BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Riwayat …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-1-00432-SI Bab 3.pdf55 BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Riwayat Organisasi 3.1.1 Sejarah Bina Nusantara

55

BAB 3

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Riwayat Organisasi

3.1.1 Sejarah Bina Nusantara International University (JWC)

Bina Nusantara University pada mulanya dibangun sebagai sebuah

lembaga pelatihan komputer yang memberikan pengajaran tentang

komputer modern pada tanggal 21 Oktober 1974. Hal ini mengalami

pengembangan terus-menerus dan dengan disertai fondasi yang solid, visi

yang bagus, dan dedikasi yang tinggi.

Pengajaran komputer modern telah berkembang menjadi sebuah

Akademi Sistem Komputer (ATK) pada tanggal 1 Juli 1981. ATK

menawarkan pengajaran informasi manajemen dan teknologi informasi.

Tiga tahun setelah itu, pada tangal 13 Juli 1984, ATK memiliki status

“TERDAFTAR” dan mengubah namanya menjadi AMIK Jakarta. Pada

tanggal 1 Juli 1985, AMIK membuka pengajaran komputer akuntansi.

AMIK mulai menggunakan nama Bina Nusantara pada 21 September 1985,

kemudian AMIK Bina Nusantara mendirikan STMIK Bina Nusantara pada

1 Juli 1986. Institut ini menawarkan manajemen informasi dan ilmu

pengetahuan komputer dengan program studi S-1 ketika program studi

sistem komputer sedang dalam proses.

Pada 9 November 1987 AMIK Bina Nusantara bergabung dengan

STMIK Bina Nusantara. Penggabungan ini menghasilkan sebuah institut

yang menawarkan program diploma (D-3) dan strata 1 (S-1).

56

Bina Nusantara University dibuat pada 8 Agustus 1996, dan kemudian

disahkan oleh pemerintah. STMIK Bina Nusantara bergabung menjadi

Universitas Bina Nusantara pada 20 Desember 1998. Bina Nusantara

University telah memiliki 5 fakultas, antara lain ilmu komputer, ekonomi,

teknik, sastra, matematik, dan statistik. Pada tahun 2007, Universitas Bina

Nusantara berganti nama menjadi Bina Nusantara University.

Joseph Wibowo Center (JWC) adalah kampus terbaru dari Bina

Nusantara University. JWC terletak di area yang strategis dan dapat dicapai

dari beberapa tempat.

Program-program yang disajikan oleh JWC terbagi kedalam :

1. BiNus Business School

2. BiNus International

3. Executive Development Program

Berbeda dengan 3 kampus Bina Nusantara University lainnya, yang

mana menekankan pada pendidikan yang berbasis pada teknologi informasi,

JWC cenderung menawarkan keahlian pada manajemen dan bisnis.

Executive Development Program adalah bagian dari JWC untuk

pembelajaran lanjutan dari Bina Nusantara University.

Pada 17 November 1997 Bina Nusantara University mendapatkan

Sertifikat ISO 9001 karena aplikasi dan kontribusinya dalam sistem kualitas

manajemen dalam lingkup perancangan kurikulum dan materi

pembelajaran, sistem operasional pembelajaran, pengajaran, dan penelitian.

BiNus adalah universitas pertama di Indonesia yang mendapatkan Sertifikat

57

ISO 9001. Hal ini membuktikan kalau Bina Nusantara University telah

benar-benar siap untuk memasuki era globalisasi.

3.1.2 Visi dan Misi

Visi Bina Nusantara International University (JWC) adalah :

Untuk diterima menjadi institusi pendidikan yang terdepan dalam

bidang teknologi informasi, siap untuk bersaing dan mampu beradaptasi

dengan perkembangan jaman.

Misi Bina Nusantara International University (JWC) adalah :

1. Mengimplementasikan program-program pendidikan yang mendukung

aplikasi dan perkembangan teknologi informasi, menguasai bahasa asing,

komunikasi, kepemimpinan, inovasi dan business skill, dan berkarakter

baik.

2. Menyediakan infrastruktur dan lingkungan yang kondusif untuk

pengimplementasian sistem yang efektif dan efisiensi sehingga

menghasilkan alumni-alumni yang berkemampuan, kreatif, dan inovativ.

3. Untuk menjaga hubungan dan relevansi antara kegiatan akademis dan

permintaan akan global socio-economic dan perkembangan industrial.

4. Bekerja sama dengan institusi lainnya, baik lokal maupun internasional,

untuk memastikan pengetahuan dan skill terus terbaharui dan sesuai

dengan kebutuhan masyarakat.

5. Untuk menciptakan komunitas BINUSIAN yang mengedepankan

kualitas, budaya, nilai, dan etos kerja.

58

3.1.3 Alamat Organisasi

Jalan Hang Lekir I No.6

Jakarta Selatan

Telepon : 021 –7202222, 021-7203333 Ext. 8100

Fax : 021-7208569, 021-7205555

Website : www.binus.ac.id

3.1.4 Struktur Organisasi

3.1.4.1 Struktur Organisasi Secara umum

Gambar 3.1 Struktur Organisasi secara Umum

Sumber: Operational Manager, tahun 2008

59

Keterangan:

1. - - - - - - - - - - artinya secara tidak langsung bertanggung jawab.

Contoh: Rector - - - - - - - - - Graduate School Director, artinya

Graduate School Director secara tidak langsung bertanggung jawab

kepada Rector.

2. Artinya secara langsung bertanggung jawab.

Contoh: Executive Secretary Executive Director, artinya

Executive Secretary secara langsung bertanggung jawab kepada

Executive Director.

60

3.1.4.2 Pembagian Divisi dan Tugas Setiap Divisi

Gambar 3.2a Pembagian Divisi dan Tugas Setiap Divisi


61

Gambar 3.2b Pembagian Divisi dan Tugas Setiap Divisi


3.1.5 Tugas dan Wewenang

Berikut adalah tugas dan wewenang setiap divisi dalam struktur organisasi

Bina Nusantara International University (JWC) :

3.1.5.1 Operation Manager

Tugas

• Memastikan semua program berjalan dengan efisien dan

efektif.

• Koordinasi dengan semua head dengan operation JWC untuk

dapat program yang inovasi dalam efisien harga.

• Monitor semua aktivitas dan biaya realisasi.

• Memastikan dan memonitor operational academic berjalan

secara efektif.

62

• Memastikan service yang excellence untuk semua stakeholder.

• Memastikan semua operational academic dan service have

run according program plan dan kalender academic.

• Meningkatkan kualitas, variasi dan kuantitas untuk

pengkoleksian perpustakaan.

• Evaluasi kompetensi dari karyawan.

• Mengadakan pelatihan atau konseling untuk karyawan.

• Memastikan fungsi fasilitas gedung untuk mendukung

kegiatan perkuliahan.

• Membuat laporan bulanan, semsteran dan tahunan untuk

executive director.

• Melaksanakan tugas yang berkaitan dengan ISO 9001.

Wewenang

• Mengkoordinasikan dengan semua aspek operation JWC untuk

memenuhi kebutuhan dari JWC dalam waktu dekat maupun

panjang.

• Koordinasi dengan TM untuk pengadaan training untuk

meningkatkan kulitas staff.

• Mengontrol operasi sehari – hari dari department operation.

• Koordinasi dengan head of school / MM head untuk

menyiapkan dan melaksanakan semua proses dalam

pembelajaran dan materi pendukung perkuliahan.

63

• Membuat surat pemberitahuan.

• Kegiatan pengembangan staf untuk meningkatkan

performance dan kompetensi.

3.1.5.2 Operational Support Staff

Tugas

• Bertanggung jawab atas arsip yang ada di bawah tanggung

jawab Operation Manager baik dalam bentuk kertas maupun

file di komputer.

• Membantu Operation Manager dalam penyusunan laporan

kerja baik bulanan, per term maupun per semesteran, notulen

rapat, surat masuk maupun surak keluar.

• Membantu Operation Manager dalam penyusunan anggaran

tahunan.

• Membantu Operation Manager dalam penyususnan kalender

kuliah dan kalender kerja tahunan.

• Membantu Operation Manager dalam hal adminiatrasi

pelaksanaan ISO di divisi operasi.

• Melaksanakan semua kegiatan terkait dengan sistem mutu

ISO.

64

• Bertanggungjawab atas permintaan, penggunaan dan

penyimpanan barang-barang kebutuhan baik stok maupun

bukan stok.

• Membantu Operation Manager untuk melaksanakan

briefing rutin divisi setiap 1 bulan sekali.

• Membantu Operation Manager dalam hal SDM seperti

perpanjangan kontrak karyawan, memonitor kehadiran

karyawan,dll.

Wewenang

• Mengkoordinasikan dan mengingatkan jadwal kerja

Operation Manager, baik berupa jadwal rapat, maupun

tanggal-tanggal penting pada kalender kerja divisi operasi.

• Bekerjasama dengan bagian Lecturing and Examination

dalam proses validasi laporan honor, proses pembayaran

honor dosen, serta pembuatan laporan realisasi honor untuk

Operation Manager.

• Memberikan usulan perbaikan untuk hal-hal yang

berhubungan dengan kegiatan dukungan administrasi.

65

3.1.5.3 Head of Academic Operation

Tugas

• Memastikan semua program berjalan dengan efisien dan efektif.

• Koordinasi dengan semua head dengan operation JWC untuk

dapat program yang inovasi dalam efisien harga.

• Monitor semua aktivitas dan biaya realisasi.

• Memastikan dan memonitor operational academic berjalan

secara efektif.

• Memastikan service yang excellence untuk semua stakeholder.

• Meningkatkan kualitas, variasi dan quantity untuk

pengkoleksian perpustakaan.

• Evaluasi kompetensi dari karyawan.

• Mengadakan training atau conseling untuk karyawan.

• Memberikan tanggung jawab untuk menyusun jadwal

perkuliahan mahasiswa.

• Memberikan laporan untuk mengajuan pembuatan soal ujian.

Wewenang

• Melaksanakan proses persiapan perkuliahan BINUS

INTERNATIONAL.

• Pelaksanaan proses registrasi perkuliahan bagi mahasiswa aktif

yang ingin mengulang mata kuliah, pendaftaran double major,

66

pengambilan mata kuliah cherry pick, cuti kuliah atau aktif

kuliah kembali.

• Pelaksanaan proses registrasi online.

• Penjadwalan perkuliahan.

• Membantu pelaksanaan briefing mahasiswa baru bekerjasama

dengan tim faculty BI.

• Penjadwalan sesi orientation dan preparation days.

• Penyediaan student guideline dan student handbook untuk

mahasiswa baru.

• Membuat laporan jadwal perkuliahan dan disetujui oleh masing

– masing head of school.

• Membuat laporan mahasiswa cuti kuliah, aktif kembali, double

degree dan mengundurkan diri.

• Membuat laporan penerimaan dosen baru.

• Melaksanakan proses pengendalian perkuliahan BINUS

INTERNATIONAL.

• Maintain atau cek rutin pelaksanaan perkuliahan sesuai dengan

jadwal yang telah dibuat.

• Cek rutin kesiapan fasilitas, perlengkapan dan peralatan

perkuliahan.

• Maintain class cancellation dan make up class serta re schedule

perkuliahan.

67

• Pelaksanaan ujian akhir term mahasiswa mengikuti ujian,

mengawas ujian, pengiriman berkas ujian ke dosen.

• Pelaksanaan proses penyelenggaraan field trip dan guest lecture

sesuai dengan permintaan yang diajukan oleh masing – masing

program.

• Follow up penyerahan soal ujian dan nilai ujian dari masing –

masing dosen sesuai dengan dead line yang sudah ditentukan.

• Melaksanakan evaluasi kinerja dosen dengan mendistribusikan

formulir kuesioner kepada seluruh mahasiswa.

• Maintain database mahasiswa dari setiap perubahan yang terjadi

karena ada permintaan dari mahasiswa ataupun perubahan status

akademik.

• Melaksanakan proses penyelenggaraan briefing skripsi bagi

mahasiswa.

• Melasksanakan penjadwalan bimbingan dan sidang skripsi,

termasuk di dalamnya monitor aktifitas bimbingan untuk

kebutuhan pembayaran honor membimbing skripsi.

• Melakukan proses pengajuan pembayaran honor membimbing

dan menguji skripsi.

• Memberikan layanan administrasi akademik untuk mahasiswa

dan dosen sesuai dengan permintaan yang diterima melalui

information service dengan memperhatikan dead line yang

sudah ditentukan.

68

• Membuat laporan penyerahan soal ujian tepat waktu.

• Membuat laporan penyerahan nilai ujian tepat waktu.

• Membuat laporan mahasiswa tidak layak mengikuti ujian tengah

dan akhir semester.

• Melakukan proses filterisasi terhadap data mahasiswa yang

sudah lulus skripsi untuk kebutuhan proses judisium.

• Melaksanakan proses judisium dimulai dari pendataan

mahasiswa layak wisuda atau tidak.

• Membuat laporan hasil judisium yang selanjutnya diajukan ke

management BI untuk mendapatkan persetujuan.

• Mendokumentasikan berkas judisium dalam bentuk sebuah

buku, kemudian data tersebut ke panitia wisuda untuk dibuatkan

buku wisuda.

• Mencetak ijasah dan transkip nilai terakhir.

• Membuat laporan judisium atau wisuda.

• Membuat laporan kerja bulanan.

• Menghadiri briefing unit kerja bersama head of academic

operations department dan operation manager.

• Mengawas ujian tengah dan akhir semester BINUS

INTERNATIONAL dan ujian akhir term program pascasarjana.

• Melaksanakan kegiatan manajemen sistem mutu universitas

BINA NUSANTARA.

69

• Aktif menjadi panitia wisuda dan berpatrisipasi dalam setiap

kegiatan academic operations yang berhubungan dengan

mahasiswa dan dosen.

• Menyelesaikan semua tugas atau pekerjaan sesuai dengan dead

line yang telah ditentukan.

• Memberikan usulan perbaikan untuk kegiatan operasional

akademik untuk program BINUS INTERNATIONAL.

• Melaksanakan tugas lainnya yang sebagaimana ditugaskan oleh

atasan langsung.

3.1.5.4 Head of IT Support

Tugas

• Melakukan pengembangan dan monitor terhadap perkembangan

Learning Method Systems (LMS) dan Content Method Systems

(CMS).

• Memastikan network dan sistem yang ada berfungsi dengan

baik.

• Melakukan monitoring secara berkala untuk network sistem.

• Melakukan koordinasi dengan IT Central.

• Memastikan perbaikan seluruh kerusakan komputer agar dapat

selesai tepat waktu.

• Memastikan seluruh yang diberikan kepada seluruh pihak

terkait sesuai dengan Service Level Agreement (SLA) yang ada.

70

• Melakukan analisis terhadap sistem dan proses yang ada dan

memberikan usulan perbaikan.

Wewenang

• Bertanggung jawab dan berwenang untuk memimpin area IT .

• Melakukan fungsi manajerial, seperti perencanaan kerja unit

(plan), memonitor seluruh kegiatan di area IT support termasuk

kinerja staf.

• Membuat rencana kerja tahunan dan laporan kerja bulanan IT .

• Membuat pengumuman dan keputusan strategis atas persetujuan

operations manager sehubungan dengan kegiatan IT support.

• Melakukan koordinasi dengan unit/departemen lain sehubungan

dengan kegiatan IT support.

• Membantu operations manager sehubungan dengan

permasalahan IT support.

• Mengajukan peraturan dan kebijakan sehubungan dengan

fasilitas IT.

• Menganalisis sistem dan prosedur yang ada dan melakukan

otomasi/ perbaikan apabila diperlukan.

• Melakukan pengembangan IT dengan koordinasi melalui IT

Central.

71

• Melakukan pengembangan dan monitor terhadap perkembangan

Learning Method System (LMS) dan Content Method System

(CMS).

• Melakukan pengembangan terhadap penggunaan laboratorium

dan fasilitas IT lainnya.

• Melakukan pengembangan e-survey.

• Melakukan sistem informasi manajemen.

• Bertanggung jawab terhadap keamanan database dosen dan

mahasiswa di JWC.

• Melakukan kegiatan pemeliharaan seluruh komputer dan

jaringan di JWC.

• Memastikan layanan prima untuk kegiatan di IT support.


BINA NUSANTARA INTERNATIONAL.

• Melakukan tugas lainnya sebagaimana yang ditugaskan oleh

Operation Manager.

• Melakukan pembinaan dan pengembangan kemampuan IT

support.

• Berperan serta dalam proses perekrutan staff di IT Support.

• Memberikan teguran dan mengusulkan surat peringatan kepada

staff di IT support.

• Melakukan penilaian kinerja staf

• Membuat anggaran tahunan IT support.

72

3.1.5.5 Head of Learning Support

Tugas

• Memastikan kelengkapan berkas penerimaan dosen baru untuk

JWC.

• Melakukan koordinasi pengajuan JJA dosen.

• Melakukan analisis terhadap kinerja dosen yang ada.

• Melakukan follow up untuk dosen yang memiliki kinerja yang

kurang.

• Melakukan memonitor untuk proses realisasi materi

pembelajaran yang ada.

• Melakukan koordinasi dengan unit terkait yang ada.

• Melakukan analisis kebutuhan pelatihan yang diperlukan untuk

pengembangan dosen.

• Melaksanakan digitalisasi untuk koleksi perpustakaan yang ada.

• Memastikan seluruh yang diberikan kepada seluruh pihak terkait

sesuai dengan service level agreement (SLA) yang ada

• Melakukan analisis terhadap sistem dan proses yang ada dan

memberikan usulan perbaikan.

Wewenang

• Melakukan monitoring pengadaan, pengolahan dan layanan

sirkulasi di perpustakaan JWC.

73

• Memastikan proses pembuatan buku panduan dosen berjalan

dengan baik.

• Melakukan monitoring kegiatan pemesanan textbook.

• Mempersiapkan materi kuliah, silabus dan katalog.

• Melakukan perbaikan dan memastikan proses perekrutan dosen

dan JJA memenuhi kriteria service quality yang telah

ditentukan.

