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ARQUIVOLOGIA Prof. Lucas Andrade
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Sumário
....................................................................................................................... 1
1 - CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA: ................... 3
1.1 - ARQUIVOLOGIA / ARQUIVÍSTICA: ............................................ 3
1.2 - ARQUIVOS: ...................................................................................... 4
1.3 - CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS: ............................................ 6
1.4 - CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO: ........... 8
1.5 - PRAZOS DE GUARDA DOS DOCUMENTOS: .......................... 10
1.7 - PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS: ................................................... 12
QUESTÕES DE CONCURSO ................................................................... 14
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS: ....................................................... 17
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1 - CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA:
1.1 - ARQUIVOLOGIA / ARQUIVÍSTICA:
Um dos ramos da Ciência da Informação em conjunto com a Biblioteconomia
(Biblioteca) e a Museologia (Museu), a nada mais é do que a
Ciência que estuda os ARQUIVOS, relacionando seus conceitos, princípios e técnicas à
Produção, Organização, Guarda, Preservação e Uso dos documentos de arquivo
(conceito suficiente para sua prova caro aluno Monster). A Arquivologia é uma das
bases para a gestão da informação e ajuda o administrador/gestor na tomada de decisões
nos diferentes níveis da organização, seja ela pública ou privada, de interesse público ou
não. Afinal, o que é um ARQUIVO? Qual a diferença entre Arquivo, Biblioteca e
Museu?
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Apresentada a diferenciação entre os 3, devemos ficar atentos à associação entre
a palavra “coleção” e os arquivos, CUIDADO! Arquivos não provêm de coleção, mas
sim de acumulação (produção ou recebimento de documentos de arquivo), por isso
possuem caráter orgânico, ou seja, são produzidos pelo órgão/instituição no decorrer de
suas atividades durante sua existência (Heloísa Bellotto, os documentos de arquivo só
possuem sentido se estiverem relacionados ao meio que os produziu). Já sabemos a
definição de arquivo, biblioteca e museu, mas como estamos falando sobre
Arquivologia, vamos nos concentrar no que importa para sua prova, os ARQUIVOS.
1.2 - ARQUIVOS:
Dentre as várias definições de arquivo, o Art. 2º da Lei 8.159/91 (Que define a
Política Nacional de arquivos) traz o conceito essencial para sua prova!
Então caro aluno Monster, arquivos são um conjunto de documentos produzidos
ou recebidos (= acumulados) por tais instituições (= podem ser públicas ou privadas) ou
mesmo pessoas físicas, no exercício de suas atividades. Mas AGORA é que vem o
detalhe: QUALQUER que seja o SUPORTE da informação (falaremos mais a respeito)
ou a NATUREZA dos DOCUMENTOS (Diretamente relacionados aos seus suportes).
Exemplos de Suporte: No passado tínhamos pedras, metais, madeira e
atualmente possuímos papel, microfilmes, CD/DVD, Pen drive, HD, dentre outros.
Exemplos de documentos: Livros, Atas, Plantas arquitetônicas, dentre outros.
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Arquivos ainda podem ser entendidos de maneira diferente da que foi
apresentada anteriormente, com conceito distinto do de “conjunto de documentos”,
sendo definidos e utilizados também como:
Funções do Arquivo: “Ideia de Órgão, Instituição e Local/instalação acervo”.
O objetivo principal do Arquivo é tornar fácil a consulta aos documentos,
fazendo com que a administração/organização seja servida durante suas atividades e na
aquisição de conhecimento com intuito de viabilizar a tomada de decisões da melhor
maneira possível.
1) Guardar e Organizar documentos com técnicas que promovam arquivamento
eficiente e organizado, tornando disponíveis os documentos.
2) Facilitar as consultas e o acesso aos documentos pelos setores da organização,
ou seja, atender à demanda pelas informações de forma eficiente.
3) Preservar documentos com acondicionamento adequado (considerando
temperatura, umidade e outros aspectos que possam causar danos).
4) Expedir correspondências (Ex: cartas) e criar instruções e normas para a gestão
dos documentos de arquivo.
Os arquivos são fundamentais para as instituições no exercício de suas atividades,
portanto caro aluno Monster, é necessário que existam critérios e condições de
guarda/eliminação dos documentos, além de procedimentos arquivísticos
adequados, que garantem a precisa localização e ainda permitem economia de
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recursos para a organização. Por vezes, durante o material, utilizo as palavras
organização, instituição, administração, órgãos e outras que podem aparecer em sua
prova como sinônimos. Consequentemente fique ligado nisso para não perder
pontos por preciosismo.
