48

BAB 3

ANALSIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1. Riwayat Perusahaan

PT. Grama Bazita merupakan sebuah perusahaan ahli teknik dan

kontraktor yang menawarkan segala pelayanan di bidang teknik, pengadaan

barang, konstruksi & pemeliharaan hingga pembangunan industrial dan gedung

komersial.

Pada mulanya Grama Bazita berkiprah murni hanya sebagai kontraktor

peralatan. Saat ini memiliki kemampuan tidak hanya saja mengerjakan proyek

peralatan, produksi, mekanikal, pemasangan pipa, elektrikal, otomatisasi dan

pengendalian, penyejuk udara, perlindungan kebakaran, dan pemasangan pipa

ledeng.

Divisi teknik & konstruksi Grama Bazita telah beroperasi sejak tahun

1990. Kantor pusat berada di Jakarta dengan kantor-kantor cabang di Surabaya,

medan, dan pekanbaru.

3.2. Visi dan misi Perusahaan

Visi dan Misi Perusahaan adalah penekanan perhatian pada kerja tim,

yang membedakan dari yang lain. Personel perusahaan di lokasi konstruksi

mempertunjukan hal ini dalam tugas pribadi mereka masing-masing, dimana

koordinasi dengan client, vendor, dan kontraktor lain diperlakukan sebagai hal

yang terpenting.

49

 

3.3. Struktur organisasi

Struktur organisasi dari perusahaan ini adalah sebagai berikut :

Gam

bar 3.1 Struktur Organisasi

50

 

3.4. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

Pembagian tugas dan tanggung jawab di perusahaan ini adalah sebagai

berikut :

a. Secretary

Sekretaris Manajer Umum bertanggung jawab untuk membantu

pekerjaan Manajer Umum & untuk mengkoordinasikan semua kegiatan di

kantor pusat.

Tugas dari sekretaris manajer adalah sebagai berikut :

• Membuat laporan IPO (Incoming Purchase Order) setiap bulannya

• Mencatat pemasukkan fax setiap harinya

• Mencatat pengeluaran kertas setiap hari

• Memperbaiki head office (gedung, elektrik, dan sebagainya) jika

diperlukan

• Setiap harinya menangani Driver, jadwal pertemuan dan operasi

• Membersihkan head office jika diperlukan

• Menangani event kantor jika diperlukan

• Menangani pertemuan dengan client jika diperlukan

• Mempersiapkan MOM dan distribusi setiap Minggunya

• Membuat laporan anggaran untuk GM jika diperlukan

• Merekrut karyawan melalui pemasangan iklan atau agen jika diperlukan

51

 

b. Estimation Coordinator

Estimation coordinator bertanggung jawab untuk memeriksa

penawaran dan melaporkan ke Manajer Umum sebelum di serahkan ke client.

Tugas dari estimation coordinator adalah sebagai berikut :

• Memeriksa hasil perhitungan dari perkiraan waktu selama membuat

proposal penawaran

• Memeriksa dokumen rekayasa setelah diterima dari client sebelum tim

membuat perhitungan BOQ

• Presentasi ke client selama klarifikasi teknis sesuai tim membuat kutipan

c. Project Coordinator

Project cooerdinator bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan

semua kegiatan proyek & membantu Manager Operasional dalam

pelaksanaan sistem standarisasi.

Tugas project coordinator adalah sebagai berikut :

• Mempersiapkan format dan standarisasi dari sistem per pedoman yang

disediakan oleh Manajer Operasional

• Menjaga dokumen proyek yang berbeda sesuai dengan dokumentasi

filsafat

• Berkoordinasi dengan tempat yang berbeda untuk mengumpulkan letak

koordinator kemajuan setiap hari dan setiap minggunya

52

 

• Berkoordinasi dengan departemen pembelian dan logistik untuk

memastikan bahwa kebutuhan material dari tempatnya harus dirawat

sesuai jadwal proyek.

