Upload
others
View
7
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
i
AUDIT OPERASIONAL FUNGSI PENJUALAN, PIUTANG , DAN PENERIMAAN KAS/BANK PADA PT. PROGRESS
DIECAST
SKRIPSI Oleh
TETI LESTARI 008201000220
Fakultas Ekonomi President University Untuk memenuhi persyaratan Program Sarjana S1 Fakultas
Ekonomi Program Studi Akuntansi
PRESIDENT UNIVERSITY CIKARANG BARU- BEKASI
INDONESIA 2013
ii
LEMBAR PENGESAHAN
Dengan ini, Penguji menyatakan bahwa skripsi yang berjudul " Audit Operasional
Fungsi Penjualan, Piutang , dan Penerimaan Kas/Bank Pada PT. Progress
Diecast (Penulis : Teti Lestari , Fakultas Ekonomi dinilai dan terbukti telah lulus Ujian
Lisan pada 5 Maret 2013
Ketua Penguji
( Misbahul Munir,MBA.,Ak.,CPMA)
Penguji 1
(Drs.H.Umar Subandijo., Ak , MBA)
Penguji 2
( Yayas M Gitosaputro , CPMA )
iii
SURAT REKOMENDASI
Skripsi ini berjudul "Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan,Piutang, dan
Penerimaan Kas/Bank Pada PT. Progress Diecast" disusun dan disampaikan oleh (Teti
Lestari) dalam pemenuhan sebagian dari persyaratan untuk gelar Sarjana Ekonomi -
Jurusan Akuntansi, telah ditinjau dan telah memenuhi persyaratan untuk skripsi.
Oleh karena itu, kami merekomendasikan mahasiswa tersebut untuk
mengikuti sidang.
Cikarang,05 Maret 2013
Menyetujui
Dr. Sumarno Zain, SE, Ak.,MBA Dr. Sumarno ZainSE,Ak.,MBA Kepala Program Studi Akuntansi Dosen Pembimbing
iv
PERNYATAAN KEASLIAN TULISAN
Saya yang bertanda tangan dibawah ini
Nama : Teti Lestari
NIM : 008201000220
Jurusan/Program Studi : Akuntansi/Akuntansi
Fakultas : Ekonomi
Menyatakan dengan sebenarnya bahwa skripsi yang saya tulis benar-benar merupakan
hasil karya sendiri, bukan merupakan pengambilalihan tulisan atau pikiran orang lain.
Apabila dikemudian hari terbukti atau dapat dibuktikan bahwa skripsi ini hasil jiplakan ,
maka saya bersedia menerima sanksi atas perbuatan tersebut.
Cikarang, 31 Januari 2013
Penulis
Teti Lestari
v
AUDIT ATAS FUNGSI PENJUALAN , PIUTANG DAGANG, DAN
PENERIMAAN KAS PADA PT. PROGRESS DIECAST Abstrak
PT. Progress Diecast merupakan suatu perusahaan manufaktur yang
memproduksi komponen otomotive. Penjualan,piutang, dan penerimaan kas/bank adalah pos yang penting karena mempengaruhi tingkat likuiditas perusahaan, sehingga diperlukan audit operasional atas penjualan, piutang serta penerimaan kas/bank fungsi-fungsi tersebut berjalan dengan efisien dan efektif.
Metode penelitian yang digunakan penulis yaitu melalui studi kepustakaan dimana dalam penelitian ini penulis menggunakan beberapa buku-buku dan literature, dan penelitian lapangan, dimana penulis menganalisis langsung objek penelitian untuk mengumpulkan data yang diperlukan langsung dari perusahaan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi (pengecekan dokumen terkait) .
Hasil penelitian yang diperoleh menunjukkan sistem pengendalian intern dan prosedur penjualan, piutang dan penerimaan kas/bank pada PT. Progress Diecast masih terdapat indikasi kelemahan yang perlu mendapat perhatian manajemen, seperti adanya delivery/pengiriman sebelum diterima purchase order, tidak sinkron nya harga pada purchase order dengan surat penawaran yang telah disetujui, pembuatan dokumen belum bernomor urut tercetak, dan belum adanya kebijakan yang jelas mengenai kriteria dan batas retur.
Atas kelemahan yang teridentifikasi, maka penulis menyarankan agar perusahan membangun komunikasi internal, memiliki kebijakan dimana pengiriman dilakukan setelah purchase order diterima, meningkatkan koordinasi antara bagian terkait, membuat dokumen dengan bernomor urut tercetak, dan memiliki kebijakan yang jelas mengenai kriteria retur dan batas waktunya.
Kata kunci: Audit Operasional atas fungsi penjulan, piutang usaha, dan penerimaan kas/bank.
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat-Nya sehingga
penulisan skripsi ini yang berjudul “Audit Operasional atas Fungsi Penjualan, Piutang
Usaha dan Penerimaan Kas/Bank pada PT. Progress Diecast” dapat berjalan dengan
lancar dan sesuai waktu yang diharapkan. Pada Kesempatan ini penulis juga
mengucapkan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada
• Allah Swt, Atas berkat dah rahmat NYA penulis dapat menyelesaikan skripsi
ini dengan baik.
• Kedua orang tua atas dukungan yang begitu besar baik moril maupun materil
• Dosen pembimbing Bapak Dr. Sumarno Zain, SE,Ak.,MBA atas segala
masukan dalam penyelesaian skripsi ini sehingga penulis dapat menyelesaikan
tulisan ini dengan baik.
• Bapak Yayas M Gitosaputro CPMA, atas masukan dalam penyelesaian skripsi
ini.
• Suami tercinta Adnan Munandar atas segala kontribusi yang telah diberikan
dalam proses penulisan skripsi ini.
• Bapak H. Rayawan sebagai manager Accounting PT. Progress Diecast atas
dukungan dalam penyediaan data untuk skripsi ini.
• Seluruh rekan rekan Jurusan akuntansi President University atas dukungannya
kepada penulis dalam hal berbagi ilmu dan saling mendukung selama
menjalankan perkuliahan di President University.
• Semua pihak yang telah memberikan memberikan nasehat, bantuan dan
semangat baik langsung maupun tidak langsung.
vii
Semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat kepada pembaca maupun peneliti
peneliti selanjutnya sebagai sumbangan pemikiran. Penulis mengetahui masih banyak
ketidaksempurnaan dalam skripsi ini, Oleh karena itu penulis mengharapkan ada pihak
yang dapat memberikan kritik membangun dan saran-saran yang bermanfaat sehingga
skripsi ini menjadi lebih baik.
Bekasi, 31 Januari 2013
Penyusun
Teti Lestari
viii
ix
x
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Pemeriksaan Fungsi Penjualan.....................................................................50
Tabel 4.2 Pemeriksaan Fungsi Penjualan.....................................................................52
Tabel 4.3 Pemeriksaan Fungsi Penjualan.....................................................................53
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Gedung Pabrik.........................................................................................30
Gambar 3.2 Contoh Produk.........................................................................................31
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Struktur Organisasi Perusahaan
Lampiran 2 Grafik Sales Tahun 2012
Lampiran 3 Delivery Result List
Lampiran 4 Contoh Pencatatan Piutang
Lampiran 5 Voucher Penerimaan Kas
xiv
GLOSARIUM
PPIC : Production Plan and Inventory Control
PO : Purchase Order
NG : Not Good
AR : Account Receivable (Piutang)
KAP : Kantor Akuntan Publik
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Persaingan dunia bisnis saat ini semakin ketat, dimana setiap perusahaan bertujuan
untuk memperoleh laba yang tinggi dengan memaksimalkan pendapatan dari hasil
penjualan produk serta meminimalkan biaya baik biaya produksi maupun biaya
operasional. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut, maka manajemen perusahaan harus
dapat bekerja secara efektif, efisien, dan ekonomis. Hal ini tergantung pada kebijakan
manajemen apakah dapat menerapkan manajemen dan strategi yang baik, serta didukung
oleh sistem pengendalian internal yang memadai.
Dalam suatu perusahaan, setiap bagian atau fungsi membutuhkan pengendalian
internal yang memadai. Fungsi penjualan merupakan salah satu komponen utama yang
berhubungan erat dengan kelangsungan hidup suatu perusahaan karena dengan penjualan
yang tinggi maka pendapatan perusahaan semakin besar. Oleh karena itu fungsi penjualan
benar – benar harus diperhatikan. Fungsi penjualan yang baik harus didukung dengan
sistem pengendalian intern yang memadai guna menjaga, mendeteksi, dan memberikan
mekanisme pembetulan terhadap kemungkinan terjadinya kesalahan maupun
penyalahgunaan.
Fungsi penjualan tentunya berhubungan dengan piutang perusahaan, dimana
piutang merupakan hasil nominal dari penjualan yang akan diterima perusahaan.
Pengelolaan atas piutang perlu dilakukan dengan baik agar pembukuan dan pencatatan
dilakukan secara optimal. Dengan adanya piutang maka secara langsung akan
2
berhubungan dengan sistem penerimaan kas/bank, dimana sistem penerimaan ini harus
dikontrol dengan baik yaitu memastikan pembayaran sesuai dengan piutang serta
mengontrol seluruh piutang sudah terbayar.
Audit operasional merupakan salah satu sarana pengendalian manajemen yang
bertujuan untuk dapat mengetahui dan mengevaluasi apakah fungsi manajemen dan
kegiatan operasi perusahaan telah berjalan dengan memadai. Dalam hal ini penulis
menganggap penting untuk dilaksanakan pemeriksaan terhadap penjualan, piutang, dan
penerimaan kas karena masih terdapat hal hal yang kurang efektif dan efisien pada
prosedur tersebut, Selain itu penjualan merupakan fungsi penting yang menentukan
jumlah peredaran usaha dan pendapatan perusahaan. Dalam penelitian ini, penulis
membatasi pembahasan kepada pemeriksaan operasional atas penjualan, piutang, dan
penerimaan kas/bank.
Berdasarkan pertimbangan di atas, maka penulis tertarik untuk membahas lebih
lanjut dalam penulisan skripsi dengan judul “ AUDIT OPERASIONAL FUNGSI
PENJUALAN, PIUTANG USAHA, DAN PENERIMAAN KAS/BANK PADA PT.
PROGRESS DIECAST “
1.2 Identifikasi Masalah
Dalam penelitian ini, penulis membatasi pokok permasalahan sebagai berikut :
1. Apakah fungsi penjualan, pengelolaan piutang, dan penerimaan kas/bank pada PT.
Progress Diecast sudah efektif , efisien, dan ekonomis ?
2. Apakah sistem pengendalian intern perusahaan terhadap fungsi penjualan, piutang,
dan penerimaan kas/bank berjalan dengan baik serta dapat mengidentifikasi
kelemahan dan penyimpangan yang ada ?
3
3. Permasalahan apa saja yang terdapat pada fungsi penjualan, piutang , dan penerimaan
kas/bank ?
1.3 Ruang Lingkup Penelitian dan Pembatasan Masalah
Mengingat luasnya bidang cakupan yang dapat dibahas maka penulis membatasi
pembahasan hanya pada audit atas fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas/bank
pada PT. Progress Diecast . Adapun batasan-batasan objek penelitian yang merupakan
lingkup penelitian antara lain :
1. Penilaian pengendalian internal atas pelaksanaan fungsi penjualan, piutang, dan
penerimaan kas/bank
2. Rekomendasi prosedur penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas/bank.
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini yaitu :
1. Untuk mengetahui apakah fungsi dan prosedur penjualan, pengelolaan piutang, dan
penerimaan kas/bank pada PT. Progress Diecast sudah efektif, efisien,ekonomis, dan
sesuai kebijakan perusahaan?
2. Untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern perusahaan terhadap fungsi
penjualan, piutang, dan penerimaan kas/bank berjalan dengan baik serta dapat
mengidentifikasi kelemahan dan penyimpangan yang ada ?