1.3 - CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS:
Os arquivos podem ser classificados quanto às diferentes categorias, mais
precisamente em 4 subdivisões:
Quanto à Natureza dos documentos: Especial ou especializado
Quanto à Entidade mantenedora: Público ou privado
Quanto à Extensão de sua atuação: Central ou Setorial
Quanto ao Estágio de evolução: Corrente, Intermediário ou Permanente
A última categoria de classificação de arquivos trata do estágio de
evolução/ciclo de vida dos documentos ou mais precisamente da “TEORIA DAS
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TRÊS IDADES”, sendo esta teoria a mais importante para sua prova, pois trata do
tema queridinho das bancas organizadoras e que cai praticamente em todos os
concursos em que a disciplina de Arquivologia é cobrada no Edital do concurso.
Abaixo segue a classificação dos arquivos correntes, intermediários e
permanentes com suas características gerais, sendo que em momento oportuno, nas
próximas aulas, falaremos mais detalhadamente das fases da gestão de documentos
de arquivo e outras informações dos mesmos, relevantes para sua prova.
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1.4 - CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO:
Os documentos de arquivo são classificados quanto aso seguintes aspectos:
Quanto ao Gênero: Escrito/Textual, Sonoros, Iconográficos, Informáticos ou
Digitais, Filmográficos, Cartográficos, Micrográficos.
Quanto à Espécie e Tipologia documental: Espécie (Ex: Contrato, Alvará,
Certidão, etc). Tipologia (Ex: Contrato de Trabalho, Alvará de funcionamento, etc).
Quanto à Forma: Exemplos: Rascunho, Minuta, Cópia, Original.
Quanto ao Formato: Ex: Livro, Ficha, Apostila, etc.
Quanto à Natureza do Assunto: Ostensivos ou Sigilosos
Devemos tomar bastante cuidado em provas com as classificações
abordadas, pois as bancas costumam confundir o candidato trocando os conceitos,
desta forma tome bastante cuidado com os detalhes que as diferenciam.
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OBSERVAÇÃO: Devemos ficar atentos caso a banca examinadora cobre questões
ou itens dizendo que o gênero está necessariamente e diretamente ligado ao suporte,
já que um documento de gênero iconográfico, por exemplo, pode estar em um
desenho, fotografia ou mesmo em uma pintura rupestre (em uma rocha). O que há é
uma indicação e uma espécie de ligação entre eles, mas não quer dizer que é algo
fixo e determinado certo gênero aparecer somente em um tipo de suporte.
1.5 - PRAZOS DE GUARDA DOS DOCUMENTOS:
Os prazos de guarda dos documentos provêm de suas características e do
“valor (administrativo, probatório, cultural, etc.)” que possuem frente à instituição,
são de fato, o tempo ou período em que os documentos serão mantidos nos arquivos
correntes e intermediários. As características que definem o prazo de guarda são: a
frequência de uso dos documentos, leis e normas que impõe a eles prazos
prescricionais, ou mesmo por questões administrativas de precaução das
informações durante período de tempo oportuno. Temos documentos de guarda
Eventual, Temporária e Permanente, conforme esquematizado abaixo:
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1.6 - CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS E DESTINAÇÃO FINAL:
O ciclo vital dos documentos de arquivo diz respeito às fases pelas quais
percorrem os documentos, até sua devida destinação final. Os caminhos percorridos
pelos documentos de arquivo começam a partir de sua criação ou recebimento na
fase corrente e depois poderão: 1) ser eliminados diretamente; 2) cumprirão seu
prazo de guarda e serão transferidos ao arquivo intermediário e em seguida, após
cumprir seu prazo de guarda nessa etapa serão eliminados; 3) ser recolhidos
diretamente ao arquivo permanente; 4) ser transferidos ao arquivo intermediário,
cumprindo seu prazo de guarda neste e em seguida serem recolhidos ao arquivo
permanente. Para que vocês tenham uma visualização melhor do ciclo vital,
coloquei abaixo uma imagem mostrando as possibilidades de movimentação dos
documentos de arquivo.
