Arquivologia Completo (Teoria e Exercicios)

N o m e d o A l u n o - C P F d o A l u n o

Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios

Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1

Introdução ........................................................................................ 01 Aula demonstrativa – Ciclo vital dos documentos: a teoria das 3 idades ..... 03 Lista de questões ............................................................................... 11 Bibliografia ........................................................................................ 13

Introdução

Prezado Aluno, É com muita satisfação que ministraremos para você, a quatro mãos, a disciplina de Arquivologia para o cargo de Técnico Administrativo do Ministério Público da União (MPU). Antes de darmos início a nossa aula, permita-nos falar um pouco sobre nós. Meu nome é Davi Barreto, sou cearense e graduado em engenharia eletrônica pelo Instituto Tecnológico de Aeronáutica (ITA). Atualmente, sou Auditor Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da União (TCU), tendo obtido o 1° lugar no concurso de 2007, e mestrando em economia na UNB. Meu nome é Fernando Graeff, sou gaúcho de Caxias do Sul. Sou formado em Administração de Empresas e, antes de entrar no serviço público, trabalhei mais de 15 anos na iniciativa privada. Sou ex-Auditor Fiscal da Receita Federal do Brasil, trabalhei nas Unidades Centrais deste Órgão. Atualmente, exerço o cargo de Auditor Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da União. No serviço público, exerci ainda os cargos de Analista de Finanças e Controle da Secretaria do Tesouro Nacional - área contábil – em Brasília e de Analista de Orçamento do Ministério Público Federal em São Paulo. Feitas as apresentações, vamos falar um pouco sobre nosso curso. Você deve saber que, em um concurso tão concorrido como este, cada questão é decisiva. Não se pode desprezar nenhuma das disciplinas cobradas, todas são importantes, em maior ou menor grau. Arquivologia faz parte do núcleo denominado Conhecimentos Específicos que conta com 90 itens. Assim, é muito provável que a disciplina em questão represente algo em torno de 15 a 20 itens da sua prova, de forma que aquele que for bem nessa matéria estará um passo a frente dos outros candidatos. Por outro lado, não podemos perder tempo, temos que focar no que realmente é importante.





Portanto nosso curso está formatado para ser um curso de teoria e exercícios bastante objetivo, especialmente desenvolvido para que você na medida em que aprende a matéria, concomitantemente, treine para o dia da prova. Para isso, o conteúdo programático exigido pelo edital será abordado em 4 aulas, de acordo com o cronograma abaixo: Aula Data Tópicos abordados

Aula 00 Aula demonstrativa

Aula 01 21/07/2010 Conceitos fundamentais de arquivologia. O gerenciamento da informação e a gestão de Documentos (parte 1).

Aula 02 04/08/2010 O gerenciamento da informação e a gestão de Documentos (parte 2).

Aula 03 18/08/2010 Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos.

Nesta aula demonstrativa daremos uma pequena amostra de como será o curso, e falaremos de um assunto que será retomado com mais calma na aula 01: a teoria das três idades do arquivo. Outra coisa, caso você queira resolver as questões antes de ver os comentários, vá diretamente ao final deste arquivo, lá você encontrará a lista de todas as questões tratadas durante a aula. E, por último, participem do Fórum de dúvidas, que é um dos diferenciais do Ponto. Lá você poderá tirar suas dúvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar no aprimoramento dos nossos cursos. Dito isto, mãos à obra...





Ciclo Vital dos Documentos: A Teoria das Três Idades

Vamos iniciar nosso curso falando sobre um assunto muito recorrente nas provas do Cespe, e que de certa forma, nos dá uma boa base para entendermos arquivologia: a teoria das três idades. Nas instituições, sejam públicas ou privadas, para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. Hoje em dia, mais do que nunca, não só o acesso à informação, mas a agilidade com que é feito, é imprescindível para o sucesso de qualquer organização. Assim, a metodologia de gestão dos documentos a ser adotada deverá atender as necessidades das instituições a que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos. Jean-Jacques Valette (1973) definiu essas fases como as três idades dos arquivos – definição esta, utilizada até hoje: corrente, intermediária e permanente. Vejamos em que consiste essa definição:

1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou consultado frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. São os documentos mais utilizados, que frequentemente são consultados. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados. Uma definição mais sintética seria a de que os arquivos de primeira idade são o “Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração”.

Aguarde, veremos o que significa valor primário mais adiante...

2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de

documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.





Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. Então, são aqueles documentos que não são consultados frequentemente, mas que podem, eventualmente, serem necessários.

A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbos” ou “purgatórios”, onde os documentos ficam aguardando sua destinação final.

Ou, mais simplificadamente, os arquivos de segunda idade são o “conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação”.

3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de

documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.

Estes são os arquivos propriamente ditos. Pois, nas duas fases anteriores os documentos ainda tramitavam, ou seja, iam de um setor para outro, eram consultados, na primeira idade mais frequentemente, na segunda idade, com pouca frequência.

Os arquivos de terceira idade, resumidamente, são o “Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor”.

Importante salientar desde já que a cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos. Veremos isso mais profundamente nas próximas aulas. A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa legislação arquivística, a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados define no art. 8º que os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. Segundo a referida lei, consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. Os documentos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.





Por sua vez, documentos permanentes, são os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Em virtude da importância documental, da preservação do patrimônio histórico e cultural, o art. 9º da referida Lei determinou que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Já, o art. 10 dispõe que os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. Para fechar esse assunto, vamos falar um pouquinho mais sobre os valores primário e secundário dos documentos... O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc. Já, o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. Atenção: O valor histórico do documento enquadra-se na definição de valor secundário. Ou seja, os documentos de 3ª idade têm valor histórico, portanto, têm valor secundário. Assim, uma definição possível para a teoria das três idades é: “Teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores: primário e secundário”. Tudo tranquilo até aqui? Vejamos algumas questões para solidificar o conhecimento que já adquirimos.

(Cespe – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o





documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado. Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de arquivo. 01. Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte dos arquivos correntes do MMA. 02. Na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente. 03. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da instituição. Resolução: O enunciado das questões 1 a 3 faz uma breve contextualização do ciclo vital dos documentos. Uma determinada organização envia um documento a funcionário do Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. Aqui se inicia o ciclo de vida do documento. No MMA, o setor que recebeu o documento (=protocolo) coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. (Veremos nas próximas aulas os procedimentos de protocolo) Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado (Atenção: até este momento o documento é corrente), o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado. (Atenção: agora o documento está no arquivo intermediário) Entendendo o enunciado e com os conceitos aprendidos até o momento, fica fácil responder os itens: Item 1 – Certo. Conforme vimos, enquanto o documento está em curso ou é consultado frequentemente, ele faz parte dos arquivos correntes. Item 2 – Errado. O item afirma que na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente, na verdade, antes de ser eliminado o documento é mantido no arquivo





intermediário, onde aguarda a sua efetiva eliminação ou recolhimento para guarda permanente. No arquivo permanente os documentos são preservados em caráter definitivo. Item 3 – Certo. Realmente, deve haver subordinação, tanto técnica, quanto administrativa, entre o arquivo intermediário e o arquivo permanente. Pois, um dos problemas que a gestão documental tem que tratar é o acúmulo de documentos. A guarda deve ser feita de maneira lógica e racional, para isso é necessário uma política arquivística uniforme na instituição, evitando a criação de depósitos duplicados. Aprofundaremos esse assunto, quando estudarmos gestão documental em nossas próximas aulas. Então, tudo bem até agora? É simples, não é?

04. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) - Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz. Resolução: Você não pode errar esse tipo de questão, portanto, cuidado! O item afirma exatamente o contrário do conceito de arquivo corrente. No arquivo corrente ficam os documentos consultados frequentemente. Guarde bem: Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou consultados frequentemente. Portanto, item errado.

05. (Cespe – MMA - Agente Administrativo – 2009) A gestão de documentos é aplicada originalmente na idade permanente. Resolução: Este é um assunto que trataremos mais a frente. No entanto, já temos condições de responder, não é mesmo? A idade permanente corresponde à última fase do ciclo de vida do documento, portanto, a gestão documental não começa aí, é lógico. A gestão documental deve envolver todas as fases do ciclo de vida do documento. Ou seja, “começar do começo”. Portanto, o item está errado.

06. (Cespe – Anvisa – 2007) Arquivos intermediários, também denominados limbos ou purgatórios, são constituídos de documentos em curso ou





consultados freqüentemente, conservados em escritórios ou em dependências próximas de fácil acesso. Resolução: A questão está incorreta ao dar a definição de arquivo corrente para o arquivo intermediário. A primeira parte do enunciado está correta, ao afirmar que arquivos intermediários, também são denominados limbos ou purgatórios, você já sabe o porquê, certo? A segunda parte é que está errada, pois a definição dada é dos arquivos correntes. Repetindo, para você gravar: o arquivo intermediário é constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.

07. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporária é sinônimo de arquivo intermediário. Resolução: Exatamente. A permanência dos documentos no arquivo intermediário é transitória, portanto, temporária. Lembre-se, por isso, o arquivo intermediário é também chamado de “limbo” ou “purgatório”. Os documentos são mantidos no arquivo intermediário, onde aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Falaremos sobre eliminação e recolhimento nas próximas aulas...

08. (Cespe – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de valor permanente podem ser alienáveis, mas são imprescritíveis. Resolução: O item está errado, pois o art. 10 da Lei nº 8.159, de 1991, dispõe que os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. Portanto, o comando está errado ao afirmar que os documentos de valor permanente são alienáveis e imprescritíveis, pois, conforme nossa legislação eles são inalienáveis e imprescritíveis.





09. (Cespe – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - Adaptada) A legislação determina que todos os documentos produzidos e acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público devem ser identificados como correntes, intermediários ou permanentes e devem receber tratamento adequado. Resolução: Já vimos que a teoria das 3 idades foi incorporada a nossa legislação através da Lei nº 8.159, de 1991. Segundo o art. 8º “Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes”. Então, se os documentos são produzidos e acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público, devem ser identificados, conforme a lei, em uma das três categorias. A última parte da questão é lógica, o documento em cada uma das etapas do ciclo de vida tem um tratamento especial, mais tarde, veremos mais a fundo o que constitui esse tratamento especial. Portanto, correto o item.

10. (Cespe – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - Adaptada) Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que permite controlar a produção e a tramitação na fase corrente e a passagem para a intermediária por meio de listagens, repertórios, índices e planos de arquivamento. Resolução: O ciclo vital consubstancia a teoria das três idades. Ele representa as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação. Portanto, a questão está errada, o ciclo vital não é um sistema de registro de documentos, muito menos, serve para controlar a produção e a tramitação dos documentos na fase corrente e a passagem para a intermediária. O ciclo vital engloba as três idades por que passam os documentos: corrente, intermediária e permanente.

11. (Cespe – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos que





perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor histórico-cultural. Resolução: Gente, não dá para errar uma questão como esta. Os documentos que são providos de valor histórico-cultural são mantidos no arquivo permanente e não no intermediário. No arquivo intermediário são mantidos os documentos que aguardam o termo dos prazos prescricionais e precaucionais para ter sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. Logo, a assertiva está errada.

Prezado aluno, terminamos aqui a aula demonstrativa. Espero que tenha gostado. Até a próxima.





Lista de Questões

(Cespe – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado. Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de arquivo. 01. Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte dos arquivos correntes do MMA. 02. Na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente. 03. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da instituição. 04. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) - Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz. 05. (Cespe – MMA - Agente Administrativo – 2009) A gestão de documentos é aplicada originalmente na idade permanente. 06. (Cespe – Anvisa – 2007) Arquivos intermediários, também denominados limbos ou purgatórios, são constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados em escritórios ou em dependências próximas de fácil acesso. 07. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporária é sinônimo de arquivo intermediário.





08. (Cespe – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de valor permanente podem ser alienáveis, mas são imprescritíveis. 09. (Cespe – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - Adaptada) A legislação determina que todos os documentos produzidos e acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público devem ser identificados como correntes, intermediários ou permanentes e devem receber tratamento adequado. 10. (Cespe – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - Adaptada) Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que permite controlar a produção e a tramitação na fase corrente e a passagem para a intermediária por meio de listagens, repertórios, índices e planos de arquivamento. 11. (Cespe – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos que perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor histórico-cultural. GABRITOS:

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 C E C E E E C E C E E

Bibliografia BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. Decreto nº 1.171/1994 (e suas atualizações). Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (e suas atualizações). PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princípios e técnicas. Rio de Janeiro, Ed. FGV, 2005.

Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff

Aula 01

Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1

Introdução . ...................................................................................... 01 Conceitos fundamentais de arquivologia................................................. 02 Teoria das três idades. ....................................................................... 23 Lista de questões . ............................................................................. 31 Bibliografia . ...................................................................................... 34

Introdução

Prezado Aluno,

Hoje efetivamente daremos início ao nosso curso de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU.

Como você já sabe, serão apenas 3 aulas nas quais abordaremos todo o conteúdo programático exigido no curso, ou seja, nossa missão é tratar essa matéria de forma bastante didática e objetiva, de forma a deixá-lo capacitado para “gabaritar” as questões da sua prova.

Preparado?

Pois bem, nessa primeira aula falaremos sobre conceitos fundamentais de arquivologia – o que é arquivo, quais são os princípios por traz da arquivologia, ao que se propõe... Retomaremos também um assunto que já adiantamos na aula demonstrativa: teoria das três idades.

Não esqueça que as questões discutidas durante a aula estão no final do arquivo, caso você queira tentar resolver as questões antes de ver os comentários.

E, por último, participe do Fórum de dúvidas!

Chega de papo e mãos à obra...


Aula 01


Conceitos fundamentais de arquivologia.

Nessa primeira aula vamos apresentar a você os conceitos fundamentais de arquivologia, você será apresentado aos poucos a um glossário de termos técnicos necessários para o entendimento da disciplina que serão aprofundados nas próximas aulas.

Bom, antes de falarmos sobre as atividades de arquivamento é necessário responder a seguinte pergunta: o que é um arquivo?

Inicialmente, é importante saber que a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

O art. 1º dispõe que: “É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”.

Já, o art. 2º considera arquivo (de maneira geral) os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Por sua vez, o art. 7º define o que é arquivo público: “Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias”.

Por último, o art. 11 trata do arquivo privado, dispondo: “Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades”.

Então, de acordo com nossa legislação, o arquivo quanto à sua natureza pode ser de dois tipos: público e privado.

Encontramos na literatura técnica, várias definições de arquivo, que com palavras diferentes, dizem a mesma coisa. Assim, fique atento ao que é importante: as palavras ou expressões chaves que negritamos ou sublinhamos.

O arquivo, doutrinariamente, pode ser definido como a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria, textuais (portanto, os


Aula 01


documentos podem ter outras naturezas, além da textual), criados por uma instituição ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão ter no futuro (poderão, pois alguns documentos terão utilidade no futuro, outros não, serão descartados).

Ou, ainda, conforme o Conselho Nacional de Arquivos – Conarq, o arquivo pode ser definido como a designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova (documentos probatórios) ou informação (documentos informativos).

Dos conceitos de arquivo vistos até agora, podemos deduzir três características básicas:

1 – Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma, instituição ou pessoa. Assim, não se considera arquivo, por exemplo, uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.

2 – Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações realizadas.

3 – Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo à que pertence, signi-fica muito menos do que quando em conjunto.

Atenção: Não há possibilidade de coleção nos arquivos genuínos porque, em se tratando de fundos (=conjunto de documentos de uma mesma proveniência), é fundamental a relação orgânica entre seus elementos. Não se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o produziu. Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e atividades de uma administração.

Outra coisa importante que você tem que saber é que na maioria das vezes o arquivo é formado por documentos textuais, mas nem sempre.

O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero (=a configuração que assume um documento; dependendo do sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo, o documento pode ser textual, iconográfico, sonoro, audiovisual, informático etc.).

Da mesma forma, o suporte (=material sobre o qual as informações são registradas, como papel, filme, disco ótico, disco magnético etc.) também não importa para a definição de arquivo.


Aula 01


Tudo bem até aqui? Então, vamos aprender mais alguns conceitos, veremos o que é arquivologia, bom como qual é o campo de delimitação das instituições: arquivo e biblioteca; e aproveitando o gancho, vamos ver também: museu e centro de documentação.

Já sabemos o que é um arquivo, então não fica difícil concluir que a arquivologia é o estudo, a ciência dos arquivos, ou na definição do Conarq:

“Disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos. Também chamada arquivística”.

Para diferenciarmos o arquivo da biblioteca, inicialmente temos que saber que a forma/função pela qual o documento é criado é que determina seu uso e seu destino de armazenamento futuro.

É a razão de sua origem e de seu emprego, e não o suporte sobre o qual está constituído, que vai determinar sua condição de documento de arquivo, de biblioteca, de centro de documentação ou de museu.

As distinções entre essas instituições produzem-se, portanto, a partir da própria maneira pela qual se origina o acervo (=documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora) e também do tipo de documento a ser preservado:

• pela biblioteca, são preservados os impressos ou audiovisuais resultantes de atividades cultural e técnica ou científica, seja ela criação artístico-literária, pesquisa ou divulgação;

• pelo arquivo, são preservados o material de uma gama infinitamente variável, oriundo de atividade funcional ou intelectual de instituições ou pessoas, e produzido no decurso de suas funções; e

• pelo museu, são preservados os objetos que tanto podem ter ori-gem artística quanto funcional.

Os fins, em se tratando de bibliotecas e museus, serão didáticos, culturais, técnicos ou científicos; e de arquivos, como já visto, administrativos, jurídicos e legais, passando, a longo prazo, a históricos e culturais.

Enquanto o documento de biblioteca instrui, ensina; o de arquivo, prova.

Os centros de documentação, por sua vez, no que se refere à origem, à produção e aos fins do material que armazenam (ou referenciam) representam um somatório das instituições anteriormente indicadas.


Aula 01


Isto porque, definido o centro de documentação como a “transposição das informações primárias para outros recursos”, ele acaba assimilando as características daquelas instituições. Sua finalidade é informar, com o objetivo cultural, científico, funcional ou jurídico, conforme a natureza do material reproduzido ou referenciado.

Os documentos de biblioteca são resultado de uma criação artística ou de uma pesquisa; e podem ainda objetivar a divulgação técnica, científica, humanística, filosófica etc. É material que trata de informar para instruir ou ensinar. São os documentos mais acessíveis e os mais conhecidos do grande público.

Já vimos que os documentos de arquivo são aqueles produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal, esses documentos guardam relações orgânicas entre si.

Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos e legais. Eles tratam sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua apresentação pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e suporte.

Os documentos de museu, por sua vez, originam-se de criação artística ou da civilização material de uma comunidade. Testemunham uma época ou atividade, servindo para informar visualmente, segundo a função educativa, científica ou de entretenimento que tipifica essa espécie de instituição.

Por último, os documentos dos centros de documentação (considerado em sua definição estrita, como entidade que reúne em torno de uma especialidade bem determinada, qualquer tipo de documento) são em geral reproduções (em microforma ou não) ou referências virtuais, que originariamente poderiam ser tipificados como documentos de biblioteca, arquivo ou museu.

As formas de entrada do material na biblioteca e no museu são, em geral, a compra, a doação e a permuta.

O arquivo, porém, recebe os documentos através de passagem natural, dentro do esquema de três idades do documento (veremos ainda nessa aula): da produção à tramitação, desta ao arquivo corrente, deste, por transferência, ao intermediário e daí, por recolhimento, ao permanente.

A partir dessas considerações é possível estabelecer:

• que a biblioteca é órgão colecionador (reúne artificialmente o material que vai surgindo e interessando à sua especialidade), em cujo acervo as unidades estão reunidas pelo conteúdo (assunto); que os


Aula 01


objetivos dessa coleção são culturais, técnicos e científicos; e que seus fornecedores são múltiplos.

• que o arquivo é receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou privada à qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem (princípio da proveniência) e função, isto é, suas divisões correspondem ao organograma da respectiva administração; que os objetivos primários do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos (podemos incluir legais, também) e que os fins secundários serão culturais e de pesquisa histórica, quando estiver ultrapassado o prazo de validade jurídica dos documentos (ou seja, quando cessarem as razões para que foram criados); e que a fonte geradora é única, ou seja, é a administração ou é a pessoa à qual o arquivo é ligado.

• que o museu é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial (não decorre do exercício natural) e classificada segundo a natureza do material e a finalidade específica do museu a que pertence; e que seus objetivos finais são educativos e culturais, mesmo custodiando alguns tipos de documentos originariamente de cunho funcional.

• que o centro de documentação é órgão colecionador ou referenciador (não armazena documentos como as demais entidades obrigatoriamente o fazem, só referencia dados em forma física ou virtual). Seus objetivos são fundamentalmente científicos, já que a coleção (quando os documentos são armazenados) é formada de originais ou de reproduções referentes à determinada especialidade; incluem-se nessa categoria as bases de dados.

Muito bem, vamos fazer um resuminho do conceito de arquivo, biblioteca e museu:

Arquivo Biblioteca Museu É a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textual, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão ter no futuro.

É o conjunto material, em sua maioria impresso, dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.

É uma instituição de interesse público, criado com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.

Vejamos, agora, como isso pode aparecer na sua prova...


Aula 01


01. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, ou por instituições de caráter público, ou ainda por entidades privadas, encarregadas da gestão de serviços públicos.

Resolução:

Bem, vamos lá. Para confundir o candidato, a banca misturou os conceitos contidos nos três artigos que definem o que são arquivos em nossa legislação:

- O art. 2º que trata dos arquivos em geral; - O art. 7º que trata do tipo arquivo público; e, - O art. 11 que trata do tipo arquivo privado.

E nesse Frankenstein, o examinador afirma que o arquivo é formado exclusivamente por documentos textuais, o que não é verdade.

Na maioria das vezes o arquivo é formado por documentos textuais, mas nem sempre.


Lembre-se que o suporte (=material sobre o qual as informações são registradas, como papel, filme, disco ótico, disco magnético etc.) também não importa para a definição de arquivo.

Portanto, nesse caso, a palavra exclusivamente invalida a questão, pois, os documentos, além de textuais, podem ser: audiovisuais, sonoros, informáticos etc.

Dica: O concurseiro de plantão sabe que devemos ter cuidado redobrado com termos fortes, tais como: somente, exclusivamente, todo, nenhum, invariavelmente, absolutamente etc., pois, para quase toda regra, existe uma exceção.

Outro cuidado que você deve ter é quanto às questões que, apesar de incompletas, não estão erradas.

O Cespe poderia ter misturado os artigos e dito o seguinte: “Considera-se arquivo o conjunto formado por documentos textuais oficiais, produzidos e


Aula 01


recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, no exercício de suas atividades”.

E aí, certo ou errado? Está certo.

A questão refere-se genericamente a “arquivo”, pois, não explicitou se ele é do tipo “público” ou “privado”.

Considerando que o arquivo “público” é um tipo de “arquivo”, o enunciado apesar de incompleto, já que define apenas uma das inúmeras variações de arquivo (no caso, de natureza pública, formado por documentos de natureza textual), está certo, pois, não está restringindo o conceito à somente essa variação.

Agora, se tivesse um “somente”, ou algo parecido, no meio do enunciado, aí sim, o item poderia estar errado. Veja: “Considera-se arquivo o conjunto formado por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos, somente por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, no exercício de suas atividades”.

Nesse caso, o item está negando que existam arquivos de outro tipo, além do “público”. Aí, sim, estaria errado.

Ok. Então, vamos em frente.

02. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista é considerado, de acordo com a legislação, arquivo público.

Resolução:

O arquivo acumulado pela administração indireta, incluindo empresas estatais, é considerado arquivo público, logo a questão está correta.

03. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O caráter orgânico é uma das características básicas dos arquivos.

Resolução:

Ficou fácil essa, não é? Você já encontrou a palavra chave: orgânica (o), sublinhada ou negritada? Encontrou não é. Então é importante, fique ligado.

A organicidade é uma das características básicas dos arquivos, ou seja, um arquivo é formado por documentos que possuem um valor de conjunto, o documento separado significa menos que no conjunto, eventualmente, pode perder por completo o significado.


Aula 01


O arquivo é caracterizado pela natureza orgânica da acumulação dos documentos. Portanto, o item está certo.

04. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento.

Resolução:

O enunciado está perfeito. O documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Eles atestam e comprovam as atividades do órgão ou instituição que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas atividades. Seu conjunto deve retratar a estrutura e as funções do órgão gerador / acumulador. Portanto, item correto.

05. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto.

Resolução:

Um fundo nada mais é do que o conjunto de documentos de uma mesma proveniência (=origem).

O fundo é aberto se podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade; e, fechado se não recebe acréscimos de documentos, em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade. Portanto, o item está errado.

06. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Arquivo é o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.

Resolução:

Perceba que a definição dada no enunciado é de biblioteca e não de arquivo.


Aula 01


Arquivo Biblioteca Museu É a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textual, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão ter no futuro.



Portanto, o item está errado.

07. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - As características que distinguem os arquivos das bibliotecas incluem: o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão, uma empresa ou uma instituição; a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo órgão, pela empresa ou pela instituição responsável por eles.

08. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - As características que distinguem os arquivos das bibliotecas não incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição.

Resolução:

Vamos resolver estas duas questões, utilizando as definições dadas na questão anterior, e fazendo um paralelo entre o arquivo e a biblioteca, quanto à aquisição ou custódia dos documentos:

Biblioteca Arquivo a) Os documentos são

colecionados de fontes diversas, adquiridos por compras, doação ou permuta

b) Os documentos podem existir em numerosos exemplares

c) A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si

1) Os documentos não são objeto de coleção; provêm tão-só das atividades públicas ou privadas, servidas pelo arquivo

2) Os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias

3) Há um significado orgânico entre os documentos


Aula 01


Tendo por base a tabela, vamos analisar as duas questões:

O enunciado da primeira elenca três características que diferenciam o arquivo da biblioteca:

1) o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão, uma empresa ou uma instituição;

Correto: compare os itens “a” e 1 da tabela.

2) a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e,

Correto: compare os itens “c” e 3 da tabela.

3) o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo órgão, pela empresa ou pela instituição responsável por eles.

Correto: essa característica também decorre dos itens “a” e 1 da tabela.

Portanto, as três características elencadas no enunciado, realmente, diferenciam o arquivo da biblioteca.

Já, o enunciado da segunda questão afirma que o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição não distingue os arquivos das bibliotecas.

Por tudo que vimos até agora, sabemos que o principal traço distintivo entre as instituições citadas é a razão da origem dos documentos e de seu emprego.

O fato dos documentos se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição, é característica dos arquivos. Os documentos de biblioteca têm as mais variadas fontes: doação, permuta, compra de diversos fornecedores (livraria, editoras, gráficas...), etc.

Portanto, a característica trazida no enunciado diferencia sim arquivo de biblioteca, como a questão diz que não, o item está errado.

Vamos continuar nosso papo sobre arquivologia e falar sobre os princípios que norteiam essa ciência. Mas antes, comecemos com uma breve conceituação teórica.

Primeiro temos que saber o que são princípios.


Aula 01


Em poucas palavras, princípios são os mandamentos básicos e fundamentais nos quais se alicerça uma ciência. São as diretrizes que orientam uma ciência e dão subsídios à aplicação das suas normas.

Quanto aos princípios ligados à Arquivística, inicialmente, vamos dar uma passada rápida sobre as definições dos mais importantes:

• Princípio da proveniência - Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família (=fundo de arquivo) não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também chamado princípio do respeito aos fundos.

Ou ainda: “Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa”.

• Proveniência territorial ou princípio territorial - Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares.

• Princípio de manutenção da ordem original - A ordem original seria aquela em que os documentos de um mesmo produtor estão agrupados conforme o fluxo das ações que os produziram ou receberam.

Se o documento é a corporificação de ações que ocorrem em um fluxo temporal, a ordem original, ou melhor, a ordem dos documentos em correspondência com o fluxo das ações torna-se indispensável para a compreensão dessas ações e, consequentemente, para a compreensão do significado do documento.

• O princípio de indivisibilidade ou integridade – Apesar de que sempre esteve implícito ao princípio de respeito aos fundos (=1º grau da proveniência), encontra, na doutrina, a definição própria de que os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.

Assim, considerando-se o respeito à proveniência do conjunto documental e à ordem original (proveniência de cada documento) como imprescindíveis para o tratamento dos arquivos, fica evidente que a dispersão de documentos pode comprometer a inteligibilidade do arquivo.


Aula 01


• Princípio da reversibilidade - Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário.

Dentre todos esses princípios, o da Proveniência é considerado, na literatura internacional, como a base teórico-metodológica do fazer arquivístico. É o princípio fundamental da arquivística.

Esse princípio é a base teórica, a lei que rege todas as intervenções arquivísticas, ao se respeitar este princípio, o arquivista garante a existência do fundo de arquivo (ou seja, não mistura arquivos oriundos de entidades diversas), e é a partir deles que o arquivista pode realizar suas intervenções, sempre reconhecendo o fundo de arquivo como sendo a unidade central nestas operações.

Alguns autores consideram 2 graus distintos no Princípio da Proveniência ou, ainda, o subdivide em dois princípios diferentes, mas que se encontram implícitos e são intimamente relacionados: o princípio de respeito aos fundos e o princípio de respeito à ordem original. O primeiro princípio (ou, segundo alguns, o 1º grau do Princípio da Proveniência) consiste em dizer que os arquivos ou fundos de arquivo de determinada procedência não deve misturar-se com os de outra procedência, ou seja, não mesclar com outros documentos de qualquer natureza. Então, basicamente o princípio do respeito aos fundos é o próprio Princípio da Proveniência.

Já o segundo princípio, de respeito à ordem original (ou, segundo alguns, o 2º grau do Princípio da Proveniência), estabelece que os documentos que compõem estes arquivos ou fundos de arquivo devem manter a classificação e a ordem dada pela própria instituição de origem, dessa forma, refletindo a organização interna da instituição.

Tudo bem até, aqui?

Vamos em frente...

Já vimos que os arquivos são formados por conjuntos de documentos de arquivo.

Portanto um documento de arquivo é aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação. Ainda, aquele produzido e/ou recebido por pessoa física do decurso de sua existência, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros de pesquisa e/ou prova.


Aula 01


As características dos documentos de arquivo se confundem, na sua maioria, com as características do próprio arquivo.

Assim, são aqueles:

• Produzidos e recebidos por uma entidade no decurso das atividades; • Tem um fim administrativo, jurídico ou legal; • Constituem prova das transações passadas; • Possuem um caráter orgânico; e • Único exemplar ou limitado número de cópias.

Quanto a esta última característica cabe uma explicação.

Ao contrário dos livros, onde a informação é reproduzida em ilimitado número de cópias, podendo-se adquirir outro exemplar se o primeiro for danificado, os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias.

Exigem, desta forma, cuidados especiais, pois, além da informação, há que se preservar o suporte.

Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo o gênero e a natureza do assunto.

Quanto ao gênero, os documentos podem ser:

• Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos;

• Cartográficos: documentos em formato e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis);

• Iconográficos: documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas (fotografias, desenhos, gravuras);

• Filmográficos: documentos em película cinematográfica e fitas magnéticas de imagens (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo registros fonográficos (discos e fitas audiomagnéticas);

• Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes de microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas (rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela); e


Aula 01


• Informáticos: documentos produzidos, tratados e armazenados em computador (disquetes, disco rígido, disco óptico).

Já a classificação dos documentos com relação à natureza do assunto, divide os documentos em:

• Documento ostensivo: trata de assunto sem qualquer restrição legal de acesso, cuja divulgação não prejudica a administração.

• Documento sigiloso: aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo, deva ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

Mas para entender melhor a lógica por traz do sigilo dos documentos, vamos primeiro dar uma passada pela Constituição da República Federativa do Brasil de 1988 – CF/88:

O Art. 5º da CF/88 trata dos direitos e das garantias fundamentais, dentre esses direitos está o acesso à informação.

Primeiro temos que conhecer o teor do inciso X, do referido artigo: “são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação”.

Por sua vez, o inciso XIV dispõe que “é assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional”.

Por último, o inciso XXXIII reza que “todos tem direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do estado”.

Dica: Você já deve saber que nenhum direito ou garantia é absoluto. Na aplicação ao caso concreto, eles são relativizados. Por exemplo, o seu direito à informação pode esbarrar no direito à inviolabilidade da intimidade de outra pessoa, e por aí vai. Nem o direito à vida é absoluto, lembre-se da exceção (crimes de guerra).

Voltando ao assunto. Esses dispositivos constitucionais dão fundamento à legislação infraconstitucional que trata do acesso à informação.

Assim, a nossa conhecida Lei nº 8.159, de 1991, dispõe no art. 4º que “Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de


Aula 01


arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas”.

Por sua vez, o capítulo V trata do acesso e do sigilo aos documentos públicos.

Dentro do capítulo V, o art. 22 assegura a todos o direito de acesso pleno aos documentos públicos.

Porém, o art. 23, delega ao Poder Executivo, por meio de Decreto, fixar as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos.

O § 1º do referido artigo dispõe que os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos.

Já, o § 2º determina que o acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.

Por fim, o § 3º reza que o acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção.

Por sua vez, o art. 24 faculta ao Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.

O Poder Executivo Federal, regulamentando o art. 23, da Lei nº 8.159 de 1991, editou o Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002, que dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal.

O art. 5º do referido Decreto dispõe que “Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos”.

Por sua vez, o art. 37 delimita em seus incisos, o acesso a dados ou informações sigilosas em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público.


Aula 01


Assim, segundo esse artigo é admitido o acesso a dados ou informações sigilosas:

“I - ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou atividade pública, que tenham necessidade de conhecê-los; e

II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade competente”.

Dessa forma, segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, há quatro graus de sigilo:

• Documento reservado: trata de assunto que não deva ser do conhecimento do público em geral.

• Documento confidencial: é o assunto que, embora não requeira alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.

• Documento secreto: assunto que requer alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.

• Documento ultra-secreto: assunto que requer excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Por fim, além das classificações relativas ao sigilo do arquivo, precisamos conhecer a classificação dos arquivos segundo a natureza dos documentos e quanto à sua abrangência.

Quanto à natureza, um documento pode ser classificado como especial ou especializado:

1. Arquivo especial - é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (=tipos) – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme – e que, por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu

Gra

u d

e si

gilo

+

-


Aula 01


armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc.

2. Arquivo especializado - é aquele que tem sob sua custódia os documentos de determinado assunto, resultado da experiência humana num campo específico, independentemente da forma física que apresentem, como, por exemplo, os arquivos médicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa e os arquivos de engenharia.

Já quanto à abrangência, os arquivos podem ser classificados com setoriais ou gerais (=centrais):

1. Arquivos setoriais – são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

2. Arquivos gerais ou centrais – são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.

Bom, com todo esse conhecimento temos condições de responder mais algumas questões...

09. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário. Outras informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas.

Resolução:

Vamos dividir a questão em duas partes:

1) O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas aos seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário.

2) Outras informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas.

A primeira parte da questão trata das informações não sigilosas

Já, a segunda da questão trata das informações sigilosas.


Aula 01


O erro da questão se encontra na primeira parte.

Em primeiro lugar, ao afirmar que o cidadão brasileiro somente tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres exclusivamente particulares.

Na verdade, se a informação não é sigilosa, que é o caso da primeira parte, o cidadão tem o direito de acesso a documentos referente à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral.

Em segundo lugar, ao dizer que para ter acesso a informação não sigilosa é necessária autorização judicial.

Ora, ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, pode ter acesso a informação sigilosa mediante requerimento administrativo.

A autorização judicial de que trata o art. 24, da Lei nº 8.159 de 1991, só é necessária para o acesso a documento sigiloso que não diga respeito à própria pessoa, ao seu interesse particular ou ao interesse coletivo ou geral, mas que seja, indispensável à defesa de seu direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal.

Portanto, a questão está errada.

10. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Os documentos de arquivo existem em vários exemplares, não tendo limitação quanto ao número de cópias.

Resolução:

Conforme estudamos, os documentos de arquivo são produzidos em um único exemplar ou em um limitado número de cópias.

Portanto, o enunciado está errado ao afirmar que os documentos de arquivo não têm limitação quanto ao número de cópias.

11. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Os documentos textuais, audiovisuais e cartográficos são gêneros documentais encontrados nos arquivos.

Resolução:

Perfeito, de acordo com a classificação quanto ao gênero, os documentos de arquivo podem ser de vários tipos, inclusive, textuais, cartográficos e audiovisuais (ou, filmográficos).


Aula 01


12. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.

Resolução:

Documentos iconográficos: suporte sintético, em papel emulsionado, como fotografias, diapositivos, desenhos etc.; documentos cartográficos: representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis etc.). Portanto, item errado.

13. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência.

Resolução:

Essa questão afirma que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência.

Perfeito, como vimos, a proveniência é o princípio fundamental da arquivística, é considerada como a base teórico-metodológica do fazer arquivístico.

