Audit Produksi dan OperasiUntuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Audit Manajemen

Oleh:Ikhsan Bahtiar S.(125020300111016)Arli Kusuma B.A(125020300111083)Ardhini Galuh Ika W.(125020301111090)Siska Nurmayasari(125020300111112)

JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNISUNIVERSITAS BRAWIJAYAMALANG2015

AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI

A. PENGERTIAN AUDIT PRODUKSI DAN OPERASIAudit operasional terhadap fungsi produksi atau sering disebut dengan audit produksi merupakan suatu bentuk audit yang dilaksanakan perusahaan dengan tujuan untuk mengetahui tingkat efisiensi dan efektivitas kegiatan dibidang produksi.Selain itu, produksi juga berfungsi untuk mengukur seberapa baik manajemen menjalankan fungsi perencanaan, organisasi, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan produksi dan seberapa efektifkah manajemen dalam membuat keputusan yang tepat untuk mencapai tujuan produksi yang telah ditetapkan.Audit produksi dan operasi melakukan penilaian secara komprehensif terhadap keseluruhan fungsi produksi dan operasi untuk menentukan apakah fungsi ini telah berjalan dengan memuaskan (ekonomis, efektif dan efisien). Audit ini dilakukan tidak hanya terbatas pada unit produksi tetapi juga berperan melengkapi fungsi pengendalian kualitas.Alasan yang mendasari perlu dilakukannya audit produksi dan operasi:1. Proses produksi dan operasi harus berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.2. Kekurangan/kelemahan yang terjadi harus ditemukan sehingga segera dapat diperbaiki.3. Konsistensi berjalannya proses harus diungkapkan.4. Pendekatan proaktif harus menjadi dasar dalam peningkatan proses.5. Berjalanya tindakan korektif harus mendapat dorongan dan dukungan dari berbagai pihak yang terkait.

B. PRINSIP PRINSIP UMUM AUDIT :1. Tujuan utama audit adalah untuk menentukan apakah proses produksi dan operasi yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan criteria (peraturan,kebijakan, tujuan, rencana, standar) yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan konsisten dengan standar kualitas yang telah ditetapkan serta mengidentifikasikan wilayah (bagian) yang masih memerlukan perbaikan.2. Auditor harus secara objektif dan sistematis mengumpulkan dan menganalisis data yang cukup dan relevan sebagai dasar penilaian terhadap ketaatan perusahaan dalam menerapkan criteria yang telah ditetapkan.3. Auditor harus mengklarifikasikan ketidaksesuaian yang terjadi antara aktifitas produksi dan operasi dengan kebutuhan criteria (standar) yang telah ditetapkan dan membuat rekomendasi untuk peningkatan.

C. TUJUAN AUDIT OPERASIONAL :1. Untuk menilai kinerja dari manajemen dan berbagai fungsi dalam badan usaha.2. Untuk menilai apakah sumber daya (manusia,mesin, dana, harta lainnya ) yang dimiliki badan usaha telah dugunakan efisien dan ekonomis.3. Untuk menilai efektifitas badan usaha dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.4. Memberikan rekomendasi kepada manajemen puncak untuk memperbaiki kelemahan kelemahan terhadap penerapan struktur pengendalian internal, system pengendalian manajemen dan produser operasional badan usaha, dalam rangka meningkatkan efisien, keekonomisan, dan efektivitas kegiatan operasi badan usaha.

D. MANFAAT AUDIT OPERASIONAL :1. Memberikan gambaran kepada pihak yang berkepentingan tentang ketaatan dan kemampuan fungsi produksi dan operasi dalam menerapkan kebijakan serta strategi yang ditetapkan.2. Memberikan informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses produksi dan operasi yang telah dilakukan perusahaan.3. Menentukan area permasalahan yang masih dihadapi dalam mencapai tujuan produksi.4. Menilai kekuatan dan kelemahan strategi produksi dan operasi serta kebutuhan perbaikannya.

