Asignación de recursos - CAE Computer Aided E-learningcontents.cae.net/courses/curso12018800/materiales... · 3. ORGANIZADOR DE EQUIPO na de las novedades que incluye Project 2010

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Asignación de recursos

1. ASIGNAR RECURSOS

n esta lección continuaremos trabajando con los recursos del

proyecto, pero ahora viendo su relación con las tareas en las

que van a trabajar.

Si no se asignan recursos a las tareas del proyecto, Project calcula

la programación teniendo en cuenta la duración de las tareas, sus

dependencias y los calendarios del proyecto y de las tareas.

Sin embargo, si asigna recursos, las tareas también se programan

teniendo en cuenta los calendarios y las unidades de asignación de los

recursos, lo que puede modificar la programación inicial.

Para asignar recursos a las tareas, seleccione primero la

tarea y después pulse en el botón Asignar recursos de la ficha

Recurso de la Cinta de opciones. Aparece un cuadro de

diálogo donde se sitúan todos los recursos disponibles en el

proyecto.

Lo único que tiene que hacer es seleccionar el recurso o conjunto

de recursos y pulsar en el botón Asignar. Project asigna por defecto una

unidad del recurso (100%), aunque usted puede cambiarlo en este

cuadro de diálogo.

Además, podrá buscar los recursos adecuados para la asignación.

Incluso puede crear nuevos recursos simplemente introduciéndolos en

una fila libre de la tabla de recursos de este cuadro de diálogo.

Para buscar un recurso, pulse en el botón , con lo que podrá

indicar otros detalles de filtro de los recursos. Por ejemplo, en la figura

siguiente se ha utilizado como filtro el grupo que hemos establecido

para los recursos (columna Grupo en la Hoja de recursos).

E


2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

También podemos realizar la búsqueda de aquellos recursos que

están disponibles para trabajar un determinado número de horas. Para

ello, activaremos la casilla Disponible para trabajar.

Basándose en los calendarios de los recursos y en las asignaciones

que tienen en otras tareas, Project encuentra aquellos recursos que están

disponibles al menos el número de horas indicado en las fechas en las

que se lleva a cabo la tarea.

El recurso utilizado se muestra

al lado de la barra de la tarea en el

diagrama de Gantt.

Hay otra forma de asignar recursos. Para ello, podremos acceder al

cuadro de diálogo Información de la tarea y trabajar en la ficha

Recursos.



Esta forma de asignar recursos es conveniente cuando queremos

asignar más de un recurso la primera vez que se realiza la asignación.

Por ejemplo, en la figura anterior vemos que hemos asignado los

recursos de trabajo Enrique Prados García y PC diseño, así como el

recurso material CD grabable.

A este respecto es muy importante entender que estamos

realizando la asignación de recursos inicial, es decir, la que habíamos

previsto en nuestra planificación y que sirvió para establecer la duración

y el trabajo necesarios para realizar la tarea.

Esto es importante porque si la tarea está condicionada por el

esfuerzo, entonces asignar más recursos de los que tiene puede provocar

que se reduzca su duración o que cambie el trabajo que deben realizar

los distintos recursos.

Por lo tanto, debemos tener cuidado en la primera asignación de

recursos: no será lo mismo asignar inicialmente dos o más recursos de

trabajo que asignar primero uno y después los restantes.

En este último caso, puede que la duración de la tarea disminuya,

ya que el mismo trabajo se distribuye entre los nuevos recursos

asignados.

Sin embargo, si asignamos inicialmente más de un recurso de

trabajo, Project entiende que la duración que hemos introducido para la

tarea se ha calculado teniendo en cuenta la disponibilidad de todos esos

recursos.

Si, al realizar la asignación inicial de recursos, la duración de la

tarea varía, entonces puede ser debido a que alguno de los recursos

implicados tiene un calendario específico que ha provocado este cambio

o que lo ha asignado en un porcentaje distinto al del 100%.

A este respecto es importante recordar que al definir los recursos

indicamos su disponibilidad.

Ahora, al asignar los recursos a las tareas, estamos indicando

cuánta de esa disponibilidad del recurso usamos en esa tarea concreta.

Esto se representa con las unidades de asignación establecidas.

Por ejemplo, si hemos definido un recurso con disponibilidad para

el proyecto del 100% (jornada completa) y en la asignación indicamos

un valor del 50%, entonces el recurso estará disponible media jornada

para otras tareas en el mismo período de tiempo.

