BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Skema …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00572-si bab 3.pdf · digunakan untuk menganalisa biaya serta manfaat yang diperoleh dari investasi

70

BAB 3

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Skema Kerangka Berpikir

Gambar 3.1 Skema Kerangka Berpikir

71

Penyusunan skrispi ini diawali dengan menentukan topik penelitian yaitu

evaluasi proses bisnis pada PT Sari Coffee Indonesia. Topik yang dipilih untuk

penelitian ini adalah evaluasi proses bisnis.

Penelitian dilakukan dengan mengumpulkan data menggunakan beberapa

instrumen yaitu wawancara, kuesioner dan studi pustaka. Data ini digunakan dalam

menganalisa proses bisnis yang berjalan pada perusahaan. Proses bisnis yang

dianalisa dibagi menjadi dua yaitu proses bisnis tanpa menggunakan aplikasi SAP

(proses bisnis procurement) dan proses bisnis yang menggunakan SAP (proses

bisnis Materials Management). Untuk menggambarkan proses bisnis procurement,

digunakan rich picture, sedangkan untuk menggambarkan proses bisnis Materials

Management digunakan SAP workflow.

Data yang dikumpulkan juga digunakan untuk analisisa terhadap kinerja

perusahaan dan analisis terhadap investasi sistem berjalan. Metode yang digunakan

untuk menganalisa kinerja perusahaan adalah IT Balanced Scorecard yang

mengukur kinerja perusahaan melalui 4 perspektif yakni perspektif kontribusi

perusahaan, perspektif orientasi pengguna, perspektif penyempurnaan operasional

serta perspektif orientasi masa depan. Metode cost and benefit analysis juga

digunakan untuk menganalisa biaya serta manfaat yang diperoleh dari investasi

sistem yang berjalan pada perusahaan.

Berdasarkan hasil analisa perusahaan terhadap proses bisnis berjalan, kinerja

perusahaan serta investasi sistem, dilakukan evaluasi terhadap kelebihan sistem

berjalan, kekurangan sistem berjalan serta requirement yang muncul. Dari hasil

72

evaluasi tersebut menghasilkan usulan pengembangan bagi PT Sari Coffee

Indonesia yaitu reimplementasi SAP ECC 6.0.

Reimplementasi SAP ECC 6.0 dilakukan dengan cara meng-upgrade SAP

R/3 4.7 ke SAP ECC 6.0 serta melakukan penambahan proses bisnis dan aktivasi

beberapa transaksi. Penambahan proses yang akan dilakukan adalah menambahkan

proses vendor selection, sedangkan aktivasi transaksi yang dilakukan adalah

aktivasi transaksi Request for Quotation (RFQ), aktivasi Material Requirement

Planning (MRP), aktivasi laporan kinerja vendor, penambahan fitur placing order /

stock transport, aktivasi stock placements and removals, aktivasi return purchase

order, dan aktivasi stock report.

Untuk mengetahui apakah SAP ECC 6.0 dapat memenuhi requirement yang

ada, maka digunakan metode fit/gap analysis yang akan mengukur kemampuan

sistem dalam memenuhi requirement yang muncul serta tingkat prioritas

pemenuhan requirement. Kemudian, akan disertakan jadwal usulan reimplementasi

SAP ECC 6.0 menggunakan metode ASAP.

3.2 Gambaran Umum Perusahaan

3.2.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Saat ini, PT Mitra Adiperkasa Tbk (MAP) mengelola lebih dari 700

store dengan total area penjualan seluas lebih dari 300.000 m2 di 22 kota besar

di Indonesia. Produk yang tersedia di store yang dikelola MAP terdiri dari

sepatu, pakaian, aksesoris, makanan dan minuman dan bahkan buku. Dikenal

untuk department store eksklusif dan konsep store untuk merek-merek

internasional di Indonesia, MAP memiliki kemitraan eksklusif dengan SEIBU,

73

Sogo dan Debenhams Department Store; dan juga gerai peralatan dan

perlengkapan olah raga serta fashion di antaranya: MaxMara, Habitat, Giorgio

Armani, Loewe, Chloe, Salvatore Ferragamo, Tumi, Zara, Massimo Dutti, Pull

and Bear, Topman, Topshop, NEXT, Planet Sports, Sports Station, The

Athlete’s Foot, Reebok. MAP juga memiliki hak waralaba eksklusif Starbucks

Coffee, Pizza Marzano, Cold Stone Creamery dan Burger King.

Starbucks Coffee di Indonesia dikelola oleh PT. Sari Coffee Indonesia

yang merupakan salah satu dari anak perusahaan PT. Mitra Adiperkasa Tbk

(MAP). PT. Sari Coffee Indonesia berlokasi di lantai 7 Wisma BNI 46, Jl.

Jendral Sudirman Kav. 1, Jakarta Selatan.

Starbucks Coffee adalah sebuah perusahaan yang menjual berbagai

jenis minuman, khususnya yang berbahan baku kopi, serta makanan ringan

seperti cake, sandwich, muffin, donut, dan sebagainya.

Sejak 2002, PT. Sari Coffee Indonesia telah memiliki 75 gerai di

Jakarta, Surabaya, Bandung, Bali, Yogyakarta, dan Medan, dan akan terus

mengembangkan bisnisnya di Tanah Air. Saat ini, dengan lebih dari 1000

partners, Starbucks Coffee Indonesia berkomitmen untuk membawa

pengalaman Starbucks (The Starbucks Experience) ke dalam kehidupan

pelanggan melalui setiap cangkir yang disuguhkan.

3.2.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Berikut ini adalah struktur organisasi PT. Sari Coffee Indonesia yang

merupakan pemegang lisensi dari Starbucks Coffee Indonesia.

74

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Sari Coffee Indonesia

3.2.3 Tugas Wewenang dan Tanggung Jawab

Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab tiap-tiap bagian dalam

struktur organisasi PT. Sari Coffee Indonesia:

1. Director

Director merupakan bagian tertinggi di PT. Sari Coffee Indonesia yang

mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :

a. Menerima laporan jalannya bisnis PT. Sari Coffee Indonesia secara

global

b. Mengelola bisnis PT. Sari Coffee Indonesia secara global

c. Menentukan strategi bisnis yang harus dijalankan dalam PT. Sari

Coffee Indonesia

75

2. Human Resource and Development (HRD)

Bagian HRD memiliki wewenang memilih siapa saja orang-orang yang

tepat untuk ditempatkan di posisi yang tersedia di PT. Sari Coffee

Indonesia

3. Partner Resource Manager (PRM)

Tugas dan wewenangnya adalah :

a. Menangani semua perihal menyangkut seluruh karyawan yang

bekerja pada PT. Sari Coffee Indonesia

b. Mengontrol semua perihal mengenai perpindahan dan mutasi

karyawan

c. Merumuskan penggajian karyawan

4. Finance Manager (FM)

Mengontrol semua perihal menyangkut pembayaran kepada vendor baik

dari luar maupun dalam

5. Accounting Manager (AM)

Mengurus pembukuan mengenai seluruh rangkuman arus keuangan yang

terjadi di PT. Sari Coffee Indonesia

76

6. Operational Manager dan Marketing Manager

Seorang Operational Manager merangkap juga sebagai Marketing

Manager di PT. Sari Coffee Indonesia dan mengepalai beberapa divisi

yang mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :

a. Memimpin keseluruhan operasional PT. Sari Coffee Indonesia

b. Mengontrol keseluruhan operasional PT. Sari Coffee Indonesia

c. Mengontrol pemasaran di PT. Sari Coffee Indonesia

d. Mengontrol pemesanan barang yang dilakukan oleh PT. Sari Coffee

Indonesia

e. Mengontrol seluruh market PT. Sari Coffee Indonesia dari setiap

store

f. Memunculkan ide-ide program pemasaran

7. Material Manager

Material manager berperan penting dalam pengadaan arus barang dalam

PT. Sari Coffee Indonesia, tugas dan wewenangnya adalah :

a. melakukan forecasting / prakiraan untuk menentukan banyaknya

pesanan yang akan dilakukan

b. melakukan pemesanan untuk bahan baku minuman serta peralatan

operasional dengan membuat Order Form

c. membuat commercial invoice dan Purchase Order

d. mengurus pembuatan Surat Keterangan Impor (SKI)

e. mengatur distribusi bahan baku ke store melalui dokumen Stock

Transport Order (STO)

77

f. menerima Receiving Variance Report (RVR) apabila terjadi selisih

dalam pemesanan barang

g. memantau jumlah stok bahan baku di warehouse

h. menyusun laporan tentang stok bahan baku kepada direktur

perusahaan.

8. Operational Service Manager

a. Mengontrol kualitas pelayanan di PT. Sari Coffee Indonesia

b. Membantu tugas yang dijalankan oleh Operational Manager

9. Management IT Support

a. Menangani masalah yang muncul pada sistem di store

b. Melakukan penambahan konfigurasi pada sistem di store

10. Operational Coordinator

a. Mengkoordinasi hal-hal yang berkaitan dengan berita-berita di PT.

Sari Coffee Indonesia dan komunikasi-komunikasi yang menyangkut

operasional PT. Sari Coffee Indonesia

b. Menjadi jembatan komunikasi antara pihak store dengan kantor pusat

11. Quality Assurance Manager

a. Memantau, mengontrol, dan mengatur kualitas pelayanan para

karyawan sampai pada nilai standar yang ditentukan seperti

memastikan kebersihan (cleanlines) setiap store dan para karyawan,

78

sampai dengan penempatan stok barang di warehouse setiap store

yang sesuai standar

b. Memastikan dijalankannya metode FIFO (First in First Out) bahan

baku di store

c. Mengawasi dan memperhatikan penggunaan cairan-cairan kimia

(chemical) yang tepat untuk semua standar kebersihan peralatan dan

lingkungan di setiap store

12. Food Manager

Food Manager harus selalu mengontrol food market PT. Sari Coffee

Indonesia, dari mulai bentuk, bahan yang digunakan, daya tahan

makanan, rasa, serta memikirkan ide makanan baru yang akan laku di

pasaran Indonesia.

13. Learning and Development Manager

Melatih semua karyawan mulai dari barista, Supervisor (SPV), Assistant

Manager, Store Manager, sampai District Manager.

14. District Manager

Merupakan orang yang membawahi beberapa store serta mempunyai

tugas dan wewenang sebagai berikut :

a. Memberikan laporan tentang keadaan beberapa store yang

dipegangnya kepada kantor pusat

79

b. Menetapkan kebijakan dan tujuan perusahaan serta melakukan

pengawasan dan pengendalian secara umum terhadap seluruh

kegiatan operasional store, mengadakan perencanaan keuangan dan

kesejahteraan karyawan

3.3 Visi dan Misi Perusahaan

Visi Perusahaan

“Untuk menginspirasi dan menaruh peduli kehidupan manusia – setiap individu,

satu cangkir, dan satu lingkup tempat tinggal pada saat yang bersamaan”.

Berikut adalah cara-cara untuk mewujudkan visi tersebut :

• Kopi kami Dari dulu dan akan selalu tentang kualitas. Kami berhasrat untuk

menggunakan biji kopi terbaik dengan pertukaran yang adil, menangani biji

kopi dengan sungguh-sungguh, dan memperbaiki kehidupan para petani kopi.

Kami sungguh peduli akan semua ini; pekerjaan kami tidak akan pernah

selesai.

