Embed Size (px)
Citation preview
II
PEMBAHASAN
2.1 Total Quality Manajemen dan Biaya Kualitas
2.1.1 Definisi Total Quality manajemen
Menurut Fandy Tjiptono (2003) Total Quality Manajemen merupakan suatu pendekatan dalam
menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan
terus menerus atas produk, jasa, manusia, proses dan lingkungannya. Dijelaskan kembali bahwa
TQM bisa dicapai dengan memperhatikan karakteristik TQM berikut ini:
- Fokus pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal
- Memiliki obsesi yang tinggi terhadap kualitas
- Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.
- Memiliki komitmen jangka panjang
- Membutuhkan kerjasama tim
- Memperbaiki proses secara berkesinambungan
- Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan
- Memberikan kebebasan yang terkendali
- Memiliki kesatuan tujuan
- Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan
Prosedur Mutu adalah prosedur SMM wajib, yang sekurang-kurangnya meliputi :
- 1. Prosedur Pengendalian Dokumen;
- 2. Prosedur Pengendalian Rekaman;
- 3. Prosedur Audit Internal SMM;
- 4. Prosedur Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai;
- 5. Prosedur Tindakan Korektif;
- 6. Prosedur Tindakan Pencegahan.
TQM juga diterjemahkan sebagai pendekatan berorientasi pelanggan yang memperkenalkan
perubahan manajemen yang sistematik dan perbaikan terus menerus terhadap proses, produk, dan
pelayanan suatu organisasi. Proses TQM memiliki input yang spesifik (keinginan, kebutuhan, dan
harapan pelanggan), mentransformasi/ memproses input dalam organisasi untuk memproduksi
barang atau jasa yang pada gilirannya memberikan kepuasan kepada pelanggan (output). Tujuan
utama TQM adalah perbaikan mutu pelayanan secara terus menerus. Dengan demikian, juga
quality manajemen sendiri yang harus dilaksanakan secraa terus menerus. Sejak tahun 1950-an
pola pikir mengenai mutu terpadu atau TQM sudah muncul di daratan Amerika dan Jepang dan
akhirnya Koji Kobayashi, salah satu CEO of NEC, diklaim sebagai orang pertama yang
mempopulerkan TQM, yang dia lakukan pada saat memberikan pidato pada pemberian
penghargaan Deming prize di tahun 1974.
Penerapan Total Quality Management dipermudah oleh beberapa piranti, yang sering
disebut “alat TQM”. Alat-alat ini membantu kita menganalisis dan mengerti masalah-masalah
serta membantu membuat perencanaan. Delapan alat TQM yang diuraikan adalah sebagai
berikut.
1. Curah pendapat (sumbang saran) – Brainstorming, adalah alat perencanaan yang dapat
digunakan untuk mengembangkan kreativitas kelompok. Curah pendapat dipakai, antara lain
untuk menentukan sebab-sebab yang mungkin dari suatu masalah atau merencanakan
langkah-langkah suatu proyek.
2. Diagram alur (bagan arus proses), adalah satu alat perencanaan dan analisis yang
digunakan, antara lain untuk menyusun gambar proses tahap demi tahap untuk tujuan
analisis, diskusi, atau komunikasi dan menemukan wilayah-wilayah perbaikan dalam proses.
3. Analisis SWOT, adalah suatu alat analisis yang digunakan untuk menganalisis masalah-
masalah dengan kerangka Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan), Opportunities
(peluang), dan Threats (ancaman).
4. Ranking preferensi, merupakan suatu alat interpretasi yang dapat digunakan untuk memilih
gagasan dan pemecahan masalah di antara beberapa alternatif.
5. Analisis tulang ikan (juga dikenal sebagai diagram sebab-akibat), merupakan alat analisis,
antara lain untuk mengkategorikan berbagai sebab potensial dari suatu masalah dan
menganalisis apa yang sesungguhnya terjadi dalam suatu proses.
6. Penilaian kritis, adalah alat bantu analisis yang dapat digunakan untuk memeriksa setiap
proses manufaktur, perakitan, atau jasa. Alat ini membantu kita untuk memikirkan apakah
proses itu memang dibutuhkan, tepat, dan apakah ada alternatif yang lebih baik.
7. Benchmarking, adalah proses pengumpulan dan analisis data dari organisasi kita dan
dibandingkan dengan keadaan di dalam organisasi lain. Hasil dari proses ini akan menjadi
patokan untuk memperbaiki organisasi kita secara terus menerus. Tujuan benchmarking
adalah bagaimana organisasi kita bisa dikembangkan sehingga menjadi yang terbaik.
8. Diagram analisa medan daya (bidang kekuatan), merupakan suatu alat analisis yang dapat
digunakan, antara lain untuk mengidentifikasi berbagai kendala dalam mencapai suatu
sasaran dan mengidentifikasi berbagai sebab yang mungkin serta pemecahan dari suatu
masalah atau peluang.
Dalam hal kualitas dianggap layak, maka diperlukan suatu produk untuk dapat memenuhi
dimensi-dimensi berikut ini.
1. Performa: seberapa cocok produk itu digunakan sesuai dengan fungsi pemenuhan
kebutuhannya
2. Features: konten dari produk yang membedakannya dari produk lain
3. Reliabilitas: seberapa lama produk itu dapat bertahan dari kerusakan
4. Conformance: sejauh mana produk dapat dikembangkan oleh konsumen itu sendiri.
5. Durabilitas: seberapa lama produk dapat digunakan sampai benar benar tidak dapat dipakai
lagi
6. Serviceability, speed, cost, ease to repair: ada tidaknya servis center dan seberapa banyak
biaya yang dikeluarkan konsumen untuk itu.
