BAB I SPM

Mencapai Efefektifitas Organisasi melalui Sistem Pengendalian ManajemenSupriyanto Ilyas: Fakultas Ekonomi Widyatama - 2012

1

BAB I

GAMBARAN UMUMSISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

PendahuluanSemua entitas yang mempunyai tujuan sangat berkepentingan dengan masalah

pengendalian agar tujuan entitas tersebut dapat tercapai. Tanpa pengendalian yang memadai,entitas tersebut tidak mungkin dapat mencapai tujuannya. Disadari atau tidak, manusia dalamberbagai aspek kehidupannya selalu berhadapan dengan masalah pengendalian yaitupengerahan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu.Selanjutnya, mereka melaksanakan tindakan koreksi apabila keadaan mereka menjauh daritujuan yang ditetapkan.

Salah satu contoh yang sangat sederhana disekitar kehidupan manusia adalahpengendalian yang dilakukan oleh seseorang yang mengendarai kendaraannya untukmencapai tujuan tempat tujuan tertentu. Untuk itu ia harus menyediakan kendaraan yangsehat , bahan bakar yang cukup serta kondisi badan yang siap untuk mengemudi. Sepanjang

perjalanannya, ia harus mengatur kecepatan kendaraan, mengarahkan kemudi kearah tujuanyang tepat, mengatur semua sarana yang tersedia dengan semestinya agar dapat sampai ketempat tujuan dengan selamat dalam waktu yang direncanakan. Tanpa upaya seperti itu,mustahil tujuan dan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya dapat dicapai dengan baik.Ilustrasi sederhana tersebut dapat memberikan gambaran arti penting pengendalian yaitudalam rangka mengupayakan pencapaian atau mempertahankan keadaan yang diinginkan.

Suatu organisasi yang merupakan sekumpulan individu juga dapat dipandangmempunyai tujuan. Mengenai tujuan organisasi ini teori organisasi klasik dan teori organsasimodern mempunyai pandangan yang berbeda. Pada dasarnya, organisasi adalah barang matiyang dengan sendirinya tidak mempunyai tujuan. Tujuan organisasi melekat pada orang-orangyang dominan (dominan coalism) di dalam organisasi tersebut. Salah satu fihak yang sangatberkepentingan dengan masalah pencapaian tujuan organisasi ialah pimpinan puncakorganisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu pimpinan puncak harus mampu mengendalikanorganisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai. Kemampuan pimpinan puncak dalam


2

mengendalikan organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi akan sangat menentukantingkat eksistensi dirinya dalam organisasi tersebut.

Selain perkembangan internal organisasi, perkembangan lingkungan (eksternal)organisasi juga sangat mendorong arti penting pengendalian . Persaingan yang semakintajam, ketidak pastian yang semakin tinggi, sumber daya yang semakin terbatas serta kondisiekonomi yang semakin sulit mengharuskan pimpinan organisasi khususnya organisasi

perusahaan untuk dapat mengendalikan perusahaannya agar dapat tetap survive kalaumungkin mampu berkembang pada kondisi yang penuh tantangan tersebut.

Dalam organisasi yang sangat kecil, pengendalian belum menjadi masalah yang rumitkarena pimpinan puncak merangkap sebagai pelaksana kegiatan. Dengan demikian, ia dapatmelakukan pengendalian secara langsung terhadap semua kegiatan organisasi. Pengendalianakan menjadi masalah yang serius apabila organisasi berkembang menjadi semakin besarsehingga pimpinan puncak tidak mungkin lagi melaksanakan kegiatan organisasi hanyadengan beberapa orang saja. Sebagian wewenang mau tidak mau harus dilimpahkan kepadaorang lain (bawahannya). Dengan demikian, pimpinan puncak harus mempunyai alatpengendalian agar para bawahan dapat bekerja sesuai dengan kebijakannya. Pengendalianmelalui orang-orang yang menerima pelimpahan wewenang ini disebut dengan pengendalianmanajemen. Pada organisasi yang sudah besar, pengendalian manajemen ini dibakukan dalamsuatu sistem yang disebut sistem pengendalian manajemen.

Kemampuan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya akan menggambarkanefektivitas organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian, efektivitas organisasimerupakan tingkat kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan. Dengansistem pengendalian manajemen yang baik, efektivitas organisasi akan mudah tercapai.

sistem pengendalian manajemen merupakan sesuatu yang sangat penting dalamkehidupan organisasi, Sistem pengendalian manajemen dapat diibaratkan sebagai otakpengemudi sebuah mobil. Sistem pengendalian mengarahkan dan menuntun suatu organisasipada tujuan yang diinginkan.

