Aula 03 (1)

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA CNJ

CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO – TEORIA E EXERCÍCIOSPROFESSOR: MAYKO GOMES

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1

AULA 03 – Exercícios Comentados

Salve, concurseiros! Tudo bem com vocês?

Vamos finalizar nossos estudos para o concurso do CNJ. Espero que estejam gostando das aulas e do conteúdo, pois tenho certeza que os ajudará

muito.

E agora, que já estudamos todo o conteúdo do edital, esta aula será um

reforço. Vamos comentar alguns exercícios da banca. Infelizmente aArquivologia não é tão comum em provas, e por isso tive que utilizar algumas

questões de concursos mais antigos. Mas não se preocupem: não é nada quecomprometa o aprendizado de vocês!

Então teremos para esta aula:

Exercícios comentados sobre o conteúdo do curso.

Fiquem à vontade para me escrever: [email protected].

Além disso, temos também o fórum do curso, e espero que o utilizem paratirar suas dúvidas.

E sem mais demoras, vamos começar!

Prof. Mayko Gomes Janeiro/2013

mailto:[email protected]




Noções Iniciais

(TRT-17/2009 – Cespe/UnB) O conhecimento arquivístico é

tributário da expansão das empresas privadas com suas complexasnecessidades informacionais e também vinculado a essa mesma

expansão.

Comentário: A informação é considerada o principal insumo das

organizações no século XX. Após a década de 50, ela ganhou muitaimportância, e sua presença tornou-se tão fundamental para as instituições

quanto os recursos humanos, materiais e financeiros. Hoje é impossível pensarna existência e desenvolvimento de uma instituição sem contar com um

sistema complexo de informações.

Então podemos concluir que se a informação é um recurso, também

precisa ser gerenciada. E ao longo em que as instituições se expandem,

também o fazem os seus recursos. Assim, quanto mais as instituiçõescrescem, mais recursos necessitam, sendo esta necessidade vinculada ao seu

crescimento.

Gabarito: Certo

(TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) A produção de documentos dearquivo não tem por finalidade o registro da história da instituição,

mas o atendimento das suas necessidades administrativas, entre asquais se inclui a informação aos cidadãos, caso se trate de órgão

público.

Comentário: Os documentos de arquivo são produzidos ou recebidos

como consequência das atividades de uma entidade, sendo uma pessoa, grupoou instituição. Quando uma atividade é realizada, sua consequência, seu

produto imediato é o documento. E este documento será necessário para acontinuidade do processo, caso seja uma atividade composta (devendo ser

realizada por dois ou mais órgãos ou pessoas). Então o documento é gerado

por uma atividade administrativa, e para tal deve servir.

Existem aqueles documentos que, pelo assunto de que tratam, devem

ser guardados e mantidos como fonte de pesquisas para outras áreas doconhecimento. É o caso de documentos de criação de instituições, de posses

de dirigentes, de organização administrativa, de ações finalísticas ou nãorotineiras, etc. Mas mesmo assim, esses documentos foram produzidos com a

finalidade de servir à administração, e não como fonte de pesquisa. Ninguémproduz um documento de arquivo pensando que ele vai servir para a pesquisa

em outras áreas. Isso ocorre por acaso, dependendo das circunstâncias.

Gabarito: Certo




(STM/2011 – Cespe/UnB) Somente podem ser consideradosdocumentos de arquivo aqueles que, emanados do poder público ou de

entidades de direito privado, são capazes de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de fatos.

Comentário: Uma das características do documento de arquivo é queele deve refletir fielmente as ações que o geraram, ou as informações de seu

produtor. Se for o caso, este documento é considerado legítimo e autêntico,até prova em contrário.

Como capacidade de produzir efeitos jurídicos devemos entender apossibilidade de o documento provar sobre fatos alegados. Um documento que

foi produzido como consequência de atividades, que cumpre todas asexigências teóricas e legais, e não possui nenhum elemento que o

desqualifique como tal, tem a capacidade de produzir efeitos jurídicos, de

provar e testemunhar não só em juízo como também fora dele.

Gabarito: Certo

(ANEEL/2010 – Cespe/UnB) Um documento de arquivo éconfiável quando o conteúdo pode ser considerado uma representação

completa e precisa das operações, das atividades ou dos fatos que o criaram.

Comentário: Como na questão anterior, o documento de arquivo deveser um reflexo, uma imagem fiel da atividade que o gerou ou do seu produtor.

O documento DEVE ser a prova de que a atividade foi realizada, do modo comofoi realizada, de quando ela foi realizada, etc.

Aliás, esta é a principal finalidade do arquivo: testemunhar, provar,mostrar que o seu produtor existe, o que ele realiza e como realiza, o que

conseguiu atingir, e como influencia e é influenciado por outras instituições epelo ambiente em que atua.

Gabarito: Certo

(MPS/2010 – Cespe/UnB) Documento é toda informaçãoregistrada em um suporte material que pode ser consultada para fins

de estudo e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos e pensamentos da humanidade nas diferentes épocas e nos diversos lugares.

Comentário: O documento, em seu conceito mais básico, é todainformação que está registrada em um suporte material. Assim, todo material

sólido que possui informações “gravadas” em seu corpo, é um documento. Quando pensamos em documento, nos vem logo a imagem de um processo,

um ofício ou algo do gênero. Mas de acordo com esse conceito, toda equalquer coisa pode ser um documento, desde que tenha informação gravada

e seu corpo. Assim, documento pode ser um CD de música, um filme em DVD,




um pergaminho antigo, um livro da Idade Média, as “Tábuas dos Dez Mandamentos”, etc.

O objetivo de gravar uma informação (pensamento, ideia, mensagem,etc.) em um suporte material é fazê-la resistir ao tempo e mudanças de

espaço que possa sofrer, sem perder ou alterar seu conteúdo.

Gabarito: Certo

(TRE-GO/2010 – Cespe/UnB) Entende-se por documento dearquivo a informação textual gerada oficialmente no decurso de ação

administrativa ou judicial de órgão público, fixada ou não em suporte.

Comentário: Um das condições básicas para um documento é a

informação registrada, afixada em um suporte. Portanto, não há apossibilidade de um documento existir se não houver isso. Um suporte sem

informação de nada vale, e uma informação sem suporte não é confiável.

Quanto aos demais requisitos descritos (informação textual, açãoadministrativa ou judicial, órgão público) referem-se a outras possibilidades de

elementos do documento, visto que pode haver mais. Por exemplo, ainformação gerada pode ser uma imagem ou um som (não necessariamente

texto); a ação não precisa ser administrativa ou judicial, mas deve ser oficialda instituição (um estudo, por exemplo); e não há a necessidade de ser órgão

público, pois instituições privadas também realizam atividades. Mas o quetorna o item errado é a parte final, onde afirma não haver a necessidade de

fixação em suporte.

Gabarito: Errado

Órgãos de Documentação

(INSS/2008 – Cespe/UnB) Na arquivologia, diferentemente doque ocorre na biblioteconomia, não se trabalha com documentos

múltiplos nem com tipologias uniformes, passíveis de se submeterem a

uma estrita normalização de processamento técnico.

Comentário: Os documentos de arquivo apresentam semelhanças e

diferenças com os documentos de biblioteca, de museu e de centros dedocumentação e informação. Ao passo que os documentos de arquivo são

únicos em seu contexto de criação (o documento de arquivo é um só, mesmoque existam mais cópias ou vias), os documentos de biblioteca existem em

múltiplos exemplares (edições). Ainda, os documentos de biblioteca possuem atipologia uniforme, enquanto o documento de arquivo, já vimos, pode ser

qualquer coisa material, em qualquer configuração.




Contudo, apesar dessas diferenças, esses documentos também possuemsemelhanças, e uma delas é exatamente a capacidade de se submeterem a

estrita normalização e processamentos técnicos. Por normalização devemosentender as regras de ditam a produção e tratamento dos documentos; e por

processamento técnico devemos entender a maneira, o modo como estedocumento é tratado e utilizado. Então, apesar das diferenças, o último

elemento descrito no item é fator de semelhança.

Gabarito: Errado

(INSS/2008 – Cespe/UnB) O documento de arquivo é um tipo dematerial que tem como objetivo principal informar para instruir ou

ensinar.

Comentário: Voltando às diferenças e semelhanças entre os

documentos de arquivo e de outros órgãos de documentação, outro fator de

diferenciação entre os eles é a função, ou o objetivo da sua produção.Enquanto o documento de biblioteca tem a função de educar e informar, o do

centro de documentação tem a função de informar, e o do museu tem a funçãode educar e entreter, o documento de arquivo (já mencionado antes) tem a

função de provar e testemunhar sobre seu produtor.

Gabarito: Errado

(MS/2010 – Cespe/UnB) Mesmo que os documentos sejamtirados arbitrariamente do seu contexto e reunidos de acordo com um

sistema subjetivo qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentária, não é perdido nem se torna obscuro.

Comentário: Ao contrário de documentos de outros órgãos dedocumentação, que podem ser organizados e classificados da maneira mais

conveniente para esses órgãos, os documentos de arquivo, como produtosimediatos de atividades, devem sempre ser organizados e mantidos de forma

que reproduza o mais fielmente possível as atividades que os geraram.

Enquanto um documento de outros órgãos é tratado como peça isolada,tendo sentido completo sem pertencer a nenhum conjunto, o documento de

arquivo possui sentido completo quando dentro de seu conjunto, e mesmo alideve estar colocado em seu lugar, organizado para que o contexto seja

compreendido, como parte de um quebra-cabeças, onde cada peça tem seulugar definido.

Gabarito: Errado

(Correios/2011 – Cespe/UnB) A distinção entre documentos de

arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o emprego desses documentos.




Comentário: Outro fator de diferenças entre os documentos dos órgãosde documentação. Aliás, os principais, de acordo com o que vimos até aqui.

Enquanto os documentos de arquivo são produzidos como provas, os debiblioteca são resultados do conhecimento e da expressão. E assim como suas

criações são diferentes, as suas funções também. O documento de bibliotecadeve ser utilizado para educação e comunicação, enquanto o de arquivo deve

ser utilizado para provar e testemunhar.

Gabarito: Certo

Classificação dos Arquivos

(MS/2008 – Cespe/UnB) Os documentos acumulados por órgãospúblicos e entidades públicas, em decorrência de suas funções e

atividades, são considerados públicos.

Comentário: Os arquivos, assim entendidos como o conjunto de

documentos produzidos e/ou recebidos como consequência das atividades deuma instituição. Esses arquivos podem ser classificados de acordo com alguns

critérios, que são: entidade mantenedora, natureza dos documentos, extensãode atuação e estágio de evolução.

Quanto à entidade mantenedora, os arquivos podem ser públicos (são osproduzidos por órgãos e entidades de direito público, ou entidades privadas

encarregadas da gestão de serviços públicos); ou privados (são os produzidospor instituições de direito privado, ou por pessoas).

Gabarito: Certo

(MTE/2008 – Cespe/UnB) O conjunto documental produzido e/ourecebido pelo MTE em decorrência de suas funções administrativas é

considerado arquivo público, diferentemente dos conjuntosdocumentais produzidos e recebidos por instituições de caráter público

ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos, que são considerados arquivos privados.

Comentário: O MTE, sendo classificado como órgão, tem caráterpúblico, e deve seus documentos, de acordo com a explicação da questão

anterior, devem ser públicos.

No entanto, também de acordo com a explicação da questão anterior, os

documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, ou opor entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos são

arquivos públicos. A afirmação se contradiz ao afirmar que o arquivo do MTE épúblico é o das instituições públicas não são, pois o MTE é uma instituição

pública (para questões de Arquivologia).




Gabarito: Errado

(TCE-AC/2006 – Cespe/UnB) Segundo as entidades criadoras e

mantenedoras de arquivos, os arquivos classificam-se em públicos, institucionais, comerciais e pessoais.

Comentário: Muito importante esta questão, pois é comum ficar confusocom este assunto. Como já dito, os arquivos classificam-se, quanto à entidade

mantenedora, em públicos e privados.

