Upload
lykiet
View
227
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
APLIKASI MANAJEMEN KEARSIPAN PERSURATAN
BADAN WAKAF INDONESIA
HAIDIR ALI
102091026286
Teknik Informatika
FAKULTAS SAINS DAN TENOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2011/ 1432 H
ABSTRAK
Haidir Ali (102091026286), Aplikasi Manajemen Kearsipan Persuratan
Badan Wakaf Indonesia. (Dibawah bimbingan VIVA ARIFIN, MMSI dan
YUSUF DURRACHMAN, M.Sc, MIT).
Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasidan manajemen. Manajemen kearsipan adalah arsip diciptakan, digunakan dan dipelihara sebagai bukti transaksi aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer. Banyaknya aktifitas kearsipan yang terjadi di Badan Wakaf Indonesia tidak mampu diantisipasi sehingga dapat membanjiri ruang kerja dengan kertas-kertas kearsipan, sehingga arsip-arsip tersebut menjadi tidak tertata dengan benar dan dapat menyulitkan jika ingin kembali digunakan, untuk itu dengan adanya manajemen kearsipan persuratan diharapkan dapat membantu arsiparis dalam mengelola kearsipan menjadi lebih baik dan mudah baik dalam hal pengelolaan, penyimpanan, maupun pendistribusian persuratan.
.
Kata kunci: arsip, manajemen
APLIKASI MANAJEMEN KEARSIPAN PERSURATAN
BADAN WAKAF INDONESIA
Skripsi Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh
Sarjana Komputer Pada Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Oleh HAIDIR ALI 102091026286
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
2011 M / 1432 H
APLIKASI MANAJEMEN KEARSIPAN PERSURATAN
BADAN WAKAF INDONESIA
Skripsi Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh
Sarjana Komputer Pada Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Oleh HAIDIR ALI 102091026286
Menyetujui,
Pembimbing I, Pembimbing II, Viva Arifin, MMSI Yusuf Durrachman, M.Sc,MIT NIP. 19730810 200604 2 001 NIP. 19710522 200604 1 002
Mengetahui,
Ketua Program Studi Teknik informatika
Yusuf Durrachman, M.Sc, MIT NIP. 19710522 200604 1 002
PENGESAHAN UJIAN
Skripsi yang berjudul “Aplikasi Kearsipan Persuratan Badan Wakaf Indonesia”
telah diuji dan dinyatakan Lulus dalam Sidang Munaqosyah Fakultas Sains dan
Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta pada hari Rabu,
08 September 2010. Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat untuk
memperoleh gelar Sarjana Strata Satu (S1) Program Studi Teknik Informatika.
Jakarta, 08 September 2010
Menyetujui,
Penguji I, Penguji II,
A’ang Subiyakto, M.Kom Herlino Nanang, MT NIP. 150 411 252 NIP. 19731209 200501 1 002
Pembimbing I, Pembimbing II,
Viva Arifin, MMSI YusufDurrachman, M.Sc,MIT NIP. 19730810 200604 2 001 NIP. 19710522 200604 1 002
Mengetahui,
Dekan Ketua Program Studi Fakultas Sains dan Teknologi Teknik Informatika DR. Syopiansyah Jaya Putra, M. Sis Yusuf Durrachman, M.Sc, MIT NIP. 19680117 200112 1 001 NIP. 19710522 200604 1 002
PERNYATAAN
DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-
BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN
SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI
ATAU LEMBAGA MANAPUN.
Jakarta, 14 Maret 2011
Haidir Ali 102091026286
ix
DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Judul ............................................................................................... ii
Lembar Persetujuan Pembimbing ............................................................... iii
Lembar Pengesahan Ujian ............................................................................ iv
Lembar Pernyataan ....................................................................................... v
Abstrak ............................................................................................................ vi
Kata Pengantar .............................................................................................. vii
Daftar Isi ......................................................................................................... ix
Daftar Tabel .................................................................................................. xiii
Daftar Gambar .............................................................................................. xiv
Daftar Lampiran ............................................................................................ xvi
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ................................................................................. 1
1.2 Perumusan Masalah .......................................................................... 2
1.3 Batasan Masalah ............................................................................... 2
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian ......................................................... 3
1.4.1 Tujuan ...................................................................................... 3
1.4.2 Manfaat .................................................................................... 3
1.5 Metodologi Penelitian ....................................................................... 5
x
1.6 Sistematika Penulisan ....................................................................... 7
BAB II LANDASAN TEORI ........................................................................ 8
2.1 Pengertian Aplikasi .......................................................................... 8
2.2 Pengertian Aplikasi Web .................................................................. 8
2.3 Arsip ................................................................................................. 9
2.4 Data ................................................................................................... 12
2.5 PHP ................................................................................................... 13
2.6 MySQL ............................................................................................ 14
2.7 Komputer .......................................................................................... 15
2.8 Tata Persuratan .................................................................................. 16
2.9 Pengurusan Surat .............................................................................. 16
2.10 World Wide Web .............................................................................. 17
2.11 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ................................................ 17
2.12.2 Entity Relationship Diagram .......................................................... 22
2.12.3 state Transition Diagram ................................................................ 22
2.12.4 Normalisasi .................................................................................... 26
2.13 Definisi Manajemen ....................................................................... 28
2.14 Arsiparis ....................................................................................... 30
xi
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ............................................... 31
3.1 Waktu dan Tempat Penelitian ........................................................... 31
3.2 Metode Pengumpulan Data ............................................................... 31
3.3 Metodologi Pengembangan Sistem ................................................... 32
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ....................................................... 36
4.1 Rekayasa Sistem ............................................................................... 36
4.2 Analisis ............................................................................................. 37
4.2.1 Gambaran Umum Perusahaan .................................................. 37
4.2.2 Analisis Sistem yang sedang berjalan ...................................... 43
4.2.3 Analisis Sistem yang sedang berjalan ...................................... 43
4.2.4 Identifikasi Masalah ................................................................. 45
4.2.5 Solusi Pemecahan Masalah ...................................................... 46
4.2.6 Analisa Kebutuhan Sistem ....................................................... 47
4.3 Perancangan (Design) .......................................................................... 48
4.3.1 Perancangan Data Flow Diagram (DFD) .................................... 49
4.3.2 Perancangan State Transition Diagram (STD) ........................... 54
4.3.3 Perancangan Database ................................................................ 55
4.3.4 Perancangan Layar ...................................................................... 67
4.4 Pemrograman (Coding) ........................................................................ 74
4.5 Pengujian .............................................................................................. 74
xii
4.6 Operasi dan Pemeliharaan .................................................................... 75
4.6.1 Operasi ........................................................................................ 75
4.6.2 Pemeliharaan ............................................................................... 75
BAB V PENUTUP .......................................................................................... 76
5.1 Kesimpulan ....................................................................................... 76
5.2 Saran ................................................................................................. 77
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 78
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Notasi STD Dasar ...................................................................... 26
Tabel 4.1 Rincian Kebutuhan Perangkat Keras ......................................... 47
Tabel 4.2. Rincian Kebutuhan Perangkat Lunak ........................................ 48
Tabel 4.3 Bentuk Tidak Normal ................................................................ 55
Tabel 4.4 Bentuk Normal Kesatu ............................................................... 56
Tabel 4.5. Fileumum ................................................................................... 57
Tabel 4.6 Bukutamu ................................................................................... 58
Tabel 4.7 Folder ......................................................................................... 59
Tabel 4.8 suratresmi ................................................................................... 60
Tabel 4.9 Info ............................................................................................... 61
Tabel 4.10 Lemari ........................................................................................ 62
Tabel 4.11 Pengumuman ............................................................................... 63
Tabel 4.12. Rak ............................................................................................. 63
Tabel 4.13 User ............................................................................................. 65
Tabel 4.14. Divisi .......................................................................................... 65
Tabel 4.15. NIP ............................................................................................. 66
Tabel 4.16. Spesifikasi MySQL .................................................................... 74
xiv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1. Pengembangan Sistem Waterfall .............................................. 18
Gambar 2.2 Model Aliran Informasi .................................................................. 22
Gambar 2.3 Simbol Objek Data ........................................................................ 23
Gambar 2.4 Simbol Atribut ............................................................................. 23
Gambar 2.5 Hubungan Satu ke Satu ............................................................... 24
Gambar 2.6 Hubungan Satu ke Satu (one to one) ............................................ 24
Gambar 2.7 Hubungan Satu ke Banyak ........................................................... 25
Gambar 2.8 Hubungan Banyak ke Banyak ..................................................... 25
Gambar 4.1 Bagan Struktur Organisasi ......................................................... 41
Gambar 4.2 DFD Level 0 ............................................................................... 49
Gambar 4.3 DFd Level 1 ............................................................................... 50
Gambar 4.4 STD Tampilan Utama .................................................................. 51
Gambar 4.5 STD Sistem Admin ..................................................................... 52
Gambar 4.6 STD Menu Pengumuman ............................................................. 53
Gambar 4.7 STD Manajemen Surat ................................................................ 54
Gambar 4.8 Rancangan Interface Home ......................................................... 67
Gambar 4.9 Rancangan Interface Cari Surat Masuk........................................ 68
Gambar 4.10 Rancangan Interface Tambah Surat Masuk .............................. 69
Gambar 4.11 Rancangan Menu Data Info sistem .......................................... 70
xv
Gambar 4.12 Rancangan Interface Lihat Data Keluar .................................... 71
Gambar 4.13. Rancangan Menu Lihat Update Surat ...................................... 72
Gambar 4.14 Rancangan Menu Data Perusahaan ........................................... 73
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Wawancara .................................................................................. L-1
Lampiran 2 Print-Out Aplikasi ....................................................................... L-2
Lampiran 2 Source Code ................................................................................ L-3
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Banyak upaya yang dapat dilakukan agar informasi yang terekam dalam
arsip dengan media apapun agar dapat diakses kapan saja. Salah satu cara
yang efektif adalah dengan cara menyelenggarakan kegiatan alih media. Pada
dasarnya penyimpanan arsip ke dalam konsep alih media elektronik memiliki
teknik yang hampir sama dengan penyimpanan konvesional. Dalam
penyimpanan konvesional dibutuhkan peralatan berupa folder-folder untuk
menyimpan arsip-arsip, maka dalam sistem alih media ke bentuk elektronik
(komputer) juga terdapat folder-folder untuk menyimpan arsip yang telah
dikonversi ke dalam bentuk file gambar (format berupa bitmaps, jpeg,dll) atau
dokumen (berupa format document, text, dll). Jadi secara singkat dapat
dikatakan bahwa jika pada kearsipan konvensional memiliki rak, map dan
lembar arsip secara fisik ( kertas ), maka pada bentuk elektronik memiliki rak,
map dan arsip secara virtual dalam bentuk file.
Dalam hal ini, Badan Wakaf Indonesia saat ini masih belum mampu
mengantisipasi banjir kertas atau flood of paper. Indikasi tersebut dapat dilihat
pada berbagai ruangan kantor yang penuh dengan tumpukan arsip, sehingga
arsip sulit ditemukan kembali apabila diperlukan segera, tersitanya ruangan
kerja dan ruangan perlengkapan karena dipergunakan untuk menyimpan arsip.
2
Dan tidak semua arsip yang disimpan tersebut masih bernilai guna primer
maupun sekunder
Berdasarkan uraian tersebut diatas, maka saya selaku penulis, tertarik
untuk mengangkat topik sistem kearsipan sebagai bahan penulisan dengan
judul “APLIKASI MANAJEMEN KEARSIPAN PERSURATAN BADAN
WAKAF INDONESIA”
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dapat diambil suatu rumusan
masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana membangun aplikasi sistem kearsipan yang mudah, cepat
dan tepat sehingga mempercepat pencarian arsip yang dibutuhkan?
