Auditoria Operacional Trabajo Final

Auditoria Operacional

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AUDITORIA OPERACIONAL HISTORIA DE LA AUDITORIA OPERATIVA. La auditoria operativa naci por la necesidad que tena la alta direccin o gerencia de estar de acuerdo tanto con la adecuacin y validez de los informes operativos como de los informes financieros. El termino Operaciones surge como la designacin de actividades y funciones no financieras que aparecen en la declaracin de las responsabilidades de los auditores internos, publicada por el Instituto de Auditores Internos. En los ltimos 30 aos ha surgido la necesidad de contar con otro tipo de auditoria llamada Auditoria Operativa que tiene en consideracin el rpido conocimiento de la complejidad empresarial y el incremento de la atencin que las organizaciones hacen de su administracin. La necesidad de la auditoria operacional fue anticipada por William P. Leonard, de Estados Unidos de Norteamrica, quin defini a esta tcnica como examen comprensivo y constructivo de una estructura organizacional de una empresa, o cualquier componente de las mismas, tales como una divisin o departamento, as como de sus planes y objetivos, sus mtodos de operacin y la utilizacin de los recursos fsicos y humanos. Conforme se van creando diversas ciencias, tcnicas, mtodos, principios, actividades y dems lneas de conocimiento, que sirvan de apoyo la gestin eficaz de las empresas, se da en el pas el establecimiento de la auditoria operativa con el propsito de coactivar el logro eficiente de los objetivos que las organizaciones se proponen. DEFINICION DE AUDITORIA OPERACIONAL: Es una revisin y evaluacin parcial o total de las operaciones y procedimientos adoptados en una empresa, con la finalidad principal de auxiliar a la direccin a eliminar las deficiencias por medio de la recomendacin de medidas correctivas. Comprende adems de la financiera, el examen y evaluacin de la planeacin, organizacin, direccin y control interno administrativo; de la eficiencia, eficacia y economa con que se han empleado los recursos humanos, materiales y financieros; y de los resultados de las operaciones programadas para saber si se han logrado o no los objetivos propuestos. ALCANCE Es integral, la revisin debe tomar en cuenta, todos los pasos del proceso oportuno como son; planeacin, organizacin, direccin y control; y no slo debe restringirse al control del departamento, seccin o institucin en su totalidad que se est examinando.

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La operacin se define como el conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la entidad, tales como vender, comprar, cobrar o producir. CAMPO DE APLICACIN: Se han determinado como ms frecuentes: a) Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido. b) Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones, c) Para contar con un respaldo para la prevencin de ineficiencias o para el sano crecimiento de las entidades. d) Proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas dentro de los objetivos generales de la empresa , vigilar y coordinar su cumplimiento. La auditoria operacional puede realizarse en cualquier poca y con cualquier frecuencia; lo recomendable es que se practique peridicamente, a fin de que rinda sus mejores frutos. As, puede prepararse un programa cclico de revisiones en el cual un rea sea revisada por lo menos cada dos aos, mantenindose un examen permanente de aquellas operaciones que requieran especial atencin del monto de recursos invertidos en ellas o por su criticidad. Dentro de los campos de aplicacin podemos mencionar: Produccin, Compras, ventas, cobranzas, recursos humanos, otorgamiento de crdito, inventario, sistemas administrativos de informacin. OBJETIVOS Se enfoca principalmente a la evaluacin de aquellos problemas que existen dentro de la entidad auditada, con el fin de proporcionar bases para solucionarlos; presentando aquellas recomendaciones que simplifiquen el trabajo para el cumplimiento de los planes de la empresa, con el fin de alcanzar un ptimo nivel de productividad. Se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que se practique. OBJETIVOS A CORTO PLAZO Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la economa y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos. Este objetivo se logra al finalizar el trabajo de Auditoria Operacional. OBJETIVOS A MEDIANO Y LARGO PLAZO Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad. En una entidad de carcter mercantil: en la mejora de los beneficios econmicos (Rentabilidad) en un organismo pblico (sin animo de lucro) en la mejora en la prestacin de servicios. OBJETIVOS ESPECIFICOS:

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Dentro de los objetivos especficos estn: a) Promover mejoras en las operaciones b) Determinar si la administracin cumple con los planes y objetivos del negocio. c) Comprobar si las operaciones se llevan de manera efectiva, eficiente y econmica. d) Evaluar si las polticas de la administracin responden y son congruentes con los planes generales y especficos establecidos en funcin de las metas y objetivos de la empresa. e) Examinar y evaluar los sistemas de Control Interno gerencial, para comprobar el grado de confiabilidad de la Administracin, en el ejercicio directo del control sobre los recursos humanos, materiales y financieros. f) Determinar el exceso o deficiencia del personal utilizado. g) Evaluar la cantidad y calidad de los recursos administrativos (excesivo o innecesario) de material, equipo y otros bienes. h) Evaluar el flujo y disponibilidad de recursos financieros y materiales necesarios. i) Evaluar el rendimiento y productividad de la empresa y su personal. j) Identificar duplicacin de esfuerzos y falta de coordinacin entre departamentos. k) Investigar existencia de actividades, departamentos, o tareas obsoletas o de poca importancia cuya eliminacin signifique ahorro de recursos. IMPORTANCIA La Auditoria operativa es importante por que es el instrumento de control posterior sobre la administracin en general. Tiene un significado ms importante para el sector pblico ya que normalmente el sector privado tiene un instrumento automtico que determina su eficiencia y efectividad. Este instrumento es la medicin de la Utilidad Neta, los ingresos y Gastos de la empresa estn ntimamente relacionados, si la empresa produce efectividad es eficiente, de lo contrario se tomarn medidas correctivas. En el sector pblico los intereses de una entidad normalmente vienen del sector pblico y no son producidos en relacin con sus gastos de operacin. Por este motivo la auditoria operativa es importante en el gobierno, y hay creciente inters en su aplicacin por los del organismo superior de control. La importancia de la auditoria operativa deja en el olvido la imagen del auditor que solo se concentraba en la revisin de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos, fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades se convierte en un elemento pensante, creativo y con gran imaginacin y sentido comn para ejercer en mejor forma sus funciones que pudiesen evaluar la ejecucin y valorizar los resultados obtenidos. La auditoria operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de accin y procedimientos, para lo cual es indispensable que todos los profesionales que ejecuten acciones de control tomen conciencia de la importancia de la

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auditoria operativa en ms breve plazo posible, por los valiosos beneficios que ella reporta. FUNCIONES No deben confundirse las funciones fundamentales de la administracin con las principales operaciones o funciones de una entidad; lo que s es importante resaltar es que al revisar las operaciones, debe considerarse la forma que ellos son planeados, organizados, dirigidas y controladas, los lmites que se establezcan a una operacin en una entidad, deben dar consideracin a la posibilidad de realizar una investigacin completa y lgica, que aporte sugerencias integrales y no una visin parcializada y eventualmente errnea de los hechos. La funcin primordial de la Auditoria Operacional es, el descubrimiento de obstculos a la eficiencia, analiza si las operaciones se estn ejecutando como fue planeado, si las metas y objetivos han sido alcanzados y si el costo de estos logros es realmente el adecuado. NECESIDAD DE LA AUDITORIA OPERATIVA. La auditoria operativa es opcional, por ello es la necesidad de hacer una auditoria teniendo en cuenta los siguientes factores: Por competencia; para que una empresa pueda ser competitiva en el mbito comercial debe hacerse una auditoria ms especfica para que pueda ubicar o detectar sus habilidades y amenazas y as estas poderlas superar mediante la informacin del auditor indicando recomendaciones y as hacer que esta empresa tenga muchas oportunidades y sea competente frente a las otras empresas y tenga una fortaleza para satisfacer sus necesidades individuales. Por alta direccin empresarial; teniendo la alta direccin de la empresa la necesidad de determina reas de mayor sensibilidad y contribuir a una mayor eficiencia de las operaciones, cuyo fin es de asegurar el cumplimiento eficiente, efectivo y econmico de los objetivos empresariales. LA IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA OPERATIVA. La auditoria operativa es importante por que es el instrumento de control posterior sobre la administracin en general. Tiene un significado ms importante para el sector pblico ya que normalmente el sector privado tiene un instrumento automtico que determina su eficiencia y efectividad. Este instrumento es la medicin de la Utilidad Neta, los ingresos y Gastos de la empresa estn ntimamente relacionados, si la empresa produce efectividad es eficiente, de lo contrario se tomarn medidas correctivas. En el sector pblico los intereses de una entidad normalmente vienen del sector pblico y no son producidos en relacin con sus gastos de operacin. Por este motivo la auditoria operativa es importante en el gobierno, y hay creciente inters en su aplicacin por los del organismo superior de control. La auditoria operativa 4SEMINARIO CASOS DE AUDITORIA


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con la finalidad de prestar un servicio de carcter gerencial, ya no contentndose de obtener una opinin sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la eficiencia del control interno, tuvo la necesidad de conocerlas deficiencias e irregularidades existentes que atentaban contra la eficiencia, economa y efectividad. La importancia de la auditoria operativa deja el olvido la imagen del auditor que solo se concentraba en la revisin de cuentas y a determinar los responsables de desfalcos, fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades se convierte en un elemento pensante, creativo y con gran imaginacin y sentido comn para ejercer en mejor forma sus funciones que pudiesen evaluar la ejecucin y valorizar los resultados obtenidos. La auditoria operativa permite acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de accin y procedimientos, para lo cual es indispensable que todos los profesionales que ejecuten acciones de control tomen conciencia de la importancia de la auditoria operativa en ms breve plazo posible, por los valiosos beneficios que ella reporta. FRECUENCIA DE AUDITORIA OPERATIVA Una auditoria operativa no necesariamente se realiza en un tiempo determinado especfico, sino ms bien se da cuando la gerencia o directivos de una organizacin lo requieran o lo consideren necesario, pero puede darse el caso de realizarlo al final de cada ejercicio si las polticas de la organizacin as lo establecen. En el caso de existir carencia de polticas o la no-comprensin de las mismas y el significado de sus directivas como elementos de control en las principales reas de importancia, la insuficiencia de los controles administrativos, el grado de incumplimiento en las reas funcionales y de los controles operativos, as como las carencia de controles administrativos u operativos en reas significativas y de las recomendaciones de adoptar y modificar tales controles dan a lugar a la realizacin de una auditoria operativa donde el auditor podr desarrollar los antecedentes del cliente, los cuales influyen por ejemplo: El historial de ganancias, el rendimiento de las inversiones, las principales clases de producto, los canales usuales de distribucin, control de la produccin y la poltica de inventario, as como la inspeccin de otros servicios o seales de otros problemas. GRADO DE INDEPENDENCIA DEL AUDITOR. La importancia de la independencia y objetividad de un auditor no pueden ser exageradas. El debe sentirse libre por poner de manifiesto cualquiera de las conclusiones que sean justificadas. Para que el auditor operativo obtenga la mxima independencia de llevar a cabo sus revisiones deber estar situado dentro de la organizacin de tal modo que pueda informar al nivel ms real prctico de la