Contudo, existe outra classificação que foi atribuída pela autora Marilena

Leite Paes, em sua obra Arquivo: Teoria e Prática. Segundo a autora, quanto àentidade mantenedora, os arquivos podem ser classificados em públicos

(produzidos por órgãos e instituições públicas), institucionais (produzidos porinstituições SEM fins lucrativos) comerciais (produzidos por instituições COM

fins lucrativos) e pessoais ou familiares (produzidos por pessoas físicas ou

grupo social).

As bancas de concurso, inclusive a nossa, aceita as duas formas de

classificação! Portanto, quanto à entidade mantenedora, os arquivosclassificam-se em público ou privados / públicos, institucionais, comerciais ou

pessoais.

Gabarito: Certo

(Sebrae/2008 – Cespe/UnB) O arquivo especializado se refere àexistência de documentos de formas físicas diversas, como fotografias,

discos, fitas, microfilmes e slides.

Comentário: outra maneira de classificar os arquivos é quanto à

natureza dos seus documentos. Segundo esse critério, os arquivos podem serespeciais ou especializados.

Os arquivos especializados (ou técnicos, como pode aparecer) são os queguardam documentos de diversas formas físicas e suportes. Todos esses

documentos têm relação com uma área do conhecimento específica, apesar de

apresentarem suportes diferentes. Estão unidos pelo seu conteúdo, e portantodevem permanecer juntos fisicamente.

Gabarito: Certo

(MDIC/2006 – Cespe/UnB) Quanto à natureza dos documentos,

são classificados como especializados aqueles arquivos que têm sobsua responsabilidade a guarda de documentos que requerem

tratamento diferenciado no armazenamento, no registro, no acondicionamento e na conservação, por causa de sua forma física.




Comentário: A outra classificação quanto à natureza do documento é dearquivos especiais. Esses guardam documentos que necessitam de cuidados

especiais, visto que estão em suportes especiais.

Cada tipo de material (plástico, filme, papel, discos magnéticos, etc.)

requer um tratamento diferenciado em sua guarda, manuseio e utilização.Então esses documentos devem ser separados fisicamente (mantidos juntos os

documentos com mesmo material de suporte), mas unidos logicamente.

Gabarito: Errado

(TJ-PA/2006 – Cespe/UnB) Em arquivos denominados especiais,são mantidos sob guarda documentos que resultam da experiência

humana em um campo específico do saber.

Comentário: Os arquivos especializados, também chamados técnicos,

são os que guardam juntos documentos de uma determinada área do

conhecimento humano. Esses documentos têm ligação lógica, e deve mpermanecer juntos, independente do suporte que utilizam, pois facilita usa

busca e recuperação, além de possibilitar uma pesquisa mais completa sobre oassunto de que tratam.

Gabarito: Errado

(Crea-DF/2003 – Cespe/UnB) Arquivos de documentos

iconográficos são considerados especializados.

Comentário: Essa questão traz um exemplo de arquivo especial: todos

os documentos reunidos de acordo com o suporte. Neste caso o suporte é opapel de fotografia, de gravura, de desenho ou mesmo um negativo

fotográfico. Essas imagens podem não ter nenhuma relação lógica entre si,mas devem ser guardadas juntas fisicamente por apresentarem o mesmo

suporte.

Gabarito: Errado

(Crea-DF/2003 – Cespe/UnB) Arquivos de engenharia são

considerados especializados.

Comentário: E esta questão traz exemplo de arquivo especializado:

todos os documentos reunidos de acordo com o assunto de que tratam. Nestecaso os documentos todos relatam estudos e mensagens da área de

engenharia. Então eles possuem ligação lógica e, portanto, devem ficar juntospara facilitar a pesquisa.

Esse arquivo também é chamado especializado por que geralmente seusdocumentos são resultados de estudos na área de que tratam.

Gabarito: Certo




(MCT/2008 – Cespe/UnB) Quanto à abrangência de sua atuação,os arquivos setoriais são aqueles destinados a receber somente os

processos administrativos provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição.

Comentário: O próximo critério de classificação é quanto à extensão deatuação. Este critério considera até onde o arquivo atua na instituição, ou seja,

o quanto ele contribui para a guarda dos documentos.

Uma de suas classificações é o arquivo setorial. Este se caracteriza por

ser um arquivo “local”, guardando apenas documentos que foram produzidosou recebidos por um setor, ou andar, ou sala, ou órgão, ou estrutura. Sendo

assim, todos os demais setores e órgãos devem possuir seu próprio arquivosetorial.

Gabarito: Errado

(DFTrans/2008 – Cespe/UnB) A unidade de arquivo destinada areceber documentos do arquivo corrente de diversas unidades

vinculadas à mesma instituição é classificada como arquivo setorial.

Comentário: A outra classificação da aos arquivos de acordo com sua

atuação na instituição é a de geral ou central.

Esses arquivos devem guardar TODOS os documentos de uma

instituição, de todos os órgãos, setores, andares, etc. Todos esses setorespodem possuir um protocolo setorial (assunto de nossa próxima aula), mas

seus documentos serão mantidos em um mesmo lugar.

É importante saberem também que esse critério de classificação somente

se aplica a arquivos correntes. Os arquivos intermediários e permanentes, porsua natureza, não podem ser alocados perto de seus produtores, pois não

servem mais à administração com frequência de uso.

Gabarito: Errado

Classificação dos Documentos

(AGU/2010 – Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos técnicos e

plantas fazem parte do gênero documental cartográfico.

Comentário: partindo para os documentos de arquivo, os mesmos são

classificados quanto ao gênero, à natureza do assunto, à espécie/tipologia, e àforma e formato.




Na classificação quanto ao gênero, os cartográficos têm comocaracterística a informação que representa uma área existente, mas de forma

reduzida, como os mapas, os perfis, as plantas de arquitetura e engenharia.

Gabarito: Certo

(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e cartão-janela são exemplos de documentos do gênero micrográfico.

Comentário: Outra classificação segundo o gênero são os documentosmicrográficos. Esses têm como característica o fato de ser resultado do

processo de microfilmagem de outros documentos, geralmente textuais,iconográficos e cartográficos. Os itens listados na questão são alguns exemplos

de suporte do documento micrográfico.

Gabarito: Certo

(TRE-MA/2009 – Cespe/UnB) Os documentos textuais,

audiovisuais e cartográficos são gêneros documentais encontrados nos arquivos.

Comentário: Além do gênero cartográfico, que já vimos, o item nosapresenta a dois outros gêneros: o textual (ou escrito) e o audiovisual.

O documento textual ou escrito é aquele que apresenta a informaçãocomo texto. É o exemplo mais comum de documento.

O documento audiovisual é aquele que apresenta a informação comoimagens dinâmicas acompanhadas de som. São os filmes e gravações em

película.

E todos esses gêneros podem ser encontrados no arquivo.

Gabarito: Certo

(PGR-DF/2005 – Cespe/UnB) Documentos manuscritos são

classificados como textuais, documentos com imagens estáticas são classificados como iconográficos.

Comentário: Os manuscritos também são documentos do gênero

textual. Não é tão comum quanto o impresso, digitado ou datilografado, masantes de invenções como as modernas máquinas que temos hoje, foi ele o

grande representante dos documentos de arquivo, sendo o mais comum entretodos os gêneros.

E os documentos do gênero iconográficos apresentam a informação comoimagens estáticas. São exemplos as fotografias, os negativos, as gravuras, os

desenhos técnicos, os desenhos arqueológicos, os slides, etc.




Gabarito: Certo

(MEC/2009 – Cespe/UnB) As correspondências consideradas

ostensivas são classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais, sigilosas e ultrassecretas.

Comentário: Outro critério para se classificar os documentos éconsiderando a natureza do assunto de que tratam. Quando isso ocorre,

podemos ter dois tipos: os documentos ostensivos (ou ordinários) e osdocumentos sigilosos.

Os documentos ostensivos são os que não requerem medidas especiaisde segurança, pois seu conhecimento pode ser divulgado sem prejuízo para o

Estado ou para terceiros.

Gabarito: Errado

(MPE-RR/2008 – Cespe/UnB) Documentos ostensivos são

aqueles que, além de exigirem um alto grau de segurança, apresentamteor ou características que só devem ser do conhecimento de pessoas

intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Comentário: Já a outra classificação é de documentos sigilosos,

documentos esses que requerem medidas especiais de segurança, pois tratamde assuntos que podem afetar a segurança da sociedade ou do Estado, ou

ainda ferir e comprometer a honra e vida privada de terceiros.

E assim sendo, esses documentos têm seu acesso restrito e muito

limitado, somente por pessoas autorizadas e responsáveis por sua divulgação etodo o mal resultante dessa ação.

Gabarito: Errado

(TJDFT/2008 – Cespe/UnB) Reservado, confidencial, secreto e

ultrassecreto são graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgação.

Comentário: Uma questão interessante para o nosso concurso. Ela

apresenta os diferentes graus de sigilo que um documento sigiloso podereceber. Esses graus de sigilos estão listados na Lei de Acesso à Informação

(12.527/11).

Lembre-se que antes da promulgação desta Lei, este assunto era tratado

por decreto, que está tacitamente revogado, segundo o entendimento dealguns especialistas.

Gabarito: Certo (à época de aplicação desta prova)




(STM/2011 – Cespe/UnB) Os documentos que podem afetar asegurança da sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a

imagem de pessoas, são sigilosos. Todo documento sigiloso pode,entretanto, ser objeto de exibição reservada, mediante determinação

do Poder Judiciário.

Comentário: Os documentos são classificados como sigilosos por

autoridade competente para tal. Contudo, a Lei já nos “adianta” quais documentos são passíveis de serem classificados como sigilosos: aqueles que

tratam de assuntos o contenham informações que comprometam a segurançada sociedade ou do Estado, ou a intimidade, a honra e a privacidade das

pessoas.

Ainda, já sabemos que os documentos sigilosos têm o acesso restrito a

pessoal autorizado. Contudo, a Lei permite que, caso seja necessário para

defesa em juízo, um documento sigiloso pode, por determinação do PoderJudiciário, ser exibido em seção reservada, somente com as autoridades

competentes e as partes interessadas; ou também que seja emitida certidãopor autoridade competente sobre o conteúdo de tais documentos.

Gabarito: Certo

(STM/2011 – Cespe/UnB) A classificação de sigilo de um grupo

de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuídaao documento classificado com o mais baixo grau de sigilo, de forma a

favorecer o acesso a esse conjunto.

Comentário: Um documento sigiloso pode vir a compor um processo ou

um dossiê, ou outro conjunto de documentos. Mas o que ocorre quando umdocumento sigiloso é unido a outro que é ostensivo?

Quando isso ocorre, não importa a quantidade de documentos o assuntosde que tratam, TODOS receberão a mesma classificação do documento

sigiloso, passando a formar um conjunto sigiloso.

E quando acontece a união de documentos sigilosos em graus diferentes?Neste caso, todo o conjunto receberá a classificação do documento com o grau

de sigilo mais alto. Por exemplo: se a um processo for adicionado umdocumento com grau de sigilo reservado, todo o conjunto receberá a mesma

classificação. E se posteriormente, for adicionado outro documento, com graude sigilo secreto, agora o conjunto terá essa classificação, pois é mais elevada

que a do documento anterior. Se o contrário ocorrer, primeiro for adicionadoum documento com gral de sigilo secreto e depois um com grau de sigilo

reservado, ainda permanecerá o grau mais elevado para todo o conjunto.

Gabarito: Errado

(MS/2010 – Cespe/UnB) Para a arquivística, os vocábulos formae formato possuem significados bem distintos. Denomina-se formato a




configuração física do material sobre o qual as informações sãoregistradas, de acordo com a natureza e o modo como foi

confeccionado; por exemplo: cartaz, caderno. Livro. Mapa, rolo defilme, entre outros. Já a forma refere-se ao estágio de preparação e de

transmissão de documentos; por exemplo: original, cópia, minuta, rascunho.

