Peter Gerhardt, März 2011

Arbeitshilfen für

die VerwalterpraxisMehr Zeit für das Wesentliche

2 Datentausch 2011

Hatten Sie Zeit für die wichtigen Dinge?

Oh, eigentlich wollte ich ….

… mich mehr um meine Beiräte kümmern… Akquise betreiben, neue WEG´s gewinnen… mich und meine Mitarbeiter schulen… Honorarerhöhungen gezielt durchsetzen… Versammlungen besser vorbereiten… die Arbeitsabläufe verbessern… wieder mal einen alten Freund treffen…

… aber habe im klein-klein des Tagesgeschäfts einfach nicht

die Zeit gefunden.

3 Datentausch 2011

Zeitdiebe

Störfaktoren und Zeitdiebe:

• Chef, Vorgesetzter

• Mitarbeiter/Kollegen

• Nörgelnde Eigentümer

• Unkoordinierte Meetings

• Fehlende Ziele

• „Nein“-Blockade

• Arbeitsweise/-abläufe

• Organisation/Ablagesysteme

• Veralterte IT

• Internet/Email/twitter/Multitasking

• Perfektionismus

4 Datentausch 2011

Eisenhower - Prinzip

A/B - AufgabenA/B - Aufgaben

Später selbst /Später selbst /

WiedervorlageWiedervorlage

A - AufgabenA - Aufgaben

Sofort selbstSofort selbst

B/C – AufgabenB/C – Aufgaben

RoutineaufgabenRoutineaufgaben

DelegierenDelegierenWic

hti

gke

it

Dringlichkeit

Jeden Vorgang nur Jeden Vorgang nur einmal einmal „anfassen“ „anfassen“

und und sofort sofort über die weitere Bearbeitungüber die weitere Bearbeitung

entscheiden.entscheiden.Dwight D. EisenhowerDwight D. Eisenhower

Jeden Vorgang nur Jeden Vorgang nur einmal einmal „anfassen“ „anfassen“

und und sofort sofort über die weitere Bearbeitungüber die weitere Bearbeitung

entscheiden.entscheiden.Dwight D. EisenhowerDwight D. Eisenhower

5 Datentausch 2011

Was machen Erfolgreiche anders?

FokussierenFokussieren Sofort erledigenSofort erledigen

IgnorierenIgnorieren Delegieren & Delegieren &

AutomatisierenAutomatisierenWic

hti

gke

it

Dringlichkeit

6 Datentausch 2011

Das haben wir immer so gemacht …

Hoher Zeit- und Ressourceneinsatz

Prozess-erleichterung

Prozess-erleichterung

Prozess-verschönerung

Prozess-verschönerung

Prozess-veränderung

Prozess-veränderung

… anstatt Prozess-Eliminierung… anstatt Prozess-Eliminierung

7 Datentausch 2011

Bei uns ist alles anders … Eine Weisheit der Dakota-Indianer: „Wenn du entdeckst, dass du ein totes Pferd reitest, steig ab.“

Doch wir Manager versuchen oft andere Strategien:

• Wir besorgen uns eine stärkere Peitsche. • Wir wechseln die Reiter. • Wir sagen: "So haben wir das Pferd doch immer geritten." • Wir gründen einen Arbeitskreis, um das Pferd zu analysieren. • Wir besuchen andere Orte, um zu sehen, wie man dort tote Pferde reitet. • Wir erhöhen die Qualitätsstandards für den Beritt toter Pferde. • Wir bilden eine Task Force, um das tote Pferd wiederzubeleben. • Wir schieben eine Trainingseinheit ein, um besser reiten zu lernen. • Wir stellen Vergleiche unterschiedlich toter Pferde an. • Wir ändern die Kriterien, die besagen, ob ein Pferd tot ist. • Wir kaufen Leute von außerhalb ein, um das tote Pferd zu reiten. • Wir schirren mehrere tote Pferde zusammen an, damit sie schneller werden. • Wir machen zusätzliche Mittel locker, um die Leistung des Pferdes zu erhöhen.• Wir entwickeln ein Motivationsprogramm für tote Pferde.• Wir erklären, dass unser Pferd "besser, schneller und billiger" tot ist. • Wir bilden einen Qualitätszirkel, um eine Verwendung für tote Pferde zu finden.• Wir richten eine unabhängige Kostenstelle für tote Pferde ein.• Wir strukturieren um, damit ein anderer Bereich das tote Pferd bekommt.

