El Archivo General de Protocolos

Es una institución de naturaleza administrativa de la presidencia del organismo judicial, que organiza, controla y supervisa el ejercicio del notario en toda la república.

Archiva protocolos, expedientes de jurisdicción voluntaria notarial y además documentos notariales, registra firmas y sello de los notarios, así como poderes y notificaciones, constituyéndose con ello en garante de la seguridad jurídica y de la fe pública documental.

Reseña histórica

El Archivo General de Protocolos inicialmente fue creado para que en él se depositaran los tomos de protocolos de notarios fallecidos, notarios que fallecieron a partir de la emisión de dicho decreto, notarios suspendidos en el ejercicio de la profesión y notarios que se encontraban fuera del territorio.

El Archivo General de Protocolos fue creado según Decreto 257 que contenía la Ley Orgánica y Reglamentaria del poder Judicial emitida durante el gobierno del General: Justo Rufino Barrios.

Su primera sede fue el archivo de salas de justicia de la ciudad de Guatemala. Había un escribiente encargado de realizar lo que se le solicitara permaneciendo en el archivo los días y horas de audiencia ordinaria de la primera sala de justicia, así mismo estaba de a cargo de llevar a control de un libro de registro o índice por orden alfabético de cada protocolo depositado.

La legislación notarial puesta en vigor por parte del gobierno de Justo Rufino Barrios, estuvo vigente en nuestro país por mucho tiempo, siendo el Decreto No. 271 uno de los cuerpos legales que presenta tal característica, al que casi ninguna reforma se le asiera, hasta que abrogada por una nueva ley de Notariado durante el gobierno del general Jorge Ubico, Decreto N0. 1563 del 20 de agosto de1934.

La nueva ley Notarial dedica el capitulo XIII al Archivo General de Protocolos y demás registros notariales, comprendido de los artículos 59 al 62. El 8 de octubre de 1935 el general Jorge ubico promulga una segunda Ley Notarial, según Decreto No. 1744; en el cual el capitulo decimoquinto es dedicado al Archivo General de Protocolos en los Artículos del 60 al 64. Se establece que el Archivo General de Protocolos a partir de esa fecha depende de la sala de la Corte Suprema de Justicia y no de la Presidencia del Organismo judicial.

El 21 de abril de 1936 el Presidente Jorge Ubico emite nueva ley de Notariado, según Decreto 2154 de la asamblea Legislativa. El Archivo General de Protocolos no sufre ningún tipo de reforma o innovación. El 30 de Noviembre de 1946 el honorable congreso de la república promulga el decreto 314 que contiene un cuerpo legal que los congresistas titulan “Código de

Notariado”, el cual fue promulgado por el Organismo ejecutivo el 10 de diciembre del mismo año y entro en vigencia el 1 de enero de 1947.

El decreto no. 314 del Congreso de la República es el que actualmente nos rige, el cual regula en el titulo XI lo referente al Archivo General de Protocolos.

Cuenta con asesoría jurídica

En los casos en que el usuario necesite hacer una consulta relacionada a la actividad y/o funciones de Archivo General de Protocolos, tanto en el área legal, como técnica, podrá consultar a los asesores jurídicos quienes le atenderán y orientaran.

Secretaria general

Presta los siguientes servicios:

1.- cobro de multa por presentación extemporánea de avisos traslativos de dominio

2.- cobros de avisos prestados con forme tarifa según acuerdo 12-2002

3.- tramites internos del personal del Archivo General de Protocolos

Cobro de multa por presentación extemporánea de avisos traslativos de dominio:

Quien deba pagar multas por concepto de avisos presentados del plazo legal, a la dirección general de Catastro y Avaluó de Bienes Inmuebles y a las oficinas de Catastro municipal sobre:

1.- contratos de enajenación

2.- contrato de donaciones bienes inmuebles

3.- en los actos o contratos de unificación de inmuebles u otros que no estén afectos al pago del impuesto.

4.- en los casos de desmembración de inmuebles que se formen nuevas fincas.

Pagos: cuando deba de efectuarse un pago por los servicios que presta el Archivo General de Protocolos deberá hacerse en las cajas de Banrural.

Delegaciones del Archivo General de Protocolos.

Huehuetenango: creado por medio del acuerdo No. 8-2003 de la Honorable Corte Suprema de justicia, inaugurada el 02 de mayo del 2003. Con sede y competencia en Huehuetenango.