Konsep dasar sistem pengendalian manajemenTerdapat tiga kata kunci dalam istilah sistem pengendalian manajemen (management controlsystems) yaitu pengedalian (control), manajemen (management) dan sistem (systems).Sebelum kita membahas pengertian (konsep dasar) sistem pengendalian manajemen, padabagian ini akan dijelaskan mengenai konsep-konsep yang membentuk sistem pengendalian


3

manajemen sesuai dengan kata-kata kunci yang disebutkan di atas yaitu sistem, pengendaliandan manajemen. Pembahasan akan dimulai dengan konsep mengenai pengendalian..

Pengendalian (control)Pengendalian merupakan suatu rangkaian aktivitas (proses) untuk mencapai tujuan tertentu.Kata kunci dalam pengendalian adalah tujuan. Dengan demikian, proses pengendalian mutlakdiperlukan bagi suatu entitas kehidupan yang mempunyai tujuan. Bila tidak ada tujuan berartitidak diperlukan pengendalian dan tanpa pengendalian, tujuan tidak pernah akan tercapai.

Pengendalian terdapat di berbagai aspek kehidupan manusia. Pengendalian dapatmenyangkut sesuatu yang menyangkut proses yang dilakukan oleh manusia maupun sesuatuyang tidak melibatkan manusia di dalamnya. Contoh pengendalian yang dalam prosesnyatidak melibatkan manusia adalah pengendalian suhu dengan menggunakan thermostat.Pengendalian yang dalam prosesnnya melibatkan manusia adalah pengendalian kendaraan,pengendalian harga, pengendalian banjir, dan lain-lain termasuk pengendalian berbagaiaktifitas dalam organisasi dan pengendalian manajemen.

Pengendalian terhadap apapun setidak-tidaknya menggunakan 4 alat yaitu :1. Sebuah detector atau sensor yaitu alat untuk mengukur sesuatu yang terjadi pada

proses yang dikendalikan).2. Sebuah Assessor yaitu alat untuk menentukan kesesuaian antara yang terjadi

dengan yang seharusnya dengan cara membandingkan antara keduanya.3. Sebuah effector atau feedback atau umpan balik yaitu alat untuk mengarahkan

perilaku seperti yang dikehendaki oleh assessor

4. Sebuah communication network atau jaringan komunikasi yaitu alat yangmenyalurkan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor denganeffector.

Hubungan antara 4 alat tersebut dapat digambarkan dalam gambar berikut ini:

Gambar 1: hubungan alat-alat dalam pengendalianContoh yang paling sederhana adalah pengendalian suhu dengan menggunakan alat

yang disebut thermostat. Untuk menciptakan suhu sesuatu sesuai dengan yang dikehendaki(menjadi tujuan), thermostat dilengkapi sengan alat yang mampu mendetekti secara terusmenerus suhu yang terjadi (detector). Suhu yang dideteksi oleh detector dikomunikasikankepada asessor yaitu alat yang membandingkan antara suhu yang terjadi dengan yang


4

dikehendaki (yang dituju). Asessor akan menilai kesesuaian suhu yang terjadi dengan suhuyang dikehendali. Apabila assessor menemukan ketidak sesuaian antara keduanya,ketidaksesuaian ini akan dikomunikasikan kepada effector yaitu alat yang akan mengoreksisuhu yang terjadi dengan cara mengeluarkan suhu udara dingin apabila suhu yang terjaditerlalu panas atau mengeluarkan suhu udara panas apabila suhu yang terjadi terlalu dingin.Agar proses pengendalian dapat berjalan , assessor perlu berkomunikasi dengan detector, daneffector perlu berkomunikasi dengan assessor. Komunikasi ini akan terjadi bila terdapatjaringan komunikasi yang menghubungkan antara detector dengan assessor dan assessordengan effector. Apabila proses pengendalian tersebut tersebut dapat berjalan continue tatauterus menerus, suhu yang terjadi akan dapat dijaga pada tingkat yang dikehendaki ataumenjadi tujuan fihak yang berkepentingan. Dalam hal ini, pelaksanaan proses pengendaliansuhu tersebut dilakukan oleh komponen-komponen yang terdapat dalam thermostat tanpamelibatkan manusia di dalamnya.

Contoh lain proses pengendalian yang sederhana namun sudah melibatkan manusiaadalah pengendalian yang dilakukan oleh orang yang mengendarai mobil. Pertama-tama,pengendara mobil harus menentukan tempat yang menjadi tujuan perjalanan serta standar-standar yang diperlukan sehubungan dengan perjalanan yang akan dilakukan. Untukmengetahui yang terjadi pengendara mobil memerlukan alat untuk mengetahui kccepatankendaraan, jumlah bahan bakar yang tersedia, suhu mesin, kecepatan perputaran mesin, posisikendaraan dan sebagainya. Informasi mengenai hal-hal tersebut diterima oleh pengendaramobil dan dia akan melaukan fungsunya sebagai assessor yang menilai kesesuaian kecepatankendaraan maupun mesinnya, arah yang dikehendaki, jumlah bahan bakar yang tersedia dansebagainya. Apabila terjadi ketidaksesuaian antara yang terjadi dengan yang seharusnya,pengendara kendaraan akan melaksanakan fungsinya sebagai effector. Pengendara kendaraanakan melaksanakan berbagai aktivitas seperti menginjak gas untuk mempercepat lajukendaraan, menginjak pedal rem untuk memperlambat atau berhenti serta memutar setir untukmengubah arah kendaraan. Agar kendaraan tersebut dapat terkendali dan dapat mencapaitujuannya, alat-alat yang dipergunakan harus berfungsi dengan baik. Apabila ada yang tidakberfungsi kendaraan menjadi tidak terkendali dan tidak dapat mencapai tujuan.