Si tenemos

que asignar

un recurso

adicional a

una tarea

condicionada

por el

esfuerzo y no

queremos que

cambie su

programación,

primero

tendremos

que hacer que

la tarea no

esté

condicionada

por el

esfuerzo,

después

asignar el

recuso y,

finalmente,

volver a

hacerla

condicionada

por el

esfuerzo.



Finalmente, si el recurso está disponible solo media jornada para el

proyecto, está claro que no podrá estar al 100% para una tarea, sino que

como máximo estará al 50%.

En la fase de programación, la asignación de recursos debe

realizarse con mucho cuidado si tiene tareas condicionadas por el

esfuerzo, ya que asignar más recursos o reducirlos de la asignación,

puede provocar que varíe la duración de la tarea.

Recuerde que para Project no será lo mismo asignar dos personas

inicialmente a una tarea, que asignar primero una y después otra.

En el primer caso, el trabajo a realizar será la suma de la jornada

laboral de los dos recursos (16 horas por día); mientras que en el

segundo caso, el trabajo de la tarea es el correspondiente a un recurso (8

horas por día), por lo que asignar otro hará que se redistribuya el

mismo trabajo entre los dos.

2. CONSUMO DE RECURSOS MATERIALES

asta ahora nos hemos centrado principalmente en la

asignación de recursos de trabajo, ya que son los más

frecuentes.

Sin embargo, también hemos visto que asignábamos un recurso

material, como los CD grabables. En este caso se indica el número de

unidades asignadas a la tarea.

Cuando solo se indica el número de unidades a utilizar de un

recurso material, se dice que su consumo es fijo, ya que no importa la

duración de la tarea.

Sin embargo, sabemos que puede ocurrir que el consumo de los

recursos materiales sea variable en función del tiempo que se utilicen

en una tarea.

En la figura de la página siguiente podemos ver esto. Se está

asignando el recurso “Papel borrador” con las unidades 350 Hoja/hora.

Esto quiere decir que se trata de un consumo variable ya que se

establece por cada hora que se utiliza.

Para dejarlo como consumo fijo, simplemente indicaríamos 350

hojas en su lugar.

H

La etiqueta de

material

introducida al

crear el

recurso es la

que determina

las unidades

de un recurso

material.



A diferencia de lo que ocurre con los recursos de trabajo, al asignar

recursos materiales no se ve afectada la programación de la tarea, ya

que no afecta al trabajo a realizar en la misma.

Solo afecta si la tarea únicamente tiene asignados recursos

materiales y algunos de ellos son de consumo variable.

Por ejemplo, si una tarea tiene asignado el recurso gasolina con un

consumo de 100 litros/hora y la duración programada es de 8 horas,

cambiará a una duración de 16 horas si modificamos la asignación de

este recurso a 200 litros/hora.

3. ORGANIZADOR DE EQUIPO

na de las novedades que incluye Project 2010 es la vista

Organizador de equipo. Con esta vista se pueden realizar

asignaciones de recursos de una forma gráfica, como ahora veremos.

Para ello, pulse en el botón Organizador de equipo en

la ficha Recurso de la Cinta de opciones.

La vista Organizador de equipo sirve tanto a la hora de asignar

recursos como para evitar las sobreasignaciones, es decir, para evitar

que se utilice un recurso en una cantidad mayor que la que representa su

disponibilidad para el proyecto.

Esto lo puede ver aquí, ya que Project resalta los recursos

sobreasignados con el color rojo.

U



La parte principal de la ventana de Project queda dividida en

cuatro partes cuando utilizamos esta vista:

En la parte izquierda encontramos dos paneles: el superior

muestra los recursos disponibles en el proyecto, mientras que en el

panel inferior aparecen las tareas que no han sido asignadas

todavía.

Por su parte, los dos paneles de la derecha muestran información

con el formato de escala de tiempo, similar a la vista Diagrama de

Gantt.

Así pues, podemos ver las tareas que están asignadas a cada uno de

los recursos y en qué fecha se ha realizado dicha asignación.

Esta vista puede ser útil, por ejemplo, para indicar en qué momento

se asigna realmente un recurso a una de las tareas, ya que podríamos

hacerlo en una fecha distinta a la inicialmente programada para la

realización de la tarea simplemente arrastrándola a otro lugar de la

escala temporal.

