Årsberetning 2006 for Statens Arkiver

Årsberetning

2006

Forsidefoto

Det færdige magasin for Statsbiblioteket ogErhvervsarkivet på Tangen i Skejby ved Århus.

Udgiver Statens Arkiver • Design e-TypesTryk Special-Trykkeriet Viborg • Oplag 800ISBN 978-87-7497-218-1

Statens Arkiver

Årsberetning 2006

2006

Forord

Med udgangen af 2006 nåede Statens Arkiver et centralt strategisk mål. I 1997 åbnede vi ettiårigt program for bevaring, kassation og aflevering. Det skulle sikre, at vi fra alle statsligemyndigheder overtog alle arkivalier, der var mere end 30 år gamle, medmindre særlige forholdtalte for at lade dem ligge. Næppe noget andet land har gennemført et tilsvarende program.

2006 har rummet den særlige glæde, at Statens Arkiver har deltaget i et bredt anlagt programtil sikring af amternes arkivalier. Stat, regioner og kommuner løser nu i en fælles forståelse dearkivopgaver, som måtte stå tilbage, da amterne blev nedlagt. For os betød det et megetstort ekstra pres på afleveringsforberedende indsatser. Prøvede folk i nøglefunktioner måtteligge fladt, og mange midlertidigt ansatte har engageret sig flot i helt nye faglige udfordringer.

Året har bragt mange andre opløftende indsatser. Overgangen til IT-samfundet rummer nyeoverraskelser og nye sejre. Også det er der fortalt om i denne beretning.

God læsning.

Johan Peter NoackRigsarkivar

side 3 Statens Arkiver Årsberetning 2006

Strategisk mål nået

I 1996 blev det opgjort, at de statslige myn-digheder lå inde med 64 hyldekilometer arki-valier, som var mere end 30 år gamle. Dissearkivalier ville i henhold til de da gældende til-gængelighedsbestemmelser være tilgænge-lige for publikum, hvis de var afleveret rettidigttil Statens Arkiver. Derfor blev det fastsat, somet strategisk mål, at alt afleveringsefterslæbskulle afvikles inden udgangen af 2006, og atder skulle træffes foranstaltninger for at undgået nyt afleveringsefterslæb.

I tiårsperioden 1997-2006 ville yderligere58,5 hyldekilometer arkivalier blive over 30 årgamle. Derfor tilstræbtes aflevering af arki-valier, som på afleveringstidspunktet var overca. 20 år gamle. Det betød, at yderligereknap 80 hyldekilometer arkivalier kom til.Sammenlagt skulle Statens Arkiver behandleomkring 200 hyldekilometer arkivalier i årenefra 1997 til 2006.

De 200 hyldekilometer kunne og skulle ikkealle bevares. Før afleveringerne kunne iværk-sættes, blev der efter bevaringsvurderingforetaget kassationer til grænsen af det forsvarlige. Vi har beregnet, at de 200 hylde-kilometer herved er reduceret til hen ved 90hyldekilometer.

Det er opgjort, at Statens Arkiver i årene 1997-2006 har modtaget 64,3 hyldekilometer arki-valier, og at der er truffet beslutning om, at mereend 15,4 hyldekilometer bevaringsværdige arki-valier ikke skal afleveres endnu, fordi de stadiger i administrativ brug, er særlig fortrolige, ellerfordi de udgør videnskabelige samlinger. Der ergennemført 972 afleveringssager og herudoveren række supplerende efterafleveringer. 9 sagerafsluttes i 2007.

I tilslutning til disse nøgne tal kan det tilføjes, at de modtagne arkivalier er registreret i detelektroniske arkivinformationssystem Daisy og således tilgængelige for publikum på enmåde, vi kun kunne gøre os forestillinger om i 1997.

Iværksættelse af ny aktivitetsplan

Den nye aktivitetsplan sætter rammerne forarbejdet med statslige myndigheders arki-valier for perioden 2006 til 2010.

Som første led i planen gennemførte StatensArkiver et tilsyn med alle statslige myndig-heder. Tilsynet havde form af en spørgeskema-undersøgelse, hvor myndighederne skullegøre status over alle arkivalier i deres vare-tægt, såvel papirarkivalier som elektroniskearkivsystemer. Den overordnede aktivitetsplaner fulgt op af mere detaljerede tidsplaner forde enkelte myndigheders vedkommende.

Ny arkivhåndbog

I januar udkom en ny arkivhåndbog for stats-lige myndigheder. Den første arkivhåndbogudkom i 1999 og er af flere myndigheder blevet betegnet som ”nærmest en arkiv-bibel”. Håndbogen fra 1999 var efterhåndenforældet grundet myndighedernes stigendeovergang til digital forvaltning. En opdateringvar derfor nødvendig.

Den nye håndbog beskriver informationerneslivsforløb, fra planlægning af registreringen ifx et nyt ESDH-system (elektronisk sags- og

AIDA er et browserbaseretprogram, som myndig-hederne siden 2005 anvendertil registrering af magasin-enheder i Daisy i forbindelsemed aflevering af arkivalier til Statens Arkiver

Statens Arkiver Årsberetning 2006 side 4

dokumenthåndtering), over den daglige brugaf systemet, og indtil informationerne til sidstafleveres til Statens Arkiver. Den beskriver,hvilke forpligtelser og opgaver statslige myn-digheder har på arkivområdet. Håndbogen erudgivet i såvel papir som i elektronisk form: www.sa.dk/sa/stat/vejl/ah_samlet.pdf

KOMMUNALREFORMEN

Amternes arkiver

Kunsten bestod i virkeligheden i at finde vær-ger til de værgeløse. Det lykkedes, da stat,amter og kommuner i marts nåede en forstå-else, som blev nedfældet i et kortfattet doku-ment. En aftale behøvedes ikke. Styrken lå iforståelsen, som nu er ført ud i livet.

Et er at formulere et program, et andet atgennemføre det i praksis. Programmet blev til i en tværministeriel arbejdsgruppe, somKulturministeriet i marts 2005 lod StatensArkiver nedsætte. Det holdt hårdt nok atenes om det program, som aftaltes i augustsamme år. Faktisk lykkedes det kun, fordi de nye regioners arkivansvar blev fastlagt i enaf kommunalreformens gennemførelseslove,og fordi Finansministeriet med Amtsråds-

foreningen (nu Danske Regioner) indgik enaftale, der tillod amterne at afholde ekstra-ordinære arkivudgifter.

Det krævede markering af central politisk viljeat realisere augustprogrammet. Den kom, daFinansministeriet ved årsskiftet lod en af sinereformkommitterede sætte sig i spidsen.Indenrigsministeriets tidligere departements-chef Ib Valsborg påtog sig den opgave atlede en ny arbejdsgruppe, som stilfærdigt ogeffektivt skabte martsforståelsen.

Omsider kunne et hastigt arbejde gå i ganglandet over. Trådene er samlet i en reference-gruppe, der til formand har kontorchef Søren Sørensen, fra Intern Forvaltning iAmtsrådsforeningen. Medlemmer er ogsåcentrale amtslige embedsmænd, der nu vir-ker i de nye regioners sekretariater. Dermedkom sammensætningen til at borge for mål-retning og fremdrift.

I løbet af efteråret blev der oprettet femmellemarkiver, et i hver region. Her har amt-ernes papirarkivalier fra årene 1993-2006fundet et hjemsted, der efter planen skal fun-gere de næste fem år. Herfra kan dokumen-ter rekvireres til sagsbehandlingen, det væresig i stat, region eller kommuner. Oprettelsenhviler på en kontrakt mellem efterfølgermyn-digheder på alle tre planer, og som interes-senter betaler de hver deres andel afudgifterne. Det sker i et forhold, der svarer tilarkivaliernes tilhørsforhold til efterfølgermyn-dighedernes opgaver. To af mellemarkiverneer udliciteret til en privat virksomhed.