Portanto, item correto.

14. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010) O princípio de respeito à ordem original

(A) estabelece que todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido. (B) refere-se à ordem física que os documentos tinham no arquivo corrente. (C) relaciona-se à separação de um fundo de arquivo de outros fundos. (D) determina que os documentos devem ser classificados por assunto. (E) refere-se ao respeito à organicidade e ao fluxo natural e orgânico com que os documentos foram produzidos.

Resolução:

Sabemos que o princípio de manutenção da ordem original afirma que os documentos de um mesmo produtor estão agrupados conforme o fluxo das ações que os produziram ou receberam.

Logo, o gabarito é o item E.


Aula 01


15. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O princípio da naturalidade dos arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas.

Resolução:

Nós vimos que o Princípio da Proveniência é a lei que rege todas as intervenções arquivísticas, pois, ao se respeitar este princípio, o arquivista garante a integridade do fundo de arquivo.

O princípio da naturalidade diz que os documentos de arquivo têm sua origem na atividade natural da organização a que pertencem.

Portanto, item errado.

16. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O princípio da reversibilidade, que é o segundo nível de aplicação do princípio da proveniência, determina que o arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pela pessoa ou pela família que o produziu.

Resolução:

Ora, o enunciado misturou os princípios da reversibilidade com o Princípio de manutenção da ordem original.

Não esqueça que o princípio de manutenção da ordem original é considerado por alguns autores como o segundo grau ou nível, de aplicação do princípio da proveniência, e que este, por sua vez, é o princípio fundamental da arquivística.

A definição dada no enunciado é do princípio de manutenção da ordem original e não do princípio da reversibilidade.


17. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O contexto arquivístico é formado por todos os fatores ambientais que determinam como os documentos são gerados, estruturados, administrados e interpretados.

Resolução:

A questão trata do conceito de contexto arquivístico.

Estão incluídos no contexto arquivístico, todos os fatores ambientais que determinam como documentos são gerados, estruturados, administrados e interpretados.


Aula 01


Os fatores ambientais que determinam diretamente os conteúdos, formas e estrutura dos registros, são diferenciados em: contexto de proveniência, contexto administrativo e contexto de uso.

Estes fatores são, cada um ao seu tempo, determinados pelo contexto sócio-político, cultural e econômico. Ou seja, a situação da sociedade no tempo e que os documentos foram gerados.

Portanto, a questão está certa.

18. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social ficará sujeita à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor.

Resolução:

O examinador nesta questão está cobrando do candidato o conhecimento literal da Lei nº 8.159, de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

O art. 25 da referida Lei, dispõe: “Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social”.

Esse dispositivo visa proteger o patrimônio histórico-cultural da sociedade. Portanto, o item está certo.


Aula 01


Teoria das três idades

Outra definição essencial que precisamos saber é a que trata do ciclo vital dos documentos, ou teoria das 3 idades, que define a forma de arquivamento dos documentos.

Nas instituições, sejam públicas ou privadas, para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. Hoje em dia, mais do que nunca, não só o acesso à informação, mas a agilidade com que é feito, é imprescindível para o sucesso de qualquer organização. Já falamos isso, não é?

Assim, a metodologia de gestão dos documentos a ser adotada deverá atender as necessidades das instituições a que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos.

Jean-Jacques Valette (1973) definiu essas fases como as três idades dos arquivos – definição esta, utilizada até hoje: corrente, intermediária e permanente.

1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou consultado frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. São os documentos mais utilizados, que frequentemente são consultados.

Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados

Uma definição mais sintética seria a de que os arquivos de primeira idade são o “Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração”.

Obs: O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc.

Já, o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente


Aula 01


produzido. Normalmente, o valor secundário é classificado em informativo e probatório.

Atenção: O valor histórico do documento enquadra-se na definição de valor secundário. Ou seja, os documentos de 3ª idade têm valor histórico (informativo), portanto, tem valor secundário.

Por exemplo, um contrato de aluguel, que hoje tem uma função administrativa ou legal dentro de uma empresa (valor primário), depois de encerrado perde seu valor primário.

Caso a empresa ainda acredite que existe outro valor que não seja o primário, por exemplo, algum valor histórico (primeiro contrato de aluguel daquela empresa), teremos então um valor dito secundário.

2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.

Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios.

Então, são aqueles documentos que não são consultados frequentemente, mas que podem, eventualmente, ser necessários.

A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbo” ou “purgatório”, onde os documentos ficam aguardando sua destinação final.


E, finalmente:

3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.


Os arquivos de terceira idade, resumidamente, são o “Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor”.


Aula 01


Importante salientar desde já que a cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos.

A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa legislação arquivística, a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados define no art. 8º que os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

Segundo a referida lei, consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

Os documentos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Por sua vez, documentos permanentes, são os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Em virtude da importância documental, da preservação do patrimônio histórico e cultural, o art. 9º da referida Lei determinou que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Já, o art. 10 dispõe que os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Pois bem, resumindo toda essa história... os arquivos correntes e intermediários são aqueles que ainda podem ser solicitados (em maior ou menor frequência) para atender as necessidades funcionais de uma instituição.

Ou seja, nessas fases (corrente e intermediária) o que prevalece é o valor primário do documento.

Importante! Os documentos que compõem o arquivo intermediário ainda têm valor primário. A única diferença para o arquivo corrente diz respeito à frequência de utilização dos documentos não quanto ao seu valor.

Já na fase permanente, os documentos perdem o valor de natureza administrativa, mas se conservam em razão de seu valor histórico ou documental, ou seja, seu valor secundário.


Aula 01


Idade do arquivo

Valor predominante

Frequência de uso

Localização

Corrente Primário Alta Próximo aos escritórios

Intermediário Primário Média Distante dos escritórios

Permanente Secundário Baixa Distante dos escritórios

Depois ter consolidado os conceitos de arquivo corrente, intermediário e permanente, podemos fechar nossa aula tratando de centralização e descentralização dos arquivos correntes

Primeiro aspecto que temos que esclarecer: a descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos.

Em suas fases, intermediária e permanente, os arquivos devem ser centralizados, embora possam existir depósitos de documentos fisicamente separados.

Centralização – por sistema centralizado entende-se não apenas a reunião de documentação em um único local, como também todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão de estrutura organizacional.

Dentre as várias vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se:

• treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo; • maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos; • nítida delimitação de responsabilidades; • constituição de conjuntos arquivísticos mais completos; • redução dos custos operacionais; e, • economia de espaço e equipamentos.

A despeito dessas vantagens, não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas, ou ainda em que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes umas das outras, às vezes em áreas geográficas diferentes – agências, filiais, delegacias – carecendo, portanto, de arquivos próximos para que possam se desincumbir, com eficiência, de seus programas de trabalho.


Aula 01


Descentralização – recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a centralização rígida pode ser desastrosa, a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores.

O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição.

Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos como Produção, Comercialização e Transportes, além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses departamentos se desdobre em divisões e/ou seções.

Uma vez constatada a necessidade de descentralização para facilitar o fluxo de informações, esta deverá ser aplicada em nível de departamento, isto é, deverá ser mantido um arquivo junto a cada departamento, onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Para completar o sistema, deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos.

A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios:

• centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização de arquivos;

• descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.

Quanto se fala em atividades de controle está se referindo àqueles exercidos em geral pelos órgãos de protocolo e comunicação, isto é: recebimento, registro, classificação, distribuição, movimentação e expedição de documentos correntes.

Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização de arquivos. Neste sistema, todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de protocolo e comunicações, e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções específicas, ou ainda junto às unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas.

Quando o volume de documentos é reduzido, cada órgão deverá designar um de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue à sua guarda e por todas as operações de arquivamento decorrentes, tais como abertura de dossiês, controle de empréstimos, preparo para transferência etc.


Aula 01


Se a massa documental for muito grande, é aconselhável que o órgão conte com uma ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo em seu quadro de pessoal para responder pelos arquivos.

Esses arquivos descentralizados denominam-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.

Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados.

O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, como as demais atividades de controle já mencionadas anteriormente, isto é, os arquivos setoriais encarregar-se-ão, além do arquivamento propriamente dito, do registro, da classificação, da tramitação dos documentos etc.

Nesse caso, o órgão de protocolo e comunicações, que também deve integrar o sistema, funciona como agente de recepção e expedição, mas apenas no que se refere à coleta e à distribuição da correspondência externa. Não raro, além dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação administrativa da instituição.

A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituição à qual o arquivo irá servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localização física de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada.

Ufa... chega de teoria e vejamos algumas questões...

19. (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) - A adoção do sistema descentralizado de arquivos correntes é mais adequada para pequenas organizações, ao passo que o sistema centralizado é compatível com as organizações mais complexas e fisicamente grandes.

Resolução:

Ora, conforme vimos a centralização não é aconselhável em um instituição de âmbito nacional, complexa e fisicamente grande, pois, além de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas, estarão localizadas fisicamente distantes umas das outras, e, portanto, necessitarão de arquivos próximos para que possam se desincumbir, com eficiência, de seus programas de trabalho.


Aula 01


Já, a utilização de um arquivo centralizado em uma pequena organização traria todos os benefícios inerentes a um arquivo deste tipo.

Então, normalmente, organização pequena = arquivo centralizado, organização complexa e grande = arquivo descentralizado.

Ou seja, o enunciado da questão dispôs o inverso.


20. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores, depois devem ser armazenados por um período adicional de uso não-freqüente e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor ou destruídos como documentos sem valor.

Resolução:

O enunciado espelha exatamente o ciclo de vida dos documentos de arquivo.

Lembrando: Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores (arquivo corrente), depois devem ser armazenados por um período adicional de uso não-frequente (arquivo intermediário) e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor (arquivo permanente) ou destruídos como documentos sem valor.

Portanto, o item está correto.

21. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário.

Resolução:

O arquivo intermediário é constituído de documentos que ainda conservam seu valor primário, mas deixaram de ser consultados frequentemente, e aguardam sua destinação final.

O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.


Aula 01



22. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - A função secundária dos arquivos é inerente aos próprios documentos. É a conseqüência da ação deliberada de pessoas, famílias, comunidades, governos e nações em acrescentar os arquivos à sua memória coletiva.

Resolução:

O arquivo é formado por um conjunto de documentos. Como já visto, o documento, na sua fase inicial, apresenta um valor primário, vinculado a consecução dos fins explícitos a que se propõe; depois, pode apresentar um valor secundário, que, embora já implícito no tempo em que é gerado, avulta com o correr dos anos. (ou seja, o documento passa a possuir um valor histórico ou cultural)

Assim, o documento não é criado deliberadamente para, no futuro, ter um valor histórico ou cultural. Esse valor adquirido não é decorrente da finalidade para a qual o documento foi criado.

A função secundária dos arquivos de recolher, preservar e dar acesso aos documentos que possuem um valor histórico não é uma consequência da ação deliberada dos seus produtores, nem inerente aos próprios documentos.


Bom, com isso terminamos nossa primeira aula, tentamos ser o mais breve possível, pois sabemos que você tem muita coisa para estudar em muito pouco tempo.

Esperamos que tenha gostado.

Um grande abraço.

e Fernando.


Aula 01


Lista de Questões

01. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, ou por instituições de caráter público, ou ainda por entidades privadas, encarregadas da gestão de serviços públicos.

02. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista é considerado, de acordo com a legislação, arquivo público.








Aula 01













Aula 01







Gabarito:

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 Errado Certo Certo Certo Errado Errado Certo Errado Errado Errado Certo

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Errado Certo E Errado Errado Certo Certo Errado Certo Errado Errado


Aula 01


Bibliografia

BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística.

BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004.

Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002.

Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002.

SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princípios e técnicas. Rio de Janeiro, Ed. FGV, 2005.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3

Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios – Aula 02



Introdução ........................................................................................ 01 O gerenciamento da informação e a gestão de documentos .....................02 Lista de questões ............................................................................... 48 Bibliografia ........................................................................................ 55

Introdução

Prezado Aluno, Bem vindo segunda aula do curso de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU. Hoje iremos tratar do assunto gerenciamento da informação e a gestão de documentos. Não esqueça que as questões discutidas durante a aula estão no final do arquivo, caso você queira tentar resolver as questões antes de ver os comentários. E, por último, participe do Fórum de dúvidas! Chega de papo e mãos à obra...

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




O gerenciamento da informação e a gestão de documentos

Vamos iniciar nosso estudo falando sobre um assunto que vem antes da gestão de documentos: a organização e administração de arquivos. A organização de arquivos consiste no desenvolvimento de quatro etapas de trabalho:

1- Levantamento de dados: atividades de exame e coleta de informações acerca da documentação do arquivo.

Nessa etapa, são coletadas as informações sobre o gênero dos documentos (textuais, iconográficos, informáticos etc.), as espécies documentais (cartas, faturas, projetos etc.), o tamanho e estado de conservação do acervo, os recursos humanos da instituição, enfim, todos os dados relevantes para o arquivo da instituição.

2- Análise dos dados: a partir dos dados coletados na etapa anterior, será

feita uma análise objetiva da real situação dos serviços de arquivo e um diagnóstico que permita propor alterações no sistema a ser implantado.

Ou seja, o diagnóstico consiste em uma constatação das falhas existentes na administração que impedem o correto funcionamento do arquivo.

3- Planejamento: elaboração de um plano arquivístico que leve em consideração tanto as disposições legais quanto as necessidades da organização. Esse plano deve levar em consideração os seguintes elementos:

a) posição do arquivo na estrutura organizacional da administração – recomenda-se que seja a mais alta possível;

b) centralização ou descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente (Lembra que falamos sobre isso na aula passada?);

c) criação de uma coordenação central dos serviços de arquivo, nos casos de descentralização;

d) definição dos métodos de arquivamento;

e) estabelecimentos das regras e normas de funcionamento;

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




f) necessidades de recursos humanos;

g) escolha das instalações e equipamentos;

h) constituição de arquivos intermediários e permanentes.

4- Implantação e acompanhamento: implementação do plano de

arquivo na instituição em conjunto com testes de procedimentos, rotinas, normas, formulários etc. A implantação deve ser procedida por um acompanhamento constante dos resultados, a fim de corrigir e/ou adaptar eventuais impropriedades ou falhas no sistema arquivístico.

Bom... antes de continuar, vamos ver uma questão sobre esse assunto.

01. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O diagnóstico da situação arquivística pelo alto custo deve ser adotado apenas quando o órgão público tem uma massa documental acumulada de grandes proporções. Resolução:

O enunciado fala que o diagnóstico deve ser adotado apenas em instituições com massa documental acumulada de grandes proporções. Como vimos, o diagnóstico faz parte da organização do arquivo e permite apontar, a partir dos dados coletados, as impropriedades que impedem o correto funcionamento do arquivo.

Dessa forma, realizar um diagnóstico não está relacionado à quantidade de documentos acumulados em uma instituição (isso provavelmente seria o resultado do diagnóstico).

Ou seja, mesmo organizações que não tenham grande quantidade de documentos acumulados, podem e devem passar por um diagnóstico, de forma a permitir que as eventuais falhas sejam identificadas e seja possível propor melhorias no sistema arquivístico.


Vejamos outra questão:

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




02. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O principal dado a ser coletado em um diagnóstico da situação arquivística de um órgão público é a quantificação de seu acervo documental. Resolução: Essa questão também trata sobre diagnóstico do arquivo. O enunciado afirma que o principal dado a ser coletado em um diagnóstico é a quantificação de seu acervo documental. Vimos que o diagnóstico é realizado a partir de diversos dados coletados, tais como: gêneros e espécies documentais, tamanho e estado de conservação do acervo, recursos humanos, funções e atividades afetas à instituição etc. Dessa forma, está incorreto afirmar que o principal dado é o tamanho do acervo, pois é apenas uma das inúmeras informações necessárias para a realização do diagnóstico. Portanto, o item está errado.

03. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Uma das funções do diagnóstico da situação arquivística é reunir informações suficientes para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo. Resolução: O diagnóstico consiste em uma constatação das falhas existentes na administração que impedem o correto funcionamento do arquivo. Ainda não falamos sobre “tabela de temporalidade” e “código de classificação” (discutiremos isso ainda nessa aula). Por enquanto nos basta saber que são instrumentos utilizados, respectivamente, em processos de destinação e protocolo. Desta forma, pode-se dizer que ao se fazer o diagnóstico obtém-se informações que servirão também para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade. Uma vez que não foi afirmado que essa é a única função do diagnóstico, o item está correto.

Gestão de documentos

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Vamos falar agora sobre o conceito fundamental de gestão de documentos que é dado pelo art. 3º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, in verbis: “Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” Perceba que, apenas com a leitura da legislação, temos condições de responder o que é a gestão de documentos. Isso é uma dica muito importante! Leiam a Lei nº 8.159/91 – são apenas quatro páginas, das quais o CESPE adora retirar suas questões. Voltando ao conceito trazido pela lei, podemos traduzir a definição acima como sendo todas as atividades que envolvem os documentos de arquivo nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Dentro da gestão de documentos destacam-se três fases básicas: produção, utilização e destinação. Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrências das atividades de um órgão ou setor. Nessa fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais à administração, evitando duplicação e emissão de vias desnecessárias. Utilização de documentos: inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação), expedição, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, nessa fase, são elaboradas as normas de acesso à documentação e à recuperação de informações. Avaliação e destinação de documentos: compreende a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivo permanente e quais serão eliminados por terem perdido o seu valor para a instituição. Vamos ver algumas questões sobre esse assunto:

04. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Resolução: A questão é, praticamente, uma cópia literal da definição trazida pela Lei nº 8.159/91. O único conceito diferente é “destinação” que, como vimos, significa definir quais documentos serão eliminados ou recolhidos para guarda permanente. Portanto, o item está correto. É muito importante que o aluno guarde o conceito de gestão de documentos e suas fases (produção, utilização e destinação), pois isso é muito cobrado pelo CESPE. Veremos, nas próximas questões, como esse assunto é abordado nas mais diversas formas...

05. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A política arquivística brasileira não reconhece a gestão de documentos como parte dos esforços necessários para a organização dos arquivos. Resolução: Vimos que a gestão de documentos está expressamente prevista no art. 3º da Lei nº 8.159/91. Logo, o item está errado.

06. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 –Adaptada) - Com a gestão eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente. Resolução: Para responder essa questão, basta lembrarmo-nos do conceito de valor secundário dos documentos e ter em mente a definição de gestão de documentos. Como vimos na aula passada, o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido (valor histórico, cultural, informativo, probatório etc.). Dessa forma, a gestão de documentos não impede que os documentos de valor secundário sejam conservados de forma permanente. É exatamente o oposto disso. Uma gestão eficaz avalia os documentos e determina quais serão objeto de arquivo permanente, justamente em face do seu valor secundário. Portanto, o item está errado.

07. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundário. Resolução: Essa questão contém dois erros, também diretamente ligados ao conceito de gestão de documentos. O primeiro está em afirmar que não é objetivo da gestão de documentos racionalizar sua produção. Ora, já vimos que uma das principais características da fase de produção de documentos é contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais à administração, evitando duplicações desnecessárias. Ainda nessa fase, cabe ao arquivista propor a consolidação de atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência, sugerir a criação ou extinção de modelos de formulários, apresentar estudos sobre adequação e aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos, contribuir para a difusão de normas e informações, opinar sobre a escolha de equipamentos. Enfim, desempenhar atividades visando sempre à racionalização da criação de documentos. Já, o segundo erro é o mesmo que constatamos na questão anterior: o objetivo da gestão de documentos não é eliminar os documentos de valor secundário.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Pelo contrário, deve-se avaliar o valor de prova e de informação para instituição (=avaliação) para determinar quais vão para o arquivo permanente e quais serão eliminados (=destinação). Portanto, o item está errado.

08. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - A criação, o arquivamento e a eliminação de documentos são as três fases básicas da gestão de documentos. Resolução: Outra questão sobre as fases da gestão de documentos. Como vimos, as fases da gestão de documentos são três: produção, utilização e destinação. O arquivamento faz parte da fase de utilização. Falaremos, mais adiante, sobre essa atividade, em especial, sobre os métodos de arquivamento. Por enquanto, basta saber que arquivamento constitui os procedimentos necessários para guardar (=arquivar) os documentos correntes, de forma a permitir que as informações sejam eficientemente recuperadas de acordo com as necessidades da administração. Voltando à questão, arquivamento não é uma fase da gestão de documentos, somente pertence à fase de utilização. Portanto, o item está errado.

09. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - A fase da gestão de documentos em que são feitas a análise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é conhecida como preservação de documentos. Resolução: Essa questão, por sua vez, trata da fase de destinação de documentos. Já falamos também sobre essa fase. Trata-se das atividades de análise (=avaliação do valor dos documentos) e seleção (=decidir quais os documentos serão preservados no arquivo permanente e quais serão eliminados).

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Olhando para o enunciado da questão, é possível constatar o erro: não existe a fase “preservação” na gestão de documentos. Preservar documentos de valor secundário no arquivo permanente é apenas uma das consequências das atividades da fase de destinação. Portanto, o item está errado.

10. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Na gestão de documentos, as atividades de protocolo, a recuperação de informações e a elaboração de normas de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de utilização de documentos. Resolução: Finalmente essa questão trata da fase de utilização de documentos. Como vimos, refere-se ao fluxo de atividades que os documentos percorrem para dar cumprimento de sua função administrativa. Essa fase envolve métodos de protocolo, de classificação, de organização e de arquivamento durante a idade corrente e intermediária. Além disso, são também desenvolvidas as normas de acesso à documentação e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições. Voltando à questão, podemos ver que todas as atividades descritas no enunciado fazem parte da fase de utilização de documentos. Portanto, o item está certo. Enfim, podemos resumir os pontos mais importantes sobre o conceito e as fases da gestão de documentos no quadrinho abaixo.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Gestão de Documentos

Produção

• elaboração dos documentos em decorrências das atividades da instituição

• criação de documentos essenciais à administração, evitando duplicação e emissão de vias desnecessárias

Utilização

• protocolo, classificação, organização e arquivamento durante a idade corrente e intermediária

• normas de acesso à documentação e à recuperação de informações

Destinação • análise e avaliação dos documentos (valor)

• definição de quais serão objeto de arquivo permanente e quais serão eliminados

11. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A gestão de documentos não está fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo. Resolução: A gestão de documentos está intimamente ligada ao ciclo vital e à teoria das 3 idades. Ora, vimos que gestão de documentos começa com produção (“nascimento”) e termina com a destinação (“morte”) dos documentos de um arquivo, ou seja, logicamente essa ligação é muito clara. Logo, o item está errado.

Gestão de documentos correntes Vamos nos aprofundar um pouco mais na gestão de documentos. Vamos falar especificamente da gestão dos arquivos correntes. Lembrando que os arquivos correntes (= primeira idade) são constituídos por documentos que, pelo seu valor primário, são frequentemente consultados. Lembre-se ainda que o valor primário de um documento é atribuído em função do interesse que possa ter para a organização, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Assim, no cumprimento de suas funções, os arquivos correntes devem permitir aproveitar, ao máximo, a informação disponível e necessária à tomada de decisões, aumentando, assim, a eficiência administrativa. Podemos destacar cinco atividades distintas, inerentes a essa idade do arquivo:

1) Protocolo (recebimento, classificação, registro e movimentação) 2) Expedição 3) Arquivamento 4) Empréstimo e consulta 5) Destinação

Veja essa questão:

12. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinação na gestão de documentos. Resolução: A banca quis fazer uma confusão entre as atividades presentes no arquivo corrente, misturando protocolo com destinação. Como vimos, protocolo e destinação são fases distintas e uma não faz parte da outra. Portanto, o item está errado.

Protocolo Como falamos na questão anterior, a primeira atividade na gestão de documentos correntes é o protocolo. Sabemos que os documentos em fase corrente são aqueles necessários às atividades desenvolvidas na instituição. Dessa forma, as unidades de protocolo executam os procedimentos de recebimento, classificação, registro e movimentação dos documentos – constituindo verdadeiras portas de entrada para a informação.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Ou seja, atividades como recebimento e expedição de correspondências, classificação dos documentos recebidos em ostensivos ou sigilosos, distribuição de documentos etc. Portanto, aí vai uma dica importante para responder questões sobre protocolo: sempre se lembre das atividades de Recebimento, Classificação, Registro e Movimentação dos documentos. Re-Cla-Re-Mo... gostou do mnemônico? (risos) Geralmente, as questões trazem uma série de atividades e perguntam se fazem parte do protocolo. É fácil! Basta verificar se se encaixam no Re-Cla-Re-Mo. Veja:

13. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - As atividades a seguir são rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituições; despachar documentos enviados por setores do órgão; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devolução do documento; prestar informações contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional. Resolução: Essa questão, por exemplo, fala que as seguintes atividades são rotinas de protocolo:

• receber documentos enviados por outras instituições (Recebimento) • despachar documentos enviados por setores do órgão (Movimentação) • armazenar os documentos em fase corrente (?) • emprestar os documentos aos setores que os solicitarem (?) • fazer o controle de retirada dos documentos (?) • controlar o prazo para devolução do documento (?) • prestar informações contidas nos documentos (?) • estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à

prática e à ética profissional (?) Observe que apenas as duas primeiras atividades se encaixam no Re-Cla-Re-Mo. As outras não são recebimento, classificação, registro ou movimentação.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




De qualquer forma, para responder esse tipo de questão, não precisamos saber em que fase estão inseridas as atividades, basta sabermos se pertencem ou não ao protocolo. Para isso, usamos nosso Re-Cla-Re-Mo. Portanto, o item está errado. Vamos ver mais algumas questões:

14. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes. Resolução: A atividade de protocolo, que engloba o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição e a tramitação dos documentos, por sua natureza faz parte das atividades dos arquivos correntes. O item está correto. Atenção: a questão afirma que o protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos, apesar de a doutrina classificar a atividade expedição como sendo distinta da “atividade protocolo”, a expedição é executada pelo “departamento de protocolo” da empresa. Portanto, cuidado! Se a questão afirmar que o protocolo executa as atividades de recebimento, classificação, registro, movimentação e expedição (porta de saída) estará correta.

15. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) Recebimento e classificação, registro e movimentação e conservação e preservação são rotinas de protocolo. 16. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) As atividades de registro, expedição, distribuição e movimentação são típicas do protocolo, apesar de essa última ter uma participação importante dos setores de trabalho do órgão/instituição. Resolução: As questões 15 e 16 podem ser resolvidas de acordo com a dica que acabamos de dar: checar se as atividades são do tipo RE-CLA-RE-MO. Na questão 15, temos:

• Recebimento e Classificação

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




• Registro e Movimentação • Conservação e preservação (?)

Conservar e preservar os documentos não fazem parte das atividades de recebimento, classificação, registro ou movimentação. Portanto, o item está errado. Na questão 16, temos:

• registro, (Registro) • expedição, distribuição e movimentação (Movimentação)

Portanto, o item está certo. Viu como é simples? Basta se lembrar das atividades do protocolo Recebimento, Classificação, Registro e Movimentação.

Vamos abordar outro assunto muito recorrente nas provas do CESPE: caráter ostensivo e sigiloso dos documentos. Na aula passada, explicamos que, quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos (=ordinários) ou sigilosos. Por um lado, a classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Por outro lado, consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. A regulamentação dos documentos sigilosos é feita pelo Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002. O art. 5º deste decreto classifica as informações sigilosas, em razão do seu teor e de seus elementos intrínsecos, em quatro graus de sigilo:

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




• Documento reservado • Documento confidencial • Documento secreto • Documento ultra-secreto

Nesse contexto, a unidade de protocolo, ao receber documentos, deve:

• separar o que é de caráter ostensivo do que é de caráter sigiloso (Classificação);

• encaminhar diretamente os documentos sigilosos aos respectivos destinatários (Movimentação);

• abrir os documentos de caráter ostensivo e, a partir da sua leitura, interpretar e classificá-los com base no código de assuntos, se for o caso (Classificação); e

• encaminhar os documentos de caráter ostensivo ao setor responsável (Movimentação);

Observe, então, que o protocolo deve tomar conhecimento do conteúdo de documentos ostensivos, contudo, não pode tomar conhecimento do conteúdo de documentos sigilosos.

Veja algumas questões:

17. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa - 2008) - O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso. 18. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado.

Gra

u d

e si

gilo

+

-

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Na situação em apreço, se o documento fosse um ofício de caráter ostensivo, ele não deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhado diretamente ao destinatário, que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo. Resolução: Para resolver a questão 17, na realidade, não precisamos saber muito sobre arquivos ostensivos e sigilosos. Basta lembrar-se do no mnemônico Re-Cla-Re-Mo. Separar correspondências oficiais das particulares e separar correspondências oficiais de caráter ostensivo das de caráter sigiloso são atividades de classificação, ou seja, de protocolo. Portanto, o item está certo. Já a questão 18 afirma que as correspondências de caráter ostensivo não devem ser abertas pelo protocolo. Como vimos, isso é incorreto. São as de caráter sigiloso que não podem ser abertas. Portanto, o item está errado.

Avaliação e destinação Vamos falar agora de outra importante fase da gestão de documentos: avaliação e destinação. Já vimos que alguns documentos têm valor temporário, enquanto que outros têm valor permanente. Além disso, alguns deles são frequentemente utilizados, enquanto outros nem tanto. Devido a essas diferenças relativas ao valor e à frequência de uso, surge a necessidade de avaliar, selecionar e eliminar os documentos. Essas três atividades objetivam estabelecer o prazo de vida dos documentos, de acordo com seus valores informativo e probatório. Em relação ao seu valor, os documentos podem ser: Permanente vitais: devem ser conservados indefinidamente por serem de importância vital para a organização.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Permanente: devem ser conservados indefinidamente - apesar de não serem vitais, a informação que contêm deve ser preservada em caráter permanente. Temporários: podem ser descartados, após determinado prazo, quando cessa o valor do documento. É evidente que a eliminação de documentos, não pode ser feita indiscriminadamente. Dessa forma, há pontos-chave que sempre devem ser observados:

• importância do documento com relação aos valores administrativo e probatório (=primário) ou histórico (=secundário);

• possibilidade e custos de reprodução (e.g. microfilmagem);

• espaço, equipamento utilizado e custos de arquivamento;

• prazos de prescrição e decadência de direitos, de acordo com a legislação vigente; e

• número de cópias existentes.

Bom... saindo um pouco da teoria e entrando na legislação, o artigo 9º da Lei nº 8.159/91, traz o seguinte: “A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.” Vamos a mais algumas questões:

19. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público somente será realizada após autorização da presidência do órgão, e sancionada em instância superior: se federal, pela Casa Civil da Presidência da República; se estadual, pelo Gabinete do Governador. Resolução: Temos que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público não depende de autorização da presidência do órgão em

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




questão, muito menos deve ser sancionada em instância superior (Casa Civil da Presidência da República, Gabinete do Governador etc.) A eliminação desses documentos se dá mediante autorização da instituição arquivística pública. Portanto, o item está errado.

20. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - A eliminação dos documentos pode ser feita, desde que, após a extinção do valor primário (administrativo, legal ou fiscal), os documentos não apresentem valor secundário (informativo ou probatório). Resolução: De acordo com o que vimos na questão anterior, a eliminação dos documentos constitui um dos produtos finais da fase de avaliação e destinação. É nessa fase que os documentos são avaliados, selecionados e eliminados, de acordo com o seu valor. Dessa forma, após a extinção do valor primário, os documentos que não apresentem valor secundário serão eliminados. Portanto, item certo.

21. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - Na avaliação dos documentos, aplica-se o código de classificação de documentos de arquivo. Resolução: Essa questão trouxe uma nova expressão: código de classificação. Antes de explicar o que significa isso, quero fazer uma pergunta a você. Mesmo sem saber o que é código de classificação, você acha que esse instrumento é aplicado na fase de avaliação e destinação? Você lembra em qual fase da gestão de documentos falamos de classificação? Na fase de protocolo!!! Lembre do Re-Cla-Re-Mo.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




O código de classificação é um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. Como vimos, a classificação dos documentos é feita na fase de protocolo e esse é o momento em que o referido instrumento é mais utilizado. A avaliação tem como objetivo analisar os documentos de arquivo e estabelecer os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Portanto, o item está errado.

Instrumentos de destinação Aproveitando a deixa da última questão, vamos falar sobre instrumentos de destinação, que são os atos normativos elaborados pela organização, nos quais são fixadas diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos. Os dois principais instrumentos de destinação são: Tabela de Temporalidade: determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes. Além disso, estabelece os critérios para recolhimento no arquivo permanente e eliminação. Em uma tabela de temporalidade de uma empresa, por exemplo, poderia estar definido que os cartões de ponto deveriam ser conservados por sete anos no Serviço de Pessoal e depois eliminados; ou que os contratos de prestação de serviços de limpeza deveriam ser conservados em caráter definitivo no arquivo permanente. Lista de Eliminação: consiste em uma relação específica de documentos a serem eliminados de uma só vez e que necessita ser aprovada pela autoridade competente. Agora, vamos ver como são utilizados os instrumentos de destinação dentro da rotina para a destinação de documentos na fase corrente que engloba as seguintes atividades:

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




1. verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade;

A tabela de temporalidade organiza os documentos a serem destinados, a partir de prazos e critérios para recolhimento e eliminação. 2. verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; Para proceder com a destinação é preciso verificar, na tabela de temporalidade, os prazos de guarda estabelecidos.

3. registrar os documentos a serem eliminados; As listas de eliminação, como vimos, relacionam os documentos a serem eliminados. 4. proceder à eliminação;

O ato de eliminar os documentos também faz parte da fase de destinação.

5. elaborar termo de eliminação; O termo de eliminação é o instrumento do qual consta o registro de informações sobre documentos eliminados após terem cumprido o prazo de guarda. 6. elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária; e De forma semelhante à lista de eliminação, existem as listas de transferência (documentos destinados à fase intermediária) e as listas de recolhimento (documentos destinados à fase permanente). Falaremos, adiante, sobre as diferenças entre recolhimento e transferência. 7. operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário.

Permitir que os documentos passem ao arquivo intermediário também faz parte da fase de destinação.

Veja algumas questões sobre esse assunto:

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




22. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) A destinação dos documentos é indicada pela tabela de temporalidade. Resolução: O enunciado afirma que a destinação dos documentos é indicada pela tabela de temporalidade. É exatamente isso, a destinação dos documentos (prazos e critérios para eliminação e guarda) é definida nesse instrumento. Portanto, o item está certo.

23. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Fazem parte das rotinas para destinação de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a serem eliminados; proceder à eliminação; elaborar termo de eliminação; elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária; operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário. Resolução: Essa questão veio com um enunciado enorme, trazendo uma série de atividades relacionadas à destinação de documentos, para assustar os candidatos. Veremos que não é nenhum “bicho de sete cabeças”.

Apesar da extensão da questão basta entender bem no que consiste a fase de destinação para respondê-la com segurança. Vimos que as rotinas para destinação de documentos na fase corrente, listadas literalmente no enunciado, são bem lógicas.

Portanto, não se assuste ao se deparar com uma questão que traga alguns termos ou expressões que ainda não viu de forma literal. Procure entender o conceito, e a partir daí, concluir em que fase da gestão de documento a questão se refere.

A questão está correta.

24. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - O instrumento resultante da atividade de avaliação é o catálogo seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanente

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




ostensiva ou sigilosa, indicando os níveis legais de acesso a cada documento ou informação. Resolução: Em questões como essa, temos que ter em mente quais são os principais instrumentos de destinação: tabela de temporalidade e lista de eliminação. Catálogo seletivo de documentos é aquele que toma por unidade, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos ou arquivos, segundo critério temático. Nada tem a ver com a fase de destinação. Portanto, o item está errado.

25. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A destinação dos documentos é indicada pelo plano de classificação. Resolução: Mais uma questão que tenta confundir os instrumentos de destinação com os de classificação. Já não temos com errar, não é mesmo? A destinação dos documentos é indicada na tabela de temporalidade e não no plano de classificação. O plano de classificação é o esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. É esse plano que vai dar origem ao código de classificação. Portanto, o item está errado.

26. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) – O instrumento auxiliar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperação desses documentos denomina-se plano de classificação. Resolução:

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Acabamos de ver que o esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido é chamado de plano de classificação. Esse plano tem por objetivo permitir o arquivamento racional dos documentos, facilitando a posterior recuperação. Logo, a assertiva está correta.

