Att arbeta i agresso Smart Client

En anvisning/manual för att komma igång att arbeta i

agresso Smart Client. Förklaringar till menyer och

uppsättning.

Författare: Ekonomiavdelningen

År: 2015

Uppdaterad: 2015-04-22

Anita Stensson

Utskriftsdatum: 2015-04-29

2 (110)

Innehåll

1 Allmänt om agresso __________________________________________ 5 1.1 Moduler som LNU använder i agresso ____________________________ 6

2 Starta Smart Client ________________________________________ 7 2.1 Lösenord ____________________________________________________ 7 2.2 Behörigheter _________________________________________________ 8

3 Arbetsmiljö för Smart Client ________________________________ 9 3.1 Menyruta ____________________________________________________ 9 3.2 Navigera inom Menyrutan ______________________________________ 9 3.3 Kommandon i menyrutan _____________________________________ 10

3.3.1 Lista över tillgängliga kommandon ____________________________ 10 3.4 Anpassa Menyrutan __________________________________________ 11

3.4.1 Ange stil för menyrutan _____________________________________ 11 3.4.2 Ändra storleken på menyrutan ________________________________ 12

3.5 Sökning i Menyrutan _________________________________________ 12 3.6 Statusfält ___________________________________________________ 13 3.7 Menyer och kommandon/ Menyfälten ___________________________ 13

3.7.1 Snabbtangenter i menyn _____________________________________ 14 3.7.2 Snabb/Funktionstangenter i Agresso ___________________________ 15

3.8 Standardverktygsfält _________________________________________ 15 3.8.1 Knappar i Agressos standardverktygsfält ________________________ 16

3.9 On Line Hjälp _______________________________________________ 17 3.9.1 Innehåll Agresso Business Worlds online-hjälp __________________ 18 3.9.2 Hjälp (F1), online-hjälp för aktuellt fönster _____________________ 21 3.9.3 Fälthjälp (F9), visar en lista över giltiga värden i det aktiva fältet ____ 21

4 Anpassa din arbetsmiljö/Om anpassningsalternativ _______ 22 4.1 Fönstret Alternativ, konfigurering av användargränssnitt __________ 22

4.1.1 Tillgängliga alternativ för användargränssnittet ___________________ 22 4.1.2 Fältförklaringar för användargränssnittet i Alternativ ______________ 23

4.2 Fönsteralternativ _____________________________________________ 24 4.2.1 Fönsteralternativ när du står i övre delen av registeringsbilden. ______ 25 4.2.2 Fönsteralternativ när du står i nedre delen av registeringsbilden. _____ 27

5 Utskrifter från Agresso _____________________________________ 29 5.1 Utskriftsalternativ ____________________________________________ 29 5.2 Skriv ut ett fönster/en sökbild __________________________________ 29 5.3 Utskrift av beställda rapporter _________________________________ 30 5.4 Förhandsgranska utskrift av resultatet för en sökning ______________ 34 5.5 Sidinställningar inför utskrift __________________________________ 36

6 Konteringsstrukturen i agresso _____________________________ 37 6.1. Kontoplan __________________________________________________ 37 6.2. Konteringsregler ____________________________________________ 38 6.3 Begrepp ____________________________________________________ 38 6.4 Begreppsvärden _____________________________________________ 39 6.5 Relationer __________________________________________________ 41

3 (110)

7 Verifikationsserier, verifikationstyper och

verifikationsposter ____________________________________________ 43 7.1 Verifikationsnummerserier ____________________________________ 43 7.2 Verifikationstyper ____________________________________________ 43 7.3 Verifikationsposter. __________________________________________ 44

7.3.1 Status för Verifikationstyper och Verifikationsposter. ______________ 45 7.4 Bokföringsperioder ___________________________________________ 45

8 Server processer _____________________________________________ 46

9 Om Huvudbok; registrering, Fråga och Rapporter ________ 47 9.1 Registrering i huvudbok inklusive excelerator inläsningar __________ 47

9.1.1 Ändra eller ta bort en registrerad rad i en pågående registrering ______ 48 9.1.2 Parkering av pågående registrering ____________________________ 49 9.1.3 Användning av mall vid registrering ___________________________ 50

9.2 Verifikationsregistrering via excelerator inläsning ________________ 52 9.3 Reverseringar _______________________________________________ 53 9.4 Automatkontering (triggrar) ___________________________________ 54 9.5 Bokföring i övriga agresso moduler _____________________________ 54

10 Frågemöjligheter, sökfunktioner __________________________ 55 10.1 Söktecken i agresso __________________________________________ 57 10.2 Sökning i Huvudbok _________________________________________ 57

10.2.1 Fråga Verifikation ________________________________________ 58 10.2.2 Fältförklaringar till parametrar i Fråga Verifikation ______________ 59 10.2.3 Fråga Saldotabell _________________________________________ 61 10.2.4 Fältförklaringar för parametrar i Fråga Saldotabell _______________ 63

10.3 Sökning i leverantörsreskontran _______________________________ 66 10.3.1 Leverantörsgrupper och leverantörsnummer ____________________ 66 10.3.2 Öppna och historiska poster per leverantör _____________________ 67 10.3.3 Fältförklaringar till sökbilder i Fråga Öppna och historiska poster i

Leverantörsreskontran ___________________________________________ 69 10.3.4 Urval på öppna och/eller historiska poster per leverantör __________ 70 10.3.5 Öppna och Historiska poster alla leverantörer ___________________ 70 10.3.6 Zoom på Öppna och Historiska poster _________________________ 70 10.3.7 Statistik och kvitterat ______________________________________ 71 10.3.8 Leverantörssaldo _________________________________________ 72 10.3.9 Periodiserad saldospecifikation (Rapport SU05) _________________ 73 10.3.10 Parametrar för rapportbeställningen SU05 _____________________ 73 10.3.11 Sökning på Leverantörer __________________________________ 74 10.3.12 Sökning på Arbetsflöden för leverantörsfakturor ________________ 77

10.4 Sökning i Kundreskontran ____________________________________ 81 10.4.1 Kundgrupper och kundnummer ______________________________ 81 10.4.2 Öppna och historiska poster per kund _________________________ 82 10.4.3 Fältförklaringar till sökbilder i Fråga Öppna och historiska poster i

Kundreskontran ________________________________________________ 83 10.4.4 Urval på öppna och/eller historiska poster. _____________________ 84 10.4.5 Öppna och Historiska poster alla kunder _______________________ 85 10.4.6 Menykommandon för Menyn Data, Zooma ____________________ 85 10.4.7 Statistik och kvitterat ______________________________________ 86 10.4.8 Kundsaldo ______________________________________________ 87

4 (110)

10.4.9 Periodiserad saldospecifikation (CU05) ________________________ 88 10.4.10 Parametrar för rapportbeställningen CU05 ____________________ 89 10.4.11 Sökning på kunder _______________________________________ 89

10.5 Sökning i OLFI, Fråga försäljningsorder ________________________ 92 10.5.1 Fråga försäljningsoder _____________________________________ 93 10.5.2 Fältförklaringar till sökbilden för försäljningsorder _______________ 94 10.5.3 Fältförklaringar till Utfallsbilden i Fråga försäljningsorder _________ 96

11 Dokumentarkiv __________________________________________ 97 11.1 Lägg till ett befintligt dokument till en bokförd verifikation _________ 98 11.2 Lägg till ett befintligt dokument innan du sparar verifikationen _______ 99 11.3 Lägg till ett befintligt dokument till en kund eller en leverantör _____ 100 11.4 Söka fram ett dokument till en verifikation______________________ 102 11.5 Söka fram ett dokument till en kund eller en leverantör ____________ 104 11.6 Utskrift av ett bifogat dokument ______________________________ 105

12 Rapporter i agresso _____________________________________ 107

13 Export av Utdata från agresso _________________________ 109

Nedanstående delar ingår inte i denna anvisning. Istället hänvisas till de separata

anvisningar/manualer som finns för dessa delar.

Projektredovisning inklusive excelerator rapporter, uppläggning av

kostnadsbärare i projektmodulen

Sökningar via Browser (utökad saldotabells sökning med möjlighet till att

lägga till fält, formler, dataunderlag mm)

Budgetering

Anläggningsredovisning

Anvisningar för distributörer och attestanter

Registrering av försäljningsorder samt kundfakturering

Originaldokumentet finns här: S:\ek\Ekonomiavdelningen\Utbildningar, utförda av ekavd\Utbildningsgrupp/Att

arbeta i agresso, anvisningar 2015, ASN.pdf

5 (110)

1 Allmänt om agresso

AgressoBusiness World är ett integrerat ekonomi- och informationssystem. Systemet är skapat för

att tillhandahålla all funktionalitet samt den ekonomiska informationen och kontrollen som dagens

organisationer kräver. Systemet är baserat på moderna relationsdatabaser som MS SQL® och

ORACLE®. Användningen av Windowsgränssnittet ger unika möjligheter för sökning och

rapportering. Agresso används som Smart Client och Webservice.

Agresso-produktgrupper består av;

Gemensam

Ekonomi

Projekt

Lön och Personal

Logistik

Planering

Service

Alla produktgrupper och moduler är integrerade med varandra.

Allmänna egenskaper;

En enda databas kan delas mellan olika företag, var och en med sina egna specifika behov

av redovisning och management. På koncernnivå kan data från varje enskilt företag samlas

för att ge en överblick över hela organisationen.

Funktionalitet och fönster är organiserade i ett menysystem. Navigering mellan olika

fönster sker genom huvudmenyn. Det finns stöd för användare som föredrar att använda

tangentbordet utan musen, med varje funktionstangent kopplad till ett kommando. För de

som använder mus är de kommandon som används oftast direkt tillgängliga via

Verktygsfältet.

Användarbehörighet kan kontrolleras. Endast de fönster som användaren har behörighet till

visas i menysystemet. Användarens behörighetsnivå (läsa, uppdatera, infoga, ta bort)

definieras inom varje fönster. Dessutom kan kontroll användas för att hindra användare

från att se känslig data som finns i systemet. Agresso Systemadministration används för att

kontrollera användarbehörighet genom hela systemet.

Med Agressos fälthjälp online kan du söka efter tillåtna datavärden.

Användardokumentationen finns tillgängligt online.

Sökningar och rapporter kan köras med allmänna villkor genom användning av

jokertecken.

Med den avancerade sökfunktionen kan användare konstruera sina egna sökningar.

Användare kan välja vilken information (typer och värden) som ska användas i sökningen,

sorteringsordningen av resultaten och om delsummering ska användas. Användare kan

också skriva alternativa kolumnrubriker. Varje sökning kan sparas som en mall och visas i

menysystemet för användning senare.

Med Agressos moderna relationsdatabaser går det att använda program som Microsoft

Excel direkt mot databasen för sökningar och rapportering.

Vid utformningen av Agresso har betoning lagts på att hålla tabeller som används ofta små

och att se till att de inte växer okontrollerat med tiden. I Agresso

Leverantörsreskontra/Kundreskontra, lagras utestående kund- och leverantörsfakturor

separat.

Saldotabeller kan definiera eller omdefinieras enligt användarens behov. Saldotabeller kan

uppdateras med en bakgrundsprocess (transaktionsservern AGRTPS) eller med

serverprocesser som beställs av användaren.

Användaren kan välja språket som används i fönster och rapporter i Agresso.

6 (110)

1.1 Moduler som LNU använder i agresso

Agresso består av ett antal moduler och de moduler som Linnéuniversitetet använder är;

Egen Meny; här kan man lägga in sådant som man enkelt vill nå, LNU har här lagt in

Exceleratorrapporter, Resultatrapporter, Betalningsrapporter, Riksredovisningsrapporter

mm

Gemensam; I denna modul administreras uppsättningar av kontoplan, begrepp,

begreppsvärden, relationer, verifikationsserier, konteringsregler, valutakurser mm.

Ekonomi; Modulen består av Huvudbok, Leverantörsreskontra, Kundreskontra,

Anläggningsredovisning, Import från Försystem. Här sker registreringar/bokföring,

uppläggningar av kunder och leverantörer, bokföring av anläggningar, Import från

Försystem samt under menyerna ”Fasta Register” uppsättningar av den specifika modulen.

Det finns också frågebilder för uppföljningar, rapportuttag, kontroll av om kund-och

leveratrösfakturor är betalade.

Agresso projekt; Endast en liten del av denna modul används idag, menyn Projekt. Alla

kostnadsbärare administreras i denna modul.

Agresso Lön och Personal; används ej idag

Agresso Logistik; Endast en liten del av denna modul används idag. Det är menyn

Order/Fakturering som används.

Agresso Informationsplanerare; används ej idag

Agresso Planering; I denna modul registreras budget och prognoser.

7 (110)

2 Starta Smart Client

Så här gör du för att starta Smart Client För att starta Smart Client måste du logga in med ditt användarnamn, företagskod och lösenord.

Inloggningsfönstret visas nedan:

Skriv in ditt användarnamn och företagskoden på två tecken (fältet (Företag) genom att använda

Tab-tangenten för att flytta mellan fält.

Ange ditt lösenord. Lösenordet visas inte på skärmen.

Tryck Enter eller klicka OK för att logga in på Agresso.

Om du är en registrerad Agresso-användare loggas du in och kommer till huvudmenyn som visar en lista med

de företag eller moduler som du har tillgång till.

2.1 Lösenord Som ny agressoanvändare får du ett engångslösenord som du måste byta i samband med att du loggar in

första gången. Du anger då ett nytt lösenord som ska innehålla minst åtta tecken, både bokstäver och siffror.

Detta lösenord är giltigt i 180 dagar. När det är tid för lösenordsbyte får du en anmodan om att du ska byta

lösenord i samband med att du ska logga in på agresso. Du kan inte återanvända lösenord inom fem

historiska lösenord.

8 (110)

2.2 Behörigheter Vi använder ett antal olika behörighetsnivåer i agresso beroende på vilken funktion (arbetsuppgifter)

användaren har. Det är systemadministratören på ekonomiavdelningen som ansvar för att alla får rätt

behörighet. Varje användare kopplas till ett antal ”funktioner”. Nedan visas ett exempel på

roller/behörigheter. Det är endast system ansvarig på ekonomiavdelningen som lägger upp nya

agressoanvändare och kopplar behörigheter.

9 (110)

3 Arbetsmiljö för Smart Client

3.1 Menyruta

Menyrutan har centraliserad navigering och liknande utseende och beteende som navigationsrutan i

Microsoft Outlook. Menyrutan kan antingen vara företagsbaserad, som visas nedan till vänster, eller

modulbaserad som visas nedan till höger.

Menyrutan består av ett antal knappar (till exempel Agresso Gemensam, Ekonomi, Projekt) som används för

att växla mellan rutor och en yta för menyobjekt som visar menystrukturen för den valda modulen.

När Menyrutan är inställd på modulbaserad visar rullgardinslistan Aktiv Företag de företag som du har

tillgång till. Du kan anpassa Menyrutan genom att ändra stilen eller storleken och lägga till eller ta bort

knappar.

3.2 Navigera inom Menyrutan Ytan för menyobjekt i menyrutan är din huvudsakliga arbetsyta och innehåller menystrukturen för den valda

klienten eller modulen, beroende på om menyrutan är företagsbaserad eller modulbaserad.

Du kan byta till företag eller modul genom att markera aktuell knapp i menyrutan. Då ändras menyobjekten

och visar menystrukturen enligt det val du gjort. Modulerna som är installerade eller klienter som är

tillgängliga visas som mappar i menystrukturen som du kan expandera genom att dubbelklicka eller

markera ikonen bredvid mappen. Mappen öppnas då och visar alla fönster och undermenyer tillgängliga

inom modulen eller klienten. Dubbelklicka den undermeny du vill använda och för att öppna ett fönster

dubbelklicka på det eller markera det och tryck på Enter.

10 (110)

Observera Om du använder ett tangentbord kan du använda upp- och nedpilarna för att flytta upp och ned inom

menystrukturen och höger- och vänsterpilarna för att öppna och stänga mappar. För att markera en

undermeny, skriv den första bokstaven i undermenyns namn och tryck Enter för att öppna den.

Så här gör du för att utöka och dölja menyer Du kan expandera och dölja alla menyer i fönstret Menyobjekt genom att använda kommandona Visa

undermenyer och Dölj undermenyer som blir tillgängliga genom att placera markören någonstans i

menystrukturen och högerklicka på musen.

3.3 Kommandon i menyrutan

Så här får du åtkomst till kommandon i menyrutan Högerklicka någonstans på Meny för att få åtkomst till menyrutans kommandon. Vilka kommandon som är

tillgängliga (ej gråtonade) beror på den menypunkt som markören står på.

3.3.1 Lista över tillgängliga kommandon

Följande kommandon i menyrutan visas när du högerklickar på Meny. Observera att vissa av dessa alternativ

kan vara otillgängliga beroende på din åtkomstbehörighet.

