La dématérialisation des marchés publics pour les fournisseurs

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Définition

La dématérialisation des marchés publics consiste à réaliser par internet :

la recherche et la consultation des avis de marchés,

la récupération du Dossier de Consultation des Entreprise,

l’envoi de la réponse signée,

l’échange de questions/réponses avec l’administration,

la réception de la notification d’attribution.

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Constat

La consultation des Appels d’Offres et la récupération du DCE sur internet

sont largement répandues.

Mais encore peu d’entreprises ont fait le choix de répondre par voie

électronique.

Aussi, la Commission Européenne propose de faire de la passation

électronique la méthode standard dans toute l'UE d'ici à la mi-2016 (5 à 20%

d’économies – 100 Milliards €).

D’où une tendance, depuis 2

ans, à obliger de plus en plus

les entreprises à répondre par

internet.

Brésil : 80% des AO par

internet.

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Rappels et Echéances

Depuis le 1er janvier 2005 : dans le cas des appels d’offres formalisés, le Code des Marchés Publics rend obligatoire d’accepter une offre d’un fournisseur transmise par voie électronique,

Les procédures dématérialisées et papier cohabitent depuis cette date pour les AO formalisés, donc au-delà de 130.000 € (état) et 200.000 € (collectivités) pour les fournitures et services ou au-delà de 5.000.000 € pour les travaux,

Depuis le 1er janvier 2010 :

Les pouvoirs adjudicateurs peuvent obliger les candidats à répondre de façon dématérialisée quel que soit le montant du marché,

Les marchés de services et fournitures informatiques de plus de 90.000 € sont obligatoirement dématérialisés,

Depuis le 1er janvier 2012 : pour les marchés de plus de 90.000 € (MAPA ou formalisés), les pouvoirs adjudicateurs n‘ont plus la possibilité de refuser la transmission électronique des documents par les entreprises.

D’ici 2 à 3 ans : volonté d’étendre l’obligation de dématérialiser à partir de 90.000 € à d’autres secteurs que l’informatique

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Intérêt de la dématérialisation

Avoir accès plus facilement aux marchés publics (pas de courrier de demande de dossier),

Cibler plus facilement les marchés publics qui correspondent à l’entreprise grâce aux systèmes d’alerte et moteurs de recherche,

Réduire les délais de réponse (pas d’échange de courrier, d’impression, de dépôt par la poste ou en main propre),

Réduire les coûts de fonctionnement (poste, coursier, impression, reliure),

Augmenter le nombre de réponses,

Avoir un avantage concurrentiel lorsque le marché est obligatoirement dématérialisé.

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Les pré-requis techniques

Un ordinateur sous Windows et Internet Explorer (toutes les solutions ne sont pas compatibles MAC et Linux et avec d’autres navigateurs que Internet Explorer),

Une liaison internet au moins ADSL,

Outils bureautique (office, open-office, zip, acrobat,…), un compte mail, un antivirus,

Posséder un certificat de signature électronique.

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Certificat de signature électronique

Le Code des marchés publics impose la signature électronique par l'émetteur de la réponse et le chiffrement pour en assurer la confidentialité,

C’est le certificat de signature électronique qui permet ces 2 actions,

Composant informatique (carte à puce, clé USB, logiciel) qui garantit :

l’identité de la personne signataire et de l’entreprise (carte d’identité),

l’intégrité des documents échangés (protection contre toute altération),

l’assurance de non-répudiation (impossibilité de renier sa signature).

Les plateformes fournissent aux entreprises un outil de signature,

Les plateformes fournissent aux administrations un outil de vérification des signatures,

Les plateformes chiffrent automatiquement les réponses avant envoi sur le net (les données transmises sont rendues inaccessibles sans la clé de décodage de la personne publique),

Comme tout composant logiciel, il existe des pré-requis techniques (version du système d’exploitation, navigateur),

Un certificat peut être destiné à plusieurs usages (marchés publics, déclaration TVA,…).

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L’Arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics est entré en application le 1er octobre 2012,

Il impose désormais les certificats délivrés par des autorités de certification françaises ou étrangères répondant à des normes équivalentes au Référentiel Général de Sécurité (RGS),

Dans la pratique, depuis le 19 mai 2013 : les certificats PRIS V1 (ancienne norme) ne sont plus valides.

il faut utiliser des certificats RGS** (clé USB) uniquement.

Les plateformes de dématérialisation ont donc évolué pour accepter les certificats conformes au RGS.

