Upload
vuquynh
View
220
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
57
BAB 3
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Latar Belakang Perusahaan
Eugenia Communication merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang
Public Relation dan Event Organizer atau segala sesuatu yang berhubungan dengan
masyarakat. Eugenia Communication berdiri sejak tanggal 9 Juli 1999 dengan
pendirinya yaitu Tulus Hutabarat, dan Eugenia Siahaan. Keputusan untuk mendirikan
Eugenia Communication awalnya karena sang pemilik yaitu Tulus Hutabarat terkena
PHK di tempat kerja sebelumnya karena krisis moneter yang berkepanjangan, sang istri
yaitu Eugenia Siahaan setelah mengetahui hal tersebut maka beliau mengundurkan
dirinya dan membangun usaha bersama yaitu Eugenia Communication yang tetap berdiri
hingga kini.
Kantor Eugenia Communication beralamat di Kelurahan 1A no.14, Duren Sawit
- Jakarta Timur, 13440 dan tidak memiliki cabang di tempat lain. Eugenia
Communication melayani jasa Public Relation seperti pengenalan perusahaan kepada
masyarakat luas dan pengadaan acara-acara promosi yang ingin dilakukan perusahaan
sehingga hubungan antara perusahaan dan pelanggan tetap terjaga dengan baik.
Saat ini Eugenia Communication memiliki karyawan tetap sebanyak 19 orang
dan beberapa orang bekerja secara kontrak sesuai dengan pelaksanaan kegiatan
pekerjaan yang dilakukan pada saat itu. Adapun produk jasa yang diberikan oleh
Eugenia Communication berupa Public Relation dan Event Organizer. Kami akan
membahas secara khusus di bidang tersebut namun khusus pada bagian cara
memasarkannya saja, tidak membahas mengenai kegiatan jasa Public Relation secara
mendalam. Pemasaran dalam perusahaan ini sudah dilakukan baik secara offline,
58
walaupun perusahaan ini telah memiliki situs promosi resmi, tetapi di dalam situs
tersebut belum tersedia fitur untuk melakukan penggunaan jasa secara online, sehingga
setiap pelanggan yang hendak menggunakan jasa perusahaan harus memesan secara
langsung ke kantor atau melalui telepon. Untuk pangsa pasarnya, Eugenia
Communication awalnya hanya fokus kepada perusahaan-perusahaan yang
memproduksi makanan ringan, namun akhir-akhir ini Eugenia Communication mulai
merambah kepada perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang Farmasi yang cukup
terkenal seperti Anmum, Wyeth, Rumah Sakit Omni Internasional, Bayer, dll. Setelah
terbit permintaan pekerjaan dari perusahaan tersebut, maka dilakukanlah proses kegiatan
bisnis yang diminta sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak yaitu secara Ad Hoc
(setiap diadakan acara saja) hingga Retainer (sifatnya rutin setiap bulan).
3.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
59
3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab
3.3.1 Komisaris
Bertanggung jawab atas :
• Melaksanakan pengawasan seluruh pekerjaan yang dilakukan oleh
Direktur Utama.
• Berhak untuk mengusulkan penggantian direktur apabila terdapat
penyimpangan.
3.3.2 Direktur Utama
Bertanggung jawab atas :
• Melaksanakan pengawasan seluruh pekerjaan.
• Menandatangani seluruh surat-surat pekerjaan.
3.3.3 Direktur Public Relation dan Marketing
Bertanggung jawab atas :
• Mengawasi setiap kegiatan bisnis perusahaan yang menyangkut
pemasaran dan Public Relation.
• Mengawasi jalannya tugas dari Account Executive, Event Manager,
dan Public Relation Manager serta mengecek penugasan yang
mereka berikan kepada masing-masing bawahan dari bagian-bagian
tersebut.
3.3.4 Direktur Keuangan dan Operasional
Bertanggung jawab atas :
• Mengawasi setiap kegiatan bisnis perusahaan yang berhubungan
dengan masalah keuangan dan operasional.
60
• Mengawasi jalannya tugas dari Keuangan, Umum dan
Administrator.
3.3.5 Account Executive
Bertanggung jawab atas :
• Mengawasi setiap kegiatan yang dilakukan oleh Account Executive
Officer dan memberikan evaluasi di setiap periode mengenai
pekerjaan yang telah dilakukan Account Executive Officer tersebut.
3.3.6 Event Manager
Bertanggung jawab atas :
• Mengawasi setiap kegiatan yang dilakukan oleh Event Officer dan
memberikan evaluasi di setiap periode mengenai pekerjaan yang
telah dilakukan Event Officer tersebut.
3.3.7 Public Relation Manager
Bertanggung jawab atas :
• Mengawasi setiap kegiatan yang dilakukan oleh Public Relation
Officer dan memberikan evaluasi di setiap periode mengenai
pekerjaan yang telah dilakukan Public Relation Officer tersebut.
3.3.8 Keuangan
Bertanggung jawab atas :
• Mengawasi setiap kegiatan keuangan perusahaan termasuk arus kas
masuk dan keluar.
61
3.3.9 Umum
Bertanggung jawab atas :
• Melakukan kegiatan yang berlaku di sekitar tata usaha perusahaan.
3.3.10 Administrator
Bertanggung jawab atas :
• Melakukan kegiatan perusahaan dalam membangun jaringan kerja
dan pelaksaan pekerjaan di seluruh bagian organisasi.
3.3.11 Account Executive Officer
Bertanggung jawab atas :
• Mengembangkan Business Key Account dan membina hubungan
kerja secara rutin dengan Event Manager guna mencapai target
bisnis yang telah ditentukan melalui monitoring penjualan dan
program promosi yang telah direncanakan perusahaan.
3.3.12 Event Officer
Bertanggung jawab atas :
• Mengurus segala bentuk kegiatan bisnis yang berisi tentang
keperluan yang dibutuhkan untuk melakukan keinginan para
pengguna jasa untuk dilengkapi sesuai dengan kesepakatan.
