BAB IIPEMBAHASAN2.1. PROSES MENDENGARKAN DITEMPAT KERJAKeterampilan mendengarkan adalah penting bagi kesuksesan karier, efektivitas organisasi dan kepuasan karyawan. Sejumlah studi menunjukkan bahwa pendengar yang baik menjadi manajer yang baik dan bahwa pendengar yang baik akan maju lebih cepat dalam organisasi mereka. Studi lain menunjukkan bahwa keterampilan mendengarkan merupakan bagian penting dalam penekanan baru pada layanan pelanggan. Sukses yang berkelanjutan dari banyak perusahaan sebagian besar merupakan hasil mendengarkan pelanggan, perhatian semacam itu kepada pelanggan menjadi semakin vital dan merupakan sebiah sebab utama bagi efektivitas pemasaran. Mendengarkan juga sama pentingnya dalam organisasi. Karyawan menjadi lebih puas jika mereka merasa bahwa pihak manajemen mendengarkan keluhan mereka. Mendengarkan terutama penting dalam dunia kerja karena kita menghabiskan begitu banyak waktu untuk melakukannya. Kebanyakan karyawan menghabiskan 30 sampai 40 persen waktu komunikasi mereka untuk mendengarkan, sedangkan eksektuif mendengarkan 60 sampai 70 persen waktu komunikasi mereka untuk mendengarkan.Elemen penting dalam keberhasilan di tempat kerja adalah komunikasi yang berkualitas tinggi. Proses komunikasi melibatkan sebagian besar mendengarkan, mendengarkan sangat penting bagi kesuksesan karier, efektifitas organisasi dan kepuasan pekerja. Kemampuan mendengar kita mungkin kurang sempurna atau tidak efisien karena banyaknya suara dan stimulasi yang masuk yang mengganggu konsentrasi dan juga kurangnya latihan, suara yang mengganggu, kelambatan pembicara,dan melamun.

2.1.1 Jenis mendengarkan di tempat kerja :1. Mendengarkan atasanDalam bekerja salah satu tugas anda yang terpenting adalah mendengarkan instruksi, penugasan dan penjelasan mengenai bagaimana melakukan tugas anda. Untuk bisa fokus sepenuhnya pada pembicara, pastikan bahwa anda tidak tergangu oleh kebisingan dan tugas lainnya. Tunjukkan perhatian anda dengan melakukan kontak mata yang baik,membuat catatan juga menunjukkan keseriusan anda.

2. Mendengarkan karyawanDi organisasi-organisasi terbaik, mendengarkan berlaku dalam dua arah. Karyawan mendengarkan atasa mereka, tetapi pihak manajemen juga mendengarkan karyawan. Organisasi yang mendengarkan karyawan memperoleh banyak manfaat, termasuk produktivitas dan moral yang lebih tinggi. Ketika karyawan merasa mereka didengarkan, mererka menjadi lebih berkomitmen terhadap keberhasilan perusahaan.

3. Mendengarkan pelangganOrganisasi yang mendengarkan pelanggan meningkatkan penjualan dan profitabilitas. Mendengarkan adalah suatu bentuk perhatian dan merupakan alat yang potensial untuk mempertahankan pelanggan. Pelanggan ingin diperhatikan, yang merupakan salah satu kebutuhan dasar manusia. Banyak juga organisasi sekarang menjalin hubungan dengan pelanggan melalui pusat layanan telepon pelanggan (call centre).

Kebiasaan mendengarkan yang burukKebiasaan mendengar yang buruk mungkin disebabkan oleh beberapa faktor, yaitu:1. Kurangnya pelatihan merupakan salah satu alasan penting. 2. Kemampuan mendengar kita mungkin kurang sempurna karena banyaknya suara dan stimulasi yang masuk dalam hidup kita yang mengganggu konsentrasi. Akhirnya kita menjadi pendengar yang tidak efisien karena kita dapat memproses pembicaraan lebih cepat daripada orang berbicara.

2.2 PENTINGNYA KOMUNIKASI NONVERBALKomunikasi nonverbal yaitu semua pesan yang tidak tertulis dan tidak terucapkan baik sengaja maupun tidak sengaja. Yang berfungsi untuk melengkapi dan menggambarkan, untuk memperkuat dan menekankan, untuk mengubah dan menggantikan, untuk mengendalikan dan mengatur. Saat pesan verbal dan nonverbal saling bertentangan orang biasanya lebih cenderung mempercayai pesan nonverbal.

