BAB I SPM

Mencapai Efefektifitas Organisasi melalui Sistem Pengendalian ManajemenSupriyanto Ilyas: Fakultas Ekonomi Widyatama - 2012

1

BAB I

GAMBARAN UMUM

SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pendahuluan

Semua entitas yang mempunyai tujuan sangat berkepentingan dengan masalah

pengendalian agar tujuan entitas tersebut dapat tercapai. Tanpa pengendalian yang memadai,

entitas tersebut tidak mungkin dapat mencapai tujuannya. Disadari atau tidak, manusia dalam

berbagai aspek kehidupannya selalu berhadapan dengan masalah pengendalian yaitu

pengerahan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan atau sasaran tertentu.

Selanjutnya, mereka melaksanakan tindakan koreksi apabila keadaan mereka menjauh dari

tujuan yang ditetapkan.

Salah satu contoh yang sangat sederhana disekitar kehidupan manusia adalah

pengendalian yang dilakukan oleh seseorang yang mengendarai kendaraannya untuk

mencapai tujuan tempat tujuan tertentu. Untuk itu ia harus menyediakan kendaraan yang

“sehat “, bahan bakar yang cukup serta kondisi badan yang siap untuk mengemudi. Sepanjang

perjalanannya, ia harus mengatur kecepatan kendaraan, mengarahkan kemudi kearah tujuan

yang tepat, mengatur semua sarana yang tersedia dengan semestinya agar dapat sampai ke

tempat tujuan dengan selamat dalam waktu yang direncanakan. Tanpa upaya seperti itu,

mustahil tujuan dan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya dapat dicapai dengan baik.

Ilustrasi sederhana tersebut dapat memberikan gambaran arti penting pengendalian yaitu

dalam rangka mengupayakan pencapaian atau mempertahankan keadaan yang diinginkan.

Suatu organisasi yang merupakan sekumpulan individu juga dapat dipandang

mempunyai tujuan. Mengenai tujuan organisasi ini teori organisasi klasik dan teori organsasi

modern mempunyai pandangan yang berbeda. Pada dasarnya, organisasi adalah barang mati

yang dengan sendirinya tidak mempunyai tujuan. Tujuan organisasi melekat pada orang-orang

yang dominan (dominan coalism) di dalam organisasi tersebut. Salah satu fihak yang sangat

berkepentingan dengan masalah pencapaian tujuan organisasi ialah pimpinan puncak

organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu pimpinan puncak harus mampu mengendalikan

organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai. Kemampuan pimpinan puncak dalam


2

mengendalikan organisasi dalam pencapaian tujuan organisasi akan sangat menentukan

tingkat eksistensi dirinya dalam organisasi tersebut.

Selain perkembangan internal organisasi, perkembangan lingkungan (eksternal)

organisasi juga sangat mendorong arti penting pengendalian . Persaingan yang semakin

tajam, ketidak pastian yang semakin tinggi, sumber daya yang semakin terbatas serta kondisi

ekonomi yang semakin sulit mengharuskan pimpinan organisasi khususnya organisasi

perusahaan untuk dapat mengendalikan perusahaannya agar dapat tetap survive kalau

mungkin mampu berkembang pada kondisi yang penuh tantangan tersebut.

Dalam organisasi yang sangat kecil, pengendalian belum menjadi masalah yang rumit

karena pimpinan puncak merangkap sebagai pelaksana kegiatan. Dengan demikian, ia dapat

melakukan pengendalian secara langsung terhadap semua kegiatan organisasi. Pengendalian

akan menjadi masalah yang serius apabila organisasi berkembang menjadi semakin besar

sehingga pimpinan puncak tidak mungkin lagi melaksanakan kegiatan organisasi hanya

dengan beberapa orang saja. Sebagian wewenang mau tidak mau harus dilimpahkan kepada

orang lain (bawahannya). Dengan demikian, pimpinan puncak harus mempunyai alat

pengendalian agar para bawahan dapat bekerja sesuai dengan kebijakannya. Pengendalian

melalui orang-orang yang menerima pelimpahan wewenang ini disebut dengan pengendalian

manajemen. Pada organisasi yang sudah besar, pengendalian manajemen ini dibakukan dalam

suatu sistem yang disebut sistem pengendalian manajemen.

Kemampuan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya akan menggambarkan

efektivitas organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian, efektivitas organisasi

merupakan tingkat kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan. Dengan

sistem pengendalian manajemen yang baik, efektivitas organisasi akan mudah tercapai.

sistem pengendalian manajemen merupakan sesuatu yang sangat penting dalam

kehidupan organisasi, Sistem pengendalian manajemen dapat diibaratkan sebagai otak

pengemudi sebuah mobil. Sistem pengendalian mengarahkan dan menuntun suatu organisasi

pada tujuan yang diinginkan.

Konsep dasar sistem pengendalian manajemen

Terdapat tiga kata kunci dalam istilah sistem pengendalian manajemen (management control

systems) yaitu pengedalian (control), manajemen (management) dan sistem (systems).