Et dristigt skridt var det at skabe et fælles e-arkiv for alle de tidligere amter, som sidenanden halvdel af 1980’erne har ført elektro-niske journaler, og som fra ca. 2003 overgiktil digital arkivering i ESDH-systemer. Vedstore dataoverførsler er nu alle digitale doku-menter og journaloplysninger samlet, såmedarbejdere i alle efterfølgermyndighederkan logges på. Når det lykkedes, skyldes det ikke mindst, at Miljøministeriet længehavde tillagt det stor vægt og sammen medmedarbejdere i Ringkøbing Amt tidligt gen-nemførte omfattende forarbejder.

Håndbogen er udgivet i såvel papir som i

elektronisk form.

Også Staten Arkiver fik rigeligt at se til. Alleamternes elektroniske data er under afleve-ring. Og alle papirarkivalier op til 1992 erenten pakket, mærket, fortegnet, afleveret ogmagasineret, eller ved at blive det. Det ersket med kontrakter, som har gjort det muligtat ansætte et større antal midlertidige med-arbejdere. Med et beundringsværdigt enga-gement har de øvet en stor fortjenstfuldindsats. Prøvede nøglemedarbejdere haruden at kny lagt sig ekstra i selen, for at altkunne organiseres.

Sådan lykkedes det i løbet af året at finde ogorganisere værger, der kunne tage sig afamternes arkivalier før nedlæggelsen. Ikkeblot af hensyn til bevaringen, men også til denaktuelle forvaltning af borgernes interesse.

Kommunerne

Det måtte være magtpåliggende, at allekommuner rettidigt tog skridt til, at arkiverneblev håndteret forsvarligt, når reformenskulle gennemføres. Dette var den væsent-ligste grund til, at Statens Arkiver i 2005udsendte et spørgeskema til alle landets275 kommuner hvortil næsten alle ind-sendte besvarelse.

Dette tilsyn var med til at sætte arkivspørgs-målet på dagsordenen. Det afspejlede sigogså i deltagerantallet, da Statens Arkiver isamarbejde med KL i foråret og sommerenafholdt et dagskursus om nedlukning og afle-vering af arkiver, populært kaldet ”Luk-og-sluk”-kurset. Kurset samlede mangedeltagere fra de kommunale forvaltninger desyv steder i landet, hvor det blev afholdt.

Data og digitale dokumenter fra en langrække ned- og sammenlagte kommunale IT-systemer er nu klar til at blive afleveret tiloffentligt arkiv. For at sikre, at afleveringenkan ske så ensartet og effektivt som muligt,er der taget initiativ til konkret samarbejde ommodeller for aflevering med de væsentligsteleverandører af kommunale IT-systemer.


Kontorchef Søren Sørensen,Danske Regioner, spillede og spiller en væsentlig rolle i varetagelsen af såvel deadministrative som de beva-ringsmæssige hensyn i for-hold til de nu nedlagte amtersarkivalier. Han er bl.a. for-mand for den referencegrup-pe, der følger de 5 regionalemellemarkivers og det fællese-arkivs virke.

Ordning af Fyns ogSønderjyllands amtskommu-ner i Landsarkivet for Fyn.Fotograf: Pia Düvander.


Papirarkivalierne fra de sammenlagte kommuner er som hovedregel forblevet ikommunernes egen varetægt. En del er dogafleveret til kommunale arkivinstitutioner, lige-som et mindre antal kommuner har truffetaftale om aflevering til Statens Arkiver.

Kommunevåbener

Stort set alle kommuner har haft egne våbenerindregistreret i det særlige kommunevåben-register, der føres af Patent- og Varemærke-styrelsen. Sådan har det været siden1930’erne. I de tilfælde, hvor der skulle findesammenlægning sted, ville de registreredevåbener blive slettet og beskyttelsen af demdermed bortfalde. De nye kommuner måttetage stilling til, om de ville fortsætte med atbruge heraldisk våben. Det har de flestebesluttet sig for, og i nogle tilfælde har deønsket at videreføre våbenet for én afsammenlægningskommunerne som våben for hele den nye kommune.

Ifølge bekendtgørelsen om indregistreringskal Rigsarkivet afgive en erklæring om våbe-net og beskrive det. Erklæringen afgivesunder hensyntagen til, at ifølge bekendtgør-elsen kan et våben ikke registreres, hvis detstrider imod de heraldiske principper. I heral-dikken gælder særlige regler for, hvilke farverder kan anvendes, og hvordan man kombi-nerer dem. Figurerne, der ikke må være tre-dimensionale, skal stiliseres og fyldeskjold-fladen godt ud.

Én kommune fik allerede i 2005 tegnet oggodkendt et nyt våben. I løbet af 2006 fær-

digbehandlede og godkendte Rigsarkivet 30kommunevåbener. 11 af dem er våbener, derhar været ført tidligere, men kun 4 føres videre i uændret skikkelse. De resterende 8 erblevet nytegnet i en forbedret, enkel stil, og i 2tilfælde har man benyttet lejligheden til atundgå heraldisk ukorrekte farvesammenstød,der sås i de gamle versioner. I tre tilfælde,kunne Rigsarkivet ikke godkende de gamlevåbener uændret, fordi de strider imod denheraldiske farveregel.

Når Rigsarkivet efter endt godkendelse harmodtaget tre eksemplarer af en kommunesvåben i farver og den fornødne tilladelse,lægges våbenet på Statens Arkivers hjemmeside.

Kun omkring halvdelen af de berørte kommu-ner har hidtil henvendt sig til Rigsarkivet.Behandlingen af forslag til kommunevåbener,der varetages af seniorforsker Nils G.Bartholdy, vil derfor strække sig ind i 2007.Kommunevåbener her på siden er tegnet afkgl. våbenmaler Ronny Andersen, og demon-strerer heraldikkens abstrakte karakter.

Årets afleveringer

Umiddelbart er det næppe indlysende, hvad oplysninger om søer og vandløb, EU'smarkedsordninger, tvang i psykiatrien, ses-sion, stafylokokker og studielån har til fælles.Svaret er, at det er eksempler på typer afoplysninger, som indgår i de arkiverings-versioner af data fra offentlige myndighederselektroniske arkivsystemer, som er godkendti årets løb.

Faxe kommunes våben

Egedal kommunes våben

Vejen kommunes våben

Guldborgsundkommunes våben


Vestsjællands Amt har afleveret et håndtegnet kort,opmålt i år 1800 over natur-området Åmosen vedHolbæk. Det er usædvanligtstort, nemlig 2 m x 3,8 m, i alt 7,6 m2. Kortet var i dårlig stand og blev derfor sendt til konservering på Det Kongelige BiblioteksBevaringsafdeling (foto: Det Kongelige Bibliotek)

Udover databaser med vidt forskelligt data-indhold er der også modtaget arkiverings-versioner af såvel fuldt digitale arkiver somelektroniske journaler (e-journaler), der inde-holder oplysninger om sager og dokumenterhos myndighederne. Sikringen af bevaring afe-journalerne er af overordentlig stor betyd-ning for fremtidige arkivbrugeres mulighed forat finde rundt i de sager og dokumenter, somafleveres til arkiv i fysisk form. I år er der gjorten særlig indsats til glæde for kommende brugere af sager og dokumenter fra Undervis-ningsministeriets arkiv, idet der er afleveret oggodkendt i alt 22 e-journaler fra dette ministe-riums afdelinger og kontorer.

Statens Arkiver har modtaget den størstemængde offentlige papirarkivalier nogensindei et enkelt år, nemlig 20,3 hyldekilometer, fordelt på 159 myndigheder. Det hidtidigehøjdepunkt var 8,1 hyldekilometer i 2004. De årlige mængder har i øvrigt i de sidste 15år ligget på mellem 5 og 6 hyldekilometer.

De 7,4 hyldekilometer er statslige arkivalierog omfatter en række store afleveringer fra centraladministrationen, heraf 2,4 hylde-kilometer fra Udenrigsministeriet for perioden1973 -1988.