• Membantu peningkatan kualitas dosen dengan membuat

training module, melakukan implementasi dan evaluasi training

program yang dilakukan .

• Membantu proses perbaikan kualitas dosen dengan nilai IKAD

< 3.00.

• Mengusulkan/ mengadaptasi performance appraisal model

untuk dosen dengan berkoordinasi dengan pimpinan jurusan

BINUS INTERNATIONAL & BINUS BUSINESS SCHOOL.

• Mengelola operasional bookstore.

• Melakukan pengendalian terhadap JWC printed knowledge

assets.

• Bertanggung jawab dan berwenang untuk memimpin learning .

• Melakukan fungsi manajerial, seperti perencanaan kerja unit

(plan), monitoring seluruh kegiatan di learning termasuk

kinerja staf.

74

• Membuat rencana kerja tahunan dan laporan kerja bulanan

learning .

• Membuat pengumuman dan keputusan strategis atas persetujuan

operations manager sehubungan dengan kegiatan learning .

• Melakukan koordinasi dengan unit/ departmen lain sehubungan

dengan kegiatan learning .

• Membantu operations manager sehubungan dengan

permasalahan learning .

• Mengajukan peraturan dan kebijakan sehubungan dengan

learning .

• Memastikan layanan prima untuk kegiatan di learning .




operation manager.

3.1.5.6 Head of Building Management

Tugas

• Menerima keluhan dari pengguna gedung JWC.

• Memaintain semua peralatan yang ada di gedung JWC.

• Mengelola gedung JWC dengan baik dari kebersihan dan

kerapian.

75

• Memrekrut outsorurce untuk seluruh kegiatan operasional

pengelolaan gedung yang ada di JWC.

• Memonitor anggaran barang untuk area BM JWC.

• Menempatkan penjagaan pada tempat – tempat tertentu.

• Menempatkan petugas kebersihan di tempat – tempat tertentu.

Wewenang

• Mengatur operasional rutin pengelolaan gedung untuk

mendukung kegiatan akademik dan operasional lainnya di JWC.

• Penyimpanan daftar inventaris gedung JWC.

• Koordinasikan dengan perusahaan outsorurce.

• Melakukan koordinasi dengan tim outsorurce untuk seluruh

kegiatan operasional pengelolaan gedung yang ada di JWC.

• Melakukan monitor kinerja tim outsorurce area BM dan

membuat rekaptulasi kehadiran per bulan.

• Menerima keluhan dari pengguna gedung untuk hal – hal yang

berhubungan dengan building management JWC.

• Menerima dan mengendalikan barang – barang yang masuk

kategori lost and found.

• Memeriksa dan menyimpan permintaan pembelian barang,

material dan spare part.

• Membuat, mengetik dan menyimpan surat keluar masuk, tanda

terima, berita acara dan lainnya.

76

• Memproses surat izin, keterangan dokter karyawan building

management JWC, serta membuat rekaptulasi absensi bulanan,

lembur dan meneruskannya ke TM.

• Melakukan monitoring anggaran barang stock/ non stock untuk

area BM JWC.

• Membuat jadwal peminjaman mobil di JWC.

• Meneruskan atau mentransfer pendapatan parkir ke bank yang

ditunjuk setiap bulannya.

• Menyimpan kas kecil dan membuat laporan atas pengeluaran

yang dilakukan hanya di area building management.

• Menerima dan membayar kepada kebersihan lingkungan,

keamanan lingkungan, iuran atau sumbangan lainnya.

• Mencatat dan mengontrol peminjaman kunci yang berada di

ruang building management.

• Melakukan pengarsipan seuluruh administrasi gedung terutama

yang terkait dengan administrasi ISO.

• Memberikan usulan perbaikan untuk kegiatan yang

berhubungan operasional pengelolaan gedung area JWC.

3.1.5.7 BI AcOp Coordinator

Tugas

Pengendalian seluruh kegiatan operasional akademik untuk

program BINUS INTERNATIONAL.

77

Wewenang

• Membuat kalender kerja tahunan tim BINUS

INTERNATIONAL.

• Melakukan pengendalian dan tanggung jawab atas kelancaran

proses kegiatan / aktifitas rutin yang berlangsung di area

BINUS INTERNATIONAL dari masing – masing anggota tim

kerja unit.

• Membuat laporan kerja bulanan dengan merangkum semua

laporan yang dibuat dan diserahkan oleh masing – masing

anggota tim kerja unit BINUS INTERNATIONAL.

• Melakukan evaluasi dari hasil kerja anggota tim kerja unit

melalui briefing dengan anggota tim kerja unit untuk

membahas permasalahan kerja yang timbul dan mencari solusi

atau untuk mengupdate informasi penting.

• Membangun hubungan dan komunikasi dengan para dosen

untuk kebutuhan layanan akademik.

• Melakukan cek dan ricek terhadap hasil entri data yang

dilakukan oleh tenaga administrasi – outsource, terutama hasil

entri data yang berhubungan dengan sistem informasi.

• Memback up tugas / pekerjaan dari masing – masing anggota

tim kerja unit dengan tujuan kepuasan layanan terhadap

konsumen.

78

• Menganalisa kebutuhan pengembangan senior staf BINUS

INTERNATIONAL untuk kemajuan karir dan pencapaian target

kerja terhadap KPI akademik operations departmen.

3.1.5.8 S2 and EDP AcOp Coordinator

Tugas

Pengendalian seluruh kegiatan operasional akademik untuk

program BINUS INTERNATIONAL

Wewenang

• Membuat kalender kerja tahunan tim S2.

• Melakukan pengendalian dan tanggung jawab atas kelancaran

proses kegiatan / aktifitas rutin yang berlangsung di area S2

dari masing – masing anggota tim kerja unit.

• Membuat laporan kerja bulanan dengan merangkum semua

laporan yang dibuat dan diserahkan oleh masing – masing

anggota tim kerja unit S2.

• Melakukan evaluasi dari hasil kerja anggota tim kerja unit

melalui briefing dengan anggota tim kerja unit untuk

membahas permasalahan kerja yang timbul dan mencari solusi

atau untuk mengupdate informasi penting.

• Membangun hubungan dan komunikasi dengan para dosen

untuk kebutuhan layanan akademik.

79

• Melakukan cek dan ricek terhadap hasil entri data yang

dilakukan oleh tenaga administrasi – outsource, terutama hasil

entri data yang berhubungan dengan sistem informasi.

• Memback up tugas / pekerjaan dari masing – masing anggota

tim kerja unit dengan tujuan kepuasan layanan terhadap

konsumen.

• Menganalisa kebutuhan pengembangan senior staf BINUS

INTERNATIONAL untuk kemajuan karir dan pencapaian

target kerja terhadap KPI akademik operations department.

• Melakukan pengawasan dan supervise atas kegiatan

operasional akademik program S2.

• Pelaksanaan proses persiapan perkuliahan yang terdiri dari

proses registrasi, penjadwalan, pelaksanaan briefing, dan proses

penerimaan calon dosen.

• Pelaksanaan proses pengendalian perkuliahan S2 yang terdiri

dari pelaksanaan kuliah, kesiapan fasilitas dan pelaksanaan

ujian / tes.

• Pelaksanaan proses akhir perkuliahan yang terdiri dari proses

judisium dan berkas kelulusan mahasiswa.



• Memberikan usulan perbaikan untuk kegiatan operasional

akademik untuk program S2.

80

3.1.5.9 Application Development and Database System

Tugas

• Memberikan usulan proyek kepada data center untuk

peningkatan pada proses bisnis yang ada.

• Melakukan monitoring anggaran data center khususnya

unit sistem dan aplikasi.

• Memastikan layanan prima kepada user sehubungan

dengan data, sistem dan aplikasi.

• Memastikan permintaan dan update data dan informasi

sesuai prosedur yang ada.

• Memastikan sistem dan aplikasi yang ada berfungsi

dengan baik.

• Melakukan monitoring secara berkala untuk ketersediaan

server, sistem dan aplikasi yang ada pada data center.

Wewenang

• Membuat perencanaan, pengendalian dan evaluasi kegiatan

layanan sistem dan aplikasi di binus

• Mengendalikan dan melakukan pengawasan kegiatan

opersional sistem dan aplikasi di lingkungan BINUS.

• Memastikan keakuratan dan keamanan data di lingkungan

BINUS.

81

• Berkoordinasi dengan unit TI yang lain untuk menjaga

opersional TI yang baik.

• Memberikan usulan perbaikan sehubungan dengan sistem dan

aplikasi ke data center manager.

• Mengendalikan proses sesuai dengan sistem mutu.

• Menentukan lingkup pekerjaan bagi staf.

• Melakukan penilaian kinerja staf.

3.1.5.10 Head of Librarian

Tugas

• Melakukan pengembangan jasa referensi untuk Binusian dan

Non-Binusian.

• Melakukan promosi atau layanan “JPI”.

• Menjawab pertanyaan “JPI”.

• Mendokumentasikan jawaban “JPI”.

• Mengembvangkan “JPI” menjadi pakar informasi.

• Memperbaiki dan membuat materi information literacy yang

menarik dan mudah dipahami.

• Mengajar dan membimbing pengguna agar mandiri dalam

mencari informasi.

• Sosialisai penelurusan informasi ke jurusan.

• Bimbingan penelusuran on site.

82

• Membuat knowledge berdasarkan jawaban JPI dan di-upload

ke situs LKC.

• Mengevaluasi saran pengguna dan membuat perbaikan.

• Memperbaiki tampilan situs dan fiturnya.

• Mengembangkan situs dalam bahasa indonesia dan bahasa

inggris.

• Membuat content situs terkini.

• Mengembangkan layanan berbasis website.

• Memperbaiki retrieva database di website.

• Membuat link lingkup nasional dan internasional.

• Mengajar cara mengakses layanan perpustakaan digital.

• Melaksanakan kegiatan promosi mengenai jasa dan koleksi

perpustakaan.

• Menelusur, mengumpul, membuat paket informasi.

• Memberikan masukkan topik paket informasi yang akan

dikembangkan.

• Mengkoordinasi terbitnya “ Info Perpustakaan” secara

berkesinambungan.

• Bekerjasama dengan jurusan untuk menentukan paket

informasi yang akan dikembangkan LKC.

• Mengkoordinasikan tersedianya paket informasi sesuai

kebutuhan jurusan.

83

• Pembuatan dan pengecekan kata kunci koleksi skripsi, artikel,

dan laporan penelitian.

• Membantu pembuatan database dan akses Local e-Content.

• Pendokumentasian dan pengembangan knowledge.

• Mencari kegiatan yang dapat diajukan untuk Quality Award.

• Pemantauan kualitas layanan secara berkesinambungan.

• User study, wawancara, menjalin komunikasi yang baik

dengan pengguna.

Wewenang

• Bertanggungjawab pada pelaksanaan kegiatan dan program

bidang referensi.

• Mengusulkan perbaikan dan pengembangan layanan referensi,

situs, dan terbitan LKC.

• Melaksanakan kegiatan pembuatan materi informasi literasi

yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.

• Melaksanakan kegiatan informasi agar terwujud pemahaman

terhadap materi informasi literasi dan pengguna LKC yang

mandiri.

• Melaksanakan pembuatan artikel, e-jurnal yang sesuai

standardan diupload di web library.

• Memberikan layanan penelusuran informasi bagi para pengguna

agar mengembangkan materi pembelajaran dan penelitian.

84

• Memeberikan layanan informasi antar universitas dan

penyediaan pusat informasi.

• Melakukan proses dokumentasi informasi.

• Melaksanakan kegiatan penerbitan pendukung pembelajaran

dan penelitian.

• Menyediakan paket informasi atau knowledge sesuai dengan

kebutuhan pemakai.

• Menyediakan sarana promosi tercetak pendukung operasional

LKC.

• Melaksanakan kegiatan pembuatan paket informasi sesuai

dengan topik di jurusan dan kata kunci di Local e-Content.

• Menyelenggarakan kegiatan literasi informasi termasuk BBF.

• Melakukan pembinaan keterampilan literasi informasi.

• Menjawab dan mendokumentasikan saran pengguna menjadi

FAQ.

• Melaporkan saran pengguna ke pimpinan untuk ditindaklanjuti.

• Memberikan usulan atas segala sesuatu yang berhubungan

dengan proses layanan referensi.

• Melaksanakan kegiatan yang terkait dengan sistem mutu ISO-

9000, Malcom Baldridge, dan service excellent.

• Melaksanakan tugas lainnya sebagaimana ditugaskan oleh

atasan langsung.

• Mengusulkan kebuthan SDM dalam anggaran tahunan LKC.

85

• Mengusulkan kebutuhan koleksi dan sarana informasi dalam

anggaran tahunan LKC.

3.1.5.11 Material Support

Tugas

• Persiapan, pendistribusian dan pengendalian materi kuliah dan

silabus.

• Proses pemesanan textbook untuk mahasiswa.

• Bertanggung jawab atas kegiatan learning method systems

(LMS) dan content method systems (CMS).

• Menyusun laporan kegiatan.

Wewenang

• Melakukan kegiatan yang berhubungan dengan proses

pembuatan dan revisi silabus matakuliah.

• Melakukan konfirmasi penggunaan textbook untuk

term/semester yang akan berjalan ke dosen.

• Melakukan kegiatan yang berhubungan dengan proses

pemesanan buku yang digunakan mahasiswa atas konfirmasi

dosen coordinator / dosen yang ditunjuk.

• Bekerjasama dengan akuisisi sehubungan dengan kegiatan

pengadaan koleksi library and knowledge center (LKC) JWC

sesuai dengan textbook dan referensi yang terdapatdi silabus.

86

• Melakukan kegiatan yang berhubungan dengan distribusi

materi kuliah dan memastikan pendistribusian ini berjalan

dengan baik tepat waktu.

• Melakukan proses pengadaan dan pengendalian instructor

manual dan materi kuliah.

• Bertanggung jawab atas pengarsipan silabus dan materi kuliah,

baik hardcopy maupun softcopy.

• Bertanggung jawab atas kegiatan penggunaan dan

pengembangan learning method systems (LMS) dan content

method systems (CMS).

• Menyusun laporan rutin bulanan dan laporan term / semesteran.


berhubungan dengan pengadaan materi perkuliahan.


BINA NUSANTARA INTERNATIONAL ISO 9001.

• Melaksanakan tugas lainnya yang sebagaimana ditugaskan oleh

atasan langsung.

3.1.5.12 General BM Coordinator

Tugas

Seluruh persiapan dan pelaksanaan kegiatan persiapan dan

penyimpanan yang teliti seluruh pekerjaan administrasi

87

pengelolaan gedung yang diperlukan oleh building manager selain

area Maintenance Engineering (ME)

Wewenang

• Mengatur operasional rutin pengelolaan gedung untuk

mendukung kegiatan akademik dan operasional lainnya di

JWC.

• Penyimpanan daftar inventaris gedung JWC.

• Koordinasikan dengan perusahaan outsource.

• Melakukan koordinasi dengan tim outsource untuk seluruh

kegiatan operasional pengelolaan gedung yang ada di JWC.

• Melakukan monitoring kinerja tim outsource area BM dan

membuat rekaptulasi kehadiran per bulan.

• Menerima keluhan dari pengguna gedung untuk hal – hal yang

berhubungan dengan building management JWC.

• Menerima dan mengendalikan barang – barang yang masuk

kategori lost and found.

• Memeriksa dan menyimpan permintaan pembelian barang,

material dan spare part.

• Membuat, mengetik dan menyimpan surat keluar masuk, tanda

terima, berita acara dan lainnya.

88

• Memproses surat izin, keterangan dokter karyawan building

management JWC, serta membuat rekaptulasi absensi bulanan,

lembur dan meneruskannya ke TM

• Melakukan monitoring anggaran barang stock/ non stock untuk

area BM JWC.

• Membuat jadwal peminjaman mobil di JWC.

• Meneruskan atau mentransfer pendapatan parker ke bank yang

ditunjuk setiap bulannya.

• Menyimpan kas kecil dan membuat laporan atas pengeluaran

yang dilakukan hanya di area building management.

• Menerima dan membayar kepada kebersihan lingkungan,

keamanan lingkungan, iuran atau sumbangan lainnya.

• Mencatat dan mengontrol peminjaman kunci yang berada di

ruang building management.

• Melakukan pengarsipan seuluruh administrasi gedung terutama

yang terkait dengan administrasi ISO.


berhubungan operasional pengelolaan gedung area JWC.

• Menerima, menjawab, melakukan panggilan dan meneruskan

setiap pesan yang diterima melalui telepon.

• Membantu melakukan emergency call / paging saat ditentukan

kondisi darurat di dalam gedung

89

• Memberikan informasi kepada para pengguna gedung,

khususnya yang terkait di area Building Management.

3.1.5.13 Marketing Manager

Tugas

• Mengembangkan produktivitas departmen.

• Membagi baik dan buruk praktek.

• Mengorganisasi internal training dan development.

• Mengirimkan staf untuk training eksternal.

• Mengembangkan kepemimpin untuk orang lain.

• Menemui kebutuhan kompetensi .

• Memiliki akurasi dan informative customer database.

• Mengembangkan marketing standar prosedur operasi.

• Mengumpulkan, menganalisis data kompetitor.

• Menciptakan brand awareness.

• Menciptakan brand preference.

• Meningkatkan satifaction customer yang baik dalam semua

unit.

• Meningkatkan internal satisfaction customer yang baik.

• Meminimalkan budget dalam planning yang bervariasi.

• Menyediakan performana tracking umum.

• Mengatur external atau internal marketing research partner.

90

Wewenang

• Menerima nasehat & CMO dan perusahaan pemimpin atas

pemasaran, produk dan komunikasi strategi.

• Nasehat dan mengkoordinasikan dengan direktur pelaksana,

dekan/pengaturan direktur, fakultas dan mahasiswa atas

pemasaran, produk dan komunikasi strategi.

• Mengelola pendaftaran dan izin masuk proses mencocoki

dengan JWC peraturan.