3. Untuk mengetahui permasalahan apa saja yang terdapat pada fungsi penjualan,
piutang , dan penerimaan kas/bank ?
1.5 Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah :
4
1. Bagi penulis, Penelitian ini membantu penulis agar lebih memahami alur pada fungsi
penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas/bank
2. Bagi perusahaan, Sebagai bahan masukan agar perusahaan lebih memperhatikan
kontrol internal atas fungsi penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas/bank
dikarenakan fungsi ini sangat penting kedudukannya pada operasional perusahaan.
3. Bagi peneliti lain, yaitu sebagai salah satu bahan referensi dalam penyempurnaan
penelitian yang mengambil tema yang sama
4. Bagi pembaca, yaitu dapat menambah wawasan mengenai audit atas fungsi penjualan
, piutang usaha, dan penerimaan kas/bank.
1.6 Metodologi Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif. Dalam
pengumpulan data dan informasi, metode penelitian yang digunakan oleh penulis adalah :
1. Riset Kepustakaan (Library Research)
Yaitu penelitian yang dilakukan penulis untuk memperoleh data secara teoritis
melalui studi kepustakaan dengan cara mengumpulkan dan mempelajari litelatur-
litelatur dan tulisan-tulisan lainnya yang berhubungan dengan topik yang akan
dibahas dalam skripsi ini .
2. Riset Lapangan (Field Research)
Yaitu penelitian yang dilakukan secara langsung oleh penulis dengan cara
pengamatan langsung pada perusahaan untuk memperoleh data-data dan gambaran
yang jelas mengenai kegiatan perusahaan tersebut.
5
Metode pengumpulan data dilakukan dengan cara :
• Wawancara
Yaitu suatu teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan tanya
jawab langsung kepada bagian terkait dengan menggunakan wawancara
terstruktur yang disiapkan oleh penulis.
• Observasi (Pengamatan)
Yaitu peneliti melibatkan diri dan meninjau secara langsung kepada objek
yang diteliti
• Dokumentasi
Yaitu menelusuri bukti-bukti baik bukti ekstern maupun bukti intern atas
transaksi atau kegiatan yang diteliti.
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Audit
2.1.1 Pengertian Audit
Untuk mengetahui dengan jelas pengertian auditing, berikut ini akan
dikemukakan definisi-definisi auditing yang diambil dari beberapa sumber. Pengertian
auditing menurut Mulyadi (2010 ) adalah : “Secara umum auditing adalah suatu proses
sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai
pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi, dengan tujuan untuk
menetapkan tingkat kesesuaian anatara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria
yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang
berkepentingan”.( h. 9).
Arens dan Loebbecke (2003), “auditing adalah proses pengumpulan dan
pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu
entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen, untuk dapat
menetukan dan melaporkan kesesuaian informasi yang dimaksud dengan kriteria-
kriteria yang telah ditetapkan.” (h.1)
2.1.2 Jenis- Jenis Audit
Audit dapat dibagi menjadi beberapa tipe. Pembagian ini dimaksudkan untuk
menentukan tujuan atau sasaran yang ingin dicapai dengan diadakannya suatu kegiatan
audit tersebut.
7
Mulyadi (2010) menyatakan auditing umumnya digolongkan menjadi 3 golongan
yaitu audit laporan keuangan, audit kepatuhan, dan audit operasional.
1. Audit Laporan Keuangan (Financial Statement Audit)
Audit laporan keuangan adalah audit yang dilakukan oleh auditor independen
terhadap laporan keuangan yang disajikan oleh kliennya untuk menyatakan
pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut. Dalam laporan keuangan
ini, auditor independen menilai kewajaran laporan keuangan atas dasar
kesesuaiannya dengan prinsip akuntansi berterima umum.
2. Audit Kepatuhan (Compliance Audit)
Audit kepatuhan adalah audit yang tugasnya untuk menentukan apakah yang
diaudit sesuai dengan kondisi atau peraturan tertentu. Audit kepatuhan banyak
dijumpai dalam pemerintahan.
3. Audit Operasional (Operational Audit)
Audit operasional merupakan review secara sistematik kegiatan organisasi atau
bagian dari padanya, dalam hubungannya dengan tujuan tertentu.
Tujuan audit operasional adalah untuk :
a. Mengevaluasi kinerja
b. Mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan
c. Membuat rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut (h. 30-32).
2.2 Audit Operasional
2.2.1 Pengertian Audit Operasional
Boynton, Johnson, dan Kell (2003) mendefinisikan , “Audit Operasional adalah
suatu proses sistematis yang mengevaluasi efektivitas , efisiensi, dan kehematan
operasi organisasi yang berbeda dalam pengendalian manajemen serta melaporkan
8
kepada orang orang yang tepat hasil-hasil evaluasi tersebut beserta rekomendasi
perbaikan”. (h. 489)
Arens dan Loebbecke (2003) ”Audit operasional merupakan penelaahan atas
bagian maupun dari prosedur dan metode operasi suatu organisasi untuk menilai
efisiensi dan efektifitasnya. Umumnya, pada saat penyelesaian audit operasional,
auditor akan memberikan sejumlah saran kepada manajemen untuk memperbaiki
jalannya operasi perusahaan” (h.4).
Audit operasional adalah mengevaluasi efisiensi dan efektivitas setiap bagian
dari prosedur dan metode operasi organisasi. Audit operasional lebih berorientasi ke
masa depan, artinya hasil dari penilaian berbagai kegiatan operasional tersebut
diharapkan dapat membantu manajemen dalam meningkatkan efektivitas pencapaian
tujuan yang ditetapkan oleh badan usaha.
2.2.2 Kriteria Audit Operasional
Tunggal, A. W. (2008),” Salah satu pendekatan untuk menentukan kriteria dalam
audit operasional adalah menyatakan bahwa apakah tujuan yang ditentukan dalam
beberapa aspek kesatuan usaha efektif atau efisien dan untuk merekomendasi perbaikan.
Beberapa sumber kriteria audit operasional adalah:
1. Prestasi Historis
Seperangkat kriteria yang sederhana dapat didasarkan pada hasil sebenarnya dari
periode sebelumnya
2. Prestasi yang dibandingkan
Sebagian besar kesatuan yang terkena audit operasional tidak bersifat unik, terdapat
banyak kesatuan yang sama di dalam keseluruhan organisasi atau diluarnya. Dalam
9
hal demikian, data prestasi dari kesatuan yang dapat dibandingkan merupakan
sumber yang sangat baik untuk mengembangkan kriteria.
3. Standar terekayasa
Dalam banyak tipe penugasan audit operasional, mungkin tepat untuk
mengembangkan kriteria sebagai standar rekayasa. Sebagai contoh, studi waktu
dan gerak untuk menentukan tingkat keluaran produksi.
4. Pembahasan dan persetujuan
Kadang-kadang kriteria yang obyektif sulit atau memakan biaya dalam
mendapatkannya, dan kriteria yang dikembangkan melalui pembahasan dan
persetujuan yang sederhana. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses ini harus
meliputi manajemen kesatuan yang diaudit, auditor operasional dan kesatuan atau
orang-orang yang akan mendapat laporan tentang temuan-temuan yang didapat.”
(h. 50)
2.2.3 Tujuan Audit Operasional
Audit operasional bertujuan untuk menilai efisiensi dan efektivitas suatu kegiatan
operasi perusahaan dalam pencapaian tujuan perusahaan.
Menurut Agoes. S (2004) “Tujuan umum dari audit operasional antara lain :
1. Untuk menilai kinerja (performance) dari manajemen dan berbagai fungsi yang ada
dalam perusahaan.
2. Untuk menilai apakah berbagai sumber daya (manusia, mesin, dana , harta lainnya)
yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis.
3. Untuk menilai efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yang telah
ditetapkan oleh top manajemen.
10
4. Untuk dapat memberikan rekomendasi kepada top manajemen untuk memperbaiki
kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan pengendalian intern , system
pengendalian manajemen, dan prosedur operasional perusahaan , dalam rangka
meningkatkan efisiensi , ekonomi, dan efektifitas dari kegiatan operasional
perusahaan.
2.2.4 Jenis- jenis Audit Operasional
Arens dan Loebbecke (2003) menjabarkan tiga kategori audit operasional, yaitu :
1. Fungsional (Functional)
Audit fungsional merupakan suatu alat penggolongan kegiatan suatu perusahaan
dan berkaitan dengan sebuah fungsi atau lebih dalam suatu organisasi. Keunggulan
dari audit fungional adalah memungkinkan adanya spesialisasi dari auditor. Dan
kekurangan dari audir jenis ini ialah tidak ada evaluasi terhadap fungsi yang saling
berkaitan.
2. Organisasional (Organizational)
Audit operasional dalam suatu organisasi menyangkut keseluruhan unit organisasi,
seperti departemen, cabang atau anak perusahaan. Penekanan dalam audit ini
adalah seberapa efisien dan efektif fungsi-fungsi saling berinteraksi. Dalam audit
organisasional, rencana organisasi dan metodemetode untuk mengkoordinasikan
aktifitas yang ada sangat penting.
3. Penugasan Khusus (Special Assignments)
Penugasan khusus timbul karena adanya permintaan dari manajemen perusahaan.
Ada banyak terdapat variasi, contohnya mencakup penentuan penyebab tidak
efektifnya sistem PDE, penyelidikan kemungkinan kecurangan dalam suatu divisi,
dan membuat rekomendasi untuk mengurangi biaya produksi suatu barang.(h. 766).
11
2.2.5 Perbedaan Audit Keuangan dan Audit Operasional
Sebelum melaksanakan audit opersional, hendaknya perlu diketahui mengenai
perbedaan antara audit operasional dengan audit keuangan biasa. Menurut Arens et al
(2008) menyatakan :
“The three major differences between operational and financial auditing are the
purpose of the audit, distribution of the report, and inclusion of nonfinancialv areas
in operational auditing”.
Perbedaan audit operasional dan audit keuangan adalah :
1. Audit keuangan berorientasi pada masa lalu dan lebih menekankan pada apakah
informasi historis dicatat dengan benar. Sedangkan audit operasional berorientasi
menekankan pada efisiensi dan efektivitas.
2. Dalam hal distribusi laporan, audit keuangan ditujukan kepada banyak pemakai
laporan keuangan dan didistribusikan secara detil. Sedangkan laporan audit
operasional sangat berbeda dari satu audit ke audit lainnya karena keterbatasan
distribusi operasional dan beragamnya sifat audit untuk efisiensi dan efektivitas.
3. Pada keterlibatan bidang bukan keuangan, audit operasional mencakup banyak
aspek efisiensi dan efektivitas dalam sebuah badan usaha. Audit keuangan dibatasi
hanya pada hal-hal yang langsung mempengaruhi kewajaran penyajian laporan
keuangan (h.842).
2.2.6 Pengertian Efektifitas dan Efisiensi
Meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional perusahaan
merupakan salah satu tujuan audit operasional yang dilaksanakan, dan berikut ini
12
adalah gambaran mengenai efektifitas dan efisiensi menurut Arens dan Loebbecke
(2003) :
1. Efektifitas mengacu kepada pencapaian suatu tujuan yang hendak dicapai
dengan memenuhi setiap standar atau kondisi yang telah ditetapkan sebelumnya
2. Efisiensi adalah suatu tindakan dengan cara yang dapat meminimalisir kerugian
atau pemborosan sumber daya dalam melaksanakan atau menghasilkan sesuatu.