2. Bagaimana sistem kearsipan tersebut dapat merekam keluar- masuk
dokumen kearsipan?
3. Bagaimana dapat membangun aplikasi yang dapat mengatur surat
masuk dan keluar , sehingga dapat diaplikasikan pada Badan Wakaf
Indonesia
1.3 Batasan Masalah
Dalam perencanaan program ini terdapat batasan masalah yang akan
dibahas secara rinci sebagai berikut:
1. Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak PHP
(PHP : Hipertext Processor) script language version 5.2.4 sebagai
3
bahasa pemrograman, dan MySQL Database version 5.2.4 yang
digunakan sebagai basis datanya. Dan Apache Web server 2.2.6
sebagai web server. Sedangkan Browsernya menggunakan Mozilla
Firefox v.3.6
2. Penulis hanya membahas aplikasi dari segi fungsinya saja meliputi
jenis-jenis surat yang ada yaitu surat masuk dan surat keluar.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.4.1 Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penelitian ini adalah membuat
sebuah aplikasi yang dapat mengelola data-data kearsipan yang lebih
efisien guna mendukung kinerja kegiatan bisnis sehari-hari.
1.4.2 Manfaat Penelitian
a. Bagi Penulis
1. Bertambahnya wawasan dan pengalaman penulis tentang ilmu
programming, teknologi informasi dan hal-hal yang berkaitan
dengan metodologi penulisan ini, khususnya dalam lingkup
pembuatan dan pengembangan program aplikasi berbasis sistem
informasi.
2. Menerapkan ilmu yang pernah didapat selama menjadi mahasiswa
UIN Jakarta.
4
3. Membuat dan menghasilkan suatu sistem yang bermanfaat bagi
Badan Wakaf Indonesia .
4. Dapat membuat aplikasi sistem kearsipan yang menarik dan
memudahkan user untuk mengolah dan menghasilkan data-data
yang akurat sehingga memudahkan pihak tertentu dalam
menyelesaikan pekerjaannya.
b. Bagi pihak user (Pengguna)
1. Memudahkan user dalam mengarsipkan dokumen-dokuman secara
elektronik.
2. Memudahkan user dalam menyimpan, mengubah, mencari,
menampilkan dan mencetak dokumen kearsipan.
3. Menambah wawasan dalam ilmu komputerisasi dalam arti bahwa
komputer dapat memberikan solusi yang tepat dan cara baru dalam
menyelesaikan masalah.
c. Bagi Universitas
4. Mengetahui sejauh mana kemampuan mahasiswa dalam menguasai
materi teori yang telah diperoleh selama kuliah.
5. Mengetahui kemampuan mahasiswa dalam menerapkan ilmunya
dan sebagai bahan evaluasi.
6. Memberikan gambaran tentang kesiapan mahasiswa dalam
menghadapi dunia kerja yang sebenarnya.
5
1.5 Metodologi Penelitian
Untuk mencapai tujuan penelitian, maka dalam penelitian ini penulis
menggunakan metode-metode sebagai berikut:
1. Metode pengumpulan data
Metode yang penulis gunakan untuk pengumpulan data pada program
aplikasi ini antara lain sebagai berikut :
a. Penelitian Kepustakaan (Library Research), yaitu melakukan
penelaahan terhadap literature (buku-buku) yang berhubungan
dengan masalah yang dibahas yang dapat dijadikan acuan dalam
perancangan aplikasi sistem kearsipan elektronik.
b. Penelitian Lapangan (Field Research), yaitu mengumpulkan dan
menelaah data yang diperoleh dengan mengadakan penelitian
langsung di lapangan, dengan metode :
1. Wawancara (Interview), yaitu mengumpulkan data dengan
mengadakan wawancara kepada para pihak yang terkait dengan
proses pembuatan electronic filling system..
2. Observasi yaitu mencari dan mengumpulkan data yang akan
digunakan pada pengembangan aplikasi. Observasi dilakukan
di Badan Wakaf Indonesia yang beralamat di jalan Podok Gede
Raya Pinang Ranti Jakarta 13560.
6
2. Metode Pengembangan Sistem
Dalam pengembangan sistem ini penulis menggunakan metode SDLC
(System Development Life Cycle) dengan model proses waterfall
(Prahasta, 2000: 223). Dalam model ini terdapat 6 langkah atau
tahapan pengembangan sistem, yang dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Rekayasa Sistem, yaitu mengumpulkan kebutuhan pada tingkat
sistem, tingkat bisnis strategis dan tingkat area bisnis. Seperti
melakukan feasibility study, dan menentukan cakupan aplikasi sistem
kearsipan elektronik.
2. Analisis (analysis), yaitu membuat analisis workflow manajemen
sistem yang sedang berjalan.
3. Perancangan (design), yaitu membuat desain workflow manajemen
dan desain sistem yang diperlukan untuk perancangan sistem aplikasi
yang diusulkan.
4. Pemrograman (Coding), tahap ini sering disebut juga sebagai tahap
implementasi perangkat lunak atau coding. Dengan kata lain, pada
tahap ini dilakukan implementasi hasil rancangan ke dalam baris-
baris kode program yang dapat dimengerti oleh mesin (komputer).
5. Testing (Testing), yaitu melakukan pengujian terhadap sistem
informasi yang telah dibuat.
6. Pengoperasian dan Pemeliharaan (operation and maintenance),
yaitu kegiatan untuk mendukung beroperasinya aplikasi sistem
informasi ini. Tahap ini ditandai oleh penyerahan perangkat lunak
7
kepada pemesannya yang kemudian di operasikan. Serta kegiatan
pemeliharaan sistem (mencangkup data beserta infrastrukturnya)
yang dilakukan secara berkala.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran yang jelas dan sistematis, penulis akan
menyusun penelitian menjadi 6 (enam) bab dengan urutan sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini berisi uraian tentang latar belakang masalah,
perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat
penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Dalam bab ini akan diuraikan secara singkat teori yang diperlukan
dalam penulisan skripsi ini.
BAB III : METODOLOGI PENELITIAN
Dalam bab ini akan diuraikan metode-metode perancangan sistem.
BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini dibahas mengenai analisis dan perancangan sistem
yang dibuat.
BAB V : PENUTUP
Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran dari proses
perancangan, implementasi juga keterbatasan yang ditemukan
selama mengerjakan tugas akhir ini.
8
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Aplikasi
Aplikasi berasal dari kata application yang artinya penerapan, lamaran,
penggunaan. Secara istilah aplikasi adalah : program siap pakai yang direka
untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang lain dan
dapat digunakan oleh sasaran yang dituju. (www.totalinfo.or.id)
2.2 Pengertian Aplikasi Web
Pada awalnya aplikasi web dibangun dengan hanya menggunakan
bahasa yang disebut HTML (Hypertext Markup Language). Pada
perkembangan berikutnya, sejumlah skrip dan objek dikembangkan untuk
memperluas kemampuan HTML seperti PHP dan ASP pada skrip dan applet
pada objek. Aplikasi web dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu aplikasi web
statis dan dinamis
Web statis bentuk dengan menggunakan HTML. Kekurangan aplikasi
seperti ini terletak pada keharusan untuk memelihara secara terus untuk
mengikuti setiap perkembangan yang terjadi. Kelemahan ini diatasi oleh
model aplikasi web dinamis. Pada aplikasi web dinamis, perubahan
informasi dalam halaman web dilakukan tanpa perubahan program tetapi
melalui perubahan data. Sebagai implementasi, aplikasi web dapat
9
dikoneksikan ke basis data sehingga perubahan informasi dapat dilakukan
oleh operator dan tidak menjadi tanggung jawab dari webmaster.
2.3 Arsip
Pengertian arsip sebagaimana dirumuskan dalam undang-undang
Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan,
disebutkan bahwa arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan/ Swasta ataupun
Perseorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal
maupun kelompok, dalam rangka pelaksana kehidupan kebangsaan. Dari
definisi tersebut dapat ditarik suatu pengertian bahwa arsip adalah informasi
dari suatu aktifitas yang terekam (recorded) dalam suatu media (kertas,
video, kaset, media elektronik, dan sebagainya) yang berlangsung didalam
suatu lembaga, instansi atau perseorangan, baik dalam keadaan tunggal atau
jamak. Sedangkan Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan,
penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan
perawatan serta penyimpanan warkat menurut system tertentu. Saat
dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip
tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi,
yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.
10
2.3.1 Jenis Arsip berdasarkan Medianya
a. Arsip berbasis kertas (convensional archives/records) adalah arsip
berupa teks atau gambar atau numeric yang tertuang diatas kertas.
b. Arsip pandang-dengar (audio-visual archives/records) merupakan yang
dapat dilihat dan didengar. Contohnya : kaset video, film, VCD,
cassette recording, gambar static (foto).
c. Arsip kartografik dan arsitektual (cartographic and architectural
archives/records) adalah arsip berbasis kertas tetapi isinya memuat
gambar grafik, peta, maket atau gambar arsiptek lainnya, dan karena
bentuknya unik dan khas maka dibedakan dari arsip berbasis kertas
pada umumnya.
d. Arsip elektronik merupakan arsip yang dihasilkan oleh teknologi
informasi, khususnya computer (mechine readable)
Pada hal ini jenis arsip yang dilihat oleh penulis adalah arsip
elektronik.
2.3.2 Jenis Arsip berdasarkan fungsinya
a. Arsip Dinamis, dalam dalam istilah asing disebut records terdiri dari 2
macam:
1. Arsip dinamis aktif (active records) yaitu arsip yang masing
digunakan secara langsung dalam penyelesaian suatu kegiatan.
Sehingga arsip aktif ini juga merupakan berkas kerja.
11
2. Arsip dinamis inaktif (inactive records) yaitu arsip yang sudah tidak
digunakan secara langsung dalam penyelesaian kegiatan, karena
kegiatan sudah selesai tetapi sewaktu-waktu masih diperlukan
sehingga perlu disimpan.
b. Arsip Statis (archive) yaitu arsip yang sudah tidak lagi digunakan
dalam kegiatan oleh penciptanya, tetapi mempunyai nilai tertentu
sehingga pantas untuk dilestarikan/diabadikan kepentingan umum,
sejarah, atau sebagai bukti dan pertanggungjawaban nasional
Dalam hal ini jenis arsip yang dilihat penulis adalah arsip statis.
2.3.4 Konsep Dasar Manajemen Arsip Elektronik
Menurut Nasional Archives and Record Administration (NASA) USA,
Arsip Elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah didalam
suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Oleh
karenanya Arsip Elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine-
readable record.
Dibandingkan dengan Arsip Konvensional (kertas), Arsip Elektronik
memiliki keuntungan, diantaranya adalah :
a. Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap.
b. Akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna (multi
user) dalam waktu yang bersamaan.
c. Penyimpanan informasi lebih terpusat.
d. Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi
12
2.3.4.1 Bentuk Media Arsip Elektronik
1. Media Magnetik (Magnetic Media)
2. Disk Magnetik (Magnetic Disc)
3. Pita Magnetik (Magnetic Tape)
4. Kaset (Cassette)
5. Media Optik (Optical Disk)
2.3.4.2 Jenis Dan Bentuk File Arsip Elektronik
1. File Teks
2. File Data
3. Database
2.4. Data
Data berasal dari kata latin yaitu datum yang berarti fakta, kenyataan,
kejadian atau peristiwa. Jadi data atau fakta adalah kenyataan dari sesuatu
kejadian atau peristiwa. Data dapat didefinisikan yaitu kumpulan fakta-fakta
yang berupa fisik dan bukan fisik, kejadian-kejadian dan prosedur yang
belum diolah manusia atau peralatan yang digunakan manusia.
