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  • Aula 02

    Noes de Arquivologia p/ DPU - Agente AdministrativoProfessor: Felipe Petrachini

  • Arquivologia para Agente Administrativo da Defensoria Pblica da Unio Teoria e exerccios comentados

    Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 02

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    AULA 02 Gesto de documentos. Protocolo: recebimento, registro, distribuio, tramitao e

    expedio de documentos. Classificao de documentos de arquivo. Arquivamento e ordenao de documentos de

    arquivo. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo

    SUMRIO PGINA

    Sumrio

    2.1 Organizao dos Arquivos ..................................................................... 2

    2.1.1. Levantamento de Dados ................................................................ 2

    2.1.2. Anlise dos Dados Coletados ........................................................ 4

    2.1.3. Planejamento ................................................................................. 5 2.1.4. Implantao e Acompanhamento ................................................. 11

    2.2. Conceitos Ligados Gesto de Documentos ..................................... 12

    2.2.1. Valor do documento ..................................................................... 17

    2.2.2. Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos) ..................... 20 2.2.3. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. ..................... 28

    2.3. Arquivos Correntes e Intermedirios ................................................... 31

    2.3.1. As Atividades dos Arquivos Correntes ......................................... 31

    2.3.2. Arquivos permanentes: princpios; quadros; propostas de trabalho. 63

    2.4. Plano de Classificao dos Documentos ............................................ 68

    Questes Comentadas .................................................................................. 73

    Questes Propostas .................................................................................... 120

    E aqui estamos de novo. No falta muita coisa para se ver, mas o que falta vai demandar bastante da sua ateno. Ento, foco!2. Gesto de documentos

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    2.1 Organizao dos Arquivos

    Esta a primeira face do gerenciamento da informao. E pelas etapas que a constituem, voc ver que estamos falando de um momento anterior existncia do arquivo.

    Pois bem, nossa querida doutrinadora Marilena Leite Paes (por quem o CESPE tem admirao inabalvel) divide a organizao dos arquivos em quatro fases:

    - Levantamento de dados

    - Anlise dos dados coletados

    - Planejamento

    - Implantao e acompanhamento

    Vamos analisar cada um dos passos.

    2.1.1. Levantamento de Dados

    Como j vimos, o arquivo o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade. Isso voc j sabe (e provavelmente j esteja, inclusive, cansado de saber). Mas dessa informao batida e marretada na sua cabea que decorrem vrias concluses um pouco mais elegantes do curso.

    E uma delas a seguinte: em sendo o arquivo o tal conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma unidade, torna-se praticamente impossvel montar o arquivo sem conhecer a estrutura da organizao da qual se originam os documentos.

    A fase do levantamento de dados busca, em primeiro lugar, conhecer a instituio. Nessa fase sero estudados os estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e qualquer outro documento constitutivo imaginvel da instituio.

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    Estaremos, assim, conhecendo a legislao que envolve o funcionamento da instituio, quer em mbito externo (leis, decretos, e outros diplomas legais de produo externa instituio) como em mbito interno (estatutos, normas, instrues normativas, ordens de servio, e qualquer regramento de autoria da prpria instituio).

    Mas no ficaremos por a. O arquivo ainda um rgo de documentao, e assim, impossvel no tratar dos documentos que ir abrigar. Precisamos analisar o gnero dos documentos(vistos na aula 01, tais como documentos escritos, iconogrficos, cartogrficos, entre tantos outros) e as espcies documentais mais frequentes (ofcios, cartas, memorandos, relatrios, projetos).

    E, fora tudo isto, temos mais alguns itens que merecero a ateno do encarregado pelo levantamento de dados:

    - Estado de conservao do acervo;

    - Arranjo e classificao dos documentos;

    - Existncia de registros e protocolos

    - Controle de emprstimos de documentos;

    - Mdia de arquivamentos dirios;

    - Existncia de normas de arquivos, manuais ou cdigos de classificao pr-existentes.

    Estes itens podem ser cobrados em prova, mas dificilmente o sero com nvel de detalhamento mais profundo. importante que voc tenha uma noo geral e saiba de sua existncia :P.

    E, para terminar esta fase, o arquivista ainda deve acrescentar dados sobre pessoal encarregado do arquivo (quantitativo de pessoas, salrios, nvel de escolaridade, formao profissional), equipamento (quantidade, estado de conservao) localizao fsica (espao utilizado, condies de iluminao e umidade, proteo contra incndio), e tudo isto apenas a ttulo de exemplo :P.

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    Agora terminou. Mas eu s trabalhei doutrina at agora. Aqui vo algumas dicas teis:

    - O levantamento de dados, normalmente, feito atravs de questionrios, onde constam as informaes que estamos buscando levantar (que sero essas que j descrevemos);

    - Se o examinador jogar voc em uma repartio que no possua qualquer tipo de organizao em seu arquivo, e pedir para voc dar um jeito nisso, voc dever iniciar sua saga justamente efetuando o levantamento de dados, muito provavelmente atravs de questionrios e formulrios :P (mas reze para que seja s o seu examinador, e no o seu futuro chefe).

    2.1.2. Anlise dos Dados Coletados

    Passando anlise dos dados coletados, lgico que no preenchemos aquela pilha de questionrios toa. Fizemos aquilo tudo para, nesta fase, conseguir analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo.

    E, para sua felicidade, esta fase tem um nome bem mais interessante (j que foi o que seu examinador utilizou no edital): diagnstico da situao documental.

    O que chamamos de diagnstico nesta disciplina a constatao das falhas e lacunas existentes no complexo administrativo do arquivo, ou, de maneira mais simples as razes que impedem o funcionamento eficiente e redondinho do arquivo.

    Para fins de prova, o que seu examinador poder pedir: que voc resolva um problema especfico do arquivo zoneado que ele te entregar. Fique tranquilo que, se voc entender os conceitos, vai conseguir resolver os problemas sozinho, sem nem memorizar solues padronizadas.

    Por exemplo, atravs do levantamento de dados efetuado, teremos levantado informaes tais como (NO MEMORIZE, so s exemplos):

    - Instalaes fsicas (infiltraes, goteiras, poeira, luz solar);

    - Condies ambientais (temperatura, umidade, luminosidade);

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    - Condies de armazenamento;

    - Estado de conservao dos documentos;

    - Espao fsico ocupado;

    - Volume documental;

    - Controle de emprstimos (frequncia de consultas);

    - Recursos humanos (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao profissional);

    - Acesso informao;

    -Gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos, iconogrficos, microgrficos e informticos);

    - Arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados);

    - Tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados).

    (Fonte: Miranda, Elvis Correia)

    2.1.3. Planejamento

    Nesta parte vocs iro conhecer todo o trabalho intelectual anterior existncia do arquivo.

    Um arquivo jamais conseguir cumprir seus objetivos em qualquer fase de sua evoluo (corrente, intermediria ou permanente) sem que antes tenha formulado um plano arquivstico.

    E aqui comeamos a longa saga de consideraes a serem feitas no planejamento:

    - Posiodo arquivo na estrutura da entidade;

    - Centralizao ou descentralizaodos servios de arquivo;

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    - Coordenaodo arquivo;

    - Escolha de mtodos de arquivamento adequados

    - Estabelecer normas de funcionamento

    - Recursos Humanos

    - Instalaes e equipamentos

    - Recursos Financeiros

    E, para variar, estes so apenas exemplos. Todo o pensar anterior exi