2.2.7 Teknik-teknik Audit Operasional
Menurut Mulyadi dan Puradireja (2002) terdapat beberapa teknik dalam
melakukan pemeriksaan operasional yang dimana tidak berbeda jauh dari teknik yang
digunakan dalam audit keuangan , yaitu :
1. Pengamatan
Pengamatan berupa peninjauan objek yang diteliti secara langsung dengan tujuan
untuk memperoleh gambaran dan pemahaman yang memadai serta
mengidentifikasikan hal-hal yang perlu diperhatikan atau tidak memenuhi syarat.
2. Wawancara
Wawancara merupakan usaha untuk mendapatkan informasi tentang objek yang
diteliti secara lisan misalnya dengan melakukan tanya jawab dengan pihak terkait
ataupun dengan menggunakan daftar pertanyaan.
3. Analisis
Analisis merupakan tinjauan terhadap data yang ada untuk mengetahui unsur-
unsur yang penting, misalnya terhadap dokumen yang relevan dengan objek yang
diteliti.
13
4. Verifikasi
Verifikasi adalah suatu pembuktian dari apa yang tertulis dikaitkan dengan fakta
atau usaha pembuktian kebenaran dari suatu pernyataan.
5. Penyelidikan
Penyelidikan adalah usaha lanjutan dalam melakukan verifikasi, yang dilakukan
terhadap kondisi yang dianggap sebagai suatu penyimpangan untuk menjabarkan
adanya suatu permasalahan
6. Evalusi
Evaluasi merupakan penilaian untuk dapat ditarik kesimpulan tentang bidang
yang diaudit berdasarkan informasi yang diperoleh
2.2.8 Temuan Hasil Pemeriksaan
Menurut Bayangkara, IBK (2008), Penyusunan temuan yang baik harus mencakup :
1. Kondisi (condition)
Merupakan keadaan yang menggambarkan kenyataan yang terjadi di perusahaan. Audit
operasional memerlukan temuan fakta awal dalam tahap pekerjaan lapangan (field work).
Ketika temuan fakta digunakan untuk menyatakan suatu kondisi, auditor perlu memeriksa
dan menguji operasi dan data terkait untuk membuat fakta lebih jelas. Pernyataan kondisi
ini memberikan titik referensi kepada temuan yang berkaitan dengan kriteria yang ada.
2. Kriteria (criteria)
Adalah ukuran atau standar yang harus diikuti atau kondisi yang seharusnya ada dan
merupakan standar yang harus dipatuhi oleh setiap bagian dalam perusahaan, yang dapat
berupa kebijakan yang telah ditetapkan manajemen, kebijakan perusahaan sejenis atau
kebijakan industri, dan peraturan pemerintah.
14
3. Sebab (cause)
Merupakan tindakan-tindakan yang menyimpang dari standar yang berlaku dan apa
penyebab terjadinya kondisi tersebut diperusahaan serta bagaimana terjadinya. Temuan
audit tidaklah lengkap sampai auditor secara penuh mengidentifikasi penyebab atau alasan
terjadinya penyimpangan dari kriteria. Faktor paling utama dari temuan audit yaitu
menentukan penyebab kelemahan. Penyebab ini adalah alasan mengapa kegiatan
operasional menjadi tidak efisien, efektif dan ekonomis.
4. Akibat (effect)
Merupakan dampak dari tindakan-tindakan yang menyimpang dari standar yang berlaku.
Salah satu tujuanutama dalam melaksanakan audit operasional adalah mendorong
manajemen operasional melakukan tindakan positif untuk mengoreksi temuan atas
kekurangan operasional yang diidentifikasi oleh tim audit.
5. Rekomendasi (recommendation)
Menjelaskan apa yang harus dilakukan untuk mengatasi kelemahan masalah yang
dikemukakan dalam temuan. Rekomendasi haruslah masuk akal diikuti dengan sebuah
penjelasan mengapa kondisi ini terjadi, penyebabnya, dan apa yang harus dilakukan untuk
mencegah berulang hal itu”(h.175).
2.2.9 Tahap-Tahap Audit Operasional
Pada dasarnya audit operasional merupakan proses yang sistematis yang
memiliki prosedur atau tahapan-tahapan dalam melaksanakan pemeriksaan. Dimana
tahapan-tahapan tersebut sudah terstruktur dan tidak bias diacak urutan kinerjanya.
Mengacu pada pendapat Bhayangkara,IBK.(2008) tahap-tahap audit
operasional dapat dikelompokkan menjadi :
15
1. Survei Pendahuluan
Survei pendahuluan merupakan tahap awal dari audit operasional, dimana
auditor mendapatkan informasi mengenai objek yang akan diaudit. Informasi
dapat berupa kebijakan, ketentuan, dan prosedur dari aktivitas yang akan
diaudit, serta menganalisis potensi kelemahan pada perusahaan tersebut. Dari
survey pendahuluan , auditor akan menentukan sasaran audit sementara.
2. Pengujian pengendalian Intern
Auditor mengadakan pengujian pengendalian manajemen untuk menilai
efektivitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan
perusahaan. Dengan pengujian ini, maka auditor akan lebih memahami
pengendalian yang berlaku pada objek audit sehingga dapat lebih mudah untuk
mengetahui potensi kelemahan. Hasil dari pengujian ini dapat dihubungkan
dengan sasaran audit sementara yang didapat dari survey pendahuluan untuk
dijadikan sasaran audit yang lebih pasti.
3. Audit terinci
Setelah sasaran audit yang lebih pasti telah ditetapkan, maka auditor akan
mengumpulkan bukti yang relevan yang kemudian akan dikembangkan pada
temuan-temuan yang lain dan menguji permasalahan yang terkait dengan
tujuan audit.
4. Pelaporan
Pada tahap ini, auditor melaporkan temuan-temuannya kepada pihak
manajemen dan memberikan rekomendasi untuk melakukan perbaikan atas
kelemahan tersebut. Laporan ini juga harus disertai dengan bukti bukti yang
dapat mendukung temuan auditor.
16
5. Tindak Lanjut
Hasil audit manajemen kurang bermakna apabila rekomendas yang diberikan
oleh auditor tidak ditindaklanjuti oleh pihak yang diaudit. Meskipun auditor
tidak memiliki wewenang untuk mengharuskan rekomendasinya
ditindaklanjuti.
2.3 Sistem Pengendalian Internal
2.3.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal
Menurut IAI (2004), “Pengendalian internal adalah suatu proses yang
dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel entitas lain yang didesain
untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan
berikut ini : (a) Kendala laporan keuangan, (b) Efektifitas dan efisiensi operasi, dan (c)
Kepatuhan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku “(h.319).
2.3.2 Komponen-komponen Pengendalian Intern
Pengendalian internal menurut COSO mencakup lima unsur yang saling
berkaitan. Unsur-unsur ini berasal dari cara manajemen menjalankan usaha dan
terintegrasi den gan proses manajemen. Unsur unsur tersebut adalah sebagai berikut:
a. Lingkungan Pengendalian (Control En vironment)
Menetapkan suasana suatu organisasi yang mempengaruhi kesadaran akan
pengendaliandari orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan
fondasi dari semua komponen pengendalian internal lainnya, yang
menyediakan disiplin dan struktur
17
b. Penilaian Resiko (Risk Assessm ent)
Merupkanp engidentifikasian dan analisis entitas mengenai resiko yang relevan
terhadap pencapaian tujuan entitas, yang membentuk suatu dasar mengenai
bagaimana resiko harus dikelola.
c. Aktivitas Pengendalian (Control Activities)
Merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa
perintah manajemen telah dilaksanakan
d. Informasi dan Komunik asi (Information and Communication)
Merupakan pengidentifikasian, penangkapan dan pert ukaran informasi dalam
suatu bentuk dan kerangka wakt u yang membuat orang mampu melaksanakan
tanggung jawabnya.
e. Pemantauan (Monitoring)
Merupakan suatu proses yang memiliki kualitas kinerja pengendalian internal
pada suatu waktu. Pemantauan melibatkan penilaian rancangan dan
pengoperasian pengendalian dengan dasar waktu dan mengambil tindakan
perbaikan yang diperlukan.
2.3.3 Hubungan Sistem Pengendalian Internal dengan Auditing
Menurut pendapat Arens dan Loebbecke (2003) menyatakan hubungan antara
sistem pengendalian intern dengan audit adalah sistem pengendalian internal dibentuk
untuk membantu mencapai sasaran perusahaan, dan sasaran penting semua organisasi
adalah efisiensi dan efektifitas. Salah satu syarat unt uk dapat melaksanakan audit
adalah pemeriksaan yang cukup terhadap sistem pengendalian internal perusahaan,
18
karena dalam pengendalian internal terdapat prosedur yang berhubungan dengan
pengambilan keput usan yang mengarah pada dikeluarkannya otorisasi manajemen
dalam pencapaian tujuan organisasi. Tujuan manajemen membentuk struktur
pengendalian intern adalah untuk membantu dalam mencapai sasaran perusahaan
dengan efisien dan efektif. Tujuan utama evaluasi atas pen gen dalian intern pada audit
operasion al adalah untuk mengevaluasi efisiensi dan efektifitas pen gen dalian intern
dan membuat rekomendasi kepada manajemen.(h. 766)
2.4 Penjualan
2.4.1 Pengertian Penjualan
Menurut Arens dan Loebbecke (2003), yang diterjemahkan oleh AmirvAbadi
Jusuf, menyatakan bahwa “Penjualan merupakan proses yang diperlukan untuk
mengahlikan kepemilikan atas barang dan jasa yang tersedia unt uk dijual kepada
pelanggan” (h. 356).
IAI (2004) memberikan definisi penjualan dalam SAK, yaitu Penjualan barang
meliputi barang yang diproduksi perusahaan untuk dijual kembali, seperti barang dagang
yang dibeli untuk dijual kembali, seperti barang dagang yang dibeli pengecer atau tanah
dan property lain yang dibeli untuk dijual kembali. Penjualan jasa biasanya menyangkut
pelaksanaan tugas secara kontraktor telah disepakati untuk dilaksanakan selama suat u
periode waktu yang telah disepakati perusahaan (h. 23).
Penjualan berdasarkan definisi di atas adalah suatu usaha yang terpadu untuk
mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemenuhan
kebutuhan dan keinginan pembeli, gun a menghasilkan laba.
19
2.4.2 Jenis Penjualan
Menurut Mulyadi (2010) kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan
barang dan jasa, baik secara kredit maupun secara tunai, yaitu:
1. Penjualan Tunai
Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh
perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari
pembeli.
2. Penjualan Kredit.
Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi
dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu
tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. (h.202)
2.4.3 Sistem Penjualan
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan, terutama penjualan kredit adalah :
a. Fungsi kredit
Dalam transaksi penjualan secara kredit, fungsi ini bertanggung jawab atas
pemberian kredit kepada pelanggan yang meminta persetujuan kredit
b. Fungsi penjualan
Dalam sistem penjualan, fungsi ini bertan ggung jawab melayani kebutuhan
pelanggan. Fungsi ini mengisi fakt ur penjualan untuk memungkinkan fungsi
gudang dan fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang kepada
pelanggan.
20
c. Fungsi gudang
Fungsi ini menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan
yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan
d. Fungsi pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab menyerahkan barang yang kualitas, mutu, dan
spesifikasinya sesuai dengan y ang tercantum dalam tembusan faktur penjualan
yang diterima dari fungsi penjualan.
e. Fungsi akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi bertambahnya piutang
kepada pelanggan ke dalam kart u piutang berdasarkan faktur penjualan yang
diterima dari fungsi pengiriman.
2.4.4 Dokumen yang Digunakan Dalam Prosedur Penjualan Kredit
Menurut Mulyadi (2010), dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan
kredit adalah:
1. Surat order pengiriman dan tembusannya.
Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses
penjualan kredit kepada pelanggan.
2. Faktur dan tembusannya.
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk
mencatat timbulnya piutang.
3. Rekapitulasi harga pokok penjualan.
21
Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total
harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
4. Bukti memorial.
Merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum.
Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber
untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi
tertentu .
2.4.5 Tujuan Audit Operasional Atas Fungsi Penjualan
Menurut Arens dan Loebbecke (2003) menyatakan, “ Tujuan pemeriksaan atas
penjualan yaitu :
1. Penjualan yang tercatat adalah untuk pengiriman actual yang dilakukan kepada
pelanggan
2. Penjualan yang ada telah dicatat
3. Penjualan yang tercatat adalah untuk jumlah barang yang dikirim dan ditagih
serta dicatat dengan benar.
4. Transaksi penjualan diklasifikasikan dengan pantas
5. Penjualan dicatat dengan waktu yang tepat
6. Transaksi penjualan dimasukkan dengan pantas dalam berkas induk dan
diiktisarkan dengan benar “(h 379).
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh penulis dapat disimpulkan bahwa
tujuan dari audit operasional atas fungsi penjualan adalah :
1. Untuk mengetahui apakah pengendalian internal atas aktivitas penjualan telah
memadai
22
2. Untuk mengetahui pelaksanaan pengendalian internal atas fungsi penjualan
apakah telah dilaksanakan secara efektif
3. Untuk mengetahui manfaat audit operasional yang telah dilaksanakan terhadap
aktivitas penjualan dalam menunjang efektifitas pengendalian internal pada
perusahaan
2.5 Piutang (Account Receivable)
2.5.1 Pengertian Piutang
Definisi piutang secara umum adalah klaim kepada pihak lain atas uang, barang
atau jasa , yang dapat diterima dalam jangka waktu satu tahun , atau dalam satu siklus
kegiatan perusahaan.
Menurut Agoes,S (2004), Contoh dari perkiraan-perkiraan yang biasanya
digolongkan sebagai piutang antara lain :
• Piutang dagang
• Wesel tagih
• Piutang pegawai
• Piutang bunga
• Uang muka
• Refundable deposit (uang jaminan)
• Piutang lain-lain
• Allowance for bad debts “ (h. 183)
2.5.2 Tujuan Audit Operasional atas Pengelolaan Piutang Usaha
Mulyadi (2002) mengungkapkan bahwa tujuan audit operasional terhadap
pengelolaan piutang usaha antara lain :
23
1. Untuk memperoleh keyakinan tentang keandalan catatan akuntansi yang
bersangkutan dengan piutang usaha.
2. Untuk membuktikan keberadaan piutang usaha dan keterjadian transaksi yang
berkaitan dengan piutang usaha yang dicantumkan di neraca.
3. Untuk membuktikan kelengkapan transaksi yang dicatat dalam catatan
akuntansi dan kelengkapan saldo piutang usaha yang disajikan dalam neraca.
4. Untuk membuktikan hak kepemilikan klien atas piutang usaha yang
dicantumkan di neraca.
5. Untuk membuktikan kewajaran penilaian piutang usaha yang dicantumkan di
neraca.
6. Untuk membuktikan kewajaran penyajian dan penungkapan piutang usaha di
neraca ( h. 89 )
Agoes, S. (2004) juga menyatakan, tujuan pemeriksaan atas piutang antara lain
adalah :
1. Untuk mengetahui apakah terdapat pengendalian intern yang baik atas
piutang dan transaksi penjualan.
2. Untuk memeriksa validity (keabsahan) dan authenticity daripada piutang.
3. Untuk memeriksa collectibility (kemungkinan tertagihnya) piutang dan
cukup tidaknya perkiraan allowance for bad debts (penyisihan piutang tak
tertagih).
4. Untuk mengetahui apakah ada kewajiban bersyrat ( contigent liability )
yang timbul karena pendiskontoan wesel tagih ( notes receivable ).
5. Untuk memeriksa apakah penyajian piutang di neraca sesuai dengan prinsip
akuntansi berterima umum (standar akuntansi keuangan) (h. 183)
24
2.6 Kas Dan Bank
Kas didefinisikan sebagai alat pembayaran yang siap dan bebas
dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.
Menurut PSAK (2009) Kas dan setara kas ”Kas terdiri dari saldo kas (cash
on hand) dan rekening giro. Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang
sifatnya sangat liquid, berjangka pendek dan dengan cepat dapat dijadikan sebagai
kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapai risiko perubahan nilai yang signifikan.
25
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN DAN SEJARAH PERUSAHAAN
3.1 Pengumpulan dan Pengolahan Data
3.1.1 Pengumpulan Data
Dalam rangka memperoleh data penelitian , Penulis menggunakan beberapa
metode diantaranya yaitu :
1. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Penelitian kepustakaan dilakukan dengan tujuan untuk mengumpulkan data sekunder
yang berkaitan dengan masalah yang diteliti, sehingga dapat digunakan sebagai suatu
landasan berfikir secara rasional untuk mengadakan perbandingan antara teori dengan
aplikasinya. Penelitian kepustakaan dilakukan dengan membaca, mempelajari, dan
menelaah buku buku dan litelatur-litelatur yang berhubungan dengan permasalahan
yang dibahas dalam penulisan skripsi ini.
2. Penelitian Lapangan (Field Research)
Penelitian lapangan dilakukan dengan mengadakan peninjauan secara langsung ke PT.
Progress Diecast untuk mendapatkan data primer yang diperlukan serta untuk
memperoleh gambaran yang jelas mengenai keadaan perusahaan. Teknik-teknik yang
digunakan dalam penelitian lapangan yaitu
26
a. Wawancara (Interview)
Wawancara yang dimaksud disini meliputi diskusi dan tanya jawab langsung
dengan bagian terkait . Wawancara meliputi sejarah pendirian peruasahaan,
struktur organisasi serta uraian pembagian tugas dan wewenang masing-masing
bagian di perusahaan. Selain itu penulis melakukan wawancara mengenai
prosedur penjualan, piutang usaha, penerimaan kas/bank serta kebijakan yang
menyangkut prosedur tersebut.
b. Dokumentasi
Semua data yang diperlukan dalam penelitian ini diambil di kantor PT. Progress
Diecast yang berkedudukan di Ejip Industrial Park Plot 7f-2 Cikarang bekasi.
c. Observasi
Observasi adalah melihat dan mengamati secara langsung kegiatan yang
dilakukan oleh perusahaan untuk mendapatkan gambaran mengenai keadaan
perusahaan. Observasi dilakukan untuk melihat lingkungan kerja perusahaan
secara keseluruhan dan mengetahui kedudukan masing-masing bagian di
perusahaan serta tugas dan wewenang yang dijalankannya.
Selain itu penulis mengamati lingkungan kerja di bagian penjualan sekaligus
proses penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas/bank yang terjadi di
perusahaan serta mengamati dokumen dokumen yang digunakan dalam prosedur
tersebut.
3.1.2 Teknik Pengolahan Data
Data memiliki kedudukan yang sangat penting dalam suatu penelitian karena data
merupakan masukan atau input yang sangat menentukan bermutu atau tidaknya suatu
27
penelitian. Untuk menjawab perumusan masalah yang telah diungkapkan dan mencapai
suatu kesimpulan dalam penelitian ini, makan data yang telah dikumpulkan harus diolah.
Dalam penulisan skripsi ini teknik pengolahan data menggunakan metode
kualitatif dengan cara check list. Analisis kualitatif merupakan teknik analisis dengan
membandingkan antara praktek yang dijalankan di perusahaan dengan standar
pengendalian intern yang telah ditetapkan. Unsur unsur struktur pengendalian intern
yang dianalisis meliputi :
a. Struktur Organisasi
Pada unsur struktur organisasi akan dibahas mengenai pembagian fungi
penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas, serta apakah ada kemungkinan
terjadinya perangkapan fungsi yang dapat menyebabkan pengendalian
perusahaan menjadi lemah dan menghambat proses suatu kegiatan.
b. Tugas dan wewenang
Pada unsur tugas dan wewenang akan diuraikan tugas dan wewenang fungsi
penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas untuk mengetahui kemungkinan
terjadinya overlapping job description dan dampaknya terhadap pengendalian
intern perusahaan.
c. Aktivitas pengendalian
Pada unsur aktivitas pengendalian akan dikaji mengenai otorisasi prosedur
penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas. Tujuannya adalah untuk
mengetahui apakah pemegang otorisasi sudah tepat dan apakah orang yang
melakukan adalah orang yang berhak, ditinjau dan diukur menurut pembagian
tugas dan wewenang.
28
3.2 Tinjauan Perusahaan
3.2.1 Sejarah Perusahaan
PT. Progress Diecast adalah perusahaan PMA Jepang dan berdiri dengan akta
notaris Leo Hutabarat , SH No.11 tanggal 27 Oktober 2003.
Pada Tahun 1994 , Memulai operasi dengan menjadi bagian dari PT. Astra Otoparts
dimana semua produk yang dihasilkan adalah untuk penjualan ekspor. Pada Tahun 2002
perusahaan mulai mendistribusikan produk di pasar dalam negeri. Pada tahun 2004 PT.
Progress Diecast membangun kantor dan pabrik di Kawasan industry EJIP Cikarang .
Tahun 2007 perusahaan mulai beroperasi dalam pembuatan dies, jig, dan produk casting.
Tahun 2008 perusahaan mendapat sertifikat ISO /TS. Berikut adalah gambaran lokasi PT.
Progress Diecast
Gambar 3.1
29
3.2.2 Kegiatan Perusahaan
Produk utama yang diproduksi oleh PT. Progress Diecast adalah Casting/ mencetak
dari Alumunium ingot menjadi part part automotive untuk mensuply industry automotive di
Indonesia khususnya di kawasan EJIP, Cibitung, Cikampek dsb. Selain menjual produk di
pasar local, perusahaan juga mengeksport produk yaitu ke Negara jepang, Malaysia, dan
Thailand.
Berikut adalah contoh barang barang yang di produksi oleh perusahaan :
Gambar 3.2
3.2.3 Visi Misi Motto dan Kebijakan Mutu Perusahaan
a. Visi
Menjadi pserusahaan Die Casting terbaik di Indonesia.
b. Misi
Mendukung industry dalam hal penyediaan produk alumunium dan zinc die casting
yang berkualitas dan ramah lingkungan.
c. Motto
• Tidak menerima produmct dan part NG dari sublier dan subcont,
• Tidak membuat product NG dalam proses,
• Tidak mengirim product NG pada casting.
30
d. Kebijakan Mutu
PT. Progress Diecast sebagai perusahaan yang bergerak dibidang alumunium dan
zinc casting dalam mencapai visi dan misi perusahaan menetapkan, menerapkan,
menjaga dan mengkaji hal berikut :
1. Komitmen untuk menghasilkan product dengan berkualitas baik sesuai atau
memenuhi harapan pelanggan,
2. Komitmen untuk melakukan pengiriman tepat waktu,
3. Komitmen terhadap peningkatan berkesinambungan pada product, proses, dan
system management mutu demi tercapainya kepuasan pelanggan dan memiliki
daya saing yang lebih baik,
4. Mematuhi peraturan, perundang-undangan, dan persyaratan lain yang berlaku,
5. Komitmen untuk menghasilkan produk yang tidak mencemari lingkungan.
3.2.4 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas
Setiap perusahaan tentu memiliki suatu tujuan yang ingin dicapai. Untuk mencapai
tujuan tersebut dibutuhkan struktur organisasi yang baik untuk mengatur aktivitas perusahaan
dan memberikan gambaran skematis tentang hubungan kerja sama antara setiap karyawan
dalam perusahaan. Dalam perusahaan, dibutuhkan struktur organisasi agar dapat diketahui
pembagian kerja , wewenang dan tanggung jawab karyawan dalam perusahaan yang bertujuan
tercapainya suatu kerjasama yang efektif, efisien, dan ekonomis.
