir en qué va a consistir cada una de las repeticiones.

Después de añadir los datos de cada grupo, se debe pulsar el botón para que el registro quede guardado. Una vez introducida cada repetición, irá apareciendo la papelera a la derecha, por si fuera necesario borrar algún dato:

Volvemos a la pestaña ACTIVIDADES:

Una vez que se terminen de describir todas las actividades del campamento, aparecerá una pantalla en la que se relacionan todas ellas, con su nombre, tipo y la papelera a la derecha por si fuera necesario borrar alguna.



Si se pulsa encima de cualquiera de ellas, se podrá acceder al menú de su descripción, para poder modificar los datos que se considere necesario (siempre que la evaluación se encuentre en estado BORRADOR).

Planning

En esta pestaña se introducirá el cronograma completo de la actividad. A diferencia de la pestaña actividades, en la que sólo aparecerán las evaluables (y agrupadas por tipos) con todo su detalle, en este caso haremos una relación de todo lo que se va a realizar durante el campamento, aunque de una manera esquemática. Contamos con un texto orientativo en la parte alta de la pantalla, a modo de ayuda:

Para facilitar la introducción de datos, se trata de una celda de texto libre, en la que se puede copiar un texto proveniente de una aplicación de tratamiento de textos o similar.

Para los campamentos que tienen varios planning (por ejemplo, uno para cada grupo de edad), todo lo que hay que hacer es copiar el texto de cada uno de ellos sucesivamente. No se habilita una ventana para cada planning.

Modificación de datos

Es posible que en algún momento se hayan introducido datos mal o sea preciso rectificarlos. Si aún no se han enviado los datos (botón ENVIAR) y la evaluación figura en estado BORRADOR, aún se puede entrar a modificar los datos. En algunos campos aparecen papeleras (para eliminar participantes, actividades, etc.) y en los que son casillas o campos de texto libre puede hacerse simplemente cambiando el texto o pulsando GUARDAR para que se rectifiquen los datos y aparezcan los nuevos.

Si la solicitud ya está enviada y se necesita modificar algún dato, es posible hacerlo mientras el evaluador aún no la haya aceptado (estado PENDIENTE DE ACEPTAR). También debe hacerse cuando el evaluador nos



haya enviado una notificación para solicitárnoslo así. En este caso, la solicitud pasará al modo RECTIFICAR DATOS, de modo que en la pestaña NOTIFICACIONES aparecerá el texto que se nos haya enviado (para más detalles, ver epígrafe dedicado a las NOTIFICACIONES, más adelante).

Enviar los datos

Para que se pueda evaluar la actividad conforme a los datos que se han introducido en el programa, es imprescindible haber cumplimentado todos los datos obligatorios (los señalados con *). Si no es así, la aplicación no permitirá hacerlo, y recordará que falta alguno por rellenar.

Es posible ir guardando el trabajo por si fuera necesario ir haciéndolo en varias sesiones. La aplicación no tiene función de autoguardado, con lo que es interesante que se haga de vez en cuando.

Aconsejamos que no se envíe el informe hasta tener todos los detalles que son necesarios para que se realice el proceso de evaluación, porque en otro caso el evaluador tendría que devolverla para que se termine, y eso siempre supondrá una pérdida de tiempo.

Para hacer llegar la evaluación a la Unidad de Inspección

En la pestaña SOLICITUD se debe elegir la opción “Dirigida a la Unidad de Inspección y Prevención de Riesgos del Instituto de la Juventud de la Junta de Castilla y León”:

El campo Otros datos que se quieran anexar a la solicitud para aclarar algún aspecto sirve para recoger todo tipo de indicaciones que el organizador crea necesario que la Unidad de Inspección conozca.

Después de GUARDAR hay que pulsar el botón ENVIAR. Mientras tanto el informe seguirá apareciendo en modo BORRADOR y no se puede evaluar.

En el momento que se envía, pasa a estado PENDIENTE DE ACEPTAR. Por lo tanto, es fundamental que el solicitante se cerciore del hecho de que se ha enviado, para que se pueda procesar.

Para hacer llegar la evaluación a un titulado de nivel (monitor o coordinador)

En la pestaña SOLICITUD se debe elegir la opción “Dirigida a una persona física titulada”, introduciendo también el NIF/NIE del mismo y su número de titulado. A continuación, se pulsará el botón VALIDAR. Deben ser datos válidos, ya que el sistema los coteja con la base de datos de la Escuela de Formación Juvenil. En caso contrario, no nos permitirá continuar:



Una vez validado el evaluador, el sistema indica la dirección de correo electrónico que éste indicó al expedir su título. Si no facilitó este dato o bien su email sea ahora otro, es necesario actualizar este dato puesto que la aplicación lo utilizará para enviar correos electrónicos automáticamente al evaluador.