Para asignar una tarea a un recurso en esta vista, simplemente tiene

que arrastrar la tarea desde la parte inferior hasta la parte superior, en la

fila correspondiente al recurso que quedará asignado.

Puede soltar la tarea en un determinado lugar de la escala temporal,

por lo que podría cambiar la programación de la tarea; o directamente

en el nombre del recurso.

En este último caso, el recurso queda asignado para realizar la tarea

y esta mantiene la fecha de inicio que tenía en la programación.



En la figura siguiente vemos que la tarea Aceptar/Rechazar

muestra (Acept) no está asignada.

Y ahora vemos el resultado de arrastrar dicha tarea hasta el recurso

Juan González Vázquez. De esta forma, la tarea queda asignada.

Como indica su nombre, esta vista puede ser de gran ayuda para

organizar el trabajo de un equipo, aunque realmente puede utilizarse

para asignar cualquier tipo de recurso.

Se trata de una vista enfocada hacia la asignación de recursos, de

especial utilidad cuando disponemos de tareas programadas

manualmente.



En este escenario, es el director del proyecto el que puede

comprobar la disponibilidad de los recursos y asignar las tareas más

fácilmente.

Después veremos que el Organizador de equipo también es útil a

la hora de evitar recursos sobreasignados.

4. COSTOS FIJOS

n ocasiones, tenemos tareas cuya realización representa un

determinado coste al margen del que ocasiona la asignación de

recursos.

Por ejemplo, el alquiler de un local, la formación de un empleado

en cierta aplicación informática necesaria para llevar a cabo la tarea, etc.

no se debe imputar directamente al recurso, sino más bien como un

costo fijo de la tarea.

Para introducir un costo fijo:

1. Muestre la vista Diagrama de Gantt.

2. Haga clic con el botón derecho del ratón en la celda de

intersección entre filas y columnas y elija Costo en el menú que

aparece.

3. Establezca el valor correspondiente en la columna Costo fijo.

Por lo tanto, adicionalmente al coste de los recursos que tenga

asignado la tarea, se sumará ese costo fijo.

E



En la columna Acumulación de costos fijos indicaremos cuándo

se contabilizará ese valor: al principio, al final de la tarea o durante la

ejecución de la misma (prorrateo).

Otra forma de aplicar un determinado coste es a través de los

recursos de costo.

Por ejemplo, tenemos una tarea en la que un editor realiza la

revisión ortográfica y de estilo del manual.

Podríamos contratar a un revisor externo (freelance) para ello y

pagarle por dicho trabajo, sin que importe el tiempo que necesite para

completarlo. En este caso, tratar a dicho editor como un recurso de costo

es la mejor solución, ya que si asignáramos un recurso de trabajo para

realizar la tarea, tendríamos el problema de que realmente se

contabilizaría por el tiempo que estuviera asignado.

Esto no es lo que queremos ya que hemos pactado un precio

final por la realización de la tarea, independientemente de su duración.

En versiones anteriores de Project, la solución a este problema

pasaba por convertir la tarea en una tarea de duración fija, asignar el

recurso y establecer a 0 el número de unidades asignadas.

Finalmente, se incluía manualmente el costo que se debía

contabilizar, es decir, en el caso que estamos relatando, se incluiría la

cantidad que se le paga al editor externo.

En lugar de todo este “artificio”, en Project 2010 podemos utilizar

un recurso de tipo costo.

En la figura siguiente vemos que se ha dividido la parte central de

Project en dos partes, mostrando el Formulario de tareas con su tabla

Costo en la parte inferior.

Para conseguir esta distribución:

1. Seleccione previamente la tarea a la que le aplicará un recurso de

costo.

2. Muestre la ficha Vista en la Cinta de opciones.

3. Active la casilla Detalles en el grupo Vista en dos paneles. De

esta forma tenemos dividida la ventana, con las tareas en la parte

superior y las asignaciones en la inferior.

4. Haga clic con el botón derecho del ratón en la parte derecha de

la tabla inferior que está libre y elija la tabla Costo.



Además, en este caso no se trata de una tarea condicionada por el

esfuerzo, ya que su duración no cambiará aunque asignemos recursos

adicionales. Su duración y coste vienen dados por el acuerdo

establecido con el editor externo. Por ello, hemos desactivado la casilla

C. por el esfuerzo y hemos establecido el costo correspondiente a la

asignación (540 euros en este caso).

