TEHNIČKA ŠKOLA VIROVITICA

Školska godina 2013./2014.

ZAVRŠNI RAD

Auditi kvalitete

Mentor: Učenik:

Mia Rožić, mag. ing. mech. Toni Topić, 4.RTS

Virovitica, 2014.

Auditi kvalitete

Sadržaj

1. Uvod....................................................................................................................................3

2. Auditi kvalitete....................................................................................................................4

2.1. Vrste auditiranja u odnosu na objekte auditiranja........................................................4

2.2. Interni-unutrašnji audit.................................................................................................5

2.3. Vanjski-eksterni audit..................................................................................................6

3. Faze Audita.........................................................................................................................9

3.1. Vrijeme provedbe audita.............................................................................................9

3.1.1. Pokretanje audita.................................................................................................10

3.1.2. Provođenje audita na lokaciji.................................................................................11

3.1.3. Izvještavanje sa audita............................................................................................13

3.1.4. Naknadne radnje nakon audita...............................................................................14

4. Norma HRN EN ISO 19011:2012....................................................................................16

5. Osposobljenost i vrednovanje auditora.............................................................................18

6. Zaključak...........................................................................................................................20

7. Popis slika.........................................................................................................................21

8. Literatura...........................................................................................................................22

9. Prilozi................................................................................................................................23

Stranica 2

Auditi kvalitete

1. Uvod

Tema ovog završnog rada je audit kvalitete. Jedan od zasigurno neizostavnih sastavnica

svih sustava upravljanja je audit, tj. postupak provedbe audita – auditiranje. Pod pojmom

audita podrazumijeva se sustavan, neovisan i dokumentiran proces prikupljanja i vrednovanja

objektivnih dokaza o ispunjenju i zadovoljenju kriterija prema kojima se audit provodi. Danas

je kvaliteta postala primaran i strateški cilj gotovo svakog poslovnog subjekta.

Ukratko, audit je nezavisna ocjena kvalitete.

Kvaliteta proizvoda i usluga uvijek je bila značajan činitelj pri ugovaranju i naručivanju

određenih proizvoda i usluga, jednako kao i pri razvijanju i pripremi realizacije istih i pri

njihovu korištenju. Danas je kvaliteta postala primaran i strateški cilj gotovo svakog

poslovnog subjekta. Postavljaju se sve veći zahtjevi za :

- Kvalitetom proizvoda i/ili usluge

- Kvalitetom proizvodnih i/ili poslovnih procesa

- Pouzdanošću cjelokupnog sustava kvalitete

Poboljšati kvalitetu proizvoda ili usluge i stvoriti pozitivan ugled na tržištu dug je proces.

Potrebno je mnogo znanja i iskustva da bi se takav proces pokrenuo i da bi se mogla slijediti

kretanja konkurencije na području unapređenja kvalitete. Učinkovito ostvarivanje kvalitete

utječe na povećanje prodaje zahvaljujući zadovoljstvu kupca, na smanjenje troškova, na

povećanje proizvodnosti i na usklađeno djelovanje svih sudionika nekog poslovnog sustava.

Suvremeni pristup kvaliteti potencira i osigurava ispunjenje zahtjeva korisnika proizvoda i/ili

usluge za povjerenjem u sposobnost dobavljača da će stalno isporučivati proizvode i/ili usluge

ugovorene kvalitete. Kupac, zahtjeva provjereni sustav kvalitete kod dobavljača/proizvođača.

Zahtjevi za kvalitetom danas su utvrđeni međunarodnim i europskim standardima. Oni u biti

predstavljaju minimum koji svaki dobavljač proizvoda i/ili usluga mora danas zadovoljiti da

bi se kvalificirao za međunarodnu trgovinu i suradnju. Osnovni zahtjevi za sustav kvalitete

standardizirani su i propisani u nizu normi ISO 9000. Često certifikat postaje uvjet pri

ugovaranju posla s kupcem/korisnikom, a u širem smislu predstavlja i uvjet za uključivanje u

europska i svjetska kretanja i integracije.