Antes de continuarmos com a gestão de documentos, vamos relembrar alguns conceitos importantes: arquivo intermediário e arquivo permanente. Como vimos, o arquivo intermediário (=segunda idade) é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação. É constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória, por esse motivo, é também denominado de “limbo” ou “purgatório”. Por sua vez, vimos que o arquivo permanente (=terceira idade) é constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, legal etc. (=valor primário), que são conservados em razão de seu valor histórico, cultural etc. (=valor secundário) e que permitem conhecer o passado e a evolução de uma organização. Vejamos algumas questões:

27. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) O arquivo intermediário, assim como o arquivo corrente, é constituído de documentos de valor primário. 28. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - Os documentos de idade intermediária são os que são consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso. Resolução:

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




A questão 27 afirma que o arquivo intermediário, assim como o arquivo corrente, é constituído de documentos de valor primário. Isso está correto, pois os documentos que compõem o arquivo intermediário ainda têm valor primário. A única diferença para o arquivo corrente diz respeito à frequência de utilização dos documentos. Portanto, o item está correto. A questão 28 afirma que os documentos de idade intermediária são os que são consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso. Já dá para ver o erro da questão: o arquivo intermediário não é acessado frequentemente. Portanto, o item está errado.

29. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - O arquivo permanente é formado por documentos de valor administrativo, legal ou fiscal. Resolução: A questão comete um erro ao afirmar que o arquivo permanente é formado por documentos com valor primário (valor administrativo, legal ou fiscal), quando, na realidade, é formado por documentos de valor secundário. Portanto, o item está errado.

Gestão de documentos nos arquivos intermediários e permanentes Agora que já relembramos o que são arquivos intermediários e permanentes, vamos em frente para discutir como se dá a gestão de documentos nessas idades do arquivo. Como estudamos, na fase de avaliação e destinação, os documentos são analisados em função do valor e da frequência de uso. Essas duas variáveis definem qual será o destino do documento: transferência para o arquivo intermediário, recolhimento para o arquivo permanente ou eliminação. O quadro, abaixo, resume bem o que estamos falando:

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Valor Frequência de uso Destino

com valor primário alta permanece no arquivo

corrente

com valor primário baixa transferência para o arquivo intermediário

sem valor primário, mas com valor secundário

baixa recolhimento para o arquivo permanente

sem valor primário e secundário

- eliminação

Vamos aproveitar a oportunidade para falar sobre duas palavrinhas que, até agora, estávamos utilizando de maneira indiscriminada, mas que, no fundo, são bem diferentes: transferência e recolhimento. Transferência: passagem do arquivo corrente para o intermediário. Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o permanente. Obs.: Também caracteriza recolhimento a passagem do arquivo intermediário para o permanente. Enfim, se o destino do documento é o arquivo permanente estamos tratando de recolhimento, se for o arquivo intermediário estamos falando de transferência. Guarde isso! Indo um pouco mais a fundo, podemos definir dois tipos de transferências: permanente e periódica. A transferência permanente ocorre em intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique, em cada documento, a data em que o documento deverá ser transferido. A transferência periódica, por sua vez, ocorre em intervalos determinados, ou seja, periodicamente, e pode ser de três tipos:

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




1. Transferência em uma etapa: os documentos com valor secundário são recolhidos diretamente para o arquivo permanente, sem passar pelo “limbo”. Ou seja, é a mesma coisa que recolhimento. Você lembra o que é limbo, não é? (Limbo = Arquivo Intermediário).

2. Transferência em duas etapas (= dupla capacidade, transferência múltipa

ou método do ciclo): os documentos são transferidos para o arquivo intermediário, onde permanecem por determinado período e, finalmente, se considerados com valor secundário, são recolhidos para o arquivo permanente.

3. Transferência de mínimo e máximo: os documentos compreendidos

entre um intervalo de datas (mínimo e máximo) são transferidos para o arquivo intermediário. Ou seja, ao atingir um prazo mínimo, o documento é transferido para o arquivo intermediário, depois de passar de um prazo máximo, é recolhido para o arquivo permanente ou eliminado.

Importante! Perceba que recolhimento é um tipo de transferência. Cuidado, pois a banca pode tentar confundir você. Podemos fazer um quadro para resumir o que acabamos de ver:

Transferência

Permanente (intervalos irregulares)

Periódica (intervalos determinados)

uma etapa (=recolhimento)

recolhidos diretamente para o arquivo permanente

duas etapas passam, primeiramente, pelo “limbo” (arquivo intermediário)

mínimo e máximo

quando compreendidos entre um intervalo de datas (mínimo e máximo), são transferidos para o arquivo intermediário

Vamos ver algumas questões sobre esse assunto:

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




30. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, transferência e recolhimento. Resolução: O enunciado afirma que “os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, transferência e recolhimento”. É exatamente o que falamos: transferência é a passagem para o arquivo intermediário e recolhimento é a passagem para o arquivo permanente. Portanto, o item está certo.

31. (Cespe – Ministério da Educação e Cultura – Agente Administrativo – 2009) - Arquivamento é o conjunto das operações de acondicionamento e armazenamento de documentos. Resolução: Vamos ver mais algumas definições...

• Arquivamento, como vimos no início dessa aula, é uma das fases da gestão de documentos, que consiste no conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.

• Acondicionamento são as formas de embalagem ou guarda de

documentos visando à sua preservação e acesso. Arquivamento, portanto, é uma das fases da gestão de documentos, que consiste no conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Portanto, a assertiva está correta.

32. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Documentos transferidos a arquivos intermediários devem conservar a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. Resolução:

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Vimos que a função primordial dos arquivos intermediários é servir como um arquivamento transitório. Dessa forma, permite que documentos ainda com valor primário (=valor administrativo, legal ou fiscal), que já não têm uso tão frequente, sejam guardados, até serem destinados ao recolhimento ou eliminação. Uma importante característica dos documentos transferidos ao arquivo intermediário é que conservam a classificação que lhes foi dada no arquivo corrente.

Isso se deve ao fato de as características e propriedades dos documentos continuarem as mesmas, no que se refere às funções organizacionais (valor primário) para as quais foram criados. Não esqueça, a única diferença entre os documentos correntes e intermediários se refere às suas frequências de uso. Suas funções para a entidade continuam sendo as mesmas. Portanto, o item está correto.

Prazos de guarda Esse é assunto bem simples que frequentemente cai em provas. Os prazos de guarda são baseados em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim dos quais a destinação é efetivada (recolhimento para guarda permanente ou eliminação). Vimos que as tabelas de temporalidade, de acordo com as especificidades de cada documento, determinam os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários, recolhidos aos arquivos permanentes ou eliminados. Ou seja, os prazos de guarda são definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordo com o tipo de documento em questão. Por exemplo, notas fiscais de compras de matéria-prima podem ficar armazenadas por um período de tempo diferente dos cartões de ponto dos empregados. Tudo isso pode depender de diversas variáveis administrativas, legais e fiscais.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Veja essa questão:

33. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009) - O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 anos. Resolução: Cuidado! Toda vez que a banca afirmar, de forma genérica, que os documentos do arquivo corrente e/ou intermediário devem ser mantidos por X anos, a questão estará errada. Os prazos de guarda são definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordo com o tipo de documento em questão. Dessa forma, a questão está errada.

Administração do arquivo permanente Ao longo das nossas aulas, vimos que os arquivos passam por uma evolução que os afasta cada vez mais de seu objetivo primário, diminuindo seu valor primário (=administrativo, legal ou fiscal) e aumentando seu valor secundário (=informativo, probatório, histórico ou cultural). Dessa forma, os documentos, que uma vez tiveram utilidade funcional, podem constituir peças fundamentais para a história da organização e de toda a sociedade. É nesse estágio que surge o arquivo permanente. A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos sob sua custódia. De uma forma geral, as atividades de um arquivo permanente podem ser classificadas em quatro grupos:

• Arranjo: consiste na reunião e ordenação adequada dos documentos no arquivo permanente.

• Descrição e publicação: são instrumentos de pesquisa para a localização

dos documentos no acervo, que permitem a consulta e divulgação.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




• Conservação: medidas de proteção dos documentos e do seu lugar de guarda.

• Referência: consiste nas políticas de acesso e uso dos documentos.

Se invertermos a ordem dos grupos descritos acima, podemos pensar em um mnemônico bem legal... que tal De-Co-Re-Ar? Descrição – Conservação – Referência – Arranjo A administração do arquivo permanente é bastante complexa, talvez mais complexa que a de arquivos correntes e intermediários. A razão disso se deve ao fato de, na maioria das vezes, concentrar documentos emanados de diversos órgãos, de muitas subdivisões administrativas e de numerosos funcionários individuais. Lembra quando falamos sobre centralização e descentralização de arquivos correntes? Ou seja, o arquivo permanente tende a crescer indefinidamente, pois é o resultado da contínua reunião de documentos enviados pelos diversos arquivos correntes e intermediários. Dessa forma, ao tratar da documentação de caráter permanente, deve-se sempre levar em consideração o princípio da proveniência (=princípio do respeito aos fundos). Como vimos na aula passada, esse é um princípio básico da arquivologia e afirma que o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família (=fundo de arquivo) não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. O fato de o arquivo permanente ser constituído de diversos fundos faz necessária a análise de quais unidades administrativas irão constituir cada fundo. A escolha desses fundos é estabelecida de acordo com a conveniência de cada situação, contudo, pode ser feita a partir de dois critérios.

1. Estrutural: fundos são constituídos pelo agrupamento dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Por exemplo, seria constituído um fundo para cada órgão: Ministério de Minas e Energia, Empresa de Pesquisa Energética –EPE, agência Nacional de Energia Elétrica – ANEEL etc.

2. Funcional: fundos são constituídos por documentos reunidos de acordo

com sua semelhança temática, provenientes de diversas fontes geradoras de arquivo. Por exemplo, poderíamos constituir um único fundo relacionado à atividade comum a todos os órgãos: “Energia” (Ministério de Minas e Energia, Empresa de Pesquisa Energética –EPE, agência Nacional de Energia Elétrica – ANEEL etc.)

Bom, vamos ver algumas questões para gravar esse assunto:

34. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos. Resolução:

• reunir e arranjar (=Arranjo) • conservar (=Conservação) • descrever e facilitar a consulta (=Descrição)


35. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo, descrição e publicação, conservação e referência. Resolução: Bom... Agora, ficou fácil, não é? A questão é uma aplicação direta do nosso De-Co-Re-Ar. “As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo, descrição e publicação, conservação e referência.” Portanto, o item está certo.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




36. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O tratamento da documentação permanente deve ser feito a partir da aplicação do princípio da territorialidade, um dos princípios fundamentais da arquivologia. Resolução: O enunciado afirma que o tratamento da documentação permanente deve ser feito a partir da aplicação do princípio da territorialidade. O princípio certo seria o da proveniência. O princípio da territorialidade, como vimos na aula passada, afirma que os arquivos devem ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos. Portanto, o item está errado.

Arquivamento Vamos falar agora sobre a atividade é os principais métodos de arquivamento. Para isso, antes de tudo, temos que lembrar que a gestão de documentos é composta por três grandes fases:

1. Produção; 2. Utilização; e 3. Avaliação e Destinação.

Agora, vamos fazer um pequeno esquema que nos permita visualizar como as diferentes atividades estão distribuídas entre as fases:

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Ficou mais fácil visualizar como as diferentes atividades estão ordenadas dentro do ciclo de gestão de arquivos? Observando a figura acima, é possível perceber que o ciclo de gestão de arquivos é um tipo de ciclo vital, composto por nascimento (produção), desenvolvimento (utilização) e morte (avaliação e destinação). Nesse contexto, é dentro da fase de utilização que a maioria das funções do documento são exercidas (recebido, classificado, arquivado, movimentado, consultado etc.). A atividade de arquivamento representa o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Dessa forma, antes de arquivar, é preciso classificar, ou seja, analisar e identificar o conteúdo dos documentos, selecionando a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinando o código para a sua recuperação. O arquivamento é uma das atividades mais importantes dentro da gestão arquivística, pois é fundamental para a organização ser capaz de armazenar suas informações e recuperá-las no momento desejado. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura metodológica e mecânica, em relação à qual os documentos devem ser organizados. Ou seja, todo sistema de arquivamento permite que os documentos sejam eficientemente arranjados. Os problemas que a instituição pode enfrentar não são inerentes ao sistema em si, mas são devidos a escolhas erradas, frente às características e necessidades dessa instituição. Nesse contexto, é importante que o método de arquivamento escolhido esteja alinhado às necessidades e às características da organização. Assim, os métodos de arquivamento são determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Antes de entrar em cada um dos métodos de arquivamento, é importante ressaltar que pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.

• Sistema direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Por exemplo, se você procura por um documento endereçado ao João e os documentos estão organizados alfabeticamente basta ir à letra “J” para encontrá-lo.

• Sistema indireto é aquele em que, para se localizar um documento, é preciso, antes, consultar um índice ou código.

Os principais métodos de arquivamento podem ser divididos em duas grandes classes: métodos básicos e métodos padronizados. Os métodos básicos são os mais utilizados e são baseados nos elementos de ordenação como o nome, local, número, data e assunto. Já, os métodos padronizados utilizam outros elementos de ordenação (p.ex.: cores), dependendo, assim, de equipamentos e acessórios especiais para sua organização. Listamos abaixo os principais métodos de arquivamento:

Métodos Básicos

Alfabético

Geográfico

Numérico

Simples

Cronológico

Dígito-terminal

Ideográficos (Assunto)

Alfabéticos Enciclopédico

Dicionário

Numéricos

Duplex

Decimal

Unitermo

Métodos Padronizados

Variadex

Automático

Soundex

Mnemônico

Rôneo

Você deve estar se perguntando: terei que saber todos esses métodos de arquivamento? Calma! A resposta é não – basta saber que eles existem.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




A maioria das questões vai somente até o segundo nível de classificação (alfabético, numérico, geográfico e ideográfico), e será somente esse nível que trataremos na nossa aula. Dentre os métodos de arquivamento o método alfabético é o mais simples de todos e o mais cobrado em provas. Esse método é direto, e tem como elemento principal o nome. As fichas e pastas são dispostas na ordem alfabética, respeitando as regras gerais de alfabetação e ordenação (falaremos adiante sobre essas regras). Em geral, o método alfabético é mais simples e barato, se comparado aos demais. Contudo, pode gerar erros de arquivamento quando o volume de documentos é muito grande, devido ao cansaço visual que pode causar. Para efetuarmos o arquivamento precisamos conhecer as regras de alfabetação. Acreditamos que esse seja o principal detalhamento, entre os métodos de arquivamento, cobrado em provas de concurso. São 13 regras que precisamos saber (não se assuste com a quantidade, pois a maioria delas é bem intuitiva):

1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Barbosa, João Cabral, Pedro Teixeira, Aníbal Teixeira, Bernardo Atenção: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Castelo Branco, Vitor Monte Alegre, Carlos Villa-Lobos, Heitor

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Santa Rita, Flávia São Paulo, Carlos São Pedro, Felipe

4. As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Silveira, R. Silveira, Ricardo Silveira, Roberto

5. Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, não são considerados. Albuquerque, Rosana d’ Almeida, Pedro de Couto, Arnaldo do

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Costa Filho, Jorge da Costa Neto, Jorge Damasceno Sobrinho, Carlos Atenção: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de elemento de distinção.

7. Os títulos não são considerados na alfabetação, sendo colocados após o nome completo, entre parênteses. Helena, Maria (Doutora) Marques, Armando (Juiz) Marques, Sílvia

8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (veja as regras 10 e 11)

Boy, John

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Freud, Sigmund Jung, Carl Gustav

9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O

mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.

Capri, Guilio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles O’Brian, Michael

Atenção: muito cuidado para não confundir com a regra 5.

10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome,

que corresponde ao sobrenome de família do pai. Arco y Molinero, Angel Del Oviedo y Baños, José de Pina de Mello, Francisco de Rios, Antonio de los

11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam. Li Xian Xin Li Yutang Yong Po Yuan

12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome. Colegial (A) Embratel Fundação Getúlio Vargas Library of Congress (The) Monte Verde Peças e Acessórios

13. Nos títulos de congressos, conferência, reuniões, assembléias e assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Conferência de Cirurgia Cardíaca (IV) Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo) Congresso de Geologia (3º)

Ufa! Parecia que não ia acabar mais, não é? Pois ainda não acabou! Além das regras de alfabetação, temos que ter em mente as regras de ordenação. São apenas duas (ainda bem). Podemos ordenar os itens de duas formas:

1. Letra por letra Monte Claro Monte Dourado Monteiro Monte Triste

2. Palavra por palavra

Monte Claro Monte Dourado Monte Triste Monteiro

Bom... essas são as regras. Sabemos que são muitas, mas sugerimos que as leia e releia algumas vezes. Você verá que, rapidamente, conseguirá absorvê-las, pois a maioria delas é bem intuitiva. Outro método básico de arquivamento, muito cobrado em provas é o denominado geográfico. É um método direto, cujo elemento principal é o local. Esse método pode ser ordenado de duas formas:

1. Nome do estado, cidade e correspondente Amazonas Manaus (capital) Silva, Luiz Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Silva, Luiz

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Rio de Janeiro Campos Silva, Alberto Rio de Janeiro Campos Silva, Luiz São Paulo Lorena Silva, Luiz São Paulo São José dos Campos Souza, Carlos Atenção: as capitais sempre devem estar em primeiro lugar, frente às outras cidades de um mesmo estado.

2. Nome da cidade, estado e correspondente

Campos Rio de Janeiro Silva, Alberto Campos Rio de Janeiro Silva, Luiz Lorena São Paulo Silva, Luiz Manaus (capital) Amazonas Silva, Luiz Rio de Janeiro (capital) Rio de Janeiro Silva, Luiz São José dos Campos São Paulo Souza, Carlos Atenção: a regra das capitais não se aplica a esse tipo de ordenação.

Por último, vamos falar sobre o método ideográfico (=por assunto). Esse método tem como elemento principal o assunto. Exemplo: Admissão de Pessoal

Assistência Jurídica Imóveis

Atenção: Não podemos confundir assunto com os tipos físicos dos documentos (espécies documentais), como correspondências, memorando, telegramas e relatórios. Estes podem até servir de subdivisão auxiliar, contudo, não são assuntos. Exemplo: Admissão de Pessoal

Assistência Jurídica - Correspondências - Pareceres

Imóveis Da mesma forma, não podemos confundir assunto com a procedência dos documentos, que pode, no máximo, ser utilizada como subdivisão. Exemplo: Admissão de Pessoal

- Departamento de Vendas

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




- Fábrica Alvorada - Fábrica Primavera

Assistência Jurídica Imóveis

Atenção: não existe um esquema padronizado de classificação por assunto, cada instituição deverá, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu próprio plano de classificação. Por fim, para terminar com esse assunto, vamos falar, rapidamente, sobre os tipos de arquivamento. A posição em que são dispostos fichas e documentos distinguirá os tipos de arquivamento em horizontal e vertical. No tipo horizontal, os documentos são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes e escaninhos. Esse método muito utilizado para arquivar plantas, desenhos e mapas, assim como nos arquivos permanentes (onde a frequência de uso é menor). Note que para consultar qualquer documento é necessário retirar os que se encontram sobre ele, dificultando a localização rápida das informações – por esse motivo, o uso do arquivamento horizontal é desaconselhável na fase corrente dos arquivos (onde a frequência de uso é maior). Já o arquivamento vertical é caracterizado pela disposição dos documentos um atrás do outro, permitindo a rápida consulta, sem necessidade de remover outros documentos. Bom, agora vamos ver algumas questões sobre arquivamento.

37. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) - Os procedimentos teóricos da arquivística indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior à sua classificação, a qual deve ter como base o plano de classificação da instituição. Resolução: O enunciado afirma que o arquivamento deve ser posterior à classificação – por meio do esquema que desenhamos, é fácil constatar isso, não? O item está correto.

38. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) - Uma das principais funções do arquivo é permitir o acesso rápido e eficiente aos

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




documentos. Essa função somente pode ser cumprida se os documentos forem organizados de maneira lógica e racional, respeitando as características dos documentos de arquivo. Quanto aos métodos de arquivamento, julgue o item subsequente. O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que os produz ou recebe. Resolução: Lembre-se que é importante que o método de arquivamento escolhido esteja alinhado às necessidades e às características da organização. Assim, os métodos de arquivamento são determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Portanto, o item está correto.

39. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) - Nome, local, número, data e assunto são os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenação dos documentos de arquivo. Resolução: Na questão anterior, vimos que o método de arquivamento deve ser escolhido levando-se em consideração a natureza dos documentos e a estrutura da entidade (guarde isso!). Quando se trata de planejar a organização do arquivo, os elementos constantes de um documento a considerar são nome (remetente, destinatário ou pessoa referida no documento), local, número, data e assunto. Ou seja, é o elemento mais importante para cada caso que define como o arquivo será organizado: ordem alfabética, geográfica, numérica (simples ou cronológica) ou por assunto. Portanto, o item está correto.

40. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) - No que se refere ao arquivamento de documentos, é indicado que a instituição adote um método de arquivamento único.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Resolução: Pelo que vimos até aqui, já é possível ver onde está o erro dessa questão, certo? Ora, explicamos que o método de arquivamento deve ser escolhido de acordo com a natureza do documento e a estrutura da instituição. Portanto, seria incoerente pensar que só pode existir um único método de arquivamento para cada instituição. Cada organização comporta diferentes tipos de documentos (cartas, notas fiscais, memorandos etc.), de diferentes gêneros (textuais, iconográficos, cartográficos etc.). Dessa forma, é difícil pensar que seria possível arquivá-los todos com o mesmo método. Portanto, o item está errado.

41. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - O método alfabético é um dos métodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado. Resolução: Essa questão é bem fácil. Não precisamos nem saber muito sobre arquivologia para respondê-la, não é? O nome é o principal elemento a ser considerado no método alfabético.

42. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva para nomes de pessoas. Resolução: Essa questão é bem simples, mas também muito interessante. A organização alfabética não é exclusiva para nomes de pessoas e pode ser usada, por exemplo, para nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais. Portanto, o item está errado.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




43. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) - De acordo com as regras de alfabetação, está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antônio Resolução: Vamos lembrar as três primeiras regras de alfabetação.




Com essas três primeiras regras, já conseguimos matar nossa questão. Você consegue ver o erro? Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antônio

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




A questão tentou fazer uma “pegadinha” com o sobrenome “Santos Cruz”. Observe que esse caso não se encaixa na regra 3, pois a palavra “Santos” não qualifica a palavra “Cruz” – são dois nomes sem nenhuma relação. Dessa forma, a ordenação correta seria: Bezerra, Alberto Luiz Cruz, Antônio Santos Moreira, Maria Madalena Observe que seria diferente se tivéssemos “Santa Cruz”. Nesse caso, a alfabetação proposta estaria correta. Portanto, o item está errado.

44. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) De acordo com as regras de alfabetação, está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: Barbosa Filho, Élson Vianna Neto, Milton Vianna Sobrinho, Milton Resolução: Não tem jeito, temos que lembrar as treze regras. Nesse caso, vamos relembrar a regra número 6: os sobrenomes que exprimem grau de parentesco são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Você pode notar que é aplicação direta da regra. Portanto, o item está correto.

45. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - A disposição abaixo está correta, pois foi feita de palavra por palavra, podendo, também, ser feita de letra por letra. Morro Alegre Morro Branco Morro Maior Morro Santo Monteiro Montenegro

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Resolução: Essa questão tentou confundir o candidato ao tratar das regras de ordenação (letra por letra e palavra por palavra). Contudo, o erro está no mais básico, ou seja, na regra alfabética primária dos sobrenomes (regra de alfabetação 1). O correto deveria ser: Monteiro Montenegro Morro Alegre Morro Branco Morro Maior Morro Santo Caro concurseiro, não tem segredo, temos que saber as regras de alfabetação. Portanto, leia, releia e, quando achar que já está sabendo, leia mais uma vez as 13 regras. Pois se cair na prova, a banca vai exigir a direta aplicação das regras.

46. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) - A ordenação geográfica, que é típica do sistema direto, tem como elemento principal o correspondente. Resolução: A ordenação geográfica é um sistema direto e tem como elemento principal o nome. Portanto, o item está errado.

47. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex. Resolução:

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Nessa questão, a banca misturou dois métodos de arquivamento: geográfico e ideográfico. O método ideográfico pode ser subdividido como alfabético ou numérico. Entre os métodos ideográfico-numéricos, está o método duplex. Não precisamos entrar nas especificidades desses métodos para responder nossa questão. Vimos que o método que utiliza o lugar como elemento de ordenação é o geográfico. Portanto, o item está errado.

48. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) - A disposição de processos por seu número é um método de classificação de documentos conhecido como duplex. Resolução: Vimos que a disposição de um processo por um número consiste no método de classificação numérico. O método duplex (não vale à pena entrar em seus detalhes) é um método ideográfico-numérico. Portanto, o item está errado.

49. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) - Na organização feita segundo a origem dos documentos, o correto é dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomes dos órgãos ou das empresas, não considerando, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Resolução: Para responder essa questão temos que voltar às regras de alfabetação. A regra 12 afirma que os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, no entanto, para facilitar a ordenação, que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3





50. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) - No método de arquivamento ideográfico, o principal elemento adotado para a recuperação da informação é o assunto. Resolução: No método ideográfico, o principal elemento adotado para a recuperação da informação é o assunto. Portanto, o item está correto.

51. (Cespe – Ministério da Educação e Cultura – Agente Administrativo – 2009) - O arquivamento horizontal permite consulta rápida e evita manipulação ou remoção de outros documentos. Resolução: As características que o enunciado trouxe são do arquivamento vertical. Portanto, a questão está errada.

52. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) - Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convênios, correspondências, relatórios, processos, formulários e guias são exemplos da utilização do método de arquivamento por assunto. Resolução: Essa questão trata, justamente, da confusão que muitos fazem, classificando espécies documentais como se fossem assuntos. Já vimos que isso está errado. Espécies documentais como correspondências, relatórios, processos, formulários e guias não são assuntos e podem servir, no máximo, como subdivisões auxiliares. Portanto, o item está errado.

Com essa questão, terminamos nossa aula de hoje, esperamos você na próxima, até lá... Davi e Fernando.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Lista de Questões

01. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O diagnóstico da situação arquivística pelo alto custo deve ser adotado apenas quando o órgão público tem uma massa documental acumulada de grandes proporções. 02. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O principal dado a ser coletado em um diagnóstico da situação arquivística de um órgão público é a quantificação de seu acervo documental. 03. (CESPE – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Uma das funções do diagnóstico da situação arquivística é reunir informações suficientes para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo. 04. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 05. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A política arquivística brasileira não reconhece a gestão de documentos como parte dos esforços necessários para a organização dos arquivos. 06. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 –Adaptada) - Com a gestão eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente. 07. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundário. 08. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - A criação, o arquivamento e a eliminação de documentos são as três fases básicas da gestão de documentos. 09. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - A fase da gestão de documentos em que são feitas a análise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é conhecida como preservação de documentos.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




10. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Na gestão de documentos, as atividades de protocolo, a recuperação de informações e a elaboração de normas de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de utilização de documentos. 11. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A gestão de documentos não está fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo. 12. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinação na gestão de documentos. 13. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - As atividades a seguir são rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituições; despachar documentos enviados por setores do órgão; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devolução do documento; prestar informações contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional. 14. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes. 15. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) Recebimento e classificação, registro e movimentação e conservação e preservação são rotinas de protocolo. 16. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) As atividades de registro, expedição, distribuição e movimentação são típicas do protocolo, apesar de essa última ter uma participação importante dos setores de trabalho do órgão/instituição. 17. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa - 2008) - O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso. 18. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA,

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado. Na situação em apreço, se o documento fosse um ofício de caráter ostensivo, ele não deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhado diretamente ao destinatário, que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo. 19. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público somente será realizada após autorização da presidência do órgão, e sancionada em instância superior: se federal, pela Casa Civil da Presidência da República; se estadual, pelo Gabinete do Governador. 20. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - A eliminação dos documentos pode ser feita, desde que, após a extinção do valor primário (administrativo, legal ou fiscal), os documentos não apresentem valor secundário (informativo ou probatório). 21. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - Na avaliação dos documentos, aplica-se o código de classificação de documentos de arquivo. 22. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) A destinação dos documentos é indicada pela tabela de temporalidade. 23. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Fazem parte das rotinas para destinação de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a serem eliminados; proceder à eliminação; elaborar termo de eliminação; elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária; operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário. 24. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - O instrumento resultante da atividade de avaliação é o catálogo seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanente

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




ostensiva ou sigilosa, indicando os níveis legais de acesso a cada documento ou informação. 25. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A destinação dos documentos é indicada pelo plano de classificação. 26. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) – O instrumento auxiliar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperação desses documentos denomina-se plano de classificação. 27. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) O arquivo intermediário, assim como o arquivo corrente, é constituído de documentos de valor primário. 28. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - Os documentos de idade intermediária são os que são consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso. 29. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - O arquivo permanente é formado por documentos de valor administrativo, legal ou fiscal. 30. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, transferência e recolhimento. 31. (Cespe – Ministério da Educação e Cultura – Agente Administrativo – 2009) - Arquivamento é o conjunto das operações de acondicionamento e armazenamento de documentos. 32. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Documentos transferidos a arquivos intermediários devem conservar a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. 33. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009) - O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 anos.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




34. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos. 35. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo, descrição e publicação, conservação e referência. 36. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O tratamento da documentação permanente deve ser feito a partir da aplicação do princípio da territorialidade, um dos princípios fundamentais da arquivologia. 37. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) - Os procedimentos teóricos da arquivística indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior à sua classificação, a qual deve ter como base o plano de classificação da instituição. 38. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) - Uma das principais funções do arquivo é permitir o acesso rápido e eficiente aos documentos. Essa função somente pode ser cumprida se os documentos forem organizados de maneira lógica e racional, respeitando as características dos documentos de arquivo. Quanto aos métodos de arquivamento, julgue o item subsequente. O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que os produz ou recebe. 39. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) - Nome, local, número, data e assunto são os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenação dos documentos de arquivo. 40. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) - No que se refere ao arquivamento de documentos, é indicado que a instituição adote um método de arquivamento único. 41. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - O método alfabético é um dos métodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado.

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




42. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva para nomes de pessoas. 43. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) - De acordo com as regras de alfabetação, está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antônio 44. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) De acordo com as regras de alfabetação, está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: Barbosa Filho, Élson Vianna Neto, Milton Vianna Sobrinho, Marlene 45. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - A disposição abaixo está correta, pois foi feita de palavra por palavra, podendo, também, ser feita de letra por letra. Morro Alegre Morro Branco Morro Maior Morro Santo Monteiro Montenegro 46. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) - A ordenação geográfica, que é típica do sistema direto, tem como elemento principal o correspondente. 47. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex. 48. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) - A disposição de processos por seu número é um método de classificação de documentos conhecido como duplex. 49. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) - Na organização feita segundo a origem dos documentos, o correto é dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomes

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




dos órgãos ou das empresas, não considerando, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. 50. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) - No método de arquivamento ideográfico, o principal elemento adotado para a recuperação da informação é o assunto. 51. (Cespe – Ministério da Educação e Cultura – Agente Administrativo – 2009) - O arquivamento horizontal permite consulta rápida e evita manipulação ou remoção de outros documentos. 52. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) - Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convênios, correspondências, relatórios, processos, formulários e guias são exemplos da utilização do método de arquivamento por assunto. GABARITO:

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 E E C C E E E E E C 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 E E E C E C C E E C 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 E C C E E C C E E C 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 C C E C C E C C C E 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 C E E C E E E E C C 51 52 E E

N a i r S i l v a , C P F : 1 6 3 7 7 9 8 2 4 5 3




Bibliografia BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Decreto nº 1.171/1994 (e suas atualizações). Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princípios e técnicas. Rio de Janeiro, Ed. FGV, 2005.




Introdução . ...................................................................................... 01 Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos . ........................ 02 Simulado . ......................................................................................... 17 Resolução das questões do simulado . ................................................... 22 Lista de questões resolvidas na aula . .................................................. 35 Bibliografia . ..................................................................................... 38

Introdução

Prezado Aluno,

Chegamos à última aula do curso de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU.

Hoje iremos tratar do assunto tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos.

Além disso, disponibilizamos ao final da aula um simulado que compreende toda a matéria vista em nossas aulas.

Não esqueça que as questões discutidas durante a aula estão no final do arquivo, caso você queira tentar resolver as questões antes de ver os comentários.

E, por último, participe do Fórum de dúvidas!

Chega de papo e mãos à obra...




Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos.

Já vimos que o arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero (=a configuração que assume um documento, dependendo do sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo).

Ou seja, o documento pode ser textual, iconográfico, sonoro, audiovisual, informático etc.

O arquivo também é composto de documentos que podem ser confeccionados por diversos tipos de material, sobre os quais as informações são registradas (=suporte).

São exemplos disso: papel, filme, disco ótico, disco magnético etc. Sendo que nesta aula daremos especial atenção a um tipo específico de suporte, o microfilme.

Para que você não confunda os gêneros de documentos. Vamos ajudá-lo a recordar os mais importantes:

• escritos ou textuais: textos manuscritos, datilografados ou impressos;

• cartográficos: representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis etc.);

• iconográficos: suporte sintético, em papel emulsionado, como fotografias, diapositivos, desenhos etc.;

• filmográficos: películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagens, com ou sem sonorização, contendo imagens em movimento;

• sonoros: registros fonográficos (discos e fitas magnéticas);

• micrográficos: documentos resultantes de microrreprodução de imagens (microfilme, microficha, rolo etc.); e

• informáticos: tratados e armazenados em sistemas computacionais (disquete, CD-ROM, DVD-ROM, HD etc.).

Muitas vezes, dentro do ciclo de vida de um documento, o suporte pode ser alterado devido a questões funcionais, administrativas ou legais. Por exemplo,




podemos querer microfilmar certos documentos para economizar espaço ou garantir a preservação de originais passíveis de destruição.

Nesse sentido, é preciso observar que a adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de determinados critérios:

1. questões legais concernentes à alteração do suporte, observando-se as garantias jurídicas, a normalização dos procedimentos, as especificações e os padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira e por organismos internacionais;

2. capacidade de recuperação das informações antes e depois de processar a alteração do suporte;

3. custo da operação;

4. definição da melhor técnica, de forma a assegurar a qualidade da reprodução, a durabilidade do novo suporte e o acesso à informação;

5. existência de depósitos e equipamentos de segurança que venham a garantir a preservação do novo suporte.

Ou seja, organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao estudo da viabilidade econômica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espaço e recursos financeiros do órgão, além do cálculo dos equipamentos, materiais e acessórios necessários.

Deve-se, ainda, verificar as instalações dos arquivos de segurança, bem como as condições de tratamento técnico, armazenamento e acesso às informações.

Somente a partir desses procedimentos, recomenda-se propor as eventuais alterações de suporte documental.


01. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) - Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gênero iconográfico, filmográfico e sonoro.

Resolução:




O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero. Ou seja, o documento pode ser textual, iconográfico, sonoro, audiovisual, informático, etc.


02. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Os filmes cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero documental conhecido como iconográfico.

Resolução:

Como visto, filmes cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero filmográfico, e não do iconográfico.


03. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Qualquer proposta de alteração de suporte das informações arquivísticas deve levar em consideração as questões legais, garantias jurídicas, normalização de procedimentos, padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira. É necessário considerar, ainda, as peculiaridades de cada órgão, além de realizar estudos de viabilidade econômica.

Resolução:

Vimos que a alteração do suporte da informação requer a observância de determinados critérios: questões legais concernentes à alteração do suporte; capacidade de recuperação das informações antes e depois de processar a alteração do suporte; custo da operação; definição da melhor técnica, de forma a assegurar a qualidade da reprodução, a durabilidade do novo suporte e o acesso à informação; e a existência de depósitos e equipamentos de segurança que venham a garantir a preservação do novo suporte.


04. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Ofícios, memorandos, cartas, telegramas e e-mails são tipologias documentais.

Resolução:

Os itens trazidos no enunciado dizem respeito à espécie documental.




O tipo documental é a divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, exemplos de tipos documentais: cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos. Portanto, item errado.

Vamos tratar, agora, de um tipo especial de suporte: o microfilme.

A microfilmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em formato micrográfico (microfilme ou microficha).

A primeira e mais importante razão para justificar o uso da microfilmagem é a economia de espaço. O microfilme é uma imagem reduzida de uma forma maior; é, portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer.

Podemos resumir as vantagens do microfilme nos seguintes pontos:

• economia de espaço; • acesso fácil e rápido; • segurança e garantia da confidencialidade das informações; e • durabilidade.

A regulamentação desse processo reprográfico está na Lei no 5.433/68 e no Decreto no 1.799/96.

Aconselhamos que leia esses dois normativos – somados, não chegam a cinco páginas. O CESPE tira a maioria das questões de microfilmagem diretamente dessas normas.

A própria legislação trás a definição de microfilme e do processo de microfilmagem:

O art. 1º da Lei no 5.433/68 fala que:

“É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.”

Já o art. 1º do Decreto no 1.799/96 traz que:




“A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.”

O mesmo decreto define no art. 2º que:

“Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.”

Outra disposição importante diz respeito à possibilidade ou não da eliminação do documento depois de microfilmado, veja o que dizem os arts. 11 e 13 do Decreto no 1.799/96:

“Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.”