Beberapa Keunggulan Komunikasi Nonverbal Dalam Bisnis, yaitu :

1. Kesahihannya (Reabilitas)Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reabilitas). Hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat.

2. Sulit DimanipulasiSecara umum, orang akan mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata dari pada menggunakan gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi dengan menggunakan kata-kata akan lebih mudah dikendalikan daripada dengan menggunakan bahasa isyarat (gerakan badan/tubuh) atau ekspresi Wajah. Hal ini disebabkan oleh sifat komunikasi nonverbal yang spontan.Ketika seseorang mendengar berita yang menyenangkan, ekspresi wajahnya nampak cerah ceria, seolah-olah tanpa beban. Namun, bila seseorang mendengar berita yang kurang menyenangkan yang menyangkut diri sendiri, keluarga atau teman karib, maka dengan cepat ekspresi wajahnya akan mudah berubah menjadi murung, lesu, lemah, tak bergairah dan seolah-olah dunia telah runtuh.

3. Mudah Mendeteksi Kecurangan atau Kejujuran Orang LainDengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran orang lain. Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang lebih percaya pada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat nonverbal ketimbang pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat verbal.Seseorang dapat saja menutup-nutupi kecurangan dengan isyarat verbal (seperti tulisan). Namun, ia tidak dapat sepenuhnya menutupi apa yang sedang terjadi pada dirinya karena hal itu tercermin dalam ekspresi wajahnya. Manakala wajah seseorang murung atau cemberut, maka dapat diduga bahwa seseorang sedang menghadapi suatu masalah, mungkin masalah pribadi, keluarga, atau masalah bisnis di kantornya.

4. EfisienKomunikasi nonverbal sangatlah penting, artinya bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang dan pihak audien juga dapat menangkap artinya dengan cepat. Coba perhatikan para petugas penyaji makanan dan minuman (dalam bahasa Jawa disebut sinoman) di suatu acara resepsi yang sedang melakukan tugasnya.Pada umumnya mereka memiliki bahasa-bahasa isyarat tertentu yang dapat dipahami oleh teman-teman mereka untuk menunjukkan tempat-tempat mana yang sudah maupun yang belum mendapat jamuan makanan atau minuman. Contoh lain, ketika seorang karyawan berusaha memanggil temannya yang sedang asyik mengobrol di suatu tempat yang agak jauh. Ia dapat menggunakan isyarat nonverbal seperti bertepuk tangan sambil melambaikan tangan untuk memanggil temannya tersebut.

5. Dapat Membantu Menentukan Kredibilitas dan Potensi Kepemimpian SeseorangJika seseorang dapat belajar mengelola kesan yang telah dibuat dengan bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah, suara dan penampilan, maka seseorang akan dapat melakukan komunikasi dengan baik. Dengan kata lain, seorang manajer (pemimpin) sekaligus harus dapat menjadi komunikator yang baik.Ia harus tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnisnya kepada para bawahannya. Pada saat kapan suatu pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan dan kepada siapa pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan.

6. Dapat Menafsirkan Maksud Maupun Sikap Mereka Secara Lebih Akurat dan Lebih TepatJika seseorang dapat belajar membaca pesan-pesan nonverbal yang disampaikan orang lain, maka ia akan dapat menafsirkan maksud maupun sikap mereka secara lebih akurat dan lebih tepat. Apabila Anda berurusan dengan para karyawan, klien, ataupun para konsumen, coba perhatikanlah secara seksama pesan-pesan yang mereka sampaikan.Apabila sikap karyawan Anda menunjukkan gejala-gejala kurang atau menurun semangat kerjanya, sering melakukan mogok kerja, mogok makan, maka apa dan bagaimana langkah-langkah yang perlu Anda lakukan? Contoh-contoh tersebut menggambarkan betapa pentingnya seorang pemimpin harus peka terhadap sikap atau perilaku yang ditunjukkan oleh bawahannya.

1.3.1. Jenis-jenis komunikasi nonverbal :1. Komunikasi objek Seorang polisi yang menggunakan seragam merupakan salah satu bentuk komunikasi objek.Komunikasi objek yang paling umum adalah penggunaan pakaian. Orang sering dinilai dari jenis pakaian yang digunakannya, walaupun ini dianggap termasuk salah satu bentuk stereotipe. Misalnya orang sering lebih menyukai orang lain yang cara berpakaiannya menarik. Selain itu, dalam wawancara pekerjaan seseorang yang berpakaian cenderung lebih mudah mendapat pekerjaan daripada yang tidak. Contoh lain dari penggunaan komunikasi objek adalah seragam.