Stranica 3

Auditi kvalitete

2. Auditi kvalitete

2.1. Vrste auditiranja u odnosu na objekte auditiranja

Opseg provedbe audita uključuje u prvom redu utvrđivanje stupnja u kojem interna

dokumentacija sustava upravljanja (priručnik za kvalitetu, postupci sustava, radne upute,

obrasci itd.) zadovoljava zahtjeve postavljene referentnom normom, a u drugom koraku

utvrđivanje stupnja u kojem je praktično postupanje u svakodnevnom odvijanju poslovnih

procesa tvrtke usklađeno s postupanjem koje je propisano u ranije spomenutoj dokumentaciji

sustava upravljanja.

Odstupanja od zahtjeva norme kroz dokumentaciju sustava upravljanja ili odstupanja od

postupanja propisanih dokumentacijom rezultiraju utvrđivanjem nesukladnosti i pokretanjem

radnji koje slijede nakon provedbe audita, a to su provedbe ispravaka i popravnih radnji.

Postoje tri temeljne vrste audita, a to su:

Slika 1. Vrste audita

Audit prve strane je audit koji je iniciran, organiziran i proveden od strane same tvrtke.

Takve audite provode stručne (educirane za to) osobe koje su neovisne od područja koje

auditiraju, a glavni cilj je utvrđivanje stupnja do kojeg uspostavljeni sustav upravljanja

zadovoljava kriterije postavljene referentnom normom i internom dokumentacijom sustava

Stranica 4

audit prve strane

audit druge strane

audit treće strane

Auditi kvalitete

upravljanja kako bi se osiguralo postojano funkcioniranje i neprekidno poboljšavanje istog

(kroz provedbu radnji koje slijede nakon provedenog audita – npr. popravne i preventivne

radnje, upravina ocjena itd.). Osobe koje provode audit prve strane mogu biti osobe zaposlene

u tvrtki koja provodi audit ili pak osobe koje nisu zaposlenici tvrtke, ali koje su angažirane od

strane Uprave tvrtke za provedbu audita.

Audit druge strane provode organizacije ili osobe koje su zainteresirane za poslovanje

tvrtke koja se auditira. Primjer ovakvog tipa audita je audit od strane dobavljača ili kupca.

Audit treće strane provode u potpunosti neovisne i nepristrane osobe koje na niti jedan

način nisu zainteresirane za poslovanje tvrtke, a primjer takvih audita su npr. auditi

certifikacijskih kuća ili akreditacijskih tijela čija je svrha utvrditi zadovoljenje kriterija

definiranih referentnim normativnim dokumentima, što se u konačnici potvrđuje izdavanjem

potvrde o certifikaciji ili akreditaciji. Iz gore navedene podjele moguće je sve tipove audita

podijeliti na interne-unutrašnje audite (audit prve strane) i eksterne-vanjske audite (auditi

druge i treće strane).

2.2. Interni-unutrašnji audit

Unutrašnji audit (interni audit) se provodi zbog toga što se pomoću njega želi ocijeniti

vlastiti sustav upravljanja, pronaći nedostatke u tom sustavu i što prije ih ispraviti. Kako

najbolje provesti unutrašnji audit muči mnoge organizacije. Slijedi nekoliko pravila i savjeta

za što uspješnijim provođenjem unutrašnjeg audita.

Prvo je potrebno dodijeliti Odgovornost za provođenja unutrašnjih audita. Za planiranje i

organizaciju zadužuje se predstavnik za kvalitetu (quality manager). Unutrašnji auditi se

moraju planirati na godišnjoj razini. To je najbolje učiniti početkom godine. Unutrašnji audit

je potrebno obaviti najmanje jednom godišnje.Potrebno je izraditi obrazac za planiranje

godišnjih unutrašnjih audita.

Nakon što ste isplanirali u kojem dijelu godine ćete provesti interni audit potrebno je

napraviti plan/program tog internog audita. U tom planu ćete upisati datum provedbe audita,

satnicu provedbe, dijelove svoga sustava upravljanja koje ćete auditirati i imena internih

auditora koji će ga provesti.

