132

BAB 3

GAMBARAN PROSES BISNIS BIDANG USAHA

3.1 Pembatasan Area Bisnis

Secara umum struktur organisasi dari perusahaan operating lease alat-alat

berat terbagi menjadi tiga divisi, yaitu divisi pemasaran, divisi keuangan, dan

divisi operasional. Dalam menjalankan kegiatan bisnisnya sehari-hari, bagian

atau divisi yang ada di perusahaan operating lease alat-alat berat tersebut

menjalankan berbagai proses yang berbeda-beda sesuai dengan fungsi dan

tugasnya masing-masing. Proses bisnis itu juga melibatkan penyewa. Penjelasan

secara umum sebagai berikut :

1. Penyewa

Merupakan pihak yang menyewa alat, pihak yang memiliki hak penggunaan

alat selama jangka waktu tertentu, pihak yang berkewajiban membayar uang

sewa, dan mengembalikan alat pada akhir periode yang telah ditetapkan

terlebih dahulu, menjalani proses sebagai berikut :

a. Pemesanan

Tahap ini penyewa menentukan jenis alat berat, merk alat berat, jangka

waktu sewa, dan lokasi penggunaan alat berat kepada pihak pemilik alat

yang diwakili oleh divisi pemasaran.

b. Penggunaan alat

Saat alat berat tiba di lokasi pekerjaan, maka penyewa memiliki hak

penggunaan alat sesuai dengan jam kerja alat yang telah ditetapkan pada

133

Surat Kontrak. Penyewa tidak memiliki hak untuk memindahtangankan

alat berat yang disewa kepada pihak lain.

c. Pembayaran

Tahap ini penyewa berkewajiban mengembalikan alat berat yang disewa

dan melunasi sisa pembayaran harga sewa alat kepada pihak pemilik alat.

Jika penyewa tidak dapat melunasi, maka penyewa harus membayar

denda terhadap tunggakan uang sewa sesuai dengan ketentuan dan

persyaratan yang berlaku di dalam Surat Kontrak yang telah disetujui

kedua belah pihak.

2. Divisi pemasaran

Divisi ini bertanggung jawab atas penerimaan dan pengiriman alat yang

dipesan penyewa, memperbaharui kontrak, serta membuat laporan pemakaian

alat yang disewa. Proses yang dijalani sebagai berikut:

a. Penerimaan pesanan

Tahap ini tidak terlepas dari penentuan jenis alat berat, negosiasi harga,

dan lokasi penggunaan alat dengan penyewa. Urusan administrasi sewa

menyewa harus dipenuhi oleh kedua belah pihak agar transaksi dapat

berjalan dengan lancar dan jelas. Setelah tercapai kesepakatan antara

kedua belah pihak dan urusan administrasi telah terpenuhi, maka divisi

pemasaran akan membuat Surat Kontrak, Faktur, Surat Jalan, dan

Kwitansi.

b. Pengiriman alat

134

Tahap ini memberikan otorisasi kepada divisi operasional untuk

mengirimkan alat berat yang dipesan ke penyewa dengan Surat Jalan

sebagai dokumen pendukung.

c. Pada akhir kontrak

Penyewa dapat melanjutkan memakai alat dengan memperbaharui

kontrak atau mengembalikan alat jika ingin mengakhiri masa kontrak

dengan perusahaan. Divisi pemasaran akan membuat laporan pemakaian

alat yang disewa jika masa sewa telah berakhir.

d. Penerimaan alat kembali

Divisi pemasaran mencatat alat berat yang telah dikembalikan oleh

penyewa setelah masa sewa alat berat berakhir ke agenda alat-alat yang

tersedia. Jika alat berat tersebut sudah dipesan oleh penyewa lainnya,

maka alat berat tersebut langsung dikirim dari lokasi penggunaan alat

sebelumnya ke lokasi penggunaan alat berikutnya.

