Faculdade de Educação de Bacabal

Curso de Administração

Disciplina: Organização, Sistemas e Métodos.Orientador: Elias Gomes. Acadêmicos: CAMILA LIMAELAN SOUSAERIKA CRISTINAJACKELINE BLENDA JESSICA ALVESPAULINO NETO

MILENA RODRIGUESPATRICIA IONARIARENER HENRIQUE

QDTQuadro de Distribuição do Trabalho

1

Indicadores de Problemas na Distribuição do Trabalho

Insatisfação com má distribuição do trabalho são diversos: volume de trabalho, capacidade profissional, tempo, custos...

Funcionário estará trabalhando a mais e algum outro estará mais ocioso.

Atrasos na entrega de documentos ou informações

Rendimento individual baixoEquipe Renascer

2

Objetivos da Análise da Distribuição do Trabalho

Possibilitar uma diagnose na qual se verifica a qualidade do trabalho;

Diagnosticar eventuais tempos mortos

Identificar o equilíbrio entre a prioridade da tarefa e o seu tempo de realização

Verificar o equilíbrio de distribuição de tarefas entre as áreas e entre as pessoas

Equipe Renascer

3

Análise da Distribuição do Trabalho

Análise da Distribuição do Trabalho - identificar e criticar a carga de trabalho de cada área e pessoa.

Análise do Processamento do Trabalho - racionalizar o fluxo das várias fases do trabalho.

Análise das Operações e Postos de Trabalho - otimizar os movimentos realizados no trabalho e organizar o posto de trabalho.

Compreende ainda:

Equipe Renascer

4

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

Diagnosticar eventuais tempos de ócio

Identificar o equilíbrio entre a prioridade da tarefa e o seu tempo de realização

Controlar a correspondência entre treinamento dos empregados e as suas tarefas

Verificar o equilíbrio de distribuição de tarefas entre as áreas e entre as pessoas

Deve Permitir:

Equipe Renascer

5

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

levantar as tarefas desenvolvidas por cada empregado

levantar o tempo gasto em cada tarefa

levantar/priorizar as atividades desenvolvidas pela área

levantar/analisar o quadro de distribuição do trabalho

Para isso deve-se:

Equipe Renascer

6

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

É a ferramenta que estabelece as tarefas efetuadas dentro de uma determinada área, especificando quanto tempo é gasto por cada um dos funcionários na atividade total e individualmente.

Q D T

Equipe Renascer

7

Identificar quais atividades consomem o tempo de cada um dos funcionários.

Definir quem faz o quê.

Definir quantas horas totais no período (dia/semana/mês) cada funcionário dedica ao trabalho.

Definir a atividade mais importante.

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

Q D T - Objetivos

Equipe Renascer

8

Identificar superposições nas tarefas desenvolvidas.

Detectar sobrecarga ou ociosidade nos postos de trabalho.

Verificar se as pessoas possuem as qualificações e treinamento necessários para o bom desempenho de suas tarefas.

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

Q D T - Objetivos

Equipe Renascer

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ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Etapas

1. Registro das Tarefas Individuaisa) preliminar

Nome: João da SilvaÓrgão: Setor de ComprasCargo: Comprador Tempo Base: Dia

TAREFAS OPERAÇÕES TEMPO QUANTID. Verifico se o cadastro do está atualizado

00:05h 2

. Se não estiver, telefono para que este o atualize

00:15h 2

. Verifico a data do último fornecimento

00:02h2

. Etc.

. Relaciono todos os fornecedores que deverão cotar preço

00:20h

2. Remeto essa relação para digitação

00:02h2

. Confiro digitação 00:30h 2

. Etc. 3. ... .... ...

1. Consultar Cadastro de

Fornecedores

2. Emitir Pedido de Cotação

Equipe Renascer

10

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Etapas

1. Registro das Tarefas Individuaisb) definitiva

Nome: João da SilvaÓrgão: Setor de Compras Tempo Base:SemanaCargo: Comprador 12/03-16/03

Nº TAREFASFREQ DIA

FREQ SEMANA

TEMPO DIA

TEMPO SEMANA

1.Consultar Cadastro de Fornecedores

2 10 00:24h 02:00h

2. Emitir Pedido de Cotação 2 10 01:00h 05:00h3. Executar Tomada de Preços 3 15 02:00h 10:00h

4.Elaborar Mapa Comparativo de Cotação

1 5 01:00h 05:00h

5.Verificar Autorização de Fornecimento

2 10 00:24h 02:00h

6. ...07:24h 37:00h

Preparado por: Carlos RibeiroConferido por : Henrique CamposData: 19/04/2002

Observações Total

Equipe Renascer

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ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Etapas

2. Agrupamento das Tarefas em Atividades

Nº ATIVIDADES TAREFASConsultar cadastro de fornecedoresEmitir pedido de cotaçãoDigitar pedido de cotaçãoExecutar tomada de preçoVerificar o pedido de cotaçãoElaborar mapa comparativo de cotaçãoDigitar mapa comparativo de cotaçãoJulgar propostas

3. ... ...