Sebelum kita membahas pengertian (konsep dasar) sistem pengendalian manajemen, pada

bagian ini akan dijelaskan mengenai konsep-konsep yang membentuk sistem pengendalian


3

manajemen sesuai dengan kata-kata kunci yang disebutkan di atas yaitu sistem, pengendalian

dan manajemen. Pembahasan akan dimulai dengan konsep mengenai pengendalian..

Pengendalian (control)

Pengendalian merupakan suatu rangkaian aktivitas (proses) untuk mencapai tujuan tertentu.

Kata kunci dalam pengendalian adalah tujuan. Dengan demikian, proses pengendalian mutlak

diperlukan bagi suatu entitas kehidupan yang mempunyai tujuan. Bila tidak ada tujuan berarti

tidak diperlukan pengendalian dan tanpa pengendalian, tujuan tidak pernah akan tercapai.

Pengendalian terdapat di berbagai aspek kehidupan manusia. Pengendalian dapat

menyangkut sesuatu yang menyangkut proses yang dilakukan oleh manusia maupun sesuatu

yang tidak melibatkan manusia di dalamnya. Contoh pengendalian yang dalam prosesnya

tidak melibatkan manusia adalah pengendalian suhu dengan menggunakan thermostat.

Pengendalian yang dalam prosesnnya melibatkan manusia adalah pengendalian kendaraan,

pengendalian harga, pengendalian banjir, dan lain-lain termasuk pengendalian berbagai

aktifitas dalam organisasi dan pengendalian manajemen.

Pengendalian terhadap apapun setidak-tidaknya menggunakan 4 alat yaitu :

1. Sebuah detector atau sensor yaitu alat untuk mengukur sesuatu yang terjadi pada

proses yang dikendalikan).

2. Sebuah Assessor yaitu alat untuk menentukan kesesuaian antara yang terjadi

dengan yang seharusnya dengan cara membandingkan antara keduanya.

3. Sebuah effector atau “feedback” atau umpan balik yaitu alat untuk mengarahkan

perilaku seperti yang “dikehendaki” oleh assessor

4. Sebuah communication network atau jaringan komunikasi yaitu alat yang

menyalurkan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dengan

effector.

Hubungan antara 4 alat tersebut dapat digambarkan dalam gambar berikut ini:

Gambar 1: hubungan alat-alat dalam pengendalian

Contoh yang paling sederhana adalah pengendalian suhu dengan menggunakan alat

yang disebut thermostat. Untuk menciptakan suhu sesuatu sesuai dengan yang dikehendaki

(menjadi tujuan), thermostat dilengkapi sengan alat yang mampu mendetekti secara terus

menerus suhu yang terjadi (detector). Suhu yang dideteksi oleh detector dikomunikasikan

kepada asessor yaitu alat yang membandingkan antara suhu yang terjadi dengan yang


4

dikehendaki (yang dituju). Asessor akan menilai kesesuaian suhu yang terjadi dengan suhu

yang dikehendali. Apabila assessor menemukan ketidak sesuaian antara keduanya,

ketidaksesuaian ini akan dikomunikasikan kepada effector yaitu alat yang akan ”mengoreksi”

suhu yang terjadi dengan cara mengeluarkan suhu udara dingin apabila suhu yang terjadi

terlalu panas atau mengeluarkan suhu udara panas apabila suhu yang terjadi terlalu dingin.

Agar proses pengendalian dapat berjalan , assessor perlu berkomunikasi dengan detector, dan

effector perlu berkomunikasi dengan assessor. Komunikasi ini akan terjadi bila terdapat

jaringan komunikasi yang menghubungkan antara detector dengan assessor dan assessor

dengan effector. Apabila proses pengendalian tersebut tersebut dapat berjalan continue tatau

terus menerus, suhu yang terjadi akan dapat dijaga pada tingkat yang dikehendaki atau

menjadi tujuan fihak yang berkepentingan. Dalam hal ini, pelaksanaan proses pengendalian

suhu tersebut dilakukan oleh komponen-komponen yang terdapat dalam thermostat tanpa

melibatkan manusia di dalamnya.

Contoh lain proses pengendalian yang sederhana namun sudah melibatkan manusia

adalah pengendalian yang dilakukan oleh orang yang mengendarai mobil. Pertama-tama,

pengendara mobil harus menentukan tempat yang menjadi tujuan perjalanan serta standar-

standar yang diperlukan sehubungan dengan perjalanan yang akan dilakukan. Untuk

mengetahui yang terjadi pengendara mobil memerlukan alat untuk mengetahui kccepatan

kendaraan, jumlah bahan bakar yang tersedia, suhu mesin, kecepatan perputaran mesin, posisi

kendaraan dan sebagainya. Informasi mengenai hal-hal tersebut diterima oleh pengendara

mobil dan dia akan melaukan fungsunya sebagai assessor yang menilai kesesuaian kecepatan

kendaraan maupun mesinnya, arah yang dikehendaki, jumlah bahan bakar yang tersedia dan

sebagainya. Apabila terjadi ketidaksesuaian antara yang terjadi dengan yang seharusnya,

pengendara kendaraan akan melaksanakan fungsinya sebagai effector. Pengendara kendaraan

akan melaksanakan berbagai aktivitas seperti menginjak gas untuk mempercepat laju

kendaraan, menginjak pedal rem untuk memperlambat atau berhenti serta memutar setir untuk

mengubah arah kendaraan. Agar kendaraan tersebut dapat terkendali dan dapat mencapai

tujuannya, alat-alat yang dipergunakan harus berfungsi dengan baik. Apabila ada yang tidak

berfungsi kendaraan menjadi tidak terkendali dan tidak dapat mencapai tujuan.