7. Esthetic: nilai keindahan dari produk, termasuk dalam definisi ini adalah tampilan fisik produk
8. Percieved quality: kesan yang membekas dari produk pada pemikiran konsumen
Syarat syarat pelaksanaan TQM dalam suatu perusahaan adalah sebagai berikut.
1. Setiap perusahaan/organisasi harus secara terus meneurus melakukan perbaikan mutu
produk dan pelayanan sehingga dapat memuaskan para pelanggan.
2. Memberikan kepuasan kepada pemilik, pemasok, karyawan, dan para pemegang saham.
3. Memiliki wawasan jauh ke depan dalam mencari laba dan memberikan kepuasan.
4. Fokus utama ditujukan pada proses, baru menyusul hasil.
5. Menciptakan kondisi di mana para karyawan aktif berpartisipasi dalam menciptakan
keunggulan mutu.
6. Ciptakan kepemimpinan yang berorientasi pada bawahan dan aktif memotivasi karyawan
bukan dengan cara otoriter sehingga diperoleh suasana kondusif bagi lahirnya ide-ide baru.
7. Rela memberikan ganjaran, pengakuan bagi yang sukses dan mudah memberikan maaf
bagi yang belum berhasil/berbuat salah.
8. Setiap keputusan harus berdasarkan pada data, baru berdasarkan pengalaman/ pendapat.
9. Setiap langkah kegiatan harus selalu terukur jelas sehingga pengawasan lebih mudah.
10. Program pendidikan dan pelatihan hendaknya menjadi urutan utama dalam upaya
peningkatan mutu.
2.1.2 Sejarah TQM
Fandy Tjiptono (2003) menjelaskan bahwa evolusi total quality dimulai dari masa studi waktu dan
gerak oleh Bapak Manajemen Ilmiah Frederick Taylor pada tahun 1920-an. Aspek yang menjadi
bahasan utama yang disebut sebagai manajemen ilmiah ini adalah adanya pemisahan antara
perencanaan dan pelaksanaan. Taylor mengatasi ini dengan membuat perencanaan tugas
manajemen dan tugas tenaga kerja. Untuk mempertahankan kualitas produk dan jasa yang
dihasilkan dibentuklah departemen kualitas yang terpisah.
Ringkasan makalah Lucky Kuryanto dinyatakan berikut konsep- konsep tentang perkembangan
TQM itu sendiri sebagai berikut.
1. F.W. Taylor (1856-1915), seorang insiyur mengembangkan satu seri konsep yang
merupakan dasar dari pembagian kerja (devision of work). Analisis dengan pendekatan
gerak dan waktu (time and motion study) untuk pekerjaan manual memperoleh gelar “Bapak
Manajemen Ilmiah” (The Father of Scientific Management). Dalam bukunya tersebut Taylor
menjelaskan beberapa elemen tentang teori manajemen, yaitu sebagai berikut.
- Setiap orang harus mempunyai tugas yang jelas dan harus diselesaikan dalam satu hari
- Pekerjaan harus memiliki peralatan yang standar untuk menyelesaikan tugas yang menjadi
bagiannya.
- Bonus dan intensif wajar diberikan kepada yang berprestasi maksimal.
- Penalti yang merupakan kerugian bagi pekerjaan yang tidak mencapai sasaran yang telah
ditentukan (personal loss).
Taylor memisahkan perencanaan dari perbaikan kerja. Dengan demikian, dia memisahkan
pekerjaan dari tanggung jawab untuk memperbaiki kerja.
2. Shewart (1891-1967), seorang ahli statistik yang bekerja pada “Bell Labs” selama periode
1920-1930. Dalam bukunya The Economic Control of Quality Manufactured Products,
diperoleh suatu kontribusi yang menonjol dalam usaha untuk memperbaiki mutu barang hasil
pengolahan. Dia mengatakan bahwa variasi terjadi pada setiap segi pengolahan dan variasi
dapat dimengerti melalui penggunaan alat statistik yang sederhana. Sampling dan
probabilitas digunakan untuk membuat control chart untuk memudahkan para pemeriksa
mutu, untuk memilih produk mana yang memenuhi mutu dan tidak.
3. Edward Deming, lahir tahun 1900 dan mendapat Ph. D. pada 1972 sangat menyadari bahwa ia
telah memberikan pelajaran tentang pengendalian mutu secara statistik kepada para
insinyur bukan kepada para manajer yang mempunyai wewenang untuk memutuskan. Pada
1950 beliau diundang oleh “The Union to Japanese Scientists and Engineers (JUSE)” untuk
memberikan ceramah tentang mutu yang dapat disimpulkan sebagai berikut.
- Quality is primarily the result of senior management actions and not the results of actions
taken by workers.
- The system of work that determines how work is performed and only managers can create
system.
- Only manager can allocate resources, provide training to workers, select the equipment
and tools that worekers use, and provide the plant and environment necessary to achieve
quality.
- Only senior managers determine the market in which the firm will participate and what
product or service will be solved.
4. Prof. Juran, mengunjungi Jepang pada tahun 1945 dan membantu pimpinan Jepang di
dalam menstrukturisasi industri sehingga mampu mengekspor produk ke pasar dunia. Ia
membantu Jepang untuk mempraktikkan konsep mutu dan alat-alat yang dirancang untuk
pabrik ke dalam suatu seri konsep yang menjadi dasar bagi suatu “management process”
yang terpadu. Juran endemonstrasikan tiga proses manajerial untuk mengelola keuangan
suatu organisasi yang dikenal dengan trilogi Juran, yaitu finance planning, financial control,
financial improvement. Adapun perincian trilogi itu sebagai berikut.