Comentário: Outro critério para classificação de documentos, emborapouco utilizado em provas, é quanto à forma e formato.

A forma refere-se ao estágio de preparação do documento. Este pode seroriginal, cópia, rascunho ou minuta.

O formato refere-se à configuração física do suporte.

Gabarito: Certo

(PF/2009 – Cespe/UnB) Ofícios, memorandos, cartas e

telegramas são tipologias documentais.

Comentário: O critério de classificação quanto à espécie ou tipologia

aparece muito em provas da banca no formato de questões como esta.

A espécie documental é o aspecto formal das informações contidas no

documento. Por exemplo: sabemos que um ofício é um oficio quandoobservamos o modo como as informações se apresentam. Sabemos que um

contrato é um contrato pelo modo como as informações se apresentam:identificação das partes, cláusulas numeradas, assinatura das partes, das

testemunhas, etc.

Já a tipologia seria a espécie (aspecto formal) acrescida de uma função.

Sabendo que ofício, memorando, cartas e telegramas são espécies (e aquestão já está errada), para que se tornem tipos, basta acrescentar uma

função a esses modelos. Por exemplo: ofício de notificação (aspecto formal =espécie = ofício + função = notificar), memorando de solicitação de pessoal

(aspecto formal = espécie = memorando + função = solicitar pessoal), carta

de apresentação (aspecto formal = espécie = carta + função = apresentar), etelegrama de nomeação (aspecto formal = espécie = telegrama + função =

nomear).

Gabarito: Errado

(TRT-17/2009 – Cespe/UnB) Relatório de atividades, negativofotográfico, ata de reunião e cartão de visita são exemplos de

tipologias documentais.

Comentário: Mais uma questão como a anterior. Temos a espécie

(aspecto formal = relatório, ata e cartão), acrescidos de uma função (“de atividades”, “de reunião” e “de visita”). O negativo fotográfico não pode ser




uma tipologia, pois ser “fotográfico” não é uma função do negativo. Além disso, negativo não é espécie documental, e sim um suporte (material que traz

uma informação).

Essa questão chama a atenção de vocês para o seguinte: alguns

documentos podem causar confusão quanto a esta classificação. Por exemplo,existe um documento denominado “exposição de motivos”. Esta sim é uma

tipologia, pois é um documento que apresenta as informações de maneira quese possa identificá-lo como tal. Contudo, as bancas apostam no nome “de

motivos” para derrubar os candidatos. Esse “de motivos” não se trata de uma função da “exposição”. Trata-se da nomenclatura do documento, o seja, o

documento se chama “exposição de motivos”.

Aliás, quem já estudou Redação Oficial sabe que “exposição de motivos”

é um documento encaminhado exclusivamente por ministros de Estado para o

Presidente da República, onde faz considerações sobre matéria de lei comrelação à sua pasta de governo. Então não pode haver outra função para este

documento que não esta. Eu recomendo que associem o estudo desse critérioao de Redação Oficial, pois deve conhecer os nomes dos documentos para não

serem pegos em armadilhas como esta.

Gabarito: Errado

(MS/2008 – Cespe/UnB) A tipologia documental é o resultado do somatório entre o suporte documental e a função dos documentos.

Comentário: Apenas para fixar, a tipologia documental trata-se daespécie (aspecto formal = configuração que assume a informação) acrescida

de uma função. Em nenhum momento a tipologia considera o suporte dodocumento, seu gênero, formato ou qualquer outro fator.

Gabarito: Errado

Princípios Arquivísticos

(AGU/2010 – Cespe/UnB) Ao se aplicar o princípio de respeitoaos fundos em um conjunto documental de uma organização pública

ou privada, são identificados os documentos destinados à guarda permanente ou à eliminação.

Comentário: O princípio do Respeito aos Fundos, ou Proveniência,determina que os documentos produzidos por uma entidade (pessoa ou

instituição) não devem jamais ser misturados aos documentos de outrasentidades.

A aplicação deste princípio nos mostra apenas os documentos quecompõem o conjunto documental, que também será chamado de fundo




arquivístico. Não podemos saber, apenas aplicando este princípio, quedocumentos são ou não necessários para que seu produtor realize suas

atividades.

Gabarito: Errado

(STM/2011 – Cespe/UnB) A teoria das três idades refere-se à sistematização do ciclo de vida dos documentos arquivísticos.

Comentário: A Teoria das Três Idades, também conhecida por Estágiode Evolução dos Arquivos ou Ciclo Vital dos Documentos, pode ser tratada

como um princípio arquivístico. Sua elaboração constitui um grande marco nahistória da disciplina.

Sendo apresentada por qualquer um desses nomes, esse princípiodetermina o mesmo: durante sua existência, desde sua produção até sua

destinação, os documentos podem passar por três estágios, em forma de

sistema.

Gabarito: Certo

(TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) De acordo com o princípio dorespeito à ordem original, os documentos devem ser reclassificados

com base no assunto, desconsiderando-se a sua proveniência.

Comentário: O princípio da Ordem Original determina que os conjuntos

de documentos devam manter a organização que lhe foi atribuída por seuprodutor.

O motivo dessa determinação é que os documentos de arquivo devemrefletir fielmente as atividades do seu produtor, exatamente como

aconteceram. Caso haja uma reorganização desse conjunto, o contexto daatividade pode se perder e não ser mais tão claro e completo.

Gabarito: Errado

(MPU/2010 – Cespe/UnB) No plano institucional, o princípio da

territorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o

mais perto possível do lugar de sua criação e aplicação e guardados por quem os acumulou.

Comentário: O princípio da Territorialidade determina que osdocumentos devam ser mantidos no local onde se encontra o seu produtor,

pois ali ele está em sua “jurisdição” (local onde se aplica seus efeitos administrativos, legais, fiscais e históricos).

Este princípio, um dos mais importantes da Arquivologia, foi criado apartir das disputas fronteiriças do Canadá. Hoje é aplicado para resolver

problemas de custódia de documentos da era das colonizações de países e




continentes, onde havia a produção de documentos importantes tanto paracolonizadores quanto para colonizados.

Atualmente, pela aplicação deste princípio (que é derivado daProveniência Territorial), está determinado que os documentos devem

permanecer o mais próximo possível do local onde foram produzidos, pois é alique surtirão seus efeitos.

Gabarito: Certo

(ANEEL/2010 – Cespe/UnB) Os princípios arquivísticos, entre

eles o princípio de respeito aos fundos, que fundamentam a práticaarquivística contemporânea foram elaborados nos últimos quarenta

anos, principalmente a partir da chamada explosão da informação.

Comentário: Para aqueles que não conhecem a história da disciplina,

esta questão é uma armadilha e tanto. O que foi elaborado nos últimos

quarenta anos, especialmente com a explosão da informação, foi a Gestão deDocumentos, exatamente a solução encontrada para gerenciar a imensa

quantidade de informação que passou a ser produzida a partir de então.

Os princípios arquivísticos tiveram sua origem no contexto da Revolução

Francesa, onde se iniciava os conceitos de direito, de Estado e de governo. Atéentão os monarcas tratavam os documentos públicos como uma propriedade

privada. A partir das ideias da Revolução, foram surgindo os conceitos de coisapública, e os arquivos passaram a pertencer à coletividade. Então tiveram

início também os estudos documentais e a elaboração dos princípios.

Gabarito: Errado

(STJ/2004 – Cespe/UnB) O princípio da unicidade refere-se, sobretudo, ao quantitativo de cópias do documento.

Comentário: O princípio da Unicidade determina que o documento dearquivo, mesmo que exista em várias cópias ou vias, é único em seu contexto

de criação.

Vamos ilustrar por um exemplo: ao ir até um restaurante, vocêsconsomem e geram uma nota fiscal. Essa nota será emitida em três vias (uma

para o cliente, uma para a contabilidade da instituição, e outra para ogoverno). Apesar de a nota existir em três vias, não é o mesmo documento. A

via do governo tem valores e utilidades diferentes da via da instituição e da viado cliente. Esse contexto único, com utilidades diferentes e valores diferentes,

faz com que o documento também seja único, mesmo havendo outras vias ecópias.

Gabarito: Errado




(STJ/2004 – Cespe/UnB) O princípio da integridade arquivísticadetermina a preservação dos fundos de arquivo em sua totalidade,

sem que haja mutilação e tampouco destruições indevidas e não autorizadas.

Comentário: O princípio da Integridade Arquivística, ou daIndivisibilidade, é derivado do princípio da Proveniência, chegando a

determinar a mesma coisa: a alteração indevida do fundo arquivístico.

É muito comum que vocês confundam e não saibam diferenciar um do

outro à primeira vista. Mas enquanto a Proveniência proíbe a “mistura” de documentos produzidos por entidades diferentes (para preservar o reflexo do

produtor no fundo arquivístico), a Indivisibilidade proíbe alterações indevidas,seja no sentido de acrescentar ou retirar peças, se não houver autorização

para tal. Isso por que, se a mistura com documentos de outros produtores

prejudica a “identificação” do produtor em seu conjunto documental, muito pior o faz as destruições indevidas e o acréscimo de peças documentais sem

controle e autorização.

Gabarito: Certo

(MS/2010 – Cespe/UnB) Os arquivos, quando acumulados demaneira a refletir estrutura, funções e atividades realizadas pelas

instituições, demonstram estruturação e coesão, dentro das quais sepercebe o inter-relacionamento dos documentos. Fruto da naturalidade

e da organicidade, tal condição é fundamental para a compreensão do significado e para a garantia da autenticidade do documento.

Comentário: Outro princípio derivado diretamente da Proveniência: aOrganicidade.

Este princípio determina que os documentos de arquivo devam manteruma organização interna do conjunto, de modo que se possa identificar a

estrutura, o funcionamento e as relações do produtor.

Como dito no início, os documentos de arquivo possuem muito maisvalor quando em seu conjunto do que fora dele. E isso pode ser percebido ao

se estudar um conjunto de documentos: um complementa o sentido do outro.Pode ser percebida uma inter-relação entre os documentos.

Gabarito: Certo

(TJDFT/2008 – Cespe/UnB) O princípio da ordem natural é

subsidiário ou decorrente do princípio da cumulatividade.

Comentário: O princípio da Cumulatividade afirma que o conjunto

arquivístico é uma formação natural, progressiva e orgânica. Isso significa queos documentos de arquivo são produzidos espontaneamente (conforme o

produtor realiza suas atividades), involuntariamente (são uma conseqüência,




um “efeito colateral”, e não um fim em si) e ligado à seu produtor (organizacional). Sendo assim, o conjunto documental possui uma lógica

natural. É como uma planta que se desenvolve e toma seu formato, seutamanho e sua cor de forma de acordo com o que é determinado pelo

ambiente que a cerca.

O princípio da Ordem Natural ou Original determina que os documentos

devam manter a organização que lhes foi atribuída desde o início, pelo seuprodutor. E essa ordem é natural, orgânica e progressiva, pois reflete e

acompanha o desenvolvimento das do produtor e suas atividades.

Gabarito: Certo

(Correios/2011 – Cespe/UnB) A organicidade do arquivo severifica na relação que os documentos mantêm entre si em

decorrência das atividades do sujeito acumulador, seja ele pessoa

física ou jurídica.

Comentário: Tratando novamente do princípio da Organicidade,

sabemos que os arquivos devem ser organizados de forma a refletir aidentidade e história de seu produtor, e que os documentos de arquivo

possuem mais valor quando em conjunto do que fora dele.

Então concluímos que os documentos possuem uma interrelação, uma

complementação de significados um do outro. E essa interrelação determinaráa organização dos documentos.

Gabarito: Certo

(STM/2011 – Cespe/UnB) As características dos documentos de

arquivo incluem a unicidade, a qual determina que somente pode serconsiderado documento de arquivo aquele que é exemplar único e

original.

Comentário: Vimos que a Unicidade do documento não se trata do

número de vias ou cópias que este possui, mas sim do seu valor e importância

para o conjunto em que está inserido.