Öppna Använd detta kommando för att öppna det markerade menyobjektet.

Öppna Browser Använd detta kommando för att öppna Agresso Browser.

Visa undermeny Använd detta kommando för att visa alla undermenyer för det markerade menyobjektet.

Visa undermenyer Använd detta kommando för att visa alla undermenyer för alla menyobjekt.

Dölj undermenyer

11 (110)

Använd detta kommando för att stänga den expanderade menyn igen.

Ta bort Använd detta kommando för att permanent ta bort ett menyobjekt från din personliga meny.

Skicka till Använd detta kommando för att kopiera ett menyobjekt till din personliga meny eller till Startmappen.

Ny meny Öppnar fönstret Egenskaper där du kan skapa ett nytt menyalternativ i din personliga meny eller i Startmappen. Se Skapa nya mappar för

mer information.

Global meny Använd detta kommando för genvägar du har skapat för att göra dem globala, dvs. tillgängliga för alla användare.

Hjälp Använd detta kommando för att öppna hjälpen för det markerade menyobjektet.

Egenskaper Öppnar fönstret Egenskaper där du kan se detaljerad information om attestgrupper med tillgång till det markerade menyobjektet.

3.4 Anpassa Menyrutan Du kan anpassa menyrutan för att passa dina arbetsbehov genom att ange stilen till antingen modulbaserad

eller företagsbaserad, justera storleken på rutan och lägga till eller ta bort knappar.

Anpassningsinställningarna av menyrutan lagras och används varje gång du sedan öppnar Smart Client.

3.4.1 Ange stil för menyrutan

Du kan ställa in Menyrutan att vara antingen företagsbaserad eller modulbaserad. Det gör du i

fönstret Agresso alternativ som är tillgängligt via kommandot Alternativ i Arkivmenyn.

Med en företagsbaserad stil, visas de tillgängliga företagen som knappar och genom att markera en knapp

visas den tillgängliga Agresso-menyn för det företaget i rutan Menyobjekt.

Med en Menyruta som har en modulbaserad stil motsvaras varje modul (Gemensam, Ekonomi, Projekt, etc.)

av en egen knapp, och när du väljer en knapp visas den detaljerade menystrukturen för den färgmodulen i

rutan Menyobjekt ovanför.

Nedan visas exempel på de olika alternativen. I den Modulbaserade varianten visas Agresso moduler med

olika Ikoner. I exemplet visas ikonen som står för ”Egen Meny”.

Egen meny Start Agresso Agresso Agresso Agresso Agresso Info- Agresso System- Gemensam Ekonomi Projekt Logistik hanterare Planering administration

12 (110)

Företagsbaserad (klassisk) Modulbaserad

3.4.2 Ändra storleken på menyrutan

Placera markören över kanten på Menyrutan. Markören ändrar form till ll för horisontella justeringar,

eller för vertikala justeringar.

Tryck på vänstra musknappen och dra upp, ned, vänster eller höger.

Släpp musknappen när Menyrutan finns på önskad plats och rutans storlek har justerats. Agresso

behåller dessa inställningar tills du ändrar dem.

Lägg till eller ta bort knappar

För att lägga till eller ta bort knappar från Menyrutan, välj alternativet Konfigurera knappar.

3.5 Sökning i Menyrutan

Med sökfunktionen i menyn kan du snabbt hitta menyobjekt i huvudmenyn. Du kan söka efter hela

fönsternamnet, del av namnet eller fönsterkoden (till exempel HS01). Alla fönster som matchar din sökning

visas i Sökrutan.

Standardplats för sökflik

Sök-fliken finns längst ut till vänster i Navigationsrutan som visas nedan.

Du kan flytta denna flik och ändra storleken på Sökrutan enligt önskemål.

13 (110)

Användning av jokertecken Jokertecknet * tillåts. Listan med resultat visar objekten som matchar din sökning och visar till exempel

fönstrets rubrik och dess modulkod.

Hitta poster i huvudmenyn För att hitta ett objekt i huvudmenyn, högerklicka på objektet i resultatlistan och välj Visa i meny. Objektet

markeras då i menyn.

Observera att Visa i meny bara fungerar om Menyrutan är klientbaserad.

3.6 Statusfält

Plats för statusfält Huvudfönstret i Smart Client har ett statusfält i nederkanten av bilden.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Statusfältet visar följande:

1. systemets statusinformation

2. vilken databas som används

3. fönsterkoden för det aktiva fönstret

4. vilken användare som är inloggad

5. vilket företag som är aktivt

6. om det aktiva fönstret är en sökning, antalet rader i sökningen

7. om Caps Lock-tangenten är på

8. om Num Lock-tangenten är på

3.7 Menyer och kommandon/ Menyfälten Menyraden är placerad längst upp i Agresso-fönstret och innehåller Agressos rullgardinsmenyer. Kommandon som är tillgängliga i menyerna varierar beroende på vilket fönster i Agresso som är aktivt med

de otillgängliga kommandona gråtonade.

14 (110)

Så här gör du för att välja menykommandon

Du kan välja menykommandon med:

musen genom att klicka på en meny och välja ett kommando

tangentbordet genom att trycka på Alt-tangenten för att aktivera snabbmenyn och sedan bokstaven

som menyn börjar på för att öppna den (om menyer börjar på samma bokstav används den andra

bokstaven för den andra menyn i snabbmenyn). Du kan också använda vänster- och högerpilarna på

tangentbordet för att flytta mellan menyer och upp- och nedpilarna för att flytta inom en meny.

snabbtangenter (till exempel F7) där dessa är tillgängliga.

3.7.1 Snabbtangenter i menyn

Snabbtangenter finns för de kommandon som används ofta och den tillgängliga snabbtangenten visas bredvid

kommandot i menyn. I Verktygsmenyn finns genvägarna Skift+F1 till Skift+F9 och Alt+Skift+F1 till

Alt+Skift+F9, men vilka kommandon de är kopplade till beror på innehållet i Verktygsmenyn eftersom detta

beror på fönstret.

15 (110)

3.7.2 Snabb/Funktionstangenter i Agresso

3.8 Standardverktygsfält

Plats för standardverktygsfältet Standardverktygsfältet visas automatiskt längst upp i Agressos huvudfönster under menyfältet och visas

nedan. För att dölja standardverktyget, högerklicka någonstans i snabbmenyn eller verktygsfältet och

16 (110)

avmarkera Standard. Knapparna i verktygsfältet ger dig tillgång direkt till de kommandon som används

oftast i Agresso. Du hittar mer information om dessa kommandon i hjälptexterna för menyerna de tillhör.

3.8.1 Knappar i Agressos standardverktygsfält

Knapparna i verktygsfältet ger dig tillgång direkt till de kommandon som används oftast i Agresso.

Du hittar mer information om dessa kommandon i hjälptexterna för de menyer de tillhör.

17 (110)

3.9 On Line Hjälp

Det finns två olika typer av hjälp i agresso, hjälp (F1) och fälthjälp (F9). Dessutom finns hela

Agresso Business Worlds onlinehjälp, den når du via Innehåll ( ). Du kan starta onlinehjälpen i

Smart Client från Hjälp-menyn i snabbmenyn för att öppna huvudfönstret i hjälpen genom att

klicka på knappen i verktygsfältet för att se hela listan av tillgängliga hjälpavsnitt. Genom att

trycka på tangenten F1 i något fönster i Agresso för att hämta fönsterspecifik, uppgiftsbaserad hjälp

för det fönstret. När du sedan klickar på knappen Visa i TOC synkroniseras innehålls-

förteckningen och det aktuella hjälpavsnittets position i Hjälp-menyn visas. Då kan du även se

andra relevant hjälpavsnitt som Förutsättningar, Fältförklaringar och Menykommandon etc.

Oberoende av vilken modul eller vilket fönster du befinner dig i har du alltid tillgång till hjälp för

det aktiva fönstret som förklarar dess användning i Agresso Business World.

Innehåll Agressos Business World online-hjälp

Hjälp (F1) Ger dig onlinehjälp för det aktiva fönstret.

Fälthjälp (F9) Visar en lista över giltiga värden för det aktiva fältet.

Om Agresso Ger information om vilken version av agresso som används/har installerats

Vi använder inte Egendefinierad hjälp.

Om Agresso Tyvärr fungerar inte Innehålls hjälpen för alla. Det går då inte att nå den via hjälpmenyn inne i

Agresso utan nås via Internet Explorer. Länken till hjälpen är:

http://agresso.lnu.se/OnlineHelp/SE/agrintro.htm#html/Agrintro_startpage.htm

Vid problem att nå denna hjälp kontakta systemansvarig för agresso på ekonomiadelningen.

18 (110)

3.9.1 Innehåll Agresso Business Worlds online-hjälp

Systemet Agresso Business World online-hjälp täcker alla aspekter av applikationen Agresso Smart

Client och Self Service. Fönstret för online-hjälp består av en vänster-ruta, en huvudruta där du kan

visa hjälpavsnittet och ett verktygsfält. Start menyn ser ut enligt nedan.

I huvudrutan kan du välja att visa hjälpavsnitt med hjälp av följande menyval.

Menyerna innehåller följande:

Öppnar rutan Innehåll och visar innehållsförteckningen. Innehållsförteckningen

visas när du öppnar hjälpen och består av böcker och sidor som representerar

de olika informationskategorierna inom online-hjälpen. När du klickar på en

stängd bok, öppnas den och visar innehållet (delböcker och sidor) och när du

klickar på en öppen bok stängs den. När du klickar på sidor, öppnar du avsnitt

som visas i den högra rutan.

Öppnar rutan Index som visar en lista med sökord och fraser som associeras till

hjälpavsnitten. När du skriver in ett sökord visar index alla matchande poster och

för att öppna ett avsnitt i den högra rutan som associeras med ett sökord, klicka på

sökordet.

Sökrutan visar ord som används inom ett ämnes innehåll, till skillnad från en

index-flik som visar sökord definierade av författare (termer, synonymer och

korsreferenser). Sökrutan visar varje ämne som innehåller det ord eller den fras du

söker på. Du kan göra både enkla och avancerade sökningar. För mer information,

se Sökning i hjälpen.

Öppnar rutan Ordlista som visar en lista av termer och deras definitioner enligt

relationen till Agresso Business World. När du väljer en term från rutan Termer

längst upp, visas motsvarande definition i rutan Definition lägre ner.

19 (110)

Förflyttar dig till det sist visade hjälpavsnittet i din historik över besökta avsnitt.

Förflyttar dig till det sist visade hjälpavsnittet i din historik över besökta avsnitt.

Exempel på hur du använder menyn visas nedan. Nedan har fältförklaringar till

huvudboksverifikationer tagits fram. Detta görs genom att klicka neråt i de olika menyerna och

undermenyerna. I detta fall har fält-förklaringar till huvudboksverifikationer tagits fram. Samtidigt

som du klickar på fältförklaringar kommer informationen fram. Denna information kan skrivas ut.

Sökning via menyn kan göras genom att man skriver in ett sökord eller letar fram Indexet i

tabellen.

20 (110)

Sökfunktionen används för att söka upp alla förklaringar som har anknytning till sökordet.

Här har verifikation använts som sökord.

Tycker du att det är svårt att läsa ut vad sökningen innehåller kan du trycka på synkronisera . Då

flyttas menybilden i vänsterfältet över till och ser ut enligt nedan.

Ordlistan visar definitioner på ord/benämningar för agressotermer. Leta fram det ord/benämning

som du vill se definitionen för och markera ordet. I fältet visas då definitionen.

Exemplet visar att arw-fil har markerats och definitionen syns då i det nedre fältet.

21 (110)

3.9.2 Hjälp (F1), online-hjälp för aktuellt fönster

Denna funktion ska ge en direktkoppling till Agressos online hjälp. Tyvärr fungerar inte denna

hjälp för alla. Det går då inte att nå denna hjälp via Hjälp (F1) i Agressos meny. Hjälpen nås via

Internet Explorer. Se även Kapitel 3.9 On Line Hjälp.

Länken till hjälpen är:

http://agresso.lnu.se/OnlineHelp/SE/agrintro.htm#html/Agrintro_startpage.htm

Vid problem att nå denna hjälp kontakta systemansvarig för agresso på ekonomiadelningen.

3.9.3 Fälthjälp (F9), visar en lista över giltiga värden i det aktiva fältet

Fälthjälpen är mycket användbar. Det är enkelt att få fram giltiga väreden för det fält som är

markerat i Agresso. Nedan anges ett exempel på hur fälthjälp (F9) fungerar; En sökning har gjorts

i menyn ”Fråga verifikation”. Markören står på en post i fältet ”Konto”.

Välj fälthjälp eller tryck på tangenten F9, kontoplanen kommer då fram på skärmen så att du kan se

vilka giltiga värden som finns för aktuellt fält. Du får fram en zoombild till kontoplanen och här

kan du ange ett konto i det grå fältet eller direkt trycka på F9 (alterantivt ).

Se resultatet nedan. Här har baskonto 151* valts.

22 (110)

4 Anpassa din arbetsmiljö/Om anpassningsalternativ

Anpassningsalternativ Arbetsmiljön i Agresso Business World är fullt konfigurerbar, vilket innebär att du kan:

• Ställa in utseendet på Agresso Business World genom att använda tema- och menystilen.

• Ställa in vilka rutor som visas, till exempel Verktyg, Uppgifter, Beställda rapporter.

• Ändra storleken på menyer och rutor genom att dra i menyn eller ramen på rutan.

• Flytta och docka menyer och rutor inom arbetsmiljön i Agresso Business World.

Alla inställningar lagras i minnet när du stänger Agresso Business World.

Profilen för dina personliga inställningar ligger lokalt i din dator, det innebär att när du använder en ny dator

måste du göra om dina personliga inställningar/anpassningar.

4.1 Fönstret Alternativ, konfigurering av användargränssnitt

Introduktion I detta fönster kan du konfigurera användargränssnitt med olika funktioner i din arbetsmiljö i Agresso

Business World. Dessa inställningar sparas i Agressos .ini fil i ditt Windowsregister och används varje gång

du startar Smart Client. Om du ändrar någon av dessa inställningar måste du starta om Smart Client för

att ändringarna ska börja gälla. Du hittar inställningarna i menyn ARKIV, Alternativ.

4.1.1 Tillgängliga alternativ för användargränssnittet

I fönstret Alternativ kan du:

Ange om Smart Client ska öppnas som vanligt, maximeras eller minimeras och om fönster ska

öppnas maximerade

Konfigurera diagramalternativ

Inställningar för e-postfunktionen så att du kan skicka och ta emot e-postmeddelanden inom

Agresso Business World

Aktivera eller avaktivera fönsterflikar.

Visa eller dölja tillgängliga rutor (rapport, varning, uppgifter, etc.)

Ange fältmarkering för att visa det aktiva fältet

Ange hur Verktyg och Länkobjekt visas

Ange tema- och menystil

Gå tillbaka till standardinställningar för alternativ

23 (110)

4.1.2 Fältförklaringar för användargränssnittet i Alternativ

Fönsterstorlek

Låter dig specificera hur programmet Agresso visas efter inloggning. Värden är Normal, Maximerad och Minimerad.

Antal nya rader

Anger hur många nya rader du vill att Agresso ska infoga när du trycker på Alt+F2 i en tabell.

Visa nollvärden

Om du har rensat anger inställningen om du vill att nollvärden i tabeller ska returnera tomma fält.

Teckensnitt

Låter dig specificera teckensnitt för rubriker och fält i tabeller.

Initialt språk

Ange vilket språk som används i inloggningsfönstret. Grafikinställn Här anger du grundinställningar för cirkeldiagram i ett separat fönster.

E-postinställn Låter dig välja e-postsystem som Agresso ska använda när du till exempel skickar sökresultat via e-post. Används inte,

är krånglig och det finns enklare sätt.

Använd Enter på numeriskt tangentbord som Tab

Anges om du vill använda Tab-tangenten på det numeriska tangentbordet i Agresso Smart Client som Enter-tangent.

Anv. decimal som skiljetecken på numeriskt tang.bord

Anger om decimal på det numeriska tangentbordet ska användas som skiljetecken för data.

Bekräfta avslut

Anger om du vill att systemet ska fråga efter bekräftelse när du lämnar Smart Client.

Visa MDI-flik

Visar en flikrad med en flik för varje öppet fönster så du enkelt kan se vilka fönster som för närvarande är öppna och växla mellan dem.

Visa rapportruta

Visar Rapportrutan som innehåller listan på globala och privata användardefinierade rapporter.

Visa ruta med meddelandelista

Visar rutan Meddelandelista som innehåller meddelande.

Visa ruta med uppgiftslista

Visar rutan för uppgifter som innehåller alla öppna uppgifter, till exempel poster att attestera.

