Apostila de OJS

Universidade Federal do Ceará – Departamento de Ciências da Informação

Open Journal Systems- OJS


1. O que é OJS?

O Open Journal Systems, criado pela Universidade British Columbia, é um sistema de publicação e gerenciamento de periódicos digitais.

O Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT) traduziu o OJS e o renomeou para Sistema Eletrônico de Editoração de Revistas (SEER).

• Outras informações:◦ Public Knowledge Project - http://pkp.sfu.ca/?q=ojs◦ Portal SEER IBICT – http://seer.ibict.br/

2. Navegação

A disposição de elementos de cada portal de OJS pode variar de acordo com os desejos e necessidades de seus administradores, mas geralmente possui 4 áreas:

1. A barra de navegação no topo.2. A hierarquia de páginas.3. A coluna lateral de navegação.4. A área de conteúdo.

Cada uma dessas áreas pode variar de acordo com o local onde o usuário está: nas páginas do portal ou dentro de alguma revista.

http://pkp.sfu.ca/?q=ojs

http://seer.ibict.br/


2.1 Barra de Navegação no Topo

Essa área, como todas as outras, modifica-se de acordo com o local onde o usuário está navegando e se ele fez login ou não. Alguns dos elementos que serão encontrados nessa área são:

• Capa◦ Link para a página inicial do portal ou página inicial de uma

revista dependendo de onde se está navegando.• Sobre

◦ Mostra informações gerais sobre o portal ou revista.• Acesso

◦ Link para a página de realização de login.• Cadastro

◦ Link para a página de realização de cadastro.• Página do Usuário

◦ Link para a página pessoal de cada usuário onde estarão listadas suas funções em cada uma das revistas que ele possui afiliação.

• Pesquisa◦ Link para a página de pesquisa. Se a pesquisa estiver sendo

feita pelo portal será possível pesquisar em todas as revistas.• Atual

◦ Link para a edição atual da revista que estiver navegando.• Anteriores

◦ Link para uma lista de edições anteriores da revista que estiver navegando.

Além desses elementos os responsáveis por cada revista poderão adicionar mais elementos, como um link para um site de um colaborador por exemplo.

2.2 Hierarquia de Páginas

Essa área mostra a hierarquia das páginas entre a página que está sendo visualizada e a página inicial do portal ou revista. No exemplo acima o usuário se encontra visualizando os resultados de uma pesquisa no portal.


2.3 Coluna Lateral de Navegação

Essa área mostra mais elementos de navegação. Alguns deles são:

• Open Journal Systems◦ Link para a página de projeto do OJS.

• Ajuda do Sistema◦ Abre uma nova janela com informações úteis aos

novos usuários.• Usuário

◦ Se o usuário estiver logado essa área mostrará links para áreas de gerenciamento de conta e se ele não estiver será mostrada uma opção para realizar login.

• Idioma◦ Permite a troca de idioma do sistema, mas só se

encontra disponível se o portal ou revista permitir mais de um idioma.

• Pesquisa◦ Formulário simples de busca.

• Tamanho da Fonte◦ Permite alterar o tamanho da fonte para melhor

leitura.

2.4 Área de Conteúdo

Essa área mostra o conteúdo da área atual. Se estiver na página do portal verá uma lista com todas as revistas - se estiver em uma revista será possível ver uma lista de edições, artigos entre outras coisas.


3. Papéis dos Usuários

O OJS oferece uma gama de papéis para os usuários. São eles e suas respectivas funções:

◦ Leitores▪ Papel dos usuários que apenas acessam o portal e suas revistas

para consumir seu conteúdo. Podem permitir que e-mails sejam enviados a eles sempre que uma nova edição de uma revista for lançada.

◦ Administrador do Portal▪ Responsável pela instalação e manutenção do portal e pela

criação de revistas.• Só pode haver um Administrador do Portal.

◦ Editores-Gerentes▪ Responsáveis pela configuração de uma revista e pelo

gerenciamento dos usuários da mesma.• São os Editores-Gerentes que concedem cargos da revista a

outros usuários.◦ Autores

▪ Capazes de enviar para revista materiais que passarão por avaliação, editoração, leitura de prova entre outros processos.

◦ Editores▪ Responsáveis por supervisionar todo o processo editorial e de

publicação dos materiais enviados pelos Autores.• Também são responsáveis pela criação de novas edições da

revista e o agendamento de sua disponibilidade.◦ Editores de Seção

▪ Responsáveis por todo o processo editorial dos materiais designados a eles pelos Editores.

◦ Avaliadores▪ São designados por editores ou editores de seção como

responsáveis pela avaliação do material enviados por Autores.◦ Gerentes de Assinaturas

▪ Gerenciam as inscrições e métodos de pagamento da revista.

Para um usuário acessar suas funções ele deve entrar em sua página pessoal, seja pela barra de navegação no topo ou pela coluna lateral de navegação.

Nessa página serão listadas todas as revistas que o usuário tem filiação e todas as funções que ele exerce.