- Quality planning, yaitu suatu proses yang mengidentifikasi pelanggan dan proses yang
akan menyampaikan produk dan jasa dengan karakteristik yang tepat dan kemudian
mentransfer pengetahuan ini ke seluruh kaki tangan perusahaan guna memuaskan
pelanggan.
- Quality control, yaitu suatu proses di mana produk benar-benar diperiksa dan dievaluasi,
dibandingkan dengan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan para pelanggan. Persoalan
yang telah diketahui kemudian dipecahkan, misalnya mesin-mesin rusak segera diperbaiki.
- Quality improvement, yaitu suatu proses di mana mekanisme yang sudah mapan
dipertahankan sehingga mutu dapat dicapai berkelanjutan. Hal ini meliputi alokasi sumber-
sumber, menugaskan orang-orang untuk menyelesaikan proyek mutu, melatih para
karyawan yang terlibat dalam proyek mutu, dan pada umumnya menetapkan suatu struktur
permanen untuk mengejar mutu dan mempertahankan apa yang telah dicapai sebelumnya.
5. Kaoru Ishikawa, penggugas gugus kendali mutu dengan mengembangkan ”Ishikawa Cause
and Effect Diagram’ atau dikenal sebagai ’fishbone diagram’. Istilah yang digunakannya
Company-Wide Quality Control (CWQC) menjadi Total Quality Management
(TQM). Penerapan statistik untuk Quality Assurance diungkapkan secara praktis tanpa
formula matematis yang rumit sehingga amat disukai. Beliau memiliki filsafah ’utamakan
membangun manusia, baru kemudian membuat barang’.
6. Profesor Kume, mengemukakan TQM adalah pendekatan manajemen yang bertujuan untuk
keberhasilan dalam membantu membangun pertumbuhan yang stabil dari sebuah organisasi
dengan mengikutsertakan anggotanya yang secara ekonomi menghasilkan mutu yang
diinginkan pelanggan.
2.1.3 TQM dan metode manajemen lainnya
Fandy Tjiptono (2003) menjelaskan ada 4 perbedaan pokok antara TQM dengan metode
manajemen lainnya:
- Dasar teoritis ilmu manajemen lainnya berasal dari ilmu sosial sebagian besar, sedangkan
TQM selain ilmu manajemen itu sendiri maka TQM dasarnya adalah dari statistika, yang
berfokus pada pengendalian proses statistical yang didasarkan pada sampling dan analisis
varians.
- Inovasi ilmu manajemen lainnya berasal dari perusahaan konsultan manajemen. Maka
TQM ini lahir dari para insinyur teknik industru yang sudah bekerja di industri dan
pemerintah.
- Asal ilmu manajemen bersumber dari Amerika kemudian ditransfer secara luas di
lingkungan internasional. Maka TQM dikembangkan di USA kemudian ditransfer ke
Jepang lalu dikembangkan kembali ke Amerika bagian utara dan Eropa.
- Proses penyebarannya untuk ilmu manajemen dimulai dari perusahaan terkemuka
kemudian ditransfer ke industry yang lebih kecil dibawahnya. Sedang TQM dimulai dari
perusahaan perusahaan yang kecil dan menengah.
Dalam Fandy (2003) digambarkan juga bagaimana perbedaan TQM dengan teknik manajemen
modern lainnya
Sumber : management review, june 1994 (dalam Sutojo, 1994, p.10)
ASPEK TQM REENGINEER
ING
RIGHTSIZI
NG
RESTRUCTUR
ING
AUTOMATIO
N
Asumsi
yang
dipertanya
kan
Kebutuh
an dan
keingina
n
pelangga
n
Fundamental Penentuan
staf
Hubungan
pelaporan
Aplikasi/
penerapan
teknologi
Lingkup
perubahan
Bottom-
up
Radikal Penentuan
staf dan
tanggung
jawab kerja
Organisasi Sistem
Orientasi Proses Proses Fungsional Fungsional Prosedur
Sasaran
perbaikan
inkremen
tal
dramatis inkremental inkremental inkremental
2.1.4 Prinsip Pokok dalam TQM
Fandy (2003) menjelaskan dalam bukunya mengenai TQM, bahwa TQM memiliki 10 unsur utama
(Goetsh dan Davis, 1994, pp 14-18), sebagai berikut:
1. Fokus pada pelanggan
Pelanggan pada TQM diartikan sebagai driver atau pemicu untuk kualitas yang akan
dihasilkan, oleh karena itu fokus pada pelanggan menjadi bagian penting untuk
memanajemen kualitas produk.
2. Obsesi terhadap kualitas
Kualitas yang telah ditentukan pada setiap tingkat dalam organisasi diharapkan bisa
membuat setiap bagian dalam organisasi terobsesi untuk mencapai kualitas yang telah
ditentukan tersebut.
3. Pendekatan ilmiah
Untuk setiap kualitas yang ingin dicapai diperlukan perhitungan atau pendekatan ilmiah
yang baik. Maka dari itu data sangat diperlukan guna menyusun benchmark, memantau
prestasi dan melaksanakan perbaikan. Tujuannya yaitu untuk menjaga dan mencapai
kualitas yang terus menerus.
4. Komitmen jangka panjang
Karena TQM adalah oaradigma baru maka diperlukan perubahan budaya untuk
berkomitmen supaya penerapan TQM bisa berjalan dengan baik.
5. Kerjasama tim
Adalah unsur utama karena dalam penerapan TQM atau untuk mencapai tujuan TQM itu
sendiri diperlukan kerjasama dari semua pihak, baik karyawan maupun pihak manajemen
dan masyarakat sekitar.