Visa meddelande på skrivbordet

Visar meddelanden om en ny rapport genereras.

Maximera alltid

Varje fönster maximeras när det öppnas.

Markera fält

Det aktiva fältet ramas in med en färgad kantlinje vilket gör det aktiva fältet lättare att känna igen. Denna funktion finns för alla fält, utom knappar.

Du kan ändra färgen enligt inställningarna för din dator. Du väljer färgen i fönstret Alternativ (Arkivmenyn) genom att klicka på ellipsknappen till höger om Fältmarkering.

Återställ visningsalternativ vid nästa omstart

Återställer visningsalternativen till standardinställningar nästa gång du startar Agresso. Tillgång till denna återställning finns även i inloggningsbilden.

24 (110)

.

Visa verktygsmenyposter

Anger om kommandon i Verktygsmenyn visas. Alternativen är:

Inga - Kommandon i Verktygsmenyn visas endast i ett fönsters Verktygsmeny.

Lokalt verktygsfält - De tillgängliga Verktygskommandon visas som ett lokalt verktygsfält i varje fönster.

Global ruta - De tillgängliga Verktygskommandona visas i ett eget Verktygsfält. Innehållet i denna ruta uppdateras enligt det aktiva

fönstret. Båda - De tillgängliga Verktygskommandona visas som ett lokalt verktygsfält i varje fönster och i ett eget Verktygsfält.

Tema

Anger Agressos tema till Native XP, Office 2000, Office 2003 eller Office XP.

Menyutformning

Anger menyrutans utformning till antingen modulbaserad där varje knapp och menyruta motsvarar en modul, eller företagsbaserad där

varje knapp motsvarar ett separat företag.

Återställ std.inst.

Återställer standardinställningarna.

4.2 Fönsteralternativ

I detta fönster kan du definiera inställningen för dataregistrering i vissa fönster och flikar i Smart client. Du

kan öppna detta fönster om kommandot Fönsteralternativ är tillgängligt i Arkivmenyn medan

datainmatningsfönstret är aktivt. Dessa inställningar ändrar utseendet på registreringsbilder. För att komma åt

dessa fönsteralternativ måste du ha en registreringsbild öppen.

Typer av inställningar i Fönsteralternativ

Det finns två typer av inställningar för Fönsteralternativ beroende på vilket fönster du har öppet och var du

har markören placerad. Har du en frågebild öppen t ex ”Fråga verifikation” så är alternativet

Fönsteralternativ avmarkerat d v s du kan inte ange något fönsteralternativ för denna bild. Utseendet i

”Fråga verifikation” styrs av vilka parametrar du väljer att ta med i din fråga. Se exempel nedan.

25 (110)

4.2.1 Fönsteralternativ när du står i övre delen av registeringsbilden.

Exempel på Fönsteralternativ när du står i övre delen av registreringsbilden i Huvudbok.

Fältförklaringar till Fönsteralternativ i Huvudbok/Lev.faktura/Kundfaktura

Alla fält som du kan bestämma markörbeteende för visas i övre delen av denna bild. Kryssa i

rutorna för de fält som du vill att markören ska stanna vid när du gör en registrering.

Konteringsförslag

Med följande alternativ kan du föreslå en konteringssträng för kommande transaktionsrad. De

standardvärden som visas på inmatningsraden kan antingen tas från relevant konteringsregel eller

från föregående transaktion

Giltiga värden är:

Konteringsregel Första gången du använder en konteringsregel kommer standardvärdena från konteringsregeln att användas som

standardvärden vid bokföringen. Nästa gång som konteringsregeln används kommer de värden som matades in senast med

konteringsregeln att användas som standardvärden. Om det finns ett standardvärde för MK, MS och Val för en leverantör eller kund, kommer detta att användas i stället för de senaste värdena för denna konteringsregel. (Lägg märke till att detta inte

gäller Dim 1-7 från relationsvärden som angetts mot leverantör- eller kundnr). Fälten Värde och Nummer kommer att vara

tomma på den första raden, därefter får de standardvärden från den senaste gången du använde konteringsregeln i denna transaktion och avmarkeras mellan varje transaktion.

Föregående kontering Värdena från föregående transaktion kommer att användas som standardvärden under bokföring, oavsett vilken

konteringsregel som kontot har. Om det finns ett standardvärde för Dim 1–7, TK, TS och Val för en leverantör eller kund

kommer detta att användas i stället för värdet från den senaste transaktionen. Fälten Värde och Nummer kommer att vara tomma på den första raden, därefter får de standardvärden från föregående konto med dessa fält och avmarkeras mellan varje

transaktion.

Inga givna värden Standardvärdena från konteringsregeln kommer att användas som standardvärden under bokföringen på varje rad. Om det

finns ett standardvärde för en leverantör eller kund, kommer detta att användas i stället för värdet från konteringsregeln. (Lägg märke till att detta inte gäller Dim 1-7 från relationsvärden som angetts mot leverantör- eller kundnr). Fälten Nummer

och Värde avmarkeras mellan varje rad.

Rensa minne Detta alternativ fungerar likadant som Konteringsregel för en enstaka verifikation. Det återställs när bokföringen sparas så

att nästa gång du använder en konteringsregel kommer standardvärdena från konteringsregeln att användas som

standardvärden i bokföringen igen. (Observera att detta inte gäller för Dim 1–7 från relationsvärden inställda för leverantörs-

eller kundnummer.) Fälten Värde och Antal kommer att få standardvärden från senaste gången du använde denna

konteringsregel i denna transaktion, och kommer att rensas mellan varje transaktion.

26 (110)

Du anger även vilket fält som du vill använda som Startfält i registreringsbilden för - GL (huvudbok), AP (leverantörsreskontra) samt AR (kundreskontra). Definierar startpunkten för markören.

Giltiga värden är:

Period

Ver.datum

Reskontranr

Konto Från fakturanummer GL

här finns följande alternativ;

Första Alla huvudboksrader ärver alltid Reskontranummer, ExtInvRef (fakturanr) och momsregistreringsnummer från den första

reskontraraden före sparandet. Om systemparametern VP10_SHOW_APAR_ID har aktiverats kan du skriva över Reskontranummer och fakturanumret i både rubrik och tabell. Systemet kontrollerar att du skriver en tillåten

Reskontranummer.

Förra Huvudboksraderna ärver Reskontranummer, ExtInvRef (fakturanr) och momsregistreringsnummer från föregående rad. Om

systemparametern VP10_SHOW_APAR_ID har aktiverats kan du skriva över Reskontranummer och fakturanumret i både

rubrik och tabell. Systemet kontrollerar att du skriver en tillåten Reskontranummer.

Nej Inget fakturanummer fylls i automatiskt. Huvudboksraden ärver bara kund- eller leverantörsreskontra (värde R eller P i fältet R), som alltid är nödvändigt på huvudbokssidan.

AP

Förra När du anger en leverantörsreskontrarad, ärver det Reskontranummer, fakturanr och momsregistreringsnummer från föregående

leverantörsreskontrarad, även om du växlar till en annan rad mellan. Om systemparametern VP10_SHOW_APAR_ID har aktiverats kan du skriva över Reskontranummer och fakturanumret i både rubrik och tabellfält. Systemet kontrollerar att du skriver en tillåten

Reskontranummer.

Behåll

Autobehåll Kryssa i denna ruta om du vill att transaktionsraderna ska flyttas automatiskt till tabellen så snart som markören flyttas ut från det sista

fältet i fönstret.

Exempel på Fönsteralternativ när du står i första fliken av registreringsbilden i ”Försäljningsorder” i

OLFI.

Fältförklaringar till första fliken i registrering av försäljningsorder

Alla fält som du kan bestämma markörbeteende för visas i övre delen av denna bild. Kryssa i

rutorna för de fält som du vill att markören ska stanna vid när du gör en registrering.

27 (110)

4.2.2 Fönsteralternativ när du står i nedre delen av registeringsbilden.

I den nedre delen av fönsteralternativ ska du ange vilka kolumner som du vill se i samband med

registrering. Det är viktigt att du tar med hela konteringssträngen så att du kan kontrollera att den

blir korrekt innan du sparar verifikationen.

Fältförklaringar till Fönsteralternativ i Huvudbok/Lev.faktura/Kundfaktura

Kolumn: Kolumner som ska visas i fönstret, du kan ändra titeln

Visa: IXI Denna kolumn ska visas i fönstret I I Denna kolumn ska inte visas i fönstret

Längd: Längden kan endast ändras i textfält

Stopp: IXI Anger att markören ska stanna i detta fält vid registrering

I I Anger att markören inte stannar i detta fält

Den andra typen av inställningar i Fönsteralternativ anger vilka fält som ska visas i den nedre

delen av registreringsbilden i Huvudbok och i detaljfliken i OLFI. Det är mycket viktigt att du här

anger ”Visa” för alla de konteringsfält som används, belopp, reskontranummer samt text som ska

kontrolleras innan du lagrar verifikationen. När du har gjort en inställning av denna bild ska du

spara den som din mall och kryssa i rutan ”Använd som förslag”.

28 (110)

Detaljfliken, i registrering av försäljningsorder;

Fältförklaringar till flik 4, Detaljfliken, i registrering av försäljningsorder

Kolumn: Kolumner som ska visas i fönstret, du kan ändra titeln

Visa: IXI Denna kolumn ska visas i fönstret

I I Denna kolumn ska inte visas i fönstret

Längd: Längden kan endast ändras i textfält

Stopp: IXI Anger att markören ska stanna i detta fält vid registrering

I I Anger att markören inte stannar i detta fält

29 (110)

5 Utskrifter från Agresso

Oavsett vilket fönster du använder i Smart Client, kan du skriva ut information från fönstret genom att

använda kommandot Skriv ut i Arkivmenyn.

Kommandot Skriv ut kan användas för att skriva ut aktuellt fönster eller information i fönstret/sökbilden.

Alternativt kan skrivaren i menyraden väljas för utskrift.

Det finns olika typer av utskrifter från Agresso, utskrift av aktuellt fönster/sökbild samt utskrift av

rapportbeställning. Innan utskrift görs kan man även förhandsgranska utskriften för att se hur den kommer att

se ut.

5.1 Utskriftsalternativ • Välj Sidinställning i Arkivmenyn. Fönstret Utskriftsformat öppnas och visar inställningarna för

pappersstorlek, källa och orientering.

• Om nödvändigt, ändra inställningarna för pappersstorlek, källa, orientering och marginaler.

• Klicka på OK när du är klar.

Denna inställning går även att göra i bilden där du väljer skrivare via egenskaper.

5.2 Skriv ut ett fönster/en sökbild

Om du vill skriva ut från ett fönster i Smart Client väljer du Skriv ut i Arkivmenyn eller skrivaren i

menyraden. Ändring av standardskrivarinställningar kan göras om det behövs, se ovan. Välj sedan OK.

30 (110)

När du väljer Skriv i ett tabellfält, visas ett separat fönster som frågar om du vill skriva ut hela urvalet.

Om du väljer Ja, skrivs hela sökresultatet ut vilket kan vara mer än vad som visas i fönstret (antal rader visas

i statusfältet).

Om du väljer Nej, skrivs endast innehållet i det aktiva fönstret ut, d v s det innehåll som visas på skärmen.

Därefter väljer du skrivare som utskriften ska skrivas ut precis som för övriga utskrifter från windows.

Formatändringar kan göras via Egenskaper för vald skrivare.

5.3 Utskrift av beställda rapporter

När en rapportbeställning gjorts kommer rapporten inte att skrivas ut automatiskt. Rapporten

visas på skärmen via menyn ”Visa” och menyraden ”Underhåll beställda rapporter” eller via

verktygsfältet, välj den vänstra skrivarsymbolen/ förstoringsglaset i menyraden. Därifrån kan du

sedan skriva ut rapporten. Genom att inte använda automatiskt utskrift kan man välja att endast titta

på rapporten på skärmen. Vissa rapporter är dock bokföringsunderlag/ verifikationer och måste

idag skrivas ut för att sättas in i pärm och lagras. Det är viktigt att skriva ut verifikationerna

31 (110)

omgående eftersom de inte ligger kvar i Underhåll av beställda rapporter så lång tid. Det är

endast de senaste beställningarna som ligger kvar.

I menyn ”Underhåll av beställda rapporter” kommer de senaste rapporterna som du har beställt

fram automatiskt, eftersom ditt användarid kommerupp automatiskt. Söker du en särskild rapport så

kan du även söka på rapportnamnet. Tar du bort din användarid får du fram alla rapport-

beställningar som är gjorda.

Status för rapporter;

N Bearbetning av rapporten är ej påbörjad

W Pågående bearbetning av rapporten

T Bearbetningen av rapporten är avslutad, rapporten är klar

Fältet serverkö anger i vilken skrivarkö som rapporten skapas. Det finns ett flertal serverköer

upplagda. Vissa rapporter ska ha hög priorietet och ska bearbetas snabbt. Andra rapport-

bearbetningar är väldigt omfattande och tar lång tid att skapa och behöver därför ligga i en egen kö

för att inte stoppa upp övriga beställda rapporter.

32 (110)

Genom att dubbelklicka på den rapport som du vill se kommer rapporten upp på skärmen. Vill du

skriva ut den kan du göra det via skrivaren i menyn eller via menyn ”ARKIV/FILE” och välja

”Skriv Ut/Print”.

Du kan även ta fram rapporten genom att markera den rapportbeställning som du vill se och sedan

välja menyn ”Verktyg” och ”Visa rapportutskrift”. Ett annat sätt att skriva ut rapporten gör du

genom att välja menyn ”Verktyg” och ”Utskrift rapport”. Rapporten Kommer även då upp på

skärmen.

33 (110)

Rapporten kommer fram på skärmen, se exempel nedan. Vill du skriva ut rapporten väljer du i

menyn. Utskriften går till din defaultskrivare alternativt (om du är kopplad till flera skrivare) får du

upp nedanstående val där du kan välja till vilken skrivare utskriften ska gå.

Vissa rapportbeställningar genererar flera filer och då måste du ta fram en rapport i taget.

Nedanstående bild kommer då på skärmen och sedan väljer du vilken rapport som ska tas fram

genom att dubbel klicka på rapporten. Se exempel nedan.

Vill du se mer information om din rapportbeställning så kan du välja när du har markerat en

rapportbeställning.

Nedanstående bild kommer då upp på skärmen. Här får du information om rapportens status. Du

kanske när du beställt rapporten, när den startade bearbetningen samt när den blev färdig. Du ser

även vilka rapportparametrar du har fyllt i i samband med beställningen. Detta kan du ha

34 (110)

användning för när en rapport inte har gått igenom korrekt. Då kan du enkelt se här om du har råkat

ange någon parameter felaktigt.

Resultatrapporter och projektrapporter skapas även via excelerator och dessa rapporter finns i

menyn ”Egen Meny”. Se särskilda anvisningar för uppföljning via excelerator rapporter.

5.4 Förhandsgranska utskrift av resultatet för en sökning

Ibland finns behov av att skriva ut resultatet av en sökning i någon frågemeny t ex ”Fråga

verifiaktion”, ”Fråga saldotabell” eller en frågebild i kund/leverantörs reskontran. Då kan du

förhandsgranska utskriften innan du gör beställningen. Välj menyn Arkiv och Förhandsgranska.

35 (110)

Nedanstående fråga kommer då fram på skärmen och du väljer om du vill förhandsgranska hela

urvalet eller endast den del av urvalet som syns i aktuell skärmbild. Väljer du att svara ”Ja”

kommer även hela urvalet att skrivas ut d v s det antal sidor som urvalet består av. Väljer du ”Nej”

kommer endast aktuell sida att skrivas ut.

Därefter kan du välja ”Print” direkt i granskningsbilden och skriva ut dokumentet.

36 (110)

5.5 Sidinställningar inför utskrift

Du kan redan i Agresso ange sidlayouten för din utskrift. Välj menyn ”Arkiv” och ”Sidinställning”.

Nedanstående bild kommerupp på skärmen och här kan du bland annat ange om du vill att formatet

ska vara stående eller liggande.

37 (110)

6 Konteringsstrukturen i agresso

I Kodplanen organiserars stora mängder information som är nödvändig för att skapa relevant

rapport- och transaktionsstrukturer. Nedanstående uppsättningar görs i modulen ”Gemensam” i

agresso.

Kontoplanen med grupper för ekonomisk rapportering.

I Kontogrupper skapas en kontogruppshierarki för kontoplanen. Upp till fem

hierarkinivåer kan användas, från Konto upp till Resultaträkning och Balansräkning.

Begrepp (t ex ORG, VERKS, kostnadsbärare) som måste finnas i konteringssträngen

(konteringsbegrepp och begrepp som kan hämtas från dessa för rapporterings- och

frågesyften (rapportbegrepp).