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A destinação final dos documentos ocorre quando os mesmos perdem seu
valor administrativo (valor primário) e então são conduzidos à eliminação ou
recolhimento à fase permanente. Sendo que durante o ciclo vital ainda podem ser
transferidos ao arquivo intermediário antes da destinação final. Para que fique ainda
mais claro caro aluno Monster, segue a definição desses termos, com o intuito de
deixá-lo seguro para resolver possíveis questões sobre o tema.
Eliminação: Documento após perder seu valor administrativo (primário) e
não contém também valor histórico para a instituição.
Guarda permanente: Documento após perder seu valor administrativo
(primário) e ainda preserva valor histórico ou probatório para a instituição.
Transferência: Ocorre quando o documento passa do arquivo corrente para
o arquivo intermediário.
Recolhimento: Ocorre quando o documento passa do arquivo corrente ou
intermediário ao arquivo permanente, após perder seu valor administrativo.
1.7 - PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS:
Os princípios arquivísticos formam a base que sustenta a Arquivologia como
uma ciência e trazem considerações importantes que permeiam o estudo da
disciplina como um todo. Deixei para esta parte do PDF o tópico princípios de
propósito, pois de mão dos conhecimentos adquiridos anteriormente caro aluno, terá
melhores condições de interpretá-los e consequentemente gravar as partes mais
importantes para sua prova. Assim, acredito que o aprendizado dos mesmos fica
mais tranquilo, pois aqui você já sabe o que é um arquivo, um documento, o ciclo de
vida documental, o suporte material, dentre outros conceitos importantes.
Listei para vocês os princípios mais importantes e mais cobrados em provas
de concurso, visto que existem outros princípios também, mas nosso foco é acertar
as questões de prova e não nos formar em Arquivologia, não é mesmo? Então,
vamos lá!
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Os documentos de arquivos devem ser agrupados nos fundos de uma mesma
fonte produtora/geradora, de acordo com sua origem, sem misturá-los aos
provenientes de outras instituições = fontes. Quando as bancas trazem a expressão
“respeito aos fundos” estão falando sobre o princípio da proveniência. Esse é o
princípio mais cobrado em provas de concursos! Existem 2 tipos de fundos: Fundo
aberto = A entidade/instituição produtora ainda está em atividade e ainda pode
acrescentar ao fundo novos documentos. Fundo fechado = A entidade/instituição
produtora não está mais em atividade, por isso não recebe acréscimos de
documentos. (OBS: NÃO recebe acréscimos de NOVOS DOCUMENTOS, mas se
houver documentos fora do fundo que foram produzidos no período em atividade da
mesma, ela os receberá).
Os arquivos refletem a estrutura, função e atividades da entidade produtora/
acumuladora, em suas relações internas e externas (Heloísa Bellotto).
Os documentos de arquivo conservam seu caráter único de acordo com o
contexto pelo qual foram produzidos (origem). Documentos foram criados para uma
necessidade específica na instituição, só fazem sentido em função daquela atividade
pela qual foram criados, ou seja, são únicos. (OBS: NÃO quer dizer que não possa
haver cópias, pode sim).
De acordo com Heloísa Bellotto os fundos de arquivos devem ser
preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou
mesmo adições indevidas.
Os arquivos possuem uma formação progressiva, natural e orgânica, o que
dito de outra maneira, leva a ideia de formação contínua, sedimentação ou
enriquecimento do arquivo.
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Fique ligado neste, pois ele confronta o princípio mais importante que é o da
proveniência. Segundo ele os arquivos devem ser organizados por temas ou
assuntos.
Os documentos criados pela organização/instituição produtora seguem um
fluxo natural de organização de acordo com sua gênese (maneira que foram
criados).
Os arquivos públicos devem pertencer ou ser parte do território onde foram
criados ou recebidos (nacional, regional, etc).
Os documentos são provas das atividades realizadas e prestam conta daquilo
que foi feito, devem estar de acordo com as leis.
Os documentos de arquivo devem ser criados e conservados segundo
normas, procedimentos e técnicas que visam garantir sua confiabilidade e
veracidade, são autênticos, pode ser comprovada sua autenticidade.
QUESTÕES DE CONCURSO
QUESTÃO 1 - Em uma agência reguladora, como a ANVISA, por exemplo, os
documentos que compõem o arquivo do setor de trabalho são aqueles produzidos
e/ou recebidos no desenvolvimento de atividades administrativas da agência.
QUESTÃO 2 - No que diz respeito aos conceitos e princípios arquivísticos, julgue o
item que se segue. A organicidade consiste, basicamente, em preservar os elementos
que dão confiabilidade aos documentos.