3.1 Leitor

Leitores, assim como Avaliadores e Autores, podem se cadastrar livremente em uma revista caso as configuração da mesma permitam tal fato.

Sendo o menor de todos os papéis no OJS o leitor possui apenas a possibilidade de assinar revistas e receber notificações, pelo portal ou por e-mail, de quando uma nova edição é lançada entre outros fatos.

3.2 Administrador do Portal

O Administrador do Portal, em sua página de usuário, possui algumas opções de ação. São as mais importantes:

• Configurações do Portal◦ Com essa opção o Administrador

poderá definir o nome do portal, imagem de cabeçalho, descrição, contato principal, visual entre outras coisas.

• Revistas Hospedadas◦ Essa opção permite ao

administrador criar, editar informações básicas e excluir revistas.

• Idiomas◦ Permite o gerenciamento de

idiomas do portal assim como a definição de qual será o principal.


3.3 Editores-Gerentes

Editores-Gerentes funcionam basicamente como administradores de determinada revista. Eles possuem a sua disposição 3 áreas de gerenciamento: Configurações e Ferramentas, Usuários e Papéis.

• Configurações e Ferramentas◦ Navegador de Arquivos

▪ Direciona para uma página onde é possível inspecionar todos os arquivos da revista, como material enviado pelo autor e correções feitas pelos editores por exemplo.

◦ Seções▪ Permite a criação de seções para

dividir as publicações dentro de cada edição.

◦ Formulários de Avaliação▪ Permite a criação de formulários

para utilização dos Avaliadores.◦ Idiomas

▪ Permite a definição do idioma padrão da revista assim como quais outros idiomas ela suporta.

◦ Expediente▪ Permite a modificação do

expediente da revista.◦ E-mails

▪ Permite a alteração e criação de e-mails a serão usados durante o processo editorial.

◦ Ferramentas para Leitura▪ Permite a disponibilização de

ferramentas auxiliares para o leitor tais como: a possibilidade de deixar comentários sobre uma publicação, vincular o e-mail do autor a publicação entre outros elementos.

◦ Configuração▪ Permite a customização da revista através de 5 passos de

configuração: Detalhes, Políticas, Submissões, Administração e Visual.


◦ Estatísticas e Relatórios▪ Permite a visualização de estatísticas da revista, como número de

publicações e edições, e também permite que esses dados sejam mostrados para o público.

◦ Formas de Pagamento▪ Permite as configurações de taxas, como a taxa para autores

enviarem seus trabalhos, e meios de pagamento.◦ Plugins do Sistema

▪ Funções extras disponíveis para uso. Mais podem ser adicionadas caso necessário.

◦ Importar/Exportar dados▪ Permite a importação e exportação de dados como usuários,

edições e publicações.

• Usuários◦ Usuários Cadastrados nesta revista

▪ Permite a visualização e o gerenciamento de todos os usuários cadastrados nesta revista.

◦ Cadastrar usuário do portal nesta revista▪ Permite cadastrar, nesta revista, um usuário já cadastrado em

outra revista do portal.◦ Exibir usuários sem papéis

▪ Caso ocorra algum erro no gerenciamento de algum usuário e ele acabe ficando sem papel, e por consequência sem a habilidade de atuar na revista, está opção permitirá que isso seja corrigido.

◦ Incluir novo usuários▪ Permite a criação de um novo usuário.

◦ Mesclar cadastros▪ Mescla um ou mais cadastros de usuários. Utilizado quando um

usuário por algum motivo possui mais de um cadastro ou para excluir cadastros rapidamente.

• Papéis◦ As opções dispostas aqui permitem que papéis sejam entregues a

usuários.


3.4 Autores

Os autores são os responsáveis por enviar o material a ser publicado pelas revistas. Qualquer usuário pode se registrar como autor caso as configurações da revista permitam. Em suas páginas os autores podem enviar novo material ou acompanhar e editar materiais em processo de edição.

O ato de enviar um novo material é dividido em 5 passos:

1. Início◦ Aqui o autor terá de aceitar as condições para submissão

definidas pelos Editores-Gerentes e deixar algum comentário para os Editores caso necessário.

2. Transferência de Arquivo◦ Nesta etapa o autor terá de enviar seu material para o sistema.

3. Definir Metadados◦ Aqui o autor deverá informar dados como nome, e-mail, título

da obra, resumo entre outros elementos.4. Transferência de Documentos Suplementares.

◦ Um passo opcional que permite ao autor enviar documentos suplementares a obra enviada anteriormente no passo 2.

5. Confirmação◦ Neste último passo o usuário deverá confirmar se realmente

deseja realizar o envio.


Para a edição de um material enviado basta clicar no título do qual deseja editar. Esse processo é dividido em 3 áreas:

1. Resumo◦ Aqui poderá ser visualizado o resumo do material assim como

enviar documentos suplementares e realizar a edição de metadados.

2. Avaliação◦ Nessa área será mostrado o estado em que se encontra

avaliação do material assim como o editor designado para tal.3. Edição

◦ Se o material for aprovado para publicação essa opção mostrará o andamento de sua edição.