2. SentuhanHaptik adalah bidang yang mempelajari sentuhan sebagai komunikasi nonverbal. Sentuhan dapat termasuk: bersalaman, menggenggam tangan, berciuman, sentuhan di punggung, mengelus-elus, pukulan, dan lain-lain. Masing-masing bentuk komunikasi ini menyampaikan pesan tentang tujuan atau perasaan dari sang penyentuh. Sentuhan juga dapat menyebabkan suatu perasaan pada sang penerima sentuhan, baik positif ataupun negatif.

3. KronemikKronemik adalah bidang yang mempelajari penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal. Penggunaan waktu dalam komunikasi nonverbal meliputi durasi yang dianggap cocok bagi suatu aktivitas, banyaknya aktivitas yang dianggap patut dilakukan dalam jangka waktu tertentu, serta ketepatan waktu (punctuality).

4. Gerakan tubuhDalam komunikasi nonverbal, kinesik atau gerakan tubuh meliputi kontak mata, ekspresi wajah, isyarat, dan sikap tubuh. Gerakan tubuh biasanya digunakan untuk menggantikan suatu kata atau frasa, misalnya mengangguk untuk mengatakan ya; untuk mengilustrasikan atau menjelaskan sesuatu; menunjukkan perasaan, misalnya memukul meja untuk menunjukkan kemarahan; untuk mengatur atau menngendalikan jalannya percakapan; atau untuk melepaskan ketegangan.

5. ProxemikProxemik atau bahasa ruang, yaitu jarak yang Anda gunakan ketika berkomunikasi dengan orang lain, termasuk juga tempat atau lokasi posisi Anda berada. Pengaturan jarak menentukan seberapa jauh atau seberapa dekat tingkat keakraban Anda dengan orang lain, menunjukkan seberapa besar penghargaan, suka atau tidak suka dan perhatian Anda terhadap orang lain, selain itu juga menunjukkan simbol sosial. Dalam ruang personal, dapat dibedakan menjadi 4 ruang interpersonal :a. Jarak intimJarak dari mulai bersentuhan sampai jarak satu setengah kaki. Biasanya jarak ini untuk bercinta, melindungi, dan menyenangkan.

b. Jarak personalJarak yang menunjukkan perasaan masing - masing pihak yang berkomunikasi dan juga menunjukkan keakraban dalam suatu hubungan, jarak ini berkisar antara satu setengah kaki sampai empat kaki.

c. Jarak sosialDalam jarak ini pembicara menyadari betul kehadiran orang lain, karena itu dalam jarak ini pembicara berusaha tidak mengganggu dan menekan orang lain, keberadaannya terlihat dari pengaturan jarak antara empat kaki hingga dua belas kaki.

d. Jarak publikJarak publik yakni berkisar antara dua belas kaki sampai tak terhingga.6. VokalikVokalik atau paralanguage adalah unsur nonverbal dalam suatu ucapan, yaitu cara berbicara. Ilmu yang mempelajari hal ini disebut paralinguistik. Contohnya adalah nada bicara, nada suara, keras atau lemahnya suara, kecepatan berbicara, kualitas suara, intonasi, dan lain-lain. Selain itu, penggunaan suara-suara pengisi seperti "mm", "e", "o", "um", saat berbicara juga tergolong unsur vokalik, dan dalam komunikasi yang baik hal-hal seperti ini harus dihindari.

7. LingkunganLingkungan juga dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan tertentu. Diantaranya adalah penggunaan ruang, jarak, temperatur, penerangan, dan warna.

Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku yang ditunjukkan dengan komunikasi nonverbal:1. Seseorang yang mengigit giginya sendiri untuk menunjukkan kemarahan.2. Seseorang yang tersenyum dan melakukan jabat tangan dengan orang lain biasanya untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan.3. Seseorang yang membuang muka adalah untuk menunjukkan suatu sikap rasa tidak senang terhadap orang lain.4. Seseorang yang menggelengkan kepala untuk menunjukkan suatu sikap menolak atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu.5. Seseorang yang menganggukkan kepala adalah sebagai tanda setuju atau OK.