Den grænseoverskridende mængde er imidlertid 12,9 hyldekilometer kommunalearkivalier, primært fra de nedlagte amtskom-muner. De afleveres i henhold til særlig aftale i forbindelse med kommunalreformen og ersåledes et engangsfænomen.

Midlertidige magasineringer

Den betydelige accession af arkivalier i 2006sammenholdt med opsigelsen af et lejemål iBallerup havde som konsekvens, atRigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland igenmåtte ty til midlertidige magasineringer hos etprivat arkivfirma. I 2003-2004 deponeredessåledes 110.307 magasinenheder, og i 2006blev der lagt yderligere 72.518 til dette tal.Dermed har Rigsarkivet og Landsarkivet forSjælland nu deponeret små 18 hyldekilometerhos private arkivfirmaer.

Flytningen af disse meget store mængderarkivalier blev varetaget af Bygge- og flytte-sekretariatet i en proces, der i alt varede 22dage. Alt gik planmæssigt, og der blev igenhøstet erfaringer, som vil være af stor værdi,når der om få år skal flyttes mindst 210 hyldekilometer til nye varigt betryggendemagasiner.

Nyt magasin til Erhvervsarkivet

Den 22. december blev det nye magasin tilErhvervsarkivet og Statsbiblioteket overdragetfra entreprenøren og reolfirmaet. Dermed erbyggesagen, der begyndte i 2004, afsluttetmed et meget tilfredsstillende resultat ogmed overholdelse af bevillingen. For ca. 60

mio. kr. er der blevet plads til over 70 hylde-kilometer reoler i to etager samt kontor- ogarbejdsfaciliteter. Med det nye magasin skulle de to institutioners magasinbehovvære dækket frem til ca. 2020.

Det nye byggeri var i høj grad påkrævet.Arkivalier har været placeret i mange forskel-lige fjernmagasiner, og i første halvår af 2007skal der flyttes materialer fra Brabrand,Skæring, Århus, Viborg og Odense. I alt i etomfang på 16 hyldekilometer.

Det nye Rigsarkiv

Konkurrencepræget dialog hedder denudbudsform, som er valgt til byggeprojektet.Det er en ny form, som kan vælges efter EU’sudbudsdirektiv. Efter indstilling fra sine råd-givere, Birch & Krogboe og Grant Thorntonbesluttede byggeriets styregruppe sig førstpå året for denne mulighed.

Det blev vurderet, at konkurrencepræget dialog er velegnet, når det drejer sig om atgennemføre udbud for offentlig-private part-nerskaber (OPP). I et konventionelt projekt


står bygherre og brugere for udviklingen afde nødvendige og detaljerede programmer. Iet OPP-projekt fastlægger den offentlige part,bestilleren, derimod et sæt funktionsbaseredekrav. Herefter udvikler den private part, somkommer til at opføre, eje og drive bygningen,selv de nødvendige detaljerede specifikationer.Deri ligger en række valg, som det er hen-sigtsmæssigt at afklare med den offentligepart, før tilbuddene afleveres.

I maj traf styregruppen beslutning om, hvilkekonsortier der skulle prækvalificeres. Gennemandet halvår har der fundet fire dialogmødersted med hvert af de deltagende konsortier.Udbudsmaterialet i revideret form ventes her-efter udsendt først i 2007.

Kassationsdebat

Ved kassationer, kan det desværre ikke ude-lukkes, at materiale destrueres, somforskningen senere kunne have interesseretsig for. Det er derfor principielt altid muligt atformulere en kritik, der bunder i forskningenstarv. Kassationer foretages af økonomiskegrunde, men ved tilrettelæggelsen bør det

Byggegrunden tilRigsarkivets nye magasin på DSB godsbaneterræn.

Her er plads til ca. 360 hyldekilometer arkivalier.

På denne grund vil de kommende, varigt betryg-

gende magasiner forRigsarkivet og Landsarkivet

for Sjælland blive opført.


sikres, at arkivalier med udsagnskraft afstørst mulig rækkevidde for flest muligeaspekter af samfundets udvikling bevares.

Sådan svarede rigsarkivaren sine kritikere, daArkivforeningen den 2. november holdt semi-nar om kassation. Til grund for diskussionenlå indlæg fra to debatbøger, som foreningenudgav i maj og i november. Det skete undertitlen ”At vogte kulturarven eller slette allespor”, som omhandlede arbejdet med dendanske bevaringsstrategi. I bd. 2 optrykte for-eningen også den redegørelse, som StatensArkiver i 2005 skrev for kulturministeren tilFolketinget efter den debat, Kristeligt Dagbladhavde rejst. Rigsarkivarens indlæg på seminaretkan læses på www.arkivforeningen.dk.

Arkivalieonline og Dansk Demografisk Database

Den 12. oktober kunne det markeres, at alledanske kirkebøger frem til 1891 samt en rækkefolketællinger var lagt ud på internettet underwww.arkivalieronline.dk. I alt drejer det sig omca. 5,5 mio. sider, der således er tilgængeligefor brugerne døgnet rundt. Og de bliver virkelig

brugt. Ved udgangen af året var der ca. 66.000tilmeldte brugere og ikke kun fra Danmark.Både svenske, norske, australske og tyskeslægtsforskere er blandt de besøg-ende. Alenei december var der over 25.000 besøgende,som 88.100 gange gik ind påarkivalieronline.dk og anvendte 9,8 mio. sider.

Også Dansk Demografisk Database, nyderstor bevågenhed. Nye frivillige indtasterekommer til og andre holder op. Antallet afafleverede indtastninger har stabiliseret sig på godt 1 mio. poster. På internettet kanman holde sig ajour med, hvor meget der erindtastet af hver folketællingsårgang. Antallet

Med denne flotte illustration af Gitte Skovbragte Weekendavisen den 26. januar 2007 en interessant artikel om kassation i danskeoffentlige arkiver.

Arkivalieronline.dk, som i nogle år har været stillet til rådighed som en såkaldt betaversion, blev officielt indviet ved en højtidelighed i Landsarkivet forNørrejylland den 12. oktober.


af brugere er stort. I gennemsnit er deromkring 5.000 brugere dagligt, hvoraf godt1/3 kommer fra udlandet.

I foråret blev programmet til indskrivning afkirkebøger færdigt, og der er nu aktivitetogså inden for denne kildetype.

Daisy

I december kom 3. version af daisy.sa.dk på internettet. I den nye version vises oplys-ninger om indholdet af mere end 2,1 mio.fysiske enheder (pakker og bind) svarende tilca. halvdelen af samlingerne. Hermed bliverdet muligt for brugerne på forhånd at orien-tere sig i oplysninger om indholdet af pakkerog bind. Daisy.sa.dk indeholder hermed allede oplysninger, der er nødvendige, når manskal udfylde en bestillingsseddel. I andenhalvdel af 2007 tilføjes der en bestillingsfunk-tion til daisy.sa.dk, det bliver således muligt atforetage elektronisk bestilling af arkivalier, såde ligger klar ved fremmødet på læsesalen.

For at forbedre vejledningen til publikum ibrugen af arkivalier er Daisy desuden blevetudvidet, således at det nu er muligt at fore-tage en struktureret registrering af sammen-hænge og forbindelser mellem forskelligearkivserier. Arbejdet med at registrere dissesammenhænge mellem arkivserier er påbe-

gyndt og vil fortsætte i årene fremover. Disseoplysninger vil på et senere tidspunkt blivepubliceret på daisy.sa.dk.

Daisy indtastning i provinsen

Indtastningen skrider godt fremad. To år efterdisse indtastninger begyndte, er der pålandsarkiverne vest for Storebælt og påErhvervsarkivet indlagt mellem 27 % og 34 %af samlingerne på arkivserieniveau i data-basen. Eksempelvis er på landsarkivet iViborg 13 hyldekilometer af den samledemængde på 50 hyldekilometer inddateret. Da arbejdet med at inddatere de enkelte protokoller og æsker også har god fremdrift,vil arkivalier til sin tid kunne søges i Daisyogså vest for Storebælt.