• Partner kami Kami menyebut partner, karena disini tidak hanya soal

pekerjaan, melainkan hasrat kami. Bersama, kita menghargai perbedaan untuk

menciptakan sebuah tempat dimana setiap individu dapat menjadi pribadinya

sendiri. Kami selalu memperlakukan setiap orang dengan hormat dan harga

diri. Dan kami sepakat untuk selalu menerapkan hal tersebut.

• Pelanggan kami Saat kami sudah sepenuhnya terikat, kami terhubung

bersama, tertawa bersama, dan mengangkat hidup pelanggan kami-bahkan jika

80

hanya untuk hal terkecil sekalipun. Tentunya, dimulai dengan janji untuk selalu

membuat minuman yang sempurna sesuai standar, namun tugas kami jauh

melampaui sebatas itu. Ini sungguh mengenai koneksi antar manusia.

• Store kami Saat pelanggan kami merasakan rasa kebersamaan, store kami

menjadi layaknya surga, sebuah peristirahatan dari segala kekhawatiran diluar

sana, tempat dimana anda bisa bertemu dengan sahabat. Ini tentang kesenangan

akan hidup- terkadang perlahan dan nikmat, kadang terlampau cepat. Selalu

penuh akan rasa kemanusiaan.

• Lingkungan kami Setiap store merupakan bagian dari sebuah komunitas, dan

kami bertanggungjawab untuk menjadi tetangga yang baik. Kami ingin

diundang dimanapun kami melakukan bisnis. Kami bisa menjadi kekuatan

untuk kegiatan positif- menyatukan partner, pelanggan, dan komunitas untuk

turut berkontribusi setiap hari. Sekarang dapat dilihat bahwa tanggung jawab

kami-dan potensi kami-kian bertambah. Dunia mengikuti standar Starbucks.

Kami akan memimpin.

• Pemegang saham kami Kami tahu bahwa saat mencapai area ini, kami

menikmati jenis kesuksesan yang turut dibagikan kepada para pemegang

saham. Kami benar-benar terbuka akan hal keuangan sehingga Starbucks-dan

setiap orang yang berkepentingan-dapat bertahan dan terus berkembang.

Misi Perusahaan

• Berkomitmen akan sebuah peran memimpin lingkungan hidup dalam setiap

81

aspek bisnis

• Memahami isu-isu lingkungan hidup dan saling membagi informasi dengan

partner kami.

• Mengembangkan solusi inovatif dan fleksibel untuk mengahadapi perubahan.

• Berusaha untuk selalu membeli, menjual, dan menggunakan produk-produk

yang ramah lingkungan.

• Memahami tanggung jawab fiskal kepada pemerintah adalah penting bagi

kelangsungan masa depan lingkungan.

• Menjadikan tanggung jawab terhadap lingkungan sebagai nilai penting dari

perusahaan

• Mengukur dan mengawasi kemajuan dari setiap proyek

• Mendukung semua partner untuk turut serta dalam misi tersebut

3.4 Analisa Proses Bisnis yang Sedang Berjalan

Proses bisnis procurement yang sedang berjalan bisa dibagi menjadi :

3.4.1 Pemesanan Standar

Pemesanan ini merupakan pemesanan yang rutin dilakukan bagian

procurement untuk mendukung proses penjualan minuman. Proses pemesanan

ini dibagi menjadi :

3.4.1.1 Prakiraan pemesanan / Forecasting

82

Sebelum melakukan pemesanan, bagian Procurement dari PT.

Sari Coffee Indonesia akan melakukan forecasting / prakiraan untuk

menentukan banyaknya pesanan yang akan dilakukan. Prakiraan ini

didasarkan pada jumlah stok bahan baku di warehouse, tren penjualan

beberapa bulan sebelumnya serta tanggal kadaluarsa barang persediaan

di warehouse. Prakiraan pemesanan biasanya dilakukan beberapa bulan

sebelum melakukan pemesanan.

3.4.1.2 Pemesanan bahan baku

Setiap dua minggu sekali, bagian Procurement akan melakukan

pemesanan untuk bahan baku minuman antara lain : wholebean, syrup,

blended beverage coffee based, frappuccino juice blend, universal

beverage based, frappuccino beverage mix, international chocolate

drink mix, bar mocha powder, frappuccino chip, dan matcha powder.

Pemesanan ini dilakukan kepada SRDC (Sugar Research &

Development Center) Singapore yang merupakan warehouse bahan baku

Starbucks Coffee di Asia Tenggara. SRDC Singapore memperoleh

bahan baku dari Starbucks Coffee Asia Pacific di Hong Kong.

Berdasarkan prakiraan pemesanan bahan baku yang telah dibuat,

bagian Procurement akan melakukan pemesanan dengan membuat

Order Form. Bahan baku yang akan dipesan, dicatat ke dalam Order

Form dengan variancy sekitar 30%. Order Form ini kemudian

dikirimkan ke Starbucks Coffee Hong Kong untuk diproses.

83

Apabila Order Form disetujui, maka bagian Procurement akan

membuat commercial invoice. Pada saat yang bersamaan, dibuat juga

Purchase Order yang akan diberikan kepada Director PT. Sari Coffee

Indonesia. Purchase order ini kemudian diteruskan ke bagian finance

yang akan mengurusi pembayaran pemesanan.

Selanjutnya, bagian Procurement akan mengurus pembuatan Surat

Keterangan Impor (SKI). SKI harus atas persetujuan BPOM dan bea

cukai agar bahan baku dapat masuk ke Indonesia.

3.4.1.3 Distribusi Bahan Baku

Setelah Order Form disetujui oleh Starbucks Coffee Hong Kong

dan melewati berbagai regulasi serta inspeksi oleh SGS (Perusahaan

Inspeksi), maka penerimaan bahan baku akan dilakukan dalam selang

waktu 2 minggu.

Saat bahan baku sampai di Pelabuhan Tanjung Priok, Indonesia,

bahan baku kemudian diterima oleh pihak ketiga yaitu Key Maritim dan

disimpan di warehouse PT. Mitra Adiperkasa Tbk di Gunung Putri.

Sesampainya di warehouse, bagian warehouse akan mengecek bahan

baku dan membuat Goods Receipt yang akan memperbaharui stok

bahan baku.

Distribusi bahan baku ke store dilakukan oleh bagian warehouse

melalui dokumen Stock Transport Order (STO) yang berisi daftar bahan

baku yang akan didistribusikan ke store. Kemudian, bagian warehouse

84

akan membuat List STO bahan baku dan memberikannya kepada semua

district manager.

3.4.1.4 Pengembalian bahan baku

Apabila pada saat pengecekan terjadi selisih antara bahan baku

yang diterima dengan bahan baku yang dipesan, maka bagian warehouse

akan membuat Receiving Variance Report (RVR) kepada bagian

Procurement kemudian diteruskan ke customer service SRDC

Singapore. Bila benar terjadi kesalahan, maka pihak SRDC akan

memotong tagihan sebesar jumlah bahan baku yang tidak terkirim.

3.4.1.5 Pemantauan bahan baku

Pemantauan bahan baku dilakukan setiap saat untuk mengetahui

jumlah stok bahan baku di warehouse. Apabila bahan persediaan bahan

baku mendekati habis, maka bagian Procurement segera melakukan

pemesanan bahan baku agar mencegah terjadinya kekurangan persediaan

bahan baku.

Setiap akhir bulan, bagian Procurement akan menyusun laporan

tentang stok bahan baku kepada Director PT. Sari Coffee Indonesia.

85

Gambar 3.3 Rich Picture Pemesanan Standar

Keterangan Rich Picture Pemesanan Standar

1. Material Manager mengecek stok bahan baku di warehouse

2. Material Manager melakukan prakiraan / forecasting lalu membuat order

form untuk dikirim ke SRDC Singapore

3. Pihak SRDC Singapore meneruskan order form tadi ke Starbucks Coffee

Hongkong yang bertindak sebagai pusat Starbucks Coffee untuk wilayah

Asia Tenggara

4. Bila jumlah stok tersedia dan order bisa dipenuhi, Starbucks Coffee

Hongkong akan mengirim order form yang telah disetujui kepada SRDC

Singapore

86

5. SRDC menyerahkan kembali order form yang telah disetujui kepada

Material Manager

6. Material Manager membuat commercial invoice dan Purchase Order

kepada Director

7. Bila Director setuju, invoice dan PO akan dikembalikan kepada Material

Manager

8. Commercial invoice dan PO tadi kemudian diserahkan ke bagian Finance

untuk diurus perihal pembayarannya

9. Material Manager mengurus Surat Keterangan Import (SKI) ke bagian bea

cukai dan BPOM agar barang-barang bisa masuk ke Indonesia

10. Bila semua persyaratan sudah terpenuhi, bea cukai dan BPOM akan

meluluskan permintaan impor tersebut

11. SRDC akan langsung mengirimkan bahan baku ke pelabuhan Tanjun g

priok

12. Material Manager membuat Surat Jalan dan menyerahkannya berikut

dengan SKI kepada Key Maritim

13. Key Maritim mengurus surat-surat tersebut di pelabuhan Tanjung Priok

untuk keperluan impor barang

14. Setelah bahan baku sampai, Key Maritim bertugas mengambilnya di

pelabuhan

15. Key Maritim menyimpan bahan baku ke warehouse PT. Sari Coffee

Indonesia yang tergabung dalam satu warehouse PT. Mitra Adiperkasa Tbk

di Gunung Putri

87

16. Bagian Warehouse membuat Goods Receipt atas bahan baku yang sudah

diterimanya kepada Material Manager

17a. Jika terjadi selisih barang antara yang diorder dengan yang diterima,

bagian warehouse akan membuat Receiving Variance Report (RVR)

kepada Material Manager

18a. Material Manager mengirim RVR kepada pihak SRDC Singapore

19a. SRDC Singapore akan memotong jumlah tagihan ke PT. Sari Coffee

Indonesia atas selisih yang muncul

20. Warehouse akan mengatur dan mendistribusikan bahan baku ke store

dengan menggunakan Stock Transport Order (STO)

21. Warehouse juga menyerahkan List STO kepada District Manager

22. Setiap hari, store mengirimkan laporan persediaan bahan baku harian

kepada bagian Materials Management

23. Material Manager membuat laporan bulanan perihal pendistribusian

bahan baku kepada Director PT. Sari Coffee Indonesia

3.4.2 Pemesanan khusus

Disamping memesan bahan baku secara berkala, PT. Sari Coffee

Indonesia juga mengimpor peralatan operasional seperti blender, mesin

penggiling kopi, oven dan lain-lain serta berbagai furniture seperti meja

bar, sofa, lampu dan lain sebagainya. Proses ini dapat dibagi menjadi

beberapa subproses yaitu :

3.4.2.1 Menerima permintaan pesanan

88

Bagian procurement akan menerima permintaan pesanan

peralatan operasional serta furniture dari warehouse. Jumlah pesanan

disesuaikan dari permintaan pihak warehouse.

3.4.2.2 Pemesanan peralatan operasional dan furniture

Bagian Procurement akan melakukan pemesanan peralatan

operasional dan furniture. Pemesanan ini dilakukan kepada SRDC

(Sugar Research & Development Center) Singapore.

Berdasarkan permintaan pemesanan peralatan operasional dan

furniture yang telah dibuat, bagian Procurement akan melakukan

pemesanan dengan membuat Order Form. Peralatan operasional

serta furniture yang akan dipesan, dicatat ke dalam Order Form.

Order Form ini kemudian dikirimkan ke Starbucks Coffee Hong

Kong untuk diproses.