Kegunaan data adalah sebagai bahan dasar yang objektif didalam
proses penyusunan kebijaksanaan dan keputusan oleh pimpinan organisasi.
Data merupakan keterangan yang masih mentah (belum diolah). Agar dapat
dipergunakan, maka data tersebut harus diolah terlebih dahulu ke dalam
13
bentuk informasi yang sesuai dengan keperluan yang dibutuhkan. (Kenneth
C. Laundon dan Jane P. Laundon, 2008)
2.5. PHP
PHP merupakan bahasa standar yang digunakan dalam dunia website.
PHP adalah program yang berbentuk script yang diletakkan didalam server
web. PHP merupakan program yang berjalan pada platform Linux sehingga
membuat program ini menjadi freeware, dan mengalami perkembangan
yang dibuat dalam versi windows.
PHP merupakan bahasa pemrograman yang memungkinkan para web
developer untuk membuat aplikasi web yang dinamis dengan cepat. PHP
merupakan singkatan dari Hypertext Preprocessor. PHP ditulis dan
diperkenalkan pertama kali sekitar tahun 1994 oleh Rasmus Lerdorf melalui
situsnya untuk mengetahui siapa saja yang telah mengakses ringkasan
online-nya.
PHP merupakan bahasa pemrograman yang bersumber dari Perl.
Sedangkan Perl merupakan pengembangan dari bahasa C. maka dari itu,
struktur pemrograman yang ada di PHP sama dengan yang ada di bahasa C.
Melihat bahwa PHP merupakan pengembangan dari bahasa C secara tidak
langsung, maka PHP mempunyai banyak sekali fitur-fitur yang dapat
digunakan. Misalnya PHP dapat mengakses shell di Linux yang
berhubungan dengan Networking. Fungsi yang dimiliki oleh PHP sengat
14
lengkap sehingga tidak perlu membuat fungsi sendiri karena daftar fungsi
PHP yang lengkap menjadikan baris perintah semakin efisien.
Hampir seluruh aplikasi berbasis web dibuat dengan php ini, namun
fungsi utama PHP yang utama adalah untuk menghubungkan database
dengan web. Sistem database yang telah didukung oleh PHP adalah: Oracle,
Sysbase, mySQL, msql, solid, generic ODB, postgress SQL.
PHP juga mendukung komunikasi dengan layanan lain melalui
protocol IMAP, SNMP, NNTP dan POPS atau HTTP.
Karakteristik yang paling unggul dan paling kuat dalam PHP adalah
lapisan integrasi database ( database integration layer ). Database yang
didukung PHP adalah : Oracle, Adabas-D, Sybase, FilePro, mSQL, Velocis,
MySQL, Infomix, Solid, dBase, ODBC, Unix dbm, dan PostgrSQL.
2.6. MySQL
MySQL (My Structure Query Language) atau yang biasa dibaca “mai-
se-kuel” adalah sebuah program berbasis DOS yang bersifat open Source,
artinya siapa saja boleh menggunakannya dan tidak di cekal. MySQL
adalah produk yang berjalan pada platform baik windows maupun Linux.
Selain itu, MySQL merupakan program pengakses database yang bersifat
jaringan sehingga dapat digunakan untuk Multi User (banyak pengguna).
Kelebihan lain dari MySQL adalah ia menggunakan bahasa Query
standar yang dimiliki SQL (Structure Query Language). SQL adalah suatu
bahasa permintaan yang terstruktur yang telah distandarkan untuk semua
15
program pengakses database seperti Oracle, Posgres SQL, SQL Server, dan
lain-lain.
Sebagai program penghasil database, MySQL tidak dapat berjalan
sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi lain (interface) MySQL dapat didukung
oleh hampir semua program aplikasi baik yang open source maupun yang
tidak, yang ada pada platform windows seperti: VB, Delphi dan lainnya.
2.7. Komputer
Istilah komputer (computer) diambil dari bahasa latin computare yang
berarti menghitung (to compute). Dengan demikian komputer dapat
diartikan sebagai alat hitung. Komputer dapat melakukan berbagai macam
pekerjaan sesuai dengan program yang diberikan. Program adalah
sekumpulan instruksi atau perintah terperinci yang sudah dipersiapkan agar
komputer dapat melakukan fungsinya dengan cara yang sudah ditentukan.
Komputer adalah alat elektronik yang mampu melakukan beberapa
pekerjaan diantaranya:
1. Menerima masukan data
2. Memproses masukan sesuai dengan programnya
3. Menyimpan perintah-perintah dan hasil dari pengolahan
4. Menyediakan keluaran dalam bentuk informasi.
(www.id.wikipedia.org)
16
2.8. Tata Persuratan
Surat merupakan sarana komunikasi dalm bentuk tulisan, apapun
medianya. Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur ulang
arsip.
Adapun tujuan dari tata persuratan adalah :
1. Menciptakan keseragaman dalam pola umum peyelenggaraan
tata persuratan.
2. Mewujudkan tata kersipan yang lebih berdaya guna dan
berhasil guna
3. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan
dalam pengendalian pelaksanaannya.
2.9. Pengurusan Surat
Pengurusan surat tidak terbatas menerima dan mengirimkan surat,
tetapi juga termasuk kegiatan mengarahkan maupun mendistribusikan surat
ke unit-unit pengolah dalam suatu organisasi. Tujuan dari pengurusan surat
adalah agar surat sampai pada pihak tertentu dengan cepat dan tepat. Secara
garis besar kegiatan dalam pengurusan surat meliputi :
1. Menerima surat masuk
2. Mensortir surat masuk
3. Menetapkan dan menentukan arah surat
4. Mengklasifikasi dan mengindeks surat
5. Mencatat surat
17
6. Mendistribusikan surat dan
7. Mengirimkan surat keluar.
2.10. World Wide Web
Situs dapat diartikan sebagai kumpulan halaman-halaman yang
digunakan untuk menampilkan informasi, gambar gerak, suara dan atau
gabungan dari semuanya itu baik yang bersifat statis maupun dinamis yang
membentuk suatu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-
masing bagian dihubungkan dengan link.
2.11. Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Metodologi pengembangan sistem yang digunakan dalam penulisan
skripsi ini menggunakan metode system development live cycle SDLC
(siklus hidup pengembangan sistem).
Fase pengembangan sistem aplikasi disebut juga sebagai siklus hidup
pengembangan sistem informasi yang secara garis besar terdiri dari enam
langkah. Model proses yang digunakan untuk pengembangan sistem ini
adalah model atau paradigma siklus hidup klasik atau sering disebut sebagai
waterfall. Model ini terstruktur dan bersifat linier. Peneliti hanya
menerapkan lima fase penggunaan. Tahapan utama dalam proses
pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut:
18
Gambar 2.1 Pengembangan Sistem dengan Model Waterfall
2.11.1. Rekayasa Informasi
Karena perangkat lunak merupakan bagian dari suatu sistem
maka langkah pertama dimulai dengan membangun syarat semua
elemen system dan mengalokasikan ke perangkat lunak dengan
memperhatikan hubungannya dengan manusia, perangkat keras dan
database.
Rekayasa Sistem/perencanaan
Analisis
Perancangan (desain)
Pengujian (testing)
Implementasi / pemrograman
Operasi dan pemeliharaan
19
2.11.2. Analisis Sistem
Poses menganalisa dan pengumpulan kebutuhan sistem yang
sesuai dengan domain informasi tingkah laku, unjuk kerja, dan antar
muka (interface) yang diperlukan. Pada tahap ini dilakukan analisis
terhadap hal apa saja yang akan menjadi objek penting dalam sistem
informasi ini, pemilihan sistem yang cocok, analisis kebutuhan sistem,
permasalahan yang ada serta solusi dari usulan sistem yang
dikembangkan.
2.11.3. Perancangan Sistem/ Desain
Pada tahap ini dilakukan perancangan untuk sistem baru dengan
mempergunakan beberapa tools yaitu Data Flow Diagram (DFD) dan
Entity Relationship Diagram (ERD).
2.11.4. Implementasi Sistem / Pengkodean
Tahap ini disebut sebagai tahap implementasi perangkat lunak
atau coding. Dengan kata lain, pada tahap ini dilakukan implemetasi
hasil rancangan ke dalam baris-baris kode program yang dapat
dimengerti oleh mesin (komputer).
20
2.11.5. Pengujian Sistem
Setelah perangkat lunak (atau komponen-komponen yang berupa
kelas-kelas atau modul-modul) selesai diimplementasikan, pengujian
dapat segera dimulai. Pengujian terlebih dahulu dilakukan pada setiap
modul. Jika setiap modul selesai diuji dan tidak bermasalah, modul-
modul tersebut segera diintegrasikan (kompilasi) hingga membentuk
suatu perangkat lunak yang utuh. Kemudian dilakukan pengujian di
tingkat perangkat lunak yang memfokuskan pada masalah-masalah
logika internal, fungsi eksternal, potensi masalah yang mungkin terjadi,
dan pemeriksaan hasil (apakah sudah sesuai dengan permintaan).
2.11.6. Pengoperasian dan Pemeliharaan
Tahap ini ditandai oleh penyerahan (delivery) perangkat lunak
kepada pemesannya yang kemudian dioperasikan oleh pemiliknya.
Dalam masalah operasional sehari-hari, suatu perangkat lunak mungkin
saja mengalami kegagalan atau kesalahan dalam menjalakan fungsi-
fungsinya (error atau bugs ). Dengan demikian, faktor ini menyebabkan
perlunya perangkat lunak dipelihara (maintaince) sewaktu-waktu.
2.12. Alat Perancangan yang digunakan
2.12.1. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram adalah alat pembuatan model yang
memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem
21
sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama
lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi, DFD
ini sering disebut juga dengan Bubble chart, Bubble diagram, model
proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.
DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering
digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi merupakan bagian yang lebih
pentingdan kompleks daripada data yang dimanipulasi oleh sistem.
Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan
penekanan hanya pada fungsi sistem.
DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi
pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk
penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah
dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun
pembuat program.
22
Entiti Eksternal
Sistem Berbasis
KomputerEntiti Eksternal
Entiti Eksternal
Entiti Eksternal
Entiti Eksternal
Informasi output
Informasi output
Informasi output
Informasi input
Informasi input
Gambar 2.2 Model Aliran Informasi
2.12.2. Entity-relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar
data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang
mempunyai hubungan antar relasi.
ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data,
untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada
dasarnya ada tiga simbol yang digunakan, yaitu :
a. Entiti : merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan
dapat dibedakan dari sesuatu yang lain (Fathansyah, 1999: 30).
Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi
panjang.
23
Gambar 2.3 Simbol Objek Data
b. Atribut : Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut
atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari
entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat
mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar
atribut diwakili oleh simbol elips.
Gambar 2.4 Simbol Atribut
c. Hubungan / Relasi : Hubungan antara sejumlah entitas yang
berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat
digambarkan sebagai berikut : Relasi yang terjadi diantara dua
himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu basis data yaitu
(Abdul Kadir, 2002: 48)
24
Gambar 2.5 Hubungan satu kesatu
d. Kardinalitas
Merupakan spesifikasi dari sejumlah peristiwa dari suatu
objek yang dapat dihubungkan sejumlah peristiwa dari objek
yang lain. Kardinalitas biasanya diekspresikan secara sederhana
‘satu’ atau ‘banyak’. Macam-macam kardinalitas adalah sebagai
berikut :
Satu ke satu (1:1) adalah suatu peristiwa dari objek ‘A’
dapat berhubungan dengan satu dan hanya satu kejadian dari
objek ‘B’ begitu juga sebaliknya.