Organisasi juga perlu dikendalikan agar tujuan organisasi dapat dicapai. Semakinbesar dan komplek organisasi, alat-alat pengendalian yang digunakan semakin bervariasi dansemakin komplek pula. Marilah kita bayangkan seorang Chief Executive Officer (CEO) yangmelakukan pengendalian pada sebuah organisasi perusahaan yang besar. Ia harus


5

menggunakan detector, assessoryang berbagai macam untuk mengetahui berbagai hal yangterjadi dalam perusahaan.

Pertama tama, ia harus menggunakan pnca inderanya untuk mengetahui yang terjadipada perusahaan yang dikedalikannya. Namun panca indera saja tidak cukup. Ia harus dibantuoleh para manajer yang dipimpinnya berupa penyampaian laporan-laporan kegiatan ataupelaksanaan tugas, alat-alat pendeteksi seperti alarm, CCTV, atau orang-orang yang diberitugas untuk mencari dan melaporkan berbagai hal yang terjadi

Pengendalian suatu organisasi lebih kompleks daripada mengendalikan sebuahkendaraan atau pengendalian yang lain karena pengendalian organisasi dilakukan terhadapaktivitas yang dilakukan oleh manusia yang memiliki kompleksitas yang jauh lebih tinggidibandingkan barang mati seperti mobil dan sebagainya. Mengendalikan organisasi berartimengendalikan manusia yang punya rasa, dan karsa, yang diharapkan menghasilkan cipta dankarya, Oleh karena itu, masalah psikologi menjadi salah satu faktor yang sangat pentingdiperhatikan dalam pengendalian organisasi. Anggota organisasi harus dimotivasi yangsenantiasa berbuat terbaik untuk pencapaian tujuan organisasiManagement

Manajemen dapat diartikan berbeda-beda tergantung dari konteks pemabahahasannya.Manajemen dapat diartikan suatu proses pengelolaan organisasi yang melibatkan prosesperencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating),danpengendalian (controlling). Selain itu manajemen dapat diartikan sebagai bidang kajianyaitu kajian tentang pengelolaan organisasisehingga dalam kehidupan organisasi dikenalkajian manajemen umum, manajemen pemasaran, manajemen sumberdaya manusia dansebagainya. Manajemen dapat pula diartikan sebagai sekelompok orang yang mengelola suatuorganisasi.

Yang dimaksud dengan manajemen dalam konteks ini adalah dalam pengertia yangketiga yaitu sekelompok orang yang terlibat dalam pengendalian organisasi. Organisasimerupakan sekumpulan orang bekerja bersama untuk mencapai tujuan tertentu.Organisasidikelola oleh sekelompok orang (manager) dengan seorang Chief Executive Officer (CEO)sebagai puncak pimpinannya.

CEO atau kelompok manager tersebut menetapkan strategi yang diharapkan akandapat membawa organisasi dalam mencapai tujuan : Proses pengendalian managementmerupakan proses yang dilaksanakan oleh para manager di berbagai tingkatan untukmemperoleh keyakinan bahwa semua orang yang dipimpin telah melaksanakan strategi yang


6

ditetapkan. Dengan demikian, manajemen organisasi serupakan subjek sekaligus objek darisuatu pengendalian manajemen

SystemsSistem merupakan cara yang ditetapkan dan biasanya berulang-ulang untuk

melaksanakan suatu atau seperangkat aktivitas. Ciri suatu sistem kurang lebih adalah teratur(ritmik), terkoordinasi dan merupakan serangkaian langkah yang berulang-ulang untukmencapai tujuan tertentu. Sistem dapat pula didefinisikan sebagai pembakuan prosedur dancara kerja untuk mencapai tujuan tertentu dengan memperhatikan struktur politik danperalatan yang ada.

Cara kerja suatu sistem meniru cara kerja mesin yang serba teratur dan baku untukmelaksanakan pekerjaan klerikal dan manajerial. Spririt sistem adalah efektifitas dan efisiensidan rasionalisasi pekerjaan.