8 Datentausch 2011

Abläufe konventionell

Nachzügler koordinieren

Zwischenablesung

Arbeitsprozesse beim Verwalter

Heizkostenabrechnung verbuchen

Rechnungen der Messdienste verbuchen

Listen versenden

Heizkostenabrechnungkopieren

Abrechnung erstellen

Abrechnung versenden

Heizkostenabrechnungzuordnen

Heizkostenabrechnungarchivieren

Betriebskostenabrechnung erstellen

Nutzer- und Kostenlisten ausfüllen Versenden der

Mietnebenkostenabrechnung

Ablesung durchführen

9 Datentausch 2011

Wege der Abstimmung

Übersicht der möglichen Wege um Abrechnungsdaten zu tauschen

Effizienz der Prozesse

Dienstleisterübernimmt Aufgabenim Kundensystem

Automatisierte Dateneinspielung in Techem- und Kunden-EDV

Datentausch von Daten mittels Papier

Elektronischer Datentausch Online-Lösungen

Datenmengen / Wohneinheiten

Integrierte BK-Lösungen

Komplettangebote

10 Datentausch 2011

Datentausch – effizient, schnell und sicher

• Sie übermitteln alle erforderlichen Daten direkt aus Ihrer Verwaltungssoftware an Techem.

• Einzige Voraussetzung: Ihre wohnungs-wirtschaftliche Verwaltungssoftware unterstützt den Datentausch.

• Ausführliche Analyse aller Anbieter liegt vor

• Hohe Datensicherheit - Daten werden verschlüsselt übertragen

• Der Datentausch funktioniert nach den Standards der ARGE (Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung e.V.).

Der elektronische Transfer der Daten spart Zeit, Papier und Geld:

11 Datentausch 2011

Einmalige Vorbereitung

In der Software des Kunden werden alle Objekte und deren Wohnungen bzw. Mieter in den Stammdaten geführt. In Abhängigkeit von der verwendeten Software werden numerische oder alphanumerische Bezeichnungen benutzt.

Auch in der Techem Software werden alle Objekte und deren Wohnungen unter einer numerischen Bezeichnung geführt.

Beispiel Ordnungsbegriff:

0001155550010

Techem Niederlassung

Liegenschaftsnummer

Nutzernummer(Begehungsreihenfolge von Techem)

12 Datentausch 2011

Damit alle relevanten Informationen zwischen beiden Systemen ausgetauscht werden können, muss jeder Nutzernummer Ihrer Software die entsprechende Techem Nutzernummer zugeordnet werden.

Bei Bestandsveränderungen ist immer ein A-Satz Austausch erforderlich!

A-Satz Abstimmung (periodisch)

2. Die Nutzer-nummern werden anhand der Listen manuell in die Techem Stamm-daten übernommen

1. Nutzerlisten aus ERP-System des Kunden an Techem senden

• Nutzernummer

• Nutzername

• Anschrift

• Geschoss

• Nutzfläche

4. A-Satz in ERP-System einlesen

• Fehlerprüfung durchführen

• Fehlermeldungen mit Techem besprechen

• ggf. erneute Übergabe der Nutzerliste und berichtigten A-Satz einlesen

3. Techem erstellt einen A-Satz

• Satzart

• Kundennummer

• Ordnungsbegriff

• Nutzernummer

• Abrechnungsart

13 Datentausch 2011

Techem.Portal

14 Datentausch 2011

Prüfung & Plausibilitäts-kontrolle, Zusammen-führung mit Ablesewerten

Datentausch – so funktioniert es

Übermitteln

Erstellen & Einspielen

Ihre Verwaltungssoftware

Techem

Datenübermittlung in elektronischer Form

Erstellung der Heizkosten-abrechnung, elektronische Übermittlung der Ergebnisse

Einspielen & Verbuchen der Abrechnungsergebnisse

Nach einem einmaligen Datenabgleich folgt jährlich:

Drucken

Versenden

Druck der Heizkostenabrech-nung und Versand an Sie

Druck Mietnebenkostenabrech-nung mit Ergebnissen aus der Heizkostenabrechnung

Zusortieren der Heizkosten-abrechnung, Versand der kompletten Mietnebenkosten-abrechnung an die Bewohner

15 Datentausch 2011

Datentausch – im Softwaretool

16 Datentausch 2011

Zeit sparen mit dem Datentausch

Das Kundenbeispiel: Ein Kunde verwaltet 30 Liegenschaften mit insgesamt 450 Wohnungen.

Unterm Strich spart der Kunde in unseremBeispiel über 30 wertvolle Arbeitsstunden.

Zeitersparnisbeim Einspielen in die Verwaltungssoftware:

1 Min. x 450 Wohnungen2 Min. x 30 Liegenschaften

510 Min. = 8,5 Std.

Zeitersparnisbei der Datenübermittlung:

1 Min. x 450 Wohnungen30 Min. x 30 Liegenschaften

1.350 Min. = 22,5 Std.

17 Datentausch 2011

Vorteile Komfortlösung Datentausch

Mehrarbeiten vermeiden

• Manuelles Übertragen der Daten entfällt

• Mieterschreiben per Knopfdruck vervollständigen und ausdrucken

Abläufe optimieren

• Fehlerquellen vermeiden

• Rückfragen der Bewohner schnell beantworten (Archiv)

Weitere Vorteile

• Spezialisierte Systemberater stehen zur Verfügung

• Der Datentausch ist für Sie kostenlos

18 Datentausch 2011

Beratung und Unterstützung

Serviceangebot umfasst

• Bewertung aktuelle Software

• Unterstützung Software Auswahl

bei Umstellung

• Analyse Datenmodell

• Vorbereitung Datenmigration

• Übernahme der Daten

• Schulung der Mitarbeiter

• Nachbetreuung und Anwenderhilfe

19 Datentausch 2011

Datentausch

Nachzügler koordinieren

Zwischenablesung

Arbeitsprozesse beim

Verwalter

Heizkostenabrechnung verbuchen

Rechnungen der Messdienste verbuchen

Listen versenden

Heizkostenabrechnung

kopieren

Abrechnung erstellen

Abrechnung versenden

Heizkostenabrechnung

zuordnen

Heizkostenabrechnung

archivieren

Betriebskostenabrechnung erstellen

Nutzer- und Kostenlisten ausfüllen Versenden der

Mietnebenkostenabrechnung

Ablesung durchführen

Abläufe HKA mit Datentausch

20 Datentausch 2011

Datentausch

Nachzügler koordinieren

Zwischenablesung

Arbeitsprozesse beim

Verwalter

Heizkostenabrechnung verbuchen

Rechnungen der Messdienste verbuchen

Listen versenden

Heizkostenabrechnung

kopieren

Abrechnung erstellen

Abrechnung versenden

Heizkostenabrechnung

zuordnen

Heizkostenabrechnung

archivieren

Betriebskostenabrechnung erstellen

Nutzer- und Kostenlisten ausfüllen Versenden der

Mietnebenkostenabrechnung

Ablesung durchführen

Abläufe HKA mit Datentausch und Funk

21 Datentausch 2011

Es ist nicht wenig Zeit , die wir zur Verfügung haben, sondern es ist die viele Zeit, die wir nicht (richtig) nutzen.

Seneca, römischer Philosoph

22 Datentausch 2011

Techem Energiemanagement ist mehr als Verbrauchserfassung und -abrechnung.

Techem bietet die gesamte Dienstleistungskette rund um die Themen Energie und Wasser.

Kontakt

www.techem.de

oder jetzt direkt auf der Veranstaltung.

Clever Energie sparen - ganzheitlich

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