(...)

“Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.”

Ou seja, mesmo os documentos microfilmados devem obedecer aos critérios estabelecidos de eliminação e guarda permanente. A microfilmagem não autoriza por si só a eliminação do documento.

Outro ponto importante diz respeito aos efeitos legais do documento microfilmado, veja o que diz o art. 1º, § 1º, da Lei no 5.433/68:

“Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmosefeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.” (grifo nosso)

Ou seja, os documentos microfilmados produzem os mesmos efeitos dos originais.





05. (CESPE – ANVISA – Técnico Administrativo – 2007) - Microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido.

Resolução:

A microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. É exatamente isso.


06. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Uma das vantagens da microfilmagem é a característica de poder prescindir da organização arquivística de documentos e do estabelecimento de um programa de avaliação e seleção do acervo documental.

Resolução:

Essa questão está completamente errada.

As vantagens da microfilmagem são a redução sensível de espaço; o acesso fácil e rápido; a segurança e a garantia da confidencialidade das informações; e a durabilidade.

Não faz sentido falar que documentos microfilmados podem prescindir da organização arquivística e do estabelecimento de um programa de avaliação e seleção do acervo documental, pelo simples fato de serem parte do arquivo.

Ou seja, independente do gênero ou do suporte documental, todos os documentos que compõem o arquivo devem ser organizados de acordo com as técnicas arquivísticas e submetidos às atividades inerentes a gestão do arquivo, como classificação, arquivamento, avaliação e destinação.

Portanto, cuidado, microfilme é um documento do arquivo e deve ser tratado como tal.

7. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O microfilme ainda não tem reconhecimento legal no Brasil.

Resolução:




Vimos que o microfilme é reconhecido legalmente no Brasil, pela Lei no 5.433/68 e pelo Decreto no 1.799/96.


08. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos em tramitação ou em estudo podem, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.

Resolução:

Vimos que a microfilmagem por si só não autoriza a eliminação do documento original.


09. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem não deve ser realizada quando houver intenção de eliminar os originais, pois tal processo não pode, em circunstância alguma, ter validade em juízo.

Resolução:

A questão está errada, pois afirma que a microfilmagem não tem validade em juízo, vimos que a microfilmagem produz os mesmos efeitos legais do documento original.

10. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentos permanentes após sua reprodução por meio dos processos de microfilmagem ou digitalização, desde que garantida a autenticidade da cópia.

Resolução:

Como visto, os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.





11. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) O procedimento de microfilmagem é indicado apenas para os processos que estejam em péssimo estado de conservação.

Resolução:

A lógica da microfilmagem é justamente trazer segurança e garantia da confidencialidade e durabilidade das informações, ou seja, se antecipar à deterioração do documento.

Assim, espera-se que a microfilmagem seja feita antes do documento estar deteriorado e não depois.

Logo o item está errado.

Preservação e conservação documental

Como vimos nas aulas passadas, o arquivo permanente, além da guarda, deve se preocupar também com a preservação dos documentos da instituição, de forma a garantir que os valores secundários (histórico e cultural, probatório e informativo), inerentes a essa idade do arquivo, não sejam perdidos.

A preservação de documentos envolve três atividades: conservação, armazenamento e restauração.

• O principal objetivo da conservação é estender a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais próximo possível do estado físico em que foram criados.

• O armazenamento é a guarda ou acondicionamento de documentos em depósitos.

• Já, a restauração tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do documento.

A preservação dos documentos se dá por meio de adequado controle ambiental e tratamento físico ou químico, desta forma, procura-se prevenir a deterioração dos documentos.

Chamamos de controle ambiental o conjunto de procedimentos para criação e manutenção de ambiente de armazenamento propício à preservação, compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da luminosidade, bem como prevenção de infestação biológica,




procedimentos de manutenção, segurança e proteção contra fogo e danos por água.

Há uma série de tratamentos e técnicas que podem ser utilizadas na conservação dos documentos.

A doutrina da Marilena Leite Paes (que o CESPE adora) cita quatro principais operações de conservação: desinfestação, limpeza, alisamento, restauração ou reparo.

• Desinfestação: Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos.

• Higienização ou limpeza: Retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos.

• Alisamento: consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável e expô-los à ação do ar com forte percentagem de umidade, durante uma hora e, em seguida, passá-los a ferro, folha por folha.

• Restauração ou reparo: Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados.

Atenção: apesar de alguns autores considerarem restauração como atividade distinta da conservação, o CESPE segue a doutrinadora Marilena Leite Paes, que considera essa atividade como parte da conservação de documentos.

Podemos citar ainda outras técnicas:

• Climatização: Processo de adequar, por meio de equipamentos, a temperatura e a umidade relativa do ar a parâmetros favoráveis à preservação dos documentos.

• Desacidificação: Processo pelo qual o valor do pH do papel é elevado a um mínimo de 7, com vistas à sua preservação.

• Encapsulação: Processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas.




• Fumigação: Exposição de documentos a vapores químicos, geralmente em câmaras especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos, fungos e outros microorganismos.

A conservação está diretamente relacionada ao local de guarda dos documentos e às variáveis climáticas aos quais estão submetidos.

Não é importante para você entrar em detalhes técnicos de como conservar documentos. Contudo, tenha em mente alguns pontos importantes, que, na realidade, são bem intuitivos.

• Luminosidade: deve-se procurar usar luz artificial (com parcimônia), enquanto que a luz do dia deve ser evitada, pois acelera o desaparecimento da tinta e enfraquece o papel.

• Umidade: ar muito seco enfraquece o papel e ambientes muito úmidos causam o aparecimento de mofo, o ideal é uma umidade intermediária (45%-60%).

• Temperatura: não deve sofrer muitas oscilações – ambientes muito quentes podem destruir a fibra do papel.

Ou seja, o ideal sempre é o meio termo: nem muito frio, nem muito quente; nem muito seco, nem muito úmido. A única exceção é a luminosidade, que sempre deve ser pouca.

Agora, vamos ver algumas questões sobre esse assunto:

12. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - A preservação é a função arquivística que permite a agilização do acesso aos documentos.

Resolução:

A preservação não é a função arquivística que permite a agilização do acesso aos documentos, é o conjunto de atividades de conservação, armazenamento e restauração que permitem preservar os documentos do arquivo permanente.


13. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Denomina-se conservação o conjunto de atividades que visam à preservação dos documentos, isto é, ações realizadas com o objetivo de




desacelerar os processos de degradação por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos, como higienização, acondicionamento, reparos e outros.

Resolução:

Como vimos, a conservação promove a preservação dos documentos. Ou seja, por meio de adequado controle ambiental e tratamento físico ou químico, procura-se prevenir a deterioração dos documentos.

A conservação se dá pelo controle ambiental, que representa o conjunto de procedimentos para criação e manutenção de ambiente de armazenamento propício à preservação, e compreende o controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da luminosidade, bem como prevenção de infestação biológica, procedimentos de manutenção, segurança e proteção contra fogo e danos por água.

Portanto, a questão está correta.

14. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) As principais operações de conservação dos documentos são: desinfestação, limpeza, alisamento e restauração.

Resolução:

Podemos resolver essa questão, facilmente, com o que acabamos de ver.

Falemos que, para o CESPE, as quatro principais operações de conservação são desinfestação, limpeza, alisamento, restauração ou reparo.


15. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e não se refere ao local de guarda.

Resolução:

Depois do que vimos, essa questão ficou fácil...

A conservação está diretamente relacionada ao local de guarda, devido aos fatores que influenciam diretamente a vida dos documentos, como




luminosidade, umidade, temperatura, pragas (insetos e microorganismos), poluição etc.

Ou seja, a localização do arquivo é fundamental para sua preservação.


16. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) - A umidade mais alta e a baixa temperatura são condições ideais para a preservação dos documentos arquivísticos em papel.

Resolução:

Vimos que a umidade alta e temperatura baixa não são condições ideais para a preservação dos documentos arquivísticos em papel.


17. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variações de temperatura e a poeira são, a médio e longo prazos, prejudiciais à conservação dos documentos.

Resolução:

Lembrando que, quanto à conservação dos documentos:




Portanto, item está correto.

18. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - A desinfestação e o alisamento são técnicas de restauração de documentos.




Resolução:

Vimos que desinfestação, limpeza, alisamento e restauração são técnicas de conservação de documentos.


Restauração de documentos

Esse é um assunto não muito cobrado, contudo, vamos dar uma passada rápida em alguns dos vários métodos existentes para restaurar documentos.

O método ideal é aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambiente – mofo, pragas, gases, manuseio – sem que advenha prejuízo quanto à legibilidade e flexibilidade, e sem que aumento o volume e o peso.

Vamos uma breve descrição dos principais métodos de restauração (não se preocupe em gravar os detalhes de cada um, mas apenas quais são os métodos de restauração):

• Silking

Esse método utiliza tecido de grande durabilidade, mas devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. É, no entanto, um processo de difícil execução e cuja matéria-prima é de alto custo.

• Banho de gelatina

Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistência, não prejudica a visibilidade e flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porém, tratados por este processo, que é manual, tornam-se suscetíveis ao ataque de insetos e fungos, além de exigir habilidade do executor.

• Tecido

Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel é aumentada




consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, além de reduzir a legibilidade e flexibilidade.

• Laminação

Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, prensado sob pressão e temperatura elevada. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem a perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão.

O volume do documento é reduzido, mas o peso duplica. A aplicação, por ser mecanizada, é rápida e a matéria-prima, de fácil obtenção. O material empregado na restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as características da laminação são as que mais se aproximam do método Ideal.

• Laminação manual

Utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada, embora não empregue calor nem pressão, que são substituídos pela acetona. Esta, ao entrar em contato com o acetato, transforma-o em camada semiplástica que, ao secar, adere ao documento, juntamente com o papel de seda.

A laminação manual, também chamada de laminação com solvente, oferece grande vantagem àqueles que não dispõem de recursos para instalar equipamentos mecanizados.

• Encapsulação

Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lâminas.

A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de documentos.




Por último, vamos ver algumas questões sobre restauração:

19. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O silking é um método de desinfestação que combate os insetos e apresenta maior eficiência que a fumigação.

Resolução:

Não precisamos saber muitos detalhes sobre os processos de restauração, mas somente quais são os tipos (é isso que você deve gravar). Assim, aprendemos que o silking não é um método de desinfestação que combate os insetos, é um método de restauração.

Portanto o item está errado.

20. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista – 2010 - Adaptada) - São considerados agentes de degradação dos documentos, entre outros: fatores ambientais, como temperatura e umidade; e fatores físicos, como insetos e roedores. Quando há um programa de restauração implantado no arquivo, eliminam-se totalmente as causas do processo de deterioração.

Resolução:

Podemos classificar os agentes de degradação como:

• FÍSICOS – luminosidade, temperatura, umidade etc.

• QUÍMICOS - acidez do papel, poluição atmosférica, tintas etc.

• BIOLÓGICOS – insetos, fungos, roedores etc.

• AMBIENTAIS – ventilação, poeira etc.

Portanto, temperatura e umidade são fatores físicos e não ambientais, e insetos e roedores são fatores biológicos e não físicos.

Além disso, a restauração não visa preservar os documentos, muito menos garante totalmente que cessam as causas de deterioração. A restauração objetiva recuperar os documentos.

Logo, o item está errado.




Simulado

Bom, agora que você já aprendeu todos os conceitos que tratamos ao longo do curso, nossa sugestão é que tente resolver essas 30 questões sem pesquisar o restante do material.

Tudo bem?

Depois, veja seu resultado, confira com a resolução proposta nas páginas posteriores e, finalmente, visualize que tópicos da matéria precisam ser revisitados com mais calma.

Vamos lá!

01 (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista é considerado, de acordo com a legislação, arquivo público.

02. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) - Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz.

03. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas características dessa fase, ser centralizado em um único lugar no órgão público ou empresa privada.

04. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporária é sinônimo de arquivo intermediário.

05. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos semiativos, que não precisam ser mantidos próximos aos usuários diretos.


07. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Manuscritos colecionados por uma instituição podem ser considerados arquivos.




08. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da história.

09. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos.

10. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) As funções de criação, avaliação, aquisição, classificação, descrição, difusão e preservação se fundamentam no princípio arquivístico da proveniência.

11. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) Os objetivos de produção dos arquivos estão relacionados às questões administrativas, funcionais e legais.


13. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - A gestão de documentos é aplicada originalmente na idade permanente.

14. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) A gestão de documentos é um dos elementos da gestão da informação em um órgão público ou empresa privada e se distingue dos outros estoques informacionais pela natureza e pelas características do documento de arquivo.

15. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Na gestão de documentos, a fase de produção refere-se à elaboração de documentos resultantes de atividades de um órgão ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.

16. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) A passagem pelo arquivo intermediário indica que o documento vai ter como destinação final a eliminação.

17. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) A inclusão de dados sobre o documento em uma base de dados é conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes.




18. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de classificação, registro, avaliação e empréstimo de documentos.

19. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) – O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função é conhecido como distribuição.

20. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A principal função da avaliação é a eliminação de documentos.

21. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, é restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorização da instituição que os acumulou.

22. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os prazos de prescrição e decadência de direitos, que podem ser verificados na legislação em vigor, são elementos importantes para o trabalho de avaliação de documentos.

23. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, arquivamento e acondicionamento.

24. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) Os documentos na fase intermediária, ou segunda idade dos arquivos são recebidos por transferência dos arquivos correntes.

25. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de guarda temporária devem ser mantidos por cinco anos.

26. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Arranjo, descrição, publicação, preservação, avaliação, criação e referência são atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes. 27. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situação, o método de arquivamento adotado denomina-se onomástico.




28. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) - De acordo com as regras de alfabetação, está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: D’Almeida, Paulo D’Andrade, Roberto D’Carmo, Anísio

29. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como da preservação dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem não permite a eliminação dos documentos originais.

30. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) Acondicionamento é a sequência de operações intelectuais e físicas que corresponde à guarda ordenada de documentos.




GABARITO:

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 C E E C C C E C C C 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 C E E C C E E E E E 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 E C E C E E E E C E




Resolução de questões do simulado

01 (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista é considerado, de acordo com a legislação, arquivo público.

Resolução:

O arquivo acumulado pela administração indireta, incluindo empresas estatais, é considerado arquivo público, logo a questão está correta.

02. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) - Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz.

Resolução:

Guarde bem: Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou consultados frequentemente, ao contrário do que afirma o enunciado. Portanto, item errado.

03. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas características dessa fase, ser centralizado em um único lugar no órgão público ou empresa privada.

Resolução:

Apesar de os arquivos correntes poderem ser centralizados, essa não é necessariamente a regra.

Lembre que nessa fase os documentos são frequentemente acessados e portanto, a descentralização pode ser utilizada para dar maior agilidade à gestão dos documentos.

Finalmente, não esqueça que, em suas fases, intermediária e permanente, os arquivos devem ser centralizados, embora possam existir depósitos de documentos fisicamente separados.




Idade do arquivo

Valor predominante

Frequência de uso

Localização




O item está, portanto, errado.

04. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporária é sinônimo de arquivo intermediário.

Resolução:

Exatamente. A permanência dos documentos no arquivo intermediário é transitória, portanto, temporária. Lembre-se, por isso, o arquivo intermediário é também chamado de “limbo” ou “purgatório”.

Os documentos são mantidos no arquivo intermediário, onde aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

05. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos semiativos, que não precisam ser mantidos próximos aos usuários diretos.

Resolução:

Correto. Os arquivos intermediários são aqueles que ainda possuem valor primário, mas não são utilizados com frequência, não precisando, portanto, ser mantidos próximos aos usuários.


Resolução:

O enunciado está perfeito. O documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Eles atestam e comprovam as atividades do órgão ou instituição que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas atividades. Seu conjunto deve retratar a estrutura e as funções do órgão gerador / acumulador. Portanto, item correto.




07. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Manuscritos colecionados por uma instituição podem ser considerados arquivos.

Resolução:

Já percebeu onde está o erro?

Ora, não há possibilidade de coleção nos arquivos, pois é fundamental a relação orgânica entre seus elementos, os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e atividades de uma administração.

Uma das características básicas dos arquivos é que o conjunto de documentos deve ter relação orgânica e origem em decorrência do exercício de atividades específicas das entidades que os produziram e receberam.

Portanto, não se considera arquivo uma coleção particular, reunida por uma pessoa ou instituição.

A questão está errada.

08. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da história.

Resolução:

Outra questão que cobra o conhecimento do art. 1º da Lei nº 8.159, de 1991.

Mas, vamos um pouquinho além.

Inicialmente, devemos salientar que o § 3º do art. 8º da Lei nº 8.159, de 1991, dispõe que os conjuntos de documentos públicos de valor histórico, probatório e informativo devem ser definitivamente preservados. (arquivos permanentes, lembra-se?)

Vamos recordar também os valores dos documentos:


Já, o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.




Nesse sentido, tendo em vista o valor primário, os arquivos têm como finalidade principal, apoiar a administração a qual pertencem, promovendo programas de gestão de documentos, para que estes cumpram com suas finalidades.

Em um segundo momento, os arquivos têm a finalidade de recolher, preservar e dar acesso aos documentos que possuam um valor histórico, cultural, informativo, de prova etc. (valor secundário)



Resolução:

Ao se tratar de arquivo permanente (=terceira idade), deve-se sempre levar em consideração o princípio da proveniência, ou seja, o respeito aos fundos.

O arranjo, por sua vez, consiste na reunião e ordenação adequada dos documentos no arquivo permanente.

Desta forma, respeitando-se o princípio da proveniência, o arranjo feito deverá espelhar a estrutura e a administração do órgão que os produziu. Portanto, o item está certo.

10. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) As funções de criação, avaliação, aquisição, classificação, descrição, difusão e preservação se fundamentam no princípio arquivístico da proveniência.

Resolução:

A gestão de documentos dentro de um arquivo deve objetivar a manutenção da individualidade, do caráter orgânico desse arquivo (=respeito aos fundos). Ou seja, estamos falando do princípio da proveniência, portanto, o item está correto.

11. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) Os objetivos de produção dos arquivos estão relacionados às questões administrativas, funcionais e legais.

Resolução:




Perfeito. O objetivo primordial da produção dos arquivos está relacionado ao seu valor primário, ou seja, às questões administrativas, funcionais e legais.

Logo, o item está correto.


Resolução:

Documentos iconográficos: suporte sintético, em papel emulsionado, como fotografias, diapositivos, desenhos etc.; documentos cartográficos: representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis etc.). Portanto, item errado.

13. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - A gestão de documentos é aplicada originalmente na idade permanente.

Resolução:

A idade permanente corresponde à última fase do ciclo de vida do documento, portanto, a gestão documental não começa aí, é lógico.

A gestão documental deve envolver todas as fases do ciclo de vida do documento. Ou seja, “começar do começo” – na fase corrente.

Portanto a assertiva está errada.

14. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) A gestão de documentos é um dos elementos da gestão da informação em um órgão público ou empresa privada e se distingue dos outros estoques informacionais pela natureza e pelas características do documento de arquivo.

Resolução:

Perfeito. Item correto.

A gestão de documentos realmente faz parte da gestão de informações de uma instituição, guardando as peculiaridades inerentes à arquivologia que discutimos ao longo do nosso curso.

15. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Na gestão de documentos, a fase de produção refere-se à elaboração de documentos resultantes de atividades de um órgão ou setor e contribui para que sejam




criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.

Resolução:

Essa questão trata da fase de produção de documentos. Pelo que já estudamos, fica fácil respondê-la, não?

Veja só...

Vimos que a fase de produção refere-se à elaboração de documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Além disso, falamos que uma importante característica dessa fase é a otimização da criação de documentos, evitando duplicações e a emissões de vias desnecessárias.

Portanto, o item é correto.

16. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) A passagem pelo arquivo intermediário indica que o documento vai ter como destinação final a eliminação.

Resolução:

Opa... calma aí...

A passagem pelo arquivo intermediário não indica necessariamente que o documento vai ser eliminado, pois seu destino pode ser também a guarda no arquivo permanente.

Logo, questão errada.

17. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) A inclusão de dados sobre o documento em uma base de dados é conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes.

Resolução:

Temos que checar se as atividades são do tipo RE-CLA-RE-MO. Lembra desse mnemônico? São as atividades de Recebimento, Classificação, Registro e Movimentação dos documentos

Nessa questão, temos:




• Recebimento e Classificação • Registro e Movimentação • Conservação e preservação (?)

Conservar e preservar os documentos não fazem parte das atividades de recebimento, classificação, registro ou movimentação.


18. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de classificação, registro, avaliação e empréstimo de documentos.

Resolução:

Mais uma questão sobre as atividades do protocolo...

Lembre do Re-Cla-Re-Mo!

Pois bem, avaliação não faz parte das atividades do protocolo, logo o item está errado.

19. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) – O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função é conhecido como distribuição.

Resolução:

O curso do documento desde sua produção até o cumprimento da sua função constitui toda a gestão do documento corrente e não somente a distribuição que é uma das atividades do protocolo.

Portanto, item incorreto.

20. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A principal função da avaliação é a eliminação de documentos.

Resolução:

A avaliação é o processo de analisar o valor e a frequência de uso do documento, com objetivo de definir sua destinação.




Essa destinação, como vimos, pode ser a guarda no arquivo permanente ou a eliminação. Dessa forma, está errado falar que a principal função da avaliação é a eliminação de documentos.

21. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, é restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorização da instituição que os acumulou.

Resolução:

Ora, por natureza, os documentos mantidos nos arquivos permanentes são providos de valor histórico-cultural, ou seja, servem para consulta. Portanto, o item está errado.

22. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os prazos de prescrição e decadência de direitos, que podem ser verificados na legislação em vigor, são elementos importantes para o trabalho de avaliação de documentos.

Resolução:

Vimos que a avaliação é o processo de análise de documentos, visando a estabelecer sua destinação (guarda temporária ou permanente, ou eliminação), de acordo com os valores primários e secundários que lhes são atribuídos.

Além disso, também falamos de alguns pontos-chave que devem ser considerados nesse processo. Um deles refere-se aos prazos de prescrição e decadência de direitos.

Ora, isso tudo é bem lógico, não?

Temos que levar em contas os prazos prescricionais e decadenciais antes de eliminar um documento. Pense no seu imposto de renda. Você não tem que guardar todos os documentos por, pelo menos, cinco anos?

Portanto, o item está certo.

23. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente




para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, arquivamento e acondicionamento.

Resolução:

Arquivamento e Acondicionamento? Nada a ver!

Arquivamento, como vimos, é uma das fases da gestão de documentos, que consiste no conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.

Acondicionamento são as formas de embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso.

Sabemos que os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, transferência e recolhimento.


24. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) Os documentos na fase intermediária, ou segunda idade dos arquivos são recebidos por transferência dos arquivos correntes.

Resolução:

Vamos lembrar da diferença entre transferência e recolhimento.

• Transferência: passagem do arquivo corrente para o intermediário.

• Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o permanente.






corrente





- eliminação

Logo o item está correto.

25. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de guarda temporária devem ser mantidos por cinco anos.

Resolução:

Os prazos de guarda são baseados em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim dos quais a destinação é efetivada (recolhimento para guarda permanente ou eliminação).

Esses prazos são definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordo com o tipo de documento em questão.

Portanto, está errado afirmar genericamente que o prazo de guarda temporária (arquivo intermediário) é de 5 anos.

Logo, questão errada.

26. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Arranjo, descrição, publicação, preservação, avaliação, criação e referência são atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes.

Resolução:

Lembra do nosso mnemônico com as funções do arquivo permanente? De-Co-Re-Ar?




Pois bem... Essa é mais uma questão sobre as atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes.

Vejamos:

• arranjo • descrição e publicação • preservação (=conservacão) • avaliação (?) • criação (?) • referência

Avaliação e criação não são atividades do arquivo permanente (não fazem parte do nosso De-Co-Re-Ar), são fases da gestão de arquivos correntes.


27. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situação, o método de arquivamento adotado denomina-se onomástico.

Resolução:

Vimos e revimos que o método de arquivamento que toma como base a procedência ou o local é denominado geográfico.

Logo, a assertiva está errada.

28. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) - De acordo com as regras de alfabetação, está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: D’Almeida, Paulo D’Andrade, Roberto D’Carmo, Anísio

Resolução:

Lembra da regra 5 de alfabetação?

“Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, não são considerados.”




A ordenação deveria ser:

Almeida, Paulo D’ Andrade, Roberto D’ Carmo, Anísio D’

Veja que é a simples aplicação da regra. Portanto, leia e releia essas regras, tá legal?

O item está errado.

29. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como da preservação dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem não permite a eliminação dos documentos originais.

Resolução:

A primeira e mais importante razão para justificar o uso da microfilmagem é a economia de espaço.

Ela também possibilita a preservação dos originais. Segundo a legislação arquivística: os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.


30. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista– 2010 - Adaptada) Acondicionamento é a sequência de operações intelectuais e físicas que corresponde à guarda ordenada de documentos.

Resolução:

Errado!

Acondicionamento consiste nas formas de embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação.

Com essa questão terminamos o nosso curso, esperamos que você tenha gostado.




Não esqueça estaremos com o Fórum aberto até a semana seguinte à realização da prova, qualquer dúvida apareça por lá.

Um grande abraço, Davi e Fernando.




Lista de Questões Resolvidas na Aula









9. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem não deve ser realizada




quando houver intenção de eliminar os originais, pois tal processo não pode, em circunstância alguma, ter validade em juízo.




13. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Denomina-se conservação o conjunto de atividades que visam à preservação dos documentos, isto é, ações realizadas com o objetivo de desacelerar os processos de degradação por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos, como higienização, acondicionamento, reparos e outros.











GABARITO:

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 C E C E C E E C E E 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 E E C C E E C E E E




Bibliografia




Decreto nº 1.171/1994 (e suas atualizações).




Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff

Aula 01

Prof . Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1

Introdução . ...................................................................................... 01 Conceitos Fundamentais de Arquivologia (parte 1) . ................................ 03 Lista de questões . ............................................................................. 33 Bibliografia . ...................................................................................... 39

Introdução

Prezado Aluno,

É com muita satisfação que ministraremos para você, a quatro mãos, a disciplina de Arquivologia para o cargo de Técnico Administrativo do MPU.

Antes de darmos início a nossa primeira aula, permitam-nos falar um pouco sobre nós.

Meu nome é Barreto, sou cearense, me graduei em engenharia eletrônica pelo Instituto Tecnológico de Aeronáutica (ITA). Atualmente, sou Auditor Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da União (TCU), tendo obtido o 1° lugar no concurso de 2007, e mestrando em economia na UNB.

Meu nome é Fernando Graeff, sou Gaúcho de Caxias do Sul. Sou formado em Administração de Empresas e, antes de entrar no serviço público, trabalhei mais de 15 anos na iniciativa privada.

Sou ex-Auditor Fiscal da Receita Federal do Brasil, trabalhei nas Unidades Centrais deste Órgão. Atualmente, exerço o cargo de Auditor Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da União. No serviço público, exerci ainda os cargos de Analista de Finanças e Controle da Secretaria do Tesouro Nacional - área contábil – em Brasília e de Analista de Orçamento do Ministério Público Federal em São Paulo.

Feitas as apresentações, vamos apresentar o nosso cronograma:

Aula Tópicos abordados Aula 01 Conceitos fundamentais de arquivologia (parte 1).

Aula 02 Conceitos fundamentais de arquivologia (parte 2). O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (parte 1).

Aula 03 O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (parte 2).

Aula 04 Tipologias documentais e suportes físicos.

Aula 05 Simulado e Revisão


Aula 01


Outra coisa, caso você queira resolver as questões antes de ver os comentários, vá diretamente ao final deste arquivo, lá você encontrará a lista de todas as questões tratadas durante a aula.

E, por último, participem do Fórum de dúvidas, que é um dos diferenciais do Ponto. Lá, você poderá tirar suas dúvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar no aprimoramento dos nossos cursos.

Dito isto, mãos à obra...


Aula 01


Conceitos Fundamentais de Arquivologia (parte 1).

(CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado.

Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de arquivo.

1. Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte dos arquivos correntes do MMA.

2. Na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente.

3. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da instituição.

Resolução:

Vamos iniciar nosso curso falando sobre um assunto muito recorrente nas provas do Cespe, e que de certa forma, nos dá uma boa base para entendermos arquivologia: a teoria das três idades.

Antes de resolver as questões, vamos conceituar essa teoria.

Nas instituições, sejam públicas ou privadas, para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. Hoje em dia, mais do que nunca, não só o acesso à informação, mas a agilidade com que é feito, é imprescindível para o sucesso de qualquer organização.

Assim, a metodologia de gestão dos documentos a ser adotada deverá atender as necessidades das instituições a que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos.


Aula 01


Jean-Jacques Valette (1973) definiu essas fases como as três idades dos arquivos – definição esta, utilizada até hoje: corrente, intermediária e permanente.

1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou consultado frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. São os documentos mais utilizados, que frequentemente são consultados.

Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados.

Uma definição mais sintética seria a de que os arquivos de primeira idade são o “Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração”.

Aguarde, veremos o que significa valor primário mais adiante nesta aula.

2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.

Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios.

Então, são aqueles documentos que não são consultados frequentemente, mas que podem, eventualmente, serem necessários.

A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbos” ou “purgatórios”, onde os documentos ficam aguardando sua destinação final.


E, finalmente:

3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.


Aula 01



Os arquivos de terceira idade, resumidamente, são o “Conjunto de docu-mentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor”.

Importante salientar desde já que a cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos. Veremos isso mais profundamente nas próximas aulas.

A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa legislação arquivística, a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados define no art. 8º que os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

Segundo a referida lei, consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

Os documentos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Por sua vez, documentos permanentes, são os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Em virtude da importância documental, da preservação do patrimônio histórico e cultural, o art. 9º da referida Lei determinou que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Já, o art. 10 dispõe que os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Bom, com está pequena base teórica podemos responder as questões.

O enunciado das questões 1 a 3 faz uma breve contextualização do ciclo vital dos documentos.

Uma Determinada organização envia um documento a funcionário do Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. Aqui se inicia o ciclo de vida do documento.


Aula 01


No MMA, o setor que recebeu o documento (=protocolo) coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. (Veremos nas próximas aulas os procedimentos de protocolo)

Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos.

Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado (Atenção: até este momento o documento é corrente), o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado. (Atenção: agora o documento está no arquivo intermediário)

Entendendo o enunciado e com os conceitos aprendidos até o momento, fica fácil responder os itens:


Certo. Conforme vimos, enquanto o documento está em curso ou é consultado frequentemente, ele faz parte dos arquivos correntes.


Errado. O item afirma que na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente, na verdade, antes de ser eliminado o documento é mantido no arquivo intermediário, onde aguarda a sua efetiva eliminação ou recolhimento para guarda permanente. No arquivo permanente os documentos são preservados em caráter definitivo.


Certo. Realmente, deve haver subordinação, tanto técnica, quanto administrativa, entre o arquivo intermediário e o arquivo permanente. Pois, um dos problemas que a gestão documental tem que tratar é o acúmulo de documentos. A guarda deve ser feita de maneira lógica e racional, para isso é necessário uma política arquivística uniforme na instituição, evitando a criação de depósitos duplicados. Aprofundaremos esse assunto, quando estudarmos gestão documental em nossas próximas aulas.

Então, tudo bem até agora. É simples não é?

Vamos ver outras questões:


Aula 01


4. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) - Enquanto tramitam pelas unidades político-admininistrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou correntes do órgão ao qual pertencem.

Resolução:

Os documentos que estão em curso, ou seja, aqueles que tramitam de um setor para outro são considerados correntes. Portanto, item correto.

5. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os arquivos correntes de um órgão são formados pelas correspondências recebidas e expedidas, diferentemente do arquivo intermediário, que é responsável pela guarda de processos administrativos.

Resolução:

Fácil, não é? Não é o tipo de documento que caracteriza o arquivo em corrente, intermediário ou permanente, e sim, a fase do ciclo de vida em que se encontra definida pela frequência de uso por suas entidades produtoras e pela identificação de seus valores, primário e secundário.


6. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os documentos dos arquivos correntes representam um ponto de partida para a tomada de decisões no órgão/instituição.

Resolução:

Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões das administrações etc.


7. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os documentos consultados com pouca freqüência fazem parte do arquivo corrente.

Resolução:

Você não pode errar esse tipo de questão! É básica.

O item está completamente errado, afirma exatamente o contrário do conceito de arquivo corrente. No arquivo corrente ficam os documentos consultados frequentemente.


Aula 01


8. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de valor permanente podem ser alienáveis, mas são imprescritíveis.

Resolução:

O item está errado, pois o art. 10 da Lei nº 8.159, de 1991, dispõe que os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Portanto, o comando está errado ao afirmar que os documentos de valor permanente são alienáveis e imprescritíveis, pois, conforme nossa legislação eles são inalienáveis e imprescritíveis.

9. (CESPE – Anvisa – 2007) - Arquivos intermediários, também denominados limbos ou purgatórios, são constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados em escritórios ou em dependências próximas de fácil acesso.

Resolução:

A questão está incorreta ao dar a definição de arquivo corrente para o arquivo intermediário.

A primeira parte do enunciado está correta, ao afirmar que arquivos intermediários, também são denominados limbos ou purgatórios.

A segunda parte é que está errada, pois a definição dada é dos arquivos correntes.

Repetindo, para você gravar: o arquivo intermediário é constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado

Agora, vamos aumentar um pouco o nível de dificuldade.

10. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - Adaptada) - A teoria das três idades é aquela que afirma que os documentos passam por diferentes fases, determinadas, por um lado, pela frequência de uso dos documentos pela entidade produtora ou acumuladora e, por outro lado, pela identificação dos valores primário e secundário presentes ou não nos documentos.

Resolução:


Aula 01


A questão trata dos critérios adotados pela teoria das três idades para classificar os arquivos em corrente, intermediário e permanente. Para resolver a questão precisamos saber o que é valor primário e secundário.

O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc.

Já, o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.

Atenção: O valor histórico do documento enquadra-se na definição de valor secundário. Ou seja, os documentos de 3ª idade têm valor histórico, portanto, tem valor secundário.

Assim, uma definição possível para a teoria das três idades é: “Teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores: primário e secundário”.

Portanto, correta a questão.

11. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - Adaptada) - A legislação determina que todos os documentos produzidos e acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público devem ser identificados como correntes, intermediários ou permanentes e devem receber tratamento adequado.

Resolução:

Já vimos que a teoria das 3 idades foi incorporada a nossa legislação através da Lei nº 8.159, de 1991.

Segundo o art. 8º “Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes”.

Então, se os documentos são produzidos e acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público, devem ser identificados, conforme a lei, em uma das três categorias.

A última parte da questão é lógica, o documento em cada uma das etapas do ciclo de vida tem um tratamento especial, mais tarde, veremos mais a fundo o que constitui esse tratamento especial.


Aula 01


Portanto, correto o item.

12. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - Adaptada) - Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que permite controlar a produção e a tramitação na fase corrente e a passagem para a intermediária por meio de listagens, repertórios, índices e planos de arquivamento.

Resolução:

O ciclo vital consubstancia a teoria das três idades.

Ele representa as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação.

Portanto, a questão está errada, o ciclo vital não é um sistema de registro de documentos, muito menos, serve para controlar a produção e a tramitação dos documentos na fase corrente e a passagem para a intermediária.

O ciclo vital engloba as três idades por que passam os documentos: corrente, intermediária e permanente.

13. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - Adaptada) - Os documentos considerados correntes são caracterizados por estarem ativos, ou em curso; em muitos casos, mesmo quando não há mais a movimentação dos documentos, eles são alvo de consultas frequentes.

Resolução:

Ora, essa está facílima. O enunciado traz a definição de arquivo corrente.

Correta a questão.

14. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – adaptada) - Os documentos do arquivo intermediário são mantidos por conta dos prazos prescricionais e precaucionais e aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente.

Resolução:

Já vimos que o arquivo intermediário contém os documentos que aguardam a eliminação, se não tiverem mais valor, ou a guarda permanente, se tiverem valor secundário.

Mas, temos um elemento novo nessa questão. Trata-se do prazo de guarda dos documentos.


Aula 01


Prazo de guarda é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediário. Lembre-se que não existe prazo no arquivo permanente, a guarda é definitiva.

O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores:

1) frequência de uso das informações contidas nos documentos;

2) existência de legislação que determine a prescrição legal de documentos (=prazos prescricionais);

3) existência de outras fontes com as mesmas informações (=documentos recapitulativos); e

4) necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (=prazos precaucionais).

Então, a questão está correta. Os documentos são mantidos no arquivo intermediário, justamente para aguardar o termo dos prazos prescricionais e precaucionais e após ocorridos terão sua destinação final: eliminação ou guarda permanente, conforme tenham ou não valor secundário.

15. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – adaptada) - Os arquivos intermediários são formados por documentos que perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor histórico-cultural.

Resolução:

Gente, não dá para errar uma questão como esta.