3. Divisi keuangan

Divisi ini bertanggung jawab dalam menangani pembayaran piutang

penyewa dan melakukan penagihan terhadap piutang jatuh tempo, membuat

laporan pendapatan, laporan penerimaan kas, dan laporan piutang ke

manajer. Proses yang dijalani adalah sebagai berikut :

a. Penagihan terhadap piutang jatuh tempo

Tahap ini diawali dengan mengecek piutang yang akan jatuh tempo pada

buku piutang, kemudian melakukan penagihan dengan menggunakan

Surat Tagihan sebagai dokumen pendukung ke penyewa.

b. Membuat laporan yang dibutuhkan

135

Setiap akhir bulan dibuat laporan pendapatan, laporan penerimaan kas,

dan laporan piutang untuk manajer.

4. Divisi operasional

Divisi ini bertanggung jawab mengoperasikan alat berat yang disewa oleh

penyewa dan menerima pengembalian alat berat.

3.2 Proses Bisnis yang ada dalam Area Bisnis

Berdasarkan analisis yang dilakukan pada pembatasan area bisnis

perusahaan operating lease alat-alat berat di atas, maka diperlukan penjelasan

lebih rinci dari beberapa proses yang dinilai penting dalam sewa menyewa alat-

alat berat, yaitu proses penerimaan pesanan, pengiriman pesanan, penagihan

piutang, dan penerimaan kas.

3.2.1 Prosedur Penerimaan Pesanan

Prosedur penerimaan pesanan yang sedang berjalan saat ini adalah

sebagai berikut :

Penyewa

Memesan alat

Konfirmasi alatdan tarif sewa

Divisi PemasaranCek ketersediaan alat

Agenda alat-alat

yang tersedia

Buku Penyewa

Cek statuspenyewa1

3

2

4

Buku Piutang

Cekpiutang

penyewa

2

Gambar 3.1 Prosedur Penerimaan Pesanan

136

• Divisi pemasaran menerima pesanan alat berat dari penyewa atau

perantara baik melalui telepon maupun yang datang langsung ke

perusahaan.

• Kemudian divisi pemasaran mengecek status penyewa pada buku

penyewa.

a. Jika status penyewa adalah perorangan dan belum pernah menyewa,

maka akan dimintai data, seperti nomor KTP, nama lengkap, alamat,

nomor telepon, nomor fax, nama bank, nomor rekening, dan lain-

lain. Jika status penyewa adalah perusahaan dan belum pernah

menyewa, maka akan dimintai data, seperti nomor NPWP, nama

perusahaan, alamat, nomor telepon, nomor fax, nama bank, nomor

rekening, dan lain-lain.

b. Sebaliknya, jika penyewa (baik perorangan maupun perusahaan)

pernah menyewa, maka akan dicek piutang penyewa pada buku

piutang. Apabila masih ada piutang jatuh tempo yang belum dibayar,

maka penyewa diwajibkan menyelesaikan pembayarannya sebelum

melakukan transaksi berikutnya.

• Divisi pemasaran mengecek ketersediaan alat berat di agenda alat-alat

yang tersedia berdasarkan pesanan penyewa. Jika status alat tersedia maka

divisi pemasaran segera melakukan konfirmasi tarif sewa, jangka waktu

sewa, lokasi penggunaan alat, dan kondisi infrastruktur tanah ke penyewa.

Sebaliknya, jika alat tidak tersedia, maka penyewa diberikan beberapa

137

alternatif, seperti menyewa alat sejenis lainnya yang bisa digunakan atau

menunggu alat yang ingin disewa habis masa sewanya.

3.2.2 Prosedur Pengiriman Alat

Prosedur pengiriman alat yang sedang berjalan saat ini adalah sebagai

berikut :

Buku Penyewa

Penyewa Divisi Pemasaran

Mengirim SPK

Mengirim Fakturdan Surat Jalan

Mengirim Faktur,Surat Jalan, operator

dan alatyang disewa

CATAlat ygdisewa

Divisi Operasional

SuratKontrak

Membuat Surat KontrakMengirim

Surat Kontrak

13

5

Menyetujui isi kontrakdan membayar DP

2

46

Mengirim Kwitansi

7

Gambar 3.2 Prosedur Pengiriman Alat

• Setelah terjadi kesepakatan antara penyewa dan divisi pemasaran, maka

penyewa akan mengirimkan Surat Permintaan Kerja (SPK) yang telah

ditandatangani ke divisi pemasaran jika dibutuhkan.