• Usulkan semua fungsi di bawah pemasaran JWC bagian

kepala menghitung anggaran.

• Usulkan development staff, promotion, transfer dan demotion.

• Mengontrol JWC marketing department budget.

• Mengusulkan JWC marketing department asset budget.

• Mengusulkan JWC marketing department operational budget.

• Mengusulkan JWC marketing department promotion dan

communication budget.

3.1.5.14 Marketing Support

Tugas

• Mendapatkan target intake dari atasan langsung.

• Melakukan kegiatan untuk mencapai target yang ada.

• Memastikan biaya operasional agar efisien dan efektif.

• Melaksanakan pengarsipan dokumentasi marketing JWC.

91

• Memastikan seluruh kegiatan yang dialakukan oleh staf

marketing di realisasikan sesuai dengan waktu yang ada

• Memberikan layanan sesuai dengan service level agreement

(SLA) yang ada.

• Memberikan usulan perbaikan proses di area administrasi.

Wewenang

• Melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan koordinasi

penjadwalan kegiatan manajer dan assistant manager.

• Mereview surat perintah lembur apakah sesuai dan melakukan

pengecekan training yang akan diambil oleh staff apakah sesuai

dengan pekerjaan dan belum pernah diambil.

• Melakukan koordinasi dengan marcom dan corcom mengenai

administrasi.

• Melakukan koordinasi dengan promotion and sales section head

dalam pengadaan barang dan dana yang berhubungan dengan

kegiatan promosi dan sales.

• Melakukan koordinasi dengan admission section head dalam

pengadaan barang dan dana yang berhuubungan dengan

kegiatan penerimaan mahasiswa baru.

• Membantu setiap kegiatan promosi yang dilakukan .

• Memback up segala keperluan yang dibutuhkan oleh customer

service dan marketing service.

92

• Memberikan usulan untuk kegiatan marketing kepada

marketing manajer.



marketing manager.

3.1.5.17 Promotion Section Head

Tugas

• Mengkoordinasikan kegiatan promosi untuk mencapai target

yang dibutuhkan.

• Mencapai target intake untuk supervisor langsung.

• Mengembangkan strategi promosi.

• Mengatur even promosi untuk mencapai pendapatan optimal.

• Memastikan biaya operasional yang efektif dalam bermacam-

macam kegiatan promosi.

• Mengkoordinasikan strategi dengan penjualan untuk mencapai

database yang prospek.

• Mengembangkan strategi untuk memperluas kapasitas database

untuk setiap even.

• Mengevaluasi kemampuan semua staf.

• Pemenuhan pelatihan dan pengembangan kapabilitas untuk staf

dan manajer.

93

• Memastikan pengembangan kapabilitas staf yang efektif sesuai

dengan kompetensi.

• Memonitor proses pengumpulan database.

• Mengevaluasi SOP yang ada dan menyiapkan sugesti untuk

pengembangan.

• Mengkoordinasikan staf promosi dalam nelakukan market

review.

• Melakukan analisis STP.

• Mengkoordinasikan dan melakukan strategi promosi yang

efektif untuk meningkatkan brand awareness.

• Memastikan setiap even promosi berjalan sesuai rencana.

• Memastikan semua laporan selesai sesuai deadline.

• Menyediakan service sesuai dengan service level agreement

(SLA).

• Mengusulkan berbagai proses pengembangan dalam area

promosi.

• Mengevaluasi dan melaporkan kegiatan yang ada dan

merekomendasikan pengembangan ke depan untuk even yang

akan dilakukan.

• Memastikan penggunaan anggaran yang efektif dan efisien

berdasarkan perencanaan anggaran tahunan.

94

Wewenang

• Membuat dan mengimplementasikan sebuah kegiatan promosi

dalam cakupan yang luas.

• Mengevaluasi pencapaian dari penyelenggaraan program

promosi.

• Memonitor pencapaian target dalam area promosi dengan

menggunakan matriks penjualan.

• Memonitor tingkat brand awareness dari semua aktivitas

promosi yang diselenggarakan dan mengambil aksi yang

dibutuhkan untuk merespon kondisi yang ada.

• Menyiapkan dan mengkoordinasikan penyelenggaraan aktivitas

penjualan.

• Berkoordinasi dengan Assistant Marketing Manager dan

Marketing Communication Departement berdasarkan kegiatan

periklanan yang diperlukan dan materi promosi yang

dibutuhkan.


Marketing Communication Departement berdasarkan even yang

dibutuhkan untuk diselenggarakan.

• Merencanakan dan mengkoordinasikan aktivitas dengan

berbagai channel distribusi dan industri.

• Mengevaluasi proposal sponsorship dari pihak luar.

• Mengkoordinasikan dan mengeksekusi evaluasi promosi.

95

• Mengatur dan mengevalusi laporan ubntuk setiap aktivitas

promosi dan merekomendasikan pengembangan selanjutnya.

• Inspeksi dan melaporkan eksekusi pasar dan program promosi

yang efektif.

• Mengusulkan pelatihan untuk memperluas kemampuan kerja

staf.

• Memonitor kehadiran yang tepatwaktu dari staf.

• Mengusulkan syarat yang dibutuhkan staf dan berpartisipasi

dalam pemilihan kandidat untuk area promosi.

• Mengevaluasi performa staf.

• Mengusulkan pengembangan, promosi, mutasi staf.

• Memonitor penggunaan dari perencanaan anggaran tahunan.

3.1.5.16 Admission Section head

Tugas


• Melakukan kegiatan admission agar mencapai target yang ada.

• Memastikan biaya operasional admission agar efisien dan

efektif.

• Melakukan koordinasi kegiatan follow up terhadap

EXECUTIVE DEVELOPMENT PROGRAM current student.

• Memberikan layanan prima mengenai produk JWC.

• Menangani keluhan yang masuk.

96

• Memberikan layanan sesuai dengan service level agreement

(SLA) yang ada.

• Memastikan akurasi data pada proses input data.

• Menjalankan kegiatan sesuai dengan rencana.

• Melakukan evaluasi terhadap SOP yang ada dan memberikan

usulan perbaikan.

• Melakukan koordinasi kegiatan admission yang tepat untuk

meningkatkan brand recommendation.

• Melakukan evaluasi skill para staff.

• Mengajukan permintaan training ke marketing manager.

• Melakukan pengembangan staff sesuai dengan kompetensi yang

diperlukan.

• Memberikan usulan perbaikan proses di area admission.

• Melakukan evaluasi dan memberikan rekomendasi terhadap

kegiatan selanjutnya.

• Memastikan pemakaian budget sesuai dengan rencana kegiatan

yang dibuat.

Wewenang

• Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pelaksanaan, dan

evaluasi seluruh kegiatan admission.

• Melakukan monitoring terhdap pencapaian target dengan sales

metric.

97

• Melakukan koordinasi untuk persiapan dan pelaksanaan

kegiatan admission dan registrasi.

• Memastikan layanan prima kepada prospect customer.

• Melakukan koordinasi dengan Assistant Marketing Manager

dalam hal perubahan jadwal kegiatan admission dan informasi

yang akan diberikan kepada prospect customer.

• Melakukan koordinasi dalam pemberian informasi mengenai

produk Binus International , BBS, EDP, serta acara yang akan

diadakan oleh marketing JWC.

• Memastikan kegiatan penerimaan student / participant sesuai

dengan jadwal yang dibuat.

• Bertanggung jawab terhadap penjualan formulir, proses

pengembalian formulir, ujian saringan masuk, dan pendaftaran

ulang.

• Melakukan monitoring terhadap kegiatan follow up.

• Bertanggung jawab terhadap berkas yang diterima dari prospect

customer sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.

• Bertanggung jawab terhadap penyetoran uang penjualan

formulir.

• Memastikan pengarsipan berkas yang berhubungan dengan

kegiatan admission dilakukan dengan baik dan benar.

• Memastikan keluhan yang masuk dilakukan penanganan dengan

baik dan benar.

98

• Melakukan koordinasi kegiatan registrasi untuk setiap acara

yang diadakan oleh Marketing JWC.

• Membuat laporan pertanggungjawaban untuk setiap kegiatan

admission dan memberikan rekomendasi perbaikan.

• Memberikan usulan perbaikan untuk kegiatan admission kepada

Marketing Manager.



Marketing Manager.

• Terlibat dalam perekrutan staff baru.

• Menentukan lingkup tugas staff.

• Melakukan pengembangan staff.

• Melakukan penilaian kinerja staff.

• Memberikan usulan surat teguran dan peringatan bagi staff.

• Memberikan usulan anggaran dana kegiatan admission.

• Monitoring anggaran dana kegiatan.

3.1.5.17 Sales Section Head

Tugas

• Mengkoordinasikan aktivitas untuk mencapai target yang

dibutuhkan.

• Mencapai target intake untuk supervisor langsung.

• Mengembangkan strategi penjualan.

99

• Memastikan biaya operasional yang efektif dalam berbagai

kegiatan penjualan.

• Berkoordinasi dengan telemarketing untuk mencapai strategi

pemasaran yang efektif.

• Mengevaluasi kemampuan dari seluruh staf.

• Mengusulkan pelatihan dan pengembangan kapabilitas untuk

staf dan manajer.

• Memastikan efektifitas kapabilitas pengembangan staf

berdasarkan kompetensi.

• Mengkoordinasikan, memantain, dan memonitor proses

pengumpulan database.

• Mengevaluasi SOP yang ada dan mengusulkan pengembangan.

• Melakukan analisis penjualan.

• Mengkoordinasikan dan melakukan strategi penjualan yang

efektif untuk meningkatkan brand recommendation.

• Memastikan setiap kegiatan pejualan berjalan sesuai rencana.

• Memastikan semua laporan selesai sesuai jadwal.

• Mengusulkan berbagai proses pengembangan dalam area

penjualan.

• Mengevaluasi dan melaporkan kegiatan yang ada dan

merekomendasikan pengembangan selanjutnya untuk even yang

akan datang.

100

• Memastikan penggunaan anggaran secara efektif dan efisien

untuk perencanaan anggaran tahunan.

• Membuat dan mengimplementasikan sebuah kegiatan penjualan

dalam cakupan yang luas.

• Memonitor pencapaian target dalam area penjualan dengan

menggunakan matriks penjualan.

• Memonitor tingkat brand awareness dari semua aktivitas

penjualan yang diselenggarakan dan mengambil aksi yang

dibutuhkan untuk merespon kondisi yang ada.

• Memonitor penggunaan dari perencanaan anggaran tahunan.

• Memonitor kehadiran yang tepatwaktu dari staf.

Wewenang

• Mengevaluasi pencapaian dari penyelenggaraan program

penjualan.

• Menyiapkan dan mengkoordinasikan penyelenggaraan aktivitas

penjualan.


Marketing Communication Departement berdasarkan kegiatan

periklanan yang diperlukan dan materi penjualan yang

dibutuhkan.

101


Marketing Communication Departement berdasarkan even yang

dibutuhkan untuk diselenggarakan.

• Merencanakan dan mengkoordinasikan aktivitas dengan

berbagai channel distribusi dan industri.

• Mengevaluasi proposal sponsorship dari pihak luar.

• Mengkoordinasikan dan mengeksekusi evaluasi penjualan.

• Mengatur dan mengevalusi laporan untuk setiap aktivitas

penjualan dan merekomendasikan pengembangan selanjutnya.

• Inspeksi dan melaporkan eksekusi pasar dan program penjualan

yang efektif.

• Mengusulkan pelatihan untuk memperluas kemampuan kerja

staf.

• Mengusulkan syarat yang dibutuhkan staf dan berpartisipasi

dalam pemilihan kandidat untuk area penjualan.

• Mengevaluasi performa staf.

• Mengusulkan pengembangan, penjualan, mutasi staf.

3.1.5.18 Promotion Staff

Tugas


• Melakukan kegiatan promosi untuk mencapai target yang ada.

• Memastikan biaya operasional promosi agar efisien dan efektif.

102

• Mendapatkan data prospect customer sesuai dengan target

database per event.

• Menjamin akurasi database yang didapat.

• Memastikan setiap pelaporan kegiatan sesuai dengan tenggang

waktu yang ada.


• Melakukan kegiatan – kegiatan promosi yang dapat

meningkatkan brand awareness.

• Memastikan setiap penyelenggaraan promosi berjalan dengan

baik.

• Memberikan usulan perbaikan proses di area promosi.

• Melakukan koordinasi dengan marketing intelligence departmen

dalam melakukan survei kompetitor secara berkala.

• Melaksanakan seluruh kegiatan promosi untuk BINUS

INTERNATIONAL, BINUS BUSINESS SCHOOL dan

EXECUTIVE DEVELOPMENT PROGRAM baik kegiatan

didalam maupun diluar kampus.

• Bertanggung jawab atas seluruh peralatan yang digunakan

kegiatan promosi.

• Bertanggung jawab untuk melakukan semua perubahan pada

material promosi yang dilakukan.

• Membuat laporan kegiatan promosi kepada promotion and sales

section head.

103

• Melakukan persiapan dan pelaksanaan pengiriman surat

undangan yang berhubungan dengan kegiatan diluar direct

sales.

• Bertanggung jawab atas perekrutan tim promosi khusus JWC.

• Bertanggung jawab atas product knowledge dan promotion skill

yang dimiliki oleh tim promosi khusus JWC.



promotion and sales section head.

Wewenang

• Mempersiapkan hal – hal yang diperlukan untuk

penyelenggaraan suatu acara promosi baik dalam maupun luar

kampus.

• Memberikan usulan perbaikan untuk kegiatan telemarketing

kepada promotion and sales section head.

• Mencari data prospect customer untuk diberikan kepada

telemarketing staf.

• Melakukan evaluasi kinerja tim promosi khusus JWC.

• Memberikan usulan tim promosi yang akan bertugas untuk

kegiatan promosi JWC.

• Memberikan usulan perbaikan untuk kegiatan promosi kepada


104

3.1.5.19 Admission Staff

Tugas


• Melakukan kegiatan admission untuk mencapai target yang

ada.

• Melakukan follow up terhadap EXECUTIVE DEVELOPMENT

PROGRAM.

• Memberikan layanan prima mengenai produk JWC.

• Menangani keluhan yang masuk.

• Memastikan akurasi data pada proses input data.


• Memberikan usulan perbaikan proses di area admission.

• Memberikan layanan prima kepada prospect customer.

• Memastikan kegiatan penerimaan student sesuai dengan jadwal

yang dibuat.

• Bertanggung jawab terhadap penjualan formulir, proses

pengembalian formulir, ujian saringan masuk dan pendaftaran

ulang.

• Berperan sebagai pengawas ujian saringan masuk mahasiswa

baru.

• Memastikan berkas yang diterima dari prospect customer

sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan .

105

• Melakukan pengarsipan berkas yang berhubungan dengan

kegiatan admission.

• Bertanggung jawab terhadap penyetoran uang penjualan

formulir.




Wewenang

• Melakukan follow up terhadap project customer yang telah

membeli formulir dan lulus tes.

• Menerima keluhan yang masuk dan melakukan penanganan

terhadap keluhan tersebut.

• Menerima registrasi untuk setiap acara yang diadakan oleh

marketing JWC.

• Memberikan usulan perbaikan untuk kegiatan admission

kepada admission section head.

3.1.5.20 Sales Staff

Tugas

• Mencapai intake target dari assistant marketing manager.

• Melakukan aktifitas penjualan untuk achieve target.

106

• Memastikan beban operational dari aktifitas sales yang efisien

dan efektif.

• Memaintain hubungan yang baik dengan para channel dari

distribusi.

• Menerima masukkan complain untuk laporan ke assistant

marketing manager.

• Menguasai product briefing dari head of school atau faculty

member dan assistant marketing manager.

• Mengatur channel dari distribusi sesuai dengan kebutuhan.

• Memberikan masukkan yang postitif di area sales.

• Memaintain hubungan baik dengan sekolah dan industri.

• Bertanggung jawab dalam perekrutan education counselor.

• Mengembangkan data customer dari promotion staff.

• Membuat persiapan dan mengirimkan surat undangan untuk

para relasi sales.

• Maintain current customer database.

Wewenang

• Koordinasi dan supervise cara bekerja education counselor.

• Mengadakan meering dengan education counselor untuk

menambah pengetahuan dalam produk, skill improvement dan

sales monitoring.

• Memberikan promotional untuk education counselor.

107

• Melihat informasi dan mengantinya ke pekerjaan sales di

sekolah – sekolah.

• Follow up untuk aktifitas dalam industry canvassing.

• Koordinasi untuk pengalokasian education counselor team

dalam event promotion dengan promotion staff.

• Menerima complain dari channel distribusi untuk dijadikan

laporan untuk assistant marketing manager.

• Re follow up customer prospect yang belum membeli formulir.

• Membuat laporan follow up dan re follow up untuk di serahkan

ke assistant manager.

3.1.5.21 Quality Assurance Specialist

Tugas

• Melakukan koordinasi dengan CFQ.

• Memastikan pelaksanaan audit internal berjalan sesuai jadwal

yang ada.

• Menentukan monitoring pelaksanaan audit khusus.

• Berkoordinasi dengan biro/ bagian terkait untuk pelaksanaan

audit oleh badan eksternal.

• Memastikan persiapan audit untuk semua biro / bagian terkait.

• Membuat rencana tahunan untuk pelaksanaan rapat tinjauan

manajemen (RTM).

108

• Menyiapkan agenda rapat dan bahan rapat dengan berkoordinasi

dengan CFQ.

• Melakukan pengumpulan data kepada masing-masing biro/

bagian.

• Melakukan monitoring untuk setiap proses yang ada untuk

memastikan sinkronisasi keadaan lapangan dengan prosedur.

• Melakyukan koordinasi dengan seluruh unit di JWC untuk

membuat / merevisi seluruh prosedur yang ada.

• Melakukan koordinasi dengan seluruh unit di JWC untuk

menanggapi seluruh keluhan yang masuk.

• Memastikan pelaksanaan tindakan perbaikan dari keluhan yang

masuk.

• Berkoordinasi dengan seluruh unit untuk memastikan seluruh

proses di JWC berjalan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

• Merancang kuesioner pengukuran kepuasan konsumen.

