Aula 05 – Administração de Materiais – 14/08/15O sinal da demanda

O sinal da demanda é a forma sob a qual a informação chega à área de compras para desencadear o processo de aquisição do bem material.

1) O que são recursos materiais? No que difere o seu sistema de compras em relação ás compras de bens patrimoniais? Por quê? Explique.Recursos materiais são os itens ou componentes que uma empresa utiliza nas suas

operações do dia-a-dia, na elaboração do seu produto final ou na execução do seu objeto social.

O processo de compra ou aquisição de um bem material vem através das informações obtidas pelo sinal da demanda para à área de compras. Nos bens patrimoniais podemos observar a necessidade de compra após um estudo de viabilidade, da necessidade de expansão, do estudo de mercado e das necessidades sociais.

A compra dos recursos materiais são feitos através da solicitação de compras, MRP, just-in-time, reposição periódica, ponto de pedido, caixeiro -viajante e contratos de fornecimento. Portanto na compra dos recursos materiais exige muita atenção nas necessidades de cada departamento que pode ser observado pelo próprio colaborador nos estoques para cumprir os prazos e quantidades necessárias.

Modelos de Compras1. Eletronic Data Interchange (EDI)Tecnologia para Transmissão de dados eletronicamente. O cliente é diretamente ligado ao computador do fornecedor. Vantagens:

Rapidez e segurança de informações; Redução de custos; Facilidade da colocação de pedidos; Desenvolvimento de parceria entre cliente e fornecedor.

2. InternetPassa a ser um veículo de comércio.Vantagens:

Investimento tecnológico inicial baixo; Atinge praticamente toda a cadeia de suprimentos; Operada praticamente em tempo real; Transações máquina – máquina e homem – máquina; Maior flexibilidade nas transações.

3. Cartão de CréditoFalamos aqui dos cartões empresariais que permitem efetuar compras, emitir relatórios gerencias via internet bem como parcelar compras.Vantagens:

Diminui tempo de transação; Maior controle sobre as compras; Redução de custos.

4. LeilõesRealizado via internet por meio de seus editais.Vantagens:

Transparência nos processos; Permite entrada de novos fornecedores.

Quadro Comparativo entre o Sistema Tradicional e o Sistema Moderno de ComprasSISTEMA TRADICIONAL SISTEMA MODERNOFUNÇÃO BUROCRATICA FUNÇÃO ESTRATÉGICABASEADA EM PRAZO, PREÇOE QUALIDADE

BASEADA EM RELACIONAMENTOS

PREOCUPAÇÃO EM MANTER ESTOQUES ALTOS

PREOCUPAÇÃO EM MANTER ESTOQUES QUE ATENDAM A DEMANDA

OBJETIVOS DEPARTAMENTAIS OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS

FOCO NO CLIENTE EXTERNO FOCO NO CLIENTE INTERNO E EXTERNO

RELAÇÃO DE DOMINANCIA SOBRE AS DEMAIS ÁREAS ORGANIZACIONAIS

RELAÇÃO DE INTEGRAÇÃO E INTERDEPENDENCIA COM AS DEMAIS AREAS DA ORGANIZAÇÃO

3.2.2 Sistema de Informações Tradicional Inputs de informações

Nome, endereço, instrução de remessaInformação de Controle de inventário

Ficha do fornecedorArquivo do Material comprado

ComputadorPara as últimas 5 – 10 compras

Arquivo do historico de preçosPedidos

Arquivo de Pedidos em aberto

RelatóriosOrdem de compra

3.2.3. Sistema de Informações Moderno

MATRIZ LIGAÇÕES A DISTÂNCIA FÁBRICAS

CLIENTES VENDEDOR FORNECEDOR

TRANSPORTADORAS UNIDADES DE VENDAS E REPRESENTANTES

ORDEM DE COMPRAA ordem de compra é um importante documento que permitirá uma amarração geral dos serviços de compras. Alguns pontos principais que deverão ser considerados nesta atividade:1ª via – fornecedor: via em branco e dirigida ao fornecedor.2ª via – seção de compras: cópia da seção de compras, que é arquivada por ordem de emissão. Tal via fará a função de protocolo e registrará as entradas no almoxarifado e considerações sobre os controles quantitativo e qualitativo.3ª via – almoxarifado: nesta via pode-se omitir os preços e condições comerciais e incluir um espaço maior para registros de quantidade e qualidade dos materiais.4ª via – contas a pagar: é muito importante a comunicação entre o setor de compras e contas a pagar e contabilidade. Esta via permitirá a inclusão no fluxo de caixa.5ª via – controle qualitativo: através dessa via é solicitada inspeção, pelo controle de qualidade, do material recebido.