Os documentos que são providos de valor histórico-cultural são mantidos nos arquivos permanentes e não no intermediário.

No arquivo intermediário são mantidos os documentos que aguardam o termo dos prazos prescricionais e precaucionais para ter sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.

Agora que já conhecemos a teoria das três idades, que já sabemos o que são os arquivos correntes, intermediários e permanentes, bem como, o que são valores primário e secundário, vamos abordar outros conceitos básicos de arquivologia.

16. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto


Aula 01


formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, ou por instituições de caráter público, ou ainda por entidades privadas, encarregadas da gestão de serviços públicos.

Resolução:

A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

O art. 1º dispõe que: “É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”.

Já, o art. 2º considera arquivo (de maneira geral) os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (não se preocupe, veremos mais adiante em nossas aulas o que é suporte e natureza)

Por sua vez, o art. 7º define o que é arquivo público: “Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias”.

Por último, o art. 11 trata do arquivo privado, dispondo: “Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades”.

Então, de acordo com nossa legislação, o arquivo quanto à sua natureza pode ser de dois tipos: público e privado.

Encontramos na literatura técnica, várias definições de arquivo, que com palavras diferentes, dizem a mesma coisa. Assim, fique atento ao que é importante: as palavras ou expressões chaves que negritamos ou sublinhamos.

O arquivo, doutrinariamente, pode ser definido como a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria, textuais (portanto, os documentos podem ter outras naturezas, além da textual), criados por uma instituição ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão ter no


Aula 01


futuro (poderão, pois, alguns documentos ter utilidade no futuro; outros não e, nesse caso, serão descartados).

Ou, ainda, conforme o Conselho Nacional de Arquivos – Conarq, o arquivo pode ser definido como a designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação.

Fique tranquilo, nós iremos repetir diversas vezes essas características para você não esquecer nunca mais...

Dos conceitos de arquivo vistos até agora, podemos deduzir três características básicas:

1 – Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma, instituição ou pessoa. Assim, não se considera arquivo, por exemplo, uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.

2 – Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações realizadas.

3 – Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo à que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.

Atenção: Não há possibilidade de coleção nos arquivos genuínos porque, em se tratando de fundos (=conjunto de documentos de uma mesma proveniência), é fundamental a relação orgânica entre seus elementos. Não se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o produziu. Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e atividades de uma administração.

A questão cita ainda o termo “documento oficial”, vamos aproveitar para conhecer sua definição.

Documento oficial é aquele emanado do poder público ou de entidades de direito privado capaz de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. Ou seja, qualquer entidade, seja pública ou privada, pode emitir um documento oficial, que serve de prova das transações realizadas.

Voltando à questão, você achou o erro?

Bem, vamos lá. Para confundir o candidato, a banca misturou os conceitos contidos nos três artigos que definem o que são arquivos em nossa legislação:


Aula 01


- O art. 2º que trata dos arquivos em geral; - O art. 7º que trata do tipo arquivo público; e, - O art. 11 que trata do tipo arquivo privado.

E nesse Frankenstein, o examinador afirma que o arquivo é formado exclusivamente por documentos textuais, o que não é verdade.

Na maioria das vezes o arquivo é formado por documentos textuais, mas nem sempre.


Lembre-se que o suporte (=material sobre o qual as informações são registradas, como papel, filme, disco ótico, disco magnético etc.) também não importa para a definição de arquivo.

Portanto, nesse caso, a palavra exclusivamente invalida a questão, pois, os documentos, além de textuais, podem ser: audiovisuais, sonoros, informáticos etc.

Dica: O concurseiro de plantão sabe que devemos ter cuidado redobrado com termos fortes, tais como: somente, exclusivamente, todo, nenhum, invariavelmente, absolutamente etc., pois, para quase toda regra, existe uma exceção.

Outro cuidado que você deve ter é quanto às questões que, apesar de incompletas, não estão erradas.

O Cespe poderia ter misturado os artigos e dito o seguinte: “Considera-se arquivo o conjunto formado por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, no exercício de suas atividades”.

E aí, certo ou errado? Está certo.

A questão refere-se genericamente a “arquivo”, pois, não explicitou se ele é do tipo “público” ou “privado”.

Considerando que o arquivo “público” é um tipo de “arquivo”, o enunciado apesar de incompleto, já que define apenas uma das inúmeras variações de arquivo (no caso, de natureza pública, formado por documentos de natureza textual), está certo, pois, não está restringindo o conceito à somente essa variação.


Aula 01


Agora, se tivesse um “somente”, ou algo parecido, no meio do enunciado, aí sim, o item poderia estar errado. Veja: “Considera-se arquivo o conjunto formado por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos, somente por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, no exercício de suas atividades”.

Nesse caso, o item está negando que existam arquivos de outro tipo, além do “público”. Aí, sim, estaria errado.

Ok. Então, vamos em frente.


Resolução:

Ficou fácil essa, não é? Você já encontrou a palavra chave: orgânica (o), sublinhada ou negritada? Encontrou não é. Então é importante, fique ligado.

A organicidade é uma das características básicas dos arquivos, ou seja, um arquivo é formado por documentos que possuem um valor de conjunto, o documento separado significa menos que no conjunto, eventualmente, pode perder por completo o significado.

O arquivo é caracterizado pela natureza orgânica da acumulação dos documentos. Portanto, o item está certo.


Resolução:

Um fundo nada mais é do que o conjunto de documentos de uma mesma proveniência (=origem).

O fundo é aberto se podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade; e, fechado se não recebe acréscimos de documentos, em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade. Portanto, o item está errado.

19. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - As informações contidas nos documentos de arquivo são produzidas no ambiente interno da organização ou são recebidas do ambiente externo e têm uma relação direta ou indireta com a missão dessa organização.

Resolução:


Aula 01


Os arquivos são constituídos por um conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por uma organização. Eles só tem sentido se relacionados com o meio que os produziu, devem atestar e comprovar as atividades do órgão ou instituição que os produziu.

Derivam da atividade-meio e da atividade-fim da organização, a última é desenvolvida em decorrência da finalidade da instituição, da sua razão de existir, ou seja, de sua missão.

Assim, direta ou indiretamente, as informações contidas nos documento de arquivo têm relação com a missão dessa organização. Portanto, o item está correto.

20. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os documentos podem servir como objeto de prova de transações realizadas.

Resolução:

A questão está corretíssima. Lembre-se do art. 1º da Lei nº 8.159, de 1991. Só com o conhecimento dele você responde esta questão.

Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos, jurídicos ou legais, tratam, sobretudo, de provar ou de testemunhar alguma coisa.

Essa é uma característica básica dos documentos de arquivo, por terem origem no curso das atividades de uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa a que pertencem, servem de prova das transações realizadas.

21. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Os arquivos são constituídos pelos documentos produzidos pela própria organização. Quando recebidos de outras organizações, os documentos são registrados nos serviços de protocolo, mas não são considerados arquivísticos.

Resolução:

Os arquivos são constituídos por um conjunto de documentos produzidos E recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, ou seja, os documentos de arquivo podem ter origem interna ou externa à organização, assim, os documentos recebidos de outras organizações são registrados nos serviços de protocolo (veremos nas próximas aulas) e, portanto, são considerados arquivísticos.



Aula 01



Resolução:

O arquivo intermediário é constituído de documentos que ainda conservam seu valor primário, mas deixaram de ser consultados frequentemente, e aguardam sua destinação final.




Resolução:

O arquivo é formado por um conjunto de documentos. Como já visto, o documento, na sua fase inicial, apresenta um valor primário, vinculado a consecução dos fins explícitos a que se propõe; depois, pode apresentar um valor secundário, que, embora já implícito no tempo em que é gerado, avulta com o correr dos anos. (ou seja, o documento passa a possuir um valor histórico ou cultural)

Assim, o documento não é criado deliberadamente para, no futuro, ter um valor histórico ou cultural. Esse valor adquirido não é decorrente da finalidade para a qual o documento foi criado.

A função secundária dos arquivos de recolher, preservar e dar acesso aos documentos que possuem um valor histórico não é uma consequência da ação deliberada dos seus produtores, nem inerente aos próprios documentos.


24. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - A função de herança cultural é, às vezes, atribuída aos arquivos que não foram criados deliberadamente como lembrança de um passado ilustre.


Aula 01


Resolução:

Mais uma questão que trata do valor secundário (cultural ou histórico), que os arquivos podem vir a ter.

Como comentado na questão anterior, os conjuntos de documentos que compõem o arquivo não são criados deliberadamente para terem um valor histórico ou cultural.

Inicialmente, os fins dos arquivos são administrativos, jurídicos ou funcionais, vinculados ao exercício das atividades de seu emissor ou recebedor, passando, no longo prazo, a ter um fim “histórico” ou “cultural”.


25. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os documentos de arquivo podem ser acumulados pelas atividades-meio e fim do órgão público ou instituição.

Resolução:

Sabemos que os documentos de arquivo só têm sentido se relacionados ao meio que os produziu. Eles atestam e comprovam as atividades do órgão ou instituição que os produziu.

Seu conjunto tem de retratar a infraestrutura e as funções do órgão gerador.

Em outras palavras, os documentos refletem as atividades-meio e as atividades-fim, do órgão ou instituição que os produziu.


26. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - Os arquivos funcionam como a memória dos produtores de documentos e da sociedade em geral e servem, em primeira instância, para apoiar o gerenciamento operacional.

Resolução:

Realmente, os arquivos permanentes são formados por conjunto de documentos com valor histórico, funcionam como memória de seus produtores e da sociedade em que estão inseridos.

Mas em primeira instância, os arquivos correntes e intermediários têm a função primordial, como afirma a parte final do enunciado, de apoiar a administração à qual pertencem. Só em um segundo momento os arquivos passam a funcionar como memória histórica e cultural.


Aula 01




Resolução:

Para resolvermos esta questão precisamos conhecer o campo de delimitação das instituições: arquivo e biblioteca; e aproveitando o gancho, vamos ver também: museu e centro de documentação.

Inicialmente temos que lembrar que a forma/função pela qual o documento é criado é que determina seu uso e seu destino de armazenamento futuro.

É a razão de sua origem e de seu emprego, e não o suporte sobre o qual está constituído, que vai determinar sua condição de documento de arquivo, de biblioteca, de centro de documentação ou de museu.

As distinções entre essas instituições surgem, portanto, a partir da própria maneira pela qual se origina o acervo (=documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora) e também do tipo de documento a ser preservado:

• pela biblioteca, são preservados os impressos ou audiovisuais resultantes de atividades cultural e técnica ou científica, seja ela criação artístico-literária, pesquisa ou divulgação;

• pelo arquivo, são preservados o material de uma gama infinitamente variável, oriundo de atividade funcional ou intelectual de instituições ou pessoas, e produzido no decurso de suas funções; e

• pelo museu, são preservados os objetos que tanto podem ter origem artística quanto funcional.

Os fins, em se tratando de bibliotecas e museus, serão didáticos, culturais, técnicos ou científicos; e de arquivos, como já visto, administrativos, jurídicos e legais, passando, a longo prazo, a históricos e culturais.

Enquanto o documento de biblioteca instrui, ensina; o de arquivo, prova.

Os centros de documentação, por sua vez, no que se refere à origem, à produção e aos fins do material que armazenam (ou referenciam), representam um somatório das instituições anteriormente indicadas.

Isto porque, definido o centro de documentação como a “transposição das informações primárias para outros recursos”, ele acaba assimilando as


Aula 01


características daquelas instituições. Sua finalidade é informar, com o objetivo cultural, científico, funcional ou jurídico, conforme a natureza do material reproduzido ou referenciado.

Os documentos de biblioteca são resultado de uma criação artística ou de uma pesquisa; e podem ainda objetivar a divulgação técnica, científica, humanística, filosófica etc. É material que trata de informar para instruir ou ensinar. São os documentos mais acessíveis e os mais conhecidos do grande público.

Já vimos que os documentos de arquivo são aqueles produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal, esses documentos guardam relações orgânicas entre si.

Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos e legais. Eles tratam, sobretudo, de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua apresentação pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral exemplares únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e suporte.

Os documentos de museu, por sua vez, originam-se de criação artística ou da civilização material de uma comunidade. Testemunham uma época ou atividade, servindo para informar visualmente, segundo a função educativa, científica ou de entretenimento que tipifica essa espécie de instituição.

Por último, os documentos dos centros de documentação (considerado em sua definição estrita, como entidade que reúne em torno de uma especialidade bem determinada, qualquer tipo de documento) são em geral reproduções (em microforma ou não) ou referências virtuais, que originariamente poderiam ser tipificados como documentos de biblioteca, arquivo ou museu.

As formas de entrada do material na biblioteca e no museu são, em geral, a compra, a doação e a permuta.

O arquivo, porém, recebe os documentos através de passagem natural, dentro do esquema de três idades do documento: da produção à tramitação, desta ao arquivo corrente, deste, por transferência, ao intermediário e daí, por recolhimento, ao permanente. (falaremos sobre transferência e recolhimento mais a frente, guarde bem esses termos)

A partir dessas considerações é possível estabelecer que:

• a biblioteca é órgão colecionador (reúne artificialmente o material que vai surgindo e interessando à sua especialidade), em cujo acervo as unidades estão reunidas pelo conteúdo (assunto); que os objetivos dessa


Aula 01


coleção são culturais, técnicos e científicos; e que seus fornecedores são múltiplos.

• o arquivo é receptor (recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou privada à qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais estão reunidos segundo sua origem (princípio da proveniência) e função, isto é, suas divisões correspondem ao organograma da respectiva administração; que os objetivos primários do arquivo são jurídicos, funcionais e administrativos (podemos incluir legais, também) e que os fins secundários serão culturais e de pesquisa histórica, quando estiver ultrapassado o prazo de validade jurídica dos documentos (ou seja, quando cessarem as razões para que foram criados); e que a fonte geradora é única, ou seja, é a administração ou é a pessoa à qual o arquivo é ligado.

• o museu é órgão colecionador, isto é, a coleção é artificial (não decorre do exercício natural) e classificada segundo a natureza do material e a finalidade específica do museu a que pertence; e que seus objetivos finais são educativos e culturais, mesmo custodiando alguns tipos de documentos originariamente de cunho funcional.

• o centro de documentação é órgão colecionador ou referenciador (não armazena documentos como as demais entidades obrigatoriamente o fazem, só referencia dados em forma física ou virtual). Seus objetivos são fundamentalmente científicos, já que a coleção é formada de originais ou de reproduções referentes à determinada especialidade; incluem-se nessa categoria as bases de dados.

Muito bem, voltando à questão, vamos fazer um resuminho do conceito de arquivo, biblioteca e museu:

Tabela 01 Arquivo Biblioteca Museu

É a acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textual, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão ter no futuro.



Voltando à resolução da questão.


Aula 01


(CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Arquivo é o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.

Perceba que a definição dada no enunciado é de biblioteca e não de arquivo.




Resolução:

Vamos resolver estas duas questões, utilizando as definições dadas na questão anterior, e fazendo um paralelo entre o arquivo e a biblioteca, quanto à aquisição ou custódia dos documentos:

Tabela 02 Biblioteca Arquivo

a) Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compras, doação ou permuta

b) Os documentos podem existir em numerosos exemplares

c) A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si

1) Os documentos não são objeto de coleção; provêm tão-só das atividades públicas ou privadas, servidas pelo arquivo

2) Os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias

3) Há um significado orgânico entre os documentos

Tendo por base a tabela 02, vamos analisar as duas questões:

O enunciado da primeira elenca três características que diferenciam o arquivo da biblioteca:


Aula 01


1) o fato de a exclusividade de criação e recepção ser atribuída a um órgão, uma empresa ou uma instituição;

Correto: compare os itens “a” e 1 da tabela.

2) a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e,

Correto: compare os itens “c” e 3 da tabela.

3) o caráter probatório dos documentos nas transações realizadas pelo órgão, pela empresa ou pela instituição responsável por eles.

Correto: essa característica também decorre dos itens “a” e 1 da tabela.

Portanto, as três características elencadas no enunciado, realmente, diferenciam o arquivo da biblioteca.

Já, o enunciado da segunda questão afirma que o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição não distingue os arquivos das bibliotecas.

Por tudo que vimos até agora, sabemos que o principal traço distintivo entre as instituições citadas é a razão da origem dos documentos e de seu emprego.

O fato dos documentos se originarem no curso das atividades de um órgão, uma empresa ou uma instituição, é característica dos arquivos. Os documentos de biblioteca têm as mais variadas fontes: doação, permuta, compra de diversos fornecedores (livraria, editoras, gráficas...), etc.

Portanto, a característica trazida no enunciado diferencia sim arquivo de biblioteca, como a questão diz que não, o item está errado.

30. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O arquivo é criado e recebido por um órgão, empresa ou instituição exclusivamente no desenvolvimento de suas atividades, não sendo colecionado por motivos culturais.

Resolução:

Já vimos que não há possibilidade de coleção nos arquivos. Essa é uma característica das bibliotecas e museus, que são instituições colecionadoras. O arquivo é uma instituição receptora. Recebe naturalmente os documentos, de acordo com o desenrolar das atividades da instituição a que pertence.



Aula 01


31. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Em relação à natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados em arquivo especial e arquivo especializado.

Resolução:

Para responder está questão precisamos conhecer a classificação dos arquivos segundo a natureza dos documentos.

Arquivo especial - é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas (=tipos) – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme – e que, por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc.

Arquivo especializado - é aquele que tem sob sua custódia os documentos de determinado assunto, resultado da experiência humana num campo específico, independentemente da forma física que apresentem, como, por exemplo, os arquivos médicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa e os arquivos de engenharia.

Também precisamos conhecer a classificação dos documentos com relação à natureza do assunto. Nesse aspecto, eles se dividem em:

• Documento ostensivo: trata de assunto sem qualquer restrição legal de acesso, cuja divulgação não prejudica a administração.

• Documento sigiloso: aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo, deva ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

Por sua vez, o documento sigiloso, segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, se subdivide em quatro graus de sigilo:


Aula 01


• Documento reservado: trata de assunto que não deva ser do conhecimento do público em geral.

• Documento confidencial: é o assunto que, embora não requeira alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.

• Documento secreto: assunto que requer alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.

• Documento ultra-secreto: assunto que requer excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Bom, com esse conhecimento temos condições de responder a questão.

(CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Em relação à natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados em arquivo especial e arquivo especializado.

Seu enunciado diz o seguinte: “Em relação à natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados em arquivo especial e arquivo especializado.”

Ora, esse tipo de questão é muito comum, tome cuidado, a banca misturou as classificações de arquivo e documento de arquivo.

Perceba, arquivo especial e arquivo especializado dizem respeito à classificação dos arquivos em relação à natureza do documento.


32. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Quanto à abrangência da atuação, os arquivos são classificados em correntes e intermediários.

Resolução:

Mais uma questão que trata da classificação dos arquivos.

Para respondê-la vamos ver a classificação dos arquivos quanto à sua abrangência:

Gra

u d

e si

gilo

+

-


Aula 01


• Arquivos setoriais – são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

• Arquivos gerais ou centrais – são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.

Ou seja, quanto à abrangência da atuação, os arquivos são classificados em setoriais e gerais ou centrais.

A classificação trazida pelo enunciado diz respeito à idade dos arquivos, que você deve lembrar, são três: correntes, intermediários e permanentes.


33. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes.

Resolução:

Essa ficou muito fácil, você não pode errar. Quanto às “idades” os arqui-vos classificam-se em: correntes, intermediários e permanentes.

Ora, como se já não bastasse esse “tanto” de classificações, o Cespe inventou mais uma: semipermanente. O item está errado.


Resolução:

A questão trata do conceito de contexto arquivístico.

Estão incluídos no contexto arquivístico, todos os fatores ambientais que determinam como documentos são gerados, estruturados, administrados e interpretados.

Os fatores ambientais que determinam diretamente os conteúdos, formas e estrutura dos registros, são diferenciados em: contexto de proveniência, contexto administrativo e contexto de uso.

Estes fatores são, cada um ao seu tempo, determinados pelo contexto sócio-político, cultural e econômico. Ou seja, a situação da sociedade no tempo e que os documentos foram gerados.


Aula 01




Resolução:

O examinador nesta questão está cobrando do candidato o conhecimento literal da Lei nº 8.159, de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

O art. 25 da referida Lei, dispõe: “Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social”.

Esse dispositivo visa proteger o patrimônio histórico-cultural da sociedade.





Resolução:

As questões 42, 43 e 44 tratam de alguns dos princípios que norteiam a arquivística. Antes de resolvê-las vamos fazer uma breve conceituação teórica.

Primeiro temos que saber o que são “princípios”.

Em poucas palavras, princípios são os mandamentos básicos e fundamentais nos quais se alicerça uma ciência. São as diretrizes que orientam uma ciência e dão subsídios à aplicação das suas normas.


Aula 01


Quanto aos princípios ligados à Arquivística, inicialmente, vamos dar uma passada rápida sobre as definições dos mais importantes:

• Princípio da proveniência - Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família (=fundo de arquivo) não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Também chamado princípio do respeito aos fundos.

Ou ainda: “Princípio segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa”.

• Proveniência territorial ou princípio territorial - Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares.

• Princípio de manutenção da ordem original - A ordem original seria aquela em que os documentos de um mesmo produtor estão agrupados conforme o fluxo das ações que os produziram ou receberam.

Se o documento é a corporificação de ações que ocorrem em um fluxo temporal, a ordem original, ou melhor, a ordem dos documentos em correspondência com o fluxo das ações torna-se indispensável para a compreensão dessas ações e, consequentemente, para a compreensão do significado do documento.

• O princípio de indivisibilidade ou integridade – Apesar de que sempre esteve implícito ao princípio de respeito aos fundos (=1º grau da proveniência), encontra, na doutrina, a definição própria de que os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.

Assim, considerando-se o respeito à proveniência do conjunto documental e à ordem original (proveniência de cada documento) como imprescindíveis para o tratamento dos arquivos, fica evidente que a dispersão de documentos pode comprometer a inteligibilidade do arquivo.

• Princípio da reversibilidade - Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário.


Aula 01


Dentre todos esses princípios, o da Proveniência é considerado, na literatura internacional, como a base teórico-metodológica do fazer arquivístico. É o princípio fundamental da arquivística.

Esse princípio é a base teórica, a lei que rege todas as intervenções arquivísticas, ao se respeitar este princípio, o arquivista garante a existência do fundo de arquivo (ou seja, não mistura arquivos oriundos de entidades diversas), e é a partir deles que o arquivista pode realizar suas intervenções, sempre reconhecendo o fundo de arquivo como sendo a unidade central nestas operações.

Alguns autores consideram 2 graus distintos no Princípio da Proveniência ou, ainda, o subdivide em dois princípios diferentes, mas que se encontram implícitos e são intimamente relacionados: o princípio de respeito aos fundos e o princípio de respeito à ordem original. O primeiro princípio (ou, segundo alguns, o 1º grau do Princípio da Proveniência) consiste em dizer que os arquivos ou fundos de arquivo de determinada procedência não deve misturar-se com os de outra procedência, ou seja, não mesclar com outros documentos de qualquer natureza. Então, basicamente o princípio do respeito aos fundos é o próprio Princípio da Proveniência.

Já o segundo princípio, de respeito à ordem original (ou, segundo alguns, o 2º grau do Princípio da Proveniência), estabelece que os documentos que compõem estes arquivos ou fundos de arquivo devem manter a classificação e a ordem dada pela própria instituição de origem, dessa forma, refletindo a organização interna da instituição.

Agora que você sabe tudo sobre princípios para encarar uma prova do Cespe, vamos resolver as questões:

(CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - É correto afirmar que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência.

Essa questão afirma que o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística é o respeito à proveniência.

Perfeito, como vimos, a proveniência é o princípio fundamental da arquivística, é considerada como a base teórico-metodológica do fazer arquivístico.


(CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - O princípio da naturalidade dos arquivos é a lei que rege as intervenções arquivísticas.


Aula 01


Nós vimos que o Princípio da Proveniência é a lei que rege todas as intervenções arquivísticas, pois, ao se respeitar este princípio, o arquivista garante a integridade do fundo de arquivo.

O princípio da naturalidade diz que os documentos de arquivo têm sua origem na atividade natural da organização a que pertencem.


(CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O princípio da reversibilidade, que é o segundo nível de aplicação do princípio da proveniência, determina que o arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pela pessoa ou pela família que o produziu.

Ora, o enunciado misturou os princípios da reversibilidade com o Princípio de manutenção da ordem original.

Não esqueça que o princípio de manutenção da ordem original é considerado por alguns autores como o segundo grau ou nível, de aplicação do princípio da proveniência, e que este, por sua vez, é o princípio fundamental da arquivística.

A definição dada no enunciado é do princípio de manutenção da ordem original e não do princípio da reversibilidade.


Tudo bem até aqui? Vamos ver mais algumas questões.



Resolução:

Sabemos que o princípio de manutenção da ordem original afirma que os documentos de um mesmo produtor estão agrupados conforme o fluxo das ações que os produziram ou receberam.

Logo, o gabarito é o item E.


Aula 01


40. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Um dos critérios para que uma instituição pública ou privada constitua um fundo de arquivo é possuir atribuições precisas e estáveis, definidas por um texto com valor legal ou regulamentar.

Resolução:

Não se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o produziu.

Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e atividades de uma administração, que tem suas funções definidas em uma lei, estatuto, contrato social etc.

Por sua vez, um fundo nada mais é do que o conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Portanto, o item está correto.


Resolução:

Ao se tratar de arquivo permanente (=terceira idade), deve-se sempre levar em consideração o princípio da proveniência, ou seja, o respeito aos fundos.

O arranjo, por sua vez, consiste na reunião e ordenação adequada dos documentos no arquivo permanente.

Desta forma, respeitando-se o princípio da proveniência, o arranjo feito deverá espelhar a estrutura e a administração do órgão que os produziu. Portanto, o item está certo.

42. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - A instabilidade institucional, uma das principais características da administração pública brasileira, geralmente motivada pela fusão, separação, extinção e criação de órgãos públicos, enseja uma série de problemas para a gestão dos arquivos desses órgãos. Para lidar com esses problemas, o princípio da pertinência é o conceito adequado.

Resolução:

O princípio da proveniência é a base teórica, a lei que rege todas as intervenções arquivísticas, ao se respeitar este princípio, o arquivista garante a


Aula 01


existência do fundo de arquivo. Desta forma, este é o princípio que deve ser seguido para garantir a consistência dos arquivos em meio à instabilidade citada na questão.

O princípio citado no enunciado, da pertinência, praticamente não é mais utilizado, segundo ele os documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original.

Desta forma, o item está incorreto.

Então caro aluno, por enquanto é isso, vemos você na próxima aula, até lá e bons estudos...

e Fernando.


Aula 01


Lista de Questões

(CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado.

Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de arquivo.




4. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) - Enquanto tramitam pelas unidades políticoadmininistrativas, os processos fazem parte dos arquivos ativos ou correntes do órgão ao qual pertencem.

5. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os arquivos correntes de um órgão são formados pelas correspondências recebidas e expedidas, diferentemente do arquivo intermediário, que é responsável pela guarda de processos administrativos.

6. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os documentos dos arquivos correntes representam um ponto de partida para a tomada de decisões no órgão/instituição.

7. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - Os documentos consultados com pouca freqüência fazem parte do arquivo corrente.


Aula 01


8. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de valor permanente podem ser alienáveis, mas são imprescritíveis.

9. (CESPE – Anvisa – 2007) - Arquivos intermediários, também denominados limbos ou purgatórios, são constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados em escritórios ou em dependências próximas de fácil acesso.

10. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - Adaptada) - A teoria das três idades é aquela que afirma que os documentos passam por diferentes fases, determinadas, por um lado, pela frequência de uso dos documentos pela entidade produtora ou acumuladora e, por outro lado, pela identificação dos valores primário e secundário presentes ou não nos documentos.

11. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - Adaptada) - A legislação determina que todos os documentos produzidos e acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público devem ser identificados como correntes, intermediários ou permanentes e devem receber tratamento adequado.

12. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - Adaptada) - Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que permite controlar a produção e a tramitação na fase corrente e a passagem para a intermediária por meio de listagens, repertórios, índices e planos de arquivamento.

13. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - Adaptada) - Os documentos considerados correntes são caracterizados por estarem ativos, ou em curso; em muitos casos, mesmo quando não há mais a movimentação dos documentos, eles são alvo de consultas frequentes.

14. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – adaptada) - Os documentos do arquivo intermediário são mantidos por conta dos prazos prescricionais e precaucionais e aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente.

15. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – adaptada) - Os arquivos intermediários são formados por documentos que perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor histórico-cultural.

16. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e


Aula 01


municipal, em suas funções administrativas, legislativas e judiciárias, ou por instituições de caráter público, ou ainda por entidades privadas, encarregadas da gestão de serviços públicos.



19. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - As informações contidas nos documentos de arquivo são produzidas no ambiente interno da organização ou são recebidas do ambiente externo e têm uma relação direta ou indireta com a missão dessa organização.

20. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os documentos podem servir como objeto de prova de transações realizadas.

21. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Os arquivos são constituídos pelos documentos produzidos pela própria organização. Quando recebidos de outras organizações, os documentos são registrados nos serviços de protocolo, mas não são considerados arquivísticos.



24. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - A função de herança cultural é, às vezes, atribuída aos arquivos que não foram criados deliberadamente como lembrança de um passado ilustre.

25. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os documentos de arquivo podem ser acumulados pelas atividades-meio e fim do órgão público ou instituição.

26. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - Os arquivos funcionam como a memória dos produtores de documentos e da sociedade em geral e servem, em primeira instância, para apoiar o gerenciamento operacional.


Aula 01





30. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O arquivo é criado e recebido por um órgão, empresa ou instituição exclusivamente no desenvolvimento de suas atividades, não sendo colecionado por motivos culturais.

31. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Em relação à natureza do assunto, os documentos de arquivo podem ser classificados em arquivo especial e arquivo especializado.

32. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Quanto à abrangência da atuação, os arquivos são classificados em correntes e intermediários.

33. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes.





Aula 01






40. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Um dos critérios para que uma instituição pública ou privada constitua um fundo de arquivo é possuir atribuições precisas e estáveis, definidas por um texto com valor legal ou regulamentar.


42. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - A instabilidade institucional, uma das principais características da administração pública brasileira, geralmente motivada pela fusão, separação, extinção e criação de órgãos públicos, enseja uma série de problemas para a gestão dos arquivos desses órgãos. Para lidar com esses problemas, o princípio da pertinência é o conceito adequado.

GABARITO:

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 C E C C E C E E E C 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 C E C C E E C E C C 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 E E E C C C E C E C 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 E E E C C C E C E C


Aula 01


41 42 C E


Aula 01


Bibliografia









Aula 02


Introdução . ...................................................................................... 01 Conceitos Fundamentais de Arquivologia (parte 2) . ................................ 02 O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (1) . .............. 16 Lista de questões . ............................................................................. 26 Bibliografia . ...................................................................................... 31

Introdução

Prezado Aluno,

Bem vindo à nossa segunda aula, hoje iremos tratar de mais alguns conceitos fundamentais de arquivologia e iremos iniciar a gestão de documentos.

Não esqueça, caso você queira resolver as questões antes de ver os comentários, vá diretamente ao final deste arquivo, lá você encontrará a lista de todas as questões tratadas durante a aula.




Aula 02


Conceitos Fundamentais de Arquivologia (parte 2).


Resolução:

Continuando a aula anterior, vamos tratar de outros assuntos ligados aos conceitos básicos de arquivologia.

Essa questão versa sobre o acesso aos arquivos públicos.

Para responder a esta questão, vamos primeiro dar uma passada pela Constituição da República Federativa do Brasil de 1988 – CF/88 (não se preocupe, cai direito constitucional na prova também):

O Art. 5º da CF/88 trata dos direitos e das garantias fundamentais, dentre esses direitos está o acesso à informação.

Primeiro temos que conhecer o teor do inciso X, do referido artigo: “são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenização pelo dano material ou moral decorrente de sua violação”.

Por sua vez, o inciso XIV dispõe que “é assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional”.

Por último, o inciso XXXIII reza que “todos tem direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do estado”.

Dica: Você já deve saber que nenhum direito ou garantia é absoluto. Na aplicação ao caso concreto, eles são relativizados. Por exemplo, o seu direito à informação pode esbarrar no direito à inviolabilidade da intimidade de outra pessoa, e por aí vai. Nem o direito à vida é absoluto, lembre-se da exceção (guerra).


Aula 02


Voltando ao assunto. Esses dispositivos constitucionais dão fundamento à legislação infraconstitucional que trata do acesso à informação.

Assim, a nossa conhecida Lei nº 8.159, de 1991, dispõe no art. 4º que “Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas”.

Por sua vez, o capítulo V trata do acesso e do sigilo aos documentos públicos.

Dentro do capítulo V, o art. 22 assegura a todos o direito de acesso pleno aos documentos públicos.

Porém, o art. 23, delega ao Poder Executivo, por meio de Decreto, fixar as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. (já vimos essa classificação na aula passada)

Por sua vez, o art. 24 faculta ao Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.

O Poder Executivo Federal, regulamentando o art. 23, da Lei nº 8.159 de 1991, editou o Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002, que dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal.

O art. 5º do referido Decreto dispõe que “Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos”.

Por sua vez, o art. 37 delimita em seus incisos, o acesso a dados ou informações sigilosas em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público.

Assim, segundo esse artigo é admitido o acesso a dados ou informações sigilosas:

“I - ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou atividade pública, que tenham necessidade de conhecê-los; e


Aula 02


II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade competente”.

Agora que temos uma boa noção sobre o acesso à informação contida nos arquivos públicos, vamos responder a questão.

Para isso vamos dividir a questão em duas partes:

1) O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas aos seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judiciário.

2) Outras informações são originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas.

A primeira parte da questão trata das informações não sigilosas

Já, a segunda da questão trata das informações sigilosas.

O erro da questão se encontra na primeira parte.

Em primeiro lugar, ao afirmar que o cidadão brasileiro somente tem o direito de receber dos órgãos públicos informações relativas a seus direitos e deveres exclusivamente particulares.

Na verdade, se a informação não é sigilosa, que é o caso da primeira parte, o cidadão tem o direito de acesso a documentos referente à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral.

Em segundo lugar, ao dizer que para ter acesso a informação não sigilosa é necessária autorização judicial.

Ora, ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, pode ter acesso a informação sigilosa mediante requerimento administrativo.

A autorização judicial de que trata o art. 24, da Lei nº 8.159 de 1991, só é necessária para o acesso a documento sigiloso que não diga respeito à própria pessoa, ao seu interesse particular ou ao interesse coletivo ou geral, mas que seja, indispensável à defesa de seu direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal.



Aula 02



Resolução:

A questão trata dos documentos de arquivo.

Já vimos que os arquivos são formados por conjuntos de documentos de arquivo.

Portanto um documento de arquivo é aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação. Ainda, aquele produzido e/ou recebido por pessoa física do decurso de sua existência, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros de pesquisa e/ou prova.

As características dos documentos de arquivo se confundem, na sua maioria, com as características do próprio arquivo.

Assim, são aqueles:

• Produzidos e recebidos por uma entidade no decurso das atividades; • Tem um fim administrativo, jurídico ou legal; • Constituem prova das transações passadas; • Possuem um caráter orgânico; e • Único exemplar ou limitado número de cópias.

Quanto a esta última característica cabe uma explicação.

Ao contrário dos livros, onde a informação é reproduzida em ilimitado número de cópias, podendo-se adquirir outro exemplar se o primeiro for danificado, os documentos são produzidos em um único exemplar ou em limitado número de cópias.

Exigem, desta forma, cuidados especiais, pois, além da informação, há que se preservar o suporte.

Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo o gênero e a natureza do assunto.

Quanto ao gênero, os documentos podem ser:

• Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos;


Aula 02


• Cartográficos: documentos em formato e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis);

• Iconográficos: documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas (fotografias, desenhos, gravuras);

• Filmográficos: documentos em película cinematográfica e fitas magnéticas de imagens (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo registros fonográficos (discos e fitas audiomagnéticas);

• Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes de microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas (rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela); e

• Informáticos: documentos produzidos, tratados e armazenados em computador (disquetes, disco rígido, disco óptico).

A classificação quanto à natureza já foi vista, está lembrado?

Mas, para refrescar a memória, resumidamente, quanto à natureza, os documentos de arquivo se dividem em ostensivo e sigiloso, este último, por sua vez, se subdivide em: reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto.

Voltando à questão. Conforme estudamos, os documentos de arquivo são produzidos em um único exemplar ou em um limitado número de cópias.

Portanto, o enunciado está errado ao afirmar que os documentos de arquivo não têm limitação quanto ao número de cópias.


Resolução:

Perfeito, de acordo com a classificação quanto ao gênero, os documentos de arquivo podem ser de vários tipos, inclusive, textuais, cartográficos e audiovisuais (ou, filmográficos).

04. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Os arquivos são reconhecidos, cada vez mais, como um capital informacional importante para as organizações públicas e privadas. Eles estão


Aula 02


situados em um contexto administrativo e organizacional em que a informação deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso tão importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros. Jean-Yves Rousseau e Carol Couture. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Dom Quixote, 1998 (com adaptações).

Tendo o texto acima como referência inicial, julgue o item a seguir, relativo aos arquivos.

A significação do acervo documental arquivístico independe da relação que os documentos estabelecem entre si.

Resolução:

Ora, esse tipo de questão já está bem “batido”. A banca adora testar o candidato quanto ao conhecimento da organicidade dos documentos de arquivo. Portanto, fique atento.

Lembre-se que o documento isolado do conjunto a que pertence, perde parte de seu significado, de seu valor. O conjunto de documentos deve formar um todo orgânico.

Portanto, ao contrário do que diz o enunciado, a significação do acervo documental arquivístico depende da relação que os documentos estabelecem entre si. Pois, sem essa relação, isoladamente, o documento perde o significado.

O item está errado.

05. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Os documentos de arquivo são provas de transações realizadas nas organizações.

Resolução:

Os documentos de arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos,jurídicos e legais. Tratam, sobretudo, de provar, de testemunhar os fatos que os originaram.

A questão está correta.

06. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Um documento de arquivo, mesmo destacado do todo ao qual pertence, tem o mesmo significado do conjunto no qual está inserido.

Resolução:


Aula 02


De novo, o Cespe cobrando conhecimento sobre o caráter orgânico dos documentos. Você tem que guardar bem esse conceito. Aposto que vai cair uma questão desse assunto na sua prova!!!

Lembre-se: o caráter orgânico representa a ligação do documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo à que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.



Resolução:

Essa é para você recordar.

Ao abordarmos o assunto documentos de arquivo, essa questão também retoma um assunto já visto, ou seja, a teoria das três idades, ou ainda, o ciclo vital dos documentos.

O enunciado espelha exatamente o ciclo de vida dos documentos de arquivo.

Lembrando: Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores (arquivo corrente), depois devem ser armazenados por um período adicional de uso não-frequente (arquivo intermediário) e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor (arquivo permanente) ou destruídos como documentos sem valor.


08. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O documento de arquivo é fonte de prova e esse potencial probatório advém das seguintes características desse tipo de documento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade, interrelacionamento e unicidade.

Resolução:

Já vimos que o documento de arquivo é fonte de prova, não temos dúvida disto.


Aula 02


Quanto às características apontadas, elas decorrem do caráter orgânico (inter-relacionamento), do fato do documento ser produzido em um único exemplar ou limitado número de cópias (unicidade e autenticidade) e no decorrer das atividades da entidade, de onde os documentos são colhidos naturalmente e representam prova autênticas dessas atividades (naturalidade e imparcialidade).


09. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos são meios naturais, imparciais, interdependentes, únicos resíduos e prova das atividades do seu criador/acumulador.

Resolução:

Ora, essa questão tem o mesmo sentido da anterior, os documentos de arquivo são meios naturais, imparciais, são resíduos e prova das atividades, pois, decorrem das atividades da entidade e são interdependentes, em virtude do caráter orgânico que possuem.


10. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Uma base de dados desenvolvida em uma instituição pública com vistas a atender, racionalizar e implementar uma de suas funções deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituição.

Resolução:

Os arquivos são constituídos por um conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por uma instituição, em decorrência do exercício de atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Portanto, o item está correto.

11. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O meio, o suporte e a função limitam o conceito de documento de arquivo.

Resolução:

A questão trata do conceito de documento de arquivo.

O meio realmente limita o conceito de documento, pois não se compreende o documento de arquivo fora do meio genético que o produziu. (organicidade)


Aula 02


A função também limita o conceito de documento de arquivo, pois, ele serve para servir de elemento de prova ou de informação.

No entanto, o suporte não é limitador do conceito. Pois o material sobre o qual as informações são registradas, como papel, filme, disco ótico, disco magnético etc., não servem para determinar se um documento é de arquivo ou não.


12. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O método de classificação dos arquivos exige conhecimento a respeito da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos.

Resolução:

Os métodos de classificação de arquivos serão vistos na próxima aula.

No entanto, essa questão envolve outro conceito já conhecido, o da organicidade (de novo).

É necessário o conhecimento da relação entre as unidades, da organização e do funcionamento dos órgãos, pois o documento de arquivo, como já falado diversas vezes, tem um caráter orgânico, faz parte de um conjunto, e, fora dele, perde muito de seu valor.


13. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de arquivo são aqueles produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal. Os documentos são, em geral, manuscritos, impressos ou audiovisuais, reproduções ou referências virtuais.

Resolução:

A primeira parte do enunciado está perfeita.

O erro da questão está na segunda parte, reproduções e referências visuais são tipos de documentos dos centros de documentação e não documentos de arquivo.

14. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - O documento orgânico pode ser produzido ou


Aula 02


recebido pela organização da mesma forma que o documento não orgânico, pois o que os diferencia é o gênero documental.

Resolução:

O gênero documental não tem nada a ver com a organicidade dos documentos.

O documento é considerado orgânico ou não, de acordo com a relação que guarda com o conjunto de documentos que formam o arquivo.

Os documentos não-orgânicos não são considerados documentos de arquivo.


15. (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) - A instituição — como sujeito produtor de documentos —, o documento de arquivo — como produto da atividade da instituição — e o arquivo são elementos que possibilitam o enunciado teórico do princípio da proveniência.

Resolução:

O enunciado está perfeito. O Princípio da proveniência determina que o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.

Então para a definição teórica desse princípio é necessário o conhecimento dos conceitos de instituição, de documentos de arquivo e por último de arquivo.


16. (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) - Os arquivos de uma instituição são formados a partir da informação registrada orgânica, interna ou externa, dessa instituição.

Resolução:

Já vimos que os arquivos de uma instituição têm origem em documentos de arquivo, produzidos pela própria instituição e/ou recebidos de outra instituição, portanto, podem ser de origem interna ou externa; e, para serem considerados documentos de arquivo devem ser orgânicos.


17. (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) - É possível distinguir dois níveis dos postulados fundamentais do princípio da proveniência: um primeiro nível, que consiste em não se misturar a documentação de diferentes fundos, e um segundo nível, que se baseia em


Aula 02


não se misturar a documentação das diferentes unidades que compõem o fundo, mantendo sua estrutura orgânica original.

Resolução:

Com o que aprendemos até agora, já temos condições de responder essa questão.

O enunciado diz respeito aos 2 graus distintos do Princípio da Proveniência (lembra-se): o princípio de respeito aos fundos (que consiste em não se misturar a documentação de diferentes fundos) e o princípio de respeito à ordem original (que se baseia em não se misturar a documentação das diferentes unidades que compõem o fundo, mantendo sua estrutura orgânica original). Portanto, o item está correto.

18. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O princípio da santidade defende que se deve respeitar o órgão de origem, não deixando que seus documentos se misturem com os de outro órgão.

Resolução:

Brincadeira não é? Princípio da santidade?

O enunciado, na verdade, traz o conceito do princípio da proveniência.


19. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - A ordem original dos documentos de um arquivo é o fluxo natural com que eles foram produzidos e não os detalhes de ordenação do arquivamento nos setores de trabalho.

Resolução:

Perfeito o enunciado, trata-se do princípio de respeito à ordem original, ele determina que a estrutura orgânica original deve ser respeitada.


20. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - Arquivos correntes são formados, basicamente, por documentos com valor informativo.

Resolução:

Completamente errado, não é mesmo?!


Aula 02


Os arquivos correntes são formados por documentos com valor primário, ou seja, com função administrativa, legal e fiscal.

21. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) – Arquivos correntes devem ser mantidos próximos dos usuários diretos em razão da frequência com que são consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade têm.

Resolução:

Para responder essa questão, basta lembrar que os arquivos correntes são aquelas frequentemente acessados.

Ora, se você precisar acessar um documento com muita frequência, provavelmente vai querer ele perto de você, não é mesmo?

Idade do arquivo

Valor predominante

Frequência de uso

Localização




Logo, o item está correto.


Resolução:

A questão trata da centralização ou descentralização dos arquivos correntes.

Para tratarmos desse assunto temos que ter consolidado os conceitos de arquivo corrente, intermediário e permanente.

Primeiro aspecto que temos que esclarecer: a descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos.

Em suas fases, intermediária e permanente, os arquivos devem ser centralizados, embora possam existir depósitos de documentos fisicamente separados.


Aula 02


Centralização – por sistema centralizado entende-se não apenas a reunião de documentação em um único local, como também todas as atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão de estrutura organizacional.

Dentre as várias vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se:

• treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo; • maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos; • nítida delimitação de responsabilidades; • constituição de conjuntos arquivísticos mais completos; • redução dos custos operacionais; e, • economia de espaço e equipamentos.

A despeito dessas vantagens, não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas, ou ainda em que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes umas das outras, às vezes em áreas geográficas diferentes – agências, filiais, delegacias – carecendo, portanto, de arquivos próximos para que possam se desincumbir, com eficiência, de seus programas de trabalho.

Descentralização – recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a centralização rígida pode ser desastrosa, a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores.

O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição.

Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos como Produção, Comercialização e Transportes, além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses departamentos se desdobre em divisões e/ou seções.

Uma vez constatada a necessidade de descentralização para facilitar o fluxo de informações, esta deverá ser aplicada em nível de departamento, isto é, deverá ser mantido um arquivo junto a cada departamento, onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. Para completar o sistema, deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos.

A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios:


Aula 02


• centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização de arquivos;

• descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.

Quanto se fala em atividades de controle está se referindo àqueles exercidos em geral pelos órgãos de protocolo e comunicação, isto é: recebimento, registro, classificação, distribuição, movimentação e expedição de documentos correntes.

Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização de arquivos. Neste sistema, todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de protocolo e comunicações, e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções específicas, ou ainda junto às unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas.

Quando o volume de documentos é reduzido, cada órgão deverá designar um de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue à sua guarda e por todas as operações de arquivamento decorrentes, tais como abertura de dossiês, controle de empréstimos, preparo para transferência etc.

Se a massa documental for muito grande, é aconselhável que o órgão conte com uma ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo em seu quadro de pessoal para responder pelos arquivos.

Esses arquivos descentralizados denominam-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.

Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados.

O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, como as demais atividades de controle já mencionadas anteriormente, isto é, os arquivos setoriais encarregar-se-ão, além do arquivamento propriamente dito, do registro, da classificação, da tramitação dos documentos etc.

Nesse caso, o órgão de protocolo e comunicações, que também deve integrar o sistema, funciona como agente de recepção e expedição, mas apenas no que se refere à coleta e à distribuição da correspondência externa. Não raro, além dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação administrativa da instituição.

A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos


Aula 02


critérios técnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituição à qual o arquivo irá servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localização física de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada.

Vamos voltar a nossa questão.

(CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) - A adoção do sistema descentralizado de arquivos correntes é mais adequada para pequenas organizações, ao passo que o sistema centralizado é compatível com as organizações mais complexas e fisicamente grandes.

Ora, conforme vimos a centralização não é aconselhável em um instituição de âmbito nacional, complexa e fisicamente grande, pois, além de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas, estarão localizadas fisicamente distantes umas das outras, e, portanto, necessitarão de arquivos próximos para que possam se desincumbir, com eficiência, de seus programas de trabalho.

Já, a utilização de um arquivo centralizado em uma pequena organização traria todos os benefícios inerentes a um arquivo deste tipo.

Então, normalmente, organização pequena = arquivo centralizado, organização complexa e grande = arquivo descentralizado.

Ou seja, o enunciado da questão dispôs o inverso.


23. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) – A economia na gestão dos arquivos justifica a descentralização do arquivo intermediário.

Resolução:

Acabamos de discutir que a descentralização dos arquivos implica um maior custo, portanto, a questão já estaria errada somente por falar que a descentralização é motivada pela “economia”.

Além disso, vimos que os arquivos intermediários e permanentes geralmente estão centralizados.

Logo, o item está incorreto.


Aula 02


O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (1)

24. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O diagnóstico da situação arquivística pelo alto custo deve ser adotado apenas quando o órgão público tem uma massa documental acumulada de grandes proporções.

Resolução:

Antes de responder a questão, vamos dar um passo para trás e falar um pouco sobre um assunto que vem antes da gestão de documentos: organização e administração de arquivos.

A organização de arquivos consiste no desenvolvimento de quatro etapas de trabalho:

1- Levantamento de dados: atividades de exame e coleta de informações acerca da documentação do arquivo.

Nessa etapa, são coletadas as informações sobre o gênero dos documentos (textuais, iconográficos, informáticos etc.), as espécies documentais (cartas, faturas, projetos etc.), o tamanho e estado de conservação do acervo, os recursos humanos da instituição, enfim, todos os dados relevantes para o arquivo da instituição.

2- Análise dos dados: a partir dos dados coletados na etapa anterior, será feita uma análise objetiva da real situação dos serviços de arquivo e um diagnóstico que permita propor alterações no sistema a ser implantado.

Ou seja, o diagnóstico consiste em uma constatação das falhas existentes na administração que impedem o correto funcionamento do arquivo.

3- Planejamento: elaboração de um plano arquivístico que leve em consideração tanto as disposições legais quanto as necessidades da organização. Esse plano deve levar em consideração os seguintes elementos:

a) posição do arquivo na estrutura organizacional da administração – recomenda-se que seja a mais alta possível;


Aula 02


b) centralização ou descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente (Lembra que falamos sobre isso na aula passada?);

c) criação de uma coordenação central dos serviços de arquivo, nos casos de descentralização;

d) definição dos métodos de arquivamento;

e) estabelecimentos das regras e normas de funcionamento;

f) necessidades de recursos humanos;

g) escolha das instalações e equipamentos;

h) constituição de arquivos intermediários e permanentes.

4- Implantação e acompanhamento: implementação do plano de arquivo na instituição em conjunto com testes de procedimentos, rotinas, normas, formulários etc.

A implantação deve ser procedida por um acompanhamento constante dos resultados, a fim de corrigir e/ou adaptar eventuais impropriedades ou falhas no sistema arquivístico.

Bom... vamos voltar, agora, à nossa questão. Na realidade, não era preciso saber tudo o que falamos acima para respondê-la. Contudo, foi bom poder aproveitar a oportunidade para tratar, com um pouco mais de detalhes, da organização de arquivos.

O enunciado fala que o diagnóstico deve ser adotado apenas em instituições com massa documental acumulada de grandes proporções.

Como vimos, o diagnóstico faz parte da organização do arquivo e permite apontar, a partir dos dados coletados, as impropriedades que impedem o correto funcionamento do arquivo.

Dessa forma, realizar um diagnóstico não está relacionado à quantidade de documentos acumulados em uma instituição (isso provavelmente seria o resultado do diagnóstico).

Ou seja, mesmo organizações que não tenham grande quantidade de documentos acumulados, podem e devem passar por um diagnóstico, de forma a permitir que as eventuais falhas sejam identificadas e seja possível propor melhorias no sistema arquivístico.


Aula 02



25. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O principal dado a ser coletado em um diagnóstico da situação arquivística de um órgão público é a quantificação de seu acervo documental.

Resolução:

Essa questão também trata sobre diagnóstico do arquivo.

O enunciado afirma que o principal dado a ser coletado em um diagnóstico é a quantificação de seu acervo documental.

Vimos que o diagnóstico é realizado a partir de diversos dados coletados, tais como: gêneros e espécies documentais, tamanho e estado de conservação do acervo, recursos humanos, funções e atividades afetas à instituição etc.

Dessa forma, está incorreto afirmar que o principal dado é o tamanho do acervo, pois é apenas uma das inúmeras informações necessárias para a realização do diagnóstico.


26. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Uma das funções do diagnóstico da situação arquivística é reunir informações suficientes para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo.

Resolução:

O diagnóstico consiste em uma constatação das falhas existentes na administração que impedem o correto funcionamento do arquivo.

Ainda não falamos sobre “tabela de temporalidade” e “código de classificação” (discutiremos isso nas próximas aulas). Por enquanto nos basta saber que são instrumentos utilizados, respectivamente, em processos de destinação e protocolo.

Desta forma, pode-se dizer que ao se fazer o diagnóstico obtém-se informações que servirão também para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade. Uma vez que não foi afirmado que essa é a única função do diagnóstico, o item está correto.


Aula 02


27. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Resolução:

O conceito fundamental de gestão de documentos é dado pela Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

“Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

Perceba que, apenas com a leitura da legislação, já seria possível responder a questão. Isso é uma dica muito importante! Leiam a Lei nº 8.159/91 – são apenas quatro páginas, das quais o CESPE adora retirar suas questões.

Voltando ao conceito de gestão de documentos, podemos traduzir a definição acima como sendo todas as atividades que envolvem os documentos de arquivo nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Podemos destacar três fases básicas da gestão de documentos: produção, utilização e destinação.

Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrências das atividades de um órgão ou setor. Nessa fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais à administração, evitando duplicação e emissão de vias desnecessárias.

Utilização de documentos: inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação), expedição, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, nessa fase, são elaboradas as normas de acesso à documentação e à recuperação de informações.

Avaliação e destinação de documentos: compreende a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus


Aula 02


prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivo permanente e quais serão eliminados por terem perdido o seu valor para a instituição.

Voltando à nossa questão, temos que:

“Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

Ou seja, a questão é, praticamente, uma cópia literal da definição trazida pela Lei nº 8.159/91. O único conceito diferente é “destinação” que, como vimos, significa definir quais documentos serão eliminados ou recolhidos para guarda permanente.


É muito importante que o aluno guarde o conceito de gestão de documentos e suas fases (produção, utilização e destinação), pois isso é muito cobrado pelo CESPE. Veremos, nas próximas questões, como esse assunto é abordado nas mais diversas formas...

28. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A política arquivística brasileira não reconhece a gestão de documentos como parte dos esforços necessários para a organização dos arquivos.

Resolução:

Vimos que a gestão de documentos está expressamente prevista no art. 3º da Lei nº 8.159/91.


29. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) - Com a gestão eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente.

Resolução:

Para responder essa questão, basta lembrarmos-nos do conceito de valor secundário dos documentos e ter em mente a definição de gestão de documentos.


Aula 02


Como vimos na aula passada, o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido (valor histórico, cultural, informativo etc.).

Dessa forma, a gestão de documentos não impede que os documentos de valor secundário sejam conservados de forma permanente.

É exatamente o oposto disso. Uma gestão eficaz avalia os documentos e determina quais serão objeto de arquivo permanente, justamente em face do seu valor secundário.


30. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundário.

Resolução:

Essa questão contém dois erros, também diretamente ligados ao conceito de gestão de documentos.

O primeiro está em afirmar que não é objetivo da gestão de documentos racionalizar sua produção. Ora, já vimos que uma das principais características da fase de produção de documentos é contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais à administração, evitando duplicações desnecessárias.

Ainda nessa fase, cabe ao arquivista propor a consolidação de atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência, sugerir a criação ou extinção de modelos de formulários, apresentar estudos sobre adequação e aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos, contribuir para a difusão de normas e informações, opinar sobre a escolha de equipamentos.

Enfim, desempenhar atividades visando sempre à racionalização da criação de documentos.

Já, o segundo erro é o mesmo que constatamos na questão anterior: o objetivo da gestão de documentos não é eliminar os documentos de valor secundário.


Aula 02


Pelo contrário, deve-se avaliar o valor de prova e de informação para instituição (=avaliação) para determinar quais vão para o arquivo permanente e quais serão eliminados (=destinação).


31. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - A criação, o arquivamento e a eliminação de documentos são as três fases básicas da gestão de documentos.

Resolução:

Outra questão sobre as fases da gestão de documentos.

Como vimos, as fases da gestão de documentos são três: produção, utilização e destinação.

O arquivamento faz parte da fase de utilização. Falaremos, mais adiante, sobre essa atividade, em especial, sobre os métodos de arquivamento (na próxima aula).

Por enquanto, basta saber que arquivamento constitui os procedimentos necessários para guardar (=arquivar) os documentos correntes, de forma a permitir que as informações sejam eficientemente recuperadas de acordo com as necessidades da administração.

Voltando à questão, arquivamento não é uma fase da gestão de documentos, somente pertence à fase de utilização.


32. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - A fase da gestão de documentos em que são feitas a análise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é conhecida como preservação de documentos.

Resolução:

Essa questão, por sua vez, trata da fase de destinação de documentos.

Já falamos também sobre essa fase. Trata-se das atividades de análise (=avaliação do valor dos documentos) e seleção (=decidir quais os


Aula 02


documentos serão preservados no arquivo permanente e quais serão eliminados).

Olhando para o enunciado da questão, é possível constatar o erro: não existe a fase “preservação” na gestão de documentos. Preservar documentos de valor secundário no arquivo permanente é apenas uma das consequências das atividades da fase de destinação.


33. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Na gestão de documentos, as atividades de protocolo, a recuperação de informações e a elaboração de normas de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de utilização de documentos.

Resolução:

Finalmente essa questão trata da fase de utilização de documentos.

Como vimos, refere-se ao fluxo de atividades que os documentos percorrem para dar cumprimento de sua função administrativa.

Essa fase envolve métodos de protocolo, de classificação, de organização e de arquivamento durante a idade corrente e intermediária.

Além disso, são também desenvolvidas as normas de acesso à documentação e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.

Voltando à questão, podemos ver que todas as atividades descritas no enunciado fazem parte da fase de utilização de documentos.


Enfim, podemos resumir os pontos mais importantes sobre o conceito e as fases da gestão de documentos no quadrinho abaixo.


Aula 02


Gestão de Documentos

Produção

• elaboração dos documentos em decorrências das atividades da instituição

• criação de documentos essenciais à administração, evitando duplicação e emissão de vias desnecessárias

Utilização

• protocolo, classificação, organização e arquivamento durante a idade corrente e intermediária

• normas de acesso à documentação e à recuperação de informações

Destinação • análise e avaliação dos documentos (valor)

• definição de quais serão objeto de arqui-vo permanente e quais serão eliminados

34. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A gestão de documentos não está fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo.

Resolução:

A gestão de documentos está intimamente ligada ao ciclo vital e à teoria das 3 idades.

Ora, vimos que gestão de documentos começa com produção (“nascimento”) e termina com a destinação (“morte”) dos documentos de um arquivo, ou seja, logicamente essa ligação é muito clara.


Com isso terminamos nossa aula de hoje, vemos você na próxima aula, até lá e bons estudos...

e Fernando.


Aula 02


Lista de Questões




04. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Os arquivos são reconhecidos, cada vez mais, como um capital informacional importante para as organizações públicas e privadas. Eles estão situados em um contexto administrativo e organizacional em que a informação deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso tão importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros.

Jean-Yves Rousseau e Carol Couture. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Dom Quixote, 1998 (com adaptações).

Tendo o texto acima como referência inicial, julgue o item a seguir, relativo aos arquivos.

A significação do acervo documental arquivístico independe da relação que os documentos estabelecem entre si.

05. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Os documentos de arquivo são provas de transações realizadas nas organizações.

06. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Um documento de arquivo, mesmo destacado do todo ao qual pertence, tem o mesmo significado do conjunto no qual está inserido.

07. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores, depois devem ser armazenados por um período adicional de uso não-freqüente


Aula 02


e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor ou destruídos como documentos sem valor.

08. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O documento de arquivo é fonte de prova e esse potencial probatório advém das seguintes características desse tipo de documento: autenticidade, naturalidade, imparcialidade, interrelacionamento e unicidade.

09. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos são meios naturais, imparciais, interdependentes, únicos resíduos e prova das atividades do seu criador/acumulador.

10. (CESPE – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Uma base de dados desenvolvida em uma instituição pública com vistas a atender, racionalizar e implementar uma de suas funções deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituição.

11. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O meio, o suporte e a função limitam o conceito de documento de arquivo.

12. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O método de classificação dos arquivos exige conhecimento a respeito da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos.

13. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de arquivo são aqueles produzidos por uma entidade pública ou privada ou por uma família ou pessoa no transcurso das funções que justificam sua existência como tal. Os documentos são, em geral, manuscritos, impressos ou audiovisuais, reproduções ou referências virtuais.

14. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - O documento orgânico pode ser produzido ou recebido pela organização da mesma forma que o documento não orgânico, pois o que os diferencia é o gênero documental.

15. (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) - A instituição — como sujeito produtor de documentos —, o documento de arquivo — como produto da atividade da instituição — e o arquivo são elementos que possibilitam o enunciado teórico do princípio da proveniência.

16. (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) - Os arquivos de uma instituição são formados a partir da informação registrada orgânica, interna ou externa, dessa instituição.


Aula 02


17. (CESPE – ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia – 2009) - É possível distinguir dois níveis dos postulados fundamentais do princípio da proveniência: um primeiro nível, que consiste em não se misturar a documentação de diferentes fundos, e um segundo nível, que se baseia em não se misturar a documentação das diferentes unidades que compõem o fundo, mantendo sua estrutura orgânica original.

18. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O princípio da santidade defende que se deve respeitar o órgão de origem, não deixando que seus documentos se misturem com os de outro órgão.

19. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - A ordem original dos documentos de um arquivo é o fluxo natural com que eles foram produzidos e não os detalhes de ordenação do arquivamento nos setores de trabalho.

20. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - Arquivos correntes são formados, basicamente, por documentos com valor informativo.

21. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) – Arquivos correntes devem ser mantidos próximos dos usuários diretos em razão da frequência com que são consultados ou da grande possibilidade de uso que os documentos dessa idade têm.


23. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) – A economia na gestão dos arquivos justifica a descentralização do arquivo intermediário.

24. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O diagnóstico da situação arquivística pelo alto custo deve ser adotado apenas quando o órgão público tem uma massa documental acumulada de grandes proporções.

25. (CESPE – ME - Arquivista – 2008) - O principal dado a ser coletado em um diagnóstico da situação arquivística de um órgão público é a quantificação de seu acervo documental.

26. (CESPE – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Uma das funções do diagnóstico da situação arquivística é reunir informações suficientes para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo.


Aula 02


27. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas realizados na fase corrente e na intermediária e que abrangem produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinação, isto é, determinando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

28. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A política arquivística brasileira não reconhece a gestão de documentos como parte dos esforços necessários para a organização dos arquivos.

29. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 – Adaptada) - Com a gestão eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundário sejam conservados permanentemente.

30. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - Não é objetivo da gestão de documentos racionalizar a produção dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundário.

31. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - A criação, o arquivamento e a eliminação de documentos são as três fases básicas da gestão de documentos.

32. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - A fase da gestão de documentos em que são feitas a análise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é conhecida como preservação de documentos.

33. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Na gestão de documentos, as atividades de protocolo, a recuperação de informações e a elaboração de normas de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de utilização de documentos.

34. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A gestão de documentos não está fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo.


Aula 02


GABARITO:

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 E E C E C E C C C C 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 E C C E C C C E C E 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 C E E E E C C E E E 31 32 33 34 E E C E


Aula 02


Bibliografia









Aula 03


Introdução . ...................................................................................... 01 O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (2) . ................02 Lista de questões . ............................................................................. 40 Bibliografia . ...................................................................................... 46

Introdução

Prezado Aluno,

Bem vindo à nossa terceira aula, hoje iremos terminar o assunto gestão de documentos iniciado na aula passada.





Aula 03


O gerenciamento da informação e a gestão de documentos (2)

01. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - O arquivo corrente é constituído de documentos com grande possibilidade de uso e com valor primário.

Resolução:

Vamos retomar agora um tema já exaustivamente discutido em nossas aulas: Teoria das Três Idades (não esqueça que, muitas vezes, vamos repetir, repetir e repetir, até saber de cor).

Como vimos, os arquivos correntes (= primeira idade) são constituídos por documentos que, pelo seu valor primário, são frequentemente consultados.

Lembre-se que o valor primário de um documento é atribuído em função do interesse que possa ter para a organização, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc.

Ora, só com isso já podemos, facilmente, responder essa questão, não é?

O item está correto.

Contudo, vamos aproveitar o espaço para introduzir um novo assunto: gestão de documentos correntes.

No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes devem permitir aproveitar, ao máximo, a informação disponível e necessária à tomada de decisões, aumentando, assim, a eficiência administrativa.

Podemos destacar cinco atividades distintas, inerentes a essa idade do arquivo:

1) Protocolo (recebimento, classificação, registro e movimentação) 2) Expedição 3) Arquivamento 4) Empréstimo e consulta 5) Destinação


Aula 03


02. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinação na gestão de documentos.

Resolução:

Agora, podemos responder essa questão com base no que acabamos de discutir.

Bom... aqui, a banca quis fazer uma confusão entre as atividades presentes no arquivo corrente, misturando protocolo com destinação.

Como vimos, protocolo e destinação são fases distintas e uma não faz parte da outra.


03. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - As atividades a seguir são rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituições; despachar documentos enviados por setores do órgão; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devolução do documento; prestar informações contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional.

Resolução:

Como falamos na questão anterior, a primeira atividade na gestão de documentos correntes é o protocolo.

Sabemos que os documentos em fase corrente são aqueles necessários às atividades desenvolvidas na instituição. Dessa forma, as unidades de protocolo executam os procedimentos de recebimento, classificação, registro e movimentação dos documentos – constituindo verdadeiras portas de entrada para a informação.

Ou seja, atividades como recebimento e expedição de correspondências, classificação dos documentos recebidos em ostensivos ou sigilosos, distribuição de documentos etc.


Aula 03


Portanto, aí vai uma dica importante para responder questões sobre protocolo: sempre se lembre das atividades de Recebimento, Classificação, Registro e Movimentação dos documentos.

Re-Cla-Re-Mo... gostou do mnemônico? (risos)

Geralmente, as questões trazem uma série de atividades e perguntam se fazem parte do protocolo. É fácil! Basta verificar se se encaixam no Re-Cla-Re-Mo.

Essa questão, por exemplo, fala que as seguintes atividades são rotinas de protocolo:

• receber documentos enviados por outras instituições (Recebimento) • despachar documentos enviados por setores do órgão (Movimentação) • armazenar os documentos em fase corrente (?) • emprestar os documentos aos setores que os solicitarem (?) • fazer o controle de retirada dos documentos (?) • controlar o prazo para devolução do documento (?) • prestar informações contidas nos documentos (?) • estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à

prática e à ética profissional (?)

Observe que apenas as duas primeiras atividades se encaixam no Re-Cla-Re-Mo. As outras não são recebimento, classificação, registro ou movimentação.

De qualquer forma, para responder esse tipo de questão, não precisamos saber em que fase estão inseridas as atividades, basta sabermos se pertencem ou não ao protocolo. Para isso, usamos nosso Re-Cla-Re-Mo.


04. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes.

Resolução:

A atividade de protocolo, que engloba o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição e a tramitação dos documentos, por sua natureza faz parte das atividades dos arquivos correntes. O item está correto.

05. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) Recebimento e classificação, registro e movimentação e conservação e preservação são rotinas de protocolo.


Aula 03


06. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) As atividades de registro, expedição, distribuição e movimentação são típicas do protocolo, apesar de essa última ter uma participação importante dos setores de trabalho do órgão/instituição.

Resolução:

As questões 5 e 6 podem ser resolvidas de acordo com a dica que acabamos de dar: checar se as atividades são do tipo RE-CLA-RE-MO.

Na questão 5, temos:


Conservar e preservar os documentos não fazem parte das atividades de recebimento, classificação, registro ou movimentação.


Na questão 6, temos:

• registro, (Registro) • expedição, distribuição e movimentação (Movimentação)


Viu como é simples?

Basta se lembrar das atividades do protocolo Recebimento, Classificação, Registro e Movimentação.

07. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa - 2008) - O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.

08. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os


Aula 03


problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado.

Na situação em apreço, se o documento fosse um ofício de caráter ostensivo, ele não deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhado diretamente ao destinatário, que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo.

Resolução:

Para resolver as questões 07 e 08, vamos abordar outro assunto muito recorrente nas provas do CESPE: caráter ostensivo e sigiloso dos documentos.

Na aula 01, explicamos que, quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos (=ordinários) ou sigilosos.

Por um lado, a classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Por outro lado, consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

A regulamentação dos documentos sigilosos é feita pelo Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002.

O art. 5º deste decreto classifica as informações sigilosas, em razão do seu teor e de seus elementos intrínsecos, em quatro graus de sigilo:

• Documento reservado

• Documento confidencial

• Documento secreto

• Documento ultra-secreto

Gra

u d

e si

gilo

+

-


Aula 03


Nesse contexto, a unidade de protocolo, ao receber documentos, deve:

• separar o que é de caráter ostensivo do que é de caráter sigiloso (Classificação);

• encaminhar diretamente os documentos sigilosos aos respectivos destinatários (Movimentação);

• abrir os documentos de caráter ostensivo e, a partir da sua leitura, interpretar e classificá-los com base no código de assuntos, se for o caso (Classificação); e

• encaminhar os documentos de caráter ostensivo ao setor responsável (Movimentação);

Observe, então, que o protocolo deve tomar conhecimento do conteúdo de documentos ostensivos, contudo, não pode tomar conhecimento do conteúdo de documentos sigilosos.

Bom... vamos voltar às questões.

Para resolver a questão 07, na realidade, não precisamos saber muito sobre arquivos ostensivos e sigilosos. Basta lembrar-se do no mnemônico Re-Cla-Re-Mo.

Separar correspondências oficiais das particulares e separar correspondências oficiais de caráter ostensivo das de caráter sigiloso são atividades de classificação, ou seja, de protocolo.


Já a questão 08 afirma que as correspondências de caráter ostensivo não devem ser abertas pelo protocolo. Como vimos, isso é incorreto. São as de caráter sigiloso que não podem ser abertas.


09. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público somente será realizada após autorização da presidência do órgão, e sancionada em instância superior: se federal, pela Casa Civil da Presidência da República; se estadual, pelo Gabinete do Governador.

Resolução:


Aula 03


Vamos falar agora de outra importante fase da gestão de documentos: avaliação e destinação.

Já vimos que alguns documentos têm valor temporário, enquanto que outros têm valor permanente. Além disso, alguns deles são frequentemente utilizados, enquanto outros nem tanto.

Devido a essas diferenças relativas ao valor e à frequência de uso, surge a necessidade de avaliar, selecionar e eliminar os documentos.

Essas três atividades objetivam estabelecer o prazo de vida dos documentos, de acordo com seus valores informativo e probatório.

Em relação ao seu valor, os documentos podem ser:

Permanente vitais: devem ser conservados indefinidamente por serem de importância vital para a organização.

Permanente: devem ser conservados indefinidamente - apesar de não serem vitais, a informação que contêm deve ser preservada em caráter permanente.

Temporários: podem ser descartados, após determinado prazo, quando cessa o valor do documento.

É evidente que a eliminação de documentos, não pode ser feita indiscriminadamente. Dessa forma, há pontos-chave que sempre devem ser observados:

• importância do documento com relação aos valores administrativo e probatório (=primário) ou histórico (=secundário);

• possibilidade e custos de reprodução (e.g. microfilmagem – falaremos sobre isso na aula 04);

• espaço, equipamento utilizado e custos de arquivamento;

• prazos de prescrição e decadência de direitos, de acordo com a legislação vigente; e

• número de cópias existentes.


Aula 03


Bom... saindo um pouco da teoria e entrando na legislação, o artigo 9º da Lei nº 8.159/91, traz o seguinte:

“A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.”

Voltando à nossa questão, temos que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público não depende de autorização da presidência do órgão em questão, muito menos deve ser sancionada em instância superior (Casa Civil da Presidência da República, Gabinete do Governador etc.)

A eliminação desses documentos se dá mediante autorização da instituição arquivística pública.


10. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - A eliminação dos documentos pode ser feita, desde que, após a extinção do valor primário (administrativo, legal ou fiscal), os documentos não apresentem valor secundário (informativo ou probatório).

Resolução:

De acordo com o que vimos na questão anterior, a eliminação dos documentos constitui um dos produtos finais da fase de avaliação e destinação.

É nessa fase que os documentos são avaliados, selecionados e eliminados, de acordo com o seu valor.

Dessa forma, após a extinção do valor primário, os documentos que não apresentem valor secundário serão eliminados.

Portanto, item certo.

11. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - Na avaliação dos documentos, aplica-se o código de classificação de documentos de arquivo.

Resolução:


Aula 03


Essa questão trouxe uma nova expressão: código de classificação.

Antes de explicar o que significa isso, quero fazer uma pergunta a você.

Mesmo sem saber o que é código de classificação, você acha que esse instrumento é aplicado na fase de avaliação e destinação?

Você lembra em qual fase da gestão de documentos falamos de classificação?

Na fase de protocolo!!! Lembre do Re-Cla-Re-Mo.

O código de classificação é um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.

Como vimos, a classificação dos documentos é feita na fase de protocolo e esse é o momento em que o referido instrumento é mais utilizado.