Kelebihan sistem adalah mampu menciptakan efektifitas kerja dengan cara seefisienmungkin. Dengan menciptakan suatu sistem dapat diperoleh keuntungan yang lain yaitumengurangi ketergantungan pada seseorang dalam melaksanakan pekerjaan, penurunankualifikasi pelaksana pekerjaan serta mengurangi hal-hal yang bersifat emosional dan seringmengeruhkan suasana. Sistem yang baik juga mengandung otomatisasi kerja dan pengawasanmelekat pada pekerjaan yang bersifat rutin dan volumenya banyak. Dengan demikian, objeksistem adalah pekerjaan-pekerjaan rutin dan volumenya banyak tersebut. Pekerjaan-pekerjaanyang tidak rutin diselesaikan secara ad hoc di luar sistem.

Namun demikian, sistem juga mengandung kelemahan dan keterbatasan yang perludiperhatikan dan diwaspadai. Keterbatasan sistem adalah tidak cocok untuk melaksanakanperkerjaa yang tidak rutin dan volumenya sedikit. Selain itu, sistem sering tidakmemperhatikan hal-hal yang bersifat emosional yang kadang-kadang diperlukan. Karenaprinsip kerja suatu sistem meniru kerja mesin, sistem sering dianggap sebagai penyebabalinasi dan dehumanisasi. Inilah pengorbanan tertinggi yang harus ditebus manusia untukmencapai efisiensi yang efektifitas yang diinginkan.

Mengingat sistem mengandung unsur manusia baik sebagai subjek maupun objek didalamnya, hal-hal yang bersifat manusiawi perlu menperoleh perhatian yang memadai.Apabila tidak, manusia yang terlibat dalam suatu sistem akan diperlakukan seperti mesin yangpada gilirannya dapat menimbulkan ketidakefiesiensian dan ketidakefetifitasan.


7

Pengertian Sistem Pengendalian ManajemenBerdasarkan pengertian dan penjelasan mengenai tiga konsep tersebut, sistem

pengendalian manajemen dapat didefinisikan sebagai pembakuan prosedur dan cara kerjauntuk memotivasi manusia-manusia (para manajer) dalam suatu untuk beerja terbaik dalammencapai tujuan organisasi. Dengan demikian, sistem pengendalian manajemen merupakansuatu proses untuk memotivasi dan memberikan inspirasi kepada orang-orang (khususnyapara manajer) dalam suatu organisasi untuk melaksanakan aktivitas di dalam organisasitersebut yang akan mendorong kepada pencapaian tujuan organisasi. Pengendalianmanajemen juga dapat diartikan sebagai suatu proses dalam rangka meyakinkan bahwamanusia, sumber daya fisik dan teknologi telah dialokasikan untuk mencapai tujuanorganisasi secara keseluruhan. Dengan Sistem pengendalian manajemen pimpinan organisasidapat mendeteksi dan mengoreksi berbagai kesalahan pelaksanaan kegiatan serta pelanggaranyang terjadi seperti pencurian, penyalah gunaan sumber daya, dan berbagai tindakan yangbertentangan dengan pencapaian tujuan organisasi.

Berdasarkan kedua definisi tersebut, beberapa pengertian yang dapat diambil adalah :1. Pengendalian manajemen merupakan suatu proses. Pengendalian manajemen

diselenggarakan melalui suatu sistem pengendalian yang mencakup penataanorganisasi, wewenang tanggung jawab dan sistem informasi dalam rangka mencapaikeyakinan bahwa organisasi telah beroperasi untuk merealisasikan tujuan-tujuannya.

2. Pengendalian manajemen merupakan alat bagi para manager yang dipergunakandalam interaksi mereka dengan manager lain dan para bawahan mereka.

3. Pengendalian Manajemen merupakan proses yang berorientasi pada manusia. Sasaranutamanya adalah para manager lini. Karena pengendalian manajemen memfokuskanpada manusia dan implementasi rencana, pengendalian manajemen melibatkanpertimbangan psikologis yang kuat. Aktivitas-aktivitas seperti pengkomunikasian,pembujukan, pemberian peringatan, pemberian inspirasi dan pengkritikan merupakanbagian penting dalam proses pengendalian manajemen.

4. Pengendalian manajemen menyangkut proses pengalokasian sumber daya. Untukmencapai tujuannya, pimpinan organisasi dituntut untuk mengorbankan sumber dayayang dimilikinya, namun di fihak lain, sumber daya yang dimiliki terbatas adanya.Dengan demikian, sumber daya tersebut harus dialokasikan sedemikian rupa agartujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien.


8

Pada organisasi yang sudah besar, pengendalian manajemen distrukturkan menjadisuatu sistem yang disebut dengan sistem pengendalian manajemen. Sesuai dengan pengertiantersebut diatas, tujuan sistem pengendalian manajemen adalah membantu manajemen dalamalokasi sumber daya dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Organisasimemerlukan sistem pengendalian manajemen karena pengendalian manajemen secarakeseluruhan merupakan masalah cukup komplek. Beberapa kondisi yang membuat masalahpengendalian komplek ialah:

1. Organisasi terdiri atas berbagai departemen, divisi dan kelompok yang masing-masing mempunyai tingkat otonomi tertentu. Tiap-tiap unit organisasi tersebutmemerlukan sistem pengendalian yang mengkoordinasikan, memotivasi danmengoreksi kesalahan serta pelanggaran sehingga para manager unit organisasi akan

bekerja lebih mengutamakan pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhandaripada pencapaian tujuan mereka sendiri.