Apabila Order Form disetujui, maka bagian Procurement akan

membuat commercial invoice. Pada saat yang bersamaan, dibuat juga

Purchase Order yang akan diberikan kepada Director PT. Sari

Coffee Indonesia. Purchase order ini kemudian diteruskan ke bagian

finance yang akan mengurusi pembayaran pemesanan.

3.4.2.3 Distribusi peralatan operasional dan furniture

Setelah Order Form disetujui oleh Starbucks Coffee Hong

Kong dan melewati berbagai regulasi serta inspeksi oleh SGS

89

(Perusahaan Inspeksi), maka penerimaan akan dilakukan dalam

selang waktu 2 minggu.

Saat peralatan operasional dan furniture sampai di Pelabuhan

Tanjung Priok, Indonesia, barang akan diterima oleh pihak ketiga

yaitu Key Maritim dan disimpan di warehouse PT. Mitra Adiperkasa

Tbk di Gunung Putri. Kemudian, bagian warehouse akan mengecek

peralatan dan furniture dan membuat Goods Receipt yang akan

memperbaharui stok peralatan dan furniture.

Distribusi peralatan dan furniture ke store diatur oleh bagian

warehouse melalui dokumen Stock Transport Order (STO) yang

berisi daftar peralatan operasional dan furniture yang akan

didistribusikan ke store. Kemudian, bagian warehouse juga membuat

List STO peralatan operasional dan furniture kepada semua district

manager.

90

Gambar 3.4 Rich Picture Pemesanan Khusus

Keterangan Rich Picture Pemesanan Khusus

1. Warehouse akan meminta berbagai peralatan operasional dan furniture

kepada Material Manager

2. Material Manager membuat order form untuk dikirim ke SRDC

Singapore

91

3. Pihak SRDC Singapore meneruskan order form tadi ke Starbucks Coffee

Hongkong yang bertindak sebagai pusat Starbucks Coffee untuk wilayah

Asia Tenggara

4. Bila jumlah stok tersedia dan order bisa dipenuhi, Starbucks Coffee

Hongkong akan mengirim order form yang telah disetujui kepada SRDC

Singapore

5. SRDC menyerahkan kembali order form yang telah disetujui kepada

Material Manager

6. Material Manager membuat commercial invoice dan Purchase Order

kepada Director

7. Bila Director setuju, invoice dan PO akan dikembalikan kepada Material

Manager

8. Commercial invoice dan PO tadi kemudian diserahkan ke bagian Finance

untuk diurus perihal pembayarannya

9. Material Manager mengurus Surat Keterangan Import (SKI) ke bagian

bea cukai agar barang-barang bisa masuk ke Indonesia

10. Bila semua persyaratan sudah terpenuhi, bea cukai akan meluluskan

permintaan impor tersebut

11. SRDC akan langsung mengirimkan peralatan operasional dan furniture

ke pelabuhan Tanjung Priok

12. Material Manager membuat Surat Jalan dan menyerahkannya berikut

dengan Surat Keterangan Import (SKI) kepada Key Maritim

13. Key Maritim mengurus surat-surat tersebut di pelabuhan Tanjung Priok

untuk keperluan impor barang

92

14. Setelah peralatan operasional dan furniture sampai, Key Maritim bertugas

mengambilnya di pelabuhan

15. Key Maritim mengantarkan peralatan operasional dan furniture ke

warehouse pusat PT. Sari Coffee Indonesia yang tergabung dalam satu

warehouse PT. Mitra Adiperkasa Tbk di Gunung Putri

16. Bagian Warehouse membuat Goods Receipt atas peralatan operasional

dan furniture yang sudah diterimanya kepada Material Manager

17. Warehouse akan mengatur dan mendistribusikan peralatan operasional

dan furniture ke store menggunakan Stock Transport Order (STO)

18. Bagian warehouse juga menyerahkan List STO kepada District Manager

19. Material Manager membuat laporan bulanan perihal pendistribusian

peralatan operasional dan furniture kepada Director PT. Sari Coffee

Indonesia

3.5 Workflow Pemesanan Menggunakan Aplikasi SAP R/3 4.7

Proses pemesanan pada PT. Sari Coffee Indonesia telah menggunakan

aplikasi SAP R/3 4.7 modul Procurement. Proses ini diawali dengan pembuatan

Purchase Requisition, Purchase Order, Goods Receipt serta proses memantau

persediaan bahan baku.

93

Gambar 3.5 Proses Pemesanan pada PT. Sari Coffee Indonesia Menggunakan Aplikasi

SAP R/3 4.7 Modul Materials Management

Berikut ini merupakan workflow dari proses pemesanan baik pemesanan

standar maupun pemesanan khusus.

3.5.1 Workflow Purchase Requitition

Proses pemesanan diawali dengan pembuatan Purchase

Requitition (PR) yang berisi permintaan pembelian bahan baku (pada

pemesanan standar) atau permintaan pembelian peralatan operasional atau

pembelian furniture (pada pemesanan khusus). Setelah menentukan apa

yang akan dibeli, maka bagian Procurement akan memasukkan jumlah

94

material yang akan dibeli. Selanjutnya, bagian Procurement memasukkan

cost center untuk material yang telah dipilih. Setelah itu, PR di-save /

disimpan dan kemudian dicetak.

Gambar 3.6 Workflow Purchase Requitition

3.5.2 Workflow Purchase Order

Proses pembuatan Purchase Order (PO) diawali dengan memilih

vendor, purchasing organization, serta purchasing group. Selanjutnya,

memilih account assignment category dan melengkapi tanggal pengiriman

barang, kode site, kode storage location, dan tracking number. Kemudian

memilih tombol reference to purchase requitition untuk secara otomatis

memindahkan data yang telah diisi dari purchase requitition ke purchase

95

order dengan cara mengetikkan kode purchase requitition yang sudah

dibuat sebelumnya. Kemudian PO di-save / disimpan dan dicetak.

Dalam transaksi ini terdapat beberapa jenis PO antara lain :

1. PO standard

PO untuk barang-barang jenis standar yang bukan termasuk free

goods yang akan masuk ke dalam inventory store untuk dijual.

2. PO Consignment :

PO yang dibuat untuk barang-barang konsinyasi, yang stoknya

tidak akan diperhitungkan sebagai stok PT. Mitra Adiperkasa

Tbk, melainkan milik vendor.

3. PO subcontract

PO yang dibuat apabila memesan barang jadi kepada vendor dan

mengirimkan komponen-komponen barang untuk membentuk

atau merakit barang jadi tersebut.

4. PO return

PO untuk pengembalian barang ke vendor atau pengembalian

barang dari toko ke gudang. Biasanya PO ini dibuat antara lain

untuk barang-barang sisa promosi, barang-barang seasonal yang

tersisa dari season sebelumnya, dan barang-barang rusak yang

harus dikembalikan ke vendor.

5. PO Free Goods

PO yang dibuat untuk barang-barang gratis dari supplier yang

akan masuk ke dalam inventory store.

96

6. PO Non-MD Other

PO yang dibuat untuk barang-barang Non-MD, yang tidak dijual

tapi tetap disimpan dan diperhitungkan stoknya. Terdiri dari 3

macam:

• Asset, misalnya komputer

• Expense, misalnya advertising dan promotion

• Other, misalnya paper bag

97

Gambar 3.7 Workflow Purchase Order

98

3.5.3 Workflow Goods Receipt Berdasarkan Purchase Order

Saat menerima material yang dipesan, bagian warehouse akan

membuat Goods Receipt (GR) berdasarkan Purchase Order (PO) yang

telah dibuat sebelumnya. Saat membuat Goods Receipt, nomor PO

dimasukkan dan diadopsi untuk menyalin data material dari PO ke GR.

Kemudian dimasukkan nomor delivery note. Lalu GR di-save / disimpan

dan kemudian dicetak.

99

Gambar 3.8 Workflow Goods Receipt

3.5.4 Workflow Memantau

Proses memantau dilakukan bagian Procurement untuk mengetahui

jumlah persediaan bahan baku yang ada. Apabila jumlah persediaan bahan

baku hampir habis, maka bagian Procurement segera membuat Purchase

100

Requitition. Apabila jumlah persediaan bahan baku masih mencukupi, maka

bagian Procurement hanya mencetak laporan persediaan bahan baku.

Gambar 3.9 Workflow Memantau

3.6 Pengukuran Kinerja

3.6.1 Perumusan Tujuan dan Ukuran Strategis IT Balanced Scorecard

Sebelum melakukan pengukuran kinerja, maka terlebih dahulu

dirumuskan tujuan dan ukuran strategis ke dalam empat perspektif pendekatan

IT Balanced Scorecard, antara lain:

101

1. Kontribusi Perusahaan

Merupakan perspektif yang mengukur kinerja TI berdasarkan

pandangan dari manajemen eksekutif, para direktur dan shareholder.

Tujuan strategis dari perspektif ini antara lain:

• Mengendalikan anggaran biaya divisi TI

Anggaran yang dikeluarkan untuk divisi TI harus dikendalikan dan

dialokasikan dengan sebaik mungkin.

Ukuran strategis :

Besarnya persentase anggaran divisi TI

• Menyediakan kemampuan bisnis yang baru

Perusahaan menginvestasikan sejumlah dana untuk menghadirkan

kemampuan bisnis baru yang dapat mendukung serta meningkatkan

fungsi bisnis dalam perusahaan.

Ukuran strategis :

Besarnya persentase anggaran untuk proyek baru

2. Perspektif orientasi Pengguna

Merupakan perspektif yang mengevaluasi kinerja TI berdasarkan

cara pandang pengguna aplikasi SAP. Tujuan strategis dari perspektif ini

adalah

• Meningkatkan pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP

102

Melalui peningkatan pemahaman serta frekuensi pelatihan sehingga

dapat menigkatkan pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP

Ukuran strategis :

Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP

Frekuensi pelatihan pengguna terhadap aplikasi SAP

• Meningkatkan kepuasan pengguna terhadap hardware, software, dan

aplikasi SAP, membahas tentang tingkat kepuasaan pengguna melalui

minimalisasi frekuensi terjadinya kesalahan pada software, kegagalan

pada hardware, peningkatan akurasi serta kemudahan dalam

pemrosesan data serta efektivitas Help Desk TI dalam menangani

kebutuhan pengguna aplikasi SAP.

Ukuran strategis :

Tingkat pemenuhan kebutuhan yang diberikan aplikasi SAP

Tingkat keakuratan aplikasi SAP dalam pemrosesan data

Pengurangan kesalahan saat menjalankan proses bisnis

menggunakan aplikasi SAP

Tingkat integritas fungsi-fungsi dalam SAP

Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan pada aplikasi SAP

Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan server SAP

Fungsi Help Desk TI yang efektif

Tingkat Kepuasan Pengguna terhadap Aplikasi SAP

103

3. Penyempurnaan operasional

Perspektif ini adalah perspektif yang menilai kinerja TI

berdasarkan tingkat efektivitas serta efisiensi proses TI yang sedang

berjalan. Tujuan strategis dari perspektif ini adalah :

• Mengembangkan hardware dan software secara efektif dan efisien

Melalui pengembangan hardware dan software untuk meningkatkan

kualitas hardware dan software sehingga dpaat meningkatkan

kepuasaan pengguna aplikasi SAP.

Ukuran strategis :

Frekuensi terjadinya kesalahan (error) pada aplikasi SAP.

Frekuensi terjadinya kegagalan pada hardware misalnya server

SAP down.

Frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware (seperti server,

jaringan, dan infrastruktur lainnya ) yang mendukung aplikasi

SAP.