Con esta opción, cuando el evaluador entre en la aplicación con su certificado digital o DNI electrónico, tendrá acceso a todas las evaluaciones que le hayan sido enviadas.

Aquí también aparece el campo denominado Otros datos que se quieran anexar a la solicitud para aclarar algún aspecto, en el que se pueden hacer todo tipo de indicaciones que el organizador crea necesario que el monitor de nivel conozca.

En el momento que se envía, pasa a estado PENDIENTE DE ACEPTAR (como norma general) o bien directamente a PENDIENTE DE COMENZAR (si la entidad solicitante es una organización sin ánimo de lucro). Por lo tanto, es fundamental que el solicitante se cerciore del hecho de que se ha enviado, para que se pueda procesar.

IMPORTANTE:

Después pulsar el botón GUARDAR la solicitud seguirá apareciendo en modo BORRADOR o alguno de los estados intermedios, y no se puede evaluar. Hay que pulsar el botón ENVIAR para que la solicitud llegue al evaluador.



NOTIFICACIONES

En esta pestaña aparecerá el histórico del ciclo de vida de la evaluación de riesgos, desde su solicitud hasta el estado de evaluación finalizada en caso de que se alcance.

También se indican aquí las comunicaciones que el evaluador tenga que hacer por distintos motivos: cambio de datos, insuficientes, necesidad de agruparlos o de aclarar alguno de ellos… Es aconsejable consultar con regularidad la aplicación mientras la evaluación está PENDIENTE DE COMENZAR, para comprobar si se ha comunicado algún detalle y es necesario modificar datos.

En todo caso, cuando el evaluador envía una notificación, el sistema envía también un correo electrónico a la dirección del organizador. Pero como no siempre coincide con la persona que ha realizado los trámites, es aconsejable que se revise a menudo la situación del proceso. También puede ocurrir que al dar de alta el informe, la dirección de correo electrónico del organizador sea errónea, por lo que el sistema no consigue enviar ninguna comunicación por mail. En este caso, el único modo de ver las notificaciones es entrando en la aplicación.

El evaluador puede hacer tantas peticiones de rectificación como sea necesario antes de evaluar. Los organizadores pueden entrar en la aplicación, y leer en la pestaña correspondiente el texto de la notificación que ha enviado el evaluador. En el contenido de la notificación aparecerá la ventana de nuevo, con la fecha en la que se ha enviado y el texto.

Por otra parte, en esta pestaña aparecen todos los cambios de estado por los que ha pasado la evaluación, desde el inicio de introducción de los datos hasta su finalización. Esto incluye la fecha de cada cambio de estado y el nombre del monitor de nivel que los ha realizado.



FINALIZACIÓN E IMPRESIÓN DE LA EVALUACIÓN

Cuando la evaluación esté terminada, la aplicación funciona de la siguiente manera:

- Llegará un correo electrónico a la dirección de la entidad organizadora, indicando que la evaluación ha sido terminada y que se encuentra disponible.

- Al entrar en la aplicación, aparecerá en estado FINALIZADA. Pulsando encima de la evaluación que nos interesa, aparecerá una ventana emergente en la que entre otras, se da la opción de IMPRIMIR EVALUACIÓN, que da acceso a un PDF para que el coordinador pueda llevárselo impreso al campamento. Además, tiene la obligación de hacérsela llegar a todos los miembros del equipo y ponerla en conocimiento de todos los participantes en la actividad, para que puedan poner en marcha las medidas preventivas propuestas, que son las consiguen que el nivel de riesgo sea el que se indica en el final del informe.

Informe final

El informe de evaluación consta de varias partes, algunas de ellas no han aparecido durante el proceso descrito. El documento final consta de los siguientes apartados:

- En primer lugar, una introducción en la que se explican algunas generalidades del sistema de evaluación de riesgos.

- En segundo lugar aparecen unas consideraciones previas, que hablan de que la evaluación se ajustará a los datos proporcionados por el organizador, y al papel del equipo responsable en relación con la evaluación de riesgos.