2. Standar-standar yang digunakan untuk menilai prestasi organisasi sering-kali tidakterdapat pada kondisi eksternal. Pada dasarnya, tujuan organisasi ditetapkan ditetapkanoleh pemimpin organisasi. Untuk mencapai tujuan, organisasi menyusun suatuperencanaan. Perencanaan meliputi penentuan tujuan dan proses organisasi yang akandilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Akhirnya, dalam hal tertentu, hubunganperencanaan dengan pengendalian begitu dekat, yang untuk berbagai maksud,keduanya dapat dipandang sebagai suatu proses yang rumit.

3. Pengendalian manajemen meliputi pengendalian formal dan informal. Detektor-detektor formal mengenai banyak hal yang terjadi dalam suatu organisasimenyediakan informasi yang esensial yang diperlukan untuk pengkoreksian terhadappenyimpangan dari standar atau rencana. Kejadian-kejadian yang dilihat, dirasakan,dan didengar oleh manajemen serta koreksi yang segera dilakukan tanpa tanda-tandapengendalian formal merupakan pengendalian-pengendalian motivasi informal yangmendorong para manager dan karyawan termotivasi untuk bergerak menuju tujuan-tujuan organisasi.Pernyataan tersebut menjelaskan bahwa kompleksitas sistem pengendalian manajemendipengaruhi oleh berbagai kondisi baik kondisi internal maupun eksternal. Kondisi-kondisi tersebut harus difahami benar oleh pimpinan organisasi agar dapat mengatasimasalah-masalah yang berkaitan dengan sistem pengendalian manajemen dengansebaik-baiknya.


9

Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa karakteristik pokok. Menurut Anthonydan kawan-kawan, karakteristik-karakteristik tersebut adalah:

1. Sistem pengendalian manajemen berpusat pada program-program dan pusat-pusatpertanggung jawaban. Suatu program dapat berupa suatu produk, projek ataukegiatan serupa yang lain yang dilaksanakan oleh organisasi untuk mencapaitujuannya. Pusat pertanggung jawaban adalah suatu unit organisasi yang dikepalaioleh seorang manager yang bertanggung jawab.

2. Sistem Pengendalian Manajemen membutuhkan informasi. Informasi di dalamsuatu sistem pengendalian manajemen terdiri atas dua macam: (1) data yangdirencanakan, yang berupa : program-program , anggaran dan standar, (2) datasesungguhnya , yaitu data mengenai hal-hal yang sesungguhnya terjadi, baik daridalam organisasi maupun dari lingkungan luar.

3. Sistem pengendalian manajemen merupakan suatu sistem yang menyeluruh dalamarti merembes kesemua ke semua aspek kegiatan organisasi. Salah satu fungsipenting manajemen adalah menjamin bahwa semua bagian kegiatan organisasitersebut serasi dengan lainnya. Untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan ini,manajemen memerlukan informasi tiap-tiap kegiatan.

4. Sistem pengendalian manajemen biasanya dibangun dalam suatu strukturkeuangan. Sumber-sumber dan pendapat dinyatakan dalam satuan uang. Uangmerupakan satu-satunya penyebut umum yang dapat digunakan untukmenggabungkan dan membandingkan berbagai elemen sumber. Meskipun strukturkeuangan merupakan pusat perhatian sistem ini, namun ukuran yang bersifat nonkeuangan juga merupakan bagian yang penting di dalam sistem.

5. Aspek perencanaan atas sistem pengendalian manajemen cenderung untukmengikuti pola dan jadwal yang teratur. Salah satu contoh adalah dalam penyiapananggaran yang merupakan aktivitas penting dalam proses pengendalianmanajemen. Langkah-langkah tertentu diambil dalam suatu urutan yang telahdijelaskan terlebih dahulu dengan jadwal waktu tertentu setiap tahun yang meliputipenyebaran pedoman, pembuatan estimasi pertama, penyampaianestimasi daribawah ke atas melalui berbagai jenjang dalam organisasi, penelaahan terhadapestimasi tersebut, persetujuan dari manajemen puncak serta penyebaran anggarantersebut kembali lewat organisasi. Prosedur tersebut diikuti pada setiap langkahdalam proses ini, tanggal penyelesaian tahap, dan bahkan formulir yang


10

dipergunakan sering diatur dalam suatu pedoman prosedur. Irama proses yangsenada digunakanpula dalam bidang lain pada sistem pengendalian manajemen misalnya dalamhal pelaporan umpan balik dan informasi koordinasi.