• Berkoordinasi dengan Departemen HR untuk memastikan bahwa setiap

kebutuhan tenaga kerja dari tempatnya akan menangani proyek sesuai

jadwal

• Mengikuti instruksi yang disampaikan oleh Manajer Operasional untuk

memperlancar kegiatan proyek dan memperkuat perusahaan

• Mempersiapkan gambar, laporan kemajuan, bagan organisasi, S-Curve,

dari waktu ke waktu untuk memenuhi persyaratan proyek

• Mempersiapkan Laporan Status Faktur

d. Maintenance Controller

Maintenance Controller bertanggung jawab untuk mengangani semua

kegiatan perbaikan elektrik.

Tugas dari maintenance controller adalah sebagai berikut :

• Preventive maintenance meliputi inspeksi visual untuk semua sistem

elektrik, membersihkan dan menguji.

• Perbaikan rutin meliputi memperbaiki, men-setting, memonitor, trouble

shooting.

• Instalasi meliputi instalasi baru, modifikasi, relocation.

• Perbaikan mesin meliputi perubahan bantalan, dissembling mesin,

mengecek mesin.

53

 

e. Purchassing Officer

Purchassing Officer bertanggung jawab untuk membeli sebagian

besar bahan/barang untuk semua proyek, mendukung pengukur dalam

menyediakan semua data dan berkoordinasi dengan rekan-rekan semua

kegiatan pengadaan dan logistik di departemen.

Tugas dari Purchassing Officer adalah sebagai berikut :

• Penawaran / Tender Stage

Tender Stage ini melakukan tugas sebagai berikut :

Mengumpulkan Bill of Quantity dan semua

dokumen pendukung dari penilai

Mendapatkan izin dari spesifikasi material

Memandu pembelian sekretaris untuk

mempersiapkan penyelidikan

Memeriksa pendapatan quota memenuhi

spesifikasi atau tidak

Memeriksa semua data sebelum melakukan

penawaran

• Tahap proyek

Tahap proyek ini melakukan tugas sebagai berikut :

Mengumpulkan Bill of Quantity dan semua dokumen

pendukung.

Menyiapkan, mengirim dan menindaklanjuti penyelidikan

untuk vendor

Memilih penghargaan proses paska vendor

54

 

Mempersiapkan tawaran tabulasi untuk perbandingan harga

Menghitung anggaran pembelian

Melepaskan Pesanan Pembelian (PO) berdasarkan materi

kontrak atau permintaan

Mengumpulkan Delivery Order (DO) dari vendor

Memastikan bahwa bahan/barang tiba di lokasi sesuai jadwal

Memantau/memeriksa bahan laporan yang diterima dari

tempatnya

Mengumpulkan Delivery Order (DO) dari tempatnya untuk

faktur

Mempersiapkan Proyek Biaya Pembelian atau laporan kepada

Superior & Cost Control Department

f. Cost Control Coordinator

Cost control coordinator bertanggung jawab untuk memantau,

mengendalikan, mengkoordinasikan dan mengevaluasi kegiatan

Pengendalian Biaya di Kantor Pusat.

Tugas dari Cost control coordinator adalah sebagai berikut :

• Membuat laporan status proyek dengan perbandingan anggaran yang

teratur dan update pada setiap minggu.

• Mengontrol arus kas dengan melihat setiap peningkatan biaya apapun

atau dengan memeriksa setiap kesalahan dan penipuan dalam laporan

biaya pengeluaran di Kantor Pusat. Setiap hal tersebut akan didiskusikan

55

 

dengan Manajer Operasional dan General Manager untuk tindakan yang

diperlukan dan resolusinya.

• Mengontrol dan menjaga garis aliran arus kas kecil untuk tempatnya

dengan berkoordinasi pada penerimaan kas kecil dan daftar permintaan

tunjangan makan secara rutin.

• Memantau dan mengendalikan kegiatan bawahan di Departemen

Pengawasan Biaya.

• Melakukan koordinasi dengan distribusi pekerjaan di departemen

(Departemen Pengawasan Biaya).