A avaliação tem como objetivo analisar os documentos de arquivo e estabelecer os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.


12. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) A destinação dos documentos é indicada pela tabela de temporalidade.

Resolução:

Os instrumentos de destinação são os atos normativos elaborados pela organização, nos quais são fixadas diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos.

Os dois principais instrumentos de destinação são:

Tabela de Temporalidade: determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes. Além disso, estabelece os critérios para recolhimento no arquivo permanente e eliminação.


Aula 03


Em uma tabela de temporalidade de uma empresa, por exemplo, poderia estar definido que os cartões de ponto deveriam ser conservados por sete anos no Serviço de Pessoal e depois eliminados; ou que os contratos de prestação de serviços de limpeza deveriam ser conservados em caráter definitivo no arquivo permanente.

Lista de Eliminação: consiste em uma relação específica de documentos a serem eliminados de uma só vez e que necessita ser aprovada pela autoridade competente.

De volta à questão, fica, agora, fácil encontrar a resposta, não?

O enunciado afirma que a destinação dos documentos é indicada pela tabela de temporalidade. É exatamente isso, a destinação dos documentos (prazos e critérios para eliminação e guarda) é definida nesse instrumento.


13. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Fazem parte das rotinas para destinação de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a serem eliminados; proceder à eliminação; elaborar termo de eliminação; elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária; operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário.

Resolução:

Essa questão veio com um enunciado enorme, trazendo uma série de atividades relacionadas à destinação de documentos, para assustar os candidatos. Veremos que não é nenhum “bicho de sete cabeças”.

Vejamos...

Fazem parte das rotinas para destinação de documentos na fase corrente as seguintes atividades:

1. verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade;

Acabamos de falar sobre isso na questão anterior. A tabela de temporalidade organiza os documentos a serem destinados, a partir de


Aula 03


prazos e critérios para recolhimento e eliminação. Portanto, verificar esse instrumento faz parte da fase de destinação.

2. verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido;

Essa atividade também é bem lógica. Para proceder com a destinação é preciso verificar, na tabela de temporalidade, os prazos de guarda estabelecidos.

3. registrar os documentos a serem eliminados;

As listas de eliminação, como vimos, relacionam os documentos a serem eliminados.

4. proceder à eliminação;

Essa atividade também é bem lógica. O ato de eliminar os documentos também faz parte da fase de destinação.

5. elaborar termo de eliminação;

Ainda não havíamos falado sobre o termo de eliminação, mas já dava para perceber que também faz parte da fase de destinação, não é?

O termo de eliminação é o instrumento do qual consta o registro de informações sobre documentos eliminados após terem cumprido o prazo de guarda.

6. elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária; e

De forma semelhante à lista de eliminação, existem as listas de transferência (documentos destinados à fase intermediária) e as listas de recolhimento (documentos destinados à fase permanente).

Falaremos, adiante, sobre as diferenças entre recolhimento e transferência.

7. operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário.

Essa atividade também é bem lógica. Permitir que os documentos passem ao arquivo intermediário também faz parte da fase de destinação.


Aula 03


Você viu que apesar da extensão da questão e de algumas definições que ainda não havia visto, é possível respondê-la sem muitos problemas. Basta entender bem no que consiste a fase de destinação.

Portanto, não se assuste ao se deparar com uma questão que traga alguns termos ou expressões que ainda não viu de forma literal. Procure entender, o que está por trás e, a partir daí, concluir em que fase da gestão de documento a questão se refere.

Quanto a essa questão, vimos, item a item, que está correta.

14. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - O instrumento resultante da atividade de avaliação é o catálogo seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanente ostensiva ou sigilosa, indicando os níveis legais de acesso a cada documento ou informação.

Resolução:

Em questões como essa, temos que ter em mente quais são os principais instrumentos de destinação: tabela de temporalidade e lista de eliminação.

Catálogo seletivo de documentos é aquele que toma por unidade, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos ou arquivos, segundo critério temático. Nada tem a ver com a fase de destinação.


15. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A destinação dos documentos é indicada pelo plano de classificação.

Resolução:

Mais uma questão que tenta confundir os instrumentos de destinação com os de classificação.

Já não temos com errar, não é mesmo?

A destinação dos documentos é indicada na tabela de temporalidade e não no plano de classificação.


Aula 03


O plano de classificação é o esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. É esse plano que vai dar origem ao código de classificação.


16. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) – O instrumento auxiliar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperação desses documentos denomina-se plano de classificação.

Resolução:

Acabamos de ver que o esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido é chamado de plano de classificação.

Esse plano tem por objetivo permitir o arquivamento racional dos documentos, facilitando a posterior recuperação.

Logo, a assertiva está correta.

17. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) O arquivo intermediário, assim como o arquivo corrente, é constituído de documentos de valor primário.

18. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - Os documentos de idade intermediária são os que são consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso.

Resolução:

Vamos utilizar as questões 17 e 18 para relembrar um conceito importante visto na aula inaugural: arquivo intermediário.

Como vimos, o arquivo intermediário (=segunda idade) é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.


Aula 03


É constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória, por esse motivo, é também denominado de “limbo” ou “purgatório”.

Bom... já podemos responder, agora, as questões.

A questão 17 afirma que o arquivo intermediário, assim como o arquivo corrente, é constituído de documentos de valor primário.

Isso está correto, pois os documentos que compõem o arquivo intermediário ainda têm valor primário. A única diferença para o arquivo corrente diz respeito à frequência de utilização dos documentos.


A questão 18 afirma que os documentos de idade intermediária são os que são consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso.

Já dá para ver o erro da questão: o arquivo intermediário não é acessado frequentemente.


19. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - O arquivo permanente é formado por documentos de valor administrativo, legal ou fiscal.

Resolução:

Vamos utilizar essa questão para lembrar, mais uma vez, o que são arquivos permanentes.

Vimos que o arquivo permanente (=terceira idade) é constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa (=valor primário), que são conservados em razão de seu valor histórico ou documental (=valor secundário) e que permitem conhecer o passado e a evolução de uma organização.

A questão comete um erro ao afirmar que o arquivo permanente é formado por documentos com valor primário (valor administrativo, legal ou fiscal), quando, na realidade, é formado por documentos de valor secundário.


Aula 03



Agora que já relembramos o que são arquivos intermediários e permanentes, vamos em frente para discutir como se dá a gestão de documentos nessas idades do arquivo.

20. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, transferência e recolhimento.

Resolução:

Como estudamos, na fase de avaliação e destinação, os documentos são analisados em função do valor e da frequência de uso.

Essas duas variáveis definem qual será o destino do documento: transferência para o arquivo intermediário, recolhimento para o arquivo permanente ou eliminação.

O quadro, abaixo, resume bem o que estamos falando:



corrente





- eliminação

Vamos aproveitar a oportunidade para falar sobre duas palavrinhas que, até agora, estávamos utilizando de maneira indiscriminada, mas que, no fundo, são bem diferentes: transferência e recolhimento.

Transferência: passagem do arquivo corrente para o intermediário.


Aula 03


Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o permanente.

Obs. Também caracteriza recolhimento a passagem do arquivo intermediário para o permanente.

Enfim, se o destino do documento é o arquivo permanente estamos tratando de recolhimento, se for o arquivo intermediário estamos falando de transferência.

Guarde isso!

Indo um pouco mais a fundo, podemos definir dois tipos de transferências: permanente e periódica.

A transferência permanente ocorre em intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique, em cada documento, a data em que o documento deverá ser transferido.

A transferência periódica, por sua vez, ocorre em intervalos determinados, ou seja, periodicamente, e pode ser de três tipos:

1. Transferência em uma etapa: os documentos com valor secundário são recolhidos diretamente para o arquivo permanente, sem passar pelo “limbo”. Ou seja, é a mesma coisa que recolhimento.

Você lembra o que é limbo, não é? (Limbo = Arquivo Intermediário).

2. Transferência em duas etapas (= dupla capacidade, transferência múltipa ou método do ciclo): os documentos são transferidos para o arquivo intermediário, onde permanecem por determinado período e, finalmente, se considerados com valor secundário, são recolhidos para o arquivo permanente.

3. Transferência de mínimo e máximo: os documentos compreendidos entre um intervalo de datas (mínimo e máximo) são transferidos para o arquivo intermediário.

Ou seja, ao atingir um prazo mínimo, o documento é transferido para o arquivo intermediário, depois de passar de um prazo máximo, é recolhido para o arquivo permanente ou eliminado.


Aula 03


Importante! Perceba que recolhimento é um tipo de transferência. Cuidado, pois a banca pode tentar confundir você.

Podemos fazer um quadro para resumir o que acabamos de ver:

Transferência

Permanente (intervalos irregulares)

Periódica (intervalos determinados)

uma etapa (=recolhimento)

recolhidos diretamente para o arquivo permanente

duas etapas passam, primeiramente, pelo “limbo” (arquivo intermediário)

mínimo e máximo

quando compreendidos entre um intervalo de datas (mínimo e máximo), são transferidos para o arquivo intermediário

Voltando à questão, o enunciado afirma que “os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, transferência e recolhimento”.

É exatamente o que falamos: transferência é a passagem para o arquivo intermediário e recolhimento é a passagem para o arquivo permanente.


21. (Cespe – Ministério da Educação e Cultura – Agente Administrativo – 2009) - Arquivamento é o conjunto das operações de acondicionamento e armazenamento de documentos.

Resolução:

Vamos ver mais algumas definições...

• Arquivamento, como vimos no início dessa aula, é uma das fases da gestão de documentos, que consiste no conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.


Aula 03


• Acondicionamento são as formas de embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso.

Arquivamento, portanto, é uma das fases da gestão de documentos, que consiste no conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Portanto, a assertiva está correta.

22. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Documentos transferidos a arquivos intermediários devem conservar a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes.

Resolução:

Vimos que a função primordial dos arquivos intermediários é servir como um arquivamento transitório.

Dessa forma, permite que documentos ainda com valor primário (=valor administrativo, legal ou fiscal), que já não têm uso tão frequente, sejam guardados, até serem destinados ao recolhimento ou eliminação.

Uma importante característica dos documentos transferidos ao arquivo intermediário é que conservam a classificação que lhes foi dada no arquivo corrente.

Isso se deve ao fato de as características e propriedades dos documentos continuarem as mesmas, no que se refere às funções organizacionais (valor primário) para as quais foram criados.

Não esqueça, a única diferença entre os documentos correntes e intermediários se refere às suas frequências de uso. Suas funções para a entidade continuam sendo as mesmas.


23. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009) - O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 anos.

Resolução:

Vamos aproveitar essa questão para falar de algo que frequentemente cai em provas.


Aula 03


Os prazos de guarda são baseados em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim dos quais a destinação é efetivada (recolhimento para guarda permanente ou eliminação).

Vimos que as tabelas de temporalidade, de acordo com as especificidades de cada documento, determinam os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários, recolhidos aos arquivos permanentes ou eliminados.

Ou seja, os prazos de guarda são definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordo com o tipo de documento em questão.

Por exemplo, notas fiscais de compras de matéria-prima podem ficar armazenadas por um período de tempo diferente dos cartões de ponto dos empregados.

Tudo isso pode depender de diversas variáveis administrativas, legais e fiscais.

Portanto, cuidado! Toda vez que a banca afirmar, de forma genérica, que os documentos do arquivo corrente e/ou intermediário devem ser mantidos por X anos, a questão estará errada.

Dessa forma, a questão está errada.

24. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos.

Resolução:

Ao longo das nossas aulas, vimos que os arquivos passam por uma evolução que os afasta cada vez mais de seu objetivo primário, diminuindo seu valor administrativo (=primário) e aumentando seu valor histórico (=secundário).

Dessa forma, os documentos, que uma vez tiveram utilidade funcional, podem constituir peças fundamentais para a história da organização e de toda a sociedade.

É nesse estágio que surge o arquivo permanente.

A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos sob sua custódia.


Aula 03


Assim, podemos classificar as atividades de um arquivo permanente em quatro grupos:

Arranjo: consiste na reunião e ordenação adequada dos documentos no arquivo permanente.

Descrição e publicação: são instrumentos de pesquisa para a localização dos documentos no acervo, que permitem a consulta e divulgação.

Conservação: medidas de proteção dos documentos e do seu lugar de guarda.

Referência: consiste nas políticas de acesso e uso dos documentos.

Se invertermos a ordem dos grupos descritos acima, podemos pensar em um mnemônico bem legal... que tal De-Co-Re-Ar?

Descrição – Conservação – Referência – Arranjo

Voltando à questão temos:

• reunir e arranjar (=Arranjo) • conservar (=Conservação) • descrever e facilitar a consulta (=Descrição)


25. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo, descrição e publicação, conservação e referência.

Resolução:

Bom... Agora, ficou fácil, não é? A questão é uma aplicação direta do nosso De-Co-Re-Ar.

“As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo, descrição e publicação, conservação e referência.”



Aula 03


26. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O tratamento da documentação permanente deve ser feito a partir da aplicação do princípio da territorialidade, um dos princípios fundamentais da arquivologia.

Resolução:

A administração do arquivo permanente é bastante complexa, talvez mais complexa que a de arquivos correntes e intermediários.

A razão disso se deve ao fato de, na maioria das vezes, concentrar documentos emanados de diversos órgãos, de muitas subdivisões administrativas e de numerosos funcionários individuais.

Lembra quando falamos sobre centralização e descentralização de arquivos correntes?

Ou seja, o arquivo permanente tende a crescer indefinidamente, pois é o resultado da contínua reunião de documentos enviados pelos diversos arquivos correntes e intermediários.

Dessa forma, ao tratar da documentação de caráter permanente, deve-se sempre levar em consideração o princípio da proveniência (=princípio do respeito aos fundos).

Como vimos na aula passada, esse é um princípio básico da arquivologia e afirma que o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família (=fundo de arquivo) não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.

O fato de o arquivo permanente ser constituído de diversos fundos faz necessária a análise de quais unidades administrativas irão constituir cada fundo.

A escolha desses fundos é estabelecida de acordo com a conveniência de cada situação, contudo, pode ser feita a partir de dois critérios.

1. Estrutural: fundos são constituídos pelo agrupamento dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos.


Aula 03


Por exemplo, seria constituído um fundo para cada órgão: Ministério de Minas e Energia, Empresa de Pesquisa Energética –EPE, agência Nacional de Energia Elétrica – ANEEL etc.

2. Funcional: fundos são constituídos por documentos reunidos de acordo com sua semelhança temática, provenientes de diversas fontes geradoras de arquivo.

Por exemplo, poderíamos constituir um único fundo relacionado à atividade comum a todos os órgãos: “Energia” (Ministério de Minas e Energia, Empresa de Pesquisa Energética –EPE, agência Nacional de Energia Elétrica – ANEEL etc.)

Bom... voltando à questão, o enunciado afirma que o tratamento da documentação permanente deve ser feito a partir da aplicação do princípio da territorialidade. O princípio certo seria o da proveniência.

O princípio da territorialidade, como vimos na aula passada, afirma que os arquivos devem ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos.


27. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) - Os procedimentos teóricos da arquivística indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior à sua classificação, a qual deve ter como base o plano de classificação da instituição.

Resolução:

Vamos falar agora sobre os métodos de arquivamento.

Bom... antes de tudo, temos que lembrar que a gestão de documentos é composta por três grandes fases:

1. Produção; 2. Utilização; e 3. Avaliação e Destinação.

Agora, vamos fazer um pequeno esquema que nos permita visualizar como as diferentes atividades estão distribuídas entre as fases:


Aula 03


Ficou mais fácil visualizar como as diferentes atividades estão ordenadas dentro do ciclo de gestão de arquivos?

Observando a figura acima, é possível perceber que o ciclo de gestão de arquivos é um tipo de ciclo vital, composto por nascimento (produção), desenvolvimento (utilização) e morte (avaliação e destinação).

Nesse contexto, é dentro da fase de utilização que a maioria das funções do documento são exercidas (recebido, classificado, arquivado, movimentado, consultado etc.).

Depois dessa rápida revisão, vamos voltar à nossa questão.

O enunciado afirma que o arquivamento deve ser posterior à classificação – por meio do esquema que desenhamos, é fácil constatar isso, não?

Ora, sabemos que o arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos.

Dessa forma, antes de arquivar, é preciso classificar, ou seja, analisar e identificar o conteúdo dos documentos, selecionando a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinando o código para a sua recuperação.

Finalmente, o enunciado afirma que a classificação deve ter como base o plano de classificação da instituição.

Vimos, na aula passada, que o plano de classificação é um instrumento, utilizado nos protocolos, para classificar os documentos produzidos e


Aula 03


recebidos por um órgão no exercício de suas atividades, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido.


Atenção: apesar de a doutrina classificar a atividade expedição como sendo distinta da “atividade protocolo”, a expedição é executada pelo “departamento de protocolo” da empresa.

Portanto, cuidado! Se a questão afirmar que o protocolo executa as atividades de recebimento, classificação, registro, movimentação e expedição, estará correta.

28. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) - Uma das principais funções do arquivo é permitir o acesso rápido e eficiente aos documentos. Essa função somente pode ser cumprida se os documentos forem organizados de maneira lógica e racional, respeitando as características dos documentos de arquivo.

Quanto aos métodos de arquivamento, julgue o item subsequente.

O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que os produz ou recebe.

Resolução:

Agora que já falamos sobre os conceitos de arquivamento e como essa atividade está inserida na gestão dos documentos, vamos tratar dos métodos de arquivamento.

O arquivamento é uma das atividades mais importantes dentro da gestão arquivística, pois é fundamental para a organização ser capaz de armazenar suas informações e recuperá-las no momento desejado.

Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura metodológica e mecânica, em relação à qual os documentos devem ser organizados. Ou seja, todo sistema de arquivamento permite que os documentos sejam eficientemente arranjados. Os problemas que a instituição pode enfrentar não são inerentes ao sistema em si, mas são devidos a escolhas erradas, frente às características e necessidades dessa instituição.


Aula 03


Nesse contexto, é importante que o método de arquivamento escolhido esteja alinhado às necessidades e às características da organização. Assim, os métodos de arquivamento são determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.


29. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) - Nome, local, número, data e assunto são os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenação dos documentos de arquivo.

Resolução:

Na questão anterior, vimos que o método de arquivamento deve ser escolhido levando-se em consideração a natureza dos documentos e a estrutura da entidade (guarde isso!).

Antes de entrar em cada um dos métodos, é importante ressaltar que pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.

• Sistema direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado.

Por exemplo, se você procura por um documento endereçado ao João e os documentos estão organizados alfabeticamente, basta ir à letra “J” para encontrá-lo.

• Sistema indireto é aquele em que, para se localizar um documento, é preciso, antes, consultar um índice ou código.

Quando se trata de planejar a organização do arquivo, os elementos constantes de um documento a considerar são nome (remetente, destinatário ou pessoa referida no documento), local, número, data e assunto.

Ou seja, é o elemento mais importante para cada caso que define como o arquivo será organizado: ordem alfabética, geográfica, numérica (simples ou cronológica) ou por assunto.

Não se preocupe, falaremos, com mais detalhes, sobre os principais métodos no decorrer dessa aula.


Aula 03


Voltando à questão, temos que “Nome, local, número, data e assunto são os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenação dos documentos de arquivo”. É exatamente o que acabamos de falar, não é?



Resolução:

Pelo que vimos até aqui, já é possível ver onde está o erro dessa questão, certo?

Ora, explicamos que o método de arquivamento deve ser escolhido de acordo com a natureza do documento e a estrutura da instituição. Portanto, seria incoerente pensar que só pode existir um único método de arquivamento para cada instituição.

Cada organização comporta diferentes tipos de documentos (cartas, notas fiscais, memorandos etc.), de diferentes gêneros (textuais, iconográficos, cartográficos etc.). Dessa forma, é difícil pensar que seria possível arquivá-los todos com o mesmo método.


Vamos aproveitar o espaço para dar uma visão geral dos principais métodos de arquivamento existentes. Em primeiro lugar, podemos dividi-los em duas grandes classes: métodos básicos e métodos padronizados.

Os métodos básicos são os mais utilizados e são baseados naqueles elementos de ordenação que discutimos anteriormente: nome, local, número, data e assunto.

Já, os métodos padronizados utilizam outros elementos de ordenação (p.ex.: cores), dependendo, assim, de equipamentos e acessórios especiais para sua organização.

Listamos abaixo os principais métodos de arquivamento:


Aula 03


Métodos Básicos

Alfabético

Geográfico

Numérico

Simples

Cronológico

Dígito-terminal

Ideográficos (Assunto)

Alfabéticos Enciclopédico

Dicionário

Numéricos

Duplex

Decimal

Unitermo

Métodos Padronizados

Variadex

Automático

Soundex

Mnemônico

Rôneo

Você deve estar se perguntando: terei que saber todos esses métodos de arquivamento?

Calma! A resposta é não – basta saber que eles existem.

A maioria das questões vai somente até o segundo nível de classificação (alfabético, numérico, geográfico e ideográfico), e será somente esse nível que trataremos na nossa aula.

31. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - O método alfabético é um dos métodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado.

Resolução:

Essa questão é bem fácil. Não precisamos nem saber muito sobre arquivologia para respondê-la, não é? De qualquer forma, vamos falar um pouquinho mais sobre o método alfabético.

Esse método é o mais simples de todos, é direto, e tem como elemento principal o nome. As fichas e pastas são dispostas na ordem alfabética, respeitando as regras gerais de alfabetação e ordenação (falaremos adiante sobre essas regras).


Aula 03


Em geral, o método alfabético é mais simples e barato, se comparado aos demais. Contudo, pode gerar erros de arquivamento quando o volume de documentos é muito grande, devido ao cansaço visual que pode causar.

32. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva para nomes de pessoas.

Resolução:

Essa questão é bem simples, mas também muito interessante.

A organização alfabética não é exclusiva para nomes de pessoas e pode ser usada, por exemplo, para nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais.


33. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) - De acordo com as regras de alfabetação, está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antônio

Resolução:

Essa questão e as três seguintes versam sobre as regras de alfabetação. Acreditamos que esse seja o principal detalhamento, entre os métodos de arquivamento, cobrado em provas de concurso.

São 13 regras que precisamos saber (não se assuste com a quantidade, pois a maioria delas é bem intuitiva):

1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Barbosa, João Cabral, Pedro Teixeira, Aníbal Teixeira, Bernardo


Aula 03


Atenção: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.

Castelo Branco, Vitor Monte Alegre, Carlos Villa-Lobos, Heitor

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um

substantivo.

Santa Rita, Flávia São Paulo, Carlos São Pedro, Felipe

Opa, com as três primeiras regras, já conseguimos matar nossa questão. Você consegue ver o erro?

Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antônio

A questão tentou fazer uma “pegadinha” com o sobrenome “Santos Cruz”. Observe que esse caso não se encaixa na regra 3, pois a palavra “Santos” não qualifica a palavra “Cruz” – são dois nomes sem nenhuma relação.

Dessa forma, a ordenação correta seria:

Bezerra, Alberto Luiz Cruz, Antônio Santos Moreira, Maria Madalena

Observe que seria diferente se tivéssemos “Santa Cruz”. Nesse caso, a alfabetação proposta estaria correta.


Vamos continuar com as regras...


Aula 03


4. As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.

Silveira, R. Sil-veira, Ricardo Silveira, Roberto

5. Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, não são considerados.

Albuquerque, Rosana d’ Almeida, Pedro de Couto, Arnaldo do

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.

Costa Filho, Jorge da Costa Neto, Jorge Damas-ceno Sobrinho, Carlos

Atenção: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de elemento de distinção.

7. Os títulos não são considerados na alfabetação, sendo colocados após o nome completo, entre parênteses.

Helena, Maria (Doutora) Marques, Armando (Juiz) Marques, Sílvia


Boy, John Freud, Sigmund Jung, Carl Gustav

9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.


Aula 03




10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai.

Arco y Molinero, Angel Del Oviedo y Baños, José de Pina de Mello, Francisco de Rios, Antonio de los


12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome.

Colegial (A) Embratel Fundação Getúlio Vargas Lib-rary of Congress (The) Monte Verde Peças e Acessórios

13. Nos títulos de congressos, conferência, reuniões, assembléias e assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

Conferência de Cirurgia Cardíaca (IV) Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo) Congresso de Geologia (3º)

Ufa! Parecia que não ia acabar mais, não é?


Aula 03


Pois ainda não acabou! (risos)

Além das regras de alfabetação, temos que ter em mente as regras de ordenação. São apenas duas (ainda bem).

Podemos ordenar os itens de duas formas:

1. Letra por letra

Monte Claro Monte Dourado Monteiro Monte Triste

2. Palavra por palavra

Monte Claro Monte Dourado Monte Triste Monteiro

Bom... essas são as regras. Sabemos que são muitas, mas sugerimos que as leia e releia algumas vezes. Você verá que, rapidamente, conseguirá absorvê-las, pois a maioria delas é bem intuitiva.

34. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) De acordo com as regras de alfabetação, está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: Barbosa Filho, Élson Vianna Neto, Milton Vianna Sobrinho, Milton

Resolução:

Não tem jeito, temos que lembrar as treze regras. Nesse caso, vamos relembrar a regra número 6: os sobrenomes que exprimem grau de parentesco são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.

Você pode notar, que é aplicação direta da regra.


Aula 03




Resolução:

Essa questão tentou confundir o candidato ao tratar das regras de ordenação (letra por letra e palavra por palavra).

Contudo, o erro está no mais básico, ou seja, na regra alfabética primária dos sobrenomes (regra de alfabetação 1).

O correto deveria ser:

Monteiro Montenegro Morro Alegre Morro Branco Morro Maior Morro Santo

Caro concurseiro, não tem segredo, temos que saber as regras de alfabetação. Portanto, leia, releia e, quando achar que já está sabendo, leia mais uma vez as 13 regras.

Pois se cair na prova, a banca vai exigir a direta aplicação das regras.

36. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) - A ordenação geográfica, que é típica do sistema direto, tem como elemento principal o correspondente.

Resolução:

Essa questão trata de outro método básico de arquivamento, denominado geográfico.


Aula 03


É um método direto, cujo elemento principal é o local.

Esse método pode ser ordenado de duas formas:

1. Nome do estado, cidade e correspondente

Amazonas Manaus (capital) Luiz Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Luiz Rio de Janeiro Campos Alberto Rio de Janeiro Campos Luiz São Paulo Lorena Luiz São Paulo São José dos Campos Carlos

Atenção: as capitais sempre devem estar em primeiro lugar, frente às outras cidades de um mesmo estado.

2. Nome da cidade, estado e correspondente

Campos Rio de Janeiro Alberto Campos Rio de Janeiro Luiz Lorena São Paulo Luiz Manaus (capital) Amazonas Luiz Rio de Janeiro (capital) Rio de Janeiro Luiz São José dos Campos São Paulo Carlos

Atenção: a regra das capitais não se aplica a esse tipo de ordenação.

Voltando à nossa questão, a ordenação geográfica é um sistema direto e tem como elemento principal o nome.


37. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex.

Resolução:


Aula 03


Nessa questão, a banca misturou dois métodos de arquivamento: geográfico e ideográfico.

Vamos falar sobre o método ideográfico (por assunto) logo mais. Já adiantamos que esse método pode ser subdividido como alfabético ou numérico. Entre os métodos ideográfico-numéricos, está o método duplex.

Não precisamos entrar nas especificidades desses métodos para responder nossa questão.

Acabamos de ver que o método que utiliza o lugar como elemento de ordenação é o geográfico.


38. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) - A disposição de processos por seu número é um método de classificação de documentos conhecido como duplex.

Resolução:

Vimos que a disposição de um processo por um número consiste no método de classificação numérico. O método duplex (não vale à pena entrar em seus detalhes) é um método ideográfico-numérico.


39. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) - Na organização feita segundo a origem dos documentos, o correto é dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomes dos órgãos ou das empresas, não considerando, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem.

Resolução:

Para responder essa questão temos que voltar às regras de alfabetação.

A regra 12 afirma que os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem.

Admite-se, no entanto, para facilitar a ordenação, que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome.


Aula 03



40. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) - No método de arquivamento ideográfico, o principal elemento adotado para a recuperação da informação é o assunto.

Resolução:

Vamos falar, agora, sobre o método ideográfico (=por assunto). Esse método tem como elemento principal o assunto.

Exemplo: Admissão de Pessoal Assistência Jurídica Imóveis

Não podemos confundir assunto com os tipos físicos dos documentos (espécies documentais), como correspondências, memorando, telegramas e relatórios. Estes podem até servir de subdivisão auxiliar, contudo, não são assuntos.

Exemplo: Admissão de Pessoal Assistência Jurídica

- Correspondências - Pareceres

Imóveis

Da mesma forma, não podemos confundir assunto com a procedência dos documentos, que pode, no máximo, ser utilizada como subdivisão.

Exemplo: Admissão de Pessoal - Departamento de Vendas - Fábrica Alvorada - Fábrica Primavera

Assistência Jurídica Imó-veis

Atenção: não existe um esquema padronizado de classificação por assunto, cada instituição deverá, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu próprio plano de classificação.


Aula 03


Vamos voltar à questão... no método ideográfico, o principal elemento adotado para a recuperação da informação é o assunto. É exatamente o que acabamos de ver.


41. (Cespe – Ministério da Educação e Cultura – Agente Administrativo – 2009) - O arquivamento horizontal permite consulta rápida e evita manipulação ou remoção de outros documentos.

Resolução:

Vamos falar, rapidamente, sobre os tipos de arquivamento.

A posição em que são dispostos fichas e documentos distinguirá os tipos de arquivamento em horizontal e vertical.

No tipo horizontal, os documentos são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes e escaninhos. Esse método muito utilizado para arquivar plantas, desenhos e mapas, assim como nos arquivos permanentes (onde a frequência de uso é menor).

Note que para consultar qualquer documento é necessário retirar os que se encontram sobre ele, dificultando a localização rápida das informações – por esse motivo, o uso do arquivamento horizontal é desaconselhável na fase corrente dos arquivos (onde a frequência de uso é maior).

Já o arquivamento vertical é caracterizado pela disposição dos documentos um atrás do outro, permitindo a rápida consulta, sem necessidade de remover outros documentos.


42. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) - Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convênios, correspondências, relatórios, processos, formulários e guias são exemplos da utilização do método de arquivamento por assunto.

Resolução:

Essa questão trata, justamente, da confusão que muitos fazem, classificando espécies documentais como se fossem assuntos.

Já vimos que isso está errado.


Aula 03


Espécies documentais como correspondências, relatórios, processos, formulários e guias não são assuntos e podem servir, no máximo, como subdivisões auxiliares.


Com essa questão, terminamos nossa aula de hoje, esperamos você na próxima, até lá...

e Fernando.


Aula 03


Lista de Questões

01. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - O arquivo corrente é constituído de documentos com grande possibilidade de uso e com valor primário.

02. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinação na gestão de documentos.

03. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - As atividades a seguir são rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituições; despachar documentos enviados por setores do órgão; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devolução do documento; prestar informações contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional.

04. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes.

05. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) Recebimento e classificação, registro e movimentação e conservação e preservação são rotinas de protocolo.

06. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) As atividades de registro, expedição, distribuição e movimentação são típicas do protocolo, apesar de essa última ter uma participação importante dos setores de trabalho do órgão/instituição.

07. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa - 2008) - O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.

08. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado


Aula 03


para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado.

Na situação em apreço, se o documento fosse um ofício de caráter ostensivo, ele não deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhado diretamente ao destinatário, que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo.

09. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público somente será realizada após autorização da presidência do órgão, e sancionada em instância superior: se federal, pela Casa Civil da Presidência da República; se estadual, pelo Gabinete do Governador.

10. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - A eliminação dos documentos pode ser feita, desde que, após a extinção do valor primário (administrativo, legal ou fiscal), os documentos não apresentem valor secundário (informativo ou probatório).

11. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - Na avaliação dos documentos, aplica-se o código de classificação de documentos de arquivo.

12. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) A destinação dos documentos é indicada pela tabela de temporalidade.

13. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Fazem parte das rotinas para destinação de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a serem eliminados; proceder à eliminação; elaborar termo de eliminação; elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária; operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário.

14. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - O instrumento resultante da atividade de avaliação é o catálogo seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanente ostensiva ou sigilosa, indicando os níveis legais de acesso a cada documento ou informação.


Aula 03


15. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - A destinação dos documentos é indicada pelo plano de classificação.

16. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) – O instrumento auxiliar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperação desses documentos denomina-se plano de classificação.

17. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) O arquivo intermediário, assim como o arquivo corrente, é constituído de documentos de valor primário.

18. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - Os documentos de idade intermediária são os que são consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso.

19. (CESPE – TRE/MG -Técnico Judiciário/Administrativa – 2009 - Adaptada) - O arquivo permanente é formado por documentos de valor administrativo, legal ou fiscal.

20. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, transferência e recolhimento.

21. (Cespe – Ministério da Educação e Cultura – Agente Administrativo – 2009) - Arquivamento é o conjunto das operações de acondicionamento e armazenamento de documentos.

22. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Documentos transferidos a arquivos intermediários devem conservar a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes.

23. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009) - O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediária é de 10 a 20 anos.

24. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos.


Aula 03


25. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo, descrição e publicação, conservação e referência.

26. (CESPE – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) - O tratamento da documentação permanente deve ser feito a partir da aplicação do princípio da territorialidade, um dos princípios fundamentais da arquivologia.

27. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) - Os procedimentos teóricos da arquivística indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior à sua classificação, a qual deve ter como base o plano de classificação da instituição.

28. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) - Uma das principais funções do arquivo é permitir o acesso rápido e eficiente aos documentos. Essa função somente pode ser cumprida se os documentos forem organizados de maneira lógica e racional, respeitando as características dos documentos de arquivo.

Quanto aos métodos de arquivamento, julgue o item subsequente.

O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que os produz ou recebe.

29. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) - Nome, local, número, data e assunto são os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenação dos documentos de arquivo.


31. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - O método alfabético é um dos métodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado.

32. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva para nomes de pessoas.


Aula 03


33. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) - De acordo com as regras de alfabetação, está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antônio

34. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) De acordo com as regras de alfabetação, está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: Barbosa Filho, Élson Vianna Neto, Milton Vianna Sobrinho, Marlene


36. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) - A ordenação geográfica, que é típica do sistema direto, tem como elemento principal o correspondente.

37. (CESPE – STJ -Técnico Judiciário – Área: Administrativa 2008) - O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex.

38. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) - A disposição de processos por seu número é um método de classificação de documentos conhecido como duplex.

39. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) - Na organização feita segundo a origem dos documentos, o correto é dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomes dos órgãos ou das empresas, não considerando, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem.


Aula 03


40. (CESPE – TRE/AL - Técnico Judiciário/Administrativo – 2009) - No método de arquivamento ideográfico, o principal elemento adotado para a recuperação da informação é o assunto.

41. (Cespe – Ministério da Educação e Cultura – Agente Administrativo – 2009) - O arquivamento horizontal permite consulta rápida e evita manipulação ou remoção de outros documentos.

42. (CESPE – ANAC - Técnico Administrativo – 2009) - Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convênios, correspondências, relatórios, processos, formulários e guias são exemplos da utilização do método de arquivamento por assunto.

GABARITO:

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 C E E C E C C E E C 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 E C C E E C C E E C 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 C C E C C E C C C E 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 C E E C E E E E C C 41 42 E E


Aula 03


Bibliografia








Arquivologia em Exercícios para Técnico Administrativo do MPU Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff

Aula 04


Introdução . ...................................................................................... 01 Tipologias documentais e suportes físicos .............................................. 02 Lista de questões . ............................................................................. 15 Bibliografia . ...................................................................................... 18

Introdução

Prezado Aluno,

Chegamos a nossa penúltima aula.

Hoje iremos encerrar o conteúdo exigido no edital e tratar da tipologia documental e dos suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos.

Essa aula vai sem bem light...

Posteriormente, em nossa última aula, faremos uma revisão dos tópicos mais importantes da disciplina e complementaremos com um simulado de questões inéditas.





Aula 04


Tipologias documentais e suportes físicos


Resolução:

Já vimos que o arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero (=a configuração que assume um documento, dependendo do sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo).

Ou seja, o documento pode ser textual, iconográfico, sonoro, audiovisual, informático, etc.

Somente com essa informação, já podemos responder a questão. O item está correto.

Contudo, vamos dar um passo adiante e lembrar que o arquivo também é composto de documentos que podem ser confeccionados por diversos tipos de material, sobre os quais as informações são registradas (=suporte).

São exemplos disso: papel, filme, disco ótico, disco magnético etc. Vamos dar especial atenção, nas próximas questões, a um tipo específico de suporte, o microfilme.