CUIDADOS AO COMPRAR1 Inversão da posição comercialUm sistema de planejamento de produção fixa as quantidades a comprar na etapa final da elaboração do plano de produção.É necessário comparar as necessidades de materiais com as existências nos estoques de matérias-primas, para se apurar as necessidades líquidas distribuídas no tempo. A execução da compra será a primeira etapa executiva do programa de produção. O início das atividades de compra caracteriza-se como uma área com muitas facilidades de conflitos agravados pelos atrasos normais e habituais do planejamento.As pressões exercidas pelos setores de produção e faturamento reforçam a probabilidade de atritos na área de compras. Neste momento todos se esquecem dos atrasos no planejamento das vendas e na programação da produção. Um aspecto interessante é a inversão de atitude que se processa entre o comprador e o fornecedor após a emissão de pedido. Uma vez emitido o pedido, o comprador perde sua posição de comando e passa a uma atitude de expectativa, que antes era do fornecedor na concorrência para o fechamento do negócio.

2 Cuidados ao rejeitar uma propostaOs fornecedores devem ser informados, com clareza e honestidade, sobre as razões que acarretaram na recusa. Isso favorecerá entendimentos posteriores e uma melhoria na política do fornecedor, que poderá criar condição de apresentação de propostas que atendam aos interesses do comprador.Em alguns casos pode-se aplicar o sistema de “mercado aberto”, que possibilita a todos os fornecedores, das diversas propostas de fornecimento. Entretanto, há casos em que boas partes do fornecimento são dadas a empresas que tradição nos serviços prestados.

3 Classes de prazo de entregaDeveremos distinguir inicialmente duas situações diferentes de suprimento:

Suprimento de estoques de materiais de consumo, que admite certa elasticidade no prazo, por haver um estoque de proteção devido ao baixo valor destes estoques;Suprimento de programas de produção, não admitindo prazos grandes por serem estoques funcionais e normalmente com estoque baixo para evitar desperdício.

4 Tentação da especulaçãoA tentação de conseguir melhores preços, obtendo grandes quantidades e, assim, economizar, é sempre forte. Mas deve-se comprar o estritamente necessário para o atendimento das necessidades da empresa. A experiência mostra que os custos de estoques excessivos ultrapassam as vantagens na negociação especulativa.Estoques excessivos cria um obstáculo à mentalização da produção. Outro problema é o “armazenamento de defeitos”. Utilizando-se muito tempo após o recebimento, ficará impossível devolver o material com defeito ao fornecedor, acarretando em prejuízo. Em contra-partida, com estoques reduzidos, utiliza-se o material quase imediatamente, possibilitando a observação de defeitos (ou não) ainda no prazo de devolução do fornecedor, impedindo o “armazenamento de defeitos”, reduzindo os custo de produção.

5 Problema da embalagemPouca atenção é dada ao problema da embalagem: de acordo com o tipo de embalagem, as condições de fornecimento poderão variar consideravelmente.O fornecimento de líquidos em tambores terá preço reduzido. Mas, poderá ser mais conveniente para a empresa o recebimento em latas, pelo controle do consumo, facilidade de transportar e redução da contaminação, e ainda para evitar a exposição do produto com o ar, umidade e temperatura. Ao se esvaziar uma embalagem, sobra sempre um pouco de matéria-prima no interior da embalagem; quanto maior a embalagem, menor a perda. O balanceamento das vantagens do manuseio, da utilização e das perdas deve então merecer um estudo uma análise pela produção e pela área de compras.