6. Perbaikan secara berkesinambungan
Produk produk yang dihasilkan diharapkan mengalami kenaikan kualitas terus menerus.
Oleh karena itu prinsip perbaikan ini terkait dengan produk yang dihasilkan adalah
semakin meningkat kualitasnya.
7. Pendidikan dan pelatihan
Terkait dengan bagaimana agara kualitas ini terus meningkat, maka penerapan TQM
memaksa setiap bagian terutama tenaga kerja untuk selalu belajar dan mengembangkan
ilmunya guna meningkatkan kualitas dan mencapai tujuan TQM. Maka pelatihan dan
pendidikan dilakukan secara kontinyu sebagai perbaikan kualitas terhadap karyawan yang
diyakini kana berpengaruh terhadap produk produk yang dihasilkan. Juga untuk
pengambilan keputusan yang tepat untuk setiap kebijakan kualitas atas suatu produk.
8. Kebebasan terkendali
Karyawan dilibatkan dalam setiap keputusan. Adanya pemecahan masalah yang ada dalam
organisasi, karyawan diikutsertakan dalam urun serta aktif dalam penyelesaian dan
pengambilan keputusan.
9. Kesatuan Tujuan
10. Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan.
2.1.5 Biaya Kualitas
Prinsip dari TQM saya simpulkan sebagai sebuah teori yang mengedepankan bagaimana
nantinya setiap organisasi atau perusahaan yang bergerak ini bisa mengembangkan biaya kualitas
dengan sangat baik. Fandy (2003) dalam bukunya mengenai “Total Quality Management”
menyatakan bahwa biaya kualitas adalah biaya yang terjadi atau mungkin akan terjadi karena
kualitas yang buruk. Jadi, biaya kualitas adalah biaya yang berhubungan dengan penciptaan,
pengidentifikasian, perbaikan dan pencegahan kerusakan.
Biaya kualitas bisa dikelompokkan menjadi 4 golongan:
1. Biaya pencegahan (prevention cost)
2. Biaya deteksi/ penilaian (detection/appraisal cost)
3. Biaya kegagalan internal (internal failure cost)
4. Biaya kegagalan eksternal (eksternal failure cost)
Sebelum penjelasan, saya menyimpulkan bahwa biaya kualitas ini adalah biaya yang telah
disediakan terlebih dahulu dalam sebuah proyek atau dalam suatu produksi untuk mengantisipasi
terjadinya kualitas yang buruk, seperti biaya insidental akan tetapi jika menerapkan TQM dengan
baik maka “zero defect” aka nada sehingga biaya kualitas ini tidak perlu kembali dicadangkan
karena kualitas produksi atau hasil dari sebuah proyek sudah dipastikan bagus.
Berikut dijelaskan rincian beberapa biaya yang bisa dianalisis dari 4 golongan biaya
tersebut diatas Hansen Mowen (2009)
1. Biaya Pencegahan
Biaya ini meliputi biaya yang berhubungan dengan perancangan, pelaksanaan, dan
pemeliharaan sistem kualitas. Antara lain yaitu;
a. biaya yang dikeluarkan untuk aktivitas yang berkaitan dengan patokan rencana
kualitas produk yang dihasilkan,
b. biaya yang dikeluarkan untuk penyiapan tawaran/penilaian rancangan baru segi
kualitas/penyiapan program,
c. biaya yang dikeluarkan pada waktu perancangan produk atau pemilihan proses
produksi,
d. biaya yang dikeluarkan untuk teknik pengendalian proses,
e. biaya yang dikeluarkan untuk pengembangan kualitas,
f. biaya yang dikeluarkan untuk mengevaluasi tindakan yang telah dilakukan terhadap
rencana kualitas keseluruhan
2. Biaya Deteksi
adalah biaya yang terjadi untuk menentukan apakah produk dan jasa sesuai dengan
persyaratan persyaratan kualitas. Tujuan utama biaya ini adalah untuk menghindari
terjadinya kesalahan dan kerusakan sepanjang proses perusahaan.
Antara lain;
a. Biaya yang dikeluarkan untuk memeriksa dan menguji kesesuaian bahan baku yang
dibeli denagna kualifikasi yag tercantum dalam pesanan,
b. Biaya yang terjadi untuk meneliti kesesuaian hasil produksi dengan standar
perusahaan,
c. Biaya yang terjadi untuk melaksanakan pemeriksaan produk dalam proses maupun
produk jadi,
d. Biaya yang terjadi untuk menguji produk gudang dengan tujuan untuk mendeteksi
terjadinya penurunan kualitas produk.
3. Biaya Kegagalan internal
adalah biaya yang terjadi karena adanya ketidaksesuaian dengan persyaratan dan
terdeteksi sebelum barang atau jasa tersebut dikirimkan kepada pelanggan. Biayanya
antara lain;
a. Biaya kerugian karena sisa bahan
b. Biaya ekstra yang harus dikeluarkan karena proses pengerjaan ulang
c. Biaya tambahan yang timbul karena adanya aktifitas rejects dan complaint atas
bahan baku yang sudah dibeli
d. Biaya yang berhubungan dengan waktu yang digunakan para ahli dalam masalah
produksi menyangkut kualitas misalnya tidak memenuhi spesifikasi kualitas
4. Biaya Kegagalan Eksternal
Biaya yang terjadi karena produk jasa gagal memenuhi persyaratan persyaratan yang
diketahui setelah produk dikirim kepada pelanggan. Meliputi biaya biaya sebagai
berikut;
a. Biaya karena complain tertentu, seperti penukaran produk atau penggantian produk
b. Biaya yang timbul setelah berlalunya masa garansi
c. Biaya servis yang diakibatkan karena untuk memperbaiki cacat yang bukan
disebabkan oleh keluhan pelanggan
d. Biaya sehubungan dengan jaminan atau pertanggungjawaban atas kegagalan
memenuhi standar kualitas
e. Biaya yang timbul karena adanya penarikan kembali suatu produk atau komponen
tertentu
Secara singkat maka rumus biaya kualitas menjadi sebagai berikut:
Rumus:
Total biaya kualitas = Biaya pengendalian + Biaya kerusakan
Total biaya kualitas = (Biaya pencegahan + Biaya pemeriksaan) +
Biaya kerusakan internal + Biaya kerusakan eksternal)
TQM ini menganjurkan beberapa langkah yang bisa ditempuh untuk meningkatkan kualitas tanpa
harus memberikan banyak beban pada biaya biaya kualitas yang dijelaskan di bagian atas tadi.