1 1
Gambar 2.6 Hubungan Satu ke Satu (One to One)
Satu ke banyak (1:N) adalah suatu kejadian dari objek ‘A’
dapat berhubungan dengan satu atau lebih dari objek ‘B’, tetapi
Sopir penugasan Mobil
25
Ibu memiliki anak
sebuah kejadian dari objek ‘B’ hanya dapat berhubungan dengan
hanya satu kejadian dari objek ‘A’.
1 N
Gambar 2.7 Hubungan Satu ke Banyak (One to Many)
Banyak ke banyak (M:N) adalah suatu kejadian objek ‘A’
dapat berhubungan dengan satu atau lebih kejadian dari objek
‘B’, begitu juga sebaliknya.
M N
Gambar 2.8 Hubungan Banyak ke Banyak (Many to Many)
2.12.3. State Transition Diagram (STD)
State transition diagram merepresentasikan tingkah laku dari
suatu sistem dengan menggambarkan keadaannya dan kejadian yang
menyebabkan sistem mengubah keadaan (Pressman, 1997:373). STD
juga menunjukkan bahwa aksi (seperti aktivasi proses ) diambil sebagai
akibat dari suatu kejadian khusus.
No Simbol Name Keterangan
1 Tindakan Menggambarkan tindakan yang
paman memiliki keponakan
26
diambil jika suatu even terjadi
2
Tampilan Menggambarkan tayangan atau layer yang tampil
Tabel 2.1 Notasi STD Dasar
2.12.4. Normalisasi
Menurut David M. Kroenke di dalam bukunya yang berjudul
Database Processing Fundamental, Design, Implemantation,
”Normalisasi adalah Suatu proses evaluasi relasi untuk menentukan
apakah relasi itu ada dalam form normal yang ditentukan dan
mengkonversinya menjadi relasi pada form normal yang ditentukan
tersebut, jika diperlukan”(2004:380).
Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data
menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya dimana
kondisi yang diuji apakah mengalami kesulitan pada saat insert, delete,
update ataupun retrieve. Pembuatan normalisasi dapat dijadikan
sebagai acuan untuk pembuatan database atau file-file yang akan
digunakan pada aplikasi yang akan dibuat. Sebelum mengenal lebih
jauh mengenai normalisasi ada beberapa konsep yang harus diketahui
terlebih dahulu seperti field atau attribute kunci dan ketergantungan
kunci ( functional dependency ).
Setiap file selalu terdapat kunci dari file tersebut berupa satu field
atau satu set field yang dapat mewakili suatu record. Ada beberapa
macam kunci ( key function ) yang digunakan untuk proses pencarian,
27
penyaringan, hapus dan lain sebagainya yang biasa digunakan dalam
pengolahan database, diantaranya adalah
Dalam pembuatan normalisasi terdapat beberapa tahap
pembentukan normalisasi, setiap tahap mempunyai bentuk normalisasi
yang berbeda. Bentuk-bentuk normalisasi tersebut antara lain :
1. Bentuk Tidak Normal ( Unnormalized Form )
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada
keharusan mengikuti suatu format tertentu. Dapat saja data tidak
lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai
dengan kedatangannya dengan kata lain tidak memperhatikan format
tertentu.
2. Bentuk Normal Kesatu ( 1NF / First Normal Form )
Bentuk normal kesatu mempunyai ciri-ciri yaitu setiap data dibentuk
dalam file data (flat file) data dibentuk dalam suatu record dan nilai
dari field berupa “Atomic Value”. Tidak ada semua attribute yang
berulang atau attribut bernilai ganda (Multivalue). Tiap field hanya
satu pengertian bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai
arti mendua hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata
sehingga artinya lain. Ciri lainnya adalah mempunyai
ketergantungan parsial.
3. Bentuk Normal Kedua ( 2NF / Second Normal Form )
Bentuk kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi
kriteria bentuk normal kesatu, menghilangkan ketergantungan
28
parsial, mempunyai hubungan transitif dan atribut bukanlah kunci
utama (primary key). Sehingga,untuk membentuk normal kedua
haruslah ditentukan kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat
mewakili attribute yang lainnya menjadi anggotanya.
4. Bentuk Normal Ketiga ( 3NF / Third Normal Form )
Dalam bentuk normal ketiga sudah tidak ada lagi redudansi data,
karena harus mempunyai bentuk normal kedua, data semua attribute
yang bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata
lain setiap attribute bukan kunci haruslah bergantung hanya pada
kunci utama dan pada kunci utama secara menyeluruh.
5. Bentuk Boyce-Codd Normal Form (BCNF)
Yaitu relasi harus berada dalam bentuk normal kesatu dan
setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut superkey.
2.13. Definisi Manajemen
Dalam mengartikan dan mendefinisikan manajemen ada berbagai
ragam, ada yang mengartikan dengan ketatalaksanaan, manajemen,
manajemen pengurusan, dan lain sebagainya. Bila dilihat dari literature yang
ada, pengertian manajemen dapat dilihat dari tiga pengertian :
1. Manajemen sebagai suatu proses
Manajemen sebagai suatu proses, melihat bagaimana cara
orang untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan
29
terlebih dahulu. Pengertian manajemen sebagai suatu proses
dapat dilihat dari pengertian menurut :
Encyclopedia Of The Social Science yaitu suatu proses
dimana pelaksanaan suatu tujuan tertentu dilaksanakan dan
diawasi.
Haiman, manajemen yaitu fungsi untuk mencapai suatu
tujuan melalui kegiatan orang lain, mengawasi usaha-usaha
yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan.
Georgy R.Terry, yaitu cara pencapaian tujuan yang telah
ditentukan terlebih dahulu dengan melaluikegiatan orang
lain
2. Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia
Manajemen suatu suatu kolektivitas yaitu merupakan suatu
kumpulan dari orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai
suatu tujuan bersama. Kolektivitas atau kumpulan orang-arang
inilah yang disebut dengan manajemen, sedang orang yang
bertanggung jawab terhadap terlaksananya suatu tujuan atau
berjalannya aktivitas manajemen disebu manajer
3. Manajemen sebagai ilmu (science) dan sebagai seni
Manajemen suatu ilmu atau seni, melihat bagaimana aktivitas
manajemen dihubungkan dengan prinsip-prinsip dari
manajemen.
30
Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen yaitu
koordinasi semua sumber daya melalui proses perencanaan,
pengorganisasian, penetapan tenaga kerja, pengarahan dan pengawasan
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
2.14. Arsiparis
Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang
kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan
dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan kearsipan.. Dalam melaksanakan pengelolaan arsip
elektronik, arsiparis harus memiliki keahlian dalam bidang pengelola sistem
informasi, pelayanan terhadap pengguna dokumen elektronik dan
pengelolaan administrasi kearsipan.
31
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Waktu dan Tempat Penelitian
1. Waktu Penelitian
Peneltian ini dilakukan dari bulan Januari 2010 sampai dengan bulan Mei
2010.
2. Tempat Penelitian
Penelitian ini dilakukan di Badan Wakaf Indonesia yang beralamat di Jalan
Pondok Gede Raya Pinang Ranti Jakarta Timur 13560.
3.2 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini adalah :
a. Penelitian Kepustakaan ( Library Research ), dengan melakukan penelaahan
terhadap literature (daftar bacaan) buku yang berhubungan dengan masalah
yang akan diteliti.
b. Penelitian Lapangan ( Field Research ) yaitu dengan melakukan pengumpulan
data untuk diolah dan dipergunakan untuk keperluan penelitian. Dan
pengumpulan datanya sebagai berikut :
32
1. Observasi
Observasi dilakukan di Badan Wakaf Indonesia Jl. Pondok Gede Raya
Pinang Ranti Jakarta Timur 13560.
2. Wawancara
Penulis melakukan wawancara kepada bapak Bey Sapta selaku staf
divisi Kelembagaan Perwakafan Indonesia. pada tahap wawancara ini
peneliti menitikberatkan pada proses pengolahan data-data kearsipan
yang berjalan di Badan Wakaf Indonesia. proses ini meliputi
penyimpanan, pengeditan, dan pencarian dokumen-dokumen
kearsipan.
3.3 Metodologi Pengembangan Sistem
Metodologi pengembangan sistem yang digunakan dalam penulisan skripsi
ini menggunakan metode system development live cycle SDLC (siklus hidup
pengembangan sistem).
Fase pengembangan sistem aplikasi disebut juga sebagai siklus hidup
pengembangan sistem informasi yang secara garis besar terdiri dari enam
langkah. Model proses yang digunakan untuk pengembangan sistem ini adalah
model atau paradigma siklus hidup klasik atau sering disebut sebagai waterfall.
Model ini terstruktur dan bersifat linier. Peneliti hanya menerapkan lima fase
33
penggunaan. Tahapan utama dalam proses pengembangan sistem informasi
adalah sebagai berikut:
3.1.1 Rekayasa Sistem
Karena perangkat lunak merupakan bagian dari suatu sistem
maka langkah pertama dimulai dengan membangun syarat semua
elemen sistem dan mengalokasikan ke perangkat lunak dengan
memperhatikan hubungannya dengan manusia, perangkat keras dan
database.
3.1.2 Analisis Sistem
Poses menganalisa dan pengumpulan kebutuhan sistem yang
sesuai dengan domain informasi tingkah laku, unjuk kerja, dan antar
muka ( interface ) yang diperlukan. Pada tahap ini dilakukan analisis
terhadap hal apa saja yang akan menjadi objek penting dalam sistem
informasi ini, pemilihan sistem yang cocok, analisis kebutuhan sistem,
permasalahan yang ada serta solusi dari usulan sistem yang
dikembangkan.
3.1.3 Perancangan
Pada tahap ini dilakukan perancangan untuk sistem baru dengan
mempergunakan beberapa tools yaitu :
34
a. Perancangan sistem, alat yang digunakan adalah Data
Flow Diagram (DFD).
b. Perencanaan basis data, alat ayng digunakan adalah
entity Relationship Diagram (ERD), Normalisasi dan
Spesifikasi Tabel.
c. Perancangan Layar
d. Perancangan Struktur Tampilan. Alat yang digunakan
adalah State Transition Diagram (STD).
3.1.4 Pemrograman
Tahap ini disebut sebagai tahap implementasi perangkat lunak
atau coding. Dengan kata lain, pada tahap ini dilakukan implemetasi
hasil rancangan ke dalam baris-baris kode program yang dapat
dimengerti oleh mesin (komputer).
3.1.5 Pengujian Sistem
Setelah perangkat lunak (atau komponen-komponen yang berupa
kelas-kelas atau modul-modul) selesai diimplementasikan, pengujian
dapat segera dimulai. Pengujian terlebih dahulu dilakukan pada setiap
modul. Jika setiap modul selesai diuji dan tidak bermasalah, modul-
modul tersebut segera diintegrasikan (dan kompilasi) hingga membentuk
35
suatu perangkat lunak yang utuh. Kemudian dilakukan pengujian di
tingkat perangkat lunak yang memfokuskan pada masalah-masalah
logika internal, fungsi eksternal, potensi masalah yang mungkin terjadi,
dan pemeriksaan hasil (apakah sudah sesuai dengan permintaan).