SPE-projektet

SPE-projektet (Stregkodning, Pakning og Etiket-tering) udfører det flytteforberedende arbejde påRigsarkivet og Landsarkivet for Sjælland. I åretbehandledes i alt 36.355 hyldemeter arkivalier.Siden projektets start i efteråret 2000 er der ialt behandlet 160.570 hyldemeter. Dermedudestår behandling af ca. 39.000 hyldemeterarkivalier. Alle arkivalier forventes ompakket,stregkodeetiketteret og pladsregistreret indenudflytning til nye, varige magasiner.Produktiviteten i SPE-projektet blev fastholdtpå et højt niveau, idet der blev behandlet0,88 meter pr. time, betydeligt over målsæt-ningen på 0,57.

Bygge- og flyttesekretariatet er ansvarlig for produktionen og styringen af arkivalie-beskrivelsen i Daisy, det såkaldte SPE-forbe-redende arbejde. Dette arbejde blev næstenafsluttet på Landsarkivet for Sjælland,medens arbejdet i Rigsarkivet først ventesafsluttet med udgangen af 2007.

Efterslæbet med elektronisk pladsregistreringaf stregkodede arkivalier er indhentet.Således blev der pladsregistreret ca. 90.000hyldemeter. I alt er der pladsregistreret ca.150.000 hyldemeter svarende til 3/4 af sam-

Det forekommer en modsigelse, men arkiv-

brugere synes i stigendegrad at blive papirløse.

Mens udnyttelsen af arkivalier over internettet

stadigt stiger, viser læsesalenes besøgstal

et svagt fald.

eregurbenilnoreilavikrA etdlemlit go eregurbslasesæL6002-4002

00001

00002

00003

00004

00005

00006

00007

40025002 .vk.1

5002 .vk.2

5002 .vk.3

5002 .vk.4

6002 .vk.1

6002 .vk.2

6002 .vk.3

6002 .vk.4

Bru

ger

e

eregurbenilnoreilavikrA ederertsiger latnAlatravk trevh retsægslasesæl latnA


lingerne i Rigsarkivet og Landsarkivet forSjælland.

Mandagsåbning og udvidet vejledning

Med finansloven for 2006 blev der afsat 3mio. kr. årligt i perioden 2006-2009 til for-bedret publikumsservice. Det gjorde det bl.a.muligt fra 1. maj atter at åbne landsarkiver-nes læsesale på mandage. Desuden har alleStatens Arkivers læsesale siden 1. maj tilbudten række supplerende vejledningsydelser påhverdage: En halv times særlig vejledning tilførstegangsbesøgende, en halv times særligvejledning eller målrettet introduktion til besøgende eller grupper af besøgende medsærlige ønsker og mulighed for forskere ellerstuderende til at bestille individuel eller gruppe-vis vejledning. Desuden afholdes minimumhvert halve år særlige kurser for hhv. nyearkivbrugere og studerende. Endelig afholdesfor at fremme interessen for arkivstudier påStatens Arkivers læsesale mindst én ganghvert halve år et fyraftensmøde med foredragom arkivrelevante emner.

Brugerundersøgelse 2006

Stor tilfredshed med betjeningen var dethovedresultat, der kunne læses ud af åretsbrugerundersøgelse. Den blev gennemført iseptember-oktober på alle læsesalene i for-længelse af tidligere brugerundersøgelser.

Undersøgelsen viste derudover, at andelen af erhvervsaktive gæster på læsesalene faldttil kun at udgøre en femtedel af samtligelæsesalsgæster, og at besøgsfrekvensen erfor nedadgående. Begge dele kan sandsyn-ligvis tilskrives web-baserede tjenester somarkivalieronline.dk og Dansk DemografiskDatabase, der således har været med til atlette presset på læsesalene og samtidig øgearkivernes ”åbningstid”.

Det fremgik ganske klart, at læsesalenesgæster i stigende grad benytter sig afwww.sa.dk som forberedelse til arkivbesøg.

Der findes da også blandt gæsterne stigendeforventning om at kunne forberede besøg pålæsesalene hjemmefra via internettet. For læsesalene vil der være en fremtidigopgave i at udbrede kendskabet til deydelser, der tilbydes. I opfølgningen påundersøgelsen, som er offentliggjort påwww.sa.dk, tilsiges det, at der vil blive gjortmere ud af orientering herom, ligesom under-søgelsen i det hele taget vil blive drøftet medbrugerråd og på brugermøder i 2007.

En elektronisk læsesal

Rigtig mange arkivbrugere møder StatensArkiver på nettet, inden de kommer til os pålæsesalene. En del af den ekstraordinærefireårige bevilling er derfor afsat til et størrewebudviklingsprojekt med arbejdstitlen ”e-læsesalen”. Formålet er at etablere etwebtilbud, som skal give en samlet indgangtil alle Statens Arkivers publikumsrelevanteinformationer og webtjenester.

De første resultater af projektet er alleredesynlige. Således lanceredes i december tohelt nye e-learningstilbud. Det ene kursusgennemgår de grundlæggende færdigheder,som arkivbrugere skal have kendskab til forat kunne benytte arkivalier. Det andet er etkursus i læsning af gotisk håndskrift, hvor

En medarbejder i SPE-projektet limer stregkodedeetiketter på nyompakkedearkivæsker. Foto: Peter Wodskou.


brugeren gennem en række interaktiveøvelser kan lære om skriftens historie og øvesig i at læse gotisk.

Servicedeklarationer

Som et led i bestræbelserne på at opstilleklare mål og skabe mere åbenhed i de stats-lige institutioner har Statens Arkiver udarbej-det servicedeklarationer for alle publikums-vendte ydelser. Formålet har været, enkelt ogklart, at fortælle vore brugere, hvilke ydelservi kan tilbyde, og hvilken service de kan for-vente af os. Alle servicedeklarationerne findespå Statens Arkivers hjemmesider, hvor derogså i løbet af 2007 vil blive gjort rede for, ihvilket omfang de i servicedeklarationerneopstillede mål for serviceydelserne er blevetindfriet.

Færre lånesteder, højere sikkerhed

For at servicere forskningen i alle dele af lan-det har Statens Arkiver gennem mange årudlånt arkivalier, ikke bare til Statens Arkiversegne læsesale, men også til en lang rækkearkiver og biblioteker. Arkivalierne er blevetsendt som værdipost, og de lånende institu-tioner har skullet opfylde en række sikker-hedsmæssige krav for at kunne godkendessom låneberettigede.

I forbindelse med udarbejdelsen af service-deklarationer for forskningsudlån har StatensArkiver af sikkerhedsmæssige grundebesluttet at skærpe kravene til sikkerheds-og opbevaringsforholdene på de låneberet-tigede institutioner, da udlån og forsendelseaf arkivalier altid indebærer en vis risiko. Forat minimere risikoen mest muligt har StatensArkiver anset det for nødvendigt at ind-skrænke antallet af låneinstitutioner ud overStatens Arkivers egne enheder.

Udgangspunktet har været, at ingen lånereskulle have mere end ca. 50 kilometer til etarkiv eller bibliotek, hvortil der kan udlånesarkivalier fra Statens Arkiver.

Lovovervågning og lovrevision

I forbindelse med gennemførelsen af arkiv-loven, som trådte i kraft 1. juli 2003, beslutte-des det, at arkivlovens bestemmelser omtilgængelighed indgik i regeringens lovover-vågningsprogram.

Lovovervågningen gennemførtes ved, atStatens Arkiver udarbejdede en redegørelsemed henblik på revision af arkivlovens til-gængelighedsbestemmelser. Redegørelsenblev forelagt Tilgængelighedsudvalget, somderefter afgav sin egen redegørelse tilKulturministeriet.