Além disso, já sabemos também que os requisitos para ser documento

de arquivo são: ser resultado de uma ação do produtor, e ser capaz de provarou informar sobre essa ação, ou sobre o produtor. Em nenhum momento foi

restringido o número de exemplares do documento, ou qualquer outracaracterística.

Então mesmo que um documento possua vários exemplares, será únicoem seu contexto de produção, em seu conjunto documental.

Gabarito: Errado




(Correios/2011 – Cespe/UnB) Quando há necessidade de sereclassificar os documentos por tema, sem se levar em consideração a

sua proveniência ou a classificação original, estará sendo aplicado o princípio da pertinência.

Comentário: Por fim, o último princípio a ser estudado, o daPertinência. Este princípio afirma que os documentos devem ser reclassificados

por assunto, sendo desprezado qualquer outro critério, como o produtor, porexemplo.

Ao afirmar isso, esse princípio vai de encontro ao princípio daProveniência, que manda considerar o produtor acima de tudo; e também à

própria razão de existir do arquivo, que é refletir a identidade e história de seuprodutor. Como um arquivo pode mostrar a trajetória de uma entidade se

estiver desorganizado, ou misturado com outros documentos? É simplesmente

impossível!

Então este princípio está em desuso na disciplina arquivística, e só serve

mesmo para aparecer em provas e derrubar candidatos desavisados.

Gabarito: Certo

Armazenamento e Acondicionamento de Documentos

(MPU/2010 – Cespe/UnB) No acondicionamento de documentospermanentes, embalagens de papel com pH alcalino não devem ser

utilizadas, porque provocam reações químicas que aceleram o processo de deterioração dos documentos.

Comentário: O acondicionamento de documentos é atividade dearquivamento que tem o objetivo de guardar o documento e mantê-lo

disponível para a utilização posterior. Trata-se da embalagem que envolverá odocumento, como a pasta, a caixa, a gaveta, etc.

Sendo uma prerrogativa para a conservação preventiva, noacondicionamento devem ser tomados todos os cuidados para evitar danos ao

documento. A utilização do papel com pH alcalino ou neutro é ideal para

combater a deterioração natural através da acidez, por que reduz as reaçõesquímicas e retardam a deterioração natural dos documentos.

O ideal mesmo seria que todos os documentos fossem produzidos tendoesse papel como suporte. Contudo, devido ao seu preço mais elevado, ele

pode ter uma relação custo-benefício muito prejudicial. Seria um desperdícioadquirir um material de preço mais elevado para um documento que será

descartado em pouco tempo.

Gabarito: Errado




(ABIN/2010 – Cespe/UnB) A melhor forma de acondicionamentode álbuns de fotografias é a utilização de caixas estojo, que não são

abrasivas e protegem a lombada da luz e da poeira.

Comentário: Os papéis que sevem de suporte às fotografias são mais

sensíveis que os demais. Eles reagem mais facilmente a elementos externos,como luz, substâncias orgânicas (saliva, gordura) e poeira. Por isso o cuidado

com ele deve ser maior.

As caixas estojo são embalagens fabricadas especialmente para esse tipo

de papel. Ela isola completamente o seu ambiente interno contra a luz e apoeira, ajudando na preservação das fotografias. Contudo, ainda é preciso

muito cuidado no manuseio deste documento, pois a ação antrópica pode ser ofator de maior destruição do documento.

Gabarito: Certo

(TJDFT/2008 – Cespe/UnB) O acondicionamento é uma das etapas do planejamento de conservação preventiva de documentos.

Comentário: O planejamento da utilização de ferramentas, demateriais, do ambiente e dos processos de tratamento dos documentos é parte

da conservação preventiva, pois se devem utilizar sempre os recursosadequados e da forma adequada para assegurar sua integridade.

E com o acondicionamento não é diferente. Esta etapa busca guardar osdocumentos adequadamente em seus invólucros para evitar qualquer dano que

possam sofrer. Os materiais, ferramentas e métodos devem ter qualidade paraque assegurem a durabilidade do suporte, bem como evitem situações em que

haja risco de acidentes.

Gabarito: Certo

(Ibram-DF/2009 – Cespe/UnB) As áreas de armazenamento dedocumentos devem ser totalmente independentes das demais e não

devem exceder 200 m². Assim, pode ser necessário ter vários

depósitos, que devem ser independentes entre si, separados porcorredores, com portas corta-fogo e, de preferência, com sistemas

independentes de energia elétrica, de aeração e de climatização.

Comentário: O armazenamento do documento é o arquivamento

propriamente dito. Trata-se de sua colocação, já acondicionadoadequadamente em sua embalagem, no mobiliário, sala, setor ou andar do

arquivo.

Os documentos devem ser armazenados em ambientes com condições

que favoreçam sua durabilidade. O ambiente ideal para sua guarda édetalhado pelo CONARQ, e pode ser encontrado em seu sítio na internet.




Mas para responder à esta questão, já adianto que os espaços nãodevem exceder a 200 m², devem possuir sistemas de climatização

independentes (pois o clima adequado aos documentos não é adequado àspessoas), e possuir ferramentas para o combate a acidentes e catástrofes,

como incêndios e inundações.

Gabarito: Certo

(PF/2012 – Cespe/UnB) O acondicionamento — que consiste naguarda dos documentos nos locais a eles designados — e o

armazenamento — que se refere à embalagem do documento comvistas a protegê-lo e a facilitar seu manuseio — são procedimentos

fundamentais para a conservação e preservação dos documentos de arquivo.

Comentário: Uma questão relativamente simples. Sem muito que

acrescentar, basta dizer que ela está incorreta porque inverte os conceitos deacondicionamento e armazenamento.

Gabarito: Errado

Conservação e Preservação de Documentos

(EBC/2011 – Cespe/UnB) Nos acervos arquivísticos, as unidades

de acondicionamento devem ser armazenadas em mobiliário adequado, como mapotecas e estantes de madeira e de metal.

Comentário: Um assunto muito simples que, tenho certeza, vai lhesgarantir muitos pontos nesta prova. Já aprendemos na primeira aula que não

se deve utilizar mobiliários de madeira nos arquivos, pois estes apodrecem,favorecendo a aparição de insetos e microrganismos, além de ser combustível

em caso de incêndio.

Gabarito: Errado

(EBC/2011 – Cespe/UnB) O ataque de brocas ao acervo ocorre na

fase em que o inseto atinge a forma de larva.

Comentário: A maioria dos ataques de insetos ao papel ocorre na fase

de larva, quando o mesmo ainda não pode de deslocar para conseguiralimento. Mas ainda existe alguns, como a barata, que atacam o papel mesmo

depois de se desenvolvimento completo.

Gabarito: Certo




(EBC/2011 – Cespe/UnB) Elevados índices de umidade relativa ede temperatura no ambiente de um acervo constituem condições

propícias para a infestação de cupins nesse acervo.

Comentário: Os fatores que mais contribuem para a deterioração do

documento, além da ação antrópica, são a umidade e temperatura. Além deafetar diretamente o documento, contribui para que outros fatores também o

façam, como as reações químicas e os insetos e microrganismos.

Gabarito: Certo

(EBC/2011 – Cespe/UnB) Os acervos arquivísticos sãoconstantemente atacados por diversos agentes de deterioração, sendo

a sujidade o mais danoso.

Comentário: A sujeira é o mais danoso agente de deterioração dos

documentos. Ela ocorre como reação a utilização de forma indevida, ou pela

falta dos cuidados necessários para a preservação dos documentos. Entre seusefeitos estão o dano direto (provocam reações no documento) e o

favorecimento para outros agentes, como insetos e microrganismos.

Gabarito: Certo

(EBC/2011 – Cespe/UnB) O uso do pó de borracha é indicadopara a limpeza de documentos em suporte de papel vegetal, como as

plantas e os desenhos de arquitetura.

Comentário: A limpeza com pó de borracha consiste em depositar certa

quantidade desse produto na superfície a ser limpa, geralmente papel, e emseguida deve esfregar com a ponta dos dedos até que o pó absorva toda a

impureza. É indicada para papéis vegetais e novos, devendo os papéis maisantigos serem submetidos a tratamentos mais específicos.

Gabarito: Certo

(STM/2011 – Cespe/UnB) Tirar a sujeira superficial com uma

borracha macia ou borracha fina em pó é uma forma adequada de

higienizar documentos em papel.

Comentário: Mais uma questão reforçando a importância dessa prática

para a limpeza de papéis. Ela é a mais eficiente e mais barata, devido àsimplicidade do material e da técnica empregada, que não exige

especialização.

Gabarito: Certo

(STM/2011 – Cespe/UnB) A principal causa dos danos queocorrem nos materiais de um acervo documental é o manuseio

indevido, tanto por usuários quanto por funcionários.




Comentário: A ação antrópica, já vimos, é a maior causa de danos aosdocumentos. Através da utilização de forma indevida é que começam a surgir

os principais fatores de desgaste, como a sujidade, as reações químicas e aaparição de insetos. E mesmo que sejam tomados todos os cuidados, apenas

pelo fato de estar sendo utilizado o documento já se desgasta maisrapidamente. Então tenha em mente que o maior fator de desgaste de um

documento é a ação antrópica.

Gabarito: Certo

Ciclo Vital dos Documentos

(TRE-GO/2009 – Cespe/UnB) A teoria das três idades é aquelaque afirma que os documentos passam por diferentes fases,

determinadas, por um lado, pela frequência de uso dos documentos

pela entidade produtora ou acumuladora e, por outro lado, pelaidentificação dos valores primário e secundário presentes ou não nos

documentos.

Comentário: As fases documentais são determinadas, segundo a teoria

arquivística, pelo valor e pela frequência de uso dos documentos. Quando osdocumentos são muito utilizados, significa que são extremamente necessários

para uma determinada atividade; quando são pouco utilizados, significa queainda são importantes para uma atividade administrativa, mas não tão

urgentes; e quando são guardados definitivamente, significa que têm muitaimportância para outras áreas do conhecimento.

Gabarito: Certo

(MCT/2008 – Cespe/UnB) Arquivo de primeira idade ou corrente,

arquivo de segunda idade ou intermediário e arquivo de terceira idade ou permanente são estágios de evolução dos arquivos.

Comentário: Segundo a teoria arquivística, estas são as fases do

arquivo. Elas não são três tipos de arquivo, mas sim um único arquivo divididoem três fases. O arquivo corrente é a fase que guarda documentos consultados

com muita frequência, sendo necessários para vários procedimentosadministrativos. O arquivo intermediário guarda documentos que ainda são

muito importantes para a administração, mas não são utilizados com tantafrequência; esses documentos servem mais como garantia de direitos ou à

prestação de contas. O arquivo permanente guarda documentos que perderamtodo o seu valor para a administração (valor primário), mas são importantes

fontes de pesquisa para outras áreas, como a História, a pesquisa científica, aCultura, etc.

Gabarito: Certo




(Censipam/2006 – Cespe/UnB) Ciclo vital dos documentos énome de uma teoria segundo a qual os documentos produzidos e/ou

recebidos no curso das atividades de uma entidade passam por fasessucessivas, devendo ser reunidos em arquivos correntes ou

permanentes de acordo com a frequência de uso, a proveniência e o grau de sigilo dos documentos.

Comentário: O Ciclo Vital dos Documentos, assim como o Estágio deEvolução dos Arquivos, é outro nome dado à Teoria das Três Idades. Portanto,

atenção à isso. Os documentos passam por fases no arquivo, segundo aquestão anterior, de acordo com a frequência de uso, com a proveniência

(origem) ou com o grau de sigilo. Ocorre que os documentos sigilosos (queestudamos em nossa primeira aula) NÃO PODEM EXISITIR NO ARQUIVO

PERMANENTE. O objetivo de desse arquivo é servir de fonte de pesquisa, e não

há sentido em guardar ali documentos com restrição de acesso.

Gabarito: Errado

(Imbel/2004 – Cespe/UnB) Quanto à frequência do uso ou consulta, os arquivos podem ser: ativo, inativo e morto.