3.3.13 Public Relation Officer
Bertanggung jawab atas :
• Merencanakan dan mengembangkan komunikasi yang lebih bersifat
korporat, meliputi penulisan berita korporat, membina hubungan
baik dengan pihak eksternal perusahaan, termasuk membina
62
hubungan dengan media (jurnalis, news editor, dll), sekaligus juga
bertanggung jawab terhadap lancarnya komunikasi di tingkat
internal perusahaan, misalnya dengan menerbitkan buletin
karyawan, dll.
3.3.14 Driver
Bertanggung jawab atas :
• Penggunaan alat-alat transportasi yang tersedia untuk digunakan
dalam kegiatan bisnis perusahaan sesuai dengan keperluan dan
merawat alat-alat transportasi tersebut sebaik mungkin agar tetap
awet penggunaannya.
3.3.15 Purchasing
Bertanggung jawab atas :
Pembelian macam-macam alat yang diperlukan oleh perusahaan, dan
telah disetujui oleh bagian Direktur Utama sebagai tanda persetujuannya.
3.4 Analisis Sistem Berjalan
3.4.1 Analisis Porter Eugenia Communication
Pada analisis Porter ini akan dibahas tentang potensi keunggulan dan
kelemahan yang dimiliki persahaan terhadap pesaing-pesaingannya.
Penjelasan kelima kekuatan Porter tersebut akan dijelaskan secara detil satu
per satu :
Potential new entrants ( pendatang baru yang potensial )
Pendatang baru menjadi salah satu faktor yang perlu diperhatikan oleh
perusahaan karena jika perusahaan tidak dapat membuat inovasi baru dan
pelayan yang memuaskan maka bisa saja pelanggan akan berpindah ke
63
pesaing. Modal yang diperlukan untuk membuka Eugenia Communication
pada 1999 adalah Rp. 25 juta ini adalah modal disetor sedangkan untuk
mengurus segala keperluan surat-surat perijinan usaha menghabiskan dana
sebesar Rp. 5 juta.
Nama Perusahaan Alamat Tahun Berdiri Global Strategic Consulting Aneka Tambang Building,
4th Floor,Jl. Letjen. TB. Simatupang No. 1, Tanjung Barat,Jakarta Selatan 12530
2001
PT. Publicis Dialog Samudera Indonesia Building, 3rd-A Floor,Jl. Letjen. S. Parman Kav. 35,Jakarta Barat 11480
2003
PT. Era Prossesi Jl. Gereja No. 9, Cilandak,Jakarta Selatan 12430
2003
Tabel 3.1 :Daftar Pendatang Baru
Supplier bargaining power ( kekuatan tawar – menawar dari pemasok)
Eugenia Communication mempunyai banyak pemasok seperti :
Percetakan untuk mencetak brosur-brosur yang disesuaikan dengan
besar kecilnya tulisan dan besarnya ukuran brosur.
Digital printing untuk mencetak perlengkapan yang diperlukan
untuk acara.
Pihak hotel atau gedung, perusahaan harus bisa bekerja sama dengan
banyak hotel atau gedung karena pelanggan kadang kala ingin
melaksanakan event disana.
Toko pembuat souvenir, perusahaan membutuhkan souvenir untuk
dibagi-bagikan pada saat event berlangsung.
64
Toko tempat penyewaan sound system, Eugenia Communication
mempunyai sound system sendiri tetapi tetap dibutuhkan kerjasama
dengan toko penyewaan sound system yang berguna jika tiba-tiba
sound system perusahaan mati pada saat event berlangsung.
Jasa artis, kadang kala pelanggan ingin mengundang artis untuk
mengisi acara pada eventnya, maka Eugenia Communication harus
menghubungi pihak management Artis yang pelanggan inginkan.
Kekuatan tawar menawar pemasok pada perusahaan dapat digolongkan
rendah karena perusahaan dapat berganti-ganti pemasok sesuai dengan
kriteria pesanan yang diinginkan oleh pelanggan, pengambilan keputusan
penggunaan pemasok bukan hanya berkisar pada penawaran harga yang
rendah, kadang kala pelanggan ingin barang-barang yang digunakan pada
event mereka itu barang-barang yang berkualitas terbaik tanpa memikirkan
biaya yang akan mereka keluarkan.
Intra industry rivalry ( persaingan dengan perusahaan sejenis )
Untuk persaingan dengan perusahaan sejenis dirasakan cukup ketat,
karena sekarang ini sudah banyak perusahan-perusahaan yang memimiliki
jenis bisnis yang sama.
Dibagi kedalam 3 besar cakupan wilayah perusahaan, yaitu :
- Perusahaan multinasional: Perusahaan mempunyai banyak cabang
yang dibuka di berbagai Negara.
- Perusahaan nasional: Perusahaan mempunyai berbagai cabang
diberbagai daerah tetapi hanya didalam satu Negara.
65
- Perusahaan lokal : perusahaan ini belum memiliki cabang dan
hanya ada di daerah itu saja.
Sulit untuk menyaingi perusahaan yang bersifat perusahaan
multinasional karena perusahaan asing yang membuka cabang di Negara ini
biasanya sudah mempunyai perusahaan PR(Public Relation) dan Event
Organizer sendiri yang telah ditetapkan oleh perusahaan pusat.
Segmen pasar antara Eugenia Communication dengan Inke Maris &
Associates berbeda karena Eugenia Communication baru melayani
pelanggan di area Jakarta dan sekitarnya saja sedangkan Inke Maris &
Associates biasa disingkat IM&A atau IMA ini segmentasinya sudah sangat
luas karena IM&A ini sudah lebih lama terjun di bidang ini sehinnga banyak
perusahaan – perusahaan besar yang menjadi pelanggannya, bukannya hanya
perusahaan di dalam negeri tapi juga perusahaan luar negeri seperti:
Mercedes Benz, Volkwagen (VW), World Gold Council, Telkom,
konglomerat Asia asal Malaysia Guthrie Berhad, proyek Australia-Indonesia
Today ’94 dan Marketing Australia ’95, BP Indonesia-Tangguh LNG
Project, Caltex, Conoco Indonesia, Total E&P Indonisie, Singapore
Airlines, Hong Kong Tourism Board (HKTB), serta BCA, BNI, Bank
Mandiri dan BII.