• Memeriksa semua laporan pengeluaran dan Faktur untuk Legitimasi dan

Keasliannya.

• Memantau dan mengendalikan biaya di tempatnya dengan menggaris

bawahi semua jenis variasi biaya dari anggaran yang diperlukan dan akan

menemukan solusi dengan Manajer Operasional untuk mengontrol biaya.

g. Logistic Coordinator

Logistic coordionator bertanggung jawab untuk membuat sumber

daya perusahaan yang digunakan dalam cara yang terbaik untuk memberikan

layanan, biaya terbaik, ke tempat yang tepat, pada saat yang tepat, sehingga

client dan proyek-proyek dapat memperoleh keuntungan maksimal.

Tugas dari Logistic coordionator adalah sebagai berikut :

• Merencanakan, mengarahkan dan mengkoordinir penyimpanan dan

distribusi operasi peralatan dan bahan.

56

 

• Menyediakan laporan untuk Koordinator Logistik detail dari alat/bahan

status, bersama dengan saran mengenai tindakan apapun yang diperlukan

untuk mempertahankan aliran bahan ke tempatnya dan lokasi lain sesuai

dengan persyaratan proyek pembuatan konstruksi.

• Memelihara catatan dan laporan kehilangan atau kerusakan pada barang-

barang yang dikeluarkan

• Fisik Inspection (QC) dari peralatan dan material, termasuk personel

pemeliharaan, memberitahukan barang yang akan dijemput untuk

perbaikan besar dan menjaga catatan yang diperlukan.

• Persiapan alat pengamanan dan alat untuk karyawan pergi ke tempat yang

ditujunya.

• Memelihara dan memperbaharui daftar aset saham

• Berkoordinasi dengan karyawan untuk proyek pengadaan alat/bahan

persyaratan

• Melakukan tugas-tugas terkait lainnya sebagaimana ditugaskan.

h. IT Departerment

IT Departerment bertanggung jawab untuk kelancaran kegiatan yang

berhubungan dengan kerja komputer (hardware & software), baik di kantor &

di kantor pusat.

IT Departerment mempuntai tugas sebagai berikut :

• Memeliharaan Local Area Network di kantor pusat

• Memperbaikan peralatan komputer untuk kantor kepada pemasok

57

 

• Menangani email untuk kantor

• Memeriksa peralatan untuk setiap komputer

• Membuat cadangan data untuk semua departemen

• Memeriksa peralatan komputer baru

• Membuat catatan untuk semua peralatan komputer untuk kantor

• Membuat serial no. untuk semua peralatan komputer & printer di kantor

• Membuat catatan untuk komputer, notebook, kamera digital, & OHP

yang akan dipinjam oleh karyawan yang akan pergi ke lapanagan

• Mengendalikan master database.

• Mengontrol semua sistem komputer dan peripherals (printer, scanner,

dll) di Kantor Pusat dan di lapangan.

i. HR Coordinator

HR Coordinator bertanggung jawab untuk merencanakan,

memerintahkan, mengkoordinasikan dan mengevaluasi kegiatan dan

formalitas HRD di Kantor Pusat dan Kantor Cabang meliputi: Recruitment,

Training, Formalitas, dan Aspek Legal yang lainnya, mengatur kesesuaian

peraturan perusahaan, yang bertanggung jawab untuk mencapai sasaran

perusahaan.

HR coordinator mempunyai tugas sebagai berikut :

• Kesesuaian Peraturan Perusahaan

Kesesuaian peraturan perusahaan meliputi:

58

 

Memberikan masukan bagi manajemen jika isi peraturan perlu

diperbaiki, sebagai pertimbangan Peraturan Perusahaan dan

SOP yang masih berlaku.

Menentukan bahwa Peraturan Perusahaan, SOP dan prosedur

lain yang harus diikuti oleh karyawan dan akan mengambil

tindakan jika diperlukan.