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empresa. Su efectividad se ver disminuida en aquellas reas de las cuales la responsabilidad operacional es de los funcionarios a cargo del auditor. Es importante que el auditor operativo proceda con cuidado desarrollando su programa lento y firmemente para as poder evitar serios obstculos; el desarrollo debe ser gradual y construido sobre la experiencia adquirida. Para el personal operativo sin historial es difcil distinguir entre el trabajo del auditor interno de operaciones y el del auditor independiente, se aclara que ambos utilizan tcnicas similares para aprobar; comprobar la fiabilidad de los registros y la adecuacin de los controles protectores. El auditor es delegado por el consejo de administracin como responsable de informar a los accionistas, a la direccin y al pblico sobre la adecuacin de las manifestaciones de la direccin sobre la condicin financiera de los negocios y a los resultados financieros de operaciones de un perodo especfico. Los auditores internos de operaciones son responsables ante la direccin general de la adecuacin y efectividad del sistema en control a toda la organizacin; se ocupan de los registros financieros y su trabajo est dirigido generalmente hacia la manera en la que estos sirven a la direccin para tener operaciones con beneficios. DIFERENCIA BASICA CON LA AUDITORIA FINANCIERA: La Auditoria operacional: 1. Acta en campos operativos. (Transacciones). 2. Se trata de sealamientos de los problemas y soluciones a los mismos. 3. Analiza como se estn realizando las transacciones. 4. Esta relacionada bsicamente con los objetivos de eficacia, eficiencia y economa de la entidad. En tanto que la Auditoria Financiera: 1. Acta en el campo financiero. (Estados Financieros) 2. Opina sobre la razonabilidad de la informacin contable. 3. Mira el pasado, es decir que el auditor realiza su trabajo sobre las transacciones ya realizadas. 4. El examen de los estados financieros los debe realizar un contador pblico diferente al que prepar la informacin contable.

SU RELACION CON OTROS TIPOS DE AUDITORIAS Con la Auditoria Interna: En la actualidad se ha hecho necesario que la Auditoria Interna vea a la Auditoria Operacional como parte de ella, por: 1. Desarrollo de los negocios 2. Adelantos tcnicos y administracin cientfica 3. Diversificacin de operaciones 4. Demandas del pblicoSEMINARIO CASOS DE AUDITORIA

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5. Necesidad de aumentar la eficiencia y la productividad en el desarrollo de las operaciones 6. Necesidad de evaluar los controles internos para verificar su vigencia 7. El deseo del auditor de ser ms til. Con la Auditoria Externa: Previo a la realizacin de una auditoria Operacional, las normas de auditoria obligan al Contador Pblico Independiente a realizar un estudio y evaluacin del control interno existente que le permita determinar el grado de confianza, la naturaleza, alcance y oportunidad que le otorgar a sus procedimientos. Con la Consultora Administrativa: La consultora administrativa se ha desarrollado como una especialidad de los servicios tradicionales del contador pblico. El diseo e implantacin de sistemas y procedimientos, actividades propias del consultor, es trabajo subsecuente al diagnstico de problemas y obstculos administrativos; sin embargo, es frecuente que el propio consultor diagnostique los problemas y posteriormente disee e implante las soluciones. NORMAS QUE REGULAN LA ACTUACIN DE QUIENES REALIZAN LA AUDITORA En Guatemala, no existen normas especificas para la Auditoria Operacional, por lo que en lo que sea aplicable se debe utilizar las siguientes 1. NORMAS PERSONALES El profesional debe contar con conocimientos tcnicos y capacidad profesional permanente y deber estar al da en todos los conceptos relacionados con su campo, a efecto de poder sostener constantemente su calidad profesional con experiencia y disciplinas necesarias, para la aplicacin de los conocimientos de su trabajo en forma juiciosa. a) DILIGENCIA PROFESIONAL: Al decir que el contador publico deber se diligente, se refiere a que tanto el trabajo que ha de realizar como su consecuente informe debe ser efectuado con todo el cuidado y habilidad que las circunstancias lo requieran. b) ACTITUD INDEPENDIENTE: Los auditores deben ser independientes de las actividades que auditan basndose en hechos objetivos para emitir una opinin sobre la informacin examinada. c) OBJETIVIDAD: Al realizar cada trabajo de auditoria los auditores deben mantener una actitud mental positiva y objetiva y no permitir influencias por juicios de otras personas. Los profesionales no deben colocarse en situaciones que los imposibiliten de emitir juicios objetivos. d) CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS: Habilidades para la aplicacin de normas, tcnicas y procedimientos de auditoria al desarrollar su trabajo. Experiencias en procedimientos administrativos para identificar y evaluar la importancia y efecto de las desviaciones en la estructura de control interno.

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e) DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL: Al efectuar las auditorias, se debe contar con el debido cuidado profesional, que requiere el empleo de sus conocimientos y experiencias en forma objetiva. f) RELACIONES HUMANAS Y COMUNICACIN: Los profesionales deben tener habilidad para comunicarse efectivamente y para hacer un trato adecuado con las personas 2. NORMAS DE EJECUCION DEL TRABAJO ALCANCE DEL TRABAJO: Los profesionales, deben obtener el conocimiento suficiente de la estructura de control interno de la organizacin, para planificar la auditoria y determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas. b) PLANEACIN DE LA AUDITORIA: El profesional debe hacer una oportuna planeacin del trabajo y ejercer una adecuada supervisin de los auxiliares de Auditora. La plantacin responde a las cuatro preguntas bsicas de cualquier organizacin: Que, Como, Cuando y Donde. Con base a la evaluacin del control interno el auditor podr darse cuenta de la forma en que opera su cliente y por lo tanto, podr planear el tipo de examen que le sea solicitado, para determinar: a) c) SUPERVISIN: Los Auditores siendo responsable directo del trabajo ante el cliente y de las asignaciones de los asistentes deber por lo tanto ejercer una adecuada supervisin desde la planeacin hasta la realizacin del trabajo para cerciorarse que los objetivos fijados por El estn siendo observados. La supervisin incluye: Dar instrucciones a los asistentes desde el inicio hasta el final de la revisin de Auditora. Verificar el cumplimiento del programa general de Auditora, si existe una desviacin deber ser justificada y aprobada. Elaborar un programa de revisin y velar por su cumplimiento. d) EVIDENCIA COMPROBATORIA SUFICIENTE Y COMPETENTE: La evidencia debe ser suficiente y competente. 3. NORMAS DE ETICA PROFESIONAL a) Integridad: Constituye el valor central de un Cdigo de tica. b) Independencia, objetividad e imparcialidad: Para los profesionales es indispensable la independencia con respecto a la entidad fiscalizada y otros grupos de intereses externos. c) Conflictos de intereses El Auditor deber proteger su independencia y evitar cualquier posible conflicto de intereses rechazando regalos o gratificaciones que puedan interpretarse como intentos de influir sobre la independencia y la integridad del auditor. El profesional deben evitar toda clase de relaciones con los directivos y el personal de la entidad fiscalizada y otras personas que puedan influir sobre, comprometer o amenazar la capacidad de los auditores para actuar y parecer que actan con independencia. d) Secreto profesional: La informacin obtenida por los auditores en el proceso de Auditora no deber revelarse a terceros, ni oralmente ni por escrito, 4SEMINARIO CASOS DE AUDITORIA


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salvo a los efectos de cumplir las responsabilidades legales o de otra clase que correspondan, como parte de los procedimientos normales de sta, o de conformidad con las leyes pertinentes. e) Competencia profesional: El profesional tiene la obligacin de actuar en todo momento de manera profesional y de aplicar elevados niveles profesionales en la realizacin de su trabajo con objeto de desempear sus responsabilidades de manera competente y con imparcialidad. No se deben llevar a cabo trabajos para los que no posean la competencia profesional necesaria. f) Desarrollo profesional: Los auditores deben ejercer la profesionalidad debida en la realizacin y supervisin de la Auditora y en la preparacin de los informes correspondientes. Los auditores tienen la obligacin continuada de actualizar y mejorar las capacidades requeridas para el desempeo de sus responsabilidades profesionales. ESQUEMA BASICO Desde fines de los aos setenta, algunos contadores pblicos han venido realizando trabajos de examen administrativo, cuyo propsito es promover la eficiencia de las entidades. A este tipo de examen se le ha denominado, preponderantemente, Auditoria Operacional. En diciembre de 1972 la Comisin de Auditoria Operacional emiti su primer boletn, con el propsito de identificar el trabajo de auditoria Operacional realizado por el Contador Pblico, independiente o no, y con la intencin de lograr unificar criterios sobre el tema. Desde entonces se reconoci que este tipo de trabajo, dada su naturaleza que implica un alto contenido de creatividad, est sujeto a una dinmica que implica que su conceptualizacin y metodologa fueren afinndose a base de aproximaciones sucesivas. Es este el origen de esta nueva versin del Boletn No.1 de la Comisin de Auditoria Operacional. El Propsito del Boletn, persigue definir el concepto, objetivo, alcance y aplicacin de la auditoria operacional, as como su relacin y diferenciacin con la auditoria interna, la externa, la consultora y otro tipo de trabajos profesionales de naturaleza anloga. Los criterios aqu expuestos, pretenden eliminar las divergencias que sobre el tema han existido, adoptando una posicin prctica de identificacin de conceptos y apartndose de polmicas y acadmicas estriles. FASES DE LA AUDITORIA OPERACIONAL La metodologa para practicar la Auditora Operacional es similar al de las dems auditoras. El proceso se divide en cuatro fases principales: 1. Planeacin 2. Ejecucin 3. Emisin de Informes; y 4. Seguimiento a la asimilacin de los resultados Estas fases deben llevarse a cabo en la secuencia indicada, es decir, que el resultado de cada una es prerrequisito de la siguiente. Como tambin se dijo en otras secciones, algunas de las herramientas tcnicas necesarias en las cuatro fases, pueden ser comunes a las dems auditoras y por ello el auditor deber, en