1. Fazer Cotação de Preços

2.Fazer Mapa Comparativo de Cotação e Julgar Propostas

Equipe Renascer

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ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO Etapas

3. Elaboração do Quadro de Distribuição do Trabalho - QDT

Nº DenominaçãoTempo

SemanaTarefas

Tempo Semana

TarefasTempo

SemanaTarefas

Tempo Semana

Consultar cadastro de fornecedores (G)

2h

Emitir pedido de cotação (G)

5h

Executar tomada de preço (G)

10h

2

Fazer Mapa Comparativo de Cotação e Julgar Propostas

19hJulgar Propostas (G)

4h

Elaborar mapa comparativo de cotação (E)

5h

Digitar mapa comparativo de cotação (A)

10h

... ... ... ... ... ... ... ... ...147h 43h 37h 37hTOTAL

VilmaSecretária

1Fazer Cotação

de Preços 32h 5h

Verificar o pedido de cotação

(C)

Digitar pedido de

cotação (A)10h

ATIVIDADESSérgio Chefe

José Antonio Comprador

Tempo Semana

Tempo Semana

Tempo Semana

A Digitação 37h C Verificação 11h E Elab. mapas 30hB Prest. Inform. 21h D Compr. Emerg 5h F Atendim telef 10h

G Outros 33h

Características Operativas

Características Operativas

Características Operativas

Equipe Renascer

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14

Tempo

Que atividades ou serviços absorvem mais tempo?

São essas atividades ou serviços as que devem tomar mais tempo? O tempo justifica o resultado final da atividade ou serviço?

É possível subdividir ou agrupar serviços ou atividades?

A eliminação ou criação de um serviço e/ou atividade pode ser considerada como racionalizadora da distribuição do trabalho?

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

Equipe Renascer

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Capacidade Funcional

Há consonância entre as habilidades individuais, formação técnica e as tarefas desenvolvidas pelos funcionários, supervisores e chefes?

Em função da capacidade profissional, existe alguma alteração na organização formal anteriormente estabelecida?

Há prejuízos sensíveis em função da baixa capacitação profissional de um ou mais funcionários da unidade?

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

Equipe Renascer

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Equilíbrio no volume de trabalho

Há funcionários com carga de trabalho superior aos demais?

A entrada de informações na unidade causa estrangulamentos em algum ponto?

Há funcionários com carga de trabalho inferior aos demais?

A existência de picos pode ser considerada normal?

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

Equipe Renascer

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHOQuestões

FATOR CUSTO

O desenvolvimento de qualquer tarefa na organização apresenta um custo, seja de elaboração, de produção ou de manutenção.

Este salário pago se converte num total de horas que o funcionário coloca a disposição da empresa. E são estas horas que estão alocadas no QDT.

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Possibilidades preliminares de simplificação

Existe algum fato que tenha modificado o comportamento e gerado reações em toda a estrutura social e que possa estar afetando o trabalho da gerência em análise?

As dificuldades apresentadas são semelhantes a dificuldades presentes em outras gerências da empresa?

Até que ponto se pode utilizar outras técnicas na tentativa de provocar uma melhor distribuição do trabalho?

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

Equipe Renascer

FATOR RACIONALIZAÇÃO

Este é, sem dúvida, o pensamento central do QDT: como fazer melhor e com menos custo a mesma tarefa.

Portanto, o analista deve estar atento, durante todo o trabalho desenvolvido, a aspectos tais como:

 

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

Equipe Renascer

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHO

Distribuição física inadequada;

 Uso de formulários complexos e que não foram alvos de análise;

 Uso de máquinas e equipamentos antigos e que causam constantes problemas;

 Desenvolvimento/execução de muitas tarefas manuais que poderiam ser mecanizadas;

 Complexidade excessiva das rotinas exigindo análise maior, como sistema ou subsistema.

 

Equipe Renascer

Equipe Renascer

21

As ferramentas que podem ser utilizadas para dar

maior produtividade são muitas, o QDT é apenas uma

delas, podem ser citados os fluxogramas, organogramas,

formulários, Sistema de Informação Gerencial (SIG), entre

outras ferramentas, todas com o intuito de aumentar a

eficiência, a eficácia, a efetividade e a economicidade.

ANÁLISE DA DISTRIBUIÇÃO DO TRABALHOCONSIDERAÇÕES FINAIS

Estrutura Básica para Montagem de QDTO quê Como Por quê Quem Onde

Está sendo feito?

Está sendo feito?

Fazer desta forma?

Faz? Faz?

Toma mais tempo?

Pode ser melhorado?

Gastar menos tempo?

Gasta mais tempo?

Há mais perda de tempo?

É prioritário?

Pode ser classificado?

Classificar? Classificou como tal?

É prioritária?

É mais importante?

Avaliar? É o mais importante?

Idem Idem