• Melakukan koordinasi dengan unit terkait untuk mengumpulan

data.

• Melakukan analisa dari kegiatan pengukuran yang ada.

• Memberikan laporan pengukuran ke Executive Director.

• Menjalankan seluruh proses QA specialist sesuai dengan

persyaratan yang ada.

• Membantu biro/bagian lain sesuai dengan permintaan.

109

• Melakukan koordinasi dengan program director dan unit terkait

untuk mempersiapkan data akreditasi.

• Memastikan kelengkapan dokumentasi akreditasi program studi.

• Membantu program studi JWC dalam kelengkapan dokumen

akreditasi dan perpanjangan izin program JWC.

• Menyusun kelengkapan dokumen kerjasama JWC.

• Mensosialisasikan sistem mutu yang berjalan kepada bagian

terkait.

• Melakukan monitoring penggunaan anggaran dilingkungan JWC.

• Bertanggung jawab atas segala dokumen dan laporan dari

kegiatan QA JWC.

• Melaksanakan kegiatan yang terkait dengan sistem mutu ISO

9000.

• Membuat anggaran tahunan.

Wewenang

• Memberikan masukan kepada executive director tentang kinerja

sistem yang berjalan di JWC.

• Melaporkan kepada executive director tentang penyimpangan

mutu yang terjadi.

• Melakukan evaluasi seluruh prosedur JWC terhadap

pelaksanaan.

• Melakukan analisa atas pencapaian sasaran JWC.

110

• Melakukan analisa dan pelaporan atas pengukuran indeks

kepuasan konsumen.

3.1.5.22 Program Development Manager

Tugas

• Mengembangkan strategi untuk meningkatkan pendapatan untuk

JWC.

• Mengembangkan strategi untuk mengurangi biaya operasional,

biaya pemasaran, biaya R&D, dsb.

• Mengimplementasikan biaya yang wajar bagi karyawan JWC.

• Berkoordinasi dengan Direktur EDP untuk membangun strategi

untuk EDP untuk meningkatakan pendapatan.

• Berkoordinasi dengna semua unit untuk meningkatkan biaya

yang efektif pada JWC.

• Membangun atmosfer akademis yang terbaik untuk mahasiswa

JWC.

• Berkoordinasi dengan manajer marketing untuk

mengembangakan dan mengeksekusi rencana pemasaran untuk

JWC.

• Berkoordinasi dengan Program Director dan manajer

pengembangan program untuk mendapatkan partnership baru

dengan institusi akademik dan industri.

111

• Memimpin program engembangan yang berkelanjutan dan

memfokuskan aktivitas untuk meningkatkan kepuasan

stakeholder.

• Meningkatakan angaka dari partnership akademik yang baru.

• Berkoordinasi dengan direktur program untuk mendapatkan

pencapaian internasional.

• Berkoordinasi dengan direktur program dan manajer

pengembangan program untuk mendapatkan pertumbuhan

produk akademik atau kepuasan.

• Berkoordinasi dengan direktur program, operasi dan manajer

pemasaran untuk meningkatakan index operasi dan memonitor

servis yang terbaik.

• Berkoordinasi dengan direktur program untuk menginisiasi

jumlah proyek yang dikualifikasikan sebagai inovasi atau

pengembangan dalam waktu dan biaya yang efektif.

• Berkoordinasi dengna manajer operasi untuk meningkatakan

utilisasi kapasitas.

• Berkoordinasi dengan CTMO untuk memebangun pelatihan

yang meningkatkan kualitas dari staf.

• Membentuk lingkungan kerja yang nyaman di JWC.

• Mengevaluasi kompetensi dari karyawan yanga ada.

• Menyediakan pelatihan/ konseling untuk karyawan.

112

• Mendesain perencanaan strategi untuk JWC berdasarkan input

dari pimpinan yayasan.

• Mendesain program tahunan , target, KPI, dan anggaran

berdasarkan perencanaan strategis dan input dari pimpinan

yayasan.

• Memberikan laporan secara periodik pada pimpinan yayasan

tentang implementasi dari perencanaan strategis, pencapaian

rencana tahunan, KPI, dan anggaran yang digunakan.

• Mendesain dan mengeksekusi kebijakan untuk akademik,

operasi, pemasaran, pengembangan program dan penelitian di

JWC.

• Mengembangakan dan memonitor hubungan dengnan pihak

eksternal yang dapat memberikan nilai untuk peningkatan

kualitas pendidikan dan operasional JWC.

• Berkomunikasi dengan pihak luar.

Wewenang

• Melibatkan dan menerima desain kurikulum untuk sekolah, BI

dan EDP.

• Menyiapkan target skor akreditasi untuk pasca sarjana dan BI.

• Menginisiasi program yang efektif dan efisien untuk

mendungkung keseluruhan tujuan dan target JWC.

113

3.1.6 Proses Bisnis Organisasi

Gambar 3.3 Proses Bisnis Organisasi

114 Produksi, Distribusi, dan Penjualan Formulir

Admission staff memproduksi formulir pendaftaran mahasiswa baru untuk head

office, outlet BINUS CENTER dan education counselor. Setelah itu admission staff

mendistribusikan formulir dan Marketing tools ke head office, outlet BINUS CENTER,

education counselor. Lalu customer service officer dan education counselor melakukan

penjualan formulir ke calon mahasiswa baru. customer service head office, customer

service BINUS CENTER dan education counselor menyetorkan uang hasil penjualan

formulir ke bank dengan menggunakan bukti setoran bank. Setiap bulannya admission

staff membuat laporan penjualan bulanan head office, outlet BINUS CENTER,

education counselor. Diakhir kontrak, admission staff menerima retur formulir lalu

diakhir kontrak, account Management menghubungi outlet BINUS CENTER untuk

mengembalikan sisa formulir yang masih ada. sales section head membuat kompensasi

penjualan outlet BINUS CENTER dan education counselor dengan menyertakan bukti

setoran bank dan tanda bukti pembayaran. Lalu sales section head memberikan hasil

kompensasi penjualan untuk disetujui oleh Marketing Manager setelah disetujui account

Management mengirimkan kompensasi dan surat ucapan terima kasih kepada outlet

BINUS CENTER dan sales section head memberikan kompensasi kepada education

counselor. Admission staff menerima retur formulir yang masih tersisa di outlet BINUS

CENTER dan education counselor. Sales section head melakukan evaluasi kinerja outlet

BINUS CENTER dan education counselor.

Calon mahasiswa setelah membeli formulir pendaftaran maka calon mahasiswa

mengisi dan melengkapi formulir pendaftaran sesuai dengan jalur yang diminati oleh

calon mahasiswa. Lalu calon mahasiswa mengembalikan formulir pendaftaran tersebut

115 ke BINUS INTERNATIONAL. Admission staff akan menerima dan memeriksa

kelengkapan isian dan kelengkapan persyaratan dokumen yang diminta. Kalau belum

lengkap akan dikembalikan untuk melengkapi lagi beberapa dokumen yang belum

lengkap, apabila sudah lengkap admission staff akan mengentry daftar ulang front office

dan cetak kartu ujian. Admission staff melakukan entry Back Office untuk mengetahui

data mahasiswa seperti no telpon, sekolah asal, sudah melakukan daftar ulang dll.

Admission staff akan melakukan pengarsipan. Admission staff akan menyerahkan kartu

USM (ujian saringan masuk) dan menjelaskan secara singkat tata cara USM (jalur biasa

dan jalur beasiswa). Marketing Manager akan menyerahkan berkas calon mahasiswa ke

Direktur BINUS INTERNATIONAL dan akan dilakukan proses seleksi calon mahasiswa

jalur beasiswa prestasi sekolah dan beasiswa prestasi olahraga dan seni. Untuk jalur

biasa, calon mahasiswa baru akan diberikan langsung tanggal untuk mengikuti USM.

Untuk jalur beasiswa, akan diadakan penyeleksian terlebih dahulu, jika lolos dari

penyeleksian maka admission staff akan menghubungi calon mahasiswa baru, apabila

tidak lolos maka akan mengikuti tanggal USM seperti jalur biasa.

Distribusi dan Penjualan Luar Jakarta

Sales Officer memproduksi formulir pendaftaran mahasiswa baru untuk outlet

BINUS CENTER, sekolah atau perwakilan. Setelah itu admission staff mendistribusikan

formulir dan Marketing tools ke outlet BINUS CENTER, sekolah atau perwakilan. Lalu

admission staff akan melakukan konfirmasi ke outlet BINUS CENTER, sekolah atau

perwakilan menanyakan paket yang dikirimkan sudah diterima oleh outlet BINUS

CENTER, sekolah atau perwakilan. Customer service BINUS CENTER, sekolah atau

perwakilan akan melakukan penjualan formulir. Customer service BINUS CENTER,

116 sekolah atau perwakilan menyetorkan uang hasil penjualan formulir ke bank dengan

menggunakan bukti setoran bank. Setiap bulannya admission staff membuat laporan

penjualan bulanan outlet BINUS CENTER, sekolah atau perwakilan. Sales officer akan

menghubungi outlet BINUS CENTER, sekolah atau perwakilan untuk mengembalikan

sisa formulir yang masih ada. sales section head membuat kompensasi penjualan outlet

BINUS CENTER, sekolah atau perwakilan dengan menyertakan bukti setoran bank dan

tanda bukti pembayaran. Lalu sales section head memberikan hasil kompensasi

penjualan untuk disetujui oleh Marketing Manager setelah disetujui sales section head

mengirimkan kompensasi dan surat ucapan terima kasih kepada outlet BINUS

CENTER, sekolah atau perwakilan. Sales section head akan melakukan evaluasi kinerja

outlet BINUS CENTER, sekolah atau perwakilan

Calon mahasiswa setelah membeli formulir pendaftaran maka calon mahasiswa

mengisi dan melengkapi formulir pendaftaran sesuai dengan jalur yang diminati oleh

calon mahasiswa. Lalu calon mahasiswa mengembalikan formulir pendaftaran tersebut

ke BINUS INTERNATIONAL atau ke perwakilan COD. Perwakilan COD akan

menerima dan memeriksa kelengkapan isian dan kelengkapan persyaratan dokumen

yang diminta. Kalau belum lengkap akan dikembalikan untuk melengkapi lagi beberapa

dokumen yang belum lengkap, apabila sudah lengkap perwakilan COD akan

memberikan kartu USM dan menjelaskan secara singkat tata cara USM (jalur biasa dan

jalur beasiswa). Marketing Manager akan menyerahkan berkas calon mahasiswa ke

Direktur BINUS INTERNATIONAL dan akan dilakukan proses seleksi calon mahasiswa

jalur beasiswa prestasi sekolah dan beasiswa prestasi olahraga dan seni. Untuk jalur

biasa, calon mahasiswa baru akan diberikan langsung tanggal untuk mengikuti

117 USM.Untuk jalur beasiswa, akan diadakan penyeleksian terlebih dahulu, jika lolos dari

penyeleksian maka admission staff akan menghubungi calon mahasiswa baru, apabila

tidak lolos maka akan mengikuti tanggal USM seperti jalur biasa. Perwakilan COD akan

mengirimkan berkas formulir ke admisi, setelah diterima oleh admission staff maka

admission staff akan mengentry daftar ulang front office. Admission staff melakukan

entry Back Office untuk mengetahui data mahasiswa seperti no telpon, sekolah asal,

sudah melakukan daftar ulang dll.

Daftar Ulang - Jakarta

Calon mahasiswa melakukan pengisian dan melengkapi formulir daftar ulang,

admission staff akan menerima dan memeriksa kelengkapan isian dan kelengkapan

persyaratan dokumen yang diminta. Jika belum lengkap akan dikembalikan untuk

melengkapi lagi beberapa dokumen yang belum lengkap, apabila sudah lengkap

admission staff melakukan entry data daftar ulang front office dan cetak kartu briefing

setelah itu admission staff akan menyerahkan kartu briefing kepada calon mahasiswa, 1

minggu sebelum orientation days. Student committee akan melakukan pembagian jaket

almamater ke calon mahasiswa. Admission staff melakukan pengarsipan formulir

pendaftaran ulang, fotocopy akte kelahiran dan bukti pembayaran untuk dijadikan arsip

setiap tahunnya, setelah itu admission staff memisahkan dokumen per bagian – bagian.

Lalu admission staff menyerahkan data mahasiswa baru ke operation untuk proses

administrasi selanjutnya.

118 Daftar Ulang – Luar Jakarta

Calon mahasiswa melakukan pengisian dan melengkapi formulir daftar ulang,

pengembalian form daftar ulang ke perwakilan, jika tidak dikembalikan maka akan

gugur dan jika dikembalikan, perwakilan akan menerima dan memeriksa kelengkapan

isian dan kelengkapan persyaratan dokumen yang diminta. Jika belum lengkap akan

dikembalikan untuk melengkapi lagi beberapa dokumen yang belum lengkap. Apabila

sudah lengkap, perwakilan akan mengisi buku pengembalian pendaftaran ulang.

Perwakilan akan memberikan tanda terima berkas pendaftaran ulang lalu perwakilan

akan mengirimkan berkas pendaftaran ulang ke Jakarta sesuai jadwal yang ditentukan.

Admission staff melakukan entry data daftar ulang front office. Calon mahasiswa dapat

melihat dan mencetak kartu briefing sementara di internet lalu calon mahasiswa akan

menukarkan kartu briefing sementara itu ke admisi setelah itu admission staff akan

menyerahkan kartu briefing kepada calon mahasiswa, 1 minggu sebelum orientation

days. Student committee akan melakukan pembagian jaket almamater ke calon

mahasiswa. Admission staff melakukan pengarsipan formulir pendaftaran ulang,

fotocopy akte kelahiran dan bukti pembayaran untuk dijadikan arsip setiap tahunnya,

setelah itu admission staff memisahkan dokumen per bagian – bagian. Lalu admission

staff menyerahkan data mahasiswa baru ke operation untuk proses administrasi

selanjutnya.

USM – Jakarta

Marketing Manager, 1 bulan sebelum pendaftaran gelombang pertama akan

menyusun rencana jadwal ujian saringan masuk. Rektor akan melakukan penunjukan

dosen untuk membuat soal ujian saringan masuk sesuai dengan bidang atau materi yang

119 akan diujikan. Lalu dosen yang bersangkutan akan membuat soal ujian setelah itu

Marketing Manager dan dosen yang bersangkutan akan menyerahkan soal ujian tersebut

ke koordinator soal ujian. Marketing Manager menindaklanjuti soal USM yang diterima

lalu sales dan service section head akan menetapkan jadwal pengawas untuk USM dari

karyawan atau personel yang ditunjuk. Minimal 2 hari sebelum ujian dilaksanakan,

admission staff akan memberitahukan kepada pengawas USM yang telah ditentukan.

Setelah memberitahukan kepada pengawas USM, admission staff akan

mengkoordinasikan persiapan berkas atau dokumen pendukung USM. Marketing

Manager melaksanakna dan mengumpulkan hasil USM, admission staff menyerahkan

questioner. Marketing Manager memproses lembar jawaban dan kunci jawaban dengan

mesin OMR lalu melakukan proses perhitungan grade hasil USM dan menginformasikan

perhitungan grade hasil USM kepada chief Marketing officer. Jika tidak disetujui maka

belum diterima di BINUS INTERNATIONAL, jika disetujui maka akan dilanjutkan untuk

mendapatkan persetujuan ke BPH yayasan. Setelah itu Marketing Manager akan

mengumumkan hasil grade USM melalui BPS, Internet dan SMS. Admission staff akan

mencetak surat keterangan lulus dan pengumuman hasil USM.

USM – Luar Jakarta

Marketing Manager, 1 bulan sebelum pendaftaran gelombang pertama akan

menyusun rencana jadwal ujian saringan masuk setelah itu menentukan rekanan untuk

USM. CMO dan perwakilan akan melakukan tanda tangan kerjasama lalu rektor akan

melakukan penunjukan dosen untuk membuat soal ujian saringan masuk sesuai dengan

bidang atau materi yang akan diujikan. Marketing Manager membuat prosedur

pelaksanaan pendaftaran mahasiswa baru. Dosen yang ditunjuk akan membuat soal ujian

120 saringan masuk. Marketing Manager dan dosen menyerahkan soal ujian ke koordinator

soal ujian. 2 hari sebelum USM dilaksanakan admission staff melakukan pelatihan

pengawas agar tata cara USM terlaksana dengan baik dan benar. 1 hari sebelum

terlaksananya USM Marketing Manager memasukkan soal ke dalam amplop dan

dikirimkan ke daerah – daerah yang akan diadakan test USM. Marketing Manager

menentukan personal untuk pelaksanaan USM luar kota. 1 hari sebelum terlaksananya

USM, admission staff melakukan pengkoordinasian persiapan berkas atau dokumen

yang diperlukan selama USM berlangsung. Perwakilan melaksanakan USM, Marketing

Manager mengumpulkan hasil USM dan questioner lalu questioner tersebut akan

diserahkan ke Marketing intelligence sedangkan hasil lembar jawaban USM akan

diproses oleh Marketing Manager dengan menggunakan mesin OMR setelah itu

melakukan perhitungan grade USM. Jika tidak disetujui maka belum diterima di BINUS

INTERNATIONAL, jika disetujui maka akan dilanjutkan untuk mendapatkan persetujuan

ke BPH yayasan. Setelah itu Marketing Manager akan mengumumkan hasil grade USM

melalui BPS, Internet dan SMS. Admission staff akan mencetak surat keterangan lulus

dan pengumuman hasil USM.

