CCHAPTERHAPTER 16 – A 16 – AUDITINGUDITING THETHE P PRODUCTIONRODUCTION ANDAND P PERSONNELERSONNEL S SERVICESERVICES C CYCLESYCLES

Chapter Overview

Inherent Risk

Untuk pabrikan, pedagang grosir atau eceran yang persediaannya merupakan bagian yang

material dari inti entitas, persediaan tersebut dapat dinilai mendekati maksimum karena

alasan berikut :

• Volume of transactions dari pembelian, pabrikasi, penjualan yang mempengaruhi

akun-akun ini biasanya tingii, sehingga meningkatkan terjadinya salah saji.

• Cost issues perdebatan biaya seputaridentifikasi, pengukuran, alokasi biaya, dan lain

lain.

• Diversity of inventory items sehingga terkadang mengharuskan digunakannya

prodesur khusus untuk menentukan kuantitas persediaan

• Storage at multiple locations sehingga menambah kesulitan pengendalian fisik, serta

akuntansiyang tepat untuk barang dalam perjalanan diantara lokasi

• Determination of quality and value dapat menimbulkan masalah khusus dalam

menentukan kualitas dan nilai pasarnya

• Vulnerability of inventory dapat mempengaruhi ketepatan penilaian persediaan

• Right of return and repurchase agreements perjanjian antara penjual dan pembeli

yang sudah disepakati

Consideration of Internal Controls – Common Documents and Records

Beberapa dokumen, catatan, dan file komputer yang lazim digunakan dalam memproses

transaksi pabrikasi :

• Production order. Formulir yang menunjukkan kuantitas dan jenis barang yang akan

di buat.

• Material requirements report. Daftar bahan baku dan komponen yang dioerlukan

untuk memenuhi perintah produksi

• Materials issue slip. Otoritas tertulis dari departemen produksi keoada gudang

penyimpanan untuk mengeluarkan bahan untuk digunakan berdasarkan oerintah

produksi yang sudah disetujui

• Time ticket. Catatan waktu kerja seorang karyawan

• Move ticket. Pemberitahuan untuk mengotorisasi perpindahan fisik WIP di antara

departemen produksi, dan diantara WIP serta FG

• Daily production report. Laporan yang memperlihatkan BB dan TK yang digunakan

pada hari itu.

• Completed production report. Laporan yang menunjukkan bahwa pekerjaan atas

perintah produksi sudah diselesaikan.

• Standard cost master file.Berisi biaya-biaya standar.

• Raw materials inventory master file. File komputer yang berisi kuantitas persediaan

BB yang ada di tangan.

• Work-in-progress inventory master file. File komputer yang memuat jumlah biaya

aktual WIP yang digunakan untuk menyusun laporan produksi harian.

• Finished goods inventory master file. File komputer yang berisi jumlah total biaya-

biaya produksi yang dapat digunakan sebagai persedian perpetual untuk FG.

FUNGSI DAN PENGENDALIAN TERKAIT

Memulai produksi à merencanakan dan mengendalikan produksi, mengeluarkan BB

Produksi persediaan

- mengeluarkan bahan baku

- memproses barang dalam produksi

-memindahkan oekerjaan yg sudah selesai ke barang jadi

-melindungi persediaan

Mencatat transaksi pabrikasi dan persediaan

* Menentukan dan mencatat biaya pabrikasi

* Membebankan bhn langsung dan TKL ke WIP

* Mengenakan OH pabrikasi ke WIP

* Memindahkan biaya di antara departemen produksi

* Memindahkan biaya produksi yg sudah selesai ke FG

* Mempertahankan kebenran saldo-saldo persediaan

Pengendalian Manajemen untuk memantau setiap fungsi diatas. Bila manajemen

ditetapkan sbg pihak yg bertanggungjawab atas penggunaan sumber daya, maka

kemungkinan terjadinya kesalahan tidak sengaja akan diperkecil

Pengendalian tambahan terhadap pencatatan biaya pabrikasi meliputi:

* pengecekan independen atas kesesuaian ayat jurnal untuk pengalokasian biaya pabrikasi

ke WIP dengan data mengenai penggunaan bahan dan TK dalam laporan aktivitas

produksi harian

* pengecekan independen atas kesesuaian ayat jurnal untuk transfer WIP ke FG dengan

data yang ada dalam laporan produksi yang sudah selesai

Inventory Audits

Pengujian substantif atas persediaan barang dagang yang dibeli dan disimpan, dan

juga persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi yang dimiliki pabrikan.

untuk memastikan pemeriksaan ini efisien dan efektif dalam mendapatkan bukti kompeten ,

harus dipertimbangkan penentuan tingkat resiko deteksi dan perancangan pengujian

substantif yang sesuai untuk asersi-asersi persediaan.

Preliminary Audit Strategies

Penilaian resiko pengendalian yang relevan bervariasi menurut kelompok transaksi

yang mempengaruhi akun persediaan tertentu, seperti :

persediaan barang dagang

Bahan baku

Barang dalam proses

Barang jadi

Substantive Tests of Inventory

- Initial Procedures

merupakan salah satu prosedur awal yang penting, menyangkut usaha untuk

mendapatkan pemahaman tentang bisnis dan industri suatu entitas, guna menetapkan

konteks untuk mengevaluasi prosedur analitis dan pengujian rincian.

- Analytical Procedures

– penerapan prosedur analitis pada persediaan seringkali bersifat ekstensif dan

menjalankan langkah-langkah tertentu dalam proses pengujian

– Penelaahan atas pengalaman dan kecenderungan industri merupakan hal

penting saat pengembangan ekspektasi yang akan digunakan dalam

mengevaluasi data analitis bagi klien.

- Tests of Details of Transactions

Pengujian ini melibatkan prosedur pemeriksaan dokumen pendukung (vouching) dan

penelusuran untuk mendapatkan bukti tentang pemrosesan setiap transaksi yang

dipengaruhi saldo persediaan, meliputi :

Pengujian ayat jurnal atas akun persediaan

Pengujian pisah-batas transaksi pembelian, pabrikasi, dan penjualan

- Tests of Details of Balances

a. Mengamati perhitungan persediaan fisik klien

• prosedur ini diwajibkan apabila persediaan merupakan hal yang

material bagi laporan keuangan perusahaan

• klien bertanggung jawab untuk menghitung persediaan

b. Penetapan waktu dan luas pengujian

• Penetapan waktu bergantung pada sistem persediaan yang dianut klien

dan efektivitas pengendalian internal.

c. Rencana penghitungan persediaan

• Penghitungan persediaan fisik oleh klien biasanya dilakukan sesuai

dengan rencana atau daftar instruksi

d. Melaksanakan pengujian

• Mengamati perhitungan persediaan oleh klien

• Melakukan pengujian perhitungan

• Menyiapkan ikhtisar keseluruhan

e. Pengujian klerikal atas akurasi daftar persediaan

• Pengujian klerikal atas akurasi mengikuti penghitungan kembali total

yang tampak dalam daftar pesediaan dan memverifikasi akurasi

perkalian antara kuantitas dengan harga per unit atas dasar pengujian.

Pengujian ini memberikan bukti untuk asersi eksistensi atau

keberadaan/kejadian, kelengkapan, dan penilaian atau alokasi

The Personnel Services Cycle

• Understanding the Entity and Environment

Langkah pertama dalam menilai risiko itu adalah memperoleh pemahaman tentang

bisnis dan industri klien.

• Analytical Procedures

cara yang efektif dari segi biaya dan mengandalkan pada pengetahuan auditor tentang

bisnis dan industri klien.

• Inherent Risk

dalam menilai risiko inheren pada asersi siklus pendapatan, auditor harus

mempertimbangkan faktor pervasif yang dapat mempengaruhi asersi dalam beberapa

siklus.