Dengan mengetahui banyaknya pesaing yang ada untuk perusahaan
Public Relation dan Event Organizer ini maka perusahaan harus selalu
mengetahui gerakan para pesaing baik itu dari masalah kualitas, pelayanan,
skill dari para pesaing tersebut. Contoh beberapa pesaing yang bergerak
dalam bidang jasa Public Relation dan Event Organizer ini : IndoPacific
66
Edelman, Sigma Jaya Advertising, Solusi Mitra Arthatama (SMART), PT.
Kreasi Multi Media, PT. Publicis Dialog.
Buyer’s bargaining power ( kekuatan tawar – menawar dari pembeli )
Daya tawar pelanggan dalam bidang ini cukup tinggi karena pelanggan
merupakan sumber pendapatan utama dalam bidang ini dan jasa yang
ditawarkan perusahaan-perusahaan pesaing lain yang sejenis. Biasanya
pelanggan akan kembali menggunakan jasa PR ini jika merasa pelayanannya
sangat memuaskan bagi mereka dan perusahaan ini akan menjadi PR tetap
perusahaan itu.
Pelanggan-pelanggan Eugenia Communication sudah cukup banyak,
namun pada saat ini Eugenia Communication lebih banyak mendapatkan
kesempatan untuk menangani bidang kesehatan dan makanan. Beberapa
contoh pelanggan yang menggunakan jasa Eugenia Communication:
- Danon : menggunakan jasa Eugenia Communication untuk media
Road Show.
- Bayer : Menggunakan jasa Eugenia Communication untuk
melakukan road show dan mengurus pertemuan rapat
dokter.
- Klinik Jasmin : Menggunakan jasa Eugenia Communication untuk
mengadakan pertemuan dan seminar tentang bayi tabung
pada tanggal 25 April 2010. Mengadakan konferensi pers
antara klinik jasmine dengan para wartawan dengan
pembahasan bayi tabung pada tanggal 27 April 2010, dan
67
radio talk show pada tanggal 7 Mei 2010 dengan topic
pembahasan yang sama.
- Sari Ayu Marta Tilaar : Menggunakan jasa Eugenia
Communication untuk mengadakan pertemuan dan
seminar dengan tema Komunitas Bidan Sehati.
Subtitute products and services ( produk dan jasa pengganti )
Jasa pengganti untuk jasa Public Relation ini adalah e-PR, E-PR itu
adalah suatu kegiatan kehumasan yang dilakukan melalui dunia internet,
semua kegiatan publikasi sampai melakukan hubungan dengan publik,
semua kegiatan tersebut dapat dilakukan melalui internet. Komunikasi yang
dilakukan e-PR melalui e-Mail, memasang iklan langsung melalui internet,
dan memasang membuat website perusahaan, sehingga komunikasi bisa
langsung dilakukan dengan menggunakan situs dari perusahaan tersebut.
Manfaat e-PR antara lain, dapat menjalin hubungan yang baik dengan
berbagai media melalui media center online, dapat membangun digital brand
images, dapat digunakan sebagai sarana komunikasi pasar global maupun
mitra bisnis internasional dengan biaya yang minim, dan dapat langsung
memperoleh keinginan-keinginan public tanpa harus menebak dan
melakukan riset.
Ancaman dengan adanya jasa pengganti dari jasa PR ini adalah adanya
komunikasi yang terjadi konstan, dalam arti internet tidak pernah istirahat
dengan target pelanggannya di seluruh dunia mampu bekerja 24 jam non
stop. Sedangkan PR yang ada sekarang, hanya dalam waktu tertentu dan
jarak tertentu saja. E-PR dapat merespon dengan cepat semua permasalahan
68
dan pertanyaan dari para pelanggan karena menggunakan internet,
sedangkan PR yang biasa tidak dapat merespon dengan cepat permasalahan,
tetapi harus mengadakan riset dan survey secara manual terlebih dahulu.
Gambar 3.2 Analisis lima kekuatan bersaing Porter pada Eugenia Communication
Sumber : Wawancara (2010)
69
3.5 Analisis Perancangan E-Marketing
Analisis perancangan e-marketing akan menggunakan metode Seven Stages of
Internet Marketing. Didalam bab ini akan dijelaskan tiga tahap pertama dari metode
tersebut, sedangkan empat tahap selanjutnya akan dijealskan di bab selanjutnya.
3.5.1 Tahap I : Framing The Market Opportunity (menganalisis peluang pasar).
3.5.1.1 Meneliti peluang pada sistem yang berjalan atau pada sistem yang
baru
1. Pengguna Internet yang semakin meningkat
Memasuki era globalisasi sekarang ini, pengguna Internet semakin
meningkat tajam. Hal ini dapat dilihat dari survei yang dilakukan
Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APJII) terhadap
jumlah pelanggan dan pemakai Internet di Indonesia sampai bulan
Desember tahun 2007 (seperti terlihat pada tabel 3.2).
Sumber : http://www.apjii.or.id/dokumentasi/statistik.php
Tabel 3.2 : Perkembangan Jumlah Pelanggan & Pemakai Internet (Kumulatif)
* perkiraan s/d Desember 2007
70
Maka ini akan memberikan peluang untuk perusahaan jika ingin
membuat e-marketing.
2. Harga Internet yang semakin murah
Dengan semakin murahnya harga Internet sekarang ini, maka
pengguna internet pun juga akan meningkat. Informasi ini kami dapat
dari www.telkomspeedy.com sebagai penyedia internet yang sudah
cukup terkenal di Indonesia, paket yang mereka tawarkan juga
tergolong cukup murah untuk melakukan pemasangan internet (seperti
terlihat pada tabel 3.2). Tentu hal ini akan memacu pertumbuhan
pengguna internet di Indonesia dan berdampak pada pemberian
peluang yang besar kepada perusahaan jika ingin memperluas pangsa
pasarnya dengan menggunakan e-marketing.
