BAB 03

5/20/2018 BAB 03

1/18

41

BAB 3

ANALISIS PEKERJAAN

OBJEKTIF BAB

Setelah mengikuti bab ini, anda seharusnya boleh:1. Mendefinisikananalisis pekerjaan.2. Membincangkan proses analisis pekerjaan dengan terperinci.3. Menyenaraikan kegunaan analisis pekerjaan.4.

Mengenal pasti pelbagai kaedah pengumpulan data bagi analisispekerjaan.

5.

Membincangkanbagaimana deskripsi pekerjaan dan spesifikasipekerjaan dapat dibangunkan hasil daripada analisis pekerjaan.

6. Memahamitrend dalam analisis pekerjaan.

3.1 PENGENALAN

Mengapakah analisis pekerjaan dianggap penting dalam sesebuahorganisasi? Secara logiknya, sebelum seseorang itu ditawarkan pekerjaan,keperluan bagi pekerjaan tersebut mestilah dikenal pasti terlebih dahulu.Sebelum tahap gaji dapat dibangunkan, pengetahuan, kemahiran, dankeupayaan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut perluditentukan. Pengetahuan di sini boleh didefinisikan sebagai tahap dimana seseorang pekerja itu diwajibkan untuk mengetahui mengenaiperkara-perkara teknikal yang tertentu. Kemahiran pula adalah keperluankepada penggunaan peralatan dan mesin untuk melaksanakan tugas yangdiberi, manakala keupayaan merujuk kepada kapasiti fizikal dan mentalyang diperlukan untuk melakukan sesuatu pekerjaan selain daripadapenggunaan peralatan atau mesin. Seterusnya, sebelum penilaian prestasiterhadap pekerja dapat dijalankan, tugas-tugas yang sepatutnya dilakukanoleh pekerja perlu dikenal pasti terlebih dahulu. Di sini jelasmenunjukkan bahawa sebelum semua fungsi sumber manusia bolehdilaksanakan dengan baik, pemahaman yang menyeluruh mengenaisesuatu kerja amat diperlukan. Bagi melaksanakan tujuan ini, paraprofesional dalam sumber manusia telah menggunakan analisis pekerjaanuntuk mengutip maklumat mengenai pelbagai aspek kerja. Hasil yangdiperolehi daripada analisis pekerjaan ini akan dijadikan sebagai asaskepada semua fungsi sumber manusia seperti pemilihan, pampasan danpenilaian prestasi.

5/20/2018 BAB 03

2/18

42

Dalam pelajaran ini, kita akan mempelajari mengenai definisi analisispekerjaan serta proses yang terlibat di dalamnya, kaedah yang bolehdigunakan untuk mengumpul data bagi analisis pekerjaan, jenis-jenis

output data analisis pekerjaan, kegunaan data analisis pekerjaan,permasalahan yang wujud ketika menganalisis pekerjaan dan yangterakhir, trend atau aliran analisis pekerjaan pada masa kini.

3.2 ANALISIS PEKERJAAN

Analisis pekerjaan merupakan satu proses di mana pihak pengurusanmenjalankan penyiasatan yang sistematik terhadap tugas dantanggungjawab yang terkandung dalam sesuatu bidang pekerjaan dalamorganisasi (Carrrel, Elbert, dan Hatfield, 1995). Proses ini merangkumipenyiasatan terhadap tahap pembuatan keputusan seseorang pekerja di

dalam sesuatu kategori pekerjaan, keperluan kemahiran, dan keupayaanmental yang diperlukan bagi seseorang pekerja untuk melakukanpekerjaan dengan berkesan serta tahap autonomi pekerjaan. Selaindaripada itu, perlu juga dimasukkan dalam analisis pekerjaan perkara-perkara seperti jenis peralatan yang digunakan, laporan yang perludisiapkan, kewangan dan tanggungjawab serta keadaan persekitaran ditempat kerja seperti suhu, cahaya, dan bunyi. Kesimpulannya, analisispekerjaan dapat membantu penyelia dan pekerja dalam mendefinisikantanggungjawab dan tugas-tugas yang harus dilakukan oleh pekerja. Selaindaripada itu, analisis pekerjaan juga mampu menyediakan maklumatpekerjaan yang realistik kepada pemohon, menunjukkan cara merekabentuk pekerjaan serta pengurusan tugas, memastikan agar organisasi

tidak melanggar mana-mana akta yang telah ditetapkan oleh kerajaan, danmenjadi asas bagi program pembangunan kerjaya.

3.2.1 Proses Analisis Pekerjaan

Memandangkan pelbagai maklumat mesti dikumpul semasa menjalankananalisis pekerjaan, maka prosedur yang diikuti biasanya berbeza mengikutorganisasi dan tujuan ia diadakan. Bagaimanapun, terdapat beberapalangkah yang perlu dimasukkan ketika menjalankan proses analisispekerjaan. Sila rujuk Rajah 3.1.

a.

Menentukan tujuan mengadakan analisis pekerjaan

Keputusan pertama yang dibuat oleh pengurus sumber manusia ialahmenentukan tujuan analisis pekerjaan diadakan. Adakah organisasimengalami pertumbuhan yang pesat atau dalam proses pengecilan saiz?