Consideration of Internal Controls – Common Documents and Records

• Personnel authorization : memo yang dikeluarkan oleh departemen.

• Clock card : formulir yang digunakan oleh setiap karyawan untuk mencatat jumlah

jam kerja yang dilakukan setiap harinya selama satu periode pembayaran.

• Time ticket : formulir yang digunakan untuk mencatat waktu kerja seorang karyawan

atas pekerjaan tertentu.

• Payroll register : laporan yang menunjukkan nama, penghasilan kotor, potongan gaji

dan upah, serta pembayaran bersih setiap karyawan selama satu periode pembayaran.

• Imprest payroll bank account : rekening yang menampung setoran sebesar total gaji

dan upah bersih yang dilakukan selama setiap periode pembayaran.

• Payroll check : perintah penarikan kepada bank untuk membayar karyawan.

• Labor cost distribution summary : laporan yang menunjukkan klasifikasi akun

untuk penghasilan pabrik kotor selama setiap periode pembayaran.

• Payroll tax returns : formulir yang ditetapkan oleh otoritas pajak untuk diserahkan

bersama dengan pembayaran pajak yang dipotong dari karyawan serta pajak gaji dan

upah pemberi kerja untuk jaminan sosial serta pengangguran federal dan negara

bagian

• Employee personnel file : file yang memuat data mengenai ikatan kerja setiap

karyawan dan memuat semua otorisasi personalia yang dikeluarkan untuk karyawan

tersebut, evaluasi kerja, serta tindakan disipliner jika ada.

• Personnel data master file : file komputer berisi data terkini mengenai karyawan

yang diperlukan untuk menghitung gaji dan upah seperti klasifikasi pekerjaan, tarif

upah dan potongan.

• Employee earnings master file : file komputer yang berisi penghasilan kotor,

potongan gaji dan upah, serta pembayaran bersih setiap karyawan selama tahun

berjalan hingga tanggal pada hari itu menurut periode pembayaran.

Functions and Related Controls

Initiating payroll transactions

- Hiring employees

Pengangkatan karyawan dilakukan di departemen personalia dan harus

didokumentasikan dalam formulir otorisasi personalia .

- Authorizing payroll changes

Permintaan untuk melakukan perubahan klasifikasi pekerjaan atau kenaikan tarif upah

dapat dimulai oleh penyelia karyawan.Tetapi perubahan ini harus diotorisasi secara

tertulis oleh departemen personalia sebelum dimasukkan ke dalam induk data

personalia

Receipt of services

- Preparing attendance and timekeeping data

Time clock digunakan untut mencatat waktu kerja seorang karyawan pada saat sebuah

kartu waktu atau tanda pengenal karyawan dimasukkan ke dalam time clock tersebut.

Petugas keamanan harus mengawasiprosedur kartu waktu itu.

Recording and paying payroll transactions

- Preparing the payroll : pengendalian pada sistem dasar menyiapkan daftar dafar gaji

dan upah pada departemen penggajian serta TI.Informasi dari kartu elektronis ini lalu

diserahkan kepada penyelia untuk ditelaah dan disetujui secara elektronis.File ini

kemudian secara elektronis diserahkan ke departemen penggajian untuk diproses

- Recording the payroll: Pada saat pembayaran kotor,potongan,dan pembayaran bersih

untuk setiap karyawan,akan memutakhirkan file induk penghasilan karyawan dan

mengakumulasi total ayat jurnal gaji dan upah yg dihasilkan serta dimasukkan ke

dalam file induk buku besar umum ketika proses ini telah selesai.