(Sumber : www.telkomspeedy.com)
Tabel 3.3 : Paket yang ditawarkan Speedy
71
3. Mobilitas yang terbatas
Seiring dengan berjalannya waktu, maka jumlah penduduk
Indonesia semakin banyak, hal tersebut berpengaruh kepada pergerakan
yang bisa dilakukan oleh calon pelanggan dapat terhambat jika calon
pelanggan tersebut ingin datang langsung untuk meninjau perusahaan.
Penghambatan itu dapat berupa kemacetan lalu lintas, tenaga ekstra
yang lebih untuk menaiki alat transportasi lalu calon pelanggan menjadi
lelah untuk menentukan pilihan, dan sebagainya. Tentunya jika ada
cara yang lebih praktis dan hemat, maka calon pelanggan tersebut akan
lebih memilih cara tersebut. Salah satu dari cara tersebut adalah dengan
menggunakan internet. Mereka bisa memesan bentuk jasa yang
diinginkan tanpa harus dikejar-kejar waktu, membuang tenaga, pikiran
dan uang yang banyak. Cukup dengan memiliki komputer dan akses
internet, maka permintaan jasa pun dapat dilakukan oleh calon
pelanggan tersebut. Kelebihan yang didapatkan kedua belah pihak baik
dari sisi perusahaan maupun sang pengguna jasa dapat
meminimalisasikan aktivitas berpergian. Dengan keadaan tersebut
maka peluang yang sangat besar muncul untuk membuat e-marketing
berupa pengganti strategi pemasaran yang konvensional.
4. Kebutuhan akan nilai sistem yang lebih efisien
Rangkaian sistem pemasaran pada Eugenia Communication saat
ini adalah :
a) Konektivitas melalui telepon dan faksimili dengan perusahaan mitra
kerja.
72
b) Account Executive melakukan persentasi untuk menentukan
kesepakatan tanggal, bentuk kegiatan jasa, dan hal-hal yang
dibutuhkan untuk melakukan kegiatan jasa yang diinginkan.
c) Public Relation Officer melakukan advertising dalam kondisi jika
dibutuhkan.
Pada rangkaian aktivitas diatas, diperlukan adanya pengembangan
sistem agar rangkaian aktivitas tersebut menjadi lebih ringkas dengan
proses yang cepat dan hasil yang akurat. Sehingga akan berdampak
terhadap peningkatan jumlah pelanggan.
5. Target pasar yang mayoritasnya merupakan perusahaan-perusahaan yang
bergerak dibidang kesehatan.
Karena target pasar dari Eugenia Communication merupakan
perusahaan-perusahaan yang cukup besar yang bergerak pada bidang
kesehatan pada umumnya sudah menggunakan fasilitas internet, maka
penggunaan website sudah menjadi hal yang umum bagi perusahaan
tersebut. Hal ini menjadi suatu peluang bagi Eugenia Communication
untuk melakukan pengembangan website.
6. Kemampuan jaringan internet yang dapat menjangkau seluruh daerah.
Karena perusahaan ini hanya berlokasi di satu tempat akan sulit
untuk melakukan pemasaran sampai ke daerah-daerah yang jauh,
melalui penggunaan internet diharapkan jangkauan pemasaran dapat
semakin luas, pelanggan di daerah yang jauh dapat mengenal perusahaan
ini.
73
7. Internet merupakan sarana online 24 jam.
Dengan diterapkannya penggunaan internet diharapkan perusahaan
dapat berkomunikasi terus dengan pelanggan, sehingga masalah-masalah
yang terjadi dapat secepat mungkin diidentifikasi dan ditangani secepat
mungkin.
8. Keinginan untuk melihat desain secara nyata.
Melihat jenis produk/jasa yang ditawarkan merupakan desain atau
gambar dimana pada umumnya calon pelanggan atau pelanggan ingin
melihat contoh desain tersebut secara nyata penggunaan website akan
memudahkan perusahaan dalam melakukan pemberian contoh tersebut.
3.5.1.2 Mengidentifikasi Kebutuhan/ Harapan Pelanggan Yang Tidak
Terpenuhi
A. Sistem Berjalan
Pertama, Account Executive melakukan persentasi kepada
pelanggan untuk menentukan kesepakatan seperti tanggal kegiatan,
bentuk kegiatan, cara pembayaran dan hal-hal yang dibutuhkan lainnya.
Lalu Public Relation Officer melakukan pengiklanan terhadap acara yang
ingin dibuat nantinya jika diperlukan. Setelah itu, Public Relation Officer
melakukan desain grafis terhadap hal-hal yang dibutuhkan. Setelah desain
grafis selesai, maka Public Relation Officer tersebut mempersiapkan
Press Kit, Press Release, lalu menggabungkan Press Kit dan Press
Release menjadi satu. Lalu Public Relation Officer tersebut mengirimkan
undangan dengan cara-cara yang disepakati. Setelah itu, acara
dilaksanakan sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati, setelah acara
74
selesai maka Public Relation Officer melakukan Reporting CD untuk
diserahkan kepada Public Relation Manager. Setelah itu, Public Relation
Manager menyerahkan PR Value kepada Bagian Keuangan. Setelah acara
selesai maka pelanggan melunasi pembayaran atas penggunaan jasa yang
dilakukan sesuai dengan kesepakatan.
Gambar 3.3 : Rich Picture Sistem yang Berjalan
B. Menentukan Kebutuhan Pelanggan Yang Belum Terpenuhi Oleh
Eugenia Communication
1. Tidak adanya fitur untuk membantu pelanggan dalam mencari ide
desain.
Perusahaan bisa menyediakan fitur pelayanan tambahan berupa
custom mengenai detail persiapan-persiapan yang dibutuhkan untuk
75
membuat suatu acara yang berhubungan dengan jasa kegiatan usaha
sejenis sehingga para pelanggan yang masih awam dapat mengerti
seluk beluk hal-hal yang diperlukan untuk mengadakan suatu acara.
2. Tidak adanya wadah untuk pelanggan saling berkomunikasi
Pelanggan ingin berinteraksi dan membentuk komunitas sesama
pelanggan agar dapat memperoleh informasi-informasi baru dari
bidang usaha sejenis agar mengerti kelebihan dan kekurangan
masing-masing bidang.