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cada caso aqu sealado, referirse con ms detalle, cmo se hace por ejemplo, una evaluacin de los sistemas de administracin y control, etc. Es importante observar que la fase de planeacin, debido a su influencia en la eficacia y eficiencia de la auditora, puede requerir mayor inversin de tiempo en comparacin con otras auditoras. Sin embargo, para auditoras posteriores, se lograrn ahorros importantes, en cuanto al tiempo dedicado a familiarizacin y entendimiento de la entidad, bastando simplemente con una corta actualizacin. FASE NO. 1 PLANEACIN DE LA AUDITORA OPERACIONAL Para la Auditora Operacional, la planeacin se divide en tres etapas: Anlisis General Diagnstico Preparacin del Plan y los Programas de Auditora Etapa de Anlisis General El equipo de auditora debe lograr la mejor comprensin y conocimiento de las operaciones de la entidad que ha de ser auditada, de sus poderes y facultades, sus objetivos, sus productos y sus recursos financieros, etc. Si el director y otros miembros del equipo de revisin ya estn familiarizados con la entidad que ha de ser auditada, los pasos descritos en la etapa de revisin podrn ejecutarse durante un perodo de tiempo muy breve. En los casos en que los miembros del equipo no estn familiarizados con la entidad, el director ser responsable de asegurarse de que esta etapa se realice en la forma ms econmica y eficiente posible. Durante ella, se enfatiza el conocimiento y comprensin de la entidad a travs de la recopilacin de informacin y la observacin fsica de la organizacin y sus operaciones. Se recopila as informacin que permite una identificacin, conocimiento y comprensin general de: Las relaciones de responsabilidad de importancia dentro del programa de la entidad, es decir, quin responde ante quin, por qu responde y qu tipo de informacin requiere las actividades clave de la administracin, los sistemas y controles es decir, aquellos que tengan un gran impacto en el rendimiento de los programas y de las operaciones. Las fuentes de criterio de auditoria aplicable a dichas actividades claves de la administracin, a los sistemas y controles. Etapa de Diagnstico El objetivo de la etapa de diagnstico es explorar en una forma eficiente las reas de responsabilidad identificadas durante la etapa de Anlisis General y profundizar el conocimiento y la comprensin inicial de las relaciones de responsabilidad y las actividades claves de la administracin, as como los sistemas y controles aplicados. Una vez haya sido aprobado el plan de diagnstico, el director de la auditora deber reunirse con la administracin de la entidad auditada para presentar a los miembros del equipo de auditora encargados de desarrollarla y discutir las generales previstas en la auditora. Resulta adems bastante til reunirse con los auditores para minimizar la duplicacin de esfuerzos en la ejecucin de la auditora.

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Etapa de Preparacin del Plan y los Programas de Auditoria El paso final de la etapa de diagnstico es la preparacin de un bosquejo del plan de auditora generalmente elaborado y presentado como parte del informe de diagnstico. Este plan, preparado por el director conjuntamente con los lderes del proyecto que han participado en el diagnstico, constituye uno de los puntos principales de control del proceso de auditora. El propsito de este plan es definir el alcance global de la Auditora Integral en trminos de los objetivos y proyectos, para estudiar aquellos asuntos que requieran mayor atencin, identificar los recursos requeridos, identificar las capacidades especiales que se necesiten, establecer los presupuestos de tiempo que se han de requerir en el proyecto de auditora, establecer las metas y puntos de control y determinar la fecha de finalizacin. As mismo, es importante en este momento, determinar los elementos que habrn de utilizarse en los informes de auditora. FASE NO. 2 EJECUCIN DE LA AUDITORIA La fase de ejecucin de la auditora, est compuesta por la realizacin de pruebas, la evaluacin de controles y la recoleccin de evidencias suficientes y confiables para determinar si los asuntos identificados durante la fase de planeacin como de importancia potencial, realmente revisten suficiente importancia para efectos de elaboracin de informes o no. Las conclusiones se relacionan con la evaluacin de los resultados de las pruebas realizadas sobre rendimiento, la exactitud de la informacin, la confiabilidad de los sistemas y controles claves y la calidad de los resultados producidos. La fase de ejecucin de la auditora incluye las siguientes etapas: Comprobacin de Sistemas y Pruebas Sustantivas. Desarrollo de los Hallazgos. Desarrollo de Conclusiones. Desarrollo de Recomendaciones. Actualizacin y control de calidad de los papeles de trabajo. Preparacin del Borrador de Informe.

Etapa de Comprobacin de Sistemas y Pruebas Sustantivas Los programas de auditora establecen las labores y las pruebas que deben realizarse. En general las pruebas se refieren a la aplicacin de un procedimiento de auditora dado a ciertas definiciones dentro de un grupo. El objetivo de la realizacin de las pruebas es recopilar evidencias de auditora adecuadas sobre el funcionamiento eficaz o ineficaz de las actividades clave, los sistemas y los controles identificados durante la etapa de diagnstico y la confiabilidad de las rendiciones de cuenta, incluyendo los estados financieros. Este tipo de examen proporciona al auditor los elementos necesarios para determinar el grado de cumplimiento con los criterios de auditora especificados.

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Desarrollo de los Hallazgos En esta etapa, los auditores, con base en las evidencias obtenidas documentan los hallazgos, tambin llamados excepciones y deficiencias. Las excepciones por lo general constituyen desviaciones de los criterios establecidos, incluyendo: 1. Distorsiones en los estados financieros u otro tipo de rendicin de cuentas, lo que en Auditora Financiera y de Cumplimiento se denomina "ajustes propuestos" 2. Incumplimiento de estndares, lo que en Auditora Operacional se denomina "ineficiencia" 3. Incumplimiento de metas y objetivos, lo que en Auditora Operacional se denomina "ineficacia" 4. Otras excepciones, incumplimiento de normas, leyes, regulaciones, etc. Un aspecto importante de la Auditora Integral lo constituye el considerar las causas y los efectos, es decir, las razones y la importancia de stas, al no adherir a un criterio de auditora. Sin embargo, se reconoce que una determinacin precisa de las causas y los efectos es muy poco factible puesto que estos trminos son relativos y no absolutos. Este paso de la fase de ejecucin involucra la evaluacin de las discrepancias con los criterios de auditora, incluyendo la consideracin de las causas principales, comparadas con los sntomas, y de ser el caso, la recopilacin de evidencia adicional sobre los efectos de dichas discrepancias, para ilustrar la importancia del asunto con propsitos relativos a la presentacin de informes. Desarrollo de Conclusiones Con base en el desarrollo de los hallazgos, los auditores deben de preparar conclusiones que estn directamente relacionadas con los objetivos de la auditora y los resultados de la misma. Existen conclusiones para la evaluacin del sistema de control interno, las pruebas sustantivas en una Auditora Financiera y de Cumplimiento (incluyendo la preparacin de la opinin) y las evaluaciones y mediciones en una Auditora Operacional. En todo caso, debe recordarse que las conclusiones implican un control de calidad que asegure la disponibilidad de evidencia suficiente y competente que las respalde. Adems, cada rea de responsabilidad evaluada debe tener documentada una conclusin en el anterior sentido. Desarrollo de las Recomendaciones Tal como se mencion anteriormente, antes de desarrollar los hallazgos y las conclusiones y proponer las recomendaciones, es necesario hacer un anlisis de las causas y los efectos de las discrepancias con los criterios. Las recomendaciones se preparan entonces como guas de accin. El punto central de las recomendaciones de auditora es indicar "cules" son las mejoras que se requieren en lugar de indicar especficamente "cmo" lograrlas. Por ejemplo, una recomendacin puede referirse a la necesidad de recolectar informacin financiera adicional para mejorar el sistema de toma de decisiones, en

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lugar de identificar un sistema de contabilidad de costos en particular, que suministre este tipo de informacin. La forma en que debe desarrollarse la informacin requerida constituye una responsabilidad de la gerencia o de la administracin. La formulacin de las recomendaciones debe tener en cuenta: 1. El estado ms avanzado de la tcnica. 2. Las circunstancias que afectan la causa o causas; es decir factores que restringen la adherencia a los criterios as como los factores que la promueven. 3. Alternativas para adoptar acciones correctivas. 4. Efectos sobre una parte o la totalidad de la entidad, tanto positivos como negativos, que puedan emanar de la implementacin de las recomendaciones del auditor; y 5. Factibilidad de la implementacin de la alternativa sugerida. El Comit de Asesora de la Auditora debe asegurarse que todas las recomendaciones, hayan sido estudiadas apropiadamente y que sean consistentes con las recomendaciones previas hechas en situaciones similares. Actualizacin y Control de Calidad de los Papeles de Trabajo Para respaldar los hallazgos informados y las conclusiones y recomendaciones, los archivos de los papeles de trabajo deben contener: 1. Los programas de auditora, la naturaleza y el alcance del trabajo desarrollado en la realizacin de la auditora. 2. La documentacin adecuada sobre las polticas, sistemas, controles, procedimientos relacionados, etc., de la organizacin. 3. Las evidencias de que se ha efectuado una supervisin del trabajo realizado, incluyendo pruebas de su terminacin en cada punto de chequeo y de control administrativo, previamente determinado durante el proceso de la auditora; y 4. Las evidencias de la revisin de calidad, cuando se haya realizado sobre la conduccin de la auditora y sobre la calidad de los resultados informados. A medida que se desarrolla la auditora y se recolectan y revisan datos, los lderes del proyecto y los miembros del equipo son responsables por la identificacin de la informacin relevante y cul de esa informacin no lo es. As mismo, deben asegurarse de que se preparen archivos adecuados y de que los materiales incluidos estn debidamente referenciados, cruzados, completos y debidamente revisados. Dado que la revisin de los archivos constituye uno de los factores de control de calidad ms importante, el director de la auditora debe inspeccionar los archivos y documentacin seleccionados y cerciorarse igualmente de que hayan sido debidamente revisados. La responsabilidad de los archivos y documentacin de la auditora integral, debe ser establecida por el director de la auditora, durante la parte inicial de la planeacin de la Auditora Integral, para cerciorarse de que se establezcan archivos adecuados y de que stos sean debidamente revisados para poder hacer referencia a ellos.