Evolutions sur la signature

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Les solutions ou plateformes de dématérialisation

Il existe de nombreuses solutions dont les principales sont:

Marco-Demat (société Agysoft)

Achatpublic.com

editender.com (société EDISYS)

Omnikles

Atexo

marches-securises.fr

Les acheteurs sont libres de choisir la solution qu’ils souhaitent utiliser. Ils peuvent en changer à travers la passation d’un marché public.

Pour l’entreprise, ces solutions sont des sites internet sur lesquels il faut être inscrit et auxquels il faut accéder pour signer et envoyer la réponse.

Ces sites internet sont de 2 types :

Sites « nationaux » : achatpublic.com, edi-tender.com, marches-securises.fr : solutions partagées par plusieurs acteurs publics accessibles à partir d’un seul et même site internet.

Sites « locaux » : la collectivité s'équipe d'une solution hébergée indépendamment des autres acteurs publics (ex : Atexo, Marco-Demat, Omnikles) :

adresse internet dédiée, AO séparés d’une collectivité à l’autre.

même si plusieurs acheteurs peuvent partager une même solution (ex : la Place des Marchés Interministérielle => solution Atexo).

on peut donc trouver une même solution technique derrière plusieurs sites internet.

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Les solutions utilisées en région Aquitaine

Conseil régional, CUB : http://marchespublics.aquitaine.fr => Atexo

Ville de Bordeaux : http://marchespublics.bordeaux.fr => http://www.achatpublic.com

Conseil général 24 : http://www.edi-tender.com/cg24/

Communauté d’agglomérations du bassin d’Arcachon sud : http://www.agysoft.marco-web.fr/

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Les étapes

Quelque soit la solution technique, on a toujours les mêmes étapes :

Organiser ses dossiers, valider la configuration du PC

Recherche et consultation des appels d’offres sur internet,

Inscription sur les sites internet proposant une solution de dématérialisation,

Téléchargement Dossier de Consultation des Entreprises,

Préparer la réponse (la rédiger, la chiffrer),

Signer électroniquement la réponse,

Envoyer la réponse,

Echanges de questions/réponses avec l’administration.

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Organiser ses dossiers,

valider la configuration du PC

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Téléchargement du Dossier de Consultation des Entreprises

Il faut parfois être inscrit au préalable (gratuit) mais il a été rappelé début 2011 que le retrait devait être anonyme

Attention : l’inscription permet d’être tenu informé des changements dans le DCE

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Dépôt d’une réponse

Le principe est de faire, sous forme électronique, la même chose que sur papier,

Tous les types de documents peuvent être déposés par le soumissionnaire,

Limite en taille parfois conseillée ou imposée pour minimiser les risques d'échec de

transmission (il faut 1mn de transfert par Mo => 1h pour 60 Mo),

Une fois la réponse rédigée, l’entreprise effectue le dépôt par étapes :

se connecter à la plateforme

signature des documents : Lettre de candidature (DC1), Acte d’engagement

(DC3), déclaration de sous-traitance (DC4),

constitution de l’enveloppe électronique avec les documents,

cryptage de l’enveloppe,

envoi de l’enveloppe.

Signer les documents tel qu’exigé par la personne publique et/ou le Code des

Marchés Publics,

Conseil : tout signer car c’est une protection contre la modification des fichiers.

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Dépôt d’une réponse sur

http://www.achatpublic.com

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Copie de sauvegarde

Parallèlement à l’envoi électronique, les entreprises peuvent faire parvenir une copie de sauvegarde sur support électronique (CD, DVD, clé USB) ou sur support papier.

Copie transmise sous pli scellé avec mention : « copie de sauvegarde ». Les documents figurant sur ce support doivent être signés (électroniquement ou manuellement).

Cette copie de sauvegarde pourra être ouverte dans 3 cas seulement : une réponse reçue par voie électronique hors délais,

une réponse envoyée par voie électronique qui n'a pas pu être ouverte,

une réponse par voie électronique reçue dans les délais et contenant un virus.

La copie de sauvegarde doit avoir été reçue dans les délais de l’appel d’offre.

Elle ne peut pas être imposée.

La nature (papier ou électronique) ne peut pas être imposée.