Organisasi juga perlu dikendalikan agar tujuan organisasi dapat dicapai. Semakin

besar dan komplek organisasi, alat-alat pengendalian yang digunakan semakin bervariasi dan

semakin komplek pula. Marilah kita bayangkan seorang Chief Executive Officer (CEO) yang

melakukan pengendalian pada sebuah organisasi perusahaan yang besar. Ia harus


5

menggunakan detector, assessoryang berbagai macam untuk mengetahui berbagai hal yang

terjadi dalam perusahaan.

Pertama tama, ia harus menggunakan pnca inderanya untuk mengetahui yang terjadi

pada perusahaan yang dikedalikannya. Namun panca indera saja tidak cukup. Ia harus dibantu

oleh para manajer yang dipimpinnya berupa penyampaian laporan-laporan kegiatan atau

pelaksanaan tugas, alat-alat pendeteksi seperti alarm, CCTV, atau orang-orang yang diberi

tugas untuk mencari dan melaporkan berbagai hal yang terjadi

Pengendalian suatu organisasi lebih kompleks daripada mengendalikan sebuah

kendaraan atau pengendalian yang lain karena pengendalian organisasi dilakukan terhadap

aktivitas yang dilakukan oleh manusia yang memiliki kompleksitas yang jauh lebih tinggi

dibandingkan barang mati seperti mobil dan sebagainya. Mengendalikan organisasi berarti

mengendalikan manusia yang punya rasa, dan karsa, yang diharapkan menghasilkan cipta dan

karya, Oleh karena itu, masalah psikologi menjadi salah satu faktor yang sangat penting

diperhatikan dalam pengendalian organisasi. Anggota organisasi harus dimotivasi yang

senantiasa berbuat terbaik untuk pencapaian tujuan organisasi

Management

Manajemen dapat diartikan berbeda-beda tergantung dari konteks pemabahahasannya.

Manajemen dapat diartikan suatu proses pengelolaan organisasi yang melibatkan proses

perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating),

danpengendalian (controlling). Selain itu manajemen dapat diartikan sebagai bidang kajian

yaitu kajian tentang pengelolaan organisasisehingga dalam kehidupan organisasi dikenal

kajian manajemen umum, manajemen pemasaran, manajemen sumberdaya manusia dan

sebagainya. Manajemen dapat pula diartikan sebagai sekelompok orang yang mengelola suatu

organisasi.

Yang dimaksud dengan manajemen dalam konteks ini adalah dalam pengertia yang

ketiga yaitu sekelompok orang yang terlibat dalam pengendalian organisasi. Organisasi

merupakan sekumpulan orang bekerja bersama untuk mencapai tujuan tertentu.Organisasi

dikelola oleh sekelompok orang (manager) dengan seorang Chief Executive Officer (CEO)

sebagai puncak pimpinannya.

CEO atau kelompok manager tersebut menetapkan strategi yang diharapkan akan

dapat membawa organisasi dalam mencapai tujuan : Proses pengendalian management

merupakan proses yang dilaksanakan oleh para manager di berbagai tingkatan untuk

memperoleh keyakinan bahwa semua orang yang dipimpin telah melaksanakan strategi yang


6

ditetapkan. Dengan demikian, manajemen organisasi serupakan subjek sekaligus objek dari

suatu pengendalian manajemen

Systems

Sistem merupakan cara yang ditetapkan dan biasanya berulang-ulang untuk

melaksanakan suatu atau seperangkat aktivitas. Ciri suatu sistem kurang lebih adalah teratur

(ritmik), terkoordinasi dan merupakan serangkaian langkah yang berulang-ulang untuk

mencapai tujuan tertentu. Sistem dapat pula didefinisikan sebagai pembakuan prosedur dan

cara kerja untuk mencapai tujuan tertentu dengan memperhatikan struktur politik dan

peralatan yang ada.

Cara kerja suatu sistem meniru cara kerja mesin yang serba teratur dan baku untuk

melaksanakan pekerjaan klerikal dan manajerial. Spririt sistem adalah efektifitas dan efisiensi

dan rasionalisasi pekerjaan.