Giltiga Begreppsvärden läggs upp för begrepp t ex giltiga värden för ORG, VERKS.

Kopplingar (relationer) mellan begreppen som är nödvändiga för att uppnå önskad

rapporterings- och transaktionsstruktur.

Konteringssträngen som består av kontoplan och konteringsregler. Konteringsreglerna

avgör vilka krav och kontrollfunktioner som finns i informationen som måste/kan/inte kan

registreras på transaktionsnivå (konteringsbegrepp, behandling av växelkurser,

skattehantering, datakontroll, användning av andra fasta koder).

6.1. Kontoplan

Kontoplanen hittar du i menyn ”Agresso Gemensam”, ”Kodplan” och ”Kontoplan”.

Där kan du söka fram hela eller delar av kontoplanen. Vill de endast se intäktskonton anger du i det

grå fältet längst till vänster ”3*. Du kan även göra urval på en konteringsregel och se vilka

baskonton som är kopplade till just den regeln. Längst ut till höger i tabellen finns kolumnen ”S ”,

status, där ser du vilka konton som du kan bokföra på.

De konton som har status C är antingen Rukrikkonton eller gamla baskonton som ej används

längre. Det är endast de konton som har status N som går att bokföra på.

38 (110)

Exempel på kontoplanen;

6.2. Konteringsregler

Konteringsregler definierar det sätt som kontona hanteras på och vilken information/vilka fält som

måste anges när ett baskonto används. Ett antal konteringsregler läggs upp, var och en för

användning med ett särskilt sorts konto. Begreppsinformation som definieras här är valuta,

konteringssträng, momskod mm. Varje konto i kontoplanen måste associeras med en lämplig

konteringsregel. Här kan även ett konteringsförslag lägga in. Detta används bland annat för

öresutjämning, se exempel nedan. Anger man att förslaget ska vara fast kan konteringssträngen inte

ändras för detta baskonto. Det går även att sätta förslaget med alternativen valfri eller ska anges.

Tillgång till menyn sker utifrån gällande behörighet. Ändringar av konteringsregler görs av systemansvarig

på ekonomiavdelningen.

6.3 Begrepp

Begrepp är den mest grundläggande komponenten i Agresso. Ett antal systembegrepp finns på plats när

Agresso implementeras nya begrepp definieras efter behov. Nedanstående fönster används för att

39 (110)

registrera, ändra och söka efter begrepp. Tillgång till menyn utifrån gällande behörighet.

6.4 Begreppsvärden

Begreppsvärden anger vilka värden som är giltiga för respektive begrepp. Använd detta fönster för

att söka efter giltiga värden hos ett begrepp. Du kan inte ändra några värden här, det är endast

personer med särskild behörighet som kan ändra, lägga till eller ta bort begreppsvärden.

För att söka fram vilka värden som är giltiga för ett begrepp gå till menyn ”Agesso Gemensam”

och välj ”begreppsvärden”;

I nedanstående bild ska du ange vilket begrepp som du ska ta fram begreppsvärden på. Exempel på

begrepp är ORG, VERKS, KBARARE (kostnadsbärare), MOTP, FRITT.

40 (110)

Exemplet nedan tar fram alla värden som är inlagda för begreppet VERKS. Längst ut till höger i

bilden finns en kolumn för status (S). Alla begreppsvärden som har status N och en giltig period

kan användas. Status C anger att begreppsvärdet är spärrat och inte kan användas. ”Från per” och

”Till per” anger den period som begreppet är giltigt. Nya begreppsvärden läggs upp i denna bild

med untantag för begreppvärden för begreppet Kostnadsbärare. Kostnadsbärare läggs upp via

projektregistret och där ska även en del andra uppgifter registreras. Se särskild anvisnning för

projektredovisning.

Du kan Söka efter ett begreppsvärde genom att placera markören i det fält som du vill använda för

att avgränsa sökningen. Ange det/de sökkriterier som du vill begränsa sökningen med. Välj ”SÖK”

(F7) i menyn Data eller klicka på kikaren. I ovanstående bild har urval gjorts på alla VERKS som

börjar på 2.

Du kan även göra en avancerad sökning genom att först välja menyn ”Verktyg” och ”Utökad” och

sedan Sök (F7).

41 (110)

I nedanstående bild ska du ange detaljerade sökkriterier och klicka på OK. Denna sökning kan du

även spara som en mall så att du nästa gång du ska göra sökningen tar fram den i rullisten. Hur du

sparar mallar beskrivs i kapitel 10 Frågemöjligheter, sökfunktioner.

6.5 Relationer

Relationer används för att summera olika begrepp. En relation kan vara en summering av

baskonton så att man får fram en resultat och/eller balansräkning. Det kan även vara en summering

av ORG, VERKS, Kostnadsbärare eller MOTP. Med hjälp av relationer på baskonton kan en

resultaträkning och balansräkning byggas upp så att den följer de krav som finns för extern

redovisning.

Som exempel på relationer visas relationen RESULTAT som är en kontorelation. I relationsbilden

för KONTO finns nedanstående relationer upplagda.

42 (110)

När en relation är skapad ska begreppsvärden kopplas till relationen. I exemplet är

begreppsvärdena upplagda för att skapa en resultaträkning. För att resultaträkningen ska få rätt

utseende har även summeringsnivåer lagts till. Relationsvärdena läggs upp som begreppsvärden

kopplade till begreppet resultat.

Till varje upplagt begreppsvärde i relationen RESULTAT har sedan baskonton kopplats/lagts till.

Detta kan göras med hjälp av söktecken, värdet 30* ger att utfallet för alla baskonton som börjar på

30 summeras på raden.

Relationsvärdet ”32 Intäkter av bidrag” består av begreppsvärdena (baskontona) 35*, 36* samt

37*. Det innebär att alla baskonton 35*, 36* samt 37* summeras i relationsvärdet ”32 Intäkter av

Bidrag”.

Nedan visas hela relationen ”Resultat”.

43 (110)

7 Verifikationsserier, verifikationstyper och

verifikationsposter

Ett antal olika verifikationsserier finns upplagda i Agresso och dessa öppnas som verifikationsposter för varje

bokföringsår. Det finns även en koppling mot verifikationstyper. Linnéuniversitetet har lagt upp separata

verifikationsserier förolika typer av verifikationer t ex en serie för omföringar, två serier för kundfakturor

(en serie för manuella kundfakturor och en serie för elektroniska kundfakturor). Varje serie delas in i

verifikationsposter en poster per år. I samband med årsboksslut kan i vissa fall två poster av samma

verifikationsserie vara öppna. En post som är kopplad till det ”gamla” året och en post för det ”nya” året. Det

gäller då att vara observant på vilken post man väljer. Exempel på verifikationsserie där två poster är öppna

samtidigt är omföringsserien.

7.1 Verifikationsnummerserier

Linnéuniversitetet använder olika verifikationsnummerserier för olika typer av bokföring för att det gör

arkivering och sökningar enklare. Exempel på upplagda visas nedan. Alla verifikationsnummer tilldelas

automatiskt. En del av verifikationsnummerserien måste vara öppen för registrering genom att öppna en

verifikationspost i fönstret Verifikationsposter.

7.2 Verifikationstyper

Varje verifikationstyp har en koppling till en behandlingskod (BK) som styr hur

verifikationsserierna ska hanteras. Behandlingskoden kontrollerar behandlingen av den information

som anges för denna verifikation och avgör vilket fönster som ska visas för datainmatningen. Dessa

behandlingstyper är fördefinierade i Agresso.

44 (110)

Verifikationstyper kan användas som urval vid sökningar i t ex ”Fråga verifikation” om du t ex

enbart vill se omföringar. För att endast få fram alla omföringar anger du Vertyp ”HK”.

Giltiga verifikationstyper är;

7.3 Verifikationsposter.

För varje bokföringsår öppnas en del av verifikationsserien upp som en verifikationspost. Vissa

verifikationsposter löper mellan bokföringsåren medan andra används endast för ett bokföringsår d v s en ny

verifikationspost läggs upp för varje bokföringsår. I samband med årsbokslut kan för vissa verifikationsserier

dubbla verifikationsposter vara upplagda.

45 (110)

7.3.1 Status för Verifikationstyper och Verifikationsposter.

Status för verifikationstyper och poster har följande giltiga värden är:

N Verifikationer kan bokföras i vilken period som helst efter den angivna perioden.

P Endast giltig i den period som angivits i kolumnen Period.

C Stängd. Bokföring kan inte utföras.

T Avslutad. Denna specifika serie kan inte

7.4 Bokföringsperioder

För att kunna registrera på en period måste den vara upplagd i Menyn Gemensam, Fasta register,

Perioder. Den måste dessutom vara ”öppen” d v s status = N. För vissa rapporter t ex periodiserade

rapporter måste det finnas perioder upplagda minst tre månader framåt i tiden. Se exempel nedan.

De olika status som en period kan ha är;

N Perioden är öppen och bokföring/registrering kan ske

P Perioden är parkerad och ett lösenord måste anges för att kunna bokföra/registrera. OBS!!Excelerator ej hänsyn till parkerade

perioder. Det är därför extra noga att välja rätt period.

C Perioden är spärrad för bokföring/registrering

46 (110)

8 Server processer

Ett antal serverprocesser uppdaterar tabellerna i databasen. De serverprocesser som är viktigast för

användaren är;

AGRTPS, uppdaterar reskontra (kund, leverantör, anläggning) och huvudbok (Fråga

verifikation), går var femte minut.

DWS, uppdaterar saldotabeller, går var femtonde minut.

WORKFLOW, flyttar leverantörsfakturor i flödet, går var femte minut.

Har du bokfört en verifikation kan det ta fem minuter innan du kan se den i ”Fråga verifikation”

och det kan ta femton minuter innan den har lagts till i saldotabeller. Det är viktigt att tänka på om

du ska ta ut saldon för ett projekt.

47 (110)

9 Om Huvudbok; registrering, Fråga och Rapporter

Modulen Huvudbok innehåller funktioner för Registering, Frågemenyer, Rapporter samt

Automatkontering.

Verifikationer av nästan alla typer som registreras i någon reskontra (t.ex. Leverantörsreskontran,

Kundreskontran och Anläggningsreskontran) uppdateras även i huvudboken via serverprocesser.

Många verifikationer skapas av Agresso och registreras automatiskt i samband med att man gör en

rapportbeställning t ex kundfakturering. Andra verifikationer registreras manuellt, vanligtvis i

VP10-fönster, ett fönster som antar namnet på den verifikationspost som används.

Menyn” Fråga” se kapitel 10. Eftersom denna meny kan användas på många olika sätt och

innehåller många delar tas den upp i ett särskilt kapitel. Menyn” Rapporter” se kapitel 12.

9.1 Registrering i huvudbok inklusive excelerator inläsningar

Du kan hantera huvudboksverifikationer i Smart Client med eller utan användning av en

arbetsflödesprocess. Inläsning via excelerator mallar kan också göras.

De varianter som LNU använder för bokföring i Huvudbok är Bokföring/omföring samt

Inbetalning Kund. Inbetalningar till Linnéuniversitetet bokförs på två sätt dels genom inläsning av

en fil från banken och dels manuellt via registrering i huvudbok.

Vilka verifikationsposter som du hartillgång till styrs av din användarbehörighet.

En verifikation kan endast sparas när den balanserar. Du kan se på krysset längst ner till vänster i

registreringsbilden om så är fallet. Vid registering av intäkter ska beloppet för intäkten

registreras exkl moms. Du kan stämma av totalt momsbelopp för verifikationen genom att

kontrollera kolumnen ”Reg.Belopp”, i fältet ser du momsbeloppet.

48 (110)

9.1.1 Ändra eller ta bort en registrerad rad i en pågående registrering

Har du registrerat en rad med fel kontering eller fel text kan du enkelt plocka upp raden och rätta

den. Det går även att ta bort en rad om den är helt fel och inte ska registreras.

Markera raden och välj i menyn. Då kommer raden upp i övre delen av

registreringsbilden och du kan ändra de fält som är felaktiga. Nära du är klar väljer du

och raden flyttas ner i det nedre registreringsfältet igen.

Vill du radera en rad ställer du markören på aktuell rad och väljer menyn ”Redigera” och ”Radera

rad”. Raden försvinner då från det nedre fältet. Du kan nu lägga till en ny korrekt rad.

Översta raden i exemplet ovan är nu borttagen och du kan fortsätta registrera alla rader och

sedan spara registreringen.

49 (110)

9.1.2 Parkering av pågående registrering

Om du behöver avbryta en påbörjad registrering så kan du parkera den tillfälligt för att slutföra

registeringen senare. Parkeringen görs via menyn ”Verktyg” och ”Parkering”. Välj sedan

”Parkera”.

Nedanstående bild kommer då upp på skärmen. Här ska du ange ett namn och trycka på

. Du får då ett nummer på din parkering.

När du är redo för att slutföra din registrering och vill ta fram din parkerade verifikation

väljer du menyn ”Verktyg” och ”Parkering”. Välj sedan ”Hämta parkerad”

Har du flera parkerade registreringar så får du fram alla parkerade poster.

50 (110)

Dubbelklicka på aktuell rad/parkering och alla registreringsrader kommer fram i

registreringsbilden. Sedan ka ndu fortsätta att lägga till, ändra eller ta bort registrerings-

rader. När du är klar sparar du verifikationen.

9.1.3 Användning av mall vid registrering

Ska du göra en registrering i ”Huvudbok” eller ”Olfi” modulerna med samma belopp och

kontering flera gånger så kan du lägga upp en konteringsmall för att förenkla

registreringen. Du kan sedan enkelt plocka upp mallen varje gång du ska göra en

registrering med samma kontering och belopp. Det går också att göra ändringar i mallen

innan du sparar den nya registreringen.

9.1.3.1 Spara mall.

När du har registrerat den/de rader som du vill spara som en mall ska du välja spara som mall innan

du lagrar verifikationen. Det gör du via ”Vertyg” och ”Mall” i huvudmenyn eller via ”Mall” i

menyn i registreringsbilden.

alternativt väljer du

51 (110)

Spara mallen genom att välja Menyn ”Verktyg”, ”Mall” och ”Spara mall” eller menyn ”Mall” och

”Spara Mall” i menyn i registreringsbilden.

alternativt

En ny bild kommer upp på skärmen och där ska du ange ett namn på din mall. Tryck sedan på

”OK” och mallen är sparad. Mallen får även ett nummer, se nedan.

9.1.3.2 Hämta en lagrad mall.

När du ska söka fram en tidigare sparad mall går du in på samma sätt som när du sparade mallen.

Du hittar den lagrade mallen genom att välja Menyn ”Verktyg”, ”Mall” och ”Hämta mall” eller

menyn ”Mall” och ”Hämta Mall” i menyn i registreringsbilden.

alternativt

En ny bild kommer fram på skärmen, välj eller F7 (SÖK) så kommer alla dina sparade mallar

fram och du kan välja vilken du ska använda.

Du kan sedan göra de ändringar som behövs i mallen innan du sparar den. Det gör du genom att

plocka upp registreringsraderna, se kapitel 9.1.1 Ändra eller ta bort en registrerad rad i en

pågående registrering.

52 (110)

9.2 Verifikationsregistrering via excelerator inläsning

Har du en kontering som innehåller många rader är det oftast enklare att använda excelerator i

Excel för registrering och bokföring. Normalt ska excelerator installeras i samband med att Agresso

installeras på datorn men ibland fungerar det inte och då ska du kontakta systemansvarig på

ekonomiavdelningen för att få hjälp. Sedan ska den bokföringsmall som har skapats för agresso

inläsning användas. Den hittar du på internwebben, ”Stöd och Service”, ”Dokumentarkivet” och

”Bokföringsmallar”. Den heter Bokföringsmall (Excel 367 kB), se nedan.

Mallen ser ut enligt nedan. Du skriver in konteringen, bokföringstexten samt beloppet. OBS!

Beloppen skrivs i samma kolumn, kreditbelopp skrivs med ett minustecken framför. När du har

skrivit in alla rader ska saldot för verifikationen vara noll, annars går det inte att bokföra

verifikationen.

Du bokför via emnyn ”Arkiv” och ”Bokför”. Du får då upp en inloggningsmeny där du anger dina

inloggningsuppgifter för Agresso. Verifikationen bokförs sedan direkt.

Du måste omgående ta ut verifikationen via ”Underhåll av beställda rapporter” i Agresso där den

finns så fort serverprocessen som gör uppdateringen är klar. Verifikationen, GL07, ligger inte kvar

så lång tid i rapportbiblioteket därför är det mycket viktigt att skriva ut den direkt. När du tar

fram verifikationen kontrollera att verifikationen verkligen har bokförts så att det inte står

53 (110)

”Fellista” längst upp på bladet. I så fall har ingen bokföring skett. Det kan hända att det finns något

fel i excelarket så att bokföringen inte går igenom.