6. Suatu sistem pengendalian manajemen merupakan atau harus merupakan suatusistem yang dikoordinasikan secara terpadu. Dalam hal suatu data yangdikumpulkan untuk suatu tujuan mungkin berbeda dari data yang dikumpulkanuntuk tujuan yang lain, data tersebut harus dapat direkonsiliasikan satu denganyang lain. Khususnya, data aktual hendaknya distrukturkan dalam cara yang samadengan data yang direncanakan yaitu dengan cara definisi dan pengukuran yangkonsisten agar memungkinkan untuk adanya pembandingan yang valid antarapelaksanaan yang direncanakan dengan yang sebenarnya.

Aktivitas Pengendalian Manajemen (Management Control Activities).Aktivitas pengendalian anajemen pada dasarnya sama dengan aktivitas (proses)

manajemen pada umumnya. Pengendalian Manajemen melibatkan berbagai aktivitas sebagaiberikut:

Perencanaan pekerjaan yang akan dilakukan (planning what the organizationshould do) yaitu pengambilan keputusan mengenai pekerjaan-pekerjaan yangakan dilakukan pada waktu yang akan datang

Pengkoordinasian berbagai aktivitas organisasi (coordinating the activities ofseveral parts of the organization) yaitu melakukan koordinasi terhadap berbagaiaktivitas yang ada di dalam organisasi

Pengkomunikasian informasi (communicating information) yaitumengkomunikasikan berbagai informasi kepada pihak-pihak yang terkait didalam organisasi.

Pengevaluasian (evaluating information) yaitu melakukan evaluasi terhadapberbagai informasi yang ada.

Pengambilan keputusan (deciding what, if any, action should be taken) yaitumenetapkan tindakan yang harus dilakukan terhadap informasi yang telahdievaluasi.

Mempengaruhi anggota organisasi (influencing people to change their behavior))yaitu mempengaruhi orang-orang agar merubah perilakunya sehingga tercapai


11

keselarasan pencapaian tujuan individu dengan tujuan perusahaan (goalcongruence).

RERANGKA PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN (SISTEM MANAJEMEN)Untuk lebih memahami posisi pengendalian manajemen dalam organisasi, terlebih

dahulu perlu dijelaskan rerangka sistem manajemen dalam organisasi. Dalam sistemmanajemen dikenal tiga sistem yang terkait dengan perencanaan dan pengendalian yaitu:

1. Formulasi strategi (strategy formulation),2. pengendalian manajemen (management control), dan3. Pengendalian tugas (task control).

Formulasi strategi (strategy formulation) merupakan penetapan tujuan suatuorganisasi dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Tujuan merupakan kondisi umumyang diinginkan oleh organisasi. Selain tujuan, dalam organisasi dikenal pula istilah sasaran(objectives) yaitu tahapan-tahapan spesifik selama jangka waktu tertentu untuk mencapaitujuan tersebut. Strategi merupakan pendekatan-pendekatan yang digunakan untuk mencapaitujuan.

Formulasi strategi menyangkut kehidupan organisasi dalam jangka panjang (masadepan) dan merupakan pekerjaan manajemen puncak. Formulasi strategi sangat menentukankeberhasilan organisasi dalam mempertahankan eksistensinya pada masa yang akan datang.Karakteristik yang lain tentang strategy formulation adalah menghadapai ketidak pastian padamasa yang akan datang sehingga mengandung risiko tinggi. Formulasi strategi (strategyformulation) juga menyangkut sesuatu yang masih sangat umum.

Pengendalian manajemen merupakan proses pengarahan amggota organisasi untukmelaksanakan (mengimplementasikan) strategi yang ditetapkan oleh pimpinan organisasi.Strategi yang telah diformulasikan harus dilaksanakan (diimplementasikan) agar tujuan yangditetapkan tidak hanya menjadi sekedar mimpi. Implementasi strategi dilakukan melaluiproses yang disebut dengan pengendalian manajemen (management control). Manajemencontrol merupakan proses untuk mempengaruhi anggota organisasi agar mereka bekerja untukpencapaian tujuan organisasi. Sasaran management control adalah para manajer tingkatmenengah dan bawah.

Task control (pengendalian tugas) berkaitan dengan pekerjaan-pekerjaan yang bersifatteknis dan rutin. Sasaran task control adalah para pelaksana teknis pekerjaan (tugas) tertentuyang sangat spesifik dan teknis. . Task control merupakan proses untuk memperoleh


12

keyakinan bahwa pekerjaan-pekerjaan (tugas-tugas) tertentu telah dilaksanakan secara efektifdan efisien.

Perbandingan yang menunjukkan perbedaan formulasi strategi, pengendalianmanajemen dan pengendalian tugas adalah sebagai berikut:

NO. STRATEGIC

FORMULATION

MANAGEMENT

CONTROL

TASK

CONTROL

1. Proses penetapan tujuanorganisasi dan strategiuntuk mencapai tujuantersebut

Proses bagaimanamengim-

plementasikan strategi

tersebut.