Adapun uraian tugas masing – masing fungsi pada PT. Progress Diecast adalah sebagai
berikut :
1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
Merupakan pemegang kekuasaaan tertinggi dalam perusahaan.
31
Tugas dan wewenang :
• Mengangkat dan memberhentikan anggota Dewan Komisaris dan Direktur
• Mengesahkan anggaran perusahaan
• Mengambil keputusan yang penting menyangkut kebijakan umum perusahaan.
2. Dewan Komisaris
Tugas dan wewenang :
• Terdiri dari para pemegang saham yang bertugas mengawasi kegiatan dari direktur
yang berhubungan dengan perusahaan agar tidak menyimpang dari anggaran dan
kebijaksanaan yang ditetapkan perusahaan.
• Merumuskan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan secara keseluruhan
• Menerima laporan pertanggungjawaban dari direktur
• Dewan komisaris berhak melakukan pengawasan , di samping sebagai penasihat
terhadap tindakan direktur.
• Menerima laporan keuangan tahunan perusahaan
3. Direktur Utama
Tugas dan wewenang dari direktur utama adalah :
• Melaksanakan kebijakan umum yang telah digariskan untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan,
• Mewakili wewenang dan tanggung jawab tertinggi dalam mengambil keputusan
yang berhubungan dengan kegiatan operational perusahaan dalam rangka
pengembangan perusahaan dalam batas yang telah ditentukan,
• Menyusun rencana dan tujuan kerja perusahaan sesuai dengan kemampuan
perusahaan baik jangka panjang maupun jangka pendek,
32
• Mengangkat dan memberhentikan pegawai bawahannya,
• Menentukan dan mengesahkan pedoman mutu.
4. Bagian Pembelian
Tugas dan wewenang dari manajer pembelian adalah :
• Menyusun anggaran unutuk kegiatan pembelian,
• Merencanakan, mengatur, mengarahkan, melaksanakan, dan mengawasi kegiatan
pembelian barang,
• Melakukan kontrak pembelian kepada pemasok,
• Menentukan kualitas dan kuantitas produk yang akan dibeli,
• Menerima dan memeriksa laporan-laporan yang diterima dari bagian pembelian
dan gudang,
• Mengotorisasi dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian.
5. Manajer Akuntansi dan Keuangan
Tugas dan wewenang dari manajer akuntansi dan keuangan adalah :
• Menyusun sumber dana dan penggunaan dana dalam perusahaan,
• Menerapkan dan mengimplementasikan system akuntansi sesuai dengan prosedur
dan kebijakan yang telah diterapkan,
• Menyediakan data akuntansi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan,
• Memeriksa laporan-laporan dari bagian akuntansi dan bagian keuangan,
• Mengotorisasi bukti-bukti keuangan yang ada sebelum diproses dan dibukukan,
• Memberikan laporan pertanggung jawaban semua kegiatan, khususnya dalam
bentuk laporan keuangan kepada Direksi.
33
6. Manajer Personalia dan Umum
Tugas dan wewenang dari manajer personalia dan umum adalah :
• Bertanggung jawab terhadap masalah tenaga kerja dan masalah umum,
• Menilai kinerja karyawan,
• Menyelesaikan dan melatih karyawan umum,
• Menciptakan, menjaga dan meningkatkan disiplin kerja kepada seluruh karyawan
dan memastikan bahwa peraturan dan tata tertib perusahaan telah dilaksanakan
karyawan,
• Membuat dan menetapkan peraturan, kebijakan mengenai kepegawaian.
7. Bagian Gudang
Tugas dan wewenang dari bagian gudang adalah :
• Melaksanakan pencatatan kartu gudang dan kartu barang,
• Mengatur penyimpanan barang digudang secara aman dan efisien,
• Memeriksa kuantitas dan kualitas barang yang diterima,
• Bertanggung jawab kepada manajer gudang
• Melakukan pengiriman barang.
8. Bagian Pengiriman Barang
Tugas dan wewenang dari bagian pengiriman barang adalah :
• Mengkoordinir kegiatan pengiriman barang ke pelanggan,
• Menjaga agar pengiriman barang dapat dilakukan tepat pada waktunya,
• Bertanggung jawab pada manajer penjualan
9. Bagian Pembelian
Tugas dan wewenang dari Bagian Pembelian adalah :
34
• Membuat Purchase Order (PO) ke supplier,
• Membuat laporan pembelian sebagai pertanggung jawaban kepada Manajer
Pembelian,
• Mengarsipkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian
• Bertanggung jawab kepada Manajer Pembelian.
10. Bagian Keuangan
Tugas dan wewenang Bagian Keuangan adalah :
• Membuat laporan-laporan yaitu laporan kas dan laporan bank,
• Mengotorisasi penerimaan dan pengeluaran kas atau bank,
• Menerima dan memeriksa laporan-laporan kegiatan keuangan perusahaan yang
dibuat bagian lain,
• Melakukan konfirmasi dengan bank apabila terdapat masalah dengan keuangan
perusahaan,
• Bertanggung jawab pada Manajer Akuntasi dan Keuangan,
• Mengarsipkan seluruh dokumen yang berhubungan dengan keuangan.
11. Kasir
Tugas dan wewenang dari Kasir adalah ;
• Mengelola petty cash (kas kecil) perusahaan
• Mencatat schedule direktur
• Membantu keperluan umum perusahaan
• Bertanggung jawab kepada bagian keuangan dalam hal pelaporan bulanan petty
Cash
35
12. Bagian Akuntansi
Tugas dan wewenang dari Bagian Akuntansi adalah :
• Menyelenggarakan pembukuan setiap transaksi keuangan dan biaya-biaya yang
terjadi secara tepat dan up to date berdasarkan bukti-bukti transaksi yang terjadi,
• Membuat laporan keuangan yang berkala,
• Memeriksa faktur-faktur yang telah jatuh tempo untuk mengawasi jangka waktu
pelunasan piutang,
• Bertanggung jawab kepada Manajer Akuntasni dan Keuangan,
• Mengarsipkan seluruh dokumen yang berhubungan dengan keuangan.
13. Bagian Pajak
Tugas dan wewenang dari bagian pajak adalah :
• Bertanggung jawab terhadap pelaporan pajak bulanan
• Mengecek laporan keuangan dan laporan pajak
14. Bagian Personalia
Tugas dan wewenang dari bagian personalia adalah
• Menangani masalah kepegawaian,
• Melakukan pencatatan absensi karyawan,
• Melaksanakan administrasi kepegawaian,
• Bertanggung jawab kepada manajer personalia dan umum.
15. Bagian Quality Control
• Mengecek barang sebelum dikirim kepada pelanggan
• Memeriksa kualitas dari bahan baku dan bahan penolong yang diterima perusahaan
dari pemasok
36
• Memeriksa bahan baku dan bahan penolong yang digunakan untuk proses produksi
• Membuat laporan kepada manajer produksi
16. Bagian General Affair
• Mengatur pengadaan konsumsi karyawan (pemesanan catering)
• Mengatur keperluan umum perusahaan
17. Bagian Export Import
• Mengurus kegiatan export dan import perusahaan
18. Bagian PPIC (Production Plan and Inventory control)
• Membuat schedule pengiriman kepada pelanggan
• Merekap pengiriman untuk dilaporkan kepada bagian penagihan
• Mengecek keadaan barang sebelum dikirim kepada pelanggan
19. Bagian Marketing / Merangkap secretary
• Membuat quotation untuk setiap perusahaan
• Mengecek harga setiap customer dan perubahannya
• Membuat schedule kegiatan kegiatan umum perusahaan
37
BAB IV
PEMERIKSAAN OPERASIONAL PENJUALAN , PIUTANG USAHA DAN
PENERIMAAN KAS PADA PT. PROGRESS DIECAST
4.1 Survey Pendahuluan
Setiap kegiatan memerlukan perencanaan atau survey agar berhasil dengan baik.
Pada tahap awal perencaan dalam pemeriksaan ini perlu ditetapkan suatu tujuan agar
hasil yang dicapai dapat maksimal. Adapun tujuan dari pemeriksaan ini adalah untuk
mengidentifikasi kelemahan yang ada dalam kegiatan penjualan, piutang usaha, dan
penerimaan kas/bank, serta memberikan usulan perbaikan untuk mengatasi kelemahan
yang ada agar fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas/ bank menjadi lebih efektif,
efisien, ekonomis serta menilai kelayakan kinerja operasi perusahaan.
Dalam proses pengumpulan semua informasi yang berhubungan dengan penelitian
maka penulis melakukan wawancara dengan manajemen yang terkait untuk memperoleh
data organisasi yang diantaranya adalah gambaran umum perusahaan, sistem/prosedur
penjualan, piutang, dan penerimaan kas/bank, sistem/prosedur akuntansi, struktur
organisasi dan uraian tugasnya, serta data data yang berkaitan dengan penjualan, piutang,
dan penerimaan kas/bank. Selain itu penulis juga melakukan penelitian pada dokumen
akuntansi perusahaan untuk menganalis kebijakan dan prosedur penjualan, piutang
usaha, penerimaan kas/bank.
Tahap survey pendahuluan ini dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai
berikut :
38
4.1.1 Observasi secara langsung pada perusahaan
Observasi ini dimaksudkan untuk melakukan pengamatan fisik kantor yang
berhubungan langsung dengan kegiatan operasional perusahaan dalam mengelola
penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas/bank seperti fasilitas kantor yang
menunjang pekerjaan karyawan serta fasilitas penyimpanan dokumen-dokumen
kantor dan fasilitas lainnya. Di dalam observasi secara langsung ini diketahui bahwa
keadaan fisik kantor cukup memadai yaitu :
1) Ruangan kantor dan penempatan meja untuk karyawan sudah tertata cukup
rapih.
2) Dokumen-dokumen tersusun cukup rapih pada rak.
3) Perlengkapan penunjang pekerjaan bagi karyawan sudah memadai, seperti
telepon, faksimili, komputer, mesin fotokopi/scan dll.
4.1.2 Melakukan wawancara dengan pihak manajemen perusahaan
Wawancara dengan manajemen perusahaan membahas maksud dan tujuan
dilakukan pemeriksaan operasional atas penjualaan, piutang usaha dan penerimaan
kas/bank, yaitu untuk mengevaluasi apakah kegiatan operasional yang diperiksa
sudah efektif dan efisien. Sedangkan sasaran pemeriksaan penjualan, piutang usaha
adan penerimaan kas/bank adalah apabila terdapat suatu penyimpangan maka dapat
dilihat dari kriteria, sebab, akibat yang akan ditimbulkan dari penyimpangan
tersebut.
4.1.3 Melihat latar belakang yang berhubungan dengan objek pemeriksaan
Mempelajari latar belakang perusahaan dengan mempelajari sejarah pendirian
perusahaan, kegiatan utama yang dilakukan dan struktur organisasi perusahaan
yang disertai dengan deskripsi pekerjaan dan tanggung jawab masing-masing
39
personel yang berhubungan dengan maslah yang diperiksa untuk mengetahui
apakah tanggung jawab tersebut sudah dilaksakan dengan semestinya.
4.1.4 Menganalisa kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh Perusahaan
Dalam kegiatan pemeriksaan operasional atas penjualan, piutang usaha dan
penerimaan kas/bank penulis mempelajari kebijakan dan prosedur yang berlaku
pada perusahaan untuk melihat apakah prosedur dan kebijakan tersebut sudah
efektif dan efisisen.