Menurut Edwards Deming langkah yang terkenal yang bisa diambil oleh suatu perusahaan dalam
mengantisipasi biaya kualitas ini dan untuk meningkatkan kualitas produk adalah dnegan langkah
PDCAA (Plan, Do, Check, Act, Analyze). Sedangkan Philip B. Crosby terkenal dengan najuran
manajemen “zero defect” dan pencegahan, yang menentang tingkat kualitas yang dapat diterima
secara statistic.berikut dijelaskan Fandy (2003) perbedaan keduanya dalam memandang kualitas
untuk implementasi TQM.
Sumber : Oakland, JS (1989) Total Quality Management, London: Heinemann Professional
Publishing Ltd, pp. 291-292
Deming Crosby
Definisi Kualitas Tingkat yang dapat diprediksi
dari keseragaman dan
ketergantungan pada biaya
yang rendah sesuai dengan
pasar
Sesuai dengan Persyaratan
Tingkat tanggung jawab
manajemen senior
Bertanggung jawab 94% atas
masalah kualitas
Bertanggung jawab untuk
kualitas
Standar prestasi Kualitas memiliki banyak
skala, sehingga perlu
digunakan statistic untuk
mengukur prestasi pada semua
bidang , kerusakan nol
amatlah penting
Kerusakan nol (zero defect)
Pendekatan umum Mengurangi keanekaragaman
dengan perbaikan
berkesinambungan
Pencegahan, bukanlah
inspeksi
Basis perbaikan Secara terus menerus
mengurangi penyimpangan
Suatu proses, bukan suatu
program, tujuan perbaikan
Kerjasama tim Partisipasi karyawan dalam
pengambilan keputusan
Adanya kelompok perbaikan
kualitas dan dewan kualitas
Biaya kualitas Tidak ada optimum perbaikan
terus menerus
Cost of nonconformance,
quality is free
2.1.6 Perhitungan TQM
Berikut beberapa metode yang digunakan untuk menghitung tepatnya total Quality yang telah
dijelaskan sebelumnya.
Metode yang digunakan untuk mengukur biaya kualitas dari artikel Pengendalian mutu (STIMIK
Jakarta) adalah sebagai berikut:
1. Metode pengganda; Biaya total produk gagal adalah beberapa kali lipat
dari biaya produk gagal yang diukur.
2. Metode penilaian pasar : survai para tenaga penjual terhadap konsumen
tentang pengaruh mutu yang jelek.
3. Metode rugi mutu Taguchi : setiap variasi nilai target dari karakteristik
mutu akan menimbulkan biaya mutu yang tersembunyi.
Rumus Taguchi : L (Y) = k(y-T)2
Di mana :
k = (konstanta), konstanta proporsionalitas yang besarnya tergantung pada struktur biaya
produk gagal eksternal.
y= (yield), nilai aktual dari karakteristik mutu
T= (target), nilai target dari karakteristik mutu
L= (loss), rugi mutu
Contoh perhitungan :
k=Rp.400 T= 10 inci diameter, unit dihasilkan 2.000, deviasi kuadrat rata-rata 0,025. Maka
biaya per unit yang diharapkan adalah Rp.10(0.025)xRp.400= Rp. 20.000 adalah total
kerugian untuk 2.000 unit.
Unit y (y-T) (y-T)2 K(y-T)2
1 9.9 -0,10 0,010 4,00
2 10,1 0,10 0,010 4,00
3 10,2 0,20 0,040 16,00
4 9.8 -0,20 0,040 16,00
Total 0,100 40,00
Rata-rata 0,025 10,00
Laporan Biaya Mutu
Laporan biaya mutu sesungguhnya berisi setiap kategori biaya mutu yang dihubungkan dalam
bentuk persentase dari pendapatan penjualan. Contoh laporan biaya mutu disajikan seperti
berikut ini, seperti yang dijelaskan oleh Hansen Mowen (2009), berikut memodifikasi contoh
PT. MAJU
Laporan Biaya Mutu
Untuk Tahun yang Berakhir Tanggal 31 Desember 20x2
(Angka Rupiah dalam Jutaan)
Biaya Mutu
Jumlah
Golongan
Biaya Mutu
Persentase
dari
Pendapatan
Penjualan
Biaya Pencegahan
Biaya pelatihan mutu Rp. 1.000
Biaya rekayasa mutu 1.500
Biaya perencanaan mutu 500
Biaya pelaporan mutu 200
Biaya penilaian pemasok 50
Biaya gugus kendali mutu 75
Biaya review design 25
Rp. 3.350 5,58%
Biaya penilaian
Biaya inspeksi bahan baku Rp. 500
Biaya product acceptance 200
Biaya process acceptance 100
800 1,33
Biaya kegagalan intern
Biaya sisa bahan Rp. 40
Biaya pengerjaan kembali 160
200 0,33
Biaya kegagalan ekstern
Biaya penanganan keluhan
customerRp. 250
Biaya jaminan 300
Biaya perbaikan 125
675 1,12
Rp. 5.025 8,38%
* Pendapatan penjualan adalah Rp. 60.000.