• Divisi pemasaran membuat Surat Kontrak sebanyak 2 rangkap berdasarkan

SPK yang diterima dari penyewa, di mana Surat Kontrak rangkap ke-1 untuk

pihak pemilik alat dan Surat Kontrak rangkap ke-2 untuk pihak penyewa.

138

Surat Kontrak tersebut berisi identitas perusahaan pemilik alat, identitas

penyewa, beberapa pasal yang mengatur persyaratan dan ketentuan-ketentuan

yang berlaku di dalam perjanjian sewa menyewa alat-alat berat, seperti tarif

sewa, jam kerja, pengangkutan/mobilisasi, biaya operasi, keamanan,

keselamatan kerja, pemeliharaan, perpanjangan sewa, sanksi, dan resiko yang

harus ditanggung oleh masing-masing pihak.

• Apabila isi dari Surat Kontrak tersebut disetujui oleh penyewa, maka

penyewa yang datang langsung ke perusahaan untuk memesan alat dapat

menandatanganinya di tempat. Sebaliknya, Surat Kontrak akan dikirim ke

penyewa untuk ditandatangani jika pemesanan dilakukan melalui telepon.

Penyewa yang telah menandatangani Surat Kontrak diwajibkan untuk

membayar uang muka (down payment) atau membayar secara penuh tarif

sewa sesuai dengan isi dari Surat Kontrak. Pembayaran dapat dilakukan

dengan menggunakan cek/giro, transfer antar bank, dan cash. Divisi

pemasaran akan membuat kwitansi untuk penyewa sebagai tanda bukti atas

setiap pembayaran yang telah dilakukan. Lalu melaporkan dan menyerahkan

pembayaran tersebut ke divisi keuangan.

• Divisi pemasaran membuat Faktur sebanyak 3 rangkap, dimana :

Faktur rangkap ke-1 untuk penyewa

Faktur rangkap ke-2 untuk arsip divisi pemasaran

Faktur rangkap ke-3 untuk arsip divisi keuangan

• Lalu divisi pemasaran membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 2 rangkap setelah

menerima pembayaran uang muka dari penyewa, dimana :

139

SJ rangkap ke-1 untuk divisi operasional

SJ rangkap ke-2 untuk arsip divisi pemasaran

Faktur rangkap ke-1, Surat Jalan sebanyak 2 rangkap, operator, dan alat yang

disewa diserahkan sopir ke penyewa. Surat Jalan yang telah ditandantangani

penyewa membuktikan bahwa alat yang dipesan telah diterima oleh

penyewa. Surat Jalan rangkap ke-1 yang telah ditandatangani penyewa akan

diserahkan oleh sopir ke divisi operasional dan Surat Jalan rangkap ke-2

diserahkan ke divisi pemasaran untuk diarsip secara permanen berdasarkan

nomor.

3.2.3 Prosedur Penagihan Piutang

Prosedur penagihan piutang yang sedang berjalan saat ini adalah sebagai

berikut :

Divisi Keuangan

Cek piutang jatuh tempo

$$

Penagih

MenyerahkanSurat Tagihan

PenyewaMenagih kepenyewa

Buku Piutang

1

2

3

Gambar 3.3 Prosedur Penagihan Piutang

• Divisi keuangan mengecek piutang yang akan jatuh tempo pada buku

piutang, kemudian membuat Surat Tagihan sebanyak 3 rangkap, di mana :

140

Surat Tagihan rangkap ke-1 untuk penyewa

Surat Tagihan rangkap ke-2 untuk divisi pemasaran

Surat Tagihan rangkap ke-3 untuk divisi akuntansi

Penyewa menandatangani Surat Tagihan setelah melunasi sisa pembayaran.

Surat Tagihan rangkap ke-1 diserahkan ke penyewa dan Surat Tagihan

rangkap ke-2 dan rangkap ke-3 diserahkan ke divisi keuangan oleh penagih.

Apabila penagihan terhadap piutang yang telah jatuh tempo tidak berhasil,

maka Surat Tagihan tersebut akan disimpan kembali oleh divisi keuangan

dan penagihan akan terus dilakukan sampai pembayaran dilunasi seluruhnya.