3. Sulitnya mendapatkan informasi dari perusahaan
Informasi sangat dibutuhkan oleh para Pelanggan terutama yang
masih awam di bidang pembuatan acara Public Relation, maka
Eugenia Communication akan membantu para Pelanggan tersebut
jika pelanggan mempunyai pertanyaan tentang Eugenia
Communication , maka pelanggan dapat bertanya melalui telepon,
mengirimkan e-mail, menanyakan melalui account facebook atau
twitter perusahaan. Eugenia Communication juga akan melakukan
update mengenai informasi yang terdapat di dalam Perusahaan
seaktual mungkin baik berupa layanan baru hingga promosi.
4. Tidak Adanya Fitur Perkiraan Harga
Saat ini Pelanggan tidak memiliki gambaran mengenai harga-harga
untuk melakukan suatu kegiatan Public Relation karena para
pelanggan tersebut akan menyesuaikan bentuk kegiatan yang
diinginkan sesuai dengan budget yang dimiliki olehnya hingga jasa
terutama bagi para Pelanggan yang awam terhadap bidang
76
perencanaan kegiatan Public Relation ini. Eugenia Communication
akan mencantumkan mengenai berapa banyak budget yang
dimiliki, lalu Eugenia Communication akan memberikan saran
melalui persentasi yang dilakukan oleh Account Executive agar
pelanggan tersebut dapat memilih bentuk kegiatan yang sesuai
keinginan.
5. Tidak Adanya Fitur Untuk Melihat Bukti Nyata Yang Menyatakan
Kepuasan Pelanggan Lain atau Testimoni.
Pelanggan mengharapkan adanya pendapat-pendapat dari
Pelanggan yang sudah merasakan pelayanan yang diberikan oleh
Eugenia Communication sehingga ada rasa aman tersendiri bagi
para Pelanggan mengenai kekhawatiran yang timbul akan
pelayanan Eugenia Communication bagi para Pelanggan mereka.
Kualitas dan tingkat kepuasan dapat dilihat dari fitur tersebut.
3.5.1.3 Menentukan Segmentasi Pasar
Segmentasi pasar pada perusahaan Eugenia Communication saat
ini adalah perusahaan – perusahaan yang bergerak pada ruang lingkup
kesehatan, sedangkan untuk target pasarnya adalah perusahaan yang
memproduksi produk-produk kesehatan untuk dikonsumsi. contohnya
Eugenia Communication melakukan kerjasama dengan Anmum yaitu
perusahaan yang bergerak dalam bidang minuman kesehatan bagi ibu
hamil dan menyusui. Ada dua tipe kontrak kerja dari pelanggan
kepada Eugenia Communication dalam melakukan pembayaran, yaitu:
• Retainer, yaitu perusahaan-perusahaan yang memiliki kontrak
77
kerjasama dengan Eugenia Communication dalam waktu yang
disepakati (minimal 1 tahun) untuk terus melaksanakan kegiatan
Public Relation terhadap perusahaan tersebut dan bertanggung
jawab sesuai dengan kontrak kerja yang disepakati kedua belah
pihak. Perusahaan tersebut wajib melakukan pembayaran kepada
Eugenia Communication setiap bulannya dalam waktu kontrak
kerja yang disepakati, terlepas dari ada atau tidaknya kegiatan
Public Relation dan Event Organizer yang dilaksanakan pada bulan
tersebut.
• Ad-Hoc, yaitu perusahaan-perusahaan yang hanya menggunakan jasa
dari Eugenia Communication tidak terikat kontrak kerja dalam
periode tertentu, melainkan hanya pada saat diminta saja.
Perusahaan tersebut melakukan pembayaran kepada Eugenia
Communication hanya pada saat dilakukan kegiatan saja.
3.5.1.4 Mengidentifikasi Sumber Daya Perusahaan
Sumber daya yang dimiliki Eugenia Communication terdiri dari :
- Sumber Daya Manusia
Saat ini Eugenia Communication telah mempekerjakan 19 orang
staff dan beberapa orang tenaga ahli dalam bidang pengerjaan acara
Public Relation beserta hal-hal yang dibutuhkannya seperti desain grafis,
para pekerja yang terjun langsung ke lapangan hingga pengadaan alat-alat
yang dibutuhkan. Para tenaga ahli tersebut dipekerjakan sesuai dengan
kapasitas pekerjaan yang diberikan, semakin berat pekerjaan yang
diberikan maka akan dikerahkan juga semakin banyak tenaga ahli untuk
78
melaksanakannya. Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan disesuaikan
dengan seberapa besar Event yang dilakukan oleh Eugenia
Communication. Untuk para Staff terdiri dari 2 orang Komisaris
Perusahaan, 1 orang Direktur Utama, 1 orang Direktur Public Relation
and Marketing, 1 orang Direktur Keuangan dan Operasional, 2 orang
Account Executive, 1 orang Event Manager, 1 orang Public Relation
Manager, 1 orang bagian Keuangan, 1 orang bagian Administrasi, 2 orang
bagian Umum, 2 orang Account Executive Officer, 1 orang Event Officer
dan 3 orang Public Relation Officer. Semua staff yang dimiliki oleh
Eugenia Communication tersebut melakukan pekerjaannya full time dari
pukul 9 pagi hingga pukul 5 sore. Pekerjaan tersebut dilakukan pada
hari Senin hingga hari Jumat. Staff yang merangkap sebagai Public
Relation Manager akan melakukan tugas untuk tetap siap apabila terjadi
pemesanan kegiatan jasa di luar jam kerja tersebut.
- Rekan Kerja
Saat ini Eugenia Communication memiliki rekan kerja yaitu Hotel
Sahid Jaya, Percetakan, Digital Printing, dan perusahaan-perusahaan
lain yang menyediakan barang-barang yang dibutuhkan untuk
melakukan suatu kegiatan Public Relation.
- Metode Pemasaran
Metode pemasaran yang dilakukan oleh Eugenia Communication
pada saat ini adalah melalui website. Namun berdasarkan analisis kami,
website yang sudah ada tersebut memiliki beberapa kekurangan.