Persiapan Perkuliahan

• Persiapan Rapat

4 minggu sebelum perkuliahan dimulai senior staff BI memberikan data

jadwal mengajar sementara ke bagian terkait. Persiapan rapat untuk membuat

buku panduan dosen oleh BI coordinator lalu lecturer dev. staff akan

mempersiapkan perlengkapan rapat persiapan perkuliahan lalu membuat daftar

dosen yang akan hadir pada persiapan perkuliahan. BI director akan

121

menandatangani surat undangan ke dosen yang mengajar. 2 minggu sebelum

rapat, lecturer dev. staff menyampaikan undangan rapat kepada dosen dan faculty

member BI. 1 – 3 hari sebelum rapat, head of learning support akan memeriksa

persiapan dokumen dan peralatan rapat jika tidak sesuai maka head of learning

support akan mengambil tindakan yang diperlukan. Jika sesuai 2 minggu

sebelum perkuliahan dimulai, BI director akan melaksanakan rapat persiapan

perkuliahan lalu head of learning membuat realisasi anggaran rapat dosen

disetujui operation Manager, head of learning mengirim realisasi anggaran

rapat dosen ke bagian keuangan dan membuat laporan persiapan perkuliahan

dalam laporan bulanan.

• Persiapan Bahan Ajar

HOS membuat materi kuliah lalu material support akan mengupload

materi kuliah dan silabus.

• Persiapan Fasilitas

1 minggu sebelum perkuliahan, building Management memeriksa

fasilitas semua ruang kelas dan peralatan yang disediakan jika tidak sesuai BM

akan melakukan tindakan antisipasi lalu 2 hari sebelum perkuliahan senior staff

BI dan BM akan memeriksa ulang kelengkapan fasilitas, jika sesuai maka BM

akan memeriksa ulang kelengkapan fasilitas.lalu BM akan melaporkan hasil

pemeriksaan ke Head of ACOP setelah itu Head of ACOP membuat laporan

persiapan perkuliahan dalam laporan bulanan.

122

• Persiapan Adm. Perkuliahan

1 minggu sebelum perkuliahan, admin staff akan mencetak absensi

mahasiswa dan membuat buku dosen dan menggandakan lembar daftar hadir

dosen (SAP). Senior staff BI menghubungi dosen untuk perkuliahan awal.

Pelaksanaan Perkuliahan

• Kuliah Rutin

Sebelum perkuliahan berjalan tiap shift, admin staff akan mempersiapkan

daftar hadir mahasiswa dan buku daftar hadir dan realisasi SAP untuk dosen

yang akan mengajar dan disusun diatas meja counter pengendalian dosen.

Apakah dosen hadir atau tidak. Kalau tidak hadir, admin staff/ senior staff BI

akan menerima informasi dari dosen yang berhalangan lalu menyampaikan

ketidakhadiran dosen ke Head of School setelah itu mendapat konfirmasi dari

Head of School untuk dosen pengganti lalu konfirmasi dosen yang menggantikan

mengenai kesediaan mengajar. Dosen yang bersangkutan bersedia atau tidak.

Jika bersedia dosen yang bersangkutan akan mengambil daftar hadir mahasiswa,

buku daftar hadir dan realisasi SAP yang telah disediakan dan melaksanakan

kegiatan perkuliahan di kelas. Dosen yang bersangkutan akan mengisi daftar

hadir dan realisasi SAP dan dikembalikan ke tempat semula.

• Vertifikasi Jasa Dosen

Saat ujian mid dan final, admin staff akan memberikan buku daftar hadir

dan realisasi SAP ke Head of School. Head of School melakukan pemeriksaan

123

terhadap bahan yang diajarkan oleh dosen berdasarkan buku hadir dan realisasi

SAP lalu menindaklanjuti setiap penyimpangan/ keluhan yang diterima.

• Pelaporan Kehadiran Kelas

Admin staff akan memeriksa kelengkapan pengisian daftar hadir dan

realisasi SAP dan memeriksa kelengkapan daftar hadir mahasiswa berdasarkan

buku monitoring absensi dan dimasukkan ke system computer. Tanggal 20 setiap

bulan, operation akan mengirimkan rekap kehadiran ke finance untuk

pembayaran honor mengajar.

• Kuliah Pengganti

Kalau tidak bersedia, info services akan mengumumkan ke mahasiswa

mengenai pembatalan kelas lalu senior staff BI, menjadwalkan kuliah pengganti

lalu info services akan mengumumkan kuliah pengganti ke mahasiswa.

• Kuliah Dimajukan

Admin staff/ senior staff BI menerima informasi dari dosen dan

menjadwalkan rencana kuliah dimajukan. Info services akan mengumumkan

jadwal kuliah yang dimajukan ke mahasiswa.

Persiapan Ujian

1 bulan sebelum ujian, senior staff BI akan memeriksa mata kuliah aktif di

semester berjalan, melakukan pengecekan ke SAP apakah mata kuliah akan diadakan

ujian atau tidak atau khusus untuk mid, mengirimkan form ketersediaan mengawas ke

staff. Lalu senior staff BI melakukan penjadwalan ujian lalu Head of AcOp dept akan

124 memeriksa jadwal secara keseluruhan, senior staff BI akan melakukan pengiriman

jadwal ke tim penggandaan soal, 2 minggu sebelum ujian, senior staff BI akan

mengumumkan jadwal ujian ke mahasiswa. Staff yang bersangkutan mengirim form

ketersediaan mengawas dan senior staff BI akan menerima form dari pengawas yang

telah disetujui atasan langsung, menjadwalkan pengawas di tanggal – tanggal ujian dan

membagikan jadwal mengawas ke pengawas pada saat briefing pengawas. 1 bulan

sebelum ujian senior staff BI akan menghubungi koordinator mata kuliah untuk

menentukan dosen pembuat soal, membuat dan mengirimkan surat permohonan

pembuatan soal kepada pembuat soal cc HoS. Dosen pembuat soal akan membuat soal

ujian dan 2 minggu sebelum ujian, dosen pembuat soal akan mengirimkan master soal

beserta keterangan sifat ujian ke HoS, lalu HoS akan melakukan verifikasi soal ujian. BI

secretary akan merekap sifat ujian berkoordinasi dengan senior staff BI untuk membuat

format lalu memperbaiki format soal ujian dan diserahkan ke tim penggandaan soal

ujian, senior staff akan membuat laporan penyerahan soal. 1 minggu sebelum ujian, tim

penggandaan soal akan menggandakan soal ujian, memasukkan soal ke dalam amplop

sesuai dengan mata kuliah dan kelas lalu mengirim berkas ujian ke senior staff. 1

minggu sebelum ujian, senior staff BI akan memeriksa kelengkapan berkas lalu Head of

AcOp akan memeriksa kesiapan administrasi ujian. 1 bulan sebelum ujian, senior staff

BI mengeluarkan data mahasiswa yang belum berhak mengikuti ujian dari sisfo dan 1

minggu sebelum ujian final, senior staff BI akan mengumumkan ke mahasiswa. Jika

mahasiswa melakukan dispensasi, senior staff BI akan meminta persetujuan dari Head of

School jika disetujui senior staff BI akan melakukan penjadwalan ujian utnuk mahasiswa

yang bersangkutan, jika tidak disetujui maka senior staff BI akan memberitahukan

125 kepada mahasiswa bahwa ia tidak bisa mengikuti ujian. Setelah semua selesai Head of

AcOp akan membuat laporan persiapan ujian ke Operation Manager.

Pelaksanaan Ujian

1 hari sebelum pelaksanaan ujian, senior staff BI akan melakukan pengumuman

ruang dan nomor kursi ditempelkan di depan kelas yang bersangkutan dan konfirmasi

pengawas yang bertugas. Paling lambat 30 menit sebelum ujian, petugas piket berada di

ruang operations, menyusun berkas ujian dan berkas lain yang harus diisi oleh petugas

piket. Jika pengawas berhalangan hadir maka petugas piket akan mencari pengawas

pengganti. Jika tidak, pengawas ujian akan melaksanakan ujian di kelas. Jika ada ralat

soal maka pengawas ujian akan mengumumkan dan mencatat di berita acara, pada saat

serah berkas ujian, senior staff BI akan menyerahkan ralat soal ke dosen yang mengajar

mata kuliah yang bersangkutan. Jika ada mahasiswa yang berbuat curang, pengawas

ujian akan mengumumkan dan mencatat di berita acara. Setelah semua itu pengawas

ujian akan mengumpulkan semua berkas ujian yang telah dilaksanakan dan

menyerahkan berkas ujian ke senior staff BI lalu senior staff BI akan memeriksa jumlah

berkas dibandingkan dengan tandatangan dalam daftar hadir. Jika dosen mengambil

berkas ujian maka senior staff BI akan menyerahkan berkas ujian ke dosen pada hari

ujian. Jika tidak maka senior staff BI akan menyiapkan berkas ujian untuk dikirim ke

dosen yang bersangkutan dan 1 hari setelah ujian, senior staff BI akan menghubungi

kurir untuk mengambil kertas ujian (jika diperlukan), mengirimkan berkas ke dosen dan

2 hari setelah ujian, senior staff BI akan mengkonfirmasi dosen untuk memastikan

berkas telah sampai.

126 Rapat Yudisium

Paling lambat 2 bulan sebelum pelaksanaan wisuda, senior staff BI akan

mengirimkan data mahasiswa yang layak atau tidak layak untuk wisuda dan transkrip

nilai kepada head of acOp lalu head of acOp akan melakukan validasi daftar mahasiswa

yang layak atau tidak layak. Head of acOp mengembalikan validasi data nilai kumulatif

ke senior staff BI, senior staff BI akan memperbaiki data jika ada data yang salah lalu

mencetak laporan mahasiswa yang berhak untuk mengikuti pelaksanaan wisuda dan

yang tidak berhak. Operation Manager akan memeriksa laporan mahasiswa yang berhak

atau yang tidak berhak untuk mengikuti pelaksanaan wisuda. Jika sesuai, senior staff BI

akan membuat laporan mahasiswa yang layak atau tidak layak untuk melaksanakan

wisuda. Jika tidak akan dikembalikan ke senior staff BI untuk diperiksa ulang. Satu

setengah bulan sebelum pelaksanaan wisuda, head of acOp akan melaksanakan rapat

yudisium tahap 1. HOS akan mempelajari semua bahan yang dibagikan pada saat rapat

setelah itu menandatangani daftar yang berhak wisuda jika sudah benar dijadikan

sebagai bukti persetujuan. HOS memberikan keputusan untuk mahasiswa yang tidak

berhak wisuda. Senior staff BI menindaklanjuti keputusan terhadap daftar mahasiswa

yang layak atau yang tidak layak melaksanakan wisuda lalu mencetak hasil akhir untuk

melakukan pemrosesan berikutnya. 1 bulan sebelum pelaksanaan wisuda, akan diadakan

pelaksanaan rapat yudisium tahap 2 oleh operation Manager bila ada masih ada

perubahaan untuk pelaksanaan wisuda. Head of acOp akan membagikan kembali daftar

mahasiswa yang berhak atau tidak berhak untuk mengikuti wisuda. BI director akan

memberikan persetujuan terhadap daftar mahasiswa yang berhak atau tidak berhak

mengikuti wisuda. Setelah itu senior staff BI melakukan rekaptulasi mahasiswa yang

berhak atau tidak berhak untuk melakukan pelaksanaan wisuda setelah direkap maka

127 senior staff BI akan mengirimkan ke head of acOp untuk mengirimkan softcopy data

lulusan ke panitia pusat wisuda. Senior staff BI akan mengumumkan mahasiswa yang

berhak atau tidak berhak mengikuti pelaksanaan wisuda lalu mencetak ijasah dan

transkrip nilai akhir.

Penyusunan Thesis BI

Senior staff BI membuka pelaksanaan registrasi tesis, 2 minggu setelah registrasi

senior staff BI akan mengadakan seminar tesis, 2 minggu setelah seminar tesis

mahasiswa akan menentukan topik apa yang akan dipilih oleh mahasiswa. 4 minggu

setelah seminar tesis mahasiswa wajib menyerahkan outline melalui info service. Jika

dikumpulkan maka senior staff BI akan membuat rekap outline, jika tidak

mengumpulkan maka akan mengulang registrasi dari awal lagi. 3 hari setelah deadline

senior staff BI mengajukan outline ke HoS dan menentukan pembimbing. Pembimbing

akan memeriksa outline, jika disetujui maka HoS akan menginformasikan nama – nama

pembimbing ke senior staff BI apabila tidak disetujui maka senior staff akan

mengajukan pada pembimbing lainnya. 3 hari setelah mendapatkan konfirmasi, senior

staff BI akan mengumumkan persetujuan outline. Sesuai dengan kalender akademik,

mahasiswa akan melakukan bimbingan tesis dengan dosen pembimbingnya. Pada

minggu ke – 8 perkuliahan, mahasiswa wajib mengumpulkan tesis Bab 1- 3 ke

pembimbing mereka masing – masing setelah itu pembimbing akan memeriksa dan

menentukan persetujuan status kelayakan tesis lalu HoS memberikan persetujuan status

kelayakan tesis di minggu ke – 8 perkuliahan. 3 hari setelah persetujuan, senior staff BI

akan menerima dan mengumumkan status kelayakan tesis, jika layak maka mahasiswa

akan melanjutkan bimingan tesis sampai selesai dengan dosen pembimbingnya. Jika

128 tidak maka ada diberikan kesempatan kedua untuk menyelesaikan sampai pada tanggal

yang telah ditentukan sebelum registrasi mahasiswa dapat mengajukan outline dengan

judul yang berbeda. Jika sudah lebih dari dua kali maka harus mengulang prosedur dari

awal lagi. 2 minggu setelah final, mahasiswa wajib mengumpulkan 4 (asli dan copy)

jilid tesis softcover ditandatangani pembimbing melalui info services. Apabila

dikumpulkan dan sudah lengkap maka 3 hari setelah pengumpulan, senior staff BI akan

memeriksa kelengkapan softcover serta absensi dan senior staff BI akan membuat rekap

softcover. Jika tidak dikumpulkan atau kurang lengkap mahasiswa dapat melengkapinya,

mengganti topik lain atau ulang ke prosedur awal lagi. 3 hari setelah pengumpulan

softcover, senior staff BI memberikan rekap softcover ke operations dan HoS untuk

proses honor bimbingan. 1 minggu setelah pengumpulan softcover, HoS akan

menentukan dosen penguji setelah itu senior staff BI akan membuat jadwal sidang

berkoordinasi dengan dewan penguji, 2 minggu setelah pengumpulan softcover, senior

staff BI mengumumkan jadwal sidang. Sesuai dengan jadwal sidang, mahasiswa dan

dewan penguji akan melaksanakan sidang tesis. Jika lulus maka senior staff BI akan

membuat rekaptulasi hasil sidang untuk proses pembayaran honor sidang ke operations

dan entri nilai tesis lalu mahasiswa wajib memperbaiki tesis sesuai dengan notulen yang

diberikan oleh dosen penguji pada saat sidang, 2 minggu setelah sidang terlaksana

mahasiswa wajib mengumpulkan hardcover, softcover tesis dan syarat wisuda, jika tidak

lulus maka diberikan kesempatan kedua untuk memperbaiki dan akan ada sidang kedua,

mahasiswa wajib memperbaiki tesis sesuai dengan notulen yang diberikan oleh dosen

penguji lalu mahasiswa juga harus membayar biaya sidang ulang dan memberikan bukti

pembayaran ke info service, info services memberikan bukti pembayaran ke keuangan

dan ke senior staff BI.

129 3.2 Arahan Strategi

Arahan strategi diperoleh dari analisis terhadap kondisi organisasi yang

memberikan arahan strategi untuk dilaksanakan dan dipahami sehingga mencapai

keefektifan strategi dan operasional organisasi.Berikut adalah arahan strategi dari

Bina Nusantara International University, antara lain :

STRATEGIC INTENTION

Weight Strategic Intention Metrics Strategic Intention Goals Strategic Intention Name

25 15

20

1. Penggunaan jaringan / Networking untuk intranet dan internet serta penggunaan computer desktop , notebook dan peripheral lainnya. 2. Melakukan kerjasama dengan Microsoft (Microsoft Campus Agreement) dan perusahaan Software terkemuka lainnya untuk mendukung kegiatan pendidikan di Bina Nusantara INTERNATIONAL University. 1. Penggunaan aplikasi operasionalisasi yang meliputi : kegiatan transaksional (entry dan olah data) , kegiatan layanan informasi untuk mahasiswa/i , dosen , staff , dan orang tua.

1. Meningkatkan , mengembangkan dan menyediakan infrastruktur IT yang dapat menunjang semua kegiatan pengelolaan dalam Bina Nusantara Internasional University baik dalam pengelolaan proses content maupun resources. 2. Mengadakan kegiaatan penelitian dan pengembangan di bidang IT bersama pemilik teknologi dan pemakai teknologi informasi terkemuka. 1. Meningkatkan sarana dan prasarana IT untuk mendukung pengembangan komUnitas Binusian.

1. Pengembangan TI secara terus menerus. 2. Terciptanya servis yang good dan excellent bagi lingkungan eksternal di Bina Nusantara International University (mahasiswa, dosen, kompetitor, organisasi yang bekerjasama)

130

10

10 20

2. Penggunaan product development center dan learning Management systems. 3. Penggunaan akses BI , Binusian CommUnity , Digital Library , dan website UBiNus. 1. Melakukan information strategic planning yang terdiri dari business strategic analysis , information strategic analysis , infrastructure analysis and design , IT Development plan ( IT Infrastructure , IS Development , KM Development , IS/IT Organizational) , change Management plan.

2. Mengembangkan manajemen pengetahuan yang dapat meningkatkan kualitas content di Bina Nusantara Internasional University. 3. Mengembangkan system informasi untuk kegiatan pendukung maupun kegiatan inti di Bina Nusantara Internasional University. 1. Mengembangkan model-model kerjasama bisnis pendidikan berbasis IT.

3. Pengembangan pengelolaan bisnis pendidikan di BIna Nusantara Internasional University.

Tabel 3.1 Strategic Intention

131

3.3 Analisis Kebutuhan dan Pasokan Strategis

Kebutuhan dan pasokan strategis diperoleh dari analisis terhadap arahan strategis sebagai berikut :

Business Strategic Context

Strategic Plan For The Use of IT

Strategic Plan For The Supply of IT

Strategic Intention Pengembangan TI secara terus menerus.