2.3 KETERAMPILAN KOMUNIKASI LISANKomunikasi lisan (oral communication) yaitu kemampuan berbicara (speaking) sehingga mampu menjelaskan dan mempresentasikan gagasan dengan jelas kepada bermacam macam orang (audiens). Kemampuan ini meliputi keahlian menyesuaikan cara berbicara kepada komunikan yang berbeda, menggunakan pendekatan dan gaya yang pas, dan memahami pentingnya isyarat nonverbal dalam komunikasi lisan. Komunikasi lisan membutuhkan keterampilan latar belakang (background skills), presentasi, pemahaman tentang audiens, mendengarkan secara kritis, dan bahasa tubuh (body language).2.3.1. Komunikasi Verbal.Komunikasi verbal merupakan suatu bentuk komunikasi di mana pesan disampaikan secara lisan atau tertulis menggunakan suatu bahasa. Bahasa didefinisikan sebagai seperangkat kata yang disusun secara terstruktur sehingga menjadi kalimat yang mengandung arti. Komunikasi verbal tidak hanya menyangkut komunikasi lisan atau oral communication (berbicara dan mendengar), tetapi juga komunikasi tertulis atau written communication (menulis dan membaca).Berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi, bentuk komunikasi verbal dibedakan menjadi dua, yakni :1. Berbicara dan menulis (speaking dan writing).Dalam menyampaikan pesan, berbicara pada umunya lebih disukai daripada menulis karena lebih nyaman dan praktis. Namun, tidak semua pesan bias degan tepat disampaikan secara lisan. Pesan yang kompleks dan sangat penting umumnya disampaikan menggunakan tulisan. Tulisan untuk tujuan bisnis berupa surat dan laporan.

1. Mendengar dan membaca (listening dan reading).Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang terjadi dua arah. Namun, orang orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau mendapatkan informasi daripada menyampaikannya. Untuk itu, keterampilan mendengar dan membaca sangat diperlukan.

2.3.2.Pentingnya Komunikasi VerbalPada pengertian komunikasi verbal ini, pesan diterima dengan baik oleh komunikan. Komunikan pun dapat memberikan feedback dengan komunikasi verbal pual. Sehingga dapat dipastikan bahwa dengan penggunaan komunikasi verbal ini, kesalahan persepsi komunikasi atau miss communication dapat diminimalisir, dan ini menjadi salah satu kepentingan penggunaan verbal.Oleh karena itu, kemampuan dalam berbahasa merupakan bagian yang sangat penting untuk seorang komunikator. Semakin banyak bahasa yang anda kuasai maka semakin besar pula potensi anda untuk menjadi seorang komunikator dan komunikan yang baik untuk mencapai komunikasi yang efektif yang dibutuhkan dalam kehidupan kita dalam segala bidang.