Kekurangan tersebut adalah :
79
o Tampilan layar yang kurang menarik
o Terbatasnya informasi yang diberikan. Seluruh isi website Eugenia
Communication hanya berisi sejarah singkat, pelanggan-pelanggan
mana saja yang sudah menggunakan dan sedikit informasi
mengenasi kegiatan jasa yang ditawarkan.
o Minimnya fitur yang diberikan dalam website tersebut.
o Tidak memberikan adanya fitur feedback atau interaksi terhadap
pelanggan, karena para pelanggan ingin melakukan interaksi
langsung terhadap perusahaan ini mengenai kegiatan jasa yang
diinginkan beserta hal-hal yang dibutuhkan. Untuk melakukan
interaksi, maka pelanggan tersebut harus menelpon perusahaan
terlebih dahulu agar tercipta interaksi.
80
Gambar 3.4. Tampilan layar Home Eugenia Communication saat ini.
Gambar 3.5 Tampilan layar Service Eugenia Communication saat ini
81
3.5.1.5 Menafsirkan Pesaing, Teknologi dan Keuangan Perusahaan.
3.5.1.5.1 Pesaing
Setiap perusahaan pasti memiliki kompetitor atau pesaing, apapun
bidang usaha mereka dan sekecil apapun usaha mereka. Kompetitor ini
terbagi atas dua bagian yaitu : kompetitor lokal dan kompetitor non-lokal.
Kompetitor lokal adalah para pesaing yang berasal dari negara Indonesia dan
hanya memiliki kantor-kantor di wilayah Indonesia, sedangkan kompetitor
non-lokal adalah para pesaing yang berasal dari luar Indonesia dan membuka
cabang di Indonesia. Eugenia Communication adalah perusahaan Public
Relation lokal sehingga para pesaingnya diambil dari para kompetitor lokal
seperti Batavia Communication, PT. Inkemaris, dan PT. Kudos Indonesia.
3.5.1.5.2 Teknologi
Teknologi yang dimiliki oleh Eugenia Communication dibedakan
menjadi 2 macam yaitu hardware (perangkat keras) dan software
(perangkat lunak).
o Hardware (perangkat keras)
Eugenia Communication memiliki 15 unit laptop dan 2 buah pc
dengan sistem client-server yang terbagi : 15 unit laptop pada
seluruh bagian kecuali bagian Event Officer dan Event Manager
yang menggunakan 2 unit pc untuk melakukan desain grafis.
82
Berikut adalah spesifikasi hardware yang dimiliki oleh Eugenia
Communication saat ini :
Fungsi Spesifikasi Jumlah Server
(Komputer)
Processor : Intel Pentium Core2Duo @2.66 GHZ Hard Disk 500Gb RAM 2Gb Operating System : Windows XP DVD-RW
2 Unit
Client (Laptop)
Processor : Intel Dual Core T4400 Hard Disk 320Gb Ram 2Gb Operating System : Windows XP DVD Combo
15 Unit
Lain-lain Printer Modem Intranet Telepon + Faksimili Internal Phone Handytalky Infocus/ LCD Kabel Spliter @20 m 2 Kamera SLR 1 Kamera Pocket Portable Sound System Tape Recording Pointers
2 Unit 1 Unit 2 Unit 4 Unit 4 Unit 2 Unit 2 Unit 2 Unit 1 Unit 2 Unit 2 Unit 3 Unit
Tabel 3.4 Spesifikasi hardware pada Eugenia Communication
o Software (perangkat lunak)
Eugenia Communication memiliki perangkat lunak yaitu Microsoft
Office 2007, Corel Draw X4, Adobe Photoshop, Pagemaker,
Adobeflashplayer, Moviemaker, dan lain-lain.
83
3.5.1.5.3 Keuangan Perusahaan
Kondisi dan pertumbuhan keuangan pada Eugenia Communication
cukup baik, hal ini terlihat dari persentase laba yang diperoleh oleh
Eugenia Communication karena dari awal berdiri hingga saat ini tiap
tahunnya memperoleh laba sebesar 40-60% hingga saat ini.
3.5.1.5.4 Membuat Penilaian “Go or No Go”
Pada tahap ini, sebuah tim manajemen harus mempunyai gambaran
yang jelas mengenai peluang pasar dan dapat mengidentifikasi segmentasi
pelanggan agar dapat didukung dengan data dari apa yang tidak terpenuhi
pada segmen pelanggan (unmet) dan juga harus memahami kelebihan apa
yang dimiliki oleh perusahaan, dan bagaimana pesaing, teknologi dan
keuangan dari perusahaan. Sehingga dari pemahaman itulah yang akan
menggambarkan apakah perusahaan ini layak go dalam e-marketing atau
tidak.
Gambar 3.6 Perkiraan dari keseluruhan peluang dari Eugenia Communication
84
Dalam menentukan go/ not-go dengan internet marketing terdapat
beberapa variabel penentu yang digunakan, antara lain :
o Competitive vulnerability
Dalam hal persaingan, bagi Eugenia Communication
competitive vulnerability termasuk dalam faktor yang
positif. Karena persaingan yang berada di kegiatan bisnis
Public Relation cukup banyak dan sebagian besar dari
mereka sudah menggunakan media internet sebagai sarana
pemasarannya. Agar pangsa pasar dari Eugenia
Communication dapat diperluas dan tetap mempertahankan
pelanggan yang sebelumnya sudah menggunakan jasa dari
Eugenia Communication, maka dibutuhkan website untuk
memasarkan kegiatan jasanya.
o Technology vulnerability
Dalam hal teknis, Eugenia Communication termasuk dalam
faktor positif, karena sarana dan prasarana yang dimiliki
oleh Eugenia Communication sudah cukup baik untuk
melaksanakan pemasaran secara online.
o Magnitude of Unmet Needs
Kebutuhan yang tidak terpenuhi oleh Eugenia
Communication seperti kemudahan mendapatkan informasi
dan dengan adanya website ini, maka akan memudahkan
pengunjung untuk mendapatkan informasi, sedangkan
dalam segi pelanggan website ini membantu dalam
85
mempromosikan event mereka. Alasan itulah yang
membuat pengembangan e-marketing akan sangat
membantu dalam pelayanan sehingga faktor positif diambil
dalam variabel ini. Penggunaan e-marketing sebagai sarana
pemasaran dan pemberian informasi secara cepat, dimana
saja dan kapan saja adalah pilihan tepat untuk Eugenia
Communication.