Comentário: Esta questão não apresenta novidades até aqui; masacreditei que seria proveitoso colocá-la para lembrar a vocês que as fases do

arquivo (corrente, intermediária, permanente) podem receber nomenclaturasdiferentes. Portanto atenção a elas:

Corrente Intermediário Permanente

1ª idade 2ª idade 3ª idade

Setorial Pré-arquivo Histórico

Administrativo Records centers De custódia

Ativo Semiativo Passivo

Vivo Limbo Morto

De movimento Purgatório Estático

Em curso Temporário Definitivo

Núcleos de arquivo Transitório Final

Gabarito: Errado

(ANAC/2009 – Cespe/UnB) O arquivo intermediário, assim como

o arquivo corrente, é constituído de documentos de valor primário.

Comentário: Todos os documentos do arquivo intermediário têm as

mesmas prerrogativas dos documentos do arquivo corrente: seu objetivo, seuvalor, seus interessados, suas funções, etc. A diferença entre eles é a sua

frequência de uso, que no intermediário é menor. Por esta razão vocês devementender que o arquivo intermediário pode ser considerado uma “extensão” do

arquivo corrente. Inclusive muitas vezes não é encontrado esse arquivo em




empresas, pois seu custo não justifica sua instalação, e suas atividades podemser realizadas pelo arquivo corrente. Então tenham sempre em mente que a

função desse arquivo é “desafogar” o fluxo no arquivo corrente.

Gabarito: Certo

(PF/2009 – Cespe/UnB) A teoria dos valores de documentos nãopermite definir se o documento é da fase corrente, da intermediária ou

da permanente.

Comentário: A teoria dos valores documentais afirma que os

documentos possuem dois valores: o primário, que é o valor do documentopara a atividade que o gerou (mediato); e o valor secundário, que é a

importância do documento para outras áreas, diferentes da atividade que ogerou. O valor primário é imediato, temporário (acaba à medida que o

documento cumpre seu objetivo administrativo) e todo documento o possui (é

a razão de existir do documento); o valor secundário é mediato, definitivo(existe para sempre) e nem todos os documentos o possuem (deve haver

avaliação). O valor secundário pode ser probatório (capaz de provar sobre aação que o gerou) e/ou informativo (capaz de fornecer informações relevantes

sobre seu produtor.

Então se um documento ainda possui o valor primário, deve ser

guardado no arquivo corrente ou intermediário, onde seu é importante para aadministração; em seguida deve ser avaliado, e caso possua o valor

secundário, deve ser mantido no arquivo permanente. Portanto essa teoria ésuficiente para determinar a fase do arquivo em que se encontra o documento.

Gabarito: Errado

(ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) De acordo com os fundamentos da

arquivologia, é correto que o arquivo corrente que existir na Antaqseja formado pelo conjunto de documentos mantidos nos diversos

setores da agência para apoio às atividades cotidianas.

Comentário: Uma das classificações que o arquivo corrente podereceber é decorrente de sua propriedade me manter todos os documentos de

uma instituição no mesmo local. Quando isso ocorre, dizemos que é umarquivo geral ou central.

Gabarito: Certo

(SEAD-SES-FHS-SE/2009 – Cespe/UnB) Os arquivos correntes

são formados pelo conjunto dos documentos produzidos e (ou)recebidos pelos vários setores de trabalho da instituição e que

precisam, pelo seu grande potencial de uso, ficar próximos aos seus usuários diretos.




Comentário: Ao contrário, quando o arquivo corrente mantém“divisões”, guardando seus documentos nos próprios departamentos que os

produziram, dizemos que este arquivo é setorial.

Importante: setorial ou geral é uma classificação atribuída somente aos

arquivos corrente!

Gabarito: Certo

(PF/2009 – Cespe/UnB) Documentos de arquivo produzidos ourecebidos por uma instituição pública ou privada, com valor

administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivointermediário dessa instituição, são também considerados de valor

secundário.

Comentário: Em questão anterior vimos que os documentos de arquivo

possuem valores, e que estes determinam as fases em que os documentos se

encontram. Sabemos que o valor primário é imediato, ligado diretamente aosobjetivos de criação do documento. Então esse valor é importante para a

administração e para a tomada de decisão (valor administrativo), ou para agarantia de direitos e prestação de contas (valor legal, fiscal). Esses

documentos devem estar no arquivo intermediário para servirem de garantia.

Os documentos de valor secundário são os capazes de provar sobre fatos

relevantes, ou informar sobre a história de seu produtor: origens, evolução,criação, objetivos, metas, etc.

Gabarito: Errado

(TRE-MG/2009 – Cespe/UnB) O arquivo intermediário, conhecido

também como arquivo inativo, é resultante da transferência de documentos do arquivo corrente.

Comentário: Mais uma questão tratando não só dos nomes dosarquivos, mas do processo de passagens de documentos. O nome da

passagem está correto: para o arquivo intermediário chama-se “transferência”,

e para o arquivo permanente chama-se “recolhimento”.

Mas o que está incorreto no item, é o nome dado ao arquivo, que, como

visto em questão anterior, deve ser semiativo. O nome inativo é dado aoarquivo permanente.

Gabarito: Errado

(FUB/2008 – Cespe/UnB) O documento de arquivo transferido ao

arquivo intermediário permanece com o acesso restrito à unidadeacumuladora, podendo, com autorização da unidade acumuladora, ser

acessado por outras unidades.




Comentário: Também com base em questão anterior, aprendemos queos documentos do arquivo intermediário possuem as mesmas características

dos documentos do arquivo corrente. Quando no arquivo intermediário, osdocumentos possuem as mesmas prerrogativas e proibições, e uma delas é o

acesso liberado. Os documentos no arquivo corrente somente podem serconsultados por terceiros com a autorização de seu produtor, e o mesmo vale

para os documentos do arquivo intermediário.

Gabarito: Certo

(INSS/2008 – Cespe/UnB) Os documentos pertencentes aoarquivo intermediário devem ser recolhidos ao arquivo permanente o

momento em que desaparecer o valor secundário desses documentos.

Comentário: Podem perceber que é bem comum a banca tentar

enganar vocês associando o valor secundário do documento à idade

“secundária” do arquivo. O pensamento seria: valor primário, arquivo de 1ªidade; valor secundário, arquivo de 2ª idade. Então fiquem espertos nisso, pois

a associação correta é a seguinte: valor primário, 1ª e 2ª idades; valorsecundário, 3ª idade.

Então temos dois erros na questão: primeiro, o valor secundário édefinitivo, ou seja, ele nunca desaparece; e segundo, todos os documentos do

arquivo permanente devem possuir valor secundário, então não podem serrecolhidos documentos sem esse valor.

Gabarito: Errado

(MPE-AM/2008 – Cespe/UnB) Arquivo intermediário,

caracterizado como um estágio de evolução do arquivo de umaorganização, pode ser corretamente definido como o conjunto de

documentos sujeito a eliminação ou a recolhimento para guarda permanente.

Comentário: a principal característica do arquivo intermediário é ser um

arquivo de guarda temporária. Significa que todos os documentos ali estãoaguardando seu fim: eliminação ou guarda permanente.

Gabarito: Certo

(PF/2009 – Cespe/UnB) O acesso aos documentos recolhidos ao

arquivo permanente, por natureza, é restrito, e esses documentospodem ser consultados apenas com autorização da instituição que os

acumulou.

Comentário: Outra tentativa de enganar o candidato. Vimos que os

documentos do arquivo corrente e intermediário possuem as mesmascaracterísticas, e, portanto, somente podem ser consultados com a autorização

de seu produtor.




Mas vimos também, em questão anterior, que o arquivo permanente nãopode guardar documentos com restrição de acesso. Todos os documentos do

arquivo permanente podem ser consultados por qualquer pessoa. Guardardocumentos com restrição de acesso no arquivo corrente vai de encontro ao

seu objetivo, que é servir de fonte de informação.

Gabarito: Errado

(ANVISA/2007 – Cespe/UnB) Arranjo, descrição, publicação,preservação, avaliação, criação e referência são atividades

desenvolvidas nos arquivos correntes.

Comentário: As atividades citadas acima são algumas das

desenvolvidas tipicamente no arquivo permanente. Este arquivo é responsávelpor manter a informação e os documentos sempre acessíveis. Deve sempre

dispor de técnicas de organização dos documentos (arranjo), de identificação

dos conjuntos (descrição), de divulgação do acervo (publicações), entreoutras.

Mas o que não pode haver nos arquivos permanentes é a avaliação dedocumentos. A avaliação de documentos é um estudo do mesmo para decidir

se possui ou não o valor secundário. Quando um documento é recolhido,pressupõe-se que já tenha sido avaliado. Além disso, a avaliação abre a

possibilidade para a eliminação de documentos, e isso também não pode haverno arquivo permanente.

Gabarito: Errado

(MDS/2006 – Cespe/UnB) Os documentos do arquivo histórico,

também chamado permanente, somente poderão ser descartados apósa autoridade arquivística competente na esfera de atuação do órgão

que os produziu ou acumulou autorizar a eliminação.

Comentário: Mais uma pegadinha da banca para enganar os candidatos.

Mas pela explicação da questão anterior, já sabemos que os documentos de

arquivo permanente jamais devem ser eliminados, em hipótese alguma!

Peço atenção e cuidado, pois é muito comum esse tipo de confusão.

Gabarito: Errado

Protocolo

(MDS/2010 – Cespe/UnB) A legislação determina que cada órgão

tenha um protocolo central, responsável por realizar exclusivamenteas rotinas de recebimento e registro de documentos, e protocolos




setoriais encarregados do controle de tramitação e da expedição de documentos de cada área.

Comentário: O protocolo, atividade da Gestão de Documentos, na fasede utilização, responsável por controlar todo o trâmite (movimentação) do

documento, desde sua produção (ou recepção) até sua destinação (guardapermanente ou recolhimento).

Por ser uma atividade de Gestão de Documentos, o protocolo não existeno arquivo permanente, e está ligado diretamente ao arquivo corrente. Deve

haver um setor ou departamento responsável por realizar esta atividade.Apesar de tudo isso, não existe uma lei ou qualquer outro tipo de regulamento

(senão o interno de cada instituição) que determine a existência de protocoloscentrais e setoriais. Essa divisão deve ocorrer por livre decisão das instituições,

de acordo com suas conveniências.

Gabarito: Errado

(ANATEL/2009 – Cespe/UnB) O registro dos documentos que

chegam a um órgão público deve ser feito no setor de protocolo econsiste na reprodução dos dados do documento destinada a controlar

a movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.

Comentário: O registro, uma das atividades do protocolo, consiste em“capturar” o documento para o sistema de controle da instituição. Isso significa

preencher o sistema com os seus dados (destinatário, número, assunto, data,formato, remetente, procedência, etc) e atribuir-lhe um número de protocolo,

que servirá para rastrear sua localização e movimentação. Consultando essenúmero de protocolo podemos não só descobrir sua localização física, como

todos os lugares onde esteve e todas as pessoas que o utilizaram.

Muito importante que não confundam o sistema de protocolo com

sistemas de informática! É óbvio que as ferramentas de informática ajudam e

muito nas atividades de arquivo, especialmente pela precisão e velocidade narecuperação de informações, mas o sistema de protocolo existe independente

dos avanços tecnológicos. Tanto que existia muito ante da informática. Não éraro, especialmente em órgãos públicos, a existência de cadernos de protocolo,

onde são registrados manualmente as movimentações do documento.

Gabarito: Certo

(TRE-GO/2009 – Cespe/UnB) As atividades a seguir são rotinasde protocolo: receber documentos enviados por outras instituições;

despachar documentos enviados por setores do órgão; armazenar osdocumentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores

que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo paradevolução do documento; prestar informações contidas nos




documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relação à prática e à ética profissional.

Comentário: As atividades de protocolo procuram simplesmentecontrolar o trâmite de documentos. Todas as suas tarefas e ferramentas

procuram apenas localizar o documento. Então atividades como empréstimo dedocumentos e controlar prazos de devolução são de responsabilidade do

arquivo onde o documento está inserido. Isso por que, quando o documentoestá no arquivo, supõe-se que já não esteja mais em trâmite, e não há razão

para a intervenção do protocolo.