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Dépôt d’une réponse sur

http://marchespublics.aquitaine.fr

Solution Atexo

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Tous les accès aux plateformes se font au sein d’une session chiffrée (https avec authentification du serveur par certificat). Ainsi, tous les flux d’informations demeurent strictement confidentiels,

le chiffrement est employé pour garantir une confidentialité des donnée depuis le poste du soumissionnaire jusqu’à l’instant de la Commission d’Appel d’Offres,

les plateformes ne disposent pas des moyens permettant de lire les plis déposés (manque la clé de déchiffrement de la personne publique),

les engagements sont de ne jamais avoir la possibilité de voir le contenu d’un pli, et de ne jamais laisser un tiers non autorisé à visualiser le contenu d’un document confidentiel,

les plateformes sont des Autorités d’Horodatage, Autorités de Validation de certificats, Autorités de Certification pour fournir des certificats de chiffrement,

toutes les actions sont tracées et la plupart confirmées par mail à l’entreprise et/ou à l’acheteur public.

Confidentialité et sureté des échanges

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L'arrêté du du 15 juin 2012 définit trois formats de signature électronique : XAdES, CAdES et PAdES (le fichier de signature généré dépend de l'outil de signature utilisé),

Les plateformes évoluent donc pour générer l'un de ces 3 formats.

Il n’y a pas d’impact pour les entreprises par rapport au fonctionnement précédent. Seul le format technique du fichier de signature est modifié.

Ce même arrêté autorise les signataires à utiliser l'outil technique de leur choix ainsi qu'un parapheur pour apposer la signature (ex : Almetis de chambersign, dictao, opentrust, Lex Persona,..) ,

Ils peuvent donc transmettre un fichier signature dans l’un des 3 formats.

Les plateformes doivent donc accepter les 3 formats au moment du dépôt des offres.

Dans la pratique :

Vous pouvez continuer à utiliser les outils de signature mis à disposition par les plateformes. La signature fera l'objet d'une vérification automatique au moment de l'ouverture des plis (comme auparavant)

Vous pouvez acheter un outil du marché et signer avec cet outil quelque soit la plateforme. Il faudra alors fournir à la personne publique le logiciel permettant la vérification de la validité de la signature

Dans ce cas, la procédure de vérification de la signature ne sera pas automatisée. Il revient donc à l'acheteur de procéder à la vérification manuelle de cette signature au moyen des éléments fournis par le soumissionnaire.

Les plateformes évolueront sans doute pour fournir une fonction de vérification universelle.

Evolutions sur la signature

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Recherche et consultation

La publicité des appels d’offres :

0 à 15.000 € : aucune publicité ni mise en concurrence n’est obligatoire (dans la pratique on va quand même souvent retrouver des AO sur les sites internet),

de 15.000 à 90.000 € : publicité en ligne sur les sites internet,

de 90.000 € à 130.000 € (état) ou 200.000 € (collectivités) : publicité sur les journaux d’annonces Légales ou BOAMP,

au-delà de ces seuils : publicité au JOUE et BOAMP.

Principale difficulté : réaliser un veille exhaustive des AO en dessous de 90.000 € car on va les trouver :

Sur les site des collectivités,

Et/ou sur les sites offrant une solution de dématérialisation.

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Recherche et consultation

Site internet des principaux clients publics du département, de la région,…,

Moteurs de recherche des sites d’annonces institutionnels (BOAMP.fr, JOUE) et google,

recherche sur différents critères (lieu, type de marché) et sur des mots clefs,

alerte par email (parfois payante).

Systèmes d’alerte des plateformes de dématérialisation sur lesquelles on est inscrit :

donnent en priorité les marchés dont ils ont la responsabilité,

parfois le BOAMP, le moniteur en ce qui concerne Achatpublic.com,…

envoient mail sur AO correspondant aux critères pré-renseignés par l’entreprise.

La Presse Quotidienne (PQR) ou Hebdomadaire Régionale (PHR) : envoi de mail possible.

Prestataires de services :

recherche automatique et centralisée sur différents supports (BOAMP, PQR, …),

dont les sites Internet des organismes publics,

sélection adaptée à votre zone géographique, votre secteur d'activité et votre métier,

envoi par email de la sélection,

proposent l’historique des avis d’attribution : anticiper le renouvellement de marchés, suivre l’activité des concurrents.

Dans l’avis, il y a un renvoi vers le site internet de dématérialisation avec sa référence.

Ex : Sur BOAMP rechercher Pauillac (APC) puis Floirac (Atexo)

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Mise en place d’une organisation

Organisation «administrative» :

inscription sur les plateformes (éventuellement avec une adresse de messagerie dédiée),

dossiers dédiés sur le PC ou sur le réseau de l’entreprise,

documents de présentation de la société, des produits,…

outil de veille sur les Avis d’Appels d’offres,

qui signe et à partir de quel PC ?