Membuat Memo atau Internal Correspondence untuk membuat

karyawan menyadari Hak dan Tanggung Jawab mereka dalam

mematuhi Peraturan Perusahaan

• Recruitment

Recruitment meliputi :

Membuat rencana Tenaga Kerja tahunan.

Membuat sistem recruitment.

Lakukan Proses Recruitmen (Semua pelamar harus di pilih

pertama oleh HRD).

Mengontrol total karyawan agar karyawan yang akan di tambah

disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan

Mengendalikan dan menyarankan karyawan potensial (Internal

Recruitment) untuk memutar, mutasi, dll

• Training & Development

Training & Development meliputi :

Membuat rencana pelatihan untuk semua Karyawan dengan

pertimbangan anggaran, kebutuhan bisnis dan prinsip-prinsip

yang adil.

59

 

Menentukan evaluasi untuk setiap peserta pelatihan dari GBE dan

mengendalikan realisasi

Mengontrol pendaftaran pelatihan untuk membuat HRD tahu

siapa yang hadir untuk pelatihan

Mengembangkan kegiatan pelatihan, seperti: menjadi pelatih,

mengatur pelatih internal, eksternal pelatih dan kegiatan lainnya

• Legal Aspect

Legal Aspect meliputi hal sebagai berikut :

Mengontrol kontrak yang sah, seperti Peraturan Perusahaan, dan

Kewajiban Laporan Perusahaan (wajib lapor)

Membuat hubungan yang baik dengan DepNaker dan lembaga

lain yang terhubung dengan Departemen Sosial

Mengkoordinasikan permintaan sumbangan dan diskusikan

dengan General Manager/Operational Manager.

• Kegiatan sosial

Kegiatan sosial meliputi :

Membuat jadwal dan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan sosial

tahunan: Gathering, Anniversary, Rekreasi, Etc

Mengontrol sebuah Notice Board dan memberi kesempatan

kepada karyawan untuk memberikan partisipasi mereka dalam

sebuah Notice Board dengan pemberitahuan yang bermanfaat.

Informasi ini akan meningkatkan tim yang solid di kantor (seperti

Daftar Ulang Tahun, Pernikahan, Tips, dll)

60

 

• Penyusunan anggaran

Penyusunan Anggaran meliputi hal sebagai berikut:

Mengatur Anggaran tahunan untuk kegiatan HRD berkoordinasi

dengan General Manager.

Mendiskusikan anggaran dalam rapat tahunan dan menyarankan /

mempertahankan anggaran untuk kegiatan penting.

• Administrasi

Administrasi Bertanggungjawab kepada: HRD Status, Update

Struktur Organisasi, Update Gaji Struktur, Training, Rencana Recruitment,

Kegiatan, Etc

j. Supervisor

Supervisor bertanggung jawab untuk menangani semua

pemeliharaan (preventif & rutin) kegiatan dari Departemen Listrik.

Supervisor bertugas untuk :

• Mengawasi semua kegiatan sehari-hari

• Mengendalikan kegiatan sehari-hari

• Mengkoordinasikan TPL Pemeliharaan, produksi dan operator untuk

pelaksanaan pekerjaan

• Bertanggung jawab untuk menyiapkan laporan harian dan mingguan

laporan kepada Site Manager.

61

 

3.5. Proses Bisnis

Pada perusahaan ini memiliki beberapa proses bisnis yang dilakukan oleh

perusahaan tersebut. Perusahaan ini menggunakan sistem import terhadap semua

barang yang digunakan berkaitan dengan proyek yang sedang berlangsung atau

proyek yang sedang di jalankan oleh perusahaan. Jadi, setiap perusahaan

menerima proyek baru dari client maka bagian logistik akan melakukan

permintaan dan pemesanan barang yang dibutuhkan untuk proyek kepada kantor

pusat yang berlokasi di Negara Jerman. Pemesanan barang yang dilakukan hanya

untuk berguna dalam proyek yang sedang di tangani saja. Perusahaan tidak

melakukan stok barang / logistik dalam gudang. Jadi, perusahaan akan menerima

barang dari kantor pusat berdasarkan permintaan dari perusahaan saja. Stok

barang hanya dilakukan terhadap barang – barang tertentu saja yang memiliki

permintaan cukup tinggi dalam setiap proyek. Hal tersebut dilakukan agar tidak

terjadi barang yang berlebih sehingga tidak digunakan. Sedangkan untuk barang

yang memiliki stok dilakukan agar tidak terjadi keterlambatan dalam pengerjaan

proyek yang disebabkan terlambatnya barang datang dari kantor pusat.