Erhvervsarkivetslæsesal.


Ministeriet foretog en bred høring over de to redegørelser. På baggrund af StatensArkivers og Tilgængelighedsudvalgets rede-gørelser og de indkomne høringssvar ud-arbejdede Kulturministeriet derefter et udkasttil forslag til lov om ændring af arkivloven.Drøftelserne om lovudkastet blev ikke afslut-tet i 2006.

Tilgængelighedssager

Statens Arkiver behandlede 3483 sager om adgang til ikke umiddelbart tilgængeligearkivalier. Til behandlingen af en adgangssagmedgik der gennemsnitligt ca. 1,5 time. Arkivloven fastsætter, at Statens Arkiver såvidt muligt bør afgøre tilgængelighedssagerinden 15 dage efter modtagelsen. Den gen-nemsnitlige sagsbehandlingstid var 5 dage.

Skal en afleverende myndighed høres, børsagsbehandlingstiden ikke overskride 45dage. Her gik i gennemsnit 24 dage, føransøgeren havde svar.

Langt størsteparten af ansøgninger blev imødekommet, således at ansøgeren fik denønskede adgang, som regel på vilkår fastsat i medfør af arkivlovens § 41.

For Statens Arkivers administration af til-gængelighedsbestemmelserne gøres hvert årrede i rigsarkivarens rapport om praksis på

tilgængelighedsområdet. Rapporten afgivestil kulturministeren, som forelægger den fordet særlige Tilgængelighedsudvalg, der ernedsat ifølge arkivlovens § 39. Udvalget af-giver på grundlag af rapporten en beretningom udviklingen og den gældende praksis.Rigsarkivarens rapport publiceres på StatensArkivers hjemmeside www.sa.dk.

Særlige formidlingstiltag, netudstillinger og foredrag

På alle Statens Arkivers læsesale er der blevet afholdt foredragsarrangementer, hvorsærlige arkivgrupper blev præsenteret.Desuden arrangerede Rigsarkivet i samarbejdemed Det Kgl. Bibliotek i efteråret en foredrags-række over temaet: Danskernes møde medfremmede folkeslag og kulturer. I seks vel-besøgte foredrag fik publikum præsenteret etmeget forskelligt udvalg af rejseberetninger frabegge institutioners samlinger.

Statens Arkiver råder over en righoldig sam-ling af kort og tegninger. For at tilgængelig-gøre en del af det store kortmaterialebegyndte Rigsarkivet i april at lægge køb-stadskort fra 1700-tallet på hjemmesiden.Hver 14. dag opdateres denne netudstillingmed kort fra en ny købstad. I forbindelsemed kommunalreformen lanceredeRigsarkivet desuden en site om de nye kommunevåbener.

Rigsarkivet har gennemmange år slået dørene op for interesserede borgerepå Kulturnatten. I 2006 arrangeredes for første gang en kulturnat iOdense, og her var derogså mulighed for at besøge landsarkivets læsesal.


Samarbejdsaftale med Det Kgl.Biblioteks bevaringsafdeling

Statens Arkivers konserveringsværksted blevnedlagt pr. 1. januar 2003 som led i bespar-elser. I stedet blev der årligt afsat et beløb tilat købe konserveringsydelser og konserve-ringsfaglig rådgivning hos Det Kgl. BiblioteksBevaringsafdeling, der er Danmarks størsteog førende værksted for konservering afbøger, papir, pergament, fotos og lignende.

Statens Arkiver og Det Kgl. Bibliotek har med succes etableret et meget tæt og vel-fungerende samarbejde om rådgivning ogkonservering. Dette er udmøntet i en fastsamarbejdsaftale om konservering af særligtudvalgte arkivalier for godt 0,5 mio. kr. årligt.

Forskning

Statens Arkiver har af UMTS-midlerne fåeten bevilling til styrkelse af forskningen på 1,2mio. kr. årligt i 2006, 2007 og 2008. Det ervalgt primært at anvende den til nyrekrut-tering af forskere samt til internationaliseringaf forskningsresultater. Fire arkivarer har fåetmellem tre og ti måneders forskningstid til udarbejdelse af ph.d. afhandlinger. Vedlandsarkiverne i Viborg og Aabenraa er deroprettet to treårige forskerstillinger med 50 % forskningstid, idet der fra anden sideer skaffet finansiering af de 50 % arkivfagligeopgaver. Endelig har en arkivar, ansat i enforskerstilling, fået seks måneders frikøb tilat kvalificere sig på seniorforskerniveau.Med henblik på internationaliseringen er derøremærket 100.000 kr. årligt til oversættelser,sproglig revision og korte frikøb til publiceringi internationalt anerkendte tidsskrifter.

En del af UMTS-bevillingen fordeles til indivi-duelle forskningsprojekter. Foreløbig er derydet støtte til projekterne

• Befolkning og erhverv i Danmark 1769-1835

• Det danske slavehandelsforbud af 1792 – en videnskabelig kommenteret udgivelse af centrale kilder.

• Sin, repentance, atonement and salvation – Murders in order to die in the 18th century.

• På sporet af forbryderen – Kriminalefter-forskningens og kriminalpolitiets historie i København 1800-1863.

Endelig bliver der af UMTS-midlerne afsat etbeløb til udbredelse af forskningsresultater.

For en bevilling fra Carlsbergfondet ansattesAxel Johnsen som post doc stipendiat vedLandsarkivet for Sønderjylland. Han skalstudere grænseflytningsaktivister efter 1945.Blandt de mange forskningsresultater kan næv-nes Else Hansens, Asger Svane-Knudsens,Mette Hall-Andersens og Asbjørn R. Thomsensnybrydende administrationshistoriske studie”Ny viden– gamle ideer– elektroniske registresindførelse i centraladministrationen”.

Konserveringen af arkivalier af enestående

national betydning fortsatte i 2006 og er planlagt

afsluttet i 2007. På billedet øverst ses

et let krøllet pergament fra1525 fra Christian d. II's

arkiv 1493-1536 inden konserveringen.

På billedet nederst ses samme pergament

under konservering, hvor det efter en let opfugtning

er sat i stræk for at udglatte det så meget, at teksten kan læses.


ELEKTRONISK BEVARING

Recovery-projektets gennemførelse

I 2001 påbegyndtes et omfattende medie-konverteringsprojekt, som indebar overfør-else af Rigsarkivets bestand af elektroniskearkivalier lagret på magnetbånd til CD-Rmedier. Stikprøver af magnetbåndssamlingen,som senest var undersøgt i 1995, havde ikkevist nævneværdige bevaringsproblemer. Detkom derfor som en overraskelse, at der i for-bindelse med konverteringen af de ca. 4000bånd viste sig læseproblemer for mere end200, hvor begge arkiveksemplarer var ramt affejl. Disse bånd sendtes i 2003 til firmaetHAYES i Norge, som er specialiseret i udlæs-ning af data fra skadede bånd.Mange af båndene blev udlæst fejlfrit, menen betydelig del kunne kun udlæses delvist.Derfor udførte Rigsarkivet i 2004 og 2005 etkompliceret arbejde, hvor fragmenter fra deforskellige udlæsninger ofte med held kunnesammenstykkes til komplette og fejlfrie data-filer. Resterende 35 bånd blev i oktober2005 sendt til et firma i USA, hvor det lykke-des at udlæse de 30 fejlfrit. Set i forhold tilproblemets oprindelige omfang harRecovery-projektet været en succes, mender vil i fremtiden blive lagt mere vægt påbedre overvågning samt en større spredningpå typer og antal af datamedier.

Ny mediestrategi

Bevaring af elektroniske arkivalier kræver iførste omgang sikre og effektive bevarings-medier. Den teknologiske udvikling er pådette område så hurtig, at det med få årsmellemrum er nødvendigt at vurdere, hvilkebevaringsmedier der er tidens bedst egnede.En sådan vurdering blev foretaget i foråret,og resultat var, at de kommende bevarings-medier bør være optiske diskmedie DVD+Rog magnetiske båndmedie LTO-3.