4.2 Pengujian Pengendalian Intern Fungsi Penjualan, Piutang Usaha, dan
Penerimaan cash/bank
4.2.1 Kebijakan, Prosedur , dan Pengendalian Internal Fungsi
Penjualan
4.2.1.1 Kebijakan penjualan Perusahaan
a. Customer perusahaan merupakan customer tetap dan bekerjasama secara
berkelanjutan untuk jangka waktu yang lama (tertentu) sesuai perjanjian
kedua belah pihak.
b. Perusahaan melakukan penjualan secara kredit dengan term 30 hari, 45 hari,
60 hari, dan 90 hari sesuai kesepakatan perjanjian kerjasama kedua belah
pihak.
c. Harga berubah secara berkala mengikuti harga bahan material pembuat
produk dan harga proses per unit. Adapun perubahan harga setiap customer
berbeda. Dari per 3 bulan, per 6 Bulan, dan per tahun.
d. Setiap akan ada perubahan harga , bagian marketing akan membuat
quotation/penawaran kepada customer. Penentuan harga dibuat berdasarkan
harga material dan harga proses produksi.
40
e. Dokumen purchase order yang ditandatangani oleh pihak customer menjadi
acuan bagian PPIC perusahaan untuk mengatur jumlah produk yang di
produksi sesuai permintaan. Dimana di dalam purchase order tersebut
tercantum quantity produk yang diminta dalam 1 bulan.
f. Pengiriman produk dilakukan secara bertahap sesuai dengan schedule
produksi pelanggan (Pelanggan menerapkan sistem Just In Time)
4.2.1.2 Prosedur penjualan
a. Bagian PPIC menerima purchase order dari pelanggan , lalu membuat
schedule pengiriman barang untuk periode 1 bulan setelah melakukan
konfirmasi terlebih dahulu dengan bagian pembelian pada perusahaan
pelanggan. Purchase order diinformasikan kepada bagian marketing untuk
pengecekan harga. Berdasarkan schedule dari pelanggan, PPIC
mempersiapkan barang yang akan dikirim. Pengiriman barang sesuai
permintaan pelanggan dengan menyesuaikan volume produksi di pihak
pelanggan.
b. Ketika ada pengiriman barang, maka bagian PPIC akan langsung
menginput jumlah barang yang dikirim pada komputer, Adapun letak file
tersebut ada di file umum sehingga semua departemen dapat mengikuti
perkembangan delivery (sales), Namun departemen lain hanya dapat
membuka / melihat tanpa bisa mengedit (read only). Adapun item yang
diinput yaitu nama barang yang dikirim, Nomor PO, quantity, dan harga).
c. Surat jalan terdiri dari 4 lembar yaitu :
Lembar ke 1 : untuk customer
Lembar ke 2 : untuk arsip
41
Lembar ke 3 : untuk security
Lembar ke 4(original) : Untuk Penjual dan disertakan pada dokumen
penagihan (invoice) pada akhir bulan setelah closing delivery.
4.2.1.3 Pengendalian Internal Fungsi Penjualan
a. Terdapat pemisahan fungsi dan batas wewenang antara bagian penjualan
dengan bagian akuntansi, bagian penerimaan kas/bank dan bagian
pengiriman barang
b. Pembuatan surat jalan dibuat secara manual, belum diberlakukan system
tercetak (prenumbered). Adapun pembuatan surat jalan dicetak dengan
menggunakan Microsoft excel.
c. Purchase Order dari customer di terima oleh bagian PPIC , dan kemudian
dari purchase order tersebut PPIC akan membuat schedule pengiriman
barang dengan terlebih dahulu menyesuaikan dengan jadwal produksi pada
perusahaan pelanggan.
d. Setiap pengiriman barang akan diinput oleh bagian PPIC . Surat jalan asli
disimpan di PPIC untuk kemudian diberikan kepada bagian penagihan pada
saat akan diterbitkan invoice.
e. Atas setiap pengiriman yang dilakukan, untuk beberapa pelanggan surat
jalan tidak dapat langsung kembali , karena masih harus diinput pada sistem
pelanggan,
f. Terdapat pengiriman yang belum ada purchase ordernya
4.2.1.4 Analisis kelemahan pengendalian intern Fungsi Penjualan
a. Surat jalan dibuat secara manual dan belum tercetak (prenumbered)
sehingga ada kemungkinan ada penomoran ganda pada surat jalan.
42
b. Purchase order diterima oleh bagian PPIC dan kemudian dari purchase
order tersebut PPIC membuat schedule pengiriman. Terkadang bagian PPIC
tidak menginformasikan Purchase Order kepada marketing. Sementara
perlunya marketing segera mendapat Purchase Order adalah memastikan
harga pada purchase order telah sesuai dengan harga yang terdapat pada
quotation yang telah disetujui kedua belah pihak, Apabila Purchase order
terlewat masuk ke marketing, maka ada kemungkinan harga ada yang tidak
sesuai.
c. Pembuatan dokumen/penyimpanan data masih dilakukan secara manual
yaitu menggunakan Microsoft excel (belum menggunakan program),
sehingga ada kemungkinan file excel tersebut rusak dan tidak terbaca lagi.
Hal ini cukup berbahaya bagi keamanan data perusahaan.
d. Dengan masih diberlakukannya cara manual dalam pencatatan akuntansi
perusahaan, termasuk pencatatan piutang maka ada kemungkinan ada
piutang yang belum tertagih yang tidak terdeteksi.
e. Untuk beberapa pelanggan, surat jalan asli baru dapat didapat kembali
setelah H + 2 pengiriman . Hal ini dapat menimbulkan masalah pada saat
akhir bulan ketika tagihan dibuat , karena surat jalan asli belum lengkap.
Sementara agar tagihan dapat diterima maka dokumen harus lengkap
terutama surat jalan asli.
f. Ada pengiriman yang dilakukan sebelum purchase order diterima, sehingga
hal ini dapat menimbulkan masalah pada saat penagihan, karena pada saat
penagihan dokumen harus lengkap termasuk purchase order.
43
4.2.2 Kebijakan , Prosedur , dan Pengendalian Internal Fungsi Piutang Usaha
4.2.2.1 Kebijakan Piutang Usaha
a. Penjualan kepada pelanggan dilakukan secara kredit dengan jangka waktu
pembayaran sesuai kesepakatan antara perusahaan dengan pelanggan.
Sebagian besar diberlakukan term 30 hari setelah penagihan.
b. Tagihan kepada pelanggan dilakukan per bulan, per dua minggu, dan per
hari . Hal ini sesuai kesepakatan antara kedua belah pihak. Adapun
pemisahan tagihan ini berhubungan dengan jadwal pembayaran.
c. Perusahaan tidak mengenakan denda atas keterlambatan pelunasan piutang
usaha
4.2.2.2 Prosedur Piutang Usaha
a. PPIC memberikan rekapan pengiriman barang kepada bagian penagihan
(akuntansi) untuk dibuatkan tagihan. PPIC memberikan surat jalan asli,
Purchase order, dan rincian delivery per barang (delivery result list).
b. Tagihan dibuat oleh bagian akuntansi dan dikirimkan kepada pelanggan.
Dokumen yang disertakan yaitu : Faktur penjualan (invoice), faktur pajak,
Copy purchase order, surat jalan asli, dan rekapan pengiriman barang.
c. Faktur penjualan dibuat 3 rangkap yaitu :
Lembar 1 (asli) untuk pelanggan (bermaterai)
Lembar 2 untuk arsip Perusahaan
Lembar 3 untuk Jurnal / pelengkap voucher penerimaan kas /bank
d. Bagian akuntansi berdasarkan copy faktur penjualan akan
mencatat/menjurnal jumlah piutang usaha dan mencatat term jatuh tempo
untuk mengontrol pembayaran dari pelanggan.
44
e. Apabila terjadi retur penjualan maka pihak customer akan menerbitkan
debit note. Dokumen debit note diterima oleh bagian akuntansi yang
kemudian diberikan ke bagian Quality control untuk mengecek kebenaran
jumlah quantity yang di retur. Setelah quantity sesuai, maka dokumen yang
telah di otorisasi kembali ke bagian akuntansi untuk dikonfirmasi ke
customer bahwa jumlah tersebut sudah sesuai. Bagian akuntansi akan
mencatat jumlah tersebut untuk dicatat sebagai pengurang piutang.
4.2.2.3 Pengendalian Internal Fungsi piutang
a. Telah terdapat pemisahan fungsi yang jelas antara bagian penjualan,
pembukuan / akuntansi dan bagian penerimaan kas/ bank
b. Bagian akuntansi menerbitkan invoice dan faktur pajak (penagihan)
berdasarkan surat jalan dan rekap pengiriman yang didapat dari bagian
PPIC.
c. Pembuatan tagihan dan faktur pajak masih dilakukan dengan cara manual ,
baik pembuatan nya sendiri maupun penomorannya.
d. Tidak membuat konfirmasi piutang secara berkala , Konfirmasi piutang
dibuat pada saat pemeriksaan oleh Kantor akuntan publik saja.
4.2.2.4 Analisis kelemahan pengendalian Internal Fungsi Piutang
a. Kelemahan pengendalian intern atas piutang usaha yaitu tidak dibuatnya
daftar analisa umur piutang sehingga kemungkinan ada piutang yang belum
masuk tidak terdeteksi.
b. Perusahaan tidak mempunyai kebijakan untuk pemberian sanksi
keterlambatan pembayaran piutang.
45
c. Pembuatan dokumen dan penomoran tagihan dibuat dengan cara manual
sehingga ada kemungkinan terjadinya penomoran ganda.
4.2.3 Kebijakan, Prosedur , dan Pengendalian Internal fungsi Penerimaan Kas/
Bank
4.2.3.1 Kebijakan penerimaan kas/bank
a. Pada saat penerbitan invoice , tercantum di dalam invoice nomer rekening
PT. Progress Diecast. Sehingga pembayaran hanya dapat dilakukan melalui
transfer bank dan atas nama PT. Progress Diecast.
b. Perusahaan tidak menerapkan kebijakan mengenai pihak yang menanggung
biaya transfer sehingga penerimaan dapat berupa full amount atau sudah
dipotong biaya transfer sesuai dengan kebijakan masing-masing pelanggan.
c. Penerimaan dicatat oleh bagian finance untuk manajemen cashflow
perusahaan
4.2.3.2 Prosedur Penerimaan kas/bank
a. Bagian akuntansi membuat daftar piutang untuk mengontrol penerimaan
dana dari customer. Data nya meliputi nama customer , nomor invoice,
jumlah piutang, dan tanggal jatuh tempo. Selain itu bagian akuntansi juga
membuat rekap penjualan per bulan.
b. Bagian penagihan/akuntansi memberikan rekap penjualan/piutang kepada
bagian finance berupa laporan piutang sebagai acuan bagian finance untuk
mengatur cashflow perusahaan.
c. Ketika dana telah masuk ke rekening bagian finance akan mempersiapkan
voucher penerimaan cash/ bank. Voucher ditulis secara manual yang
46
mencantumkan nama customer, nomor faktur pembayaran, nomer voucher,
jumlah yang di bayar , dan tanggal masuknya dana ke rekening perusahaan.
d. Berdasarkan bukti tanda terima bank , bagian akuntansi mengupdate
laporan piutang dengan mencatat penerimaan dan mengurangi piutang
dagang.Bagian Finance selanjutnya mengarsip voucher voucher penerimaan
bank dalam otner.
4.2.3.3 Pengendalian Internal penerimaan Kas/Bank
a. Terdapat pemisahan fungsi antara bagian penerimaan kas/bank dengan
bagian penagihan dan pencatatan ke dalam jurnal.
b. Jumlah penerimaan dicocokan dengan faktur oleh bagian akuntansi
c. Pencatatan penerimaan kas/bank dicatat oleh bagian penerimaan kas/ bank
d. Penerimaan pembayaran dari pelanggan di catat dalam masing-masing
pelanggan
e. Setiap ada penerimaan kas/bank untuk pelunasan piutang , bagian
penerimaan kas/bank akan membuat voucher penerimaan kas/ bank.
Penomoran ditulis secara manual , belum tercetak (prenumbered).