36
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Rekayasa Sistem
Untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan dari sistem / Sistem
Requirement yang akan dicapai, penulis melakukan beberapa tahap yang
diperlukan sebelum mencapai tahap analisa, yaitu feasibility study dan
menentukan cakupan aplikasi manajemen kearsipan persuratan.
a. Feasibility Study, pada proses ini penulis melakukan Initial
Investigation, yaitu dengan mencari tahu masalah – masalah yang ada
dengan mewawancarai langsung kepada staff Badan Wakaf Indonesia.
Atas dasar studi diatas penulis menyimpulkan bahwa sistem aplikasi
yang lama tidak perlu diganti tetapi hanya dikembangkan saja. Dan
sistem yang diusulkan layak untuk dilaksanakan.
b. Scope (Ruang Lingkup ), dalam pengembangan aplikasi electronic
filling system, penulis membagi system menjadi dua bagian yaitu yang
pertama adalah administrator dimana user dapat membuat, mengedit
dan menghapus data-data kearsipan yang ada di sistem, seorang
administrator harus mempunyai password untuk mengakses aplikasi
manajemen kearsipan persuratan . Yang kedua adalah umum dimana
user hanya dapat melihat fitur-fitur tertentu seperti berita-berita atau
informasi yang ada.
37
4.2. Analisis
Pada tahap ini, penulis mencoba menguraikan analisis menjadi tiga
bagian, yaitu Gambaran Umum perusahaan, sistem yang sedang berjalan dan
identifikasi permasalahan. Secara rinci akan dijabarkan pada penjelasan di
bawah ini:
4.2.1. Gambaran Umum Perusahaan
A. Profil Perusahaan
Kelahiran Badan Wakaf Indonesia (BWI) merupakan
perwujudan amanat yang digariskan dalam Undang-Undang Nomor 41
Tahun 2004 tentang wakaf. Kehadiran BWI, sebagaimana dijelaskan
dalam pasal 47, adalah untuk memajukan dan mengembangkan
perwakafan di Indonesia. Untuk kali pertama, Keanggotaan BWI
diangkat oleh Presiden Republik Indonesia, sesuai dengan Keputusan
Presiden (Kepres) No. 75/M tahun 2007, yang ditetapkan di Jakarta, 13
Juli 2007. Jadi, BWI adalah lembaga independen untuk
mengembangkan perwakafan di Indonesia yang dalam melaksanakan
tugasnya bersifat bebas dari pengaruh kekuasaan manapun, serta
bertanggung jawab kepada masyarakat.
BWI berkedudukan di ibukota Negara Kesatuan Republik
Indonesia dan dapat membentuk perwakilan di Provinsi dan/atau
Kabupaten/Kota sesuai dengan kebutuhan. Dalam kepengurusan, BWI
terdiri atas Badan Pelaksana dan Dewan Pertimbangan, masing-masing
dipimpin oleh satu orang Ketua dan dua orang Wakil Ketua yang
38
dipilih dari dan oleh para anggota. Badan pelaksana merupakan unsur
pelaksana tugas, sedangkan Dewan Pertimbangan adalah unsure
pengawas pelaksanaan tugas BWI. Jumlah anggota Badan Wakaf
Indonesia terdiri dari paling sedikit 20 (dua puluh) orang dan paling
banyak 30 (tiga puluh) orang yang berasal dari unsur masyarakat.
(Pasal 51-53, UU No.41/2004).
Keanggotaan Badan Wakaf Indonesia diangkat dan diberhentikan
oleh Presiden. Keanggotaan Perwakilan Badan Wakaf Indonesia di
daerah diangkat dan diberhentikan oleh Badan Wakaf Indonesia.
Keanggotaan Badan Wakaf Indonesia diangkat untuk masa jabatan
selama 3 (tiga) tahun dan dapat diangkat kembali untuk 1 (satu) kali
masa jabatan. Untuk pertama kali, pengangkatan keanggotaan Badan
Wakaf Indonesia diusulkan kepada Presiden oleh Menteri. Pengusulan
pengangkatan keanggotaan Badan Wakaf Indonesia kepada Presiden
untuk selanjutnya dilaksanakan oleh Badan Wakaf Indonesia. (Pasal
55, 56, 57, UU No.41/2004).
B. Tugas dan Wewenang
Sementara itu, sesuai dengan UU No. 41/2004 Pasal 49 ayat 1
disebutkan, BWI mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut:
1. Melakukan pembinaan terhadap nazhir dalam mengelola dan
mengembangkan harta benda wakaf.
2. Melakukan pengelolaan dan pengembangan harta benda
wakaf berskala nasional dan internasional.
39
3. Memberikan persetujuan dan atau izin atas perubahan
peruntukan dan status harta benda wakaf.
4. Memberhentikan dan mengganti nazhir.
5. Memberikan persetujuan atas penukaran harta benda wakaf.
6. Memberikan saran dan pertimbangan kepada Pemerintah
dalam penyusunan kebijakan di bidang perwakafan.
C. Visi
Terwujudnya lembaga independen yang dipercaya masyarakat,
mempunyai kemampuan dan integritas untuk mengembangkan
pewakafan nasional dan internasional
D. Misi
Menjadikan Badan Wakaf Indonesia sebagai lembaga professional
yang mampu mewujudkan potensi dan manfaat ekonomi harta benda
untuk kepentingan ibadah dan kesejahteraan umum
E. Strategi
Adapun strategi untuk merealisasikan Visi dan Misi Badan
Wakaf Indonesia adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan kompetensi dan jaringan Badan wakaf
Indonesia, baik nasional maupun internasional.
2. Membuat peraturan dan kebijakan di bidang perwakafan.
40
3. Meningkatkan kesadaran dan kemauan masyarakat untuk
berwakaf.
4. Meningkatkan profesionalitas dan keamanahan nazhir dalam
pengelolaan dan pengembangan harta wakaf.
5. Mengkoordinasi dan membina seluruh nazhir wakaf.
6. Menertibkan pengadministrasian harta benda wakaf.
7. Mengawasi dan melindungi harta benda wakaf.
8. Menghimpun, mengelola dan mengembangkan harta benda
wakaf yang berskala nasional dan internasional.
41
Gambar 4.1 Bagan Struktur Organisasi Badan Wakaf Indonesia
42
Struktur Organisasi Badan Wakaf Indonesia Periode 2007-2010
43
4.2.2. Analisis Sistem yang sedang berjalan
Berdasarkan hasil observasi lapangan dan wawancara dengan
staff Badan Wakaf Indonesia, didapat kesimpulan :
1. Proses Penerimaan Dokumen.
a. Admin menerima dokumen atau arsip fisik dari
luar.
b. Admin memeriksa isi dokumen / arsip fisik.
c. Mengurutkan dan mengelompokkan jenis-jenis
dokumen / arsip fisik
d. Admin mendokumentasikan (menyimpan)
dokumen arsip fisik ke dalam lemari arsip.
4.2.3. Analisis Sistem yang sedang diusulkan
Berdasarkan hasil observasi maka system yang akan diusulkan
adalah :
2. Proses Penerimaan Dokumen.
e. Admin menerima dokumen atau arsip fisik dari
luar.
f. Admin memeriksa isi dokumen / arsip fisik.
g. Mengurutkan dan mengelompokkan jenis-jenis
dokumen / arsip fisik
h. Admin mendokumentasikan (menyimpan)
dokumen arsip fisik ke dalam lemari arsip.
44
i. Admin menginput data dokumen atau arsip fisik
yang telah didokumentasikan di dalam lemari
arsip kedalam komputer.
3. Proses Pembuatan Dokumen Keluar.
a. Admin mengoperasikan program.
b. Admin membuat dokumen untuk keperluan intern
dan ekstern organisasi.
4. Proses login.
a. Admin mengoperasikan program.
b. Admin menginput username dan password di
form login.
5. Proses Input Data.
a. Admin menginput data sumber dokumen.
b. Admin scanning terhadap dokumen masuk dan
dokumen keluar.
c. Dokumen yang telah discanning di upload ke
dalam sistem aplikasi untuk diolah.
d. Dokumen yang telah diupload dilampirkan dengan
keterangan untuk dijadikan sebagai arsip
elektronik yang dapat berupa dokumen keluar atau
dokumen masuk.
45
6. Laporan.
Admin mencetak laporan hasil pendokumentasian dari
dokumen keluar dan dokumen masuk.
4.2.4. Identifikasi Masalah
Masalah dapat didefinisikan sebagai sesuatu hal yang diinginkan
untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran sistem
tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah yang harus dilakukan
pada tahap analisis sistem adalah mengidentifikasi masalah – masalah
yang terjadi pada sistem yang telah ada.
Masalah-masalah yang terjadi pada sistem yang ada yaitu :
1. Sistem yang berjalan tidak terhubung ke jaringan sehingga user
maupun administrator akan merasa kesulitan ketika mengakses
suatu data / informasi.
2. Hanya pada waktu tertentu saja user maupun administrator
dapat mengakses suatu data / informasi.
3. Jarak menjadi penghalang bagi user maupun administrator
karena suatu data atau informasi tidak dapat diakses ketika
berada di luar gedung atau area networking.
4. Belum adnya laporan yang disusun secara realtime dan
sistematis.
Kelebihan-kelebihan sistem yang berjalan diantaranya:
46
1. Terdapatnya kontrol sistem yang baik karena setiap langkah
sistem yang ada disesuaikan dengan prosedur yang ada.
2. Laporan yang diberikan selalu update sehingga apa
dimonitoring oleh pihak manajemen atau pimpinan.
4.2.5. Solusi Pemecahan Masalah
Dari permasalahan yang ada, penulis mengusulkan solusi
permasalahan tersebut, dengan adanya pengembangan aplikasi
kearsipan elektronik ini diharapkan dapat memberikan kemudahan dan
membantu pihak Badan Wakaf Indonesia dalam melakukan tugasnya
baik dalam pengelolaan data ataupun dalam penyajian laporan-laporan
yang nantinya akan dipertanggungjawabkan.
Adapun solusi permasalahan yang penulis usulkan adalah dengan
membuat sebuah aplikasi system kearsipan elektronik yang terkoneksi
dengan jaringan internet sehingga akan memberikan kemudahan dalam
menyajikan, mencari, menambah dan mengubah data. Selain itu
dengan adnya aplikasi ini diharapkan pihak Badan Wakaf Indonesia
dapat mempermudah dalam menyelelesaikan laporan yang diinginkan.
Aplikasi yang diajukan penulis yaitu menggunakan program PHP
dan MySQL alasannya karena program PHP dapat berjalan dalam
sebuah server, kemampuannya memiliki tingkat akses yang lebih cepat
dan dapat berjalan di sistem operasi apapunserta didukung dengan
banyak database.