Kelebihan sistem adalah mampu menciptakan efektifitas kerja dengan cara seefisien

mungkin. Dengan menciptakan suatu sistem dapat diperoleh keuntungan yang lain yaitu

mengurangi ketergantungan pada seseorang dalam melaksanakan pekerjaan, penurunan

kualifikasi pelaksana pekerjaan serta mengurangi hal-hal yang bersifat emosional dan sering

mengeruhkan suasana. Sistem yang baik juga mengandung otomatisasi kerja dan pengawasan

melekat pada pekerjaan yang bersifat rutin dan volumenya banyak. Dengan demikian, objek

sistem adalah pekerjaan-pekerjaan rutin dan volumenya banyak tersebut. Pekerjaan-pekerjaan

yang tidak rutin diselesaikan secara ”ad hoc” di luar sistem.

Namun demikian, sistem juga mengandung kelemahan dan keterbatasan yang perlu

diperhatikan dan diwaspadai. Keterbatasan sistem adalah tidak cocok untuk melaksanakan

perkerjaa yang tidak rutin dan volumenya sedikit. Selain itu, sistem sering tidak

memperhatikan hal-hal yang bersifat emosional yang kadang-kadang diperlukan. Karena

prinsip kerja suatu sistem meniru kerja mesin, sistem sering dianggap sebagai penyebab

alinasi dan dehumanisasi. Inilah pengorbanan tertinggi yang harus ditebus manusia untuk

mencapai efisiensi yang efektifitas yang diinginkan.

Mengingat sistem mengandung unsur manusia baik sebagai subjek maupun objek di

dalamnya, hal-hal yang bersifat manusiawi perlu menperoleh perhatian yang memadai.

Apabila tidak, manusia yang terlibat dalam suatu sistem akan diperlakukan seperti mesin yang

pada gilirannya dapat menimbulkan ketidakefiesiensian dan ketidakefetifitasan.


7

Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen

Berdasarkan pengertian dan penjelasan mengenai tiga konsep tersebut, sistem

pengendalian manajemen dapat didefinisikan sebagai pembakuan prosedur dan cara kerja

untuk memotivasi manusia-manusia (para manajer) dalam suatu untuk beerja terbaik dalam

mencapai tujuan organisasi. Dengan demikian, sistem pengendalian manajemen merupakan

suatu proses untuk memotivasi dan memberikan inspirasi kepada orang-orang (khususnya

para manajer) dalam suatu organisasi untuk melaksanakan aktivitas di dalam organisasi

tersebut yang akan mendorong kepada pencapaian tujuan organisasi. Pengendalian

manajemen juga dapat diartikan sebagai suatu proses dalam rangka meyakinkan bahwa

manusia, sumber daya fisik dan teknologi telah dialokasikan untuk mencapai tujuan

organisasi secara keseluruhan. Dengan Sistem pengendalian manajemen pimpinan organisasi

dapat mendeteksi dan mengoreksi berbagai kesalahan pelaksanaan kegiatan serta pelanggaran

yang terjadi seperti pencurian, penyalah gunaan sumber daya, dan berbagai tindakan yang

bertentangan dengan pencapaian tujuan organisasi.

Berdasarkan kedua definisi tersebut, beberapa pengertian yang dapat diambil adalah :

1. Pengendalian manajemen merupakan suatu proses. Pengendalian manajemen

diselenggarakan melalui suatu sistem pengendalian yang mencakup penataan

organisasi, wewenang tanggung jawab dan sistem informasi dalam rangka mencapai

keyakinan bahwa organisasi telah beroperasi untuk merealisasikan tujuan-tujuannya.

2. Pengendalian manajemen merupakan alat bagi para manager yang dipergunakan

dalam interaksi mereka dengan manager lain dan para bawahan mereka.

3. Pengendalian Manajemen merupakan proses yang berorientasi pada manusia. Sasaran

utamanya adalah para manager lini. Karena pengendalian manajemen memfokuskan

pada manusia dan implementasi rencana, pengendalian manajemen melibatkan

pertimbangan psikologis yang kuat. Aktivitas-aktivitas seperti pengkomunikasian,

pembujukan, pemberian peringatan, pemberian inspirasi dan pengkritikan merupakan

bagian penting dalam proses pengendalian manajemen.

4. Pengendalian manajemen menyangkut proses pengalokasian sumber daya. Untuk

mencapai tujuannya, pimpinan organisasi dituntut untuk mengorbankan sumber daya

yang dimilikinya, namun di fihak lain, sumber daya yang dimiliki terbatas adanya.

Dengan demikian, sumber daya tersebut harus dialokasikan sedemikian rupa agar

tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien.


8

Pada organisasi yang sudah besar, pengendalian manajemen distrukturkan menjadi

suatu sistem yang disebut dengan sistem pengendalian manajemen. Sesuai dengan pengertian

tersebut diatas, tujuan sistem pengendalian manajemen adalah membantu manajemen dalam

alokasi sumber daya dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Organisasi

memerlukan sistem pengendalian manajemen karena pengendalian manajemen secara

keseluruhan merupakan masalah cukup komplek. Beberapa kondisi yang membuat masalah

pengendalian komplek ialah:

1. Organisasi terdiri atas berbagai departemen, divisi dan kelompok yang masing-

masing mempunyai tingkat otonomi tertentu. Tiap-tiap unit organisasi tersebut

memerlukan sistem pengendalian yang mengkoordinasikan, memotivasi dan

mengoreksi kesalahan serta pelanggaran sehingga para manager unit organisasi akan

bekerja lebih mengutamakan pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan

daripada pencapaian tujuan mereka sendiri.