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QUESTÃO 3 - Os documentos de arquivo distinguem-se de outros conjuntos
documentais em razão de a sua finalidade original ser:
a) política
b) cultural
c) administrativa
d) histórica
e) social
QUESTÃO 4 - A preocupação do homem com arquivos vem desde o momento em
que ele passou a registrar em um suporte material as informações resultantes de suas
atividades. A arquivística ganha importância e consistência a partir, principalmente,
da 2.ª Guerra Mundial, com a chamada explosão da informação. Os princípios
arquivísticos estão na base da teoria arquivística e constituem marco principal da
diferença entre a arquivística e as outras ciências documentárias. Acerca dos
princípios arquivísticos, julgue o item subsequente:
O princípio da cumulatividade estabelece que o arquivo é uma sedimentação
progressiva, natural e orgânica.
QUESTÃO 5 - De Acordo com a teoria das três idades, arquivos podem ser
correntes, intermediários ou permanentes.
QUESTÃO 6 - São vantagens da implementação de um sistema de arquivo
intermediário, EXCETO:
a) A economia de espaço e de recursos materiais.
b) A transferência racional de documentos para o arquivo permanente.
c) O aproveitamento do espaço físico nos prédios da administração central.
d) A agilidade de recuperação da informação contida na documentação corrente.
QUESTÃO 7 - Em relação aos arquivos intermediários, assinale a alternativa
correta.
a) Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários,
temporários, permanentes e históricos.
b) Os documentos intermediários, por razões de interesse administrativo, aguardam
a sua transferência ou recolhimento para guarda permanente.
c) Consideram-se documentos intermediários aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
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d) Consideram-se documentos intermediários aqueles que, sendo de uso corrente
nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
e) Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso
corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
QUESTÃO 8 - Os arquivos permanentes:
I. Devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural.
II. São abertos ao público, isto é, não há restrições quanto à possibilidade de
pesquisa por terceiros.
III. Deixaram de ser frequentemente consultados, embora os órgãos que os
receberam e os produziram podem ainda solicitá-los para tratar de assuntos
idênticos.
É correto o que se afirma em:
a) Apenas em I.
b) Apenas em I e II.
c) Apenas em I e III.
d) Apenas em II e III.
e) I, II e III.
QUESTÃO 9 - De acordo com a teoria das três idades, é CORRETO afirmar:
a) Os arquivos correntes, intermediários e permanentes correspondem,
respectivamente, às três fases da teoria das três idades.
b) O arquivo de primeira idade também pode ser nomeado intermediário.
c) O arquivo de segunda idade é constituído de documentos em curso ou
consultados frequentemente.
d) O arquivo intermediário é constituído apenas por documentos que possuem valor
histórico.
e) A permanência dos documentos, tanto nos arquivos intermediários, quanto nos
arquivos permanentes, é transitória.
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QUESTÃO 10 - Acerca de princípios e de conceitos arquivísticos, julgue o item
que se segue.
Os arquivos de um órgão público existente há mais de cem anos fazem parte de um
fundo aberto.
GABARITO:
1) CORRETO 6) Letra B
2) INCORRETO 7) Letra E
3) Letra C 8) Letra B
4) CORRETO 9) Letra A
5) CORRETO 10) CORRETO
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
Arquivística - Temas Contemporâneos, 3ª Edição - Editora Senac, 2012 - Vanderlei
Batista dos Santos.
Arquivo, Teoria e Prática, 3ª Edição, FGV, 2015 - Marilena Leite Paes.
Arquivos Permanentes. Tratamento documental, 4ª Edição, 2006 - Heloísa
Liberalli Bellotto.
Decreto 7.845 de 2012 - Regulamenta a Lei 8.159 de 1991, disponível em:
http://www.planalto.gov.br/ccivil03/ Ato2011-2014/2012/Decreto/D7845.htm#art60
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA) - Disponível em:
http://conarq.gov.br/publicacoes-2/26-dicionario-brasileiro-de-terminologia
arquivisticadibrate.html.
Gestão em Arquivologia - Abordagens Múltiplas, Eduel, 2008 - Linete Bartalo,
Nádia Aparecida Moreno.
Lei federal 8.159 de 1991 - Política Nacional de Arquivos, disponível em:
http://www.planalto.gov.br/ccivil 03/Leis/L8159.htm.