47
4.2.6. Analisa Kebutuhan Sistem (System Requiement)
Untuk memenuhi kebutuhan sistem pada pengembangan aplikasi
electronic filling system, maka penulis membagi kebutuhan sistem
menjadi dua bagian yaitu :
a. Kebutuhan Perangkat Keras
Untuk menjalankan sistem aplikasi electronic filling system maka
dibutuhkan perangkat keras pendukung aplikasi tersebut sehingga mampu
mendukung pengoperasian program. Sistem perangkat keras tersebut harus
memenuhi spesifikasi minimal sehingga mampu memenuhi kebutuhan
hardware dari sistem yang akan diterapkan. Adapun spesifikasi hardware
yang dibutuhkan oleh sistem ini adalah :
Tabel 4.1 .Rincian Kebutuhan Perangkat Keras
Perangkat Keras
Casing Simbadda X-652
Power Supply Antec NeoHE 550
Motherboard Disesuaikan dengan prosesor
Prosesor Intel Pentium D 820
Memory Crucial PC2-3200 DDR2 (4 x 512 MB)
Hardisk 250 GB 7200 SATA
VGA Integrated
Optical Drive SAMSUNG SH-S22 DVD writer
Monitor 15”
48
Mouse PS2 Standard
Keyboard PS2 Standard
Stabiliser Standard
b. Kebutuhan Perangkat Lunak
Untuk menerapkan sistem informasi aplikasi electronic filling system ,
dibutuhkan perangkat lunak (software) maupun operating system untuk
menjalankan aplikasi tersebut. Adapun perangkat lunak (software) maupun
operating system yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :
Tabel 4.2 Rincian Kebutuhan Perangkat Lunak
Jenis Perangkat Lunak
Windows XP Profesional SP2
MySQL versi 5.0.27-win32
Apache v. 2.2.6
Internet Explorer
4.3. Perancangan (Design )
Setelah melakukan tahapan analisis, maka tahapan berikutnya yang
akan dilakukan adalah perancangan. Perancangan siystem aplikasi electronic
filling system akan dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu :
49
4.3.1. Perancangan Data Flow Diagram (DFD)
4.3.1.1. DFD Level 0
Diagram dibawah ini merupakan gambaran secara umum semua masukan
atau keluaran yang ada pada sistem.
Settin
g sistem
Input U
ser B
aru
Gambar 4.2 DFD Level 0 yang Diusulkan
4.3.1.2. DFD Level 1
Diagram dibawah ini menggambarkan DFD Level 1.
50
Gambar 4.3 DFD Level 1 yang Diusulkan
51
4.3.2. Perancangan STD (State Transition Diagram)
STD Tampilan Awal dan Umum
Gambar 4. 4 STD Tampilan Utama
Program Utama
Tampilkan Form “Program Utama”
Login
Tampilkan Menu “Login”
Berita
Tampilkan Menu “Berita”
LihatBuku Tamu
Tampilkan Menu ”Lihat Buku Tamu”
Isi Buku Tamu
Tampilkan Menu “Isi Buku Tamu”
52
STD Pada Sistem Admin
Gambar 4.5 STD Sistem Admin
Program Utama
Login
Tampilkan Menu “Login”
Pengumuman dan
InfoManajemen Surat
Klik Menu “Pengumuman” Klik Menu “Manajemen
Surat”
Klik Menu “ Data Info
Sistem”
Data Info Sistem
Klik Menu “ No Surat”
No Surat
Logout Klik Menu “ Logout”
53
Gambar STD Sistem Admin Pada Menu Pengumuman
Gambar 4. 6 STD Sistem Admin Pada Menu Pengumuman
Program Utama
Login
Tampilkan Menu “Login”
Tampilkan Menu
“ Pengumuman”
Pengumuman
Tambah
Pengumuman
Klik Menu “Lihat
Pengumuman”
Lihat
Pengumuman
Klik Menu “Tambah Info
Singkat”
Info Singkat
Klik Menu “ Lihat Info
Singkat”
Lihat Info Singkat
Klik Menu “Tambah
Pengumuman”
54
Gambar STD Sistem Admin Pada Menu Manajemen Surat
Gambar 4. 7 STD Sistem Admin Pada Menu Manajemen Surat
55
4.3.3. Perancangan Database
1. Entity Relationship Diagram (ERD)
a) Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Pada Tabel 4.3. merupakan bentuk tidak normal, yang
digunakan melihat tabel secara keseluruhan.
Tabel 4.3. Bentuk Tidak Normal
56
b) Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form)
Fileumum
PK ID_FU
NAMA
PENGIRIM
TANGGAL
KETERANGAN
LOKASI
JENIS
Bukutamu
PK ID_TAMU
TANGGAL
NAMA
ALAMAT
TELEPON
HP
INSTANSI
TUJUAN
KEPERLUAN
KOMENTAR
Folder
PK IDFOLDER
KET
KAPASITAS
IDDIVISI
URUTAN
NO
Suratresmi
PK NO
TGL
SIFAT
YTH
LAMPIRAN
PERIHAL
TGL_ACARA
JAM
TEMPAT
ACARA
TTD
NAMA
NIP
ASAL
URUTAN
LOKASI
Info
PK ID_INFO
TANGGAL
INFO
IDUSER
Lemari
PK ID_LEMARI
KETERANGAN
KAPASITAS
IDDIVISI
ID_RAK
Pengumuman
PK ID_PENGUMUMAN
TANGGAL
JUDUL
RINCIAN
LOKASI
IDUSER
GAMBAR
Rak
PK ID_RAK
KET
KAPASITAS
IDDIVISI
URUTAN
IDFOLDER
User
PK IDUSER
NIP
NAMA
PASSWORD
ALAMAT
TELPON
TGLLAHIR
TINGKAT
KELAMIN
BIDANG
LOKASI
STATUSPEGAWAI
JABATAN
STATUSNIKAH
PENDIDIKAN
KETPENDIDIKAN
AGAMA
TEMPATLAHIR
STATUSLOGIN
Divisi
PK IDDIVISI
JUDUL
NIP
PK NIP
NAMA
TEMPATLAHIR
TANGGALLAHIR
ALAMAT
FK
FK
FK
FK
FK
FK
FK
FK
FK
FK
Tabel 4.4 Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form)
57
2. Spesifikasi File
Berdasarkan hasil normalisasi file diatas, maka dapat dibentuk
sebuah database. Spesifikasi yang ada didalamnya adalah sebagai
berikut :
a. Spesifikasi Tabel Fileumum
Nama Tabel : Fileumum
Fungsi : Untuk menyimpan data
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 40 Karakter
Kunci Field : ID_FU
Software : MySQL
Field Type Null Constrain Key
ID_FU int(10) No Primary key
NAMA tinytext No
PENGIRIM Varchar (20) Yes
TANGGAL Datetime Yes
KETERANGAN Mediumtext Yes
LOKASI Smallint (5) No
JENIS Smallint (5) No
Tabel 4.5 Fileumum
58
b. Spesifikasi Tabel Bukutamu
Nama Tabel : Bukutamu
Fungsi : Untuk menyimpan data
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 608 Karakter
Kunci Field : ID_TAMU
Software : MySQL
Field Type Null Constrain Key
ID_TAMU int(10) No Primary key
TANGGAL datetime Yes
NAMA Varchar (58) Yes
ALAMAT tinytext Yes
TELEPON Varchar (28) Yes
HP Varchar (128) Yes
EMAIL Varchar (128) Yes
INSTANSI Varchar (128) Yes
TUJUAN Varchar (128) Yes
KEPERLUAN tinytext Yes
KOMENTAR tinytext Yes
Tabel 4.6 Bukutamu
59
c. Spesifikasi Tabel Folder
Nama Tabel : Folder
Fungsi : Untuk menyimpan data
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 50 Karakter
Kunci Field : IDFOLDER
Software : MySQL
Field Type Null Constrain Key
IDFOLDER smallint(5) No Primary key
KET varchar(30) No
KAPASITAS smallint(5) Yes
IDDIVISI smallint(5) No
URUTAN smallint(5) No
NO smallint(5) No
Tabel 4.7 Tabel Folder
d. Spesifikasi Tabel Suratresmi
Nama Tabel : Suratresmi
Fungsi : Untuk menyimpan data
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
60
Media : Harddisk
Panjang Record : 760 Karakter
Kunci Field : NO
Software : MySQL
Field Type Null Constrain Key
NO varchar(50) No Primary key
TGL Date No
SIFAT Smallint No
YTH Varchar(100) No
LAMPIRAN tinytext Yes
PERIHAL tinytext No
TGL_ACARA Date
JAM Varchar(50)
TEMPAT Varchar(100)
ACARA Varchar(100)
TTD Varchar(150)
NAMA Varchar(50)
NIP Varchar(50)
ASAL Varchar(100)
URUTAN Smallint(5)
LOKASI Smallint(5)
Tabel 4.8 Suratresmi
61
e. Spesifikasi Tabel Info
Nama Tabel : Info
Fungsi : Untuk menyimpan data
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 30 Karakter
Kunci Field : ID_INFO
Software : MySQL
Field Type Null Constrain Key
ID_INFO int(10) No Primary key
TANGGAL datetime Yes
INFO tinytext Yes
IDUSER varchar(20) Yes
Tabel 4.9 Info
f. Spesifikasi Tabel Lemari
Nama Tabel : Lemari
Fungsi : Untuk menyimpan data
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 50 Karakter
62
Kunci Field : ID_LEMARI
Software : MySQL
Field Type Null Constrain Key
ID_LEMARI smallint(5) No Primary key
KETERANGAN varchar(30) Yes
KAPASITAS smallint(5) Yes
IDDIVISI smallint(5) Yes
URUTAN smallint(5) Yes
Tabel 4.10 Lemari
g. Spesifikasi Tabel Pengumuman
Nama Tabel : Pengumuman
Fungsi : Untuk menyimpan data
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 175 Karakter
Kunci Field : ID_PENGUMUMAN
Software : MySQL
Field Type Null Constrain Key
ID_PENGUMUMAN smallint(5) No Primary key
TANGGAL varchar(30) Yes
JUDUL smallint(5) Yes
63
RINCIAN mediumtext Yes
LOKASI smallint(5) Yes
IDUSER varchar(30) Yes
GAMBAR varchar(100) Yes
Tabel 4.11 Pengumuman
h.Spesifikasi Tabel Rak
Nama Tabel : Rak
Fungsi : Untuk menyimpan data
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 50 Karakter
Kunci Field : ID_RAK
Software : MySQL
Field Type Null Constrain Key
ID_RAK smallint(5) No Primary key
KET varchar(30) No
KAPASITAS smallint(5) Yes
IDDIVISI smallint(5) No
URUTAN smallint(5) No
IDFOLDER smallint(5)
Tabel 4.12 Rak
64
i.Spesifikasi Tabel User
Nama Tabel : User
Fungsi : Untuk menyimpan data
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 880 Karakter
Kunci Field : IDUSER
Software : MySQL
Field Type Null Constrain Key
IDUSER varchar(30) No Primary key
NIP varchar(30) No
NAMA varchar(30) No
PASSWORD varchar(30) Yes
ALAMAT Tinytext No
TELPON varchar(30) No
TGLLAHIR Date No
TINGKAT varchar(30) No
KELAMIN enum(L’,P”) No
BIDANG smallint(5) No
LOKASI smallint(5) No
STATUSPEGAWAI smallint(5) No
65
JABATAN smallint(5) No
STATUSNIKAH smallint(5) yes
PENDIDIKAN smallint(5) yes
KETPENDIDIKAN Tinytext yes
AGAMA smallint(5) yes
TEMPATLAHIR varchar(30) yes
STATUSLOGIN char(1) yes
Tabel 4.13 User
j.Spesifikasi Tabel Divisi
Nama Tabel : Divisi
Fungsi : Untuk menyimpan data
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 30 Karakter
Kunci Field : ID_DIVISI
Software : MySQL
Field Type Null Constrain Key
ID_DIVISI INT(10) No Primary key
JUDUL varchar(20) Yes
Tabel 4.14 Divisi
66
k.Spesifikasi Tabel NIP
Nama Tabel : NIP
Fungsi : Untuk menyimpan data
Organisasi File : Index Sequential
Akses File : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 100 Karakter
Kunci Field : NIP
Software : MySQL
Field Type Null Constrain Key
NIP INT(10) No Primary key
NAMA varchar(20) Yes
TEMPATLAHIR varchar(20) Yes
TANGGALLAHIR Datetime Yes
ALAMAT varchar(50) Yes
Tabel 4.15 NIP
67
4.3.4. Perancangan Layar
4.3.4.1 Rancangan Layar Home
Gambar 4.8 Rancangan Interface Layar Home
68
Gambar 4.9 Rancangan Interface Cari Surat Masuk
69
Gambar 4.10 Rancangan Interface Tambah Data Surat Masuk
70
Gambar 4.11 Rancangan Menu Data Info Sistem
71
Gambar 4.12 Rancangan Menu Lihat Data Keluar
72
Gambar 4.13 Rancangan Menu Lihat Update Surat
73
Gambar 4.14 Rancangan Menu Data Perusahaan
74
4.4 Pemrograman (Coding)
Pada tahap ini, penulis menggunakan aplikasi XAMPP yaitu sebuah
aplikasi yang merupakan paket instalasi untuk PHP, web server Apache, dan
database MySQL dengan spesifikasi sebagai berikut:.