Leverandører af lagringsløsninger eller udstyrtil de to typer medier blev kontaktet. For deoptiske bevaringsmedier var der ikke nogetalternativ til, at Statens Arkiver selv varetager

hele driften, men for de magnetiske medierviste det sig, at Statsbibliotekets bitbeva-ringsløsning var et reelt alternativ.

I efteråret gik Statens Arkiver og Statsbiblio-teket i konkrete forhandlinger om en aftaleom bitbevaring, og ved årsskiftet havde DetKgl. Bibliotek tilsluttet sig disse forhandlinger.Således kan vi i 2007 se frem til først en fæl-les bitbevaringsløsning og dernæst et udvik-lingssamarbejde om datalagring af dendigitale kulturarv.

Format- og strukturkonvertering

Centralt i Statens Arkivers strategi for digitalbevaring står format- og strukturkonver-tering af elektroniske arkivalier. En sådankonvertering åbnede resultatkontrakten for2005-2008 mulighed for at gennemføre.Projektet fik i samme omgang midler til atdigitalisere samlingen af audiovisuelle arkivalier.

Formålet med projektet er at bringe alle elektroniske arkivalier op til den nuværendebevaringsstandard. Arkivalierne stammer fraperioden fra 1960’erne til ca. 1998.Endvidere skal der ske en digitalisering af deaudiovisuelle arkivalier, hvis medier harbegrænset holdbarhed. Denne samlingomfatter lyd og video fra ca. 1920 til i dag. At både e-arkivalier og lyd- og videoarkivalierkommer til at overholde bevaringsstandarden,

Skade på et magnetbånd.Emulsionen, der bærer det lag, der indeholder dedigitaliserede informationer,er nedbrudt. Huller kan medføre væsentlige tab.


gør både tilgængeliggørelse og bevaringmulig på længere sigt.

I årets løb gennemførtes al forberedelse ogudvikling af det programmel, som skal under-støtte arbejdet med at konvertere de 1253arkiveringsversioner fra gamle strukturer ogformater. For lyd- og videodigitaliseringensvedkommende blev der gennemført for-undersøgelser, formatvalg og valg af digitali-seringsleverandør.

Tilgængeliggørelse

Formålet med projektet er at give publikummulighed for at tilgå elektroniske arkivalier pålæsesalene, uden at det nødvendigvis kræverdybere IT-tekniske forudsætninger. Da tilgænge-liggørelse af elektroniske arkivalier er et helt nyt område, er arbejdet præget af innovationgennem konceptudvikling og eksperimenter. Iløbet af året blev de første hjælpeprogrammerfærdige, og basiskoncepter for en række cen-trale områder udviklet. Det er nu muligt at læsearkiveringsversioner af elektroniske arkivalier ind i almindeligt udbredte database- og stati-stikprogrammer. Ved årsskiftet 2007-08 for-ventes det, at en applikation til søgning ogfremfinding af sager og dokumenter i elektro-niske journaler og ESDH-systemer vil kunnefungere i pilotdrift og i løbet af 2008 komme ifuld drift. Til den tid vil publikum på læsesalenehave adgang til alle tilgængelige elektroniskearkivalier.

Digitalisering af kulturarven, strategi

Det frister at forskrive sig til visioner, nårteknologiske muligheder byder sig. Mangeerkender, at borgerne venter, at stort set altskal kunne stilles til rådighed på nettet. Sletikke så lidt er gjort, men meget mere kunnesættes i værk, hvis pengene fandtes. Det er ivirkeligheden dyrt at konvertere analogematerialer til digitale medier.

Det er derfor lykkeligt, at Kulturministeriet fikregeringens tilslutning til at lade udarbejde for-slag til en national strategi. Anledningen kom,da Danmarks Radio offentliggjorde sit ønskeom en større særbevilling til at digitalisere heleudsendelsesarkivet. Der blev herefter nedsaten arbejdsgruppe, som hen over efteråret giki gang med sine udredninger og inden maj2007 skal have skrevet forslag til strategi.

Statens Arkivers medvirken satte skub i deinterne overvejelser. Hen over årsskiftet ud-vikles et langsigtet program for, hvilke arkiva-lier der over det næste tiår bør digitaliseres.

Forsøg på en Kulturarvsportal

Danmarks Radio indbød i begyndelsen afåret til et samarbejde om at skabe en fællesindgangsportal på internettet til hele dennationale kulturarv.

Statens Arkiver deltog på lige fod med deøvrige nationale kulturinstitutioner, Det Kgl.Bibliotek, Statens Museum for Kunst,Nationalmuseet, Statsbiblioteket og DetDanske Filminstitut.

For at skabe et konkret diskussionsoplægfor, hvordan en fælles præsentation af samlingerne kunne tage sig ud, og for at fåerfaring med, hvordan et samarbejdemellem institutionerne kunne foregå, blevder iværksat et mindre pilotprojekt. Da 2007var blevet udnævnt som Industrikulturensår, blev det besluttet at lade emnet for pro-jektet være industrikultur med fokus pådagligdagens materielle vilkår fra 1870’erneog frem til nutiden. Statens Arkivers bidrag

Efter overførsel af de gamle magnetbånds

informationsindhold til nybevaringsmedier

destrueres båndene påbetryggende vis.


til indholdet kom fra Rigsarkivet ogErhvervsarkivet.

Ved udgangen af året var pilotprojektet fær-digt. Der udestår nu en evaluering, inden dertages stilling til, om og i givet fald hvordanprojektet skal videreføres.

Privatarkivudvalget

Når et udvalg danner ramme om et sam-arbejde, får det sine virkninger, at nogle afparterne går hver til sit. Fra oprettelsen i 1993 har privatarkivudvalget været et vigtigtforum for lokalarkivernes dialog med StatensArkiver. Da en række større kommunale arkiver i september valgte at danne Organi-sationen Danske Arkiver (ODA), fik StatensArkiver til opgave at optage samarbejde til en ny side sideløbende med, at det prøvedesamvirke med Sammenslutningen afLokalarkiver i Danmark (SLA) fortsætter.

Udvalget har arbejdet i forrige års spor.Ajourføring og opdatering af DanmarksNationale Privatarkivdatabase (Danpa) ven-tes afsluttet i foråret 2007 på en bevilling,som Kulturministeriet har givet til formålet.En redegørelse for muligheder for bevaringaf private elektroniske arkivalier fremkommeri foråret fra en arbejdsgruppe. Drøftelserneom elektronisk tilgængeliggørelse af muse-ernes arkivalier fortsætter.

Mod årets udgang skal udvalget færdiggørerapport til kulturministeren.

Rådet for udvikling af nationalt ABM-samarbejde

I sit første fulde virkeår begyndte udfoldelsenaf beredskabets potentiale. Rådet koordine-rede samarbejdet, da Danmarks Radio fore-slog en fælles hjemmeside for kulturarven.Rådet tog initiativet og gennemførte en førstesamlet undersøgelse af, hvilke digitaliseringerde store nationale kulturinstitutioner har gen-nemført. Resultaterne kunne stilles til rådig-hed, da Kulturministeriet fik brug for det.

I september holdt rådet en konference overtemaet, hvilke perspektiver og problemerABM-samarbejde kan rumme. Blandt gæst-erne var den nye direktør for det engelskeNational Archives, Natalie Ceeney, der frem-lagde erfaringer og synspunkter med overbe-visende klarhed: På lokalt og regionalt plankan der ligge oplagte konkrete opgaver, somegner sig for samvirke, men på centralt planbør de store nationale aktører grundigt gran-ske, om mulige fællesprojekter stemmer overens med vedtagne målsætninger.

