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Assessorato Finanze. Organizzazione. Sistemi informativi e Controllo strategico Direzione generale Organizzazione, Sistemi informativi e Telematica. - PowerPoint PPT Presentation
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Il Sistema dei Controlli e la Business Intelligence
Un’agenda per la piena coerenza tra politiche e azioni gestionali
Nadia FiliteriNadia Filiteri
Roma, 13 maggio
Assessorato Finanze. Organizzazione. Sistemi informativi e Controllo strategico
Direzione generale Organizzazione, Sistemi informativi e Telematica
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IL PROGETTO “La Governance che si vede”
In continuità con il progetto “Agenda della Modernizzazione” (2001-2003), la Regione Emilia-Romagna sta realizzando un sistema integrato per il processo di programmazione e controllo che allinei l’azione dell’organizzazione agli obiettivi strategici dell’Amministrazione, attraverso:
sviluppo di una metodologia e di un’organizzazione integrata tra i livelli di controllo
sviluppo di processi di apprendimento organizzativo con attività formative e di sensibilizzazione
implementazione della strumentazione informatica di supporto
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OBIETTIVI STRATEGICI
Obiettivo del progetto è verificare il livello di raggiungimento degli obiettivi fissati nel “Documento di Politica Economica e Finanziaria 2003-2005”.Il DPEF esplicita gli obiettivi politici e le principali linee di azione dell’Amministrazione, articolati in cinque “politiche” o assi strategici:
la nuova Regione welfare sapere, lavoro, sviluppo sicurezze ambiente e territorio
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OBIETTIVI STRATEGICI
In particolare, nell’asse “la nuova regione” del DPEF si dichiara l’obiettivo di costruire una Regione che faccia fronte alla sua missione in modo innovativo:
RECUPERARE IN EFFICIENZA PER MIGLIORARE L’EFFICACIA DELL’AZIONE POLITICA
Lo sviluppo di un sistema integrato di pianificazione e controllo si configura come “lo strumento” chiave per fornire alle altre “politiche” o assi strategici gli indicatori indispensabili per orientare le azioni, monitorare i risultati e, in ultima analisi, raggiungere gli obiettivi prefissati
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OBIETTIVI DIREZIONALI
Integrare maggiormente il modo di operare tra le diverse strutture organizzative della Regione e tra queste
e gli altri soggetti regionali Rafforzare i processi di programmazione e controllo, sia
interni che esterni
Sviluppare l’efficacia delle politiche attraverso strumenti di supporto alle decisioni e di valutazione dei
risultati conseguiti in relazione agli obiettivi e agli indirizzi politici predefiniti
Migliorare l’efficienza e l’efficacia dell’azione amministrativa sviluppando strumenti e metodiche del controllo
di gestione e introducendo nuove modalità nella gestione amministrativa e contabile
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LE LINEE GUIDA
Il progetto metterà a punto un sistema integrato di programmazione e controllo articolato su tre livelli (in coerenza con il d.lgs. 286/99):
il livello strategico, in cui si definiscono gli obiettivi strategici a livello di “politiche” e in cui il flusso informativo
proveniente dal livello analitico viene aggregato in scenari, per simulare piani e valutare l’impatto delle strategie sui risultati ottenibili. il livello direzionale, in cui si declinano gli obiettivi del livello
sovrastante nelle azioni della macchina organizzativa e in cui i dati raccolti a livello operativo vengono trasformati in informazioni per valutare l’andamento dell’attività il livello operativo, cui appartengono gli strumenti tecnico
contabili (i sistemi di contabilità finanziaria, economico-patrimoniale e di contabilità analitica) a supporto del
controllo di gestione
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LE LINEE GUIDA - Relazioni tra i livelli di controllo
Livelliorganizzativi
Organo politico
Direzioni
Uffici
Livello delle
informazioni
Strategiche Direzionali Operative
Politiche
Attuazione Rilevazione
Azioni correttive
CONTROLLO CONTROLLO STRATEGICOSTRATEGICO
Programmazioneoperativa
AttuazioneAnalisi
Scostamenti
Azioni correttive
CONTROLLO CONTROLLO OPERATIVOOPERATIVO
Budget
AttuazioneAnalisi
Scostamenti
Azioni correttive
CONTROLLO CONTROLLO DI GESTIONEDI GESTIONE
input
input
feedback
feedback
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LE LINEE GUIDA - La divisione dei compiti
Controllo di Gestione Controllo Strategico
Efficienza della macchina
amministrativa
Efficacia delle
politiche
Apparato amministrativo
(Direzioni Generali)
Organo politico
(Giunta Regionale)
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LE LINEE GUIDA - I livelli dell’integrazione
L’integrazione viene portata avanti su tre livelli:
organizzativo metodologico livello tecnico, ovvero di architettura del sistema informativo
installato
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LE LINEE GUIDA - La rete dei Controller
Dal punto di vista organizzativo, l’integrazione avviene attraverso una “rete di controller” i cui componenti sono stati individuati all’interno di ciascuna Direzione come elementi attivi di riferimento per le strutture centrali di controllo.I processi di controllo strategico devono svilupparsi con un forte approccio di tipo condiviso con la struttura organizzativa
Per ogni area tematica oggetto di valutazione non si può prescindere dai contributi specialistici dei settori per riempire di contenuti la metodologia prescelta (definizione degli indicatori, individuazione dei target ecc.)
