1

Bab 6. Sistem Pengendalian InternDefinisi Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern

struktur organisasi, metode & ukuran-ukuran yg dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

1. Menjaga kekayaan organisasi

2. Mengecek ketelitian & keandalan data akuntansi

3. Mendorong efisiensi

Tujuan sistem pengendalian intern

4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dibagi 2 macam:

a. pengendalian intern akuntansi

b. pengendalian intern administratif

2

Mendorong efisiensi

Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

Menjaga kekayaan organisasi

Mengecek ketelitian & keandalan data akuntansi

Tujuan pengendalian intern administratif

Tujuan pokok sistem

pengendalian intern

Tujuan pengendalian intern akuntansi

Unsur Sistem Pengendalian Intern

Praktik yg sehat

Karyawan yg mutunya sesuai dgn tanggung jawabnya

Struktur organisasi yg memisahkan tanggung jawab & wewenang secara tegas

Sistem otorisasi & prosedur pencatatanUnsur pokok sistem

pengendalian intern

3

Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian

mencerminkan sikap & tindakan para pemilik & manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern perusahaan

1. Filosofi & gaya operasi

2. Berfungsinya dewan komisaris & komite pemeriksaan

3. Metode pengendalian manajemen

Unsur lingkungan pengendalian

4. Kesadaran pengendalian

Penanggungjawab Pengendalian Intern Akuntansi

Siapakah yg bertanggung jawab atas pengembangan & pengoperasian pengendalian intern akuntansi suatu perusahaan ?

manajemen puncak

4

Konsep yg Salah Mengenai Sistem Pengendalian Intern

Konsep salah yg seringkali dilakukan oleh manajemen puncak:

a. sistem pengendalian intern dikira merupakan tanggung jawab direktur keuangan saja

b. adanya persepsi bahwa sistem pengendalian intern dapat menggantikan kekurang-ahliannya dalam mengelola perusahaan

c. sistem pengendalian intern seringkali disamakan dgn unit organisasi yg disebut dgn satuan pengawas intern dalam perusahaan

d. adanya pendapat bahwa perancangan & penerapan sistem pengendalian intern merupakan tanggung jawab satuan pengawas intern

Pendekatan Untuk Merancang Pengendalian Intern Akuntansi

Secara garis besar, pendekatan untuk merancang pengendalian intern akuntansi adalah bertitik tolak dari 2 tujuan sistem:

1. menjaga kekayaan perusahaan

2. mengecek ketelitian & keandalan data akuntansi

5

Langkah Penyusunan Pengendalian Intern Akuntansi

Penjelasan & Rincian

Sistem Pengendalian Akuntansi

1. menjaga kekayaan perusahaan

a. penggunaan kekayaan perusahaan hanya melelui sistem otorisasi yg telah ditetapkan

(1) pembatasan akses langsung thd kekayaan

(2) pembatasan akses tidak langsung thd kekayaan

b. pertanggung-jawaban kekayaan perusahaan yg dicatat dibandingkan dgn kekayaan yg sesungguhnya ada

(1) pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dgn kekayaan yg sesungguhnya ada

(2) rekonsiliasi antara catatan akuntansi yg diselenggarakan

Sistem Pengendalian

Akuntansi

Tujuan Pokok

Tujuan Umum

Tujuan Khusus

Unsur SPI

Unsur Pokok

SPI

Sistem Pengendalian

Intern ( SPI )

5

6

2. mengecek ketelitian & keandalan data akuntansi

a. pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yg telah ditetapkan

(1) pemberian otorisasi oleh pejabat yg berwenang

(2) pelaksanaan transaksi sesuai dgn otorisasi yg diberikan oleh pejabat yg berwenang

b. pencatatan transaksi yg terjadi dalam catatan akuntansi

(1) pencatatan semua transaksi yg terjadi

(2) transaksi yg dicatat adalah benar-benar terjadi

(3) transaksi dicatat dalam jumlah yg benar

(4) transaksi dicatat dalam periode akuntansi yg seharusnya

(5) transaksi dicatat dgn penggolongan yg seharusnya

(6) transaksi dicatat & diringkas dgn teliti

Sistem Pengendalian Intern ( SPI )

1. struktur organisasi yg memisahkan tanggung jawab & wewenang secara tegas

2. sistem otorisasi & prosedur pencatatan

3. praktik yg sehat

4. karyawan yg mutunya sesuai dgn tanggung jawabnya

7

Unsur SPI ( contoh pada Sistem Pembelian )

1. struktur organisasi yg memisahkan tanggung jawab & wewenang secara tegas

a. dibentuk unit organisasi Bagian Gudang, Bagian Pembelian, Bagian Penerimaan, Bagian Utang, dan Bagian Kartu Persediaan

b. Bagian Pembelian terpisah dari Bagian Penerimaan

c. Bagian Pembelian & Bagian Penerimaan terpisah dari Bagian Utang & Bagian Kartu Persediaan