Apakah gaji yang dibayar kepada pekerja setimpal atau sebaliknya? Bagi

5/20/2018 BAB 03

3/18

43

mendapatkan satu analisis pekerjaan yang berjaya, tujuan mengadakannyaperlulah dilihat dengan jelas dan terikat dengan strategi keseluruhanorganisasi.

b. Mengenal pasti bidang pekerjaan yang akan dianalisis

Tugas kedua yang perlu dilakukan oleh pengurus ialah menentukanbidang kerja yang perlu dianalisis. Jika analisis pekerjaan yang formalbelum pernah dijalankan, maka pengurus terpaksa menjalankan analisispekerjaan bagi kesemua bidang pekerjaan yang terdapat dalam organisasi.Sekiranya organisasi telah melalui beberapa perubahan dan ada antaranyamemberi kesan terhadap beberapa jenis pekerjaan atau organisasi telahmenambah bidang pekerjaan yang baru, maka pengurus hendaklahmengenal pasti pekerjaan-pekerjaan tersebut untuk dianalisa. Selain

daripada itu, pekerjaan yang mempunyai kadar lantik henti yang tinggijuga perlukan analisis pekerjaan. Kadar lantik henti yang tinggimenunjukkan bahawa pekerjaan tersebut telah menjadi semakinkompleks dan memerlukan pengubahsuaian.

c. Menerangkan proses analisis pekerjaan kepada pekerja danmenentukan tahap penglibatan pekerja

Tujuan mengadakan analisis pekerjaan bukanlah untuk disimpan dandirahsiakan daripada pengetahuan pekerja dan pengurus. Merekamempunyai hak untuk mengetahui tentang orang yang bertanggungjawabmenjalankan analisis pekerjaan, sebab-sebab ia diperlukan, orang-orang

yang akan dihubungi jika mereka memerlukan maklumat, masa analisispekerjaan akan diadakan dan peranan mereka dalam analisis pekerjaan.Pekerja kerap kali berasa terancam setiap kali analisis pekerjaan diadakankerana mereka kurang diberi pendedahan. Jika perkara ini berlaku, makaanalisis pekerjaan yang tepat sukar untuk diperolehi. Oleh itu,komunikasi amat penting. Selain daripada komunikasi, satu jawatankuasayang mewakili pelbagai jenis pekerjaan boleh juga dibentuk. Ia bertujuanuntuk mengesahkan sama ada maklumat yang dikumpul adalah tepatataupun tidak. Jawatankuasa yang telah dibentuk ini juga bolehmembantu dalam menjawab setiap persoalan yang diajukan oleh pekerja.

d. Menentukan kaedah pengumpulan data dan mengutipmaklumat analisis pekerjaan

Langkah keempat mengandungi pengutipan maklumat analisis pekerjaanyang sebenar. Pengurus perlu menentukan kaedah yang akan digunakandan cara untuk mengumpulkan maklumat ini. Apabila perkara ini telah

5/20/2018 BAB 03

4/18

44

dapat ditentukan, pengurus perlu pula memastikan pengumpulanmaklumat dijalankan sehingga tamat. Jika maklumat tambahandiperlukan untuk tujuan penjelasan, ia perlu dijalankan dengan segera

semasa isu analisis pekerjaan ini masih segar dalam ingatan pekerja.

e. Memproses maklumat analisis pekerjaan

Apabila selesai mengumpul maklumat analisis pekerjaan, penting untukmemasukkannya ke dalam satu borang yang kemudiannya bolehdigunakan oleh pengurus dan jabatan sumber manusia. Salah satu carayang boleh dilakukan ialah dengan membentuk satu borang khas di manahasil daripada analisis pekerjaan boleh dicetak. Terdapat beberapa sebabmengapa borang digunakan untuk tujuan laporan. Pertamanya, iadigunakan bagi memastikan semua maklumat yang dikehendaki telahberjaya dikumpul. Jika didapati ada ruangan kosong di dalam borangtersebut yang tidak dipenuhi, maka dengan jelas ia menunjukkan bahawadata tersebut perlu diperolehi dengan segera. Selain daripada itu, formatlaporan yang sama akan membantu memudahkan pihak pengurusanuntuk membuat perbandingan antara pekerjaan yang berbeza.

f. Menyemak semula dan mengemaskinikan sekerapmungkin

Langkah terakhir dalam proses analisis pekerjaan sebenarnya merupakansatu fenomena yang akan berlaku secara berterusan. Jika kita lihatkebanyakan organisasi telah melalui pelbagai perubahan dan menjadi

semakin dinamik. Pekerjaan yang terdapat dalam organisasi jarangdiubahsuai dan diselaraskan dengan perubahan yang berlaku. Pengurusdan pakar pekerjaan seharusnya melakukan penyemakan semula deskripsipekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dengan kerap. Ini adalah keranauntuk menjalankan proses analisis pekerjaan akan mengambil masa yanglama dan menelan belanja yang besar. Oleh itu, adalah lebih baiksekiranya organisasi dapat mengemaskinikan segala maklumat yang telahdiperolehi dari semasa ke semasa daripada mengulangi semula prosesanalisis pekerjaan. Jika tiada perubahan yang besar berlaku, kerja-kerjapenyemakan semula semua pekerjaan bolehlah dilakukan setiap tigatahun sekali.