Nororiente: con sede en la ciudad de Chiquimula creada por el acuerdo No.40-2003 de la Honorable Corte Suprema de justicia, inaugurada el 2 de octubre del 2003. Tiene competencia para los departamentos de Zacapa, Chiquimula, Jalapa, Jutiapa, Peten, Izabal y el Progreso.

Cobán, Alta Verapaz: creada por medio del acuerdo No. 2-2004 de la Honorable Corte Suprema de justicia, inaugurada el 28 de mayo del 2004, tiene competencia para los departamentos de Alta Verapaz y Baja Verapaz

Occidente; con sede en la ciudad de Quetzaltenango creada por medio del acuerdo N0. 16-2004 de la Honorable Corte Suprema de justicia, tiene competencia para los departamentos de Quetzaltenango, San Marcos, Quiche, Totonicapán, Sololá y Huehuetenango.

Sur: con sede en la ciudad de Escuintla. Creada por medio del acuerdo 30-2007 dicha delegación tiene competencia para los departamentos de Escuintla, Suchitepéquez, y Retalhuleu.

Obligaciones que el Notario debe cumplir ante el Archivo General de Protocolos:

1.- Pagar el Archivo General de Protocolos Q50.00 cada año por derecho de apertura de protocolo. (Art. 11 del Código de Notariado)

2.- remitir al Archivo General de Protocolos dentro de los 25 días hábiles siguientes de cada escritura pública, testimonio especial de la misma Art. 37 literal a) código de Notariado.

3.- cuando se trate de testamentos o de donaciones por causa de muerte, así como sus modificaciones o revocaciones, el testimonio especial se entregara en plica firmada y sellada por el notario Artículo. 37 literal a) del Código de Notario.

Unidad de Archivo General de Protocolos y servicios que prestan:

El Archivo General de Protocolos está organizado administrativamente en las siguientes unidades:

1. Unidad de registro electrónico de Notarios2. Unidad de registro electrónico de poderes3. Unidad de archivo de protocolos 4. Unidad de testimonios especiales5. Unidad de supervisión notarial

Registro de NotariosSi algún usuario desea obtener información sobre algún Notario, referente al número de clave, número de colegiado, oficina profesional, teléfono de la misma u otro dato para su localización, podrá solicitarlo verbalmente o por escrito en esta unidad.

El Registro de Notarios presta los siguientes servicios:1. Inscripción de firma y sello2. Apertura de protocolo3. Autentica de firmas de notario4. Recepción de avisos 5. Certificaciones y constancias6. Control de notarios fallecidos y posterior requerimiento de entrega de tomos de

protocolos

Registro de poderes presta los siguientes servicios

1. Registro de poderes y sus modificaciones2. Emisión de certificaciones de poderes registrados3. Información verbal de poderes registrados4. Asesoría

La unidad de protocolos notariales presta los siguientes servicios

1. Recepción de protocolos2. Consulta y exhibición de protocolos 3. Reproducción de instrumentos públicos notariales4. Extiende testimonios de escritura publicas

Unidad de testimonios especiales

1. Recepción de testimonios especiales2. Recepción de avisos de cancelación de instrumentos públicos 3. Recepción de avisos trimestrales4. Recepción de testimonios especiales de los índices 5. Expedir certificaciones6. Recepción de testimonios especiales en plica 7. Apertura de plicas

Unidad de supervisión notarial

Unidad encargada de examinar el protocolo a cargo del notario, con el objeto de verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la ley, cuyas emociones se documentan en acta.

Clases de inspecciones y revisiones

Ordinaria:

Las que se practican cada año por el director del Archivo General de Protocolos, por las delegaciones regionales y departamentales del mismo, en los departamentos que no están practicadas por los jueces de primera instancia y en su caso en toda la república por los notarios colegidos activos nombrados para el efecto por la presidencia del organismo Judicial

Extraordinaria:

La que ordena efectuar la Corte Suprema de Justicia.

Especial:

La ordenada por juez competente o el Ministerio Publico para averiguación de la comisión de un delito.

Posmortem:

La que se practica en los protocolos y sus comprobantes que son entregados al archivo general de protocolos o al tribunal de primera instancia civil, por motivo del fallecimiento del notario.

Mario Roberto Ambrocio Aguirre.

Carnet 201141757