2. sistem otorisasi & prosedur pencatatan

a. otorisasi surat permintaan pembelian oleh Kepala Bagian Gudang

b. otorisasi surat order pembelian oleh Kepala Bagian Pembelian

c. otorisasi laporan penerimaan barang oleh Kepala Bagian Penerimaan

d. otorisasi bukti kas keluar oleh Kepala Bagian Utang

3. praktik yg sehat

a. surat permintaan pembelian, surat order pembelian, laporan penerimaan barang, & bukti kas keluar bernomor urut tercetak, dan pemakaiannya dipertanggung-jawabkan

b. rekonsiliasi periodik antara catatan persediaan dgn fisik persediaan yg ada di gudang

4. karyawan yg mutunya sesuai dgn tanggung jawabnya

( tidak dirinci karena unsur ini bersifat umum yg berlaku untuk semua transaksi )

8

Pengendalian Intern Akuntansi Dalam Lingkungan Pengolahan Data Elektronik

Pengendalian Intern Akuntansi dalam Sistem Manual

Pengendalian Intern Akuntansi dalam Sistem Komputer

1. Pembagian tanggung jawab pelaksanaan suatu transaksi ke tangan beberapa orang atau departemen agar tercipta adanya cek silang (cross-check) dan spesialisasi pekerjaan klerikal

Karena ketelitian & kecepatan pengolahan data dgn komputer, lebih sedikit diperlukan cek silang dalam pengolahan data, terutama yg menyangkut perhitungan dalam pengolahan data akuntansi

2. Dilakukan pemeriksaan secara visual terhadap transaksi penting & dokumen yg diproses melalui sistem

Komputer dapat melakukan berbagai pemeriksaan (edit) yg semula dilakukan oleh manusia melalui program komputer, sehingga mengurangi pekerjaan editing dokumen secara visual

3. Manual system menitikberatkan pengendalian di tangan manusia, yg dicapai dgn pembagian tanggung jawab pelaksanaan transaksi ke beberapa orang atau bagian

Sistem komputer menitikberatkan pengendalian melalui program komputer, sehingga pembagian tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi dapat dikurangi

Perbedaan karakteristik Sistem Manual vs Sistem Komputer

9

Unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Lingkungan Pengolahan Data Elektronik

Sistem Pengendalian

Intern

Pengendalian Intern

Akuntansi

Pengendalian Intern

Administratif

PengendalianAplikasi

PengendalianUmum

Ketelitian

Kelengkapan

OrganisasiProsedur pengubahan programProsedur pengembangan sistemPengawasan thd fasilitas pengolahan data

10

Pengendalian Umum

a. Organisasi

Struktur organisasi departemen pengolahan data elektronik

Manajer Pengolahan Data

Manajer Sistem &Program

Manajer FasilitasPengolahan Data

Analisis Sistem

Pemrogram

Perpustakaan

Konversi Data

Operator Komputer

Grup Pengawas

Jasa Teknik

11

1. Prosedur penelaahan & pengesahan sistem baru

2. Prosedur pengujian program

3. Prosedur pengubahan program

b. Pengendalian terhadap Sistem & Program

4. Dokumentasi

1. Operasi konversi data

2. Operasi komputer

3. Perpustakaan

c. Pengendalian terhadap Fasilitas Pengolahan Data

4. Fungsi pengendalian

12

Pengendalian Aplikasi

Tujuan :

1. menjamin bahwa semua transaksi yg telah diotorisasi telah diproses sekali saja secara lengkap

2. menjamin bahwa data transaksi lengkap & teliti3. menjamin bahwa pengolahan data transaksi benar & sesuai dgn

keadaan4. menjamin bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk

tujuan yg telah ditetapkan5. menjamin bahwa aplikasi dapat terus-menerus berfungsi

Pengendalian Detektif / Korektif

Pengendalian Preventif

Pengendalian Aplikasi

13

4. Turnaround documents

5. Formulir bernomor urut tercetak

6. Validasi masukan

Unsur-unsur pengendalian

preventif

7. Pemutakhiran arsip dgn komputer

2. Konversi data

3. Penyiapan data sumber

8. Pengendalian thd pengolahan data

1. Otorisasi data sumber

b. Pengendalian Detektif

pengendalian detektif tidak akan mencegah terjadinya masalah, namun akan memberi petunjuk dimana letak terjadinya masalah

Contoh:data transmission, control register, control totals, dokumentasi, dan testing

a. Pengendalian Preventif

bertindak sbg petunjuk untuk membantu sesuatu terjadi seperti yg seharusnya

terjadi