* Rp.5.025 : Rp.60.000 = 8,38%. Perbedaan dengan jumlah yang seharusnya disebabkan
pembulatan
Dari laporan tersebut diperoleh informasi mengenai signifikan atau tidaknya setiap kategori
biaya mutu yang dibandingkan dengan pendapatan penjualan. Biaya mutu di PT.MAJU
menyerap 8,38% dari pendapatan penjualan.
Manajemen memiliki kesempatan untuk menyusun program yang lebih baik dalam perbaikan
mutu produk atau jasa yang dijual pada customer. Program perbaikan mutu memerlukan
perencanaan yang dituangkan dalam anggaran biaya mutu. Dalam pelaksanaan program
perbaikan mutu, manajemen memerlukan umpan balik berupa laporan biaya mutu yang berisi
informasi biaya penuh sesungguhnya yang berkaitan dengan mutu produk / jasa dibandingkan
dengan biaya yang dianggarkan. Laporan biaya mutu ini ini digunakan untuk memantau efektivitas
pelaksanaan program yang telah ditetapkan. Contoh laporan biaya mutu yang berisi perbandingan
biaya mutu sesungguhnya dengan anggarannya disajikan sebagai berikut :
PT. MAJU
Laporan Biaya Mutu
Untuk Tahun yang Berakhir Tanggal 31 Desember 20x2
(Angka Rupiah dalam Jutaan)
Realisasi Anggaran Selisih
Biaya Pencegahan
Biaya Tetap
Biaya pelatihan mutu Rp. 1.000 Rp. 950 Rp. 50 R
Biaya rekayasa mutu 1.500 1.600 100 L
Biaya perencanaan mutu 500 600 100 L
Biaya penilaian pemasok 50 65 15 L
Biaya gugus kendali mutu 75 70 5 R
Biaya review design 25 35 10 L
Biaya Variabel
Biaya pelaporan mutu 200 250 50 L
Jumlah biaya pencegahan Rp. 3.350 Rp. 3.565 Rp. 215 L
Biaya penilaian
Biaya Variabel
Biaya inspeksi bahan baku Rp. 500 Rp. 475 Rp. 25 R
Biaya product acceptance 200 300 100 L
Biaya process acceptance 100 175 75 L
Jumlah biaya penilaian Rp. 800 Rp. 950 Rp. 150 L
Biaya kegagalan intern
Biaya Variabel
Biaya sisa bahan Rp. 40 Rp. 60 Rp. 20 L
Biaya pengerjaan kembali 160 190 30 L
Jumlah biaya kegagalan intern Rp. 200 Rp. 250 Rp. 50 L
Biaya kegagalan ekstern
Biaya Tetap
Biaya penanganan keluhan
customerRp. 250 Rp. 240 Rp. 10 R
Biaya Variabel
Biaya jaminan 300 350 50 L
Biaya perbaikan 125 140 15 L
Jumlah biaya kegagalan ekstern Rp. 675 Rp. 730 Rp. 470 L
Jumlah biaya mutu Rp. 5.025 Rp. 5.495 Rp. 470 L
8,38% 9,16% 0,78%
* Pendapatan penjualan adalah Rp. 60.000.
* Rp.5.025 : Rp.60.000 = 8,38%
* Rp.5.495 : Rp.60.000 = 9,16%
* Rp.470 : Rp.60.000 = 0,78%
Informasi Biaya Mutu
Informasi biaya mutu digunakan untuk:
1. Mengevaluasi kinerja
2. Memperbaiki berbagai keputusan manajerial dan analisis produk baru
Hakikat dari informasi biaya mutu adalah untuk perbaikan mutu produk perusahaan secara
terus menerus. Informasi biaya mutu yang digunakan untuk penetapan harga strategis dan untuk
mengetahui laba siklus hidup produk baru adalah disajikan seperti contoh dibawah ini:
Laporan Biaya Mutu, Penjualan = Rp. 1.000
Keterangan Biaya Mutu
(Rp)
% terhadap
penjualan
Biaya Pencegahan:
Pelatihan mutu 10
Reliabilitas mutu 30
40 4,00
Biaya Penilaian:
Pemeriksaan bahan 5
Penilaian produk 10
Penilaian proses 15
30 3,00
Produk Gagal Internal:
Sisa bahan 10
Pengerjaan ulang 20
30 3,00
Produk Gagal Eksternal:
Keluhan pelanggan 10
Jaminan 10
Perbaikan 20
40 4,00
Total 140 14,00
Unit diproduksi 100 unit
Penetapan Harga Strategis
Estimasi Biaya Mutu (Rp)
Biaya pencegahan 40
Biaya penilaian 30
Biaya produk gagal internal 30
Biaya produk gagal eksternal 40
Total 140
Keputusan: Biaya mutu akan dikurangi 50% dalam 18 bulan yaitu sebesar 50% x Rp.140 =
Rp.70, atau per unitnya = (Rp.70 / 100 unit) = Rp.0,7. Jika manajemen mampu mengurangi
biaya mutu, maka harga dapat diturunkan, misalnya 2% x Rp.10 = Rp.0,2 setiap enam bulan,
tujuannya untuk menjaga pangsa pasar. Tindakan yang demikian ini disebut keputusan strategis
dalam penurunan harga jual melalui penghematan biaya mutu.