Proses yang

menjamin bahwatugas telah

dilaksa-nakansecara efektif danefisien

2. Tujuan tidak berbataswaktu

Strategi = rencana yangluas dan penting

Mempertimbangkan threatdan opportunity, setiapsaat dan waktu

Fokusnya perusahaansecara keseluruhan

Berbatas waktu(periodik)

Fokusnya satu unitorganisasi

Aktivitasnya perilaku Berorientasi perilaku,

dan tidak bisa dibuatpersamaan

Melibatkan hubunganatasan denganbawahan

Fokusnya hanyasebagian unitorganisasi

Berorientasitransaksi

Aktivitasnyascientific

Informasinyadalamangka2

Tidak melibatkanhubu-ngan atasandengan bawahan

3. Tidak sistematik Berdasarkan judgement

Sistematik (reguler) Ada aturan-aturan baku danteknis dalammelaksanakan

tugas


13

4. Hanya top manajemen sajayang terlibat, dan datanyaperkiraan

Melibatkan seluruhmanajer pada seluruhtingkatan organisasi

dan data akurat

Hanya individuyang terlibatdenganpenugasan

tertentu

Seperti telah dijelaskan pada bagian terdahulu, penegndalian manajemen merupakanimplementasi strategi. Dalam pelaksanaannya, pengendalian manajemen berhubungan salingkait mengait dengan unsur-unsur lain dalam organisasi yaitu struktur organisasi, manajemensumber daya manusia, dan budaya organisasi. Keempat komponen tersebut membentukmekanisme implementasi strategi yang akan menghasilkan kinerja organisasi ataukeberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya. Gambar hubungan antara Strategi denganmanagement control adalah sebagai berikut:

Implementation Mechanisms

Managementcontrols

Culture

Human resourcemanagement

Organizationstructure

Performancestrategy

Struktur organisasi menunjukkan pengaturan peran, hubungan pelaporan dantanggung jawab unit organisasi berkaitan dengan pengambilan keputusan dalam organisasi.Struktur organisasi menggambarkan penataan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.Suatu organisasi akan berjalan dengan baik apabila struktur organisasi telah dirancang denganbaik sesuai dengan kondisi organisasi yang bersangkutan


14

Manajemen Sumber daya Manusia merupakan merupakan proses seleksi, pelatihan,evaluasi, promosi, dan pemberhentian karyawan dalam rangka mengembangkan pengetahuandan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi. Kualitasmanajemen sumberdaya manusia akan membentuk kualitas sumber daya manusia dalamorganisasi. .

Budaya (culture) merupakan sperangkat keyakinan umum, perilaku dan norma-normayang secara eksplisit maupun implisit mempengaruhi tindakan-tindakan manajerial.. Budayadalam organisasi membentuk pola tindak atau perilaku manusia dalam organisasi. Budayaorganisasi yang baik akan membentuk perilaku manusia dalam orhanisasi yang baik pula, dandemikian sebaliknya.

FUNGSI CONTROLLER DALAM MANAGEMENT CONTROL SYSTEM (SPM)Pada organisasi (perusahaan) yang besar, Pimpinan puncak didampingi oleh seorang

pejabat staf dalam melaksanakan perencanaan dan pengendalian. Penjabat staf tersebutdikenal sebagai controller atau disebut juga sebagai chief of financian officer (CFO). Fungsi-fungsi yang dilakukan oleh seorang Controller CFO (Chief of Financial Officer) atau DirekturKeuangan suatu perusahaan antara lain meliputi :

1. Perancangan (desain) dan mengoperasikan pengendalian manajemen2. Penyiapan laporan-laporan keuangan baik untuk keperluan manajemen maupun para

pemegang saham dan pihak-pihak eksternal3. Penyiapan analisis laporan kinerja-2 manajemen4. Melaksanakan supervisi audit internal dan prosedur pengendalian-2 akuntansi5. Melaksanakan program pengembangan kemampuan pegawai departemen controller6. Sebagai Penanggungjawab proses pengendalian internal atas keandalan laporan

keuangan

Suatu organisasi yang berskala besar biasanya mempunyai Controller pusat (CorporateController) dan Controller di Unit Bisnis (Business Unit Controller). Pada dasarnya fungsikedua tipe controller tersebut adalah sama, yang membedakan adalah lingkup kerjanya.Hubungan antara Corporate Controller dengan Business Unit Controller dapat ditetapkandalam dua alternative yaitu Dotted Line dan Solid Line.