5/20/2018 BAB 03

5/18

45

Rajah 3.1Langkah-langkah dalam Menjalankan Analisis Pekerjaan

Sumber: Anthony, William P., Perrewe, Pamela L. & Kacmar, K. Michele. (1996).Strategic human resource management.

SOALAN DALAM TEKS 3.1

1.

Berdasarkan kefahaman anda, apakah yangdimaksudkan dengan analisis pekerjaan?

2.

Senaraikan enam langkah yang terdapat dalamproses analisis pekerjaan.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

Langkah 1 Menentukan tujuan mengadakan analisis pekerjaan

Langkah 2 Mengenal pasti bidang pekerjaan yang akan dianalisa

Langkah 3 Menerangkan proses ini kepada pekerja dan menentukan tahappenglibatan mereka

Langkah 4 - Menentukan kaedah pengumpulan data dan mengutip

maklumat analisis pekerjaan

Langkah 5 Memproses maklumat analisis pekerjaan

Langkah 6 Menyemak semula dan mengemaskinikan sekerap mungkin

5/20/2018 BAB 03

6/18

46

3.3 KAEDAH PENGUMPULAN DATA BAGI ANALISISPEKERJAAN

Pada kebiasaannya, tugas mengetuai pengumpulan data bagi analisispekerjaan akan dilakukan oleh staf di jabatan sumber manusia dengandibantu oleh seorang penyelia. Selain daripada itu, pekerja juga turutsama menyumbangkan data yang dikehendaki. Mempelbagaikan sumberbagi mendapatkan data akan meningkatkan lagi pemahaman tentangkerja-kerja tertentu dan keperluan yang dikehendaki bagi melaksanakanpekerjaan tersebut. Antara kaedah-kaedah yang digunakan untukmengumpulkan data termasuklah melakukan pemerhatian, menemu dugapekerja, mengadakan perbincangan bersama pakar, penganalisispekerjaan, borang soal selidik, kejadian genting yang ditulis oleh pekerja,menggunakan alat-alat mekanikal seperti filem dan jam penamat sertaprogram perisian. Di antara kaedah-kaedah tersebut, kaedah

pemerhatian, temu duga, dan soal selidik serta senarai semakanmerupakan kaedah yang paling popular digunakan. Sila rujuk Rajah 3.2.

Rajah 3.2Kaedah Pengumpulan Data Analisis yang Popular

Pemerhatian (penjawat pekerjaanakan diperhatikan ketikamelakukan kerja)

Temu duga (pekerja yangmempunyai pengetahuanberkenaan dengan aktiviti kerja

akan ditemu duga)

Soal selidik dan senarai semakan(pekerja yang mempunyaipengetahuan mengenai aktivitikerja akan diminta untukmenjawab soalan secara bertulis)

Kaedah pengumpulandata

Sumber: Anthony, William P., Perrewe, Pamela L. & Kacmar, K. Michele. (1996).Strategic human resource management.

3.3.1 Pemerhatian

Dalam kaedah ini, penjawat pekerjaan (job holder) akan diperhatikan ketikamereka melakukan kerja. Pemerhatian yang dijalankan mungkin secaraberterusan atau secara bersela berdasarkan kepada pensampelan kerja.Bagi kebanyakan pekerjaan, pemerhatian mungkin terbatas keranapekerjaan yang terbabit kurang melibatkan kerja-kerja secara fizikal.Sebagai contoh, memerhatikan seorang akauntan menyemak laporan atau

5/20/2018 BAB 03

7/18

47

mengisi beberapa borang, tidak akan memberikan sebarang maklumatyang bernilai. Pemerhatian yang bernilai mungkin boleh diperolehi ketikamemerhatikan operator pengeluaran atau telefonis menjalankan kerja

mereka. Sungguhpun begitu, memerhatikan kerja yang aktif tidaksemestinya akan memberikan maklumat yang penting kerana melaluipemerhatian sahaja pengurus tidak akan tahu sama ada kerja tersebutsukar untuk dilakukan atau tidak. Memandangkan kaedah pemerhatianmempunyai pelbagai kekangan, pengurus boleh menggunakan kaedah-kaedah yang lain bagi membantu mendapatkan maklumat yang lebihmenyeluruh.

3.3.2 Temu duga

Pekerja yang mempunyai pengetahuan mengenai kerja-kerja tertentuseperti penjawat pekerjaan, penyelia atau mana-mana individu yang

pernah melakukan kerja tersebut sebelum ini akan ditemu duga untukmendapatkan maklumat berkenaan dengan aktiviti-aktiviti kerja yangterkandung di dalamnya. Biasanya, satu borang temu duga berstrukturakan digunakan untuk merekod segala maklumat yang diperolehi.Kaedah ini sebenarnya akan mengambil masa yang lama dan menelanbelanja yang besar. Sebagai contoh, jika sebuah syarikat mempunyai duapuluh lima jenis pekerjaan dan dua orang pekerja akan ditemu duga bagisetiap satu selama 30 minit, maka jumlah masa yang diperuntukkan untukmenjalankan temu duga ini ialah 25 jam. Bagi jawatan pengurus danprofesional pula, tugas menemu duga akan menjadi lebih rumit danmemakan masa yang lebih lama iaitu kira-kira satu jam. Disebabkankekangan-kekangan ini, pengurus dan penganalisis pekerjaan biasanya

akan hanya menggunakan kaedah ini bagi menjawab soalan-soalantertentu yang tidak dijawab ketika melakukan pemerhatian dan menjawabborang soal selidik.