• Meningkatkan pemeliharaan hardware dan software

Proses pemeliharaan hardware dan software dapat mengurangi

frekuensi terjadinya kerusakan hardware dan software sehingga dapat

meningkatkan kualitas hardware dan software untuk mendukung

proses bisnis perusahaan

Ukuran strategis :

104

• Frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP (misalnya terus

memperbaharui / menambahkan fungsi-fungsi pada aplikasi SAP).

• Frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang mendukung

aplikasi SAP (misalnya server SAP)

• Memaksimalkan manajemen masalah

Tingkat kecepatan Help Desk TI dalam menangani masalah yang

terjadi pada aplikasi SAP atau hardware yang berhubungan dengan

aplikasi SAP

Ukuran strategis :

Fungsi Help Desk TI dalam membantu pengguna SAP dalam

menghadapi masalah pada aplikasi SAP.

4. Perspektif Orientasi Masa Depan

Membahas tentang penilaian kinerja TI berdasarkan cara pandang

dari departemen itu sendiri, yaitu : pelaksanaan, para praktisi dan

profesional yang ada. Secara umum, tujuan strategis dari prespektif ini

adalah

• Pelatihan staf divisi TI

Bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman staf divisi

TI melalui pelatihan-pelatihan.

Ukuran Strategis

Frekuensi pelatihan staf divisi TI

105

Pengadaan seminar tentang perkembangan SAP

Tingkat kepuasan terhadap frekuensi pelatihan saat ini

Frekuensi pelatihan yang diharapkan.

• Kemampuan staf divisi TI

Bertujuan untuk mendukung perusahaan dalam melaksanakan

kegiatan operasionalnya

Ukuran strategis

Tingkat pengalaman staf divisi TI dalam bidang SAP

3.6.2 Pengukuran Ukuran Strategis Tiap Perspektif

Pada bagian ini, akan dibahas tentang cara mengumpulkan hasil

pengukuran masing-masing ukuran strategis dari tiap perspektif sehingga

diperoleh gambaran aktual dari keadaan perusahaan.

1. Perspektif Kontribusi Perusahaan

Ukuran-ukuran strategis dari perspektif kontribusi perusahaan yaitu :

• Besarnya persentase anggaran divisi TI.

Pengukuran besarnya anggaran divisi TI diperoleh melalui

wawancara dengan Assistant Manager.

• Besarnya persentase anggaran untuk proyek baru

Pengukuran besarnya persentase anggaran untuk proyek baru

diperoleh melalui wawancara dengan Assistant Manager.

106

2. Perspektif Orientasi Pengguna

Data aktual mengenai perspektif orientasi pengguna diperoleh melalui

hasil kuesioner yang dibagikan kepada para pengguna aplikasi SAP

yang merupakan karyawan PT. Sari Coffee Indonesia.

3. Perspektif Penyempurnaan Operasional

Data aktual mengenai perspektif penyempurnaan operasional

diperoleh melalui hasil kuesioner yang dibagikan kepada para

pengguna aplikasi SAP yang merupakan karyawan PT. Sari Coffee

Indonesia.


Data aktual mengenai perspektif orientasi masa depan diperoleh

melalui hasil kuesioner yang dibagikan kepada para pengguna

aplikasi SAP yang merupakan karyawan PT. Sari Coffee Indonesia.

3.6.3 Penentuan Sasaran dari Tiap Ukuran Strategis Perspektif IT Balanced

Scorecard

Setelah menentukan tujuan strategis serta ukuran strategis dari tiap

perspektif dalam IT Balanced Scorecard, selanjutnya ditentukan sasaran

strategis yang ingin dicapai oleh perusahaan untuk setiap ukuran strategis.

1. Perspektif Kontribusi Perusahaan.

Perspektif ini memiliki 2 ukuran strategis beserta sasarannya

yaitu:

107

a) Besarnya persentase anggaran divisi TI

Ukuran ini digunakan untuk melihat besarnya anggaran divisi TI

yang disetujui oleh perusahaan setiap tahunnya. Pengukuran

dilakukan dengan membandingkan usulan anggaran divisi TI

terhadap anggaran yang disetujui perusahaan.

Sasaran = 90%

b) Besarnya persentase anggaran untuk proyek baru

Ukuran ini digunakan untuk melihat besarnya anggaran divisi TI

yang digunakan untuk mengadakan proyek baru. Pengukuran

dilakukan berdasarkan besarnya anggaran untuk proyek baru

dibandingkan seluruh anggaran divisi TI

Sasaran = 80%

2. Perspektif Orientasi Pengguna

Perspektif ini memiliki 10 ukuran strategis beserta sasarannya

yaitu :

a) Pemahaman pengguna tentang aplikasi SAP sangat penting untuk

menunjang kinerja mereka dalam menjalankan proses bisnis.

Ukuran ini digunakan untuk mengukur sejauh mana pemahaman

pengguna terhadap modul aplikasi SAP yang digunakannya.

Sasaran = 90%

b) Frekuensi pelatihan pengguna terhadap aplikasi SAP

108

Pelatihan pengguna sangat penting untuk meningkatkan

kemampuan serta pengetahuan pengguna tentang aplikasi SAP.

Ukuran ini dimaksudkan untuk mengukur frekuensi pelatihan SAP

dalam setahun.

Sasaran = 80%

c) Tingkat pemenuhan kebutuhan yang diberikan aplikasi SAP

Ukuran ini dimaksudkan untuk melihat seberapa besar aplikasi

SAP dapat membantu dalam memenuhi kebutuhan penggunanya

dalam mendukung proses bisnis sehari-hari

Sasaran = 100%

d) Tingkat keakuratan aplikasi SAP dalam pemrosesan data

Ukuran ini untuk mengukur kepuasan pengguna terhadap akurasi

aplikasi SAP saat memroses data.

Sasaran = 100%

e) Pengurangan kesalahan saat menjalankan proses bisnis


Ukuran ini digunakan untuk mengetahui manfaat yang dirasakan

pengguna melalui penggunaan SAP yang dapat mengurangi

tingkat kesalahan saat menjalankan proses bisnis.

Sasaran = 100%

f) Tingkat integritas fungsi-fungsi dalam SAP

109

Ukuran ini digunakan untuk mengetahui tingkat integritas fungsi-

fungsi dalam SAP.

Sasaran = 90 %

g) Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan aplikasi SAP

Ukuran ini dimaksudkan untuk mengukur tingkat kepuasan

pengguna terhadap aplikasi SAP yang dapat diandalkan / jarang

mengalami kegagalan.

Sasaran 100%

h) Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan server SAP

Ukuran ini dimaksudkan untuk mengukur tingkat kepuasan

pengguna terhadap server yang dapat diandalkan / jarang

mengalami kegagalan.

Sasaran = 90%

i) Fungsi Help Desk TI yang efektif

Ukuran ini untuk mengukur seberapa cepat help desk TI merespon

dan menanggulangi masalah yang terjadi. Perhitungan dilakukan

berdasarkan waktu untuk menyelesaikan masalah dibandingkan

dengan target waktu penyelesaian yang ditentukan.

Sasaran = 90%

j) Tingkat kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP

110

Ukuran ini untuk mengukur seberapa puas pengguna aplikasi SAP

dalam menggunakan aplikasi tersebut.

Sasaran = 90%

3. Perspektif Penyempurnaan Operasional

Perspektif ini memiliki 6 ukuran strategis yaitu :

a) Frekuensi terjadinya kesalahan (error) pada aplikasi SAP.

Kesalahan pada aplikasi SAP dapat mengganggu kinerja

penggunanya. Pengukuran dilakukan dengan menghitung jumlah

kesalahan aplikasi SAP per bulan.

Sasaran = 80 %

b) Frekuensi terjadinya kegagalan pada hardware misalnya server

SAP down.

Kegagalan pada hardware dapat mengganggu aplikasi SAP.

Pengukuran dilakukan dengan menghitung jumlah kesalahan

seperti frekuensi server down per bulan.

Sasaran = 90%

c) Frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware (seperti server,

jaringan, dan infrastruktur lainnya ) yang mendukung aplikasi

SAP.

111

Kegagalan pada hardware dapat mengganggu aplikasi SAP.

Pengukuran dilakukan dengan menghitung jumlah kegagalan pada

hardware per bulan.

Sasaran = 90%

d) Frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang mendukung

aplikasi SAP (misalnya server SAP)

Pemeliharaan hardware dapat mengurangi resiko terjadinya

kegagalan hardware. Pengukuran dilakukan dengan menghitung

frekuensi pemeliharaan hardware per tahun.

Sasaran = 100%

e) Frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP (misalnya terus

memperbaharui/menambahkan fungsi-fungsi pada aplikasi SAP).

Pemeliharaan aplikasi SAP dapat mengurangi resiko terjadinya

kegagalan aplikasi. Pengukuran dilakukan dengan menghitung

frekuensi pemeliharaan aplikasi SAP per tahun.

Sasaran = 100%

f) Fungsi Help Desk TI dalam membantu pengguna SAP dalam

menghadapi masalah pada aplikasi SAP.

Perhitungan dilakukan berdasarkan waktu untuk menyelesaikan

masalah dibandingkan dengan target waktu penyelesaian yang

ditentukan.

112

Sasaran = 100%


Perspektif ini memiliki 5 ukuran strategis yaitu :

a) Frekuensi pelatihan staf divisi TI

Ukuran ini dibuat untuk mengetahui frekuensi pelatihan dalam 1

tahun untuk meningkatkan kemampuan staff divisi TI.

Sasaran = 80%

b) Pengadaan seminar tentang perkembangan SAP

Ukuran ini dimaksudkan untuk mengetahui frekuensi seminar,

workshop, dan lainnya yang ditujukan untuk meningkatkan

pengetahuan staf divisi TI tentang perkembangan SAP.

Sasaran = 75%

c) Tingkat kepuasan terhadap frekuensi pelatihan saat ini

Ukuran ini dimaksudkan untuk mengetahui tingkat kepuasan

responden terhadap frekuensi pelatihan yang ada saat ini.

Sasaran = 80%

d) Frekuensi pelatihan yang diharapkan

Ukuran ini dimaksudkan untuk mengetahui harapan para

responden terhadap frekuensi pelatihan yang diinginkan.

113

Pengukuran dilakukan dengan cara mengetahui jumlah pelatihan

yang diharapkan dalam 1 tahun.

Sasaran = 90%

e) Tingkat pengalaman staf divisi TI dalam bidang SAP

Ukuran ini dimaksudkan untuk mengetahui pengalaman staf divisi

TI di bidang SAP. Sasarannya adalah staf divisi TI yang

berpengalaman lebih dari 3 tahun.

Sasaran = 90%

3.7 Pengukuran Kinerja

3.7.1 Penyajian dan Pengolahan Hasil Wawancara

Data yang diperoleh melalui wawancara dilakukan kepada Assistant

Manager melalui pertanyaan seputar persentase anggaran dan pengalokasian

biaya.

3.7.2 Penyajian dan Pengolahan Hasil Kuesioner

Data yang diperoleh dari kuesioner dibagi menjadi dua yaitu :

• Data yang diperoleh dari para pengguna aplikasi SAP, yakni sebanyak

10 responden

• Data yang diperoleh dari staff divisi TI yaitu sebanyak 5 responden

114

Langkah-langkah Perhitungan Kuesioner adalah

• Memberikan bobot untuk masing-masing jawaban dari setiap

pertanyaan yang ada pada kuesioner. Bobot tersebut adalah

Jawaban A berbobot : 4

Jawaban B berbobot : 3

Jawaban C berbobot : 2

Jawaban D berbobot : 1

• Mengalikan semua jawaban dengan bobot, kemudian menjumlahkan

semua hasil perkalian untuk memperoleh nilai total.