Semua Unit bisnis dapat terlibat dalam penggunaan aplikasi perusahaan.

Mengimplementasikan aplikasi SISFO Operasional Administrasi Akademis, SISFO Talent Management , SISFO Admisi, dan SISFO S2 untuk mengintegrasikan semua data – data baik mahasiswa, dosen, maupun karyawan.

Strategic Objective Mendukung operasional dengan perbaikan dan peningkatan yang sesuai dengan kebutuhan, serta mendukung pembelajaran yang mengarah ke penggunaan web application dan media internet.

Keterlibatan Unit bisnis menghasilkan masukan mengenai kinerja aplikasi. Aplikasi mana yang bisa terus dikembangkan atau aplikasi mana yang dapat digeser fungsinya.

Memanfaatkan aplikasi SISFO Operasional Administrasi Akademis, SISFO Talent Management , SISFO Admisi dan SISFO S2 untuk mempermudah proses pengelolaan dan pertukaran data.

Strategic Initiatives

Pengembangan TI pendidikan berbasis e-learning dengan konsep pendidikan yang bertaraf internasional.

Mengintegrasikan aplikasi yang semula berdiri sendiri agar semua Unit bisnis dapat saling berinteraksi.

• Pengimplementasian aplikasi ABIOS (SISFO Operasional Administrasi Akademik, SISFO Operasional Keuangan, SISFO Talent Management , Binus Executive Information System, Management Report, SISFO Admisi, Corporate Knowledge Management , Lotus Notes, Sistem Informasi Perpustakaan) dan AS2 (SISFO S2) yang dapat menyajikan informasi yang penting, up to date, dan sesuai dengan kebutuhan.

• Pengimplementasian media berbasis web untuk mendukung e-learning.

• Pengembangan aplikasi Billing Telpon yang bertujuan untuk mengurangi biaya telpon.

132 Business Strategic

Context Strategic Plan For

The Use of IT Strategic Plan For The Supply of IT

Strategic Intention Pengembangan kerjasama bisnis pendidikan di Bina Nusantara International University (JWC).

Perusahaan memperkuat pendukung bisnis secara internal dan eksternal.

Mengimplementasikan aplikasi ABIOS (SISFO Operasional Administrasi Akademik, SISFO Operasional Keuangan, SISFO Talent Management , Binus Executive Information System, Management Report, SISFO Admisi, Corporate Knowledge Management , Lotus Notes, Sistem Informasi Perpustakaan) dan AS2 (SISFO S2) yang berhubungan dengan pengelolaan bisnis pendidikan.

Strategic Objective Mengembangkan kerjasama dengan universitas dan perusahaan yang lain.

Menghasilkan lulusan yang telah menerima modul pembelajaran dari universitas - universitas yang bekerja sama dengan Bina Nusantara International University (JWC) dimana kerjasama yang dilakukan minimal 1 bentuk kerjasama pertahun dengan fasilitas internet.

Memanfaatkan aplikasi operasional bisnis pendidikan untuk meningkatkan kualitas perusahaan.

Strategic Initiatives • Mengadakan kerjasama dengan universitas-universitas dari luar negeri, seperti Curtin, Murdoch, dsb.

Aplikasi operasional sebagai pendukung internal perusahaan untuk mencapai peningkatan pengelolaan bisnis pendidikan.

Pengembangan Access BI dengan menambah fitur-fitur yang mendukung aktivitas – aktivitas kerjasama dengan universitas yang lain seperti :

- Fitur konsultasi dengan dosen di luar - Fitur untuk mendownload modul pembelajaran dari

universitas luar - Fitur untuk kuis online.

133 Business Strategic Context Strategic Plan For The Use of

IT Strategic Plan For The Supply of

IT Strategic Intention Terciptanya service yang good dan

excellent bagi lingkungan eksternal di Bina Nusantara International University (mahasiswa, dosen, kompetitor, dan organisasi yang bekerjasama)

Lingkungan eksternal dapat menikmati layanan perusahaan secara lebih mudah dan nyaman.

Pengimplementasian aplikasi Management Report, Corporate Knowledge Management , dan SISFO Operasional administrasi Akademik yang menyajikan semua data yang diperlukan dalam pengukuran KPI berdasarkan SLA.

Strategic Objective Mencapai ukuran service yang good dan excellent yang sesuai dengan SLA (Service Level Agreement) yang dibuat oleh Bina Nusantara INTERNATIONAL University, dimana standard tersebut sudah dibandingkan dengan standard SLA dari luar untuk mencapai world class university.

Mendapatkan ukuran KPI yang digunakan untuk perbaikan dalam mencapai peningkatan performa internal perusahaan untuk memberikan layanan yang lebih baik lagi untuk lingkungan eksternal.

Memanfaatkan aplikasi penilaian performa (Talent Managenemt) untuk terciptakanya KPI yang didefinisikan.

Strategic Initiatives Mendefiniskan ukuran KPI sebagai tahapan untuk mencapai SLA agar terciptanya service yang good dan excellent.

Melakukan penilaian oleh Manajemen terhadap KPI yang ada untuk melihat apakah harapan yang diinginkan telah tercapai atau belum tercapai.

Pengembangan aplikasi Talent Management dengan menambahkan fitur pengukuran KPI per department.

Tabel 3.2 Demand and Supply

134 3.4 Portfolio Investasi Sistem dan Teknologi Informasi yang Sedang Berjalan

dan Proyek Sistem dan Teknologi Informasi.

Penggunaan Portfolio didasarkan pada aplikasi yang sedang berjalan dan

rencana proyek yang akan datang.

3.4.1 Lights-On Portfolio

Lights-On Portfolio meliputi Portfolio aplikasi, infrastruktur, service dan

manajemen. Nilai-nilai dari Portfolio diperoleh dari kuesioner yang telah diisi

oleh para User yang menggunakan aplikasi Lights-On.

3.4.1.1 Lights-On

Lights-On adalah aktivitas operasional teknologi informasi yang

sedang berjalan.

3.4.1.1.1 Portofolio Aplikasi Lights-On yang ada di Bina Nusantara

International University (JWC) terdiri dari 2 aplikasi besar, yaitu

ABIOS dan AS2.

a. Aplikasi ABIOS, terdiri dari :

1. Sistem Operasional Administrasi Akademik

• Tujuan Awal : Mengintegrasi antara mahasiswa atau dosen,

untuk mempermudah dalam perencanaan penyusunan jadwal

kuliah, ujian, serta pengelolaan nilai.

135

• Manfaat :

- Memperoleh histori mahasiswa yang meliputi data

mahasiswa, absensi mahasiswa, transaksi kuliah,

kehadiran mahasiswa, dan dispensasi ujian mahasiswa.

- Memperoleh histori dosen yang meliputi data dosen,

absensi dosen, nilai evaluasi dosen, pendataan SK dosen,

dan pendataan dosen pembuat soal.

- Mempermudah dalam perencanaan pengelolaan distribusi

perkuliahan, mata kuliah, ujian, dan nilai.

- Memperoleh histori nilai mahasiswa.

• Fungsi : menginput data mahasiswa, menginput data dosen,

menginput data mata kuliah, memproses transaksi jadwal

kuliah, memproses transaksi kuliah per mahasiswa,

memproses blanko absensi, mendata kehadiran mahasiswa

dan dosen, memproses rekap kehadiran mahasiswa,

mengenerate mahasiswa tidak layak ikut ujian, mendata

dispensasi ujian, mendata dan mencetak SK dosen, mendata

pertanyaan kuesioner dosen, mendata jawaban kuesioner

dosen, mencetak IKAD per dosen, mendata rencana

pertemuan perkuliahan, mendata cuti, menampilkan mata

kuliah dibuka, menampilkan mata kuliah dibuka paket,

menginput formulir pengambilan mata kuliah, membuat

laporan perencanaan pengambilan mata kuliah, mendata

transaksi jadwal kuliah, menginput perencanaan penjadwalan

136

mahasiswa, menginput perencanaan alokasi kelas mahasiswa,

menampilkan transaksi kuliah pertama, menampilkan

transaksi kuliah per mahasiswa, mencetak jadwal, menyimpan

histori nilai mahasiswa, menampilkan tanggal ujian, mendata

dosen pembuat soal, menampilkan alokasi ruang ujian,

menampilkan perubahan jadwal ujian, mengenerate nomor

kursi ujian, mencetak laporan ujian, mendata wisuda, mendata

wisuda Curtin, mendata jenis nilai, mendata bobot komponen

nilai, mendata nilai per komponen, menghitung nilai akhir dan

grade, menampilkan perkiraan IPK, mendata nilai tesis,

mencatat nilai perkomponen, mencetak perubahan nilai,

mencetak transkrip nilai.

• User : Back Office

• Biaya Pembuatan : Rp. 900.000.000,-

1. Sistem Informasi Operasional Keuangan

• Tujuan Awal : mempermudah alur transaksi keuangan antara

mahasiswa dengan Bina Nusantara Internasional University

(JWC).

• Manfaat :

- Memperoleh history pembayaran uang kuliah per

mahasiswa yang telah dibayarkan ataupun tidak.

137

- Menyediakan informasi kepada dan berapa jumlah tagihan

pembayaran kuliah yang harus dibayarkan per mahasiswa.

- Menyediakan informasi mengenai data bank, rekening

mahasiswa, jenis biaya, beasiswa karir bagi mahasiswa.

- Memonitor pembayaran uang kuliah yang dilakukan oleh

mahasiwa.

• Fungsi : Menginput data bank, menginput data rekening

mahasiswa, pendataan total tagihan uang kuliah, pendataan

tagihan biaya perbulan, mendata jenis biaya, mendata

pembayaran mahasiswa baru, mendata pembayaran mahasiswa

lama, mendata mahasiswa beasiswa karir, mencreate tagihan

uang kuliah mahasiswa baru, melakukan perubahan tagihan

semua mahasiswa, melakukan penyesuaian total tagihan

mahasiswa, menampilkan data transfer autodebet dari bank,

membuat laporan monitoring pembayaran uang kuliah,

membuat daftar transfer autodebet ke bank.

• User : Back Office Keuangan


2. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Talent Management )

• Tujuan Awal : Membantu mempermudah bagian TM dalam

mengelola data pegawai serta hal-hal lain yang berhubungan

138

dengan data kepegawaian, seperti : data karyawan, kontrak,

mutasi, pengunduran diri, ijin, cuti.

• Manfaat :

- Memperoleh histori pegawai, mulai dari data pribadi, data

keluarga, pendidikan, pengalaman kerja serta keterampilan.

- Memonitor kehadiran karyawan, seperti : siapa saja

karyawan yang cuti, siapa saja yang ijin.

- Mempermudah dalam mengurus surat perijinan, cuti,

mutasi, klaim tunjangan, surat peringatan, pengunduran

diri, kontrak.

• Fungsi : menginput data karyawan, menginput ijin pegawai,

menampilkan jumlah cuti dengan ijin yang pernah diambil

karyawan dan kemudian mencetaknya, mengkalkulasi jumlah

cuti tahunan per tahun setiap karyawan, menginput surat

teguran pegawai, menginput Sp pegawai, menginput klaim

tunjangn pegawai, mengentry dan menampilkan data mutasi

atau promosi pegawai, mengentri dan menampilkan data

kontrak pegawai, mengentry data pengunduran diri,

melakukan pencarian secara cepat data-data yang diperlukan,

menampilkan data karyawan berdasarkan histori akhir

kontrak.

• User : Talent Management

139


3. Binus Executive Information System

• Tujuan Awal : Mempermudah eksekutif dalam memperoleh

informasi mengenai dosen, mahasiswa, mahasiswa baru, dan

alumni.

• Manfaat : Memperoleh histori data dosen, mahasiswa,

mahasiswa baru, dan alumni.

• Fungsi :

- Menampilkan data dosen, seperti : profil dosen, daftar

dosen dan matakuliah, kehadiran dosen, rekapitulasi dosen,

dan rekapitulasi IKAD dosen.

- Menampilkan data mahasiswa, seperti : profil mahasiswa,

daftar mahasiswa bermasalah, daftar mahasiswa thesis per

1 term, rekapitulasi mahasiswa, daftar mahasiswa sedang

dan belum selesai thesis.

- Menampilkan data mahasiswa baru, seperti : rekapitulasi

mahasiswa baru.

- Menampilkan data alumni, seperti : rekapitulasi alumni,

rekapitulasi rata-rata mahasiswa wisuda, dan daftar alumni.

• User : Manager Semua Unit


140

4. Management Report

• Tujuan Awal : Untuk mempermudah dalam memperoleh dan

mengukur performa perusahaan. (JWC)

• Manfaat : Memperoleh histori performa perusahaan per term.

• Fungsi :

- Untuk mengelompokan indikator KPI

- Memasukan kategori untuk indikator KPI

- Menginputkan realisasi KPI yang dilaksanakan perbulan

- Mencetak laporan KPI pertahun

- Menginputkan penyimpangan realisasi KPI

• User : Semua Unit


5. Sistem Admisi

• Tujuan Awal : Mempermudah bagian admisi memproses

pendaftaran, melakukan perencanaan perkuliahan yang

mencakup pendataan jadwal ujian, cetak blanko nilai, cetak

rekap nilai, cetak kartu ujian, dan laporan pemjualan formulir ;

Mengintegrasikan kesemua data tersebut untuk mempercepat

kinerja bagian administrasi.

• Manfaat : Memperoleh histori penjualan formulir, memperoleh

histori nilai mahasiswa, dan memperoleh data jadwal ujian.

141

• Fungsi :

- Mencetak kartu ujian

- Mencetak blanko nilai

- Mencetak rakap nilai

- Mencetak laporan penjualan

• User : Marketing


6. Corporate Knowledge Management

• Tujuan Awal : Memberikan informasi yang akurat yang

mencakup wewenang dan tanggung jawab, dikumentasi

laporan, prosedur penerimaan mahasiswa, dan notulen rapat.

• Manfaat : Memperoleh informasi mengenai wewenang dan

tanggung jawab perposisi, dokumentasi laporan, prosedur

penerimaan mahasiswa, Notulen rapat dan laporan kerja,

tampilan laporan berdasarkan tanggal, notulen rapat, audit

layar internal, view rekapitulasi audit, workflow doc mutu.

• Fungsi : Menampilkan informasi-informasi terkait dengan

perusahaan.



142

7. Lotus Notes

• Tujuan Awal : Untuk mempermudah komunikasi antar bagian.

• Manfaat : Mengirimkan informasi secara real-time; Membaca

informasi (pesan) yang diterima.

• Fungsi : Menampilkan kalender, membuka pesan dan

mengirim pesan.



8. Sistem Informasi Perpustakaan

• Tujuan Awal : Mengintegrasikan antara data mahasiswa dan

data buku sehingga mempermudah proses kepustakaan yang

terjadi.

• Manfaat : Memperoleh histori kepustakaan dan memperoleh

histori transaksi kepustakaan yang dilakukan mahasiswa.

• Fungsi : Mencakup layar login dan layar utama, pendataan

tabel penerbit, pendataan edisi, pendataan kurs, pendataan

lokasi, pendataan subject atau topik buku, pendataan

kelompok buku DBYD, pendataan kelompok pemesan DBYD,

Pendataan pemesan buku, pendataan DBYD, pendataan

transaksi DBYD, pendataan status pengadaan buku, pendataan

APBD, cetak rincian APBD, cetak rekapitulasi APBD,

pendataan status pemesanan, pendataan transaksi pemesanan

143

buku, pendataan supplemen, pendataan media buku, pendataan

buku datang, pendataan transaksi buku datang, laporan buku

yang sudah dan belum datang, laporan klaim buku, laporan

buku besar, pengadaan buku, laporan summary realisasi buku,

laporan rekapitulasi budget buku, laporan distribusi buku

pustaka, query buku yang belum terealisasi, query master

buku, pendataan perioditas master terbitan berkala, pendataan

jenis master terbitan berkala, pendataan master terbitan

berkala, pendataan koleksi terbitan berkala, query koleksi

terbitan berkala, pendataan penggantian buku hilang, dan

pendataan multimedia.

• User : Perpustakaan


b. Aplikasi AS2

• Tujuan Awal : untuk mendukung dan mengintegrasikan

kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan dosen,

mahasiswa, ujian, absensi, perkuliahan dan nilai.

• Manfaat : Memperoleh histori mengenai dosen, mahasiswa,

ujian, absensi, perkuliahan, dan nilai dalam strata 2 (S2)

• Fungsi :

- Menginput data dosen

- Membuat surat keputusan kepada dosen

144

- Menginput data-data evaluasi dosen

- Menginput jenis pertanyaan yang diinginkan

- Menginput hasil kuisioner yang telah diisi mahasiswa S2

- Mencetak detail hasil kuisioner

- Mencetak rangkuman IKAD

- Mencetak hasil kuisioner perdosen

- Membuat dan mencetak surat keputusan kepada dosen S2

- Menginput dan menampilkan evaluasi dosen S2

- Mencetak tanda terima ujian S2

- Mencetak hasil nilai mahasiswa S2

- Menampilkan dan menambahkan data mahasiswa dan

dosen

• User : Back Office


3.4.1.1.2 Portofolio Infrastruktur Lights-On yang ada di Bina

Nusantara International University (JWC) terdiri dari :

a. Hardware

• Tujuan Awal : digunakan sebagai alat pendukung administrasi

serta juga mendukung aplikasi dan sistem di Bina Nusantara

International University (JWC).

145

• Manfaat :

o Membantu perusahaan dalam melaksanakan proses

bisnis, khususnya dalam membantu kegiatan

operasional.

o Menjembatani interaksi antara User dengan aplikasi.

• Fungsi :

o Mencetak laporan ataupun hal lain yang dibutuhankan

untuk dicetak.

o Melakukan scan gambar yang dibutuhkan.

o Menginput data dan menggunakan sistem aplikasi yang

digunakan oleh Bina Nusantara International University

(JWC).