3.2.4 Prosedur Penerimaan Kas

Prosedur penerimaan kas yang sedang berjalan saat ini adalah sebagai

berikut :

Penyewa

$$

Penagih

Menyerahkan cek/giro,bukti tranfer,atau cash

Menyerahkan pembayarandan Surat Tagihan

MenyerahkanSurat Tagihanrangkap ke-3

Mengurangipiutang

penyewa

Divisi Keuangan Divisi AkuntansiBuku Piutang

1

2

46

Divisi Pemasaran

MenyerahkanSurat Tagihanrangkap ke-2

4

Membuat dan menyerahkankwitansi

5

MenyerahkanSurat Tagihanrangkap ke-1

3

Gambar 3.4 Prosedur Penerimaan Kas

141

• Setelah menerima sisa pembayaran dari penyewa baik berupa cash, cek/giro,

atau melalui tranfer, maka penagih menyerahkan bukti pembayaran tersebut

beserta Surat Tagihan rangkap ke-2 dan rangkap ke-3 ke divisi keuangan.

• Setelah divisi keuangan melakukan pengecekan untuk memastikan cek/giro

telah cair atau pembayaran telah masuk ke rekening perusahaan, maka Surat

Tagihan rangkap ke-2 diserahkan ke divisi pemasaran sebagai dokumen

sumber untuk membuat kwitansi kepada penyewa, sedangkan Surat Tagihan

rangkap ke-3 diserahkan ke divisi akuntansi.

• Divisi akuntansi melakukan pencatatan pada buku piutang dan melakukan

penjurnalan penerimaan kas berdasarkan Surat Tagihan rangkap ke-3 yang

diterima dari divisi keuangan. Lalu, Surat Tagihan rangkap ke-3 diarsip

secara permanen berdasarkan nomor.

3.3 Dokumen dan Laporan yang Diperlukan

Dokumen yang diperlukan untuk melaksanakan transaksi operating lease

alat-alat berat adalah :

1. Surat Kontrak

Surat Kontrak dibuat oleh divisi pemasaran sebagai pernyataan persetujuan

untuk melakukan perjanjian sewa menyewa alat berat antara pihak pemilik

alat dan pihak penyewa alat, serta tugas dan tanggung jawab yang harus

dilaksanakan oleh kedua belah pihak. Surat Kontrak rangkap ke-1 untuk

pihak pemilik alat dan Surat Kontrak rangkap ke-2 diserahkan ke pihak

penyewa.

142

PERJANJIAN SEWA MENYEWA ALAT-ALAT BERAT

Nomor : Tanggal :

1. Nama : Alamat : Telepon : Jabatan : 2. Nama : Alamat : No. KTP : Telepon : Jabatan :

PASAL 1

PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA masing-masing bertindak sebagaimana di atas, yang satu dengan yang lain telah saling setuju untuk dan dengan ini membuat perjanjian sewa-menyewa alat tersebut di dalam lampiran dengan syarat-syarat dan ketentuan-ketentuan tersebut di bawah : 1. Jenis Alat yang disewa : Excavator

Merk,type, no.serie : Kobelco SK 100 LC Jumlah Alat : 3 unit Tempat, lokasi penggunaan alat : Proyek Pembersihan kali Jakarta Utara Penggunaan alat untuk : Loading sampah Tarif sewa tetap dengan fuel : Rp. 202.500 /jam x 200jam x 3 = Rp 121.500.000 Mobilisasi/Demobilisasi = Rp 4.500.000 PPN 10% = Rp 12.150.000 Rp 138.150.000

2. Jenis Alat yang disewa : Loader Merk,type, no.serie : Komatsu Jumlah Alat : 2 unit Tempat, lokasi penggunaan alat : Proyek Pembersihan kali Jakarta Utara Penggunaan alat untuk : Meratakan tanah Tarif sewa tetap dengan fuel : Rp. 100.000/jam x200jam x 2 = Rp. 40.000.000

Mobilisasi/Demobilisasi = Rp. 4.500.000 PPN 10% = Rp. 4.000.000 Rp 48.500.000 Rp 186.650.000

Terbilang : Seratus delapan puluh enam juta enam ratus lima puluh ribu rupiah.