E. TAHAP TAHAP AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI : Audit PendahuluanAudit pendahuluan diawali dengan perkenalan antara pihak auditor dengan organisasi auditee. Untuk mengonfirmasi scope audit, mendiskusikan rencana audit dan penggalian informasi umum tentang organisasi auditee, objek yang akan diaudit mengenal lebih lanjut kondisi perusahaan dan prosedur yang diterapkan pada proses produksi dan operasi.Setelah melakukan tahapan audit ini, auditor dapat memperkirakan (menduga) kelemahan kelemahan yang mungkin terjadi pada fungsi produksi dan operasi perusahaan auditee.

Review dan pengujian terhadap pengendalian manajemenBerdasarkan data yang diperoleh pada audit pendahuluan, auditor pendahuluan, auditor melakukan penilaian terhadap tujuan utama fungsi produksi dan operasi serta variable-variabel yang mempengaruhinya. Veriabel variable ini meliputi berbagai kebijakan dan peraturan yang telah ditetapkan untuk setiap program/aktifitas, praktik yang sehat, dokumentasi yang memadai dan ketersediaan sumber yang dibutuhkan dalam menunjang usaha pencapaian tujuan tersebut.Pada tahap ini auditor juga mengidentifikasi dan mengklasifikasikan penyimpangan dan gangguan gangguan yang mungkin terjadi yang mengakibatkan terhambatnya pencapaian tujuan produksi dan operasi.Berdasarkan review dan pengujian yang dilakukan pada tahap ini, auditor mendapatkan keyakinan tentang dapat diperolehnya data yang cukup dan kompeten serta tidak terhambatnya akses untuk melakukan pengamatan yang lebih dalam terhadap tujuan audit sementara yang telah ditetapkan pada tahapan audit sebelumnya.Auditor dapat menetapkan tujuan audit yang sesungguhnya (definitive audit objective) yang akan didalami pada audit lanjutan.

Audit Lanjutan(terinci)Auditor melakukan audit yang lebih dalam dan pengembangan temuan terhadap fasilitas, prosedur, catatan-catatan (dokumen) yang berkaitan dengan produksi dan operasi. Konfirmasi kepada pihak perusahaan selama audit dilakukan untuk mendapatkan penjelasan dari pejabat yang berwenang tentang adanya hal-hal yang merupakan kelemahan (nonconformances) yang ditemukan auditor.Untuk mendapatkan informasi yang lengkap, relevan dan dapat dipercaya, auditor menggunakan daftar pertanyaan ( audit checklist) yang ditunjukan kepada berbagai pihak yang berwenang dan berkompeten berkaitan dengan masalah yang diaudit. PelaporanLaporan audit disajikan dengan format sebagai berikut :a. Informasi Latar Belakangb. Kesimpulan Audit dan Ringkasan Temuan Auditc. Rumusan Rekomendasid. Ruang lingkup audit

Tindak lanjutRekomendasi yang disajikan auditor dalam laporannya merupakan alternatif perbaikan yang ditawarkan untuk meningkatkan berbagai kelemahan (kekurangan) yang masih terjadi pada perusahaan.

F. RUANG LINGKUP AUDITSecara keseluruhan ruang lingkup audit produksi dan operasi meliputi :a. Rencana produksi dan operasiRencana ini menghubungkan kebutuhan pasar atas produk yang dipersyaratkan, aktifitas pengembangan dan rekayasa, kapasitas produksi, rencana persediaan, keungan, ketersediaan SDM, bahan baku, dan tingkat timbal balik hasil investasi yang dipersyaratkan investor.Rencana ini memuat tentang :1. Jadwal induk produksi.2. Penilaian atas penggunaan kapasitas produksi.3. Tingkat persediaan.4. Perencanaan keseimbangan lintas produksi.