Najvažniji dio je tko će provesti interni audit, jesu li interni auditori dovoljno

osposobljeni. Potrebno je napraviti bazu internih auditora koji mogu provoditi interne audite u

organizaciji. Interni auditori moraju proći izobrazbu za provođenje internih audita. Ona se

Stranica 5

Auditi kvalitete

sastoji od dva dijela. Prvi dio je izobrazba o tehnikama auditiranja i načinima provođenja

internog audita. Drugi dio je izobrazba o odgovarajućoj normi odnosno sustavu upravljanja

prema kojoj će se provesti interni audit. Nakon što ste pronašli osposobljene interne auditore

ili poslali svoje djelatnike na osposobljavanje sastavite popis internih auditora i odredite tko

će među njima biti vodeći interni auditor.

Internim auditorima se prepušta da provedu audit i oni sastavljaju zapise o internom

auditu. Zapisi mogu biti u raznim oblicima, najbolje je napraviti upitnik prema normi prema

kojoj se auditira. Auditori prolaze sva poglavlja norme i upisuju što su pogledali i jesu li

pronašli nesukladnosti. Nakon provedenog internog audita vodeći interni auditor sastavlja

izvještaj o provedbi internog audita na temelju zapisa koje su izradili auditori tijekom

auditiranja. U izvještaju je potrebno navesti sve podatke o internom auditu, sve nalaze

internog audita i sve pronađene nesukladnosti. Na kraju se potvrđuje ili ne potvrđuje

funkcioniranje sustava upravljanja u auditiranom dijelu.

Nesukladnosti koje se pronađu se rješavaju prema postupcima koje je propisala vaša

organizacija. Izvršavaju se popravne radnje i na kraju se provodi vrednovanje učinkovitosti

provedenih popravnih radnji. Sa provođenjem popravnih radnji i potvrdom njihove

učinkovitosti završava interni audit i dokaz da uspješno primjenjujete sustav upravljanja koji

ste uspostavili.

2.3. Vanjski-eksterni audit

Eksterne audite dijelimo na:

1. Audit druge strane: audit obavlja kupac ili njegov predstavnik

2. Audit treće strene: audit obavljaju ovlaštene certifikacijske kuće

Vanjska prosudba sustava upravljanja kvalitetom sistematični je, periodični postupak

kojim se utvrđuje jesu li aktivnosti i rezultati tih aktivnosti koje čine sustav osiguravanja

kvalitete učinkoviti i u skladu s standardima. Vanjskom prosudbom procjenjuje se i doprinos

stalnom unapređenju kulture kvalitete te se neprestano unapređuju sve djelatnosti. Audit

druge strane provodi se od strane organizacije kupca, odnosno subjekata u njegovo ime.

Temelji se na ugovorima između kupca i dobavljača za proizvod ili uslugu koji se isporučuju,

a osnovni cilj je veća sigurnost kupca da će nabavljeni proizvod/usluga biti sukladan

Stranica 6

Auditi kvalitete

zahtjevima. Još jedna bitna karakteristika audita druge strane jest u pojednostavljenju procesa

ulazne kontrole prije ulaska materijala u proces organizacije kupca.

Pojam certifikacija podrazumijeva potvrđivanje koje provodi treća strana, a koje se odnosi

na proizvode, procese, sustave ili osobe. Drugim riječima, certifikacija je postupak u kojem

neovisna organizacija na temelju provedenog ocjenjivanja sukladnosti, utvrđuje zadovoljava li

proizvod, proces, sustav upravljanja ili osoba kriterije sadržane u određenom normativnom

dokumentu. Pri tome, normativni dokument može biti međunarodna ili nacionalna norma,

specifikacija, zakonski akt (pravilnik ili sl.) ili vlastito razvijena certifikacijska shema nekog

certifikacijskog tijela. U slučaju ispunjenja postavljenih kriterija definiranih spomenutim

normativnim dokumentom, certifikacijsko tijelo izdaje certifikat.