Es importante pulsar en el botón Aceptar tras modificar cualquier

detalle en la tabla inferior. Así que cuando desactive la casilla C. por el

esfuerzo, pulse en Aceptar; cuando añada el recurso de costo Revisor

externo, pulse en Aceptar; y, finalmente, cuando establezca el costo de

la asignación, vuelva a pulsar en Aceptar.

Lógicamente, previamente habrá establecido el tipo Costo para el

recurso Revisor externo en la Hoja de recursos.



De esta forma establecemos el coste de este recurso para esta tarea.

Tenga en cuenta que no está modificando los detalles del recurso, sino

solo de la asignación específica a la tarea.

Por lo tanto, el mismo recurso podría utilizarse en otra tarea y tener

un coste diferente.

Una vez establecidos todos los costes, Project calcula el total de

cada tarea y, en definitiva, del proyecto. Puede verlo en la vista Hoja de

tareas, eligiendo la tabla Costo.

Ahora podemos ver los costes de las tareas y del proyecto. Por

ejemplo, fíjese que la tarea número 13 presenta el coste correspondiente

al recurso de costo asignado, es decir, 540 euros. También vemos el

coste total del proyecto, que se corresponde con la tarea de resumen del

proyecto. El coste es de 26.151,09 euros.

La misma información, pero teniendo en cuenta también la

duración y las fechas del proyecto, podrá obtenerla a través del botón

Información del proyecto de la ficha Proyecto. Deberá pulsar en el

botón Estadísticas en el cuadro de diálogo que aparece.



En estos momentos hemos completado la programación base del

proyecto. El paso siguiente es comparar esta programación con el

ámbito del proyecto y comprobar si se ajusta a él o es necesario realizar

alguna modificación. Esto lo veremos en la próxima lección.

5. PROPIEDADES DE LA ASIGNACIÓN

e la misma forma que podemos acceder a las propiedades de

una tarea o de un recurso, disponemos del cuadro de diálogo

Información de la asignación.

En la vista Uso de tareas tenemos las tareas y los recursos que

están encargados de completarlas. Además, vemos la cantidad de

trabajo programada para cada uno de estos recursos.

Si hace doble clic sobre cualquiera de estas asignaciones (es decir,

en el nombre del recurso que aparece por debajo de una tarea), podrá

acceder a las propiedades de esa asignación en particular.

D

También

puede acceder

a este cuadro

de diálogo a

través del

botón

Información

de la

asignación de

la ficha

Formato.



Como siempre, los detalles aparecen agrupados en distintas fichas

para que sea más sencillo identificarlos.

Por ejemplo, aquí vemos la cantidad de trabajo (120 horas) que

tiene asignada el recurso Carlos López Martínez para la tarea Obtener

texto de desarrollo.

Esta cantidad de trabajo se ha calculado teniendo en cuenta el

número de unidades de asignación (1 o 100%) de este recurso a la tarea

y la duración de esta (3 semanas o 15 días laborables de 8 horas cada

uno). Fíjese:

Duración = Trabajo / Unidades de asignación

Trabajo = Duración / Unidades de asignación

Trabajo = (15 * 8 ) / 1 = 120 horas

El perfil de trabajo indica cómo se distribuyen las horas de

trabajo del recurso a lo largo del tiempo. Por defecto, se aplica el perfil

uniforme, lo que quiere decir que el trabajo se realiza en la misma

cantidad a lo largo del tiempo.

Podemos aplicar otros perfiles si no va a ser así (por ejemplo, si se

realiza más trabajo al principio de la tarea que al final).

Las fechas de comienzo y fin de la asignación pueden ser distintas

de las de la tarea, indicando en qué momento se incorpora el recurso a la

realización de esta.

Tenga en cuenta que no todos los recursos asignados a una tarea

tienen que empezar y finalizar su trabajo al mismo tiempo.

Finalmente, esta ficha nos permite indicar qué tabla de costo

queremos aplicar a la asignación. Recuerde que Project permite

establecer hasta 5 tablas de costo.

Con la ficha Tabla de tasas de costo indicará qué tabla se aplica y,

en función de las fechas de aplicación, se utilizará una u otra tasa de esa

tabla.

Finalmente, en la ficha Seguimiento se introducirán los detalles

reales de la realización de la tarea y en la ficha Notas podremos

introducir texto y otros objetos, describiendo algunos detalles que sean

de importancia.

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