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LE LINEE GUIDA - L’approccio metodologico
Dal punto di vista metodologico l’integrazione avviene attraverso la “Balanced Scorecard” che individua obiettivi, indicatori e target, iniziative rispetto a quattro ambiti:
la collettività risorse economico finanziarie i processi di erogazione dei servizi dell’Ente l’innovazione e l’apprendimento
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LE LINEE GUIDA - La Balanced Scorecard
Tecnica manageriale sviluppata da Kaplan e Norton nel 1992
Traduce la strategia aziendale in un sistema di misurazioni facilitandone:
la comprensione la comunicazione l’esecuzione il controllo
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LE LINEE GUIDA - La Balanced Scorecard
Si propone come strumento in grado di contribuire a rendere più efficace l’esecuzione della strategia, superando quelli che si presentano come tradizionali ostacoli:
la mancanza del collegamento tra piano delle azioni strategiche e allocazione delle risorse finanziarie
la forte enfasi sugli aspetti economico-finanziari la mancanza di un feed back sulle iniziative lanciate per realizzare
gli obiettivi strategici la scarsa possibilità di avviare processi di apprendimento
strategico (verifica relazioni causa effetto azioni – obiettivi e predisposizione interventi correttivi)
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LE LINEE GUIDA - Il sistema informativo
Da un punto di vista tecnico, la scelta effettuata è stata quella di un sistema informativo integrato ERP (Enterprise Resources Planning) come strumento a supporto del nuovo sistema dei controlli all’avanguardia dal punto di vista tecnologico e architetturale.Da questo punto di vista sono quindi assicurati, in quanto “nativi” nel prodotto implementato:
l’unicità e l’univocità del dato per tutti gli enti Regionali la condivisione delle informazioni e l’univocità del linguaggio l’integrazione dei processi di alimentazione e lettura del dato
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LE LINEE GUIDA - Il sistema informativo
Sistema transazionaleintegrato
Controllo e analisi statistiche
Pianificazione e Controllo strategico
ERP SAP R/3
FI-FMFI-FMFinancialFinancial
AccountingAccountingCOCOControllingControlling
AAAAFixed AssetsFixed Assets
AcctgAcctg
PSPSProjectProjectSystemSystemWFWF
WorkflowWorkflowISISIndustryIndustry
SolutionsSolutions
MMMMMaterialsMaterials
Mgmt.Mgmt.
HRHRHumanHuman
ResourcesResources
SDSDSales &Sales &
DistributionDistribution
PPPPProductionProductionPlanningPlanning
QMQMQualityQualityMgmt.Mgmt. PMPM
Plant Main-Plant Main-tenancetenance
BW Data Warehouse
SEM
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LE LINEE GUIDA
Un ulteriore elemento che caratterizza il progetto riguarda le modalità gestionali esplicite e formalizzate con cui si è supportato il cambiamento all’interno dell’Ente.
L’affiancamento di un'area progettuale di formazione e gestione del cambiamento consente di accelerare il processo di adozione dei nuovi strumenti e di accelerare la transizione verso nuove modalità operative attraverso la diffusione e condivisione di una nuova cultura del controllo.
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LE FASI
Il progetto si articola con una logica di sperimentazione in ambiti circoscritti (i “piloti”) e di successiva e progressiva estensione a tutti i restanti ambiti. Tale logica è stata seguita sia per l’applicazione delle metodologie e dei processi organizzativi di controllo che per l’implementazione dei sistemi informativi.
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LE FASI
Il progetto si è articolato nelle seguenti fasi:
Fase 1: Sviluppo della metodologia di controllo strategico (adattamento del modello Balanced Scorecard alla
realtà regionale)Fase 2: Avvio dei sistemi informativi per la gestione di: ciclo
passivo, contabilità finanziaria, contabilità generale e controllo di gestione in un ambito pilotaFase 3: Avvio del sistema informativo a supporto del
controllo strategico in un ambito pilotaFase 4: Analisi organizzativa e progettazione della “Rete dei
Controller”Fase 5: Avviamento della “Rete dei Controller” in ambito
pilota
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LE FASI
Fase 6: Avviamento progressivo della rete controller attraverso l’estensione dell’esperienza maturata in
Fase 5Fase 7: Estensione e sviluppo dei sistemi informativi a
supporto di ciclo passivo, contabilità finanziaria, contabilità generale e controllo di gestione
ad altri ambiti sulla base dell’esperienza di Fase 2Fase 8: Estensione del sistema informativo a supporto del
controllo strategico ad altri ambiti (sulla base dell’esperienza di Fase 3)
Fase 9: Formazione e gestione del cambiamento
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MASTER PLAN
FASE N D G F M A M G L A S O N D G F M A M G L A S O N D G F M A M G L
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase 4
Fase 5
Fase 6
Fase 7
Fase 8
Fase 9
2002 2003 2004 2005
grazie per l’attenzione