Generalno govoreći, auditi se mogu podijeliti na:

Slika 2. Podjela eksternih audita

Pri tome treba imati na umu da u pojedinim slučajevima, ovisno o prirodi djelatnosti

kojom se auditirana tvrtka bavi, nije moguće napraviti jasno razlikovanje u skladu s

navedenom podjelom budući da audit može istovremeno obuhvatiti i audit sustava, i audit

proizvodnog procesa, i audit samog proizvoda.

Također, moguće je razlikovati:

Stranica 7

audit proizvoda

audit procesa

audit sustava

Auditi kvalitete

a) audit jednog sustava

b) audit kombiniranog sustava

c) zajednički audit.

Audit jednog sustava obuhvaća provedbu audita prema zahtjevima samo jedne norme, npr.

ISO 9001.

Kombinirani audit uključuje istovremeno auditiranje prema zahtjevima više normi, a što je

slučaj kada tvrtka ima integrirani sustav upravljanja, npr. ISO 9001 i ISO 14001.

Zajednički audit je u pravilu audit treće strane u kojem npr. dvije certifikacijske kuće

provode audit istog sustava, a nakon čijeg uspješno okončanja izdaju zasebne potvrde o

certifikaciji, tj. certifikate.

Način pripreme, planiranja, provedbe i izvještavanja s internih i eksternih audita

detaljno je definiran međunarodnom normom koja je preuzeta i od strane Hrvatskog zavoda

za norme kao HRN EN ISO 19011:2012 Smjernice za provođenje audita sustava upravljanja.

Stranica 8

Auditi kvalitete

3. Faze Audita

Auditi se provode u više faza od kojih neke podrazumijevaju manje, a neke više

angaţmana. Planiranje i priprema, uvodni sastanak, provedba audita, završni sastanak, izrada

izvještaja te pokretanje i provedba korektivnih i preventivnih mjera ukoliko su tijekom audita

identificirane nesukladnosti osnovne su faze svakog internog audita.

3.1. Vrijeme provedbe audita

Vrijeme provedbe audita

Pokretanje auditaProvođenje pregleda dokumentacijePriprema za aktivnost na lokacijiProvođenje audita na lokacijiIzvještavanje sa auditaNaknadne radnje nakon audita

Slika 3. Graf vremena provedbe audita

Kvalitetna priprema je najvažniji dio audita, svakom dijelu audita potrebno je

određeno vrijeme provedbe. Ako priprema za provođenje audita nije ispravno i cjelovito

napravljena, onda ni provođenje audita neće biti dobro. Priprema je najvažniji dio audita.

Stranica 9

Auditi kvalitete

Pokretanje audita obuhvaća uspostavljanje kontakta s organizacijom koja se auditira i

utvrđivanje izvodljivost audita. Početni kontakt može biti formalan ili neformalan, a treba ga

potaknuti vodeći auditor. Prvi koraci pri pokretanju audita su: definirati ciljeve, opsege i

kriterije audita. Pokretanje audita se sastoji od definiranja izvodljivosti audita, selekcije audit

tima i uspostavljanja početnog kontakta s auditiranom stranom.

3.1.1. Pokretanje audita

Pokretanje audita provodi se u nekoliko koraka:

- Definiranje ciljeva, opsega i kriterija audita.

- Provjera sažetka os klijenta i verifirkacija s auditiranom stranom

Definiranje izvodljivosti audita

- Da li je informacija i procjena o vremenu i resursima adekvatna?

Selekcija audit tima

- Potrebne kompetencije radi ispunjavanja ciljeva audita

Uspostavljanje početnog kontakta s auditiranom stranom

Kriterij audita podrazumijevaju:

- Zahtjeve prema kojima se utvrđuje sukladnost:

- Normu

- Ugovorene specifikacije

- Zakosnke ili drugi propise

Opseg audita obuhvaća:

- Domet odnosno granice audita uključuju:

- Lokaciju

- Organizacijske cjeline

- Uključene aktivnosti i procese

Selekcija tima je jako bitna, jer ako se nema posvećene i predane ljude koji žele raditi i

postići najviše moguće zadane ciljeve onda nikakve pripreme i planovi neće pomoći.