2. Standar-standar yang digunakan untuk menilai prestasi organisasi sering-kali tidak

terdapat pada kondisi eksternal. Pada dasarnya, tujuan organisasi ditetapkan ditetapkan

oleh pemimpin organisasi. Untuk mencapai tujuan, organisasi menyusun suatu

perencanaan. Perencanaan meliputi penentuan tujuan dan proses organisasi yang akan

dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Akhirnya, dalam hal tertentu, hubungan

perencanaan dengan pengendalian begitu dekat, yang untuk berbagai maksud,

keduanya dapat dipandang sebagai suatu proses yang rumit.

3. Pengendalian manajemen meliputi pengendalian formal dan informal. Detektor-

detektor formal mengenai banyak hal yang terjadi dalam suatu organisasi

menyediakan informasi yang esensial yang diperlukan untuk pengkoreksian terhadap

penyimpangan dari standar atau rencana. Kejadian-kejadian yang dilihat, dirasakan,

dan didengar oleh manajemen serta koreksi yang segera dilakukan tanpa tanda-tanda

pengendalian formal merupakan pengendalian-pengendalian motivasi informal yang

mendorong para manager dan karyawan termotivasi untuk bergerak menuju tujuan-

tujuan organisasi.

Pernyataan tersebut menjelaskan bahwa kompleksitas sistem pengendalian manajemen

dipengaruhi oleh berbagai kondisi baik kondisi internal maupun eksternal. Kondisi-

kondisi tersebut harus difahami benar oleh pimpinan organisasi agar dapat mengatasi

masalah-masalah yang berkaitan dengan sistem pengendalian manajemen dengan

sebaik-baiknya.


9

Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa karakteristik pokok. Menurut Anthony

dan kawan-kawan, karakteristik-karakteristik tersebut adalah:

1. Sistem pengendalian manajemen berpusat pada program-program dan pusat-pusat

pertanggung jawaban. Suatu program dapat berupa suatu produk, projek atau

kegiatan serupa yang lain yang dilaksanakan oleh organisasi untuk mencapai

tujuannya. Pusat pertanggung jawaban adalah suatu unit organisasi yang dikepalai

oleh seorang manager yang bertanggung jawab.

2. Sistem Pengendalian Manajemen membutuhkan informasi. Informasi di dalam

suatu sistem pengendalian manajemen terdiri atas dua macam: (1) data yang

direncanakan, yang berupa : program-program , anggaran dan standar, (2) data

sesungguhnya , yaitu data mengenai hal-hal yang sesungguhnya terjadi, baik dari

dalam organisasi maupun dari lingkungan luar.

3. Sistem pengendalian manajemen merupakan suatu sistem yang menyeluruh dalam

arti merembes kesemua ke semua aspek kegiatan organisasi. Salah satu fungsi

penting manajemen adalah menjamin bahwa semua bagian kegiatan organisasi

tersebut serasi dengan lainnya. Untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan ini,

manajemen memerlukan informasi tiap-tiap kegiatan.

4. Sistem pengendalian manajemen biasanya dibangun dalam suatu struktur

keuangan. Sumber-sumber dan pendapat dinyatakan dalam satuan uang. Uang

merupakan satu-satunya penyebut umum yang dapat digunakan untuk

menggabungkan dan membandingkan berbagai elemen sumber. Meskipun struktur

keuangan merupakan pusat perhatian sistem ini, namun ukuran yang bersifat non

keuangan juga merupakan bagian yang penting di dalam sistem.

5. Aspek perencanaan atas sistem pengendalian manajemen cenderung untuk

mengikuti pola dan jadwal yang teratur. Salah satu contoh adalah dalam penyiapan

anggaran yang merupakan aktivitas penting dalam proses pengendalian

manajemen. Langkah-langkah tertentu diambil dalam suatu urutan yang telah

dijelaskan terlebih dahulu dengan jadwal waktu tertentu setiap tahun yang meliputi

penyebaran pedoman, pembuatan estimasi pertama, penyampaianestimasi dari

bawah ke atas melalui berbagai jenjang dalam organisasi, penelaahan terhadap

estimasi tersebut, persetujuan dari manajemen puncak serta penyebaran anggaran

tersebut kembali lewat organisasi. Prosedur tersebut diikuti pada setiap langkah

dalam proses ini, tanggal penyelesaian tahap, dan bahkan formulir yang


10

dipergunakan sering diatur dalam suatu pedoman prosedur. Irama proses yang

senada digunakan

pula dalam bidang lain pada sistem pengendalian manajemen misalnya dalam

hal pelaporan umpan balik dan informasi koordinasi.