• Biaya :

Keterangan Biaya PC Client – 228 buah 1.026.000.000Mac Desktop - 35 buah 561.001.350UPS - 2 Buah 3.847.200Scanner - 2 buah 2.524.350Printer - 45 buah 165.542.550Total Biaya 1.758.915.450

b. Software License

• Tujuan Awal : sebagai media yang digunakan untuk

meningkatkan kinerja dan mendukung kegiatan operasional.

• Manfaat :

o Memperlancar penggunaan aplikasi

146

• Fungsi :

o Jaminan yang melegalisasi seluruh Software yang

digunakan oleh Bina Nusantara International University

(JWC).

• Biaya :

Keterangan Biaya Microsoft Campus Agreement 262.205.000Autodesk Bundle (AutoCAD, 3DS Max, Revit) 288.540.000Macromedia Freehand MX 22.888.550Net School 17.175.000SPSS 25.476.250My Drop Box 5.725.000Turnitin 22.900.000Criterion 9.160.000Lisrel 12.595.000Mat Lab 74.425.000Total Biaya 741.089.800

c. Server

• Tujuan Awal : sebagai tempat penyimpanan data dari segala

aktivitas yang dilakukan oleh User di Bina Nusantara

International University (JWC), selain itu sebagai lalu lintas

data yang memudahkan pengaksesan oleh User yang

berkepentingan.

• Manfaat :

o Sebagai tempat penyimpanan yang dapat menjaga

keamanan data.

o Mengatur lalu lintas data untuk mempermudah dan

mempercepat akses data yang dilakukan User.

147

• Fungsi :

o Melakukan back-up data di Bina Nusantara


o Transfer data antar PC sesuai keperluan.

• Biaya :

Keterangan Biaya File Server 18.000.000Web Server 18.000.000Mail Server 18.000.000Database 12.000.000Total Biaya 66.000.000

d. Networking

• Tujuan Awal : menghubungan setiap Unit kerja agar aplikasi

yang digunakan dapat terintegrasi satu dengan yang lainnya.

Hal ini dimaksudkan agar proses pertukaran dan penyebaran

data dan informasi lebih cepat.

• Manfaat :

o Mempermudah dan mempercepat pengiriman data dan

informasi serta akses data dan informasi yang

dibutuhkan.

• Fungsi :

o Sarana yang mempermudah pengiriman data dan

informasi.

148

• Biaya :

Keterangan Biaya Internet Connection 1.5 mbps 750.000Domain 110.000Co Location Hosting 2.500.000Total Biaya 3.360.000

3.4.1.1.3 Portofolio Service Lights-On yang ada di Bina Nusantara

International University (JWC) terdiri dari :

• Tujuan Awal : agar fungsi dari aplikasi dan infrastruktur yang

digunakan tetap terjaga.

• Manfaat :

o Menjaga kinerja dan memberikan kenyamanan bagi

User.

• Fungsi :

o Memelihara aplikasi dan infrastruktur dengan

melakukan pengecekan dan evaluasi rutin terhadap

aplikasi dan infrastruktur yang digunakan.

o Memberikan tanggapan atas keluhan User terhadap

kinerja aplikasi atau infrastruktur yang tidak berjalan

semestinya.

• Biaya :

Keterangan Biaya Service Hardware 100.000.000 Service Software 75.000.000 Total Biaya 175.000.000

149

3.4.1.1.4 Portofolio Manajemen Lights-On yang ada di Bina

Nusantara International University (JWC) terdiri dari :

a. Training

• Tujuan Awal : memberikan pelatihan kepada karyawan untuk

peningkatan kinerja karyawan di Bina Nusantara International

University (JWC).

• Manfaat :

o Memberikan pengetahuan, keterampilan, dan keahlian

tambahan bagi karyawan sebagai bekal untuk

peningkatan dalan melakukan pekerjaannya.

• Fungsi :

o Melatih pengetahuan, keterampilan, dan keahlian

karyawan.

• Biaya : Rp. 98.000.000,-

3.4.1.2 Portfolio Aplikasi

Penggunaan aplikasi pada Bina Nusantara International University

(JWC) meliputi SISFO Operasional Administrasi Akademik, SISFO

Operasional Keuangan, SISFO Talent Management , Binus Executive

Information System, Management Report, SISFO Admisi, Corporate

Knowledge Management , Lotus Notes, Sistem Informasi Perpustakaan, dan

SISFO S2.

150 Business Value Scorecard : SISFO Operasinal Administrasi Akademik

Tabel 3.3 BVS SISFO Operasional Administrasi Akademik

• Skor Portofolio Aplikasi SISFO Operasional Administrasi Akademik

a. Kualitas terbagi atas :

- Fungsionalitas : 4,4

- Keakuratan : 4,1

Skor kualitas adalah 4,4 + 4,1 dibagi 2 = 4,25

b. Layanan terbagi atas :

- Ketersediaan : 4,1

- Kecepatan Merespon : 4

Skor layanan adalah 4,1 + 4 dibagi 2 = 4,05

c. Intensitas penggunaan terbagi atas :

- Ketergantungan pada aplikasi : (5 + 5 + 5 + 4 + 4)/5 = 4,6

40 40 20

Peng

emba

ngna

IT

Se

cara

T

erus

M

ener

usT

erci

ptan

ya

Serv

ice

yang

G

ood

and

Exc

elle

nt

Peni

ngka

tan

peng

elol

aan

Bis

nis

Pend

idik

an

di

Bin

a N

usan

tara

In

tern

atio

nal

Uni

vers

ity

User 1 User 2 User 3 User 4 User 5

3 4 4 4 5

3 4 4 4 5

3 4 4 4 5

Total 20 20 20 Average 4 4 4

Score 160 160 80 400

151

- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (4 + 5 + 5 + 5 + 4)/5 = 4,6

d. Penyelarasan bisnis : 400 / 100 = 4

Business Value Scorecard : SISFO Operasional Keuangan

Tabel 3.4 BVS SISFO Operasional Keuangan

• Skor Portofolio Aplikasi SISFO Operasional Keuangan



- Keakuratan : 4,2




- Kecepatan Merespon : 3,5

40 40 20

Peng

emba

ngna

IT

Se

cara

T

erus

M

ener

usT

erci

ptan

ya

Serv

ice

yang

G

ood

and

Exc

elle

nt

Peni

ngka

tan

peng

elol

aan

Bis

nis

Pend

idik

an

di

Bin

a N

usan

tara

In

tern

atio

nal

Uni

vers

ity


4 3 3 4 3

5 4 4 4 5

3 2 4 4 3

Total 17 22 16 Average 3,4 4,4 3,2

Score 136 176 64 376

152

Skor layanan adalah 4,1 + 3,5 dibagi 2 = 3,75



- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (5 + 4 + 3 + 5 + 3)/5 = 4

d. Penyelarasan bisnis : 376 / 100 = 3,76

Business Value Scorecard : Talent Management

Tabel 3.5 BVS Talent Management

• Skor Portofolio Aplikasi SISFO Talent Management



- Keakuratan : 3,8


40 40 20

Peng

emba

ngna

IT

Se

cara

T

erus

M

ener

usT

erci

ptan

ya

Serv

ice

yang

G

ood

and

Exc

elle

nt

Peni

ngka

tan

peng

elol

aan

Bis

nis

Pend

idik

an

di

Bin

a N

usan

tara

In

tern

atio

nal

Uni

vers

ity


4 3 5 4 4

5 3 5 4 5

5 4 5 4 4

Total 20 22 22 Average 4 4,4 4,4

Score 160 176 176 512

153









Business Value Scorecard : Binus Executive Information System

Tabel 3.6 BVS Binus Executive Information System

• Skor Portofolio Aplikasi Binus Executive Information System


- Fungsionalitas : 5

- Keakuratan : 4,75

40 40 20

Peng

emba

ngna

IT

Se

cara

T

erus

M

ener

usT

erci

ptan

ya

Serv

ice

yang

G

ood

and

Exc

elle

nt

Peni

ngka

tan

peng

elol

aan

Bis

nis

Pend

idik

an

di

Bin

a N

usan

tara

In

tern

atio

nal

Uni

vers

ity

User 1 User 2

5 5

5 5

5 4

Total 10 10 9 Average 5 5 4.5

Score 200 200 90 490

154

Skor kualitas adalah 5 + 4,75 dibagi 2 = 4,875






- Ketergantungan pada aplikasi : (5 + 5)/2 = 5

- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (3 + 4)/2 = 3,5


Business Value Scorecard : Management Report

Tabel 3.7 BVS Management Report

40 40 20

Peng

emba

ngna

IT

Se

cara

T

erus

M

ener

usT

erci

ptan

ya

Serv

ice

yang

G

ood

and

Exc

elle

nt

Peni

ngka

tan

peng

elol

aan

Bis

nis

Pend

idik

an

di

Bin

a N

usan

tara

In

tern

atio

nal

Uni

vers

ity


4 3 5 2 5

4 2 4 3 5

5 3 4 3 5

Total 19 18 20 Average 3,8 3,6 4

Score 152 144 80 376

155

• Skor Portofolio Aplikasi Management Report



- Keakuratan : 2,7










156 Business Value Scorecard : SISFO Admisi

Tabel 3.8 BVS SISFO Admisi

• Skor Portofolio Aplikasi SISFO Admisi



- Keakuratan : 3,4



- Ketersediaan : 4


Skor layanan adalah 4 + 3,7 dibagi 2 = 3,85


- Ketergantungan pada aplikasi : (5 + 4 + 4 + 3 + 4)/5 = 4

40 40 20

Peng

emba

ngna

IT

Se

cara

T

erus

M

ener

usT

erci

ptan

ya

Serv

ice

yang

G

ood

and

Exc

elle

nt

Peni

ngka

tan

peng

elol

aan

Bis

nis

Pend

idik

an

di

Bin

a N

usan

tara

In

tern

atio

nal

Uni

vers

ity


4 3 3 4 5

5 5 3 5 5

5 3 3 5 4

Total 19 23 20 Average 3,8 4,6 4

Score 152 184 80 416

157



Business Value Scorecard : Corporate Knowledge Management

Tabel 3.9 BVS Corporate Knowledge Management

• Skor Portofolio Aplikasi Corporate Knowledge Management



- Keakuratan : 3,5





40 40 20

Peng

emba

ngna

IT

Se

cara

T

erus

M

ener

usT

erci

ptan

ya

Serv

ice

yang

G

ood

and

Exc

elle

nt

Peni

ngka

tan

peng

elol

aan

Bis

nis

Pend

idik

an

di

Bin

a N

usan

tara

In

tern

atio

nal

Uni

vers

ity


4 3 5 4 4

3 3 5 5 4

4 3 5 5 4

Total 20 20 21 Average 4 4 4,2

Score 160 160 84 404

158






Business Value Scorecard : Lotus Notes

Tabel 3.10 BVS Lotus Notes

• Skor Portofolio Aplikasi Lotus Notes



- Keakuratan : 2,8


40 40 20

Peng

emba

ngna

IT

Se

cara

T

erus

M

ener

usT

erci

ptan

ya

Serv

ice

yang

G

ood

and

Exc

elle

nt

Peni

ngka

tan

peng

elol

aan

Bis

nis

Pend

idik

an

di

Bin

a N

usan

tara

In

tern

atio

nal

Uni

vers

ity


2 3 4 1 1

1 3 2 1 2

2 1 3 1 3

Total 11 9 10 Average 2,2 1,8 2

Score 88 72 40 200

159








d. Penyelarasan bisnis : 200 / 100 = 2

Business Value Scorecard : Sistem Informasi Perpustakaan

Tabel 3.11 BVS Sistem Informasi Perpustakaan

40 40 20

Peng

emba

ngna

IT

Se

cara

T

erus

M

ener

usT

erci

ptan

ya

Serv

ice

yang

G

ood

and

Exc

elle

nt

Peni

ngka

tan

peng

elol

aan

Bis

nis

Pend

idik

an

di

Bin

a N

usan

tara

In

tern

atio

nal

Uni

vers

ity


5 3 3 3 4

5 3 2 3 3

4 3 2 3 2

Total 18 16 14 Average 3,6 3,2 2,8

Score 144 128 56 328

160

• Skor Portofolio Aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan



- Keakuratan : 3,7










161 Business Value Scorecard : SISFO S2

Tabel 3.12 BVS Sistem S2

• Skor Portofolio Aplikasi SISFO S2



- Keakuratan : 2,9









40 40 20

Peng

emba

ngna

IT

Se

cara

T

erus

M

ener

usT

erci

ptan

ya

Serv

ice

yang

G

ood

and

Exc

elle

nt

Peni

ngka

tan

peng

elol

aan

Bis

nis

Pend

idik

an

di

Bin

a N

usan

tara

In

tern

atio

nal

Uni

vers

ity


3 4 4 4 4

3 4 5 4 4

4 4 4 5 4

Total 19 20 21 Average 3,8 4 4,2

Score 152 160 84 396

162


Portofolio Aplikasi

Inte

nsita

s Pe

nggu

na

Aplikasi

Uni

t Ker

ja

Bia

ya (J

uta

Rup

iah)

Nila

i Pen

yela

rasa

n

Ting

kat L

ayan

an

Kua

litas

Ket

erga

ntun

gan

Bra

edth

SISFO Operasional Administrasi Akademik Back Office 900 4 4,05 4,25 4,6 3 SISFO Operasional Keuangan Back Office Finance 750 3,76 3,8 4,2 4,2 3 SISFO Talent Management Talent Management 600 5,12 4,3 3,75 4,2 3 Binus Executive Information System Manager Semua Unit 350 4,9 4,75 4,875 5 4 Management Report Semua Unit 400 3,76 3,2 3,15 3,6 5 Sistem Admisi Marketing 850 4,16 3,85 3,5 4 3 Corporate Knowledge Management Semua Unit 300 4,04 3,4 3,65 3,2 5 Lotus Notes Semua Unit 150 2 2,1 3,4 4,2 5 Sistem Informasi Perpustakaan Perpustakaan 650 3,28 3,8 3,8 4,2 3 SISFO S2 Back Office 600 3,96 3,85 3,35 3,2 3

Tabel 3.13 Portfolio aplikasi

3.4.1.3 Portfolio Infrastruktur

Penggunaan infrastruktur pada Bina Nusantara International

University (JWC) meliputi Hardware, Software, Server, dan Networking.

163 Business Value Scorecard : Infrastruktur Hardware

Tabel 3.14 BVS Infrastruktur Hardware

• Skor Portofolio Infrastruktur Hardware



- Keakuratan : 3,875



- Ketersediaan : 4




- Ketergantungan pada aplikasi : (3 + 4 + 5 + 5)/4 = 4,25

- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (3 + 4 + 5 + 5)/4 = 4,25

40 40 20

Peng

emba

ngna

IT

Se

cara

T

erus

M

ener

usT

erci

ptan

ya

Serv

ice

yang

G

ood

and

Exc

elle

nt

Peni

ngka

tan

peng

elol

aan

Bis

nis

Pend

idik

an

di

Bin

a N

usan

tara

In

tern

atio

nal

Uni

vers

ity

User 1 User 2 User 3 User 4

4 4 3 5

5 4 3 5

5 4 3 5

Total 12 17 17 Average 3 4,25 4,25

Score 120 170 85 375

164


Business Value Scorecard : Infrastruktur Software

Tabel 3.15 BVS Infrastruktur Software

• Skor Portofolio Infrastruktur Software










40 40 20

Peng

emba

ngna

IT

Se

cara

T

erus

M

ener

usT

erci

ptan

ya

Serv

ice

yang

G

ood

and

Exc

elle

nt

Peni

ngka

tan

peng

elol

aan

Bis

nis

Pend

idik

an

di

Bin

a N

usan

tara

In

tern

atio

nal

Uni

vers

ity


5 5 5 3

5 5 5 3

5 5 4 3

Total 18 18 17 Average 4,5 4,5 4,25

Score 180 180 85 445

165




Business Value Scorecard : Infrastruktur Server

Tabel 3.16 BVS Infrastruktur Server

• Skor Portofolio Infrastruktur Server



- Keakuratan : 4

Skor kualitas adalah 4,125+ 4 dibagi 2 = 4,0625




40 40 20

Peng

emba

ngna

IT

Se

cara

T

erus

M

ener

usT

erci

ptan

ya

Serv

ice

yang

G

ood

and

Exc

elle

nt

Peni

ngka

tan

peng

elol

aan

Bis

nis

Pend

idik

an

di

Bin

a N

usan

tara

In

tern

atio

nal

Uni

vers

ity


3 3 3 4

3 3 3 3

3 3 3 5

Total 13 12 14 Average 3,25 3 3,5

Score 130 120 70 320

166






Business Value Scorecard : Infrastruktur Networking

Tabel 3.17 BVS Infrastruktur Networking

• Skor Portofolio Infrastruktur Networking



- Keakuratan : 3,75

Skor kualitas adalah 4,125+ 3,75 dibagi 2 = 3,9375

40 40 20

Peng

emba

ngna

IT

Se

cara

T

erus

M

ener

usT

erci

ptan

ya

Serv

ice

yang

G

ood

and

Exc

elle

nt

Peni

ngka

tan

peng

elol

aan

Bis

nis

Pend

idik

an

di

Bin

a N

usan

tara

In

tern

atio

nal

Uni

vers

ity


3 5 5 3

4 4 5 3

3 5 4 3

Total 16 16 15 Average 4 4 3,75

Score 160 160 75 395

167







- Pengguna aplikasi pada perusahaan : (4 + 4 + 3 + 5)/4 = 4


Portofolio Infrastruktur

Inte

nsita

s Pe

nggu

na

Aplikasi

Uni

t Ker

ja

Bia

ya (J

uta

Rup

iah)

Nila

i Pen

yela

rasa

n

Ting

kat L

ayan

an

Kua

litas

Ket

erga

ntun

gan

Bra

edth

Infrastruktur Software Semua Unit 742 4,45 4,5 3,75 4,25 5 Infrastruktur Hardware Semua Unit 1.759 3,75 3,8125 3,8125 4,5 5 Infrastruktur Server Semua Unit 66 3,2 4,25 4,0625 3,8 5 Infrastruktur Netwoking Semua Unit 3,36 3,95 3,875 3,9375 4,5 5

Tabel 3.18 Portfolio Infrastruktur

3.4.1.4 Portfolio Service

Penggunaan service pada Bina Nusantara International University

(JWC) meliputi maintenance Software dan maintenance Hardware.