Organisation «technique» :

le certificat de signature (attention à la date de fin de validité),

1 PC dédié suffisamment puissant sous windows,

Internet Explorer,

solution de sauvegarde des documents (réseau d’entreprise, CD)

les guides utilisateurs des principales solutions et les numéros des hotlines,

les outils logiciels indispensables (compression ZIP, java, Antivirus, messagerie, Office ou Open Office) :

vérifier les pré-requis techniques quelques jours avant chaque réponse

supprimer régulièrement les cookies et les fichiers temporaires

l’ergonomie des plateformes peut changer au cours du temps. Se tenir informer

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Formations pour aller plus loin

Comment bien appréhender un appel d'offres ? - 1 jour

1 - Les marchés publics en bref

Dispositif réglementaire

3 règles fondamentales régissent « l'activité » marchés publics

Les procédures

Les différents types de marchés

Est-ce que je me lance ?

Le code de bonne conduite pour répondre à un appel d'offres

2 - La réponse à un appel d'offres

Préparation : création du fonds documentaire, la sélection de l'appel d'offres approprié,

l'audit de faisabilité, diagnostic et décision

Appropriation : Les pièces constitutives du dossier de consultation des entreprises

(DCE), l'exploration et l'exploitation de DCE, l'élaboration de la soumission, les fautes

Participation : Les différentes étapes de la procédure après l'envoi de l'offre, les

incidents de parcours

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Formations pour aller plus loin

Répondre à un appel d'offres par internet - 1 jour

1 - Principes de base de la dématérialisation

Les nouvelles obligations. Les avantages et bénéfices à en tirer,

les outils nécessaires pour consulter les avis de marché, télécharger les dossiers de

consultation et répondre par internet,

les principales plateformes existantes pour les réponses dématérialisées (leurs

différences, les impacts pour l’entreprise, les projets d’harmonisation en cours),

Mettre en place une veille sur les appels d’offres,

S’organiser : logiciels nécessaires, documents administratifs à télécharger,….

2 - Application pratique (TP avec signature sur 4 plateformes)

S'inscrire sur les plateformes de dématérialisation,

rechercher des Appels d'offres suivants différents critères,

télécharger le Dossier de Consultation des Entreprises,

signer et co-signer les documents de réponse à un appel d’offre,

envoyer par internet les documents constituants la réponse de l’entreprise,

échanger des questions/réponses électroniques avec l'administration.

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Formations pour aller plus loin

Ces formations se déroulent en inter-entreprises au GICFO ou en intra-entreprise dans vos locaux,

Dans ce dernier cas, il est possible de prévoir des réponses à de vrais appels d’offres,

Il est possible d’adapter les plateformes vues en TP.

Prochaines formations en septembre au GICFO Bordeaux.

Possibilité d’un accompagnement au changement (achat certificat, outil de signature, organisation administrative,…).

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Conclusions

La dématérialisation devient incontournable – il faut la considérer comme un avantage,

La difficulté principale est la veille exhaustive des opportunités d’affaires,

Pas de difficulté technique majeure pour répondre même s’il faudra multiplier les inscriptions,

Cependant, une organisation particulière est à prévoir.

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Informations complémentaires

Mr Didier Véron :

Tél : 06 77 74 06 77

dveron@dmpv-conseil.com

www.dmpv-conseil.com

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https://www-test.sunnystamp.com/

Exemple d’outil de signature

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La personne qui répond crée une réponse dématérialisée en utilisant les

documents signés (ex DC1.doc) et leur signature associée (DC1.sig,

DC1.p7s ou DC1.xml)

Signature par l’autorité de l’entreprise

La personne habilitée signe les documents nécessaires :

- à partir du PC d‘où se fait la réponse

- à partir de son PC, avec un outil de signature (outil en ligne sur les plateformes, parapheur APC, logiciels téléchargés) et transfère, à la personne qui répond, les documents signés et leur signature associée

Mail, clé USB, réseau

d’entreprise

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La personne qui répond, chez le mandataire, crée une réponse dématérialisée en utilisant le document signé DC1.doc et les n signatures numérotées (n fichiers .sig, ou .p7s ou .xml) s’il n’existe pas de parapheur ou d’outil de co-signature

Candidature groupée

Le mandataire signe le DC1.doc (avec outil en ligne, parapheur APC, logiciel téléchargé) et transfère le document aux co-traitants

Les co-traitant signent le DC1.doc avec le même outil