Teknologi Versi Spesifikasi
Webserver XAMPP
1.6.4
- Apache 2.2.6
- MySQL 5.0.45
- PHP 5.2.4
Sistem Database MySQL 5.0.45
Bahasa Pemrograman PHP 5.2.4
Tabel 4. 16 Spesifikasi MySQL
Sedangkan Dalam pengolahan gambarnya menggunakan Adobe Photoshop
CS2, dan Macromedia Dreamweaver MX sebagai pengolahan codingnya.
Untuk Designer tools nya digunakan Microsoft Office Visio 2007 dan untuk
emulator yag digunakan sebagai browser penulis menggunakan Mozilla
Firefox v3.6 sebagai web browser.
4.5 Pengujian
Pada tahap ini, penulis juga menguji sistem yang telah dibangun dengan
Metode Unit Test, Integration Test, Dan User Acceptence Test. Dengan
menggunakan Metode Unit Test yaitu melakukan testing terhadap suatu
bagian program untuk mengetahui apakah bagian program dapat berfungsi
dengan baik ketika dimasukkan atau untuk menampilkan data, ternyata tidak
75
ditemukan program yang error, sama halnya dengan Metode Integration
Test, yaitu melakukan testing terhadap program-program yang telah selesai
secara keseluruhan, dari awal sampai akhir program, ternyata juga tidak ada
program yang error.
Yang terakhir dengan Metode User Acceptence Test, yaitu melakukan
testing terhadap aplikasi yang telah selesai oleh user. Dilakukan untuk
mengetahui apakah aplikasi yang dibuat dapat dimengerti dan dijalankan
dengan mudah oleh user, dan ternyata bisa diterima dan di mengerti oleh
user dengan baik, sehingga bisa dikatakan sebagai aplikasi yang user
friendly.
4.6 Operasi dan Pemeliharaan
4.6.1 Operasi
Tahap akhir dalam siklus SDLC pada model waterfall ini salah
satunya adalah pengoperasian pada sistem yang diusulkan dan
hanya baru pada tahap personal (komputer desktop) / localhost
saja, belum dapat di implementasikan secara publik yang dapat
diakses oleh masyarakat luas.
4.6.2 Pemeliharaan
Tahap ini adalah bagian dimana kita melakukan kegiatan
seperti backup and recovery dan system modification and
enhancement. Yang secara keseluruhan dilakukan oleh administrator.
76
Untuk tahap ini, penulis belum dapat melaksanakan, karena tahap
yang sebelumnya yaitu pengoperasian hanya terlaksana sebatas
komputer milik penulis.
77
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan analisis dan pembahasan sebagaimana telah diuraikan
pada bab sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa:
1. Bagi Badan/ Perusahaan Aplikasi ini dapat memudahkan pelayanan
pengolahan dokumen kearsipan.
2. Bagi sistem informasi Perusahaan dengan adanya aplikasi Manajemen
kearsipan persuratan ini maka dapat memudahkan user untuk
menyimpan, mengubah, mencari, menampilkan dan mencetak
dokumen kearsipan dengan mudah dan cepat.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan sebagaimana dikemukakan di atas, maka
dibawah ini dapat diajukan beberapa saran:
1. Sistem memiliki keterbatasan dimana belum terhubungnya antar
instansi-instansi sehingga tidak adanya koneksi antar jaringan.
2. Belum adanya seorang Arsiparis di Badan Wakaf Indonesia sehingga
dapat menyulitkan dalam pengelolaan kearsipan ditempat tersebut.
78
DAFTAR PUSTAKA
Sutarman, Membangun Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL. (Yogyakarta :
Penerbit GRAHA ILMU, 2003
H.M, Jogiyanto : “Analisis dan Disain”, Andi Offset, Yogyakarta, 2004
Hartono, Jogiyanto. 2000. Pengenalan Komputer: Dasar ilmu komputer,
Pemrograman, Sistem Informasi, dan Intelegensi Buatan. Yogyakarta : Andi.
Hartono, Jogiyanto. 2003. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi ke-6.Yogyakarta: Andi
Offset
Powell, Gavin. 2006. Beginning Database Design. Indiana : Wiley Publishing.
Pressman, Roger S. 2000. Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi (Buku
Dua). Yogyakarta : Andi.
Tim Jurusan Teknik Informatka : “Tata Cara dan Contoh Kerangka Laporan Kerja
Praktek/Tugas Akhir”, Universitas Widyatama Bandung, 2003.
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan, Jakarta : Gramedia Pustaka Utama
Herujito, yayat M. 2001. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: Grasindo.
Herujito, yayat M. 2001. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: Grasindo.
DATA DIRI
NAMA : HAIDIR ALI
NIM : 102091026286
JURUSAN : TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS : SAINS DAN TEKNOLOGI
ANGKATAN : 2002
L-1
Lampiran 1
INSTRUMEN WAWANCARA
Interviewer : Haidir Ali (HA)
Wawancara Dengan : Divisi Kelembagaan Perwakafan Indonesia
Bapak. Bey Sapta (BS)
Lokasi : Kantor Badan Wakaf Indonesia Jalan Pondok
Gede Raya Pinang Ranti Jakarta
Hari/Jam : Selasa, 02 Juli 2010 Jam 09.15 - 11.25 WIB.
Pedoman wawancara:
Berikut adalah pedoman wawancara yang akan dilakukan dalam penelitian ini :
1. Mencakup tempat penyimpanan arsip
2. Mencakup peralatan dan perlengkapan arsip
3. Mencakup peranan kersipan
4. Mencakup proses kearsipan
5. Mencakup penyebab kerusakan kearsipan
PERTANYAAN:
1. Adakah tempat penyimpanan kearsipan persuratan di Badan Wakaf ini?
2. Alat-alat atau media apa saja yang diperlukan untuk menyimpan kearsipan
persuratan?
3. Apakah disini memiliki proses sistem temu kembali informasi?
4. Apakah ada seorang petugas khusus dalam hal ini arsiparis untuk
mengelola kearsipan?
5. Bagaimana sistem pengelompokan kearsipan persuratan disini?
JAWABAN :
1. Ada, disini kami memiliki tempat penyimpanan arsip sendiri-sendiri, perlu
diketahui bahwa di dalam badan wakaf ini ada beberapa divisi, mereka
sudah memiliki tempat kearsipan sendiri.
2. Di badan wakaf Indonesia ini alat atau media penyimpanannya sederhana
seperti folder-folder yang tersusun rapi di dalam lemari.
3. Untuk proses sistem temu kembali informasi kami masih menggunakan
cara manual yaitu dengan cara mencari sendiri kearsipan yang diperlukan,
sehingga masih merepotkan, karena sudah terlalu banyaknya tumpukan-
tumpukan kertas surat kearsipan.
4. Disini kami tidak memiliki arsiparis untuk mengelola kearsipan, jadi jika
ada surat masuk atau surat keluar maka kami melakukan penyimpanannya
sendiri, memang ada petugas khusus yang mengatur kearsipan tersebut
tetapi untuk dikatakan seorang arsiparis masih belum tepat karena petugas
tersebut masih belum paham benar tentang kearsipan, lulusannya pun
bukan di bidang kearsipan
5. Untuk mengelompokkan jenis-jenis kearsipan kami memiliki sistem
pencatatan kode kearsipan yang membedakan arsip yang satu dengan yang
lainnya, disini kami memiliki kriteria dalam pengkodean arsip untuk dapat
mengklasifikasikan jenis arsip, ada yang bersifat penting dan tidak penting
dan bersifat masih aktif dan tidak aktif.
L-2
Lampiran 2
Form Login
Form Surat Undangan
Form Surat Masuk
Form Cari Surat Masuk
Form Cari Surat Keluar
Form Data Instansi
Form Daftar Rak Surat
Form Data Sifat Surat
Form Data Status Keberadaan Surat
Form Tambah Surat Masuk
Form Update Data Lokasi Arsip Surat
Form Data Disposisi
Form Isi Buku Tamu
Form Lihat Buku Tamu
Lampiran 3
Index.php
<?
include "header.php";
include "link.php";
$errdh="id";
//echo "<script>alert($aksi$iduser$password);</script>";
if (trim($aksi)=="Login") {
if (trim($iduser=="")) {
$errmesg="ID User harus diisi";
$errlogin="id";
} elseif (trim($password=="")) {
echo $iduser;
$errmesg="Password harus diisi";
$errlogin="password";
//buatlog(9,$idadmin);
} else {
$query = "SELECT CSS,NAMA,TINGKAT,BIDANG,JABATAN,LOKASI,KELAMIN,DIVISI
FROM user WHERE ID='$iduser' AND PASSWORD=PASSWORD('$password')";
$hasil=doquery($query,$koneksi);
if (sqlnumrows($hasil)>0) {
$data=sqlfetcharray($hasil);
session_start();
session_register("users");
session_register("namausers");
session_register("bidangs");
session_register("tingkats");
session_register("jabatans");
session_register("lokasis");
session_register("css");
session_register("tujuans");
session_register("kelamins");
session_register("divisis");
session_register("namaunits");
$css=$data[CSS];
$users=$iduser;
$namausers=$data['NAMA'];
$bidangs=$data['BIDANG'];
$tingkats=$data['TINGKAT'];
$jabatans=$data['JABATAN'];
$lokasis=$data['LOKASI'];
if($data[KELAMIN]=="L") {
$kelamins="Bpk. ";
}else{
$kelamins="Ibu ";
}
$q="SELECT * FROM daftardisposisi WHERE IDUSER = '$users'";
$h=doquery($q,$koneksi);
$dh=sqlfetcharray($h);
$tujuans=$dh[KET];
$q="SELECT * FROM divisi WHERE ID = '$divisis'";
$h=doquery($q,$koneksi);
$dh=sqlfetcharray($h);
$namaunits=$dh[JUDUL];
$q="SELECT COUNT(ID) AS JML FROM pesan WHERE KE = '$users' AND DIBACA IS NULL";
$h=doquery($q,$koneksi);
echo mysql_error();
$d=sqlfetcharray($h);
$jmlpesan=$d[JML];
if($jmlpesan>0) {
$lokasiawal="pesan/index.php";
} else {
$lokasiawal="surat/index.php";
}
$query = "UPDATE user SET STATUSLOGIN='L' WHERE ID='$iduser'";
$hasil=doquery($query,$koneksi);
mysql_close();Header("Location:$lokasiawal");
} else {
$errmesg="Maaf, ID dan Password Anda tidak sesuai. Atau Anda telah login dan belum logout di tempat lain. Silakan mengisi kembali ID dan Password Anda atau logout terlebih dahulu.";
$errlogin="id";
}
}
}
$waktu=getdate(time());
printheader();
//include "hasilisidaftarhadir.php";
echo $pilihan;
include "welcomemenu.php";
?>
<tr valign=top>
<td width=182 align=center class=submenu>
<br>
<?