2.4 BEKERJA DALAM TIMKerja sama tim (teamwork) adalah suatu kemampuan dari sekelompok individu untuk dapat bekerja sama menuju ke visi yang sama. Suatu kemampuan untuk mengarahkan keberhasilan setiap individu menuju pada tujuan-tujuan organisasi. Kerja sama tim merupakan elemen penting yang dibutuhkan bila kita ingin mencapai suatu hasil yang tidak dapat dicapai oleh orang lain.Tidak peduli apakah Anda seorang bos, karyawan, atau profesional sekalipun; bila Anda mengetahui cara untuk membuat suatu kerja sama dengan pihak lain, Anda akan mampu mendapatkan hasil yang luar biasa. Keahlian dalam me-manage kerja sama ini jelas sangat dibutuhkan dalam dunia bisnis. Untuk dapat membangun sebuah tim, diperlukan lebih dari sekadar mengumpulkan orang-orang yang tepat.Bila Anda mempunyai kesempatan untuk memilih sendiri tim Anda, analisislah kekuatan dan kelemahan mereka untuk memastikan Anda mendapatkan kombinasi keahlian mereka yang terbaik. Kelilingi diri Anda dengan orang-orang yang handal dan hati-hatilah untuk tidak memilih duplikat (clone) dari diri Anda sendiri. Keanekaragaman itu bagus bila masing-masing individu mempunyai kemauan untuk bekerja sama.Banyak tantangan dan masalah yang bakal muncul bila Anda sedang membangun sebuah tim yang orang-orangnya tidak mempunyai minat untuk bekerja sama satu dengan lainnya. Ujian sebenarnya dari keahlian leadership Anda adalah untuk menciptakan suatu lingkungan atau suasana, di mana setiap individu bersedia untuk bekerja secara kooperatif dan kolaboratif. Kembangkan team work yang efektif dan Anda akan memberikan inspirasi tentang produktivitas, kualitas, dan loyalitas. Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhsilan dalam bekerja dalam tim :1. Fokus pada Tujuan Secara KeseluruhanJelaskan rencana jangka panjang perusahaan dan lakukan follow-up secara teratur. Orang-orang seringkali terlalu fokus pada masalah hari ini dan pekerjaan rutin lainnya sehingga kehilangan gambaran akan tujuan utama secara keseluruhan. Pada waktu anggota lainnya sedang berkonsentrasi untuk menyelesaikan masalah, orang lain dapat mendedikasikan lebih banyak waktunya untuk me-review proses untuk mengeliminasi masalah-masalah yang mungkin muncul di masa depan.2. Definisikan Peran Masing-masing dengan JelasGaris bawahi dengan jelas tanggung jawab dan peran masing-masing individu dalam suatu tim. Hal ini sangat penting untuk menjamin kesuksesan tim. Bila kita mengerti tugas dan tanggung jawab masing-masing individu dengan baik, maka akan sangat membantu dalam pelaksanaan kerja sama tim secara kolaboratif. Dukunglah tim Anda untuk mendefinisikan fungsi mereka masing-masing. Mereka akan mampu untuk mengambil lebih banyak tanggung jawab apabila mereka berada dalam posisi yang cocok, dan seseorang dari mereka mungkin akan dapat mengeluarkan bakat baru yang tidak mereka sadari sebelumnya.3. Tetapkan TujuanAnggota tim perlu untuk memperhatikan tujuan individu maupun tujuan tim. Dukunglah mereka untuk menentukan tujuan jangka pendek yang dapat diraih dan dapat diukur, serta tujuan jangka panjang. Dengan tujuan yang jelas dalam suatu tim dan adanya suatu kode etik dan aturan tertentu, tim itu akan mulai bisa mengatur dirinya sendiri untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Pantauan atau pengawasan dari pihak-pihak ahli atau senior sangat dibutuhkan untuk menghilangkan atau paling tidak mengurangi sifat-sifat negatif seperti kemalasan, keterlambatan, serta suka menunda-nunda pekerjaan. Komunikasikanlah selalu setiap tujuan dengan jelas, dan pastikan setiap anggota tim mengerti benar-benar setiap tujuan tersebut.4. Bagikan Setiap Informasi yang AdaSetiap informasi yang disembunyikan akan dianggap sebagai gosip atau rumor. Hal ini akan sangat menurunkan produktivitas dan moral semua anggota tim, bila mereka menemukan banyak gosip atau informasi-informasi yang tidak jelas berkeliaran di antara mereka. Terutama dalam masa-masa sulit, atau masa-masa peralihan, bagikan dan sebarkanlah semua informasi yang memang perlu untuk dikomunikasikan ke semua anggota tim, dan jangan lupa terus meng-update informasi tersebut sesering mungkin.5. Bangunlah Rasa Kepercayaan antar Anggota TimJadilah orang yang dapat dipercaya dan dapat diandalkan. Hargailah kata-kata Anda sendiri. Bila Anda adalah seorang pemimpin, dan Anda telah berjanji untuk memberikan sesuatu kepada anak buah, maka pastikan Anda menepati janji tersebut. Bila Anda adalah salah satu anggota tim, dan pernah berjanji untuk melakukan sesuatu kepada sesama anggota tim atau pemimpin Anda, maka pastikan juga Anda menepati janji tersebut. Perlakukan setiap anggota tim dengan perlakuan yang sama. Jangan ada anak emas, orang istimewa, dan lain sebagainya.6. Tunjukkan AntusiasmeAntusiasme mudah menular. Selalu bersikap positif, dan penuh harap. Bila mereka melihat Anda mengharapkan sesuatu dari mereka, maka ada peluang mereka akan memberikan yang terbaik dan berusaha untuk tidak mengecewakan Anda. Fokuslah juga pada hal-hal yang dikerjakandengan benar, dan tidak selalu melihat kesalahan orang lain saja.7. Have FunBangun semangat yang ada di dalam tim untuk selalu dapat memberikan energi yang tinggi dan semangat untuk terus bersatu. Sediakan waktu untuk tertawa bersama dan ciptakan suasana yang sesantai mungkin. Tidak ada tujuan yang dapat dicapai dengan mudah bila suasana kerja sama selalu berada dalam keadaan tegang.8. DelegasiBiasakan untuk bisa menjelaskan apa yang harus dikerjakan dan mungkin bagaimana cara mengerjakannya (bila diperlukan), lalu biarkan. Lebih baik lagi bila Anda dapat menjelaskan masalah yang ada dan hasil seperti apa yang Anda inginkan, lalu biarkan tim Anda mengembangkan caranya sendiri untuk menyelesaikan tugas Anda tersebut. Percayakan tugas kepada setiap individu dalam tim secara keseluruhan untuk menyelesaikan tugas-tugasnya sesuai dengan waktu yang telah Anda tetapkan. Bila sudah ada jadwal untuk me-review proyek Anda pada hari Selasa depan, maka jangan menanyakan hasilnya hari ini. Berilah kepercayaan kepada tim Anda untuk dapat memenuhi deadline-nya masing-masing.