6. Suatu sistem pengendalian manajemen merupakan atau harus merupakan suatu

sistem yang dikoordinasikan secara terpadu. Dalam hal suatu data yang

dikumpulkan untuk suatu tujuan mungkin berbeda dari data yang dikumpulkan

untuk tujuan yang lain, data tersebut harus dapat direkonsiliasikan satu dengan

yang lain. Khususnya, data aktual hendaknya distrukturkan dalam cara yang sama

dengan data yang direncanakan yaitu dengan cara definisi dan pengukuran yang

konsisten agar memungkinkan untuk adanya pembandingan yang valid antara

pelaksanaan yang direncanakan dengan yang sebenarnya.

Aktivitas Pengendalian Manajemen (Management Control Activities).

Aktivitas pengendalian anajemen pada dasarnya sama dengan aktivitas (proses)

manajemen pada umumnya. Pengendalian Manajemen melibatkan berbagai aktivitas sebagai

berikut:

Perencanaan pekerjaan yang akan dilakukan (planning what the organization

should do) yaitu pengambilan keputusan mengenai pekerjaan-pekerjaan yang

akan dilakukan pada waktu yang akan datang

Pengkoordinasian berbagai aktivitas organisasi (coordinating the activities of

several parts of the organization) yaitu melakukan koordinasi terhadap berbagai

aktivitas yang ada di dalam organisasi

Pengkomunikasian informasi (communicating information) yaitu

mengkomunikasikan berbagai informasi kepada pihak-pihak yang terkait di

dalam organisasi.

Pengevaluasian (evaluating information) yaitu melakukan evaluasi terhadap

berbagai informasi yang ada.

Pengambilan keputusan (deciding what, if any, action should be taken) yaitu

menetapkan tindakan yang harus dilakukan terhadap informasi yang telah

dievaluasi.

Mempengaruhi anggota organisasi (influencing people to change their behavior))

yaitu mempengaruhi orang-orang agar merubah perilakunya sehingga tercapai


11

keselarasan pencapaian tujuan individu dengan tujuan perusahaan (goal

congruence).

RERANGKA PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN (SISTEM MANAJEMEN)

Untuk lebih memahami posisi pengendalian manajemen dalam organisasi, terlebih

dahulu perlu dijelaskan rerangka sistem manajemen dalam organisasi. Dalam sistem

manajemen dikenal tiga sistem yang terkait dengan perencanaan dan pengendalian yaitu:

1. Formulasi strategi (strategy formulation),

2. pengendalian manajemen (management control), dan

3. Pengendalian tugas (task control).

Formulasi strategi (strategy formulation) merupakan penetapan tujuan suatu

organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Tujuan merupakan kondisi umum

yang diinginkan oleh organisasi. Selain tujuan, dalam organisasi dikenal pula istilah sasaran

(objectives) yaitu tahapan-tahapan spesifik selama jangka waktu tertentu untuk mencapai

tujuan tersebut. Strategi merupakan pendekatan-pendekatan yang digunakan untuk mencapai

tujuan.

Formulasi strategi menyangkut kehidupan organisasi dalam jangka panjang (masa

depan) dan merupakan pekerjaan manajemen puncak. Formulasi strategi sangat menentukan

keberhasilan organisasi dalam mempertahankan eksistensinya pada masa yang akan datang.

Karakteristik yang lain tentang strategy formulation adalah menghadapai ketidak pastian pada

masa yang akan datang sehingga mengandung risiko tinggi. Formulasi strategi (strategy

formulation) juga menyangkut sesuatu yang masih sangat umum.

Pengendalian manajemen merupakan proses pengarahan amggota organisasi untuk

melaksanakan (mengimplementasikan) strategi yang ditetapkan oleh pimpinan organisasi.

Strategi yang telah diformulasikan harus dilaksanakan (diimplementasikan) agar tujuan yang

ditetapkan tidak hanya menjadi sekedar mimpi. Implementasi strategi dilakukan melalui

proses yang disebut dengan pengendalian manajemen (management control). Manajemen

control merupakan proses untuk mempengaruhi anggota organisasi agar mereka bekerja untuk

pencapaian tujuan organisasi. Sasaran management control adalah para manajer tingkat

menengah dan bawah.

Task control (pengendalian tugas) berkaitan dengan pekerjaan-pekerjaan yang bersifat

teknis dan rutin. Sasaran task control adalah para pelaksana teknis pekerjaan (tugas) tertentu

yang sangat spesifik dan teknis. . Task control merupakan proses untuk memperoleh


12

keyakinan bahwa pekerjaan-pekerjaan (tugas-tugas) tertentu telah dilaksanakan secara efektif

dan efisien.

Perbandingan yang menunjukkan perbedaan formulasi strategi, pengendalian

manajemen dan pengendalian tugas adalah sebagai berikut:

NO. STRATEGIC

FORMULATION

MANAGEMENT

CONTROL

TASK

CONTROL

1. Proses penetapan tujuan

organisasi dan strategi

untuk mencapai tujuan

tersebut

Proses bagaimana

mengim-

plementasikan strategi

tersebut.