Det finns då två alternativ att välja mellan för att bokföra på nytt. Det ena alternativet är att rätta

registreringen i excel och sedan göra ett nytt försök att bokföra. Det andra alternativet är att plocka

fram verifikatonen i menyn ”Import från försystem” i Agresso och rätta upp felaktigheterna där.

Sedan bokför man på nytt via menyn ”Inläsning av försystemstransaktioner”.

När du bokför intäkter via excelerator är det mycket viktigt att tänka på att du måste bokföra utgående moms manuellt. När du bokför intäkter inne i Agresso client t ex

kundfakturering eller omföring så bokförs momsen med automatik.I bokföring via

excel/excelerator tas ingen hänsyn till de konteringsregler som gäller i Agresso.

9.3 Reverseringar

När felaktiga transaktioner ska rättas/backas kan felaktiga verifikationer eller delar av

verifikationer reverseras. Reverseringar kan göras i Huvudbok och Kundreskontra. Reverseringen

backarden ”gamla” verifikationen så att saldot för bägge verifikationerna blir noll, d v s

verifikationerna ger ingen ekonomisk påverkan på resultatet.

Reverseringen görs i flera steg, först hämtas den verifikation som ska reverseras via menyn

”Markera poster för reversering” sedan körs ett reverseringsförslag. Därefter körs en

reverseringsbekräftelse. Se även manualer för reversering i Huvudbok samt reversering i

Kundreskontra där ges en utförlig beskrivning av tillvägagångssätt.

54 (110)

9.4 Automatkontering (triggrar)

Verifikationer kan genereras automatiskt med triggrar. Automatkonteringar omfördelar

transaktionsinformation till andra konton. Automatkonteringar kan användas för att:

Skapa nya verifikationer som baseras på en bokförd verifikation.

Fördela overhead-kostnader och intäkter.

Skapa koncernbolagsverifikationer mellan olika företag.

Konvertera data.

Automatkonteringar/triggrar kan användas på som transaktionstrigger eller periodtrigger.

Transaktionstriggern slår varje gång en registrering sparas. Exempel på transaktionstriggers är de

tömningar som görs från våra bankkonton till vårt Riksgäldskonto. Period triggers startas genom att

en rapportbeställning görs. De används för t ex fördelning av OH-kostnader. Alla

automatkonteringar/triggers administreras på ekonomiavdelningen.

9.5 Bokföring i övriga agresso moduler

Bokföring sker inte enbart i huvudbok utan även i andra moduler. Huvudboken uppdateras alltid

via en serverprocess. De moduler där registrering/bokföring görs är OLFI (Order Lager och

Fakturering), Leverantörsreskontra, Kundreskontra (räntefakturering mm), Import från försystem

(löner, excelerator inläsningar) samt Anläggningsmodulen (avskrivningar). För bokföring i dessa

moduler finns särskilda manualer därför beskrivs dessa agresso moduler inte i detta dokument.

Manualerna hittar du på vår Internwebb (Stöd och Service, Ekonomi). Utskick av Påminnelser för

ej betalda kundfakturor samt Räntefakturering görs av kundgruppen på ekonomiavdelningen.

55 (110)

10 Frågemöjligheter, sökfunktioner

Det finns ett antal olika sökmöjligheter i agresso. Sökningar kan göras i de flesta menyer och

moduler. Sökningarna kan göras på olika nivåer (detalj/övergripande). Avancerade sökningar kan

även göras via browser. I browsern kan man koppla ihop olika tabeller från databasen, lägga in

formler och relationer.

Hur man arbetar med Browsern tas upp separat. Det finns även Globala rapporter/ sökningar

upplagda under ”Rapportmenyn” .

Alla sökningar/frågor kan sparas som en mall, så att man inte behöver göra om hela urvalet om det

är en återkommande sökning/fråga där man t ex enbart vill söka på en ny period.

Observera att för att kunna spara en Saldotabellsfråga eller Browserfråga som mall måste ”1-

setup” fliken vara ”öppen”. Välj Arkiv och Spara som nedanstående pop up bild kommer då upp

på skärmen, välj Template File (*aql) när nedanstående pop up bild kommer upp på skärmen.

56 (110)

Välj sedan en beskrivning på sökningen/frågan som anger vad den avser;

OBS! Alla egna mallar som du lägger upp ska sparas som Privat. De mallar som sparas som

”Globala” får alla agressoanvändare tillgång till. Om du sparar dina egna mallar som Globala

mallar kommer alla att få ett stort antal mallar att välja mellan och det blir då svart att hitta de egna

mallarna.

Fältförklaringar

Global Sökningen/Frågan kan användas av alla agressoanvändare

Privat Endast den person som har skpat sökningen/frågan kan använda den

Automatisk sökning Innebär att sökningen kommer fram automatiskt

Ändra Sökningen/frågan ändras enligt de ändringar som gjort sedan den sparades sist

Använd som förslag Används aktuell fråga alltid ska användas

Det går även att skicka en fråga till egen meny samt startmenyn, då startar agresso frågan när man

loggar in.

För att spara en frågemall i ”Fråga verifikation” väljer du ”Spara” i sökmallen, se nedan. Sedan

anges parametrar som ovan.

57 (110)

Vill du ta bort en mall väljer du ”Ta Bort”, då komer alla dina privata mallar att visas och du kan

markera den mall som du vill ta bort. Välj sedan ”OK”.

10.1 Söktecken i agresso

Vid sökning efter befintlig data i Agresso kan du använda jokertecken för att ange allmänna

sökvillkor. Denna teknik kan vara användbar när enkelt sökläge används i tabellfältfönster.

Jokertecken kan användas för att specificera alla befintliga värden eller delvis begränsade värden.

Följande jokertecken är tillåtna:

* Detta är det allmänna jokertecknet. Detta jokertecken godkänner alla värden som

en giltig matchning (dvs. en sökning med 7* hämtar alla konton som börjar med

siffran 7, medan en sökning som utförs med enbart jokertecknet * hämtar alla

värden).

? Detta är ett alfanumeriskt jokertecken som hämtar varje tecken. Detta jokertecken

kan till exempel användas i en enkel sökning över avdelningar som 1?10.

[ABD] Med fyrkantiga parenteser sker sökningen efter förekomster av tecken inom

parenteser. Till exempel, används ett jokertecken i en sökning med 3[01]* hämtas

alla värden som börjar med 30 och 31.

[A-N] Fyrkantiga parenteser och ett bindestreck kan användas för att söka efter

förekomster av intervaller av värden. Exemplet som visas hämtar alla förekomster

som börjar med bokstaven A till N.

Du kan använda dessa jokertecken i kombination vid behov. Vid sökning från och sökning till kan

jokertecken användas för att begränsa sökningen (där så är tillämpligt). Här kan du använda t.ex.

10* = alla värden som börjar med 10. Du kan även använda flera frågetecken i samma sökning t ex

5?7? = alla värden som börjar på 5 med värdet 7 på tredje tecknet.

10.2 Sökning i Huvudbok

Huvudboken finns i menyn ”Ekonomi”. I huvudboken finns två olika sökbilder ”Fråga

verifikation” och ”Fråga saldotabell”. Har sök/fråge mallar lagts upp kan du enkelt se dessa genom

58 (110)

att klicka på + tecknet. Då kommer alla upplagda mallar som du har tillgång till fram och du kan

sedan välja vilken du ska använda.

10.2.1 Fråga Verifikation

Detta fönster använder du för att fråga mot verifikationsregistret för huvudboksverifikationer. I

denna sökbild kan även sökning göras på leverantörsfakturor som endast är ankomstregistrerade.

Via zoom till arbetsflöde kan man även se var fakturan befinner sig, se även avsnittet om

leverantörsfakturor.

Det är viktigt att du begränsar sökningen via sökvillkoren för att undvika resurskrävande sökningar

som tar lång tid och att begränsa resultatet så att inte transaktioner som inte är av intresse kommer

med i sökningen.

Alla transaktioner ingår i en sökning i ”Fråga verifikation” och det är viktigt att tänka på att i vissa

sökningar kan resultatet ge ett annat saldo än sökning i ”Fråga saldotabell” beroende på hur man

gör sökningen. Detta gäller främst när en sökning gör för ett unikt projekt.

Kundfakturor intäktsförs i samband med att fakturan görs i agresso, det innebär inte att

kundfakturan är betald när du ser intäkten i huvudboken. Vid sökning i fråga verifikation

kan du även ta fram kundfakturan på skärmen via dokumentarkiv. Du måste dock ha

kolumnen ”Ordernr” ikryssad.

För att använda en tidigare sparad mall används rullisten i sökbilden.

Du kan även flytta om/sortera sökparametrarna så att resultatet visas i den ordning som du vill. Det

görs genom att markera den parameter som du vill flytta och sedan använda pilarna i sökbilden.

59 (110)

Markerar alla fält i Visa, alla parametrar visas i resultatet

Avmarkerar alla fält i Visa, inga parametrar visas i resultatet samt ger alla parametrar sortering 0, d v s tar bort tidigare

sorteringsordning

Flyttar upp markerad parameter

Flyttar ner markerad parameter

10.2.2 Fältförklaringar till parametrar i Fråga Verifikation

T = Typen av sökning. Giltiga värden är:

A - Ej bokförda poster, ankomstregistrerade poster

B - Huvudbok C - Historisk huvudbok

VT Verifikationstyp, som definieras i fönstret Verifikationstyper i Agresso Gemensam.

Ver.Nr Nummer som är tilldelat till verifikationer.

# Sekvensnummer, t ex radnummer i verifikationen.

Ver.datum Datum för verifikation.

Period Den redovisningsperiod som verifikationen är bokförd i.

Konto Koden för huvudbokskontot.

Dim1 – 7 Konteringsdimension 1 - 7 som visar information om transaktionen.

MK Momskod.

MS Momssystem. Används ej.

Text Text som angivits för posten.

Belopp Beloppet i företagets valuta.

Belopp3 Belopp beräknat med en alternativ växelkurstyp. Används ej.

Belopp4 Belopp beräknat med en alternativ växelkurstyp. Används ej.

Buntnr Buntnummer som används för att bokföra verifikationen.

Val Valutakod.

Valutabelopp Ursprungligt valutabelopp.

Mängd Belopp 2. Detta kan också användas i statistik.

Val.datum Valuteringsdatum.

År Räkenskapsåret.

Resk.nr Identifikation av kund/leverantör.

R Kundreskontra eller Leverantörsreskontra. Giltiga värden är:

P Leverantörsreskontra

R Kundreskontra

Fakturanr Fakturans nummer.

Ordernr Ordernummer. Ska vara ikryssat i sökningar avseende kundfakturor för att kunna zooma och se kundfakturan på skärmen.

Radnummer Radnummer.

Antal Statistiskt fält.

S Transaktionsstatus. Giltiga värden är:

Tom - Normal huvudboksverifikation.

P - Genererad av periodisk trigger. T - Genererad av TT/IC-trigger

B - Genererad av YE-trigger

D - Verifikationsdifferens N - Löneverifikation

X – Momstransaktion

60 (110)

ID1 – 7 Begrepps-ID i konteringsdimension 1 - 7.

Uppdaterad Datum och klockslag när verifikationen bokfördes.

Anv Den användare som bokförde transaktionen.

## Den ger extra information i tabellen som visar hur många förekomster som ligger på varje sammanställd rad.

För att zooma till detaljnivå välj menyn Data och zoom eller dubbelklicka på den markerade raden.

Det öppnar Zoom där verifikationen kan ses i full skala.

61 (110)

Menyn Verktyg används för att se fakturadetaljer, visa verifikationen eller se beskrivningstext om

det finns någon sådan inlagd. I detta fall finns inte någon beskrivningstext inlagd.

Genom att klicka på Visa arbetsflöde får du fram kartan för arbetsflöde för den valda

verifikationen.

Genom att klicka på Loggbok får du information om alla händelser som hänför sig till

verifikationen.

10.2.3 Fråga Saldotabell

Använd skärmbilden Fråga saldotabell när du vill fråga på aggregerad nivå. Du kan lägga in

formler i saldotabellen samt använda datalager för att få fram kolumner med t ex Utfall hittills i år,

62 (110)

Föregående period. Fråga saldotabell består av två flikar; en Setup flik där du anger vilka

parametrar som ska ingå i sökningen och en flik där du ser resultatet.

Du kan välja vilken saldotabell du vill söka i. Den saldotabell som normalt används för att göra

sökningar är LN.

Du kan välja om du vill använda någon relation i sökningen. När du klickar på rullisten till höger

kommer de alternativ som finns fram.

Har du en sparad privat mall eller en global mall som du vill använda kan du ta fram den via

rullisten för Mall.

Man kan även ändra teckensnitt för sökningen via menyn ”Format” och ”Teckensnitt”.

Detta kan användas i de fall du ska skriva ut en rapport/uppföljning och vill göra den snygg och

tydlig.

63 (110)

10.2.4 Fältförklaringar för parametrar i Fråga Saldotabell

Ett stort urval på parametrar finns för sökningar i Saldotabellen. Nedan ges en förklaring till

menyraderna.

Kolumnnamn

Här visas en lista över sökfält som kan användas i saldosökningen. Saldotabellen kan innehålla maximalt åtta konteringsdimensioner eller perioder och ett fritt antal beloppsfält. Kolumnnamnen kan skrivas över.

Begrepp

Begreppet för verifikationens nivå relaterat till begreppet i Kolumnnamn. Om exempelvis KONTOGRP är ett begrepp som används i

Kolumnnamn, kan ett relaterat begrepp vara KONTO.

Visa

Kryssruta Visar om fältet ska tas med i sökningen. Om ett fält ska användas i sökningen, måste dess kryssruta vara markerad. Om rutan

är tom, kommer inte sökningen att använda detta fält.

Sortering

Anger sortering av sökvillkoren. Den rad som är märkt med 1 kommer att vara det primära sökvillkoret, rad nummer 2 den sekundära osv. Sortering i fallande ordning visas med "-", t.ex. -1.

Delsum

Kryssruta Bestämmer om brytsummor krävs. Om du t.ex. använder konto som primärt sökbegrepp, kan du se brytsummor för varje enskild avdelning, inom varje konto genom att klicka på rutan DelSum för fältet avdelning.

Text

Kryssruta Låter dig se en textbeskrivning av varje fält.

Från

Sökvillkor från. Om detta fält lämnas tomt kommer systemet att söka på alla värden upp till och med Till värde.

Till

Sökvillkor till.

##

Om du slår på detta fält genom att klicka på Visa får du extra information i saldotabellen, som visar hur många transaktioner som ingår i

det sammanräknade saldot.

Menykommandon för saldotabeller

Menyn Data, Zoom gör det möjligt för dig att se transaktionen i full skala.

Verktygsmenyn, Formel öppnar ett fönster där du kan definiera matematiska formler mellan beloppskolumnerna

64 (110)

Att infoga en formel i en saldotabell

Genom att lägga till summeringskolumner i saldotabellen kan du t ex lägga till en kolumn som

visar differenser mellan budget och utfall. Välj Formel i menyfältet i sökbilden.

Nedanstående pop up bild kommer fram på skärmen och här anger du rubrik samt formel för den

kolumn som du önskar lägga till. I exemplet läggs en kolumn med Budget – Utfall till i sökbilden,

d v s kolumnen visar hur mycket som är kvar av budgeten med möjlighet att förbruka samt om

budgeten är överskriden för någon post.

Nedan visas ett exempel på hur resultatet av formeln kan se ut;

65 (110)

I saldotabellen ges möjlighet till att se resultatet på olika nivåer beroende på hur du har valt att

skapa frågan. Skapar du frågan på detaljnivå med en summeringsnivå angiven kan du summera till

en mer övergripande nivå.

Sökningen ser ovanstående sökning ut så här i resultatfliken;

Genom att klicka på pilarna i huvudmeny kan du växla mellan zoombild och sökbild. Du kan se på

pilarna om det går att summera resultatet. Pilaran blir blåmarkerade när du kan använda dem.

Ovanstående sökning ser ut enligt nedan när en summering har valts. Eftersom det i ”Set up” fliken

har angetts en delsummering per ORG summeras alla konton per ORG efter att ha lickat på .

66 (110)

10.3 Sökning i leverantörsreskontran

Sökningar i Leverantörsreskontran används för att se om en leverantörfaktura är betald, hur långt

den har kommit i flödet och du kan även se alla fakturor från en viss leverantör.

Sökningar i leverantörsreskontran kan göras via flera olika menyer;

Öppna och historiska poster per leverantör

Öppna och historiska poster alla leverantörer

Fråga arbetsflöde leverantörsfakturor

Viktigt att tänka på vid sökningar i leverantörsreskontran är fakturans olika status.