3.3.3 Soal Selidik dan Senarai Semakan

Kaedah ini sesuai digunakan apabila bilangan pekerja yang terlibat ramaidan tidak berada di satu lokasi. Soal selidik merupakan satu kaedahpengumpulan data yang murah dan cepat. Bagi kaedah ini, seorangpekerja yang berpengetahuan mengenai sesuatu bidang pekerjaan sudahmemadai untuk menjawab soalan. Walau bagaimanapun, adalah lebihbaik jika lebih daripada seorang diminta untuk menjawab soalan yang

diberi bagi tujuan penyemakan dan pengesahan. Pengurus tidakmemerlukan pemerhatian atau temu duga susulan jika kaedah soal selidikdan senarai semakan digunakan sebagai kaedah utama untukmengumpulkan maklumat mengenai analisis pekerjaan.

5/20/2018 BAB 03

8/18

48

Selain daripada itu, kaedah ini juga memudahkan pekerja untukmemberikan maklumat yang diperlukan. Apa yang merumitkan pihakpengurusan ialah untuk membina satu bentuk soal selidik berstruktur.

Soal selidik yang ingin dibina perlulah menyeluruh dan terperinci agarmaklumat yang bernilai tidak akan tertinggal. Walau bagaimanapun,pengurus perlulah mengambil kira tentang kos yang terlibat untukmembangunkan kaedah ini. Secara strategiknya, pengurus lebih sukakepada kaedah yang tidak perlu ditukar dengan kerap setiap kaliberlakunya perubahan terhadap kandungan pekerjaan.


1.

Berikan tiga kaedah yang paling popular digunakan

untuk mengumpul data analisis pekerjaan.


3.4 OUTPUT DATA ANALISIS PEKERJAAN

Data yang telah dikumpul dari analisis pekerjaan boleh digunakan untukpelbagai tujuan. Salah satu daripadanya ialah untuk menulis deskripsipekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan biasanyamenceritakan mengenai tugas, tanggungjawab, keadaan pekerjaan, danaktiviti-aktiviti yang terlibat di dalam sesuatu pekerjaan. Spesifikasipekerjaan pula menceritakan tentang kelayakan pekerjaan sepertipengalaman, pengetahuan, kemahiran, atau keupayaan yang diperlukanuntuk melaksanakan sesuatu kerja.

3.4.1 Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan atau kadang-kadang dipanggil deskripsi kedudukanakan ditulis secara ringkas di dalam satu atau dua muka surat untukmenceritakan tentang tugas dan tanggungjawab yang terkandung didalam satu-satu pekerjaan. Walau bagaimanapun, tahap keterperinciansesuatu deskripsi pekerjaan itu bergantung kepada organisasi. Padakebiasaannya, deskripsi pekerjaan perlu mempunyai sekurang-kurangnyalabel, iaitu tajuk pekerjaan dan bersifat deskriptif agar pekerja yangmembacanya dapat memahami dengan cepat apa yang terkandung didalam satu-satu pekerjaan. Salah satu cara untuk mencari piawaiandeskripsi pekerjaan ialah dengan merujuk kepada Kamus Tajuk-tajukPekerjaan (Dictionary of Occupational Titles DOT).

5/20/2018 BAB 03

9/18

49

3.4.2 Spesifikasi Pekerjaan

Spesifikasi pekerjaan ialah kelayakan peribadi yang dimiliki oleh pekerja

untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawab seperti yang telahdigambarkan dalam deskripsi pekerjaan. Biasanya, spesifikasi pekerjaanakan memperincikan maklumat mengenai kelayakan, kemahiran, dankeupayaan yang relevan dengan pekerjaan seperti pendidikan,pengalaman, latihan yang diterima, sifat peribadi, dan kepantasan secaramanual yang diperlukan. Selain daripada itu, sesetengah organisasi akanmeletakkan keperluan fizikal seperti jumlah berjalan, berdiri, ataumengangkat barang. Pekerja juga akan diberitahu mengenai persekitaranfizikal serta bahaya-bahaya yang mungkin akan terjadi ketikamelaksanakan pekerjaan tersebut.

Sebenarnya, spesifikasi pekerjaan amat penting kerana beberapa sebab.Pertama, sesetengah bidang kerja memerlukan kelayakan yang telahditetapkan oleh undang-undang seperti juruterbang, peguam, dan doktor.Kedua, ada antara spesifikasi pekerjaan yang berdasarkan kepadaprofesional secara tradisi seperti pensyarah di universiti-universitimemerlukan kelayakan tertinggi, iaitu Ph.D (Doktor Falsafah) sebelumdilantik ke jawatan profesor. Akhir sekali, spesifikasi pekerjaan mungkinakan terlibat dengan pembangunan piawaian atau kriteria yang diperlukanuntuk mencapai prestasi pekerjaan yang cemerlang. Walaubagaimanapun, perkara ini bergantung kepada pertimbangan majikan.Sebagai contoh, bagi jawatan pengurus, tawaran mungkin akan dibukakepada mereka yang mempunyai pengalaman bekerja di dalam bidang

yang berkaitan serta mempunyai pengalaman kerja sekurang-kurangnyatiga tahun. Walau apa pun kriteria yang telah ditetapkan, spesifikasipekerjaan perlu mempunyai hubungan dengan deskripsi pekerjaan sertarelevan dengan kerja.