Najvažniji su uz dobar plan, ljudi s kojima radimo. Zbog toga se kod selekcije tima uzima u

obzir niz stvari koje su potrebne za dobar i kvalitetan rad.

Stranica 10

Auditi kvalitete

Kod selekcije tima, u obzir se uzima:

- Nezavisnost

- Timski rad

- Potrebna edukacija

- Razvoj karijere

- Prihvatljivost od auditirane strane

- Dostupnost/raspoloživost

- Jezik

- Poznavanje rada

- Tehničko znanje

- Poznavanje zakonske regulative

- Poznavanje norme

- Vještine auditiranja

- Vještine upravljanja timom

Priprema audita obuhvaća preispitivanje dokumentacije audita, pripremu plana audita,

raspodjelu posla unutar skupine auditora i pripremu radnih dokumenata.

Kod pripreme aktivnosti na lokaciji potrebno je:

- Definiranje količine posla

- Priprema plana

- Priprema radne dokumentacije

- Dogovor sa auditiranom stranom oko datuma i vremena

- Logistička pitanja

3.1.2. Provođenje audita na lokaciji

Provođenje audita na lokaciji vrši se u nekoliko koraka:

- Provođenje uvodnog sastanka

- Komunikacija tijekom sastanka

- Prikupljanje i verifikacija informacija

- Priprema zaključaka audita

- Provođenje završnog sastanka

Stranica 11

Auditi kvalitete

Slika 4. Provođenje audita na lokaciji

Voditelj auditorne komisije dužan je sazvati i održati uvodni sastanak prvoga dana

audita. Svi članovi auditorne komisije i svi predstavnici auditiranih odjela dužni su sudjelovati

na sastanku. Cilj uvodnog sastanka je upoznati predstavnike auditirane strane sa cjelokupnim

radnim procesom i ciljevima audita, te eventualno pojašnjenje prethodno dostavljenog Plana

provođenja audita. Ovisno o opsegu i složenosti audita, auditorna komisija trebala bi

održavati sastanke na kojima bi članovi auditorne komisije međusobno izmjenjivali

informacije o provedenom poslu. Voditelj auditorne komisije zadužen je za sazivanje, vođenje

i određivanje učestalosti sastanaka auditorne komisije. Ukoliko članovi auditorne komisije za

vrijeme obavljanja audita zateknu nesukladnost propisa ili nepravilnosti u nekom od procesa,

a koji ne spadaju u opseg audita dužni su to prijaviti voditelju auditorne komisije koji će na

sastanku o tome obavijestiti predstavnike auditirane strane. Promatrači imaju pravo

prisustvovati provođenju audita ukoliko na to pristane auditirana strana. Ubrajaju se u

auditornu komisiju, ali nisu auditori i ne smiju utjecati na provođenje radnih zadataka.

Njihova prisutnost na auditu je u svrhu školovanja ili skupljanja iskustva, a ukoliko je

potrebno mogu pružati pomoć auditornoj komisiji. Za vrijeme provođenja audita, sve

informacije koje se tiču ciljeva, opsega i kriterija audita moraju biti prikupljene na pravilan

način i provjerene na temelju zatečenog stanja. Samo provjerene informacije mogu biti

prihvaćene kao službeni dokazi audita.

Stranica 12

Provođenje uvodnog sastanka

Komunikacija tijekom

sastanka

Prikupljanje i verifikacija informacija

Priprema zaključaka

audita

Provođenje završnog sastanka

Auditi kvalitete

Informacije se mogu prikupljati na tri načina:

- Intervjuiranjem predstavnika i djelatnika auditiranih odjela,

- Nadzorom aktivnosti, procesa i radnih uvjeta,

- Pregledom dokumenata (zakona, propisa, licenci, pravilnika, baze podataka).