Cara Pembayaran : Dilakukan setelah selesai pekerjaan Tanggal Penyewaan alat : 01/01 s/d 30/04/06 Maximum operating hours : 7(tujuh) jam / hari (dari jam 08.00 s/d 17.00) Asuransi : PIHAK KEDUA Tanggungan Penyewa : Uang makan operator

Alat Excavator tersebut ditaksir dengan harga pasaran Rp 500.000.000/unit Alat Loader tersebut ditaksir dengan harga pasaran Rp. 200.000.000/unit

143

Perjanjian ini dapat diperpanjang dengan dibuat perjanjian secara tertulis : Di kantor perusahaan setempat.

PASAL 2 HARGA SEWA DAN JAM KERJA

1. Harga sewa alat berat excavator tersebut Rp. 202.5000 / jam. 2. Harga sewa alat berat loader tersebut Rp. 100.000/jam. 3. Jumlah jam kerja yang ditetapkan minimum 200 jam (30hari) dan uang sewa minimum tersebut

dibayar oleh PIHAK KEDUA kepada PIHAK PERTAMA pada waktu surat perjanjian ini ditanda tangani oleh kedua belah pihak.

4. Kelebihan operasi jam kerja dihitung berdasarkan catatan buku operasi harian yang wajib dibuat oleh PIHAK KEDUA berdasarkan operation hour dan ditandatangani oleh petugas PIHAK KEDUA dan PIHAK PERTAMA yaitu selisih jumlah jam kerja yang dicatat dikurangi dengan standar jumlah jam kerja yang telah ditetapkan.

5. Tarif sewa yang dimaksud di atas tidak termasuk segala jenis pajak.

PASAL 3

PERPANJANGAN SEWA

1. Jangka waktu sewa dapat diperpanjang dengan ketentuan bahwa perpanjangan sewa alat tersebut minimal 100 jam kerja dan yang sewa tersebut minimal 100 jam untuk jangka waktu perpanjangan alat tersebut dibayar sekaligus oleh PIHAK KEDUA sehari sebelum jangka waktu sewa yang terdahulu berakhir.

2. Perpanjangan jangka waktu sewa harus disampaikan secara tertulis oleh PIHAK KEDUA kepada PIHAK PERTAMA 7 (tujuh) hari sebelum jangka waktu sewa terdahulu berakhir dan untuk perpanjangan sewa tersebut tidak diperlukan surat perjanjian sewa-menyewa baru tetapi sudah cukup dengan surat permintaan perpanjangan sewa oleh PIHAK KEDUA ditambah dengan kwitansi pembayaran perpanjangan sewa dan dengan demikian surat perjanjian sewa-menyewa yang telah ada dinyatakan tetap berlaku sebagaimana mestinya.

3. Perpanjangan sewa hanya dapat dilaksanakan setelah pembayaran sebelumnya telah dilunasi seluruhnya oleh PIHAK KEDUA dan kepada PIHAK PERTAMA.

PASAL 4 PENGANGKUTAN

Pengangkutan alat-alat berat yang disewakan dan semua biaya yang diperlukan dari tempat penyimpanan ke lokasi pekerjaan dan sebaliknya dilaksanakan oleh dan atas beban PIHAK KEDUA.

PASAL 5 BIAYA OPERASI

PIHAK PERTAMA : menyediakan operator, bahan pelumas dan minyak pelumas. PIHAK KEDUA : menyediakan dengan biaya sendiri : bahan bakar, pemondokkan, uang makan dan uang saku operator dan tugas lainnya yang diperlukan.

PASAL 6 KEAMANAN

1. Terhitung mulai saat alat-alat berat tiba di lokasi pekerjaan dan diserahkan kepada PIHAK KEDUA,

keamanan dan keselamatan alat-alat berat dan operator menjadi tanggung jawab PIHAK KEDUA.

144

2. PIHAK KEDUA tidak boleh memindahtangankan alat-alat berat yang disewanya seperti : dijual, digadai, disewakan, dipinjamkan, dijaminkan dan sebagainya berupa apapun kepada pihak ketiga yang berakibat pihak ketiga mempunyai sesuatu hak atau kepentingan atas alat-alat tersebut.

3. Apabila terjadi kecurian, hilang / rusak atau sabotase karena kesalahan atau kelalaian PIHAK KEDUA, maka PIHAK KEDUA harus mengganti alat-alat yang hilang atau rusak tersebut beserta biaya pemasangan, perbaikannya dan mengganti jam kerja yang hilang selama alat-alat tersebut tidak dapat dipergunakan yaitu dihitung 7 (tujuh) jam setiap hari.