o Likely Rate of Growth
Tingkat pertumbuhan yang dialami oleh Eugenia
Communication termasuk dalam faktor positif. Hal ini
terlihat dari adanya pengembangan sarana dan prasarana
yang dimiliki agar kegiatan bisnis Public Relation yang
dilakukan oleh Eugenia Communication tidak mengalami
kendala pada saat proses eksekusi. Dalam periode tertentu,
Eugenia Communication mengganti alat-alat penunjang
kegiatan bisnisnya lalu alat-alat penunjang tersebut juga
disertakan cadangannya agar mencegah terjadinya
penghambatan proses eksekusi karena permasalahan teknis.
o Market Size
Pada tahap market size, Eugenia Communication termasuk
variabel yang bernilai positif. Sejak awal berdiri, dimana
pangsa pasar Eugenia Communication adalah individu dan
belum menyentuh pangsa pasar perusahaan, pangsa pasar
tersebut telah berkembang hingga saat ini Eugenia
86
Communication sudah menangani permintaan jasa dari
perusahaan-perusahaan Multinasional. Eugenia
Communication juga menyediakan jasa bagi perusahaan
kecil dan menengah, sehingga hal ini menjadi nilai tambah
dalam memasuki pemasaran melalui internet.
o Level of Profitability
Perkembangan keuangan berupa laba yang diperoleh
Eugenia Communication terus meningkat dari tahun ke
tahun, dapat dilihat dari persentasi kenaikan laba dari tahun
ke tahun tersebut sekitar 40-60% dari awal berdiri hingga
saat ini. Hal ini menunjukan bahwa dari segi perekonomian,
Eugenia Communication sangat mendukung untuk
mengembangkan e-marketing pada pemasaran mereka.
o Technical vulnerability
Dalam hal teknis, Eugenia Communication termasuk dalam
faktor positif karena permintaan jasa dari konsumen kepada
Eugenia Communication ditentukan sesuai dengan prosedur
yang tidak terlalu rumit. Pelanggan hanya tinggal
menghubungi Eugenia Communication agar dikirim seorang
Executive Officer untuk menjawab permintaan tersebut, dan
sang pelanggan hanya tinggal memberitahukan kegiatan jasa
apa yang ingin dia gunakan dari Eugenia Communication,
dan Executive Officer itu pun akan membantu
merancangnya.
87
o Interaction between segments
Dalam hal interaksi antar segmen ini, Eugenia
Communication termasuk dalam hal negatif. Hal ini karena
hubungan interaksi antar sesama pelanggan Eugenia
Communication tidak terjadi. Karena pelanggan dari
Eugenia Communication dibedakan menurut segmentasi
yang tidak memungkinkan terjadinya interaksi satu dengan
yang lainnya.
Dari hasil analisa yang telah dilakukan, dimana hasil faktor dari
masing-masing variabel lebih banyak bernilai positif. Maka Eugenia
Communication dapat melakukan pemasaran dengan menggunakan
teknologi internet atau e-marketing. Penggunaan e-marketing sebagai
sarana pemasaran bagi Eugenia Communication sangat didukung oleh
semua faktor yang menentukan kemajuan dari perusahaan ini, sehingga
keputusan secara keseluruhan adalah Go.
88
3.5.2 Tahap II : Formulating The Marketing Strategy ( merumuskan strategi
pemasaran)
Pada tahap kedua ini digunakan strategi pemasaran internet : Bricks and
Mortars.
Hasil formulasi strategi pemasaran :
A. Segmentation
Gambar 3.7 : Bricks and Mortar Segmentation Eugenia Communication
Segmentasi internet marketing dari Eugenia Communication adalah
Market expansion, karena tidak terjadi perubahan karakteristik
segmentasi perusahaan tetapi mengalami perubahan pada ukuran pasar
perusahaan. Kesimpulan dari market expansion yang harus dilakukan
oleh Eugenia Communication adalah menerapkan pemasaran
menggunakan website dimana website ini difokuskan kepada pemberian
informasi mengenai event calendar dan servis yang disediakan oleh
perusahaan. Dengan pemasaran melalui website ini diharapkan Eugenia
Communication lebih dapat dikenal oleh pelanggan yang berada di dalam
89
maupun diluar kota, sehingga akan lebih banyak lagi pelanggan yang
ingin berkerjasama dengan Eugenia Communication.
B. Targeting
Gambar 3.8 : Bricks and Mortar Targeting Eugenia Communication
Sasaran online dari Eugenia Communication adalah blanket
targeting karena target pasar yang dituju perusahaan tetap sama dengan
target pasar saat offline tetapi segmennya dapat meluas karena masalah
geografis dapat diminimalkan. Hal ini membuat lebih banyak konsumen
yang dapat dijangkau melalui internet.
90
C. Positioning
Gambar 3.9 : Bricks and Mortar Positioning Eugenia Communication
Pada strategi positioning Eugenia Communication tetap
menggunakan strategi pemasaran yang sama tetapi ditambah dengan
penggunaan internet untuk menambah kenyamanan dan kemudahan bagi
pelanggan dalam memperoleh informasi berkaitan dengan layanan yang
dimiliki perusahaan. Aplikasi e-marketing ini dapat menjadi nilai tambah
baru bagi strategi pemasaran perusahaan yaitu dengan adanya event
calendar yang didalamnya terdapat Remind Me dan Tell a Friend yang
berada di setiap artikel, news atau event yang dipilih oleh pelanggan, dan
newsletters pelanggan akan langsung mendapatkan undangan di e-
mailnya jika PT. Tulus Putera mengadakan acara.