Sidst men ikke mindst, er rådet blevet etforum, der fremmer konkrete samarbejdermellem to eller flere institutioner. Som eksem-pel kan nævnes, at både Statens Arkiver og Det Kgl. Bibliotek forhandler om, atStatsbiblioteket sælger plads på sine elektro-niske bevaringsmedier. Både fagligt og øko-nomisk kan der ligge interessante mulighederi udvikling af sådanne fællesskaber, som er itråd med Kulturministeriets effektiviserings-strategi.

ABM-standarder for dataoverførsel

For nogle år siden nedsatte Statens Arkiver,Biblioteksstyrelsen og Kulturarvsstyrelsen enarbejdsgruppe, som skulle udarbejde forslagtil standarder for indhold, format, transportog repræsentation af data fra IT-systemer frade tre sektorer. Formålet med disse standar-der er at muliggøre samsøgning på inter-nettet på tværs af de enkelte sektorers IT-systemer.

Udvikling af fælles standarder har selvsagtikke været nem, fordi arkivalier, bøger og museumsgenstande er meget forskellig-artede størrelser med hver deres karakteri-stika. Arbejdsgruppen kunne dog i februarlægge sidste hånd på en rapport med titlen”Fælles præsentation af data fra arkiver,biblioteker og museer på internettet”.Rapporten har været i høring hos en langrække interessenter, og der udestår nu at fåjusteret standarderne.


Kongeloven og Statens Arkiver

Kongeloven, der blev givet af Frederik III i1665 og ført i pennen af kongens arkivarPeder Schumacher, indeholder i artikel 39bestemmelser om registreringen af konge-lige børns fødsel. Bestemmelsen lyder i sinoprindelige sprogdragt således:Og efftersom Vi aff Guds milde og Faderligevelsignelse visseligen haffve at haabe ogformode, at Voris Kongelige Arffvehuus ogStamme ævindeligen skall blomstre og

Chefkonsulent Poul ErikOlsen nedlægger her med-

delelsen om Prins Christiansfødsel i Hendes Majestæt

Dronningens arkiv iRigsarkivet.

Fra venstre: SergeiVladimirovich Mironenko,

direktør på Statsarkivet i Rusland, Galina Simonova,

kulturmedarbejder på dendanske ambassade

i Moskva, Ruslands kultur-minister Alexander Sokolov,

Danmarks ambassadør Per Carlsen og arkivchef

Inge Bundsgaard.

mangfoldeligen voxe og formeeres, da paadet i fremtiden formedelst de needstigendeog tverstigende Liniers mengde icke nogentvist og irring udj alderen eller confusionblant Linierne skulde foraarsages, ville Visaa og hermed alffvaarligen biude og befa-le, at, naar nogen aff Voris Stamme Søneller daatter fødes, Forældrene da sammePrintzes eller Printzesses naffn og fødsels-dag uden forsømmelse lader Kongenanmelde og forkynde, saa frembt de agternogen ArffveRett til disse Riger og Lande i sin tiid at ville prætendere, og derimodigien aff Kongen et documentum insinua-tionis, at de nemmelig sligt tilbørligen haff-ver tilkiende giffvet, begierer, huoraff daGienparten udj Voris Archivo skall giemmes,og helles ogsaa et rigtig SlegtRegister offverVoris Kongelige Arffvestamme altid holdesog der bevares.

Det vil sige, at når en prins eller prinsessefødes, skal forældrene straks underretteden regerende monark. Barnets navn ogfødselsdag registreres i et særligt kongeligtslægtsregister, der i dag føres af Udenrigs-ministeriet, men selve meddelelsen nedlæg-ges i Rigsarkivet, der i denne sammenhængfungerer som kongeligt husarkiv.

Kejserinde Dagmars genbegravelse

Fra den 20. september til den 5. novemberviste det russiske rigsarkiv i Moskva en størreudstilling om kejserinde Dagmar. Rigsarkivetog en række andre danske institutionerhavde udlånt dokumenter, fotografier og genstande, som indgik i udstillingen.Koordinationen af denne danske indsats stodRigsarkivets Publikumsafdeling for. Til at repræ-sentere Rigsarkivet ved udstillingens åbning rejste arkivchef Inge Bundsgaard til Moskva.Sponsoreret også fra danske virksomhederblev der af det russiske rigsarkiv udgivet et flotkatalog i forbindelse med udstillingen.


Også i Danmark blev genbegravelsen markeret.Ved en højtidelighed den 6. oktober påJægerspris Slot overrakteambassadør RjurikovRigsarkivet og KongFrederik VII's Stiftelse kopier af den kongelige korrespondance 1848-1863.

Internationalt samarbejde

I 2006 afholdtes de Nordiske Arkivdage iUppsala, Sverige. Fra dansk side deltog etantal arkivarer fra Statens Arkiver med rigs-arkivar Johan Peter Noack i spidsen.

Johan Peter Noack har deltaget i de halv-årlige møder mellem EUs rigsarkivarer.Møderne afholdes i det land, der besidderformandskabet i EU.

Chefkonsulent Poul Erik Olsen har deltageti møderne i European Archives Group, derer nedsat af EU-kommissionen til opfølg-ning af de anbefalinger, der fremgår af EU-publikationen ”Report on Archives in theenlarged European Union”. Drøftelserne harbl.a. drejet sig om digitalisering af den delaf den europæiske kulturarv, der består afarkivalier.

Ved EU-konferencen ”Why digitize? Whobenefits?”, der blev afholdt i Helsinki i okto-ber, repræsenteredes Statens Arkiver af arkivar, ph.d. Anette Jensen.

Statens Arkiver har ligeledes været repræ-senteret i NATOs Archives Committee, derbl.a. drøfter tilgængeliggørelse, herunder af- og nedklassificering, af NATOs arkiver iBruxelles.

Overarkivar Chr. R. Jansen, Erhvervsarkivet,medlem af bestyrelsen for ICAs Section ofBusinees and Labour Archives, deltog sam-men med en række medarbejdere fraErhvervsarkivet i en konference i Edinburghom erhvervslivets arkivalier.

I året afsluttedes de to EU-projekter, DanskData Arkiv har deltaget i fra 2003-2006.

MADIERA-projektet blev afsluttet i februar.Projektet har udviklet en portal med udvidetsøgeadgang til datamaterialer uafhængigt af sprog. Denne portal påtænkes indført som fælles portal for en lang række data-arkiver.

Fra processionen: Forrest en irsk herold medIrlands harpe på kappen.Foto: Kongressens hjemmeside.

MetaDater afsluttedes i april. Her er det isærarbejdet med at danne en fælles ramme forbeskrivelse af komparative undersøgelser,der vil blive arbejdet videre med.

Den 27. internationale kongres for genealogiog heraldik fandt sted i august i den gamleuniversitetsby St. Andrews i Skotland.Hovedtemaet var ”Myth and Propaganda inHeraldry and Genealogy”. Rigsarkivets heraldiske sagsbehandler, seniorforsker Nils G. Bartholdy var blandt deltagerne.

Statens Arkiver 2020

Fremtiden tro bevarer og formidler vi autentiskdokumentation til en virkelig historie. Sådanlyder Statens Arkivers mission. Det er i trådhermed, at udarbejdelsen af en ny strategi nuer indledt.

Fra efteråret 2007 skal Statens Arkiver væreparat til at optage forhandling med Kultur-ministeriet om, hvilke krav og mulighederder skal indgå i kontrakten for årene 2009-2012. Det forudsætter, at de nødvendigepejlepunkter er gjort synlige i terrænet.Ledelsen har derfor i det forløbne år skrevetudkast, som nu kommer til drøftelse medmedarbejderne.

Den nye strategi skal afløse ”Statens Arkiver2010”, som har hen ved otte år på bagen.Den har været et nyttigt styringsinstrument.Der figurerer heri fem strategiske mål: 1. udvikling af brugervendthed2. opførelse af varige betryggende

magasiner3. gennemførelse af regelmæssige

afleveringer for myndighederne4. beherskelse af elektronisk arkivering5. etablering af digital søgning og adgang

for publikum

Med årets udgang er en god del af delmål-ene nået og flere vil blive nået inden 2010.