1.

Apakah yang anda faham mengenai deskripsipekerjaan dan spesifikasi pekerjaan? Bezakannya.


5/20/2018 BAB 03

10/18

50

3.5 KEGUNAAN DATA ANALISIS PEKERJAAN

Setelah selesai menjalankan analisis pekerjaan, data yang diperolehi boleh

digunakan untuk pelbagai fungsi dalam sumber manusia. Kita akanmelihat setiap fungsi analisis data dengan lebih mendalam satu persatu.

3.5.1 Penilaian Pekerjaan

Maklumat yang dikumpul semasa membuat analisis pekerjaan akandijadikan input utama untuk sistem penilaian pekerjaan dalam organisasi.Penilaian pekerjaan pada dasarnya akan menentukan sama ada sesuatupekerjaan itu bernilai kepada organisasi ataupun tidak. Padakebiasaannya, maklumat yang diperolehi akan digunakan untukmenentukan bayaran bagi sesuatu pekerjaan. Contohnya, pekerja yangmelakukan pekerjaan yang berbahaya akan mendapat bayaran yang tinggi.

3.5.2

Perekrutan, Pemilihan dan Penempatan

Analisis pekerjaan yang baik sepatutnya mampu menyediakan maklumatyang berguna bagi perancangan perekrutan, pemilihan dan penempatan.Pengurus mampu membuat perancangan penstafan yang baik jikamereka memahami kemahiran yang diperlukan dan jenis-jenis pekerjaanyang berkemungkinan mempunyai kekosongan atau dibuka pada masaakan datang. Selain itu, untuk memilih individu bagi memenuhi satu-satupekerjaan memerlukan pemahaman yang menyeluruh mengenai jenispekerjaan yang akan dilaksanakan serta kelayakan yang diperlukan.Dalam erti kata lain, pemilihan individu bagi mengisi kekosongan akanhanya menjadi efektif jika kandungan pekerjaan tersebut difahami dengan

jelas dan tepat.

Maklumat daripada analisis pekerjaan ini juga boleh digunakan untukmengesan keperluan pekerjaan yang tidak penting. Contohnya, pengurustidak perlu menawarkan jawatan penyelia kepada pemegang ijazah jikabeliau mengetahui bahawa kelayakan yang diperlukan hanyalah SijilPelajaran Malaysia (SPM). Justeru itu, kos boleh dikurangkan. Seterusnya,tugas-tugas penempatan pekerja seperti kenaikan pangkat danpemindahan pekerja ke tempat lain akan menjadi lebih mudah keranamaklumat seperti kelayakan dan kemahiran bagi sesuatu pekerjaan bolehdiperolehi melalui analisis pekerjaan.

3.5.3

Hubungan Sumber Manusia dan Buruh

Maklumat yang dihasilkan daripada analisis pekerjaan dapat membantupihak pengurusan dan buruh dalam memahami harapan pihakpengurusan daripada setiap pekerja dan jumlah bayaran yang perlu diberibagi setiap kerja. Apa yang jelas, maklumat yang terhasil daripada analisis

5/20/2018 BAB 03

11/18

51

pekerjaan akan memberi faedah yang besar seandainya ia disampaikandengan jelas kepada pihak pengurusan dan pekerja. Wujudnyakomunikasi yang baik di antara kedua pihak ini akan menyebabkan

persepsi pekerja terhadap bayaran yang tidak setara dapat dihapuskan.Contohnya, pegawai di bahagian pentadbiran akan dapat memahamimengapakah pegawai pemasaran dibayar lebih berbanding denganmereka.

3.5.4

Penggunaan Sumber Manusia

Semua pengurus mahu menggunakan pekerja secara optimum.Bagaimanapun, hasil daripada penilaian prestasi sering memperlihatkanbahawa pekerja biasanya tidak mempamerkan prestasi seperti yangdiharapkan. Analisis pekerjaan sebenarnya boleh membantu pekerja dan

pengurus mengesan masalah yang wujud. Oleh itu, denganmembandingkan apa yang sepatutnya dilakukan oleh pekerja dengan apayang sebenarnya perlu dilakukan, penyelia boleh menentukan sama adapekerja telah mempamerkan prestasi yang baik atau pun tidak. Berkongsimaklumat ini bersama pekerja dapat menjernihkan lagi hubungan kedua-dua pihak kerana pekerja mungkin tidak tahu apa yang diharapkandaripada mereka dan apa yang terdapat dalam kandungan pekerjaan.

3.5.5 Latihan dan Pembangunan

Dalam latihan dan pembangunan pula, maklumat daripada analisispekerjaan akan digunakan bagi menentukan kandungan pekerjaan serta

kelayakan yang diperlukan. Cara ini akan memudahkan pihak pengurusanuntuk mengesan pekerja yang kekurangan kemahiran dan kelayakan bagitujuan latihan. Selain daripada mengenal pasti keperluan latihan,maklumat daripada analisis pekerjaan juga dapat membantu dalampembangunan kerjanya.


1.

Senaraikan kegunaan-kegunaan data analisis

pekerjaan.