4. PIHAK KEDUA tidak boleh memindahkan alat-alat tersebut ke lokasi lain selain dari yang telah ditentukan dalam perjanjian ini tanpa seizin tertulis PIHAK PERTAMA, kecuali dalam hal force majeour.

5. Kerusakan pada alat-alat berat, baik besar maupun kecil menjadi tanggung jawab PIHAK PERTAMA kecuali dalam hal tersebut dalam pasal 6 ayat 3 di atas.

PASAL 7 KESELAMATAN KERJA

1. PIHAK KEDUA wajib melakukan usaha-usaha agar terjamin keselamatan kerja di lingkungannya,

menyediakan alat-alat pengamanan dan obat-obatan (P3K). 2. Apabila terjadi kecelakaan terhadap tenaga kerja tersebut, maka semua biaya pengobatan, perawatan

dan santunan serta urusan dengan pihak yang berwajib ditanggung PIHAK KEDUA. 3. PIHAK KEDUA wajib untuk memberikan perlindungan terhadap operator dengan asuransi

kecelakaan kerja (ASTEK) di lingkungan proyek, apabila proyek tersebut memakan waktu pelaksanaan lebih dari 1 (satu) bulan.

PASAL 8 PEMELIHARAAN

1. PIHAK PERTAMA wajib menyerahkan alat-alat yang disewakan kepada PIHAK KEDUA dalam

keadaan jalan baik (running well). 2. PIHAK PERTAMA wajib melakukan pemeliharaan dan perbaikan sehari-hari agar alat-alat berat

dapat beroperasi sebagaimana mestinya. 3. PIHAK PERTAMA atau orang yang ditunjuk olehnya, berhak seriap waktu melihat dan memeriksa

alat-alat berat di mana pun alat tersebut berada. 4. PIHAK PERTAMA dan operator yang ditunjuk olehnya berhak memberhentikan alat-alat tersebut

mengingat medan operasinya. 5. PIHAK KEDUA wajib menjaga dan memelihara dengan baik alat-alat berat yang disewanya. 6. PIHAK KEDUA tidak diperbolehkan dengan bentuk dan cara apapun juga menutup, merubah pelat-

pelat, nomor-nomor, tanda-tanda pengenal ataupun nama-nama dari alat-alat tersebut ataupun membongkar dan melepas dan memindahkan bagian-bagian dari alat-alat tersebut.

PASAL 9 SANKSI DAN RESIKO

1. PIHAK KEDUA wajib membayar denda sebesar...... perhari kepada PIHAK PERTAMA terhadap

jumlah tunggakkan uang sewa terhitung mulai 7 (tujuh) hari keterlambatan. 2. PIHAK PERTAMA membebaskan PIHAK KEDUA dari uang sewa selama terjadi kerusakan alat-alat

yang timbul sebagai akibat pemakaian normal-normal dan terbatasnya usia penggunaan alat-alat dan sebaliknya. PIHAK KEDUA tidak dapat mengajukan claim apapun kepada PIHAK PERTAMA terhadap akibat yang mungkin timbul pada pekerjaan karena kerusakan alat-alat tersebut.

3. PIHAK PERTAMA berhak memberhentikan alat-alat berat beroperasi apabila PIHAK KEDUA masih mempunyai tunggakan uang sewa.

145

PASAL 10

1. Apabila terjadi perbedaan pendapat antara kedua belah pihak mengenai perjanjian ini dan segala sesuatu yang belum diatur didalamnya sedapat mungkin akan diselesaikan secara musyawarah oleh kedua belah pihak.

2. Segala akibat hukum yang timbul dari perjanjian ini kedua belah pihak memilih domisili hukum yang tetap dan tidak berubah di kantor Panitera Pengadilan Negeri Jakarta Utara.

Demikian surat- perjanjian sewa-menyewa alat-alat berat ini berlaku sejak tanggal ditandatangani oleh kedua belah pihak dan dibuat dalam rangkap 2 (dua) di atas kertas bermaterai cukup yang mempunyai kekuatan hukum yang sama dan masing-masing pihak memegang 1 (satu) lembar.