91
3.5.3 Tahap III : Designing The Customer Experience ( merancang pengalaman
pelanggan)
Tahap-tahap pengalaman pelanggan
Pengalaman yang diinginkan oleh pelanggan
Yang dapat di berikan oleh Eugenia Communication
Functionality • Semua fungsi berjalan dengan baik
• Kemudahan dalam navigasi
• Kecepatan
• Keamanan
• Reability
• Dapat diakses dari
berbagai media
• Tidak ada kesalahan-kesalahan pada web
• Perancangan navigasi yang mudah dimengerti
• Navigasi berdasarkan kategori.
• Disain dasar Tidak banyak memasukkan gambar dan ukuran filenya sudah dimaksimalkan terlebih dahulu.
• Pada sisi server menggunakan spesifikasi server, koneksi internet dan software pendukung yang baik.
• Keamanan pada server yang mengunakan software yang sudah stabil.
• Menggunakan Security image (Captcha) pada website yang dibuat.
• Hal yang dapat di percaya dalam mejelaskan secara luas dari periode waktu untuk mendownload.
• Website dapat di akses dari berbagai browser, pelanggan juga dapat melihat melihat web perusahaan ini melalui handphone.
Intimacy • Kemudahan dalam • Informasi yang
92
mendapatkan informasi
• Pengalaman konsumen
yang berulang • Nilai tambah yang
didapatkan.
terdapat di website selalu terupdate dan juga disediakan account facebook dan twitter.
• Pelanggan dapat menggunakan Remind me dimana terdapat fitur tell a friend didalamnya atau bookmark.
• Di website ini terdapat Remind me, Tell a Friend, Event News, Event Calendar, How to Start Working with Us, Documentation ( Video, Image, dan Text), menu Client, Testimonial, Social Network, dan News Letters.
Evangelism • Berbagi pengalaman dengan orang lain
• Disitus ini disediakan aplikasi “Tell a Friend”
Tabel 3.5 Merancang pengalaman pelanggan
Keterangan :
1. Funcionality :
Semua fungsi berjalan dengan baik
Tujuan : situs web yang sudah dirancang, fungsi-fungsinya berjalan
dengan baik sehingga tidak ada kesalahan pada saat pelanggan sedang
mengakses website Eugenia Communication.
Kemudahan dalam navigasi
Tujuan : Situs web yang dirancang mudah dimengerti dan sederhana serta
berdasarkan kategori sehingga memudahkan user untuk mencari lokasi
93
informasi yang diperlukan. Hal ini dilakukan agar menjaga user setelah
mengakses halaman web tidak perlu kembali kehalaman utama atau
halaman awal.
Kecepatan
Tujuan : Gambar-gambar yang dimasukkan tidak terlalu banyak dan
ukuran file sebelumya sudah diperkecil sehingga tidak memberatkan pada
saat user melihat-lihat informasi yang disediakan, juga menggunakan
spesifikasi server, koneksi internet, dan software yang baik sehingga pada
saat pelanggan mengakses website ini tampilannya akan terbuka secara
cepat.
Keamanan
Tujuan : agar website ini aman maka digunakanlah server yang sudah
stabil sehingga pada saat diakses tidak terjadi kesalahan atau eror.
Website ini juga menggunakan security image (Captcha) untuk
pengamannya, Security image (Captcha) Dibuat untuk membedakan
antara mesin ( bot ) dan manusia. Security image (Captcha) dibuat untuk
melakukan validasi input pada website-website yang mempersilahkan
pengunjung memberikan input-an baik berupa komentar, shoutout, kotak
pendaftaran, atau apapun dimana pengunjung menginputkan sesuatu.
Reability
Tujuan : memberikan kepercayan kepada pelanggan mengenai informasi
yang disediakan pada website ini.
94
Dapat diakses dari berbagai media
Tujuan : Hal ini dapat memudahkan user yang menggunakan berbagai
platform sehingga tampilan situs tidak mengalami perbedaan dan juga
website Eugenia Communication dapat di akses melalui handphone.
2. Intimacy
Kemudahan dalam mendapatkan informasi
informasi tentang event-event akan terus uptodate sehingga pelanggan
akan memperoleh informasi terbaru tentang event-event yang akan
dilaksanakan oleh perusahaan. Eugenia Communication juga
mempunyai account facebook dan twitter untuk pelanggan yang ingin
menanyakan informasi mengenai event-event perusahaan dan lainnya.
Pengalaman konsumen yang berulang
Tujuan : Pelanggan dapat menggunakan fitur Remind me, tell a friend,
dan jika pelanggan ingin menyimpan info tentang acara Eugenia
Communication pelanggan dapat melakukan bookmark.
Nilai tambah yang didapatkan
Tujuan : Di website ini terdapat Remind me dan Tell a Friend jika
pelanggan ingin diberitahu event dengan spesifikasi tertentu yang
diinginkan maka Eugenia Communication akan mengirimkan
pemberitahuan jika ada event tersebut, tell a friend jika pelanggan
ingin memberitahukan informasi yang didapat kepada temannya, event
news adalah acara-acara yang akan diadakan oleh Eugenia
Communication, pada event calendar terdapat harga-harga tiket acara
95
tersebut, dimana dan kapan acara itu akan berlangsung , how to start
working with us ini adalah langkah-langkah bagi pelanggan jika ingin
bekerja sama dengan Eugenia Communication, didalam documentation
ini terdapa image, dan text tentang acara-acara yang sudah dilakuakan,
isi menu client terdapat nama-nama pelanggan yang sudah memakai
jasa Eugenia Communication, testimonial perusahaan akan memuat
event yang telah dilakukan oleh perusahaan atas persetujuan
pelanggan, social network adalah salah satu cara menjaring pelanggan
melalui facebook dan twitter, dan terakhir news letters yaitu undangan
yang dikirimkan melalui e-mail oleh perusahaan kepada pelanggan.
3. Evangelism
Tujuan : Tell a friend atau remind me dapat di gunakan oleh pelanggan
untuk memberikan informasi tentang informasi event-event perusahaan
ke orang lain atau jika pelanggan ingin di ingatkan tentang event
tersebut melalui e-mail yaitu dengan cara memasukkan alamat e-mail
orang lain atau alamat e-mail sendiri yang akan dikirimkan informasi
tersebut.