5/20/2018 BAB 03

12/18

52

3.6 ANALISIS PEKERJAAN DAN PERMASALAHANNYA

Ketika menjalankan analisis pekerjaan, pelbagai masalah terpaksa

ditempuhi oleh organisasi. Salah satu masalah yang biasa dilalui olehorganisasi ialah tentang kebimbangan pekerja. Pekerja sering melihatanalisis pekerjaan sebagai satu ancaman kepada mereka. Ini adalahkerana, pada masa lalu, analisis pekerjaan telah digunakan sebagai satukaedah dalam meluaskan pekerjaan dan pada masa yang sama cubamengurangkan bilangan pekerja yang ada. Analisis pekerjaan jugadigunakan bagi mencari jalan untuk meningkatkan kadar pengeluaran dansecara tidak langsung ini akan mengurangkan jumlah bayaran kepadapekerja. Oleh itu, organisasi perlu mengambil inisiatif bagi menanganimasalah kebimbangan ini agar maklumat yang diperolehi daripadapekerja dan penyelia adalah tepat.

Masalah kedua melibatkan keperluan untuk mengemaskinikan maklumatyang telah dikumpul. Pihak pengurusan berasa sukar untuk memastikankesemua maklumat analisis pekerjaan adalah yang terkini terutamanyabagi pekerjaan yang sering berubah. Ini kerana setiap kali selesaimenjalankan analisis pekerjaan, ada antaranya yang terpaksa diubahmengikut perubahan persekitaran. Apabila pekerjaan yang terlibatdiperluas atau diletakkan di jabatan lain, deskripsi pekerjaan juga perludiubah. Bagi menangani masalah ini, terdapat dua kaedah yang bolehdiikuti oleh pengurus. Kaedah pertama ialah dengan mengadakansemakan tahunan terhadap maklumat analisis pekerjaan. Pengurus bolehmeminta penyelia untuk menyiapkan laporan mengenai perubahan yangberlaku dalam mana-mana pekerjaan sepanjang tempoh tersebut. Kaedahyang kedua ialah dengan meminta pihak pengurus untuk mencadangkansebarang perubahan di dalam pekerjaan. Kaedah ini penting terutamanyaapabila berlaku perubahan dari segi bayaran.

Masalah juga boleh berlaku sekiranya satu-satu pekerjaan itu dipegangoleh satu atau dua orang sahaja. Dalam kes ini, analisis pekerjaan yangdijalankan sering melihat kepada prestasi pekerja yang melakukanpekerjaan tersebut dan bukannya kepada pekerjaan itu sendiri.Penganalisis perlu melihat kepada apa yang sepatutnya terkandung dalampekerjaan tersebut dan bukannya melihat kepada prestasi pekerja.

Masalah yang terakhir akan berlaku apabila deskripsi pekerjaan yangdibentuk melalui analisis kerja diberi kepada pekerja baru. Merekamenganggap deskripsi pekerjaan ini sebagai satu kontrak di antaramereka dan organisasi. Oleh kerana deskripsi pekerjaan ini telahmenggariskan tanggungjawab dan bidang kerja yang harus merekalakukan, maka agak sukar bagi pihak pengurusan meminta mereka

5/20/2018 BAB 03

13/18

53

melakukan kerja-kerja tambahan atau kerja-kerja yang bukan rutin.Alasan yang sering mereka berikan ialah ia bukan termasuk dalamdeskripsi pekerjaan saya. Bagi menangani masalah ini, pihak pengurusan

mungkin boleh mengubah deskripsi pekerjaan tersebut denganmenambah beberapa lagi tanggungjawab di dalamnya. Jika pekerjaanyang hendak dilakukan amat jarang diperlukan atau tidak perlumengulanginya semula, maka perubahan yang dibuat ke atas deskripsipekerja akan menjadi sia-sia sahaja. Kebanyakan organisasi telahmengambil jalan penyelesaian dengan meletakkan satu klausa elastikseperti melakukan tugas-tugas seperti yang diarahkan untuk mengelakdaripada berlakunya masalah pada masa akan datang. Klausa elastik inimembolehkan penyelia untuk memberikan tugas tambahan kepadapekerja tanpa perlu mengubah deskripsi kerja.

Berdasarkan kepada pengamatan dan pemahaman anda,

cuba anda bandingkan proses analisis pekerjaan yangdijalankan di organisasi anda dengan apa yang telah andapelajari dalam pelajaran ini.


1.

Nyatakan masalah-masalah yang wujud ketikamenjalankan analisis pekerjaan.


3.7 TREND DALAM ANALISIS PEKERJAAN

Dua isu yang telah dibangkitkan pada hari ini iaitu pertama; menimbangsemula penggunaan terma pekerjaan dan deskripsi pekerjaan danyang kedua; kumpulan kerja luas (broadbanding). Kedua-dua perkara ini

wujud kerana organisasi mahu menjadi lebih fleksibel dan mampumengikuti arus perubahan. Jika kita lihat, analisis pekerjaan yang telahdibangunkan selama ini adalah berasaskan kepada suasana yang stabil dan

mudah diramal. Pekerja biasanya diberi upah untuk melakukan kerja-kerja yang khusus sahaja. Cara ini memang memudahkan pihakpengurusan dan pekerja kecuali jika pihak pengurusan perlu memintapekerja melakukan kerja-kerja yang tidak terdapat di dalam deskripsipekerjaan.