2.5. RAPAT YANG PRODUKTIF Teknik-teknik Untuk Merencanakan dan Melaksanakan Rapat Yang Produktif :1. Memutuskan Apakah sebuah Rapat Perlu Diadakan.Perlu sebuah rapat diadakan apabila topiknya penting, tidak dapat ditunda, dan memerlukan ide-ide. Jika aliran informasi hanya satu arah dan tidak ada umpan balik, maka tidak perlu menjadwalkan sebuah rapat.

2. Memilih Peserta.Jumlah peserta rapat ditentukan oleh tujuan rapat tersebut, jika tujuan rapat adalah motivasional maka jumlah peserta tidak terbatas. Tetapi jika rapat untuk mengambil keputusan sebaiknya melibatkan paling banyak lima orang.3. Menyalurkan Informasi Terkini.Sebelum memulai sebuah rapat, distribusikan agenda topik yang akan dibahas, dan juga sertakan semua laporan atu materi yang harus dibaca oleh peserta sebelumnya.

4. Memulai Rapat.Mulailah rapat tepat waktu dan bukan dengan pendahuluan singkat. Seperangkat aturan dasar, umumnya mencakup dating tepat waktu, berkomunikasi secara terbuka, bersikap sportif, mendengar dengan cermat, berpatipasi penuh, menghadapi komflik dengan jujur, dan mengikuti agenda.

5. Melakasanakan Rapat.Pemimpin rapat harus menjaga rapat tetap dijalur dengan menghindari isu-isu yang membelokkan kelompok.

6. Mencatat Informasi.Ketika rapat nsedang berlangsung pastikan setiap menit direkam untuk mengecek konsistensi informasi dan untuk disalurkan kepada pihak yang berkepentingan.

7. Menangani Konflik.Konflik adalah almiah dan bahkan diharapkan, tetapi dapat menyebabkan kekakuan dan kesulitan. Biasanya konflik muncul ketika informasi yang disampaikan salah dipahami. Pada saat itulah pemimpin meminta anggota yang berkonflik membeberkan kasus lengkap dihadapan kelompok.

8. Menangani Anggota Kelompok yang Disfungsional.Untuk mengendalikan perilaku disfungsional, pemimpin tim harus menetapkan aturan dan menempatkan persoalan anggota tim secar strategis. Ada beberapa cara yang bisa membantu pemimpin mengendalikan anggota kelompok:1. Nyatakan aturan-aturan dalam kalimat terbuka.1. Tempatkan anggota yang potensial untuk disfungsional ditempat yang strategis.1. Berikan tugas khusus kepada anggota yang difungsional.1. Minta anggota untuk berbicara dalam urutan tertentu.1. Dorong para pendiam.

9. Mengakhiri Rapat Dengan Sebuah Rencana.Pemimpin harus meringkas semua yang telah diputuskan, siapa yang melakukan apa, dan kapan sebelum mengakhiri rapat.

10. Menindak Lanjuti Dengan Aktif.Notulen harus disebarkan dalam beberapa hari setelah rapat dan menindak lanjuti dengan mengingatkan peserta mengenai tugas mereka.

Daftar Periksa Untuk Merencanakan Dan Berpasitipasi Dalam Rapat Yang Produktif.1. Sebelum rapat Pertimbangan altenatif-altenatif.1. Mengundang orang-orang yang tepat. Distribusikan sebuah agenda.1. Selama rapat Mulai tapat waktu dan kemukakan agenda rapat. Tunjuk seorang seketaris dan pencatat. Dorong partisipasi yang seimbang. Hadapi konflik dengan jujur. Ringkas setiap diskusi.1. Mengakhiri rapat dan menindak lanjuti. Tinjau kembali keputusan rapat. Distribusikan notulen rapat. Ingatkan pesarta tantang poin tindakan.