Nakon obavljenih nadzora i inspekcija informacije, dokazi i bilješke s audita se

pregledavaju, analiziraju te se na temelju prikupljenih podataka izdaju nalazi audita. Nalazi

audita mogu pokazivati sukladnost ili nesukladnost pravila auditirane strane sa međunarodnim

propisima i preporukama. Članovi auditorne komisije trebali bi odrţati sastanak prije završnog

sastanka u svrhu:

- Pregleda svih nalaza audita i svih relevantnih informacija prikupljenih tijekom audita,

- Pripreme preporuka za rješavanje nađenih nesukladnosti,

- Dogovora oko post-auditivnih radnji,

- Usuglašavanja oko zaključaka audita.

Završnom sastanku dužni su prisustvovati predstavnici auditirane strane kako bi im se

predstavili nalazi i zaključci s audita. Voditelj auditorne komisije duţan je predstavnike

auditirane strane obavijestiti o svim problemima za vrijeme provođenja audita koji bi za

posljedicu mogli imati nerealna izvješća zatečenog stanja. Zapisnik sa završnog sastanka sa

popisom prisutnih ljudi mora se pohraniti.

3.1.3. Izvještavanje sa audita

Voditelj auditorne komisije odgovoran je za izradu i sadrţaj izvješća s audita. Izvješće s

audita treba pruţiti cjeloviti, detaljan i objektivan prikaz rezultata audita tj. zatečenog stanja

auditirane strane i mora sadrţavati sljedeće:

- Ciljeve audita,

- Opseg audita; auditiranu organizaciju sa svim odijelima i procesima te trajanjem

audita,

- Podatke o naručitelju audita,

- Podatke o auditornoj komisiji; ime i prezime voditelja i članova komisije,

- Datumi i mjesta provedenog audita,

- Kriteriji audita,

Stranica 13

Auditi kvalitete

- Nalazi audita,

- Zaključci s audita,

Izvješće s audita još može sadržavati i:

- Plan audita,

- Sažetak audita,

- Izjavu da je audit proveden na planirani način i u planiranom opsegu,

- Izjave o neslaganju auditirane strane sa zaključcima i izvješćima auditorne komisije,

- Preporuke za poboljšanje određenih propisa, odijela ili procesa,

- Valjani korektivni akcijski plan,

- Popis osoba/organizacija kojima će izvješće s audita biti dostavljeno.

Završno izvješće s audita mora biti izrađeno i izdano u propisanom vremenskom periodu.

Izvješće sa audita treba biti pregledano i odobreno prema propisima te dostavljeno

primateljima koje odredi naručitelj audita. Izvješće s audita vlasništvo je naručitelja audita te

sukladno tome članovi auditorne komisije i primatelji izvješća moraju poštivati pravo zaštite

podataka koji se nalaze u izvješću.

3.1.4. Naknadne radnje nakon audita

Praćenje provedbe audita:

Slika 5. Praćenje provedbe audita

Stranica 14

1. Praćenje realizacije

otklanjanja nesukladnosti

2. Provjera djelotvornosti

realiziranih nesukladnosti

3. Izrada završnog izvješća o

provedenom auditu

4. Izvještavanje uprave

Auditi kvalitete

Za rješavanje nesukladnosti, provedbu korektivnih i preventivnih radnji odgovorni su

voditelji odjela, službi. Nadzor nad efikasnošću i pravovremenosti provodi predstavnik uprave

za kvalitetu. U slučaju kašnjenja s otklanjanjem nesukladnosti, odnosno realizacije korektivne

ili preventivne radnje, predstavnik uprave utvrđuje uzroke kašnjenja i prema potrebi

izvještava upravu i definira nove rokove za realizaciju. Nakon provedbe korektivne akcije,

utvrđuje se njena djelotvornost i učinkovitost. U slučaju potrebe poduzimaju se dodatne

korektivne ili preventivne akcije.

Stranica 15

Auditi kvalitete

4. Norma HRN EN ISO 19011:2012

Ova norma sadrži smjernice o auditiranju sustava upravljanja, uključujući načela

auditiranja, upravljanje programom audita i provedbu audita te smjernice o vrednovanju

kompetentnosti osoba uključenih u proces audita. Primjenjiva je na sve organizacije koje

provode unutarnje ili vanjske audite sustava upravljanja.