5/20/2018 BAB 03

14/18

54

Jika diamati dengan lebih dekat lagi, kebanyakan daripada organisasi padahari ini lebih memberi tumpuan kepada mencari jalan untuk menjadilebih fleksibel tanpa mendapat tentangan daripada pekerja dan pada masa

yang sama, mampu memuaskan kehendak mereka. Organisasi sepertiHonda dan Nissan lebih suka mengambil pemohon yang boleh bekerjadengan mereka dan bersedia melakukan pelbagai kerja apabila diperlukandaripada meminta mereka melakukan satu kerja yang khusus. Oleh itu,bagi merealisasikan perkara ini, terdapat sesetengah organisasi yang cubamembawa pemikiran pekerja mereka daripada terlalu memikirkan tentanghanya melakukan kerja saya sahaja kepada melakukan kerja mengikutkeperluan. Kesemua kerja yang dikategorikan sebagai keperluan inimempunyai deskripsi pekerjaan dan pekerja akan melakukan kerjamengikut deskripsi pekerjaan tersebut.

Apabila pekerja menjadi semakin fleksibel dan mampu melakukan

pelbagai kerja, maka secara tidak langsung akan meningkatkanpenggunaan bayaran berasaskan kemahiran dan wujudnya kumpulankerja luas (broadbanding). Kumpulan kerja luas boleh didefinisikan sebagaipengumpulan beberapa kerja bagi tujuan pengurusan pembangunankerjaya dan pentadbiran bayaran. Pentadbiran bayaran yang baru inisemakin mendapat perhatian berbanding struktur pembayaran gaji yanglama. Kebanyakan organisasi menyukai cara ini kerana ia akanmendatarkan struktur organisasi. Walau bagaimanapun, kewujudankumpulan gaji luas ini akan memberi impak ke atas deskripsi pekerjaan.Di sini, deskripsi pekerjaan masih lagi digunakan tetapi lebih tertumpukepada pengkelasan kerja yang lebih besar dan tidak mengkhusus kepadasatu pekerjaan sahaja. Pendekatan ini amat diminati oleh syarikat Jepun

kerana mereka mendapati ia mampu memenuhi keperluan organisasi danpekerja.

Setelah mengenal pasti kelemahan dalam proses analisispekerjaan di organisasi anda, berikan beberapa cadanganuntuk memperbaikinya.


1. Berdasarkan kepada pembacaan anda,

bagaimanakah trend atau aliran analisis pekerjaanpada masa ini?


5/20/2018 BAB 03

15/18

55

3.8 RUMUSAN

Analisis pekerjaan merupakan satu proses di mana pihak pengurusan

menjalankan penyiasatan yang sistematik terhadap tugas dantanggungjawab yang terkandung di dalam satu-satu pekerjaan dalamorganisasi. Oleh kerana pelbagai maklumat perlu dikumpulkan, beberapalangkah ketika proses analisis pekerjaan perlu diikuti. Ini termasuklahmenentukan tujuan mengadakan analisis pekerjaan, mengenal pastibidang pekerjaan yang akan dianalisa, menerangkan proses ini kepadapekerja dan menentukan tahap penglibatan mereka, menentukan kaedahpengumpulan data dan mengutip maklumat analisis pekerjaan,memproses maklumat serta menyemak semula, dan mengemaskinianalisis pekerjaan dengan sekerap mungkin. Pemerhatian, temu duga, dansoal selidik serta senarai semakan pula merupakan tiga kaedahpengumpulan data analisis pekerjaan yang paling popular. Data yang

telah berjaya dikumpul boleh digunakan untuk pelbagai tujuan dan salahsatu daripadanya ialah untuk penulisan deskripsi pekerjaan dan spesifikasipekerjaan. Ia juga turut digunakan dalam penilaian pekerjaan, perekrutan,pemilihan dan penempatan, hubungan sumber manusia dan buruh,penggunaan sumber manusia dan latihan serta pembangunan.

Seterusnya, semasa menjalankan analisis pekerjaan, pengurus seringberhadapan dengan masalah-masalah seperti kurang mendapat sokongandaripada pekerja kerana mereka menganggap analisis pekerjaan sebagaisatu ancaman kepada mereka, kesukaran untuk mengemaskini maklumatanalisis pekerja terutamanya bagi pekerjaan yang sering berubah,

kesukaran untuk menganalisis pekerjaan yang kurang dipegang olehpekerja, dan yang terakhir ialah pekerja baru sering menganggap deskripsipekerjaan sebagai satu kontrak. Keadaan ini menyukarkan pihakpengurusan untuk meminta pekerja terbabit melakukan kerja-kerja yangtidak terdapat di dalam deskripsi pekerjaan mereka. Akhirnya, trend ataualiran analisis pekerjaan pada masa ini banyak tertumpu kepadapengkelasan pekerjaan yang lebih besar dan tidak mengkhusus kepadasatu pekerjaan sahaja.

5/20/2018 BAB 03

16/18

56

SOALAN PENILAIAN KENDIRI

A. Soalan Objektif:

Selepas mengikuti pelajaran ini, uji kefahaman anda dengan menjawabsama ada BETUL atau SALAHbagi penyataan berikut:

1.