Untuk pekerjaan atau project yang akan dikerjakan maka perusahaan

akan mengikuti tender yang diadakan oleh perusahaan lain selaku pembuat

tender yang ingin membuat sebuah project. Perusahaan tidak pernah menerima

project selain dari tender, jadi perusahaan hanya menerima project dari tender

yang diikuti dan dimenangkan.

62

 

3.6. Diagram Aliran Data

3.6.1. Penerimaan Karyawan Baru

Gambar 3.2 Diagram Aliran Data Penerimaan Karyawan Baru

63

 

Pertama-tama calon karyawan atau pelamar mengirim surat lamaran atau

CV kepada perusahaan. Surat lamaran yang masuk kebagian HRD kemudian

dikelompokan dan diseleksi sesuai kebutuhan perusahaan. Setelah diketahui

hasilnya maka perusahaan akan mengirimkan surat panggilan kepada pelamar

yang sesuai dengan kebutuhan dan surat penolakan kepada pelamar yang tidak

sesuai. Kemudia bagian HRD akan melakukan interview kepada calon karyawan

atau pelamar yang telah lulus uji kebutuhan. Jika karyawan tidak diterima maka

HRD akan mengirimkan kepada sang pelamar yang bersangkutan untuk mencoba

lagi lain waktu karena posisi yang di kehendaki sudah ada yang menempati atau

pelamar tidak diterima dan bila pelamar lulus uji interview maka pelamar

tersebut akan menjadi karyawan perusahaan. Data pelamar yang diterima akan

dikirimkan oleh HRD ke bagian cost control untuk keperluan mengisi form gaji .

Jika sudah dibuat form gaji pelamar maka diserahkan kembali ke pada bagian

HRD dan bagian HRD akan memasukan data yang didapat dari cost control dan

data pelamar ke dalam database.

64

 

3.6.2. Proses Pengambilan Cuti

Gambar 3.3 Diagram Aliran Data Cuti Tahunan Karyawan

65

 

Cuti merupakan salah satu hak karyawan, yang dimaksud dengan

cuti adalah karyawan yang tidak masuk dengan alasan tertentu yang telah

ditetapkan dalam peraturan. Peraturan cuti di DPU DKI Jakarta diatur

dalam Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1976.

Jenis – jenis cuti yang ada di DPU DKI Jakarta adalah:

1. Cuti tahunan

Cuti yang diberikan setiap tahun ke karyawan. Cuti tahunan

diberikan perusahaan adalah 12 hari pertahun.

2. Cuti sakit

Cuti sakit diberikan sesuai dengan surat keterangan dari

doketer. Cuti diberikan paling lama selama setahun.

3. Cuti bersalin

Untuk kelahiran anak ke 1,2,3 berhak mendapatkan cuti

selama 1 bulan sebelum persalinan dan 2 bulan setelah persalinan.

Sedangkan untuk anak ke 4 dan seterusnya diberikan cuti tapi diluar

tanggungan Negara. Karyawan tetap mendapatkan penghasilan penuh

selama masa cuti

4. Cuti besar

Cuti besar diberikan apabila karyawan ingin menunaikan

ibadah haji diberikan cuti selam 2 bulan tetapi berlaku pada karyawan

yang telah menunaikan masa kerja minimal 6 tahun.