Lembrando que as rotinas de protocolo são as seguintes:

Recebimento e Classificação:

Recebe o documento;

Separa os documentos oficiais dos particulares;

Envia os documentos particulares aos seus destinatários; Separa os documentos ostensivos dos sigilosos;

Envia os documentos sigilosos aos seus destinatários; Interpreta e classifica os documentos ostensivos;

Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentação.

Registro e Movimentação:

Distribuição, redistribuição e entrega dos documentos.

Expedição:

Remessa de documentos para destinatários externos à instituição.

E mais: esta questão pegou bem pesado ao afirmar que o protocolo

define a conduta profissional do arquivista! Então mesmo que não soubessemda afirmação acima, já teriam marcado errado por essa afirmativa.

Praticamente um ponto dado pela banca.

Gabarito: Errado

(INSS/2008 – Cespe/UnB) A abertura de processo deve ser feita,

exclusivamente, no setor de protocolo.

Comentário: A abertura de processos, ou autuação de documentos e

correspondência (mesma coisa), deve ser feita EM REGRA no protocolo. Mas oprotocolo não tem a prerrogativa de abrir o invólucro dos documentos

sigilosos: deve encaminhá-los diretamente a seus destinatários, assim como osdocumentos particulares. Neste caso a autuação do documento ou

correspondência será feita pelo próprio destinatário, ou seu superior, oualguém do mesmo setor e competente para fazê-lo. Portanto, em regra a




autuação é realizada no protocolo, mas existe a possibilidade, quando tratar dedocumento sigiloso, de ser feita por outros departamentos.

Gabarito: Errado

(MCT/2008 – Cespe/UnB) A tramitação de documentos é o curso

o documento desde sua produção ou recepção até o cumprimento desua função administrativa. É uma atividade de protocolo e está

vinculada ao funcionamento dos arquivos correntes.

Comentário: Pelas questões anteriores já sabemos que protocolo é o

responsável por controlar o trâmite dos documentos. E sabemos que o trâmitedos documentos é a movimentação e as devidas alterações e providências que

o documento sofre até o cumprimento da atividade que o gerou. Após otrâmite (a movimentação), o documento será arquivado, sendo extinta a

atividade dos protocolos.

E também, pelas suas características, o protocolo controla osdocumentos que estão tramitando na instituição, ou seja, que estão sendo

utilizados com muita frequência. Então o protocolo está intimamente ligado aoarquivo corrente.

Gabarito: Certo

(MS/2008 – Cespe/UnB) As atividades de protocolo são de

responsabilidade dos arquivos centrais ou gerais.

Comentário: Em questão anterior aprendemos que o protocolo deve ser

de responsabilidade de um departamento ou setor específico para isso. Pormais que esteja ligado ao arquivo corrente, o protocolo trabalha com as

atividades de expedição, além de tratar de correspondências e documentosparticulares e sigilosos.

Gabarito: Errado

(STJ/2008 – Cespe/UnB) Quando entra no órgão/instituição, o

documento deve ser registrado, o que significa identificá-lo em um

formulário próprio ou em um sistema informatizado que deve conter aorigem, a espécie, o destino, o número e a data do documento, entre

outros elementos.

Comentário: Mais uma questão tratando do registro de documentos. E

como podem confirmar, não há dependência do sistema de protocolo comsistemas de informática. A informática ajuda e muito com suas ferramentas,

mas o protocolo existe “autônomo” em relação a elas.

Gabarito: Certo




Classificação de Documentos

(STM/2011 – Cespe/UnB) Na esfera pública, a atividade declassificação — entendida como identificação do assunto no

documento, localização do assunto no código de classificação eanotação do código no documento para posterior recuperação —

somente pode ser realizada por arquivistas.

Comentário: A classificação é o ato de atribuir um código ao documento

de acordo com o assunto de que ele trata. Esse código deve existir na

instituição, ser aprovado e estar em vigor. Todos os documentos devemreceber a anotação do código em sua primeira folha, e será realizada no

protocolo (lembrem-se das rotinas de protocolo), salvo quando se tratar dedocumento ou correspondência sigilosa ou particular.

E esta rotina sendo realizada no protocolo, não há a obrigação de serfeita por um arquivista. O que há é a obrigação de ser feita por colaborador

que trabalhe no protocolo, e que este seja devidamente treinado nas rotinasde protocolo e especialmente no procedimento de classificação de documentos.

Gabarito: Errado

(TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) A classificação de documentos de

arquivo leva em consideração três elementos: a ação a que osdocumentos se referem; a estrutura do órgão que produz e(ou) recebe

os documentos e o assunto desses documentos.

Comentário: Um código de classificação nada mais é do que uma

relação de critérios para separar e organizar os documentos da forma que mais

convier para os interesses da administração e para a busca e recuperação dainformação.

Existem muitos critérios para se elaborar um código, e a escolha delesdeve considerar as necessidades da instituição. Mas já devemos saber que os

mais comuns são que separam os documentos de acordo com o assunto ouação de que tratam (projetos, compras, recrutamento e seleção, etc.), a

organização interna da instituição (documentos da presidência, dodepartamento jurídico, da assessoria de comunicação, da logística, do

transporte, etc.) ou as suas funções (fiscalização, investigação, licitação, etc.)

Gabarito: Certo

(TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) A opção pela classificaçãoorganizacional pressupõe que os documentos sejam agrupados de

acordo com a função.

Comentário: Pela resolução da questão anterior já podemos começar a

deduzir a resposta desta. Vimos, em um breve comentário, que a um código




de classificação baseado na organização de uma instituição monta o arquivo deforma a refletir sua estrutura.

Então os documentos, neste caso, serão agrupados de acordo com aunidade administrativa que os produziu. E só uma curiosidade: é certo que a

escolha do método deve atender às necessidades da instituição, mas no gerala classificação funcional apresenta vantagem sobre a organizacional. Isso

porque uma instituição pode sofrer muitas mudanças administrativas (fundir,criar, eliminar ou expandir órgãos), mas as suas funções serão sempre as

mesmas.

Gabarito: Errado

(MS/2010 – Cespe/UnB) A adoção de um ou mais critérios declassificação para uma série documental permite agilizar a consulta

aos documentos, evitando que seja necessário consultar dezenas de

documentos com a finalidade de localizar um específico; os critériosmais utilizados são o temático, o alfabético, o cronológico e o

numérico.

Comentário: A adoção de mais de um critério sempre é benéfico,

especialmente para as instituições de grande porte, e com muitos documentos.Quando isso ocorrer, sempre haverá um critério principal, e os demais serão

“subcritérios”. Exemplo: classificação pela função, e “dentro” desta, por assunto.

E quanto aos mais utilizados, são mesmo os mencionados na questão:temático (ou ideográfico, ou por assunto), alfabético, cronológico, e numérico.

Vamos estudá-los mais a frente.

Gabarito: Certo

(STJ/2008 – Cespe/UnB) A organização e a classificação dosdocumentos de uma organização devem ser feitas por tipo

documental.

Comentário: Dentre os critério de classificação que estudamos, nenhumdeles se referia ao tipo documental. De fato, seria muito trabalhoso separar

documentos por esse critério, pois teríamos inúmeros conjuntos formados poruma quantidade ínfima de documentos. Imaginem se eu tenho um código com

a seguinte classificação: 001 – alvarás de habite-se, 002 – alvarás defuncionamento, 003 – relatórios de atividades, 004 – pareceres técnicos de

engenharia, 005 – pareceres de medicina, etc. Seria um código parapraticamente cada unidade documental que existisse na instituição.

Gabarito: Errado

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) O plano de classificação e a tabela de

temporalidade de documentos são instrumentos técnicos




fundamentais para o gerenciamento da informação dos órgãospúblicos, e a existência do plano é fundamental para a devida

aplicação da tabela.

Comentário: Tanto o plano ou código de classificação quanto a tabela

de temporalidade são instrumentos básicos e fundamentais da Gestão deDocumentos. Ambos são fruto do trabalho da Comissão Permanente de

Avaliação de Documentos, que é composta por profissionais de diversas áreasda instituição.

E as duas são “irmãs”: devem andar e trabalhar juntas. A tabela de temporalidade reflete o resultado da análise da comissão sobre quais

atividades e assuntos são ou não importantes para a instituição. Mas para queseja aplicada corretamente, é necessário o auxílio do plano de classificação,

pois se a tabela julga, o plano identifica os assuntos e os documentos.

Gabarito: Certo

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) A classificação dos documentos deve

refletir a organização e as funções/atividades do(s) órgão(s) que os produziram.

Comentário: Voltando a nossa primeira aula, a função básica e razão deexistir do arquivo é provar e testemunhar sobre as ações de seu produtor, ou

informar sobre ele. Então todas as suas atividades e ferramentas devem serempregadas para atingir esse objetivo, e com a classificação não é diferente.

A classificação deve ser adotada de forma a refletir exatamente as açõescomo aconteceram, quando aconteceram, porque aconteceram e onde

aconteceram. No caso de uma classificação estrutural, deve refletir não só aorganização interna da instituição, mas todas as mudanças estruturais,

ocorridas ou não, desde sua criação até o momento de seu encerramento.

Gabarito: Certo

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) As classes do Código de Classificação

de Documentos de Arquivo para a Administração Pública relativas às atividades - fim são as de número 100 a 800.

Comentário: Como vocês sabem, existe em nosso país a PolíticaNacional de Arquivos, normatizada pela Lei nº 8.159/91 e Decreto 1.799/93.

Dentre outras coisas, essa Lei cria o Sistema Nacional de Arquivos – SINAR -,composto por entidades arquivísticas públicas, instituições de ensino e

associações de profissionais na área, mas as instituições privadas quemanifestarem interesse.

E como órgão central desse sistema, a mesma Lei cria o ConselhoNacional de Arquivos – CONARQ -, responsável por definir a política que

deverá ser seguida por todos os membros do SINAR. E o CONARQ, através da




Resolução nº 14, definiu a Tabela de Temporalidade e o Código deClassificação dos documentos da Atividade Meio, de observância obrigatória

para todos os membros do SINAR. Determinou ainda que a tabela e código dedocumentos da atividade fim de cada membro deve ser definido com base

nessa Resolução.

O código determinado pelo CONARQ tem por base a classificação por

assunto. Está dividida em 10 classes, sendo 9 de assuntos determinados euma para generalidades. Essas 10 classes são numeradas em: 000, 100, 200,

300 e assim por diante. Segundo a Resolução, a classe 000 já está reservadapara documentos da atividade meio, relativos à administração; e a classe 900

está reservada a assuntos de interesse geral da instituição.

Sendo assim, restaram as classes de 100 a 800 para que cada instituição

as desenvolva para seus documentos relativos à atividade fim. É muito

recomendável que leiam essa Resolução, que se encontra disponível no site doCONARQ.

Gabarito: Certo

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) As classes do código de classificação

relacionadas às atividades-fim do órgão ou entidade do Poder Executivo federal devem ser aprovadas pelo Arquivo Nacional.

Comentário: Ainda tratando da Lei de Arquivos mencionada acima, amesma determina que atividades realizadas nos arquivos das instituições

públicas, como eliminação de documentos, elaboração do plano e da tabela eoutras, devem ser aprovadas pelos arquivos públicos nas respectivas esferas

de competência.

No caso do Poder Executivo Federal, essas atividades devem ser

aprovadas pelo Arquivo Nacional. Caso se tratasse de uma instituição estadualdo DF ou municipal, deveria ser aprovado pelo respectivo arquivo público

estadual, ArPDF ou municipal.

Gabarito: Certo

(Correios/2011 – Cespe/UnB) A classificação, uma das atividades

tratadas no setor de protocolo, é realizada no momento dorecebimento dos documentos. Para tanto, é necessário haver um

código de classificação, que deve ser anotado no próprio documento.