3.5 Editores e Editores de Seção

Os editores além de supervisionar o processo editorial também são responsáveis pelo lançamento de edições da revista.

A diferença entre editores e editores de seção é o fato de que os editores podem supervisionar qualquer material enviado e os editores de seção podem apenas supervisionar os materiais designados a eles pelos editores.


Em relação as edições, os editores possuem as seguintes opções:

• Incluir edição◦ Permite a criação de uma nova edição.

• Notificar Usuários◦ Permite notificar todos os assinantes da revista do lançamento

de uma nova edição ou outros fatos.• Edições futuras

◦ Permite o gerenciamento de edições futuras.• Edições anteriores

◦ Permite o gerenciamento de edições anteriores.

Em relação aos materiais enviados por autores, os editores possuem as seguintes opções:

• Não designado◦ Permite o gerenciamento de edições sem editor designado.

• Em avaliação◦ Permite o gerenciamento de edições em processo de avaliação.

• Em edição◦ Permite o gerenciamento de edições em processo de edição.

• Arquivos◦ Permite o gerenciamento de todas as edições rejeitadas ou

publicadas.

Assim como os autores os editores também tem acesso as opções de edição de um material, mas além das opções de Resumo, Avaliação e Edição os editores também possuem as opções: Histórico e Referências.

• Resumo◦ Aqui poderá ser visualizado o resumo do material assim como

enviar documentos suplementares e realizar a edição de metadados.▪ Editores podem assinalar como responsável pelo material um

editor ou editor de seção.• Avaliação

◦ Nessa área será mostrado o estado em que se encontra avaliação do material assim como o editor designado para tal.▪ Editores responsáveis pelo material ficam encarregados de

selecionar ou não avaliadores e decidirem se o material será aceito ou não.


• Edição◦ Se o material for aprovado para publicação essa opção mostrará

o andamento de sua edição.▪ Editores responsáveis pelo material darão início ao processo

de edição, sendo a ordem de passos: Edição de Texto, Layout e Leitura de Prova.

▪ No fim do processo de edição o editor responsável poderá agendar o lançamento do material.

• Histórico◦ Mostra o histórico de todo o processo que o material passou.

• Referências◦ Permite a configuração das referências do material.

3.6 Avaliadores

Avaliadores são designados pelos editores param avaliarem os materiais enviados pelos autores. Qualquer usuário pode se registrar como avaliador caso as configurações da revista permitam. Geralmente avaliadores são escolhidos por meio de áreas de interesse.

Os avaliadores ao serem designados podem aceitar ou recusar a designação. Caso aceite ele agora deverá avaliar o material, deixar seus comentários para o autor e para o editor e por fim deixar sua recomendação, seja ela contra ou a favor da publicação do material.

Os Editores-Gerentes podem disponibilizar formulários para os avaliadores usarem no processo de avaliação, caso isso não ocorra será usado o formulário padrão.


3.7 Gerentes de Assinatura

Os gerentes de assinatura ficam responsáveis pelos métodos de pagamento da revista, assim como a situação de cada um dos pagamentos e assinaturas.

Métodos de pagamento podem ser de taxas para submissão de material até taxas para os usuários poderem acessar edições da revista.

4. Dicas

4.1 Editores de Texto, Editores de Layout e Leitores de Prova

Além dos papéis citados, o OJS disponibiliza 3 papéis opcionais:

• Editores de Texto◦ Trabalham junto com o autor para melhorar a gramática e a

clareza do material enviado.• Editores de Layout

◦ Transformam o arquivo criado pelos editores de texto em um arquivo formatado com os padrões da revista. Esse arquivo será disponibilizado para leitura.

• Leitores de Prova◦ São responsáveis por ler o arquivo criado pelos editores de

layout em busca de erros de tipografia ou de formatação.

Esses papéis são opcionais justamente porque em muitos casos os editores e editores de seção realizam essas tarefas, tornando assim desnecessário sua existência.

Caso um Editor-Gerente queira habilitar esses cargos basta mudar as configurações da revista no 4º passo: Administração.


4.2 Submissão Rápida

Ao invés de realizar todo o processo de edição permitido pelo OJS, é possível utilizar um método mais ágil chamado de Submissão Rápida. Esta opção está disponível apenas para os Editores-Gerentes.

Os passos para realizar a Submissão Rápida são:

1. Na página de Editor-Gerente, acesse o link “Importar/exportar dados”.

2. Acesse o link de “Submissão Rápida”.3. A página que irá aparece permitirá enviar materiais sem passar por

todo o processo normal.4. Após todos os dados necessários serem colocados escolha a opção

“Salvar e continuar” para realizar o envio ou “Salvar e criar outra“ para realizar o processo de envio novamente.

Esse processo se mostra bem útil quando o material a ser incluído na revista já foi publicado em outro momento e agora ele está sendo transferido para o OJS.


Material desenvolvido por:

José Carlos Candido [email protected]

Documents

Apostila de OJS