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La fase de ejecucin de la auditora termina cuando el director de la auditora autoriza al lder del proyecto para elaborar informes detallados sobre su proyecto. FASE NO. 3 INFORMES DE AUDITORIA La preparacin y presentacin de informes constituye la penltima fase del proceso de auditora. Esta fase incluye la discusin de los informes con la administracin o gerencia. De la organizacin auditada y la presentacin de informes ante el Contralor o su representante, los Comits de Auditora o las Juntas de Directores. La presente seccin describe la revisin final y el proceso de aprobacin. Preparacin del Borrador del Informe Los lderes deben iniciar la elaboracin de los borradores de informes por puntos sobre los proyectos de auditora de los cuales estn encargados, una vez se haya completado la mayor parte del trabajo de campo. El director de la auditora debe revisar entonces estos borradores, para evaluar el desarrollo y el progreso logrado en cada proyecto de auditora durante la fase de ejecucin. El Comit de Asesora de Auditora puede as mismo, revisar estos informes por puntos. Los borradores de informes indican el contenido, la estructura del anlisis desarrollado y los hallazgos y conclusiones emanadas de los papeles de trabajo de la auditora. Estos informes proporcionan al director de la auditora la oportunidad de reevaluar la importancia de los asuntos principales y determinar si la calidad de la evidencia es adecuada, lo cual puede involucrar la revisin de otros proyectos de auditora relacionados, particularmente cuando los hallazgos parecen sobrepasar los lmites del rea examinada por alguno de los lderes de un proyecto en particular. Informes Generales y Detallados Los borradores de discusin y los informes detallados son elaborados y utilizados como base para la revisin del Comit Asesor de Auditora y antes de ser comunicados a la administracin o direccin de la entidad auditada. El objetivo de la comunicacin de estos informes a la administracin de la Oficina es suministrar informacin detallada sobre los hallazgos, conclusiones, recomendaciones y conceptos de la auditora, segn sea el caso, y buscar su reaccin a ellos. Cuando se reciban las respuestas a estos borradores de discusin o a los informes detallados, el director de la auditora se responsabilizar de su revisin y de considerar su impacto en el informe general. Para la entidad estos informes detallados, constituyen las bases para seleccionar aquellos asuntos de importancia o cuya naturaleza requiera que sean presentados ante la Asamblea de accionistas u otro organismo superior como parte del informe general. Informe General o Sumario El informe detallado de auditora (cartas de gerencia) suministra informacin sobre los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de los auditores. Sin embargo, el informe de auditora general, presentado a la Asamblea de Accionistas, los

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Comits de Auditora o las Juntas Directivas, suministra nicamente la informacin que el auditor considere de importancia como para presentarla ante estos grupos. Un informe general de Auditora Integral puede ser presentado de la siguiente manera: 1. Introduccin. 2. Informacin bsica sobre la entidad. (por ejemplo, objetivos, organizacin, tipo de ingresos y gastos, medio ambiente) 3. Alcance de la auditora. 4. Opinin sobre los estados financieros auditados. 5. Resumen de los hallazgos de auditora y de las recomendaciones, incluyendo conceptos sobre eficiencia y eficacia. 6. Detalle de los hallazgos; y 7. Detalle de las recomendaciones y de los comentarios de la administracin. FASE NO. 4 SEGUIMIENTO Los Auditores deberan dar seguimiento para asegurar que se tomaron acciones apropiadas sobre los hallazgos de auditora reportados. Los Auditores debern establecer que se tomaron acciones correctivas y se lograron los resultados deseados, o que la Gerencia o la Junta Directiva ha asumido los riesgos de no tomar acciones correctivas sobre los hallazgos reportados. El seguimiento se define como un proceso mediante el cual ellos determinan lo adecuado, efectivo y oportuno de las acciones tomadas por la Gerencia sobre los hallazgos de auditora reportados. Este proceso tambin incluye hacer seguimiento a los hallazgos reportados por Auditores Internos, Externos y otros. Responsabilidad de la Mxima Autoridad La Mxima Autoridad es responsable por: 1. Decidir qu acciones apropiadas deben tomarse como respuesta a los hallazgos informados por auditora. 2. Aprobar recursos para que se tomen las acciones apropiadas. 3. Supervisar que las acciones fueron llevadas a cabo dentro de una relacin costo-efectiva. 4. Preparar rendiciones de cuenta, donde informe a la Contralora y a otros estamentos sobre las mejoras incorporadas como resultado de la auditora. Responsabilidad del Director de Auditoria El Director de Auditora es responsable por evaluar las acciones gerenciales sobre la solucin oportuna de los asuntos informados como hallazgos de auditora. En la decisin sobre el alcance del seguimiento, los auditores debern considerar procedimientos de seguimiento realizados en forma rutinaria por otros miembros de la organizacin. La Gerencia podra asumir el riesgo de no corregir los asuntos reportados debido al costo o a otras consideraciones. La Junta Directiva o el rgano Superior

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correspondiente, debern ser informados de las decisiones que tom la Gerencia sobre los hallazgos significativos de auditora. La naturaleza, oportunidad y extensin del seguimiento deber ser determinado por el Director de Auditora. METODOLOGIA Todas las metodologas deben adaptarse a cada caso de estudio. No es lo mismo auditar la gestin financiera de una compaa manufacturera que la de gerencia de operaciones de una aerolnea. Tampoco si se trata de la primera Auditoria o si se han hecho varias. Tambin si los ejecutivos se cambian mucho o no. Todas estas situaciones, determinan las caractersticas reviste la utilizacin de la metodologa, para cada auditoria especifica. Una auditoria tiene varias etapas y cuando se obtengan resultados se podr programar con precisin y en detalle lo que sigue. Todo modelo de metodologa, solo cobra vida al darle sentido real y pragmtico. Aun que el modelo terico es general, va a variar cuando se aplique a cada caso (esto lo hace dinmico). Familiarizacin: Recoleccin informacin para la planificacin Infraestructura especifica Antecedentes de las funciones detalladas Estudio ambiental Estudio de la gestin administrativa Visitas a Instalaciones. Investigacin y Anlisis: Planeacin, programacin, elaboracin de instrumentos para recolectar informacin. Anlisis de informacin y examen de documentacin y operaciones. Diagnstico: Fase Critica Reverificacin de Hallazgos. Elaboracin de informes Informe Definitivo VALOR AGREGADO PARA LA EMPRESA AUDITORA. Todo trabajo de Auditoria realizado deber proporcionar un valor agregado a la empresa y la auditoria operacional como tal, persigue promover la eficiencia dentro de la entidad auditada, con el fin de que sus operaciones, transacciones, funciones o actividades, queden debidamente simplificadas a tal grado que toda persona que tenga conocimiento de la empresa pueda realizarlas (cada empleado dentro de su rea especifica). Cuando hablamos de eficiencia debemos considerar dos aspectos como lo son la eficacia que denota la rapidez al realizar una actividad y por otro lado la efectividad de este trabajo o sea que este bien elaborado y que sirva.

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La Auditoria operacional crea en las empresas una necesidad de aplicacin debido a la dinmica misma de las empresas y su base la encontramos en todas aquellas recomendaciones presentadas para incrementar la eficiencia como apoyo a la administracin y clara esta en presentar un mayor grado de productividad para la empresa auditada. Como ya hemos expresado la auditoria operacional persigue detectar problemas y proporcionar soluciones, visto de otro ngulo prever problemas o disfuncionalidades que mermen el cumplimiento de las polticas y procedimientos, as como los objetivos planteados por la empresa. TCNICA Y PROCEDIMIENTOS APLICABLES. Tcnicas Entrevistas Evaluacin de la gestin administrativa Examen de la documentacin Anlisis interpretacin de datos Procedimientos Objetivos de la Auditoria Operacional Investigacin y anlisis de las polticas y procedimientos de la empresa Anlisis financiera y de informacin operativa Investigaciones especficas Resumen y discusin previa de los problemas detectados Elaboracin del informe.

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AREA PRCTICAAplicacin prctica de auditora operacional en areas de ingresos y egresos en una empresa inspectora de almacenamiento y distribucin de productos derivados de Petrleo.