• Nilai total dibagi dengan jumlah responden untuk memperoleh rata-

rata hasil kuesioner.

Rata-rata hasil kuesioner = Nilai total Kuesioner ───────────── Jumlah Responden • Rata-rata hasil kuesioner dibagi dengan bobot tertinggi kuesioner dan

dikali 100% untuk mendapatkan persentase data aktual

Persentase Data Aktual = ( Rata-rata Hasil Kuesioner ) x 100% ─────────────── 4

Tabel 3.1 menunjukkan tujuan strategis, ukuran strategis, sasaran

serta metode pengumpulan data yang digunakan untuk 4 perspektif IT

Balanced Scorecard.

115

Perspektif Tujuan Strategis Ukuran Strategis Sasaran Metode Pengumpulan

Data Kontribusi Perusahaan

1. Pengendalian biaya divisi TI

2. Tingkat penyediaan kemampuan bisnis baru

a. Persentase anggaran divisi TI yang disetujui

b. Persentase anggaran untuk proyek baru

90%

80%

Wawancara

Wawancara

Orientasi Pengguna

1. Meningkatkan pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP

a. Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP

90% Kuesioner

b. Frekuensi pelatihan pengguna terhadap aplikasi SAP

80% Kuesioner

2. Meningkatkan kepuasan pengguna terhadap hardware, software & aplikasi SAP

a. Tingkat pemenuhan kebutuhan yang diberikan aplikasi SAP

100% Kuesioner

b. Tingkat keakuratan aplikasi SAP dalam pemrosesan data

100% Kuesioner

c. Pengurangan kesalahan saat menjalankan proses bisnis menggunakan aplikasi SAP

100% Kuesioner

d. Tingkat integritas fungsi-fungsi dalam SAP

100% Kuesioner

e. Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan pada aplikasi SAP

100% Kuesioner

116

f. Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan server SAP

90% Kuesioner

g. Fungsi Help Desk TI yang efektif 100% Kuesioner

h. Tingkat Kepuasan Pengguna terhadap aplikasi SAP

90% Kuesioner

Penyempurnaan

Operasional

a. Frekuensi terjadinya kesalahan (error) pada aplikasi SAP

90% Kuesioner

1. Mengembangkan hardware dan software secara efektif dan efisien

b. Frekuensi terjadinya kegagalan pada hardware

90% Kuesioner

c. Frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware

90% Kuesioner

a. Frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP

100% Kuesioner

2. Meningkatkan pemeliharaan hardware dan software

b. Frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang mendukung aplikasi SAP

100% Kuesioner

3. Memaksimalkan manajemen masalah

a. Fungsi Help Desk TI

100% Kuesioner

117

Tabel 3.1 Tabel Tujuan Strategis, Ukuran Strategis, Sasaran dan Metode Pengumpulan Data Perspektif IT Balanced Scorecard

Orientasi Masa Depan

1. Pelatihan staf divisi TI

a. Frekuensi pelatihan staf divisi TI

80% Kuesioner

b. Pengadaan seminar tentang perkembangan SAP

75% Kuesioner

c. Tingkat kepuasan terhadap frekuensi pelatihan saat ini

80% Kuesioner

d. Frekuensi pelatihan yang diharapkan.

90%

Kuesioner

2. Kemampuan staf divisi TI

a. Tingkat pengalaman staf divisi TI dalam bidang SAP

90% Kuesioner

118

3.7.3 Penentuan Bobot Penilaian Menggunakan Metode AHP

3.7.3.1 Dekomposisi Masalah

Dalam tahap ini, masalah didekomposisi menjadi tujuan

(goal) dari suatu kegiatan, identifikasi pilihan-pilihan (options) dan

perumusan kriteria (criteria) untuk memilih prioritas. Dalam hal ini,

tujuan dari dari penentuan bobot penilaian adalah untuk mengetahui

bobot prioritas dari masing-masing perspektif.

Berdasarkan tujuan dan kriteria, beberapa pilihan perlu

diidentifikasi. Pilihan-pilihan yang muncul setelah proses

dekomposisi masalah adalah :

• Pilihan-pilihan untuk perspektif kontribusi perusahaan :

Mengendalikan anggaran biaya divisi TI

Menyediakan kemampuan bisnis yang baru

• Pilihan-pilihan untuk perspektif orientasi pengguna :

Pemahaman pengguna terhadap SAP

Kepuasan pengguna terhadap hardware ,software, dan

aplikasi SAP

• Pilihan-pilihan untuk perspektif penyempurnaan operasional :

Mengembangkan hardware dan software secara efektif

dan efisien

Meningkatkan pemeliharaan hardware dan software

Memaksimalkan manajemen masalah

• Pilihan-pilihan untuk perspektif orientasi masa depan :

119

Pelatihan staf divisi TI

Kemampuan staf divisi TI

3.7.3.2 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Kontribusi Perusahaan

Mengendalikan

Anggaran Biaya Divisi TI

Menyediakan Kemampuan Bisnis

yang Baru

Total Bobot Prioritas

Mengendalikan Anggaran Biaya

Divisi TI

- 1,6 1,6 0,8

Menyediakan Kemampuan Bisnis

yang Baru

0,4 - 0,4 0,2

Total 2 1

Tabel 3.2 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Kontribusi Perusahaan

Melalui tabel di atas, terlihat bahwa mengendalikan anggaran

biaya divisi TI memiliki bobot prioritas yang lebih besar yaitu 0,8

dibandingkan dengan bobot penilaian menyediakan kemampuan

bisnis yang baru yaitu sebesar 0,2.

3.7.3.3 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Orientasi Pengguna

Pemahaman Pengguna

Terhadap SAP

Kepuasan Pengguna Terhadap Hardware, Software & aplikasi

SAP


Pemahaman Pengguna Terhadap SAP - 1,6 1,6 0,8

Kepuasan Pengguna Terhadap Hardware, Software & aplikasi

SAP

0,4 - 0,4 0,2

Total 2 1

120

Tabel 3.3 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Orientasi Pengguna

Melalui tabel di atas, terlihat bahwa memiliki bobot prioritas

pemahaman pengguna terhadap SAP lebih besar yaitu 0,8

dibandingkan dengan bobot penilaian kepuasan pengguna terhadap

hardware, software, & aplikasi SAP yaitu sebesar 0,2.

3.7.3.4 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Penyempurnaan Operasional

Mengembangkan hardware dan software secara

efektif dan efisien

Meningkatkan pemeliharaan hardware dan

software

Memaksimalkan manajemen

masalah


Mengembangkan hardware dan software secara

efektif dan efisien

- 0,7 1,6 2,3 0,38

Meningkatkan pemeliharaan hardware dan

software

1,3 - 1,6 2,9 0,48

Memaksimalkan manajemen

masalah

0,4 0,4 - 0,8 0,14

Total 6 1

Tabel 3.4 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Penyempurnaan Operasional

Melalui tabel di atas, terlihat bahwa meningkatkan

pemeliharaan hardware dan software memiliki bobot prioritas

paling besar yaitu 0,48. Kemudian mengembangkan hardware dan

121

software secara efektif dan efisien memiliki bobot prioritas sebesar

0,38 dan terakhir memaksimalkan manajemen masalah memiliki

bobot prioritas sebesar 0,13.

3.7.3.5 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Orientasi Masa

Depan

Pelatihan staf

divisi TI


Total Bobot

Prioritas

Pelatihan staf divisi TI

- 1,3 1,3 0,65


0,7 - 0,7 0,35

Total 2 1

Tabel 3.5 Penentuan Bobot Penilaian Untuk Perspektif Orientasi Masa Depan

Melalui tabel di atas, terlihat bahwa pelatihan staf divisi TI

memiliki bobot prioritas yang lebih besar yaitu 0,65 dibandingkan

dengan bobot penilaian kemampuan staf TI yaitu sebesar 0,35

3.7.4 Hasil Pengukuran Kinerja

3.7.4.1 Perspektif Kontribusi Perusahaan

• Pengendalian biaya divisi TI

Persentase anggaran divisi TI yang disetujui.

Berdasarkan hasil wawancara yang diperoleh dari Assistant

Manager, dari rencana anggaran divisi TI pada tahun 2009,

persentase anggaran yang disetujui sebesar 75%

122

• Tingkat penyediaan bisnis yang baru

Persentase anggaran untuk proyek yang baru

Berdasarkan hasil wawancara, dari rencana anggaran divisi

TI untuk proyek baru (misalnya penambahan fitur-fitur

pada aplikasi SAP) pada tahun 2009, persentase anggaran

yang disetujui hanya sebesar 50%.

3.7.4.2 Perspektif Orientasi Pengguna

• Meningkatkan pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP

Tingkat pemahaman pengguna terhadap aplikasi

Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui

sejauh mana tingkat pemahaman pengguna terhadap

aplikasi SAP yang sedang berjalan saat ini. Hal ini dapat

dilihat dari pertanyaan berikut:

Seberapa tinggi tingkat pemahaman Anda terhadap aplikasi

SAP yang digunakan saat ini?

%

Responden

Jawaban Total Rata-rata

% Data Aktual

A B C D 54

3,6

90%

9 6 - -

60% 40% 0% 0% 100%

Persentase data aktual pemahaman pengguna terhadap

aplikasi SAP yang sesuai dengan kebutuhan pengguna

adalah 90%, yang berarti 60% pengguna sudah sangat

mengerti dan 40% pengguna sudah mengerti aplikasi SAP

123

yang digunakan saat ini.

Gambar 3.10 Persentase Jawaban Responden Terhadap Pertanyaan 1

Frekuensi pelatihan pengguna terhadap aplikasi SAP


seberapa seringnya PT.Sari Coffee Indonesia mengadakan

pelatihan kepada pengguna terhadap aplikasi SAP yang

sedang berjalan saat ini. Hal ini dapat dilihat dari

pertanyaan berikut:

Berapa frekuensi pelatihan terhadap aplikasi SAP dalam

waktu 1 tahun?

%

Responden


% Data Aktual

A B C D 25

1,7

42%

- 1 8 6

0% 7% 53% 40% 100%

Frekuensi data aktual pelatihan pengguna terhadap

124

aplikasi adalah 42%, dimana 7% responden mengaku

sering mendapat pelatihan, 53% jarang, sedangkan 40%

menjawab sangat jarang mendapat pelatihan.


• Meningkatkan kepuasan pengguna

Tingkat pemenuhan kebutuhan yang diberikan aplikasi SAP

Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk

mengetahui apakah aplikasi SAP yang disediakan

sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hal ini dapat


Apakah aplikasi SAP yang disediakan oleh divisi TI

sesuai dengan kebutuhan untuk menjalankan proses

bisnis?

125

%

Responden


% Data Aktual

A B C D 48

3,2

80%

3 12 - -

20% 80% 0% 0% 100%

Persentase data aktual penyediaan aplikasi yang

sesuai dengan kebutuhan pengguna adalah 80%,

dimana 20% responden menjawab aplikasi yang

disediakan oleh divisi TI sudah sangat sesuai dengan

kebutuhan dan 80% menyatakan cukup sesuai.


Tingkat keakuratan aplikasi SAP dalam pemrosesan data

Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk

mengetahui tingkat keakuratan pemrosesan data. Hal

ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:

126

Bagaimana tingkat keakuratan pemrosesan data dari

aplikasi SAP?