168 Business Value Scorecard : Maintenance Software

Tabel 3.19 BVS Maintenance Software

• Skor Portofolio Maintenance Software






- Ketersediaan : 4






40 40 20

Peng

emba

ngna

IT

Se

cara

T

erus

M

ener

usT

erci

ptan

ya

Serv

ice

yang

G

ood

and

Exc

elle

nt

Peni

ngka

tan

peng

elol

aan

Bis

nis

Pend

idik

an

di

Bin

a N

usan

tara

In

tern

atio

nal

Uni

vers

ity


5 5 3 4

5 4 3 5

4 4 3 4

Total 17 17 15 Average 4,25 4,25 3,75

Score 170 170 75 415

169


Business Value Scorecard : Maintenance Hardware

Tabel 3.20 BVS Maintenance Hardware

• Skor Portofolio Maintenance Hardware



- Keakuratan : 4

Skor kualitas adalah 4 + 4 dibagi 2 = 4






40 40 20

Peng

emba

ngna

IT

Se

cara

T

erus

M

ener

usT

erci

ptan

ya

Serv

ice

yang

G

ood

and

Exc

elle

nt

Peni

ngka

tan

peng

elol

aan

Bis

nis

Pend

idik

an

di

Bin

a N

usan

tara

In

tern

atio

nal

Uni

vers

ity


3 4 3 3

3 4 4 4

3 4 4 3

Total 13 15 14 Average 3,25 3,75 3,5

Score 130 150 70 350

170




Portofolio Service

Inte

nsita

s Pe

nggu

na

Aplikasi U

nit K

erja

Bia

ya (J

uta

Rup

iah)

Nila

i Pen

yela

rasa

n

Ting

kat L

ayan

an

Kua

litas

Ket

erga

ntun

gan

Bra

edth

Service Software Bagian TI 75 4,15 3,9 3,8125 4,25 3 Service Hardware Bagian TI 100 3,5 3,8125 4 3,75 3

Tabel 3.21 Portfolio Service

3.4.1.5 Portfolio Manajemen

Penggunaan manajemen pada Bina Nusantara International University

(JWC) meliputi manajemen Training.

171 Business Value Scorecard : Manajemen Training

Tabel 3.22 BVS Manajemen Training

• Skor Portofolio Maintenance Hardware



- Keakuratan : 2,5








40 40 20

Peng

emba

ngna

IT

Se

cara

T

erus

M

ener

usT

erci

ptan

ya

Serv

ice

yang

G

ood

and

Exc

elle

nt

Peni

ngka

tan

peng

elol

aan

Bis

nis

Pend

idik

an

di

Bin

a N

usan

tara

In

tern

atio

nal

Uni

vers

ity


4 3 3 3 3

3 4 4 4 3

3 3 4 3 3

Total 16 18 16 Average 3,2 3,6 3,2

Score 128 144 64 336

172



Portofolio Manajemen

Inte

nsita

s Pe

nggu

na

Aplikasi

Uni

t Ker

ja

Bia

ya (J

uta

Rup

iah)

Nila

i Pen

yela

rasa

n

Ting

kat L

ayan

an

Kua

litas

Ket

erga

ntun

gan

Bra

edth

Manajemen Training Talent Management

98 3,36 2,55 2,8 3,2 3

Tabel 3.23 Portfolio Manajemen

3.4.2 Project Portfolio

Project Portfolio meliputi proyek – proyek yang akan dikembangkan atau

sedang diimplementasikan di Bina Nusantara International University (JWC).

Selain itu Project Portofolio ini juga digunakan untuk mengetahui nilai dampak,

resiko, serta jumlah biaya dari masing-masing proyek

3.4.2.1 Project

1. Pengembangan Access BI

• Tujuan Awal : Pengembangan Access BI ditujukan untuk

menambahkan fungsi yang lebih flexible untuk mendukung

pembelajaran di Bina Nusantara International University (JWC).

173

• Manfaat : membangun interaksi secara langsung antara dosen

dengan mahasiswa dimana materi yang disampaikan akan

bersifat online (life), contohnya kuis online.

• Fungsi : menyampaikan materi dari dosen kepada mahasiswa

secara online, mendownload materi pembelajaran yang berasal

dari universitas luar, dan melakukan komunikasi dengan dosen

dari luar.

• Biaya : Rp. 302.000.000,-

Membutuhkan :

- 5 org untuk mengerjakan proyek pengembangan Access BI,

dengan gaji per bulannya Rp. 2.000.000,-.

- Lama pengerjaanya 2 tahun.

- 2 server, 1 untuk web dan 1 lagi untuk database.

Perincian Biaya :

- Biaya pengerjaan proyek : 5 x (Rp.2.000.000,- x 24 bln)

: Rp. 240.000.000,-

- Biaya Server untuk Web : Rp. 27.000.000,-

- Biaya Server untuk Database : Rp. 45.000.000,-

174

2. Aplikasi Billing Telepon

• Tujuan Awal : penggunaan telepon dengan automatic routing.

• Manfaat : mengurangi anggaran biaya telepon serta

memaksimalkan penggunaan telepon di Bina Nusantara


• Fungsi : menyimpan record semua pengguna telepon di Bina

Nusantara International University (JWC).

• Biaya : Rp. 10.000.000,-

Membutuhkan :

- 1 org untuk mengerjakan proyek Billing Telpon, dengan gaji

per bulannya Rp. 2.000.000,-.

- Lama pengerjaanya 3 bulan.

- 1 Mesin PABX

- 1 Komputer untuk mengambil data dari mesin PABX.

Perincian Biaya :

- Biaya pengerjaan proyek : 1 x (Rp.2.000.000,- x 3 bln)

: Rp. 6.000.000,-

- Biaya Komputer : Rp. 4.000.000,-

175

3.4.2.2 Inisiatif

1. Pengimplementasian media berbasis Web untuk mendukung E-

Learning.

• Tujuan Awal : memperluas jaringan pembelajaran secara online.

• Manfaat : mendukung pengembangan IT secara terus menerus

dengan memberikan alternatif terutama dalam hal pembelajaran

secara online.

• Fungsi : mendownload materi, melakukan pengiriman tugas,

interaksi degan dosen secara online, forum, kuis online,

ujian online, cek nilai, cek jadwal.

• Biaya : Rp 250.000.000,-

2. Pengembangan aplikasi Talent Management dengan menambahkan

fitur pengukuran KPI per department.

• Tujuan Awal : untuk melakukan penilaian berdasarkan KPI yang

ada untuk melihat apakah harapan yang diinginkan telah tercapai

atau belum tercapai.

• Manfaat : mengetahui performa setiap department untuk

menunjang service yang good and excellent

• Fungsi : mengukur KPI yang sesuai dengan SLA.

• Biaya : Rp 15.000.000,-

176

3.4.2.3 Portfolio Proyek

Portofolio Proyek meliputi rencana proyek dari Bina

Nusantara International University (JWC), yaitu Proyek

Pengembangan Access BI dan Aplikasi Billing Telepon.

3.4.2.3.1 Aplikasi Billing Telepon

Tabel 3.24 Business Value Scorecard Proyek Aplikasi Billing Telepon

• Nilai resiko terdiri atas :

1. Resiko proyek dan organisasi = (5+5+3+5+5)/5 = 4,6

2. Ketidakpastian pendefinisian = (4+5+5+5+4)/5 = 4,6

3. Ketidakpastian teknis = (5+4+4+5+5)/5 = 4,6

4. Resiko Infrastruktur SI = (5+4+4+5+4)/5 = 4,4

40 40 20

Peng

emba

ngn

IT

Seca

ra T

erus

M

ener

us

Ter

cipt

anya

Ser

vice

ya

ng G

ood

and

Exc

elle

nt

Peni

ngka

tan

peng

elol

aan

Bis

nis

Pend

idik

an d

i Bin

a N

usan

tara

In

tern

atio

nal

Uni

vers

ity


4 4 5 5 4

4 4 5 4 4

3 2 3 3 2

Total 22 21 13 Average 4,4 4,2 2,6

Score 176 168 52 396

177

5. Resiko teknis TI = (5+4+4+5+6)/5 = 4,8

6. Resiko investasi = (5+5+4+5+4)/5 = 4,6

7. Resiko manajemen proyek = (5+5+4+5+4)/5 = 4,6

8. Ketergantungan = (8+9+7+8+9)/5 = 8,2

Jumlah nilai resiko adalah 4,6+4,6+4,6+4,4+4,8+4,6+4,6+8,2 = 40,4

• Biaya : Rp 1.010.000.000,-

3.4.2.3.2 Access BI

Tabel 3.25 Business Value Scorecard Proyek Access BI

40 40 20

Peng

emba

ngn

IT

Seca

ra T

erus

M

ener

us

Ter

cipt

anya

Ser

vice

ya

ng G

ood

and

Exc

elle

nt

Peni

ngka

tan

peng

elol

aan

Bis

nis

Pend

idik

an d

i Bin

a N

usan

tara

In

tern

atio

nal

Uni

vers

ity


4 4 5 4 4

2 3 3 2 1

4 5 5 4 5

Total 21 11 23 Average 4,2 2,2 4,6

Score 168 88 92 348

178

• Nilai resiko terdiri atas :

1. Resiko proyek dan organisasi = (3+4+4+3+4)/5 = 3,6

2. Ketidakpastian pendefinisian = (3+3+4+3+4)/5 = 3,4

3. Ketidakpastian teknis = (3+3+4+3+4)/5 = 3,4

5. Resiko Infrastruktur SI = (4+3+5+4+5)/5 = 4,2

6. Resiko teknis TI = (3+3+3+3+4)/5 = 3,2

7. Resiko investasi = (4+3+4+3+4)/5 = 3,6

8. Resiko manajemen proyek = (4+5+5+3+5)/5 = 4,4

9. Ketergantungan = (9+8+8+7+7)/5 = 7,8

Jumlah nilai resiko adalah 3,6+3,4+3,4+4,2+3,2+3,6+4,4+7,8 = 33,6

• Biaya : Rp 302.000.000,-

179

Tabel 3.26 Portfolio Proyek

3.5 Management Agenda

Pertanyaan-pertanyaan yang dicantumkan di dalam manajemen agenda berikut

merupakan pertanyaan-pertanyaan yang akan memperlihatkan sejumlah kelemahan

proses perencanaan teknologi Informasi (TI) yang sedang berjalan dengan apa yang

harus dilakukan.

Portfolio Proyek

Nama Proyek

Dam

pak

Res

iko

Bia

ya

(Jut

a R

upia

h)

Port

folio

Access BI 348 33,6 302 Future Strategic

Billing Telpon 396 40,4 10 Factory

180

Wawancara Management Agenda

I. Pertanyaan bagi manajemen, untuk mengevaluasi faktor kritis kesuksesan dari keputusan yang tepat/hasil yang tepat :

Pertanyaan Manajemen

Ya/Tidak?

Jika tidak, apa rencana untuk

memperbaikinya ? Apakah proses perencanaan bisnis dan TI terintegrasi dan berhubungan?

Ya

Apakah TI mampu berinovasi memberikan dampak pada rencana bisnis dan mengajukan strategi bisnis baru?

Ya

Apakah investasi TI diprioritaskan pada strategi bisnis?

Ya

Apakah keseluruhan pengeluaran TI (pengembangan, operasional, perawatan dan layanan) selaras dengan strategi bisnis?

Ya

Apakah bisnis TI dan kinerja teknis dimonitor?

Ya

Apakah tim bisnis dan manajemen TI secara konsisten melaksanakan proses manajemen yang memperbaiki kontribusi TI pada kinerja bisnis lapisan bawah?

Ya

Apakah proses perencanaan dan manajemen fokus pada keseluruhan pengeluaran TI. Baik operasional (TI yang sudah ada) maupun proyek (masih dikembangkan)?

Ya

Apakah manajer TI dan operasional berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen ini?

Ya

Tabel 3.27 Wawancara Manajemen Agenda Bagian I

181 II. Pertanyaan bagi manajemen, mengenai rantai nilai strategi ke bottom-line dan parktek

NIE memungkinkan manajemen menghasilkan jawaban pada pertanyaan yang tepat :


Ya/Tidak

?


memperbaikinya ? Apakah investasi TI sudah pada tempat yang tepat?

Ya

Apakah kita tahu apa yang akan kita hasilkan?

Ya

Dapatkah mengurangi biaya TI yang tidak perlu?

Ya

Apakah dapat menggunakan biaya yang sudah dikeluarkan untuk mendukung proyek yang lain?

Ya Tergantung dari jenis proyek yang dilakukan.

Dapatkah anda mengurangi biaya dari kegiatan yang kinerjanya buruk?

Ya

Dapatkah anda merubah strategi bisnis yang sudah ada pada tindakan TI yang akan menghasilkan hasil yang tepat?

Ya

Apakah anda mendapatkan hasil dan nilai yang cukup dari semua sumber daya operasional?

Ya Tidak semua Unit bisnis, karena masing-masing area memiliki perilaku yang berbeda.

Dapatkah anda mengontrol biaya TI secara efektif?

Ya

Tabel 3.28 Wawancara Manajemen Agenda Bagian II

182 III. Pertanyaan untuk manajemen mengenai hubungan TI dan dampaknya pada bottom-

line :


Ya/Tidak

?


memperbaikinya ? Apakah anda mengetahui arahan strategi (strategic intention) anda?

Ya

Apakah TI dapat memberi contoh dukungan kepada arahan strategi?

Ya

Apakah investasi TI diprioritaskan berdasarkan arahan strategi?

Ya

Apakah seluruh biaya TI (pengembangan, operasional, perawatan dan layanan) sudah selaras dengan arahan strategi?

Ya

Apakah TI dapat mengurangi pengeluaran yang tidak perlu?

Ya

Apakah anda mengevaluasi anggaran operasional berdasar arahan strategi?

Ya

Apakah manajer TI dan operasional berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen ?

Ya

Tabel 3.29 Wawancara Manajemen Agenda Bagian III

183 IV. Pertanyaan untuk manajemen sebagai faktor kritis kesuksesan Portofolio :


Ya/Tidak

?


memperbaikinya ? Apakah ada pengelolaan proyek pengembangan dan peningkatan sebagai Portofolio proyek?

Ya

Adakah analisis biaya operasional dari sudut pandang Portofolio?

Ya

Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh penyelarasan strategis?

Ya

Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh kualitas atau tingkat layanan?

Ya

Apakah anda mengetahui seberapa besar investasi TI untuk layanan? Untuk manajemen TI?

Ya

Apakah anda memiliki strategi investasi untuk pengeluaran operasional yang anda miliki?

Ya

Apakah anda memiliki strategi investasi untuk aplikasi yang ada?

Ya

Apabila anda melakukan Portofolio sekarang. Mampukah anda menjaga informasi agar tetap akurat?

Ya

Tabel 3.30 Wawancara Manajemen Agenda Bagian IV

184 V. Pertanyaan untuk manajemen mengenai fokus pada hal yang tepat :


Ya/Tidak

?


memperbaikinya ? Apakah proses pelaksanaan dan manajemen perusahaan menghasilkan arahan strategi secara tegas dan mampu untuk dilaksanakan?

Ya

Apakah semua tindakan TI dan biaya didorong oleh arahan strategi bisnis?

Ya

Apakah aktivitas dan sumber daya TI direncanakan, diprioritaskan, dijalankan, dan diukur berdasarkan hubungan mereka dan kontribusinya pada hasil bisnis?

Ya

Apakah sumber daya, baik pengeluaran operasional maupun investasi baru, dialokasikan dan dianggarkan secara tegas terkait dengan arahan strategi?

Ya

Apakah peranan Manager jelas terdefinisi untuk menjamin partisipasi wajar dan menghindari ketiadaan hubungan yang tercipta akibat budaya yang ada?

Ya

Apakah semua aktivitas dan pengeluaran TI diatur ke dalam Portfolio sumber daya dan proses untuk keperluan perkiraan dampak, pengelolaan kinerja, perkiraan tingkat kualitas dan pelayanan serta komitmen sumber daya ?

Ya

Apakah perencanaan, memprioritaskan, dan pengukuran mengkombinasikan “strategi ke dalam tindakan” dengan kemampuan untuk menghadapi kejadian yang tidak diinginkan dan perubahan dalam bisnis?

Ya

Tabel 3.31 Wawancara Manajemen Agenda Bagian V

185 VI. Pertanyaan untuk manajemen mengenai mengadopsi proses yang efektif yang terkait dengan CSF untuk menhasilkan keputusan yang tepat :


Ya/Tidak

?


memperbaikinya ? Perencanaan kebutuhan / pasokan – apakah perusahaan meningkatkan dampak strategis pada investasi TI-nya?

Ya

Inovasi – apakah perusahaan memiliki inovasi yang bagus melalui TI pada produk, proses dan kinerja?

Ya

Prioritasasi – apakah perusahaan memilih investasi yang paling bernilai tinggi?

Ya

Penyelarasan – apakah perusahaan mendapat peningkatan dari kegiatan TInya?

Ya

Pengukuran kinerja – apakah penggunaan pengukuran kinerja mengarah pada perbaikan kinerja TI maupun bisnis?

Ya

Pengelolaan budaya – apakah perusahaan mampu untuk mengoptimalkan kontribusi TI pada kinerja bisnis?

Ya

Manajemen Portfolio? Apakah semua investasi TI dan sumber daya berkontribusi pada kinerja bisnis?

Ya

Pengelolaan dampak TI – Apakah pemanfaatan aplikasi yang efektif pada praktek NIE di semua area bisnis telah meningkatkan pendapatan pada TI?

Ya

Tabel 3.32 Wawancara Manajemen Agenda Bagian VI

Documents

BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Riwayat …thesis.binus.ac.id/doc/Bab3/2009-1-00432-SI Bab 3.pdf55 BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Riwayat Organisasi 3.1.1 Sejarah Bina Nusantara