INFORMACIN GENERAL DE EL BUHO, S.A. El Bho, S.A., se dedica a la prestacin de servicios de inspeccin de las cargas y descargas, as como la prestacin del servicio de laboratorio para derivados del petrleo. El bho, S.A., se constituy como empresa guatemalteca desde hace diez aos, bajo la forma de sociedad annima, es filial de una corporacin internacional que est en el mercado mundial aproximadamente ciento diez aos. Su organizacin est formada por un gerente local, gerente financiero y dems personal operativo a niveles medios y de operacin en el campo; el gerente general reporta hacia el exterior, en conjunto con el gerente financiero. Est integrada por un total de diecisiete empleados, cuenta con dos oficinas una de ellas en el atlntico del pas, la cual es estrictamente operativa, as como otra en el pacifico del pas, donde se desarrollan actividades operativas y a su vez actividades administrativas financieras. De acuerdo a informacin suministrada por la administracin, los primeros tres aos y medio de operaciones, los resultados fueron negativos y a los dos aos siguientes se logr el punto de equilibrio de sus resultados; las razones indicadas fueron diversas, pero existieron dos determinantes en sus resultados: Como empresa nueva en el pas, no era muy conocida, los clientes no confiaban en la contratacin del servicio que la empresa brindaba. La competencia de otras empresas con muchos ms aos de estar en el pas, as como los precios que la competencia ofrecan al mercado. Aunque esta empresa es filial, en el pas, de una corporacin internacional, los dos puntos anteriores fueron los ms impactantes en la estabilidad financiera y rentabilidad de la empresa sujeta de estudio, en la actualidad se han integrado al mercado nuevas empresas por lo que se hace aun ms fuerte la competencia pero los clientes conocen la calidad del trabajo desarrollado por el personal que integra la empresa. Todas las actividades directas dirigidas a los clientes se hacen a travs de las oficinas ubicadas en los dos principales puertos del pas, sur (Puerto Quetzal) y norte (Puerto Santo Tomas) la mayor cantidad de personal permanente labora en la oficina establecida en el pacifico del pas, donde cada empleado operativo 4SEMINARIO CASOS DE AUDITORIA


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cuenta con sus propios equipos de trabajo de campo, en dicha oficina instalada en el sur se cuenta con un laboratorio con equipo para analizar los derivados del petrleo. Es importante aclarar que se analizaron los tres servicios principales, 1) descargas, 2) cargas y 3) anlisis de los derivados del petrleo, debido a que son los que aportan los mayores recursos econmicos para la empresa, tambin cabe mencionar que presta servicios en inspecciones de cargas o descargas de productos agrcolas y fertilizantes, tales como: azcar, maz, frjol, fertilizantes y otros productos relacionados. Tambin se prestan otros servicios como la calibracin de tanques para almacenamiento de hidrocarburos, este servicio consiste en la realizacin de las 4) medidas internas y externas de los tanques almacenamiento con el fin de determinar cunto producto pueden contener; se utiliza equipo especial en la medicin y clculos basadas en tablas de medicin para que se pueda establecer la cantidad exacta del contenido, especialmente el producto final de la empresa que calibra; dicha calibracin constituye de base para que el tanque pueda ser utilizado, se estable la certeza de la cantidad de producto almacenado, 5) la calibracin de tanques de almacenamiento de hidrocarburos, 6) Levantado de inventarios fsicos de hidrocarburos. Otro tipo de servicios que se prestan son los requeridos por ajustadores de seguros, donde ocurra algn siniestro, especialmente con accidentes de contenedores cargados con mercadera, generalmente se toman fotografas y se extiende un informe formal que le permite al ajustador tener bases para realizar los respectivos reclamos. Se describen los tres principales servicios que presta la empresa El Bho, S.A. a la vez en prrafos siguientes se mencionan otros servicios que la empresa presta. Para una descarga de hidrocarburos: El cliente solicita los servicios de inspectora para atender las descargas de buques-tanques, donde el cliente local y del exterior envan la solicitud formal, inmediatamente se le asigna el nmero de orden de trabajo, se indican las condiciones del producto, cantidades, calidades y otros detalles tcnicos que se deben respetar a la hora de realizar el trabajo. En el comunicado el cliente del exterior indica que se descargarn las toneladas del producto que sea, puede ser gasolina u otros productos; tambin en la terminal se tienen procedimientos, especialmente en relacin a la seguridad del personal. El cliente indica que se le informe de cualquier evento relevante en el transcurso de la operacin de descarga. La fecha estimada de arribo del buque a puerto es un parmetro importante que los inspectores deben considerar. La tarifa es pactada en dlares de Estados Unidos de Norte Amrica, para efectos de cobro a clientes del exterior y a los locales se les facturar en Quetzales; se le debe reportar a ambos clientes en el trmino de las 72 horas despus de finalizada la operacin de descarga.

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El inspector debe realizar medidas de los tanques antes de iniciar el trabajo de descarga, ya sea a bordo del buque o en los tanques de tierra, cualquier discrepancia en volmenes por negligencia del inspector, pude ser penalizada la empresa y hasta la prdida del cliente. Como compaa inspectora no existe responsabilidad del pago de impuestos, trmites aduanales, martimos u otro trmite que tenga que ver con descargas y que tengan vinculacin con las leyes aduaneras. El gerente o el encargado de la recepcin de las nominaciones o requerimientos de los servicios debe coordinar conjuntamente con el supervisor de operaciones todos los aspectos tcnicos, a la vez el supervisor de operaciones finalmente contacta, fsicamente, a la parte operativa del cliente con la finalidad de afinar los detalles del inicio y final del servicio, en este proceso debe haber estrecha comunicacin entre personal de tierra y con los de abordo, ya que deben respetarse los volmenes a ser descargados. El inspector debe mantener su independencia profesional, de tal manera que por ningn motivo se pierdan los valores, la tica y honorabilidad de la empresa. Cualquier desviacin para favorecer a algn sector tendr como consecuencias: despido del inspector, el riesgo empresarial sobre la prdida de credibilidad o prdida del cliente mismo, hasta el inicio de una demanda dependiendo la falta. Para una carga de hidrocarburos: Los clientes solicitan los servicios de inspeccin de la carga, pero ningn trabajo se inicia si no se tiene el requerimiento por escrito del cliente. Al recibirse la contratacin formal, se le asignar el nmero de orden de servicio, quienes se llevaran a cabo acorde a los trminos que se pacten. El servicio de carga de hidrocarburos se realiza al tomar como base los procedimientos de manejo de combustibles emitidos por el American Petroleum Institute, ms conocido por sus siglas en ingles API., esta norma indica las condiciones de los componentes qumicos de los productos que son un factor importante para determinar el grado de peligrosidad del producto que se va a cargar. La obligacin de la empresa inspectora es reportar, antes de las 72 horas, despus de terminada la carga, este procedimiento lo utilizan los clientes locales, lo cual es para efectos fiscales. El inspector debe mantener su independencia profesional, de tal manera que por ningn motivo se pierdan los valores de tica y honorabilidad de la empresa inspectora, ya que cualquier desviacin para favorecer a algn sector ocasiona: a) Despido del inspector, b) para la empresa el riesgo de perder la credibilidad o prdida del cliente mismo, c) inicio de una demanda legal, dependiendo la falta. Pasos que describen el proceso completo del servicio anteriormente citado:

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a. Paso 1 El cliente solicita los servicios en forma variada, por telfono o correo electrnico, donde describe el servicio que necesita se le preste. Por va telfono es slo para un avance de lo que necesita el cliente, la empresa tiene como norma que se solicite por escrito, a esto se le llama Nominacin. b. Paso 2 Al recibir el requerimiento o nominacin del cliente, se evala lo que solicita, para analizar si se le puede brindar el servicio, en ocasiones requieren servicios que la empresa no puede prestarles; pero, si est dentro de los servicios que la empresa suministra se prepara la orden de servicio, es aqu donde el supervisor de operaciones coordina la actividad de campo con los inspectores bajo su responsabilidad. c. Paso 3 Aqu es donde los inspectores, en coordinacin del supervisor de operaciones, realizan el trabajo de campo, previo de haber llenado todos los procedimientos de comunicacin con los representantes del cliente y autoridades del Ministerio de Energa y Minas; cuando se tenga que abordar un buque, se debe esperar la visita de las autoridades del puerto, comitiva como el Ministerio de Energa y Minas, representantes del cliente comprador, agencia naviera, representantes de la Superintendencia de Administracin Tributaria, SAT., previo a proceder a las operaciones de descarga o descarga. Hasta que se haya realizado la visita de las autoridades de gobierno y portuarias, los inspectores y dems personas que participaran en las operaciones en el buque, se podr realizar la operacin de carga o descarga, tambin no puede iniciarse la inspeccin hasta que el primer oficial del buque y el inspector independiente definan las medidas y clculos de cantidades que se manejaran; esto se debe realizar porque el inspector es representante del cliente comprador, el primer oficial representante del vendedor y del buque a la vez. Un punto importante en este tipo de empresas inspectoras es que sus horarios son totalmente abiertos, porque se trabaja los trescientos sesenta y cinco das del ao, las veinticuatro horas del da; precisamente por los costos que representan a los clientes el transporte de este tipo de producto y la demanda de los mismos. En el transcurso de hacer los clculos y dems papelera debidamente firmada por el inspector y el representante del buque, otro inspector efecta las mediciones fsicas de los tanques que se van utilizar, ya que estos transportes siempre tienen ms tanques ocupados, previo se tienen establecidos los tanques que sern utilizados; la poltica de la empresa inspectora, por control interno efecta mediciones de todos estn vacos los tanques o no, a su vez la mayora de los clientes dan las instrucciones para medir todos los tanques, aunque stos estn vacos o llenos, sean de otros clientes o no, este procedimiento de medicin, denominado muestreo debe realizarse al inicio y final de la operacin, esto mismo debe realizarse por la inspectora en tanques de tierra o en transportes terrestres y estos forman parte de la informacin general que se le presenta al cliente en el transcurso de las descargas o cargas.