//include "welcomemenu.php";
if (ereg("1",$caraisidh) || ereg("2",$caraisidh)) {
//include "isidaftarhadir.php";
}
include "loginuser.php";
//echo "<br>";
?>
<br>
</td>
<td width=430 align=center>
<?
printmesg($errmesg);
?>
<?
echo $pilihan;
if ($pilihan=="berita" || $pilihan=="") {
include "pengumuman.php";
} elseif($pilihan=="peserta") {
include "peserta.php";
} elseif($pilihan=="isibukutamu") {
include "bukutamu.php";
} elseif($pilihan=="bukutamu") {
$aksi="lihat";
include "bukutamu.php";
}
?>
</td>
<td align=center class=submenu>
<?
?>
</td>
</tr>
<?
?>
Loginuser.php
<script language=JAVASCRIPT>
function teslogin (form) {
if (form.iduser.value=='') {
alert('ID harus diisi');
form.iduser.focus();
}else if (form.password.value=='') {
alert('Password harus diisi');
form.password.focus();
} else {
return true;
}
return false;
}
</script>
<form name=log action=index.php method=post>
<table cellpadding=2 cellspacing=0 width="90%" >
<tr valign=top height=20 >
<td align=center colspan=2 class=judulsubmenu > L o g i n</td>
</tr>
<tr class=datasubmenudalamkecil><td align=center class=submenu2>
Untuk menggunakan fasilitas-fasilitas seperti data surat,
dll, silakan login
terlebih dahulu</p>
<table class=submenudalam>
<tr valign=top >
<td align=right > User ID </td>
<td>
<input class=masukan type=text name=iduser size=7>
</td>
</tr>
<tr valign=top >
<td align=right> Password </td>
<td>
<input class=masukan type=password name=password size=7>
</td>
</tr>
</table>
</td></tr>
<tr valign=top >
<td colspan=2 align=center class=submenu2>
<input style='font-size:7pt;' class=tombol name=aksi type=submit value=' Login ' onClick="return teslogin(log);">
<input style='font-size:7pt;' class=tombol type=reset value=Reset>
<br><br>
</td>
</tr>
</table>
</form>
<?
if ($errlogin!="") {
echo "<SCRIPT>";
if ($errlogin=="id") {
echo "log.iduser.focus();";
} else {
echo "log.password.focus();";
}
echo "</SCRIPT>";
}
?>
Info.php
<?
$q="SELECT INFO,DATE_FORMAT(TANGGAL,'%d-%m-%Y %H:%i:%s') AS TGL,TANGGAL,IDUSER FROM
info ORDER BY TANGGAL DESC
LIMIT 0,21";
$h=doquery($q,$koneksi);
if (sqlnumrows($h)<=0) {
echo "
<table width=164 cellpadding=2 cellspacing=0 >
<tr class=judulsubmenu align=center valign=top>
<td class=judulsubmenu >
Info Singkat
</td>
</tr>
<tr class=submenu2 align=center valign=top>
<td class=submenu2 >
Tidak ada info singkat
</td>
</tr>
</table>
";
} else {
echo "
<br>
<table width=164 cellpadding=2 cellspacing=0 >
<tr class=judulsubmenu align=center valign=top>
<td class=judulsubmenu >
Info Singkat
</td>
</tr>
";
$i=0;
settype($i,"integer");
while ($d=sqlfetcharray($h)) {
if ($i % 2 ==0) {
$kelas="class=datagenap";
}
else {
$kelas="class=dataganjil";
}
echo "
<tr $kelas align=center valign=top>
<td width=150 $kelas style='font-size:7pt;'>
$d[INFO]
<br><br>
".getnama($d[IDUSER]).",
$d[TGL]
</td>
</tr>";
$i++;
}
echo "
</table>
";
}
?>
Bukutamu.php
<?
if ($aksi=='Isi Buku Tamu') {
if (trim($namab)=="") {
$mesg="Maaf, Anda belum memasukkan Nama.
Nama harus diisi";
} else
if (trim($teleponb)=="") {
$mesg="Maaf, Telepon / HP harus diisi dengan format bilangan biasa.
Contoh: 0215727893 / 087775126100";
} else
if (trim($tujuanb)=="") {
$mesg="Maaf, Anda belum memasukkan Tujuan.
Pejabat yang dituju harus diisi";
} else
if (trim($keperluanb)=="") {
$mesg="Maaf, keperluan Anda harus diisi.
Contoh: Pribadi";
} else
if (trim($komentarb)=="") {
$mesg="Maaf, Anda belum memasukkan Catatan.
Contoh: KTP ditinggal tamu, No: 09.1245.231267.5678";
} else {
$h=doquery("SELECT MAX(ID) AS JML FROM bukutamu",$koneksi);
$d=sqlfetcharray($h);
$idbaru=$d[JML]+1;
$hpb=htmlspecialchars($hpb);
$namab=htmlspecialchars($namab);
$alamatb=htmlspecialchars($alamatb);
$teleponb=htmlspecialchars($teleponb);
$emailb=htmlspecialchars($emailb);
$tujuanb=htmlspecialchars($tujuanb);
$keperluanb=htmlspecialchars($keperluanb);
$instansib=htmlspecialchars($instansib);
$komentarb=htmlspecialchars($komentarb);
$q="INSERT INTO bukutamu VALUES('$idbaru',NOW(), '$namab',
'$alamatb','$teleponb','$hpb','$emailb','$instansib','$tujuanb','$keperluanb','$komentarb')";
doquery($q,$koneksi);
echo mysql_error();
if (sqlaffectedrows($koneksi)>0) {
$mesg="Terima kasih telah mengisi buku tamu";
$hpb=$namab=$alamatb=$teleponb=$emailb=$tujuanb=$instansib=$keperluanb=
$komentarb="";
} else {
$mesg="Buku tamu gagal diisi";
}
}
$aksi="";
}
if ($aksi=="lihat") {
printjudulmenu("Lihat Buku Tamu") ;
printmesg($mesg);
if ($sort=="") {
$sort="TANGGAL DESC";
}
if ($hal=="") {
$hal=1;
}
$q="SELECT COUNT(ID) AS JML
FROM bukutamu ";
$h=doquery($q,$koneksi);
echo mysql_error();
$d=sqlfetcharray($h);
$jml=$d[JML];
$lastpage=floor($jml/$maxdata);
if ($jml%$maxdata>0) {
$lastpage++;
}
settype($lastpage,"integer");
$first=$maxdata*($hal-1);
$limit="LIMIT $first,$maxdata";
if ($hal > 1 && $lastpage>1) {
$prev="<a href='index.php?aksi=$aksi&pilihan=$pilihan&sort=$sort&hal=".($hal-1)."'><< sebelumnya</a>";
}
if ($hal < $lastpage && $lastpage>1) {
$next="<a href='index.php?aksi=$aksi&pilihan=$pilihan&sort=$sort&hal=".($hal+1)."'>berikutnya >></a>";
}
$navigasi="
<table class=form>
<tr>
<td align=left>
$prev
</td>
<td align=center>
</td>
<td >
$next
</td>
</tr>
</table>";
$q="SELECT *
FROM bukutamu
WHERE 1=1
$where
$qtanggal
ORDER
BY $sort
$limit";
$h=doquery($q,$koneksi);
echo mysql_error();
if (sqlnumrows($h)>0) {
$href="index.php?aksi=$aksi&pilihan=$pilihan&
";
$i=0;
while ($d=sqlfetcharray($h)) {
$kelas=kelas($i);
$sl="";
$i++;
echo "
<p>
<table class=data>
<tr $kelas>
<td width=80 align=right><b>Tanggal</td>
<td >$d[TANGGAL]</td>
</tr>
<tr $kelas>
<td align=right><b>Nama</td>
<td>$d[NAMA]</a></td>
</tr>
<tr $kelas>
<td align=right><b>Alamat</td>
<td>$d[ALAMAT]</td>
</tr>
<tr $kelas>
<td $kelas align=right><b>Telepon</td>
<td>$d[TELEPON]</td>
</tr>
<tr $kelas>
<td $kelas align=right><b>HP</td>
<td>$d[HP]</td>
</tr>
<tr $kelas>
<td $kelas align=right><b>Email</td>
<td><a class=latarputih href='mailto:$d[EMAIL]'>$d[EMAIL]</td>
</tr>
<tr $kelas>
<td $kelas align=right><b>Instansi</td>
<td>$d[INSTANSI]</td>
</tr>
<tr $kelas>
<td $kelas align=right><b>Tujuan</td>
<td>$d[TUJUAN]</td>
</tr>
<tr $kelas>
<td $kelas align=right><b>Keperluan</td>
<td>$d[KEPERLUAN]</td>
</tr>
<tr $kelas>
<td $kelas align=right><b>Catatan</td>
<td>$d[KOMENTAR]</td>
</tr>
</table>
</p>";
}
echo "$navigasi";
} else {
printmesg("Data Buku Tamu tidak ada");
//$aksi="";
}
//////////////
}
if($aksi=="") {
printjudulmenu("Isi Buku Tamu") ;
printmesg($mesg);
echo "
<form name=form ENCTYPE=\"MULTIPART/FORM-DATA\" action=index.php method=post>
<input type=hidden name=pilihan value='$pilihan'>
<input type=hidden name=idupdate value='$idupdate'>
<table class=data>
<tr class=datagenap>
<td class=isianjudul>
Nama
</td>
<td>
<input class=masukan type=text size=45 name=namab value='$namab'>
</td>
</tr>
<tr class=datagenap>
<td class=isianjudul>
Alamat
</td>
<td>
<textarea class=masukan cols=50 rows=5 name=alamatb>$alamatb</textarea>
</td>
</tr>
<tr class=datagenap>
<td class=isianjudul>
Telepon
</td>
<td>
<input class=masukan type=text size=20 name=teleponb value='$teleponb'>
</td>
</tr>
<tr class=datagenap>
<td class=isianjudul>
HP
</td>
<td>
<input class=masukan type=text size=20 name=hpb value='$hpb'>
</td>
</tr>
<tr class=datagenap>
<td class=isianjudul>
</td>
<td>
<input class=masukan type=text size=20 name=emailb value='$emailb'>
</td>
</tr>
<tr class=datagenap>
<td class=isianjudul>
Instansi
</td>
<td>
<input class=masukan type=text size=45 name=instansib value='$instansib'>
</td>
</tr>
<tr class=datagenap>
<td class=isianjudul>
Tujuan
</td>
<td>
<input class=masukan type=text size=45 name=tujuanb value='$instansib'>
</td>
</tr>
<tr class=datagenap>
<td class=isianjudul>
Keperluan
</td>
<td>
<textarea class=masukan cols=50 rows=5 name=keperluanb>$tujuanb</textarea>
</td>
</tr>
<tr class=datagenap>
<td class=isianjudul>
Catatan
</td>
<td>
<textarea class=masukan cols=50 rows=5 name=komentarb>$komentarb</textarea>
</td>
</tr>
</table>
<br>
<input class=tombol type=submit name=aksi value='Isi Buku Tamu'>
<input class=tombol type=reset>
</form>
";
}
?>