4.2.3.4 Analisa kelemahan pengendalian intern penerimaan kas/bank
a. Dalam penerimaan kas/bank terdapat potongan atas Debit note
(pengembalian barang NG), Adapun kendala dari debit note adalah sebelum
pengecekan/konfirmasi dari PPIC tetapi sudah dipotong pembayaran.
b. Pembuatan voucher penerimaan kas dibuat secara manual, sehingga hal ini
tidak efisien baik waktu maupun kemungkinan adanya kesalahan.
47
4.3 Tahap Pemeriksaan Terinci (Detailed Examination)
Tahap ini dapat dilakukan melalui program pemeriksaan. Program pemeriksaan
merupakan alat perencanaan dan pengendalian pemeriksaan yang didalamnya berisi tujuan dan
prosedur yang harus dilakukan . Berikut ini disajikan program pemeriksaan atas penjualan,
Piutang usaha, dan penerimaan kas/bank pada perusahaan .
4.3.1 Tujuan Pemeriksaan
a. Tujuan Umum
Meyakini bahwa keseluruhan transaksi penjualan, piutang usaha, dan penerimaan
kas/bank telah dilaksanakan dengan efektif dan efisien.
b. Tujuan Khusus
• Meyakini bahwa kebijaksanaan operasional perusahaan atas penjualan,
piutang usaha, dan penerimaan kas/bank telah ditaati dan dilaksanakan
dengan benar dan konsisten.
• Meyakini bahwa transaksi penjualan , piutang usaha, dan penerimaan
kas/bank telah sesuai prosedur yang ditetapkan.
• Meyakini bahwa pencatatan transaksi penjualan, piutang usaha, dan
penerimaan kas/ bank telah dilaksanakan dengan benar, tepat waktu dan
disertai dengan bukti-bukti transaksi yang terkait.
• Meyakini bahwa dokumen-dokumen yang mendukung transaksi penjualan,
piutang usaha, dan penerimaan kas/ bank telah diotorisasi oleh staf yang
berwenang.
48
• Meyakini bahwa semua staf yang terkait dalam transaksi penjualan, piutang
usaha, dan penerimaan kas/bank telah melaksanakan tugas dan wewenangnya
secara memadai.
Meyakini adanya pengendalian intern yang memadai atas transaksi penjualan, piutang
usaha, dan penerimaan kas/bank.
4.3.2 Pemeriksaan Fungsi Penjualan
Tabel 4.1 : Pemeriksaan Fungsi Penjualan
No Prosedur Check Ket
1
Pengamatan terhadap pemisahan fungsi
penjualan, fungsi pengiriman barang, fungsi
penagihan, dan fungsi pencatatan piutang usaha
√
2 Memeriksa kebijakan tertulis perusahaan
Tidak ada kebijakan
Tertulis
3 Memeriksa jumlah penjualan √
4 Menyocokkan jumlah saldo penjualan di buku
penjualan dengan saldo buku besar penjualan √
5 Memeriksa apakah pencatatan penjualan
didukung oleh dokumen-dokumen yang lengkap √
6
Memeriksa nilai atau angka- angka yang
terdapat di buku penjualan dengan yang ada di
faktur penjualan √
7 Memeriksa apakah dokumen-dokumen seperti Tidak bernomor urut
49
surat jalan, faktur penjualan sudah bernomor
urut tercetak
tercetak (dibuat
secara manual)
8 Memeriksa apakah setiap pengiriman sudah
terdapat purchase order
Terdapat pengiriman
yang belum ada
purchase Order
9
Cocokkan harga yang tercantum di faktur
penjualan dengan harga yang di tetapkan
perusahaan √
10 Cocokkan buku besar penjualan dengan laporan
penjualan yang telah di susun √
11 Periksa apakah penjualan yang terdapat pada
laporan penjualan telah sesuai target √
12
Periksa apakah barang yang dikirim dan dijual
ke pelanggan telah sesuai dengan apa yang telah
dipesan oleh pelanggan √
13
Periksa dokumen-dokumen dan bukti bukti yang
mendukung terjadinya transaksi penjualan,
apakah dokumen dan bukti tersebut dapat
dipertanggungjawabkan dan sudah diotorisasi
oleh pihak yang berwenang
Terdapat pengiriman
yang belum terdapat
purchase Order
14 Periksa apakah ada retur penjualan ,dan periksa
dokumen yang menyertainya serta apakah ada
retur yang bersifat merugikan perusahaan
Dokumen retur
sudah lengkap namun
ada kriteria retur dan
jangka waktu retur
50
yang merugikan
perusahaa
15 Lakukan koreksi-koreksi yang diperlukan √
4.3.3 Pemeriksaan Piutang Usaha
Tabel 4.2 . Pemeriksaan Piutang Usaha
No Prosedur Check Ket
1 Lakukan pengamatan terhadap pemisahan fungsi
penjualan, fungsi penagihan √
2
Check daftar piutang usaha yang terdiri dari
nama dan alamat pelanggan, nomor dan tanggal
invoice serta jumlahnya. √
3 Periksa rincian saldo piutang usaha dan
cocokkan dengan buku besar piutang √
4 Periksa dokumen faktur apakah telah memenuhi
kriteria efisien √
5 Memeriksa kelengkapan dokumen yang
berhubungan dengan piutang usaha √
6 Periksa apakah dokumen pendukung tersebut
telah bernomor urut tercetak
Belum bernomor
urut tercetak
7
Check mengenai kebijakan yang telah
ditetapkan perusahaan untuk masing masing
pelanggan √
51
8 Cocokkan kebijakan untuk masing masing
pelanggan dengan penagihan yang dilakukan √
9 Konfirmasi piutang kepada pelanggan untuk
meyakinkan kebenaran saldo piutangnya
Tidak konfirmasi
saldo piutang.
Konfirmasi hanya
dilakukan oleh
auditor KAP pada
akhir tahun (hanya
sample)
10
Periksa semua potongan penjualan yang
jumlahnya besar dan periksa apakah ada
dokumen pendukungnya
Terdapat Claim NG
yang merugikan
perusahaan
11
Periksa jika ada piutang usaha yang dihapus
apakah penghapusan piutang atas dasar
persetujuan pejabat yang berwenang √
12
Periksa prosedur yang diperlukan untuk
penagihan untuk check apakah tagihan dibuat
dengan saat terjadinya √
13 Lakukan koreksi koreksi yang diperlukan √
52
4.3.4 Pemeriksaan Atas Penerimaan Kas/Bank
Tabel 4.3 . Pemeriksaan Fungsi Penerimaan Kas
No Prosedur Check Ket
1 Review buku besar penerimaan kas/bank, buku
besar, dan buku tambahan piutang √
2 Telusuri dari buku penerimaan kas ke dalam
laporan bank/rekening Koran √
3 Bandingkan tanggal penerimaan pada rekening
Koran dengan tanggal dalam voucher. √
4 Periksa bukti bukti pendukung setiap
penerimaan kas √
5 Periksa urutan penomoran pada voucher
Belum bernomor
tercetak (manual)
6
Review terhadap ketelitian pencatatan seperti
penjumlahan dan penelusuran posting ke dalam
buku besar dan buku besar piutang √
7 Lakukan koreksi koreksi yang diperlukan √
4.3.5 Temuan dan Rekomendasi
Setelah program pemeriksaan dilakukan maka selanjutnya disajikan dengan temuan
dan rekomendasi yang dibuat berdasarkan pemeriksaan yang telah dilakukan atas kegiatan
penjualan ,piutang usaha , dan penerimaan kas/bank.
53
1. Adanya alur dokumen yang kurang jelas
2. Terdapat pengiriman yang belum terdapat purchase order karena kurang jelasnya
otorisasi pengiriman
Kondisi Terdapat pengiriman sebelum perusahaan mendapatkan purchase
order dari pelanggan
Kriteria Pengiriman dilakukan setelah pelanggan menerbitkan purchase order
Kondisi
Purchase order dari pelanggan diterima bagian PPIC. Seringkali tidak
diinformasikan pada marketing sehingga sering terjadi harga yang
tercantum di purchase order berbeda dengan quotation yang sudah di
approve oleh customer.
Kriteria
Purchase order seharusnya diterima bagian marketing untuk
mencocokan harga dengan quotation yang sudah disetujui pelanggan,
lalu didistribusikan kepada bagian PPIC.
Sebab Perusahaan belum memiliki kebijakan tertulis mengenai alur dokumen.
Akibat Harga yang tercantum pada purchase order sering tidak sesuai dengan
quotation yang sudah disetujui pelanggan.
Rekomendasi Perusahaan perlu memiliki kebijakan tertulis mengenai alur dokumen.
Tindak Lanjut Perusahaan membuat kebijakan tertulis mengenai alur dokumen
purchase order yaitu diterima oleh bagian marketing lalu kemudian
diinformasikan pada bagian PPIC
54
yang di otorisasi oleh pejabat yang berwenang dari pihak pelanggan
Sebab
Perusahaan belum memiliki kebijakan khusus mengenai kriteria
pengiriman serta masih kurang jelasnya otorisasi perintah pada setiap
pengiriman. Terjadinya pengiriman sebelum PO karena manajemen
melihat kebutuhan produksi pelanggan yang sifatnya mendesak
Akibat
Terjadi kendala pada saat penagihan karena tagihan dianggap tidak
lengkap sehingga pembayaran akan tertunda, karena dokumen akan
diproses setelah dokumen lengkap
Rekomendasi Perusahaan harus memiliki kriteria tegas untuk setiap pengiriman
serta adanya otorisasi dari pejabat yang berwenang.
Tindak lanjut Perusahaan membuat kriteria bahwa setiap pengiriman harus disertai
PO dan adanya pejabat berwenang yang menandatangani setiap
adanya pengiriman.
3. Perusahaan tidak membuat konfirmasi saldo piutang kepada semua pelanggan
Kondisi
Perusahaan tidak mengirimkan surat konfirmasi saldo piutang kepada
pelanggan. Surat konfirmasi piutang hanya dibuat oleh auditor KAP
pada saat audit akhir tahun dan surat konfirmasi hanya sample saja.
Kriteria Secara berkala diperlukan konfirmasi saldo piutang kepada
pelanggan untuk mencocokkan pengakuan piutang
Sebab Dianggap kurang perlunya konfirmasi secara berkala karena akan
dapat diketahui dengan mengecek pembayaran.
Akibat Adanya ketidakcocokan antara saldo piutang perusahaan dengan
saldo piutang versi pelanggan. Hal ini disebabkan perbedaan
55
pengakuan debit note.
Rekomendasi Sebaiknya perusahaan membuat surat konfirmasi secara berkala
untuk keakuratan pencatatan piutang
Tindak lanjut Perusahaan merencanakan untuk membuat surat konfirmasi piutang
pada semua pelanggan minimal satu atau dua kali per tahun
4. Adanya claim retur yang merugikan perusahaan
Kondisi
Adanya claim retur yang merugikan perusahaan dimana harga retur
setelah ditambahkan biaya produksi pada pelanggan, Adanya retur
atas penjualan yang telah lebih dari 1 tahun.
Kriteria Perusahaan mempunyai kebijakan tertulis mengenai kriteria retur dan
batas waktu retur barang.
Sebab Di dalam agreement kerjasama tidak tertuang mengenai kriteria dan
batas waktu retur.
Akibat
Bila terjadi retur atas barang yang sudah masuk produksi pelanggan,
maka perusahaan merugi karena seharusnya barang tersebut tidak di
retur. Serta adanya pelanggan yang meretur barang atas pengiriman
nya sudah di atas satu tahun akan mempengaruhi pelaporan keuangan
dan mengurangi profit pada laporan keuangan.
Rekomendasi Sebaiknya pada saat awal kerjasama , dipastikan terlebih dahulu
terdapat kriteria dan batas waktu retur .