Menurut alternative pertama (Dotted line), Business Unit Controller berada dibawahdan bertanggungjawab kepada Manajer bisnis unit, dan hubungannya dengan CorporateController adalah digambarkan dalam garis koordinatif. Sedangkan menurut alternative kedua


15

(solid line), Business Unit Controller berada di bawah dan bertanggungjawab kepadaCorporate Controller, sedangkan hubungannya dengan Manajer Unit Bisnis digambarkandalam garis koordinasi. Hubungan tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar PerbandinganPosisi Controller dengan pola Dotted line dan Solid Line

Dotted Line

CorporateController

Business UnitController

Business UnitManager

CorporateController

Business UnitController

Business UnitManager

Solid Line

LINGKUP PEMBAHASAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pembahasan pengendalian manajemen dalam buku ini meliputi :1. Lingkungan pengendalian manajemen : yang berkaitan dengan jaringan kerja

organisasi tempat manajemen melaksanakan tugas pengendalian. Lingkunganpengendalian merupakan landasan jalannya proses pengendalian Lingkunganpengendalian meliputi:a. Pusat-pusat pertanggungjawaban (Responsibility Center) termasuk transfer pricing.

Pusat-pusat pertanggungjawaban meliputi:1) Pusat Biaya (Cost Centre)2) Pusat Pendapatan (Revenue Centre)3) Pusat Laba (Profit Centre)4) Pusat Investasi (Investment Centre


16

b. Pengukuran dan penegndalian Aset yang digunakan dalam organisasi bisnis(Measuring and Controlling Asset Employed). Pengukuran efektifitas penggunaanasset dalam menjalankan bisnis dapat dilakukan dengan menghitung:1) ROI (Return on Investment)2) EVA (Economic Value Added)

2. Proses pengendalian manajemen yaitu serangkaian aktivitas untuk mencapai yujuanpengendalian manajemen. Proses pengendalian manajemen menggambarkan interaksiformal orang-orang terutama para manajer dalam pencapaian tujuan organisasi.Prosespengendalian manajemen meliputi yang meliputi:

a. Perencanaan stratejik (Strategic Planning)b. Penyusunan Anggaran (Budget Preparation)c. Analisis Laporan Kinerja Keuangan (Analyzing Financial Performance Report)d. Penilaian Kinerja (Performance Measurement)e. Kompensasi Manajemen (Management Compensation)

3. Variasi pengendalian manajemen yang menyangkut penjelasan berbagai pengendalianpada berbagai strategi, dan penerapannya pada organisasi jasa. Variasi tersebut meliputi:a. Pengendalian pada berbagai jenis strategi (Controls for Differentiated Strategies)b. Pengendalian pada Organisasi Jasa (Service Organization)c. Quality Managementd. Pengendalian Internal

HAL-HAL MENDASAR PENGENDALIAN MANAJEMENBerdasarkan penjelasan-penjelasan yang telah diuraikan pada bagian-bagian sebelumnyadapat disimpulkan bahwa pengendalian manajemen diselenggarakan berdasarkan prinsip-prinsip dasar sebagai berikut: Pengendalian manajemen merupakan suatu keharusan dalam suatu organisasi. Sistem pengendalian manajemen merupakan implementasi strategi, sehingga harus

sesuai dengan strategi organisasi. Implementasi strategi memerlukan suatu alat untuk memotivasi anggota organisasi guna

mencapai tujuan organisasi. Pengendalian manajemen adalah alat untuk memotivasi agar tujuan anggota organisasi

selaras (goal conqruence) dengan tujuan organisasi.


17

Perilaku adalah fokus dari pengendalian manajemen agar strategi yang telah ditetapkandilaksanakan secara efektif dan efisien oleh anggota organisasi.

Pengendalian manajemen merupakan bentuk kegiatan perencanaan dan pengendalianyang dilakukan oleh manajemen di dalam suatu organisasi.

Pengendalian Manajemen, adalah suatu sistem, metode dan prosedur yang digunakanoleh manajemen untuk mempengaruhi orang-orang dalam organisasi dengan tujuan agarmereka melaksanakan strategi perusahaan secara efektif dan efisien.

Proses pengendalian manajemen melibatkan hubungan antara atasan dan bawahan, yangmeliputi aktivitas

1. Komunikasi

2. Motivasi

3. Evaluasi

Metodologi pengendalian manajemen dari proses diatas, adalah :1. Menentukan tujuan2. Pengukuran prestasi

3. Evaluasi prestasi.

Pertanyaan:

1. Apa yang Saudara ketahui tentang sistem, pengendalian, manajemen, dan sistempengendalian manajemen

2. Jelaskan tingkatan-tingkatan/sistematika manajemen dalam organisasi3. Jelaskan arti penting Sistem Pengendalian Manajemen dalam organisasi4. Jelaskan Kaitan Sistem Pengendalian Budaya Organisasi dengan Manajemen Sumber

Daya Manusia

5. Apa yang Saudara ketahui tentang Controller6. Jelaskan fungsi controller dalam suatu perusahaan

--------tiada prestasi tanpa disiplin dan kerja keras-------

BAB IGAMBARAN UMUM SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMENPendahuluanManagementSystems

Documents

BAB I SPM