%

Responden


% Data Aktual

A B C D 59

3,9

98%

14 1 - -

93% 7% 0% 0% 100%

Persentase data aktual keakuratan pemrosesan data

adalah 98%, yang dijawab oleh 93 responden bahwa

pemrosesan data dari aplikasi SAP sangat akurat, 7%

sisanya menjawab akurat.


127

Pengurangan kesalahan saat menjalankan proses bisnis



sejauh mana aplikasi SAP dapat membantu pengguna

mengurangi kesalahan menjalankan tugas.

Misalnya : meminimalkan kesalahan saat pembuatan

laporan.

Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan berikut:

Apakah SAP membantu Anda dalam mengurangi tingkat

kesalahan saat menjalankan proses bisnis?

%

Responden


% Data Aktual

A B C D 56

3,7

93%

11 4 - -

73% 27% 0% 0% 100%

Persentase data aktual pengurangan tingkat kesalahan

dalam menjalankan proses bisnis adalah 93%, 73%

responden menjawab aplikasi SAP sangat membantu

pengguna mengurangi tingkat kesalahan dalam

menjalankan tugas dan 27% sisanya mengaku cukup

membantu.

128


Tingkat integritas fungsi-fungsi dalam SAP


sejauh mana semua fungsi telah terintegrasi sehingga

komunikasi berjalan lancar antar semua bagian.


Apakah semua fungsi terintegrasi dengan baik?

%

Responden


% Data Aktual

A B C D 57

3,8

95%

12 3 - -

80% 20% 0% 0% 100%

Persentase data aktual integrasi semua fungsi yang baik

adalah 95%, dimana 80% responden mengaku semua

129

fungsi sudah sangat terintegrasi, dan 20% sisanya

menjawab cukup terintegrasi.


Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan pada aplikasi SAP


rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi SAP.


Berapa rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan pada

aplikasi SAP dalam kurun waktu 1 bulan?

%

Responden


% Data Aktual

A B C D

57

3,8

95% 14 1 - -

93% 7% 0% 0%

130

Persentase data aktual frekuensi terjadinya kesalahan pada

aplikasi SAP adalah 95% , dimana menurut 93%

respondern sangat jarang, yaitu kurang dari 2 kali dalam

kurun waktu satu bulan, 7% sisanya menjawab jarang

terjadi kesalahan atau 2-4 kali dalam sebulan.


Tingkat rendahnya frekuensi kegagalan server SAP


rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan atau downtime

pada server SAP. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan

berikut:

Seberapa sering frekuensi kegagalan / downtime pada

server SAP dalam kurun waktu satu bulan?

131

%

Responden


% Data Aktual

A B C D 58

3,9

97%

13 2 - -

87% 13% 0% 0% 100%

Persentase data aktual frekuensi terjadinya kegagalan pada

server SAP adalah 97%, dimana menurut 87% responden

sangat jarang, yaitu kurang dari 2 kali dalam kurun waktu

satu bulan dan 13% mengaku jarang, yakni 2-4 kali dalam

sebulan.


Fungsi Help Desk TI yang efektif


seberapa efektif fungsi Help Desk TI. Hal ini dapat dilihat

dari pertanyaan berikut:

132

Seberapa cepat Help Desk TI membantu Anda dalam

menyelesaikan masalah saat menggunakan aplikasi SAP?

(Contoh : Error pada aplikasi SAP)

%

Responden


% Data Aktual

A B C D 34

2,3

57%

- 6 7 2

0% 40% 47% 13% 100%

Persentase data aktual keefektifan fungsi Help Desk TI

adalah 57%, yang berarti kecepatan Help Desk TI menurut

40% responden adalah cepat sekitar 2-3 jam. 47%

mengaku lambat yakni, 4-5 jam. 13% menjawab sangat

lambat karena membutuhkan waktu diatas 5 jam.


133

Tingkat Kepuasan Pengguna terhadap aplikasi SAP Pada ukuran ini, dibagikan kuesioner untuk mengetahui

kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP. Hal ini dapat


Apakah Anda puas dengan aplikasi SAP yang Anda

gunakan saat ini?

%

Responden


% Data Aktual

A B C D 48

3,2

80%

6 7 2 -

40% 47% 13% 0% 100%

Persentase data aktual kepuasan pengguna terhadap

aplikasi SAP adalah 80%, dimana 40% responden sudah

sangat puas dengan fitur-fitur di dalam aplikasi SAP, 47%

puas, hanya 13% yang menjawab tidak puas.


134

3.7.4.3 Perspektif Penyempurnaan Operasional

• Mengembangkan hardware dan software secara efektif dan

efisien

Frekuensi terjadinya kesalahan (error) pada aplikasi SAP


rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan pada aplikasi SAP.


Apakah Anda pernah mengalami kesalahan pada aplikasi

SAP?

%

Responden


% Data Aktual

A B C D 54

3,6

90%

9 6 - -

60% 40% 0% 0% 100%

Persentase data aktual frekuensi terjadinya kesalahan pada

aplikasi SAP adalah 90%, dimana 60% responden

menjawab sangat jarang, yaitu rata-rata kurang dari 2 kali

dalam kurun waktu satu bulan dan 40% mengaku jarang

atau 2-4 kali dalam sebulan.

135


Frekuensi terjadinya kegagalan pada hardware


rata-rata frekuensi terjadinya kesalahan atau downtime

pada hardware.

(Contoh : kegagalan atau downtime pada server SAP)


Apakah Anda pernah mengalami kegagalan atau downtime

pada server SAP?

%

Responden


% Data Aktual

A B C D 54

3,6

90%

9 4 2 -

60% 27% 13% 0% 100%

Persentase data aktual frekuensi terjadinya kegagalan pada

136

server SAP adalah 90%, dimana 60% responden mengaku

sangat jarang, yaitu rata-rata kurang dari 2 kali dalam

kurun waktu satu bulan, 27% responden menjawab jarang

atau 2-4 kali, dan 13% menjawab sering atau 5-8 kali

dalam sebulan.


Frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware


rata-rata frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware

yang mendukung aplikasi SAP. Hal ini dapat dilihat dari

pertanyaan berikut:

Apakah Anda pernah mengalami kerusakan pada hardware

(seperti server, jaringan, dan infrastruktur lainnya ) yang

mendukung aplikasi SAP?

137

%

Responden


% Data Aktual

A B C D 57

3,8

95%

12 3 - -

80% 20% 0% 0% 100%

Persentase data actual frekuensi terjadinya kerusakan pada

hardware yang mendukung aplikasi SAP adalah 95%,

dimana 80% responden menjawab sangat jarang, yaitu rata-

rata kurang dari 2 kali dalam kurun waktu satu tahun, 20%

sisanya mengaku jarang atau 2-4 kali per tahun.


138

• Meningkatkan pemeliharaan hardware dan software

Frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP


rata-rata frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi SAP.

Hal ini dapat


Berapa rata-rata frekuensi pemeliharaan terhadap aplikasi

SAP yang digunakan dalam satu tahun?

%

Responden


% Data Aktual

A B C D 34

2,3

58%

- 7 5 3

0% 47% 33% 20% 100%

Persentase data aktual frekuensi pemeliharaan terhadap

hardware yang mendukung aplikasi SAP adalah 58%,

dimana 47% responden menjawab staf divisi TI sering

melakukan pemeliharaan terhadap aplikasi SAP antara 5-8

kali, 33% mengaku jarang, atau 2-4 kali dan 20%

mengatakan sangat jarang dilakukan pemeliharaan atau

kurang dari 2 kali setahun.

139


Frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang

mendukung aplikasi SAP


rata-rata frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang

mendukung aplikasi SAP. Hal ini dapat dilihat dari

pertanyaan berikut:

Berapa rata-rata frekuensi pemeliharaan terhadap

hardware (seperti server, jaringan, dan infrastruktur

lainnya) yang mendukung aplikasi SAP?

%

Responden


% Data Aktual

A B C D 42

2,8

70%

3 6 6 -

20% 40% 40% 0% 100%

Persentase data aktual frekuensi pemeliharaan terhadap

140

hardware (seperti server, jaringan, dan infrastruktur

lainnya) yang mendukung aplikasi SAP adalah 70%, hal

ini berarti 20% responden mengaku bahwa staf divisi TI

sangat sering melakukan pemeliharaan terhadap hardware

yang mendukung aplikasi SAP yakni lebih dari 8 kali

dalam setahun, 40% menjawab sering atau 5-8 kali, dan

40% sisanya menjawab jarang atau antara 2-4 kali.


• Memaksimalkan manajemen masalah

Fungsi Help Desk TI


seberapa efektif fungsi Help Desk TI. Hal ini dapat dilihat

dari pertanyaan berikut:

Seberapa cepat Help Desk TI membantu Anda dalam

menyelesaikan masalah saat menggunakan aplikasi SAP?

141

%

Responden


% Data Aktual

A B C D 34

2,3

57%

- 6 7 2

0% 40% 47% 13% 100%

Persentase data aktual fungsi Help Desk TI dalam

membantu pengguna SAP menghadapi masalah adalah

57%, dimana 40% responden menjawab kecepatan Help

Desk TI dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi rata-

rata 2-3 jam, 47% menjawab lambat atau 4-5 jam, dan 13%

mengaku sangat lambat atau lebih dari 5 jam.


142

3.7.4.4 Perspektif Orientasi Masa Depan

• Pelatihan staf divisi TI

Frekuensi pelatihan staf divisi TI


frekuensi pelatihan staf divisi TI yang diberikan. Hal ini

dapat dilihat dari pertanyaan berikut:

Berapa frekuensi pelatihan terhadap aplikasi SAP dalam

waktu 1 tahun?

%

Responden


% Data Aktual

A B C D 25

1,7

42%

- - 10 5

0% 0% 67% 33% 100%

Persentase data aktual frekuensi pelatihan staf divisi TI

adalah 42%, dimana 67% responden mengaku pelatihan

staf divisi TI terhadap aplikasi SAP jarang dilakukan atau

2-3 kali, bahkan 33% responden menjawab sangat jarang

atau kurang dari 2 kali dalam setahun.

143


Pengadaan seminar tentang perkembangan SAP


frekuensi pengadaan seminar tentang perkembangan SAP

yang diberikan. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan

berikut:

Seberapa sering anda mengikuti seminar tentang

perkembangan SAP dalam satu tahun?

%

Responden


% Data Aktual

A B C D 34

2,3

57%

- 2 8 5

0% 13% 54% 33% 100%

Persentase data aktual pengadaan seminar tentang

perkembangan SAP adalah 57%, dimana 13% responden

mengaku sering mengikuti seminar tentang perkembangan

144

SAP antara 6-8 kali, 54% menjawab jarang atau 3-5 kali,

bahkan 33% responden menjawab sangat jarang atau

kurang dari 3 kali dalam setahun.


Tingkat kepuasan terhadap frekuensi pelatihan saat ini


tingkat kepuasan staf divisi TI terhadap frekuensi

pelatiahan saat ini. Hal ini dapat dilihat dari pertanyaan

berikut:

Apakah Anda puas dengan frekuensi pelatihan / seminar

yang ada sekarang?

%

Responden


% Data Aktual

A B C D 47

3,1

78%

4 9 2 -

27% 60% 13% 0% 100%

145

Persentase data aktual pengadaan pelatihan/seminar untuk

staf divisi TI adalah 78%, dimana 27% responden sudah

sangat puas dengan frekuensi pelatihan/seminar yang ada

sekarang, 60% puas, dan hanya 13% responden yang

mengaku tidak puas.