66

 

5. Cuti karena alasan penting

Adalah cuti apabila ada keluarga yaitu bapak, ibu, adik, kakak,

mertua, suami/istri, anak yang sakit keras atau meninggal dunia.

Selain itu, diberikan untuk pernikahan pertama selama 2 bulan.

6. Cuti di luar tanggungan Negara

Yaitu cuti apabila suami/istri harus ikut suami/istri ke luar

negri. Masa cuti selama 3 tahun tetapi tidak mendapatkan gaji selama

cuti, setelah cuti selesai karyawan dapat melanjutkan pekerjaaan

dengan posisi yang berbeda dari sebelumnya sesuai dengan SK dan

gaji disesuaikan dengan posisi yang baru.

Prosedur pengambilan cuti di perusahaan DKI Jakarta adalah:

1. Mengajukan permintaan secara tertulis 1 bulan sebelum cuti kepada

Manger HRD.

2. Karyawan mendapatkan tanda tangan dari Manager HRD yang

menandakan ijin cuti disetujui.

3. Jika jatah cuti tahunan sudah abis maka karyawan mendapatkan

pemberitahuan bahwa jatah cuti yang dimiliki sudah abis.

4. Jika jatah cuti sudah habis maka karyawan dapat menggunakan jatah

ijin.

5. Jatah ijin yang dimiliki karyawan adalah 4 kali dalam setiap bulan.

6. Jika karyawan menggunakan jatah ijin maka karyawan akan terkena

pemotongan uang makan

67

 

7. Jika karyawan mengambil jatah ijin lebih dari 4 kali atau sampai 5

kali maka karyawan tidak mendapatkan uang makan.

8. Bagian cost control melakukan input ke dalam database untuk update

penggajian yang diterima karyawan.

Karyawan mengajukan ijin cuti dengan cara mengisi formulir cuti

kemudian formulir cuti diserahkan kebagian HRD. Bagian HRD memproses

dan memeriksa permintaan cuti oleh karyawan yang bersangkutan apakah

karyawan masih memiliki jatah cuti. Jika jatah cuti abis maka karyawan site

atau lapangan akan mendapatkan izin ketentuan seperti poin – poin di atas.

Untuk bagian HO (Head Office) jika jatah cuti abis maka karyawan tidak

mendapatkan izin cuti.

68

 

3.6.3. Proses Mutasi Karyawan

Gambar 3.4 Diagram Aliran Data Mutasi Karyawan

69

 

Pimpinan department membuat pengajuan mutasi karyawan.

Bagian HRD menerima pengajuan mutasi karyawan yang diajukan oleh

pemimpin department. HRD membuat surat mutasi dan memberikan

kepada karyawan yang bersangkutan. Karyawan menerima surat mutasi

dari bagian HRD dan pindah ke posisi yang baru tempat dimana dia di

mutasikan. Setelah karyawan pindah ke tempat baru maka bagian HRD

akan membuat dokumen mutasi yang berisi data karyawan yang baru

bedasarkan tempat dimana karyawann yang bersangkutan dimutasikan.

Bagian cost control menerima dokumen mutasi.

70

 

3.6.4. Proses Promosi Karyawan

Gambar 3.5 Diagram Aliran Data Promosi Karyawan

71

 

Pimpinan departement membuat pengajuan promosi karyawan.

HRD menerima pengajuan promosi dari pimpinan department. HRD

mempelajari permintaan dari pimpinan department jika karyawan yang

bersangkutan layak untuk mendapakan promosi maka HRD akan

membuat surat promosi dan jika karyawan tidak layak untuk

mendapatkan promosi maka HRD akan mengirim surat kepada pimpinan

departement bahwa promosi yang di ajukan tidak disetujui. Karyawan

akan menerima surat promosi dari bagian HRD dan karyawan akan

pindah. Bagian HRD membuat laporan promosi karyawan yang

bersangkutan. Laporan promosi karyawan diberikan kepada bagian cost

control dari bagian HRD.