b. Produktivitas dan peningkatan nilai tambah.Lean production, suatu metode produksi ramping, yang dikembangkan oleh produsen yang menggunakan focus berulang dalam rancangan prosesnya mampu secara signifikan memberi keuntungan bagi perusahaan yang menerapkannya.Keunggulan lean production, didukung oleh kebijakan dan praktik produksi yang secara maksimal mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan untuk meningkatkan keunggulan bersaingnya, kebijakan dan praktik tersebut meliputi:1. Penghapusan Persediaan (Zero inventory)Metode ini menggunakan Just in Time dalam menurunkan persediaan dan pemborosan yang disebabkan oleh persediaan tersebut.2. Tingkat cacat nol (zero defect).Metode produk ini membangun suatu system produksi dan operasi yang dapat membantu karyawan memproduksi unit yang sempurna untuk setiap kalinya. Persiapan proses produksi dilakukan dengan lebih matang untuk mencegah terjadinya kegagalan dalam menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan.3. Meminimalkan kebutuhan tempat (areal).Upaya meminimalkan jarak tempuh unit produk dapat mengurangi kebutuhan tempat dalam proses produksi. Penataan fasilitas produksi yang terintegrasi dengan gudang penyimpanan bahan baku dan/atau produk jadi, dapat menghemat kebutuhan tempat tanpa mengganggu jalannya proses produksi.4. Kemitraan dengan pemasok.Melibatkan pemasok ke dalam rencana keberhasilan perusahaan merupakan model yang banyak dikembangkan dalam praktik produksi modern saat ini. Dengan membangun hubungan yang erat (kemitraan) dengan pemasok dan menjalankan rencana dan standart kebutuhan bahan kepadanya, pemasok menjadi memahami dengan baik kebutuhan perusahaan dan bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan perusahaan terhadap pasokan bahan baku baik dalam kualitas, kuantitas, dan waktu pasokan tersebut dibutuhkan harus sudah tersedia di perusahaan.5. Tanggung jawab pemasok.6. Meminimalkan aktifitas yang tidak menambah nilai.Melalui suatu analisis aktifitas dan komitmen untuk melakukan perbaikan secara terus menerus, perusahaan yang menerapkan metode ini, meminimalkan aktifitas aktifitas yang tidak berguna (tidak menambah nilai) baik bagi pelanggan maupun bagi perusahaan.7. Pengembangan angkatan kerja.Dengan secara terus menerus memperbaiki desain pekerjaan, pelatihan, partisipasi, komitmen karyawan dan pemberdayaan kelompok-kelompok kerja, metode ini secara konsisten mengembangkan angkatan kerja.

8. Menciptakan tantangan dalam bekerja.Maksudnya disini mampu menciptakan hal hal baru dalam pekerjaan atau ber eksperimen mencoba hal baru yang mampu membuat kita untuk tambah maju dan tidak monoton.Selanjutnya lean production, mengidentifikasi tujuh sumber pemborosan yang mengakibatkan operasi perusahaan tidak efisien, meliputi : Produksi yang lebih besar dari kebutuhan (penumpukan persediaan). Waktu tunggu dan/atau waktu menganggur. Penanganan material yang terlalu sering. Persediaan (bahan baku/dan atau barang jadi). Pergerakan peralatan dan operatornya yang tidak menambah nilai bagi produk. Proses produksi yang tidak penting (tidak dibutuhkan). Pengolahan kembali produk cacat. G. TUJUAN PENGENDALIAN PRODUKSI DAN OPERASI :1. Maksimumkan tingkat pelayanan pelanggan.Proses harus memahami bahwa pelanggan yang harus dilayani dengan tepat bukan saja pelanggan ekstranal tetapi yang harus dilayani dengan tepat bukan saja pelanggan eksternal tetapi yamg tidak kalah pentingnya adalah pelanggan internal.2. Minimumkan investasi pada persediaan .Aktivitas pemesanan dan penerimaan bahan harus terintegrasi dengan jadwal produksi demikian juga jadwal produksi harus terintegrasi dengan rencana (jadwal) penyerahan kepada pelanggan. Pengendalian yang baik akan mencapai arus produksi yang mulus (smooth product Ion flow) dengan persediaan yang minimum dan waktu tunggu yang pendek.3. Efisiensi produksi dan operasi.Efisiensi produksi dan operasi adalah sesuatu yang mutlak dan harus menjadi budaya kerja pada setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi. Dalam hal ini pengendalian harus semaksimal mungkin mampu menekan pemborosan (aktifitas tidak bernilai tambah) yang terjadi.Secara rinci pengendalian tersebut meliputi hal hal berikut :1. Pengendalian bahan baku.2. Pengendalian peralatan dan fasilitas produksi.3. Pengendalian transformasi. 4. Pengendalian kualitas.5. Pengendalian barang jadi