Comentário: Praticamente uma revisão. Vimos que nas rotinas de

protocolo, os servidores devem anotar o código de classificação dosdocumentos e correspondências, desde que não sejam sigilosos ou

particulares. E essa anotação deve ser realizada quando o documento ingressana instituição, no momento do seu registro.




E para que isso seja possível, deve haver, em vigor, um plano declassificação e uma tabela de temporalidade. A anotação do código deve ser

realizada sempre na primeira folha do documento.

Gabarito: Certo

Arquivamento e Ordenação de Documentos

(DFTrans/2008 – Cespe/UnB) No arquivo corrente, oarquivamento do tipo horizontal é o mais adequado, por facilitar a

localização dos documentos.

Comentário: O arquivamento de documentos pode ser horizontal, com

os documentos “deitados” uns sobre os outros, formando uma pilha; ouvertical, com os documentos uns atrás dos outros, formando uma fileira.

O arquivamento horizontal é mais indicado para arquivos permanentes,

ou para documentos com grandes dimensões, como mapas e plantas. Já oarquivamento vertical é mais indicado para arquivos correntes, pois é mais

fácil de localizar documentos pela maior liberdade no manuseio.

Gabarito: Errado

(FUB/2008 – Cespe/UnB) A opção pelo arquivamento em pastasdeve-se ao fato de que o material armazenado é enquadrado como

arquivo descartável.

Comentário: Essa opção deve-se ao fato de uma busca realizada nesse

arquivo ser feita em menos tempo, e com menos trabalho, uma vez que osdocumentos somente estarão próximos uns aos outros, e não apoiados, como

estariam no tipo de arquivamento horizontal.

Gabarito: Errado

(ANAC/2009 – Cespe/UnB) A localização dos documentos dearquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de

um índice ou de um código.

Comentário: Os sistemas de arquivamento estão divididos em direto,semidireto ou indireto, e referem-se a necessidade ou não de se utilizar uma

ferramenta para auxiliar na busca da informação.

O sistema direto dispensa o uso de ferramentas auxiliares. Por exemplo,

é possível localizar um documento direto em uma gaveta apenas conhecendo ométodo adotado. Geralmente quando os documentos estão ordenados

alfabeticamente, ou por assunto.




O sistema indireto necessita do uso de ferramentas auxiliares. Porexemplo, quando o sistema registra os documentos por algum número

atribuído, é necessário o uso de uma tabela para associar o número aodocumento. “Eu preciso do documento 356.874, mas não sei que documento é

esse, nem onde ele está guardado”.

O sistema semidireto necessita parcialmente do uso de ferramentas

auxiliares. O único método de arquivamento que o emprega é o alfanumérico,que utiliza uma combinação de nome e números para o arquivamento. Como o

arquivamento por nomes não precisa de ferramentas, mas o por númerosprecisa, apareceu essa necessidade parcial. “Eu preciso da ferramenta para

localizar o armário ou a gaveta, mas uma vez ali posso localizar o documentopelo nome, dispensando a ferramenta”.

Gabarito: Errado

(FUB/2008 – Cespe/UnB) A organização de arquivos pela ordemalfabética pressupõe sua classificação por assunto, dentro de um

sistema numérico.

Comentário: A organização pela ordem alfabética pressupõe sua

classificação e ordenação pelo nome do correspondente.

E ainda, não está dentro de um sistema numérico. Sequer existe um

sistema numérico! Conforme acabamos de estudar, os sistemas são direto,semidireto e indireto. E o método de classificação alfabética pertence ao

sistema direto, ou seja, dispensa o uso de ferramentas auxiliares.

Muito cuidado para não confundir tipos (horizontal, vertical), sistemas

(direto, semidireto, indireto) e métodos (alfabético, geográfico, numérico eideográfico) de arquivamento!

Gabarito: Errado

(TRE-MG/2009 – Cespe/UnB) Os nomes a seguir estão

corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetação.

Torres, Alisson Torres, A.

Torres, Beatriz

Comentário: A alfabetação de nomes de correspondentes para

arquivamento deve seguir as treze regras que aprendemos na aula anterior.Para responder a esta questão e mais a algumas pela frente, é preciso que

vocês às dominem.

Agora, que vocês as dominam, vão lembrar-se da regra nº 04 e

descobrir que os nomes estão arquivados incorretamente, pois o segundodeveria estar na primeira posição.




Gabarito: Errado

(TRE-MG/2009 – Cespe/UnB) Os nomes a seguir estão

corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetação.

José, Rogério São

Paulo, Carlos São Rita, Simone Santa

Comentário: Mais uma questão que requer o conhecimento das regrasde alfabetação. Na verdade é muito bom que vocês as tenham gravadas em

suas mentes, pois podem aparecer questões como essas.

Para responder, basta observar a regra de alfabetação nº 03 e descobrir

que os sobrenomes “Santo”, “Santa” ou “São” devem estar juntos (São José, Rogério; São Paulo, Carlos; Santa Rita, Simone).

Gabarito: Errado

(MCT/2008 – Cespe/UnB) Na alfabetação de nomes espanhóis, o registro é feito pelo prenome.

Comentário: As perguntas sobre esse assunto também podem aparecernesse formato, onde a banca deseja saber do candidato se ele sabe o que

determina cada regra.

Para responder, recorremos à regra nº 10, e descobrimos que os nomes

espanhóis devem ser registrados a partir do primeiro sobrenome, quetradicionalmente corresponde ao nome da família do pai.

Gabarito: Errado

(TST/2008 – Cespe/UnB) A sequência alfabética a seguir está de

acordo com as regras de alfabetação.

Alencastro, Marcelo Pereira d’

Brito, Pedro Paulo de Castelo Branco, Antônio Barbosa

Moreira, Artur de Azevedo

São Thiago, Vicente de Paula de

Comentário: Esse tipo de questão é mais difícil, pois mescla alguns

tipos de regras. Para responder, devemos aplicar regras diferentes para cadanome diferente, como a regra das partículas (d’, de), a dos sobrenomes

compostos e a do sobrenome comum. Após fazer as mudanças conformemandam as regras, basta ordenar normalmente, conforme o alfabeto; A, B, C,

M e S.

Gabarito: Certo




(TST/2008 – Cespe/UnB) A sequência alfabética a seguir está de acordo com as regras de alfabetação.

Bernardes, Ministro Marcus Afonso Fagundes, Demóstenes Farias

Fagundes, Desembargador Carlos Ferreira Hansen, Pedro Henrique de Almeida

Queiroz, Juiz Amadeu Antônio de Souza

Comentário: Nesse caso devemos aplicar a regra do sobrenome comum

e a dos títulos. Descobrimos que o item está incorreto, pois os títulosdesembargador e juiz deveriam vir por último, entre parênteses. Além disso, o

nome Carlos Ferreira deveria estar disposto antes do nome Demóstenes Farias.Um exemplo de erro que seria cometido ao não aplicar corretamente as regras.

Gabarito: Errado

(STJ/2008 – Cespe/UnB) O método de ordenação dosdocumentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é

conhecido como duplex.

Comentário: Outro método de arquivamento a ser estudado, este

considera o local de origem do documento para sua ordenação. É o métodogeográfico.

Gabarito: Errado

(MPE-RR/2008 – Cespe/UnB) O método geográfico de

arquivamento de documentos é o método indicado quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência.

Comentário: O método geográfico considera a procedência dodocumento para sua ordenação. As formas de ordenação podem ser Cidade –

Estado – Correspondente; Estado – Cidade – Correspondente; ou País – Cidade – Correspondente.

É importante saber duas coisas; a primeira é que nas duas últimas

formas apresentadas as capitais devem ter prioridade na ordenação; se fossemorganizar documentos de diversas cidades do Espírito Santo, os de Vitória

viriam na frente, apesar de começar com “V”. O mesmo vale para o país; se fossem organizar documentos de cidades do Brasil, os de Brasília viriam na

frente, apesar de começar com “B”.

A segunda coisa é que o nome do correspondente, a ser colocado depois

da localização (cidade, estado, país) seguirá as mesmas regras de alfabetaçãoapresentadas acima.

Gabarito: Certo




(ME/2008 – Cespe/UnB) Quando se organiza um arquivo porestados da Federação, as capitais são ordenadas alfabeticamente como

qualquer outra cidade, mas quando o principal elemento deidentificação é a cidade, e não o estado da Federação, as capitais

devem ser alfabetadas em primeiro lugar.

Comentário: Quando se organiza um arquivo por estados da Federação,

as capitais desses estados terão prioridade e virão à frente das demais, queserão organizadas alfabeticamente. Exemplo:

Acre – Rio Branco – ANGELIM, RaimundoAcre – Assis Brasil – SILVÉRIO, Jorge

Acre – Capixaba – SANTANA, João Acre – Porto Acre – ARAGÃO, Vilas Boas

Bahia – Salvador – SANGALO, Ivete

Bahia – Água Fria – AMADEO, Sérgio São Paulo – Campinas – DOLORES, Maria

Gabarito: Errado

(PGR-DF/2005 – Cespe/UnB) Simples e dígito-terminal são

métodos numéricos de arquivamento.

Comentário: Passando agora ao método numérico, este utiliza sempre

de alguma combinação numérica existente no próprio documento para guarda-lo. O método numérico simples utiliza o número do próprio documento para

indicar a gaveta, pasta, armário, etc. O método numérico cronológico utiliza asdatas indicadas no documento (data de produção, de recepção, de registro,

etc.) para indicar sua guarda. O método dígito-terminal utiliza o número dodocumento, mas fazendo uma combinação dois a dois, sempre do último ao

primeiro, para indicar, respectivamente, gaveta, guia e posição de guarda.

Gabarito: Certo

(ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) O método numérico simples

determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-

19.

Comentário: Na verdade este é um exemplo de aplicação do método

numérico dígito-terminal. O método numérico simples utiliza o número comose apresenta. No caso dessa questão, poderia ser o “ofício nº 526.319”, por

exemplo. Por esse método o documento seria guardado numa pasta ou gavetacom esse número.

Já o método dígito-terminal faria a decomposição do número em gruposde dois, conforme está na questão, e o documento seria guardado na gaveta

19, dentro da guia 63 na posição 52 (conforme aprendemos na questãoanterior, esse método considera o número de trás para frente).




Gabarito: Errado

(Sead-Cepah-PB/2009 – Cespe/UnB) O método numérico

cronológico leva em consideração a ordem numérica e a procedência do documento.

Comentário: O método numérico cronológico considera a data dodocumento. Aplicando esse método, os documentos são ordenados por suas

datas, do mais antigo para o mais recente.

Gabarito: Errado

(ANATEL/2009 – Cespe/UnB) O método de arquivamento porassunto depende da interpretação dos documentos e de um amplo

conhecimento das atividades organizacionais.

Comentário: O método ideográfico, ou temático, ou ainda por assunto,

considera o conteúdo do documento para a sua ordenação. E como

mencionado na questão, elaborar uma organização por assuntos não só requerprofundo conhecimento da organização como uma grande capacidade de

entendimento do documento, para identificar o assunto principal e ossecundários.

Gabarito: Certo

(ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) No arquivamento por assunto, pode

ser adotado o método alfabético ou o método numérico. O métodoalfabético deve ser aplicando quando o volume e a diversidade de

assuntos da documentação a ser arquivada forem pequenos.

Comentário: O método ideográfico divide-se me numérico e alfabético.

O método ideográfico alfabético considera a ordenação alfabética dosassuntos, para então ordenar os documentos. Ele pode dispor os assuntos em

estrita ordem alfabética (método ideográfico alfabético dicionário) ou podehierarquizar os assuntos, sempre do geral para o particular (método

ideográfico alfabético enciclopédico).

O método numérico considera a ordenação dos assuntos. Ele pode disporde números à frente dos assuntos (método ideográfico numérico duplex), pode

ordenar a existência de dez classes diferentes (método ideográfico numéricodecimal) ou pode utilizar números para associar os documentos aos assuntos a

que se refere (método ideográfico numérico unitermo).