Proses yang

menjamin bahwa

tugas telah

dilaksa-nakan

secara efektif dan

efisien

2. Tujuan tidak berbatas

waktu

Strategi = rencana yang

luas dan penting

Mempertimbangkan threat

dan opportunity, setiap

saat dan waktu

Fokusnya perusahaan

secara keseluruhan

Berbatas waktu

(periodik)

Fokusnya satu unit

organisasi

Aktivitasnya perilaku

Berorientasi perilaku,

dan tidak bisa dibuat

persamaan

Melibatkan hubungan

atasan dengan

bawahan

Fokusnya hanya

sebagian unit

organisasi

Berorientasi

transaksi

Aktivitasnya

scientific

Informasinya

dalam

angka2

Tidak melibatkan

hubu-ngan atasan

dengan bawahan

3. Tidak sistematik

Berdasarkan judgement

Sistematik (reguler) Ada aturan-

aturan baku dan

teknis dalam

melaksanakan

tugas


13

4. Hanya top manajemen saja

yang terlibat, dan datanya

perkiraan

Melibatkan seluruh

manajer pada seluruh

tingkatan organisasi

dan data akurat

Hanya individu

yang terlibat

dengan

penugasan

tertentu

Seperti telah dijelaskan pada bagian terdahulu, penegndalian manajemen merupakan

implementasi strategi. Dalam pelaksanaannya, pengendalian manajemen berhubungan saling

kait mengait dengan unsur-unsur lain dalam organisasi yaitu struktur organisasi, manajemen

sumber daya manusia, dan budaya organisasi. Keempat komponen tersebut membentuk

mekanisme implementasi strategi yang akan menghasilkan kinerja organisasi atau

keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuannya. Gambar hubungan antara Strategi dengan

management control adalah sebagai berikut:

Implementation Mechanisms

Managementcontrols

Culture

Human resourcemanagement

Organizationstructure

Performancestrategy

Struktur organisasi menunjukkan pengaturan peran, hubungan pelaporan dan

tanggung jawab unit organisasi berkaitan dengan pengambilan keputusan dalam organisasi.

Struktur organisasi menggambarkan penataan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.

Suatu organisasi akan berjalan dengan baik apabila struktur organisasi telah dirancang dengan

baik sesuai dengan kondisi organisasi yang bersangkutan


14

Manajemen Sumber daya Manusia merupakan merupakan proses seleksi, pelatihan,

evaluasi, promosi, dan pemberhentian karyawan dalam rangka mengembangkan pengetahuan

dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi. Kualitas

manajemen sumberdaya manusia akan membentuk kualitas sumber daya manusia dalam

organisasi. .

Budaya (culture) merupakan sperangkat keyakinan umum, perilaku dan norma-norma

yang secara eksplisit maupun implisit mempengaruhi tindakan-tindakan manajerial.. Budaya

dalam organisasi membentuk pola tindak atau perilaku manusia dalam organisasi. Budaya

organisasi yang baik akan membentuk perilaku manusia dalam orhanisasi yang baik pula, dan

demikian sebaliknya.

FUNGSI CONTROLLER DALAM MANAGEMENT CONTROL SYSTEM (SPM)

Pada organisasi (perusahaan) yang besar, Pimpinan puncak didampingi oleh seorang

pejabat staf dalam melaksanakan perencanaan dan pengendalian. Penjabat staf tersebut

dikenal sebagai controller atau disebut juga sebagai chief of financian officer (CFO). Fungsi-

fungsi yang dilakukan oleh seorang Controller CFO (Chief of Financial Officer) atau Direktur

Keuangan suatu perusahaan antara lain meliputi :

1. Perancangan (desain) dan mengoperasikan pengendalian manajemen

2. Penyiapan laporan-laporan keuangan baik untuk keperluan manajemen maupun para

pemegang saham dan pihak-pihak eksternal

3. Penyiapan analisis laporan kinerja-2 manajemen

4. Melaksanakan supervisi audit internal dan prosedur pengendalian-2 akuntansi

5. Melaksanakan program pengembangan kemampuan pegawai departemen controller

6. Sebagai Penanggungjawab proses pengendalian internal atas keandalan laporan

keuangan

Suatu organisasi yang berskala besar biasanya mempunyai Controller pusat (Corporate

Controller) dan Controller di Unit Bisnis (Business Unit Controller). Pada dasarnya fungsi

kedua tipe controller tersebut adalah sama, yang membedakan adalah lingkup kerjanya.

Hubungan antara Corporate Controller dengan Business Unit Controller dapat ditetapkan

dalam dua alternative yaitu Dotted Line dan Solid Line.