Sadržaj norme:

1. Područje primjene

2. Upućivanje na druge norme

3. Nazivi i definicije

4. Načela auditiranja

5. Upravljanje programom audita

6. Provedba audita

7. Osposobljenost i vrednovanje auditora

Auditiranje se temelji na nizu načela koja pomažu da audit bude učinkovit i pouzdan

alat koji podupire politike upravljanja i nadzore dajući informacije koje organizaciji pružaju

priliku da poboljša svoj rad.

Smjernice donose šest načela koja se odnose na aduitore i audit.

1. cjelovitost: temelj profesionalizma;

2. ispravno izlaganje: obveza istinitog i točnog izvještavanja;

3. profesionalna pozornost: primjena marljivosti i prosudbe u auditiranju;

4. povjerljivost: povjerljviost informacija;

5. neovisnost: temelj nepristranosti audita i objektivnosti zaključaka audita;

6. pristup temeljen na dokazima: racionalna metoda za postizanje pouzdanih i

ponovljivih zaključaka audita u sustavnom procesu audita;

7. Upravljanje programom audita

8. Organizacija u kojima se provodi audit treba uspostaviti takav program audita koji

doprinosi određivanju učinkovitosti sustava upravljanja. Program audita može

uključivati audite koji se tiču jedne ili više normi sustava upravljanja, provođenih

odvojeno ili kombinirano.

Stranica 16

Auditi kvalitete

9. Najviša uprava treba osigurati da se odrede ciljevi programa audita kao i imenovati

jednu ili više osposobljenih osoba da upravlja programom audita. Opseg programa

audita treba se temeljiti na veličini i prirodi organizacije koja se auditira, kao i na

prirodi, funkcionalnosti, složenosti i razini zrelosti sustava upravljanja koji se

auditira. Prednost treba dati pitanjima koja su od bitnijeg značaja.

10. Najviša uprava treba osigurati da se utvrde ciljevi programa audita prema

izravnom planiranju i provedbi audita te da se program audita izvrši učinkovito.

Ciljevi programa audita trebaju biti u skladu s politikama i ciljevima sustava

upravljanja te ih poduprijeti.

Stranica 17

Auditi kvalitete

5. Osposobljenost i vrednovanje auditora

Povjerenje u proces audita i sposobnost postizanja njihovih ciljeva ovisi osposobljenosti

osoba koje su uključene u planiranje i provođenje audita, uključujući auditore i vodeće

auditore. Osposobljenost je potrebno vrednovati kroz proces koji obuhvaća osobne

karakteristike i sposobnost primjene znanja i vještina stečenih izobrazbom, radnim iskustvom,

osposobljavanjem za auditora i auditorskim iskustvom. Taj proces treba uzeti u obzir potrebe

programa audita i ciljeva.

Rezultat vrednovanja treba postaviti temelje za:

- odabir auditora

- utvrđivanje potreba za dokazanu osposobljenost

- tekuće vrednovanje sposobnosti auditora.

Pri odlučivanju o potrebnim znanjima i vještinama za auditora, potrebno je razmotriti

slijedeće: veličinu, prirodu i složenost auditirane organizacije; područja sustava upravljanja

koja se auditiraju; ciljeve i opseg programa audita; druge zahtjevi; ulogu audita u sustavu

upravljanja; složenost sustava upravljanja i nesigurnost u postizanju ciljeva audita.

Auditori trebaju imati karakteristike koje će im omogućiti djelovanje u skladu s načelima

auditiranja. Auditor treba biti:

- etičan (tj. pošten, istinoljubiv, iskren, čestit, obziran)

- otvoren (tj. spreman razmotriti alternativna mišljenja ili ideje)

- diplomatičan (tj. taktičan u kontaktu s ljudima)

- pažljiv (tj. aktivno promatrati fizikalnu okolinu i radnje)

- perceptivan (tj. svjestan i sposoban razumjeti razne situacije)

- svestran (lako prilagodljiv različitim situacijama)

Općenita znanja i vještine o sustavu upravljanju koje auditor treba posjedovati su:

- načela, postupci i metode auditiranja

- o sustavu upravljanja i dokumentima

- organizacijski konteksti

- primjenjivi zakonski i ugovorni zahtjevi.