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA

Gambar 3.5 Surat Kontrak

2. Faktur

Faktur dibuat oleh divisi pemasaran sebagai bukti pengakuan pendapatan dan

sebagai dokumen sumber bagi divisi keuangan untuk membuat Surat

Tagihan. Faktur rangkap ke-1 diserahkan ke penyewa pada saat mengirim

alat yang dipesan, Faktur rangkap ke-2 untuk arsip divisi pemasaran, dan

Faktur rangkap ke-3 diserahkan ke divisi keuangan untuk diarsip secara

permanen berdasarkan nomor.

146

Gambar 3.6 Faktur

3. Surat Jalan

Surat Jalan dibuat oleh divisi pemasaran kepada divisi operasional untuk

memberikan otorisasi mengirimkan alat dengan jenis, merk, jumlah, dan

spesifikasi seperti yang tertera di atas dokumen tersebut ke penyewa. Bagi

sopir Surat Jalan tersebut sebagai dokumen pendukung untuk aparat

kepolisian bila ada pemeriksaan pada saat menuju ke lokasi tujuan. Setelah

Surat Jalan ditandatangani penyewa, sopir akan menyerahkan Surat Jalan

147

rangkap ke-1 ke divisi operasional dan Surat Jalan rangkap ke-2 diserahkan

ke divisi pemasaran untuk diarsip secara permanen berdasarkan nomor.

Gambar 3.7 Surat Jalan

4. Surat Tagihan

Surat Tagihan dibuat divisi keuangan sebagai dokumen pendukung untuk

melakukan penagihan ke penyewa. Surat Tagihan rangkap ke-1 diserahkan

ke penyewa, Surat Tagihan rangkap ke-2 diserahkan ke divisi pemasaran,

Surat Tagihan rangkap ke-3 diserahkan ke divisi akuntansi.

148

Gambar 3.8 Surat Tagihan

5. Kwitansi

Kwitansi dibuat oleh divisi pemasaran sebagai tanda bukti pembayaran yang

telah dilakukan oleh penyewa.

149

Gambar 3.9 Kwitansi

Laporan yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan operating lease alat-alat

berat adalah :

1. Laporan Rekapitulasi Pemakaian Alat

Laporan ini berisi jumlah jam kerja alat berat dari perode waktu awal

penyewaan sampai akhir masa sewa. Laporan ini dibuat oleh divisi

pemasaran untuk manajer di setiap akhir masa sewa.

150

Gambar 3.10 Laporan Rekapitulasi Pemakaian Alat

2. Laporan Pendapatan

Laporan ini dibuat oleh divisi keuangan untuk manajer sebagai laporan

jumlah pendapatan yang diperoleh selama periode tertentu dari masing-

masing penyewa.

151

Gambar 3.11 Laporan Pendapatan

3. Laporan Penerimaan Kas

Laporan ini dibuat oleh divisi keuangan untuk manajer yang berisi total

penerimaan kas yang diterima perusahaan dari hasil sewa alat berat selama

periode tertentu dari masing-masing penyewa.

Gambar 3.12 Laporan Penerimaan Kas

152

4. Laporan Piutang

Laporan ini dibuat oleh divisi keuangan untuk manajer sebagai laporan yang

berisi piutang yang masih harus diterima perusahaan dari setiap penyewa

yang masih belum melunasi sisa pembayarannya.

Gambar 3.13 Laporan Piutang 3.4 Analisis Critical Success Factors ( CSF )

Faktor-faktor yang mendorong keberhasilan perusahaan berskala kecil

dan menengah (UKM) yang bergerak di bidang sewa menyewa alat-alat berat,

yaitu :

1. Sistem teknologi informasi yang computerized

Sistem teknologi informasi yang computerized merupakan elemen penting

bagi perusahaan penyewaan alat berat, dikarenakan dapat membantu pihak

manajemen membuat keputusan cepat dan akurat, memungkinkan untuk

153

memperoleh peluang pasar baru atau setidaknya dapat menangkap setiap ada

peluang pasar yang muncul dengan cepat, memperlancar proses bisnis, dan

mendapatkan data serta laporan yang dibutuhkan menjadi mudah karena

semuanya sudah terdapat di dalam sistem.