Resolução:

Não vá confundir os gêneros de documentos. Vamos ajudá-lo a recordar os mais importantes:

• escritos ou textuais: textos manuscritos, datilografados ou impressos;

• cartográficos: representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis etc.);


Aula 04


• iconográficos: suporte sintético, em papel emulsionado, como fotografias, diapositivos, desenhos etc.;

• filmográficos: películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagens, com ou sem sonorização, contendo imagens em movimento;

• sonoros: registros fonográficos (discos e fitas magnéticas);

• micrográficos: documentos resultantes de microrreprodução de imagens (microfilme, microficha, rolo etc.); e

• informáticos: tratados e armazenados em sistemas computacionais (disquete, CD-ROM, DVD-ROM, HD etc.).

Voltando à questão, filmes cinematográficos e as fitas de vídeo fazem parte do gênero filmográfico, e não do iconográfico.



Resolução:

Na primeira questão desta aula, falamos que o arquivo é composto de documentos que podem ser confeccionados por diversos tipo de material, sobre os quais as informações são registradas (=suporte).

Muitas vezes, dentro do ciclo de vida de um documento, esse suporte pode ser alterado devido a questões funcionais, administrativas ou legais. Por exemplo, podemos querer microfilmar certos documentos para economizar espaço ou garantir a preservação de originais passíveis de destruição.

Nesse sentido, é preciso observar que a adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de determinados critérios:

1. questões legais concernentes à alteração do suporte, observandose as garantias jurídicas, a normalização dos procedimentos, as


Aula 04


especificações e os padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira e por organismos internacionais;

2. capacidade de recuperação das informações antes e depois de processar a alteração do suporte;

3. custo da operação;

4. definição da melhor técnica, de forma a assegurar a qualidade da reprodução, a durabilidade do novo suporte e o acesso à informação;

5. existência de depósitos e equipamentos de segurança que venham a garantir a preservação do novo suporte.

Ou seja, organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao estudo da viabilidade econômica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espaço e recursos financeiros do órgão, além do cálculo dos equipamentos, materiais e acessórios necessários.

Deve-se, ainda, verificar as instalações dos arquivos de segurança, bem como as condições de tratamento técnico, armazenamento e acesso às informações.

Somente a partir desses procedimentos, recomenda-se propor as eventuais alterações de suporte documental.



Resolução:

Os itens trazidos no enunciado dizem respeito à espécie documental.

O tipo documental é a divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, exemplos de tipos documentais: cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos. Portanto, item errado.



Aula 04


Resolução:

Vamos tratar, agora, de um tipo especial de suporte: o microfilme.

A microfilmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em formato micrográfico (microfilme ou microficha).

A primeira e mais importante razão para justificar o uso da microfilmagem é a economia de espaço. O microfilme é uma imagem reduzida de uma forma maior; é, portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer.

Podemos resumir as vantagens do microfilme nos seguintes pontos:

• economia de espaço; • acesso fácil e rápido; • segurança e garantia da confidencialidade das informações; e • durabilidade.

A regulamentação desse processo reprográfico está na Lei no 5.433/68 e no Decreto no 1.799/96.

Aconselhamos que leia esses dois normativos – somados, não chegam a cinco páginas. O CESPE tira a maioria das questões de microfilmagem diretamente dessas normas.

Voltando à questão, temos que a microfilmagem é a produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. É exatamente isso.



Resolução:

Essa questão está completamente errada.


Aula 04


Vimos que as vantagens da microfilmagem são a redução sensível de espaço; o acesso fácil e rápido; a segurança e a garantia da confidencialidade das informações; e a durabilidade.

Não faz sentido falar que documentos microfilmados podem prescindir da organização arquivística e do estabelecimento de um programa de avaliação e seleção do acervo documental, pelo simples fato de serem parte do arquivo.

Ou seja, independente do gênero ou do suporte documental, todos os documentos que compõem o arquivo devem ser organizados de acordo com as técnicas arquivísticas e submetidos às atividades inerentes a gestão do arquivo, como classificação, arquivamento, avaliação e destinação.

Portanto, cuidado, microfilme é um documento do arquivo e deve ser tratado como tal.


Resolução:

Vimos que o microfilme é reconhecido legalmente no Brasil, pela Lei no 5.433/68 e pelo Decreto no 1.799/96.

O art. 1º da Lei no 5.433/68 fala que:

“É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.”

Já o art. 1º do Decreto no 1.799/96 traz que:

“A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.”

O mesmo decreto define no art. 2º que:


Aula 04


“Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.”



Resolução:

Essa questão é retirada diretamente do Decreto no 1.799/96.

Veja só...

“Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.”

Não há muito que comentar, a leitura direta do decreto é auto-explicativa.

Ou seja, documentos em fase corrente podem ser microfilmados, independentemente disso,esses documentos não podem ser eliminados até a sua destinação (recolhimento para o arquivo permanente ou eliminação) final.


09. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem não deve ser realizada quando houver intenção de eliminar os originais, pois tal processo não pode, em circunstância alguma, ter validade em juízo.

Resolução:

Essa questão também é consequência direta da legislação.

O artigo 1º, § 1º, da Lei no 5.433/68 traz:


Aula 04


“Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.” (grifo nosso)

Viu como é importante ler essas 4 ou 5 páginas de legislação?

Bom... a questão está errada pois afirma que a microfilmagem não tem validade em juízo.


Resolução:

Opa, mais uma vez, a questão foi retirada diretamente do Decreto no 1.799/96. Veja o que diz o art. 13...

“Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.”


Esperamos ter convencido você, pelo menos, a dar uma olhadinha na Lei no 5.433/68 e no Decreto no 1.799/96.


Resolução:

A lógica da microfilmagem é justamente trazer segurança e garantia da confidencialidade e durabilidade das informações, ou seja, se antecipar à deterioração do documento.

Assim, espera-se que a microfilmagem seja feita antes do documento estar deteriorado e não depois.

Logo o item está errado.


Aula 04



Resolução:

Como vimos nas aulas passadas, o arquivo permanente, além da guarda, deve se preocupar também com a preservação dos documentos da instituição, de forma a garantir que os valores secundários (histórico e cultural, probatório e informativo), inerentes a essa idade do arquivo, não sejam perdidos.

A preservação de documentos envolve três atividades: conservação, armazenamento e restauração.

O principal objetivo da conservação é estender a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais próximo possível do estado físico em que foram criados.

O armazenamento é a guarda ou acondicionamento de documentos em depósitos.

Já, a restauração tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do documento.

Voltando à questão, a preservação não é a função arquivística que permite a agilização do acesso aos documentos, é o conjunto de atividades de conservação, armazenamento e restauração que permitem preservar os documentos do arquivo permanente.



Resolução:


Aula 04


Como vimos, a conservação promove a preservação dos documentos. Ou seja, por meio de adequado controle ambiental e tratamento físico ou químico, procura-se prevenir a deterioração dos documentos.

Chamamos de controle ambiental o conjunto de procedimentos para criação e manutenção de ambiente de armazenamento propício à preservação, compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da luminosidade, bem como prevenção de infestação biológica, procedimentos de manutenção, segurança e proteção contra fogo e danos por água.

Há uma série de tratamentos e técnicas que podem ser utilizadas na conservação dos documentos.

A doutrina da Marilena Leite Paes (que o CESPE adora) cita quatro principais operações de conservação: desinfestação, limpeza, alisamento, restauração ou reparo.




• Restauração ou reparo: Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados.

Atenção: apesar de alguns autores considerarem restauração como atividade distinta da conservação, o CESPE segue a doutrinadora Marilena Leite Paes, que considera essa atividade como parte da conservação de documentos.


• Climatização: Processo de adequar, por meio de equipamentos, a temperatura e a umidade relativa do ar a parâmetros favoráveis à preservação dos documentos.


Aula 04





Com base no que acabamos de ver, a questão está correta.


Resolução:

Podemos resolver essa questão, facilmente, com o que acabamos de ver.

Falemos que, para o CESPE, as quatro principais operações de conservação são desinfestação, limpeza, alisamento, restauração ou reparo.



Resolução:

Depois do que vimos, essa questão ficou fácil...

A conservação está diretamente relacionada ao local de guarda, devido aos fatores que influenciam diretamente a vida dos documentos, como luminosidade, umidade, temperatura, pragas (insetos e microorganismos), poluição etc.

Ou seja, a localização do arquivo é fundamental para sua preservação.



Aula 04



Resolução:

Como vimos na questão anterior, a conservação está diretamente relacionada ao local de guarda dos documentos e às variáveis climáticas aos quais estão submetidos.

Não é importante para você entrar em detalhes técnicos de como conservar documentos. Contudo, tenha em mente alguns pontos importantes, que, na realidade, são bem intuitivos.

Luminosidade: deve-se procurar usar luz artificial (com parcimônia), enquanto que a luz do dia deve ser evitada, pois acelera o desaparecimento da tinta e enfraquece o papel.

Umidade: ar muito seco enfraquece o papel e ambientes muito úmidos causam o aparecimento de mofo, o ideal é uma umidade intermediária (45%-60%).

Temperatura: não deve sofrer muitas oscilações – ambientes muito quentes podem destruir a fibra do papel.

Ou seja, o ideal sempre é o meio termo: nem muito frio, nem muito quente; nem muito seco, nem muito úmido. A única exceção é a luminosidade, que sempre deve ser pouca.

Voltando à questão, umidade alta e temperatura baixa não são condições ideais para a preservação dos documentos arquivísticos em papel.

Portanto, o item está errado. 17. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variações de temperatura e a poeira são, a médio e longo prazos, prejudiciais à conservação dos documentos.

Resolução:

Quanto à conservação dos documentos:


Aula 04





Portanto, item está correto.


Resolução:

Vimos que desinfestação, limpeza, alisamento e restauração são técnicas de conservação de documentos.



Resolução:

Essa questão trata de um dos métodos de restauração de documentos: silking.

Não vamos entrar na descrição dos métodos de restauração, pois não é necessário para sua prova. Contudo, vamos citá-los:

• Silking • Banho de gelatina • Tecido • Laminação • Laminação manual • Encapsulação


Aula 04


Voltando à questão, o silking não é um método de desinfestação que combate os insetos, é um método de restauração.

Portanto o item está errado.


Resolução:

A primeira parte da questão está perfeita, pois realmente temperatura, umidade, pragas etc. são agentes que podem degradar os documentos.

No entanto, a restauração não visa preservar os documentos, muito menos garante totalmente que cessam as causas de deterioração. A restauração objetiva recuperar os documentos.



Aula 04


Lista de Questões









9. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) - Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem não deve ser realizada


Aula 04


quando houver intenção de eliminar os originais, pois tal processo não pode, em circunstância alguma, ter validade em juízo.











Aula 04




GABARITO:

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 C E C E C E E C E E 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 E E C C E E C E E E


Aula 04


Bibliografia








O t o n i e l R o c h a , C P F : 0 6 1 6 7 7 8 0 4 0 4


Aula 05


Introdução ........................................................................................ 01 Revisão dos principais tópicos de Arquivologia ....................................... 02 Simulado .......................................................................................... 12 Resolução de questões ....................................................................... 17 Bibliografia ....................................................................................... 30

Introdução

Prezado Aluno, Finalmente chegamos à nossa última aula. Nosso objetivo, hoje, é revisar tudo que aprendemos e avaliar, por meio de um simulado, se esse conhecimento está sedimentado. Assim, começaremos nossa aula com uma rápida revisão dos principais tópicos de arquivologia. Posteriormente queremos que tente resolver, sem consultar nada, 30 questões que ainda não trabalhamos em nossas aulas. Finalmente, queremos que veja as questões que acertou/erro e, principalmente, entenda o porquê dos seus acertos/erros. Para isso, comentamos essas questões no final da aula. Preparado? Pois chega de papo e mãos a obra!



Aula 05


Revisão dos principais tópicos de Arquivologia

Faremos, agora, uma breve revisão dos principais conceitos que vimos nos últimos dias. Dentro do tópico “conceitos fundamentais de arquivologia”, a banca sempre traz questões envolvendo a definição de Arquivo. Portanto, temos que ter em mente que: Arquivo pode ser definido como a designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação. Guarde, especialmente, os dois pontos destacados acima:

1. O arquivo é caracterizado pela natureza orgânica que existe entre seus documentos, que surge em função das atividades da administração. Não se compreende o documento de arquivo fora do meio que o produziu.

2. Os documentos servem de prova das transações realizadas pela instituição.

Atenção: documentos de arquivo não podem ser colecionados, pois fazem parte de um conjunto orgânico. Portanto, uma coleção particular, reunida por uma pessoa ou instituição (ex.: museus e bibliotecas) não pode ser considerada como arquivo.

Outro ponto sempre cobrado nas provas se refere ao valor primário e ao valor secundário dos arquivos. O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. O valor secundário é atribuído ao valor histórico, probatório e informativo, que o documento conserva para a entidade que o produziu e para terceiros. Um assunto que está diretamente relacionado ao valor do arquivo é a Teoria das Três Idades. Sobre isso, você tem que saber quais são as características dos arquivos correntes, intermediários e permanentes.



Aula 05


• Arquivo corrente (=primeira idade): documentos com valor primário e consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.

• Arquivo intermediário (=segunda idade, “limbo”, “purgatório”): documentos que ainda conservam seu valor primário, mas deixaram de ser consultados frequentemente, aguardam sua destinação final.

• Arquivo Permanente (=terceira idade): documentos que perderam todo valor primário, que se conservam em razão de seu valor secundário, constituindo, assim, meios de conhecer o passado e a evolução da organização e da sociedade.

Atenção: documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. O CESPE, em suas questões, adora associar os conceitos de valor dos documentos com as diferentes idades do arquivo. Pode ter certeza, que uma questão sobre isso é certa na sua prova!

Ainda dentro de “conceitos fundamentais de arquivologia”, outro ponto bastante explorado é a classificação dos documentos com relação à natureza do assunto, que pode ser:

• Documento ostensivo: trata de assunto sem qualquer restrição legal de acesso.

• Documento sigiloso: aquele que, pela natureza de seu conteúdo, deve ser de conhecimento restrito.

Lembre, ainda, que os documentos sigilosos se subdividem em quatro graus de sigilo: reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto, sendo esse grau crescente do primeiro para o último. Continuando nesse contexto, o CESPE costuma elaborar questões sobre os direitos de acesso aos documentos sigilosos.

Sobre isso, temos que saber que, mesmo que o conteúdo de um documento seja sigiloso, o cidadão pode acessar esse documento em duas situações:

• Naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular

ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade competente; e



Aula 05


• Naquilo que não diga respeito à própria pessoa, ao seu interesse

particular ou ao interesse coletivo ou geral, mas que seja indispensável à defesa de seu direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal, mediante autorização judicial.

Finalmente, um último destaque, dentro do primeiro tópico do edital, são as questões que misturam os conceitos de arquivo especial com arquivo especializado. Portanto, tenha em mente essa diferença:

Arquivo especial Arquivo especializado

documentos de formas físicas diversas (iconográficos, cartográficos, audiovisuais etc.) ou de suportes específicos (CD, DVD, microfilme etc.)

documentos de determinado assunto, independentemente da forma física, como arquivos médicos, de imprensa e militares.

Vamos passar, agora, para o tópico “gerenciamento da informação e a gestão de documentos”. Aqui temos que prestar atenção, principalmente, às três fases básicas da gestão de documentos.

1. Produção: elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.

2. Utilização: atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro,

distribuição e tramitação), expedição, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, nessa fase, são elaboradas as normas de acesso à documentação e à recuperação de informações.

3. Avaliação e destinação: análise dos documentos para estabelecer seus

prazos de guarda, determinando quais serão recolhidos ao arquivo permanente e quais serão eliminados.

Queremos que você tome bastante cuidado, principalmente, com as duas últimas fases. Um tipo de “pegadinha” muito comum do CESPE é misturar atividades e fases, dizendo, por exemplo, que a classificação faz parte da fase de avaliação ou que a tramitação faz parte da fase de destinação. Ainda “brincando” com as diferentes atividades de cada fase, a banca costuma explorar bastante o que faz parte do Protocolo. Portanto, guarde bem: o protocolo executa os procedimentos de recebimento, classificação, registro e movimentação dos documentos.



Aula 05


Vejamos um quadro que ilustra as diferentes fases do arquivo...

Dentro da “gestão de documentos”, há outro assunto que é muito cobrado nas provas: arquivamento, mais precisamente, os métodos de arquivamento. Os métodos de arquivamento têm a tarefa de organizar o arquivo, de acordo com a natureza dos documentos e com a estrutura da entidade, de forma a permitir que os documentos sejam eficientemente acessados. Esses métodos podem pertencer a dois grandes sistemas: direto (busca da documentação é feita diretamente no local onde está guardado) ou indireto (busca é feita mediante consulta de um índice ou código) Algo importante para a sua prova é saber quais são os diferentes métodos existentes.

Métodos Elemento principal a

ser consultado no arquivo é...

Sistema

Básicos

Alfabético Nome direto

Geográfico procedência ou local direto

Numérico Número direto e indireto

Ideográfico Assunto indireto



Aula 05


Padronizados Variadex, Automático, Soundex, Rôneo e Menmônico

indireto

Aproveitando o embalo, vamos relembrar as regras de alfabetação. Acreditamos que esse seja o principal detalhamento, entre os métodos de arquivamento, cobrado em provas de concurso. São 13 regras que precisamos saber (não se assuste com a quantidade, pois a maioria delas é bem intuitiva):




4. As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Silveira, R. Silveira, Ricardo Silveira, Roberto



Aula 05


5. Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, não são considerados. Albuquerque, Rosana d’ Almeida, Pedro de Couto, Arnaldo do

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Costa Filho, Jorge da Costa Neto, Jorge Damasceno Sobrinho, Carlos Atenção: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de elemento de distinção.

7. Os títulos não são considerados na alfabetação, sendo colocados após o nome completo, entre parênteses. Helena, Maria (Doutora) Marques, Armando (Juiz) Marques, Sílvia


Boy, John Freud, Sigmund Jung, Carl Gustav

9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O

mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.





Aula 05


10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai. Arco y Molinero, Angel Del Oviedo y Baños, José de Pina de Mello, Francisco de Rios, Antonio de los


12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome. Colegial (A) Embratel Fundação Getúlio Vargas Library of Congress (The) Monte Verde Peças e Acessórios

13. Nos títulos de congressos, conferência, reuniões, assembléias e assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Conferência de Cirurgia Cardíaca (IV) Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo) Congresso de Geologia (3º)

Ainda no segundo tópico, outro ponto muito importante refere-se às normas criadas pela instituição para fixar diretrizes e prazos para destinação dos documentos, denominadas instrumentos de destinação. Existem dois principais instrumentos de destinação: tabela de temporalidade e lista de eliminação.



Aula 05


• Tabela de Temporalidade: determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes. Guarde bem esse instrumento, pois é o “preferido” do CESPE.

Atenção: não há um prazo genérico pré-definido para que os documentos permaneçam nos arquivos correntes e intermediários. Cada caso é um caso.

• Lista de Eliminação: consiste em uma relação específica de

documentos a serem eliminados de uma só vez (necessita aprovação da autoridade competente).

Dentro da fase de avaliação e destinação, outro ponto que merece destaque é a diferença entre transferência e recolhimento. Transferência é passagem do arquivo corrente para o intermediário e recolhimento é passagem para o arquivo permanente.

No que se refere ao tópico do edital “arquivo permanente”, o que importa saber são as suas funções: reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos sob sua custódia. E mais importante ainda, o que quer dizer cada uma delas.

• Arranjo: consiste na reunião e ordenação adequada dos documentos no arquivo permanente.

• Descrição e publicação: são instrumentos de pesquisa para a

localização dos documentos no acervo, que permitem a consulta e divulgação.

• Conservação: medidas de proteção dos documentos e do seu

lugar de guarda.

• Referência: consiste nas políticas de acesso e uso dos documentos.

Mais uma vez, não podemos confundir o que quer dizer cada atividade. Por exemplo, uma “pegadinha” clássica é dizer que referência se refere aos instrumentos de pesquisa. Não erre isso!



Aula 05


Atenção: ao tratar do arquivo permanente, deve-se sempre levar em consideração o princípio da proveniência (=respeito aos fundos).

Já no último tópico do edital, “tipologias documentais e suportes físicos”, destacamos alguns pontos importantes sobre microfilmagem. Microfilmagem é um processo reprográfico autorizado pela Lei 5.433/68 e pelo Decreto 1.799/96, que consiste na produção de imagens fotográficas de um documento em formato altamente reduzido. As principais vantagens desse processo são a redução sensível de espaço; o acesso fácil e rápido; a segurança e a garantia da confidencialidade das informações; e a durabilidade. Atenção: microfilme tem o mesmo valor legal do documento original. (Art. 1º, § 1º, da Lei 5.433/68) Ainda sobre esse assunto, um ponto que pode confundir o candidato é a falsa impressão que os documentos com valor de guarda permanente poderão ser eliminados, após a microfilmagem. Isso não é verdade, pelo menos para os documentos oficiais e públicos, que deverão ser recolhidos ao arquivo público ou preservados pelo próprio órgão detentor.

A preservação de documentos envolve três atividades:

1. Conservação: estender a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais próximo possível do estado físico em que foram criados;

2. Armazenamento: guardar ou acondicionar documentos em depósitos;

3. Restauração: revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do

documento. No que se refere à conservação, há quatro principais técnicas de tratamento usualmente cobradas pelo CESPE:





Aula 05



• Restauração ou reparo: Conjunto de procedimentos específicos para recuperação e reforço de documentos deteriorados e danificados. Atenção: apesar de alguns autores considerarem restauração como atividade distinta da conservação, o CESPE segue a doutrinadora Marilena Leite Paes, que considera essa atividade como parte da conservação de documentos.


• Climatização: Processo de adequar, por meio de equipamentos, a

temperatura e a umidade relativa do ar a parâmetros favoráveis à preservação dos documentos.






Aula 05


Simulado Bom, agora que você já fez uma rápida revisão dos conceitos que tratamos ao longo do curso, nossa sugestão é que tente resolver essas 30 questões sem pesquisar o restante do material. Tudo bem? Depois, veja seu resultado, confira com a resolução proposta nas páginas posteriores e, finalmente, visualize que tópicos da matéria precisam ser revisitados com mais calma. Vamos lá!

01 (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista é considerado, de acordo com a legislação, arquivo público. 02. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) - Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz. 03. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas características dessa fase, ser centralizado em um único lugar no órgão público ou empresa privada. 04. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporária é sinônimo de arquivo intermediário. 05. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos semiativos, que não precisam ser mantidos próximos aos usuários diretos. 06. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento.



Aula 05


07. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Manuscritos colecionados por uma instituição podem ser considerados arquivos. 08. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da história. 09. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos. 10. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) As funções de criação, avaliação, aquisição, classificação, descrição, difusão e preservação se fundamentam no princípio arquivístico da proveniência. 11. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) Os objetivos de produção dos arquivos estão relacionados às questões administrativas, funcionais e legais. 12. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. 13. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - A gestão de documentos é aplicada originalmente na idade permanente. 14. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) A gestão de documentos é um dos elementos da gestão da informação em um órgão público ou empresa privada e se distingue dos outros estoques informacionais pela natureza e pelas características do documento de arquivo. 15. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Na gestão de documentos, a fase de produção refere-se à elaboração de documentos resultantes de atividades de um órgão ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias. 16. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) A passagem pelo arquivo intermediário indica que o documento vai ter como destinação final a eliminação.



Aula 05


17. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) A inclusão de dados sobre o documento em uma base de dados é conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes. 18. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de classificação, registro, avaliação e empréstimo de documentos. 19. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) – O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função é conhecido como distribuição. 20. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A principal função da avaliação é a eliminação de documentos. 21. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, é restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorização da instituição que os acumulou. 22. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os prazos de prescrição e decadência de direitos, que podem ser verificados na legislação em vigor, são elementos importantes para o trabalho de avaliação de documentos. 23. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, arquivamento e acondicionamento. 24. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) Os documentos na fase intermediária, ou segunda idade dos arquivos são recebidos por transferência dos arquivos correntes. 25. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de guarda temporária devem ser mantidos por cinco anos. 26. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Arranjo, descrição, publicação, preservação, avaliação, criação e referência são atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes.



Aula 05


27. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situação, o método de arquivamento adotado denomina-se onomástico. 28. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) - De acordo com as regras de alfabetação, está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: D’Almeida, Paulo D’Andrade, Roberto D’Carmo, Anísio 29. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como da preservação dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem não permite a eliminação dos documentos originais. 30. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) Acondicionamento é a sequência de operações intelectuais e físicas que corresponde à guarda ordenada de documentos.



Aula 05


GABARITO:

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 C E E C C C E C C C 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 C E E C C E E E E E 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 E C E C E E E E



Aula 05


Resolução de questões 01 (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) O acervo arquivístico acumulado pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista é considerado, de acordo com a legislação, arquivo público. Resolução: O arquivo acumulado pela administração indireta, incluindo empresas estatais, é considerado arquivo público, logo a questão está correta.

02. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) - Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz. Resolução: Guarde bem: Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou consultados frequentemente, ao contrário do que afirma o enunciado. Portanto, item errado.

03. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas características dessa fase, ser centralizado em um único lugar no órgão público ou empresa privada. Resolução: Apesar de os arquivos correntes poderem ser centralizados, essa não é necessariamente a regra. Lembre que nessa fase os documentos são frequentemente acessados e portanto, a descentralização pode ser utilizada para dar maior agilidade à gestão dos documentos. Finalmente, não esqueça que, em suas fases, intermediária e permanente, os arquivos devem ser centralizados, embora possam existir depósitos de documentos fisicamente separados.



Aula 05


Idade do arquivo

Valor predominante

Frequência de uso

Localização




O item está, portanto, errado.

04. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporária é sinônimo de arquivo intermediário. Resolução: Exatamente. A permanência dos documentos no arquivo intermediário é transitória, portanto, temporária. Lembre-se, por isso, o arquivo intermediário é também chamado de “limbo” ou “purgatório”. Os documentos são mantidos no arquivo intermediário, onde aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

05. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos semiativos, que não precisam ser mantidos próximos aos usuários diretos. Resolução: Correto. Os arquivos intermediários são aqueles que ainda possuem valor primário, mas não são utilizados com frequência, não precisando, portanto, ser mantidos próximos aos usuários.

06. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento. Resolução: O enunciado está perfeito. O documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Eles atestam e comprovam as atividades do órgão ou instituição que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas atividades. Seu conjunto deve retratar a estrutura e as funções do órgão gerador / acumulador. Portanto, item correto.



Aula 05


07. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Manuscritos colecionados por uma instituição podem ser considerados arquivos. Resolução: Já percebeu onde está o erro? Ora, não há possibilidade de coleção nos arquivos, pois é fundamental a relação orgânica entre seus elementos, os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e atividades de uma administração. Uma das características básicas dos arquivos é que o conjunto de documentos deve ter relação orgânica e origem em decorrência do exercício de atividades específicas das entidades que os produziram e receberam. Portanto, não se considera arquivo uma coleção particular, reunida por uma pessoa ou instituição. A questão está errada.

08. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - A principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da história. Resolução: Outra questão que cobra o conhecimento do art. 1º da Lei nº 8.159, de 1991. Mas, vamos um pouquinho além. Inicialmente, devemos salientar que o § 3º do art. 8º da Lei nº 8.159, de 1991, dispõe que os conjuntos de documentos públicos de valor histórico, probatório e informativo devem ser definitivamente preservados. (arquivos permanentes, lembra-se?) Vamos recordar também os valores dos documentos: O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. Já, o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.



Aula 05


Nesse sentido, tendo em vista o valor primário, os arquivos têm como finalidade principal, apoiar a administração a qual pertencem, promovendo programas de gestão de documentos, para que estes cumpram com suas finalidades. Em um segundo momento, os arquivos têm a finalidade de recolher, preservar e dar acesso aos documentos que possuam um valor histórico, cultural, informativo, de prova etc. (valor secundário) Portanto, a questão está certa.

09. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos. Resolução: Ao se tratar de arquivo permanente (=terceira idade), deve-se sempre levar em consideração o princípio da proveniência, ou seja, o respeito aos fundos. O arranjo, por sua vez, consiste na reunião e ordenação adequada dos documentos no arquivo permanente. Desta forma, respeitando-se o princípio da proveniência, o arranjo feito deverá espelhar a estrutura e a administração do órgão que os produziu. Portanto, o item está certo.

10. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) As funções de criação, avaliação, aquisição, classificação, descrição, difusão e preservação se fundamentam no princípio arquivístico da proveniência. Resolução: A gestão de documentos dentro de um arquivo deve objetivar a manutenção da individualidade, do caráter orgânico desse arquivo (=respeito aos fundos). Ou seja, estamos falando do princípio da proveniência, portanto, o item está correto.

11. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) Os objetivos de produção dos arquivos estão relacionados às questões administrativas, funcionais e legais. Resolução:



Aula 05


Perfeito. O objetivo primordial da produção dos arquivos está relacionado ao seu valor primário, ou seja, às questões administrativas, funcionais e legais. Logo, o item está correto.

12. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Resolução: Documentos iconográficos: suporte sintético, em papel emulsionado, como fotografias, diapositivos, desenhos etc.; documentos cartográficos: representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis etc.). Portanto, item errado.

13. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - A gestão de documentos é aplicada originalmente na idade permanente. Resolução: A idade permanente corresponde à última fase do ciclo de vida do documento, portanto, a gestão documental não começa aí, é lógico. A gestão documental deve envolver todas as fases do ciclo de vida do documento. Ou seja, “começar do começo” – na fase corrente. Portanto a assertiva está errada.

14. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) A gestão de documentos é um dos elementos da gestão da informação em um órgão público ou empresa privada e se distingue dos outros estoques informacionais pela natureza e pelas características do documento de arquivo. Resolução: Perfeito. Item correto. A gestão de documentos realmente faz parte da gestão de informações de uma instituição, guardando as peculiaridades inerentes à arquivologia que discutimos ao longo do nosso curso.

15. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Na gestão de documentos, a fase de produção refere-se à elaboração de documentos resultantes de atividades de um órgão ou setor e contribui para que sejam



Aula 05


criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias. Resolução: Essa questão trata da fase de produção de documentos. Pelo que já estudamos, fica fácil respondê-la, não? Veja só... Vimos que a fase de produção refere-se à elaboração de documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Além disso, falamos que uma importante característica dessa fase é a otimização da criação de documentos, evitando duplicações e a emissões de vias desnecessárias. Portanto, o item é correto.

16. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) A passagem pelo arquivo intermediário indica que o documento vai ter como destinação final a eliminação. Resolução: Opa... calma aí... A passagem pelo arquivo intermediário não indica necessariamente que o documento vai ser eliminado, pois seu destino pode ser também a guarda no arquivo permanente. Logo, questão errada.

17. (CESPE – MMA - Agente Administrativo – 2009) A inclusão de dados sobre o documento em uma base de dados é conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes. Resolução: Temos que checar se as atividades são do tipo RE-CLA-RE-MO. Lembra desse mnemônico? São as atividades de Recebimento, Classificação, Registro e Movimentação dos documentos Nessa questão, temos:



Aula 05



Conservar e preservar os documentos não fazem parte das atividades de recebimento, classificação, registro ou movimentação. Portanto, o item está errado.

18. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de classificação, registro, avaliação e empréstimo de documentos. Resolução: Mais uma questão sobre as atividades do protocolo... Lembre do Re-Cla-Re-Mo! Pois bem, avaliação não faz parte das atividades do protocolo, logo o item está errado.

19. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) – O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função é conhecido como distribuição. Resolução: O curso do documento desde sua produção até o cumprimento da sua função constitui toda a gestão do documento corrente e não somente a distribuição que é uma das atividades do protocolo. Portanto, item incorreto.

20. (CESPE – Defensoria Pública da União - Arquivista – 2010 - Adaptada) - A principal função da avaliação é a eliminação de documentos. Resolução: A avaliação é o processo de analisar o valor e a frequência de uso do documento, com objetivo de definir sua destinação.



Aula 05


Essa destinação, como vimos, pode ser a guarda no arquivo permanente ou a eliminação. Dessa forma, está errado falar que a principal função da avaliação é a eliminação de documentos.

21. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, é restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorização da instituição que os acumulou. Resolução: Ora, por natureza, os documentos mantidos nos arquivos permanentes são providos de valor histórico-cultural, ou seja, servem para consulta. Portanto, o item está errado.

22. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) - Os prazos de prescrição e decadência de direitos, que podem ser verificados na legislação em vigor, são elementos importantes para o trabalho de avaliação de documentos. Resolução: Vimos que a avaliação é o processo de análise de documentos, visando a estabelecer sua destinação (guarda temporária ou permanente, ou eliminação), de acordo com os valores primários e secundários que lhes são atribuídos. Além disso, também falamos de alguns pontos-chave que devem ser considerados nesse processo. Um deles refere-se aos prazos de prescrição e decadência de direitos. Ora, isso tudo é bem lógico, não? Temos que levar em contas os prazos prescricionais e decadenciais antes de eliminar um documento. Pense no seu imposto de renda. Você não tem que guardar todos os documentos por, pelo menos, cinco anos? Portanto, o item está certo.

23. (CESPE – TRE/GO - Técnico Judiciário /Administrativa – 2009 - Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente



Aula 05


para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, arquivamento e acondicionamento. Resolução: Arquivamento e Acondicionamento? Nada a ver! Arquivamento, como vimos, é uma das fases da gestão de documentos, que consiste no conjunto de operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Acondicionamento são as formas de embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso. Sabemos que os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermediário e deste para o permanente são denominados, respectivamente, transferência e recolhimento. Portanto, o item está errado.

24. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) Os documentos na fase intermediária, ou segunda idade dos arquivos são recebidos por transferência dos arquivos correntes. Resolução: Vamos lembrar da diferença entre transferência e recolhimento.

• Transferência: passagem do arquivo corrente para o intermediário.

• Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o permanente.



Aula 05




corrente





- eliminação

Logo o item está correto.

25. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de guarda temporária devem ser mantidos por cinco anos. Resolução: Os prazos de guarda são baseados em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim dos quais a destinação é efetivada (recolhimento para guarda permanente ou eliminação). Esses prazos são definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordo com o tipo de documento em questão. Portanto, está errado afirmar genericamente que o prazo de guarda temporária (arquivo intermediário) é de 5 anos. Logo, questão errada.

26. (CESPE – ANVISA -Técnico Administrativo – 2007) - Arranjo, descrição, publicação, preservação, avaliação, criação e referência são atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes. Resolução: Lembra do nosso mnemônico com as funções do arquivo permanente? De-Co-Re-Ar?



Aula 05


Pois bem... Essa é mais uma questão sobre as atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes. Vejamos:

• arranjo • descrição e publicação • preservação (=conservacão) • avaliação (?) • criação (?) • referência

Avaliação e criação não são atividades do arquivo permanente (não fazem parte do nosso De-Co-Re-Ar), são fases da gestão de arquivos correntes. Portanto, o item está errado.

27. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente Administrativo – 2010 - Adaptada) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situação, o método de arquivamento adotado denomina-se onomástico. Resolução: Vimos e revimos que o método de arquivamento que toma como base a procedência ou o local é denominado geográfico. Logo, a assertiva está errada.

28. (CESPE – TRE/MG - Técnico Judiciário – Administrativa – 2009 – Adaptada) - De acordo com as regras de alfabetação, está correta a seguinte apresentação de ordenação de pastas de funcionários de um órgão: D’Almeida, Paulo D’Andrade, Roberto D’Carmo, Anísio Resolução: Lembra da regra 5 de alfabetação? “Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, não são considerados.”



Aula 05


A ordenação deveria ser: Almeida, Paulo D’ Andrade, Roberto D’ Carmo, Anísio D’ Veja que é a simples aplicação da regra. Portanto, leia e releia essas regras, tá legal? O item está errado.

29. (Cespe – Policia Federal – Escrivão – 2009) - A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como da preservação dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem não permite a eliminação dos documentos originais. Resolução: A primeira e mais importante razão para justificar o uso da microfilmagem é a economia de espaço. Ela também possibilita a preservação dos originais. Segundo a legislação arquivística: os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. Portanto, item correto.

30. (CESPE – Defensoria Pública da União – Arquivista– 2010 - Adaptada) Acondicionamento é a sequência de operações intelectuais e físicas que corresponde à guarda ordenada de documentos. Resolução: Errado! Acondicionamento consiste nas formas de embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação.

Então, amigo, vamos parar por aqui. Esperamos ter conseguido ajudá-lo a entender os principais pontos da disciplina e, dessa forma, contribuir para seu sucesso na prova.



Aula 05


Estamos sempre à disposição, seja pelo fórum de dúvidas, seja pelos nossos e-mails: [email protected]; e [email protected] Bons estudos e boa sorte! Davi Barreto e Fernando Graeff



Aula 05


Bibliografia BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Decreto nº 1.171/1994 (e suas atualizações). Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princípios e técnicas. Rio de Janeiro, Ed. FGV, 2005.

Documents

Arquivologia Completo (Teoria e Exercicios)