Bokföringsstatus i reskontran(ej samma som i huvudbok):

Bokföringsstatus i reskontran(ej samma som i huvudbok): Betalningsstatus:

A= Ankomstregistrerad (syns ej i saldotabell eller vanliga HB om urval ej görs på detta) N= Normal

B= Bokförd ej betald R= Betalningsförslag

C = Betald I= Insänd till bank

En faktura får åter status N när den är betald

Exempel:

10.3.1 Leverantörsgrupper och leverantörsnummer

I samband med sökningarkan i ”Öppna och historiska poster” man även använda

leverantörsgrupper eller leverantörsnummer serier som avgränsning. Nedan visas en förteckning

över gällande leverantörsgrupper.

Leverantörsgrupp Text Konto

1 Svenska utomstatliga leverantörer 2581

2 Svenska inomstatliga leverantörer 2561

3 Utländska leverantörer 2583

4 Övriga svenska skulder utomstatliga 2599

5 Övriga utländska leverantörer 5991

6 Övriga svenska inomstatliga leverantörer 2569

7 Övriga svenska skulder utbet ICA Banken 5993

67 (110)

Leverantörsnummerserierna används av alla leverantörer oberoende av vilken leverantörsgrupp

som leverantören hör till.

Leverantörsnummerserier Från ver.nr Till ver.nr

Svenska leverantörer 1 000 000 199 999

Utländska leverantörer 200 000 299 999

10.3.2 Öppna och historiska poster per leverantör

Denna frågemeny är en enkelt frågemeny men kan utökas till en avancerad meny. Denna meny

används när du vill ta fram information om en leverantör. Vet du inte leverantörsnumret kan du

ange t ex 1*, då kommer alla svenska leverantörer fram på skärmen och du kan leta upp den kund

du söker. Glöm inte att ända i menyn så att värdet ”Bankgiro” ersätts med värdet ”Lev nr” .

Sökning av poster per leverantör;

Dubbelklicka på vald leverantör så kommer informationen om leverantören fram i sökbilden. Den

information som automatiskt kommer fram innehåller endast öppna poster för vald kund. Värdet

för T = B

68 (110)

Ska sökningen även innehålla ankomstregistrerade och betalda (historiska) poster ska värdet T

lämnas blankt.

Utökning av fråga till avancerad fråga

Ändring av den enkla frågebilden Fråga Öppna och Historiska poster per leverantör görs

genom att välja menyn Verktyg, Utökad och sedan klicka på kikaren .

Då kommer den avancerade sökbilden fram där du kan välja vilka parametrar som du vill ha med i

resultatet. De nedan.

69 (110)

10.3.3 Fältförklaringar till sökbilder i Fråga Öppna och historiska poster i

Leverantörsreskontran

Leverantörsnummer Leverantörsnumret.

Tabell

T Giltiga värden är:

A Ankomstregistrerade fakturor.

B Obetalda bokförda fakturor C Betalda fakturor (historiska) och betalningar.

Ver.nr Transaktionsnummer/verifikationsnumret

Fakturanummer Fakturanumret.

Förfallodatum Betalningens förfallodatum.

TT Verifikationstyp.

S Status. Giltiga värden är:

N Normal P Parkerad (spärrad för betalning)

C Spärrad (spärrad för betalning och kan inte öppnas igen)

R Fakturan är på ett betalningsförslag I Fakturan är på ett betalningsuppdrag.

U Fakturan uppdateras med betalningar i transaktionsservern AGRTPS

Konto Koden för huvudbokskontot.

Period Den redovisningsperiod som fakturan är bokförd i.

Val Fakturans valuta.

Val.belopp Valutabelopp.

Rest valuta Utestående belopp i fakturans valuta.

Dim 1-7 Konteringsbegrepp för dimension 1–7.

Text Fri text, t ex fakturatext.

Fakt.dat Fakturadatum.

Belopp Belopp i företagsvaluta.

RK Reklamationskod.

TT Verifikationstyp.

BM Betalningsmetod.

Uppdaterad Datum och klockslag när transaktionen bokfördes.

Användare Den användare som bokförde transaktionen.

## Extra information som visar hur många förekomster som ligger på varje sammanställd rad.

70 (110)

10.3.4 Urval på öppna och/eller historiska poster per leverantör

Du kan göra urval på enbart Ankomstregistrerade poster, Öppna poster, enbart Historiska poster

eller alla poster. Historiska poster avser öppna poster som har avräknats i samband med en

återredovisning av en utbetalning eller en makulering på grund av felaktig faktura.

10.3.5 Öppna och Historiska poster alla leverantörer

Denna meny används när du vill söka på flera leverantörer samtidigt. Du kan söka på alla öppna

poster för en ORG. Den kan användas när du vet fakturanummer men inte leverantörsnummer. När

Öppna och Historiska poster alla leverantör öppnas kommer du direkt till den

avancerade/utökade frågebilden. För fältförklaringar se ovan.

10.3.6 Zoom på Öppna och Historiska poster

Vill du ha information på detaljnivå om en leverantörsfaktura kan du ställa markören på en rad och

zooma. Det kan göras på två sätt, antingen genom att välja menyn ”Data” och ”zoom” eller genom

71 (110)

att dubbelklicka på raden. Då öppnas en resultatbild för Öppna och historiska poster per leverantör

i zoomläge där du kan se detaljer för hela fakturan.

10.3.7 Statistik och kvitterat

Du kan även ta fram statistik för en leverantör genom att välja menyn ”Statistik”.

Statistik öppnar en sida med leverantörens betalningshistorik och statistik.

Kvitterat visar kvitteringstransaktioner. Observera att manuellt matchade objekt inte visas.

Avräknade checkar visar återredovisade checkar med eventuella kassaboksrader relaterade till fakturanumret och eventuella

kontoutskriftsrader matchade med kassaboksrader. ANVÄNDS EJ!

Ny länk samt Ordna länkar Du kan lägga upp en länk här om du har behörighet till detta.

Exempel på Statistik bilden visas nedan. Datum för betalningshistoriken kan ändras till de datum

du önskar.

72 (110)

10.3.8 Leverantörssaldo

Denna meny kan användas när du vill fråga på leverantörssaldon för ett eller flera

begreppskolumner.

Nedanstående fönster använder du för att fråga på leverantörssaldon som finns på saldotabellen

APBAL. Beloppskolumner uppdateras från huvudboken och budgetbelopp uppdateras från

budgetregistret. I denna sökbild kan du göra urval på Leverantör, Baskonto, Org eller Period.

APBAL är standardsaldotabellen i fältet Saldotabell. Använd Tab-tangenten för att gå till nästa fält. Aktuella begrepp och

beloppsfält hämtas som kolumnnamn.

När du har angivit alla sökvillkor väljer du Sök (F7) i Datamenyn för att utföra sökningen.

Resultatet av sökningen visas på fliken ”2-Resultat”. För att göra en ny sökning går du tillbaka till

fliken ”1-Set up” och ändrar sökvillkoren innan du väljer kommandot Sök (F7) igen.

73 (110)

10.3.9 Periodiserad saldospecifikation (Rapport SU05)

Du kan även ta ut information genom att beställa en färdig rapport. I den här rapporten specificeras

samtliga utestående transaktioner för den angivna perioden. Sortering kan göras per leverantör,

konto och konteringsbegrepp. Du kan välja att alla poster som var öppna vid periodslutet ska visas i

saldospecifikationen, eller att de poster som har betalats efter periodslutet inte ska visas.

Det finns ett antal rapporter som kan beställas. Den rapport som är mest användbar i samband är

Periodiserad saldospecifikation.

Exempel på rapportbeställningen;

10.3.10 Parametrar för rapportbeställningen SU05

Konto Giltigt huvudbokskontrollkonto. Standardvärdet är *, dvs alla kontrollkonton.

Levgrupp Giltig kundgrupp. Förvalt värde är *, dvs. alla kundgrupper.

Från Levnummer Leverantörsnummer från.

Till Levnummer Leverantörsnummer till.

Begrepp Begrepp som används vid kontering, t ex begrepp för avdelning eller projekt. Om begreppet utelämnas (blank), får d

u en rapport som inte hämtar uppgifter per begrepp.

Relation En aktuell relation. Om du lämnar denna parameter tom, körs rapporten utan någon analys av relationer.

Relationsvärde Rapporten kan köras för alla relationsvärden i föregående fält. Det förvalda värdet är * (alla relationsvärden).

Leverantörsfält För att begränsa dataurvalet kan du ange ett sökvillkor här. Giltiga värden är:

74 (110)

Leverantörsnr, Söknamn, Leverantörsnamn, Bankkto, Org.nr., Plusgiro, Momsnr

Nivå Inte betald. Nivån på de transaktioner som ska ingå i rapporten. Giltiga värden är:

Öppna/betalda poster

Betalda poster

Öppna poster - rapporten visar poster som var öppna vid periodens utgång även om de har blivit betalda efter detta.

Sortera Sorteringsordning för utskriften av rapporten. Giltiga värden är:

Konto och leverantörsnamn (1) Leverantörsnamn och konto (2)

Leverantörsnr och konto (3)

Konto och kundnr (4)

Status Status för de transaktioner som ingår i rapporten. Giltiga värden är:

N Normal

P Parkerad

C Spärrad. U Uppdaterad med betalningar i transaktionsservern AGRTPS.

* Alla statuskoder.

Brytning Summering per dimension. Inställningarna är:

Summering per dimension.

Ingen summering.

Leverantör Listar värdena för det valda sökvillkoret i Kundfält.

Period Bokföringsperioden.

Beloppskolumn Bestämmer vilken beloppskolumn som kommer att visas i rapportutskriften. Giltiga värden är:

Belopp – Belopp i företagsvaluta.

Belopp 3 – Belopp i en alternativ valuta.

Belopp 4 – Belopp i en andra valuta.

10.3.11 Sökning på Leverantörer

När du ska kontrollera om en leverantör finns upplagd eller om uppgifterna för leverantören

stämmer gör du detta genom att gå till Leverantörsreskontran och välja Leverantörsregistret.

Leverantörsregistret består av fem flikar; Allmänna uppgifter, adressuppgifter, fakturauppgifter,

betalningsuppgifter samt relationer (kopplingar i agresso).

I flik ”1-Lev.” ser du till vilken leverantörsgrupp leverantören hör.För mer information om

leverantörsgrupper och leverantörsnummer se Avsnitt 10.3.1. Du ser även leverantörens

organisationsnummer och momsregistreringsnummer. Varje leverantör har ett Söknamn som kan

användas i sökningar och detta visas här. Finns det någon särskild information om leverantören

syns det här i fältet ”Text”.

I flik ”2-Adress” ser du leverantörens adress. En leverantör kan ha flera adresser, LNU använder

normalt endast adresstypen Generell. För att se fullständiga adressuppgifter ställ markören på

75 (110)

raden för ”Generell” och dubbelklicka eller tryck på så kommer en zoombild fram på skärmen.

Där ser du fullständiga adressuppgifter, när levernatören har lagts upp eller senast ändrats samt

vem som har gjort ändringen. Denna bild består at tre flikar ”1-Adress”, ”2-Telefon” samt 3-E-

post”. Idag används endast flik ”1-Adress”.

I flik ”3-Faktura” ser du betalningsvillkor, Valuta samt språk för leverantören.

Flik ”4-Betalning används för att lägga in betalningsuppgifter. Det är i denna flik som uppgifter

hämtas när ett betalningsförslag skapas inför sändning till banken. Här anges Plusgiro, Bankgiro

IBAN eller BIC/Swift. Det är också i denna flik som en leverantör spärras om det inte ska ske

några nya utbetalningar till leverantören. Har leverantören Status ”Aktiv” så går det att registrera

en leverantörsfaktura på leverantören.

Flik ”5-Relation.” används i agresso för LNUs sändningar av utfall till Statens

koncernredovisning.

Nedan visas exempel på de flikar som beskrivits ovan.

Flik 1-Lev. Flik 2-Adress, zoombilden

Flik 3-Faktura Flik 4-Betalning

Flik 5-Relation

76 (110)

I de fall du inte vet om leverantören finns upplagd eller inte vet leverantörsnumret väljer du menyn

”Fönster” och ”Visa tabell”.

En tabell kommer då upp på skärmen och där kan du söka fram leverantörsnummer för aktuell

leverantör. I det gråmarkerade fältet kan du ange en eller flera parametrar t e x Adlibr*. Du kan

använda söktecken.

Resultatet för ovanstående sökning blir;

Företaget Adlibris har 4 olika leverantörsnummer upplagda i agresso. Om du vill se all information

om en av dessa leverantörer kan du dubbelklicka på aktuell rad så kommer du tillbaka till

föregående levverantörsbild, se nedan.

Du kan i zoombilden även välja menyn ”Verktyg” och ”Utökad”, då får du fram en utökad fråga

mer fler parametrar och där kan du t ex markera fältet ”Visa” och ”Spärrat”. Då ser du direkt

vilket/vilka leverantörsnummer som är aktiva och vilket/vilka leverantörnummer som är spärrade.

Välj sedan F7 eller för att få fram sökbilden.

77 (110)

Här ser du direkt vilka leverantörsnummer som är spärrade. Orsaken till att de har spärrats kan du

se när du går in på aktuell leverntör i flik ”1-Lev.”

10.3.12 Sökning på Arbetsflöden för leverantörsfakturor

Sökning på arbetsflöden kan göras på flera sätt. Dels kan du använda någon av de

arbetsflödesfrågor som finns upplagda som mallar i Agresso dels kan du gå via menyn ”Fråga

verifikation” för att se arbetsflödet för en leverantörsfaktura.

78 (110)

När en leverantör ringer angående en obetald faktura eller en påminnelse inkommer kan du

använda frågan ” LNU vart finns fakturan” för att se var fakturan finns och eventuell orsak till att

den inte är betald.

Du kan göra sökningen med urval på den faktura du vill se, i exemplet faktura 20107934158. Skriv

in fakturanummer och klicka på ”OK”.

Du får då fram nedanstående bild på skärmen. Där ser du information om fakturan attestansvarig,

status, förfallodatum, kontering m m. Till höger ser du arbetsflödet. Ställer du markören på ett fält i

arbetsflödet får du upp information om det ”steget” i arbetsflödet längst ut till höger. Finns det

kommentarer inskrivna i arbetsflödet syns dessa längst ut till höger.

Fältförklaringar till Arbetsflödesbilden

Gul ram => fakturan befinner sig här

Grön ram => fakturan är klar hos denna person

Blå ram => fakturan attesteras automatiskt

Röd ram => fakturan har avvisats

79 (110)

I ovanstående frågebild kan du även lämna sökfälten blanka. Du får då fram ett stort antal

leverantörsfakturor på skärmen och kan leta fram den fakturan/de fakturor du söker. Observera att

informationsfältet längst ut till höger är tomt. Du måste markera ett steg i arbetsflödet för att se

informationen i denna del.

Det är viktigt att distributörer veckovis gör sökningar i frågebilderna för arbetsflöde för att bevaka

att inga leverantörsfakturor ”fastnar” i flödet. Frågemallen ”LNU Bevaka fakultetens flöde” är

lämplig att använda i denna bevakning.

Exempel på frågebilden ”LNU Bevaka fakultetens flöde” visas nedan. Här anger du din ORG som

urval.

Bilden visar antalet leverantörsfakturor som finns hos varje distributör/attestant/slutattestant på

fakulteten/ORG.

Totalt finns i exemplet 32 leverantörsfakturor under behandling.

80 (110)

Vill du se detaljer för leverantörsfakturorna kan du göra detta genom att expandera via

piltangentern i översta menyraden .

När du har den detaljerade bilden på skärmen kan du dubbelklicka på en rad för att få fram

arbetsflödet. Ställ sedan markören på ett steg i arbetsflödet så får du fram informationen för detta

steg.

Du kan även se arbetsflödet via menyn ”Fråga verifikation”. Sök fram aktuell verifikation. Välj

”Visa arbetsflöde”.

Du får då upp arbetsflödesbilden och kan se kommentarer i de olika stegen.

81 (110)

Det finns även manualer och anvisningar skrivna för distributörer och attestanter där du kan läsa

utförligare om dessa delar.

10.4 Sökning i Kundreskontran

Sökningar i kundreskontran används för att se om en faktura är betald eller om du söker

information om vilka kundfakturor som har gjorts till en kund.

Sökningar i kundreskontran kan göras via två olika menyer;

Öppna och historiska poster per kund

Öppna och historiska poster alla kunder

Viktigt att tänka på vid sökningar i kundreskontran är fakturans olika status.