It-sikkerhed, implementering af DS484

Gennem en regeringsbeslutning er alle stats-lige institutioner forpligtet til at implementereit-sikkerhedsstandarden DS484.

Arbejdet hermed er forankret i it-sikkerheds-udvalget ledet af Rigsarkivaren. Den over-ordnede it-sikkerhedspolitik, som sætter målog rammer for arbejdet, er blevet fornyet,ligesom der er gennemført risikoanalyser forde forretningskritiske it-systemer.

Det igangværende sikkerhedsarbejde samt vur-deringer af risici har naturligt ledt frem til imple-mentering af ajourførte it-beredskabsplaner.

Det er vores opfattelse, at vi ved udgangen af året alt overvejende levede op til kraveneog anbefalingerne i sikkerhedsstandarden DS484.

Til opnåelse af fuld implementering samt forat sikre den nødvendige løbende tilpasningfortsætter it-sikkerhedsarbejdet i 2007.

Landsarkivetfor

Sjælland

Rigsarkivet LandsarkivetforFyn

Landsarkivetfor

Nørrejylland

Landsarkivetfor

Sønderjylland

Erhvervs-arkivet

*)10.752Modtagelse af arkivalieropgjort i hyldemeter

Tabel 1. Udvalgte serviceydelser i 2006

137 9.362 1.153 1.083

StatensArkiver

i alt

22.487

21.03419.100Besøgende på læse-salene 10.300 12.737 4.147 4.888 72.206

20.38557.385Ekspederede enhederpå læsesalene 8.422 85.226 4.424 8.594 184.436

9241.159Besvarelse af skriftligeforespørgsler 507 633 342 155 3.720

Produktion

Statens Arkiver leverer mange forskellige serviceydelser til myndigheder og borgere. De spænder lige fra vejledning af de mangebesøgende gæster på læsesalene over konservering og sikkerhedsfilmning til ordningog modtagelse af arkivalier fra myndighederog private personer. Et udsnit af disse service-ydelser er præsenteret i tabel 1.

*) Indgår i Rigsarkivets modtagelsestal.


Statens Arkiver i tal

2006

Tabel 2. Udgifter i 2006 fordelt på hovedaktivitetsområder


Økonomi

Statens Arkivers omsætning udgjorde i 2006191,5 mio. kr. opgjort som udgifter ekskl.moms. Udgifternes fordeling på hovedaktivi-tetsområder er vist i tabel 2.

Indtægtsgivendeforsknings-virksomhed

Indtægts-dækket

virksomhed

Ordinær virksomhedMio. kr.

Andre tilskuds-finansierede aktiviteter

Bygge- ogflytte-

planlægningI alt

1,068,5Løn 1,9 13,0 97,1

0,079,8Øvrig drift 1,8 0,7 94,4

1,0

12,7

7,3

20,0148,3Udgifteri alt

3,7 13,7

Leje og driftaf midlertidige

magasiner

0,0

4,8

4,8 191,5

Personaleressourcer

Statens Arkivers samlede personaleforbrugudgjorde i 2006 328 årsværk eller 97,1 mio. kr.opgjort i lønudgifter. En væsentlig del af dissepersonaleressourcer anvendes i tilknytning tilStatens Arkivers primære aktiviteter, dvs. beva-ring og kassation, konservering og sikkerheds-filmning, formidling samt forskning. Figur 1 viser,hvordan personaleressourcerne til disse formålprocentvis er fordelt på de nævnte formål.

Figur 1. Procentfordeling af lønudgifter i 2006

Formål %

Bevaring og kassation af konventionelle arkivalier 8,4

Bevaring og kassation af elektroniske arkivalier 14,5

Konservering og sikkerhedsfilmning af arkivalier 12,8

Formidlingsopgaver 34,4

Forskning 5,9

Hjælpefunktioner, herunder bygningsdrift 10,3

Generel ledelse 13,7

I alt 100,0

Øvrige driftsudgifter

Et karakteristisk træk ved Statens Arkiversudgiftssammensætning er den betydeligeandel af driftsudgifterne, der anvendes tilhjælpefunktioner, herunder bygningsdrift(husleje, vedligeholdelse, rengøring, varmeo.lign.). 86,6 % af de øvrige driftsudgifter(dvs. de samlede driftsudgifter fratrukket løn-udgifter) anvendes således til dette formål (se figur 2).

Da denne udgiftspost kun i begrænsetomfang kan påvirkes, er Statens Arkiversomdisponeringsmuligheder på øvrig drift-området yderst beskedne.

Figur 2. Procentfordeling af udgifter til øvrig drift i 2006

Formål %

Bevaring og kassation af konventionelle arkivalier 2,0

Bevaring og kassation af elektroniske arkivalier 3,5

Konservering og sikkerhedsfilmning af arkivalier 3,1

Formidlingsopgaver 2,0

Forskning 0,2

Hjælpefunktioner, herunder bygningsdrift 86,6

Generel ledelse 2,6

I alt 100,0

Indtægtsdækket virksomhed

Statens Arkivers indtægtsdækkede virk-somhed beskæftigede 49 årsværk i 2006.Indtægterne udgjorde 27,5 mio. kr., mensudgifterne var 20 mio. kr. De leveredeydelser bestod især af ordning og pakningfor arkivskabende myndigheder inden aflevering af deres arkiver, samt i mindreomfang dokumentationsydelser for borgereog myndigheder.


Statens Arkiver

RigsarkivarJohan Peter Noack

SekretariatetØkonomi- og administrationschef

Klaus Kulmbach

Bygge- og flyttesekretariatetArkivchef

August Eriksen

ErhvervsarkivetOverarkivar

Chr. R. JansenRigsarkivet

Dansk Data ArkivArkivchef

Steen Ousager

PublikumsafdelingenArkivchef

Inge Bundsgaard

Bevarings- og Kassationsafd.Konst. arkivchef

Kirsten Villadsen Kristmar

Landsarkivet for NørrejyllandLandsarkivar

Chr. R. Jansen

Landsarkivet for SønderjyllandArkivchef

Steen Ousager

Landsarkivet for FynArkivchef

Steen Ousager

Landsarkivet for SjællandLandsarkivar

Inge Bundsgaard

Rigsarkivet Rigsdagsgården 9 1218 København K Telefon 33 92 33 10Telefax 33 15 32 39E-mail: [email protected]

Landsarkivet for SjællandJagtvej 10 Postboks 6612200 København NTelefon 35 24 82 00Telefax 72 26 53 48E-mail: [email protected]

Landsarkivet for FynJernbanegade 36 A5000 Odense CTelefon 66 12 58 85Telefax 66 14 70 71E-mail: [email protected]

Landsarkivet for NørrejyllandLl. Sct. Hans Gade 58800 ViborgTelefon 86 62 17 88Telefax 86 60 10 06E-mail: [email protected]

Landsarkivet for SønderjyllandHaderslevvej 456200 AabenraaTelefon 74 62 58 58Telefax 74 62 32 88E-mail: [email protected]

Erhvervsarkivet Vester Allé 128000 Århus CTelefon 86 12 85 33Telefax 86 12 85 60E-mail: [email protected]

Dansk Data ArkivIslandsgade 105000 Odense CTelefon 66 11 30 10Telefax 66 11 30 60E-mail: [email protected]

Adresser, telefoner og åbningstider

Aal

< ma.- lø. 9-161.5–31.8: lø. lukket

ma.- lø. 9-161.5–31.8: lø. lukket

ma.- lø. 9-161.5–31.8: lø. lukket

ma.- lø. 9-161.5–31.8: lø. lukket

ma.- lø. 9-161.5–31.8: lø. lukket

ma.-fre. 9-16

ma.-to. 9-16fre. 9-15

Statens ArkiverRigsdagsgården 9

1218 København K

2006

Documents

Årsberetning 2006 for Statens Arkiver