Keterlambatan Produksi di Pabrik TekstilPT. SERAT SUTRA

Medan, 1 Juni 2013-04-07

No: 013/KAP/IV/2013Lampiran: 4 eksemplarPerihal: Laporan Hasil Audit Manajemen

KepadaYth, Direktur PT. Serat SutraDi Medan

Kami telah melakukan audit atas Keterlambatan Produksi di Pabrik Tekstil PT. Serat Sutra untuk periode 20011/2012. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Keterlambatan Produksi yang terjadi dalam perusahaan. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna). Audit atas Keterlambatan Produksiyang dilakukan diharapkan dapat memberikan saran perbaikan atas keterlambatan sistem produksi yang mengakibatkan keterlambatan pengiriman barang pada pelanggan sehingga diharapkan dimasa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya.Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:Bab I: Informasi Latar BelakangBab II: Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan AuditBab III: RekomendasiBab IV: Ruang Lingkup AuditDalam melakukan audit kami telah memperoleh banyak bantuan,dukungan, dan kerjasama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik ini.

Kantor Akuntan Publik & ManagementConsultant RawiatmajaTn. Pram Sanjaya dan Rekan

Dr. Pram Sanjaya, S.E., M.M., Ak., BAP.

Bab IInformasi Latar Belakang

PT. Serat Sutra (selanjutnya disebut perusahaan) berlokasi di Jl. CR No. 7 Medan, didirikan tanggal 13 April 1995 oleh para pendiri yang terdiri atas:

1. Ny. Shri Utami2. Tn. Hendro Sukantja3. Ny. Trini Ray

PT. Serat Sutra bergerak dibidang produksi industri tekstil. Tujuan produksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pasar dan hanya sebagian kecil memenuhi kebutuhan persediaan. Perusahaan menetapkan kebijakan persediaan yang sangat minim untuk menjaga stabilitas keuangannya.

Perusahaan menghasilkan beberapa jenis kain dengan bahan sadar dan merk yang berbeda. Bahan baku sebagian masih merupakan bahan impor terutama yang tidak tersdia cukup dalam negeri.

Sebanyak 60% dari produk yang dihasilkan terutama yang berbahan dasar sutra adalah untuk tujuan ekspor yang merupakan produk pesanan dengan waktu pengiriman rata-rata 7 hari dari pesanan diterima dan sisanya untuk memenuhi kebutuhan pasar dalamnegeri.

Perusahaan menggunakan mesin otomatis berteknologi tinggi dengan kapasitas produksi 300.000 meter per hari untuk kain dengan bahan dasar sutra dan 4.750 meter kain yang tidak berbahan dasar sutra. Dari kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan beroperasi sebesar 85% dari kapasitas penuh.

Produksi disusun berdasarkan batch-batch yang lebih mengutamakan optimalisasi pengolahan bahan yang tersedia.