Analisis Laba Siklus Hidup Produk Baru
Laporan: Analisis Produk Baru Proyek No.001
Estimasi siklus hidup produk: 2 tahun
Proyeksi potensi penjualan: 1000 unit (siklus hidup), harga Rp 2/unit
Target operating profit margin 20%
Proyeksi laporan laba-rugi siklus hidup
Penjualan (1000 unit @ Rp 2) 2.000
Biaya Input:
Bahan 500
Upah 400
Biaya overhead pabrik 300
Biaya mutu 100
Biaya pemasaran 250
Biaya administrasi 150
Laba siklus hidup (laba operasi) 300
Berdasarkan proyeksi laba rugi di atas menunjukkan bahwa laba operasi terhadap penjualan
(operating profit margin) sebesar: (Rp 300 / Rp 2.000) = 15%. Dengan demikian produk baru
tersebut ditolak, karena target laba operasi terhadap penjualan sebesar 20%.
2.2 Industri Konstruksi dan Mutu Kualitas
Istimawan (1996) proyek konstruksi adalah proyek yang berkaitan dengan upaya pembangunan
suatu bangunan infrastruktur yang umumnya mencakup pekerjaan pokok yang termasuk dalam
bidang tekni sipil dan arsitektur. Konstruksi dalam pengertian tersebut bukanlah hanya ditekankan
hanya pada pelaksanaan pembangunan fisiknya saja akan tetapi mencakup arti sistem
pembangunan secara utuh dan lengkap. Pekerjaan konstruksi ini memberikan tantangan yang
bersifat khusus karena hampir setiap konstruksi bangunan apapaun macamnya, selalu direncanakan
atau dilaksanakan dengan menggunakan sistem rekayasa tertentu khusus diperuntukkan bagi
bangunan tersebut.
Mutu kualitas produk keluaran dari sebuah produk konstruksi berfokus pada perencanaan dan
pengawasan yang dilakukan dari pihak konsumen/pemberi tugas project konstruksi, dalam hal ini
kita ibaratkan adalah pemerintah. Ada beberapa pihak yang utama terkait dengan pekerjaan
konstruksi ini. Jika digambarkan dalam sebuah bagan alur secara lengkap adalah sebagai berikut
Sumber : Istimawan Dipohusodo (1996) p. 101
JASA
IMBALAN
IMB
ALAN
PROSESPRODUKSI
JASA IMBALAN
KONSULTANPERENCANA
KONTRAKTORKONSULTAN
VALUEENGINEERING
KONSUMEN(pemberi tugas)
JASA JASA
KONSULTANPENGAWAS
IMBALAN
Dari bagan alur yang digambarkan seperti diatas kita bisa melakukan penilaian bahwa pada setiap
project konstruksi kita ketahui tidak ahanya kontraktor yang melaksanakan project konstruksi
tersebut akan tetapi ada pihak seperti konsultan perencana dan konsultan pengawas. Dalam
Instansi tempat saya bekerja saat ini bagian perencanaan telah melaksanakan apa yang disebut
dengan SMM (Sistem Manajemen Mutu) sebagai implementasi pelaksanaan TQM meliputi fokus
pada pelanggan dan seterusnya yang telah dijelaskan pada awal penjelasan TQM.
Perhitungan mengenai TQM sendiri yang telah disajikan pada bagian perhitungan TQM, akan
tetapi khusus untuk perhitungan pada konstruksi ini saya hanya akan menyajikan bagaimana biaya
kualitas dianggarkan pada sebuah pekerjaan konstruksi, fokus penyajian biaya kualitas ini terdapat
dalam kontrak pengawasan yang nantinya akan saya sajikan pada bagian selanjutnya.
Selain bagan alur pelaksanaan Konstruksi tersebut bukti bahwa sebuah industry Konstruksi sangat
memelihara dan mengedepankan mutu kualitas adalah Keith Potts
(2008) menjelasakan bahwa proses manajemen biaya yang dilakukan dalam bidang konstruksi akan
selalu terkait dengan “sustainable development”, oleh karena itu proses manajemen biaya
dilakukan pada setiap fase kosntruksi yang meliputi:
1. Manajemen Pre-contract
2. Peralatan dan teknik
3. Strategi dan procurement
4. Manajemen Post-contract
Terlihat bahwa konstruksi pun melakukan banyak tahap untuk menghasilkan output pekerjaan yang
baik dalam artian kualitas. Setiap tahapan tersebut dilaksanakan dan direncanakan dengan baik,
tidak hanya pertahap tersebut teruntuk biaya pun konstruksi mempunyai prinsip dalam
memonitoring seperti menurut Peterson (2009) yang ada 3 poin penting dalam hal memonitor dan
mengontrol biaya biaya konstruksi ini, yaitu bahwa
1. Manajer secara aktif memonitor biaya biaya yang dikeluarkan dalam suatu pekerjaan
konstruksi.
2. Manajer menelusur permasalahan yang kemungkinan besar muncul dalam pekerjaan
konstruksi ini, terutamanya terkait dengan pengelolaan biaya
3. Manajer secara aktif bersama tim dalam proyek tersebut, berusaha mencari solusi atas
permasalahan yang dimungkinkan timbul tersebut.
Bisa saya simpulkan bahwa industri konstruksi pun memiliki perhatian yang cukup besar terhadap
bagian biaya. Meskipun biaya tersebut adalah biaya proses konstruksi secara keseluruhan akan
tetapi biaya biaya tersebut dikeluarkan pastinya untuk memperikan hasil ouput pekerjaan terbaik
dengan mutu kualitas yang baik sesuai dengan yang diminta oleh pemberi tugas atau konsumen
dalam hal ini pemerintah.