- Paying the payroll : cek cek gaji harus didistribusikan hanya kepada karyawan yang

identifikasinya benar

- Protecting unclaimed wages : cek cek yang belum diambil harus disimpan di brankas

atau tempat yang aman lainnya di kantor bendahara

- Filing payroll tax returns : SPT pajak gaji dan upah harus diserahkan sebesar jumlah

yg dipotong dari karyawan untuk pajak penghasilan dan jaminan sosial federal

Audit Jasa Personalia

Strategi audit awal

Pengujian substantif fokus pada pengujian atas transaksi dan pengujian atas saldo pada

tanggal interim. Pada akhirnya, pengujian harus dilakukan mengenai keuntungan,

pengungkapan rencana pensiun, dan opsi saham.

Pengujian substantif atas jasa personalia

Pengujian substantif atas transaksi gaji sering dilakukan pada tanggal interim sebagai bagian

dari pengujian bertujuan ganda.

• Prosedur awal

Prosedur awal yang penting melibatkan perolehan pemahaman tentang bisnis entitas

dan industri, dan biaya gaji yang diharapkan. Hal ini memungkinkan auditor untuk

mengembangkan suatu perspektif pengetahuan tentang entitas dan untuk mengatur

konteks untuk mengevaluasi prosedur analitis dan pengujian terinci.

• Prosedur analitis

Prosedur analitis dilakukan pada tahap akhir untuk memastikan bahwa bukti yang

dievaluasi dalam pengujian terinci konsisten dengan gambaran keseluruhan yang

dilaporkan dalam laporan keuangan.

Pengujian Substantif Atas Jasa Personalia

Pengujian Rincian Transaksi

Pengujian ini melibatkan prosedur vouching dan tracing untuk mendapatkan bukti tentang

proses transaksi individu jasa personalia.

• Pengujian Ayat Jurnal atas Akun Gaji

Penelusuran dokumentasi untuk transaksi gaji menyediakan bukti untuk kelengkapan

dan penilaian asersi jasa personalia.

Kompensasi pejabat sangat sensiitif terhadap audit karena 2 alasan yaitu

pengungkapan kompensasi pejabat secara terpisah disyaratkan dalam laporan 10-K

yang diserahkan perusahaan terbuka kepada SEC, ddan yang kedua adalah karena

para pejabat mungkin bisa menghindari pengendalian dan menerima gaji, bonus, opsi

saham serta bentuk kompensasi lainnya yang melebihi jumlah yang diotorisasi.

• Pengujian Pisah-Batas Transaksi Jasa Personalia

Auditor harus menentukan prosedur manajemen untuk jasa personalia yang

menimbulkan biaya, termasuk biaya gaji kotor, pajak gaji, dan tunjangan lainnya dan

menguji kelengkapan dan ketepatan dari gaji akrual.

Pengujian Rincian Saldo dan Pengungkapan

• Menghitung kembali kewajiban gaji dan upah akrual

Walaupun perhatian utama auditor mengenai beban gaji dan upah untuk tahun

berjalan tertuju pada lebih saji, namun untuk akun-akun akhir tahun perhatian

utamanya adalah pada rendah saji. Hal yang juga harus diperhatikan adalah

konsistensi metode untuk menghitung akrual dari periode ke periode.

• Mengaudit tunjangan karyawan dan program pensiun

Sejumlah perusahaan pabrikasi telah memiliki program pensiun dengan tunjangan

pasti yang menghadirkan masalah yang signifikan dalam hal pengukuran beban

pensiun serta pengungkapan pensiun.

• Mengaudit opsi saham dan hak apresiasi saham

Salah satu bentuk kompensasi karyawan yang umum bagi banyak perusahaan

menyangkut penggunaan opsi saham. Dalam hal ini auditor harus menentukan:

1. Jenis program kompensasi insentif yang digunakan untuk memberikan

kompensasi kepada karyawan dan pejabat.

2. Bagaimana beban kompensasi ditentukan dan bagaimana beban kompensasi

dialokasikan ke berbagai periode akuntansi.

3. Kecukupan pengungkapan yang berkaitan dengan program kompensasi

insentif.