At turde gå nye veje…

Indkøbsorganisationen vs. organisationens strategi

Central indkøbsorganisations værdi

Fuld effekt, gode indkøbsaftaler, reelt ledelsesfokus

Ny- og helhedstænkning

Definition af linjen i indkøbsstyring

Formålet : At vise, hvordan Rigspolitiet som en af landets store offentlige indkøbsorganisationer sikrer, at man opnår de fulde effekter af gode indkøbsaftaler.

Strategisk indkøb i ledelsesperspektiv

JUSTITSMINISTERIET

Rigsadvokaten Rigspolitichefen

Statsanklageren for særlig Økonomisk Kriminalitet (SØK)

De to regionale statsadvokater

12 politikredse Politiet på Færøerne og i Grønland

Politiet

Politiet Ca. 15.000 ansatte Årligt budget på ca. 8,5 mia. kr. Årligt indkøbsbudget ca. 2,5 mia. kr.

1. akt 2008-2010

3. akt 2014-2019

2. akt 2011-2013

Scenen historien udspilles på

2008-2010 Hullet i kassen og budgetanalysen

2011

1-års aftale

500 mio. kr.

2009-2010

Analyse

2008

Underskud

Skab besparelser på godt 250 mio. kr.

2011-2013 En masse effektiviseringsprojekter

"Det er umuligt", sagde Tvivlen.

"Det er farligt", sagde Frygten.

"Det er unødvendigt", sagde Fornuften.

"Gør det alligevel", hviskede Hjertet.

Ukendt

Anbefalinger 2 delelementer

1

2

3-årigt indkøbsprogram

Central indkøbsorganisation 1. januar 2012

Indkøbsprojektets effektiviseringspotentiale

Effektiviseringspotentiale

Mio. kr., 2011-pl 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Bruttopotentiale 0 332 98 106 106 106

- Heraf ÅV-relateret 0 5 32 32 32 32

Øgede driftsomkostninger -1 -6 -6 -6 -6 -6

Engangsudgifter -2 -8 0 0 0 0

Nettopotentiale -3 18 92 100 100 1003

Afvigelse ift. budgetanalyse -10 -45 -2 -2 -2 -2

2011-2013 Indkøbsprojektet – et projekt med to fokusområder

Effektiviseringer • konsolidering • færre leverandører • krav og standarder • forbrugspolitikker Koncernfælles indkøbsafdeling • Indkøbsstrategi • Indkøbsprocesser • understøtte og videndeling Kredsene • Bestilling af varer og

ydelser • viden og ønsker

Aktivitet Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q1

År: 2011 År: 2012

Q4

Bølge 1

Bølge 2

Bølge 3

• Produktion af pas • Porto, pakker og flytteydelser • Uniformer

• Transport-ydelser (Falck-ydelser) • Ligtransport • Kopi og print • Øvrige rejseomkostninger: Taxi i hovedstaden, broaftale • Kurser og konferencer • Telefoni • Takograf-ydelser • Alarmer

• Forsikring • Energi

Implementering

Imp

lemen

tering

Overblik over bølger i indkøbsprogrammet

Overblik over faser i forbindelse med organiseringen af indkøb

Mandat

Dimensionering

Roller, ansvar og kompetencebehov

Foranalyse for systemer og processer

Implementeringsproces

Roller, organisering og arbejdsgange

Organisation og afskedigelser

Årsværksreduktioner

Etablering af Koncernindkøb

Implementering af styringsorganisation

1. halvår 2011

2. halvår 2011

Pr. 1. januar 2012

1

2

Udlicitere

Optimere depot og lukke trykkeri

Effektiviseringspotentiale Effektiviseringspotentiale

Mio. kr. 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Bruttopotentiale 0 4 15 70 77 77

Øgede driftsomkostninger -1 -3 -3 -3 -3 -3

Engangsudgifter 0 -8 -7 0 0 0

Nettopotentiale -1 -7 4 67 74 74

Afvigelse ift. budgetanalyse 0 -9 -31 9 1 -4

Facility management – endnu et projekt med stor indkøbsfokus

Anbefalinger

• Outsource hovedparten af ydelser

• Centralisere og professionalisere

• Synergi på tværs af organisationen

• Standardisere serviceniveauer for at nedbringe omkostningerne

2 delelementer

1

2 Optimeret indkøb

Reduktion på 11% Retningslinjer for udskiftning

Effektiviseringspotentiale

Mio. kr., 2011-pl 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Bruttopotentiale 0 7 25 31 32 32