Deskripsi pekerjaan menceritakan tentang kelayakan yangdiperlukan untuk melaksanakan satu-satu pekerjaan.

2.

Kaedah analisis pekerjaan telah ditetapkan dan tidak bolehdiubah mengikut kesesuaian organisasi.

3.

Temu duga merupakan satu kaedah yang mahal dan mengambilmasa yang lama.

4.

Spesifikasi pekerjaan menceritakan tentang aktiviti-aktiviti yangterdapat di dalam satu-satu pekerjaan.

5.

Kaedah pemerhatian amat berfaedah digunakan apabila pekerjaanyang ingin diperhatikan melibatkan proses minda.

B. Soalan Esei:

Uji kefahaman anda dengan menjawab soalan-soalan aplikasi yangberikut:

1. Anda adalah seorang pakar sumber manusia yang cubamemperkenalkan analisis pekerjaan di syarikat anda.Bagaimanakah anda boleh menyakinkan pekerja-pekerja yangberasa terancam dengan analisis pekerjaan yang cubadiperkenalkan?

2. Sebagai seorang pengurus sumber manusia, anda perlumenceritakan analisis pekerjaan kepada pekerja. Apakah yangperlu anda sampaikan kepada pekerja-pekerja kolar biru danpekerja-pekerja kolar putih mengenai analisis pekerjaan yangbakal anda jalankan?

Semak jawapan anda di akhir modul kursus ini.

5/20/2018 BAB 03

17/18

57

JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS

SDT 3.1

1. Analisis pekerjaan merupakan satu proses di mana pihakpengurusan menjalankan penyiasatan yang sistematik terhadaptugas dan tanggungjawab yang terkandung di dalam satu-satukerja dalam organisasi.

2. Langkah-langkah yang terdapat dalam proses analisis pekerjaanadalah seperti berikut:

(i) Menentukan tujuan mengadakan analisis pekerjaan;(ii) Mengenal pasti bidang pekerjaan yang akan dianalisa;(iii) Menerangkan proses ini kepada pekerja dan

menentukan tahap penglibatan mereka;(iv) Menentukan kaedah pengumpulan data dan mengutip

maklumat analisis pekerjaan;(v) Memproses maklumat analisis pekerjaan;(vi) Menyemak semula dan mengemaskini dengan sekerap

mungkin.

SDT 3.2

1. Tiga kaedah yang paling popular digunakan untuk mengumpuldata analisis pekerjaan ialah

(i) Pemerhatian;(ii) Temu duga;(iii) Soal selidik dan senarai semakan.

SDT 3.3

1. Deskripsi pekerjaan biasanya menceritakan mengenai tugas,tanggungjawab, keadaan kerja dan aktiviti-aktiviti yang terlibat didalam satu-satu pekerjaan. Spesifikasi pekerjaan pulamenceritakan tentang kelayakan pekerja seperti pengalaman,pengetahuan, kemahiran atau keupayaan yang diperlukan untukmelaksanakan satu-satu pekerjaan.

SDT 3.4

1. Data analisis pekerjaan sebenarnya boleh digunakan oleh pelbagaifungsian di dalam sumber manusia. Antara kegunaannyatermasuklah di dalam

5/20/2018 BAB 03

18/18

58

(i) Penilaian pekerjaan;(ii) Perekrutan, pemilihan dan penempatan;(iii) Hubungan sumber manusia dan buruh;

(iv) Penggunaan sumber manusia;(v) Latihan dan pembangunan.

SDT 3.5

1. Ketika menjalankan analisis pekerjaan, pengurus akanberhadapan dengan beberapa masalah. Pertamanya, pekerjaenggan memberikan kerjasama ketika analisis pekerjaandijalankan kerana mereka mengganggap ianya satu ancaman.Kedua, pengurus berasa sukar untuk mengemaskini maklumatanalisis pekerjaan terutamanya bagi pekerja-pekerja yang seringberubah. Ketiga, oleh kerana sesetengah pekerjaan hanya

dipegang oleh satu atau dua orang pekerja sahaja, makapenganalisis pekerjaan sering melihat prestasi yang dipamerkanoleh pekerja daripada melihat kandungan pekerjaan. Akhir sekaliialah keengganan pekerja baru untuk melakukan kerja-kerja yangtidak terdapat di dalam deskripsi pekerjaan.

SDT 3.6

1. Jika kita lihat, organisasi pada masa kini tidak mahu ketinggalanuntuk mengikuti arus perubahan yang berlaku. Oleh itu,kebanyakan organisasi mahukan tenaga kerja yang lebih fleksibeldan mampu melakukan sebarang kerja apabila diperlukan.

Konsep yang meminta pekerja untuk melakukan hanya kerja-kerja yang khusus sudah tidak lagi diterima pakai. Disebabkanperubahan ini, maka secara tidak langsung mendesak pengurusuntuk mengubah cara menjalankan analisis pekerjaan. Deskripsipekerjaan yang dihasilkan tidak lagi tertumpu kepada satu kerjayang khusus sahaja malah lebih kepada pengkelasan kerja yanglebih besar. Ini juga telah meningkatkan penggunaan bayaranberasaskan kemahiran dan wujudnya kumpulan pekerjaan luas.

Documents

BAB 03