Stranica 18

Auditi kvalitete

Također, auditori trebaju posjedovati specifična znanja i vještine za određenu

disciplinu i sektor. Nije nužno da svaki auditor ima istu osposobljenost, nego je važno da

cjelokupna osposobljenost auditorskog sastava bude dovoljna da bi se postigli ciljevi audita.

Vodeći auditori trebaju dodatno iskustvo u auditiranju kako bi razvili potreban znanja i

vještine. Ovo dodatno iskustvo treba se steći radom pod mentorstvom različitim vodećih

auditora. Moguće metode vrednovanja obuhvaćaju: preispitivanje zapisa, povratne

informacije, intervju, opažanja, ispitivanja, preispitivanja nakon audita.

Prikupljene informacije o osobi trebaju se usporediti s postavljenim kriterijima. Kad

osoba za koju se očekuje da sudjeluje u auditu ne ispunjava kriterije, tada se treba posvetiti

dodatnom osposobljavanju, radu ili stjecanju iskustva auditiranja. Auditori i auditorski trebaju

neprestano poboljšavati svoju osposobljenost. Auditori trebaju održavati svoju osposobljenost

kroz redovite audite sustava upravljanja i neprestano stručno usavršavanje. Neprestano

stručno usavršavanje uključuje održavanje i poboljšavanje osposobljenosti. To se može postići

dodatnim radnim iskustvom, osposobljavanjem, vlastitim studijama, treniranjem,

prisustvovanjem sastancima, seminarima i konferencijama i drugim bitnim aktivnostima.

Stranica 19

Auditi kvalitete

6. Zaključak

Glavni cilj auditiranja je donošenje prave slike, to jest objektivno sagledati auditiranu

stranu i ukazati na sve nedostatke, pokazati izvore grešaka i pokazati kako suzbiti te greške.

Audit samim time auditiranoj strani daje zdrave temelje za daljni razvoj tvrtke ili organizacije

kojom se auditirana strana bavi. Kvalitetno proveden audit može jako puno pomoći u

daljnjem razvoju auditirane strane. Orijentacija na kupce kao one koji određuju željenu

kvalitetu i procesni pristup sustavima zahtijevaju da kvaliteta ne bude zaseban sustav unutar

poslovnog sustava, nego kvaliteta treba prožimati sva područja djelovanja, sve procese unutar

organizacije i s partnerima, te posebice odnose s kupcem ili korisnikom usluge.

Auditi sustava upravljanja trebaju pokazati u kojoj su mjeri ti zahtjevi kvalitete

definirani i integrirani sve procese, a ne samo dokumentirani. Ciljevi audita prema tome,

pored provjere stupnja ispunjenja zahtjeva norme i zakonskih propisa obuhvaća i provjeru

ispunjenja ciljeva vodstva organizacije i zahtjeva kupaca i korisnika. Nova metodika

auditiranja, profesionalni auditori nude klijentima mnogo više od ocjene usklađenosti s

normom.

7. Popis slika

Stranica 20

Auditi kvalitete

Slika 1. Vrste audita....................................................................................................................4

Slika 2. Podjela eksternih audita.................................................................................................7

Slika 3. Graf vremena provedbe audita.......................................................................................9

Slika 4. Provođenje audita na lokaciji.......................................................................................12

Slika 5. Praćenje provedbe audita.............................................................................................14

8. Literatura

Stranica 21

Auditi kvalitete

[1] http://www.svijet-kvalitete.com

[2] http://issuu.com/kvaliteta.net/docs/kugler_seka

[3] http://www.veleri.hr/files/datoteke/nastavni_materijali/k_promet_s2/5.AUDIT_.pdf

[4] Predavanje : dipl. ing. Zlatko Perić

9. Prilozi

Stranica 22

Auditi kvalitete

Stranica 23