Menurut alternative pertama (Dotted line), Business Unit Controller berada dibawah

dan bertanggungjawab kepada Manajer bisnis unit, dan hubungannya dengan Corporate

Controller adalah digambarkan dalam garis koordinatif. Sedangkan menurut alternative kedua


15

(solid line), Business Unit Controller berada di bawah dan bertanggungjawab kepada

Corporate Controller, sedangkan hubungannya dengan Manajer Unit Bisnis digambarkan

dalam garis koordinasi. Hubungan tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar Perbandingan

Posisi Controller dengan pola Dotted line dan Solid Line

Dotted Line

CorporateController

Business UnitController

Business UnitManager

CorporateController

Business UnitController

Business UnitManager

Solid Line

LINGKUP PEMBAHASAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pembahasan pengendalian manajemen dalam buku ini meliputi :

1. Lingkungan pengendalian manajemen : yang berkaitan dengan jaringan kerja

organisasi tempat manajemen melaksanakan tugas pengendalian. Lingkungan

pengendalian merupakan landasan jalannya proses pengendalian Lingkungan

pengendalian meliputi:

a. Pusat-pusat pertanggungjawaban (Responsibility Center) termasuk transfer pricing.

Pusat-pusat pertanggungjawaban meliputi:

1) Pusat Biaya (Cost Centre)

2) Pusat Pendapatan (Revenue Centre)

3) Pusat Laba (Profit Centre)

4) Pusat Investasi (Investment Centre


16

b. Pengukuran dan penegndalian Aset yang digunakan dalam organisasi bisnis

(Measuring and Controlling Asset Employed). Pengukuran efektifitas penggunaan

asset dalam menjalankan bisnis dapat dilakukan dengan menghitung:

1) ROI (Return on Investment)

2) EVA (Economic Value Added)

2. Proses pengendalian manajemen yaitu serangkaian aktivitas untuk mencapai yujuan

pengendalian manajemen. Proses pengendalian manajemen menggambarkan interaksi

formal orang-orang terutama para manajer dalam pencapaian tujuan organisasi.

Prosespengendalian manajemen meliputi yang meliputi:

a. Perencanaan stratejik (Strategic Planning)

b. Penyusunan Anggaran (Budget Preparation)

c. Analisis Laporan Kinerja Keuangan (Analyzing Financial Performance Report)

d. Penilaian Kinerja (Performance Measurement)

e. Kompensasi Manajemen (Management Compensation)

3. Variasi pengendalian manajemen yang menyangkut penjelasan berbagai pengendalian

pada berbagai strategi, dan penerapannya pada organisasi jasa. Variasi tersebut meliputi:

a. Pengendalian pada berbagai jenis strategi (Controls for Differentiated Strategies)

b. Pengendalian pada Organisasi Jasa (Service Organization)

c. Quality Management

d. Pengendalian Internal

HAL-HAL MENDASAR PENGENDALIAN MANAJEMEN

Berdasarkan penjelasan-penjelasan yang telah diuraikan pada bagian-bagian sebelumnya

dapat disimpulkan bahwa pengendalian manajemen diselenggarakan berdasarkan prinsip-

prinsip dasar sebagai berikut:

Pengendalian manajemen merupakan suatu keharusan dalam suatu organisasi.

Sistem pengendalian manajemen merupakan implementasi strategi, sehingga harus

sesuai dengan strategi organisasi.

Implementasi strategi memerlukan suatu alat untuk memotivasi anggota organisasi guna

mencapai tujuan organisasi.

Pengendalian manajemen adalah alat untuk memotivasi agar tujuan anggota organisasi

selaras (goal conqruence) dengan tujuan organisasi.


17

Perilaku adalah fokus dari pengendalian manajemen agar strategi yang telah ditetapkan

dilaksanakan secara efektif dan efisien oleh anggota organisasi.

Pengendalian manajemen merupakan bentuk kegiatan perencanaan dan pengendalian

yang dilakukan oleh manajemen di dalam suatu organisasi.

Pengendalian Manajemen, adalah suatu sistem, metode dan prosedur yang digunakan

oleh manajemen untuk mempengaruhi orang-orang dalam organisasi dengan tujuan agar

mereka melaksanakan strategi perusahaan secara efektif dan efisien.

Proses pengendalian manajemen melibatkan hubungan antara atasan dan bawahan, yang

meliputi aktivitas

1. Komunikasi

2. Motivasi

3. Evaluasi

Metodologi pengendalian manajemen dari proses diatas, adalah :

1. Menentukan tujuan

2. Pengukuran prestasi

3. Evaluasi prestasi.

Pertanyaan:

1. Apa yang Saudara ketahui tentang sistem, pengendalian, manajemen, dan sistem

pengendalian manajemen

2. Jelaskan tingkatan-tingkatan/sistematika manajemen dalam organisasi

3. Jelaskan arti penting Sistem Pengendalian Manajemen dalam organisasi

4. Jelaskan Kaitan Sistem Pengendalian Budaya Organisasi dengan Manajemen Sumber

Daya Manusia

5. Apa yang Saudara ketahui tentang Controller

6. Jelaskan fungsi controller dalam suatu perusahaan

--------tiada prestasi tanpa disiplin dan kerja keras-------

Documents

BAB I SPM