2. Prosedur administrasi fleksibel

Dengan prosedur administrasi fleksibel akan mempermudah penyewa dan

menghemat waktu dalam melakukan transaksi sewa menyewa alat-alat berat.

Fleksibilitas meliputi struktur kontraknya, besarnya pembayaran sewa, dan

jangka waktu pembayaran.

3. Tarif sewa kompetitif

Saat ini jumlah perusahaan penyewaan alat berat sangat banyak. Mereka

berlomba-lomba untuk mendapatkan pelanggan dengan memberikan tawaran

tarif sewa yang menggiurkan. Oleh karena itu, perusahaan harus cermat

dalam menentukan tarif sewa kepada penyewa agar tidak kalah bersaing

dengan para pesaingnya dari usaha yang sejenis.

4. Nilai atau kualitas alat berat

Keuntungan yang didapat perusahaan dengan menyediakan alat berat

berkualitas baik adalah meningkatkan volume penyewaan, profibilitas

perusahaan, menjaga loyalitas penyewa, dan nama baik perusahaan terjaga.

Kualitas yang buruk membuat penyewa merasa kecewa dengan pelayanan

yang diberikan perusahaan, sehingga perusahaan kehilangan pangsa pasar,

mendapat tuntutan hukum dari penyewa, produktivitas perusahaan menurun,

dan meningkatkan biaya yang harus ditanggung perusahaan..

5. Jaringan makelar (perantara) luas

154

Dengan terus mengembangkan dan memanfaatkan jaringan makelar

(perantara) diharapkan dapat meningkatkan pangsa pasar perusahaan dan

mempercepat sistem distribusi alat berat. Oleh karena itu, kerja sama antara

perusahaan dengan para makelar (perantara) harus dibina dengan sebaik-

baiknya karena mereka juga berperan besar dalam keberhasilan perusahaan.

3.5 Analisis Kebutuhan Dokumen dan Informasi

Dokumen yang dibutuhkan oleh perusahaan operating lease alat-alat

berat adalah sebagai berikut :

1. Surat Pesanan

2. Surat Kontrak

3. Faktur

4. Kwitansi

5. Surat Jalan

6. Surat Penerimaan Kas

7. Surat Penerimaan Alat

Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan sewa menyewa alat-alat berat adalah

sebagai berikut :

• Fixed asset Management Information, yang mencakup :

1. Data alat-alat berat seperti kode alat, jenis alat, dan spesifikasi alat.

2. Alat disimpan dan diatur sesuai dengan kategori agar mudah diakses.

3. Record status alat, lokasi pengoperasian alat, beserta tanggal peminjaman

dan pengembalian alat.

4. Record pengeluaran alat dan penerimaan alat kembali.

155

5. Informasi jumlah setiap alat yang di-booking, tersedia (available), dan

alat yang sedang disewa / keluar.

6. Pengingat (reminder) penerimaan alat.

• Customer Information, yang mencakup :

1. Data penyewa, seperti kode penyewa, nama perusahaan atau orang,

nomor telepon, nomor fax, dan lain-lain.

2. Informasi piutang penyewa.

3. Pengingat (reminder) piutang jatuh tempo penyewa.

• Order Managements, yang mencakup :

1. Pesanan alat berat (order) dibedakan antara booking dan posting.

Booking berarti pesanan terhadap alat-alat berat yang ingin disewa masih

memerlukan konfirmasi lebih lanjut dan dapat dibatalkan oleh penyewa,

sedangkan posting berarti pesanan terhadap alat-alat berat tersebut harus

segera diproses dengan mencetak Surat Kontrak. Jika penyewa tidak

menyetujui isi dari Surat Kontrak, maka pesanan tersebut dapat

dibatalkan.

2. Pengingat (reminder) dari order yang berstatus booking. Dengan tujuan

meminta konfirmasi kepada penyewa yang bersangkutan.

• Reports Management, yang mencakup :

1. Daftar Alat Tersedia

2. Daftar Piutang

3. Daftar Beban

4. Daftar Pemakaian Alat Berat

156

5. Laporan Pesanan Alat

6. Laporan Pengeluaran Alat

7. Laporan Pendapatan

8. Laporan Penerimaan Kas

9. Laporan Penerimaan Alat

10. Jurnal Umum