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Los inspectores se apoyan en unas tablas de calibracin de los tanques donde se almacenar el producto, estas tablas son proporcionadas por el cliente comprador y que desde el inicio de la elaboracin del tanque de tierra, fue calibrado por una empresa inspectora certificada ante el Ministerio de Energa de Minas, dicha tabla cuenta con las escalas milimtricas, que indican los volmenes con que debe llenar el tanque de tierra, el no respetar las medidas de estas tablas puede provocar derrame de producto, por el anterior procedimiento es que los inspectores asignados a las inspecciones de los tanques de tierra deben estar midiendo por lo menos cada hora y en estricta comunicacin con el dems personal a bordo del buque. Con el uso de las tablas de calibracin solo es el establecimiento de volmenes y no la calidad del producto, la calidad del producto solamente se puede hacer en el laboratorio de hidrocarburos. d. Paso 4 La empresa inspectora tiene como poltica, derivada de las exigencias del cliente que se debe entregar el reporte final antes de 72 horas, al concluir la operacin, el cliente recibe la informacin de todos los acontecimientos de la operacin de su producto porque la Superintendencia de Administracin Tributaria le exige al cliente este reporte, el cual es utilizado por el cliente para liquidar la pliza de impuestos por los hidrocarburos recibidos o exportados; a la vez, esto es beneficioso para la empresa inspectora porque enva la factura del cobro de los servicios prestados, juntamente con el reporte final. Servicios de laboratorio para Hidrocarburos: Se recibe la nominacin o requerimiento de los anlisis, que debe contener una listado de mtodos y nombres de anlisis que se desea se realicen a los hidrocarburos. Con este paso suceden dos cosas: que el cliente suministre la muestra del producto que necesite se le analice o requiera que se le tome muestra a sus depsitos; este es otro servicio que se cobra, no es lo mismo que el cliente provea la muestra que el envo de un inspector a realizar muestreo a sus tanques. Para realizar anlisis en los equipos, no se necesita gran cantidad de producto, es suficiente 100 ml, por ejemplo, para determinar: a. el grado de inflamacin o Flash Point del diesel, b. el grado de azufre de gasolina, bunker o diesel, c. el grado de azufre, d. el contenido de plomo o metal para una gasolina Es necesario dejar muestras de productos en retencin hasta 45 das para cada prueba, este procedimiento tambin es aplicado para las descargas o cargas en buques o transportes terrestres. Esta situacin se hace porque sucede frecuentemente que se den reclamos por la calidad de los productos en el transcurso del tiempo, esta retencin normalmente tienen un costo que se incluye en la factura final del anlisis o en la factura por operacin de cargas o descargas de transportes terrestres o martimos.

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Al realizar las pruebas de hidrocarburos en el laboratorio se obtienen resultados que se formaliza en un reporte, el cual es trasladado a facturacin para la emisin de la factura. Se establecen precios antes de la facturacin, al iniciar las pruebas en el laboratorio se negocia un convenio del servicio; aqu se incluyen los precios establecidos para cada mtodo o anlisis en especial; este proceso es muy parecido a la prctica de los laboratorios qumicos utilizados en los seres humanos, donde slo se requiere una muestra del producto, ya que los aparatos que se utilizan no necesitan cantidades altas para obtener el resultado de un universo dado. Se debe tomar en cuenta que los clientes pueden llegar a realizar auditorias de cumplimiento de las normas internacionales que regulan los distintos procedimientos, ya que del resultado de estas auditoras peridicas, depender la continuidad del cliente. Si el cliente solicita algn tipo de anlisis que no se pueda realizar en el laboratorio propio, puede subcontratarse otro laboratorio, previa autorizacin del gerente del laboratorio; para ello se requiere la cotizacin por escrito del servicio solicitado, informndole al cliente la imposibilidad de realizarlo en la empresa y que debe subcontratarse el servicio, se le presenta la cotizacin y se espera la aprobacin del cliente para realizar el anlisis solicitado.

Este tipo de estructura est basada en la dependencia de una matriz hacia el exterior, las funciones de cada persona estn acorde a lo establecido en el perfil del puesto y siempre bajo la supervisin estricta de cada supervisor, especialmente con los inspectores de campo debido a que su trabajo es ejecutado en las instalaciones de una Terminal de Almacenamiento, a bordo de un buque o en el lugar requerido por el cliente. Administrativamente la empresa est certificada bajo la norma ISO-9000. En esta posicin existen polticas y estrategias que se constituyen como instrumento para facilitar la emisin de rutas o procedimientos para cada actividad y especficamente las relacionadas con normas internacionales para el manejo de los hidrocarburos, ah se realiza la emisin de facturas y todo lo referente a la recuperacin de las cuentas por cobrar clientes. Familiarizacin del Ciclo de Ingresos y Egresos Los estados financieros presentados, a continuacin, tienen el propsito de ilustrar la investigacin, ya que el fin de este trabajo est enfocado a los procedimientos y polticas que propician la eficacia de la empresa en sus actividades econmicas; en consecuencia se describe cada cuenta a nivel narrativo, para dar una idea de cmo se operan los montos en sus estados financieros. Esto no exime que se realicen algunas pruebas de cumplimiento o sustantivas de los procedimientos y polticas, cuando sean requeridos o se estime conveniente ejecutarlos, y que se deba utilizar algn rubro, tales como: cuenta bancaria, cuentas por cobrar a clientes, salarios, prestaciones laborales y otros que se consideren importantes analizar.

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A la vez se hizo la separacin de cuentas que integran los ciclos de ingresos y egresos, con la finalidad de marcar especficamente la relacin de estos ciclos con la actividad econmica y operativa de la empresa. EL BUHO, S.A. BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 2008 (Cifras en Quetzales y en Miles) ACTIVO No Corriente Inmovilizado Material Equipo de Laboratorio ( - ) Depreciacin Acum. Eq. Lab. Corriente Disponibilidades Clientes (-) Reserva para Cuentas Incobrables Otras Cuentas por Cobrar Total Activo PASIVO Corriente Proveedores Cuentas por Pagar Patrimonio de los Accionistas Capital y Reservas Capital Utilidad del Ejercicio 355 8% Utilidad de Ejercicios Anteriores Reserva Legal Suma del Pasivo y Patrimonio de los Accionistas EL BHO, S.A. BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 2008 (Cifras en Quetzales y en Miles) Prestaciones de Servicios Inspeccin Anlisis de Laboratorio Costos de operacin Sueldos y Prestaciones Entrenamiento y Capacitaciones Costos operativos y Depreciones Equipo Laboratorio Viticos y Transportacin Comunicaciones

E-13 E-13

2,976 (1,584)

1,392 1,765

I-20 2/6

1103 (33)

1,070 24 4 ,251 100%

422 10% 2 ,969 70% 3 ,391 70 430 2% 10% 5 860 0% 4 ,251 100%

62% 2,319 38% 1,395 35% 1,286 10% 380 13% 468 5% 196 15% 555 13% 474

3,714 100%

3,359

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Utilidad del Ejercicio 10% 355 Nota: De acuerdo con los boletines emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, es necesario efectuar un anlisis financiero el cual no es necesario en este trabajo por incluir solamente las cuentas de ingreso y egreso. Anteriormente se muestran los estados financieros con objetivo de ilustrar como la empresa El Bho, S.A. los presenta, no con la intencin de entrar a evaluar cada cuenta en este trabajo, aunque se utilizaron algunas que a continuacin se mencionaran. Ciclo de Ingresos. Descripcin de las cuentas que componen el ciclo de ingresos, para efectos ilustrativos, y que en el transcurso del desarrollo prctico se analizarn algunas que a continuacin se mencionaran. a. Ventas de servicios Es importante aclarar que se analizaron los tres servicios principales, debido a que son los que aportan mejores recursos econmicos para la empresa, pero tambin ella presta servicios en inspecciones de cargas o descargas de productos agrcolas y fertilizantes, tales como: azcar, maz, frjol, fertilizantes y otros productos relacionados. Tambin es importante considerar que se pueden prestar servicios como la calibracin de tanques para almacenamiento de hidrocarburos, este servicio consiste en la realizacin de las medidas internas y externas de los tanques con el fin de determinar cunto producto pueden contener; se utiliza equipo especial en la medicin y clculos para que se pueda establecer tablas de medicin, especialmente el producto final de la empresa que calibra; las mismas constituyen la base para que el tanque pueda ser utilizado, se estable la certeza de la cantidad de producto almacenado. Otros tipos de servicios que se prestan son los requeridos por ajustadores de seguros, cuando ocurre algn siniestro, especialmente con accidentes de contenedores cargados con mercadera, generalmente se toman fotografas y se presenta un informe formal que le permite al ajustador tener bases para realizar los respectivos reclamos. b. Comisiones de ventas En este tipo de empresa no aplican las comisiones de ventas, debido a que la empresa no cuenta con un staff de vendedores, aunque el gerente local realiza negocios con clientes, no percibe comisiones por los negocios que formaliza. c. Cuentas por cobrar clientes nacionales y extranjeros Existen cuentas para nacionales y extranjeros porque los clientes locales son los que reciben el producto o sea el comprador, para los clientes del exterior se maneja una cuenta en Dlares en el exterior porque se les facilita realizar las transferencias. Por estrategia de cobranza se manejan crditos superiores a los 60 das con el casi el 95% del total de los clientes de la empresa son extranjeros y los

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cliente locales representara el 5% debido a que estos clientes solamente son distribuidores. d. Reserva para cuentas Incobrables. Esta cuenta se determina de acuerdo a la poltica del vencimiento de la cartera, ya que esta empresa tiene su propia poltica de provisiones para cartera vencida a 180 das y mayores de 360 das, fiscalmente se ajusta al final del periodo fiscal. e. Costo de servicios. Este rubro se acumula los costos directos de la operacin, se inicia con todos los gastos de suministros necesarios para llevar a cabo el servicio requerido por los clientes, pueden ser envases para muestras de hidrocarburos, suministros de oficina, subcontrataciones de personal operativo, subcontrataciones de laboratorio de anlisis de hidrocarburos. f. Devoluciones y rebajas sobre ventas. Este enunciado se aplica parcialmente al negocio, ya que en esta empresa no se dan devoluciones de mercaderas, pero s en descuentos sobre precios por los servicios; normalmente estos descuentos son pactados en porcentajes sobre los precios individuales de cada servicio en particular, es donde se aplican y se formalizan dentro de los convenios con el cliente. Ciclo de Egresos. Aqu se incluyen los siguientes rubros: a. Salarios y prestaciones laborales directos, ste el ms representativo en el estado de resultados y que representa un 35%, se debe a que no hay mucha mano de obra calificada en el mercado laboral por el tipo de servicios que se presta, es especializado, en ocasiones se debe contratar personal con experiencia, trayndolos de las pocas empresas que se dedican a esta misma actividad mercantil, por lo que los salarios son altos, stos ocasionan las dems cargas laborales. b. Cuentas por pagar Dentro de este rubro se encuentran las provisiones de prestaciones laborales; proveedores que suministran los insumos operativos para mantener la calidad del servicio que se presta a los clientes. Se mencionan las cuentas y los estados financieros de estas empresas:Anticipo a empleados para viticos (Deudor) Esta cuenta es utilizada para registrar los adelantos al personal operativo con el fin de que tengan los fondos para su subsistencia en el campo de trabajo. Equipo de laboratorio En esta cuenta se concentran los montos de equipos del laboratorio que en conjunto representa el 70% del activo; cabe mencionar que un 98% de los equipos fueron comprados en Estados Unidos de Norteamrica, debido a que son muy especficos para analizar hidrocarburos.