- A continuación, la legislación aplicable con carácter general, que será la vigente en materia de Juventud en Castilla y León. Además, figura una relación de las normativas sectoriales que debe cumplirse en caso de que la actividad se desarrolle en determinadas circunstancias.

- El siguiente capítulo refleja la descripción de las actividades facilitada por la entidad organizador, donde figuran todos los datos que el organizador ha aportado:

- El capítulo IV contiene la evaluación de riesgos propiamente dicha, y medidas preventivas previstas. Aparece en primer lugar la evaluación de las instalaciones y el entorno. Estarán todos los factores de riesgo que fueron seleccionados durante el proceso de la evaluación, con su nivel de riesgo inicial, las medidas preventivas propuestas para cada factor y el nivel final de riesgo:



- A continuación se encuentra un listado de medidas preventivas aplicables a todas las actividades:

- Para terminar este capítulo, aparece la evaluación de riesgos de cada una de las actividades. Al igual que ocurre con el entorno, aparecerán una por una todas las actividades, y en cada una de ellas los factores de riesgo que fueron seleccionados durante el proceso de la evaluación, con su nivel de riesgo inicial, las medidas preventivas propuestas para cada factor y el nivel final de riesgo.

- Al final de cada actividad, se encuentra un protocolo de actuación a aplicar en caso de incidente y el nivel final de riesgo de esa actividad:



- El capítulo V hace referencia a una serie de recomendaciones para el desarrollo de las actividades. Estos datos son un reflejo de los incidentes más habituales que se producen en las actividades de Tiempo Libre:

- A continuación figuran las recomendaciones que la Agencia de Protección Civil de Castilla y León hace para actuar en caso de emergencia:

- Para finalizar, aparecen varios anexos, que tienen como finalidad facilitar el trabajo del equipo de responsables.



En los dos primeros, figurarán los planning que se hayan dado de alta, ordenados respectivamente por día y por grupos de participantes, siempre que se hayan cumplimentado los datos correspondientes en la solicitud:

El tercer anexo consiste en un listado exhaustivo de todas las medidas preventivas aplicables a cada actividad. A diferencia del informe previo, en el que aparecen las medidas preventivas referidas a cada factor de riesgo (y por lo tanto, muchas de ellas repetidas), en éste anexo aparecerá simplemente un listado, en el que podamos, de un golpe de vista, contemplar todas las medidas preventivas a tener en cuenta en el desarrollo de cada una de las actividades, sin más referencias. En primer lugar aparecerán las relativas a la instalación y entorno, y a continuación las de cada actividad:



UTILIZACIÓN DE DATOS PARA LAS PRÓXIMAS EDICIONES

El duplicado de informes de evaluación es una forma sencilla de evitar cumplimentar de forma reiterada datos personales, de localización o de cualquier otro tipo por parte de la persona que introduce los datos para la realización de una evaluación. Es una opción indicada para realizar informes de forma rápida para aquellas entidades que realizan distintas ediciones de actividades en un mismo lugar.

La aplicación hace una copia de un informe de evaluación de riesgos previamente realizado, y permite modificar todos sus campos (a excepción de los datos fijos del organizador), asignando finalmente un nuevo número de registro, en el momento del envío.

Procedimiento

La forma de duplicar un informe de evaluación de riesgos es la siguiente:

1. Acceder al sistema en la forma habitual.

2. En la primera pantalla localizaremos el informe de evaluación de riesgos que se desea duplicar. Pulsar sobre el mismo.

3. Aparecerá la siguiente pantalla, donde debe pulsarse el botón DUPLICAR:

4. Aparecerá una ventana emergente en la que se nos ofrece la nueva fecha de inicio de la actividad:

5. La aplicación modifica de forma automática las fechas de todas las actividades, tomando como punto de partida la nueva fecha de inicio de actividad que se haya introducido (y trasladando convenientemente fechas de inicio y de finalización de cada una de las repeticiones).

6. Aparecerán de nuevo los mismos campos de la solicitud original.

7. Modificar los datos que se deseen (fechas, duración, localización, etc…). Todos los datos de la nueva solicitud pueden ser modificados.

8. Pulsar ENVIAR.

9. Si se han cumplimentado correctamente los campos solicitados, la aplicación asignará un nuevo número de evaluación.



MÁS INFORMACIÓN Para cualquier otra duda sobre el manejo de la aplicación, es posible contactar con los titulados de nivel de la Unidad de Inspección en:

UNIDAD DE INSPECCIÓN DE JUVENTUD Tel. 979 712 585

Email: [email protected]

mailto:[email protected]

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