2.3 Total Quality Management (TQM) dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) dan Biaya
Kualitas Kontrak Pengawasan Konstruksi
2.3.1 TQM dalam SMM Konstruksi
Sesuai dengan Permen PU no.04 tahun 2009 maka dijelaskan sebagai berikut mengenai bagaimana
implementasi Prinsip prinsip SMM yang saya analisis sebagai bentuk pengimplementasian prinsip
TQM yang sudah dijelaskan pada bahasan sebelum ini,
Penerapan SMM Departemen Pekerjaan Umum harus dapat menunjukkan peningkatan
berkelanjutan dalam Unit Kerja/Unit Pelaksana di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum
dengan mengaktualisasikan 8 (delapan) prinsip manajemen mutu dalm setiap proses kegiatan,
yang meliputi :
o Fokus pelanggan;
o Kepemimpinan;
o Keterlibatan personil;
o Pendekatan proses;
o Pendekatan sistem terhadap manajemen;
o Perbaikan berkesinambungan;
o Pendekatan faktual dalam pengambilan keputusan;
o Hubungan pemasok yang saling menguntungkan
Pedoman Penerapan Sistem Manajemen Mutu ini berlandaskan :
1. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 602/PRT/M/2006 tentang Tata Persuratan dan
Kearsipan
2. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 02/PRT/2008 Tanggal 11 Februari 2008,
tentang Pedoman Pelaksanaan Kegiatan Departemen Pekerjaan Umum yang merupakan
Kewenangan Pemerintah dan Dilaksanakan sendiri;
3. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 03/PRT/M/2008 tentang Pedoman
Pelaksanaan Kegiatan Bidang Pekerjaan Umum Yang Merupakan Kewenangan
Pemerintah Dan Dilaksanakan Melalui Dekonsentrasi Dan Tugas Pembantuan.
4. SNI Nomor 19-9001-2001 tentang Sistem Manajemen Mutu Persyaratan;
5. SNI Nomor 19-19011-2003 tentang Pedoman Pengauditan Sistem Manajemen Mutu dan
Sistem Manajemen Lingkungan;
6. SNI Nomor 19-9000-2005 tentang Sistem Manajemen Mutu Dasar-Dasar dan Kosakata.
Dalam Permen juga dijelaskan beberapa poin penting seperti Prosedur Mutu adalah prosedur SMM
wajib, yang sekurang-kurangnya meliputi :
1. Prosedur Pengendalian Dokumen;
2. Prosedur Pengendalian Rekaman;
3. Prosedur Audit Internal SMM;
4. Prosedur Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai;
5. Prosedur Tindakan Korektif;
6. Prosedur Tindakan Pencegahan.
Dalam Permen tersebut juga dijelaskan bahwa monitoring mutu dilakukan pada bagian
perencanaan, yang kemudian dibagi dalam 3 rencana yaitu Rencana Mutu Unit Kerja, Rencana
Mutu Pelaksanaan Kegiatan dan Rencana Mutu Kontrak (lampiran 2, lampiran 3, lampiran 4).
2.3.2 Biaya Kualitas dalam Kontrak Pengawasan Konstruksi
Telah dijelaskan dalam bagan alur konstruksi diatas bahwa proses konstruksi tidak hanya
melibatkan kontraktor dan pemberi tugas /konsumen dalam hal ini pemerintah. Akan tetapi diluar
pengawasan mutu perencanaan yang telah dijelaskan sebelum bab ini, maka kemudian ada yang
disebut sebagai kontrak pengawasan. Kontrak pengawasan ini dilakukan secara khusus diluar
kontrak kerja pekerjaan konstruksi, hal ini dilakukan sebagai upaya Pemerintah untuk memastikan
bahwa Kualitas dari pekerjjaan konstruksi yang telah disepakatai tetap terjaga dengan baik.
Pemerintah dalam hal pelaksanaan suatu kontrak konstruksi tentunya tidak bisa secara rutin
melakukan pengawasan terkait perkerjaan kontraktor pada setiap termin atau setiap tahap, oleh
karena itu Pemerintah melakukan kontrak dengan tenaga ahli untuk membantu Pemerintah
melakukan fungsi pengawasan dalam hal mutu kualitas baik pekerjaan dan bahan yang digunakan
apakah sudah sesuai dengan spek atau standard yang ditetapkan (contoh perjanjian terlampir).
Saya tidak melampirkan contoh kontrak pengawasan secara keseluruhan, saya lampirkan salah
satu contoh perjanjian dari sebuah paket kontrak pengawasan atas suatu pekerjaan saja berikut
lampiran bagaimana biaya kualitas dari sebuah paket pelaksanaan kontrak pengawasan dirinci.
Pada lampiran rincian biaya pengawsan dijelaskan fokus kepada biaya tenaga teknisi yang
menangani bagaimana mutu tersebut dijaga. Dijelaskan terdapat biaya biaya sebagai berikut :
1. Biaya tenaga ahli untuk mengukur quality engineer
2. Biaya terkait supervision engineer, untuk mengawasi pekerjaan
3. Biaya teknisi, yaitu untuk surveyor pekerjaan teknis, apakah sudah sesuai atau belum
4. Biaya lab teknisi, ini dilakukan untuk mengecek kembali hasil project (khusus untuk
project jalan) mengukur terkait ketebalan dan bahannya untuk dilakukan cek ulang di
dalam lab. (lampiran 1)
Jika dalam prinsipnya biaya kualitas ini diminimumkan karena hasil mutu kualitas diharapkan
sudah baik. Maka saat ini bagi pemerintah, biaya kualitas ini masuk kedalam biaya antisipasi atau
biaya pencegahan atau biaya support yang masih harus terus dikeluarkan untuk menjaga mutu dari
hasil output suatu pekerjaan konstruksi.