Bokföringsstatus i reskontran(ej samma som i huvudbok):

Bokföringsstatus i reskontran(ej samma som i huvudbok): Betalningsstatus:

A= Ankomstregistrera (gäller endast leverantörsreskontran) N= Normal

B= Bokförd ej betald R= Betalningsförslag C = Betald I= Insänd till bank

En faktura får åter status N när den är betald

Exempel:

10.4.1 Kundgrupper och kundnummer

I samband med sökningar kan man även använda kundgrupper eller kundnummerserier som

avgränsning. Nedan visas en förteckning över gällande kundgrupper.

Kundgrupp Text Konto Kundnummerserie

1 Statliga kunder 1531 300000 - 399999

2 Övriga svenska kunder 1511 300000 - 399999

3 Utländska kunder 1512 400000 - 499999

4 Utländska studenter 1513 500000 - 599999

5 Kunder från HiK och VXU 1515 90

Tillfällig kund-övrigt 1511 98

Tillfällig kund-privatpersoner 1511 99

82 (110)

10.4.2 Öppna och historiska poster per kund

Denna frågemeny är en enkelt frågemeny men kan utökas till en avancerad meny. Denna meny

används när du vill ta fram information om en kund. Du kan välja mellan ”Öppna poster” och/eller

”Historiska poster”. Vet du inte kundnumret kan du ange t ex 3*, då kommer alla kunder som har

kundnummer som börjar på 3 fram på skärmen och du kan leta upp den kund du söker.

Sökning av poster per kund;

Dubbelklicka på vald kund så kommer informationen om kunden fram i sökbilden. Den

information som automatiskt kommer fram innehåller endast öppna poster för vald kund. Värdet

för T = B

Ska sökningen även innehålla betalda (historiska) poster ska värdet T lämnas blankt.

83 (110)

Utökning av fråga till avancerad fråga

Ändring av den enkla frågebilden ”Fråga Öppna och Historiska poster per kund” görs genom

att välja menyn Verktyg, Utökad och sedan klicka på kikaren .

Då kommer den avancerade sökbilden fram där du kan välja vilka parametrar som du vill ha med i

resultatet.

10.4.3 Fältförklaringar till sökbilder i Fråga Öppna och historiska poster i Kundreskontran

Kundnr Kundnummer.

Tabell

T Giltiga värden är:

B – Öppna poster.

C – Historiska poster.

Fakturanr Fakturanummer.

Fakturadat Fakturans datum.

Förfallodag Förfallodag för betalning.

PP Anger status för betalningsplan. Giltiga värden är:

84 (110)

Blank = en betalningsplan har aldrig funnits N = det finns en aktiv betalningsplan

C = det har funnits en betalningsplan. Du kan hämta gamla betalningsplaner i Betalningsplan.

VT Verifikationstyp.

CC Reklamationskod. Förklarar betalningsanstånd.

I Räntestatus. Giltiga värden är:

N Inte debiterad med ränta. C Ska inte ränteberäknas.

R Är under ränteberäkning.

F Räntebelastad i efterskott, ej bokförd. I Räntebelastad i efterskott och bokförd i huvudbok.

A Räntebelastad i förskott.

S Status. Giltiga värden är:

C - Spärrad - påminnelser skickas inte och statusen kan inte ändras. L - Fakturan finns på ett reverseringsförslag.

I Fakturan finns med på ett betalningsuppdrag för direktdebitering, eller är kopplad till en elektronisk inbetalning i

fönstret Underhåll av betalningsuppdrag eller finns på ett betalningsuppdrag för utbetalning (för kreditposter). L - Fakturan finns på ett påminnelseförslag.

N - Normal.

P - Parkerad (påminnelser skickas inte). R - Fakturan finns på ett betalningsförslag.

U - Fakturan uppdateras med betalningar av transaktionsservern AGRTPS.

Konto Kontot.

Val Valutakoden.

Val belopp Fakturans värde i den valuta som angivits i föregående kolumn.

Period Perioden.

Ver.nr Verifikationens nummer.

Dim 1 - 7 Konteringsdimension 1-7.

Text Texten på fakturan.

Rab.dat Förfallodatum för kontantrabatt. Används ej.

Rabatt% Kontantrabatt i procent. Används ej.

Rabatt Kontantrabatt i belopp. Används ej.

Valutakurs Valutakursen.

Val.datum Det datum som valutakursen angavs. Fritt datumfält.

Räntedatum Datum för räntedebitering.

Betalningsdatum Det datum betalningen gjordes.

PP ID Anger om det finns en konsoliderad eller individuell betalningsplan, eller ingen alls. Varje tal förutom 0 visar att det

finns en konsoliderad betalningsplan. Alla fakturor som ska ingå i samma konsoliderade betalningsplan ska få

samma ID. Om fältet innehåller 0 och det finns ett värde i PP visar detta att det finns en individuell betalningsplan. Om fältet innehåller 0 och det inte finns något värde i PP finns det ingen betalningsplan.

Bet.per Period för betalning.

Kravkod Kravkod

10.4.4 Urval på öppna och/eller historiska poster.

Du kan göra urval på enbart Öppna poster, enbart Historiska poster eller alla poster. Historiska

poster avser öppna poster som har avräknat i samband med en inbetalning eller en kvittning på

grund av felaktig faktura.

85 (110)

10.4.5 Öppna och Historiska poster alla kunder

Denna meny används när du vill söka på flera kunder samtidigt. I menyn kan du söka på ”Öppna

poster” och/eller ”Historiska poster”. Du kan söka på alla öppna poster för en ORG. Den kan även

användas när du vet ordernummer eller fakturanummer men inte kundnummer. När ”Öppna och

Historiska poster alla kunder” öppnas kommer du direkt till den avancerade/utökade frågebilden.

För fältförklaringar se ovan.

10.4.6 Menykommandon för Menyn Data, Zooma

Öppnar resultatbilden för Öppna och historiska poster per kund i zoomläge där du kan visa detaljer

för hela fakturan. Du kan även zooma genom att ställa markören på den rad som du vill se i

resultatbilden och dubbelklicka.

86 (110)

I denna bild ser du uppgifter som fakturadatum, förfallodatum, betal datum,status, belopp, vem

som senast har uppdaterat posten, datum för senaste uppdatering samt eventuell information (fältet

”Text”).

10.4.7 Statistik och kvitterat

Du kan även ta fram statistik för en kund genom att välja menyn ”Statistik”.

Statistik öppnar en sida med kundens betalningshistorik och statistik.

Betalningsplan öppnar en bild där du kan ange en betalningsplan för fakturan. Används ej.

Kvitterat visar kvitteringstransaktioner. Observera att manuellt matchade objekt inte visas.

Avräknade checkar visar återredovisade checkar med eventuella kassaboksrader relaterade till fakturanumret och eventuella

kontoutskriftsrader matchade med kassaboksrader.

Visa schema över arbetsflöde visar kartan för arbetsflödeför den valda fakturan. Gäller ej kundfakturor.

Exempel på Statistik bilden visas nedan. Datum för betalningshistoriken kan ändras till de datum

du önskar.

Från resultatbilden i ”Öppna och Historiska poster” kan du välja menyn ”Kvitterat” då kommer en

ny resultatbild fram där du ser kundfakturan samt bokföringen av inbetalningen från kunden

87 (110)

tillsammans. I denna bild ser du enkelt vilka inbetalningar som respektive kundfaktura hör ihop

med. Det kan vara bra om du vill se kontoutdraget från inbetalningen.

Exempel; Kundfaktura 10001334 har bokförts som betald i verifikation 25300657. Söker du fram

verifikationen 25300657 och går till dokumentarkivet kan du ta fram kontoutdraget från banken.

10.4.8 Kundsaldo

Denna meny kan användas när du vill fråga på kundsaldon för ett eller flera

begreppskolumner.

Detta fönster använder du för att fråga på kundsaldon som finns på saldotabellen ARBAL.

Beloppskolumner uppdateras från huvudboken och budgetbelopp uppdateras från budgetregistret. I

denna sökbild kan du göra urval på Kund, Baskonto, Org eller Period. I exemplet har urval på alla

kunder med kundnummer 4* gjorts.

ARBAL är standardsaldotabellen i fältet Saldotabell. Använd Tab-tangenten för att gå till nästa fält. Aktuella begrepp och beloppsfält hämtas som kolumnnamn.

När du har angivit alla sökvillkor väljer du Sök (F7) i Datamenyn för att utföra sökningen. Resultatet av sökningen visas på fliken Resultat.

För att göra en ny sökning går du tillbaka till fliken Inställning och ändrar sökvillkoren innan du väljer kommandot Sök (F7) igen.

88 (110)

När du har angivit alla sökvillkor väljer du Sök (F7) i Datamenyn för att utföra sökningen.

Resultatet av sökningen visas på fliken ”2-Resultat”. För att göra en ny sökning går du tillbaka till

fliken ”1-Set up” och ändrar sökvillkoren innan du väljer kommandot Sök (F7) igen.

10.4.9 Periodiserad saldospecifikation (CU05)

Du kan även ta ut information genom att beställa en färdig rapport. I den här rapporten specificeras

samtliga utestående transaktioner för den angivna perioden. Sortering kan göras per kund, konto

och konteringsbegrepp. Du kan välja att alla poster som var öppna vid periodslutet ska visas i

saldospecifikationen, eller att de poster som har betalats efter periodslutet inte ska visas.

Det finns ettantal rapporter som kan beställas. Den rapport som är mest användbar i samband är

Periodiserad saldospecifikation.

Se exempel på rapportbeställningen på nästa sida. Rapporten kan beställas per Konto, Kund,

Kundgrupp samt period.

89 (110)

10.4.10 Parametrar för rapportbeställningen CU05

Konto Giltigt huvudbokskontrollkonto. Standardvärdet är *, d v s alla kontrollkonton.

Kundgrupp Giltig kundgrupp. Förvalt värde är *, dvs. alla kundgrupper.

Från kundnummer Kundnummer från.

Till kundnummer Kundnummer till.

Nivå Inte betald. Nivån på de transaktioner som ska ingå i rapporten. Giltiga värden är:

Öppna/betalda poster

Betalda poster

Öppna poster - rapporten visar poster som var öppna vid periodens utgång även om de har blivit betalda efter detta.

Sortera Sorteringsordning för utskriften av rapporten. Giltiga värden är:

Konto och kundnamn (1)

Kundnamn och konto (2) Kundnr och konto (3)

Konto och kundnr (4)

Status Status för de transaktioner som ingår i rapporten. Giltiga värden är:

N Normal

P Parkerad

C Spärrad.

U Uppdaterad med betalningar i transaktionsservern AGRTPS.

* Alla statuskoder.

Brytning Summering per dimension. Inställningarna är:

Summering per dimension.

Ingen summering.

Begrepp Begrepp som används vid kontering, t ex begrepp för avdelning eller projekt. Om begreppet utelämnas (blank), får

du en rapport som inte hämtar uppgifter per begrepp.

Relation En aktuell relation. Om du lämnar denna parameter tom, körs rapporten utan någon analys av relationer.

Relationsvärde Rapporten kan köras för alla relationsvärden i föregående fält. Det förvalda värdet är * (alla relationsvärden).

Kundfält För att begränsa dataurvalet kan du ange ett sökvillkor här. Giltiga värden är:

Kundnr

Söknamn Kundnamn

Bankkto

Org.nr. Plusgiro

Momsnr

Kund Listar värdena för det valda sökvillkoret i Kundfält.

Period Bokföringsperioden.

Beloppskolumn Bestämmer vilken beloppskolumn som kommer att visas i rapportutskriften. Giltiga värden är:

Belopp – Belopp i företagsvaluta. Belopp 3 – Belopp i en alternativ valuta.

Belopp 4 – Belopp i en andra valuta.

10.4.11 Sökning på kunder

När du ska kontrollera om en kund finns upplagd eller om uppgifterna för kunden stämmer gör du

detta genom att gå till Kundreskontran, Kundregistret och välja Kund.

90 (110)

Kundregistret består av fem flikar; Allmänna uppgifter, adressuppgifter, fakturauppgifter,

betalningsuppgifter samt relationer (kopplingar i agresso).

I flik ”1-Kund.” ser du till vilken kundgrupp kunden hör.För mer information om kundgrupper och

kundnummer se Avsnitt 10.4.1. Du ser även kundens organisationsnummer och

momsregistreringsnummer. Varje kund har ett Söknamn som kan användas i sökningar och detta

visas här. Finns det någon särskild information om kunden syns det här i fältet ”Text”.

I flik ”2-Adress” ser du kundens adress. En kund kan ha flera adresser, LNU använder normalt

endast adresstypen Generell. För att se fullständiga adressuppgifter ställ markören på raden för

”Generell” och dubbelklicka eller tryck på så kommer en zoombild fram på skärmen. Där ser du

fullständiga adressuppgifter, när kunden har lagts upp eller senast ändrats samt vem som har gjort

ändringen. Denna bild består at tre flikar ”1-Adress”, ”2-Telefon” samt 3-E-post”. Idag används

endast flik ”1-Adress”.

I flik ”3-Faktura” ser du betalningsvillkor, Valuta samt språk för kunden.

Flik ”4-Betalning används för att lägga in betalningsuppgifter. För kunder läggs endast ett

”dummynummer” in (0000018). I fliken läggs även en kravkod för kunden. Vi använder endast två

olika kravkoder, ”Två påminnelser och räntefakturering” samt ” Två påminnelser - ej

räntefakturering”. Det är också i denna flik som en kund spärras om det inte ska göras några nya

kundfakturor till kunden. Har kunden Status ”Aktiv” så går det att registrera en kundfaktura på

kunden..

Flik ”5-Relation.” används i agresso för LNUs sändningar av utfall till Statens

koncernredovisning.

Nedan visas exempel på de flikar som beskrivits ovan.

Flik 1-Kund Flik 2-Adress, zoombilden

Flik 3-Faktura Flik 4-Betalning

91 (110)

Flik 5-Relation

I de fall du inte vet om kunden finns upplagd eller inte vet kundnumret väljer du menyn ”Fönster”

och ”Visa tabell”.

En tabell kommer då upp på skärmen och där kan du söka fram kundnummer för aktuell kund. I det

gråmarkerade fältet kan du ange en eller flera parametrar t e x Arb*. Du kan använda söktecken.

Resultatet för ovanstående sökning blir;

Vissa kunder kan ha flera kunder/kundnummer upplagda i agresso. Om du vill se all information

om en av kunderna i sökresultatet kan du dubbelklicka på aktuell rad så kommer du tillbaka till

föregående kundbild, se nedan.

92 (110)

Du kan i zoombilden även välja menyn ”Verktyg” och ”Utökad”, då får du fram en utökad fråga

mer fler parametrar och där kan du t ex markera fältet ”Visa” och ”Spärrat”. Då ser du direkt

vilket/vilka kundnummer som är aktiva och vilket/vilka kundnummer som är spärrade.

Välj sedan F7 eller för att få fram sökbilden.

Här ser du direkt vilka kundnummer som är spärrade. Orsaken till att de har spärrats kan du se när

du går in på aktuell kund i flik ”1-Kund.”

10.5 Sökning i OLFI, Fråga försäljningsorder

Modulen OLFI används endast till viss del, all kundfakturering görs från denna modul. Först

skapas en försäljningsorder och sedan beställs en rapport som skapar kundfakturan och uppdaterar

kundreskontra och huvudbok. I OLFI kan du även göra sökningar på försäljningsordrar och sedan

gå direkt till dokumentarkiv för att se kundfakturan.

93 (110)

Två typer av kundfakturor skapas beroende på hur fakturabeställningen görs;

Manuell kundfaktura, fakturan skrivs ut och skickas med post till mottagaren

Elektronisk kundfaktura, fakturan skickas elektroniskt till Opus Capita (Itella). Från Opus

Capita skickas kundfakturor elektronisk till de kunder som är kopplade elektronsikt. Till de

kunder som inte har någon elektronisk koppling skickar Itella en pappersfaktura, via sin

printfunktion, med post.

För detaljerad information om registrering av försäljningsorder samt kundfakturering se särskild

anvisning.

10.5.1 Fråga försäljningsoder

När du vill ta fram information om en gjord försäljningsorder går du till menyn ”Fråga

försäljningsorder” i ”Agresso logistik”, ”Order/fakturering”, ”Fråga”.

Fråga försäljningorder kommer fram som en ”utökad” fråga och du anger sökvillkor på samma sätt

som i ”Fråga verifikation”. Lämpligt sökvillkor är ordernummer.

94 (110)

Det finns två typer av sökningar. Giltiga värden är:

A – Inköpsorder

B – Försäljningsorder

LNU endast använder endast B – försäljningsorder. A – Inköpsorder används ej.

Resultatet av en sökning i Fråga försäljningsorder kan se ut enligt nedan;

Ställ markören på den rad du vill se och dubbelklicka på raden eller välj menyn ”Data” och

”Zoom” så kommer du in i försäljningsordern och kan se de olika flikarna.