Susunan direksi perusahaan adalah sebagai berikut:

Direktur Utama: Ny. Shri Utami Direktur Akuntansi dan Keuangan: Ny. Trini Ray Direktur Pemasaran: Tn. Hendro Sukantja

Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk:1. Menilai kinerja proses produksi dan operasi dalam menghasilkan barang pesanan2. Menilai ekoniomisasi, efisiensi, dan efektivitas proses produksi dan operasi3. Memberikan berbagai saran dan perbaikan atas kelemahan dalam keterlambatan pengiriman barang pesanan kepada pelanggan

Bab IIKesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi:1. Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan (terutama untuk produk berbahan dasar sutra yang masih diimpor) sering tidak tepat, sehinggan kedatangan bahan baku sering terlambat. Dari catatan penerimaan bahan baku 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan baku sebanyak 15% dari kebutuhan produksi, sehingga proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai jadwal pengiriman yang ditetapkan.2. Karena proses produksi harus terus berjalan, supervisor memerintahkan untuk memproduksi terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik, walaupun belum waktunya diproses, yang menyebabkan terjadinya penumpukan persediaan rata-rata sampai 15% untuk produk nonsutra.3. Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya, sehingga pada saat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih diperbaiki, yang berakibat terjadinya waktu tunggu rata-rata 1 jam setiap hari.4. Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah ditetapkan, yang menyebabkan tertundanya pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan.5. Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya perubahan pesanan dari pelanggan, yang menyebabkan terhambatnya proses produksi rata-rata 18 jam dalam seminggu.

Kriteria:1. Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana penjualan, yang secara ketat menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiap jenis produk.2. Jadwal produksi harus mampu meminimumkan :a) Biaya persediaan, dimana persediaan maksimum 5% dari produksi setiap bulan untuk setiap jenis barang,b) Biaya penyetelan (setup) mesin,c) Upah lembur, dand) Pengangguran sumber daya.3. Jadwal produksi harus terintegrasi dengan :a) Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan siap dilokasi pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulai.b) Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioperasikan.c) Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja sejak pesanan diterima.4. Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi.5. Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang lain.6. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.

Penyebab:1. Beberapa kali terjadi keterlambatan pemenuhan pesanan2. Saat beberapa komponen mesin dibutuhkan dalam proses produksi sering belum siap karena masih diperbaiki3. Perusahaan tidak (belum) memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal produksi jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari pelanggan.4. Tidak ada mekanisme penyesuaian (cross check)program antara bagian produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi.

Akibat:1. Laba menurun selama 2 tahun terakhir secara signifikan2. Pengiriman barang yang terjadwal tertunda rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan3. Proses produksi terhambat rata-rata 18 jam dalam 1 minggu4. Terjadi pembatalan pesanan dan beberapa pelanggan dikawasan Timur Tengah menunda pembayaran sebagai jaminan bahwa perusahaan akan memenuhi pesanan berikutnya.5. Proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai dengan jadwal pesanan yang telah ditetapkan.6. Pasar dalam negeri mengalami penurunan sebesar 7,5% dari volume penjualan tahun lalu yang mencapai 525 miliar.

Pejabat yang bertanggung jawab:Direktur Utama dan Manajer Produksi

Bab IIIRekomendasi

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen dimasa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:1. Kelemahan yang terjadi pada perubahan penjadwalan produksi yang tidak memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal jika ada tambahan (perubahan) pesanan dari pelanggan2. Kelemahan yang terjadi pada bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas yang tidak melakukan mekanisme penyesuaian program3. Kelemahan yang terjadi pada jadwal pemeliharaan mesin yang tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi:1. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.2. Perusahaan harus membuat jadwal produksi yang disusun berdasarkan rencana penjualan, yang secara ketat menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiap jenis produk.3. Perusahaan harus membuat mekanisme penyesuaian (cross check)program antara bagian produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi.4. Perusahaan harus membuat jadwal pemeliharaan mesin yang tepat dengan jadwal penggunaannya

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada Keterlambatan Produksi.

Bab IVRuang Lingkup Audit

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah Keterlambatan Produksi PT. Serat Sutra untuk periode tahun 2011/2012. Audit kami mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen proses produksi, personalia yang bertugas dalam proses produksi, dan aktivitas proses produksi yang dilaksanakan.