Øgede driftsomkostninger 0 0 -1 -1 -1 -1

Engangsudgifter 0 -3 -3 0 0 0

Nettopotentiale 0 4 21 30 31 31

Afvigelse ift. budgetanalyse 0 -23 -15 -9 -10 -10

3 Implementere flådestrategi Styringsmodel for drift og udvikling

Køretøjsprojektet – endnu et projekt med stor indkøbsfokus

Anbefalinger

• Reduktion på 40%

• Levealder 4 år

• Reduktion af mærker og modeller

• Optimere værkstedsydelser, drivmidler og køretøjer

• Færre leverandører

• Analytisk styring

3 delelementer

Effektiviseringspotentiale

Strafferetsplejeprojektet – et projekt med årlige udgifter på 0,5 mia. kr.

Retsmedicin

læger

Tele

Tolkeprojektet – et projekt på tværs af Justitsministeriet

sikre landsdækkende adgang til tolkeydelser af bedre kvalitet samt en mere

effektiv administration af området, herunder udnytte mulighederne for implementering af it-baserede løsninger med henblik på realisering af effektiviseringer

Indkøb - Koordinerer større udviklingsprojekter i Politiet

Syv overordnede fokusområder er prioriteret i 2014 • Et stærkt beredskab • Styrket indsats mod cybercrime • Styrket indsats mod de væsentligste

kriminalitetsudfordringer, herunder indbrud, rocker/bande-kriminalitet, færdsel, særligt udsatte boligområder og økonomisk kriminalitet

• Stærkt fokus på effektivt lederskab og performance

• Fortsat bedre virksomhedsstyring • Mere kvalitet og effektivitet i

opgavevaretagelsen • En effektiv og forretningsdreven IT-udvikling

• Analyse af større udvalgte udgiftsområder

• Mere effektivt indkøb

Indkøb – indgår i virksomhedsplanen for Politiet i 2014

Ca. 100 mio. kr. i effektiviseringer

Yderligere effektivisere og professionalisere

Nye besparelser og økonomisk råderum

Ny kontraktstyringsmodel Overblik over leverandører og kontraktforhold Grundlag for nye besparelser

. . . with first-mover advantages

Fokus på rammer og grundlag for kontraktstyringsmodel: • Besparelsesmål og potentiale • Alle eksterne kontrakter • Kontraktstyringsorganisation og –fora. • Roller, ansvar, styringsværktøjer, incitamentsmodel, samarbejdsprincipper, systemunderstøttelse, datagrundlag mv. Potentiale: I 2012: ca. 2,5 mia. kr. årligt. 2014-2019: estimeret at spare 50-100 mio. kr.

Fælles koordinering og styring af de eksterne leverandører og kontrakter Overblik og indblik i eksisterende kontrakter Økonomiske, leverandørmæssige og juridiske forhold. Samlet og tværgående analyse af forbrug, kontraktforpligtelser og besparelsesmuligheder

Problemstilling

Foreslået løsning og potentiale

2014-2019… at række efter stjernerne

Baggrund

Opsummering

Hvordan understøtter indkøbsorganisationen Politiets

strategi?

Indkøb er specifikt nævnt i virksomhedsplanen

Hvordan opnås fuld effekt af gode indkøbsaftaler ved reelt

ledelsesfokus?

Sætte tingene i system, arbejd for at få aftalerne forankret, følg

op, benchmark og informer

Hvordan skaber en indkøbsorganisationen værdi for

Politiet?

Skabe råderum, nye styringsstrukturer,

procesoptimeringer

Hvordan defineres linjen (fra gode aftaler, god

kommunikation, kontrol og ledelsesopbakning)?

Controlling, information, benchmarkanalyser på tværs af kredse og andre virksomheder –

holde gryden i kog

Hvad kræver det af ny- og helhedstænkning?

At turde gå nye veje og være målsat og sikre topledelsens opbakning

Start med at gøre det der er nødvendigt, herefter hvad der er muligt og pludselig gør du det, der er umuligt. St. Francis af Assisi

At turde gå nye veje…