Frekuensi pelatihan yang diharapkan


frekuensi pelatihan yang diharapkan staf divisi TI. Hal ini

dapat dilihat dari pertanyaan berikut:

Menurut Anda, sebaiknya berapa frekuensi pelatihan SAP

dalam 1 tahun untuk menunjang pekerjaan Anda??

146

%

Responden


% Data Aktual

A B C D 40

2,7

67%

3 5 6 1

20% 33% 40% 7% 100%

Persentase data aktual frekuensi pelatihan SAP untuk staf

divisi TI adalah 67%, dimana 20% staf divisi TI

membutuhkan lebih dari 5 kali pelatihan dalam setahun

untuk menunjang pekerjaan mereka, 33% menjawab antara

4-5 kali, 40% mengaku dan 2-3 kali, sedangkan 7% sisanya

hanya membutuhkan kurang dari 2 kali dalam setahun.


• Kemampuan staf divisi TI

Tingkat pengalaman staf divisi TI dalam bidang SAP.


147

tingkat kemampuan staf divisi TI terhadap aplikasi SAP.


Berapa lama pengalaman Anda di bidang SAP?

%

Responden


% Data Aktual

A B C D 43

2,9

72%

4 7 2 2

27% 47% 13% 13% 100%

Persentase data aktual kemampuan staf divisi TI adalah

72%, dimana 27% responden mempunyai pengalaman

lebih dari 3 tahun, 47% telah berpengalaman selama 3

tahun, 13% berpengalaman 2 tahun, dan 13% terakhir

hanya mempunyai pengalaman kurang dari 2 tahun.


148

3.7.5 Tingkat Pencapaian 4 Perspektif IT Balanced Scorecard

Perspektif Tujuan Strategis Ukuran Strategis Sasaran Aktual Pencapaian

Kontribusi Perusahaan

1.Pengendalian biaya divisi TI

a. Persentase anggaran divisi TI yang disetujui.

90% 75%

84%

Rata-Rata 84% 2.Tingkat penyediaan

kemampuan bisnis baru

b. Persentase anggaran untuk

proyek baru

80%

50%

63%

Rata-Rata 63%

Orientasi Pengguna

1. Meningkatkan

pemahaman pengguna terhadap aplikasi SAP

a. Tingkat pemahaman

pengguna terhadap aplikasi SAP

90%

90%

100%

b. Frekuensi pelatihan pengguna terhadap aplikasi SAP

80% 42% 53%

Rata-rata 77% 2. Meningkatkan kepuasan

pengguna terhadap hardware, software & aplikasi SAP

a. Tingkat pemenuhan kebutuhan yang diberikan aplikasi SAP

100% 80% 80%

b. Tingkat keakuratan aplikasi SAP dalam pemrosesan data

100% 98% 98%

149

c. Pengurangan kesalahan saat menjalankan proses bisnis menggunakan aplikasi SAP

100% 93% 93%

d. Tingkat integritas fungsi-fungsi dalam SAP

e. Tingkat rendahnya frekuensi

kegagalan pada aplikasi SAP f. Tingkat rendahnya frekuensi

kegagalan server SAP

100% 95% 95%

100%

100%

95%

97%

95%

97%

g. Fungsi Help Desk TI yang efektif

90% 57% 64%

h. Tingkat Kepuasan Pengguna terhadap Aplikasi SAP

90% 80% 89%

Rata-rata 89% Penyempurnaan

Operasional

1.Mengembangkan hardware dan software secara efektif dan efisien

a. Frekuensi terjadinya

kesalahan (error) pada aplikasi SAP

90%

90%

100%

b. Frekuensi terjadinya kegagalan pada hardware

90% 90% 100%

150

c. Frekuensi terjadinya kerusakan pada hardware

100% 95% 95%

Rata-rata 98%

2.Meningkatkan pemeliharaan hardware dan software

a. Frekuensi pemeliharaan

terhadap aplikasi SAP

100%

58%

58%

b. Frekuensi pemeliharaan terhadap hardware yang mendukung aplikasi SAP

100% 70% 70%

Rata-rata 64%

3.Memaksimalkan manajemen masalah

a. Fungsi Help Desk TI

100%

57%

57%

Rata-rata 57%

Orientasi Masa Depan

1.Pelatihan staf divisi TI

a. Frekuensi pelatihan staf divisi

TI

80%

42%

53%

b. Pengadaan seminar tentang perkembangan SAP

75% 57% 76%

151

Tabel 3.6 Tabel Tingkat Pencapaian 4 Perspektif IT Balanced Scorecard

c. Tingkat kepuasan terhadap frekuensi pelatihan saat ini

80% 78% 98%

d. Frekuensi pelatihan yang diharapkan.

90% 67% 75%

Rata-rata 76% 2. Kemampuan staf divisi TI

a. Tingkat pengalaman staf divisi

TI dalam bidang SAP

90% 72% 80%

Rata-rata 80%

152

3.7.6 Tingkat Pembobotan Tujuan Strategis

Tabel 3.7 Tabel Tingkat Pembobotan Tujuan Strategis

Perspektif Tujuan Strategis Bobot Pencapaian Hasil Tujuan

Kontribusi Perusahaan

1.Pengendalian biaya divisi TI

2.Tingkat penyediaan kemampuan

bisnis baru

0,8

0,2

84%

63%

67%

13%

Total 80%

Orientasi Pengguna

1.Meningkatkan pemahaman pengguna

terhadap aplikasi SAP

0,8

77%

62%

2.Meningkatkan kepuasan pengguna

terhadap hardware, software & aplikasi SAP

0,2 89% 18%

Total 80%

Penyempurnaan Operasional

1.Mengembangkan hardware dan

software secara efektif dan efisien

0,38

98%

37%

2.Meningkatkan pemeliharaan hardware dan software

0,48 64% 31%

3.Memaksimalkan manajemen masalah

0,14 57% 8%

Total 76% Orientasi Masa

Depan

1. Pelatihan staf divisi TI

0,65 76% 50%

2. Kemampuan staf divisi TI

0,35 80% 28%

Total 77%

153

3.8 Grafik Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard

Hasil pengukuran IT Balanced Scorecard terlihat pada grafik seperti gambar

di bawah ini :

Perspektif Hasil

Kontribusi Perusahaan 80%

Orientasi Pengguna 80%

Penyempurnaan Operasional 76%

Orientasi Masa Depan 77%

Tabel 3.8 Tabel Grafik Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard

Gambar 3.31 Grafik Hasil Pengukuran Kinerja Menggunakan IT Balanced Scorecard

154

Gambar 3.31 menunjukkan bahwa pencapaian perspektif kontribusi

perusahaan sebesar 80% dari sasaran yang diharapkan. Tingkat pencapaian tujuan

strategis pada pengendalian biaya divisi TI sebesar 84%. Tingkat pencapaian tujuan

strategis pada tingkat penyediaan kemampuan bisnis baru adalah 63%

Pencapaian perspektif orientasi pengguna sebesar 80% dari sasaran yang

diharapkan. Tingkat pencapaian tujuan strategis pada meningkatkan pemahaman

pengguna terhadap aplikasi SAP adalah 77%. Tingkat pencapaian tujuan strategis

pada meningkatkan kepuasan pengguna terhadap hardware, software, dan aplikasi

SAP adalah 89%

Pencapaian perspektif penyempurnaan operasional sebesar 76% dari sasaran

yang diharapkan. Tingkat pencapaian tujuan strategis pada mengembangkan

hardware dan software secara efektif dan efisien adalah 98%. Tingkat pencapaian

tujuan strategis pada meningkatkan pemeliharaan hardware dan software adalah

64%. Tingkat pencapaian tujuan strategis pada memaksimalkan manajemen

masalah adalah 57%

Pencapaian perspektif orientasi masa depan sebesar 76% dari sasaran yang

diharapkan. Tingkat pencapaian tujuan strategis pada pelatihan staf divisi TI adalah

76%. Tingkat pencapaian tujuan strategis pada kemampuan staf divisi TI adalah

80%.

Dari hasil pengukuran kinerja menggunakan IT Balanced Scorecard terhadap

4 perspektif yang ada pada perusahaan, dapat diambil kesimpulan bahwa hasil

155

pencapaian tidak merata. Untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam kegiatan

operasional yang lebih baik serta menghasilkan kondisi finansial yang lebih baik,

maka dibutuhkan pengembangan aplikasi agar dapat lebih memenuhi kebutuhan

pengguna, mengurangi tingkat kesalahan dalam menjalankan proses bisnis, mampu

meningkatkan integritas semua fungsi bisnis dalam perusahaan serta mengurangi

tingkat kesalahan.

3.9. Analisa biaya dan manfaat

Salah satu cara untuk menilai apakah suatu investasi memberi manfaat bagi

perusahaan adalah dengan cara menganalisa biaya dan manfaat yang dikeluarkan

untuk investasi tersebut. Analisa biaya dan manfaat dapat dilakukan pada

implementasi SAP R/3 4.7 yang dilakukan oleh PT. Sari Coffee Indonesia. Analisa

ini meliputi biaya-biaya apa saja yang telah dikeluarkan untuk investasi tersebut

serta manfaat apa saja yang telah diperoleh PT. Sari Coffee Indonesia melalui

investasi tersebut.

3.9.1 Analisa biaya

Biaya merupakan salah satu faktor penting yang harus diperhatikan saat

menginvestasikan suatu strategi termasuk saat mengimplementasikan SAP R/3

4.7 di PT. Sari Coffee Indonesia. Oleh karena itu, perhitungan biaya diperlukan

untuk mengetahui seberapa besar investasi yang dikeluarkan untuk

mengimplementasikan SAP R/3 4.7. Investasi yang dikeluarkan antara lain

untuk pengadaan hardware, software, pelatihan, lisensi SAP R/3 4.7, serta biaya

156

instalasi yang membutuhkan bantuan konsultan SAP dan programmer ABAP.

Berikut ini penjelasan lebih lanjut mengenai biaya-biaya yang dikeluarkan.

3.9.1.1 Biaya Hardware

Berikut ini adalah biaya hardware yang dikeluarkan PT. Sari

Coffee Indonesia untuk implementasi SAP R/3 4.7

Biaya Spesifikasi Biaya

PC Processor --- Intel P4 2.4

RAM --- 512 MB

Hard Disk --- 80 GB

Mother board -- Intel 915 , 945

and 101

-

Server Rp. 180.000.000

Network LAN Rp. 20.000.000

Total Biaya Rp. 200.000.000

Tabel 3.9 Tabel biaya hardware

Biaya di atas merupakan biaya hardware yang dikeluarkan.

Tidak ada biaya PC karena PC yang ada telah memenuhi spesifikasi

sehingga tidak perlu pengadaan PC baru.

3.9.1.2 Biaya Software

Berikut ini adalah biaya software yang harus dikeluarkan PT.

Sari Coffee Indonesia untuk implementasi SAP R/3 4.7

157

Biaya Spesifikasi Biaya

Server • Windows Server 2003 Enterprise

Edition

• Client Access License 20-pack

Rp 40.000.000

Rp 8.000.000

SAP

Server SAP Web Application Server 6.3 Rp 70.000.000

Database

System

Oracle 9.0 Enterprise Edition

Rp 400.000.000

License SAP License Rp 1.408.000.000

Module SAP Module Materials Management,

Sales & Distribution, and Financial

Controlling.

Rp 1.104.000.000

Total biaya Rp. 3.030.000.000

Tabel 3.10 Tabel biaya software

Biaya di atas merupakan biaya software yang harus dikeluarkan.

Server yang dipilih adalah Windows Server 2003 dengan client access

license untuk 20 user. Biaya untuk SAP License meliputi semua modul

yang ada.