72

 

3.6.5. Proses Dinas Karyawan

Gambar 3.6 Diagram Aliran Data Dinas Karyawan

73

 

Bagian HRD menentukan karyawan mana saja yang akan

berangkat dinas. Jika sudah mendapatkan karyawan yang akan berangkat

dinas maka HRD akan membuat surat dinas yang nantinya akan diberikan

kepada karyawan. Karyawan mendapatkan surat dinas. Bagian HRD

menerima surat persetujuan dinas dari karyawan dan membuat

perencanaan biaya dinas. Setelah rincian biaya sudah terbentuk maka

bagian HRD akan memberikan rincian biaya dinas kepada cost control.

Bagian cost control menerima permintaan dana untuk dinas dan

mengeluarkan dana tersebut untuk perjalan dinas karyawan. Cost control

melakukan input ke dalam database sebagai pengeluaran dinas dan

memberikan dana yang sudah keluar kepada karyawan yang ditugaskan

dinas.

3.7. Analisis kebutuhan Informasi

Kebutuhan informasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :

Tabel 3.1 Tabel Analisi Kebutuhan Informasi

Deskripsi Penyedia Informasi Pengguna Lama Dibuat Karyawan - Data diri karyawan - HRD Satu hari kerja

- Jabatan Karyawan - Cost Control - Project yang sedang

dikerjakan Cuti - Form cuti - Karyawan Membutuhkan waktu kurang

lebih 2 sampai 5 hari - Sisa cuti - Data karyawan yang sedang cuti

PerjalananDinas - Data karyawan yang melakukan perjalanan dinas

- Karyawan Kurang dari 1 bulan

- HRD

74

 

Deskripsi Penyedia Informasi Pengguna Lama Dibuat Absensi - Kehadiran karyawan - HRD Satu hari kerja

- Jumlah izin karyawan - Cost Control

UserID - Data diri karyawan - Karyawan Satu hari kerja - Username dan password - HRD

Project - Nama project yang sedang di kerjakan

- Karyawan Sesuai dengan kontrak

- Lamanya project dikerjakan Promosi - Data diri karyawan - Karyawan Kurang dari 1 bulan

- Jabatan karyawan Mutasi - Data diri karyawan - Karyawan Kurang dari 1 bulan

- Jabatan karyawan Penggajian - Absensi Karyawan - HRD Kurang dari 1 minggu

- Data diri karyawan - Cost Control - Karyawan

Pelamar - Data pelamar - HRD Kurang dari 1 bulan sejak pengiklanan, namun jika tidak mendapatkan pegawai yang sesuai maka waktu ditambah sampai menemukann calon pegawai yang tepat

3.8. Permasalahan yang dihadapi

Setelah menganalisa kondisi yang sedang berjalan, terdapat beberapa

permasalahan yang diketahui akibat sistem yang masih manual. Masalah-

masalah yang ada yaitu sebagai berikut :

• Sistem penyimpanan data yang bersifat manual sehingga dalam pencarian

data memerlukan waktu yang cukup lama.

• Terjadinya redudansi nomor induk karyawan dan adanya nomor induk

karyawan yang terlewati akibat sistem dokumentasi data karyawan yang

bersifat manual

75

 

• Sulitnya mencari data karyawan baik yang aktif maupun yang tidak

dikarenakan lokasi penyimpanan data yang berpindah-pindah.

3.9. Usulan Permecahan Masalah

Dari permasalahan yang ada, usulan untuk pemecahan masalah tersebut

dapat diselesaikan dengan membuat sistem yang terstruktur. Berikut ini adalah

usulan untuk masing-masing permasalahan yang ada :

• Membuat aplikasi yang dapat membantu menyusun database secara

terstrukur sehingga pencarian data dapat dilakukan dengan cepat.

• Membuat struktur database dimana nomor induk karyawan menjadi primary

key sehingga tidak terjadi redudansi data pada field nomor induk karyawan.

• Menyimpan data karyawan di dalam aplikasi yang berada di server yang

dapat diakses dengan mudah oleh pihak yang berwenang.