Tindak lanjut Perusahaan akan memastikan terlebih dahulu bahwa telah ada
perjanjian mengenai kriteria dan batas waktu retur penjualan.
56
5. Pembuatan dokumen surat jalan , Invoice masih menggunakan cara manual
Kondisi Pembuatan dokumen surat jalan dilakukan secara manual
menggunakan excel. Begitupun dengan invoice dan faktur pajak
Kriteria
Pembuatan dokumen surat jalan dilakukan dengan sistem tercetak
(bernomor urut). Dan untuk pembuatan invoice akan lebih efektif
dengan sistem karena secara otomatis akan merekap jumlah
penjualannya
Sebab
Perusahaan belum memiliki kebijakan menggunakan dokumen
bernomor urut tercetak , dan dalam pembuatan invoice masih
menggunakan microsoft excel . Adapun sistem penjualan masih
dalam tahap perencanaan.
Akibat
Dapat terjadi penomoran ganda pada surat jalan. Dan untuk invoice
memerlukan waktu dari mengecek dan mencetak sehingga kurang
efektif, efisien, dan ekonomis.
Rekomendasi
Sebaiknya, dokumen surat jalan bernomor urut tercetak sehingga
tidak akan terjadi penomoran ganda pada surat jalan. Dan untuk
invoice disarankan segera direalisasi sehingga akan lebih efektif &
efisien dalam pembuatan invoice dan akan menyimpan data
penjualan dengan lebih aman.
Tindak lanjut Perusahaan akan merancang sistem penjualan sehingga dokumen
akan tercetak secara otomatis dan berurut.
57
4.4 Pengembangan Laporan (Report Development)
Hasil akhir pemeriksaan operasional adalah dibuatnya laporan pemeriksaan
operasional yang tidak dapat disangkal lagi bahwa tahap pelaporan merupakan proses
pemeriksaan yang sangat penting. Tujuan diterbitkannya laporan pemeriksaan operasional
untuk mengkomunikasikan hasil pemeriksaan termasuk rekomendasi-rekomendasi kepada
pihak manajemen guna meningkatkan kinerja operasi perusahaan agar berjalan lebih
efektif, efisien, dan ekonomis.
Adapun laporan tersebut adalah sebagai berikut :
LAPORAN PEMERIKSAAN OPERASIONAL
PT. PROGRESS DIECAST
Bekasi, 31 Agustus 2012
Kepada Yth,
Direktur PT. Progress Diecast
Di Tempat
Perihal : Laporan Pemeriksaan Operasional Atas Penjualan, Piutang Usaha, dan
Penerimaan Kas/Bank
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan program kerja internal audit tahun 2011 maka kami telah
melakukan pemeriksaan operasional atas penjualan, piutang usaha, dan penerimaan
kas/bank pada PT. Progress Diecast pada tanggal 05 Juli 2012 sampai dengan 31
Agustus 2012. Auditor yang melaksanakan pemeriksaan adalah Teti Lestari.
58
RUANG LINGKUP
Pemeriksaan operasional atas penjualan, piutang usaha, dan penerimaan kas/bank
yang ditujukan untuk menilai efektivitas dan efisiensi penjualan , piutang usaha,
dan penerimaan kas/bank tersebut. Pemeriksaan dimaksudkan untuk menilai
ketaatan manajemen terhadap kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan untuk
perusahaan dan menilai apakah perusahaan telah memadai dari segi pengendalian
internnya. Selain itu pemeriksaan ini bertujuan untuk mengidentifikasi kelemahan-
kelemahan yang timbul dalam kegiatan penjualan, pengolahan piutang usaha, dan
penerimaan kas/bank serta memberikan rekomendasi pada manajemen perusahaan
untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang terjadi.
RISALAH TEMUAN AUDIT
1. Adanya alur dokumen yang kurang jelas
2. Terdapat pengiriman yang belum terdapat purchase order karena kurang jelasnya
otorisasi pengiriman
3. Perusahaan tidak membuat konfirmasi saldo piutang kepada semua pelanggan
secara berkala
4. Adanya klaim retur yang merugikan perusahaan
5. Pembuatan dokumen surat jalan , invoice, dan voucher masih menggunakan cara
manual
59
TEMUAN DAN REKOMENDASI
1. Adanya alur dokumen yang kurang jelas
Temuan :
Dokumen purchase order yang diterima oleh bagian PPIC sering tidak di
informasikan pada bagian marketing, sehingga ada kemungkinan terjadi perbedaan
harga antara dokumen purchase order dengan harga penawaran yang sudah
disetujui pelanggan melalui bagian marketing.
Rekomendasi :
Dokumen purchase order masuk kepada bagian marketing untuk di check harga
nya apakah telah sesuai dengan penawaran yang sudah disetujui, lalu dokumen
purchase order diinformasikan pada PPIC untuk dibuat schedule pengiriman.
2. Terdapat pengiriman barang dilakukan sebelum adanya purchase order disebabkan
kurang jelasnya otorisasi pengiriman
Temuan :
Pada kasus pelanggan yang baru memulai kerjasama, penerbitan purchase order
sering terlambat karena masalah komunikasi dan administrasi, sementara barang
diperlukan dengan segera untuk memenuhi proses produksi pelanggan. Hal ini
berakibat pada saat penagihan mengalami kendala.
Rekomendasi :
Sebaiknya sebelum kerjasama dimulai , perusahaan memastikan dulu bahwa sudah
terdapat purchase order untuk pengiriman barang. memiliki kebijakan yang tegas
bahwa pengiriman dilakukan setelah mendapat purchase order.
60
3. Tidak dilakukan nya konfirmasi saldo piutang kepada pelanggan
Temuan :
Perusahaan tidak melakukan konfirmasi piutang kepada pelanggan secara berkala.
Adapun konfirmasi dilakukan hanya oleh auditor KAP pada akhir tahun, namun
konfirmasi hanya sample saja.
Rekomendasi :
Sebaiknya perusahaan membuat surat konfirmasi secara berkala dan lengkap untuk
keakuratan pencatatan piutang.
4. Adanya claim retur yang merugikan perusahaan
Temuan :
Perusahaan tidak memberlakukan kebijakan mengenai tenggat waktu maksimal
retur dan kriteria retur. Dalam hal ini, customer dapat melakukan retur ke
perusahaan dalam jangka waktu yang tidak ditentukan, serta retur dilakukan atas
penyebab yang tidak seharusnya ditanggung oleh perusahaan.
Rekomendasi :
Sebaiknya perusahaan mempunyai kebijakan khusus mengenai retur barang , baik
dari kriteria retur ataupun jangka waktu. diharapkan perusahaan dapat terhindarkan
dari kerugian karena customer akan lebihtanggap dan berhati-hati dalam
mengajukan retur.
5. Pembuatan dokumen dengan cara manual
Temuan :
Pembuatan dokumen surat jalan maupun tagihan masih dilakukan dengan cara
manual (dengan menggunakan excel) , belum menggunakan sistem dan belum
bernomor urut tercetak.
61
Rekomendasi :
Sebaiknya mulai direncanakan untuk menggunakan sistem untuk pembuatan
dokumen serta bernomor urut tercetak.
4.5 Tindak Lanjut
Setelah audit dilaksanakan , pihak manajemen perusahaan memberikan komentar sebagai
berikut :
a. Perusahaan akan mempunyai kebijakan mengenai alur dokumen ,tugas dan
wewenang untuk setiap pengiriman.
b. Perusahaan akan merencanakan akan melakukan konfirmasi piutang kepada
pelanggan secara berkala
c. Sebelum bekerjasama dengan perusahaan, terlebih dahulu perusahaan akan
memastikan purchase order sudah diterima dan diotorisasi oleh pihak pelanggan.
d. Perusahaan akan bernegosiasi kepada para pelanggan mengenai batas waktu retur
barang dan kriteria retur.
e. Pihak manajemen sedang merancang pembuatan sistem penjualan dengan program.
yaitu sistem komputerisasi dari input surat jalan sampai pembuatan invoice/
tagihan.
Demikian laporan pemeriksaan operasional ini dibuat. Terimakasih atas kerjasama
dan bantuan selama proses pemeriksaan ini berlangsung.
62
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pemeriksaan operasional atas penjualan, piutang usaha , dan
penerimaan kas/bank pada PT. Progress Diecast, dapat ditarik kesimpulan sebagai
berikut
1. Fungsi penjualan, pengelolaan piutang, dan penerimaan kas/bank yang berjalan
PT. Progress Diecast sudah cukup memadai. Namun masih terdapat kelemahan
seperti tidak adanya kebijakan tertulis mengenai prosedur tersebut, lemahnya
pengendalian internal, dan fungsi penjualan sampai dengan piutang masih
dilakukan secara manual .
2. Sistem pengendalian intern perusahaan terhadap fungsi penjualan, piutang, dan
penerimaan kas belum sepenuhnya efektif diantaranya pembuatan dokumen
secara manual dan belum bernomor urut tercetak, adanya pengiriman sebelum
purchase order, serta perusahaan belum mempunyai kebijakan tertulis
mengenai kriteria retur barang.
3. Penyebab permasalahan pada prosedur penjualan, piutang usaha, dan
penerimaan kas/bank adalah belum adanya kebijakan tertulis dari perusahaan
yang mengatur jalan nya prosedur tersebut.
63
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan-kesimpulan yang telah diuraikan di atas, maka penulis
mengajukan beberapa saran yang diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan .
Saran-saran tersebut adalah :
1. Dikarenakan data pengiriman dan penjualan sudah semakin kompleks, baik dari
macam part dan banyak nya customer, penulis menyarankan agar perusahaan
segera merealisasikan sistem penjualan yang sudah dirancang agar bisa lebih
efektif dari segi waktu dan meminimalisasi tingkat kesalahan.
2. Untuk mengontrol setiap aktivitas operasional agar, sebaiknya perusahaan
memiliki auditor internal untuk mengawasi jalannya prosedur penjualan,
piutang usaha, dan penerimaan kas/ bank untuk mengetahui apakah terjadi hal
hal yang kurang efisien atau adanya kesalahan prosedur sehingga auditor
internal dapat memberikan solusi untuk mengatasinya.
3. Agar ada kejelasan mengenai delegasi wewenang dan tanggung jawab,
sebaiknya perusahaan memiliki kebijakan tertulis yang mengatur jalan nya
prosedur penjualan, piutang, dan penerimaan kas/ bank
64
DAFTAR PUSTAKA
Agoes,S (2004). Auditing (Pemeriksaan Akuntansi) oleh Kantor Akuntan Publik edisi
ketiga,Jakarta : penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia
Arens, Alvin.,and Elder (2008). Auditing dan jasa Assurance Pendekatan Terintegrasi Jilid I: Edisi keduabelas: Erlangga
Arens, A.A., J.K Loebbecke. (2003). Auditing Pendekatan Terpadu, Jakarta : Salemba
Empat
Bayangkara, IBK (2008). Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi,Jakarta : Salemba Empat
Boynton,W.C.,Johnson,R.N., dan Kell,W.G.Kell (2003). Modern Auditing. Edisi ketujuh.Jilid 2, Jakarta : Penerbit Erlangga Committee of Sponsoring Organization of The Treadway Commission, (2007)
Guidance on Monitoring Internal Control Systems, COSO , New York. IAI, (2004). Standar Akuntansi Keuangan, Jakarta: Salemba Empat Mulyadi.(2010). Auditing. Jilid I, Cetakan ke Tujuh, Jakarta: Salemba Empat.
Mulyadi, Puradiredja, dan Kanaka. (2002). Auditing. Jilid 1. Edisi 6, Jakarta : Salemba
Empat
Tunggal,A.W.(2008).Dasar –dasar Audit Operasional., Jakarta : Penerbit Harvarindo