3.9.1.3 Biaya pelatihan

Pelatihan diperlukan untuk pengenalan dan cara pemakaian

sistem SAP R/3 4.7. Pelatihan bertujuan agar karyawan dapat

memahami dan menggunakan sistem baru dengan baik sehingga dapat

menunjang pekerjaan mereka dan dapat menghindari kesalahan-

kesalahan dalam menjalankan sistem baru.

158

Pelatihan diberikan oleh konsultan SAP kepada key user yang

mewakili masing-masing modul, yaitu Sales and Distribution,

Materials Management, dan Financial Controlling. Key user masing-

masing modul sebanyak 2 orang sehingga total key user adalah 6 orang.

Pelatihan juga diberikan kepada 5 orang divisi TI yang bertugas sebagai

IT help desk. Total keseluruhan dari peserta pelatihan adalah 11 orang.

Pelatihan berlangsung selama 2 minggu atau 10 hari kerja.

Materi pelatihan yang diberikan berupa hardcopy, dimana biaya materi

pelatihan untuk masing-masing modul adalah Rp.50,000,- biaya snack

untuk masing-masing pengguna adalah Rp.15,000,- dan biaya makan

siang untuk masing-masing pengguna adalah Rp. 20,000,- .

Adapun rincian biaya-biaya yang dibutuhkan pada pelatihan

pengguna:

Jenis Rincian Biaya

Materi 10 hari x 11 peserta x Rp 50.000 Rp 5.500.000

Snack 10 hari x 11 peserta x Rp 15.000 Rp 1.650.000

Makan Siang 10 hari x 11 peserta x Rp 20.000 Rp 2.200.000

Total biaya Rp 9.350.000

Tabel 3.11 Tabel biaya pelatihan

3.9.1.4 Biaya instalasi dan konfigurasi

Aplikasi SAP R/3 4.7 yang akan dijalankan memerlukan

bantuan konsultan SAP serta programmer ABAP untuk melakukan

instalasi dan konfigurasi sehingga aplikasi SAP R/3 4.7 dapat

mendukung semua aktivitas proses bisnis PT. Sari Coffee Indonesia.

159

Adapun biaya konsultan SAP dan programmer ABAP akan

dijelaskan sebagai berikut:

Tahap Waktu Sumber Daya Manusia Biaya

Preparation 2 Minggu ( 10

hari kerja) • 1 Project Manager

(PM)

• 1 Procurement (MM)

Consultant

• 1 Sales & Distribution

(SD) Consultant

• 1Financial

Controlling (FICO)

Consultant

• 1Technical

Consultant

10 hari x 5 consultant x

US$250 / consultant=

US$12.500

Blueprint 4 minggu ( 20

hari kerja)

• 1 PM

• 1 Basis

• 1 programmer ABAP

• 1 SD consultant

• 1 MM consultant

• 1 FICO consultant

20 hari x 6 Consultant x

US$ 250 / consultant =

US$ 30.000

Realization 6 minggu (30

hari kerja) • 1 PM

• 1 Basis


• 1 SD consultant

• 1 MM consultant




US$ 45.000

160

User

acceptance

test

2 minggu (10

hari kerja) • 1 PM

• 1 Basis


• 1 SD consultant

• 1 MM consultant




US$ 15.000

Go live

preparation

2 minggu ( 10

hari kerja)

• 1 PM

• 1 Basis


• 1 SD consultant

• 1 MM consultant




US$ 15.000

Go live and

support

4 minggu (20

hari kerja)

• 1 PM

• 1 Basis


• 1 SD consultant

• 1 MM consultant




US$ 30.000

Total biaya instalasi dan konfigurasi US$147.500 x Rp. 10.000

= Rp. 1.475.000.000

Kurs 1 USD = Rp. 10.000

Tabel 3.12 Tabel biaya instalasi dan konfigurasi

Proses implementasi SAP R/3 4.7 membutuhkan waktu 5 bulan yang

terdiri dari 6 tahap yaitu preparation, blueprint, realization, user

acceptance test, go live preparation, dan go live and support. Dengan

mengambil rata-rata biaya per consultant US$ 250 / hari maka total biaya

161

yang dikeluarkan sebesar US$147.500 atau Rp. 1.475.000.000 untuk

implementasi SAP R/3 4.7.

3.9.1.5 Total Biaya

Total biaya yang harus dikeluarkan PT. Sari Coffee Indonesia

untuk implementasi SAP R/3 4.7 adalah

Jenis Biaya

Biaya hardware Rp 200.000.000

Biaya software Rp 3.030.000.000

Biaya pelatihan Rp. 9.350.000

Biaya instalasi dan konfigurasi Rp. 1.475.000.000

Total biaya Rp 4.714.000.000

Tabel 3.13 Tabel total biaya

3.9.2 Analisa manfaat

Untuk menilai apakah suatu implementasi SAP R/3 4.7 yang telah

dilakukan memberi kontribusi bagi perusahaan, dapat dilihat dari manfaat

yang dapat diperoleh dari implementasi tersebut. Pada umumnya, manfaat

yang besar diperoleh melalui investasi dengan biaya yang besar pula. Namun,

ada kalanya manfaat yang besar diperoleh melalui investasi dengan

pengeluaran biaya yang minim. Oleh karena itu, perlu dilakukan peninjauan

lebih lanjut tentang manfaat yang diperoleh perusahaan dari implementasi ini.

Manfaat dari suatu investasi dapat dibedakan menjadi dua yaitu

tangible benefits dan intangible benefits. Tangible benefits adalah manfaat

162

yang diperoleh dari suatu investasi yang dapat diukur melalui nilai ekonomi /

finansial misalnya penghematan pengeluaran. Intangible benefits adalah

manfaat yang diperoleh dari suatu investasi yang tidak dapat diukur melalui

nilai ekonomi / finansial misalnya peningkatan hubungan antara perusahaan

dengan vendor, mendukung proses pengambilan keputusan dan lain

sebagainya.

Manfaat-manfaat dari implementasi SAP R/3 4.7 adalah :

1. Tangible Benefits terdiri dari :

a. Peningkatan laba

Dengan implementasi SAP, perusahaan dapat meningkatkan laba

karena setiap melakukan transaksi semakin mudah dan cepat, serta

menjamin selalu tersedianya bahan baku di store. Besarnya laba

yang dapat ditingkatkan adalah 5% per tahun. Atau rata-rata 20%

selama 4 tahun.

Tahun Laba

2006 Rp. 39.328.503.617

2007 Rp. 41.294.928.798

2008 Rp. 43.359.675.238

2009 Rp. 45.527.659.000

Tabel 3.14 Tabel Peningkatan Laba

b. Penghematan penggunaan kertas

Penggunaan aplikasi SAP telah membantu dalam menghemat

penggunaan kertas misalnya dalam pembuatan laporan persediaan

163

harian per store. Sebelumnya, pusat harus menerima laporan

persediaan harian per store untuk mengetahui persediaan akhir.

Dengan menggunakan SAP, bagian Materials Management cukup

menggunakan transaksi stock overview untuk mengetahui

persediaan akhir. Berdasarkan hasil wawancara, rata-rata

penggunaan kertas dalam sebulan mencapai 2 rim. Dengan

implementasi SAP, perusahaan dapat menghemat penggunaan kertas

hingga 80%. Harga 1 rim kertas adalah Rp. 35.000,00. Jadi,

perusahaan dapat menghemat pengeluaran kertas sekitar

Rp.56.000,00 per bulan sehingga penghematan dalam setahun dapat

mencapai Rp. 672.000,00. Penghematan ini terus meningkat seiring

tingkat rata-rata inflasi tahun 2006-2009 sebesar 8,7% (sumber:

www.bi.go.id).

Total manfaat tangible selama 4 tahun implementasi SAP R/3 4.7 pada PT.

Sari Coffee Indonesia disajikan pada tabel 3.15

*dalam Rupiah

Manfaat Tahun

2006 2007 2008 2009

Peningkatan

Laba

39.328.503.617 41.294.928.798 43.359.675.238 45.527.659.000

Penghematan

Kertas

672.000 730.464 794.014 863.093

Total 39.329.175.617 41.295659.262 43.360.469.252 45.528.522.093

Tabel 3.15 Total Manfaat Tangible

164

2. Intangible benefits terdiri dari :

a. Kemudahan dalam pemesanan dan pembelian bahan baku

Dengan implementasi SAP, proses pemesanan dan pembelian bahan

baku dapat dilakukan dengan lebih mudah, cepat, dan akurat melalui

pembuatan Purchase Requisition, Purchase Order serta Goods

Receipt.

b. Meningkatkan pemantauan bahan baku

Sebelum implementasi SAP, bagian Materials Management harus

meminta laporan persediaan bahan baku dari semua store, setelah

store menyelesaikan transaksi pada hari itu . Bagian Materials

Management baru bisa melihat laporan ini keesokkan harinya. Hal

ini menghambat pemantauan persediaan bahan baku. Dengan

adanya SAP, pemantauan persediaan dapat dilakukan dengan lebih

baik karena bagian Materials Management dapat memantau

persediaan dari tiap store secara real time.

c. Efisiensi waktu yang digunakan

Dengan implementasi SAP, dapat mengefisiensikan waktu yang

digunakan untuk pembuatan laporan-laporan manual seperti laporan

pembelian dan laporan persediaan bahan baku yang lebih lengkap,

cepat dan sesuai kebutuhan.

d. Peningkatan integritas

165

Dengan menggunakan SAP, perusahaan, store dan warehouse saling

terintegrasi sehingga semakin memudahkan bagian Procurement

dalam memantau persediaan dan membuat laporan.

e. Mengurangi kesalahan dan meningkatkan akurasi dokumen

transaksi

Sebelum menggunakan SAP, proses pembuatan Purchase Order

dilakukan dengan menggunakan aplikasi Microsoft Word atau

menggunakan surat elektronik yang dikirim ke vendor. Hal ini

sangat menyulitkan dan rentan terjadi kesalahan dalam memasukkan

jenis bahan baku yang akan dipesan. Dengan aplikasi SAP,

kesalahan-kesalahan tersebut dapat dikurangi dengan menggunakan

fitur-fitur yang ada seperti Purchase Order.

f. Pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat

Dengan SAP, maka perusahaan dapat memperoleh informasi penting

yang berguna bagi pihak manajemen dalam mengambil keputusan

bisnis, yang sangat berpengaruh bagi kelangsungan proses bisnis

yang ada serta penentuan strategi-strategi yang dapat berpengaruh

pada citra perusahaan dan kemampuan bersaing perusahaan.

Informasi yang dapat diperoleh untuk mendukung proses

pengambilan keputusan antara lain :

• Laporan-laporan tentang persediaan bahan baku dan

laporan pembelian.

166

• Informasi mengenai persediaan bahan baku di store

sehingga meminimalisir terjadi kehabisan bahan baku

di store.

• Informasi tentang bahan baku yang kurang laku dan

sangat laku sehingga bagian Materials Management

dapat memperbanyak pemesanan bahan baku yang laku

dan mengurangi pemesanan bahan baku yang kurang

laku.

Berdasarkan hasil analisa biaya dan manfaat, terlihat bahwa untuk

mengimplementasikan SAP diperlukan biaya yang cukup besar. Namun,

biaya yang besar ini disertai dengan sejumlah manfaat, baik manfaat

tangible maupun manfaat intangible, yang didapat oleh PT. Sari Coffee

Indonesia.

Documents

BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Skema …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2010-1-00572-si bab 3.pdf · digunakan untuk menganalisa biaya serta manfaat yang diperoleh dari investasi