En försäljningsorder som inte är fakturerad kan ändras och det kan du göra via Menyn Data, Zoom

som öppnar bilden Registrering/Ändring av försäljningsorder.

10.5.2 Fältförklaringar till sökbilden för försäljningsorder

NT Nummertyp.

Resk.nr Kund- eller leverantörsnummer.

Utskriven Visar om ordern har skrivits ut eller ej.

Fakturamot. Anger vem som ska ta emot fakturan.

Period Anger under vilken period ordern registrerades.

95 (110)

TransNr Verifikationsnummer. För inköpsorder är detta verifikationsnumret för den senast registrerade verifikationen för en

faktura mot ordern. För försäljningsorder är detta det senaste fakturanumret för den senaste fakturan som är relaterad

till ordern.

Avtal Avtalskoden om ordern är länkad till ett avtal i Avtalsredovisning. Gäller endast inköpsorder.

Överföringsdatum Verifikationsdatum.

Ordertyp Koden för ordertyper. Anger hur ordern ska behandlas i systemet.

Kontroll Koden för fakturakontroll av inköpsfakturor.

Order.Nr Ordernumret.

den orderrabatt som överskrider radrabatten. För inköp är detta standardvärdet på radrabatten.

Status Orderns statuskod.

Val Den valuta som används.

Bet.villk Betalningsvillkor.

Beskrivning En beskrivning av betalningsvillkoren.

Saml.fakt. Anger om ordern är länkad till en samlingsfaktura. Detta används bara för försäljningsfakturor.

GK Anger om global kontering används.

Mall Namnet på den globala konteringsmallen.

Dim 1 – Dim 7 Konteringsdimension 1 till 7.

Fakturanr Fakturanummer.

Extern ref Extern referens i orderrubriken.

Ansv. Den användare som är ansvarig för ordern.

Rekvirent Den användare som rekvirerat inköpsordern.

Beställare Den användare som bekräftat ordern.

Bekräftad Datum då ordern bekräftades.

Obs.datum Uppföljningsdatum.

Lager Lager för en order.

Orderdatum Orderdatumet.

Lev.villkor Leveransvillkor.

Beskrivning En beskrivning av leveransvillkoren.

Lev.sätt Leveransmetoden.

Beskrivning En beskrivning av leveransmetoden.

Lev.adr. Leveransadressen.

Huvudtext Texten i orderns sidhuvud.

Bottentext Text i orderns sidfot.

Märkning Attention.

Kommentar Kommentarer om leveransen.

Lev.datum Leveransdatum.

T Datumtyp för inköpsordern.

Leveranstidpunkt Leveranstidpunkten.

BB-order Visar om detaljerna är del av en back-to-back-order.

Leveransland Landet där leveransen ska göras.

Uppdaterad Datum för senaste uppdatering.

Anv Den användare som utförde den senaste uppdateringen.

ID 1–7 Begreppsvärden för konteringsdimension 1–7.

96 (110)

10.5.3 Fältförklaringar till Utfallsbilden i Fråga försäljningsorder

T = Typen av sökning. Giltiga värden är:

A – Inköpsorder

B – Försäljningsorder

NT Nummertyp.

Resk.nr Kund- eller leverantörsnummer.

Utskriven Visar om ordern har skrivits ut eller ej.

Fakturamot Anger vem som ska ta emot fakturan.

Period Anger under vilken period ordern registrerades.

TransNr Verifikationsnummer. För inköpsorder är detta verifikationsnumret för den senast registrerade verifikationen för en

faktura mot ordern. För försäljningsorder är detta det senaste fakturanumret för den senaste fakturan som är relaterad till ordern.

Avtal Avtalskoden om ordern är länkad till ett avtal i Avtalsredovisning. Gäller endast inköpsorder.

Överföringsdatum Verifikationsdatum.

Ordertyp Koden för ordertyper. Anger hur ordern ska behandlas i systemet.

Kontroll Koden för fakturakontroll av inköpsfakturor.

Order.Nr Ordernumret.

Status Orderns statuskod.

Val Den valuta som används.

Bet.villk Betalningsvillkor.

Beskrivning En beskrivning av betalningsvillkoren.

Saml.fakt. Anger om ordern är länkad till en samlingsfaktura. Detta används bara för försäljningsfakturor.

GK Anger om global kontering används.

Mall Namnet på den globala konteringsmallen.

Dim 1 – Dim 7 Konteringsdimension 1 till 7.

Fakturanr Fakturanummer.

Extern ref Extern referens i orderrubriken.

Ansv. Den användare som är ansvarig för ordern.

Rekvirent Den användare som rekvirerat inköpsordern.

Beställare Den användare som bekräftat ordern.

Bekräftad Datum då ordern bekräftades.

Obs.datum Uppföljningsdatum.

Lager Lager för en order.

Orderdatum Orderdatumet.

Lev.villkor Leveransvillkor.

Beskrivning En beskrivning av leveransvillkoren.

Lev.sätt Leveransmetoden.

Beskrivning En beskrivning av leveransmetoden.

Lev.adr. Leveransadressen.

Huvudtext Texten i orderns sidhuvud.

Bottentext Text i orderns sidfot.

Märkning Attention.

Kommentar Kommentarer om leveransen.

Lev.datum Leveransdatum.

Uppdaterad Datum för senaste uppdatering.

Anv Den användare som utförde den senaste uppdateringen.

ID 1–7 Begreppsvärden för konteringsdimension 1–7.

97 (110)

11 Dokumentarkiv

Dokumentarkiv finns tillgängligt i stora delar av Agresso och innebär att du enkelt kan ta fram

dokument/bilagor som hör till en verifikation, en kund eller en leverantör. Dokumenten skannas in

via kopiator och bifogas i Dokumentarkivet i Agresso. Det är viktigt att du alltid bifogar

dokument/underlag till rättelser och andra omföringar. Dessa dokument/underlag kan alla

agressoanvändare sedan söka fram. Du kan koppla flera dokument till samma verifikation.

För att kunna koppla dokument i Agresso har ett antal Dokumenttyper lagts upp. Vissa dokument

typer t ex CU07, KUNDFAKTURA är kopplade så att du via dokumentarkivet får upp

räntefakturan eller kundfakturan på skärmen. Andra dokumenttyper används för att koppla

leverantörs-och kund dokument, t ex LEV och KUND.

Dokumenttyper Beskrivning

Du hittar dokumentarkivet i menyraden i Agresso. Markera den verifikation som du vill se och välj

menyn ”Data” och ”Dokument” eller klicka på i verktygsraden i agresso.

98 (110)

11.1 Lägg till ett befintligt dokument till en bokförd verifikation

När du ska lägga till ett dokument till en bokförd verifikation går du till menyn ”Huvudbok” och

”Fråga verifikation” och söker fram verifikationen. Välj ”Dokumentarkiv. I vänstra delen av bilden

ser du vilken/vilka dokumenttyper som kan användas för aktuell verifikation. Välj/markera den

dokumentmapp som du vill använda för att lägga in ditt dokument.

Nedan visas exempel på dokumenttyper för två olika verifikationer.

Inbetalningsverifikation Leverantörsfakturaverifikation

När en mapp är markerad med ett bocktecken finns det bifogade dokument i mappen.

Välj ”Lägg till befintligt dokument”.

Nedanstående bild kommer då upp på skärmen.

Välj ”Bläddra” för att leta upp befintligt dokument som ska bifogas. Se exempel i nedanstående

bilder.

Välj mappen där dokumnetet är spararat. Leta fram aktuellt dokument och markera samt välj

99 (110)

”Öppna” alternativt dubbelklicka på dokumentet.

Dokumentet läggs då in i Agresso. Välj ”Spara” på Datamenyn, F12 eller för att spara

dokumentet.

Dokumentet finns nu lagrat och kan nås via Dokumentarkivet. Du kan lagra flera dokument

samtidigt.

Nedan visas ett exempel på alla dokument som kopplas till en inbetalningsverifikation. Här kan du

förutom alla bokföringsunderlag/bilagor se alla filinläsningsdokumenten samt alla kontutdrag från

banker.

Det går att ta bort ett dokument som du har lagt in felaktigt. Du ska dock vara försiktig med

att ta bort ett dokument, det ska endast göras om du har råkat lägga till ett felaktigt dokument

eller lagt ett dokument till fel verifikation.

11.2 Lägg till ett befintligt dokument innan du sparar verifikationen

Du kan även lägga till ett dokument från ett bokföringsfönster innan du sparar verifikationen.

Öppna bokföringsfönstret Huvudbokstransaktioner och välj verifikationspost. Börja registrera

100 (110)

verifikationen. När markören står någonstans i fönstret väljer du ”Dokument” i menyn Data för att

öppna fönstret Dokumentarkiv. Lägg till relevant dokument till dokumentarkivet genom att välja

”Lägg till befintligt dokument” i menyn Verktyg.

Välj i vilken dokumenttyp som dokumentet/bilagan ska sparas. Därefter väljer du ”Lägg till

befintligt dokument” och bläddrar fram det dokument som ska bifogas. Glöm inte att spara via

”Spara” på Datamenyn, F12 eller .

11.3 Lägg till ett befintligt dokument till en kund eller en leverantör

Du kan även lägga till dokument som rör kunder och leverantörer. Det är ofta som vi får

information från kunder om t ex vilka referenskoder vi måste använda i samband med

kundfakturering. Vi får även information från leverantörer som läggs in.

Dessa dokument läggs in via kund eller leverantörsregistret i Agresso. Exemplet är hämtat från

kundregistret men du går in på samma sätt i leverantörsregistret för att lägga till dokument om

leverantörer.

101 (110)

Sök fram aktuell kund via Kundreskontra, Kundregister och Kund. Ange kundnumret eller leta

fram kunden via menyn ”Fönster” och ”Visa tabell”.

När du hat hittat den kund som du vill ta fram ett dokument för väljer du menyn ”Data” och

”Dokument” eller klicka på i verktygsraden i agresso.

Finns det ett bocktecken i dokumenttypen ”Kunddokument” så finns det ett dokument att plocka

fram.

Dubbelklicka på dokumentfilen så kommer dokumentet fram på skärmen.

102 (110)

11.4 Söka fram ett dokument till en verifikation

Verifikationer som hör till kund eller leverantörsreskontran kan sökas fram antingen via

”Huvudbok” och ”Fråga verifikation” eller via kundreskontran/leverantörsreskontran. Jag

har valt ett exempel på en leverantörsfaktura. Leverantörsfakturan som jag vill se underlag

på är verifikation 30093925.

Välj sedan dokumentarkiv . Då kommer du in i dokumentarkivet och ser dels

leverantörsfakturan (dokumenttypen: EI02 Inläsning av elektroniska fakturor)dels Bilaga

leverantörsfakturor (dokumentstyp: Bilaga leverantörsfakturor).

Den bilaga som syns automatiskt är leverantörsfakturan;

När du vill ta fram bilagan till leverantörsfakturan väljer du mappen ”Bilaga leverantörsfakturor”

och dubbelklickar på filen som syns till höger i bilden.

103 (110)

Bilagan kommer då fram på skärmen.

Nedan visas ett exempel på bilagor till en inbetalning, där det finns flera dokument

kopplade.

104 (110)

11.5 Söka fram ett dokument till en kund eller en leverantör

I de fall LNU erhåller information från leverantörer eller kunder avseende referenskoder, adresser

eller annan information skannas detta in och bifogas via dokumentarkiv till respektive leverantör

eller kund. Denna information är viktig och du bör läsa den t ex innan du ska göra en kundfaktura

till kunden.

Dessa dokument hittar du via kund eller leverantörsregistret i Agresso. Exemplet nedan är hämtat

från kundregistret men du går in på samma sätt i leverantörsregistret för att hitta dokument om

leverantörer.

Gå in i kundregistret och sök fram aktuell kund, exemplet är kund 300002 Blekinge Tekniska

Högskola.

Därefter väljer du dokumentarkiv genom att klicka på längst upp i menyraden. Du kommer då in

i dokumentarkivet.

Bocktecknet i mappen ”Kunddokumnet” visar att det finns ett dokumnet kopplat till kunden.

Ställ markören på dokumentraden och dubbelklicka så kommer dokumentet upp på skärmen.

Till kunden 300002 Blekinge Tekniska Högskola har nedanstående dokument kopplats. Detta

dokument visar att en kundfaktura ställd till Blekinge Tekniska Högskola ska innehålla någon av

105 (110)

Nedanstående referenser.

11.6 Utskrift av ett bifogat dokument

De dokument som har bifogats till en verifikation, kund eller leverantör kan skrivas ut. Det kan

göras på olika sätt beroende på vilken typ av dokument som har bifogats. Sök först fram

dokumentet på skärmen via en frågemeny.

Gör aktuell sökning i exempelvis fråga verifikaton, tryck där efter på dokumentsymbolen.

Dokumentarkivet öppnas och leverantörsfakturan öppnas automatiskt. Du ser direkt om det finns

någon bilaga. Finns det inget bocktecken i mappen ”Bilaga leverantörsfaktura” finns det ingen

106 (110)

bilaga. Om det finns en bilaga och du vill se den ska du markera ”Bilaga leverantörsfaktura” och

dubbelklicka på bilagan.

Dokumentet kommer då upp på skärmen. I de fall det bifogade dokumentet är ett .pdf dokument är

det enkelt att skriva ut. Du väljer då ”Skriv ut” med hjälp av .

Dokument som ej är sparade som .pdf dokument utan är sparade i annat format t ex .html kan

skrivas ut genom att ta fram dokumentet och sedan högerklicka. Välj ”Skriv ut”. Skrivar alternativ

kommer upp på skärmen, välj skrivare och ”Skriv ut”.

107 (110)

12 Rapporter i agresso

Agresso innehåller ett hundratal standardrapporter, varav ca tjugo rapporter inom modulen

”Agresso Ekonomi/Huvudbok”. Rapporter finns både på transaktionsnivå och saldonivå.

Rapporterna visas som menyalternativ under respektive modul. Varje rapport har ett unikt namn

som består av två bokstäver och två siffror. De två bokstäverna visar i vilken modul rapporten hör

hemma.

Exempel på beteckningar

Rapportbeteckning Modul

GL Huvudbok

SU Leverantörsreskontra

CU Kundreskontra

FA Anläggningsreskontra

Standardrapporterna hämtar data från transaktionstabellen eller från någon av saldotabellerna i

databasen. När du har fyllt i de parametrar som du vill beställa rapporten med så sparar du

rapporten. Varje rapportbeställning tilldelas ett order nummer och läggs på kö för att bearbetas.

För vissa rapporter finns det rapportvarianter upplagda. Dessa kan du då se i rullisten för fältet

”Variant” längst upp i rapportbeställningsbilden.

108 (110)

Agressos serverprocess startar då rapporten, det kan ta en stund, och när rapporten är klar kan du ta

fram den via menyn ”Visa” och ”Underhåll av beställda rapporter” eller via

De rapportbeställningar som du har gjort syns då i bilden och du dubbelklickar på den rapport som

du vill se, alternativt skriva ut.

Rapporternas layout går inte att påverka men urval och summeringsnivåer kan anpassas i samband

med att du gör rapportbeställningen. Nedan visas ett exempel på en rapportbeställning, SU05

Periodiserad Saldospecifikation för leverantörsreskontra.

De parametrar som visas i bilden är det parametrar som du kan påverka. Det finns även att antal

”fasta” parametrar. Vill du se dessa väljer du Verktygsmenyn och ”Visa dolda parametrar”. Då

syns ett antal gråmarkerade kolumner i bilden och det är dessa parametrar som du inte kan ändra.

109 (110)

13 Export av Utdata från agresso

Uttag av information ur Agresso kan göras på flera sätt. Ibland finns ett behov av att flytta över

transaktionerna till ett kalkylark t ex excel för vidarebearbetning. Först söker du fram utfallet du

vill bearbeta i ”Fråga verifikation” eller ”Fråga saldotabell”.

När du har fått fram sökningen på skärmen väljer du menyn ”Arkiv” och ”Spara som…”. Du får då

ange var du vill spara utfallet. Du kan även ange ett nytt namn för kalkylbladet. Utfallet kopieras då

in i ett kalkylblad i excel.

Så här ser utfallet ut i det nya kalkylbladet;

110 (110)

Du kan även flytta över utfallet till excel genom att kopiera utfallet i Agresso och klistra in i ett

excelark. När du har gjort sökningen i Agreso, t ex ”Fråga verifikation”, markerar du hela urvalet

(hela bilden blöir då svart) och väljer kopiera (Ctrl + C) eller menyn ”Redigera” och ”Kopiera”.

Därefter öppnar du ett excelark/kalkylblad och väljer ”Klistra in”. Utfallet kopieras in och du kan

abearbeta utfallet.

Att kopiera ut ett utfall till excel och bearbeta i kalkylbladet kan underlätta i samband med

utredningar, felsökningar m m.