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Auditoria OperacionalDepreciacin acumulada de equipo de laboratorio.

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Esto representa un 37% del activo neto, (igual que los equipos), la empresa los deprecia bajo las estipulaciones de la vida til de los equipos. Entrenamiento y capacitaciones.

Este rubro se subdivide en entrenamientos y capacitaciones, financieramente forman parte de un estado financiero; estos trminos son debidamente estipulados especficamente por poltica empresarial.

El entrenamiento se refiere a los costos recurrentes para reforzar los conocimientos de los inspectores y personal que atiende el laboratorio, anteriormente se menciona que en la mayor parte de los casos a los empleados se les capacita dentro de la empresa, porque no se cuenta con mercado laboral en esta rama, especialmente por lo complicado del manejo de trminos, mtodos, niveles de comunicacin a diferente nivel y sobre todo por mantener la independencia mental de la empresa, independiente en sus resultados y decisiones que deban tomarse en cada tipo de trabajo. En el caso de las descargas y cargas de los buques, existen ocasiones en que el personal del buque quiere realizar actividades fuera de lo estipulado por ambos clientes, y se quiera beneficiar a uno de los dos; el inspector tiene la potestad de comunicarlo al cliente que se afecta, se puede ordenar detener la descarga o carga del producto, no debe dudarse, si en realidad se violan los trminos bajo los cuales fue contratada la empresa inspectora. As como lo anterior se desarrollan infinidad de situaciones que ameritan que el inspector sea entrenado con el debido cuidado. Este rubro representa el 10% en el estado de resultados, debido a que la empresa invierte recursos constantemente en mantener a sus empleados adecuadamente capacitados y entrenados para la adecuada prestacin de servicios a cada cliente. Con las capacitaciones se hace necesario la contratacin de instructores internacionales quienes imparten los cursos especiales. Viticos y transportacin. La empresa tiene definida la poltica de suministrar alimentacin y transporte para la subsistencia de su personal operativo el cliente condiciones de trabajo del personal operativo; este rubro representa el 15% de los resultados de la empresa. Caja y bancos. En este rubro se menciona debido a la relacin con el negocio e incluye una caja chica para gastos menores y cuenta bancaria de un banco local; es utilizada para cubrir necesidades de efectivo y la cuenta bancaria, abierta en el exterior, con el objetivo que los clientes del exterior tengan la facilidad de pagar las facturas recibidas, los pagos se efectan a travs de transferencias a esa cuenta bancaria, sirve tambin para cubrir las obligaciones contradas ante proveedores en el exterior y localmente.

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Auditoria Operacional CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CICLO DE INGRESOS

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A continuacin se presenta cuestionario de control interno que evaluara el ciclo de ingresos, con la finalidad de medir la solidez de sus procedimientos y polticas con que cuenta la empresa Luz Verde, S.A. y se estar dirigiendo dicho cuestionario a la administracin y personal relacionado con la actividad operativa EL BHO, S.A. Cuestionario de Control Interno Ciclo de Ingresos Al 31 de Diciembre de 2008 No. 1 PROCEDIMIENTO El cliente solicita el servicio por escrito o telefnicamente?Emplea el procedimiento N/Acliente? el SI NO El cliente lo solicita en ocasiones por dos formas; escrito y por telfono En reunin con la gerencia local, indica que es esta la posicin que tiene la responsabilidad El supervisor le hace una breve explicacin

Explicacin / Respuesta

X N/A SI NO

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Quin es la persona responsable de realizar las cotizaciones a los clientes? El momento en que el inspector va al campo a realizar la inspeccin, es previamente informado sobre el trabajo que realizar? Los inspectores cuentan cada uno con su equipo de seguridad industrial? Los convenios de precios con los clientes son revisados cada ao? En la practica de las pruebas de laboratorio se supervisa el cumplimiento de la norma ASTM?

X

3

XExplican que s tienen equipo de seguridad, aunque se verificara en las pruebas de auditora que se averiguara. Indica el gerente que no, debido a que temen que se les vayan con la competencia, por los precios. El sistema de calidad ha realizado formatos preestablecidos y les marcan los parmetros permitidos en sus resultados. No lo hay, debido a que se basan a los formatos de calidad, no as los vencimientos de sus estndares.

4

X

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X

6 EL BHO, S.A. Cuestionario de Control Interno Existe algn empleado Ciclo de Ingresos superior revisando que los Al 31 de Diciembre de 2008 estn equipos del laboratorio 7 debidamente calibrados?Es el reporte final que emite la empresa una prueba en algn litigio nacional o internacional? Es responsabilidad de la empresa respaldar en algn litigio a un cliente que ocasiones le realiza servicios?

X

X

X

8 9

S, debido a que este reporte es de carcter tcnico independiente profesional. No, pero si lo ordena tribunal competente puede o no asistir.

X 4



Grupo No. 13

No 10

PROCEDIMIENTOCuenta la empresa con una pliza de seguros de responsabilidad Xcivil? Son confrontadas las facturas en reporte final entregado

Emplea el procedimiento el cliente

Explicacin / Respuesta

N/A X

SI

NOS, slo que no se paga localmente, ya que la corporacin tiene contratada una globalmente. Si, la persona que autoriza las

Conclusiones del cuestionario de control interno. 11 contra las cantidades reportadasal

X factura, explica que lo hace La finalidad de incluir estas conclusiones sobre el cuestionario de control interno y cliente, con el fin de determinar si es gerente respuestas est cobrando lo correcto? las interrogantes, pero basadoel en las local. es dar ampliacin lgica a recibidas y determinar los puntos que ms realzan la eficiencia operativa, por ello Es la misma persona la que X no se describen todas lasque prepara que no ayudan a lograr positivamente el 12 realiza la facturacin y respuestas mejoramiento operativo de la empresa y que se describen aS, debido a que tiene que continuacin: reportes finales? 1. Se estableci a travs de la interrogante que si Son de servicio, el cliente grado acadmico confirma inicialmente a travs de una llamada telefnica y 13 universitario las personas que X posteriormente por laboratoristas esto la empresa se aseguraNo son de nivel universitario, que los honorarios del laboran como escrito, con servicio se recuperen. I-01 solo diversificado.revisar los montos de productos inspeccionados y en previo al inicio de cualquier base a ello emite la factura.

El personal de operaciones como 14 el del laboratorio tiene es debidamente 2. El personal operativo acceso a las X informado sobre los pormenores del Aunque tienen relacin con la trabajo facturas corresponde realizar y por el cual la empresa fue contratada por eldos que le persona que factura son cliente, donde el cliente provee la informacin de los tanques, esta trabajo diferentes. reas de consiste en las tablas La calibracin, inspectora es estimados de inicio de las mediciones de empresa los horarios 15 X No, de hecho es un punto preliminares de tierrala yprestacin deldependiendo de la poltica de cada cliente otras que responsable de debido a comunicacin servicio de liquidacin de maneje, con la informacin anterior se minimizarn errores o malque siempre se esta por encima de la competencia, impuestos? entre las partes. I-03 y por que no pueden debido a

X presta la empresa. 3. Se Son de que la acadmico en el rea del laboratorio cuenta con estableci grado empresa 16 programaciones de las personas de sus equipos y lo sugieren y regulan las normas universitario verificacin que En su mayora son de un nivel X ASTM. laboran como inspectores? I-06medio y hasta bsicos.

la calidad del servicio que

5.17Con el reporte que la empresa inspectora emite al cliente, puede ser utilizadoes un punto No, de hecho en responsable de la prestacin delservicio de liquidacin de 6. litigios legales, siempre que sea derivado a los productos que la competencia, por encima de se hayan impuestos inspeccionado, debido a que dicho reporte es considerado yde confiabilidad por ser a por que no pueden debido emitido por una entidad independiente y profesional. I-08 la calidad del servicio que presta la empresa. Son de grado acadmico 18 universitario las personas que X 5. La laboran como inspectores? empresa cuenta con una pliza de seguros de En su mayora son decivil, responsabilidad un nivel

La

empresa

inspectora

es

X

debido a que siempre se esta

adicionalmente cuenta con una pliza global, donde la casamedio y hasta bsicos. matriz tiene cobertura de todas sus filiales en el mundo. I-10

4



Grupo No. 13

6. Se inform que previo a la emisin de la facturacin al cliente, se confrontan la informacin de campo, para evitar dejar de cobrar servicios extraordinarios que haya solicitado el cliente en el transcurso del servicio, por ello es la misma persona que factura es la encargada de formalizar el reporte final. I-11, I-12 7. La administracin asegura que existe dentro de las atribuciones del gerente financiero efectuar la gestin de cobro de clientes locales y del exterior, con finalidad de facilitar la recuperacin de la cartera la empresa cuenta con una cuenta bancaria que fue aperturada en los Estados Unidos de Norteamrica para que los clientes del exterior realicen los pagos de los servicios. I-17, I-18 PROGRAMA DE AUDITORA OPERACIONAL PARA EL CICLO DE INGRESOS Y EGRESOS PROGRAMA DEL CICLO DE INGRESOS El objeto de describir los criterios, es parte narrativa de la justificacin, son los puntos que se anotan en los programas de trabajo para los ciclos de ingreso y egreso, con la finalidad de aclarar cada uno e indicar el porqu se decide efectuar pruebas de control interno a travs de los papeles de trabajo como ejecucin del programa planteado a continuacin.