Gabarito: Certo

(FUB/2008 – Cespe/UnB) Considere que uma empresa organizaseus documentos em pastas, separando-os por assunto em ordem

alfabética. Caso seja acrescentada, em determinado momento, uma




pasta relativa a nomeações, essa pasta deverá ser colocada no últimoitem do arquivo, até que nela sejam inseridos todos os documentos

relacionados ao assunto.

Comentário: Um exemplo de aplicação do método dicionário, onde

todos os assuntos devem seguir rigorosamente a ordenação alfabética. Nocaso desta questão, a pasta “nomeações” seria colocada na letra “N”

independente de estar com documentos ou não, pois este fato pouco importapara esta ordenação.

Lembre-se que neste método os assuntos devem estar dispostosem estrita ordem alfabética.

Gabarito: Errado

(ANTAQ/2005 – Cespe/UnB) No método alfabético dicionário, os

temas obedecerem a uma rigorosa ordem alfabética e apresentam-se

de maneira hierarquizada, obedecendo a um título genérico.

Comentário: No método dicionário, os assuntos obedecem a uma estrita

ordenação alfabética, conforme constatamos da questão anterior. Já o métodoque divide os assuntos de forma hierarquizada é o método enciclopédico.

Vamos relembrar como deve ser sua aplicação observando novamente oexemplo da aula anterior:

ARQUIVO CORRENTE Protocolos

ARQUIVO INTERMEDIÁRIOARQUIVO PERMANENTE

ESTOQUE Compras

Distribuição INFORMÁTICA

Manutenção de computadores

PUBLICAÇÕES Livros

Manuais

Notem que os assuntos principais foram ordenados alfabeticamente, e

dentro deles, os “subassuntos” também. É preciso muita habilidade e conhecimento da instituição para fazer essa classificação, pois pode ser difícil

identificar os assuntos principais ou associar os assuntos secundários.

Gabarito: Errado

(Sead-Cepah-PB/2009 – Cespe/UnB) O método decimal é um método numérico ideográfico.




Comentário: Está corretíssimo. Vimos em questão anterior que estemétodo divide os assuntos me dez grandes classes, sendo uma reservada para

os assuntos gerais, isto é, que não cabe em mais nenhuma outra classe.

Quero aproveitar para ressaltar que esse é o método adotado por toda a

administração publica. Podem observar isso ao estudar a Resolução nº 14 doCONARQ, onde mostra o Código de Classificação das instituições do SINAR:

está dividida em dez classes numeradas de 000 a 900.

Gabarito: Certo

(ANTAQ/2009 – Cespe/UnB) Uma das vantagens apresentadaspelo método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de

classes de documentos.

Comentário: O método duplex apresenta como característica a

utilização de índices numéricos para auxiliar na identificação dos assuntos. E

novamente, com um exemplo da aula anterior para relembrarem:

1. ARQUIVO CORRENTE

1-1. Protocolos 2. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

3. ARQUIVO PERMANENTE 4. ESTOQUE

4-1. Compras4-2. Distribuição

5. INFORMÁTICA 5-1. Manutenção de computadores

6. PUBLICAÇÕES6-1. Livros

6-2. Manuais

Notem que este método é uma combinação de índices numéricos com o

método enciclopédico. Como podem perceber, os números indicam os assuntos

gerais, e caso haja subdivisões, também devem ser indicadas no índicenumérico. E como os assuntos podem ser sempre criados, é um método

expansível, ou seja, podemos utilizar quantos índices forem necessários.

Gabarito: Certo

(MEC/2009 – Cespe/UnB) Quando as pastas que contêmdocumentos de arquivo de determinado setor são dispostas pelo nome

dos correspondentes, isso caracteriza a utilização do método de arquivamento do tipo unitermo.

Comentário: O método unitermo praticamente foi banido dos concursospúblicos. E isso por que dificilmente existe alguma instituição que o adote para

seus arquivos. Mas ele ainda serve para aparecer em provas, então vamos aexplicação.




Esse método, também chamado de indexação coordenada, utiliza fichascom dez colunas, que vão de 0 a 9, e atribui assuntos (descritores) de um

único termo. Para cada documento temos uma “ficha-índice” que fornece uma descrição minuciosa do documento a que se refere. Vamos rever o exemplo da

aula:

Ele identifica, nessa planilha, os documentos que podem conter mais deum assunto em seu conteúdo. No exemplo acima, os documentos “95” e “55”

tratam de dois assuntos ao mesmo tempo. Vocês não precisam se aprofundar,pois se houver algum item sobre esse assunto, ele vai pedir apenas o conceito

do método unitermo, ou fornecer os dados da planilha para que respondam. Ea resposta serão os números que se repetem em mais de um campo.

Gabarito: Errado

Tabela de Temporalidade

(CLDF/2006 – Cespe/UnB) A Tabela de Temporalidade é o

resultado do processo de avaliação e contém a determinação de prazospara transferência, recolhimento e eliminação de documentos. Para

que uma Tabela de Temporalidade possa ser adotada, ela deve ser

primeiro aprovada por uma autoridade competente.

Comentário: A tabela de temporalidade, junto com o código de

classificação, são ferramentas básicas e fundamentais da Gestão deDocumentos. Já vimos que as duas são fruto do trabalho da comissão de

avaliação, e que o código é necessário para a aplicação da tabela.

Depois de pronta, a tabela deve ser aprovada ou homologada por

autoridade competente, e ser aplicada em todos os níveis e unidadesadministrativas da instituição. Ela deve indicar, com base no código e no

assunto, os prazos de guarda e a destinação dos documentos que passam poruma instituição.

Gabarito: Certo




(TRT-17/2009 – Cespe/UnB) A Tabela de Temporalidade é uminstrumento de gestão dos prazos de guarda dos documentos aplicada

inicialmente no arquivo intermediário.

Comentário: Os prazos da tabela de temporalidade são também

aplicados na fase corrente. Podemos perceber por sua estrutura que os prazosde guarda nessa fase são obrigatórios, ao passo que no arquivo intermediário

pode não ser.

Além disso, os prazos descritos na tabela sempre começam a ser

contados da produção ou recebimento do documento, e sabemos que tododocumento, no momento de sua produção ou recebimento, sempre estará no

arquivo corrente.

Gabarito: Errado

(TRE-MA/2009 – Cespe/UnB) As características provisórias do

arquivamento intermediário impedem a aplicação da Tabela de Temporalidade.

Comentário: Muito pelo contrário, as características provisórias doarquivo intermediário são bastante propícias à aplicação da tabela.

Em questão anterior nós vimos alguns nomes que os arquivos podemreceber. Todos os nomes empregados ao arquivo intermediário dão a ideia de

transitoriedade, ou seja, temos certeza que os documentos que ali estão nãoficarão indefinidamente. Tudo o que resta definir então é o prazo em que serão

mantidos ali, e o faremos com a utilização e aplicação da tabela.

Gabarito: Errado

(TRT-17/2009 – Cespe/UnB) Os valores primário e secundáriodefinem, em uma Tabela de Temporalidade, os prazos nas fases

corrente e intermediária e a destinação final dos documentos.

Comentário: A tabela determina os prazos de guarda e a destinação dos

documentos de acordo com os valores que eles apresentam.

Quando um documento ainda tem valor primário, ele deve ser mantidono arquivo corrente.

À medida que esse valor vai diminuindo, ele deve ser transferido aoarquivo intermediário.

E quando o valor primário acaba, será verificada a existência do valorsecundário: se existir esse valor, o documento deverá ser recolhido ao arquivo

permanente; e se não existir, deverá ser eliminado.

Gabarito: Certo




(ME/2008 – Cespe/UnB) O código de classificação dedocumentos é o instrumento de destinação que determina os prazos

em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente.

Comentário: Uma tentativa, aliás, bem frágil, de enganar o candidato.

Ele apenas tentou confundir empregando o conceito de tabela detemporalidade ao código de classificação.

Mas esse tipo de questão serve para chamar a atenção de vocês: nãoconfundam o código de classificação com a tabela de temporalidade! As duas

ferramentas são básicas da Gestão de Documentos, são fruto do trabalho dacomissão de avaliação, e o código é necessário para a aplicação da tabela. Mas

as duas não são a mesma coisa, e possuem conceitos diferentes.

Gabarito: Errado

(MTE/2008 – Cespe/UnB) A estrutura básica de uma Tabela de

Temporalidade deve, necessariamente, contemplar os conjuntosdocumentais produzidos e recebidos, os prazos de guarda nas fases

corrente e intermediária e a destinação final – eliminação ou guardapermanente -, além de um campo para observações necessárias à sua

compreensão e aplicação.

Comentário: A tabela de temporalidade deve determinar o que deverá

ser feito com os documentos. Para tanto, suas informações não podem conterespaços para dúvidas ou dar a possibilidade de se cometer erros.

As informações básicas e obrigatórias que devem constar em uma tabelasão: assunto, função ou organização da instituição (que é o conjunto

documental), o respectivo código de classificação (pode vir antes), o prazo deguarda no arquivo corrente, o prazo de guarda no arquivo intermediário (se

houver), a destinação (eliminação ou guarda permanente) e um campo paraobservações que se façam necessárias a correta aplicação da tabela (por

exemplo, observar legislação específica para determinados documentos).

Gabarito: Certo

(TRE-MT/2005 – Cespe/UnB) Cada setor e/ou departamento

deve definirá os prazos de guarda para os documentos produzidos internamente.

Comentário: A tabela de temporalidade é uma ferramenta definida pelacomissão de avaliação e homologada pela autoridade competente, que passa a

ter valor e aplicabilidade em todos os níveis da instituição.

Portanto as unidades administrativas não têm autonomia para

determinarem os prazos de guarda nem as destinações de seus documentos.Ao contrário, devem observar o que determina a tabela, e seguir fielmente

suas normas.




Gabarito: Errado

(FUB/2004 – Cespe/UnB) O período de guarda dos documentos é

definido pelo arquivista, após pronunciamento da chefia.

Comentário: O período de guarda dos documentos, assim como a

destinação que devem sofrer, é definido pela Comissão Permanente após oprocesso de avaliação de documentos e sua regular determinação na tabela de

temporalidade.

Gabarito: Errado

(Hemopa-PA/2004 – Cespe/UnB) A Tabela de Temporalidade dos arquivos do setor deve ser definida somente pelo responsável pela

unidade.

Comentário: A tabela de temporalidade, que já estudamos antes, é uma

ferramenta básica da Gestão de Documentos, assim como o código de

classificação.

Essas duas ferramentas são resultado do trabalho da Comissão

Permanente de Avaliação de Documentos. Sendo a comissão multidisciplinar,isto é, composta por profissionais das diversas áreas, ela não é definida por

uma só pessoa, mas sim por um grupo formado especialmente para este fim.

Além disso, a tabela e o código devem ser de observância obrigatória por

todas as unidades da instituição. Portanto não há uma tabela ou códigoparticular para cada unidade: todos devem adotar as mesmas ferramentas em

todos os níveis da instituição.

Gabarito: Errado




E acabamos por aqui, caros amigos.

Concluímos todo o conteúdo pedido no edital, além de resolver alguns

exercícios da banca. Mais uma vez lembro a todos que questões deArquivologia não são tão comuns em provas, e por isso tive que utilizar

algumas questões mais antigas. Mas mesmo assim, se compararem essasquestões com as novas, perceberão que não há muitas novidades nesta área.

Espero que tenham gostado do nosso curso, e principalmente quetenham aprendido muito! No que depender da Arquivologia, podem se

considerar muito bem aprovados!

Mas este não é o fim: estarei ainda disponível no fórum e no e-mail:

[email protected]. Mandem suas dúvidas, não as levem para a prova!

Desejo a todos vocês muita paz, dedicação e sucesso! Que este ano seja

repleto de oportunidades, a começar por este concurso do CNJ!

Bons estudos e boa sorte a todos! Até mais!

Prof. Mayko Gomes

Janeiro/2013

mailto:[email protected]

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Aula 03 (1)