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Grupo No. 13

El Bho, S.A. Criterios tomados para programa de Ciclo de Ingresos Al 31 de Diciembre de 2008 No.1

CRITERIOSEl objetivo de revisar 5 trabajos, es determinar cual es el respaldo que la empresa tiene del cliente, a la hora de recibir la solicitud del servicio y basados en el criterio profesional del auditor se efecto esta prueba. Se pretende determinar quien tiene la atribucin de cotizar a los clientes y poder verificar el cumplimiento de este procedimiento. Se tomar a cinco inspectores para efectuarles la interrogante, debido que representa el 100% del total que tiene la empresa y a criterio profesional del auditor se tomo este alcance Se determin realizar esta prueba debido a que segn informacin proporcionada por el gerente local existe el riesgo de que se pierda a un cliente por algn accidente por falta de equipo de seguridad para el personal Se pretende mantener la misma muestra que se ha venido revisando y mantener un estndar, no as se cambian los expedientes a revisarse Se trata de verificar la respuesta de que el responsable del laboratorio hace presencia para verificar el cumplimiento de las normas ASTM Se tomo los equipos de Flash point, Absorcin atmica y RVP, debido a que segn pregunta al supervisor del laboratorio son los ms frecuentes que los clientes solicitan y son los de medio costo y con el criterio profesional del auditor se estableci este alcance Se prefiere preguntar al gerente local cual es el riesgo de negocio al momento de emitir un reporte y futuros riesgos contra terceros Se tom la iniciativa de preguntar este punto, debido a que se persigue determinar, si es vlido o no el reporte emitido por la empresa para efectos legales Se solicitaron copias de plizas de seguros debido a que el riesgo es grande, si la emisin de un reporte puede ser utilizado por terceros y sus resultados definen negociaciones para estos terceros Se toma del total de las facturas 5 debido a que el universo es grande e igual sus mismos expedientes de campo, para determinar si se cobro lo correcto y utilizando el criterio profesional del auditor se aplico este alcance Se persigue determinar que no sea la misma persona que realice ambas cosas, evitando con ello desvos de control interno

REF. No.I-01

2 3

I-02 I-03

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I-03

I-05

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I-06 I-07

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I-08 I-09

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I-10

I-11 I-12

12 13

Se tom el 100% de los expedientes del personal que labora en el I-13 SEMINARIO CASOS 4 laboratorio, debido a que slo son 2 empleados y al criterio DE AUDITORIA profesional del auditor.


Grupo No. 13

A continuacin se presenta el programa que servir para desarrollar papeles de trabajo dentro del ciclo de ingresos, donde se busca establecer el cumplimiento de los procedimientos y polticas, cuyo enfoque es lograr la eficiencia operativa de este tipo de compaa. EL BHO, S.A. Programa de Auditora Operacional Ciclos de Ingresos Al 31 de Diciembre de 2006 Objetivo de la auditora Asegurarse que los procesos sean adecuados y que se estn cumpliendo No. 1Elabore una cdula donde tabule 5 trabajos, con la finalidad de determinar el soporte que el cliente da a la empresa al momento de solicitar el servicio y utilizando el criterio profesional

Procedimientos

Referencia I-01

Realizado por HC

Fecha de realizado 03/01/08

2

Solicite las atribuciones de la gerencia local y determine puntos relacionados con el ciclo de ingresos, verifique que sea ella quin este realizando las cotizaciones a los clientes Entreviste a 5 inspectores referente a si se cumple la poltica que a todos se les haya entregado equipo de seguridad, guindose con el criterio profesional como auditor Solicite a lazar a 5 inspectores para le muestren los equipos de seguridad que la empresa ha proporcionado y liste los nombres de cada inspector y su equipo, tomando de base el criterio profesional

I-02

HC

03/01/08

I-03 HC 04/01/08

3

4

I-04

HC

04/01/08

como auditor

4



Grupo No. 13

Principales procesos en el ciclo de egresos En estos procesos se describirn las cuentas que la empresa utiliza para sus operaciones normales y proporcionando con esto una explicacin para la comprensin del movimiento de la logstica y lo especifico de este tipo de negocio. a) Reclutamiento de personal Para ello se evala los antecedentes laborales del empleado, a su vez se asegura si ya cuenta con experiencia en este tipo de negocios o si se tendr que ir formando dentro de la empresa, ya que esto ocasionar costos adicionales a la compaa para ir entrenando al nuevo empleado. Posteriormente a la definicin de si la empresa decide la contratacin de la persona, se procede a la formalizacin del contrato de trabajo, para finalizar hasta su autorizacin ante el Ministerio de Trabajo. b) Polticas de prestaciones e incrementos para el personal La empresa no tiene como poltica el reconocimiento de la indemnizacin universal, ms si cumple con todas las estipuladas en las leyes laborales del pas, a la vez cada ao se desarrolla un programa de capacitaciones y entrenamientos, con la finalidad de que su personal se mantenga actualizado en lo referente al buen servicio que debe prestarse a los clientes. En el punto de los incrementos salriales depende de los resultados financieros de la empresa, si es favorable el resultado, la gerencia local prepara una propuesta, basado en el presupuesto de ese ao y es enviada para la regional en Estados Unidos de Norteamrica, donde se encuentra el rea de recursos humanos y es donde finalmente se toma la ltima decisin de los incrementos. c) Poltica de suministro de recursos su personal La empresa cubre las necesidades del personal operativo, proporcionando viticos donde el inspector solicitar los recursos a travs de una solicitud de recursos, donde debe indicarse la referencia de la inspeccin que va a realizar, esta debe ser autorizada por el gerente local y el gerente financiero administrativo, lo que la empresa le reconoce en sus viticos es para alimentacin, hotel, taxis u otros que pueden ser autorizados dependiendo de las situaciones que se presenten. El inspector tiene como mximo para presentar la liquidacin de sus gastos 48 horas despus de finalizada la inspeccin, de lo contrario puede descontarse de su salario. A la vez la empresa abastece de equipo de comunicacin y otros que se necesiten para desempear su laborar, pudiendo ser estos radios, celulares, computadora, cintas de medicin, termmetros, equipo de seguridad industrial para cada persona. d) Compras de suministros para operaciones El supervisor de operaciones y del laboratorio determina cada uno en su rea las necesidades de suministros, en el caso de operaciones la mayor parte de los

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suministros son comprados en el pas, pudiendo ser cascos, guantes, lentes, pastas para detectar agua en los hidrocarburos, pastas para detectar hidrocarburos. Para el rea de laboratorio en el caso de los reactivos que necesitan los equipos hay unos que los distribuyen localmente, pero existe la necesidad de enviar a comprar a exterior, ya que localmente no los venden. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEL CICLO DE EGRESOS A continuacin se presenta cuestionario de control interno que avaluara el ciclo de egresos, con la finalidad de medir la solidez de sus procedimientos y polticas con que cuenta la empresa Luz Verde, S.A. y ser dirigido a la administracin y al personal operacional, buscando contribuir a lograr la eficiencia operativa.

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El Bho, S.A. Cuestionario de Control Interno Ciclo de Egresos de Diciembre de 2006 No. Procedimiento

Emplea el procedimiento el cliente N/A SI NOX

Explicacin/Respuesta

1

La poltica de la empresa es Contratar empleados que hayan laborado en la competencia? El personal cuenta con sus Respectivos contratos de trabajo autorizados por el Ministerio de Trabajo? La empresa cuenta con una poltica anual de incrementos salariales? Dentro de las polticas laborales la empresa reconoce la indemnizacin universal para sus empleados? Adicional de las prestaciones legales, tienen otras? Los entrenamientos al personal operativo, generan gastos a la empresa?

es una estrategia debido a la falta de mano de obra calificada Segn la explicacin de la Administracin, en su mayora lo tienen.

2 3 4

X El incremento se realiza de acuerdo a la fecha de ingreso y la tasa de inflacin La indemnizacin universal no es parte de la poltica

X X

5

X

Solamente para el gerente local, es quien recibe una bonificacin por resultados del ejercicio Aunque son desarrollados por el mismo personal antiguo, se gasta en alimentacin y renta de saln para el evento X

6X

7

Las capacitaciones son impartidas por personal de la empresa?Es el Gerente Local es quin autoriza las capacitaciones?

X

X

Dentro de la poltica este tipo de eventos son invitados extranjeros de filiales del grupo corporativo quienes capacitanNo, debido a que son eventos regionales, esto lo autoriza el regional para Centro Amrica

8 9

Existe una poltica de viticos para los empleados

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SEMINARIO Si hay una debidamente CASOS DE AUDITORIA

divulgada


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La finalidad de incluir algunas conclusiones es referenciar las respuestas que contribuyen al fortalecimiento del logro de la eficiencia operativa de la empresa inspectora El Bho, S.A. 1. Debido a la falta de mano de obra calificada para desempear las labores especiales del tipo de servicio que presta la empresa, se utiliza la prctica de contratar personal capacitado de otras empresas inspectoras, aunque esto le representa pagar mayor salario. 2. El rubro de entrenamientos y capacitaciones, es uno en los que ms invierte la empresa, debido a la complejidad que representa el aprendizaje de las actividades o servicios que la empresa presta, por ello el hacer un empleado confiable para ser inspector representa tiempo y supervisin constante, debido a los tipos de productos peligrosos que se manejan. 3. La empresa tiene como poltica proporcionar subsistencia a su personal operativo lo cual se conoce como viticos y que representa un alto porcentaje en sus costos operativos. 4. Debido a los requerimientos de los clientes y a las normas de la empresa debe proporcionar equipo de seguridad a su personal operativo, dicho equipo tiene un tiempo relativamente corto de vida til, este tiempo es definido por las polticas de los clientes y de la misma empresa inspectora, lo que significa

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Auditoria Operacional Trabajo Final